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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS

CENTRO LOCAL TRUJILLO

ANALIZAR EL SISTEMA CONTABLE

Cifuentes Quintero Andrea Karina

CI: 17831013.

OCTUBRE 2023.
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INTRODUCCION

Al transcurrir de los años muchas cosas han ido evolucionando, cambiando o

adaptándose pero, una de las pocas cosas que han permanecido inalterables ha
sido el propósito de las organizaciones con fines de lucro; que es precisamente
obtener utilidades a través de sus funciones cotidianas, solo que para ello debe
lograr que el funcionamiento de sus actividades se realice eficientemente.

El renglón de las cuentas por cobrar es de vital importancia debido a que su

correcto en correcto manejo puede llegar a influir en el desenvolvimiento de toda
la organización, desde el inventario hasta la disponibilidad de aprovechar
oportunidades de inversión.

Para lograr el buen funcionamiento de la organización, es necesario basar los

procesos en políticas serias, procedimientos lógicos y el aprovechamiento de los
recursos, y esto se logra a través de lo que le puede otorgar las cuentas por
cobrar. Y esto le permitirá a la empresa funcionar de manera eficaz y eficiente.
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Seleccione un departamento de cualquier empresa (puede ser en su sitio de

trabajo: compra, facturación, cuentas por cobrar, etc.).

Analice dentro del sistema contable: hardware, software, recursos,

humanos, formularios las políticas y normas contables. Determine la
confiabilidad del mismo. Sugiera recomendaciones en caso de que se
requiera. Argumente sus recomendaciones en general. De ejemplos de
formularios, estrategias, procedimientos utilizados.

En el campo organizacional destaca la importancia de definir acertadas políticas

ligadas de forma inseparable a los objetivos de la organización. Planteados en su
estrategia empresarial, su misión y visión.

Para entender un poco más esto es necesario aclarar ciertos términos inicialmente
como:

•Procedimiento contable: Está definido por Catacora (1997) como todos aquellos
procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Los mismos deben estar bien definidos y delimitados para lograr el correcto y
eficiente funcionamiento del departamento.

Sistema Contable: es el medio mediante el cual se resumen todas las operaciones

en un tiempo determinado, según Catacora (1997) un sistema contable es el eje
alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras.

Cuentas por cobrar: derechos que tiene la empresa proveniente de las ventas a
crédito, cuando la operación se hace exigible con una factura, la denominación de
la cuenta que soporta las operaciones, deberá ser la de cuentas por cobrar.

Sistema de crédito: es aquel mediante el cual el departamento de crédito que

investiga cl valor crediticio de cada cliente potencial. Si el cliente es una empresa
comercial, se le solicitara y se analizara los estados financieros para determinar su
capacidad financiera y la tendencia de los resultados de sus operaciones.

Las empresa últimamente están obligadas adaptarse a los cambios tecnológicos,

económicos y sociales que se están presentando últimamente esto en pro del
alcanzar los objetivos establecidos al inicio de sus operaciones, es por esto, que
toda empresa en estos momentos debería contar con un sistema general y
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equipos tecnológicos adecuados al tipo de actividades a realizar, el sistema

debería tener diferentes módulos para cada departamento, y los responsables de
los mismos debería tener preparación y conocimientos para que se encarguen de
canalizar la información correctamente y el sistema funcione perfectamente, todo
esto con el fin de ahorrar tiempo y costos.

En este caso el departamento de las cuentas por cobrar de la empresa está en

obsolescencia, los equipos son muy antiguos y por ende el software también, el
proceso de las actividades se hace más complicadas difíciles y tardías al momento
de realizarlas. El personal que integra este departamento está perfectamente
capacitado para ejecutar las actividades que lo integran, y se las han podido
ingeniar creando sistemas paralelos con Excel (hoja de cálculo de office) que los
ayuda muchísimo, pero no tiene la misma rapidez y confiabilidad que un sistema
contable que a pesar de tener margen de error, es más exacto, este sistema
paralelo necesita más inversión de tiempo para revisar, crear o corregir formulas,
etc., algo que se podría ahorrar e invertir en otras actividades del departamento.

Clasificar bien las cuentas en este departamento también es una de las

prioridades, si el personal está preparado el margen de error será muy pequeño,
las que cuentas que se podrán utilizar son las siguientes:

•Ingresos por ventas o servicios Efectivo y equivalentes de efectivo Retenciones

de iva, Islr, municipal

•Debito fiscal

Cuentas por cobrar empleados, accionistas, clientes Préstamos empleados,

accionistas, clientes

Emitiendo los siguientes reportes:

•Reporte de ingresos o ventas

•Reporte de cuentas por cobrar empleados o accionistas

•Reporte de efectivo y equivalentes de efectivo.

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Para que una organización pueda sobrevivir en el mercado debe estar consciente
de la inversión que debe tener en las actualizaciones de materia tecnológica
(equipos y software), y laboral (personal capacitado y bien remunerado) ya que las
mismas son las que llevaran a la empresa al logro de los objetivos. Considerar
ciertas políticas y controles de inversión periódica dentro de la empresa que
permita el buen y rápido manejo de las operaciones.

En resumen el departamento de cuentas por cobrar presenta fallas de todas las

formas posible, unos a nivel laboral, los equipos no trabajan como debe ser, se
atrasa el trabajo y por ende el cobro a los clientes que son los que le aportan
ingresos a la empresa, no existe sistema contable que ayude a solventan errores
que se presentan diariamente en las cuentas por cobrar. Las actividades se
atrasan y no les permiten invertir el tiempo en crear políticas y normas contables
que ayuden organizar y armonizar el trabajo dentro de ese departamento.

Cabe destacar que los problemas derivados de una falta de definición dentro del
área contable de la empresa en especial el de cuentas por cobrar puede ocasionar
que las responsabilidades se solapen y no estén claramente definidas. Es
importante resaltar y recordar que los sistemas son creados y manejados por
personas y que siempre llevara implícita la intervención humana.

En lo que se refiere a las políticas y normas contable que debería tener toda
organización y cuya finalidad es poder guiar al personal con herramientas para
que sean capaces de identificar y valorar cualquier tipo de transacciones para que
los Estados Financieros se presenten de una forma más fidedigna y arrojen los
resultados reales. Se le podrían recomendar las siguientes políticas generalizadas:

1. Objetivos claros: tener lineamientos claros para que la entidad reconozca

de manera adecuada y conforma a la legislación vigente los movimientos hechos
en las cuentas por cobrar. Así mismo determinarlos principios para su medición,
deterioro y correcta revelación.

2. Alcance: se aplica para las transacciones identificadas como cuentas por

cobrar, que se originan en el desarrollo de las actividades operacionales de la
empresa

3. Reconocimiento o presentación: proceso de incorporación de la cuentas por

cobrar en la información financiera después de haber cumplido los requisitos
necesarios.
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Las normas contables se podrían recomendar las siguientes según las NIF.
parágrafo 60.

1. Deben reconocerse a su valor de realización que es el monto que se recibe,

en efectivo, equivalente de efectivo u otro documento de pago por la venta o
intercambio de un servicio o producto

2. Cuando las cuentas por cobrar sean a largo plazo, el valor de realización
debe cuantificarse considerando su valor presente que representa el costo del
dinero a través del tiempo.

3. Los saldos acreedores en las cuentas por cobrar deben reclasificarse como
cuentas por pagar.

4. Los intereses por cobrar no devengados que han sido incluidos formando
parte de la cuentas por cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la
cuenta en la que fueron cargados.

5. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona natural
o jurídica deberán cruzarse para efectos de presentación en los estados
financieros como un activo o pasivo, según el resultado que arroje.

6. Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad incluya partidas de

una sola persona natural o jurídica, su valor deberá mostrarse por separado dentro
de las cuentas por cobrar y hacer su revelación en las notas

7. Los saldos a cargo de los propietarios, accionistas o socios de una

organización que representan el capital suscrito y pagado, no deberán incluirse
dentro de la cuenta por cobrar.
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Las estrategias que se pueden utilizar están:

1. Establecer una política clara de créditos

2. Mejorar el tiempo y la recuperación de la cartera de clientes vencidas

3. Elaborar estudios y análisis de la competencia con mejores precios, créditos

y calidad de los servicios o productos.

4. Evaluar capacidad de pagos de los clientes

5. Establecer periodos de pagos cortos

6. Otorgar descuentos por pronto pago

7. Efectuar revisiones periódicas a fin de constatar que las políticas y normas

sean aplicadas correctamente

8. Supervisar la comunicación entre la empresa y los clientes de manera que

las facturas vencidas se cancelen en el plazo previsto

9. Estar a la vanguardia con respecto a las políticas y procedimientos que

surjan en el mercado.

10. Informar al personal de la importancia en el manejo del sistema contable

utilizado para el registro de las transacciones, para cuidar de cometer errores que
puedan distorsionar la información que ocasionaría pérdida de tiempo que se
podría invertir en otras actividades.
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Todo lo anterior podrá traer consecuencia la creación de un departamento de

cuentas por cobrar independiente de otro departamento como por ejemplo el de
ventas, que autorice el despacho de las órdenes de compra de los clientes que
están al día con la organización y rechazan los que se encuentras dudosos de
pago.

La empresa también debe tener en cuenta que cuanto más alto sea en nivel por
Cobrar, tanto más será el costo de mantenerlas y viceversa. Si una empresa ha de
crédito, el nivel promedio se elevara, en tanto que disminuirá si se restringe

De establecerse una política crediticia los más estricta posible en la compañía se

reduciría el riesgo considerablemente, al igual que los costos de mantenimiento,
así mismo, si se tuviera un mejor control de los créditos, se sabría con mayor
certeza los vencimientos de las facturas, que a su vez se realizarían más
eficazmente y de esta manera poder realizar el pase a cuentas incobrables
oportunamente, lo que conllevaría a una alta rotación de las cuentas por cobrar, ni
mayor liquidez de la organización y la presentación de unos estados financieros
con información real y fidedigna. En caso contrario se continuaría otorgando
créditos de dudosa cobrabilidad, mermando en la capacidad de inversión de la
empresa.

La empresa también debe tener en cuenta que cuanto más alto sea en nivel
promedio de las cuentas por cobrar, tanto más será el costo de mantenerlas y
viceversa. Si una empresa hace más flexible sus políticas de crédito, el nivel
promedio se elevara, en tanto que disminuirá si se restringen.

De establecerse una política crediticia los más estricta posible en la compañía se

reduciría el riesgo considerablemente, al igual que los costos de mantenimiento,
así mismo, si se tuviera un mejor control de los créditos, se sabría con mayor
certeza los vencimientos de las facturas, que a su vez se realizarían más
eficazmente y de esta manera poder realizar el pase a cuentas incobrables
oportunamente, lo que conllevaría a una alta rotación de las cuentas por cobrar, ni
mayor liquidez de la organización y la presentación de unos estados financieros
con información real y fidedigna. En caso contrario se continuaría otorgando
créditos de dudosa cobrabilidad. Mermando en la capacidad de inversión de la
empresa.
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CONCLUSION

Las actividades en el departamento de cuentas por cobrar, son muy complejas, lo

cual amerita un personal capacitado para optimizar el manejo de las actividades
que se controlan dentro de la empresa, cuando una organización comienza a
crecer debe realizar una división de trabajo y una buena departamentalización con
equipos en óptimas condiciones y sistemas que ayuden con el proceso de la
información de forma más rápida y concisa.

El logro de este objetivo es posible, una vez que se tenga bien claro ciertos
conceptos y se haya estudiado la estructura organizativa. las políticas de las
cuentas por cobrar; también se debe tomar con cuenta que los procedimientos y
periodos promedio de cobranzas, es decir, todos y cada uno de los pasos que se
deben seguir para otorgar un crédito hay que dejar una constancia por escrito o
emitida por algún sistema de lo que se está realizando, lo que permitirá determinar
de manera fácil que se está haciendo, como y quien, esto para poder establecer
las responsabilidades pertinentes y evitar problemas dentro de la organización por
falta de control, información o evasión de algún procedimiento.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Catacora, Fernando (2001). Sistemas y procedimientos contables. Editorial

McGrawHill Catacora, Fernan (1998). Contabilidad. La base para las decisiones
gerenciales. Editorial McGrawHill.