Manual de Usuario Mdulo de Compras (PO)

PEOPLESOFT FSCM v 8.9

Este documento es nicamente para uso de personal de FOX Latin American Channel. Ninguna parte de este documento puede circular o ser reproducida para distribucin fuera de la organizacin de FOX Latin American Channel sin la aprobacin escrita de Quanam.

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ndice
NDICE................................................................................................................................2 INTRODUCCIN................................................................................................................3
CICLO DE COMPRAS......................................................................................................................................................3

FLUJO DE COMPRAS.......................................................................................................3
CREACIN DE PEDIDOS DE COTIZACIN (RFQ)...................................................................................................3
DESPACHO DEL PEDIDO DE COTIZACIN...........................................................................................................................7 INGRESO DE RESPUESTAS DE PROVEEDORES....................................................................................................................10 ADJUDICACIN DE OFERTA...........................................................................................................................................11

CREACIN DE ORDENES DE COMPRA.................................................................................................................16

CREACIN DIRECTA DE LA O.C.....................................................................................................................................16 CREACIN DE O.C DESDE EL COPIAR DE....................................................................................................................17 4.3 DESPACHO DE O.C...............................................................................................................................................18 TALLER DE CONCILIACION DE PEDIDOS...........................................................................................................................20

RECEPCIN DE MATERIALES.............................................................................................................................22 RELACIONES CON OTROS MDULOS....................................................................................................................24

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Introduccin
Esta gua de formacin tiene como objetivo presentar el mdulo de Compras de PeopleSoft, de acuerdo al uso y necesidades de la Empresas FOX. Este manual har un breve recorrido por los principales puntos del procesos, de manera tal que al finalizar, los asistentes hayan obtenido una visin global del mdulo, comprendan sus funcionalidades y como se relaciona con el resto de los mdulos de PeopleSoft.

Ciclo de Compras
Pedido de Cotizacin (RFQ) Creacin de Orden de Compra Despacho de Ordenes al Proveedor Recepcin de Materiales

Flujo de Compras
Creacin de Pedidos de Cotizacin (RFQ)
Una Cotizacin es el documento por medio del cul se solicitan a un proveedor las condiciones que ofrece para la compra de un material o servicio, tales como precio, cantidades, tiempos de entrega, forma de pago, etc. Existen tres formas de crear una cotizacin, copindola desde una cotizacin anterior, copindola desde una solicitud existente o simplemente ingresando los datos desde cero. Para ello se debe ingresar a la pgina de peticiones de Oferta y acceder al Link introd/Actualizacin de RFQs

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Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Introd/actualizacion de RFQs Ingreso la Unidad de Compras a la cual quiero hacer la peticin de Oferta y presiono Aadir.

Si la cotizacin se crear desde un documento ya existente, se debe acceder al link Copiar de, para poder especificar los criterios para ubicar el documento a copiar.

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En esa pgina se puede optar para copiar desde una Solicitud o desde una Peticin de Oferta (RFQ). En este caso, se optar por copiar de desde una RFQ ya existente.

Una vez seleccionado el ID de la RFQ se presiona Aceptar y se pasa directamente a la pantalla principal de introduccin.

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Luego debo asociar a los proveedores desde el link Lista Proveedores para Despacho RFQs Nota: Si no tengo Proveedores vinculados a los articulos solicitados, voy al link Proveedores Articulos y selecciono, mediante un flag en la columna Selec, el o los proveedores para dichos articulos.

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Despacho del Pedido de Cotizacin

Una vez asociados los proveedores, se debe enviar la cotizacin a los mismos, para luego ingresar las respuestas y seguidamente adjudicar la compra al proveedor que cumpla con las condiciones ms favorables para la empresa. Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Despacho de Ofertas

Para el despacho va Correo-E, debe estar configurada la direccin de correo del Usuario que est cotizando y el correo del Proveedor. Una vez seleccionados los parmetros adecuados para la RFQ, se presiona el botn Ejecutar.

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Luego, selecciono los procesos que quiero ejecutar y acepto. En la pgina de Despacho de Ofertas, voy al link Gestor Informes y verifico que termine correctamente. La pgina actualiza la informacin de los procesos mediante el botn Actualizar.

Cuando el estado del proceso me queda en Enviado, accedo al link Det. En la pgina siguiente, voy al link que tiene extensin PDF. El mismo me muestra la versin imprimible de la peticin de oferta.

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Ingreso de Respuestas de Proveedores

El panel de ingreso de respuestas permite definir la informacin que nos ha enviado el proveedor a nivel de cada lnea de la cotizacin. Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Introd/Actz Respuestas de Prove

Definiciones:
Condiciones Moneda Muestra las condiciones de pago de la respuesta del proveedor. Muestra la moneda de la respuesta del proveedor.

Ficha Datos Lnea Respondido Active la casilla para indicar que el proveedor ha respondido y que se puede adjudicar la RFQ. Si activa la casilla, puede introducir datos en la mayora de los campos del rea de desplazamiento. La casilla no est disponible cuando la RFQ se ha adjudicado. Si desea volver a abrir la lnea para una nueva respuesta del proveedor, desactive la casilla Respondido y haga clic en Guardar. Tambin puede optar por cambiar los valores de los campos Cantidad, Precio o F LnEnv, pero debe desactivar la casilla Respondido para cambiar el estado de la RFQ a Nueva y que est disponible para futuras respuestas de proveedor en eConexin de Proveedores. Cuando se ponga en contacto con un proveedor en este escenario, se recomienda que genere un correo electrnico mediante el vnculo Envo Correo-E en vez de introducir comentarios mediante el vnculo Comentarios Respuesta. La pgina Comentarios respuesta permite que el comprador introduzca manualmente los comentarios de proveedor recibidos de otro origen; estos aparecen como comentarios de cabecera de proveedor (no como comentarios de comprador) en la pgina de respuestas a RFQ de PeopleSoft eConexin de Proveedores.

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Precio Solic (precio de solicitud)

Muestra el precio de la solicitud para este artculo. Slo aparece si la lnea de artculos se ha copiado de una solicitud; en caso contrario, aparece en blanco.

Ficha Datos Lnea Cantidad Adjudicada Cantidad Total Adjudicada Cantidad Pedido Cant Min Introduzca cantidades para adjudicarlas al proveedor. Puede adjudicar toda la cantidad de lnea de RFQ a un solo proveedor o compartirla entre varios. Muestra la cantidad total adjudicada a todos los proveedores. Muestra la cantidad total solicitada a los proveedores. Cantidad informada por el Proveedor como cantidad mnima por l exigida.

Adjudicacin de Oferta
Una vez ingresadas las respuestas de los proveedores, se procede a la evaluacin de condiciones y adjudicacin de la compra. Ruta: Compras / Peticiones de Ofertas / Adjudicacin de Oferta

Se debe colocar la cantidad Adjudicada en la columna correspondiente. Una vez ingresada la cantidad adjudicada, se dispara el siguiente mensaje.
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En este paso se crean los datos cruzados entre tems y proveedores si es que los mismos no existen. Luego de finalizado esto me deja en la pantalla para crear el pedido Finalmente debe activarse el flag Crear para que la informacin quede lista para ser convertida en una Orden de Compra, una vez ejecutados los procesos POCALC y POCREATE.

Y presiono Guardar. Proceso POCALC Crea la cabecera, lnea y lnea envo provisionales de pedidos y generar los pedidos finales.
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Ruta: Compras / Pedidos / Peticiones Ubic Temp/Origen / Clculo de Pedidos

Una vez seleccionados los parmetros adecuados al pedido, se presiona el botn Ejecutar. Ir al link monitor de proceso y verificar que termine correctamente. La pgina actualiza la informacin de los procesos mediante el botn Actualizar.

Proceso POCREATE

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Permite generar pedidos utilizando los datos de la tabla temporal. Ruta: Compras / Pedidos / Peticiones Ubic Temp/Origen / Creacin de Pedidos

Cargo los parmetros necesarios y presiono el botn Ejecutar. Voy al link monitor de proceso y verifico que termine correctamente. Entro en la pgina de Taller de Asignacin, donde muestra el estado de la Orden de compra y el ID de la misma. Ruta: Compras / Pedidos / Peticiones Ubic Temp/Origen / Taller de Asignacin

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Haciendo clic en el mismo, me abre una nueva ventana con sus detalles. NOTA: Se debe tener presente, que si no sale el ID de pedido en dicha pgina, es probable que la parametrizacin en el proceso de calculo de pedido o bien, en el proceso de creacin, no han sido los correctos. Ya sea, la unidad de negocio, origen del sistema, nombre del comprador, set de artculos, etc.

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Creacin de Ordenes de Compra

Podemos crear OC volcando la informacin directamente en el sistema, copindola de una OC existente.

Creacin directa de la O.C

Ruta: Compras / Pedidos / introd/Actualizacin Pedidos

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Creacin de O.C desde el Copiar de

La opcin Copiar de permite crear una OC desde : Una Orden de Compra o pedido Una Solicitud Un Contrato

Desde una Orden de Compra Solo se ingresa el Nro de Orden de Compra que se quiere copiar, y los datos sern trasladados a la nueva OC.

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4.3 Despacho de O.C.

Sea cual sea la forma en que se haya creado una O.C, sta debe ser despachada (enviada al proveedor) para que el sistema permita luego recibir la mercanca de la misma. En esta misma pantalla, haciendo click en el boton Despacho, damos curso a esta accion.

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Tambien podemos despachar una O.C, mediante el proceso de despacho, como se muestra a continuacin y mediante el PO Workbench. Ruta: Compras / Pedidos / Despacho de Pedidos

Una vez parametrizado el control de ejecucin, se presiona el boton Ejecutar. Segn el tipo de despacho que se desee realizar, se debe seleccionar en la Peticion de Procesos el proceso a ejecutar y presiono Aceptar.

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Luego voy al link Monitor de Procesos y mediante el botn Actualizar, verifico que el proceso termine correcto y enviado.

Taller de conciliacion de Pedidos

Desde esta pgina puedo visualizar varias Ordenes de Compra a la vez, segn un criterio de seleccin, y segn el estado de cada una puedo realizar distintas acciones de una manera simplificada. Ruta: Compras / Pedidos / Conciliacin de Pedidos / Taller Anlisis Conciliaciones

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Reestablecer Aprobacin Aprobacin Pedido Cancelar Pedido Despachar Pedido ( No contempla Va Mail)

Revisin Preliminar Pedido

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Recepcin de Materiales
La recepcin de materiales en el Mdulo de Compras permite no slo registrar la mercanca como entregada por el proveedor sino adems almacenarla en las ubicaciones de Inventario a travs de un solo paso. Para registrar una recepcin debemos seleccionar las lneas de las OC a recibir. Ruta: Compras / Recepciones / Introd/Actz de Recepciones (aadir)

Debemos cargar los datos de busqueda necesarios y oprimiendo el botn Buscar el sistema nos mostrar todas aquellas lneas de OC que cumplen con los criterios antes definidos.

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Una vez seleccionados los materiales a recibir, mediante un flag en la columna Sel, oprimimos Aceptar para poder indicar la dems informacin de recepcin.

Para que los materiales se almacen en las ubicaciones definidas anteriormente seguidamente de grabar la recepcin, es necesario marcar la casilla Recepcion interfaz .

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Relaciones con otros mdulos

1. Compras Inventarios Permite el almacenamiento de materiales desde la pgina de recepcin. Tambin permite asociar costos diversos al costo de material a travs de la nueva funcionalidad Miscellaneous Charges. 2. Compras Cuentas a Pagar Creacin de PO Vouchers, copiando la informacin directamente desde la O.C y/o recepcin hacia el voucher. Matching a 2, 3 y 4 vas. Nueva funcionalidad de emisin automtica de notas crdito al realizar una devolucin al proveedor. 3. Compras Presupuesto Permite controlar las compras en funcin al presupuesto, esta integracin se da a travs de la nueva herramienta Control de Compromisos.

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