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T-6 UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS PARA EL

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
1. BASES DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados de una
forma sistemática para su uso posterior.
En la actualidad la mayoría de las bases de datos están en formato digital, lo cual ofrece muchas posibilidades de
solucionar el problema del almacenamiento de datos. Existen una serie de programas denominados sistemas gestores de
bases de datos que permiten almacenar datos para acceder posteriormente a los mismos de una manera rápida y
estructurada. Las bases de datos pueden contener muchos datos de distinto tipo, algunos de ellos pueden estar
protegidos por las leyes de distintos países. En España, por ejemplo, los datos personales se encuentran protegidos por la
Ley Orgánica de Protección de datos de carácter personal.

En el mercado, existe una amplia variedad de programas de bases de datos, tanto de software libre como de pago, los más
utilizados son los siguientes:

 Microsoft Access: Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft
Windows, desarrollado por Microsoft y orientado para ser utilizado en un entorno personal o en organizaciones
de pequeño-mediano tamaño.
 Oracle: Se trata de un sistema de gestión de base de datos objeto-relacional, también conocido como ORDBMS,
desarrollado por Oracle Corporation. La valoración de Oracle es la de considerarlo como uno de los sistemas de
bases de datos más completos.
 FileMaker Pro: Es una aplicación multiplataforma que integra el motor de la base de datos con la interfaz, esto
permite que los usuarios puedan modificar la base de datos al arrastrar elementos (campos, pestañas, botones...)
a las pantallas o formas que suministra la interfaz.

2. ELEMENTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS

Ahora vas a ver cuáles son las dos formas básicas de iniciar una base de datos:

 Desde el botón Inicio que está situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, debes
situarte con el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio y se despliega un menú; al situar el cursor sobre
Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, entonces debes buscar
Microsoft Office y luego Microsoft Access, haces clic en él, y se
iniciará el programa.
 Desde el icono de Access 2007 situado en el escritorio.

Cuando se inicia Access aparece una pantalla inicial como esta, donde
puedes ver cuáles son sus opciones fundamentales.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

opciones:

 Hacer clic en el botón Cerrar.

 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.Hacer clic sobre el botón de Office y
pulsar el botón Salir de Access.

BARRA DE TÍTULO

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estás
trabajando en este momento. En el extremo de la derecha podrás ver los botones para

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Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. También hay una barra de acceso rápido en la que se incluyen las operaciones
más habituales de Access como pueden ser Guardar, Imprimir o Deshacer.

Esta barra puede personalizarse, es decir que podrás añadir todos los botones que quieras. Para ello puedes hacer clic en
la flecha desplegable situada en la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Si pulsas en Más comandos, entonces se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que vas a
ir viendo a lo largo de la unidad.

LA BARRA DE TAREAS

Debes saber que la barra de tareas contiene todas las opciones del programa presentadas de forma agrupada en
pestañas. Si haces clic en la opción Crear verás aquellas operaciones que están relacionadas con los diferentes elementos
que se pueden crear a través de una base de datos. En general puedes hacer todas las operaciones a partir de estos
menús. Pero las que son más habituales puedes añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el apartado
anterior.

Puede ser que en algunos momentos algunas opciones no estén disponibles, las podrás reconocer porque tienen un color
atenuado. Las pestañas que forman parte de la barra pueden ir cambiando según el momento en que el que te
encuentres cuando estés trabajando con Access, está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán
más útiles en cada una de las pantallas.

Si pulsas la tecla ALT entrarás en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las
pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad
de que tengas que utilizar el ratón para ello.

Aquellas opciones que no están disponibles en este momento se muestran semitransparentes.

Si quieres salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las
pestañas, la barra se minimizará y ocupará menos espacio. De esta forma sólo aparece el nombre de las pestañas y las
opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a aparecer cuando vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

Tener la pantalla dividida en dos partes

 Primero debes pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en
la parte inferior de la pantalla.
 Segundo elegir la opción Mostrar ventanas en paralelo.

3. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos deberás seguir los siguientes pasos:

 Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office que aparece a la derecha de la pantalla.

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 Entonces te aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

 Seleccionar la opción Base de datos en blanco.

En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella. A continuación, aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

 Ahora deberás indicar el nombre de archivo que tendrá tu base de datos. Para seleccionar la
carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación.
 Entonces se te abrirá un cuadro de diálogo donde indicarás el nombre de la base de datos
que estás creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro nombre de archivo debes
escribir el nombre que quieres poner a tu base de datos. A continuación, debes hacer clic
en el botón Aceptar.
 Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office
Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparece la ruta y el nombre que escogiste.
Ahora pulsa el botón Crear para crear la base de datos.
Es importante que conozcas la tabla de trabajo que se abre al crear una base de datos.

Automáticamente se habrá creado nuestra nueva base de datos, a la cual Access le asignará la extensión .accdb. Por
defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar los datos. Una tabla es el elemento
fundamental de cualquier base de datos ya que el resto de objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podrás seleccionar todos los objetos
que deban crearse dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará
por defecto. Puedes ocultarlo si haces clic en el botón Ocultar. Si despliegas la cabecera del panel podrás elegir qué
objetos mostrar y de qué forma. Puedes cerrar una base de datos de varias formas:

 Cerrando Access: Ir al botón de Office y pulsar el botón Salir de Access o bien hacer clic sobre el botón Cerrar de
la ventana base de datos.
 Sin cerrar Access: En el botón de Office, elegir la opción Cerrar Base de datos.

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Puedes abrir una base de datos que ya existe desde tres sitios distintos:

 Desde el botón de Office: haces clic en el botón de Office y eliges la opción Abrir.
 Desde los documentos recientes del botón de Office: Si despliegas el botón de Office donde se muestran las
últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes, puedes hacer clic en la que
quieras abrir.
 Desde la ventana de introducción a Microsoft Office Access: Si abres Access desde su icono situado en el
escritorio o desde Inicio → Todos los Programas, aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En la parte d erecha verás el marco Abrir Base de datos reciente.

Abrir base de datos reciente

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para
que busques el archivo y elijas la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir la carpeta solo has de
hacer doble clic sobre ella y entonces ésta se situará en el cuadro superior Buscar en, y ahora en el cuadro inferior
aparecerá toda la información de dicha carpeta.

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Debes hacer clic sobre la Base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro nombre de archivo y hacer clic sobre
el botón Abrir. También puedes hacer un doble clic sobre la Base de datos y ésta se abrirá directamente.

4. OPERACIONES CON TABLAS DE DATOS

Para que puedas crear una tabla de datos tienes que hacer clic en la pestaña Crear y poder así ver sus opciones. En el
marco Tablas podremos seleccionar las siguientes opciones:

 Si pulsas en el botón Tabla se abre la Vista Hoja de datos, que consiste en introducir directamente los datos en la
tabla y según el valor que vayamos anotando en la columna se determinará el tipo de datos que tiene.
 A través de Plantillas de Tabla se va a crear una tabla de entre un listado que ya viene definido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrás que rellenarla con tus datos.
 Las listas de SharePoint consisten en crear un objeto
compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrás compartir los datos que están almacenados en
la lista o tabla con otras personas que tengan acceso
al mismo sitio.
 Ahora te explicamos la forma de crear una tabla en
Vista diseño. Este método consiste en definir la
estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que va a tener y otros elementos como
claves, etc.

DAR FORMATO A LA TABLA DESDE LA VISTA DE DISEÑO

Una forma rápida de que puedas llegar a la vista diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o
haciendo clic en el botón de Vista Diseño situada en la barra de estado.

Ahora verás que aparecerá la Vista de diseño de la tabla:

 En la pestaña verás el nombre de la Tabla (como no hemos asignado un

nombre a la tabla, la hoja de cálculo le ha asignado un nombre por defecto
que es Tabla1).
 A continuación se encuentra la rejilla donde definiremos las columnas que
forman la Tabla, se utiliza una línea para cada una de las columnas, así en la
primera línea o fila de la rejilla definirás la primera columna de la Tabla y así
de forma sucesiva.
 En la parte inferior tienes situadas a tu izquierda dos pestañas, General y
Búsqueda para definir propiedades del campo es decir características
adicionales de la columna que estás definiendo.
 A la derecha tienes un recuadro con un texto que nos ofrece ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se
encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y
en el recuadro inferior derecho nos indican que el nombre de un campo
puede tener hasta 64 caracteres. De esta forma irás rellenando la rejilla y
definiendo cada una de las columnas que compondrá la Tabla.

CAMPOS DE UNA TABLA

En la primera fila puedes escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla Intro, pasas al tipo de datos, que por
defecto aparece texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo, puedes hacer clic sobre la flecha de la lista
desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa cómo una vez que tengas algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la
correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder señalar más características del campo.

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A continuación pulsa la tecla Intro para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla
ya que solo sirve para introducir un comentario, como puede ser una descripción del campo de forma que así la persona
que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir, este comentario aparecerá en la barra de estado de la
hoja de datos. Repite el proceso hasta completar la definición de todos los campos o columnas de la Tabla.

¿Qué es la clave principal? Antes de guardar la tabla debes asignar una clave principal. La clave principal proporciona un
valor único para cada una de las filas de la tabla y te servirá como identificador de registros para poder saber sin cometer
errores, el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal formada por más de un campo. ¿Cómo puedes asignar una clave principal? Mediante
tres pasos:

 Haces clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
 Haces clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña
Diseño.
 A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que te indica que dicho
campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal basada
en varios campos, seleccionas los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el
campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos pulsas clic en el botón
anterior Clave principal.

Un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no
puede haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Si insertas una nueva fila con valores
que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

GUARDAR UNA TABLA

Una vez que has realizado tu tabla tienes que aprender a guardarla. Para Guardar una tabla, puedes:

 Ir al botón de Office y elegir la opción Guardar o hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
 Haces clic sobre el botón Aceptar.
 Escribes el nombre de la tabla.
Si no has asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo que te avisa de ello, y te
pregunta si quieres que se cree una, si le decimos que "Sí", nos añade un campo y lo define como clave principal. Si le
decimos que "No", se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no
obligatoria. Para cerrar una tabla, debes seguir los siguientes pasos:

 Hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña con el nombre de la Tabla.
 Seleccionar Cerrar en el menú emergente.
MODIFICAR TABLAS DE DATOS

Para cambiar algo de su definición (añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc.) tendrás que modificar su diseño, es decir:

 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar.

 Hacer clic con el botón derecho sobre la Tabla que queremos modificar y seleccionar Vista Diseñoen el menú.

Para modificar la definición de un campo, debes posicionarte con el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
modificaciones necesarias.

 Añadir un nuevo campo, debes ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo o bien, situarte en
uno de los campos ya creados y hacer clic en la pestaña Diseño, en este caso el nuevo campo se insertará delante
del que estamos posicionados.

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 Para eliminar un campo, posicionarte en el campo y hacer clic en la pestaña Diseño o bien, seleccionar toda la fila
correspondiente al campo haciendo clic en su margen izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o
Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también se eliminarán.
Por último, debes guardar la tabla.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA

Para introducir datos en una tabla, puedes elegir entre las siguientes opciones:

 Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla situándote en el panel de exploración.

 Desde el panel de exploración hacer clic con el botón derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción
Abrir del menú.
 Si estás en la vista de Diseño de tabla, haces clic sobre el botón Vistas de objeto y debes elegir Vista Hoja de
datosen la pestaña Inicio o Diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

 Cada fila te servirá para introducir un registro.

 A continuación escribes el valor del primer campo del registro.
 Pulsas Intro para ir al segundo campo del registro.
 Cuando termines de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Intro de nuevo para introducir los
datos del segundo registro y así sucesivamente.
 En el momento en el que cambies de registro, el registro que estabas introduciendo se almacenará de forma
automática, por lo que no es necesario que guardes los registros de la tabla.
 Por último debes hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con esta tabla.
BORRAR UN REGISTRO ENTERO. DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA

Si quieres borrar un registro debes seleccionarlo haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

De esta forma, el registro quedará seleccionado. A continuación debes pulsar la tecla Supr del teclado o haz clic en el
botón Eliminar que se encuentra en el panel registros de la pestaña Inicio.

Si lo que quieres es modificar algún valor introducido no tienes más que situarte sobre el valor a modificar y volverlo a
escribir.

Si quieres cambiar algo de la estructura de la tabla, tienes que situarte en la pestaña Vista Diseño haciendo clic sobre el
botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Para desplazarte por los diferentes registros de una tabla puedes utilizar la barra de desplazamiento:

 La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros que tiene la tabla.
 En la siguiente imagen en el recuadro en blanco nos está diciendo 3 de 3, es decir el registro actual es 3
 y el número total de registros que en nuestro caso es tres.
 También puedes desplazarte por los diferentes campos y registros pulsando las teclas flecha abajo, flecha arriba,
flecha izquierda y flecha derecha en el teclado.

BUSCAR DATOS
Para que puedas hacer uso de esta herramienta debes visualizar los datos con la vista Hoja de datos, a continuación,
debes posicionarte con el cursor en el campo donde quieras buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la
pestaña Inicio. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar.

En el cuadro en blanco que aparece seguido de Buscar puedes escribir el valor a buscar.

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En el cuadro en blanco que aparece seguido de Buscar en indicas el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento. Si queremos que busque en otro campo seleccionamos
de la lista desplegable el nombre de la tabla.

En el cuadro que aparece al lado de Coincidir eliges entre estas tres opciones:

 Hacer coincidir todo el campo para que de esta forma el valor que buscas coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
 Cualquier parte del campo para que el valor que buscas se encuentre en el campo pero no tiene por qué coincidir
exactamente con él.
 Comienzo del campo para que el valor que estás buscando sea la parte inicial del campo.

Después puedes indicarle Buscar con varias opciones:

 Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

 Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que estamos situados.
 Abajo para buscar a partir del registro en el cual estamos situados y hasta el último.
REMPLAZAR DATOS

Si lo que quieres es sustituir un valor por otro debes utilizar la opción Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta
debes visualizar los datos, como ocurría en el apartado anterior con Buscar datos, con la vista Hoja de datos a
continuación posicionarte con el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botón
Reemplazar dentro del marco Buscar (que está representado por unos prismáticos) en la pestaña Inicio. También puedes
hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña Reemplazar.

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para Buscar y además hay un cuadro para que puedas introducir el
valor de sustitución situado al lado de Reemplazar por:

También hay un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón
Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.

Si activas la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas (por
ejemplo, si buscas Ana no encontrará ana).

Si haces clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda, se posicionará en el primer registro que cumpla la
condición de búsqueda. Si quieres seguir la búsqueda, haces clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para
encontrar todos los valores que buscamos.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Debes saber que cada campo de una tabla tiene una serie de características que proporcionan un control adicional sobre
la forma de funcionar que tiene el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista diseño de
tabla una vez que has seleccionado un campo.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, una pestaña General donde puedes indicar las características generales del
campo y otra pestaña denominada Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores para el campo.

Las propiedades de las que dispones según los diferentes tipos de datos.

 Tamaño del campo: Para los campos texto, esta propiedad establece el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y con un valor máximo de 255.
 Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para elegir la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.

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 Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que cada uno de los usuarios puede introducir.
 Titulo: Puedes utilizar esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

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5. CONSULTAS
Las consultas son los elementos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso
almacenar el resultado en otra tabla. Tipos de consultas:

 Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen con unos criterios especificados. Una vez obtenido el resultado puedes consultar los datos
para modificarlos.
 Consultas de acción: Son consultas que suponen cambios en los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de creación de tablas y de datos anexados.
 Consultas específicas de SQL. Son consultas que se han de definir directamente en SQL.

Para crear una consulta, debes seguir los siguientes pasos:

 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.
CONSULTAS DE RESUMEN Y DE REFERENCIAS CRUZADAS

En una base de datos como Access puedes definir un tipo de consultas que se
denominan consultas de resumen porque las filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta.

Es importante que entiendas que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las
filas de las demás tablas resultantes de otras consultas, ya que se corresponden con varias filas de la tabla origen.

 Podrás hacer una consulta de resumen haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.
 Todas las columnas que incluyas en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila. Ese valor le mostrará a la
base de datos qué hacer con los valores contenidos en el campo incluido en la fila Campo.
 En segundo lugar, para realizar consultas de referencias cruzadas tienes que hacer clic en el botón Asistente para
Consultas que se encuentra situado en la pestaña Crear, si nos acercamos a la pestaña nos explicará en qué
consiste el Asistente para consultas como te mostramos en el siguiente modelo:
 En esta ventana te pedirá que introduzcas el origen de la consulta, es decir, la tabla o consulta de donde cogerá
los datos.
 En el apartado Ver puedes elegir si quieres ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas.
CONSULTAS DE ACCIÓN Y CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

Las consultas de acción son consultas que te permiten realizar cambios en los datos guardados en una tabla. Con estas
consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros incluidos en otra/s, modificar los datos guardados,
insertar nuevos registros o eliminarlos. Antes de hacer definitiva la modificación aparece un cuadro de diálogo para
confirmar la operación, dándote otra oportunidad por si quisieras cancelar la operación.

En cuanto a la consulta de creación de tabla, se suele utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, para realizar
una determinada tarea y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede servir para sacar datos que ya
tenemos en otras tablas y enviarlos a otra persona en una nueva tabla, o para crear copias de nuestras tablas. Las
consultas de creación de tabla son consultas que sirven para guardar en una nueva tabla el resultado de una consulta de
selección.

 Para que puedas crear una consulta de Creación de tabla abrimos una nueva consulta en Vista diseño. Añades la
tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos que después vas a incluir en la nueva tabla.
 Puedes diseñar la consulta como una de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta
aparezcan justamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
 A continuación haz clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño
 Finalmente, cuando aparece el cuadro de diálogo Crear tabla, escribimos en el recuadro que aparece a
continuación de Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla, y por último hacemos clic sobre el botón Aceptar
y volvemos a la ventana Diseño de consulta.

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6. LOS FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.

Puedes crear un formulario desde la pestaña Crear. La opción de Diseño del

formulario abre un formulario en blanco y al que puedes ir incorporando los
distintos objetos que quieras que aparezcan en él.

Pero en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto

formulario o utilizar el asistente y después, sobre el formulario creado,
modificar el diseño para ir ajustándolo a nuestras necesidades. Como:

 El Asistente para formularios utiliza un asistente que te va guiando paso por paso en la creación de un formulario.
 Formulario consiste en crear un nuevo formulario de forma automática, que contiene todos los datos de una
tabla o consulta que hayas seleccionado en el panel de exploración.
 Si haces clic en Gráfico dinámico se te abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos
dinámicos.
EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Puedes acceder al asistente para formularios si haces clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la
imagen anterior, al desplegar las opciones que hay dentro de la pestaña Más formularios. Entonces te aparece la primera
ventana del asistente.0020En esta ventana te pide que incluyas los campos que quieras introducir en el formulario.

 Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos, en el desplegable del cuadro que
aparece debajo de Tablas/Consultas, que será el origen del formulario. Si quieres sacar datos de varias tablas lo
mejor será crear una consulta en la que se incluyan esos datos y posteriormente elegir como origen del
formulario esa consulta.
 A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el
botón > o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el
campo se quita de la lista de campos seleccionados.
 Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos
a la vez haciendo clic sobre el botón <<.
 Una vez que hayas seleccionado la distribución definitiva pulsas el botón Siguiente y aparecerá la siguiente
pantalla de Distribución de datos. En esta pantalla elegimos la Distribución de los datos dentro del formulario.
Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa
distribución. Si pulsas Siguiente, podrás elegir el estilo que le deseas dar al formulario y una vez elegido, pulsas
de nuevo Siguiente y aparecerá la última pantalla para ponerle el título. Y así ya tendrás tu formulario.

7. LOS INFORMES
La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir y
en los informes se pueden agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Los informes sirven para
presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos.

En primer lugar, para que te puedas crear un informe debes posicionarte en la sección Informes que encontrarás en la
pestaña Crear. Como puedes ver, en esta pestaña hay varias opciones que te vamos a explicar:

 Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos
elementos que quieras que aparezcan en él. Como en el caso del formulario, es más cómodo y rápido crear un
auto informe o utilizar el asistente y después, sobre ese informe que has realizado, modificar su diseño para
adaptarlo a tus necesidades.
 Asistente para informes utiliza un asistente que te va guiando paso por paso en la creación del informe.
 Informe consiste en crear un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta que hayas
seleccionado en el panel de exploración.
 Informe en blanco te abre un informe en blanco en vista presentación.

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ASISTENTE PARA INFORMES

Puedes acceder al asistente para formularios si haces clic en la opción Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior. Entonces te aparece la primera ventana del asistente, que te pide introducir los campos a incluir en el
informe.

Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos en el desplegable del cuadro que aparece debajo
de Tablas/Consultas, que será el origen del informe. Si quieres sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una
consulta en la que se incluyan esos datos y posteriormente elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el informe haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón > o
simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez
haciendo clic sobre el botón <<.

AGRUPAMIENTO Y ORDENACIÓN DE LOS REGISTROS

Ahora puedes agrupar los registros que aparecen en el informe por conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y
un pie de grupo, de tal forma que podrás visualizar los totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, haz clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y
hacer clic sobre el botón >, o directamente haz doble clic sobre el campo.

En la parte de la derecha aparecerá un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe y en la zona central
aparecen los campos que se visualizarán para cada registro.

Si quieres cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos, la flecha hacia arriba que sube el grupo seleccionado un
nivel y la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

En cuanto a la ordenación de los registros: En la pantalla que te mostramos a continuación podemos elegir ordenar los
registros por hasta cuatro campos de ordenación. En primer lugar debes seleccionar el campo por el que quieres ordenar
los registros que saldrán en el informe, y si quieres una ordenación ascendente o descendente. Puedes elegir un tipo de
ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.

En cuanto a la distribución de los registros si hacemos clic sobre el botón Siguiente> aparece una pantalla en la que
podemos elegir la distribución de los datos en el informe. Al elegir una en concreto en la parte izquierda de la pantalla
aparecerá un dibujo de cómo quedaría el informe con esa distribución elegida. También podemos elegir entre una
Impresión vertical o apaisada. Si le damos a Siguiente aparecerá la última pantalla en la que pondremos el título al
informe.

Al pulsar Finalizar aparecerán dos opciones posibles, la primera el poder visualizar cómo quedará finalmente el informe y
la segunda en la que te pregunta si quieres volver a modificar el diseño del informe.

8. LAS MACROS
Las macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar
u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Si quieres crear una macro es un proceso relativamente fácil.
Sólo tienes que hacer clic en el botón Macro de la pestaña Crear.

 Se te abrirá la Vista de diseño de Macro.

 Por ejemplo, podríamos definir una macro que abra un formulario cuando el
cliente haga un clic en un botón, o una macro que abra una consulta para
cambiar el envase utilizado en nuestros productos.

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 Para definir una macro, debes indicar una acción o conjunto de acciones que sistematizarán un proceso. Es decir
que cuando ejecutes una macro, el proceso se realizará de forma automática.
VISTA DE DISEÑO DE MACRO

Como verás esta ventana es similar a la de Vista Diseño de tabla, la diferencia es que ahora en vez de campos lo que
definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.

Como podrás observar, al principio está formada por dos columnas: Acción y comentarios, aunque puede que aparezca
también la columna Argumentos.

En la columna Comentario puedes escribir una pequeña descripción sobre el por qué de la acción o un comentario sobre
sus consecuencias o efectos.

Al seleccionar una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una
descripción breve de lo que hace la acción.

Puedes añadir las acciones que consideres, y en el orden que quieras que se ejecuten.

Deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones. Por ejemplo si tienes dos acciones, entre varias, que
abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrarlo, por lo que la
acción de apertura debe ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar acciones nuevas entre dos ya
existentes o Eliminar una acción.

Puedes cambiar el orden en el que se encuentren las acciones seleccionando algunas de ellas y arrastrándolas sin soltar el
ratón para colocarlas en otra posición.

9. HERRAMIENTAS DE UNA BASE DE DATOS

Las herramientas que le permitirán mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de
diseño, reparando la base de datos, junto a otras herramientas que le permitirán documentar la base de datos, hacer
copias de seguridad, etc.
La herramienta Analizar tabla te permite detectar errores en el diseño de nuestras tablas. Para ejecutar la herramienta, te
debes posicionar en el menú Analizar tabla de la pestaña Herramientas de Base de datos

La opción de Analizar Rendimiento permite analizar todos los elementos que tienes definidos en tu base de datos, te dará
varios consejos sobre los cambios que deberían realizarse para obtener un mayor rendimiento en tu base de datos.
Puedes acceder desde la pestaña Herramientas de Base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.

El Documentador: Es muy útil poder tener documentada toda la información sobre las características que tiene cada uno
de los objetos que forman nuestra base de datos, sobre todo si tenemos una base de datos amplia y/o trabajan varias
personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, Microsoft Access nos proporciona una herramienta
que automatiza ese proceso de documentación.

Nosotros indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la
información de tal forma que después lo podamos imprimir y archivar.
COMPACTAR Y REPARAR

En este caso deberás acceder al Botón de Office, seleccionar la opción Administrar y

hacer clic sobre Compactar y reparar Base de datos.

El archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso a
medida que trabajamos en él, insertamos, modificamos y eliminamos objetos y datos,

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T6_OPI Ofimática y proc. informac

por lo que trabajar con la base de datos puede hacerse muy lento a medida que pasa el tiempo. Esta herramienta te
resultará muy útil para revisar nuestra base de datos.

Copia de Seguridad. Si quieres realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder al botón de Office , seleccionar la
opción Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos.

Para convertir una base de datos, selecciona el botón de Office , luego Guardar como y finalmente selecciona el formato al
cual quieras transformar la base de datos. Esta opción te permite cambiar el formato de la base de datos para que sea
compatible con otras versiones de Microsoft Access .
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

Debes saber que Microsoft Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, sólo tendrás que posicionarte en la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionas una opción de la sección
Importar.

Aquí puedes seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra tienes que hacer clic en el botón Access.

Para enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto,
selecciona una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

A través de estos comandos podrás copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base
de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y ejecutar Exportar.

Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a otras aplicaciones
como Microsoft Word o Excel.

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