La importancia de la estructura organizacional

En la vorágine del mundo laboral moderno, hemos tenido que adaptarnos a los cambios
constantes y poner a prueba nuestra flexibilidad una y otra vez, desde aprender a usar nuevos
programas hasta adaptarnos a trabajar de manera remota. Pero estos cambios en nuestro trabajo
y nuestro estilo de vida no habrían sido posibles sin la seguridad que nos dan las estructuras
organizacionales.

Las estructuras organizacionales son el pilar de cualquier empresa que busque estar actualizada.
Cuando están bien definidas, ofrecen un resumen detallado de los roles y las responsabilidades del
personal, así como un gráfico de distribución de poder.

Sin una estructura organizacional, los empleados tendrían muchas dificultades a la hora de
emprender nuevos proyectos y tareas. Si quieres mantener la eficiencia y la productividad en tu
empresa, deberás implementar una estructura organizacional concisa y, para ello, necesitas un
organigrama claro.

Conceptos clave

Antes de abordar el proceso de creación de estructuras organizacionales, conviene que conozcas

algunos conceptos importantes.

1. Cadena de mando

Es uno de los elementos básicos de una estructura organizacional. Se trata de una línea de
autoridad ininterrumpida que abarca todos los niveles jerárquicos de una organización de manera
descendente. La longitud de la cadena de mando depende del tamaño de la organización, pero
todas las cadenas establecen claramente a quién debe rendir cuentas cada empleado.

2. Espectro de control

El espectro de control es el número de subordinados que un superior es capaz de administrar con

eficacia. Cuanto mayor es la relación entre subordinados y superiores, más amplio es el espectro.
Imagina que es como una versión más amplia de la cadena de mando: mientras que la cadena
muestra una línea directa, el espectro de control es como una mano gigante capaz de abarcar
equipos y departamentos enteros.

3. Centralización y descentralización

¿Quién toma las decisiones en tu empresa? Si las decisiones están a cargo de una única persona o
un único punto, entonces tu estructura organizacional es centralizada. Cuando esta
responsabilidad se divide entre miembros de un departamento o equipo, se considera que la
estructura es descentralizada.
4. Especialización

La especialización es el grado en el que las actividades o tareas en una organización se desglosan y

dividen en puestos de trabajo individuales. Un nivel de especialización alto puede ser beneficioso
para una organización, ya que permite a los empleados convertirse en expertos en áreas
específicas, con lo cual aumenta su productividad. Contar con ayuda experta también representa
una ventaja para la empresa. Sin embargo, un nivel de especialización bajo otorga más flexibilidad,
ya que los empleados son capaces de embarcarse con éxito en una variedad de tareas más amplia.

5. Formalización

Al igual que la especialización, la formalización trata sobre la manera en que se estructuran los
puestos de trabajo en una empresa. La principal diferencia es que en la formalización también se
tiene en cuenta el grado en que las tareas y actividades de un empleado se rigen por reglas,
procedimientos y otros mecanismos. Una estructura organizacional formal busca separar a la
persona del rol o el puesto, ya que estos últimos permanecen invariables independientemente de
quién los ejecute. En una organización informal, el peso recae sobre la persona. Permite la
evolución de un rol o un puesto en función de las preferencias, habilidades o talentos de una
persona y da menos importancia a qué equipo o departamento pertenece dicho individuo.

6. Departamentalización

La departamentalización es la agrupación de puestos de trabajo para coordinar actividades y

tareas en común. Si la departamentalización de una empresa es estricta, el resultado es que cada
departamento o equipo tiene mucha autonomía y prácticamente no hay interacción entre los
distintos equipos. Por el contrario, una departamentalización relajada promueve más libertad
entre los equipos a la hora de interactuar y colaborar. El grado de colaboración entre equipos y de
superposición en proyectos y dentro de los distintos departamentos tiene efecto directamente
sobre el nivel de departamentalización de tu empresa.

Tipos de organigramas

Ahora que conoces los términos clave de las estructuras organizacionales, veremos cómo
podemos combinar estas ideas para formar distintos tipos de estructuras. Cada organigrama
incluye una plantilla personalizable que puedes descargar en forma gratuita y que te ayudará a
crear la estructura organizacional ideal para tu negocio.

Estructuras mecanicistas y orgánicas

Las estructuras organizacionales se ubican en algún punto entre mecanicistas y orgánicas. Las
estructuras mecanicistas a menudo tienen un espectro de control estrecho, departamentalización
rígida y una cadena de mando bien definida.

Por el contrario, las estructuras orgánicas (también llamadas «planas») tienen espectros de control
amplios, una departamentalización relajada y una cadena de mando corta o larga que, en
ocasiones, puede ser difícil de descifrar.

La estructura mecanicista representa el enfoque tradicional descendiente mientras que la orgánica

representa un enfoque más colaborativo y flexible. En esta sección irás viendo tipos de estructuras
organizacionales más específicas. La mayoría de ellas son más tradicionales y mecanicistas.

1. Estructura organizacional funcional

Es uno de los tipos de estructuras organizacionales más frecuentes y divide una organización
según los puestos de trabajo más habituales. Por ejemplo, una organización con una estructura
funcional agrupará a todo el personal de marketing en un departamento, a todos los
representantes de ventas en otro y toda la atención al cliente en otro.

Ventajas

Las estructuras funcionales permiten que los empleados desarrollen un alto grado de
especialización y acompañan más fácilmente el crecimiento de la empresa.

Desventajas

Esta estructura podría crear barreras entre las distintas funciones y podría no resultar eficaz si la
empresa tiene una variedad de productos o mercados objetivo.

2. Divisional: estructura organizacional basada en productos

Una estructura organizacional divisional está conformada por múltiples estructuras funcionales
menores. Por ejemplo, cada división puede tener su propio equipo de marketing, ventas, etc. Este
tipo de estructuras basadas en productos pueden ser muy ágiles, ya que el progreso de cada
sección no se verá afectado por los procesos o bloqueos de las otras divisiones. Esto también
permite que el personal se especialice y la empresa cuente con un equipo de expertos en cada
departamento de marketing, ventas y servicios.

Ventajas

Un sistema de estas características es ideal para organizaciones con muchos productos y puede
ayudar a acortar los ciclos de desarrollo.

Desventajas
Es un modelo difícil de ampliar y en la lucha de las distintas divisiones por mantener su autonomía,
la empresa podría acabar con recursos duplicados.

3. Divisional: estructura organizacional basada en mercados.

Una variante de la estructura organizacional divisional es la que se basa en mercados, industrias o

tipos de clientes.

Ventajas

La estructura basada en mercados es ideal para una empresa con productos o servicios específicos
para determinados segmentos de mercado y es muy eficaz si la organización conoce en
profundidad dichos segmentos.

Desventajas

Demasiada autonomía puede hacer que cada división desarrolle sistemas incompatibles con las
demás divisiones y podrían terminar duplicando actividades de otras secciones.

4. Divisional: estructura organizacional geográfica

Este tipo de estructura basa sus divisiones en regiones. Puede hacerse por zonas, divisiones
políticas, distritos, etc.

Ventajas

Este tipo de estructura es más indicada para organizaciones que necesitan estar cerca de sus
proveedores o clientes.

Desventajas

El nivel de autonomía de cada división puede hacer que la toma de decisiones quede
descentralizada.

5. Estructura organizacional basada en procesos

El diseño de estas estructuras depende del flujo completo de distintos procesos, como
investigación y desarrollo, adquisición de clientes y procesamiento de pedidos. A diferencia de las
estructuras puramente funcionales, una estructura basada en procesos no tiene en cuenta solo las
actividades del personal, sino también la interacción entre ellas.

Ventajas
Es ideal para mejorar la velocidad y la eficiencia y funciona mejor en entornos que cambian
rápidamente, ya que puede adaptarse con facilidad.

Desventajas

Las barreras entre los distintos grupos de procesos pueden generar problemas de comunicación y
transferencia de trabajo.

6. Estructura organizacional de matriz

A diferencia de las demás estructuras que vimos, esta no respeta el modelo jerárquico tradicional.
Por lo general, todos los empleados responden a dos líneas jerárquicas:

una funcional y una basada en el producto. En un organigrama de matriz, las líneas completas
representan relaciones de subordinación directas, mientras que las líneas de puntos señalan
relaciones secundarias.

Ventajas

Las estructuras de matriz pueden ofrecer más flexibilidad y equilibrio en la toma de decisiones, ya
que existen dos cadenas de mando en lugar de solo una.

Desventajas

La complejidad de la estructura puede generar confusión entre el personal.

7. Estructura organizacional circular

Aunque podría parecer lo opuesto a las demás estructuras organizacionales que describimos, la
estructura circular sigue dependiendo de una jerarquía. Los empleados de mayor rango ocupan los
anillos interiores del círculo y los de menor jerarquía, los anillos externos. Esta representación
cambia la percepción de que los líderes o ejecutivos de una organización circular están en la cima y
solo envían órdenes siguiendo la cadena de mando. En cambio, se ubican en el centro de la
organización y difunden su visión hacia los sectores más externos.

Ventajas

La estructura circular promueve la comunicación y el flujo libre de información entre los distintos
sectores de una organización. Mientras que en una estructura tradicional los distintos
departamentos o divisiones ocupan sectores individuales y semiautónomos, en una estructura
circular, todas las divisiones se perciben como parte de un todo.
Desventajas

Desde un punto de vista práctico, la estructura circular puede resultar confusa para empleados
nuevos. A diferencia de una estructura jerárquica descendiente más tradicional, en este modelo
circular el personal podría tener dificultades para saber a quién debe rendir cuentas y qué lugar
ocupa en la organización.

Cómo estructurar tu equipo

En este capítulo, veremos cómo estructurar un equipo de marketing moderno para obtener la
máxima eficiencia. Antes de entrar en materia, es importante destacar que no existen recetas
mágicas. El éxito de un equipo de marketing (o de una empresa) no depende únicamente de la
estructura subyacente.

Un proceso de gestión y toma de decisiones deficiente puede alterar cualquier organización, por
bien estructurada que esté. Además, aunque reorganizar tu empresa podría resultar una opción
atractiva para aumentar la eficiencia, el proceso puede ser complicado y no debe tomarse a la
ligera.

Dicho esto, te presentamos algunas buenas prácticas que puedes seguir a la hora de reestructurar
tu equipo.

Ten en cuenta las relaciones jerárquicas.

Cuando vayas a crear una estructura organizacional para tu empresa, no olvides las relaciones
jerárquicas que estás construyendo. Estas relaciones en la cadena de mando (de arriba hacia
abajo, horizontal o del centro hacia afuera, según la estructura que elijas) deben ser claras para
que todos los miembros de tu equipo entiendan sus responsabilidades y sepan a quién deben
rendir cuentas.

Si no existe una base de confianza y comprensión mutuas, las tareas estarán condenadas al
fracaso. Además, a los gerentes les beneficia saber quién está a cargo de supervisar a cada equipo
para delegar tareas con más eficacia.

Monitoriza la realización de tareas y la rendición de cuentas

El objetivo de reestructurar tu organización es optimizar la eficiencia, que se mide por el número

de tareas terminadas. Los coordinadores de proyectos deben usar tu estructura organizacional
para ver las responsabilidades y capacidades de cada miembro de un equipo. Si alguna tarea no se
lleva a cabo, el coordinador de proyectos puede hacer un seguimiento del espectro de control en
torno a la tarea hasta dar con el sector responsable de la falta de productividad.
La responsabilidad regulada es una ventaja importante de la reestructuración de una organización,
un factor que los coordinadores de proyectos y líderes de equipo deben aprovechar.

Sé flexible

Las empresas en crecimiento solo tienen éxito cuando cuentan con una estructura organizacional
flexible. La estructura que elijas tiene que acompañar el crecimiento de la empresa y ser muy
versátil para que cada departamento reciba el apoyo que necesita. Para ello, podrías ampliar el
espectro de control de los niveles ejecutivos o alternar entre una estructura centralizada y
descentralizada para equilibrar las responsabilidades de una organización en rápido crecimiento.
El crecimiento siempre es beneficioso si estás preparado.

Personaliza tu estructura

Una vez que hayas definido el tipo de organigrama con el que estructurarás tu empresa, adáptalo
a las necesidades de tu equipo. En todas las industrias, las empresas necesitan priorizar distintas
funciones de su estructura. Estas estructuras organizacionales están pensadas para ayudar, no
para afectar la productividad. Si tus equipos tienen dificultades con las estructuras actuales,
analiza qué podría estar sucediendo y reorganiza la estructura en cuestión. Personalizar el
organigrama según las necesidades de tus empleados es una prioridad. No dudes en reestructurar
o reubicar departamentos completos en tu organigrama si fuera necesario.

Cómo crear una estructura organizacional para teletrabajo

El trabajo híbrido y a distancia es una tendencia que llegó para quedarse y tenemos que
adaptarnos a esta realidad. En lugar de nadar contra la corriente, adapta tu estructura
organizacional actual para satisfacer las necesidades de tu nuevo equipo remoto. Si te preocupan
las consecuencias que podría tener el teletrabajo en tu empresa y tu organigrama, no tienes nada
que temer. Centra tus energías en preparar a los equipos para el cambio de modalidad.

Cómo construir una estructura organizacional que se adapte al teletrabajo

Dale a tu personal la libertad de elegir su propia rutina y adapta el organigrama a esto. A menudo,
los equipos remotos te mostrarán sus logros y te dirán cuándo necesitan ayuda. Así que antes de
encasillar a tus equipos remotos en una estructura inflexible, permíteles que te enseñen cómo
alcanzan sus objetivos.

Incorpora herramientas de comunicación y colaboración. Uno de los temores que tienen las
organizaciones que adoptan el teletrabajo es que los empleados pierdan productividad si trabajan
desde casa porque están menos conectados. Sin embargo, si usas las herramientas adecuadas y
creas una cadena de mando clara, los equipos remotos desplegarán todo su potencial.
Crea un organigrama completo que tenga en cuenta una estructura de teletrabajo. Los empleados
que pueden ver cómo su trabajo contribuye directamente a cumplir los objetivos más ambiciosos
de la empresa suelen tener un mayor rendimiento.