Eit logística

Rut: 83639600-6

Descripción
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EIT Logística S.A. es una Empresa del Grupo MEWES, especialistas en servicios de Logística,
Transporte y Distribución con más de 50 años de experiencia. Fundada en 1974, es el resultado
de la fusión de dos compañías creadas con el objetivo de ampliar los servicios que ofrece
Agencia de Aduanas Mewes Ltda.

Nuestra Misión es ofrecer servicios logísticos mediante soluciones innovadoras y operaciones de

excelencia que aporten competitividad y agreguen valor a los negocios de nuestros clientes,
basados en procesos prolijos, flexibles y seguros. El compromiso es satisfacer las necesidades de
los clientes y la mejora continua de los nuevos procesos.

Propuesto de ser líderes en calidad de servicio en las actividades, implementando tecnología de

vanguardia en la gestión e información, con un equipo humano capacitado y con una cultura de
trabajo de excelencia basada en nuestros valores de responsabilidad social y comprometidos
con el permanente desarrollo de nuestra gente.

En el área de Logística agregamos valor a los productos de nuestros clientes en procesos de

recepción, almacenaje, picking, despacho, embalaje y etiquetado de productos, emisión de
guías de despacho, facturación, administración de B2B y distribución en Chile logrando así la
integración de la cadena logística completa. Trabajamos con un robusto sistema WMS que nos
permite realizar todas las labores logísticas sin papeles vía capturadores de datos basados en
tecnología wi-fi, permitiendo minimizar los errores administrativos.

Así también nuestro sistema nos permite conectarnos con los sistemas ERP de nuestros clientes
y con los clientes de ellos (Retail, Supermercados, etc.). Realizamos rigurosos procedimientos de
inventarios selectivos en base a la rotación y tipo de los artículos de nuestros clientes,
concluyendo con un inventario anual (wall to wall) tomado por auditores externos. (EIT
EXPERTOS EN LOGÍSTICA E INNOVACION DE PROCESOS, 2022)

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 SECTOR LOGISTICO

 Transporte
 Logística
 Cadena de Suministro
 Almacenamiento

Tamaño de la empresa
 201-500 empleados

Servicios
 Operadores Logísticos
 Almacenaje y Administración de Inventarios
 Gestión Logística In House
 Logística Integral
 Mercancía General
 Mixtos (Secos y Refrigerados)
 Preparación de Pedidos
 Recepción de Carga
 Textiles
 Transporte y Distribución
 VAS

Tipo de Mercancía:
Esta Empresa Transporta Mercancías Peligrosa la que corresponde a Perfumes, estos son
líquidos que por el efecto del calor o de una llama pueden arder sus vapores.

Incluye esta clase también de materiales solidos en estado fundido cuto punto de inflamación
sea superior a 60° C y transportadas en caliente a Temperatura igual o superior a su punto de
inflamación.

Conocimiento del cliente:

Lo más importante es, precisamente, la información. Las empresas logísticas deben implementar
métodos y tecnologías que permitan la captación de todos los datos posibles sobre sus clientes.
Por ejemplo

 Información personal (en alineación con la Ley Federal de Protección de Datos).

 Ubicación geográfica.
 Pedidos anteriormente realizados.
 Registros de solicitudes anteriormente hechas.
 Hábitos de consumo.
 Intereses de compra.
 Gustos, necesidades y deseos.

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  Actividad pública en redes sociales.

Ha esto se entrega un valor agregado con un abanico de servicios, haciéndose cargo del sistema
logístico:
 Servicio de maquila de productos.
 Colocación de etiquetas.
 Colocación de rótulos.
 Confección de etiquetas, de acuerdo con requerimientos de Seremi, Retail o cliente.
 Colocación de alarmas.
 Colocación de etiquetas de precio.
 Armado de pack.
 Termolaminado de productos.
 Recibir productos de origen nacional o importado.
 Manipular los artículos promocionales (armado de kit, empacado)
 Armado de pack.
 Distribución a nivel nacional de los productos promocionales

Transporte de Importación y Exportación:

 Servicios desde, hacia puertos y extraportuarios de la zona central y del aeropuerto de
Santiago.
 Coordinadores por puerto y aeropuerto dedicados a la gestión operativa de nuestros
clientes.
 Flota propia con antigüedad promedio de 2 años.
 Conductores con vasta experiencia y capacitación permanente.
 Sistema de monitoreo GPS en tracto y rampla, control de alarmas mediante torre de
control 24×7.
 Sistema corte de motor anti-jammer y botón de pánico.
 Vigilancia, escolta en ruta y monitoreo activo para cargas valoradas.
 Carga suelta, contenedores (general e IMO) y carga especial.
 Carga y descarga de camiones (peonetas).

EIT logística proveedor

 Puig

Clientes de Puig son:

 París
 La polar
 Falabella
 Ripley
 Hites

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO
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 El área de despacho PUIG tiene como actividad principal entregar los pedidos a los clientes en
forma oportuna y con la calidad esperada, respetando cantidades y tiempos de entrega
solicitados. La finalidad de este informe se basa en dar a conocer oportunamente las actividades
a cargo del área de despacho, para evitar despachos errados, entregas fuera de tiempo, realizar
una correcta rendición de rutas, entre otros, mediante la aplicación de un orden general del
área mencionada, siendo de utilidad al momento de que ingrese personal nuevo, facilitando la
capacitación y retroalimentación

OBJETIVO : Definir toda la secuencia de actividades que se requieren en el

área, desde que se informan los pedidos de la orden de compra hasta la recepción del producto
por el cliente.

RESPONSABILIDADES
Encargado de Despacho : Es responsable de generar control interno del área, verificando
que se cumplan las labores y la correcta acción operaria y administrativa. Se encarga de revisar
que la documentación que se entregará al cliente coincida con la mercadería física y lo que se
está despachando. Mantiene constante comunicación con el cliente, jefes de área y empresas de
transporte, informando novedades detectadas en todo el proceso de despacho.

Operarios de Despacho : Son responsables de revisar, organizar y disponer toda la

mercadería para su carga en los vehículos definidos por el cliente, junto con verificar las rutas de
transporte para ser entregadas a los choferes. Despacho de productos por sistema mediante el
uso de Radio Frecuencia.

Administrativos de Despacho : Son responsables de cumplir con la entrega oportuna de la

documentación necesaria para el despacho de productos, considerando facturas, guías de
despacho, guías de control de pallets y rutas de transporte. Además, se encargan de mantener
comunicación con los clientes mediante los portales B2B, donde se cargan archivos derivados de
las facturas para la correcta recepción de mercaderías por parte del cliente. Son responsables
del rendimiento de rutas de transporte, informando los sucesos detectados en la entrega, como
las devoluciones de productos.

También, en base a las entregas realizadas, se realiza el acuso de recibo (ARE) en SAP, con lo que
se deja estipulado el correcto despacho de los productos.

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 SISTEMAS Y PLATAFORMAS

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

ÁREA ADMINISTRATIVA:

El cliente PUIG trabaja con dos tipos de productos, el producto regular y el producto
libre de venta (PLV). El producto regular es el que se factura en base un monto de dinero, por lo
tanto, es mercadería que está a la venta. El producto libre de venta hace referencia a muestras y
mercancía publicitaria, no tiene valorización monetaria

PRODUCTO REGULAR :

El cliente PUIG es responsable de enviar su respectiva agenda de pedidos solicitados a los

administrativos de despacho, mediante correo electrónico, donde aparece la siguiente
información:

 Cliente • N° de Orden de Compra (OC) • Fecha de despacho • Hora de despacho •

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  Cantidades solicitadas • Traza • Observaciones:

El cliente PUIG actualiza esta agenda cada cierto tiempo durante el transcurso del día, por lo que
siempre se van agregando o quitando pedidos dependiendo de las confirmaciones que le den
sus clientes.

Facturación:

Para iniciar el proceso de facturación se debe ingresar a SAP, mediante usuario y contraseña
otorgado por el cliente PUIG.

Cuando todas las entregas de una OC se encuentran en estado C en la columna “SM” (salía de
Mercancía) ya es posible facturarlas mediante la transacción VF04, a menos que el sistema las
facture automáticamente.

Si el sistema factura automáticamente, la columna “Referencia Factura” aparece en

“00000000000000”, como podemos apreciar en la imagen:

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Cuando se manipula correctamente la entrega y se logra llevar sus estados a “C”, ya es posible
facturar.

Luego de facturar las OC, se deben liberar las facturas para que SAP les asigne un folio que
identifique un documento de otro, junto con la firma del Servicio de Impuestos Internos. Este
proceso se realiza en la transacción VFX3 de la siguiente manera:

Posterior a estos pasos, se le asignará un número de folio a la factura:

Carga de archivos B2B

En el caso de las OC de productos regular para las empresas de retail (Falabella, Ripley, Paris, La
Polar e Hites) es necesaria la carga de archivos B2B en sus portales. Cada cliente tiene su propio
portal con diferentes exigencias para sus archivos. Este proceso es fundamental para el correcto
despacho de los productos, ya que, sin estos archivos cargados, los clientes pueden rechazar los
pedidos. Para este proceso se utiliza la transacción ZSD0148, encargada de generar informes
B2B, donde las facturas se visualizan en archivos txt o en planillas de Excel

La información que figura en el sistema es la siguiente:

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Cuando los códigos SKU se encuentran bien cargados, cuadran las unidades y no hay problemas
en las facturas, se puede disponer a cargar los archivos en sus respectivos portales, lo que
debería figurar de la siguiente forma:

Posterior a la correcta carga de archivos B2B, se procede a la generación de las rutas de

transporte.

Rutas de Despacho:

Durante la jornada, el cliente PUIG envía un programa de transporte indicando en detalle en qué
vehículo se van los pedidos y con qué empresa. En base a esa información, los administrativos
confeccionan las respectivas rutas de despacho.

Para generar las Rutas es importante considerar la siguiente información:

• Correlativo de Ruta
• Fecha y hora de entrega
• Nombre empresa de transporte Tipo de flete
• N° de guía recupero Pallets
• Cantidad de Pallets
• Cantidad de Bultos
• Cantidad de Unidades
• Datos chofer responsable (Nombre, Rut, teléfono de contacto)
• Datos de vehículo (tipo, patente)
• N° de sellos • Escolta y Descarga
• Firma de digitador
• Firma de operario que despacha la carga
• Andén

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• Información de entregas y facturas

La confección de las rutas no solo incluye la Hoja de Ruta en sí, sino que también incluye todas
las facturas impresas, con sus copias y sus cedibles. Cada cliente tiene distintos requerimientos
para la recepción de sus facturas, que se definen en la siguiente tabla:
CLIENTE SOBRE CEDIBLE GUIA DE PALLETS OBS
FALABELLA SI NO NO HOJA DE SEGURIDAD Y SELLOS
PAROS SI NO NO HOJA DE SEGURIDAD, SELLOS Y CITA
LA POLAR NO SI NO SELLOS Y LOTE
RIPLEY SI SI SI HOJA DE SEGURIDAD
HITES NO SI NO
FASA NO SI SI ANOTAR SELLOS

Finalizada la confección de rutas, se entrega una copia a los choferes para que puedan rendirla y
la otra copia se adjunta con la bitácora y la tabla dinámica utilizada para cuadrar las entregas.
Esta segunda copia debe ser firmada por los choferes y debe ser guardada en la oficina de
despacho. Al generar las rutas, se adjunta la guía de pallets que indica la cantidad de pallets que
salen de la bodega. Con este documento también se asegura la devolución de los mismos.

Cabe destacar que, como en toda operación, ocurren situaciones con problemas que se deben
solucionar y dar respuesta oportuna para el correcto funcionamiento general del área. Dentro
de estas situaciones podemos mencionar:

Anulación de facturas -Corrección de errores en archivos B2B - Manipulación manual de

entregas (picking y embalaje manual) - Facturas ocultas - Generación de guías manuales -
Duplicación de etiquetas

Rendición de Rutas

Posterior a la entrega de los pedidos, los choferes deben dirigirse a la oficina de despacho para
el rendimiento de la ruta realizada. Los administrativos son responsables de verificar que la ruta
venga adjunta con todas las facturas timbradas (o guías si corresponde), luego, quien recibe,
debe firmar la ruta del chofer y la copia de ruta junto con las facturas para luego despacharlas
por sistema (WMS)

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ARE (Acuso de Recibo)

Cuando los pedidos son decepcionados correctamente por los clientes, se debe generar el acuso
de recibo en el software SAP, mediante la transacción VLPODL según la fecha correspondiente a
la factura. Se debe dejar estipulado en la ruta cuando el ARE ya está realizado, para evitar
confusiones. Este acuso de recibo actualmente se realiza posterior al despacho y rendimiento de
ruta ya que es posible que hayan devoluciones, las cuales el cliente PUIG reagenda prontamente
y se utilizan las mismas facturas (que tienen vigencia de 5 días hábiles). En el caso de que se
realice ARE antes del rendimiento de rutas, para el reagenda miento de las devoluciones se debe
volver a facturar las entregas. En el caso de Falabella, el proceso es distinto ya que se debe
esperar la confirmación del cliente para poder realizar ARE. Esta confirmación la realiza Falabella
con PUIG y este último es quien indica a despacho la facturación y realización de ARE

• Procedimiento ARE:

Al finalizar el proceso ARE (acuso de recibo), se utilizan las mismas entregas para realizar la
rebaja de bultos por sistema. En este caso, se copian las entregas utilizadas en SAP y se ingresan
a un software que permite transformar números en códigos de barra. De esta manera, podemos
hacer más eficiente el proceso al momento de despachar, ya que estos códigos de barra son los
que finalmente lee la RF.

Luego se les entrega una copia a los operarios para que puedan despachar las entregas por
sistema.

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PRODUCTO LIBRE DE VENTA (PLV)

Este tipo de producto se maneja de forma muy similar al producto regular, cumpliendo con los
mismos procesos mencionados anteriormente, sin embargo, en este caso, la administrativa
encargada de PLV es quien programa la agenda mediante solicitud de pedidos que envían los
clientes

En base a la agenda, se monitorean las entregas en WMS y, a diferencia del producto regular, las
entregas de PLV no generan documento de factura, si no que se generan documento de guía de
despacho electrónica no valorizada

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En la imagen podemos apreciar un ejemplo de guía de despacho electrónica, con valor neto 0.

El caso ideal es que estas guías electrónicas se generen automáticamente, sin embargo, en la
mayoría de los casos esto no sucede y se debe dedicar gran tiempo de trabajo a la manipulación
de entregas para su posterior generación de guía. Este proceso funciona de la misma manera
que en producto regular.

La encargada de PLV genera distintas planillas de Excel para la organización de los pedidos y se
las entrega a los operarios para que puedan ordenar los bultos físicos

El resto de los procedimientos en relación con PLV se realizan de la misma manera, a diferencia
de la carga de archivos B2B, ya que en este caso no es necesario subir información a los portales
y no se generan dichos archivos.

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Carga masiva de entregas
Cada vez que se liberan pedidos de Ripley e Hites para pickear y embalar se debe realizar una
carga masiva de entregas por Orden de Compra. Este proceso se realiza en WMS, menú
“Documentos Referencia”

También, se requiere la carga de precios en el caso de Hites y La Polar. Esto también se realiza
en WMS, menú “Ítems Clientes”

Envío de Rutas
Otra tarea administrativa importante para considerar es el envío diario de rutas de transporte al
cliente PUIG, al día siguiente de los despachos. A su vez, deben informarse las rutas pendientes
por rendir a las empresas de transporte cuando están atrasadas.

Devoluciones
Las devoluciones se pueden dar por errores de embalaje, lo que incluye faltantes, sobrantes,
etiquetas cambiadas o repetidas, entre otros. También por incumplimiento de horarios de
entrega, OC canceladas, fechas caducadas de productos, unidades dañadas, errores
administrativos, etc. Los choferes, al rendir las rutas, son quienes inmediatamente informan la
incidencia. En la tabla podemos apreciar un ejemplo de devolución:

Cuando hay una devolución o rechazo de bultos se notifica mediante correo electrónico, dirigido
a los encargados de área y al cliente PUIG. En el correo debe figurar la siguiente información:

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• Empresa de transporte - Ruta realizada (correlativo) - Motivo de devolución - Bultos
devueltos - Unidades devueltas - Bajo qué documento se encuentran esas unidades
(FOLIO)

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Existen distintos tipos de rechazos, entre ellos podemos mencionar:

Rechazo completo: Cliente PUIG reagenda la entrega. • Rechazo parcial: Se carga documento de
entrada. • Rechazo Falabella: Reversar facturación.

También ocurren otras incidencias como recepciones con diferencias, esto se da cuando al
cliente le faltan bultos por recibir, sin embargo, recepcionan correctamente el resto de la OC.
Luego de generar los documentos necesarios o el reagendamiento, se entrega la mercadería a
recepción.

OPERACIÓN DE DESPACHO La misión principal del

cargo de Operario es realizar las actividades que requiere
el funcionamiento del área de despachos, velando por el
cumplimiento del programa diario, así como los
estándares de carga y descarga, flujo de documentos
reglamentarios y manipulación de la carga.

FUNCIONES
Recolección de pedidos
Al iniciar la jornada, los operarios se encargan de
retirar los pallets listos que se encuentran en las
mesas de embalaje, guiándose por los rótulos
dispuestos en cada pallet. De esta manera, ellos
pueden recolectar los bultos que van a trabajar
durante el día y, a su vez, despejar el área de embalaje
para facilitar su trabajo.

En las imágenes se muestran ejemplos de rótulos:

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Revisar programa diario
El encargado de despacho les entrega un programa a los operarios, con el cual se distribuyen las
tareas del día. En base a los pedidos de los clientes, los operarios revisan las entregas y ordenan
los pallets de acuerdo con las prioridades indicadas en la agenda. Cada operario se encarga de
un cliente distinto.

A cada cita se le crea una tabla dinámica que muestra las entregas y sus respectivos bultos. Con
ella, los operarios cuadran los pallets y los preparan para despachar. Esto quieren decir que se
paletizan con film y se colocan en orden de acuerdo a los andenes dispuestos en la estación de
despacho.

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Para un mayor control, los operarios realizan una revisión “cruzada” de las cargas, de forma que
no solo uno verifica las cantidades, sino que hay otro operario quien también cuadra los bultos,
de forma que pueda existir un segundo filtro para generar mayor seguridad.

Carga de bultos
En el proceso de carga de vehículos, el operario encargado de revisar y cuadrar los bultos debe
verificar que efectivamente se ingresen todos los pallets que incluye la rampla, o el vehículo
destinado esa OC, según el programa de despacho. Dentro de este control, específicamente en
farmacias, se considera verificar los LPN de los bultos y que cuadren con la tabla dinámica
mencionada anteriormente, donde los operarios dejan estipulado los pallets que se cargaron, en
qué andén y en qué patente. A su vez, en la entrada del camión, se encargan de que todas las
cargas cuadren con la información que aparece en la hoja de ruta (sellos, patentes, choferes)

Devoluciones
Cuando hay devoluciones, los operarios se encargan de descargar todos los pallets del camión y
verificar que cuadren las unidades informadas por los clientes. Luego, las acomodan en el sector
destinado a devoluciones, para no mezclar los pallets con otras cargas que se van a despachar

KPI INDICADORES DE GESTION

Proponemos Indicador de Gestión el Porcentaje de Envíos Perfectos.Si todos fueran el 98%, el
porcentaje de Envíos Perfectos serian tan solo el 83.3%

Entregas Perfectamente Recibidas, el objetivo es controlar la calidad de los productos o

materiales recibidos, junto con la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía.

Formula: Valor = Pedidos Rechazados * 100

Total, de Ordenes de Compras Recibidas

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Indicador Costo de Unidad Almacenada: el objetivo es controlar el valor unitario del costo por
almacenamiento propio o contratado.

Formula: Valor = Costo del Almacenamiento

Número de Unidades Almacenadas

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE DESPACHO PUIG

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 CONCLUSION

Como conclusión del presente trabajo de investigación sobre el mejoramiento de los procesos
logísticos del área de despacho se determinó de manera efectiva las medidas necesarias para
poder cumplir con los objetivos de este proyecto. Al analizar las actividades del proceso de
despacho el primer objetivo fue Diagnosticar la situación actual en el área de despacho.

Los consumidores son cada vez más exigentes, no solo en el momento de la compra también
hacen focos en los procesos de entrega del producto y medios con los que pueden dar
seguimiento, en tiempo real, el estado de la mercancía que ya consideran propia.

Todos esos son factores que vuelven a la actividad logística en un aspecto estratégico y decisivo
de las empresas. De hecho, la gestión eficiente de la logística de entrega es uno de los
principales procesos en relación con el éxito de un negocio. Es más, las mejoras en el factor
entregas repercuten en todas las áreas de la empresa desde la eficiencia operativa, hasta un
mejor uso de los recursos o conseguir más clientes y mejorar los índices de satisfacción.

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