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    Sistema de Archivo Por Tema o Asunto

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    Israel Lopez
    El documento describe un sistema de archivo por tema o asunto, donde los documentos se clasifican por el tema que tratan en lugar de nombres de personas u organizaciones. Explica que los archivos por asuntos se organizan en guías y carpetas con encabezamientos principales relacionados al tema. También indica algunas situaciones comunes donde se utiliza este tipo de archivo.

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    El documento describe un sistema de archivo por tema o asunto, donde los documentos se clasifican por el tema que tratan en lugar de nombres de personas u organizaciones. Explica que los archivos por asuntos se organizan en guías y carpetas con encabezamientos principales relacionados al tema. También indica algunas situaciones comunes donde se utiliza este tipo de archivo.

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    Sistema De Archivo Por tema o Asunto

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    El documento describe un sistema de archivo por tema o asunto, donde los documentos se clasifican por el tema que tratan en lugar de nombres de personas u organizaciones. Explica que los archivos por asuntos se organizan en guías y carpetas con encabezamientos principales relacionados al tema. También indica algunas situaciones comunes donde se utiliza este tipo de archivo.

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    El documento describe un sistema de archivo por tema o asunto, donde los documentos se clasifican por el tema que tratan en lugar de nombres de personas u organizaciones. Explica que los archivos por asuntos se organizan en guías y carpetas con encabezamientos principales relacionados al tema. También indica algunas situaciones comunes donde se utiliza este tipo de archivo.

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    Sistema De Archivo Por tema o Asunto

    EL sistema de archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no
    por nombres de personas, compañías y lugares.

    Los archivos por asuntos se establecen por guías y carpetas, o guías y tarjetas, lo mismo que los
    archivos de correspondencia o de tarjetas alfabéticos.

    Por ejemplo, los principales encabezamientos de un archivo por asunto en una tienda de muebles
    podrían ser Aparatos de uso doméstico, Muebles de alcoba, Muebles de comedor, Muebles
    de Sala, Muebles de Terraza, Tapetes. Los encabezamientos principales en parte de un archivo
    de asuntos de una compañía de seguros podrían ser Cambios, Cobros, Costos, Seguros contra
    choque, Seguro contra todo riesgo. En los archivos de una firma comercial pequeña los
    encabezamientos por asuntos a menudo se mezclan con los encabezamientos por nombre. De ahí
    que un taller de reparación de radios pudiera tener en una gaveta de archivo carpetas con estos
    encabezamientos: Compañía de suministros electrónicos (nombre de compañía), Pruebas
    electrónicas (asunto) y Toshiba, partes y repuestos (nombres de una compañía). Los
    departamentos de numerosas empresas comerciales grandes mantienen archivos alfabéticos y
    por asunto separados. Por ejemplo, una firma comercial grande tiene un departamento de
    contabilidad en el cual las cuentas están organizadas alfabéticamente por nombres de los clientes.
    El mismo departamento mantiene otro archivo que contiene encabezamientos tales como:
    Abonos, Acumulaciones, Ajustes y Asignaciones.

    CUANDO SE UTILIZA EL ARCHIVO POR ASUNTO

    Algunos registros, tales como la tarjeta de inventario, se prestan en sí mismas para ser
    organizados por asuntos por que se refieren principalmente a artículos. Otros documentos, entre
    los cuales las pólizas de seguro son un buen ejemplo, pueden ser archivados por nombres,
    número o materia. Aun otros tales como los cheques, de ninguna manera se pueden ordenar con
    base a una materia, porque no se refieren a un asunto en particular. A continuación
    presentamos varias situaciones en los cuales los registros están organizados por materia.

    1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa. Por
    ejemplo, los registros de inventario de una compañía que venden dulces al por mayor, pueden ser
    organizados según las clases de productos de confitería: Barras de dulce, confites sueltos,
    chocolates de fantasía, glaseados, etc.

    2. Cuando es probable que los archivos sean solicitados por el asunto a que se refieren por el
    asunto a que se refieren. El gerente de publicidad de una compañía productora de cuero
    seguramente le pedirá a su secretaria “el contrato de publicidad de nuestra nueva línea de
    maletines de mano”, en vez de “el contrato de publicidad la agencia globo”, o “nuestro contrato No.
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