Manual Integrado de Contratación y Supervisión Version Final

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................................... 8
CAPITULO I- ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA. ......................................................................................................................................... 9
TÍTULO I- ASPECTOS GENERALES. ............................................................................................................... 9
1. CLÁUSULA GENERAL DEL MANUAL. .............................................................................................. 9
2. GLOSARIO. ............................................................................................................................................. 9
3. PRINCIPIOS........................................................................................................................................... 17
3.1. PRINCIPIO DE PLANEACION. ................................................................................................. 17
3.2. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. ......................................................................................... 18
3.3. PRINCIPIO DE ECONOMÍA. ...................................................................................................... 18
3.4. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. ..................................................................................... 19
3.5. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA. ................................................................................ 19
3.6. PRINCIPIO DE IGUALDAD DE LOS PROPONENTES. ........................................................ 20
3.7. PRINCIPIO DE LEGALIDAD. .................................................................................................... 20
3.8. PRINCIPIO DE SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL. .................. 20
3.9. PRINCIPIO DE CELERIDAD. .................................................................................................... 20
3.10. PRINCIPIO DEL MANTENIMIENTO DE LA ECUACIÓN CONTRACTUAL. ...................... 21
3.11. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO. ..................................................................................... 21
3.12. PRINCIPIO DE VIGILANCIA Y CONTROL.............................................................................. 21
3.13. PRINCIPIO DE EFICIENCIA. ..................................................................................................... 21
3.14. PRINCIPIO DE CELERIDAD. .................................................................................................... 21
3.15. PRINCIPIO DE EFICACIA. ......................................................................................................... 22
3.16. PRINCIPIO DE LA BUENA FE. ................................................................................................. 22
TÍTULO II- ASPECTOS INSTITUCIONALES GENERALES......................................................................... 22
1. ORDENACIÓN DEL GASTO Y DELEGACIÓN DE COMPETENCIA EN MATERIA DE
CONTRATACIÓN ESTATAL. ....................................................................................................................... 22
1.1. CASO EXCEPCIONAL: PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS. ....................................... 28
2. COMITÉS PARA LA ACTIVIDAD DE CONTRATACIÓN ESTATAL APLICABLE EN EL
DEPARTAMENTO DE VAUPÉS. ................................................................................................................. 29
2.1. COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL. ....................................... 29
2.2. COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR. ........................................................................................... 31
2.3. COMITÉ DE RECLAMACIONES Y DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS.............................. 32
2.4. COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES. ......... 33
3. PLAN ANUAL DE AQUISICIONES. ................................................................................................... 35
3.1. ADOPCIÓN INICIAL DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. ........................................ 35
3.2. MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. ............................................... 35
3.3. CERTIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. .............................................. 36
4. IMPLEMENTACIÓN DEL SECOP II Y LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO -
TVCE- ............................................................................................................................................................... 36
4.1. RESPONSABILIDAD DEL SECOP Y TIENDA VIRTUAL. .................................................... 36
5. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLITOS DE INTERESES.37
6. ASPECTOS AMBIENTALES APLICABLES A LA CONTRATACIÓN ESTATAL. ..................... 37
7. COMPRAS PÚBLICAS SOSTENIBLES............................................................................................ 38
8. ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES. ................................................. 39
9. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD ADOPTADAS CON OCASIÓN DE LA PANDEMIA
GENERADA POR EL VIRUS SARS-COV-19 CAUSANTE DEL COVID-19. ......................................... 39
9.1. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD APLICABLES A LOS PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES. ............................................................................................. 39
9.2. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD APLICABLES A LAS AUDIENCIAS QUE HABRÁN DE
CELEBRARSE DENTRO DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES. ............................................. 40
CAPÍTULO II- MANUAL DE CONTRATACIÓN. ......................................................................................... 41
TÍTULO I- MODALIDADES DE SELECCIÓN. ................................................................................................ 41
1. MODALIDADES DE SELECCIÓN. ..................................................................................................... 41
2. MODALIDAD DE SELECCIÓN APLICABLE CUANDO SE DECLARA DESIERTA UNA
LICITACIÓN PÚBLICA. ................................................................................................................................. 44
TÍTULO II- ETAPA PRECONTRACTUAL........................................................................................................ 44
1. ETAPA PRECONTRACTUAL. ............................................................................................................ 44
1.1. EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA. ................................................................ 44
1.1.1. PROCEDENCIA DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. ..................................................... 44
1.1.2. ESTUDIOS PREVIOS Y ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA. ............................................................................... 45
1.1.2.1. ESTUDIOS PREVIOS. .................................................................................... 46
1.1.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR. ............................................................................... 51
1.1.3. DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES REQUERIDOS EN LOS PROCESO DE
URGENCIA MANIFIESTA. .................................................................................................................. 51
1.1.3.1. LA CALAMIDAD PÚBLICA. ............................................................................ 53
1.1.4. RIESGOS EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA Y LA MITIGACIÓN DE ESTOS. ......... 55
1.1.5. PROCEDIMIENTO INTERNO APLICABLE. ....................................................................... 55
1.1.6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIONES DE SERVICIOS
PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN.......................................................................... 56
1.2. EN PROCESOS COMPETITIVOS CONTRACTUALES. ....................................................... 58
1.2.1. ESTUDIOS PREVIOS............................................................................................................. 58
1.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR. ..................................................................................................... 67
1.2.3. PLIEGO DE CONDICIONES O INVITACIÓN PÚBLICA. .................................................. 68
1.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DE PROCESO CONTRACTUAL. ............. 69
1.2.5. ADENDAS. ............................................................................................................................... 69
1.2.6. OBSERVACIONES Y LAS RESPUESTAS A LAS MISMAS. .......................................... 69
1.2.7. INFORMES DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES. ............................ 70
1.2.8. INFORMES DE EVALUACIÓN DE OFERTAS. .................................................................. 70
1.2.9. AUDIENCIAS. .......................................................................................................................... 71
1.2.9.1. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGO Y DE ASIGNACIÓN, ESTIMACIÓN Y
TIPIFICACIÓN DE RIESGOS. ........................................................................................ 71
1.2.9.2. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN. ................................................................... 72
1.3. REGLAS APLICABLES AL ANTICIPO. .................................................................................. 72
1.4. DETERMINACIÓN DEL REQUERIMIENTO DE INTERVENTORÍA. ................................... 73
1.5. PROCEDIMIENTO INTERNO Y FORMATOS APLICABLES A LA ETAPA
PRECONTRACTUAL. ............................................................................................................................... 73
TÍTULO III- ETAPA CONTRACTUAL. ............................................................................................................. 76
1. ETAPA CONTRACTUAL. .................................................................................................................... 76
1.1. SUPREMACÍA DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES E INVITACIÓN PÚBLICA ANTE
LA EXISTENCIA DE INCOHERENCIA CON EL CONTRATO. .......................................................... 77
1.2. PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS ESTATALES. ......................................... 77
1.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES. ................... 77
1.3.1. APROBACIÓN INICIAL DE LAS GARANTÍAS DE MITIGACIÓN DE RIESGOS. ........ 77
1.3.2. EXPEDICIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTARIO. ...................................................... 78
1.4. INICIACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. ............................................................ 78
1.5. PAGO DEL CONTRATO ESTATAL. ........................................................................................ 79
1.6. ACLARACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL. ......................................................................... 81
1.7. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL. ...................................................................... 82
1.8. CESIÓN DEL CONTRATO ESTATAL...................................................................................... 87
1.9. SUSPENSIÓN, PRÓRROGA DE LA SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO
ESTATAL. ................................................................................................................................................... 89
1.9.1. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. ........................................................................................ 90
1.9.2. PRORROGA DE LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. ................................................... 91
1.9.3. REINICIO DEL CONTRATO. ................................................................................................ 92
1.10. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO ESTATAL. ................ 92
TÍTULO IV- ETAPA POSCONTRACTUAL. ..................................................................................................... 95
1. ETAPA POSCONTRACTUAL. ............................................................................................................ 95
1.1. CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL. ...................................................................... 95
1.1.1. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE CONTRATOS FINANCIADOS CON EL SISTEMA
GENERAL DE REGALÍAS. ................................................................................................................. 95
1.1.2. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE CONTRATOS. ................................................................ 96
1.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL. .......................................................................... 97
1.2.1. LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO. ................................................................. 98
1.2.2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO. ........................................................... 100
1.2.3. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL ANTE LA PÉRDIDA DE COMPETENCIA
ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL. ..................................................................................................... 101
TÍTULO V- PROCESO SANCIONATORIO CONTRACTUAL.................................................................... 105
1. MARCO NORMATIVO APLICABLE. .............................................................................................. 105
2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PARA LA ADOPCIÓN DE DECISIONES SANCIONATORIAS
CONTRACTUALES. .................................................................................................................................... 105
3. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO CONTRACTUAL. ........................................................... 106
3.2. CONSTITUCIÓN DEL EXPEDIENTE. ................................................................................... 107
3.3. LA PROPORCIONALIDAD Y RAZONABILIDAD DE LA DECISIÓN A ADOPTAR. ...... 107
3.4. FASE PRELIMINAR. ................................................................................................................ 107
3.5. DECISIÓN DE ARCHIVO ANTICIPADO. .............................................................................. 108
3.6. FASE DE DESCARGOS Y PROBATORIA........................................................................... 108
3.6.1. AUDIENCIA DE DESCARGOS.......................................................................................... 108
3.6.2. AUDIENCIA PROBATORIA. .............................................................................................. 109
3.7. FASE DE DECISIÓN. ............................................................................................................... 109
TÍTULO VI REGULACIONES ESPECIALES. .............................................................................................. 111
1. SECTOR EDUCACIÓN. .................................................................................................................... 111
1.1. CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO BAJO EL
SISTEMA DE EDUCACIÓN ÍNDIGENA PROPIA -SEIP. .................................................................. 111
1.1.1. DE LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN MATERIA
EDUCATIVA: PREVALENCIA DE SUS DERECHOS FUNDAMENTALES. ............................. 111
1.1.2. MARCO JURÍDICO APLICABLE AL SISTEMA GENERAL DE INSUFICIENCIA
EDUCATIVA. ...................................................................................................................................... 113
1.1.4. MARCO JURÍDICO APLICABLE AL SISTEMA EDUCATIVO INDÍGENA PROPIO -
SEIP-. 115
1.1.5. DETERMINACIÓN DE LOS VERBOS RECTORES DEL CRITERIO DE EXPERIENCIA
E IDONEIDAD..................................................................................................................................... 117
1.1.6. DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS JURÍDICOS DE REVISIÓN, ANÁLISIS Y
EVALUACIÓN. ................................................................................................................................... 120
1.1.7. CONTRATOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO. ............ 120
1.1.8. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
SERVICIO EDUCATIVO BAJO EL SISTEMA SEIP. .................................................................... 121
2. VARIOS SECTORES. ............................................................................................................................ 125
2.1. CONTRATACIÓN DE PRESTACIONES DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A
LA GESTIÓN CON PERSONAS NATURALES. ..................................................................................... 125
2.1.1. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA FORMACIÓN ACADÉMICA. ............................... 125
2.1.2. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA EXPERIENCIA PROFESIONAL. ........................ 126
2.1.3. PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS. ............................................................................................................................................. 128
2.2. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO. ..................................................................................... 129
2.3. CONTRATACIÓN CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO -ESALES-. ......................... 130
2.3.1. CONTRATOS DEL ARTÍCULO 355 CONSTITUCIONAL. ................................................. 131
2.3.2. PROCESO COMPETITIVO. .................................................................................................... 132
2.3.3. EXCEPCIONES PARA CONTRATAR CON LAS ESALES. .............................................. 132
2.3.4. CONTRATOS DE ASOCIACIÓN PREVISTOS EN LA LEY 489 DE 1998. ...................... 132
2.4. CONTRATOS CON COMPONENTES DE TRANSPORTE AÉREO DE CARGA Y DE
PERSONAL. ................................................................................................................................................. 133
2.5. URGENCIA MANIFIESTA. ........................................................................................................... 133
2.5.1. ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECLARA LA URGENCIA MANIFIESTA. ................... 134
2.5.2. OBJETOS CONTRACTUALES RESPECTO DEL CUAL RECAE LA URGENCIA
MANIFIESTA. .......................................................................................................................................... 135
2.5.3. CONTROL DE LA URGENCIA MANIFIESTA. ..................................................................... 135
2.5.4. PROCEDIMIENTO INTERNO. ................................................................................................ 135
2.6. LA CALAMIDAD PÚBLICA Y LOS DESASTRES. .................................................................. 137
2.6.1. ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECLARA LA CALAMIDAD PÚBLICA Y DESASTRES.
137
2.6.2. LA DECLARATORIA DE LA CALAMIDAD PÚBLICA Y DEL DESASTRE. ................... 137
2.6.3. OBJETOS CONTRACTUALES QUE SE PUEDEN EJECUTAR EN CALAMIDAD
PÚBLICA O DESASTRES..................................................................................................................... 138
2.6.4. PROCEDIMIENTO INTERNO APLICABLE. ......................................................................... 139
PARTE B- MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS ESTATALES. ............ 141
CAPÍTULO I- SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES........................................................ 141
1. SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES. ................................................................. 141
1.1. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO...................................................... 141
1.2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO. ..................... 142
1.3. FACULTADES DEL SUPERVISOR. ...................................................................................... 143
1.4. PROHIBICIONES APLICABLES A SUPERVISORES. ....................................................... 145
1.5. VARIACIÓN, REMOCIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.
146
1.5.1. REMOCIÓN Y/O VARIACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO. ....................... 147
1.5.2. MODIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. ......................................... 148
1.6. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR. .......................................................................... 149
CAPÍTULO II- INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS ESTATALES. ................................................ 149
2. INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS ESTATALES............................................................. 149
2.1. CONCEPTOS BÁSICOS. ........................................................................................................ 149
2.2. FACULTADES DEL INTERVENTOR. ................................................................................... 149
2.3. PROHIBICIONES APLICABLES A LOS INTERVENTORES. ........................................... 152
2.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR. ........................................................................ 153
2.5. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA INTERVENTORÍA. ........................................... 153
2.6. Seguimiento, control y vigilancia de los pagos ............................................................... 158
2.6.1. DIFERENCIA ENTRE PAGO ANTICIPADO Y ANTICIPO..................................................... 158
2.6.2. MANEJO DE ANTICIPO .......................................................................................................... 159
2.6.3. PAGOS PARCIALES ............................................................................................................... 159
TÍTULO VIII- ANEXOS Y FORMATOS. ........................................................................................................ 160
INTRODUCCIÓN.
Legalmente, el Manual de Contratación, conocido como procedimiento propio, tiene la finalidad de establecer
el flujo de procesos y procedimientos aplicables en materia de contratación en la entidad, situación ésta
ampliamente analizada y dispuesta por parte de Colombia Compra Eficiente.
No obstante lo anterior, y dentro de las apuestas institucionales, en un proceso propio de mejoramiento

institucional, se derivó la necesidad de establecer de manera integrada un Manual único que integrase
aquellas actividades, procesos y procedimientos inmersos de manera directa en los procesos de contratación
estatal que para el cumplimiento de los fines esenciales a su cargo desarrolla la Gobernación del
Departamento de Vaupés.
Bajo tales aspectos, este Manual Integrado de Contratación, Supervisión e Interventoría tiene la finalidad
específica de propender por dos objetivos institucionales (i) en primera medida, decantar lo que serían las
mejoras prácticas en materia de contratación estatal y, (ii) por otro lado, pretende establecer de manera
integrada en un único documento, las directrices y estándares procedimentales aplicables a la Gobernación
del Departamento de Vaupés en lo que le corresponde a la contratación estatal y sus temas íntimamente
conexos, como lo es la supervisión y la interventoría de los contratos, esto con la finalidad de lograr
procedimientos eficientes y eficaces en el desarrollo de las actividades institucionales en materia de
contratación estatal.
En ese sentido, y conforme a la multiplicidad de normas existentes, se estableció la necesidad de lograr una
actualización y materialización vía un único Manual Integrado, de los procesos y procedimientos aplicables
a la labor de contratación, de supervisión e interventoría.
Así las cosas, este Manual Integrado de Contratación, Supervisión e Interventoría, se debe entender como
una herramienta creada con la finalidad de permitir el desarrollo de unas mejores actividades contractuales
en la entidad bajo el cumplimiento de los principios aplicables al servicio público y a la contratación estatal
como lo son la eficiencia, la eficacia y la economía en los procedimientos internos, con el cumplimiento
estricto de la normatividad que sobre la materia existe, integrándose éste a su vez, con la responsabilidad
que le asiste a cada actor en los diversos procesos y procedimientos contractuales que se desarrollan.
Finalmente, el Manual Integrado de Contratación, Supervisión e Interventoría de la Gobernación del

Departamento de Vaupés se adopta con el fin de optimizar el desarrollo de la función administrativa en
materia contractual, en aras de una aplicabilidad jurídica e interna que evite cualquier tipo de incongruencia
practica y teórica en los diferentes aspectos que se generen dentro de esta actividad, especificando
detalladamente los procedimientos necesarios para cada modalidad de selección o contrato requerido.
CAPITULO I- ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA.
TÍTULO I- ASPECTOS GENERALES.
1. CLÁUSULA GENERAL DEL MANUAL.
En caso de existir incoherencia, incompatibilidad o trasgresión normativa de este manual respecto de las
normas del ordenamiento jurídico, se deberá dar aplicación preferente y completa a estas en lo que resulte
aplicable por encima de las disposiciones reguladas en este manual.
2. GLOSARIO.
Para los efectos del presente Manual, ténganse presentes las siguientes definiciones:
1) ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el Supervisor y el Contratista en el cual se estipula la

fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo, si así se
pactó en el contrato, sin que sea exigible en tanto no es un requisito de ejecución determinado por
la ley, sino que lo es para la debida gestión documental contractual.
2) ACTAS PARCIALES: En este escrito se dejan registrados el reconocimiento cuantificado de los

avances de ejecución del objeto contratado y es el documento soporte para el pago escalonado o
parcial establecido en el respectivo contrato.
3) ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento por medio del cual la Entidad y el Contratista acuerdan
la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito o de
interés público general, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden su ejecución.
4) ACTA DE REINICIO: Documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato
por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena el reinicio de las
actividades contractuales. Este documento será firmado por parte del Supervisor del contrato como
representante de la entidad contratante y el contratista. Para todos los efectos, con la suscripción
de esta, el contratista se obliga a mantener vigentes las garantías para la mitigación de riesgos.
5) ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los datos

referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios
objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con
observaciones.
6) ACTA DE TERMINACIÓN: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el contratista

en el cual se deja constancia de la terminación del contrato.
7) ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el contratista, que
constituye el balance final o ajuste de cuentas, entre la Gobernación del Departamento de Vaupés
y el particular contratista,con miras a finiquitar la relación jurídica que surge de la suscripción del
contrato.
8) ACTA DE MODIFICACIÓN: Documento suscrito entre el Ordenador del Gasto y el contratista, cuya
finalidad es modificar el contrato en lo que respecta a:
8.1) Adición del contrato: es el acuerdo que modifica un contrato vigente, con el fin de aumentar su
valor, esto dentro de los límites legalmente establecidos.
8.2) Prórroga del contrato: La prórroga es el acuerdo que modifica el plazo contractual, con el
objeto de aumentarlo.
8.3) Mayores y menores cantidades: es el acuerdo que se realiza para la modificación de las
actividades pactadas en el contrato con afectación o no del valor del contrato.
8.4) Modificación del contrato: es el acuerdo mediante el cual se modifica alguna cláusula del
contrato.
9) ACTA ACLARATORIA: Documento suscrito entre el Ordenador del Gasto y el contratista, o de

manera unilateral de la entidad, cuya finalidad es aclarar o corregir algún yerro de alguna cláusula,
documento o disposición contractual. Este no implica modificación del contrato o de los documentos
contractuales.
10) ACUERDOS MARCO: Son una herramienta para que el Estado agregue demanda y centralice
decisiones de adquisición de bienes, obras o servicios. El Acuerdo Marco de Precios es un contrato
entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la
identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo
mínimo de entrega, así́ como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse
al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante
una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una
orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.
11) ADENDA: Documento que aclara o modifica el pliego de condiciones, la invitación u otros
documentos que conformen las bases de la contratación de un proceso de selección.
12) RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: Es el Acto Administrativo motivado por medio del cual, una
vez agotados todos los procesos y procedimientos competitivos de contratación, se lleva a cabo la
escogencia del contratista que tenga mayor puntaje y esté en primer lugar en el orden de
elegibilidad, determinando el adjudicatario a quien corresponde ejecutar el objeto del proceso de
contratación. Esto solo aplica para procesos de selección como licitación pública, subasta inversa,
concurso de méritos, selección abreviada.
13) ADJUDICATARIO: Es el proponente que resulta favorecido, una vez agotados todos los procesos
y procedimientos competitivos de contratación, con la adjudicación de un proceso de selección
competitivo.
14) ANTICIPO: Es un adelanto o avance del precio del contrato destinado a apalancar el cumplimiento
de su objeto, de modo que los recursos girados por dicho concepto solo se integran al patrimonio
del contratista en la medida que se cause su amortización mediante la ejecución de actividades
programadas del contrato.
15) APODERADO: Persona que actúa en nombre y representación de otra persona, quien puede
comprometerlo, respecto a quien se le otorga poder en los términos determinados en el Código
General del Proceso -Ley 1564 de 2012- o norma que le sea aplicable.
16) BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN

UTILIZACIÓN: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia
de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos, que generalmente son requeridos por las Entidades y ofrecidos
masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de
prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere.
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que
simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del
servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de
la Entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.
17) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP: Documento que emite el

responsable del presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces como autorizado para ese efecto.
Este certificado garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación
para la adopción de los compromisos que se derivarán de la celebración del contrato. Este
documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se
efectúa el correspondiente el registro presupuestal.
18) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS -CDR: Documento que emite el Consorcio

FIA o quien administre los recursos de agua potable y saneamiento básico. Este certificado
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adopción
de los compromisos que se derivarán de la celebración del contrato. Este documento afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el
correspondiente registro presupuestal.
19) CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación presupuestal mediante la cual

se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta
no sea destinada a otro fin. De esta operación se genera un certificado.
20) COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: es una unidad administrativa especial denominada Agencia
Nacional de Contratación Publica creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011, como
una entidad descentralizada de la rama ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera adscrita al Departamento Nacional de
Planeación.
21) CONSORCIO: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta
para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas
y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las
actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato,
afectaran a todos los miembros que lo conforman.
22) CONTRATO: El contrato es un acuerdo de voluntades de dos o más partes para constituir, regular
o extinguir entre ellas una relación jurídica patrimonial, y salvo estipulación en contrario, se
entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que se suscriba
el mismo o el oferente reciba la aceptación de la propuesta.
24.1.) Contrato de arrendamiento: (Art. 1973 Código Civil). El arrendamiento es un contrato en

que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar
una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
24.2) Contrato de consultoría: (Numeral 2, Art. 32 Ley 80 de 1993). Son contratos de consultoría
los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre-factibilidad o factibilidad para programas o
proyectos específicos, así́ como, las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son
también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de
obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y
proyectos.
24.3) Contrato de compraventa: (Art. 905 Código de Comercio). La compraventa es un contrato

en que una de las partes se obliga a trasmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero.
El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.
24.4) Contrato de concesión: (Numeral 4, Art. 32 Ley 80 de 1993). Son contratos de concesión
los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada
concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un
servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien
destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la
adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y
bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede
consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la
explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra
modalidad de contraprestación que las partes acuerden.
24.5) Contrato de encargo fiduciario y de fiducia pública: (Numeral 5, Art. 32 Ley 80 de 1993).
Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades fiduciarias
autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la administración o el manejo de
los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Los encargos fiduciarios y los
contratos de fiducia pública solo podrán celebrarse por las entidades estatales con estricta sujeción
a lo dispuesto en el Estatuto de la Contratación Pública, únicamente para objetos y con plazos
precisamente determinados. En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar
en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del
encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo a los rendimientos del
fideicomiso, salvo que estos se encuentren presupuestados.
24.6) Contrato de obra: (Numeral 1, Art. 32 Ley 80 de 1993). Son contratos de obra los que
celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para
la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecución y pago.
24.7) Contrato de prestación de servicios: (Numeral 3, Art. 32 Ley 80 de 1993). Son contratos
de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades
relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán
celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de
planta o requieran conocimientos especializados.
23) PAGO ANTICIPADO: Es un pago efectivo del precio de forma que los recursos se integran al
patrimonio del contratista desde su desembolso.
24) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: cláusula contractual de contenido patrimonial, fijada por los
contratantes, de ordinario con la intención de indemnizar anticipadamente al acreedor por el
incumplimiento o por el cumplimiento defectuoso de una obligación. No obstante lo anterior, la
entidad puede determinar y perseguir mayores valores que no estén cubiertos por esta cláusula.
25) CLÁUSULA Y PODERES EXCEPCIONALES Y/O EXORBITANTES: son potestades unilaterales

que tienen las Entidades públicas en su actividad contractual, a saber: Interpretación, Modificación,
Terminación Unilateral y Caducidad, sujeción a normas nacionales y, en los contratos de concesión,
la Reversión. Se ha reconocido por la jurisprudencia del Consejo de Estado que son poderes
excepcionales la imposición de multa, la declaratoria de incumplimiento con ánimo de hacer exigible
la garantía y la cláusula penal pecuniaria.
26) COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR: Este Comité es el competente para para evaluar las ofertas y
las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación estatal que se efectúe por
convocatoria pública (Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos), a excepción
del Proceso de Mínima Cuantía y de los procesos que se deban tramitar por disposición legal o de
las condiciones de este bajo la modalidad de contratación directa. Los miembros del comité están
sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses establecidas en la
Constitución Política de 1991, así como en la Ley 89 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en el Decreto
1082 de 2015 y norma que resulte aplicable.
27) COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO: Comité competente para establecer las políticas de
orientación de la contratación del ente territorial, y de control y vigilancia del cumplimiento de tales
políticas.
28) COMITÉ DE RECLAMACIONES Y DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Comité competente para

conocer de las reclamaciones que en materia de contratación administrativa sean efectuadas por
los contratistas.
29) COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES: Comité asesor y

de instancia consultiva y de revisión de la liquidación de los contratos estatales que para tal efecto
dispongan los sectores, sin que ello implica el traslado de la función y competencia de los
supervisores de los contratos, ni de los sectores mismos.
30) COMPENSACIÓN: Modo de extinguir las obligaciones, la cual opera por el solo ministerio de la ley
y aun sin conocimiento de los deudores; ambas deudas se extinguen recíprocamente hasta la
concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra reúnen las siguientes condiciones:
(i) Que sean ambas de dinero y de cosas fungibles o indeterminadas de igual género y calidad, (ii)
Que ambas deudas sean líquidas y (iii) Que ambas sean actualmente exigibles.
31) CONTRATANTE: Refiere de manera exclusiva a la Gobernación del Departamento de Vaupés.
32) CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que
individualmente o en conjunto con otras, bajo la modalidad de consorcio, unión temporal, promesa
de sociedad futura, o sociedad con objeto único, se obliga u obligan con el cumplimiento de la
ejecución de un contrato, según las especificaciones del objeto del mismo, a cambio de una
contraprestación.
33) CALIFICACIÓN: Acto mediante el cual el Departamento de Vaupés, evalúa y asigna los puntajes a
las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.
34) CAPACIDAD RESIDUAL O K DE CONTRATACIÓN: Es la aptitud de un oferente para cumplir

oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos
contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.
35) CATÁLOGO PARA ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Es la ficha que contiene: (a) la lista de
bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo
Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
36) CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas

para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
37) CRONOGRAMA: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos
para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a
cabo, e cual está sujeto a cambios mediante adendas.
38) DÍAS CORRIENTES O CALENDARIO: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se
trata o no de un día hábil.
39) DÍAS HÁBILES: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, sin
perjuicio de la potestad de la administración para declarar días hábiles en materia de contratación
estatal, los días sábados. Excluyendo los fines de semana y los días feriados determinados en la
Ley.
40) DOCUMENTOS DEL PROCESO: Son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de
convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe
de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el
Proceso de Contratación.
41) ENTIDAD ESTATAL: Cada una de las entidades a) que trata el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, b)
a las que se refiere los artículo 10, 14 (Artículo modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011)
y 24 de la Ley 1150 d 2007) y 24 de la Ley 1150 de 2007, C) aquellas que por disposición de ley
deba aplicar la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 o las normas que la modifiquen, aclaren,
adicionen o sustituya
42) ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los Estudios y documentos previos son el soporte para
elaborar el proyecto de pliegos, los Pliegos de Condiciones, y el Contrato. Deben permanecer a
disposición del público durante todo el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los
elementos requeridos por el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, además de los indicados
para cada modalidad de selección.
43) ETAPAS DEL CONTRATO: Son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo
en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad
Estatal para estructurar las garantías del contrato.
44) GRANDES SUPERFICIES: Son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo
masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
45) INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de

las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por el Departamento
de Vaupés.
46) INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor
o el supervisor del contrato dan cuenta al Departamento de Vaupés sobre las situaciones que se
presenten durante la ejecución del contrato.
47) INTERVENTOR: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución
del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o, por el contrario, cuando hay
dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas
incumplidos.
48) LANCE: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.
49) LANCES VÁLIDOS: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de diferencia.
50) MARGEN MÍNIMO: Es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el
valor del lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor de la puja, el cual puede
ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
51) MIPYME: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
52) MULTA: Constituye una obligación de pagar una suma de dinero por el incumplimiento parcial del
contrato.
53) PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un
periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o
presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.
54) PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74
de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, y el plan de compras
al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las
Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
55) RIESGO: Evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución del contrato.
56) RIESGO IMPREVISIBLE: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión,
es decir el acontecimiento de su ocurrencia.
57) RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato
y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación
de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
58) RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta
específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
59) RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los
interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
60) SERVICIOS NACIONALES: Son los servicios prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación
colombiana.
61) SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3º de la
Ley 1150 de 2007.
62) SMMLV: Es el salario mínimo mensual legal vigente.
63) SUBASTA INVERSA: Certamen presencial o electrónico en el cual cada participante realiza lances
sucesivos mediante los cuales reduce su precio en favor de la administración. Dicho certamen
concluye cuando existe un menor valor definitivo.
64) URGENCIA MANIFIESTA: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la

operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en forma
inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones
inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarará
mediante acto administrativo motivado.
65) VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas de conformidad con

la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y
contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas
para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe
suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página
Web de la entidad.
3. PRINCIPIOS.
Toda la contratación de la Gobernación del Departamento de Vaupés debe tener en consideración los fines
y principios previstos en la Constitución Política, y en las leyes, así como las demás normas que las
adicionen, modifiquen, reglamenten o sustituyan, los mandatos de buena fe, igualdad, buena administración,
eficiencia y transparencia.
Así mismo, se desarrollan de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, la gestión
fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables las normas que regulan la conducta de
los servidores públicos, régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conflictos de interés, y los principios
generales del derecho. Es por esto, que las actuaciones de quienes intervengan en el Proceso de
Contratación de la Entidad, se desarrollen de acuerdo a los principios ya definidos normativa y
jurisprudencialmente, así:
3.1. PRINCIPIO DE PLANEACION.
Es necesario que previamente a la contratación se haya realizado un proceso de planificación y la decisión

de contratar se justifique adecuadamente, lo cual inicia con el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). En esa
medida, con base en el principio de planeación, con anterioridad al inicio del proceso de selección, la entidad
debe identificar claramente qué requiere y para qué lo requiere.
En cumplimiento de este mandato las entidades deben soportar la contratación con los estudios previos que
sean requeridos, se debe contar con la disponibilidad de recursos y se debe definir con claridad el mecanismo
y las condiciones para escoger el contratista, y en términos generales, el proyecto debe estar suficientemente
madurado para adelantar la contratación y debe evitarse la improvisación o la falta de claridad respecto de
la mejor manera de satisfacer la necesidad.
3.2. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.
Se refiere a la etapa de formación del contrato y busca la imparcialidad, la igualdad de oportunidades, la

publicidad, el debido proceso y la selección objetiva de los contratistas, aún en la adjudicación directa. Bajo
este principio, la ley establece que la escogencia del contratista deberá efectuarse a través de la licitación
pública, salvo las excepciones legales.
El Proceso de Contratación debe propender por la trazabilidad de todo el proceso de compras y

contrataciones, por lo tanto, se hace necesario establecer parámetros claros sobre la imparcialidad, la
igualdad de oportunidades, la publicidad, el debido proceso y la selección objetiva de los contratistas,
incluyendo el adecuado manejo de comunicaciones con los interesados en los procesos, manejo de
publicación oportuna y herramientas para hacerlo, escogencia del contratista a través de procedimientos de
competencia pública (salvo las excepciones que la ley considera razonables por el tipo de contratos) entre
otras.
El proceso contractual debe dar la oportunidad de conocer, formular observaciones y controvertir las
actuaciones. Las actuaciones de los funcionarios de la Gobernación del Departamento de Vaupés en los
procesos contractuales serán públicas lo mismo que los expedientes.
A las personas que demuestren interés legítimo se les suministrará, a su costa, copia de las actuaciones y
propuestas recibidas, respetando la reserva de patentes, procedimientos y privilegios, según lo establecido
por la ley al respecto.
Los pliegos de condiciones deberán contener requisitos necesarios, reglas objetivas, justas, claras y
completas; condiciones sobre costos y calidad de los bienes, obras y servicios.
Los actos administrativos que se expidan en el proceso contractual, incluidos el acto de adjudicación y la
declaratoria de desierto, se motivarán en forma detallada y precisa.
Con este propósito, el funcionario o contratista competente dispondrá lo necesario para que en el proceso
de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro de la
respectiva actuación, los cuales quedaran a disposición del interventor o supervisor del contrato para su
correspondiente revisión.
3.3. PRINCIPIO DE ECONOMÍA.
De acuerdo con el principio de economía, los procesos de selección deberán estructurarse de tal manera
que únicamente se tengan que surtir las etapas estrictamente necesarias y responderán a términos y plazos
perentorios, asegurando el uso de la menor cantidad de recursos. Previamente al inicio del proceso de
selección, La Gobernación del Departamento de Vaupés deberá asegurarse de contar con las partidas
presupuestales necesarias y estudios previos que permitan establecer el objeto a contratar.
3.4. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD.
La responsabilidad de los servidores públicos por las omisiones o actuaciones antijurídicas podrá ser civil,
fiscal, penal o disciplinaria, teniendo en cuenta además que deberán indemnizar los daños que causen por
su descuido o negligencia; de igual manera responderán los contratistas, asesores, consultores e
interventores que participen en los procesos de contratación por las conductas dolosas o culposas en que
incurran en su actuar contractual o precontractual. Los servidores públicos responderán por sus actuaciones
y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.
Este principio busca que todos los intervinientes en la actividad contractual lo hagan dentro del marco legal,
en cumplimiento de los deberes y obligaciones que le corresponde a cada cual, sin la predisposición de
causar daño y con la diligencia y cuidado que es exigible en un ámbito como la contratación pública que
predica por el interés general.
La Entidad y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber
elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños,
estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o estudios
previos hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o
decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos.
Desde la óptica del contratista, aplica este principio para cualquier acto que vaya en contra de la adecuada
ejecución del contrato (tanto en la etapa de selección, ejecución y liquidación), pueden sufrir consecuencias
no sólo económicas (fiscales o contractuales) sino también penales en caso de actuar de mala fe en contra
del interés público.
3.5. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA.
En materia de contratación estatal es imperante que la escogencia de la mejor oferta para la entidad se haga
dándole primacía al interés general sobre el particular. Así, las diferentes propuestas u opciones que ofrecen
los particulares deben ser evaluadas de acuerdo con parámetros objetivos para los fines que persigue el
Estado en su contratación.
Este principio guarda una estrecha relación con el principio de libre concurrencia de los interesados, que
implica la posibilidad de estos de acceder e intervenir en el proceso de selección y la imposibilidad para la
Administración de establecer, sin justificación legal alguna, mecanismos o previsiones que conduzcan a la
exclusión de potenciales oferentes.
Bajo la óptica de este principio debe escogerse la modalidad de selección que sea más adecuada al objeto,
causal y/o cuantía según se trate, de manera que se garantice la escogencia de la oferta que brinde las
mejores condiciones para la entidad.
En los pliegos de condiciones se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en el
correspondiente proceso de selección, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan
la confección de ofrecimientos de la misma índole. En todo caso dichos requisitos deben ser adecuados y
proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
3.6. PRINCIPIO DE IGUALDAD DE LOS PROPONENTES.
Las personas que intervienen en la contratación de la Gobernación del Departamento de Vaupés respetarán
los derechos de todos los proponentes, participantes y contratistas en los procesos de selección o en los
trámites contractuales previstos en este Manual, sin ninguna discriminación y verificarán que se permitan las
mismas oportunidades para todos sin ningún tipo de distinción.
3.7. PRINCIPIO DE LEGALIDAD.
A quienes intervienen en la contratación de la entidad sólo les está permitido hacer aquello que la ley
expresamente les autorice. En la práctica, esto se traduce en que los procesos de selección deben seguir un
procedimiento establecido por las normas, sin que la entidad cuente con la posibilidad de desconocerlas de
manera discrecional. Así, las bases de cada proceso contractual deben ser claras y previas, cerrando todos
los espacios a la subjetividad y de arbitrariedad.
3.8. PRINCIPIO DE SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL.
En todo contrato y proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En

consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos
que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los
factores de escogencia establecidos por la Gobernación del Departamento de Vaupés en el pliego de
condiciones.
En ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables
en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la asignación de puntaje
la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad
al cierre del proceso.
3.9. PRINCIPIO DE CELERIDAD.
Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios y contratistas, como un
medio para agilizar las decisiones, y para que los trámites de contratación se cumplan oportunamente, con
eficiencia y eficacia, de manera que se dé impulso oficioso a todos los trámites, y se evite la dilación
injustificada en la atención de los mismos.
3.10. PRINCIPIO DEL MANTENIMIENTO DE LA ECUACIÓN CONTRACTUAL.
En los contratos estatales se deberá mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones
surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe
por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las
medidas necesarias para su restablecimiento; para efectos adoptar las medidas que permitan establecer en
el menor tiempo la ecuación contractual, las partes suscribirán los acuerdos y pactos necesarios sobre
cuantía, condiciones y forma de pago de gastos adicionales, reconocimientos de costos financieros e
intereses, si a ello hubiere lugar, ajustando dichas circunstancias a las disponibilidades presupuestales.
3.11. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO.
Se otorgará oportunidad para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, así como
para formular observaciones, contradecir las decisiones de la entidad y contar con etapas que permitan
ejercer el derecho de defensa y contradicción.
La Entidad deberá dar respuesta a todas las observaciones que se alleguen en el marco del Proceso de
Contratación, para ello deberá atender con suficiencia la totalidad de comunicaciones que radiquen los
particulares y responder de manera motivada y con suficiencia los requerimientos enviados.
3.12. PRINCIPIO DE VIGILANCIA Y CONTROL.
Todos los contratos de la entidad deberán contar con mecanismos de control y Vigilancia permanente, los
cuales serán eje fundamental de la efectividad de las finalidades de la compra bajo criterios de adecuada
escogencia del supervisor o interventor, responsabilidad, buena administración y trabajo armónico entre
dependencias.
No podrán ejecutarse contratos sin la vigilancia y control idóneo, ya sea en cabeza de la Supervisión y/o
Interventoría. Por lo tanto, el Supervisor y/o Interventor será responsable de administrar adecuadamente el
contrato en la etapa de ejecución y liquidación.
3.13. PRINCIPIO DE EFICIENCIA.
En los procedimientos administrativos contractuales de la Gobernación del Departamento de Vaupés, los

ejecutores de los procesos contractuales, tendrán en cuenta que los procedimientos que se utilicen deben
adelantarse en el menor tiempo y con la mayor optimización de recursos posibles. Los recursos destinados
para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
3.14. PRINCIPIO DE CELERIDAD.
Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios y contratistas, como un
medio para agilizar las decisiones, y para que los trámites de contratación se cumplan oportunamente, con
eficiencia y eficacia, de manera que se dé impulso oficioso a todos los trámites, y se evite la dilación
injustificada en la atención de los mismos.
3.15. PRINCIPIO DE EFICACIA.
Debe tenerse en cuenta que los procesos contractuales deben lograr su finalidad, evitando exigencias
formales que obstaculicen los procedimientos.
3.16. PRINCIPIO DE LA BUENA FE.
Las actuaciones en los procedimientos contractuales en todas sus etapas deberán orientarse por los
postulados de buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los servicios públicos y
contratistas de la Gobernación del Departamento de Vaupés, y quienes participen y contraten con la entidad
TÍTULO II- ASPECTOS INSTITUCIONALES GENERALES.
1. ORDENACIÓN DEL GASTO Y DELEGACIÓN DE COMPETENCIA EN MATERIA DE

CONTRATACIÓN ESTATAL.
Para todos los efectos legales, la ordenación del gasto se encuentra en cabeza del Representante Legal de
la entidad, esto es, el Gobernador del Departamento de Vaupés, conforme a las disposiciones
constitucionales contenidas en el numeral 1 y 2 del artículo 305 constitucional, así como en lo dispuesto en
el Decreto Ley 111 de 1996, y en los términos aplicables conforme el literal b) del artículo 11 de la Ley 80 de
1993.
No obstante, y para efectos de permitir que el procedimiento contractual se realice bajo parámetros de
celeridad, eficiencia y eficacia, en los términos previstos en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 será
procedente la delegación “total o parcial” de la competencia para celebrar contratos, sin que ello implique
que los “los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la
delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual”.
Para efectos de este manual de contratación, se tendrán delegadas las funciones y competencias para
suscribir contratos y ordenar el gasto, así,
Directivo/Etapa Modalidad de Precontractual Contractual Poscontractual

selección
Gobernador del Contratación Directa N.A Tendrá la competencia Tendrá la competencia
Departamento de (Convenios y/o para la suscripción de para liquidar aquellos
Vaupés contratos aquellos contratos que contratos que por su
interadministrativos), por su connotación o connotación o condición
que por su relevancia condición deban ser deban ser suscritos por
y/o connotación deben suscritos por el el Representante Legal
ser suscritos por el Representante Legal de la Entidad.
Representante Legal de la Entidad.
de la Entidad.
Gobernador del Licitación Pública Se delegan en los Tendrá la competencia Tendrá la competencia
Departamento de Secretarios de exclusiva para para liquidar bilateral y
Vaupés Despacho y Directores suscribir los contratos unilateralmente los
Administrativos, para la que deriven de contratos
suscripción de los procesos de licitación correspondientes a
documentos y pública. procesos de licitación
actividades pública.
correspondientes a la Así, tendrá la
etapa precontractual de competencia exclusiva
los procesos de para suscribir:
licitación pública, con prórrogas de contratos,
excepción de los adiciones
siguientes documentos: contractuales,
mayores y menores
1) Acto cantidades,
administrativo de modificaciones
revocación de acto contractuales, actos de
administrativo de interpretación de
apertura de cláusulas
proceso de contractuales, y demás
selección. actuaciones que
2) Acto deriven de
administrativo de potestades/cláusulas
adjudicación. exorbitantes conforme
3) Acto la norma que resulte
administrativo de aplicable.
declaratoria de
desierto del
proceso
contractual.
Secretarios de Selección Abreviada Podrán suscribir, según Podrán suscribir los Podrán suscribir las
Despacho y de Menor Cuantía. el sector respecto del contratos derivados de liquidaciones, bilateral
Directores cual pertenezca la la modalidad de como unilateral, de los
Administrativos necesidad, las selección contratos
actuaciones correspondiente. correspondiente a esta
precontractuales en su modalidad de selección.
totalidad. Así mismo, tendrán la
competencia para
suscribir: prórrogas de
contratos, adiciones
contractuales,
mayores y menores
cantidades,
modificaciones
contractuales, actos de
interpretación de
cláusulas
contractuales, y demás
actuaciones que
deriven de
potestades/cláusulas
exorbitantes conforme
la norma que resulte
aplicable.
Secretarios de Selección Abreviada Podrán suscribir, según Podrán suscribir los Podrán suscribir las
Despacho y por Subasta Inversa el sector respecto del contratos derivados de liquidaciones, bilateral
totalidad. De tal forma, tendrá la
competencia para
contractuales,
mayores y menores
cantidades,
modificaciones
interpretación de
cláusulas
actuaciones que
deriven de
aplicable.
Secretarios de Concurso de Méritos Podrán suscribir, según Podrán suscribir los Podrán suscribir las
Despacho y el sector respecto del contratos derivados de liquidaciones, bilateral
totalidad. Así, tendrá la
competencia para
contractuales,
mayores y menores
cantidades,
modificaciones
interpretación de
cláusulas
actuaciones que
deriven de
aplicable.
Secretarios de Mínimas Cuantías Podrán suscribir, según Podrán suscribir los Podrán suscribir las
Despacho y el sector respecto del contratos derivados de liquidaciones, bilateral
totalidad. Así mismo, tendrá la
competencia para
contractuales,
mayores y menores
cantidades,
modificaciones
interpretación de
cláusulas
actuaciones que
deriven de
aplicable.
Secretarios de Contratación Directa Podrán suscribir, según Podrán suscribir los Podrán suscribir las
Despacho, el sector respecto del contratos derivados de liquidaciones, bilateral
Directores y cual pertenezca la la modalidad de como unilateral, de los
Directores necesidad, las selección contratos
Administrativos actuaciones correspondiente. correspondiente a esta
totalidad. Así, tendrá la
competencia para
contractuales,
mayores y menores
cantidades,
modificaciones
interpretación de
cláusulas
actuaciones que
deriven de
aplicable.
1.1. CASO EXCEPCIONAL: PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS.
Jurídicamente los Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y
Saneamiento -PDA-, pueden ser manejados directamente por parte de los Departamentos o por parte de las
Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios que para tal efecto sean creadas conforme la Ley 142 de 1994.
Dentro de la estructura operativa de los Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios
de Agua y Saneamiento -PDA-, se tiene una estructura basada en un Gestor, y un Comité Directivo, el cual
se encuentra compuesto conforme lo establece el artículo 2.3.3.1.2.4 del Decreto No 1077 de 2015, en el
que participa como parte del Comité Directivo el Gobernador Departamental.
Conforme lo dispone el artículo 1° del Decreto No 1425 del 6 de agosto de 2019 que subrogó el capítulo 1
del título 3 de la parte 3 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio
-Decreto No 1077 del 26 de marzo de 2015; se establece que el gestor (artículo 2.3.3.1.2.2. del Decreto No
1077 de 2015) es “el responsable de la gestión, planeación, implementación, ejecución de los Planes
Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento (PDA) y los asuntos
relacionados con agua potable y saneamiento básico en el departamento”, teniendo como funciones en los
siguientes componentes: “ i) aseguramiento de la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento
básico, ii) gestión social, iii) infraestructura, ambiental, gestión del riesgo, iv) planeación, v) jurídica, vi)
administrativa y vii) financiera”.
Tal como lo señala el artículo 2.3.3.1.2.3 del Decreto No 1077 de 2015, los Gestores tienen a su cargo un
total de 17 actividades a realizar.
En el Departamento de Vaupés, opera un Plan de Departamental de Aguas, el cual hace parte integral de la
estructura orgánica de la Gobernación Departamental de Vaupés, esto conforme a la Ordenanza
Departamental No 020 de 2020, estando adscrito al Despacho del Gobernador Departamental de Vaupés.
Entonces, y conforme a la estructura administrativa planteada en el Departamento de Vaupés, se tiene que

el Gobernador Departamental de Vaupés tiene una doble funcionalidad, es decir, es para todos los efectos
es Gestor del Plan Departamental para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento -
PDA-, y es a su vez, miembro del Consejo Directivo, situación que impone la existencia de una
incompatibilidad legal por el ejercicio de dos funciones administrativa y jurídica a la vez.
En lo que respecta a las incompatibilidades, jurídicamente estas son comprendidas como la “imposibilidad
jurídica de coexistencia de dos actividades”, y tienen la finalidad de “asegurar el ejercicio regular de la función
pública”, tal como lo señala el Consejo de Estado. Sala Plena de lo Contencioso Administrativo. Sentencia
del 9 de mayo de 1971; estándose que la Constitución Política de 1991, en su artículo 128 y 129 señalan
que los servidores públicos solo pueden ejercer un empleo público y por ende una única función pública que
sea del resorte de su cargo, lo cual inclusive ha sido así desarrollado mediante el artículo 19 de la Ley 4 de
1992, y el literal b del artículo 1 del artículo 39 de la Ley 734 de 2002; y ha sido así inclusivamente
comprendido por parte de la Corte Constitucional en la Sentencia C-349 de 1994, considerándose que las
incompatibilidades tienen “como función primordial preservar la probidad del servidor público en el
desempeño de su cargo, al impedirle ejercer simultáneamente actividades o empleos que eventualmente
puedan llegar a entorpecer el desarrollo y buena marcha de la gestión pública.”.
De esto, y en aras de dar corrección a la situación jurídica de la duplicidad de funciones a cargo del
Gobernador del Departamento de Vaupés, que se considera pertinente jurídicamente, así como necesario,
y admisible que las funciones de Gestor, tanto a nivel administrativo como de contratación estatal conforme
a las normas y procedimientos de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, y de las consagradas
en el Decreto No 1077 de 2015 subrogado por el artículo 1° del Decreto No 1425 del 6 de agosto de 2019 y
demás aplicables, sean delegadas en su totalidad al Director Administrativo del Plan Departamental de
Aguas.
De esto, entonces, se procede a considerar la delegación total de funciones, tanto de gestor como de
ordenador de gasto y en materia de contratación estatal al Director Administrativo del Plan Departamental
de Aguas – PDA del Departamento de Vaupés, cargo del Director Administrativo del Plan Departamental de
Aguas, de libre nombramiento y remoción, adscrito al Despacho del Gobernador Departamental de Vaupés
conforme el Decreto Departamental No 337 de 2020 o norma que lo adicione, modifique, derogue, subrogue,
y demás; desde el 30 de marzo de 2020 y hasta el 31 de diciembre de 2023, para la ejecución de las
competencias y facultades administrativas que para tal efecto sean consagradas en el Decreto Único
Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio -Decreto No 1077 del 26 de marzo de 2015, o norma
que lo adicione, modifique, derogue, subrogue, y demás; así como para que actúe como ordenador de gasto
en materia de contratación estatal, independiente de la modalidad de selección, tipo de contrato y cuantía
conforme a la Ley 80 de 1993, y demás normas de contratación estatal que resulten aplicables, tanto en la
etapa precontractual, contractual y poscontractual.
Nivel Facultades delegadas Facultades delegadas

Director Administrativo del Plan Para actuar como Gestor del Plan Para actuar como ordenador del
Departamental de Aguas, de libre Departamental de Aguas gasto y suscribir actos, actuaciones
nombramiento y remoción, adscrito y contratos independiente de la
al Despacho del Gobernador del modalidad de selección, tipo de
Departamento de Vaupés. contrato y cuantía conforme a la Ley
80 de 1993, y demás normas de
contratación estatal que resulten
aplicables, tanto en la etapa
precontractual, contractual y
poscontractual.
2. COMITÉS PARA LA ACTIVIDAD DE CONTRATACIÓN ESTATAL APLICABLE EN EL

DEPARTAMENTO DE VAUPÉS.
2.1. COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL.
1) OBJETO DEL COMITÉ: Será el competente para establecer las políticas de orientación de la
contratación del ente territorial, y de control y vigilancia del cumplimiento de tales políticas.
2) CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: estará conformado obligatoriamente por:

1) El/la Gobernador (a) del Departamento de Vaupés, o quien haga sus veces, quien lo presidirá
2) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y
Judiciales, o quien haga sus veces, quien será el/la Secretario (a) Técnico (a).
3) El/la Director (a) del Departamento Administrativo de Planeación Departamental, o quien haga
sus veces.
4) El/la Secretario (a) de Hacienda Departamental, o quien haga sus veces.
5) El Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión, o quien haga sus veces.
Así, serán invitados, según la situación particular, los Directivos de cada sector/dependencia y sus
equipos de apoyo profesional y de apoyo a la gestión cuando existan situaciones de urgencia
manifiesta que deban ser declaradas.
3) ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ: Son atribuciones y competencias del Comité
1) Definir las políticas tendientes a lograr mayor eficiencia en los procesos de selección
contractual.
2) Realizar seguimiento y evaluación al cumplimiento de las políticas y procedimientos
establecidos en materia de contratación administrativa.
3) Recomendar la adopción del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con el plan de
necesidades, la distribución de las partidas asignadas en el presupuesto de ingresos y gastos
y el plan anual de caja, estableciendo la programación y planeación para la adquisición de
bienes y servicios, de acuerdo con las necesidades y el orden de prioridades de la entidad.
4) Hacer seguimiento y valoración al Plan de Adquisiciones, Bienes y Servicios.
5) Orientar las políticas presupuestales que deban adelantarse en el marco de la eficiencia de la
contratación de la entidad.
6) Orientar las posiciones o medidas jurídicas que deban adelantarse en el marco de la eficiencia
de la contratación de la entidad.
7) Identificar las deficiencias que se detecten en los procesos de contratación de la entidad, y
establecer las políticas que orienten a su mejoramiento.
8) Fijar políticas para la estructuración de los pliegos de condiciones, según las experiencias
exitosas en la materia.
9) Recomendar la conveniencia de solicitar la autorización para comprometer vigencias futuras en
la contratación.
10) Decidir sobre la conveniencia de suspender procesos de convocatoria pública o la revocación
de los actos administrativos de apertura.
11) Estudiar los controles de advertencia u observaciones que emitan los entes de control en
materia de contratación administrativa, y orientar las respuestas y medidas que deban
implementarse para las correcciones respectivas; esta competencia incluye la elaboración de
planes de mejoramiento, y su seguimiento.
12) Recomendar la declaratoria de urgencia manifiesta.
4) REUNIONES DEL COMITÉ: El comité se reunirá ordinariamente por lo menos tres (3) veces al año,
y extraordinariamente por iniciativa del Gobernador cuando las circunstancias así lo ameriten.
5) DECISIONES: Las decisiones que adopte el Comité o de aquellas que implican el ejercicio de sus
atribuciones se adoptarán con la aprobación de la mitad más 1 de sus miembros, previa existencia
del respectivo quorum que consistirá en la asistencia de la mitad más 1 de sus miembros obligatorios;
las cuales se adoptarán mediante acto administrativo según corresponda.
2.2. COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR.
1) OBJETO DEL COMITÉ: Será el competente para para evaluar las ofertas y las manifestaciones de
interés para cada proceso de contratación estatal que se efectúe por convocatoria pública (Licitación
Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos), a excepción del Proceso de Mínima Cuantía y
de los procesos que se deban tramitar por disposición legal o de las condiciones de este bajo la
modalidad de contratación directa.
Los miembros del comité están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de
intereses establecidas en la Constitución Política de 1991, así como en la Ley 89 de 1993, en la Ley
1150 de 2007, en el Decreto 1082 de 2015 y norma que resulte aplicable.
2) EVALUADOR EN LOS PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA: Para todos los efectos legales, el
evaluador de los procesos contractuales que se llevan a través de la modalidad de mínima cuantía
será el/la directora (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
3) CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: El Comité estará conformado obligatoriamente por:
1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales,

o quien haga sus veces.
3) El/la Secretario (a) / Director (a) Administrativo del sector al que pertenezca la necesidad, o
quien haga sus veces.
4) El/la Secretario (a) de Infraestructura Departamental, cuando sea requerido, o quien haga sus
veces.
4) COMPETENCIA DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ: estará a cargo de cada miembro del Comité,
según su competencia, las siguientes actividades,
1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales:

le corresponderá la evaluación jurídica de los oferentes en cuanto al componente de capacidad.
2) El/la Secretario (a) de Hacienda Departamental: le corresponderá la evaluación de la capacidad
financiera y económica de los oferentes.
3) El/la Secretario (a) / Director (a) Administrativo del sector al que pertenezca la necesidad: le
corresponderá la evaluación del componente técnico y financiero de la propuesta.
4) El/la Secretario (a) de Infraestructura Departamental: le corresponderá la evaluación del
componente técnico en materia de obra pública y de diseños (consultoría) de obra pública
cuando los contratos versen respecto de obras públicas.
5) COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES DEL COMITÉ: El Comité tendrá las siguientes competencias

y atribuciones,
1) Evaluar los requisitos habilitantes de los oferentes, y calificar sus ofertas, de conformidad a los
parámetros dispuestos en los pliegos de condiciones.
2) Proyectar las respuestas respecto a las observaciones u objeciones que hagan los oferentes en
torno a sus propias evaluaciones.
3) Hacer recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideración en materia de
contratación administrativa.
4) Rendir los informes que le sean solicitados por el Gobernador, Oficina de Control Interno de
Gestión y los Órganos de Control.
5) Emitir las decisiones en torno a las actuaciones administrativas a nivel contractual que sean de
su competencia.
2.3. COMITÉ DE RECLAMACIONES Y DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS.
1) OBJETO DE COMITÉ: Será el competente para conocer de las reclamaciones que en materia de
contratación estatal sean efectuadas por los contratistas.
2) CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: El Comité estará conformado obligatoriamente por:
1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales,

o quien haga sus veces, quien lo presidirá
2) El/la Director (a) del Departamento Administrativo de Planeación Departamental, o quien haga
sus veces, quien será el/la Secretario (a) Técnico (a).
4) El/la Secretario (a) / Director (a) Administrativo del sector al que pertenezca la necesidad, o
quien haga sus veces.
5) El/la Secretario (a) de Infraestructura Departamental, cuando sea requerido, o quien haga sus
veces.
Cuando sea requerido, actuarán en calidad de asistentes el Interventor o quien ejerza la Supervisión
del contrato según el caso.
Así, actuará en calidad de invitado permanente, con voz, pero no voto, el/la Jefe de la Oficina de Control
Interno de Gestión, o quien haga sus veces.
3) COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES DEL COMITÉ: El Comité tendrá las siguientes competencias y

atribuciones:
1) Conocer y recomendar soluciones al Gobernador del Departamento de Vaupés o sus delegados
en materia de contratación administrativa, independientemente de su naturaleza, de la cuantía
del contrato y del valor de la reclamación, frente a las diferentes solicitudes que se originen
dentro de la vigencia de los contratos celebrados por el ente territorial; las decisiones de solución
de conflictos, conciliaciones y transacciones que llegaren a recomendar, no serán objeto de
conocimiento ni pronunciamiento por parte del Comité de Conciliación Departamental.
2) Llevar a través del Secretario Técnico, un archivo sistematizado de las actas de cada reunión,
donde se observen las recomendaciones efectuadas por el comité. Una vez la respectiva acta sea
aprobada y firmada será enviada al/a la Gobernador (a) del Departamento de Vaupés o su
delegado, para que éstos emitan la decisión correspondiente.
3) Hacer un análisis de las situaciones que dieron lugar a las reclamaciones, para recomendar
políticas o herramientas de prevención, para evitar que se presenten nuevos o similares
requerimientos.
4) Conceptuar sobre la solución de conflictos o diferencias sobre competencias y demás asuntos
relacionados con la contratación que se presenten entre las diferentes dependencias de la
Administración Departamental.
5) Rendir los informes que le sean solicitados por el/la Gobernador (a) del Departamento de Vaupés,
Oficina de Control Interno de Gestión y los Órganos de Control.
2.4. COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES.
1) CREACIÓN DE COMITÉ: CREAR el COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE

CONTRATOS ESTATALES, asignado a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
del Departamento de Vaupés.
2) FINALIDADES: El COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES,

tiene la finalidad de ser la instancia consultiva y de revisión de la liquidación de los contratos estatales
que para tal efecto dispongan los sectores, sin que ello implica el traslado de la función y competencia
de los supervisores de los contratos, ni de los sectores mismos.
3) FUNCIONES: El COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES,

tendrá las siguientes funciones,
1) Se la instancia de consulta del Gobernador del Departamento de Vaupés, de los niveles directivos
y asesores pertenecientes a los diversos sectores que hacen parte de la Gobernación del
Departamento de Vaupés en lo que refiere a la liquidación de los contratos estatales, cuando así
sea requerido.
2) Revisar la liquidación de los contratos estatales por solicitud de los sectores pertenecientes a la
Gobernación del Departamento de Vaupés.
3) Emitir conceptos jurídicos a nivel contractual en lo que respecta a la liquidación de los contratos
estatales.
4) Emitir recomendaciones a nivel contractual en lo que respecta a la liquidación de los contratos
estatales.
5) Solicitar la intervención y asistencia técnica de las entidades que del orden nacional sean
requeridas.
Para todos los efectos jurídicos, las recomendaciones y/o conceptos que sean emitidos por parte del
Comité se tendrán en cuenta como lineamientos los cuales no generan obligación ni vinculatoriedad
de quienes los emiten, en los términos de que trata el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 o norma que
le sea aplicable.
4) COMPOSICIÓN: El COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES,

estará compuesto por,
1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales

o quien haga sus veces, o su delegado, quien lo presidirá.
2) Un profesional adscrito a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales, quien
será el/la Secretario (a) técnico (a).
3) El/la Secretario (a) de Hacienda Departamental o quien haga sus veces.
4) El/la Contador del Departamento.
5) El/la Director (a) del Departamento Administrativo de Planeación Departamental o quien haga sus
veces.
6) Los responsables del trámite de liquidación correspondiente al sector solicitante.
Podrán participar los niveles directivos y asesores de las demás dependencias y sectores
pertenecientes a la Gobernación del Departamento de Vaupés en calidad de invitados.
Así, podrán ser invitados, según las necesidades y el caso concreto, los Asesores de Contratación y
de Asuntos Judiciales adscritos a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
También podrán ser invitados personas externas a la Gobernación del Departamento de Vaupés,
previa invitación del Comité.
5) SESIONES: El COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES

sesionará una vez los sectores o dependencias de la Gobernación del Departamento de Vaupés
soliciten su convocatoria, allegando para ello,
1) Solicitud por escrito.

2) Informe detallado de la situación específica que será dispuesta a conocimiento del Comité.
3) Documentación e información necesaria para el análisis.
De cada sesión se realizará acta, estando a cargo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos
y Judiciales la custodia y archivo de las mismas.
6) De las recomendaciones y/o conceptos jurídicos que sean emitidos por parte del COMITÉ
DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES, se guardará copia en el
expediente contractual correspondiente.
3. PLAN ANUAL DE AQUISICIONES.
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planificación y programación de las adquisiciones, éste

contribuye a aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la
participación de un número mayor de oferentes y la obtención de información uniforme que permita realizar
compras coordinadas y colaborativas.
3.1. ADOPCIÓN INICIAL DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
Con el fin de facilitar la identificación, registro, programación y divulgación de las necesidades de las obras,
bienes y servicios de la Gobernación del Departamento de Vaupés, así como el diseño de estrategias de
contratación basadas en agregación de la demanda, que permitan incrementar la eficiencia en el Proceso de
Contratación, la entidad deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto 1082
de 2015 o norma que le sea aplicable, y deberá publicar a más tardar el último día hábil del mes de enero de
cada año en el SECOP y la página web de la entidad el respectivo Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios
y Obra Pública.
Para la adopción inicial del plan anual de adquisiciones, el COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO
CONTRACTUAL, deberá reunirse a más tardar 5 días hábiles anteriores al vencimiento del plazo
determinado, para adoptar el Plan Anual de Adquisiciones mediante acto administrativo, el cual deberá ser
remitido a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales a más tardar 2 días hábiles anteriores
al vencimiento del plazo determinado, al correo previsto de [email protected], para efectos de
la publicación conforme las formalidades legalmente previstas.
Para la adopción del Plan de Adquisiciones, el COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO

CONTRACTUAL deberá tener en cuenta como insumos el presupuesto aprobado, la identificación de las
necesidades de la Gobernación en materia de insumos y servicios a través de históricos que permitan
obtener una proyección cercana y ajustada a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia
contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.
3.2. MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
El plan de adquisiciones podrá ser adicionado o modificado de conformidad con los aumentos presupuestales
que puedan presentarse dentro de la entidad, sin embargo, para esto no será necesaria la convocatoria del
COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL, ya que este emite en la resolución de
adopción el primer Plan Anual de Adquisiciones -PAA- los lineamientos para su modificación.
En todo caso, en aplicación del principio de planeación contractual, los sectores representados por sus
respectivos directivos, solo podrán efectuar una modificación del Plan Anual de Adquisiciones por mes, la
cual se deberá efectuar en el período comprendido entre el primer día hábil de cada mes a más tardar el
décimo día hábil de cada mes. Para tales efectos, deberán remitir la modificación del PAA al correo
electrónico dispuesto por la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
[email protected], para efectos de la publicación conforme las formalidades legalmente
previstas.
Finalmente, ningún sector podrá adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones,
ni iniciar ningún procedimiento contractual previo hasta tanto no esté cargada la información en las
plataformas correspondientes.
3.3. CERTIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
La certificación del Plan Anual de Adquisiciones estará a cargo del/de la Director (a) Administrativo (a) de la
Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
4. IMPLEMENTACIÓN DEL SECOP II Y LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO -TVCE-
Si bien, por efectos de la Circular Externa No 001 de 2021 de la Agencia Nacional de Contratación Pública -
Colombia Compra Eficiente- no resulta siendo obligatorio la implementación de SECOP versión 2 para los
procesos contractuales, la entidad estará en la obligación de darle aplicabilidad al mismo una vez Colombia
Compra Eficiente así lo determine.
Por otro lado, y de conformidad con los efectos del Decreto 310 de 2021 que modificó el artículo 2.2.1.2.1.2.7
del Decreto 1082 de 2015, la Gobernación del Departamento de Vaupés estará obligada a aplicar los
acuerdos marco de precios que para tal efecto suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública para la
contratación de bienes de características técnicas uniformes y servicios de común utilización, esto en los
términos previstos en el parágrafo primero de este decreto, esto es, cuando se efectúe por parte de la
Agencia Nacional de Contratación Pública el despliegue gradual y detallado de ingreso y capacitación para
el Departamento de Vaupés.
En tal sentido, y mientras entra en operatividad el sistema que se implementará para la adopción del acuerdo
marco de precios, la entidad podrá continuar utilizando la modalidad de selección abreviada por subasta
inversa con su respectiva publicación en el proceso contractual en el SECOP versión I.
4.1. RESPONSABILIDAD DEL SECOP Y TIENDA VIRTUAL.
De acuerdo con lo reglado en el Decreto 1082 de 2015 y la Ley de Transparencia 1712 de 2014, todos los
organismos sujetos a ella deben cumplir con lo establecido en cuanto a la publicidad de la contratación,
dentro del Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP). En la Gobernación de Vaupés lo hará (n)
el (los) funcionario (s) o contratista designados por el Gobernador del Departamento de Vaupés o por el/la
Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales para realizar
esta actividad, los cuales deberán cargar y publicar toda la información referente al proceso contractual en
el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP.
El (los) responsable(s) de publicar, se encargará(n) de:
 Gestionar el proceso contractual en la plataforma.

 Publicar toda la información correspondiente a la etapa de planeación y selección hasta a minuta
contractual suscrita del proceso en el SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a la expedición
del acto respectivo.
 Publicar la información correspondiente a la etapa de ejecución, en lo que concierne a actas de

inicio, suspensión, reanudación y liquidación, hasta el cierre del expediente, en el SECOP.
 Así mismo, deberá publicar cualquier tipo de modificación (adición, prórroga) y demás documentos
que por Manual o por Ley deban publicarse en las etapas de selección, ejecución, liquidación y cierre
del expediente, que se realice a los contratos.
Las demás que por la naturaleza de su objeto, el/la Gobernador (a) del Departamento de Vaupés o el/la
Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales disponga.
5. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLITOS DE INTERESES.
A este manual, así como todos los procedimientos contractuales le son aplicables el régimen de inhabilidades
e incompatibilidades y conflictos de interés de carácter constitucional y legal que son aplicables, entre esas
las contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1437 de 2011, Ley 1474 de 2011 y demás normas que son
aplicables.
En tal sentido, es responsabilidad de los sectores a través de sus respectivos directivos, así como del
ordenador del gasto general (representante legal de la entidad) y sus delegados en materia contractual, el
revisar la existencia o no de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses que le sean
aplicables a estos, y a los contratistas. Así, el Comité de Evaluación deberá revisar, previo a la evaluación
de las ofertas que los proponentes no se hallen inmersos en causal de inhabilidades e incompatibilidades y
conflictos de intereses que puedan dar lugar a vicios del procedimiento de selección objetiva.
La omisión de la revisión y de la aplicabilidad de las consecuencias jurídicas devenidas del régimen de

inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses de los servidores públicos inmersos en el
procedimiento contractual, así como de los proponentes y de los contratistas podrá acarrear las acciones
penales y disciplinarias a que haya lugar.
6. ASPECTOS AMBIENTALES APLICABLES A LA CONTRATACIÓN ESTATAL.
A este manual le son aplicables todas las disposiciones ambientales y mineras vigentes que regulan la
temática y cada tipo de contrato, razón por la cual será responsabilidad de cada sector en el que surge la
necesidad el determinar en los documentos previos la necesidad o no del cumplimiento de algún requisito
ambiental o minero, licenciamiento, permiso y demás aplicables.
La omisión de esta actividad acarreará para el sector correspondiente, así como para su respectivo directivo
de área las responsabilidades fiscales, penales y disciplinarias derivados de la omisión al deber legal aquí
establecido.
7. COMPRAS PÚBLICAS SOSTENIBLES.
Así mismo, y con el fin de alinear el Proceso de Contratación con la política de sostenibilidad Compra
Sostenible en el proceso de compras, el cual propenderá por la protección socio ambiental frente a las
adquisiciones de la Entidad, con el fin de cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible -Objetivos del
Milenio-, es importante que para la preparación y actualización del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) se
debe comunicar información útil y temprana a sus proveedores potenciales.
La Gobernación del Departamento de Vaupés consiente de su responsabilidad que en materia ambiental le

aplica, ha definido en el presente subtitulo las acciones tendientes a promover el uso y consumo responsable
de los bienes y servicios que adquiere en ejercicio de su función misional, teniendo en cuenta para ello el
fortalecimiento de la cadena de suministro y la minimización de los impactos ambientales significativos, bajo
un esquema de análisis de ciclo de vida de estos.
En tal sentido, para efectos del presente Manual retoma el concepto definido por el Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible el cual define las Compras Sostenibles como el proceso mediante el cual las entidades
del sector público satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y utilidades públicas, de tal forma
que alcanzan un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que se traduce en beneficios
no sólo para la entidad, sino también para la sociedad y la economía, al tiempo que reduce al mínimo los
daños al medio ambiente (Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible).
Así mismo, se adoptan los siguientes principios y valores definidos por el Ministerio de Ambiente para las
Compras Públicas Sostenibles, como son (Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible):
Adquisición de bienes y servicios ambientalmente sostenibles:
1) Adquirir bienes y servicios que consideran el menor impacto ambiental posible a lo largo de todo su
ciclo de vida.
2) Adquirir bienes y servicios que consideren la mínima utilización de recursos no renovables y/o bajos
en emisiones que minimicen los efectos del cambio climático.
3) Adquirir bienes y servicios ecológicamente optimizados.
4) Promover aquellos bienes y servicios que han optado por cumplir criterios de sostenibilidad,
vinculando preferentemente el programa del Sello Ambiental Colombiano (SAC) u otros sellos
públicos.
5) Promover la reducción del impacto ambiental en el funcionamiento de las empresas (principalmente

PYMES) mediante la implementación de sistemas de gestión ambiental o certificaciones (voluntarias
o no).
6) Incentivar a los proveedores a reducir el impacto ambiental de sus bienes y servicios a través de
mejoras y/o innovaciones continuas.
8. ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES.
Para todos los efectos legales, los expedientes contractuales deben ser organizados tanto física como
electrónicamente, y deben ser publicados en el orden determinado en el anexo 1 de este Manual.
9. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD ADOPTADAS CON OCASIÓN DE LA PANDEMIA GENERADA

POR EL VIRUS SARS-COV-19 CAUSANTE DEL COVID-19.
Durante la duración de la emergencia sanitaria que para tal efecto determine el Ministerio de Salud y
Protección Social, o autoridad encargada de ello, la Gobernación del Departamento de Vaupés adoptará las
siguientes medidas,
9.1. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD APLICABLES A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTRACTUALES.
Se aplicarán a los procesos y procedimientos contractuales a cargo de la Dirección Departamental de

Asuntos Jurídicos y Judiciales,
1) Cumplir con las medidas generales adoptadas en el punto anterior.

2) El personal ajeno a la entidad deberá programar agenda de reunión con la respectiva Dirección
Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
3) Para la presentación de ofertas dentro de los procesos de selección de contratistas de la
Gobernación de Vaupés, los proponentes deberán acudir a la entrega de ofertas con suficiente
anticipación a la hora programada para el cierre, ingresará una sola persona a las instalaciones de
la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
4) Para la presentación de ofertas en la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales se
permite la entrega de documentación en físico a las respectivas instalaciones, para lo cual el
interesado deberá cumplir con el protocolo de bioseguridad, además deberá extremar medidas de
bioseguridad tales como uso de tabocas, careta.
5) La documentación deberá surtir el proceso de desinfección por parte del interesado previo a la
radicación de la propuesta, así como por parte del personal del área jurídica previo al recibo y/o
radicación de esta.
6) Las propuestas deben venir en sobres de manila y a su vez en vinipel para permitir la limpieza y/o
desinfección de los documentos sin afectarlos, debidamente cerrados, y foliados, de acuerdo con el
pliego de condiciones
7) Una vez, sea recibida la propuesta u oferta, la persona que los radica deberá retirarse de inmediato
de la instalación de la gobernación para darle paso al siguiente proponente.
8) Las actas de cierre y apertura de ofertas las realizará la entidad y el acta respectiva se publicará en
la plataforma del SECOP a lo cual los proponentes deberán estar pendiente del procedimiento a
través de este sistema.
9) No está permitida la permanencia de ningún proponente en las instalaciones de la Gobernación
posterior a la entrega de la oferta.
10) Para las personas que residan en otros territorios que tengan interés en presentar propuestas dentro
de los procesos contractuales que para tal acabo lleve la Gobernación del Departamento de Vaupés,
deberán dar cabal cumplimiento a los protocolos de bioseguridad que sean aplicables y exigidos por
la Alcaldía Municipal de Mitú para el ingreso al Municipio.
11) Toda comunicación se efectuará a través de los medios electrónicos, y a través de la plataforma
dispuesta por Colombia Compra Eficiente, y por el correo institucional [email protected].
12) Para todos los efectos, los proponentes, ofertantes o interesados deben tener en cuenta los términos
y condiciones que se dispongan en los estudios previos, documentos previos y pliego de condiciones
que sean alojados en la plataforma de Colombia Compra Eficiente.
9.2. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD APLICABLES A LAS AUDIENCIAS QUE HABRÁN DE

CELEBRARSE DENTRO DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES.
Se aplicarán a las audiencias que se deban realizar,
1) Las audiencias se realizarán en las instalaciones de la Gobernación del Departamento de Vaupés

en el espacio destinado por la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales para su
desarrollo.
2) Los participantes deberán llegar con media hora de anticipación a la audiencia y cumplir los
protocolos de bioseguridad para el ingreso a las instalaciones de la gobernación, igualmente deberán
realizar el proceso de lavado de manos y desinfección al ingresa a la sala de la audiencia.
3) Dentro de la audiencia solo se permitirá el ingreso al representante legal o apoderado del oferente,
en todo caso solo entrará una persona por proponente que se encuentre habilitada para participar
en la audiencia.
4) A los miembros de las veedurías ciudadanas, se permitirá el ingreso del representante legal o la
persona delegada, la cual debe estar debidamente acreditada y se haya realizado el procedimiento
legal para participar como veedor dentro del proceso de selección con suficiente anticipación.
5) Quienes no ingresen dentro de los horarios establecidos y cumpla con los protocolos de bioseguridad
adoptados por la Gobernación del Departamento de Vaupés no se le permitirá el ingreso a la
audiencia.
6) En la audiencia cada participante u oferente deberá guardar el distanciamiento social de dos metros,
asignándosele un puesto por parte de la entidad de acuerdo al orden de llegada.
7) Es obligatorio el uso permanente de tapabocas, durante el desarrollo de la audiencia.
8) No se permitirá el ingreso a la audiencia a personas que tengan más de 38°C de temperatura.
9) Está prohibido el saludo de mano, abrazos o besos entre los participantes de las audiencias y entre
estos y los funcionarios que presiden la audiencia.
10) Para realizar los lances dentro de los procesos de subasta, cada participante deberá llevar su esfero
o bolígrafo, el cual está prohibido prestar o rotar entre los participantes.
11) Está prohibido el consumo de alimentos y/o bebidas durante en desarrollo de la audiencia.
12) Una vez terminada la audiencia, los participantes deben abandonar las instalaciones de la
Gobernación del Departamento de Vaupés.
CAPÍTULO II- MANUAL DE CONTRATACIÓN.
Esta parte contempla lo correspondiente al procedimiento contractual aplicable a la entidad.
TÍTULO I- MODALIDADES DE SELECCIÓN.
1. MODALIDADES DE SELECCIÓN.
Son modalidades de selección del contratista aplicables a este manual las siguientes,
Modalidad de Aspectos regulatorios.

selección
Contratación Es una modalidad especial de contratación que solo aplica cuando así la norma lo permite tal
Directa como lo establece el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Licitación pública Esta modalidad de selección de contratistas se entiende como la regla general para la
escogencia de las personas que ejecutaran los contratos que celebre la Gobernación del
Departamento de Vaupés, salvo que el contrato a suscribir se encuentre entre las excepciones
previstas para la selección a través de las otras modalidades como la selección abreviada,
concurso de méritos, mínima cuantía o contratación directa. Así, esta modalidad aplicará para
aquellas necesidades que superen el valor de la menor cuantía que se determine por acto
administrativo al iniciar cada vigencia fiscal.
Dentro de este procedimiento se desarrollan dos audiencias públicas obligatorias: i) en la

primera se asignan, tipifican y distribuyen los riesgos, y se aclaran los pliegos de condiciones a
solicitud de los interesados; y, ii) en la segunda se lleva a cabo la adjudicación y o la declaratoria
de desierta del proceso de selección.
Esta modalidad de selección se adjudica a través de una audiencia pública dirigida por el
Ordenador del Gasto o su delegado, de la cual se levanta un acta, no obstante, se entiende que
la notificación de la decisión de adjudicación se realiza dentro de la audiencia en los términos
del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.
La audiencia de asignación de riesgos, deberá iniciarse presentando y explicando la matriz de

riesgos, luego de lo cual se dará la palabra a los interesados para que presenten observaciones
frente a la matriz, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.
Si alguno de los interesados solicita audiencia de aclaración del pliego de condiciones, se podrá
realizar en la misma oportunidad que la audiencia de asignación de riesgos. La audiencia de
aclaración de pliegos de condiciones iniciará con una explicación de los pliegos de condiciones
con el fin de garantizar que los asistentes tengan real conocimiento sobre las condiciones del
proceso y se pueda proceder a absolver las dudas que frente al mismo se presenten, para lo
cual, la entidad hará una breve exposición del alcance del Proceso y de los fines perseguidos
con el mismo.
Las audiencias que se surtan en el proceso deben adelantarse de manera presencial,
independientemente que el proceso de contratación se adelante en la herramienta virtual del
SECOP II, u otros sistemas que se lleguen aplicar conforme lo indique Colombia Compra
Eficiente.
El sobre de la oferta económica, físico o electrónico, solo será abierto hasta la audiencia de
adjudicación, donde se evaluará la oferta económica a través del mecanismo escogido mediante
el método aleatorio que se establezca en los pliegos de condiciones.
Los criterios de evaluación y selección de la oferta a tener en cuenta serán: (i) La que resulte
de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o
fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; (ii) La que resulte de aplicar ponderación de los
elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.
Selección De conformidad con los previsto por el Artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y Artículo
abreviada. 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015, Corresponde a la modalidad de selección objetiva
prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las
circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan
adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
De esta, entonces se desprende la 1) Selección abreviada de menor cuantía; y 2) Selección

abreviada mediante subasta inversa que aplica de manera exclusiva para la adquisición de
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
Subasta inversa Exclusiva para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización.
Menor cuantía Cuando el contrato que se requiere celebrar no se encuentra entre las demás causales de
selección abreviada señaladas en la Ley, no corresponde al concurso de méritos ni a los de
contratación directa, y además es inferior a los cuatrocientos cincuenta salarios mínimos
mensuales vigentes (450 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento
previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la
Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.
Concurso de El concurso de méritos, como su nombre lo indica está relacionado con la capacidad intelectual,
méritos. técnica, jurídica, financiera y de experiencia que le permita a la entidad pública obtener un mejor
resultado de sus requerimientos, teniendo en cuenta solo las características antes anunciadas.
En sentido legal este procedimiento es aplicable para la selección de consultores, de
conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 y los términos previstos en
la Ley 80 de 1993, Artículo 32, numeral 2, en el cual se expresa que el contrato de consultoría
atiende a la siguiente descripción:
“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los
estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico,
pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las
asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría,
gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños,
planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el
interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse
dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.
Por otra parte, es importante señalar que, cuando además de la consultoría se requiera contratar
otras obligaciones principales, la escogencia del contratista deberá realizarse a través de las
modalidades de licitación pública o selección abreviada, según corresponda, sin perjuicio de lo
previsto para la mínima cuantía, de conformidad con lo ordenado en el Decreto 1082 de 2015.
En inciso segundo del Artículo anteriormente señalado, se establece que, para determinar el
procedimiento de selección, la contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse
mediante dos tipos de concurso, en los cuales se tendrá en cuenta el objeto contractual:
a) Concurso abierto.
b) Concurso con precalificación. En este último, podrá acudirse a la conformación de una

lista corta o a una lista multiusos. El proceso de precalificación es anterior e
independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se aplique. En
ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección
Así mismo se establece que en la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el

sistema de concurso abierto por medio de jurados.
Por su parte el Decreto 1082 de 2015 determina que para la selección de consultores o
proyectos la entidad definirá en los pliegos de condiciones las clases de propuestas que se
podrán presentar, las cuales obedecen o se pueden clasificar de la siguiente manera:
a) Propuesta técnica simplificada (PTS).
Esta será aplicada cuando la entidad tenga clara la metodología a través de la cual se
adelantará la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo. En estos
casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de
precalificación con lista corta o lista multiusos.
b) Propuesta técnica detallada (PTD).
Esta será requerida cuando los servicios de consultoría señalados en los

requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse
con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos sólo procede la selección por
el sistema de precalificación con lista corta.
2. MODALIDAD DE SELECCIÓN APLICABLE CUANDO SE DECLARA DESIERTA UNA LICITACIÓN

PÚBLICA.
En atención a lo descrito en el artículo 2.2.1.2.1.2.22 del Decreto 1082 de 2015, una vez declarada desierto
un proceso de licitación previo, la entidad, si no adelanta nuevamente un proceso de Licitación Pública,
estará facultada para dar inicio dentro de los cuatro (4) meses siguientes al acto que declaro desierta la
licitación, un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento estipulado
en el presente Manual de Contratación, además de lo señalado en el Estatuto de contratación Ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la publicación del proyecto de pliego de condiciones, la
manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
TÍTULO II- ETAPA PRECONTRACTUAL.
1. ETAPA PRECONTRACTUAL.
La etapa precontractual se aplica de manera diferenciada según el tipo de contrato y la modalidad de

selección específicamente, disgregándose de aquellos procesos competitivos contractuales de aquellos que
no son competitivos contractuales.
1.1. EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA.
Es la modalidad que permite la escogencia del contratista prescindiendo de la convocatoria pública. Es un

mecanismo excepcional de uso e interpretación restrictiva y sólo procede cuando se configure una de sus
causales definidas en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, o la norma que lo modifique,
reglamente, adicione, complemente o sustituya.
Esta modalidad de selección no requiere de la pluralidad de ofertas, sin embargo, si implica la observancia
del principio de selección objetiva, en el sentido que la Entidad deberá escoger al contratista en virtud de la
experiencia e idoneidad que éste tenga para la ejecución del contrato y/o la procedencia de la causal objetiva,
esto conforme el Decreto 1082 de 2015.
1.1.1. PROCEDENCIA DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA.
Esta modalidad solo será procedente para las causales taxativamente establecidas en la ley, de manera que
no se admite interpretaciones extensivas a las mismas, ni para contratar bienes, obras o servicios que
legalmente se encuentran excluidos de la procedibilidad de esta modalidad según las normas que le sean
aplicables, como sucedería para el caso de los contratos de obra pública en los términos de que trata el
artículo 92 de la Ley 1474 de 2011 que modificó el literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de
2007.
Procedencia de la modalidad de selección Factor de escogencia Variables de

evaluación
Urgencia Manifiesta. Los factores para la escogencia del No aplica.
contratista, depende en exclusivo de unos
Contratos de empréstito. criterios que deben estar definidos en los
estudios previos o en acto administrativo
Convenios o contratos interadministrativos. que declara la urgencia manifiesta,
encontrándose los criterios de,
Contratos para el desarrollo de actividades de
ciencia y tecnología. 1) Idoneidad: Es decir que el contratista
tenga la capacidad de ejecutar
Cuando no existe pluralidad de oferentes en el exitosamente el contrato, incluyendo
mercado. capacidad logística, operativa, entre
otras.
Prestación de Servicios Profesionales, de apoyo
a la Gestión o Ejecución de trabajos artísticos 2) Experiencia: Según causal otras
encomendados a personas naturales. especiales como avalúo en
inmuebles, o exclusividad en
Adquisición de inmuebles. proveedor único entre otros indicados
en la ley.
Arrendamiento de inmuebles.
1.1.2. ESTUDIOS PREVIOS Y ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD

DE CONTRATACIÓN DIRECTA.
Esta modalidad no requiere elaboración de pliego de condiciones, sin embargo, sí requiere estudios previos
y acto administrativo de justificación de la contratación solo para los contratos de que trata el artículo
2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 o norma que le sea aplicable.
En tal sentido, para las causales de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y la
contratación de empréstitos, no se requerirá acto administrativo de justificación de la contratación. En la
Urgencia Manifiesta, el acto de declaratoria hará las veces de acto administrativo de justificación.
Modalidad Tipo de contrato Acto administrativo Estudios previos Análisis del Sector
de justificación
Urgencia Manifiesta // Calamidad No requiere. El acto administrativo que declara No requiere.
Contrataci
ón Directa
pública. la urgencia manifiesta constituye ambos

requisitos
Contratos de empréstito. No requiere No requiere No requiere.
Convenios o contratos Requiere Requiere Requiere
interadministrativos.
Contratos para el desarrollo de Requiere Requiere Requiere

actividades de ciencia y
tecnología.
Cuando no existe pluralidad de Requiere Requiere Requiere

oferentes en el mercado.
Prestación de Servicios No requiere Requiere Requiere

Profesionales, de apoyo a la
Gestión o Ejecución de trabajos
artísticos encomendados a
personas naturales.
Adquisición de inmuebles. Requiere Requiere Requiere
Arrendamiento de inmuebles. Requiere Requiere Requiere
1.1.2.1. ESTUDIOS PREVIOS.
Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte para elaborar el
contrato mismo.
Tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar el proceso de selección,
el contrato y su futura ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los
principios mencionados en el presente Manual de Contratación.
Asimismo, son el soporte para diligenciar la respectiva invitación a presentar propuesta, así como se
constituye un insumo primordial para el contrato mismo.
En este sentido, los Estudios Previos se convierten en el documento final que servirá de fundamento para el
proceso contractual que se pretenda llevar mediante contratación directa.
Cuando el proceso de contratación que se adelante sea de aquellos que se dirijan a través de la modalidad
de selección de minina cuantía, los Estudios Previos que soporten las justificaciones jurídicas, técnicas y
presupuestales del contrato deberán contener, solo el estudio de los elementos descritos en el artículo 2.
2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.
Los Estudios Previos que utilice la Gobernación del Departamento de Vaupés dentro de sus procesos de
contratación, deberán ser elaborados por cada sector de donde surge la necesidad, esto a través del personal
existente y que para tal efecto determine el Directivo de cada área.
Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:
1) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
Es necesario que la entidad indique de forma escrita y detallada las razones que justifican la oportunidad de
la contratación. Para ello es importante tener en cuenta que toda la actividad de la Gobernación del
Departamento de Vaupés es reglada, de conformidad con este Manual y la normatividad aplicable, es decir,
la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de
acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
 Las especificaciones técnicas y jurídicas específicas de la necesidad que se pretende satisfacer con
la contratación.
 Los argumentos que permitan verificar el imperativo funcional y misional de la contratación que se
requiere.
 Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
 Verificación de que la necesidad se encuentra debidamente prevista en los mecanismos de
planificación establecidos o la correspondiente inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
 Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus
recursos.
 Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se
requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato
recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o rediseño
o la contratación de un servicio).
2) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
Es importante que dentro de los Estudios Previos del contrato se señalen los elementos esenciales del
mismo, toda vez que éstos serán fundamentales para que el proponente presente su oferta de manera directa
y facilitarán las bases jurídicas de la ejecución, razón por la cual deben definirse los como mínimo los
siguientes:
2.1) Objeto.
Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir
para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en
cuenta el tipo del contrato a celebrar.
2.2) Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar.
En el documento se deberá establecer la definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte,

así como las condiciones del contrato a celebrar, además, deberán analizarse en el estudio técnico,
estableciéndose con claridad todos sus aspectos.
2.3) Partes.
Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una
entidad estatal y el otro lo constituye el contratista, que puede ser una persona natural o jurídica – de derecho
público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier
modalidad prevista en la Ley.
2.4) Plazo.
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se
espera se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio
por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de
2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe
hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del
31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante, lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, siempre que las obligaciones
ya se encuentren determinadas y suscritas por las partes que integran el acuerdo contractual.
2.5) Lugar de ejecución el contrato.
Es importante señalar dentro de los documentos previos y con el fin de ser preciso con los futuros
proponentes cual será el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones
propias del contrato.
2.6) Obligaciones de las Partes.
Son apreciaciones de vital importancia para la ejecución del contrato, toda vez que en ellas se encuentra
contenido el desarrollo especifico del objeto contratado, es allí donde se estipulan los aspectos que de no
ser cumplidos podrían generar una terminación anormal del contrato con sus respectivas consecuencias
jurídicas y disciplinarias para cada una de las partes de la relación. Corresponde entonces, a los
compromisos que recaen sobre las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y
documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución contractual.
2.7) Identificación del contrato que se pretende celebrar.
El deber de realizar los estudios sobre la tipología contractual se encuentra en el Decreto 1082 de 2015. La
tipología contractual es fundamental dentro de la modalidad de selección de contratación directa.
De esto, es fundamental conocer qué tipo de contrato será el que se va a ejecutar que podrá ser uno de los
enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente
en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del
principio de autonomía de la voluntad.
2.8) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que
soportan su elección.
Se debe determinar la fundamentación que da lugar, conforme lo establece el Decreto 1082 de 2015 y la Ley
1150 de 2007, a la contratación directa.
2.9) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.
Corresponde al costo económico que tendrá el bien, producto, obra o servicio objeto del contrato a celebrar,
para lo cual es imperativo contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que
deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos
y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los
siguientes:
a. Valores históricos de la entidad.

b. Cotizaciones efectuadas.
c. Valores de mercado.
d. Valores determinados en consenso con otras entidades (aplica por ejemplo para los casos
de Contratos/Convenios Interadministrativos).
e. Otros.
De esto, entonces, el estudio de costos puede efectuarse, mediante la solicitud de cotizaciones, verificación
de precios o condiciones de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del
técnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos),
las experiencias anteriores efectuadas por la administración, los históricos contenidos en los archivos
contractuales de la entidad y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del
bien o servicio a contratar.
Consulta de base de datos especializados: cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a
contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas
realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser
especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.
Análisis de consumos y precios históricos: Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos
se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año,
examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes
en el comercio del bien o servicio. En todo caso, las características del bien o servicio deben ser las mismas
entre una contratación y otra.
Así las cosas, la utilización de estas herramientas es de vital importancia, por cuanto los precios del mercado
no pueden determinarse de manera arbitraria o subjetiva, ni pueden ser improvisados por la entidad. Dado
que su medición y verificación son un problema de la técnica. Por lo anterior, deben sustentarse
necesariamente en circunstancias verificables del mercado, pues no se les debe inventar la administración,
sino que deben ser el producto de la realidad y variables económicas al momento de contratar.
2.10) Forma de Pago.
Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar
cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros),
acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la entidad cuente con los recursos líquidos
disponibles.
En los contratos o convenios que celebre la Gobernación del Departamento de Vaupés se podrá pactar la
entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo
contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
2.11) Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales.
El valor de los contratos estatales, debe estar fundado en situaciones particulares de cada entidad, así
entonces para la determinación del mismo se deberán aplicar y tener en cuenta las disposiciones tanto
externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten
al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen
los estudios de mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre
y clasifique la información contable.
3) Los documentos requeridos para la presentación de las ofertas.
La entidad deberá determinar cuáles son los documentos requeridos para que la persona invitada a presentar
la propuesta lo haga en debida forma para dar cumplimiento a los requisitos de idoneidad y experiencia, por
ejemplo.
1.1.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR.
En los términos de que trata el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, la entidad debe efectuar el
análisis del sector a efectos de determinar, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,
técnica, y de análisis de Riesgo, lo aplicable al proceso contractual para la contratación y/o adquisición de
los bienes, productos, obras o servicios a contratar.
El análisis del sector que utilice la Gobernación del Departamento de Vaupés dentro de sus procesos de
En tal sentido, deberá contener como mínimo el análisis del sector,
1) Análisis de la perspectiva legal: corresponde al análisis de la normatividad aplicable al sector al

que pertenece la necesidad de la entidad a efectos de determinar los requerimientos legales
aplicables, así como de ser el caso las licencias y demás permisos aplicables.
2) Análisis comercial: corresponde al análisis que se efectúa respecto de la oferta y demanda del
bien, producto, obra o servicio a contratar por parte de la entidad, lo cual permite establecer el
crecimiento económico del sector al que pertenecen, los aspectos de los valores de mercado tanto
a nivel nacional como a nivel territorial, así como la existencia de los posibles oferentes a nivel
nacional y territorial. Por otro lado, permite analizar cuál ha sido la demanda de otras entidades del
mismo nivel a la Gobernación del Departamento de Vaupés, y de la misma entidad en un período de
tiempo determinado, situación importante para analizar cómo ha sido los procesos contractuales que
históricamente se han llevado.
3) Análisis de los riesgos: permite establecer cuáles son los riesgos previsibles y asociados al bien,
producto, obra o servicio a contratar por parte de la entidad, esto en aras de establecer la afectación,
grado de afectación y probabilidad de materialización que estos podrían tener respecto de la
ejecución del contrato. Es un elemento primordial para la asignación de los riesgos, la forma de
mitigarlo, y las garantías que para tal efecto exige la entidad.
1.1.3. DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES REQUERIDOS EN LOS PROCESO DE URGENCIA

MANIFIESTA.
Iniciándose, se debe tener en cuenta que la urgencia manifiesta es una sub modalidad especial de la
contratación directa regulada por el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la cual establece que,
ARTICULO 42. DE LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad

del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando
se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos
de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de
situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos.
En tal sentido, dentro de la urgencia manifiesta se encuentran establecidas aquellas situaciones que dan
lugar a ella, siendo requerido la necesidad de la justificación de la necesidad, en la cual el sector del que
deriva la situación de urgencia manifiesta (incluido la calamidad pública).
De esto, entonces, el procedimiento a aplicar internamente sería,
Etapa Actuación Responsable Formato

Precontractual. Informe de situación que genera la Sector respecto del cual se Libre.
urgencia manifiesta. genera la situación que da
lugar a existencia de urgencia
manifiesta.
Precontractual. Reunión del Comité Orientador y Comité Orientador y de Acta de
de Seguimiento Contractual. Seguimiento Contractual. reunión.
Precontractual. Proyección del acto administrativo Dirección Departamental de Minuta de Acto
que declara la urgencia manifiesta. Asuntos Jurídicos y administrativo
Judiciales. de declaratoria
de Urgencia
Manifiesta.
Precontractual. Declaratoria de urgencia Gobernador del Minuta de Acto
manifiesta. Departamento de Vaupés, su administrativo
delegado, o quien haga sus de declaratoria
veces. de Urgencia
Manifiesta..
Precontractual. Cotizar el valor de los bienes, Sector del que surge la Minuta de
productos o servicios a adquirir (si necesidad. cotización.
aplica).
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al bien, Sector del que surge la Libre.
producto, servicio u obra a necesidad.
contratar (si aplica).
Precontractual. Solicitud de ficha de Banco de Sector del que surge la Libre.
Proyectos (si aplica) necesidad.
Precontractual. Solicitud de CDP (si aplica). Sector del que surge la Libre.
necesidad.
Precontractual. Justificación de la necesidad. Sector respecto del cual se Minuta de
genera la situación que da justificación de
lugar a existencia de urgencia necesidad.
manifiesta.
Precontractual. Remisión de expediente Sector del que surge la Oficio de
contractual a la Dirección necesidad. remisión del
Departamental de Asuntos expediente
Jurídicos y Judiciales para revisión. contractual.
Precontractual. Proyecto de Invitación a presentar Dirección Departamental de Minuta de
oferta. Asuntos Jurídicos y invitación a
Judiciales. presentar
oferta.
Precontractual. Suscripción de la Invitación a Gobernador del Minuta de
presentar oferta. Departamento de Vaupés, su invitación a
delegado, o quien haga sus presentar
veces. oferta.
Precontractual. Verificación de oferta. Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y verificación de
Judiciales. ofertas.
Precontractual. Elaboración de Minuta de Contrato Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y Contrato
Judiciales. Directo.
1.1.3.1. LA CALAMIDAD PÚBLICA.
Como se indicó anteriormente, los procesos de urgencia manifiesta se incluyen inmersos en los procesos de
calamidad pública, siendo estos últimos un tipo de contrato mientras que la urgencia manifiesta es la sub
modalidad de contratación aplicable.
Para todos los efectos legales se aplicarán a estos procesos las determinaciones que para tal efecto
establece la Ley 1523 de 2012.
De conformidad con la nutrida jurisprudencia del Consejo de Estado, los conceptos de Colombia Compra
Eficiente, entre esos el concepto de radicado 2202013000004313 del 27 de mayo de 2020, la calamidad
pública no se constituye per sé en una modalidad de selección sino que se constituye en sí un tipo de contrato
especial, por lo que no bastará con la declaratoria de calamidad pública para la adquisición de bienes,
productos, obras y servicios para conjurar la situación de calamidad, sino que se deberá efectuar la
declaratoria de la urgencia manifiesta en los términos de que trata el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.

Precontractual. Informe de situación que genera Sector respecto del cual se Libre.
la calamidad pública. genera la situación que da lugar
a existencia de calamidad
pública en asocio al referente
de la Secretaría de Gobierno
Departamental.
Precontractual. Reunión del Comité Secretaría de Gobierno Acta de reunión.
Departamental de Gestión de Departamental como secretaría
Riesgos de Desastres. técnica, en asocio con el Sector
respecto del cual se genera la
situación que da lugar a
existencia de calamidad
pública.
Precontractual. Proyección del acto Dirección Departamental de Minuta de Acto
administrativo de Declaratoria de Asuntos Jurídicos y Judiciales. administrativo de
calamidad pública declaratoria de
Calamidad
Pública.
Precontractual. Declaratoria de Calamidad Gobernador del Departamento Acto
Pública. de Vaupés. administrativo.
Precontractual. Reunión del Comité Orientador y Comité Orientador y de Acta de reunión.
de Seguimiento Contractual. Seguimiento Contractual.
Precontractual. Proyección del acto Dirección Departamental de Minuta de Acto
administrativo que declara la Asuntos Jurídicos y Judiciales. administrativo de
urgencia manifiesta declaratoria de
Urgencia
Manifiesta.
Precontractual. Declaratoria de urgencia Gobernador del Departamento Minuta de Acto
manifiesta de Vaupés. administrativo de
declaratoria de
Urgencia
Manifiesta.
aplica).
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al Sector del que surge la Libre.
bien, producto, servicio u obra a necesidad.
necesidad.
Precontractual. Justificación de la necesidad Sector respecto del cual se Minuta de
genera la situación que da lugar justificación de
a existencia de urgencia necesidad.
manifiesta.
Precontractual. Análisis de riesgos (si aplica) Sector del que surge la Minuta de matriz
necesidad. de riesgos.
contractual a la Dirección necesidad. remisión del
Jurídicos y Judiciales para contractual.
revisión.
Precontractual. Invitación a presentar oferta. Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y Judiciales invitación a
presentar oferta.
Precontractual. Elaboración de Minuta de Dirección Departamental de Minuta de
Contrato Asuntos Jurídicos y Judiciales Contrato Directo.
1.1.4. RIESGOS EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA Y LA MITIGACIÓN DE ESTOS.
Si bien, y por regla general para los contratos que se suscriben mediante esta modalidad contractual no se
requieren garantías en los términos que para tal efecto dispone el artículo 2.2.1.2.1.4.5. del Decreto 1082 de
2015, dentro de los estudios previos, o la justificación de la necesidad (para el caso de la urgencia manifiesta,
calamidad pública o desastres), se podrá establecer el análisis de riesgos tal como lo indica el artículo
2.2.1.2.3.1.1 ibídem, para la solicitud de las garantías a que haya lugar y que se encuentran reguladas en el
artículo 2.2.1.2.3.1.2.
En tal sentido, para efectos de la identificación de los riesgos asociados con esta modalidad de contratación,
dentro de la etapa precontractual el sector del cual deriva la necesidad deberá identificarlos conforme lo
determina el CONPES 3714 de 2011, así como en los términos que para tal efecto indique Colombia Compra
Eficiente en las guías aplicables.
1.1.5. PROCEDIMIENTO INTERNO APLICABLE.
El procedimiento interno aplicable, que no aplica para las situaciones de urgencia manifiesta o calamidad
pública, es,

Precontractual. Concertación de proyectos y costos Sector del que surge Minuta de Acta de
(aplica para procesos de salud como la necesidad. reunión.
el PIC, entre otros que se llevan a
través de Contratos/Convenios
Interadministrativos) (si aplica)
Precontractual. Cotizar el valor de los bienes, Sector del que surge Minuta de
productos o servicios a adquirir (si la necesidad. cotización.
aplica).
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al bien, Sector del que surge Libre.
producto, servicio u obra a contratar la necesidad.
(si aplica).
Precontractual. Solicitud de ficha de Banco de Sector del que surge Libre.
Proyectos (si aplica) la necesidad.
Precontractual. Solicitud de CDP (si aplica). Sector del que surge Libre.
la necesidad.
Precontractual. Estudios previos. Sector del que surge Minuta de estudios
la necesidad. previos.
Precontractual. Análisis de riesgos (si aplica) Sector del que surge Minuta de matriz de
la necesidad. riesgos.
Precontractual. Análisis del sector. Sector del que surge Minuta de análisis
la necesidad. del sector.
Precontractual. Remisión de expediente contractual a Sector del que surge Oficio de remisión
la Dirección Departamental de la necesidad. del expediente
Asuntos Jurídicos y Judiciales para contractual.
revisión.
Precontractual. Proyección del acto administrativo que Dirección Minuta de Acto
declara justificado la contratación Departamental de Administrativo de
directa. Asuntos Jurídicos y justificación de
Judiciales. contratación directa.
Precontractual. Declaratoria de justificación de Gobernador del Minuta de Acto
contratación directa. Departamento de Administrativo de
Vaupés, su delegado, Declaratoria de
o quien haga sus Desierto.
veces.
Precontractual. Proyecto de Invitación a presentar Dirección Minuta de invitación
oferta. Departamental de a presentar oferta.
Asuntos Jurídicos y
Judiciales.
Precontractual. Suscripción de la Invitación a Gobernador del Minuta de invitación
presentar oferta. Departamento de a presentar oferta.
Vaupés, su delegado,
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Verificación de oferta. Dirección Minuta de
Departamental de verificación de
Asuntos Jurídicos y ofertas.
Judiciales.
Precontractual. Elaboración de Minuta de Contrato Dirección Minuta de Contrato
Departamental de Directo.
Judiciales
1.1.6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIONES DE SERVICIOS

PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN.
El procedimiento interno aplicable es,

Precontractual. Determinación de necesidad Sector del que surge Minuta de necesidad
la necesidad. del contrato
Precontractual. Certificación de ficha de banco de Sector del que surge Minuta de solicitud
proyectos la necesidad. de certificación de
banco de proyectos.
Precontractual. Certificación de no existencia de Sector del que surge Minuta de solicitud
personal a recursos humanos la necesidad. de certificación de
recursos humanos
Precontractual. Estudios previos Sector del que surge Minuta de estudios
la necesidad. previos
Precontractual. Riesgos asociados a la contratación Sector del que surge Matriz de riesgos
la necesidad.
Precontractual. Remisión de expediente para proceso Sector del que surge Minuta de oficio de
contractual a la Dirección la necesidad. remisión para
Departamental de Asuntos Jurídicos y trámites.
Judiciales
Precontractual. Invitación a presentar propuesta Dirección Minuta de invitación
Departamental de
Judiciales
Precontractual. Presentación de propuesta Futuro contratista Minuta de propuesta
de prestación de
servicios
Precontractual. Autorización para afiliación a riesgos Futuro contratista Minuta de
laborales autorización a
afiliación a riesgos
laborales.
Precontractual. Compromiso anticorrupción Futuro contratista Minuta de
compromiso
anticorrupción.
Precontractual. Certificado de incompatibilidades e Futuro contratista Minuta de certificado
inhabilidades de
incompatibilidades e
inhabilidades
Precontractual. Verificación de oferta en el criterio de Dirección Minuta de
experiencia e idoneidad. Departamental de verificación de
Judiciales.
Precontractual. Certificado de idoneidad Dirección Minuta de certificado
Departamental de de idoneidad.
Judiciales.
Judiciales.
Contractual. Suscripción de la Minuta del Contrato. Gobernador del Minuta de Contrato
Departamento de Directo.
o quien haga sus
veces.
Contratista
1.2. EN PROCESOS COMPETITIVOS CONTRACTUALES.
1.2.1. ESTUDIOS PREVIOS.
Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de soporte para elaborar el
proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, la invitación pública, y el contrato mismo.
Tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar el proceso de selección,
el contrato y su futura ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los
principios mencionados en el presente Manual de Contratación. Así mismo, son el soporte para diligenciar
la respectiva invitación pública a presentar propuestas cuando se trata de procesos de contratación directa,
la invitación pública cuando se trata de procesos de mínima cuantía, el aviso de convocatoria cuando se trata
de procesos de selección abreviada (menor cuantía y subasta inversa), concurso de méritos y licitación
pública, así como se constituye un insumo primordial para el proyecto de pliego de condiciones, el pliego de
condiciones definitivos aplicable a los procesos de selección abreviada (menor cuantía y subasta inversa),
concurso de méritos y licitación pública. Por ello deben ponerse a disposición del público durante el desarrollo
del proceso de contratación y con anticipación al mismo.
Este documento se encuentra reglamentado en los artículos 25 de la Ley 80 de 1993 y 2.2.1.1.2.1.1. del
Decreto 1082 de 2015 y corresponde al conjunto de observaciones jurídicas, financieras y técnicas, en los
que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, además
de reflejar el análisis que se ha realizado sobre la necesidad y oportunidad para la adquisición del bien,
producto, obra o servicio requerido, de acuerdo con los estudios y mecanismos de planificación determinados
con anterioridad y que fueron base de la proyección contractual de la entidad dentro de cada vigencia fiscal.
Es así, como los Estudios Previos se convierten en el documento final que servirá de fundamento para la
elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, y donde
deben estar incluidos los diseños, licencias y proyectos necesarios, así como toda la información
indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que se propone.
Cuando el proceso de contratación que se adelante sea de aquellos que se dirijan a través de la modalidad
de selección de minina cuantía, los Estudios Previos que soporten las justificaciones jurídicas, técnicas y
presupuestales del contrato deberán contener, solo el estudio de los elementos descritos en el artículo 2.
2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.
Los Estudios Previos que utilice la Gobernación del Departamento de Vaupés dentro de sus procesos de
Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:
4) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
Es necesario que la entidad indique de forma escrita y detallada las razones que justifican la oportunidad de
la contratación. Para ello es importante tener en cuenta que toda la actividad de la Gobernación del
Departamento Vaupés es reglada, de conformidad con este Manual y la normatividad aplicable, es decir, la
celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de
acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
 Las especificaciones técnicas y jurídicas específicas de la necesidad que se pretende satisfacer con
la contratación.
 Los argumentos que permitan verificar el imperativo funcional y misional de la contratación que se
requiere.
 Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
 Verificación de que la necesidad se encuentra debidamente prevista en los mecanismos de
planificación establecidos o la correspondiente inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
 Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus
recursos.
 Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se
requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato
recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o rediseño
o la contratación de un servicio).
5) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
Es importante que dentro de los Estudios Previos del contrato se señalen los elementos esenciales del
mismo, toda vez que estas serán fundamentales para los proponentes al momento de presentar sus ofertas
y prestarán las bases jurídicas en la ejecución, razón por la cual deben definirse los siguientes:
2.12) Objeto.
Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir
para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en
cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
2.13) Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar.
En el documento se deberá establecer la definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte,

así como las condiciones del contrato a celebrar, además, deberán analizarse en el estudio técnico,
estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos:
Sera importante sugerir y tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida
útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que
debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la
contratación; Además de los servicios conexos de la ejecución contractual, entendidos como aquellos que
se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y
correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
2.14) Partes.
Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una
entidad estatal y el otro lo constituye el contratista, que puede ser una persona natural o jurídica – de derecho
público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier
modalidad prevista en la Ley.
2.15) Plazo.
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se
espera se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio
por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de
2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe
hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del
31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante, lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, siempre que las obligaciones
ya se encuentren determinadas y suscritas por las partes que integran el acuerdo contractual.
2.16) Lugar de ejecución el contrato.
Es importante señalar dentro de los documentos previos y con el fin de ser preciso con los futuros
proponentes cual será el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones
propias del contrato.
2.17) Obligaciones de las Partes.
Son apreciaciones de vital importancia para la ejecución del contrato, toda vez que en ellas se encuentra
contenido el desarrollo especifico del objeto contratado, es allí donde se estipulan los aspectos que de no
ser cumplidos podrían generar una terminación anormal del contrato con sus respectivas consecuencias
jurídicas y disciplinarias para cada una de las partes de la relación. Corresponde entonces, a los
compromisos que recaen sobre las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y
documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución contractual.
2.18) Identificación del contrato que se pretende celebrar.
El deber de realizar los estudios sobre la tipología contractual se encuentra en el Decreto 1082 de 2015. La
tipología contractual es fundamental para establecer cuál es la modalidad de selección que la entidad estatal
deberá utilizar para el desarrollo del proceso contractual, es decir que al momento de realizar los estudios
técnicos y jurídicos, es fundamental establecer qué tipo de contrato será el que se va a ejecutar que podrá
ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados
expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que
se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
2.19) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que
soportan su elección.
Identificado el tipo de contrato que se requiere celebrar, cada entidad deberá realizar un estudio de las
modalidades de selección establecidas en el artículo 2 de la Ley 1150, complementado con lo establecido
en el Decreto 1082 de 2015 respecto de la selección. En todo proceso contractual deben indicarse las
razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y permitan precisar
cuál será el procedimiento aplicable para la escogencia del contratista que finalmente ejecutara las
obligaciones contenidas en el contrato, teniendo en cuenta que cada modalidad de selección específica y
diferencia sus términos y formas de evaluación.
2.20) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el
presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.
Corresponde al costo económico que tendrá el bien, producto, obra o servicio objeto del contrato a celebrar,
para lo cual es imperativo contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que
deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos
y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los
siguientes:
2.9.1) Cotizaciones.
La solicitud de cotizaciones: Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan condiciones de
producción (capacidad económica, financiera, técnica y de experiencia) similares, con el fin de que realmente
se obtenga un precio de mercado.
El estudio de costos puede efectuarse, mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o

condiciones de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico
encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las
experiencias anteriores efectuadas por la administración, los históricos contenidos en los archivos
contractuales de la entidad y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del
bien o servicio a contratar.
Consulta de base de datos especializados: cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a
contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas
realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser
especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.
Análisis de consumos y precios históricos: Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos
se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año,
examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes
en el comercio del bien o servicio. En todo caso, las características del bien o servicio deben ser las mismas
entre una contratación y otra.
Así las cosas, la utilización de estas herramientas es de vital importancia, por cuanto los precios del mercado
no pueden determinarse de manera arbitraria o subjetiva, ni pueden ser improvisados por la entidad. Dado
que su medición y verificación son un problema de la técnica. Por lo anterior, deben sustentarse
necesariamente en circunstancias verificables del mercado, pues no se les debe inventar la administración,
sino que deben ser el producto de la realidad y variables económicas al momento de contratar.
2.21) Forma de Pago.
Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar
cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros),
acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la entidad cuente con los recursos líquidos
disponibles.
En los contratos o convenios que celebre la Gobernación del Departamento de Vaupés se podrá pactar la
entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo
contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
2.22) Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales.
El valor de los contratos estatales, debe estar fundado en situaciones particulares de cada entidad, así
entonces para la determinación del mismo se deberán aplicar y tener en cuenta las disposiciones tanto
externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten
al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen
los estudios de mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre
y clasifique la información contable.
6) Los requisitos habilitantes a aplicar al proceso de selección.
En atención a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, la entidad deberá
determinar cuáles son los requisitos habilitantes aplicables al proceso contractual, los cuales y para todos
los efectos son subsanables conforme lo dispone el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que modificó al artículo
5 de la Ley 1150 de 2007.
En tal sentido, y respecto de esto se aplicará la regla de subsanabilidad de estos requisitos así,
Modalidad Regla de subsanabilidad

Mínima cuantía. Se aplicará como regla que se podrán subsanar los requisitos habilitantes por un
término de un (1) día hábil posterior a la publicación del informe de verificación de
requisitos habilitantes y de evaluación de ofertas.
Selección abreviada Se aplicará la regla de subsanabilidad determinado en el parágrafo 4 del artículo
por Subasta inversa. 5 de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que
establece que “En aquellos procesos de selección en los que se utilice el
mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o al
proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán ser
solicitados hasta el momento previo a su realización.”
Concurso de Méritos Se aplicará la regla de subsanabilidad determinado en el parágrafo 1 del artículo
5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que
establece que “La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la
futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las
propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos
hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no
afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades
estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de
traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de
selección”.
Selección abreviada Se aplicará la regla de subsanabilidad determinado en el parágrafo 1 del artículo
de menor cuantía. 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que
selección”.
Licitación pública. Se aplicará la regla de subsanabilidad determinado en el parágrafo 1 del artículo
5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que
selección”.
7) Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.
Cuando sea necesario y en cumplimiento de la selección objetiva del contratista, dentro de los procesos de
selección adelantados por la Gobernación del Departamento Vaupés, se deberán establecer criterios que
serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia
del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella
busca. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o
capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2, 3 y 4
del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo
2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015.
En tal sentido, la entidad deberá analizar según la modalidad de selección los factores de selección que le
son aplicables, teniéndose que según la modalidad aplica,
Modalidad Factor de selección

Contratación Directa No se aplican factores de selección, sino que se tiene en cuenta la experiencia
e idoneidad de la persona que presenta la respectiva propuesta conforme a
las formalidades exigidas por la entidad.
Mínima Cuantía Solo se tiene en cuenta el valor de la propuesta. En tal sentido, se elige la
propuesta que tenga el menor valor.
Se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del

Decreto 1082 de 2015.
Selección Abreviada Se tiene en cuenta el factor precio-calidad para la selección abreviada de
menor cuantía.
Para la selección abreviada por subasta inversa se tiene en cuenta el menor

valor constituido en la audiencia de subasta.
Para todos los efectos se aplicará lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del
Concurso de Méritos Se tiene cuenta el factor calidad de las ofertas presentadas.
Licitación Pública Se tiene en cuenta el factor precio-calidad.
Para todos los efectos se aplicará lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del

8) El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
En los Estudios Previos se deberán tipificar los riesgos que llegar a presentarse en la ejecución del contrato
y que puedan causar una potencial alteración del equilibrio económico, así entonces, las entidades estatales
tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la identificación, valoración y asignación de riesgos
previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). El riesgo será previsible en la medida que el
mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales Decreto 1082 de 2015.
Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o
impedir su adecuada ejecución, de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a
la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la
parte que debe asumirlos, por ejemplo: la identificación de la parte que asume los riesgos sobre fluctuación
del dólar, los reajustes que deben efectuarse para mantener el equilibrio económico del contrato, las normas
de calidad que deben cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir, la obligación del contratista de
mantener indemne la Gobernación del Departamento de Vaupés por daños y perjuicios que aquél le cause
a terceros en el desarrollo de actividades propias de la ejecución del contrato, las medidas contingentes que
es necesario tomar para la protección de los bienes, la salud y el medio ambiente, según el caso, etc.
La finalidad de este análisis se realiza con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera
y de esta manera determinar y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia
de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual,
cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales
corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El
estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que
conduzcan al éxito del proyecto.
Este análisis, podrá ser obviado por la entidad cuando el proceso contractual que se dirija sea de aquellos
que atiende a la modalidad de selección por minina cuantía, toda vez que de conformidad con el artículo
2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015 pues de acuerdo a la naturaleza del contrato y su valor no estima
obligatoria la solicitud ni la identificación de riesgos, sin embargo si la entidad lo estimare conveniente estará
facultada para tipificar y solicitar los mecanismos que pueda desvirtuar cualquier alteración del contrato.
9) Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual.
Uno de los riesgos que puede generar mayor afectación para la entidad, está relacionado con la incapacidad
o falta total de cumplimiento por parte del contratista respecto del objeto y las obligaciones derivadas del
contrato, es así como en el artículo 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015, se impuso la obligación de
sustentar la exigencia de las garantías que amparan los perjuicios de naturaleza contractual o
extracontractual y que podrán derivarse del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.
Con esto se quiere, que al presentarse cualquier situación de incumplimiento del contratista que afecte la
ejecución del contrato, la entidad pueda recuperar la inversión realizada y dejada de percibir por fallas del
ejecutor contractual, esto sin perjuicio de la facultad que se tendrá para el inicio de las investigaciones
disciplinarias y situaciones administrativas a que haya lugar.
10) La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un Acuerdo internacional o un

Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del Decreto 1082
de 2015.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, el Decreto 1082 de 2015 exige a

las entidades públicas la indicación de si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar
las obligaciones en ellos contenidas.
11) Si es procedente o no la limitación a Mipymes.
La entidad deberá determinar si el proceso se puede limitar a Mipymes conforme lo dispone aquellos artículos
vigentes del Decreto 1082 de 2015 y en los términos que para tal efecto dispone la Ley 2069 de 2020, y de
los que para tal efecto determine el Gobierno Nacional.
En tal sentido, la entidad deberá efectuar el análisis correspondiente para establecer si del proceso
contractual es procedente la realización de la limitación específica del mismo.
12) Reglas y criterios de desempate.
La entidad deberá determinar en los estudios previos cuáles son los criterios y reglas objetivas aplicables
para el desempate cuando se presente empate en la evaluación de las ofertas presentadas por parte de los
proponentes, aplicando para ello las fuentes normativas existentes y su regulación específica.
En tal sentido, se tendrá como prevalente lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020, aplicándose
conforme a su estructura, y que en caso de persistir el empate la entidad deberá aplicar un sistema de
selección aleatoria como el balotaje.
1.2.2. ANÁLISIS DEL SECTOR.
En los términos de que trata el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, la entidad debe efectuar el
análisis del sector a efectos de determinar, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,
técnica, y de análisis de Riesgo, lo aplicable al proceso contractual para la contratación y/o adquisición de
los bienes, productos, obras o servicios a contratar.
El análisis del sector que utilice la Gobernación del Departamento de Vaupés dentro de sus procesos de
En tal sentido, deberá contener como mínimo el análisis del sector,
4) Análisis de la perspectiva legal: corresponde al análisis de la normatividad aplicable al sector al

que pertenece la necesidad de la entidad a efectos de determinar los requerimientos legales
aplicables, así como de ser el caso las licencias y demás permisos aplicables.
5) Análisis comercial: corresponde al análisis que se efectúa respecto de la oferta y demanda del
bien, producto, obra o servicio a contratar por parte de la entidad, lo cual permite establecer el
crecimiento económico del sector al que pertenecen, los aspectos de los valores de mercado tanto
a nivel nacional como a nivel territorial, así como la existencia de los posibles oferentes a nivel
nacional y territorial. Por otro lado, permite analizar cuál ha sido la demanda de otras entidades del
mismo nivel a la Gobernación del Departamento de Vaupés, y de la misma entidad en un período de
tiempo determinado, situación importante para analizar cómo ha sido los procesos contractuales que
históricamente se han llevado.
6) Análisis financiero y organizacional: Este permite identificar, conforme el sector económico al que
pertenecen, y según la clasificación de las actividades económicas de 4ta generación adoptada por
el DANE (Clasificación Industrial Internacional Uniforme Rev 4 AC), los índices financieros y
organizacionales aplicables al proceso contractual específicamente, lo cual es el elemento primordial
para la determinación del criterio habilitante financiero y organizacional aplicable a la entidad, esto
con la utilización del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIS- de la Superintendencia de
Sociedad de Colombia.
7) Análisis de los riesgos: permite establecer cuáles son los riesgos previsibles y asociados al bien,
producto, obra o servicio a contratar por parte de la entidad, esto en aras de establecer la afectación,
grado de afectación y probabilidad de materialización que estos podrían tener respecto de la
ejecución del contrato. Es un elemento primordial para la asignación de los riesgos, la forma de
mitigarlo, y las garantías que para tal efecto exige la entidad.
Así, y para todos los efectos, el análisis del sector en el componente financiero y organizacional se efectuará
teniendo como base la clasificación económica de la necesidad a través del Clasificador Industrial
Internacional Uniforme -CIIU- adoptada por parte del DANE (Link:
https://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/normas-y-estandares/nomenclaturas-
y-clasificaciones/clasificaciones/clasificacion-industrial-internacional-uniforme-de-todas-las-actividades-
economicas-ciiu), para posteriormente efectuar el análisis de los índices financieros y organizaciones
conforme el Sistema Integrado de Información Societaria -SIIS- de la Superintendencia de Sociedades de
Colombia (link: https://siis.ia.supersociedades.gov.co/#/), con la utilización de la Matriz de Análisis Financiero
aplicable a la entidad.
1.2.3. PLIEGO DE CONDICIONES O INVITACIÓN PÚBLICA.
Es el documento estructural del proceso de selección que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos,
técnicos, económicos y financieros; que define las reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan
la confección de ofrecimientos de la misma índole, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que
redundan en la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección
de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos o Mínima Cuantía, este último con sus
singulares reglas al cual le aplica la invitación pública.
Los pliegos de condiciones, así como la invitación pública deben ser completos, claros, coherentes y
precisos, es decir, debe evitarse a toda costa apartes que conduzcan a interpretaciones o decisiones de
carácter subjetivo y que puedan conducir a declarar desierto el proceso. Estos pliegos de condiciones sólo
se elaborarán cuando el proceso de contratación se adelante por una modalidad de selección de
convocatoria pública y se publicarán en el SECOP.
Es importante tener en cuenta que los Pliegos de Condiciones o la Invitación Publica son actos
administrativos reglados y por esta razón no pueden contener ni establecer condiciones o requerimientos
que limiten la pluralidad de participantes dentro de las invitaciones públicas, sin embargo este documento,
de acuerdo con la naturaleza del contrato, la cuantía del mismo y las diferentes situaciones que se presenten,
puede requerir condiciones que ameriten cierta especialidad de quienes desean participar.
El proyecto de pliego, contendrá las especificaciones antes señaladas, pero sobre este, los proponentes
podrán realizar todo tipo de observaciones que justifiquen jurídica o técnicamente con el fin de hacer más
clara, justa, objetiva y completa la solicitud de requisitos para participar en el proceso de selección; del
estudio de estas observaciones se resolverá y el producto de ellas se encontrara contenido en el pliego
definitivo, si así lo estimare conveniente la entidad, toda vez que el proyecto no obligará a la entidad a
continuar el trámite del proceso contractual, salvo se ordene la apertura del mismo.
De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015, el proyecto de pliego de
condiciones de acuerdo con la modalidad de selección deberá publicarse para la presentación de
observaciones por parte de los interesados, por los siguientes términos:
Licitación Pública: diez (10) días hábiles.

Selección Abreviada: cinco (5) días hábiles.
Concurso de Méritos: cinco (5) días hábiles.
Ahora, en lo que corresponde a la invitación pública, aplicable a los procesos de mínima cuantía, este de
debe publicar por un (1) día hábil.
1.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DE PROCESO CONTRACTUAL.
Una vez agotado el procedimiento de publicación de los documentos previos, y del proyecto de pliego de
condiciones aplicable a la selección abreviada, licitación y concurso de méritos, la entidad deberá dar
apertura forma del proceso contractual a través de acto administrativo motivado el cual será objeto de
publicación en el SECOP junto con el pliego de condiciones definitivo que aplique.
Este acto administrativo podrá ser revocado de manera unilateral por parte de la entidad, mediante acto
administrativo, en caso de que considere que con la apertura del proceso contractual se violenta la
Constitución Política de 1991, las normas en que debió fundarse para su expedición, fue expedido por
funcionario no competente para ello, o si respecto del proceso existen errores insaneables, el cual será
publicado en el SECOP.
1.2.5. ADENDAS.
Con posterioridad a la apertura de un proceso contractual, la entidad está facultada legalmente para realizar
aclaraciones o modificaciones a las condiciones establecidas en el pliego de condiciones o invitación publica,
razón por la cual podrá emitir documentos que se denominará adendas y que serán de obligatoria
observancia para los proponentes que estén interesados en participar. Las adendas una vez publicadas
hacen parte del pliego de condiciones.
El término con el cual cuenta la Gobernación del Departamento Vaupés para la expedición de adendas, es
el que se encuentra señalada en el Artículo 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015 o en su defecto el que
estime conveniente dentro del pliego de condiciones o invitación publica, no sin esto cuando se presenten
adendas se deberá expresar en el acto administrativo la extensión del término de cierre que le permita a los
proponentes allegar los nuevos requerimientos.
De conformidad con el artículo 220 del Decreto 019 del 2012, dentro del plazo de la licitación cualquier
interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante
comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.
1.2.6. OBSERVACIONES Y LAS RESPUESTAS A LAS MISMAS.
Dentro de los procesos de selección de contratistas, la Ley y Reglamentos han previsto la posibilidad de que
los proponentes realicen y radiquen solicitudes o requerimientos sobre las condiciones que cada entidad
solicita para la potencial participación en el proceso contractual, además de poder presentar observaciones
sobre los resultados de cada una de los informes de evaluación que se realicen en el señalado procedimiento.
A su vez, la entidad estará en la obligación de dar respuesta clara y concreta sobre las observaciones o
requerimientos realizados por los proponentes, las cuales se deberán publicar para el conocimiento de todos
los oferentes y de esta manera puedan conocer los argumentos o la modificación de las condiciones, si así
lo estimare la entidad.
Así entonces, los términos que los proponentes tendrán para la radicación de observaciones y el plazo de la
entidad para dar respuesta a las mismas será el que se encuentre establecido en las normas sobre
contratación estatal, específicamente en la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y Decreto 1082 de
2015, y lo previsto en el cronograma del proceso.
Para todos los efectos legales las observaciones podrán ser exclusivamente radicadas a través del correo
electrónico previsto por la entidad que es [email protected].
1.2.7. INFORMES DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES.
Este primer informe contendrá el análisis de los requisitos y documentos de índole jurídica que permitan y
determinen la capacidad del contratista para suscribir el contrato, la no ocurrencia de causales de inhabilidad,
incompatibilidad, prohibiciones o conflicto de interés; el estudio y verificación de las capacidades técnicas
requeridas a los contratistas, las cuales permiten establecer la competencia y experiencia del proponente en
la ejecución del tipo de contrato determinado y de esta manera evitar posibles incumplimientos por
incapacidad técnica; y contendrá además, el análisis de la capacidad financiera y organizacional de los
proponentes de conformidad con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones o invitación
publica, con el fin de evitar que una posible situación financiera y organizacional del contratista pueda afectar
la ejecución del contrato y sus obligaciones.
El informe de requisitos habilitantes siempre deberá ser realizado por un equipo interdisciplinario a excepción
de los procesos de selección de contratistas que se deriven de la modalidad de selección de Mínima Cuantía,
evento en el cual este análisis será realizado por parte del/de la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección
Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
En tal sentido, la responsabilidad por la verificación de los mismos será intransferible e indelegable, y esta
se determina según el requisito en unos responsables así,
Requisito habilitante Responsable por su verificación

Requisito jurídico Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
Requisito técnico Sector al que pertenece la necesidad.
Requisito financiero y organizacional Secretaría de Hacienda Departamental.
1.2.8. INFORMES DE EVALUACIÓN DE OFERTAS.
La Gobernación del Departamento de Vaupés, de conformidad a lo previsto en la normatividad vigente, así

como en el pliego de condiciones definitivo, realizará la evaluación de las ofertas para otorgarle puntaje a los
criterios determinados por esta para la evaluación, ello a través de las fórmulas y procedimientos que para
tal efecto sean determinados en el pliego de condiciones definitivo, esto a través del Comité Técnico
Evaluador.
Para el caso de las ofertas presentadas en los procesos de mínima cuantía, la evaluación de las ofertas será
efectuadas por parte del/de la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales, y solo se tendrá en cuenta el menor valor de conformidad a lo previsto en el artículo
2.2.1.2.1.5.2 numeral 6 del Decreto 1082 de 2015.
En tal sentido, la responsabilidad por la evaluación de las ofertas esta será intransferible e indelegable, y
esta se determina según el requisito en unos responsables así,
Requisito habilitante Responsable por su verificación

Componente jurídico Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
Componente técnico Sector al que pertenece la necesidad.
Componente económico Secretaría de Hacienda Departamental.
1.2.9. AUDIENCIAS.
Un requisito indispensable en los procesos de selección que adelanten las entidades públicas y en este caso
La Gobernación de Vaupés, tiene relación con la publicidad de los actos, razón por la cual, la legislación ha
previsto que se realicen una serie de audiencias que le permitan a los proponentes conocer de manera
directa las exigencias de las entidades con el fin de poder debatirlas, además, estas audiencias también le
permiten a la entidad tomar medidas que estén dirigidas a evitar y corregir cualquier tipo de actuación que
este en contravía de los principios y normas en materia de contratación.
En este orden ideas, para los procesos de selección de contratistas se prevén las siguientes audiencias.
1.2.9.1. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGO Y DE ASIGNACIÓN, ESTIMACIÓN Y

TIPIFICACIÓN DE RIESGOS.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 220 del Decreto 019 de 2011, el cual modifica el Numeral 4
del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro de los procesos de licitación pública, se deberá practicar
obligatoriamente una audiencia de aclaración, dentro de la que se le dará la oportunidad a los proponentes
para que requiera cualquier precisión que crean necesaria sobre el pliego de condiciones, en esta audiencia
la entidad podrá tomar en cuenta o no, las apreciaciones de los participantes, sin embargo deberá sustentar
sus decisiones.
En esta audiencia, los proponentes y la entidad también están facultados para debatir las exigencias
relacionadas con las garantías que se exigen dentro del proceso de selección, con el fin de especificar cuáles
son los riesgos posibles de la ejecución, quienes deben soportarlos y su estimación en relación con su
cuantía y vigencia y de esta manera dar cumplimiento al Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.
Esta audiencia se practicará con presencia del/de la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección
Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales, del funcionario de la entidad o contratista encargado de la
contratación y podrán asistir a ella como apoyo profesional los miembros del Comité Técnico Evaluador.
1.2.9.2. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN.
El artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015, establece que la adjudicación de la licitación pública
deberá realizarse en audiencia, con el fin de que en esta los proponentes puedan debatir los argumentos y
el análisis presentado por el Comité Técnico Evaluador en la selección del contratista; En esta audiencia se
deberán respetar las condiciones establecidas en el artículo antes señalado.
De la conclusión a la que se llegue después de practicada la audiencia de adjudicación se tomara la

determinación de adjudicar el contrato y se leerá el texto del acto administrativo que determina cual es el
contratista seleccionado y las condiciones finales del proceso contractual, siempre que no se haya dado a
conocer el acto con anterioridad a la audiencia.
Los participantes de la audiencia deberán observar y mantener una conducta respetuosa durante toda la
audiencia, respecto de los demás integrantes de la diligencia, y podrán realizar las observaciones que crean
convenientes y presentar los argumentos de conformidad con las reglas establecidas en el Decreto 1082 de
2015.
Esta audiencia se practicará con presencia del/de la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección
Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales, del funcionario de la entidad o contratista encargado de la
contratación y el Comité Técnico Evaluador.
1.3. REGLAS APLICABLES AL ANTICIPO.
En aquellos procesos contractuales en los cuales se determine en los documentos previos la disposición a
favor del contratista del anticipo, se aplicará sin excepción las siguientes reglas,
1) Tope máximo: El anticipo no podrá superar el 50% del valor del contrato.
2) Reglas aplicables para el giro del anticipo a favor del contratista: son reglas aplicables a este
procedimiento,
Para que la Gobernación del Departamento de Vaupés reconozca y gire efectivamente el anticipo
correspondiente al contrato, se deberá contar con los siguientes documentos en su orden:
1) Una vez sea aprobada las garantías de mitigación de riesgos para tal efecto deberá suministrar
el contratista dentro de los cinco (5) días hábiles a la suscripción del contrato so pena de aplicar
lo dispuesto en los estudios previos por parte de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales.
2) Se expida por parte de la Secretaría de Hacienda Departamental el registro presupuestal -RP-
del contrato.
3) Se suscriba el memorando de supervisión por parte de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales.
4) Se suscriba entre el contratista y el supervisor del contrato el acta de inicio correspondiente.
5) Se presente por parte del contratista el plan de inversión del anticipo de manera detallada.
6) Se presente por parte del contratista los documentos que certifiquen la apertura de la cuenta
conjunta que abrirá a nombre del contrato, la cual deberá manejada de manera conjunta por
parte del Contratista con el Interventor (si aplica) y el Supervisor del contrato conforme al plan
de inversión del anticipo que sea aprobado.
7) Se apruebe mediante acta por parte del supervisor del contrato y del el Interventor (si aplica)
del plan de inversión del anticipo.
Una vez se cumpla con estos documentos, la supervisión del contrato procederá a ordenar del
Supervisor del contrato el desembolso de aquellos recursos que se constituyen como anticipo.
3) Legalización del anticipo: se aplicará a este procedimiento,
Para todos los efectos, el contratista deberá legalizar y amortizar la inversión del anticipo a razón del
50% de cada cuenta parcial que sea remitidas al sector donde se ejerce la supervisión del contrato.
Para ello, y para efectos de la legalización del anticipo, y previo a la presentación de los informes
parciales correspondientes y de las cuentas mismas, este deberá remitir a la interventoría del contrato
(si aplica) o a la supervisión del contrato, los informes correspondientes a la inversión del anticipo para
su revisión y refrendación por parte de esta.
En caso de quedar saldos por amortizar del anticipo, se deducirán de la cuenta de cobro final aquellos
valores debidos al Departamento de Vaupés por este concepto.
1.4. DETERMINACIÓN DEL REQUERIMIENTO DE INTERVENTORÍA.
Si bien es cierto, la interventoría es “el seguimiento técnico a la ejecución de contratos de distintas tipologías,
realizado por una persona natural o jurídica contratada para ese fin por la Entidad Estatal”, la cual solo aplica
de manera obligatoria cuando “(i) cuando la ley ha establecido la obligación de contar con esta figura en
determinados contratos, (ii) cuando el seguimiento del contrato requiera del conocimiento especializado en
la materia objeto del mismo, o (iii) cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique”, implicando
esto que su existencia no siempre es obligatoria.
Para tales efectos, y dentro de los estudios y documentos previos la entidad podrá determinar la necesidad
o no de contratar la respectiva interventoría del contrato, cuando se demuestre la existencia de alguna de
las tres causales anteriormente indicado.
De esto, la entidad deberá determinar dentro de los documentos previos, con el respectivo análisis del objeto
contractual, la cuantía, la modalidad de selección y la naturaleza misma del contrato, la procedencia o no de
la determinación del requerimiento de contratar la interventoría del contrato.
1.5. PROCEDIMIENTO INTERNO Y FORMATOS APLICABLES A LA ETAPA PRECONTRACTUAL.
El procedimiento interno y los formatos aplicables a la etapa precontractual son,

Precontractual. Cotizar el valor de los bienes, productos o Sector del que surge Minuta de
servicios a adquirir (si aplica). la necesidad. cotización.
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al bien, Sector del que surge Libre.
producto, servicio u obra a contratar (si la necesidad.
aplica).
Precontractual. Solicitud de ficha de Banco de Proyectos Sector del que surge Libre.
(si aplica) la necesidad.
Precontractual. Solicitud de CDP (si aplica). Sector del que surge Libre.
la necesidad.
Precontractual. Estudios previos. Sector del que surge Minuta de estudios
la necesidad. previos.
Precontractual. Análisis de riesgos. Sector del que surge Minuta de matriz
la necesidad. de riesgos.
Precontractual. Análisis del sector. Sector del que surge Minuta de análisis
la necesidad. del sector.
Precontractual. Remisión de expediente contractual a la Sector del que surge Oficio de remisión
Dirección Departamental de Asuntos la necesidad. del expediente
Jurídicos y Judiciales para revisión. contractual.
Precontractual. Elaboración de documento de aviso de Dirección Minuta de Aviso de
convocatoria o invitación pública. Departamental de convocatoria.
Judiciales Minuta de
Invitación pública.
Precontractual. Suscripción del documento de aviso de Gobernador del Minuta de Aviso de
convocatoria o invitación pública Departamento de convocatoria.
o quien haga sus Minuta de
veces. Invitación pública..
Precontractual. Elaboración de proyecto de pliego de Dirección Minuta de proyecto
condiciones. Departamental de de pliego de
Asuntos Jurídicos y condiciones.
Judiciales.
Precontractual. Suscripción del proyecto de pliego de Gobernador del Minuta de proyecto
condiciones. Departamento de de pliego de
Vaupés, su delegado, condiciones.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Contestación de observaciones al Gobernador del Minuta de
proyecto de pliego de condiciones. Departamento de contestación de
Vaupés, su delegado, observaciones.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Documento de acreditación de TRM (Si Gobernador del Minuta de
aplica) Departamento de acreditación de
Vaupés, su delegado, TRM aplicable.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Adendas (si aplica) Gobernador del Minuta de
Departamento de adendas.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Elaboración de pliego de condiciones Dirección Minuta de proyecto
definitivo. Departamental de de pliego de
Asuntos Jurídicos y condiciones.
Judiciales.
Precontractual. Proyección de acto administrativo de Dirección Minuta de Acto
apertura de proceso contractual. Departamental de Administrativo de
Asuntos Jurídicos y Apertura de
Judiciales. proceso
contractual.
Precontractual. Suscripción del pliego de condiciones Gobernador del Minuta de proyecto
definitivo. Departamento de de pliego de
Vaupés, su delegado, condiciones.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Suscripción del acto administrativo de Gobernador del Minuta de Acto
apertura de proceso contractual Departamento de Administrativo de
Vaupés, su delegado, Apertura de
o quien haga sus proceso
veces. contractual.
Precontractual. Audiencia de aclaración de pliegos de Comité Técnico Minuta de Acta de
condiciones y asignación de riesgos. Evaluador. audiencia.
Dirección
Departamental de
Judiciales.
Precontractual. Verificación de requisitos habilitantes y Comité Técnico Minuta de
evaluación de propuesta. Evaluador. verificación de
requisitos
Dirección habilitantes.
Departamental de
Asuntos Jurídicos y Minuta de
Judiciales. evaluación de
ofertas.
Precontractual. Contestación de observaciones al informe Gobernador del Minuta de
de verificación de requisitos habilitantes y Departamento de contestación de
evaluación de propuestas. Vaupés, su delegado, observaciones.
o quien haga sus
veces.
Precontractual. Audiencia de proceso contractual Comité Técnico Minuta de Acta de
(licitación pública, subasta inversa, y Evaluador. audiencia.
demás modalidades que lleven
audiencias) Dirección
Departamental de
Judiciales.
Precontractual. Informe final de evaluación y Comité Técnico
Minuta de informe
recomendación del Comité Técnico Evaluador. final del Comité
Evaluador. Técnico
Evaluador.
Precontractual. Elaboración del Acto administrativo de Dirección Minuta de Acto
adjudicación del proceso contractual. Departamental de Administrativo de
Asuntos Jurídicos y Adjudicación.
Judiciales.
Precontractual. Elaboración del Acto administrativo de Dirección Minuta de acto
declaratoria de desierto del proceso Departamental de administrativo que
contractual. Asuntos Jurídicos y declara desierto el
Judiciales. proceso.
Precontractual. Suscripción del Acto administrativo de Gobernador del Minuta de acto
declaratoria de desierto del proceso Departamento de administrativo que
contractual. Vaupés, su delegado, declara desierto el
o quien haga sus proceso.
veces.
Precontractual. Elaboración de contrato. Dirección Minuta de contrato.
Departamental de
Elaboración de Carta de Aceptación de Asuntos Jurídicos y Minuta de Carta de
Oferta (aplica a mínima cuantía). Judiciales. Aceptación de
Oferta (aplica a
mínima cuantía).
TÍTULO III- ETAPA CONTRACTUAL.
1. ETAPA CONTRACTUAL.
Esta etapa tiene su inicio desde la suscripción propia del contrato estatal posterior al agotamiento del
procedimiento precontractual aplicable según la modalidad de contratación.
1.1. SUPREMACÍA DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES E INVITACIÓN PÚBLICA ANTE LA
EXISTENCIA DE INCOHERENCIA CON EL CONTRATO.
En todo caso, ante la existencia de incoherencia entre el contrato y el pliego de condiciones definitivo, o de
la carta de aceptación y la invitación pública, se dará prevalencia al pliego de condiciones definitivo y a la
invitación pública sobre estos estos, en razón a que tanto el pliego de condiciones definitivo y la invitación
pública determinaron las reglas aplicables al proceso contractual respecto del cual el contratista se presentó,
siendo entonces prevalentes ante la existencia de incoherencias entre estos.
1.2. PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
El perfeccionamiento de los contratos estatales se tiene una vez exista el acuerdo de voluntades sobre el
bien, producto, servicio u obra que requiere el Estado y la contraprestación por este, tal como lo señala el
numeral 1 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993.
De esto, se entenderá perfeccionado el contrato una vez ocurra la suscripción de este para aquellos procesos
competitivos contractuales, así como para aquellos derivados de la aplicación de la modalidad de
contratación directa, y para el caso de la mínima cuantía se entenderá la existencia del perfeccionamiento
de este con la expedición por parte de la entidad de la carta de aceptación de la oferta.
1.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
Como lo establece el inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, para la ejecución del contrato estatal
deben concurrir una serie de requisitos, así,
1) Aprobación de las garantías para la mitigación de riesgos cuando ello opere y cuando se hayan
hecho exigibles al contratista en el proceso contractual y los documentos previos a este.
2) Se expida el documento de registro presupuestal que garantiza la existencia de un compromiso
económico- presupuestario para atender el cumplimiento del contrato estatal.
3) Encontrarse al día en el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales
cuando aplique.
1.3.1. APROBACIÓN INICIAL DE LAS GARANTÍAS DE MITIGACIÓN DE RIESGOS.
Estará a cargo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales la aprobación de las

garantías de mitigación de riesgos que sean necesarios para la ejecución de los contratos.
El procedimiento interno y los formatos aplicables son,

Contractual. Allegar las garantías de mitigación de Contratista Libre.
riesgos al sector de la necesidad.
Contractual. Remisión de las garantías de mitigación Supervisor del Libre.
de riesgos allegadas al sector por parte contrato.
del Contratista a la Dirección
Departamental de Asuntos Jurídicos y
Judiciales.
Contractual Aprobación de las garantías de mitigación Dirección Minuta de acto
de riesgos allegadas por el sector al que Departamental de administrativo de
pertenece la supervisión. Asuntos Jurídicos y aprobación de
Judiciales. garantías.
1.3.2. EXPEDICIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTARIO.
La expedición del registro presupuestario estará a cargo de la Secretaría de Hacienda Departamental,

posterior al registro que en los sistemas contables efectúe la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos
y Judiciales.

Contractual. Registro en los sistemas y/o plataformas Dirección N.A
contables de la entidad del respectivo Departamental de
contrato estatal y de la información del Asuntos Jurídicos y
contratista. Judiciales.
Contractual. Expedición del registro presupuestario Secretaría de N.A
Hacienda
Departamental.
1.4. INICIACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
Una vez se efectúe el procedimiento consagrado en el numeral 2.2 y sus respectivos sub numerales, se
procederá con la suscripción por parte del supervisor del contrato del acta de inicio de este.
En el caso de que los contratos tengan interventor, el acta de inicio será suscrita por parte del Supervisor del
proyecto, la Interventoría del Contrato y el Contratista.
En todo caso, para la suscripción del acta de inicio el contratista deberá entregar al supervisor dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato los documentos necesarios para el inicio del
contrato como lo son las garantías exigidas.
Si dentro del plazo anterior no se puede suscribir el contrato por responsabilidad directa del contratista, la
entidad podrá dar aplicación a lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993,
expidiéndose para tal efecto el acto administrativo en el que se declaré la no suscripción del contrato, y con
ello procederá de ser posible a contratar con el proponente calificado en segundo lugar si a ello hubiese
lugar.

Contractual. Remisión a la supervisión del contrato, o Dirección Minuta de
supervisor general del proyecto (si aplica) Departamental de memorando de
del Contrato estatal suscrito, con el acto Asuntos Jurídicos y supervisión.
administrativo de aprobación de garantías Judiciales.
(si aplica), y el registro presupuestal para
el trámite correspondiente de suscripción
del acta de inicio.
Contractual. Suscripción del acta de inicio del contrato. Supervisor del Minuta de acta de
Contrato y contratista. inicio.
En el caso de que los Minuta de acta de

contratos tengan inicio con
interventor, el acta de interventoría.
inicio será suscrita
por parte del
Supervisor del
proyecto, la
Interventoría del
Contrato y el
Contratista.
Contractual. Remisión a la Dirección Departamental Supervisor del Minuta de oficio de
de Asuntos Jurídicos y Judiciales para Contrato. remisión para
publicación en los sistemas de publicación.
información (SECOP/SIAOBSERVA) de
manera inmediata a la elaboración de la
suscrición de la actuación.
Contractual. Publicación en los sistemas de Dirección N.A
información (SECOP/SIAOBSERVA) en Departamental de
un plazo inferior a los tres (3) días Asuntos Jurídicos y
siguientes a la elaboración de la Judiciales.
actuación.
1.5. PAGO DEL CONTRATO ESTATAL.
El contrato estatal será pagado conforme lo dispongan los documentos previos aplicables.
En el caso de ser contratos de ejecución instantánea como la compraventa, se pagarán a la entrega de los
bienes en el Almacén General del Departamento.
Así, y respecto de los contratos de ejecución sucesiva, se determinará por parte de la entidad los pagos a
través de cuentas parciales y cuentas finales en la proporción que los documentos previos indiquen.
1) Corrección de errores aritméticos de las cuentas de cobro.
En todo caso, los errores aritméticos de las cuentas o los pagos en demasía que se lleguen a efectuar
a favor del contratista o en disminución en contra del contratista serán susceptibles de corrección en
cualquier tiempo, hasta la liquidación final del contrato.
2) Saldos a favor de la entidad.
Por otro lado, en caso de existir saldos a favor de la entidad, esta procederá a deducirlos de manera
directa, y sin que sea necesaria la mediación de autorización expresa o reclamación judicial, de la
cuenta de cobro final.
3) Reglas generales al trámite de pago de cuentas de cobros.
Para el trámite de pago de cuentas de cobro parciales, una vez recibida la respectiva cuenta de cobro,
el Departamento de Vaupés tendrá 30 días hábiles para su revisión, verificación y pago, periodo este
en el que podrá realizar las devoluciones y requerimientos a que haya lugar.
4) Trámite para el pago de las cuentas de cobro parciales.
Ahora, las respectivas cuentas de cobro parciales son exclusivamente revisadas y viabilizadas para el
pago por parte del Supervisor del Contrato. En caso de que el contrato tenga interventoría, el
interventor de este deberá emitir concepto favorable previo al trámite de pago de la cuenta como
requisito aplicable para el trámite correspondiente ante la Secretaría de Hacienda Departamental.
En todo caso, además de los documentos aportados por parte del contratista y avalados por la
interventoria (si aplica), el supervisor del contrato deberá expedir para el trámite de pago,
- Certificado de cumplimiento parcial.

- Informe de supervisión parcial.
Para este se aplicará el procedimiento interno así,

Contractual. Remisión de cuenta de cobro parcial por Contratista. Libre.
parte del contratista.
Remisión de cuenta de cobro parcial por Contratista –

parte del contratista al interventor y Interventor.
emisión del concepto favorable para el
pago por parte del interventor del contrato
(si aplica).
Contractual. Revisión de cuenta de cobro parcial. Supervisor del N.A
Contrato.
Contractual Emisión de documentos para pago, como Supervisor del Minuta de
- Certificado de cumplimiento parcial. Contrato. certificado de
- Informe de supervisión parcial. cumplimiento
parcial.
Minuta de informe
de supervisión
parcial.
Contractual. Remisión de cuenta de cobro con Supervisor del Minuta de remisión
aprobación para el trámite de pago a la Contrato. de cuenta de cobro
Secretaría de Hacienda Departamental. para el trámite de
pago.
5) Trámite para el pago de las cuentas de cobro final.
Se aplicará lo dispuesto en el acápite de liquidación del contrato.
1.6. ACLARACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
La aclaración del contrato estatal aplica cuando existe algún yerro de tipo aritmético o numérico en el mismo,
sin que implique la existencia de una causal de nulidad del contrato.
En tal sentido, esta aclaración del contrato estatal opera para cualquier cláusula del mismo y descripción
contentiva de este, procediendo su aclaración de manera unilateral por parte de la entidad o a solicitud de
parte, ya que con la corrección o aclaración que se efectúe no se modifica el contrato ni se ejecuta ninguna
cláusula excepcional o exorbitante que tenga a su favor la entidad.

Contractual. Solicitud de aclaración del contrato Supervisor del Minuta de solicitud
estatal, el cual puede aplicar de manera Contrato. de aclaración del
unilateral o solicitud de parte. contrato.
Contractual. Proyección del acta de aclaración del Dirección Minuta de acta de
contrato de manera unilateral o bilateral Departamental de aclaración del
según el caso. Asuntos Jurídicos y contrato unilateral
Judiciales. o bilateral según el
caso.
Contractual Suscripción del acta de aclaración del Gobernador del Minuta de acta de
contrato. Departamento de aclaración del
Vaupés, su delegado, contrato unilateral
o quien haga sus o bilateral según el
veces. caso.
El contratista.
actuación.
1.7. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
Esta procede para la realización de varias actividades jurídicas que implican en sí la modificación del contrato
en una o varias disposiciones de este.
En tal sentido, este es suscrito entre el Ordenador del Gasto y el contratista, cuya finalidad es modificar el
contrato en lo que respecta a:
1) Adición del contrato: es el acuerdo que modifica un contrato vigente, con el fin de aumentar su
valor, esto dentro de los límites legalmente establecidos.
2) Prórroga del contrato: La prórroga es el acuerdo que modifica el plazo contractual, con el objeto
de aumentarlo.
3) Mayores y menores cantidades: es el acuerdo que se realiza para la modificación de las

actividades pactadas en el contrato con afectación o no del valor del contrato.
4) Modificación del contrato: es el acuerdo mediante el cual se modifica de manera total o parcial
alguna cláusula del contrato.
Para todos los efectos debe tenerse en cuenta que esta modificación del contrato debe surgir de la decisión
de las voluntades de las partes contratantes, y, excepcionalmente de la voluntad de la entidad en aplicación
del numeral 2 del artículo 14 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 16 ibidem, previo agotamiento del debido
proceso.
En todo caso, el procedimiento de modificación del contrato iniciará con la solicitud que para tal efecto realice
el contratista a la entidad representada en ese momento por el Supervisor del Contrato. En caso de que el
contrato tenga interventoría, el contratista del contrato objeto de la interventoría deberá radicar a la
interventoría la solicitud de modificación del contrato para que esta emita concepto técnico, administrativo,
ambiental, financiero y/o jurídico, según aplique, favorable al trámite de modificación.
En caso de que exista supervisión del contrato diferente a quien suscribe el contrato como ordenador del
gasto, este deberá emitir un concepto de favorabilidad para la suscripción de la modificación del contrato por
parte del ordenador del gasto.
De lo anterior, el ordenador del gasto remitirá a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
la orden del trámite de modificación del contrato con un término de cinco (5) días hábiles a la fecha en que
se debe efectuar este o del vencimiento en el plazo de ejecución del contrato. Para los contratos de urgencia
manifiesta, se tendrá un plazo de tres (3) días hábiles.
Así, una vez sea remitido por parte del ordenador del gasto la orden por realizar las actividades tendientes a
modificar el contrato, la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales deberá efectuar el trámite
administrativo, jurídico y financiero a que haya lugar para la modificación del contrato.
Y, el proceso finaliza con la suscripción del acta de modificación del contrato en lo solicitado (adición,
prórroga, mayores y menores cantidades y modificación) por parte del ordenador del gasto, el supervisor del
contrato, la interventoría de aplicar, y el contratista.
1.7.1. Modificación del contrato estatal cuya fuente de financiación provenga de otras fuentes de
financiación.
En el caso de que la fuente de financiación del contrato provenga de otra fuente (exceptuado el Sistema
General de Regalías), se aplicará el siguiente procedimiento interno y los formatos aplicables son,

Contractual. Solicitud de modificación del contrato Contratista. Libre.
(adición, prórroga, mayores y menores
cantidades y modificación) por parte del
contratista.
En caso de que el contrato tenga Contratista – Libre.

interventoría, el contratista del contrato Interventor.
objeto de la interventoría deberá radicar a
la interventoría la solicitud de
modificación del contrato para que esta
emita concepto técnico, administrativo,
ambiental, financiero y/o jurídico, según
aplique, favorable al trámite de
modificación.
Contractual. Emisión de concepto de favorabilidad al Supervisión del Minuta de
trámite de modificación del contrato. Contrato. concepto favorable
para trámites.
Interventor del Libre.
Contrato.
Contractual. Remisión al supervisor del contrato el Interventor del Libre.
concepto de favorabilidad de la Contrato (si aplica).
modificación del contrato (si aplica)
Contractual. Remisión al ordenador del gasto de los Supervisor del Minuta de oficio de
documentos correspondiente al trámite Contrato. remisión para
de modificación del contrato. trámites.
Contractual. Revisión del trámite de modificación por Gobernador del N.A
parte del ordenador del gasto. Departamento de
o quien haga sus
veces.
Contractual. Remisión de modificación aprobada para Gobernador del Minuta de oficio de

trámite de modificación del contrato a laDepartamento de aprobación de
Dirección Departamental de Asuntos Vaupés, su delegado, trámite.
Jurídicos y Judiciales. o quien haga sus
veces.
Contractual. Revisión de trámite de modificación del Dirección N.A
contrato. Departamental de
Judiciales.
Contractual. Proyección de acta de modificación del Dirección Minuta de acta de
contrato. Departamental de modificación de
Asuntos Jurídicos y contratos.
Judiciales.
Contractual. Suscripción del acta de modificación del Gobernador del Minuta de acta de
contrato. Departamento de modificación de
Vaupés, su delegado, contratos.
o quien haga sus
veces.
Supervisor del
Contrato.
Interventor del
contrato (si aplica).
Contratista.
actuación.
1.7.2. Modificación del contrato estatal cuya fuente de financiación proviene del Sistema General
de Regalías.
En el caso de que la fuente de financiación del contrato provenga del Sistema General de Regalías, se
aplicará el siguiente procedimiento interno y los formatos aplicables son,

Contractual. Solicitud de modificación del contrato Contratista. Libre.
(adición, prórroga, mayores y menores
cantidades y modificación) por parte del
contratista.
En caso de que el contrato tenga Contratista – Libre.

la interventoría la solicitud de
modificación del contrato para que esta
emita concepto técnico, administrativo,
ambiental, financiero y/o jurídico, según
aplique, favorable al trámite de
modificación.
Contractual. Emisión de concepto de favorabilidad al Supervisión del Minuta de
trámite de modificación del contrato. Contrato. concepto favorable
para trámites.

Contrato.
modificación del contrato (si aplica)
Contractual. Remisión al Departamento Administrativo Supervisor del Minuta de remisión
de Planeación Departamental para contrato. para trámite de
revisión del trámite de modificación del revisión.
contrato (adición, prórroga, mayores y
menores cantidades y modificación) del
contrato.
Contractual. Revisión por parte del Departamento Departamento N.A
Administrativo de Planeación Administrativo de
Departamental del trámite de Planeación
modificación del contrato (adición, Departamental.
prórroga, mayores y menores cantidades
y modificación) del contrato.
Contractual. Emisión del concepto del Departamento Departamento Minuta de
Administrativo de Planeación Administrativo de concepto para
Departamental para el trámite de Planeación trámite de
Departamental. modificación del
DAPD.
Contractual. Remisión al ordenador del gasto de los Departamento Minuta de oficio de
documentos correspondiente al trámite Administrativo de remisión para
de modificación del contrato. Planeación trámites.
Departamental.
Contractual. Revisión del trámite de modificación por Gobernador del N.A
parte del ordenador del gasto. Departamento de
o quien haga sus
veces.
Contractual. Remisión de modificación aprobada para Gobernador del Minuta de oficio de

trámite de modificación del contrato a la Departamento de aprobación de
Dirección Departamental de Asuntos Vaupés, su delegado, trámite.
Jurídicos y Judiciales. o quien haga sus
veces.
Contractual. Revisión de trámite de modificación del Dirección N.A

Judiciales.
Contractual. Proyección de acta de modificación del Dirección Minuta de acta de
contrato. Departamental de modificación de
Judiciales.
Contractual. Suscripción del acta de modificación del Gobernador del Minuta de acta de
contrato. Departamento de modificación de
o quien haga sus
veces.
Supervisor del
Contrato.
Interventor del
Contratista.
actuación.
1.8. CESIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
Si bien los contratos estatales deben ser ejecutados por parte del contratista que para tal efecto fue
contratado, no es menos cierto que además de las disposiciones legales que permiten una cesión de los
derechos económicos y obligaciones contractuales conforme lo dispone la Ley 80 de 1993, es procedente la
cesión del contrato cuando existe acuerdo entre la entidad contratante y el contratista que pretende ceder el
contrato.
En tal sentido, y a efectos de determinar el cumplimiento de las condiciones técnicas, presupuestarias y

jurídicas, el proceso de cesión de los derechos económicos y de las obligaciones del contrato solo
procederán a solicitud de la parte interesada, por lo que estará en cabeza del Sector que ejerce la supervisión
el emitir el concepto de viabilidad para la cesión, o del interventor (cuando este exista) el emitir el concepto
de viabilidad para la cesión, para ser revisado por el ordenador del gasto y proceder con el trámite jurídico
pertinente.
De esto, entonces, el procedimiento interno a aplicar es,

Contractual. Solicitud de cesión de derechos Contratista. Libre.
económicos y de las obligaciones
derivadas del contrato al supervisor del
contrato.
Contratista –
En caso de que el contrato tenga Interventor. Libre.
interventoría, el contratista del contrato
la interventoría la solicitud de viabilización
de la cesión de derechos económicos y
de las obligaciones derivadas del
contrato, para que este emita el concepto
favorable al trámite de cesión.
Contractual. Emisión del concepto de favorabilidad de Supervisión del Minuta de
la cesión del contrato. Contrato. concepto favorable
para trámites.

Contrato.
Contractual Remisión al supervisor del contrato el Interventor del Libre.
concepto de favorabilidad de la cesión del Contrato (si aplica).
contrato (si aplica)
Contractual Remisión al ordenador del gasto de los Supervisión del Minuta de oficio de
documentos correspondiente al trámite Contrato remisión para
de cesión del contrato. trámites.
Contractual Revisión del trámite de cesión del Gobernador del N.A
contrato por parte del ordenador del Departamento de
gasto. Vaupés, su delegado,
o quien haga sus
veces.
Contractual Remisión de cesión del contrato Gobernador del Minuta de oficio de

aprobada para trámite a la Dirección Departamento de aprobación de
Departamental de Asuntos Jurídicos y Vaupés, su delegado, trámite.
Judiciales. o quien haga sus
veces.
Contractual Revisión de trámite de cesión del Dirección N.A

Judiciales.
Contractual Proyección de acta de cesión del Dirección Minuta de acta de
contrato. Departamental de cesión de
Judiciales.
Contractual Suscripción del acta de cesión del Gobernador del Minuta de acta de
contrato. Departamento de cesión de
o quien haga sus
veces.
Supervisor del
Contrato.
Interventor del
Contratista cedente.
Contratista
Cesionario.
actuación.
1.9. SUSPENSIÓN, PRÓRROGA DE LA SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO ESTATAL.
Si bien los contratos estatales deben ser ejecutados en el plazo contractualmente establecido, se reconoce
legal y jurisprudencialmente que existen situaciones que implican fuerza mayor, caso fortuito o necesidad de
la entidad, la suspensión de la ejecución de los contratos estatales.
De esto, no opera jurídicamente la posibilidad de que los contratos estatales puedan ser suspendidos y
reiniciados de manera automática a la ocurrencia de cualquiera de los hechos que sustenta la situación
atípica que da lugar a estos, ni pueden ser suspendidos de manera unilateral por parte de alguna de las
partes y menos aún suspendidos de manera ilimitada en el tiempo, razón por la cual este procedimiento debe
tener un sustento fáctico y un acuerdo entre la parte contratante y la parte contratista, en la que la
interventoría en caso de existir deberá emitir su concepto favorable al trámite.
Así, y en lo que corresponde a las prórrogas de las suspensiones, esta operación tampoco opera de manera
automática ni puede ser realizado de manera unilateral por parte de las partes, ya que debe tener un sustento
fáctico para la continuidad de la suspensión y un acuerdo entre la parte contratante y la parte contratista, en
la que la interventoría en caso de existir deberá emitir su concepto favorable al trámite.
Por otro lado, en materia del reinicio del contrato, este debe operar a la finalización de plazo de suspensión
o de sus prórrogas, momento en el cual se debe suscribir la respectiva acta de reinicio entre las partes.
De estos procedimientos, en tanto su suspensión, la prórroga de la suspensión y el reinicio del contrato,

estará facultada la supervisión del mismo para suscribir las minutas a que haya lugar, esto bajo el entendido
que esta decisión de la supervisión no implica una situación que modifique el contrato ni que implique el
ejercicio de una potestad que deba tener el ordenador del gasto o quien haga sus veces.
1.9.1. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO.
El procedimiento interno a aplicar será,

Contractual. Solicitud de suspensión del contrato al Contratista. Libre.
supervisor del contrato.
Libre.
En caso de que el contrato tenga Contratista –
de la suspensión del contrato, para que
este emita el concepto favorable al
trámite de cesión.
Contractual. Emisión de concepto de favorabilidad de Supervisión del Minuta de
la suspensión del contrato. Contrato. concepto favorable
para trámites.

Contrato.
suspensión del contrato (si aplica)
Contractual. Revisión del trámite de suspensión del Supevisor del N.A
contrato por parte del Supervisor del contrato.
Contrato.
Contractual. Suscripción de la minuta de suspensión Supervisor del Minuta de
del contrato. Contrato. suspensión del
contrato.
Interventor del
Contratista.
actuación.
1.9.2. PRORROGA DE LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO.
En este trámite se aplicará el procedimiento interno así,

Contractual. Solicitud de prórroga de la suspensión del Contratista. Libre.
contrato al supervisor del contrato.
Libre.
En caso de que el contrato tenga Contratista –
de la prórroga de la suspensión del
contrato, para que este emita el concepto
favorable al trámite de cesión.
la prórroga de la suspensión del contrato. Contrato. concepto favorable
para trámites.

Contrato.
concepto de favorabilidad de la prórroga Contrato (si aplica).
de la suspensión del contrato (si aplica)
Contractual. Revisión del trámite de la prórroga de la Supevisor del N.A
suspensión del contrato por parte del contrato.
Supervisor del Contrato.
Contractual. Suscripción de la minuta de prórroga de Supervisor del Minuta de prórroga
la suspensión del contrato. Contrato. de la suspensión
del contrato.
Interventor del
Contratista.
actuación.
1.9.3. REINICIO DEL CONTRATO.
En este trámite se aplicará el procedimiento interno así,

Contractual. Suscripción de la minuta de reinicio del Supervisor del Minuta de reinicio
contrato. Contrato. del contrato.
Interventor del
Contratista.
actuación.
1.10. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO ESTATAL.
Iniciándose, se debe tener en cuenta que todo contrato estatal se debe ejecutar en el plazo previsto en el
contrato, sin embargo, es procedente que estos sean terminados de manera anticipada, bien sea por la
ocurrencia de alguna causal legalmente establecida en la Ley 80 de 1993, o en su defecto por decisión de
la parte contratista y la aceptación de la entidad contratante.
En ese sentido, la entidad procederá a aplicar el procedimiento interno, así,

Contractual. Solicitud de terminación y liquidación Contratista. Libre.
anticipada del contrato al supervisor del
contrato.
Contratista – Libre.
En caso de que el contrato tenga Interventor.
interventoría, el contratista del contrato
de la terminación y liquidación anticipada
del contrato para que este emita el
concepto favorable.
la terminación y liquidación anticipada del Contrato. concepto favorable
contrato. para trámites.

Contrato.
terminación y liquidación del contrato.
Contractual. Remisión de trámite de terminación y Supevisor del Minuta de oficio de
liquidación anticipada del contrato ante el contrato. remisión para
ordenador del gasto, junto con la trámites.
proyección del acta de terminación y
liquidación anticipada del contrato. Minuta de
terminación y
liquidación
anticipada del
contrato.
Contractual. Revisión del trámite de terminación y Gobernador del N.A
liquidación anticipada del contrato. Departamento de
o quien haga sus
veces.
Contractual. Remisión a la Dirección Departamental Gobernador del Minuta de oficio de
de Asuntos Jurídicos y Judiciales el Departamento de aprobación de
trámite de terminación y liquidación Vaupés, su delegado, trámite.
anticipada del contrato para el trámite o quien haga sus
legal. veces.
Contractual. Revisión del trámite por parte de la Dirección N.A
Dirección Departamental de Asuntos Departamental de
Jurídicos y Judiciales. Asuntos Jurídicos y
Judiciales.
Contractual. Suscripción de la minuta de terminación y Gobernador del Minuta de
liquidación anticipada del contrato Departamento de terminación y
Vaupés, su delegado, liquidación
o quien haga sus anticipada del
veces. contrato
Supervisor del
Contrato.
Interventor del
Contratista.
Contractual Remisión a la Secretaría de Hacienda Supervisor del Minuta de oficio de
Departamental para el trámite de pago de Contrato. remisión para
saldos si hay lugar. trámites.

actuación.
TÍTULO IV- ETAPA POSCONTRACTUAL.
1. ETAPA POSCONTRACTUAL.
Esta etapa inicia desde la finalización del plazo de ejecución del contrato.
1.1. CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL.
1.1.1. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE CONTRATOS FINANCIADOS CON EL SISTEMA GENERAL

DE REGALÍAS.
De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.4.2.6.1. del Decreto 1082 de 2015, cuando los contratos
son financiados con el SGR, una vez estos se terminen la entidad ejecutora deberá emitir el acto
administrativo del cierre del expediente de este dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación, y
reportarlo ante el DNP y ante el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE).
Respecto de esto se aplicará el procedimiento interno así,

Poscontractual. Reporte del sector al que pertenece la Sector al que Minuta de oficio de
supervisión del contrato de la finalización pertenece la remisión para
del mismo ante el Departamento supervisión del trámites.
Administrativo de Planeación contrato.
Departamental, con los soportes
correspondientes. Supervisor del
Contrato.
Contractual. Proyección del acto administrativo de Gobernador del Minuta de acto

cierre del proyecto. Departamento de administrativo.
o quien haga sus
veces.
Supervisor del
Contrato.
Contractual. Remisión del acto administrativo a la Departamento Minuta de oficio de
Dirección Departamental de Asuntos Administrativo de remisión para
Jurídicos y Judiciales para revisión. Planeación trámites.
Departamental.
Contractual. Revisión del acto administrativo de cierre Dirección N.A
de proyecto. Departamental de
Judiciales para
revisión.
Contractual. Suscripción del acto administrativo de Gobernador del Minuta de acto
cierre del proyecto de regalías. Departamento de administrativo.
Vaupés, o quien haga
sus veces.
Contractual. Reporte de acto administrativo ante el Departamento Libre
DNP y ante el Sistema de Monitoreo, Administrativo de
Seguimiento, Control y Evaluación Planeación
(SMSCE). Departamental.
actuación.
1.1.2. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE CONTRATOS.
Una vez finalizan los períodos de cubrimiento de las garantías según el tipo de contrato suscrito, en los
términos de que trata el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, la entidad deberá emitir el acta de
cierre del expediente de manera formal.
Respecto de esto se aplicará el procedimiento interno así,

Poscontractual. Reporte del sector al que pertenece la Sector al que Minuta de oficio de
supervisión del contrato de la finalización pertenece la remisión para
del período de cubrimiento de las supervisión del trámites.
garantías de cumplimiento, estabilidad de contrato.
la obra o calidad de los bienes, allegando Minuta de acta de
la proyección del acta de cierre del Supervisor del cierre del
expediente con sus respectivos soportes. Contrato. expediente.
Contractual. Revisión del trámite. Dirección N.A

Departamental de
Judiciales para
revisión.
Contractual. Suscripción del acta de cierre de Gobernador del Minuta de acta de
expediente. Departamento de cierre de
Vaupés, o quien haga expediente.
sus veces.
actuación.
1.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL.
A la terminación del plazo de ejecución del contrato, las partes deben liquidar el contrato.
Por tratarse de un contrato de ejecución sucesiva, es objeto de liquidación, la cual se efectuará bilateralmente
dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato; en
su defecto, unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para efectuar la
liquidación bilateral.
Para la liquidación unilateral del contrato, el DEPARTAMENTO remitirá por un término de diez (10) hábiles
un requerimiento para lograr la liquidación bilateral del contrato con la respectiva proyección del acto de
liquidación bilateral, caso en el cual el CONTRATISTA deberá manifestar lo correspondiente a la aceptación
total o parcial del mismo, o su negación respecto de esta proyección de liquidación, debiendo para los dos
casos últimos allegar las modificaciones a que haya lugar.
Si en el término de requerimiento de los 10 días hábiles guardaré silencio el CONTRATISTA, el

DEPARTAMENTO procederá a dar aplicabilidad a liquidación unilateral del contrato mediante acto
administrativo el cual le será notificado al CONTRATISTA en los términos previstos en el artículo 54 y 56 de
la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 9 y 10 de la Ley 2080 de 2021.
Para todos los efectos se aplicará lo dispuesto sobre liquidación contractual conforme lo indicado en el
artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, artículo 60 de la Ley 80 de 1993, o norma que aplique, así como en los
términos que para tal efecto recomiende la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra
Eficiente-.
1.2.1. LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO.
En lo que respecta a las cuentas de cobro final, para aquellos contratos susceptibles de liquidación, las
cuentas de cobro finales serán revisadas y viabilizadas para el pago por parte del Supervisor del Contrato y
por parte del interventor (si aplica), y deberán ser remitidas a la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales para su revisión jurídica y financiera previa a la suscripción por parte del ordenador del
gasto y previo al trámite de pago final correspondiente, teniendo la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales hasta de un término de diez (10) días hábiles prorrogables por otros diez (10) días
hábiles para la revisión de estas.
En todo caso, además de los documentos aportados por parte del contratista y avalados por la interventoria
(si aplica), el supervisor del contrato deberá expedir para el trámite de pago,
1) Certificado de cumplimiento final.

2) Acta de recibo final de obra (si aplica).
3) Informe de supervisión final.
4) Proyección de liquidación bilateral o unilateral (si aplica) del contrato.
Por otro lado, y en el caso de los contratos que por sus condiciones deban ser ampliadas las garantías de
calidad de los bienes y de estabilidad de la obra por un período posterior a la liquidación del contrato, el
supervisor del contrato deberá requerir al contratista para efectúe la ampliación de estas y remitir, una vez
reciba estas garantías, a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales para su revisión y
aprobación mediante acto administrativo de aprobación de ampliación de garantías.
Para todos los efectos legales el pago final del contrato se realizará mediante liquidación final del contrato.

Poscontractual. Requerimiento para ampliación de Supervisor del Libre.
garantías de calidad de bienes y Contrato
estabilidad de la obra.
Poscontractual. Remisión de ampliación de garantías al Contratista. Libre.
supervisor del contrato.
Poscontractual. Remisión de garantías ampliadas para su Supervisor del Minuta de oficio de
aprobación por parte de la Dirección contrato. remisión para
Departamental de Asuntos Jurídicos y trámites.
Judiciales.
Poscontractual. Revisión de garantías ampliadas. Dirección N.A
Departamental de
Judiciales.
Poscontractual. Aprobación de ampliación de garantías. Dirección Minuta de acto
Departamental de administrativo de
Asuntos Jurídicos y aprobación de
Judiciales. ampliación de
garantías.
Poscontractual. Remisión de cuenta de cobro final por Contratista. Libre.
Remisión de cuenta de cobro final por Contratista –

parte del contratista al interventor y Interventor.
emisión del concepto favorable para el
pago por parte del interventor del contrato
(si aplica).
Poscontractual. Revisión de cuenta de cobro final. Supervisor del N.A
Contrato.
Poscontractual. Emisión de documentos para pago, como Supervisor del Minuta de
- Certificado de cumplimiento final. Contrato. certificado de
- Acta de recibo final de obra (si cumplimiento final.
aplica).
- Informe de supervisión final. Minuta de informe
- Proyección de liquidación bilateral o de supervisión
unilateral (si aplica) del contrato. final.
Poscontractual. Remisión de cuenta de cobro con Supervisor del Minuta de remisión
aprobación para el trámite de pago final Contrato. de cuenta de cobro
para revisión a la Dirección para el trámite de
Departamental de Asuntos Jurídicos y pago.
Judiciales.
Poscontractual. Revisión de cuenta de cobro final en lo Dirección N.A
jurídico y financiero. Departamental de
Judiciales.
Poscontractual. Proyección de la liquidación final del Dirección Minuta de
contrato. Departamental de liquidación
Asuntos Jurídicos y bilateral.
Judiciales.
Poscontractual. Suscripción de la liquidación bilateral del Gobernador del Minuta de
contrato. Departamento de liquidación
Vaupés, su delegado, bilateral.
o quien haga sus
veces.
Supervisor del
Contrato.
Interventor del
Contratista.
actuación.
1.2.2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO.
Para la liquidación unilateral del contrato, el DEPARTAMENTO remitirá por un término de diez (10) hábiles
un requerimiento para lograr la liquidación bilateral del contrato con la respectiva proyección del acto de
liquidación bilateral, caso en el cual el CONTRATISTA deberá manifestar lo correspondiente a la aceptación
total o parcial del mismo, o su negación respecto de esta proyección de liquidación, debiendo para los dos
casos últimos allegar las modificaciones a que haya lugar.
Si en el término de requerimiento de los 10 días hábiles guardaré silencio el CONTRATISTA, el

DEPARTAMENTO procederá a dar aplicabilidad a liquidación unilateral del contrato mediante acto
administrativo el cual le será notificado al CONTRATISTA en los términos previstos en el artículo 54 y 56 de
la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 9 y 10 de la Ley 2080 de 2021.
En todo caso, además de los documentos aportados por parte del contratista dentro de la finalización del
contrato y avalados por la interventoria (si aplica), el supervisor del contrato deberá expedir para el trámite
liquidación unilateral
1) Certificado de cumplimiento final.

2) Acta de recibo final de obra (si aplica).
3) Informe de supervisión final.
4) Proyección de liquidación unilateral (si aplica) del contrato.

Poscontractual. Requerimiento del supervisor del contrato Supervisor del Libre.
al contratista para la liquidación del Contrato.
contrato, con copia a la interventoría en
caso de existir.
Poscontractual. Remisión del trámite de liquidación Supervisor del Minuta de oficio de
unilateral del contrato con los soportes y Contrato. remisión para
la proyección del acto administrativo de trámites.
liquidación unilateral del contrato a la
Dirección Departamental de Asuntos Minuta de acto
Jurídicos y Judiciales. administrativo.
Poscontractual. Suscripción del acto administrativo de Gobernador del Minuta de acto

liquidación unilateral del contrato. Departamento de administrativo.
o quien haga sus
veces.
actuación.
1.2.3. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL ANTE LA PÉRDIDA DE COMPETENCIA

ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL.
Iniciándose, y respecto del plazo para la liquidación de los contratos estatales, se debe tener en cuenta que
la entidad tiene un total de 30 meses para hacerlo, los cuáles se cuentan así
4 meses para liquidación bilateral, 2 meses para liquidación unilateral, y 24 meses para la caducidad
de la acción contractual, para un total de 30 meses.
En tal vía, y ante la existencia de la expiración del plazo anteriormente indicado, sostiene el Consejo de
Estado, que existe pérdida de la competencia administrativa para la liquidación de este, indicando que,
“Ante la discusión sobre los términos aplicables a la liquidación del contrato, en el artículo 11 de la Ley
1150 de 16 de julio 20071, que modificó la Ley 80 de 1993, se dispuso que la misma se podrá realizar
hasta antes que caduque el medio de control de controversias contractuales, esto es, en el plazo de
1“Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.”: “Artículo 11. Del plazo para la liquidación de los contratos. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro
del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes”.
dos años (2) contados a partir de que se venzan los términos iniciales para hacerlo en forma bilateral
(cuatro meses cuando se guarda silencio)2 y unilateral (dos meses)3, después de lo cual perderá
competencia la administración y carecerán de poder dispositivo las partes para hacerlo.
El ordenamiento jurídico vigente dispone que para la liquidación bilateral y unilateral de un contrato
habrá un término inicial y uno adicional, distinción que la Sala considera necesaria para evitar
confusiones que pueden derivarse de que la norma determina dos plazos diferentes para liquidar los
contratos, tanto desde el punto de vista bilateral, como unilateral.
Así, según se explicó atrás, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 la liquidación bilateral
inicialmente tendrá lugar dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o
dentro del que acuerden las partes o, en su defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la
culminación del plazo de ejecución del contrato o a su terminación anormal, o a la expedición del acto
administrativo que ordene la terminación en ejercicio de las facultades exorbitantes de la
Administración, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En el supuesto caso de que no se liquide
bilateralmente, procederá la liquidación unilateral dentro del término inicial de dos (2) meses siguientes
a la expiración del plazo para la liquidación bilateral o de común acuerdo.
Además, indica la norma que “[s]i vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la
liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al
vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente,
sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A.” Como puede apreciarse, esta norma abre un
plazo adicional para la liquidación bilateral o unilateral del contrato, puesto que a partir de la expiración
de los dos (2) meses para la liquidación unilateral del contrato en tiempo inicial, las partes o la
administración, según el caso, contarán con dos (2) años para hacerlo, que es el término previsto
en el artículo 164 en la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo-CPACA) para que opere la caducidad del medio de control de
controversias contractuales.”2
Conexamente, y respecto de lo ya manifestado, el Consejo de Estado procede a señalar que,
“…La expiración del término de caducidad o la notificación del auto admisorio de la demanda del
contratista que persigue la liquidación del contrato, hace perder competencia a la administración para
estos efectos y, por lo tanto, sólo mientras esté en curso el término de caducidad es viable proceder
a la liquidación del contrato. De lo expuesto se concluye que vencido el término de caducidad de la
acción contractual, o notificado el auto admisorio de la demanda en la forma dicha, deviene la
incompetencia de la entidad estatal contratante para liquidar el contrato unilateralmente y, para el
2 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Concepto del 26 de junio de 2016, M.P. ALVARO NAMEN VARGAS
contratista, la imposibilidad de obtenerla en sede judicial o de común acuerdo y, por lo mismo, en tal
supuesto, no es jurídicamente viable extender, unilateralmente o por mutuo acuerdo con el contratista,
"un documento de balance final o estado de cuenta para extinguir definitivamente la relación
contractual", dado que el término de caducidad es perentorio e improrrogable y por que ello
equivaldría a revivir, convencionalmente, los términos de caducidad de la acción que, como es sabido,
son indisponibles…”3 (Negrita y subraya fuera de texto).
Así las cosas, entonces,
“…la Sala reitera que no es procedente que, con posterioridad a que haya caducado la oportunidad
para la interposición del medio de control de controversias contractuales, se puedan hacer
liquidaciones bilaterales o unilaterales mediante la celebración de negocios jurídicos entre las partes
o la expedición de actos por la administración que procuren un efecto declarativo de la extinción de
las obligaciones contractuales o constitutivo de reconocimientos patrimoniales, toda vez que los
términos de caducidad de la acción son de orden público, perentorios, improrrogables e indisponibles,
en consideración al interés general y la necesidad de otorgar certeza y seguridad a las partes de una
relación o situación jurídica…”4 (Negrita y subraya fuera de texto).
Con base a lo anterior, sostiene el Consejo de Estado que,
“1. ¿Sigue siendo aplicable el criterio de que vencidos los términos legales máximos para efectuar la
liquidación contractual incluido el término de caducidad de la acción contractual, la administración
pierde competencia para liquidar el contrato, incluso de mutuo acuerdo?
Sí. La competencia con la cual está investida una entidad para liquidar de forma unilateral o bilateral
un contrato estatal, se pierde cuando ha expirado el término de caducidad para la presentación de la
demanda en ejercicio del medio de control de controversias contractuales o cuando se ha notificado
el auto admisorio de la demanda que persigue la liquidación del contrato. En caso de ejercer dicha
competencia extemporáneamente, los actos bilaterales o unilaterales en los que se liquide el contrato,
según el caso, estarían viciados de ilegalidad y serían susceptibles de ser declarados nulos por el
juez. Por lo tanto, mientras no se haya vencido el término de caducidad del medio de control es viable
proceder a la liquidación del contrato.
Lo anterior, habida consideración de las normas constitucionales y legales aplicables, así como de las
posiciones jurisprudenciales coincidentes, reiteradas y pacíficas, el principio de legalidad y las reglas
propias de la competencia temporal, de las cuales se concluye que solo resulta posible liquidar el
contrato de forma bilateral o unilateral dentro del plazo máximo de dos años, previsto para el ejercicio
3 Concepto Sala de Consulta C.E. 1365 de 2001 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil
del medio de control de controversias contractuales, el cual se deberá contar desde la expiración de
los plazos iniciales para la liquidación bilateral o unilateral del contrato, es decir, a partir del
vencimiento del término inicial de dos (2) meses para la liquidación unilateral; este último, a su vez, es
posterior y supone el vencimiento del plazo inicial para la liquidación bilateral previsto en los pliegos
de condiciones o en el contrato, o en la ley de forma supletoria por cuatro (4) meses (Constitución
Política: preámbulo, arts. 6º, 121, 122 y 123; L. 80/93, arts. 60 y 77; L.1150/2007, arts. 11 y 32; D.
19/2012, art. 217; CPACA, art. 164)”5 (Negrita y subraya fuera de texto).
Finalmente, de esta situación el Supervisor del Contrato deberá remitir informe a la Procuraduría General de
la Nación, Contraloría General de la República (para recursos SGP, SGR) y Contraloría Departamental (para
recursos propios), para el trámite de su competencia.

Poscontractual. Revisión de la situación de la liquidación Supervisor del N.A
del contrato. Contrato.
Poscontractual. Elaboración de informe de supervisión. Supervisor del Minuta de acta de

Contrato. informe final de
supervisión.
Poscontractual. Convocatoria al Comité Departamental Supervisor del Minuta de

de Liquidaciones Contractuales para el Contrato. convocatoria al
análisis y emisión de recomendación Comité
sobre la liquidación del contrato. Departamental de
Liquidaciones
Contractuales.
Poscontractual. Reunión del Comité Departamental de Comité Acta de reunión.

Liquidaciones Contractuales y emisión Departamental de
del concepto de liquidación del contrato. Liquidaciones
Contractuales.
Poscontractual. Proyección de acta de cierre de Supervisor del Minuta de acta de
expediente con pérdida de competencia Contrato. cierre de
para liquidar. expediente con
pérdida de
competencia para
liquidar.
Poscontractual. Revisión del acta de cierre de expediente Dirección Minuta de acta de
con pérdida de competencia para liquidar. Departamental de cierre de
Asuntos Jurídicos y expediente con
Judiciales. pérdida de
competencia para
liquidar.
Poscontractual. Suscripción del acta de cierre de Gobernador del Minuta de acta de
expediente con pérdida de competencia Departamento de cierre de
para liquidar Vaupés, su delegado, expediente con
o quien haga sus pérdida de
veces. competencia para
liquidar.
Supervisor del
Contrato.
Poscontractual. Reporte de información del trámite a la Supervisor del Libre.
Procuraduría General de la Nación, Contrato.
Contraloría General de la República (para
recursos SGP, SGR) y Contraloría
Departamental (para recursos propios),
para el trámite de su competencia.
actuación.
TÍTULO V- PROCESO SANCIONATORIO CONTRACTUAL.
1. MARCO NORMATIVO APLICABLE.
De conformidad a lo previsto en el artículo 86 de la Ley 1437 de 2011, resulta aplicable a este proceso
sancionatorio contractual, en los términos del artículo 58 y 59 de la Ley 80 de 1993, por ser de naturaleza
administrativa las disposiciones contenidas en el artículo 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, y 54 de la Ley 1437 de
2011, y en lo regulado en la Ley 2080 de 2021 inclusive, esto con aplicación del debido proceso en los
términos de que trata el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.
2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PARA LA ADOPCIÓN DE DECISIONES SANCIONATORIAS

CONTRACTUALES.
Respecto de las competencias y facultades para la adopción de las decisiones que en materia de
procedimientos contractuales están en cabeza del Gobernador del Departamento de Vaupés, se tiene que
estas se delegan en su totalidad en los términos que para tal efecto permite el artículo 9 de la Ley 489 de
1998, al Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
En tal sentido, y en los términos que consagrados en el literal c) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, solo
será procedente el recurso de reposición.
Así, y para los efectos de las citaciones a las audiencias esta se realizarán a través de los medios
electrónicos, y de ser el caso las audiencias también se podrán llevar a través de estos mecanismos, caso
en el cual se dejará los respectivos registros aplicables.
3. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO CONTRACTUAL.
El procedimiento sancionatorio contractual tiene varias fases o etapas determinadas, así,
3.1. CONSTITUCIÓN DE PARTE Y VINCULADOS.
En el proceso sancionatorio contractual se tendrá como parte al contratista, sea esta persona natural
comerciante, persona jurídica con registro mercantil, o persona jurídica derivada de una forma asociativa
(consorcios, uniones temporales, proyectos de sociedad futura, etc).
En tal sentido, se vincularán como parte del proceso, así,
Tipo de contratista Forma en que se vincularán y actuarán en el proceso

Persona natural comerciante Se vincularán como tal como parte, y actuarán en tal forma como
parte del proceso legitimados en la causa y con capacidad para
ser parte.
Persona jurídica Se vincularán como tal como parte, y actuarán en tal forma como
parte del proceso legitimados en la causa y con capacidad para
ser parte.
Forma asociativa (consorcios, uniones Se vinculará al proceso a las personas (naturales o jurídicas) que
temporales, proyectos de sociedad constituyeron esta forma asociativa, esto en razón a que se
futura, etc). reconocen que estas si bien tienen capacidad jurídica para actuar
por sí solas, no representan en sí una forma independiente de
persona jurídica.
Sin embargo, toda actuación que se efectúe dentro del proceso

sancionatorio contractual se realizará a través del representante
legal de la forma asociativa, por lo que los representantes legales
de los miembros de esta podrán actuar a través de este
representante legal.
3.2. CONSTITUCIÓN DEL EXPEDIENTE.
De toda actuación que se desarrolle, desde el inicio del proceso sancionatorio contractual hasta su decisión
y ejecución de la decisión a que haya lugar, si esto aplicase, se aperturará carpeta propia anexa al expediente
contractual que corresponde al contrato.
En este se archivará las piezas procesales físicas, electrónicas y audiovisuales de este. De toda audiencia,
actuación se crearán archivos electrónicos y físicos, y las audiencias serán transcritas en su totalidad,
manteniéndose la seguridad de los medios audiovisuales.
Este expediente estará en custodia exclusiva de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y

Judiciales.
3.3. LA PROPORCIONALIDAD Y RAZONABILIDAD DE LA DECISIÓN A ADOPTAR.
En todo el proceso sancionatorio contractual, y en la fase de decisión se aplicarán las disposiciones

normativas y jurisprudenciales que sobre proporcionalidad y razonabilidad de la decisión que sean aplicables.
3.4. FASE PRELIMINAR.
Esta fase inicia con el informe detallado de supervisión que remite para el efecto el supervisor del contrato
y/o el interventor del contrato (si aplica) en el que pone en conocimiento de la Dirección Departamental de
Asuntos Jurídicos y Judiciales la existencia de un posible incumplimiento a las obligaciones contractualmente
establecidas en el contrato suscrito por parte del contratista.
Este informe detallado deberá contener como mínimo,
1) Aspectos generales: en el que se establecerán los datos respecto del contrato:
1.1) Tipo de contrato.

1.2) Número de contrato.
1.3) Modalidad de selección.
1.4) Acto administrativo de apertura (si aplica).
1.5) Acto administrativo de adjudicación (si aplica).
1.6) Fecha de suscripción del contrato.
1.7) Relación de las garantías solicitadas y prestadas por el contratista.
1.8) Acto administrativo de aprobación de las garantías.
1.9) Acto administrativo de aprobación de la ampliación de las garantías.
1.10) Relación concreta de las modificaciones (prórrogas, adiciones, mayores y menores
cantidades o modificaciones) suscritas en la ejecución del contrato.
1.11) Relación concreta de las suspensiones, prorrogas de las suspensiones y/o reinicios del
contrato.
1.12) Relación de las obligaciones contractualmente convenidas y establecidas en este.
2) Aspectos del presunto incumplimiento contractual y pruebas de la supervisión/interventoría: en este
aspecto el Supervisor del contrato y/o interventor del contrato (si aplica) deberá disponer y anunciar
de manera pormenorizada y de manera organizada las obligaciones contractuales presuntamente
vulneradas por parte del contratista, con la relación de las pruebas existentes de cada una de ellas,
así como el análisis correspondiente de la supervisión/interventoría que permitió arribar a una
conclusión de parte de esta de la existencia de un presunto incumplimiento contractual.
Con los insumos anteriores, y una vez allegada la información correspondiente, la Dirección Departamental
de Asuntos Jurídicos y Judiciales procede a evaluar el mérito de la situación desde lo fáctico, lo jurídico y lo
obligación en aras de determinar si se apertura de manera formal, por medio de acto administrativo, el
proceso sancionatorio contractual, caso en el cual se expedirá o se requerirá al supervisor del contrato a
efectos de que subsane los yerros o faltas de información y documentos se hallen.
En caso de aperturarse el proceso sancionatorio contractual se expedirá el respectivo acto administrativo de

apertura en el que se vinculará como parte al contratista, así como a los garantes que hayan expedido las
respectivas garantías para la mitigación de riesgos, se ordenará el traslado del informe presentado por parte
de la supervisión/interventoría del contrato y se fijará la fecha para la audiencia de descargos.
De todo el procedimiento sancionatorio contractual se vinculará al Supervisor del contrato y su equipo de

trabajo de existir, y al interventor del contrato y su equipo de trabajo, de existir.
3.5. DECISIÓN DE ARCHIVO ANTICIPADO.
En cumplimiento de lo dispuesto en el literal d) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en lo que corresponde
a la cesación de las actividades que dieron lugar al presunto incumplimiento contractual, el/la Director (a)
Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales podrá decir sobre el
archivo anticipado del proceso sancionatorio contractual mediante acto administrativo, ello siempre y cuando
que el Supervisor y/o interventor del contrato reporte a este la cesación de estas actividades.
De esta decisión anticipada, se publicará en el SECOP.
3.6. FASE DE DESCARGOS Y PROBATORIA.
3.6.1. AUDIENCIA DE DESCARGOS.
Una vez realizada la citación, se llamarán a las partes (contratista) y el garante a audiencia la cual se
efectuará de manera presencial o virtual según se determine en el acto administrativo de apertura y en el
oficio de citación.
En esta audiencia de descargos se procederá a realizarse una lectura sumaria de los antecedentes del
proceso desde lo fáctico, lo jurídico y las pruebas existentes, otorgándosele el término de tiempo suficiente
al contratista y a los garantes para que presenten sus descargos y alleguen o soliciten las pruebas que
consideren conducentes, pertinentes y útiles para el proceso sancionatorio y desvirtuar los cargos de
incumplimiento de las disposiciones contractuales.
El/la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales
determinará en esa misma audiencia las pruebas allegadas o solicitadas para su práctica que sean
conducentes, pertinentes y útiles, aplicando en todo caso del debido proceso y las disposiciones procesales
que para tal efecto determine la Ley 1474 de 2011 en el procedimiento administrativo sancionatorio, o de
aquél procedimiento especial que una ley regule. Así, también podrá decretar las pruebas de oficio que
considere para proveer un procedimiento que permita dilucidar la existencia o no de incumplimiento
contractual. La decisión sobre el decreto o no de pruebas será notificada en estrados conforme lo dispone el
numeral 2 del artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, procediendo solo el recurso de reposición el cual se deberá
sustentar en esta y se decidirá en la misma audiencia o en audiencia posterior de conformidad con el literal
d) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Una vez decidido el recurso de reposición no podrá interponerse
ningún recurso adicional.
Culminada esta fase, se citará en audiencia de práctica de pruebas y quedarán notificadas las partes, sin ser
requerido la remisión de otro oficio de citación a menos que la audiencia se determine por medios
electrónicos, caso en el cual se deberá enviar de manera inmediata por parte de la Dirección Departamental
de Asuntos Jurídicos y Judiciales el oficio con el link correspondiente.
3.6.2. AUDIENCIA PROBATORIA.
Cumplida la fecha y hora de audiencia, se procederá a aperturar la fase probatoria, en la cual se practicarán
las pruebas que se deban practicar como la rendición de testimonios a que haya lugar, la lectura y revisión
de informes y/o peritajes útiles que sean aplicables. De estas pruebas se les dará el mérito probatorio y valor
que sea aplicándose las reglas determinadas en la Ley 1437 de 2011.
Evacuadas las pruebas, e incluidas en el expediente, se procederá a citar a la audiencia de decisión

administrativa, respecto de la cual quedarán notificadas las partes, sin ser requerido la remisión de otro oficio
de citación a menos que la audiencia se determine por medios electrónicos, caso en el cual se deberá enviar
de manera inmediata por parte de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales el oficio con
el link correspondiente.
3.7. FASE DE DECISIÓN.
Cumplida la fecha y hora, el/la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales, en audiencia, procederá a dar lectura del acto administrativo mediante el cual se
adopta la decisión correspondiente quedando notificados en estrados las partes conforme lo dispone el literal
c) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Una vez concluida la lectura correspondiente, las partes y los garantes podrán interponer recurso de
reposición en contra de la decisión, el cual deberá ser sustentado en la misma audiencia.
En caso de que así lo considere el/la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y Judiciales, podrá decidir sobre la suspensión de la respectiva audiencia conforme lo dispone el
literal d) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, para adoptar la decisión que corresponda respecto del
recurso de reposición, que siendo decidido no procederán los recursos en contra.
Si el fallo administrativo es absolutorio, es decir que declara la no existencia de incumplimiento contractual,

publicándose en el SECOP de manera exclusiva la resolución respectiva.
Sí el fallo administrativo declara la existencia de incumplimiento contractual, se procederá de manera

inmediata con el reporte de la información ante el SECOP así como a la Cámara de Comercio en la cual se
encuentre registrado el contratista, que en caso de ser una forma asociativa (consorcio, unión temporal,
sociedad futura, etcétera) se reportará a las Cámaras de Comercio de cada uno de los componedores de
esta; así como se reportará a la Procuraduría General de la Nación para lo de su competencia, y al garante,
entendiéndose que el siniestro de la garantía es la respectiva resolución que declara el incumplimiento
contractual, para el procedimiento de pago que corresponda a la entidad so pena de iniciarse el
procedimiento de cobro persuasivo o coactivo que corresponda en los términos de que trata el artículo 98 y
siguientes de la Ley 1437 de 2011, ya que la resolución se constituye para todos los efectos legales y
conforme el artículo 422 del Código General del Proceso, el numeral 1 del artículo 99 de la Ley 1437 de
2011, el artículo 104 de la Ley 1437 de 2011, y demás normas aplicables, como un título ejecutivo a favor
de la entidad.
3.8. PROCEDIMIENTO APLICABLE.
De este proceso, a nivel interno se aplicará,

Contractual Remisión de informe de presunto Supervisor del Minuta de informe
Poscontractual. incumplimiento contractual del Contrato. de incumplimiento
contratista, con sus respectivos soportes contractual.
probatorios. Interventor del
contrato (si aplica) Minuta de oficio
para trámites.
Contractual Apertura del expediente. Dirección N.A
Poscontractual. Departamental de
Judiciales
Contractual Revisión del trámite. Dirección N.A
Poscontractual. Departamental de
Judiciales
Contractual Adopción de decisión de apertura formal Dirección Minuta de acto
Poscontractual. o abstención de apertura del proceso Departamental de administrativo de
sancionatorio contractual. Asuntos Jurídicos y apertura de
Judiciales proceso
En caso de apertura se vinculará y citará sancionatorio
a audiencia a las partes y al garante. contractual.
Minuta de oficio de
citación a
audiencia.
Contractual Audiencias. Dirección Minuta de Acta de
Poscontractual. Departamental de audiencia.
Judiciales.
Contractual Adopción de decisión que declara la Dirección Minuta de acto
Poscontractual. inexistencia de incumplimiento Departamental de administrativo de
contractual o la existencia de Asuntos Jurídicos y decisión que
incumplimiento contractual. Judiciales declara la
inexistencia de
incumplimiento
contractual.
Minuta de acto
administrativo de
decisión que
declara la
existencia de
incumplimiento
contractual.
Contractual Publicación en el SECOP y demás Dirección N.A
Poscontractual. sistemas de información el acto Departamental de
administrativo que declara la inexistencia Asuntos Jurídicos y
de incumplimiento contractual o la Judiciales.
existencia de incumplimiento contractual.
TÍTULO VI REGULACIONES ESPECIALES.
1. SECTOR EDUCACIÓN.
1.1. CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO BAJO EL SISTEMA

DE EDUCACIÓN ÍNDIGENA PROPIA -SEIP.
1.1.1. DE LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN MATERIA

EDUCATIVA: PREVALENCIA DE SUS DERECHOS FUNDAMENTALES.
El artículo 67 de la Constitución define a la educación como “un derecho de la persona y un servicio público
que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los
demás bienes y valores de la cultura”.
La Constitución Política de 1991 adoptó un modelo de Estado social y democrático de derecho que reconoce
el carácter pluriétnico y multicultural de la nación. La Carta elevó al rango de principios fundantes del Estado,
la pluralidad y la participación; estableció la obligación estatal de reconocer y proteger la identidad cultural
(art. 7º C.P.); consideró que todas las culturas merecen igual respeto por su dignidad (art. 70 C.P) y reconoció
la autonomía de los pueblos indígenas para ejercer funciones jurisdiccionales en su territorio conforme a sus
normas y procedimientos, como administrar los recursos e inversiones públicas dirigidas a su comunidad
(arts. 246 y 330 C.P.), entre otras. Así las cosas, el Estado colombiano reconoce y protege a los grupos
sociales culturalmente diferentes y considera como un valor constitucional la diversidad étnica y la
autodeterminación de los pueblos indígenas.6
En el mismo sentido, se estableció en el artículo 68 “Los integrantes de los grupos étnicos tendrán derecho
a una formación que respete y desarrolle su identidad cultural”. Como desarrollo de este reconocimiento en
la Carta, además de las disposiciones del Convenio 169 de la OIT, el Congreso de la República emitió la Ley
115 de 1994 –Ley general de Educación-, en la cual se reconoce y regula la etnoeducación o educación para
grupos étnicos en los artículos 55 a 63 del Capítulo III. El artículo 55 contempla una definición de la
etnoeducación como “la que se ofrece a grupos o comunidades que integran la nacionalidad y que poseen
una cultura, una lengua, unas tradiciones y unos fueros propios y autóctonos. Esta educación debe estar
ligada al ambiente, al proceso productivo, al proceso social y cultural, con el debido respeto de sus creencias
y tradiciones”. El artículo 56 de la misma dispone como principios los de integralidad, interculturalidad,
diversidad lingüística, participación comunitaria, flexibilidad y progresividad, y como finalidad, la de “afianzar
los procesos de identidad, conocimiento, socialización, protección y uso adecuado de la naturaleza, sistemas
y prácticas comunitarias de organización, uso de las lenguas vernáculas, formación docente e investigación
en todos los ámbitos de la cultura”.
Así las cosas, el derecho a la educación de los niños indígenas se deriva del texto constitucional que
reconoce la protección y la prevalencia de los derechos de los niños. Adicionalmente, la constitución
establece que el derecho a la educación de comunidades étnicas debe considerar las tradiciones lingüísticas
propias y fomentar el respeto y el desarrollo de la identidad cultural. Por su parte, los instrumentos
internacionales y la legislación colombiana disponen que la etnoeducación debe partir del respeto por la
tradición, la historia, la cosmovisión, el lenguaje y la cultura de las comunidades, que deben participar en el
desarrollo de las políticas y de los sistemas educativos que sean aplicados en sus comunidades o territorios.
La jurisprudencia constitucional en tal sentido, y siguiendo estos parámetros normativos, ha sido enfática al
indicar que el derecho a la educación especial de los grupos étnicos es fundamental y que su garantía está
encaminada a preservar la riqueza cultural. En conclusión, el derecho fundamental a la educación para los
niños indígenas surge de la especial protección a la multiplicidad de formas de pensamiento y por la
obligación del Estado de preservar la identidad y los valores culturales de los grupos humanos que integran
nuestro territorio. La Constitución Política, contiene el mandato claro de generar espacios de concertación,
respeto e integración, de manera que en la diversidad se fortalezca la unidad y se garantice la participación
de todos en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.
6 Tomado de la sentencia T-514 de 2012 M.P. Luis Ernesto Vargas Silva. “Como se señaló en la sentencia T-617 de 2010 M.P. Luís Ernesto Vargas Silva, en
referencia a la sentencia T-881 de 2002 M.P. Eduardo Montealegre Lynett, la Corte se ocupó, in extenso, del concepto de dignidad humana, desde una perspectiva
constitucional, encontrando que se trata de un concepto jurídico polisémico; su contenido, por tanto es especialmente complejo así como su naturaleza jurídica.
Acá se hace referencia a una de las dimensiones del concepto: la dignidad como autonomía”.
Conforme lo establece el artículo 44 constitucional, así como lo definido en el artículo 8° de la Ley 1098 de
2006, los niños, niñas y adolescentes tienen derechos de superior identidad respecto de los demás, siendo
estos “universales, prevalentes e interdependientes”, para todos los efectos prevalentes ante cualquier
situación de hecho, de derecho, administrativa, judicial, política y económica, comoquiera que “todo acto,
decisión o medida administrativa, judicial o de cualquier naturaleza que deba adoptarse en relación con los
niños, las niñas y los adolescentes, prevalecerán los derechos de estos, en especial si existe conflicto entre
sus derechos fundamentales con los de cualquier otra persona”, como lo enseña el artículo 9 ídem.
La Declaración de la Organización de las Naciones Unidas sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas
establece en el artículo 14 numeral 2. “Los indígenas, en particular los niños, tienen derecho a todos los
niveles y formas de educación del Estado sin discriminación.” Reflejando de esta manera la importancia de
la prevalencia de los derechos de los niños y niñas indígenas, de esta forma busca garantizar el derecho a
la Educación sin discriminación en el Departamento de Vaupés.
Finalmente, conforme lo enseñan los tratados internacionales, así como el artículo 24 de la Ley 1098 de
2006, la educación se constituye un derecho fundamental y humano a favor de los niños, niñas y
adolescentes, el cual es prevalente ante cualquier situación, ya que,
“El derecho fundamental a la educación de los menores de 18 años cobra especial relevancia
en atención al principio del interés superior del niño, el cual debe responder a sus necesidades.
El Estado tiene la obligación de determina las medidas pertinentes para la prestación del
servicio, las cuales, deben atender al interés de niños, niñas y adolescentes sobre otras
consideraciones y derechos, para así apuntar a que reciban un trato preferente, de forma que
se garantice su desarrollo integral y armónico como miembro de la sociedad, no sólo como
sujetos de protección especial sino como plenos sujetos de derecho.”7
1.1.2. MARCO JURÍDICO APLICABLE AL SISTEMA GENERAL DE INSUFICIENCIA EDUCATIVA.
Iniciándose, debe tenerse en cuenta que conforme lo dispone el capítulo III, Sección 1 del Decreto No 1075
de 2015, que fue adicionado por parte del artículo 1° del Decreto 1851 de 2015, y como lo prevé el artículo
2.3.1.3.1.1., las entidades territoriales certificadas en educación, “que demuestren insuficiencia o limitaciones
en los establecimientos educativos oficiales de su jurisdicción para la prestación de dicho servicio”, podrán
efectuar la contratación con terceros, como medida excepcional, en los términos que para tal efecto
dispongan los demás artículos.
Respecto del concepto propio de la “insuficiencia educativa”, se debe indicar que tal como lo indica el numeral
3° del artículo 2.3.1.3.1.5 del Decreto No 1075 de 2015, se entenderá como insuficiencia a “aquella situación
en la que una entidad territorial certificada no puede prestar el servicio educativo de manera directa en los
establecimientos educativos oficiales del sistema educativo estatal de su jurisdicción, ya sea por falta de
planta docente o directivo docente, o por falta de infraestructura física”, la cual puede ser por efectos de la
insuficiencia por falta de personal docente o directivo docente, o inclusive por insuficiencia en la
infraestructura física.
7 Corte Constitucional, Sentencia T-008 de 2016.

En ese mismo sentido, y en lo atinente a la demostración de las insuficiencias educativas, sea por falta de
personal docentes o directivo docentes, o inclusive de la insuficiencia de la infraestructura física, requerirá la
demostración por parte de las entidades territoriales certificadas de esta situación conforme lo ordena el
artículo 2.3.1.3.2.1 del Decreto No 1075 de 2015, esto en aplicación del estudio necesario para determinar
la insuficiencia y las limitaciones existentes en los términos considerados en el artículo 2.3.1.3.2.6 ídem, y
bajo el contenido regulad en el artículo 2.3.1.3.2.7 ídem que establece, entre otras cosas, los debidos análisis
que se deben efectuar por parte de la entidad territorial certificada, entre los que se encuentra el análisis de
la oferta educativo, de la demanda del servicio, del análisis poblacional, así como del establecimiento de un
plan de mitigación de la contratación del servicio educativo, el cual se deberá definir en un plan anual de
contratación del servicio educativo conforme la regulación contenida en el artículo 2.3.1.3.2.8 ídem.
Así, y respecto de lo contenido en el numeral 12 del artículo 2.3.1.3.1.5 del Decreto No 1075 de 2015, se
considera por canasta educativa “el conjunto de insumos, bienes y servicios, clasificados en componentes,
que son requeridos para prestar el servicio educativo en condiciones de calidad, respondiendo a las
necesidades propias de la población beneficiada.”, en el que dispone el artículo 2.3.1.3.2.4 ibidem, que las
entidades territoriales certificadas en educación deberán “establecer la canasta educativa de forma previa al
inicio del proceso de contratación y corresponderá a las necesidades identificadas y definidas en el estudio
de insuficiencia y limitaciones, elaborado por dicha entidad.”, la cual entonces variará de acuerdo al contexto
de cada entidad, esto en aras de terminar los componentes necesarios y que estén directamente
relacionados con la prestación efectiva del servicio educativo, la cual deberá estar definida previamente a la
contratación del operador del servicio en los términos contenidos en el numeral 3 del artículo 2.3.1.3.2.18
ibidem.
En tal sentido, y conforme lo dispone el artículo 2.3.1.3.1.6 del Decreto No 1075 de 2015, las entidades
territoriales certificadas, para conjurar la situación de insuficiencia educativa, podrán celebrar una serie de
contratos como lo son los contratos de prestación de servicios, los contratos de administración del servicio
educativo, los contratos para la promoción e implementación de estrategias de desarrollo pedagógico a
celebrarse con iglesias o confesiones religiosas, entre otros, debiendo para todos los efectos el operador a
contratar demostrar la idoneidad, en la que será prevalente con el desempeño en los exámenes de Estado,
el mejoramiento de los resultados de forma continua, y la generación de ambientes escolares adecuados.
No obstante lo anterior, es necesario indicar que si bien las normas que para tal efecto regulan la situación
educativa, y de la misma prestación del servicio educativo a cargo de las entidades certificadas en educación,
lo cierto es que ante la existencia de disparidad normativa, así como ante la existencia de disparidad
interpretativa, o conflicto jurídico, o conflicto entre derechos, y de inclusive conflicto administrativo y de otro
orden, siempre prevalecerán los derechos de los niños, niñas y adolescentes, por cuanto, y tal como lo señala
el inciso 3° artículo 44 de la Constitución Política de 1991, y el artículo 7° de la Ley 1098 de 2006, estos
tienen a su favor un derecho humano y fundamental conocido como protección integral, el cual implica
inclusive que sus derechos son superiores, y con ello existe la prevalencia de derechos tal como lo indica
el artículo 9° de esta última norma.
1.1.4. MARCO JURÍDICO APLICABLE AL SISTEMA EDUCATIVO INDÍGENA PROPIO -SEIP-.
En su artículo 2.3.1.4.1.1 establece lo siguiente;
“ARTÍCULO 2.3.1.4.1.1. Objeto y ámbito de aplicación. El presente Capítulo reglamenta la

contratación de la administración de la atención educativa por parte de las entidades territoriales
certificadas con los cabildos, autoridades tradicionales indígenas, asociación de autoridades
tradicionales indígenas y organizaciones indígenas para garantizar el derecho a la educación propia
en el marco del proceso de construcción e implementación del Sistema Educativo Indígena Propio
SEIP.
En aplicación del derecho a la autonomía, este Capítulo sólo aplica para aquellos pueblos que
hayan decidido asumir la contratación de la administración de los establecimientos educativos
ante las entidades territoriales certificadas en los términos que aquí se reglamentan.
Este Capítulo bajo ninguna circunstancia irá en detrimento de los derechos que ya les asiste a
los pueblos indígenas entre otros el de que se vincule el personal oficial necesario para atender
la población estudiantil indígena de acuerdo con las plantas viabilizadas
Los departamentos, distritos y municipios certificados celebrarán los contratos de administración de la

atención educativa a que se refiere el presente Capítulo, para garantizar el derecho a la educación
propia y asegurar una adecuada y pertinente atención educativa a los estudiantes indígenas en los
niveles y ciclos educativos, una vez se demuestre la insuficiencia cualitativa o cuantitativa, así:
1. Cuando los establecimientos educativos oficiales estén ubicados en territorios indígenas y/o
atiendan población mayoritariamente indígena.
2. Cuando estén desarrollando proyectos educativos comunitarios, proyectos o modelos
etnoeducativos o proyectos educativos propios o cuando presenten una propuesta educativa
integral en el marco del proceso de construcción e implementación del Sistema Educativo indígena
Propio SEIP, y acorde al contexto sociocultural de la población indígena donde se va a desarrollar.
PARÁGRAFO 1. En los casos diferentes a los establecidos en los numerales 1 y 2 del presente
artículo, la entidad territorial deberá garantizar de manera concertada con las autoridades indígenas
la atención educativa pertinente a la población indígena en el establecimiento educativo. En todo caso,
se garantizará la atención pertinente a todos los estudiantes de los establecimientos educativos.
PARÁGRAFO 2. En los establecimientos educativos oficiales que no cumplan los requisitos

establecidos en los numerales 1 y 2 del presente artículo, no se podrá tener la combinación de
docentes contratados y oficiales para la atención de estudiantes.
PARÁGRAFO 3. Será insuficiencia de carácter cuantitativa cuando el número de docentes o directivos

docentes de los establecimientos educativos oficiales no permita atender las necesidades educativas
de determinada comunidad indígena.
Será de carácter cualitativa cuando los docentes o directivos docentes de los establecimientos
educativos oficiales no sean idóneos y/o el modelo pedagógico de dichos establecimientos no esté
acorde con las características socioculturales de los pueblos indígenas y no haya sido concertado con
las autoridades indígenas. Todo lo anterior de conformidad con los parámetros establecidos en los
artículos 55 al 58 de la Ley 115 de 1994 y aquellos consignados en el Decreto 804 de 1995, en la
manera en que queda compilado en el presente Decreto, y en la ley 21 de 1991.
Cuando se demuestre la insuficiencia cualitativa o cuantitativa por parte de las autoridades indígenas,
la entidad territorial deberá resolverla en el marco de este Capítulo y de conformidad con las
orientaciones expedidas por el Ministerio de Educación Nacional.” (Negrilla y subrayado fuera del
texto).
Sobre este punto, y si bien la normatividad permite establecer la existencia de dos causales propiamente
dichas para la contratación de la administración de los servicios educativos con organizaciones indígenas,
se debe demostrar la existencia y cumplimiento de estas, por cuanto tanto conforme al artículo citado, se
tiene que, para este tipo de contratación,
1) Los establecimientos educativos oficiales deben estar ubicados en territorios indígenas y/o que
atiendan población mayoritariamente indígena.
2) Se debe desarrollar proyectos educativos comunitarios, proyectos o modelos etnoeducativos o
proyectos educativos propios, o la implementación del Sistema Educativo Indígena Propio -SEIP-.
Así, y ante el no cumplimiento de las causales anteriormente referidas, dispone el parágrafo 1° del artículo
2.3.1.4.1.1 del Decreto No 1075 de 2015, que “la entidad territorial deberá garantizar de manera concertada
con las autoridades indígenas la atención educativa pertinente a la población indígena en el establecimiento
educativo. En todo caso, se garantizará la atención pertinente a todos los estudiantes de los establecimientos
educativos.”, lo que implica, entonces, que se podrá contratar con otros operadores el servicio educativo ello
siempre y cuando exista una concertación con las autoridades indígenas.
Por otro lado, es de señalar que el mismo Decreto No 1075 de 2015 establece en el inciso 2° del artículo
2.3.1.4.1.2 que para poder contratar la administración de la atención educativa con organizaciones indígenas
y demás de este orden, se deberá “reunir la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 2.3.1.4.2.4”
de este decreto.
De esto, dispone el artículo 2.3.1.4.2.4 del Decreto No 1075 de 2015 que las entidades territoriales
certificadas en educación “sólo podrán celebrar los contratos de que trata este Capítulo con los cabildos,
autoridades tradicionales indígenas, asociación de autoridades tradicionales indígenas y organizaciones
indígenas que reúnan los siguientes requisitos”, y hace referencia estricta al cumplimiento de,
1) Demostrar la experiencia e idoneidad en la dirección y administración de establecimientos

educativos o en atención educativa a población indígena.
2) Que presenten una propuesta educativa integral en el marco del proceso de construcción e
implementación del Sistema Educativo Indígena Propio -SEIP-, que sea acorde al contexto
sociocultural de la población indígena, el cual deberá contener,
a. Contar con un proyecto educativo comunitario, proyecto o modelo etnoeducativo o proyecto

educativo propio.
b. Contar con un equipo humano de apoyo y acompañamiento.
c. Establecer y definir los mecanismos y procedimientos que garanticen la participación efectiva de
la comunidad en las decisiones que se tomen en el tema educativo.
3) Actas de asamblea comunitarias y asambleas de autoridades indígenas donde autorizan la

respectiva contratación.
4) Contar con la certificación de ser autoridad indígena o asociación de autoridades indígenas que
expide la Dirección de Asuntos Indígenas, Minorías y Rom del Ministerio del Interior.
5) Experiencia mínima de cinco (5) años.
6) Tener idoneidad en los términos de que trata el parágrafo 2° del artículo 2.3.1.4.2.4 del Decreto No
1075 de 2015.
Ahora, y en lo que respecta a la debida autorización de los diversos operadores, o interesados en operar
este sistema, se debe clarificar que conforme lo establece el artículo 9° del Decreto 1088 de 1993, los únicos
facultados para otorgar la autorización dentro del proceso de concertación es la asamblea, razón por la cual
cualquier autorización deberá provenir de esta conforme a la previsión legal y a los estatutos de estas
comunidades/organizaciones, que de no existir, no se podría dar lugar al cumplimiento de lo normado.
1.1.5. DETERMINACIÓN DE LOS VERBOS RECTORES DEL CRITERIO DE EXPERIENCIA E

IDONEIDAD.
En este asunto, es de manifestar que conforme lo dispone el Decreto No 1075 de 2015, existen una serie de
verbos rectores que permiten definir la finalidad específica de las normas, así como el efecto útil de su
interpretación, esto en aras de no divagar en conceptos y categorías lingüísticas y jurídicas.
El Decreto No 1075 de 2015, en el artículo 2.3.1.4.2.4 literal a) y el articulo 2.3.1.4.2.4 parágrafo 2, hace
referencia a los verbos rectores “Diseñar, Ejecutar, Gestionar, Producir”, los cuales han sido la base para
poder darle interpretación a las propuestas presentadas, siendo importante establecer que estos verbos
rectores solo tienen un sentido de identificación concreta, siendo que el concepto de Diseñar refiere a una
actividad correspondiente a “hacer un diseño”8, mientras que el verbo Ejecutar implica el “poner en obra
algo”9; por su parte Gestionar tiene inmersa actividades de “llevar adelante una iniciativa o un proyecto”, así
como de “ocupase de la administración, organización y funcionamiento” y/o “manejar o conducir una situación
8 Ver: https://dle.rae.es/?w=dise%C3%B1ar
9 Ver: https://dle.rae.es/ejecutar
problemática”10, y Producir envuelve en sí actividades correspondientes a “fabricar, elaborar cosas útiles”,
así como “crear cosas o servicios con valor económico”.
De lo anterior, entonces, la revisión de los criterios definidos por los artículos anteriormente citados es
respecto de los cuales se basará el análisis jurídico, esto conforme lo pretendido por la norma y bajo los
criterios lingüísticos que le son aplicables, ello en razón a la hermenéutica jurídica que le es aplicable a esta
norma jurídica.
10 Ver: https://dle.rae.es/?w=gestionar
Criterio Fuente Contenido Verbos
normativa
Experiencia Parágrafo 1° del La experiencia se tendrá en cuenta en años, en - Prestar
artículo 2.3.1.4.2.4 la prestación del servicio de educación en - Desarrollo
del Decreto No pueblos indígenas o desarrollo de planes o
1075 de 2015 programas o proyectos de educación propia. La
experiencia mínima a acreditar será de cinco (5)
años
Idoneidad Parágrafo 2° del a) Ejecutado programas de educación propia o - Ejecutar.
artículo 2.3.1.4.2.4 Proyecto Educativo Comunitario, - PEC, o - Diseñar.
del Decreto No modelo etnoeducativo o programas de - Gestionar.
1075 de 2015 etnoeducación. - Gestionar.
- Realizar.
b) Diseñado, gestionado y ejecutado programas
de formación en educación propia o Proyecto - Producir.
Educativo Comunitario, - PEC, o modelo - Aplicar.
etnoeducativo o programas de etnoeducación.
c) Diseñado, gestionado y ejecutado proyectos

de construcción de metodologías pedagógicas
o currículos de educación propia o Proyecto
Educativo Comunitario, - PEC, o modelo
etnoeducativo o programas de etnoeducación.
d) Realizado investigaciones sobre lengua y

cultura para el fortalecimiento de procesos de
educación propia o Proyecto Educativo
Comunitario, - PEC, o modelo etnoeducativo o
programas de etnoeducación.
e) Diseñado y producido materiales de

educación propia o Proyecto Educativo
Comunitario, - PEC, o modelo etnoeducativo o
programas de etnoeducación
f) Aplicado en el aula de metodologías de

aprendizaje bilingüe (lengua indígena materna-
castellano).
Por lo anteriormente mencionado, tanto la idoneidad y experiencia de los proponentes debe medirse con
base a soportes documentales que manifiesten cual fue el papel desarrollado por cada uno de los
proponentes, cual fue el resultado de esto y lo más importante es que debe ser desde el reconocimiento de
cada una.
1.1.6. DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS JURÍDICOS DE REVISIÓN, ANÁLISIS Y

EVALUACIÓN.
De lo anterior, y conforme las normas indicadas, se van a revisar jurídicamente,
Sub especificidad
Fuente normativa (Decreto 1075 de
Requisito técnico jurídico general Sub requisito técnico jurídico del sub requisito
2015)
técnico jurídico
Art 2.3.1.4.1.2 Capacidad jurídica para contratar
Art 2.3.1.4.2.4 literal a) 1) En dirección y administración de 5 años mínimo
Art 2.3.1.4.2.4 parágrafo 1 establecimientos educativos demostrables
Idoneidad / Experiencia
Art 2.3.1.4.2.4 literal a) 2) En atención educativa a población 5 años mínimo
Art 2.3.1.4.2.4 parágrafo 1 indígena demostrables
1) Actas de Asamblea Comunitaria de cada zonal
Art 2.3.1.4.2.4 literal b) Autorización para la contratación
2) Actas de Asamblea de Autoridades Indígenas de cada zonal
Art 2.3.1.4.2.4 literal c) Certificación del Ministerio del Interior expedido por DAMR
1.1.7. CONTRATOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO.
Al respecto, y como lo dispone el artículo 2.3.1.3.4.1 del Decreto No 1075 de 2015, las entidades territoriales
certificadas en educación podrán contratar “la administración del servicio educativo de uno o varios
establecimientos educativos oficiales con personas jurídicas públicas o privadas, de reconocida trayectoria
e idoneidad, para que estas organicen, coordinen, administren, dirijan y presten el servicio de educación bajo
su propio PEI o PEC, brindando la correspondiente orientación pedagógica”, en la que estas entidades
aportarán la infraestructura oficial, y la totalidad de matrícula será atendida, y el contratista aportará los
elementos de la canasta educativa.
En lo que corresponde a los tipos de contratos que pueden suscribir las entidades territoriales certificadas
en educación, dispone el artículo 2.3.1.3.1.6 del Decreto No 1075, que pueden celebrar,
1. Contratos de prestación del servicio educativo.

2. Contratos para la administración del servicio educativo.
3. Contratos para la promoción e implementación de estrategias de desarrollo pedagógico a celebrarse
con iglesias o confesiones religiosas.
4. Contratación con establecimientos educativos mediante subsidio a la demanda.
5. Contrato de prestación del servicio educativo con establecimientos educativos no oficiales de Alta
Calidad.
6. Contratos interadministrativos para la prestación del servicio educativo con institucionales de
Educación Superior Oficiales.
De esto, y respecto de cada contrato anteriormente señalado, es de manifestar que cada uno debe cumplir
con una serie de requisitos legalmente aplicables.
1.1.8. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO

EDUCATIVO BAJO EL SISTEMA SEIP.
Para tal efecto, la Secretaría de Educación Departamental deberá aplicar el procedimiento dispuesto así,

Precontractual. Análisis de la situación de Secretaria de Educación Formato libre.
deficiencias educativas a nivel Departamental y el
cualitativo o cuantitativo y las zonas personal del Consejo
a beneficiar con el sistema de Directivo, y profesionales
administración educativa bajo el de apoyo.
sistema SEIP.
Precontractual. Formato de convocatoria pública a Secretaria de Educación Formato libre.
las organizaciones, autoridades y Departamental y el
asociaciones de autoridades personal del Consejo
indígenas para la administración del Directivo, y profesionales
servicio de educación en las de apoyo.
diferentes zonales del Departamento
de Vaupés.
Precontractual. Establecimiento de cronograma de
Secretaria de Educación Minuta de Acta
concertación con las
Departamental y el de reuniones.
organizaciones, autoridades y personal del Consejo
asociaciones de autoridades
Directivo, y profesionales
indígenas. de apoyo.
Precontractual. Concertación en los ítems que Secretaria de Educación Minuta de Acta
componen la canasta educativa para
Departamental y el de reuniones.
la administración del serviciopersonal del Consejo
educativo bajo el sistema SEIP.
Directivo, y profesionales
de apoyo.
Precontractual. Estudios previos y documentos Secretaria de Educación Minuta de
previos. Departamental y el estudios previos.
personal del Consejo
Directivo, y profesionales Minuta de
de apoyo. análisis del
sector.
Precontractual Propuesta definitiva para la organizaciones, Formato libre.
administración del servicio educativo autoridades y
bajo el sistema SEIP.
asociaciones de
autoridades indígenas
Precontractual Acto administrativo que justifica la Dirección Departamental Minuta de acto
contratación a través de modalidad de Asuntos Jurídicos y administrativo.
de contratación directa Judiciales.
Contractual Minuta de Contrato Dirección Departamental Minuta de
de Asuntos Jurídicos y contrato.
Judiciales.
Contractual Suscripción de contrato Representante legal del Minuta de
Departamento de Vaupés. contrato.
Representante legal de las

organizaciones,
autoridades y
asociaciones de
autoridades indígenas.
Contractual Aporte de Garantías Representante legal de las Formato libre
organizaciones,
autoridades y
asociaciones de
autoridades indígenas.
Contractual Aprobación de garantías Dirección Departamental
Minuta de acto
de Asuntos Jurídicos y
administrativo de
Judiciales. aprobación de
garantías.
Contractual Memorando de designación de Dirección Departamental Minuta de
supervisor del contrato. de Asuntos Jurídicos y Memorando de
Judiciales. designación de
supervisión.
Contractual Acta de inicio Supervisor del contrato Minuta de Acta
de inicio.
1.1.9. PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR.
El Programa de Alimentación Escolar -PAE-, tal como se encuentra establecido en las diversas normas que
lo regulan no se constituye un programa alimentario que sustituya en su totalidad la canasta familiar y sus
productos, sino que se constituye en una estrategia que permite el acceso y permanencia en el servicio
educativo público de los educandos que estén registrados en el SIMAT.
En tal sentido, y respecto de la ejecución del contrato mediante el cual el Departamento de Vaupés garantice
el PAE en las diversas vigencias fiscales, es necesario tener en cuenta que se deben ejecutar actividades
de supervisión del contrato.
De esto, entonces, y dentro de las actividades de supervisión, se debe tener en cuenta que la Gobernación
del Departamento de Vaupés a través de la Secretaría de Educación Departamental deberá vincular personal
de apoyo (tanto profesional como de apoyo a la gestión) para el ejercicio de la supervisión, y así como
contratar el servicio de transporte en sus diversas modalidades.
En tal sentido, la supervisión del contrato que para el suministro del PAE lleve a cabo la entidad deberá estar
a cargo de la Secretaria de Educación Departamental, con el apoyo permanente del Profesional Universitario
de Cobertura Educativa o quien haga sus veces.
Así, entonces, deberá contar con,
Item Criterio
Equipo de apoyo a la supervisión 1) Apoyo a la supervisión en el nivel
profesional en aspectos jurídicos,
financieros, nutricionales, sociales y del
seguimiento técnico requerido.
2) Apoyo a la supervisión en el nivel técnico
para el apoyo de las actividades
documentales, de revisión documental y
ordenación requeridas.
Contratación de servicios de apoyo logístico Contratación de servicios de apoyo logístico en el
criterio del transporte (sea terrestre, aéreo o fluvial),
para la ejecución de las actividades que le
corresponde al equipo de apoyo a la supervisión.
Por otro lado, y en lo que corresponde a las actividades del equipo de supervisión junto con el funcionario
encargado de la supervisión del mismo, se deben efectuar entre las diversas actividades que por sus
condiciones y por la connotación del contrato le es aplicable, y entre esas las siguientes:
Actividad Documento a revisar

Verificación de apertura de cuenta bancaria para Verificación de documentos bancarios de apertura
depósito de anticipo (si aplica). de cuenta bancaria para la disposición del anticipo
otorgado por la entidad.
Verificación de garantías. Verificación de garantías de mitigación de riesgos
en sus componente de cobertura, cuantía y
términos de tiempo, así como de sus ampliaciones.
Revisión de las áreas de disposición y de N.A
manipulación de los productos que componen la
Minuta patrón del PAE.
Revisión del cumplimiento de la minuta PAE segun Composición de los productos y/o alimentos que
el tipo de ración contratada, asi como la verificación hacen parte de la Minuta patrón PAE, así como sus
de las condiciones en términos de calidad, cantidad, condiciones físicas, cantidades y calidades.
inocuidad y demás aplicables según los
lineamientos técnico administrativos mínimos
exigidos por la Unidad Adninistrativa Especial Verificación de las condiciones higienico sanitarias,
Alimentos para aprender y el Ministerio así como la calidad, cantidad e inocuidad de los
deEducación Nacional-MEN. alimentos que componen la minuta PAE en las
etapas de almacenamiento, preparación y
distribución del complemento alimentario según
corresponda.
Revisión de las condiciones de trabajo y de los Contratos de trabajo y/o contratos de prestación de
elementos de dotación y protección personal usado servicios.
por el personal manipulador de alimentos y/o de los
productos que hacen parte de la Minuta patrón del Afiliaciones a seguridad social y parafiscales del
PAE. personal vinculado laboralmente por parte del
contratista.
Estado de aportes a seguridad social (planillas del

SGSS)
Elementos de protección personal (EPP) y dotación.
Documentos de afiliación bancaria de los

contratistas/empleados cuando aplique en el
territorio correspondiente.
Verificación de la contratación del personal mínimo Contratos de trabajo y/o contratos de prestación de
requerido según el contrato y los lineamientos servicios.
dados por parte de la UAEAE y el Ministerio de
Educación Nacional.
Verificación de la vigencia de las medidas de Verificación de la vigencia de la documentación de
manipulación de alimentos del personal requerido y manipulación de alimentos del personal.
manipulador.
Verificación de aplicación de los protocolos de N.A
bioseguridad y seguridad exigidos legalmente
durante la pandemia ocasionada por el COVID-19 y
según los lineamientos de la UAEAE, el Ministerio
de Educación Nacional y el Ministerio de Salud y
Protección Social.
Revisión de los vehículos mediante los cuales se N.A
transportan los productos de hacen parte de la
Minuta patrón del PAE.
Formatos de soporte de entrega del complemento Formato de control de asistencia debidamente
de alimentación del PAE firmada por el rector de la Institución educativa.
Formato de entrega del complemento alimentario

con la respectiva identificación de la persona que
recibe la ración en los términos legales aplicables.
Documentos de acreditación del directivo docente o Documentos de acreditación expedidos por el
docente de la asistencia a la entrega del PAE directivo docente o docente según el caso.
Planillas de pago de seguridad social Planillas de pago de seguridad social.
Verificación de pagos de honorarios/salarios del Documentos de transacción bancaria y/o
personal. electrónica para el pago de salarios/honorarios del
personal.
Transporte Verificación de los contratos de transporte o de
logística, y los pagos efectuados parte del
contratista.
En tal sentido, esta actividad se debe verificar de manera continua, estableciéndose que para los procesos
de entrega del PAE, debe contar con la asistencia de un talento humano interdisciplinario que integra el
equipo de apoyo a la supervisión, así como la respectiva invitación a la vigilancia administrativa de la
Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, de la Personería Municipal de Municipio en
el que se realiza la entrega, y de los directivos docentes/ docentes de las respectivas instituciones educativas.
En todo caso, la actividad de revisión documental implica la actividad propia del equipo que hace parte de la
supervisión del contrato y del supervisor mismo a efectos de verificar el cumplimiento de los lineamientos
dados por parte de la UAEAE y el Ministerio de Educación Nacional, así como del contrato mismo, teniéndose
en cuenta que en caso de disparidad entre el contrato, los documentos previos, y las normas aplicables, se
deberá dar aplicación prevalente a las normas y lineamientos establecidos en estos.
Respecto de la documentación que llegase a acreditar el contratista para el pago de las cuentas conforme lo
disponga el contrato, es menester indicar que la entidad tendrá hasta un término de treinta (30) días hábiles
prorrogables por quince (15) días hábiles adicionales para efectuar la revisión documental.
Así, y en caso de verificación de la existencia de información incongruente, inexacta y que no satisfaga los
criterios mínimos contractuales, la entidad podrá abstenerse de iniciar el procedimiento para el
reconocimiento y pago de las cuentas presentadas por parte de contratista.
2. VARIOS SECTORES.
2.1. CONTRATACIÓN DE PRESTACIONES DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA

GESTIÓN CON PERSONAS NATURALES.
Respecto de los contratos que se requieran para contratar personal en los términos del inciso 1 del artículo
32 de la Ley 80 de 1993, se aplicará,
2.1.1. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA FORMACIÓN ACADÉMICA.
Para acreditar la formación académica a nivel profesional y posgradual, deberá aportar cuando los títulos
son nacionales
1) Copia del diplomado de grado del pregrado o del posgrado expedido por Universidad o Institución
de Educación Superior registrada y avalada por parte del Ministerio de Educación Nacional.
2) Copia del acta de grado del pregrado o del posgrado expedido por Universidad o Institución de
Educación Superior registrada y avalada por parte del Ministerio de Educación Nacional.
En caso de la formación académica a nivel profesional o pos gradual sea expedida por una Institución de
Educación Superior extranjera, deberá acreditar la resolución de homologación de los títulos expedidos por
parte del Ministerio de Educación Nacional, así como el respectivo Diploma y el Acta de grado en caso de
ello aplicar.
En todo caso también deberá acreditarse la,
1) Fotocopia de la Tarjeta profesional/Matrícula profesional.

2) Certificado de Vigencia de la Tarjeta profesional/Matrícula profesional.
2.1.2. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA EXPERIENCIA PROFESIONAL.
1) Experiencia profesional, Experiencia relacionada y Experiencia específica.
Debe tenerse en cuenta que para el presente proceso aplican los siguientes términos así,
1.1) Experiencia profesional: es la adquirida, según el tipo de profesión (ver criterios aplicables), o desde
la finalización de las materias que corresponden al pensum académico de la respectiva profesión, o
desde la inscripción y expedición de la tarjeta profesional/matrícula profesional.
1.2) Experiencia profesional relacionada: es la adquirida en el desarrollo de actividades profesionales de

manera relacionada a las funciones y/o actividades contractuales correspondientes a las actividades de
este proceso contractual. En tal sentido, puede experiencia adquirida en el desarrollo de una o varias de
las actividades y/o obligaciones derivadas de este proceso contractual.
1.3) Experiencia profesional específica: es la adquirida en el desarrollo de actividades profesionales que

cumplen de manera total y especifica con las actividades y/o obligaciones derivadas de este proceso
contractual.
2) Criterios aplicables para determinar la experiencia profesional de las profesiones de la

ingeniería.
Para efectos de la Experiencia General se tomará la Experiencia profesional y de acuerdo al artículo 12 de la

Ley 842 de 2003 solo se computará a partir de la fecha de expedición de la matrícula profesional o del certificado
de inscripción profesional, respectivamente. Todas las matrículas profesionales, certificado de inscripción
profesional y certificados de matrícula otorgados con anterioridad a la vigencia de esta ley conservan su validez
y se presumen auténticas.
En caso de que se presenten profesionales con título extranjero domiciliados en el exterior, el proponente
debe tener en cuenta que todo profesional de la Ingeniería y sus profesiones auxiliares, en las ramas que se
rigen por la Ley 64 de 1978, titulado y domiciliado en el exterior que, en virtud del contrato que se suscriba
como consecuencia de esta licitación, pretenda ejercer por tiempo determinado su profesión en Colombia,
deberá obtener un Permiso Temporal al efecto, otorgado por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería y
sus Profesiones Auxiliares - COPNIA -, de acuerdo con las condiciones y requisitos establecidos en el Decreto
239 de 2000 y el artículo 7º de la citada Ley, y de las demás normas que resulten aplicables. El incumplimiento
de lo dispuesto en las normas mencionadas constituye ejercicio ilegal de la profesión, sujeto a las sanciones
correspondientes. En los demás casos, el profesional deberá contar con su Tarjeta Profesional y el técnico con
su certificado, de acuerdo con la misma Ley 64 de 1978 y sus decretos reglamentarios. Lo anterior, sin perjuicio
del cumplimiento de las demás condiciones generales para trabajar en Colombia, exigidas por otras normas
legales, tales como visas, etc.
3) Criterios aplicables para determinar la experiencia profesional de las profesiones del área de
la salud.
De conformidad con lo previsto en el artículo 229 del Decreto ley 019 de 2012, las profesiones relacionadas
con “el sistema de seguridad social en salud en las cuales la experiencia profesional se computará a partir
de la inscripción o registro profesional”, razón por la cual la experiencia solo será computada a partir de la
fecha en que el profesional del área de la salud haya sido inscrito o se haya registrado profesionalmente y
no antes.
4) Criterios a aplicables para determinar la experiencia profesional para las demás profesiones.
Además de lo previsto en los numerales 1 y 2, para las demás profesiones, y conforme lo indica el artículo
229 del Decreto ley 019 de 2012, se computará la experiencia desde la terminación y aprobación final de las
respectivas materias correspondientes al respectivo pensum académico.
5) Criterios para determinar la experiencia profesional en caso de simultaneidad de vinculaciones.
En el caso de existir simultaneidad de vinculaciones, esto es, que el profesional ejecute una o varias
vinculaciones laborales y/o contractuales a la vez, para efectos de computar la experiencia se aplicará la
regla contenida en el inciso 3 del artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015 por ser el referente normativo
que regula la coexistencia de simultaneidad de la experiencia profesional.
En tal sentido, ante la existencia de simultaneidad de experiencia, solo se tendrá en cuenta una experiencia
y no se sumarán o computarán la obtenidas para un mismo período de tiempo en la ejecución de uno o varias
vinculaciones laborales y/o contractuales.
6) Documentos requeridos para acreditar la experiencia.
Para certificar la experiencia profesional, profesional relacionada o profesional específica, deberá allegarse
certificaciones que como mínimo deberán contener,
 Nombre, dirección o teléfono de la Entidad/persona (natural o jurídica) que expide la certificación.
 Número del contrato (en caso de que la experiencia haya sido adquirida como contratista o
subcontratista, o como trabajador dependiente del sector privado).
 Acto administrativo de nombramiento y posesión (en caso de que la experiencia haya sido adquirida
como funcionario público del Estado)
 Objeto del Contrato desarrollado (en caso de que la experiencia haya sido adquirida como contratista
o subcontratista, o como trabajador dependiente del sector privado) // Cargo (en caso de vinculación
con entidad pública del Estado).
 Fecha de inicio de actividades/labores/vinculación.
 Fecha de finalización de las actividades/labores/vinculación.
2.1.3. PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Precontractual. Determinación de necesidad Sector del que surge Minuta de necesidad
la necesidad. del contrato
Precontractual. Certificación de ficha de banco de Sector del que surge Minuta de solicitud
proyectos la necesidad. de certificación de
banco de proyectos.
Precontractual. Certificación de no existencia de Sector del que surge Minuta de solicitud
personal a recursos humanos la necesidad. de certificación de
recursos humanos
Precontractual. Estudios previos Sector del que surge Minuta de estudios
la necesidad. previos
Precontractual. Riesgos asociados a la contratación Sector del que surge Matriz de riesgos
la necesidad.
Precontractual. Remisión de expediente Sector del que surge Oficio de remisión
precontractual a la Dirección la necesidad. del expediente
Departamental de Asuntos Jurídicos y precontractual.
Judiciales para revisión y
procedimiento contractual.
Precontractual. Invitación a presentar propuesta Dirección Minuta de invitación
Departamental de
Judiciales
Precontractual. Presentación de propuesta Futuro contratista Minuta de propuesta
de prestación de
servicios
Precontractual. Autorización para afiliación a riesgos Futuro contratista Minuta de
laborales autorización a
afiliación a riesgos
laborales.
Precontractual. Compromiso anticorrupción Futuro contratista Minuta de
compromiso
anticorrupción.
Precontractual. Certificado de incompatibilidades e Futuro contratista Minuta de certificado
inhabilidades de
incompatibilidades e
inhabilidades
Precontractual. Verificación de oferta en el criterio de Dirección Minuta de
experiencia e idoneidad. Departamental de verificación de
Judiciales.
Precontractual. Certificado de idoneidad Dirección Minuta de certificado
Departamental de de idoneidad.
Judiciales.
Judiciales.
Contractual. Suscripción de la Minuta del Contrato. Gobernador del Minuta de Contrato
Departamento de Directo.
o quien haga sus
veces.
Contratista
2.2. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO.
Esta causal de contratación directa procede cuando el Departamento del Vaupés tiene la necesidad de tomar
un bien inmueble en arrendamiento o va a fungir como arrendador.
Luego de realizar el avaluó, la entidad podrá contratar directamente con el propietario del mismo, para lo
cual deberá verificar la titularidad y los gravámenes que pueda tener el bien a través del certificado de
Tradición y libertad. El Contrato no podrá tener cláusula de renovación automática.
Cuando el Departamento del Vaupés toma un inmueble en arrendamiento, el particular u otra entidad pública,
le concede el uso y goce del bien y en contraprestación se deberá pagar un canon. Para esto, el
Departamento del Vaupés deberá verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que
se requiere el inmueble, y analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las
necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento.
El procedimiento a aplicar corresponde al procedimiento de la contratación directa contemplado en el título
2 numeral 1.1.4.
2.3. CONTRATACIÓN CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO -ESALES-.
Estos convenios son los instrumentos que pueden celebrar el Departamento del Vaupés con Entidades
Privadas Sin Ánimo de Lucro (ESAL) pero de reconocida idoneidad, con el objetivo de fomentar, desarrollar
e impulsar programas de interés público, contenidos en el Plan Nacional y los planes seccionales de
Desarrollo (artículo 355 de la Constitución Política de Colombia), así como a los del artículo 96 de la Ley
489 de 1998. Su uso es de carácter excepcional.
La Entidad Sin Ánimo de Lucro debe contar en cualquier caso con: capacidad jurídica, capacidad
técnica y operativa, experiencia de estructura organizacional y reputación, de las cuales se pueda deducir
la idoneidad de la misma, la cual se debe acreditar conforme con Guía de Contratación con Entidades
Sin Ánimo de Lucro, expedida por Colombia Compra Eficiente, y no es necesario que cuente con el
Registro Único de Proponentes (RUP).
Antes de adelantarse la contratación de estos convenios debe verificarse que no exista oferta en el mercado
distinta a la de las entidades privadas sin Ánimo de lucro o, existiendo oferta, ésta genera mayor onerosidad
para la entidad.
A través de estos convenios podrá contratarse Entidades Sin Ánimo de Lucro y Reconocida idoneidad para
fomentar, desarrollar e impulsar programas de interés público en desarrollo del artículo 355 de la C.P. o
contratar entidades Sin Ánimo de Lucro y Reconocida Idoneidad para cumplir con actividades propias de la
entidad, en los términos del artículo 96 de la Ley 489 de 1998.
Este Manual se circunscribe a lo preceptuado por el Decreto 092 de 2017 que reglamenta la contratación con
entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la
Constitución Política, y a las normas que lo sustituyan, complementen o modifiquen.
En cualquier caso, será necesario que la entidad, a través de su estudio previo determine que la Entidad
Sin Ánimo de Lucro sea de reconocida identidad, para lo cual deberá usar, entre otros que halle oportunos,
los siguientes criterios:
1) Deberá verificar la correspondencia del objeto de la entidad privada sin ánimo de lucro y el
programa o actividad prevista en el plan de desarrollo
2) Deberá verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuenta con la capacidad del personal, es
decir que cuente con el equipo misional, técnico y administrativo para ejecutar el convenio
3) Será necesario verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuenta con la experiencia relacionada
con el objeto del convenio. Toda vez que el Decreto 092 de 2016 toma como norma residual el
Estatuto de Contratación de la Administración Pública, podrá validarse la experiencia de los
fundadores de la Entidad Sin Ánimo de Lucro, cuando ésta cuente con menos de tres años desde
su constitución.
4) Deberá verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuenta con la Estructura organizacional
necesaria para ejecutar el convenio, por lo cual es conveniente requerir órganos de
administración activos tales como junta directiva, comités directivos u otro órgano independiente
que supervise las actividades de los administradores y de lineamientos sobre la dirección de la
entidad privada sin ánimo de lucro, los Estados financieros auditados, la política documentada de
conflictos de interés, Política de manejo de riesgos operativos y archivo de documentos, y política
documentada de compensación de administradores y miembros de junta.
5) Se verificará a través de los Indicadores contenidos en la Guía para la contratación con entidades
privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad expedida por Colombia Compra Eficiente,
-Circular 25- el grado de eficiencia de la organización para la ejecución del convenio
6) A través del estudio previo, el Departamento verificará que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuenta
con reputación y reconocimiento público en el sector del objeto del convenio.
El procedimiento a aplicar corresponde al procedimiento de la contratación directa contemplado en el título

2 numeral 1.1.4.
2.3.1. CONTRATOS DEL ARTÍCULO 355 CONSTITUCIONAL.
La contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad de la que trata el
artículo 355 de la Constitución Política y el Decreto 092 de 2017 es excepcional y solamente procede
cuando el Proceso de Contratación cumple con las siguientes condiciones:
1) Debe tener una correspondencia directa con programas y actividades de interés publica previstos
en el Plan de Desarrollo departamental, o podrán utilizarse para desarrollar programas y actividades
de Interés Público cuando estén directamente relacionados con:
a. Promoción de Derechos de los Menos Favorecidos;

b. Actividades Benéficas;
c. Actividades Beneméritas en el campo de la Solidaridad Humana; y,
d. Tareas humanitarias en beneficio de los sectores más desprotegidos de la sociedad.
2) No puede existir una relación conmutativa entre las partes ni instrucciones precisas que indican la
forma como el contratista debe cumplir con el objeto del contrato.
El convenio suscrito no debe generar cargas equivalentes o recíprocas y por tanto la entidad no
instruye a la entidad privada sin ánimo de lucro para desarrollar los programas o actividades previstas.
3) Esta contratación no está encaminada a adquisición de bienes y servicios y la ejecución de
obras y en consecuencia no puede ser utilizada con ese propósito.
4) No hay oferta en el mercado distinta a la de las entidades privadas sin ánimo de lucro o la hay,
pero genera mayor valor que contratar con la entidad sin ánimo de lucro.
El Departamento del Vaupés al realizar el Estudio Previo, debe hacer un análisis de “oferta” en
donde deberá determinar si en el Mercado existen otras entidades que tenga la misma oferta,
caso en el cual:
5) Si no hay oferta. Si los Servicios, Bienes y obras que integran la ejecución del Programa Social
no son ofrecidos en el mercado, la Entidad podrá celebrar el convenio en los términos de este
Manual de Contratación, el Decreto 092 de 2017 y la Guía expedida por Colombia Compra Eficiente.
6) Si hay oferta. Si la Entidad identifica que en el mercado de si existe oferta, la ésta deberá:
a. Si la oferta proviene del sector con Ánimo de Lucro, la Entidad debe justificar que la
contratación con la Entidad Sin Ánimo de Lucro asegura y garantiza la optimización de los
recursos a invertirse.
b. Si la oferta proviene del sector sin Ánimo de Lucro, la Entidad deberá adelantar el
Proceso Competitivo de Selección que se describirá en el numeral 2.3.2.
2.3.2. PROCESO COMPETITIVO.
Por regla general para celebrar convenios con Entidades sin Ánimo de Lucro de Reconocida Idoneidad
derivadas del artículo 355, se deberá adelantar un proceso competitivo el cual debe cumplir con las
siguientes fases:
1) Definir y publicar de los indicadores de idoneidad, experiencia, eficacia, eficiencia economía y de

manejo del Riesgo y los criterios de ponderación para comparar las ofertas.
2) Definición de un plazo razonable para que las entidades privadas sin ánimo lucro de reconocida
idoneidad presenten a la Entidad Estatal sus ofertas y los documentos que acrediten su idoneidad
3) Realizar la evaluación de ofertas presentadas teniendo en cuenta los criterios definidos en la fase
1).
2.3.3. EXCEPCIONES PARA CONTRATAR CON LAS ESALES.
Excepcionalmente, no será necesario adelantar el proceso competitivo del artículo 4 del Decreto 092
de 2017, y del numeral 2.3.2 del presente manual, cuando:
1) Cuando se trata de actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de diversidad

étnica colombiana, que solo pueden desarrollar determinadas entidades sin ánimo de lucro,
condición que debe justificarse en los y documentos previos.
2) Cuando se desarrollen convenios que trata el artículo 5 del Decreto 092, y la Entidad Sin Ánimo de
Lucro aporta más del 30% de los recursos en dinero líquido. Este aporte debe invertirse
exclusivamente en la ejecución del contrato y no en el funcionamiento o similares de la Entidad Sin
Ánimo de Lucro, en los términos que se prevén a continuación.
2.3.4. CONTRATOS DE ASOCIACIÓN PREVISTOS EN LA LEY 489 DE 1998.

Asociación entre Entidades Estatales y entidades privadas sin ánimo de lucro para cumplir actividades
propias de las Entidades Estatales.
La entidad podrá celebrar contratos de asociación con Entidades Sin Ánimo de Lucro para cumplir
actividades propias, en los términos del Decreto 092 de 2017 y la Ley 489 de 1998, sin necesidad de
adelantar proceso competitivo de selección, cuando la Entidad Sin Ánimo de Lucro disponga de por lo menos
el 30% del valor del proyecto de cooperación. Estos recursos podrán ser propios de la Entidad Sin Ánimo de
Lucro o de cooperación internacional que esta consiga.
Cuando exista más de una entidad que ofrezca su compromiso de recursos en dinero, no inferior al 30%,
para desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones asignadas por Ley a una
Entidad, el Departamento debe adelantar de forma objetiva y justificar los criterios tal selección, verificando
entre las Entidades Sin Ánimo de Lucro, cual tiene un ofrecimiento más benéfico para la entidad.
Estos criterios para determinar la Entidad Sin Ánimo de Lucro que tiene un ofrecimiento más benéfico para
la entidad deberán constar por escrito en una invitación enviada a los interesados.
Cuando los aportes sean en especie, deberán ser cuantificables, y se deberá adelantar el proceso
competitivo contemplado en el numeral 2.3.2.
2.4. CONTRATOS CON COMPONENTES DE TRANSPORTE AÉREO DE CARGA Y DE PERSONAL.
En el componente de los contratos que, por su estructuración en cuanto a la necesidad y alcances, lleven
consigo un componente de transporte aéreo de carga y de personal, para todos los efectos legales dentro
de sus obligaciones deberá establecerse que estos,
1) Deberán reportar las planillas y planes de vuelos emitidas por la autoridad aeronáutica.
2) Presentar los documentos correspondientes a la carga enviada y/o remitida a través de transporte
aéreo.
De lo anterior, la supervisión debe efectuar la estricta revisión de la información correspondiente a efecto

de no incurrir en indebida ejecución de la supervisión.
2.5. URGENCIA MANIFIESTA.
La "urgencia manifiesta" es una situación que puede decretar directamente el Gobernador del Departamento
de Vaupés sin que medie autorización previa, a través de acto administrativo debidamente motivado.
Es un mecanismo excepcional por el que se otorgan instrumentos al Departamento de Vaupés para celebrar
contratos necesarios para solucionar crisis, y que no se pueden adelantar por un procedimiento ordinario, es
decir que se gestionará la selección del contratista a través de la modalidad de contratación directa. 11
11Ver Sentencia C-772/98, Sentencia: CE SIII E 34425 de 2011 y Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública" Artículos 42 a 43.
De lo anterior, se debe tener en cuenta que la urgencia manifiesta es una sub modalidad especial de la
contratación directa regulada por el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la cual establece que,
ARTICULO 42. DE LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad

del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando
se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos
de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de
situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos.
En tal sentido, dentro de la urgencia manifiesta se encuentran establecidas aquellas situaciones que dan
lugar a ella, siendo requerido la necesidad de la justificación de la necesidad, en la cual el sector del que
deriva la situación de urgencia manifiesta (incluido la calamidad pública).
2.5.1. ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECLARA LA URGENCIA MANIFIESTA.
Existe o se configura cuando se acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos:
1) Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la

ejecución de obras en el inmediato futuro.
a) Es necesario precisar que esta situación deber ser invocada en casos de amenaza real de
paralización de un servicio, no simplemente cuando la entidad pública pretenda adquirir bienes
y servicios que, en estricto rigor, no son necesarios para la continuidad de este.
b) En este sentido, cuando el contrato, cuyos recursos están previstos en el presupuesto, no se
pueda celebrar dentro del período fiscal respectivo, no se configura por esta circunstancia la
necesidad de acudir a la declaración de urgencia manifiesta, sino, cuando en efecto, se presente
la inminente necesidad de celebrar el contrato para evitar que se paralice el servicio12.
2) Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.
3) Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o
constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y,
4) En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos
de selección o concurso públicos.
5) Si la administración no celebró los contratos para conjurar una urgencia declarada y estima
posteriormente que subsiste la urgencia, puede volver a declararla y celebrar los contratos
señalados13.
De conformidad al artículo 42 de la Ley 80 de 1993, así como teniendo en cuenta el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del
Decreto 1082 de 2015 cuando la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta, el acto
12 Concejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto 677 de 1995.

administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad
estatal no está obligada a elaborar estudios y documentos previos.
2.5.2. OBJETOS CONTRACTUALES RESPECTO DEL CUAL RECAE LA URGENCIA

MANIFIESTA.
Por otro lado, los objetos contractuales, es decir, sobre los cuáles puede versar los contratos que se lleven
a cabo por medio de esta sub modalidad dependerá de manera exclusiva de la necesidad del Sector respecto
del cual se declara la urgencia manifiesta, y con ello se debe tener en cuenta que sí y solo sí se pueden
contratar obras, bienes, y servicios que estén directamente e íntimamente relacionados con las causales y
antecedentes fácticos y administrativos que dieron lugar a la declaratoria de urgencia manifiesta, por lo que
está prohibido la utilización de esta para la contratación de bienes, obras y servicios que no estén en esta
relación directa y que no permitan la mitigación o solución de la situación de urgencia.
Bajo tales aspectos, será el Sector respecto del cual se declaró la urgencia manifiesta la encargada de
determinar las necesidades que están directamente e íntimamente relacionados con las causales y
antecedentes fácticos y administrativos que dieron lugar a la declaratoria de urgencia manifiesta, y que de
su contratación se permitirá la mitigación o solución de la situación de urgencia.
2.5.3. CONTROL DE LA URGENCIA MANIFIESTA.
Teniendo lo preceptuado por parte del artículo 42 y 43 de la Ley 80 de 1993, el control de la contratación que
se lleve a cabo bajo la sub modalidad excepcional de urgencia manifiesta, así como el acto administrativo
que la declaró, y los antecedentes administrativos de este último, son objeto de control por parte de los entes
de control fiscal, quienes tendrán un término de dos (2) meses para pronunciarse sobre los hechos y
circunstancias que determinaron la declaración.
En lo que respecta al término “inmediatamente” contenido en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993, ha de

tenerse en cuenta lo considerado por parte de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado
quien indicó que la respectiva entidad contratante enviará los contratos originados en la urgencia manifiesta,
el acto administrativo que la declaró y los antecedentes administrativos de la actuación y de las pruebas de
los hechos al funcionario u organismo de control fiscal, enseguida, sin ninguna dilación, preferiblemente a
más tardar al día siguiente, esto es, dentro de las veinticuatro horas, si ello es posible; pero en todo caso a
la mayor brevedad, so pena de incurrir en dilación injustificada con las consecuencias de responsabilidad
disciplinaria14.
2.5.4. PROCEDIMIENTO INTERNO.

Precontractual. Informe de situación que genera la Sector respecto del cual se Libre.
urgencia manifiesta. genera la situación que da

lugar a existencia de urgencia
manifiesta.
Precontractual. Reunión del Comité Orientador y Comité Orientador y de Minuta de Acta
de Seguimiento Contractual. Seguimiento Contractual. de reunión (AP-
GD-FO1400-2).
Precontractual. Proyección del acto administrativo Dirección Departamental de Libre.
que declara la urgencia manifiesta. Asuntos Jurídicos y
Judiciales.
Precontractual. Declaratoria de urgencia Gobernador del Libre
manifiesta. Departamento de Vaupés, su
delegado, o quien haga sus
veces.
aplica).
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al bien, Sector del que surge la Libre.
producto, servicio u obra a necesidad.
necesidad.
Precontractual. Justificación de la necesidad. Sector respecto del cual se Minuta de
genera la situación que da justificación de
lugar a existencia de urgencia necesidad.
manifiesta.
precontractual a la Dirección necesidad. remisión del
Jurídicos y Judiciales para revisión precontractual.
y procedimiento contractual.
Precontractual. Proyecto de Invitación a presentar Dirección Departamental de Minuta de
oferta. Asuntos Jurídicos y invitación a
Judiciales. presentar
oferta.
Precontractual. Suscripción de la Invitación a Gobernador del Minuta de
presentar oferta. Departamento de Vaupés, su invitación a
delegado, o quien haga sus presentar
veces. oferta.
Precontractual. Verificación de oferta. Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y certificado de
Judiciales. idoneidad de
oferta.
Precontractual. Elaboración de Minuta de Contrato Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y Contrato
Judiciales. Directo.
2.6. LA CALAMIDAD PÚBLICA Y LOS DESASTRES.
Los hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre demanden actuaciones inmediatas,
debido a que genera una alteración intensa, grave y extendida en las condiciones normales de
funcionamiento de la población del departamento, por tanto, le exige de manera inmediata ejecutar acciones
de respuesta, rehabilitación y reconstrucción15.
Esta situación es una excepción a la regla que permite la contratación directa con aplicación de las normas
del derecho privado, pero que, y como lo establece parágrafo del artículo 63 de la Ley 1523 de 2012, se
somete al control fiscal en los términos del artículo 43 de la Ley 80 de 1993.
Como se indicó anteriormente, los procesos de urgencia manifiesta se incluyen inmersos en los procesos de
calamidad pública, siendo estos últimos un tipo de contrato mientras que la urgencia manifiesta es la sub
modalidad de contratación aplicable.
Para todos los efectos legales se aplicarán a estos procesos las determinaciones que para tal efecto
establece la Ley 1523 de 2012.
De conformidad con la nutrida jurisprudencia del Consejo de Estado, los conceptos de Colombia Compra
Eficiente, entre esos el concepto de radicado 2202013000004313 del 27 de mayo de 2020, la calamidad
pública no se constituye per sé en una modalidad de selección sino que se constituye en sí un tipo de contrato
especial, por lo que no bastará con la declaratoria de calamidad pública para la adquisición de bienes,
productos, obras y servicios para conjurar la situación de calamidad, sino que se deberá efectuar la
declaratoria de la urgencia manifiesta en los términos de que trata el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.
2.6.1. ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECLARA LA CALAMIDAD PÚBLICA Y DESASTRES.
De conformidad a lo previsto en el artículo 57 de la Ley 1523 de 2012, el Gobernador del Departamento de

Vaupés puede declarar la calamidad pública o la situación de desastre con el concepto previo del Consejo
Departamental de Gestión del Riesgo, el cual es una instancia consultiva, razón por la cual sus
consideraciones no imponen la obligación legal para la declaratoria o no de la situación de calamidad pública
o desastre.
2.6.2. LA DECLARATORIA DE LA CALAMIDAD PÚBLICA Y DEL DESASTRE.
Esta se debe comprender como “el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios
eventos naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad
en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la prestación de servicios o los
15 Regulado por la Ley 1523 de 2012.

recursos ambientales, causa daños o pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales, generando
una alteración intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la población, en
el respectivo territorio, que exige al distrito, municipio, o departamento ejecutar acciones de respuesta,
rehabilitación y reconstrucción”, tal como lo señala el artículo 58 de la Ley 1523 de 2012.
Se debe aplicar los criterios contenidos en el artículo 59 de la Ley 1523 de 2012, que indican que se debe
tener para la declaratoria de esta situación los siguientes criterios, los cuales no se debe cumplir en su
totalidad pues bastará la configuración de uno, varios o todos para su declaratoria, así,
1. Los bienes jurídicos de las personas en peligro o que han sufrido daños. Entre los bienes jurídicos
protegidos se cuentan la vida, la integridad personal, la subsistencia digna, la salud, la vivienda, la
familia, los bienes patrimoniales esenciales y los derechos fundamentales económicos y sociales de
las personas.
2. Los bienes jurídicos de la colectividad y las instituciones en peligro o que han sufrido daños.
Entre los bienes jurídicos así protegidos se cuentan el orden público material, social, económico y
ambiental, la vigencia de las instituciones, políticas y administrativas, la prestación de los servicios
públicos esenciales, la integridad de las redes vitales y la infraestructura básica.
3. El dinamismo de la emergencia para desestabilizar el equilibrio existente y para generar nuevos

riesgos y desastres.
4. La tendencia de la emergencia a modificarse, agravarse, reproducirse en otros territorios y

poblaciones o a perpetuarse.
5. La capacidad o incapacidad de las autoridades de cada orden para afrontar las condiciones de la
emergencia.
6. El elemento temporal que agregue premura y urgencia a la necesidad de respuesta.
7. La inminencia de desastre o calamidad pública con el debido sustento fáctico.
2.6.3. OBJETOS CONTRACTUALES QUE SE PUEDEN EJECUTAR EN CALAMIDAD PÚBLICA O

DESASTRES.
Por otro lado, los objetos contractuales, es decir, sobre los cuáles puede versar los contratos que se lleven
a cabo por medio de esta sub modalidad dependerá de manera exclusiva de la necesidad de la Gobernación
del Departamento de Vaupés y la causal que genera la calamidad pública o la declaratoria del desastre, y
con ello se debe tener en cuenta que sí y solo sí se pueden contratar obras, bienes, y servicios que estén
directamente e íntimamente relacionados con las causales y antecedentes fácticos que dieron lugar a esto,
por lo que está prohibido la utilización de esta para la contratación de bienes, obras y servicios que no estén
en esta relación directa y que no permitan la mitigación o solución de la situación declarada.
Bajo tales aspectos, será el Sector respecto del cual se declaró la calamidad pública o el desastre es la
encargada de determinar las necesidades que están directa e íntimamente relacionados con las causales y
antecedentes fácticos y administrativos que dieron lugar a estas declaratorias, y que de su contratación se
permitirá la mitigación o solución de la situación hallada.
2.6.4. PROCEDIMIENTO INTERNO APLICABLE.

Precontractual. Informe de situación que genera Sector respecto del cual se Libre.
la calamidad pública. genera la situación que da lugar
a existencia de calamidad
pública en asocio al referente
de la Secretaría de Gobierno
Departamental.
Precontractual. Reunión del Comité Secretaría de Gobierno Minuta de Acta
Departamental de Gestión de Departamental como secretaría de reunión (AP-
Riesgos de Desastres. técnica, en asocio con el Sector GD-FO1400-2).
respecto del cual se genera la
situación que da lugar a
existencia de calamidad
pública.
Precontractual. Proyección del acto Dirección Departamental de Libre
administrativo de Declaratoria de Asuntos Jurídicos y Judiciales.
calamidad pública
Precontractual. Declaratoria de Calamidad Gobernador del Departamento Libre
Pública. de Vaupés.
Precontractual. Reunión del Comité Orientador y Comité Orientador y de Minuta de Acta
de Seguimiento Contractual. Seguimiento Contractual. de reunión (AP-
GD-FO1400-2).
Precontractual. Proyección del acto Dirección Departamental de Libre
administrativo que declara la Asuntos Jurídicos y Judiciales.
urgencia manifiesta
Precontractual. Declaratoria de urgencia Gobernador del Departamento Libre
manifiesta de Vaupés.
aplica).
Precontractual. Anexos técnicos aplicables al Sector del que surge la Libre.
bien, producto, servicio u obra a necesidad.
necesidad.
Precontractual. Justificación de la necesidad Sector respecto del cual se Minuta de
genera la situación que da lugar justificación de
a existencia de urgencia necesidad.
manifiesta.
Precontractual. Análisis de riesgos (si aplica) Sector del que surge la Minuta de matriz
necesidad. de riesgos.
precontractual a la Dirección necesidad. remisión del
Jurídicos y Judiciales para precontractual.
revisión y procedimiento
contractual.
Precontractual. Invitación a presentar oferta. Dirección Departamental de Minuta de
Asuntos Jurídicos y Judiciales
invitación a
presentar oferta.
Precontractual. Elaboración de Minuta de Dirección Departamental de Minuta de
Contrato Asuntos Jurídicos y Judiciales Contrato Directo.
PARTE B- MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS ESTATALES.
CAPÍTULO I- SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
1. SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
1.1. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.
El Ordenador del Gasto o quien tenga la delegación de la Contratación de la entidad designará y establecerá
los servidores públicos para la supervisión de los contratos estatales a través de los documentos previos
aplicables al proceso contractual. Así, y derivado de esto, quedará en el respectivo contrato que se llegase
a suscribir la designación del funcionario público que ejercerá la supervisión de los contratos; del que y una
vez sea suscrito el contrato y una vez se hayan cumplido los requisitos de perfeccionamiento y legalización
de este y previa suscripción del acta de inicio del contrato a supervisar, a través de la suscripción del
memorando de supervisión, el/la Director (a) Administrativo (a) de la Dirección Departamental de Asuntos
Jurídicos y judiciales oficializará la designación de la supervisión; documento este que a su vez se cargará
en la respectiva plataforma del SECOP.
En tal sentido, el procedimiento interno a aplicar para la asignación del supervisor será,

Precontractual Asignación del Ordenador del gasto o Minuta de Estudios
supervisor del contrato quien haga sus veces previos.
por delegación.
Precontractual Asignación del Ordenador del gasto o Minuta de Proyecto de
supervisor del contrato quien haga sus veces pliego de condiciones.
por delegación.
Minuta de Pliego de
condiciones definitivo.
Minuta de Invitación
pública
Contractual Designación de Ordenador del gasto o Minuta de Contrato.
supervisión del contrato quien haga sus veces
por delegación. Minuta de Carta de
aceptación de oferta.
Contractual Formalización de Director (a) Minuta de Memorando
designación de Administrativo (a) de la de supervisión.
supervisión de contrato Dirección
Departamental de
Judiciales.
1.2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.
Quien ejerza las funciones y competencias como supervisor del contrato las determinadas en el artículo 82,
83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, o la que le fuere aplicable, respondiendo por los hechos, actuaciones,
extralimitaciones y omisiones en el ejercicio de su función, cumpliendo además con las siguientes
obligaciones respecto del contrato, la entidad y del contratista,
1. Suscribir conjuntamente con el contratista el acta de inicio del contrato, acta de suspensión y reinicio
cuando a ello hubiere lugar y resolver las consultas que formule el contratista haciéndole las
observaciones que estime convenientes.
2. Solicitar al ordenador del gasto la modificación al contrato justificada, si hubiere necesidad.
3. Elaborar informes de supervisión y demás documentos que se requieran durante la ejecución del
contrato.
4. Velar por el cumplimiento del objeto contractual.
5. Informar al representante legal de la entidad contratante sobre la ocurrencia de incumplimientos por
6. Rechazar los productos que no cumplan con las especificaciones establecidas en el contrato, o que
presenten fechas de vencimiento o adulteradas.
7. Expedir las constancias de cumplimiento del objeto contractual.
8. Informar al representante legal de la entidad contratante sobre el desarrollo del objeto contractual.
9. Aprobar y suscribir las actas de inicio, suspensión o reinicio del plazo de ejecución del contrato,
cuando a ello hubiere lugar.
10. Velar por que se mantengan vigentes las garantías que amparen el contrato, siempre y cuando sea
requerido.
11. Recomendar los cambios en las especificaciones de los productos que consideren convenientes y
someterlos a consideración del contratante.
12. Informar al representante legal de la entidad contratante sobre los incumplimientos del contratista
para que se tomen las medidas del caso.
13. Aplicar en forma estricta las medidas de control para que el contratista cumpla con los aportes a los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones en los términos de la ley 789 de 2002, ley 1607
de 2012, ley 1955 de 2015 y las demás normas aplicables, decretos reglamentarios y demás normas
concordantes.
14. Ejercer un control integral sobre el desarrollo del proyecto, para lo cual podrá, en cualquier momento,
exigir al contratista la adopción de medidas para mantener, durante la ejecución del contrato, las
condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración de este.
15. Ordenar al contratista la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren
presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para prever o solucionar
rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato.
16. Viabilizar las suspensiones, aclaraciones, adiciones, modificaciones y prórrogas del contrato según
aplique.
17. Requerir al contratista para la liquidación bilateral del contrato.
18. Proyectar el acta de liquidación bilateral y/o unilateral del contrato según aplique.
19. Informar al representante legal del departamento y al área jurídica, cuando el contratista no concurra
al llamado de liquidación bilateral del contrato, o no acepte suscribir el acta de liquidación bilateral
proyectada.
20. Las demás que le sean aplicable por la naturaleza del objeto y contrato mismo.
Así, y las funciones correspondientes a la supervisión también dependerán del tipo de contrato a suscribir.
1.3. FACULTADES DEL SUPERVISOR.
Son facultades del supervisor respecto del contrato estatal,
1) ABSOLVER: En virtud del principio de inmediación, le corresponde a quien ejerza la supervisión el

resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos y su liquidación, ya
que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, y la Entidad no
se puede desentender del desarrollo de la obra, de la entrega de los bienes o de la prestación del
servicio.
2) CONCEPTUAR: El supervisor se debe pronunciar en el marco de la ley y del contrato acerca de

desequilibrios contractuales alegados por el contratista, adiciones, prórrogas; además de proyectar
el acta de liquidación bilateral o acto administrativo de liquidación unilateral, según el caso.
3) COLABORAR: La interventoría (si existe), la supervisión y el contratista conforman un grupo de

trabajo de profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de
orden técnico, jurídico, administrativo y financiero.
4) CONOCER: Con el fin de ejercer la adecuada vigilancia y control del contrato o convenio, el
supervisor deberá conocer y entender como mínimo, los siguientes documentos: Los estudios
previos; el pliego de condiciones definitivo y adendas; la propuesta integral; el contrato; y las
licencias, permisos o autorizaciones legales que se hayan expedido para la contratación, cuando
haya lugar a las mismas.
5) CONTROLAR: Adelantar actividades periódicas de inspección, asesoría, comprobación y

evaluación, con el fin de establecer si la ejecución contractual se ajusta a lo pactado. El control se
orienta a verificar que el Contratista cumpla con el objeto y con todas las obligaciones pactadas, de
acuerdo con las especificaciones técnicas, administrativas, legales, presupuestales y financieras
establecidas en el contrato.
6) EVALUAR: Luego de la verificación del cumplimiento del objeto contractual y de todas las
obligaciones, el supervisor deberán establecer si se ha desarrollado eficientemente la ejecución
contractual, tomando como base aspectos medibles como el cumplimiento de cronogramas, la
discriminación del presupuesto, el porcentaje de avance, entre otros; y concluirán su evaluación
con pronunciamientos oficiales sobre la aplicación de correctivos necesarios y requerimientos
específicos sobre la ejecución contractual.
7) EXIGIR: En el desarrollo de la ejecución contractual el supervisor deberá requerir de manera
permanente y oportuna la realización de las actividades necesarias para obtener el cumplimiento de
cada una de las obligaciones del contrato, en el evento en que tales requerimientos sean necesarios.
En el evento en que persista el incumplimiento, el supervisor informará la situación de manera

oportuna al Ordenador del Gasto y a la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales para
lo de su competencia, mediante escrito acompañado de los documentos que sustente la exigibilidad
hecha al contratista para que se impongan las medidas sancionatorias contenidas en el acuerdo de
voluntades y se hagan efectivas las garantías ofrecidas para asegurar el cumplimiento. Copia de los
requerimientos que se hagan al contratista deberán ser enviados al garante del contrato.
8) INFORMAR: El supervisor deberá mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se
presente. Así mismo, deberán mantener informado al contratista, de cualquier situación que sea de
su conocimiento, relacionada con la ejecución contractual.
9) PREVENIR: Con base en el permanente desarrollo de las actividades de vigilancia y control, el

supervisor deberá evitar que se presenten situaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto
y de las obligaciones contractuales, a través de la aplicación inmediata de las medidas necesarias
para atenderlas. Por ende, deberá advertir con anticipación el mismo, procurando que no se
presente, o impidiendo que se extienda.
El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control está destinado a corregir los
conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o se presente el incumplimiento
de las obligaciones adquiridas.
Para que la supervisión logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación
previa de todos los documentos y aspectos relacionados con el contrato objeto de la misma.
10) SOLICITAR: Esta facultad se materializa cuando el supervisor pide al contratista oportunamente,
que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato.
Así podrá solicitar al contratista las explicaciones a que haya lugar cuando prevea un presunto
incumplimiento contractual.
Esta facultad la ejerce también cuando solicita o recomienda la imposición de una sanción por
motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga,
modificación o adición contractual, entre otros temas.
11) SUGERIR: A manera preventiva y correctiva, el supervisor deberá sugerir oportunamente acciones
eficaces frente a cualquier circunstancia que ponga en peligro la buena marcha de la ejecución
contractual.
12) VERIFICAR: Valoración permanente del nivel de cumplimiento del objeto y de cada una de las
obligaciones contractuales, y de la calidad y eficiencia del mismo.
13) VIGILAR: El supervisor deberá comparecer con diligencia a las actividades que requieran de
inspección dentro de la ejecución contractual, para lo cual deben asistir periódicamente al lugar
donde se ejecuta el contrato, así como solicitar la documentación necesaria que les permita advertir
cualquier situación específica.
En el desarrollo de estas facultades, el supervisor no deberá desconocer los límites de sus atribuciones,
incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos.
1.4. PROHIBICIONES APLICABLES A SUPERVISORES.
Son prohibiciones aplicables a la supervisión,
1) Iniciar el contrato o convenio antes del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma
de las partes) legalización y ejecución (registro presupuestal y aprobación de garantía única si la
requiere) a los que se refiere la Ley 80 de 1993. Lo anterior aplica también para cesiones y cualquier
tipo de modificación.
2) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo o entrabar las actuaciones de las
autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio
sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control.
3) Delegar la supervisión, ya que esta facultad solo le corresponde al ordenador del gasto.
4) Omitir la obligación de exigirle al contratista, como requisito para el pago, efectuar mes a mes los
pagos de salud, pensión y parafiscales (cuando sea del caso Decreto 862 de 2013). Así como la
afiliación al Sistema de General de Riesgos Laborales. (Art. 2 de la ley 1562 de 2012).
5) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio; o

exonerarlo del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.
6) Acordar con el contratista cualquier forma de suspensión, modificación, adición de bienes, de

servicios, de obras o trabajos, de valores o de plazos del contrato, sin que éstas se hubieren
autorizado previamente por el Ordenador del Gasto competente, mediante la suscripción del
respectivo documento.
7) Transar divergencias o conciliar diferencias. En estas situaciones se limitará a adelantar las

gestiones necesarias ante contratista y el ordenador del gasto, para que se obtengan los acuerdos y
se suscriban los documentos a que haya lugar.
8) Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones
inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de los requisitos legales y normativos
internos pertinentes.
9) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier
otra clase de beneficios o prebendas del contratista o de la entidad contratista.
10) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o
constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los
mismos.
11) Permitir a terceros el indebido acceso a la información del contrato o convenio.
12) En ninguna circunstancia se deben cambiar las condiciones iniciales del contrato sin el previo trámite
y autorización correspondiente a una solicitud de modificación del contrato, la cual debe estar
debidamente justificada por el supervisor y avalada por el contratista y nominador del gasto.
1.5. VARIACIÓN, REMOCIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.
El ordenador del gasto de la entidad, o quien haga sus veces por delegación de funciones, podrá decidir
sobre la variación, remoción y/o modificación de la Supervisión del Contrato.
En tal sentido, el procedimiento estará a cargo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y

Judiciales, quien se encargará de la realización de las minutas a que haya lugar posterior a la notificación
del ordenador del gasto por variar, remover o modificar la supervisión, siendo estas suscritas por parte del/de
la Director (a) Administrativo por delegación de esta función.
En tal sentido, el procedimiento interno a aplicar sería,

Contractual Decisión de remoción, Ordenador del gasto o Minuta de Oficio de
variación y/o quien haga sus veces comunicación remoción,
modificación de la por delegación. variación y/o
supervisión del contrato. modificación de la
supervisión del contrato
dirigido a la Dirección
Departamental de
Judiciales para llevar a
cabo el procedimiento
1.5.1. REMOCIÓN Y/O VARIACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.
Para tal efecto, en cualquier momento de la ejecución del contrato el ordenador del gasto de la entidad, o
quien haga sus veces por delegación de funciones, podrá adoptar la variación y/o remoción del Supervisor
del contrato, para la cual se le comunicará de manera escrita mediante “memorando de remoción de
supervisión” al anterior Supervisor de su variación y/o remoción de la supervisión, se le comunicará al nuevo
Supervisor de la designación como supervisor del contrato mediante memorando mediante el “memorando
de asignación de supervisión”, y al contratista mediante “Oficio de comunicación de designación de nuevo
supervisor”, sin que sea necesario la modificación del contrato en la cláusula correspondiente.
Una vez notificado el anterior supervisor este deberá efectuar la entrega de la supervisión del contrato en el
estado en que se encuentre, debiendo suscribir para tal efecto la “Minuta Acta de entrega por cambio de
supervisor”, la cual deberá ser revisada y suscriba por el nuevo supervisor en convalidación de la información
allí establecida.

Contractual. Notificación al anterior Director (a) Minuta de Memorando
supervisor del contrato Administrativo (a) de la de remoción/variación
de su remoción y/o Dirección de supervisión.
variación en la Departamental de
supervisión. Asuntos Jurídicos y
Judiciales.
Contractual. Notificación al nuevo Director (a) Minuta de Memorando
supervisor del contrato. Administrativo (a) de la de asignación de
Dirección supervisión.
Departamental de
Judiciales.
Contractual. Notificación al Director (a) Minuta de Oficio de
contratista de la Administrativo (a) de la comunicación de
remoción y/o remoción Dirección designación de nuevo
de la supervisión. Departamental de supervisor.
Judiciales.
Contractual. Entrega de supervisión. Anterior supervisor del Minuta de Acta de
contrato. entrega por cambio de
supervisor.
Contractual. Publicación en los Dirección N.A
sistemas de información Departamental de
(SECOP/SIAOBSERVA) Asuntos Jurídicos y
en un plazo inferior a los Judiciales.
tres (3) días siguientes a
la elaboración de la
actuación.
1.5.2. MODIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
En caso de que se aplique una modificación de la supervisión, esto a efecto de integrar al proceso de
supervisión a más funcionarios públicos dadas las connotaciones de la ejecución del contrato, se aplicará lo
dispuesto en el párrafo anterior sin el componente de remoción, esto es, que se notificará al nuevo supervisor
mediante el “memorando de asignación aditiva de supervisión” indicándosele el componente respecto del
cual realizará la supervisión, esto es si es materia legal, técnica o financiera, y se le notificará al contratista
mediante “Oficio de comunicación de designación aditiva de nuevo supervisor”, no aplicándose en este caso
entrega de supervisión ni la minuta correspondiente; sin que sea necesario la modificación del contrato en la
cláusula correspondiente.

Contractual. Notificación al nuevo Director (a) Minuta de Memorando
supervisor del contrato Administrativo (a) de la de asignación aditiva de
en adición. Dirección supervisión.
Departamental de
Judiciales.
supervisor inicial de la Administrativo (a) de la comunicación de
integración aditiva de un Dirección designación de adición
nuevo supervisor. Departamental de de supervisor.
Judiciales.
contratista de la Administrativo (a) de la comunicación de
remoción y/o remoción Dirección designación de nuevo
de la supervisión. Departamental de supervisor.
Judiciales.
Contractual. Publicación en los Dirección N.A
sistemas de información Departamental de
(SECOP/SIAOBSERVA) Asuntos Jurídicos y
en un plazo inferior a los Judiciales.
tres (3) días siguientes a
la elaboración de la
actuación.
1.6. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR.
De conformidad con lo previsto en el artículo 51 de la Ley 80 de 1993, los supervisores son responsables
“disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos
de la Constitución y de la ley”.
CAPÍTULO II- INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
2. INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
2.1. CONCEPTOS BÁSICOS.
Para todos los efectos se debe tener en cuenta los siguientes conceptos básicos.
CONCEPTO SUPERVISIÓN INTERVENTORÍA

Seguimiento técnico, administrativo, Seguimiento técnico del cumplimiento
Actividad financiero, contable, y jurídico del del contrato, con otros componentes, si
cumplimiento del contrato. es necesario.
Requiere conocimientos especializados
Principal No se requieren conocimientos en la materia, o cuando la complejidad o
Característica especializados la extensión del objeto contractual lo
justifiquen
Es ejercida por una persona natural o
Es ejercida por el Departamento de jurídica contratada para tal fin por el
Titular Departamento de Vaupés.
Vaupés.
El Departamento de Vaupés puede

contratar personal de apoyo, a través de El Departamento de Vaupés, contratará
los contratos de prestación de servicios la interventoría a través de la modalidad
Designación que sean requeridos, o designará a los de selección correspondiente.
colaboradores que considere idóneos
para adelantar tales funciones y/o
actividades.
Si es funcionario, será el jefe inmediato Será designado a través de la minuta
Supervisión quien supervise sus funciones como contractual.
supervisor.
2.2. FACULTADES DEL INTERVENTOR.
Son facultades del interventor respecto del contrato estatal,

1) ABSOLVER: En virtud del principio de inmediación, le corresponde a quien ejerza la interventoría el
resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos y su liquidación, ya
que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, y la Entidad no
se puede desentender del desarrollo de la obra, de la entrega de los bienes o de la prestación del
servicio.
2) CONCEPTUAR: El interventor se debe pronunciar en el marco de la ley y del contrato acerca de

desequilibrios contractuales alegados por el contratista, adiciones, prórrogas; además de proyectar
el acta de liquidación bilateral o acto administrativo de liquidación unilateral, según el caso.
3) COLABORAR: La interventoría, la supervisión y el contratista conforman un grupo de trabajo de

profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden
técnico, jurídico, administrativo y financiero.
4) CONOCER: Con el fin de ejercer la adecuada vigilancia y control del contrato o convenio, el
interventor deberá conocer y entender como mínimo, los siguientes documentos: Los estudios
previos; el pliego de condiciones definitivo y adendas; la propuesta integral; el contrato; y las
licencias, permisos o autorizaciones legales que se hayan expedido para la contratación, cuando
haya lugar a las mismas.
5) CONTROLAR: Adelantar actividades periódicas de inspección, asesoría, comprobación y

evaluación, con el fin de establecer si la ejecución contractual se ajusta a lo pactado. El control se
orienta a verificar que el Contratista cumpla con el objeto y con todas las obligaciones pactadas, de
acuerdo con las especificaciones técnicas, administrativas, legales, presupuestales y financieras
establecidas en el contrato, según le corresponda al interventor.
6) EVALUAR: Luego de la verificación del cumplimiento del objeto contractual y de todas las
obligaciones, el interventor deberán establecer si se ha desarrollado eficientemente la ejecución
contractual, tomando como base aspectos medibles como el cumplimiento de cronogramas, la
discriminación del presupuesto, el porcentaje de avance, entre otros; y concluirán su evaluación
con pronunciamientos oficiales sobre la aplicación de correctivos necesarios y requerimientos
específicos sobre la ejecución contractual.
7) EXIGIR: En el desarrollo de la ejecución contractual el interventor deberán requerir de manera

permanente y oportuna la realización de las actividades necesarias para obtener el cumplimiento de
cada una de las obligaciones del contrato, en el evento en que tales requerimientos sean necesarios.
a. En el evento en que persista el incumplimiento, el interventor informará la situación de

manera oportuna al Ordenador del Gasto, mediante escrito acompañado de los documentos
que sustente la exigibilidad hecha al contratista para que se impongan las medidas
sancionatorias contenidas en el acuerdo de voluntades y se hagan efectivas las garantías
ofrecidas para asegurar el cumplimiento. Copia de los requerimientos que se hagan al
contratista deberán ser enviados al garante del contrato.
8) INFORMAR: El interventor deberán mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se
presente. Así mismo, deberán mantener informado al contratista, de cualquier situación que sea de
su conocimiento, relacionada con la ejecución contractual.
9) PREVENIR: Con base en el permanente desarrollo de las actividades de vigilancia y control, el

interventor deberá evitar que se presenten situaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto
y de las obligaciones contractuales, a través de la aplicación inmediata de las medidas necesarias
para atenderlas. Por ende, deberá advertir con anticipación el mismo, procurando que no se
presente, o impidiendo que se extienda.
a. El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control está destinado a
corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o se
presente el incumplimiento de las obligaciones adquiridas.
b. Para que la interventoría logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una
evaluación previa de todos los documentos y aspectos relacionados con el contrato objeto
de la misma.
10) SOLICITAR: Esta facultad se materializa cuando el interventor pide al contratista oportunamente,
que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato.
a. Así podrá solicitar al contratista las explicaciones a que haya lugar cuando prevea un
presunto incumplimiento contractual.
b. Esta facultad la ejerce también cuando solicita o recomienda la imposición de una sanción
por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de
prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.
11) SUGERIR: A manera preventiva y correctiva, el interventor deberá sugerir oportunamente acciones
eficaces frente a cualquier circunstancia que ponga en peligro la buena marcha de la ejecución
contractual.
12) VERIFICAR: Valoración permanente del nivel de cumplimiento del objeto y de cada una de las
obligaciones contractuales, y de la calidad y eficiencia del mismo.
13) VIGILAR: El interventor deberá comparecer con diligencia a las actividades que requieran de
inspección dentro de la ejecución contractual, para lo cual deben asistir periódicamente al lugar
donde se ejecuta el contrato, así como solicitar la documentación necesaria que les permita advertir
cualquier situación específica.
En el desarrollo de estas facultades, el interventor no deberá desconocer los límites de sus atribuciones,
incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos.
2.3. PROHIBICIONES APLICABLES A LOS INTERVENTORES.
Son prohibiciones aplicables a la interventoría,
1) Iniciar el contrato o convenio antes del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma
de las partes) legalización y ejecución (registro presupuestal y aprobación de garantía única si la
requiere) a los que se refiere la Ley 80 de 1993. Lo anterior aplica también para cesiones y cualquier
tipo de modificación.
2) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo o entrabar las actuaciones de las
autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio
sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control.
3) Delegar la interventoría.
4) Omitir la obligación de exigirle al contratista, como requisito para el pago, efectuar mes a mes los
pagos de salud, pensión y parafiscales (cuando sea del caso Decreto 862 de 2013). Así como la
afiliación al Sistema de General de Riesgos Laborales. (Art. 2 de la ley 1562 de 2012).
5) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio; o

exonerarlo del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.
6) Acordar con el contratista cualquier forma de suspensión, modificación, adición de bienes, de

servicios, de obras o trabajos, de valores o de plazos del contrato, sin que éstas se hubieren
autorizado previamente por el Ordenador del Gasto competente, mediante la suscripción del
respectivo documento.
7) Transar divergencias o conciliar diferencias. En estas situaciones se limitará a adelantar las

gestiones necesarias ante contratista y el ordenador del gasto, para que se obtengan los acuerdos y
se suscriban los documentos a que haya lugar.
8) Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones
inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de los requisitos legales y normativos
internos pertinentes.
9) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier
otra clase de beneficios o prebendas del contratista o de la entidad contratista.
10) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o
constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los
mismos.
11) Permitir a terceros el indebido acceso a la información del contrato o convenio.
12) En ninguna circunstancia se deben cambiar las condiciones iniciales del contrato sin el previo trámite
y autorización correspondiente a una solicitud de modificación del contrato, la cual debe estar
debidamente justificada por el supervisor y avalada por el contratista y nominador del gasto.
2.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR.
Tal como lo señala el artículo 2 de la Ley 1882 de 2018 que modificó el artículo 53 de la Ley 80 de 1993,
modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 “los interventores, responderán civil, fiscal, penal y
disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría,
como por los hechos u omisiones que le sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados
de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones
de interventoría, incluyendo la etapa de liquidación de los mismos siempre y cuando tales perjuicios
provengan del incumplimiento o responsabilidad directa, por parte del interventor, de las obligaciones que a
este le correspondan conforme con el contrato de interventoría”.
2.5. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA INTERVENTORÍA.
A) INFORMES
LIBRO DIARIO DE OBRA (BITÁCORA).
Responsables:
Contratista: El día en que se inicien los trabajos se abrirá un libro en el cual se anotarán diariamente los
hechos y sucesos relacionados con el desarrollo de la obra, así como las observaciones o sugerencias que
haga la Interventoría; en este se dejará constancia de todos los por menores que puedan suceder en el frente
de trabajo, tales como: estado del tiempo, personal laborando, estado y relación del equipo, avance de la
obra, avance de las medidas de manejo ambiental, acciones sociales, suministro de materiales, accidentes
de trabajo, entre otros. Cada anotación diaria deberá llevar la fecha y la firma de los ingenieros residentes
del Contratista (o el (los) profesional (es) que se hayan expresamente delegado para el efecto) y del
Interventor (o el (los) profesional (es) que se hayan expresamente delegado para el efecto).
Interventor y/o supervisor: Suscribir con el contratista el libro diario de obra (bitácora), será el responsable
de mantener al día este diario, quien está en la obligación de presentarlo a los representantes de la
Gobernación del Vaupés que visiten la obra.
El libro diario de la obra deberá entregarse a La Gobernación de Vaupés (ante la secretaría a cargo de la
ejecución del contrato) en documento físico y escaneado una vez finalizados los trabajos.
Registro Libro diario de obra (Bitácora)
Tiempo Durante los días en que se realicen labores de obra (ejecución del contrato).
Informe semanal y mensual de ejecución
La necesidad de contar con un informe semanal y mensual de ejecución quedará consignada en el contrato
o si se requiere dicho acuerdo quedará pactado entre la supervisión y la interventoría en documento
adicional.
INFORME DIARIO DE EJECUCIÓN
Responsables:
Supervisor: De acuerdo a la necesidad del objeto sometido a vigilancia y control, la supervisión realizará un
informe semanal y/o mensual respecto a la ejecución del contrato, en el cual incluya todos aspectos
esenciales que se requieran documentar y que garanticen un debido seguimiento en la ejecución del acuerdo
de partes. La necesidad de realizar un informe semanal y/o mensual de ejecución será solicitada
expresamente por parte de la secretaría a cargo de la ejecución del contrato o en su defecto de acuerdo a
lo consignado en el contrato sometido a vigilancia y control. Interventor: Cuando la supervisión lo requiera
o de acuerdo a las obligaciones consignadas en el contrato de consultoría, la interventoría llevará a cabo la
consignación semanal y/o mensual de ejecución del contrato sometido a vigilancia y control, tanto en medio
físico como en magnético, en el cual incluya todos los aspectos esenciales que se requieran documentar y
que garanticen un debido seguimiento en la ejecución del acuerdo de partes. Registro Informe semana y/o
mensual de ejecución
Tiempo Semanal y/o mensual.
INFORMES PARCIALES
Responsables:
Supervisor: De acuerdo a la periodicidad pactada para la presentación de informes de supervisión, o

conforme a los requerimientos que realice la secretaría ejecutora del proyecto o contrato, la supervisión
presentará un informe en el cual contenga todo el seguimiento a la ejecución del contrato.
Interventor: De acuerdo a la periodicidad pactada para la presentación de informes de interventoría, o

conforme a los requerimientos que realice su supervisor, la interventoría presentará un informe parcial
detallando el estado actual del proyecto; suministrará información en cuanto al contrato principal como el de
interventoría en cada uno de sus componentes.
Contenido de los informes: Estos informes serán presentados tanto en medio físico como en magnético,
en el referido informe se relacionará: las actas de recibo parcial suscritas, detallando el cumplimiento de las
actividades pactadas en el acuerdo de partes, las modificaciones, adiciones, u otra modificación sobre la
relación contractual. Para la supervisión el informe será más sucinto en comparación de la interventoría que
si deberá presentar un informe técnico más preparado. Además de lo anterior, presentará las conclusiones
y/o recomendaciones a que hubiere lugar, según cada caso en particular.
Entre otros, el informe contendrá según el caso, lo siguiente:
1. Introducción. 2. Descripción general del contrato de obra, de suministro o de consultoría; enunciando las
actividades realizadas por el contratista. 3. Generalidades del contrato y de la ejecución del mismo,
incluyendo una descripción general de las tareas ejecutadas y de las modificaciones realizadas al proyecto.
4. Descripción de los aspectos organizacionales del contratista, tales como personal y equipos utilizados en
el desarrollo del contrato. 5. Descripción de los aspectos programáticos, tales como plazo, programa de
ejecución de obra, o de entregas para el caso de suministro o estudios y diseños y seguimiento al mismo.
Incluye una descripción del avance de la programación física y económica del contrato, con su respectivo
diagrama. 6. Descripción de los aspectos financieros y presupuestales, tales como estado de avance
financiero, anticipo, manejo del anticipo, actas de pago mensual, actas de ajuste, actas de precio no previsto,
actas de adición, actas de recibo parcial, entre otras. 7. Descripción de los aspectos técnicos de la ejecución
del contrato, incluyendo modificaciones, problemas y soluciones implementadas. 8. Descripción de los
aspectos socio ambientales del contrato, especificando las actividades realizadas por el contratista en cada
uno de los componentes de gestión ambiental. 9. Avance y novedades socio ambientales, identificando los
inconvenientes y problemas presentados, así como las soluciones implementadas. 10. Reportar el proceso
de disposición de escombros realizado por parte del contratista con las planillas de disposición de material
de desecho o sobrantes, así como el manejo de tránsito, cargue y descargue de materiales y suministros
entre otros. 11. Relatar el estado de verificación y actualización de las licencias y permisos ambientales a
que haya lugar, tales como zonas de disposición de materiales de desecho o sobrantes, canteras, plantas
de asfalto y concreto. 12. Listas de chequeo diligenciadas y seguimiento de las mismas. 13. Descripción
general del contrato de interventoría. 14. Generalidades del contrato de interventoría, de la ejecución del
mismo, de las actividades desarrolladas en el periodo, del personal y equipo con que cuenta la interventoría.
15. Copia de las actas de todas las reuniones realizadas con el contratista debidamente firmado por todos
aquellos que hayan participado (según el caso). 16. Registro fotográfico cronológico en medio magnético e
impreso. Para los contratos de suministro el registro fotográfico debe ser por cada uno de los insumos que
se está supervisando, de las diferentes entregas de los materiales solicitados para los contratos de obra el
registro fotográfico debe mostrar el avance de obra del periodo reportado en varios puntos de la vía
intervenida, para todos y cada uno de los frentes de trabajo. 17. Informe meteorológico o control diario del
estado del tiempo, para interventorías a contratos de obra. 18. Relación de los resultados con copia y análisis
de los ensayos de laboratorio y de campo realizados por la interventoría y por el contratista. Cuadro resumen
de las pruebas de laboratorio realizadas, especificando entre otras, la fecha de toma de la muestra, el
abscisado o localización y los resultados obtenidos. 19. Constancia de que la interventoría revisó y el
contratista está cumplimiento con las obligaciones relacionadas con el sistema de seguridad social,
seguridad ocupacional y aportes parafiscales que competen al contratista. 20. Copia de los pagos del
personal de interventoría al sistema de seguridad social y aportes parafiscales. 21. Descripción de los atrasos
con su respectiva justificación, en relación con el desarrollo de los trabajos conforme al programa aprobado
por la Interventoría. Descripción de las medidas correctivas en los aspectos técnicos, administrativos y
legales, y de las medidas preventivas que deben implementarse para evitar futuros atrasos. 22. Resumen
consolidado del avance general tanto físico, económico, financiero y legal, del contrato de interventoría y de
obra, suministro o consultoría. 23. Entrega por escrito a la supervisión durante el desarrollo de su contrato
de Interventoría, de las soluciones a las dificultades que eventualmente pudieran presentarse en el desarrollo
del contrato. 24. Comentarios, conclusiones y recomendaciones. 25. Y demás información que el supervisor
y/o interventor considere pertinente.
Registro: Según cada caso en particular, se presentará, entre otros los siguientes documentos: 1. Informe
parcial 2. Acta de vecindad 3. Acta de seguimiento al contrato. 4. Certificado de cumplimiento. 5. Relación
de personal. 6. Registro cumplimiento en materia de seguridad ocupaciones y parafiscales según el caso. 7.
Relación de correspondencia. 8. Documentos técnicos. 9. Planos.  Registro fotográfico. 10. Resultados de
ensayos. 11. Análisis de precios unitarios. 12. Licencias. 13. Actas de recibo parcial y balance presupuestal.
14. Bitácora de obra. 15. Acta de mayores y menores. 16. Memorias de cálculo. 17. Otros.
Tiempo: Será entregado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir de la fecha de corte pactada,
o las condiciones establecidas en los contratos o en su defecto conforme a las especificaciones que plantee
la supervisión para contratos de interventoría o la secretaría a cargo de la ejecución del contrato cuando no
posea interventoría y únicamente este asignada una supervisión.
B. VERIFICAR Y APROBAR INFORME DE INVERSIÓN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO Y EL

SEGUIMIENTO AL MISMO
Responsables:
Contratista: Presentar ante la supervisión y/o interventoría el informe de buen manejo del anticipo.
Los informes de buen manejo del anticipo deberán ser allegados como mínimo por la siguiente
documentación e información: 1. Constitución de fiducia o patrimonio autónomo irrevocable (para los
contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, salvo los de menor o mínima
cuantía). 2. Cuenta bancaria conjunta a nombre del contrato suscrito-para los procesos de menor cuantía
(selección abreviada de menor cuantía, subasta inversa, concurso de méritos, etc) o mínima cuantía. 3.
Factura o documento equivalente. 4. Plan de inversión del anticipo. 5. Información sobres las garantías y
aprobación de las mismas. 7. Recibos de pago. 8. Planillas de pago de jornales y la suscripción de las mismas
por los trabajadores, con identificación de los mismos. 9. Informe de ítems y cantidades y valores ejecutados
con el anticipo. 10. Otros documentos.
Interventor y/o supervisor: Revisar, aprobar o generar observaciones y devolución del informe presentado
de buen manejo del anticipo por parte del contratista. 1. No se crearán cajas menores con los dineros
entregados en calidad de anticipo. 2. No se girarán directamente los recursos a la cuenta del contratista. 3.
La interventoría y/o supervisión verificará que los dineros entregados en calidad de anticipo sean destinados
en las condiciones establecidas en el plan de inversión del anticipo aprobado, so pena de hacer efectiva las
respectivas garantías. 4. Los recursos del anticipo serán manejados entre el supervisor o interventor y el
contratista, con los cuales sólo se pagarán los gastos relacionados con el contrato y de manera específica
con el plan de inversión del anticipo 5. Verificar que se realice la amortización del anticipo. 6. Verificar los
rendimientos financieros con ocasión del anticipo.
Registro: Plan de inversión del anticipo, Informe de buen manejo e inversión del anticipo.
Tiempo Conforme a los periodos acordados o según requerimientos realizados por la supervisión y/o
interventoría.
C. INFORMES FINALES
Responsables:
Interventor: Una vez finalizado el contrato, la interventoría entregará a la supervisión un informe final como
memoria descriptiva del proyecto. Este informe debe contener el consolidado de lo acontecido durante la
ejecución del contrato en los aspectos programáticos, financieros, técnicos, administrativos y socio
ambientales. El informe final debe contener un resumen ejecutivo con la síntesis de los aspectos financieros,
físicos, administrativos, programáticos, técnicos y socio ambiental del contrato de obra, consultoría,
suministro, interventoría u otro.
El informe estará compuesto por los siguientes tópicos, según la tipología contractual:
I. Introducción. II. Descripción general del contrato de obra, de suministro, de compraventa, de servicios o de
consultoría, incluyendo los datos completos del contratista y enunciando las actividades realizadas por el
mismo. III. Estado de las garantías. IV. Relación de actas de prórrogas, suspensiones, adiciones u otras
actas suscritas durante la ejecución y sanciones impuestas, sí a ello hubo lugar. V. Generalidades del
contrato y de la ejecución del mismo, incluyendo una descripción general de las tareas ejecutadas y de las
modificaciones realizadas al proyecto, así como un compendio de los aspectos organizacionales del
contratista, tales como personal y equipos utilizados en el desarrollo del contrato, rendimientos del personal,
equipos. VI. Descripción de los aspectos programáticos, financieros y técnicos de la ejecución del contrato.
VII. Aclaraciones técnicas del diagnóstico y diseño de cada sitio intervenido, e informe de control de calidad
tratándose de obra. VIII. Planos record. (contratos de obra) IX. Copia de la bitácora o libro de obra. (contratos
de obra) X. Costos de construcción por tipo de labor ejecutada y por frente de trabajo, así como los
porcentajes de éstos en relación con el costo total del contrato. (contratos de obra) XI. Registro fotográfico
con fecha, antes, durante y después de las obras, en todos los sitios intervenidos. (contratos de obra) XII.
Descripción general del contrato de interventoría y de las generalidades del mismo. XIII. Constancia del
cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a lo señalado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002
y demás marco normativo relacionado, durante la vigencia del contrato. XIV. Paz y salvo expedido por la
oficina de trabajo. XV. Resultados y análisis de ensayos de laboratorio. (contratos de obra) VI. Reporte final
de aspectos ambientales. (contratos de obra) XVII. Descripción detallada del cumplimiento de las
obligaciones de gestión social y ambiental del contratista, así como de la gestión adelantada por la
Interventoría. XVIII. Comentarios, conclusiones y recomendaciones. XIX. Y demás información que la
supervisión requiera.
Supervisor: La supervisión revisará el informe final presentado por la interventoría, en caso de que se
requiera generará observaciones al mismo y se las comunicará al interventor a fin de que modifique, corrija
o complemente el informe presentado. Para los contratos que tengan asignada la supervisión y en el evento
de que se hubiere pactado o sea requerido, el supervisor realizará un informe final respecto al contrato
sometido a vigilancia y control, siguiendo los parámetros dispuestos para los informes finales que presente
la interventoría conforme a lo descrito para esta líneas atrás, no obstante, por tratarse de la supervisión que
no requiere conocimientos especializados, el informe será más sucinto conforme a cada tipo contractual
según el caso.
Registro: Según cada caso en particular, se presentará, entre otros los siguientes documentos: 1. Acta de
terminación. 2. Acta de recibo final de la obra. 3. Certificado de entrada a almacén. 4. Informe final de
supervisión y/o interventor. 5. Certificado de cumplimiento.
Tiempo Será entregado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir de la fecha de terminación, o
las condiciones establecidas en los contratos o en su defecto conforme a las especificaciones que plantee la
supervisión para contratos de interventoría o la secretaría a cargo de la ejecución del contrato cuando no
posea interventoría y únicamente este asignada una supervisión.
2.6. Seguimiento, control y vigilancia de los pagos
2.6.1. DIFERENCIA ENTRE PAGO ANTICIPADO Y ANTICIPO.
Anticipo: Es un préstamo que las entidades estatales realizan a favor del contratista para invertir en la
ejecución de un contrato, que debe amortizarse en cada cuenta, por lo que éste deberá constituir una
garantía para su buen manejo e inversión. El destinar los recursos del anticipo, que son parte del erario o
tesoro público, a una finalidad distinta a la prevista en el contrato, debe dar lugar a las acciones penales
correspondientes en contra del contratista. Es una figura típica de los contratos de tracto sucesivo.
Pago anticipado: Consiste en un abono que hace la administración al contratista al inicio del contrato, como
parte del valor total pactado con él, razón por la cual, los recursos pasan de ser públicos a ser privados.
Diferencias entre una y otra figura:
ANTICIPO No constituye un pago en el momento en que se efectúa.

PAGO ANTICIPADO Es un pago. Retribuye en forma anticipada parte del valor del contrato.
ANTICIPO El dinero no es del contratista sino de la Entidad contratante y por ende debe invertirse de acuerdo
al plan de inversión presentado por el contratista.
PAGO ANTICIPADO El dinero es de propiedad de contratista y lo puede destinar libremente. No hay plan de
inversión pactado.
ANTICIPO La Entidad está obligada al seguimiento de la inversión.
PAGO ANTICIPADO La Entidad no está obligada a hacer seguimiento.
ANTICIPO No entra al patrimonio del contratista, continúa siendo recurso público, asegurables con una
garantía para la correcta y adecuada inversión y manejo de los mismos.
PAGO ANTICIPADO Entra al patrimonio del contratista. Al entregarse constituye extinción parcial de la
obligación de pago a cargo de la entidad contratante.
ANTICIPO El valor del anticipo se descuenta de cada pago que se realice al contratista.
PAGO ANTICIPADO Su destinación depende de la libre voluntad del contratista. 62 62 ANTICIPO, La
ejecución del contrato por tanto, constituye amortización de dicho valor. PAGO ANTICIPADO, Su adecuado
uso está avalado por la garantía única de cumplimiento del contrato, de lo contrario, se entraría a hacer o
exigir duplicidad de cobros.
ANTICIPO En el evento en que generen rendimientos financieros, son de la entidad contratante.
PAGO ANTICIPADO Por lo general se aplica en contratos de ejecución inmediata; casos típicos compra de
inmuebles o automotores.
ANTICIPO Puede ser pactado en contratos de tracto sucesivo con excepción de los contratos de prestación
de servicios personales.
PAGO ANTICIPADO No existe injerencia de la interventoría o supervisión en su manejo.
2.6.2. MANEJO DE ANTICIPO
Responsables:
Contratista y/o consultor: Tratándose de anticipo, deberá presentar ante la supervisión y/o interventoría el
plan de buen manejo e inversión del anticipo, anexando:
1. Constitución de fiducia o patrimonio autónomo irrevocable (para los contratos de obra, concesión, salud,
o los que se realicen por licitación pública, salvo los de menor o mínima cuantía). El contrato de fiducia
deberá ser aprobado por el ordenador del gasto. 2. Cuenta bancaria conjunta a nombre del contrato suscrito-
para los procesos de menor cuantía (selección abreviada de menor cuantía, subasta inversa, concurso de
méritos, etc) o mínima cuantía. 3. Factura o documento equivalente. 4. Garantías y aprobación de las
mismas. 5. Certificación de cumplimiento en materia de seguridad social y parafiscales 6. Otros documentos.
La entrega de los dineros por concepto de anticipo no será motivo para que el contratista no de inicio a la
ejecución del contrato.
Interventor y/o supervisor: Revisar, aprobar o generar observaciones y devolución del plan presentado de
buen manejo e inversión del anticipo por parte del contratista y/o consultor. Aprobado el plan de inversión
del anticipo y revisados los documentos adjuntos, emitirá su concepto de favorabilidad para proceder a
realizar el desembolso de los dineros por concepto de anticipo.
Manejo: Constituida y aprobada la garantía de buen manejo del anticipo, el contratista presentará la
respectiva cuenta de cobro ante la Secretaría de Hacienda Municipal. Los dineros del anticipo serán girados
o deberán ser consignados en la cuenta conjunta que abrirá el contratista a nombre del contrato. Estos
recursos serán manejados entre el supervisor o interventor y el contratista, con los cuales sólo se pagarán
los gastos relacionados en el plan de inversión del anticipo aprobado. Dicho anticipo será amortizado en el
mismo porcentaje en las actas parciales. En caso de no amortizarse su totalidad, el saldo se hará en el Acta
Final y/o Liquidación.
Registro - Plan de inversión del anticipo - Soportes financieros de inversión del anticipo (facturas, contratos,
cuentas de cobro y comprobantes de egreso, etc)
Tiempo Al inicio del contrato.
2.6.3. PAGOS PARCIALES
Responsables:
Contratista y/o consultor: Solicitar ante el supervisor y/o interventor el pago parcial conforme a la forma de
pago pactada en el acuerdo de partes, adjuntando entre otros los siguientes documentos según el caso:
1. Factura o documento equivalente. 2. Informe de actividades y/o ejecución del contrato (según el caso). 3.
Certificado de entrada a almacén, si aplica (para contratos de compraventa y suministro). 4. Copia de planillas
de pago de seguridad social y parafiscales, así como el certificado de encontrarse al día por tal concepto
expedido por el representante legal o el revisor fiscal según el caso (para personas jurídicas). 5. Copia de
planillas de pago de seguridad social y parafiscales, así como el certificado de encontrarse al día por tal
concepto expedido por la persona natural. 6. Certificación para la disminución de retención en la fuente (para
prestación de servicios). 7. Certificado de cumplimiento expedido por la supervisión y/o interventoría.  Acta
parcial suscrita entre contratista y el supervisor y/o interventor. 8. Demás documentos descritos en el contrato
o solicitados por la supervisión y/o interventoría o los que requiera la Secretaría de Hacienda para el
desembolso de los pagos, conforme a la modalidad de contratación.
Interventor y/o supervisor: Revisar, aprobar o reprobar y hacer devolución de la documentación

(debidamente motivado) según el caso de la solicitud de pago parcial presentada por el contratista y/o
consultor, según el caso.
1. Proyectará el acta de pago parcial conforme a la forma de pago pactada en el contrato sometido a vigilancia
y control. 2. Para contratos de prestación de servicios suscribirá el certificado de cumplimiento para pago de
honorarios. 3. Para contratos que tenga por objeto la entrega de elementos, artículos o bienes suscribirá el
certificado de cumplimiento respecto de los bienes entregados por el contratista, conforme a las
especificaciones requeridas por la entidad. 4. Revisará entre otros aspectos que se cumpla con lo dispuesto
en el cumplimiento en materia de pago seguridad social y parafiscales, la no verificación de tal condición
será considerada causal de mala conducta (en materia disciplinaria) conforme al ordenamiento jurídico
vigente. 5. Para contratos de obra, verificará que las cantidades de obra y avance de la misma, sean las
realmente ejecutadas y en los precios pactados por las partes. 6. Revisará los soportes presentados por el
contratista, en cuanto a la información en ellos contenida y la legalidad de los mismos. 7. Llevará un registro
cronológico de los pagos realizados. 8. Otras actividades propias de la interventoría y/o supervisión
Registro: 1. Factura o documento equivalente. 2. Informe de actividades y/o ejecución del contrato (según
el caso). 3. Certificado de entrada a almacén, si aplica (para contratos de compraventa y suministro). 4. Copia
de planillas de pago de seguridad social y parafiscales, así como el certificado de encontrarse al día por tal
concepto expedido por el representante legal o el revisor fiscal según el caso (para personas jurídicas). 5.
Certificación para la disminución de retención en la fuente (para prestación de servicios). 6. Certificado de
cumplimiento expedido por la supervisión y/o interventoría. 7. Acta parcial suscrita entre contratista y el
supervisor y/o interventor. 8. Demás documentos descritos en el contrato o solicitados por la supervisión y/o
interventoría o los que requiera la Secretaría de Hacienda y sus dependencias para el desembolso de los
pagos, conforme a la modalidad de contratación.
TÍTULO VIII- ANEXOS Y FORMATOS.
Corresponden como anexos y formatos aplicables a este manual, los cuales pueden ser objeto de actualización
y/o modificación por parte de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales cuando así lo
considere,
Anexo 1- Documentos de organización y publicación. En cuanto a las minutas aplicables a este manual, se tienen:
Modalidad de selección y
No Nombre Minuta Etapa aplicable Tipo de minuta
especificidad
1 Lista de chequeo precontractual Precontractual Lista Cualquier modalidad
2 Minuta de cotización Precontractual Oficio Cualquier modalidad
Minuta de justificación de Contratación directa -Urgencia
3 Precontractual Documento
necesidad manifiesta y calamidad pública
Minuta de remisión de justificación Contratación directa -Urgencia
de necesidad manifiesta y calamidad pública
Minuta de invitación a presentar
5 Precontractual Documento Contratación directa
oferta
Minuta de certificado de idoneidad
de la oferta
Cualquier modalidad excepto
7 Minuta de contrato Contractual Contrato
mínima cuantía
8 Minuta de matriz de riesgos Precontractual Matriz Cualquier modalidad
Minuta de estudios previos-
Contratación Directa
Minuta de análisis del sector-
Contratación Directa
11 Minuta de necesidad del contrato Precontractual Oficio Contratación directa de personal
Minuta de solicitud de certificación
12 Precontractual Oficio Contratación directa de personal
de banco de proyectos.
Minuta de solicitud de certificación
de recursos humanos
14 Minuta de estudios previos Precontractual Documento Contratación directa de personal
15 Matriz de riesgos Precontractual Matriz Contratación directa de personal
Minuta de oficio de remisión para
trámites.
17 Precontractual Oficio Cualquier modalidad
trámite contractual.
18 Minuta de invitación Precontractual Oficio Contratación directa de personal
Minuta de propuesta de prestación
de servicios
Minuta de autorización a afiliación
a riesgos laborales.
Minuta de compromiso
anticorrupción.
Minuta de certificado de
incompatibilidades e inhabilidades
23 Precontractual Documento Contratación directa de personal
idoneidad.
24 Minuta de Contrato Directo. Precontractual Documento Contratación directa de personal
Minuta de estudios previos- Cualquier modalidad excepto
procesos competitivos contratación directa
Minuta de análisis del sector- Cualquier modalidad excepto
procesos competitivos contratación directa
27 Minuta de invitación pública Precontractual Documento
contratación directa
Minuta de evaluación jurídica de
28 Precontractual Documento Mínima cuantía
mínima cuantía
29 Minuta de convocatoria pública Precontractual Documento
contratación directa
Minuta de acto administrativo de
30 Precontractual Acto administrativo contratación directa y mínima
apertura de proceso de selección
cuantía
31 Minuta de adendas Precontractual Documento contratación directa y mínima
cuantía
32 Matriz de análisis financiero Precontractual Matriz contratación directa y mínima
cuantía
33 Minuta de acta de cierre
34 Minuta de no observaciones
Minuta de contestación a las Cualquier modalidad excepto
observaciones contratación directa
Minuta de informe de evaluación Cualquier modalidad excepto
jurídica contratación directa
Minuta de verificación de Cualquier modalidad excepto
requisitos habilitantes jurídicos contratación directa
Minuta de acta de subsanación de Cualquier modalidad excepto
requisitos habilitantes contratación directa
39 Minuta de certificación de TRM Precontractual Documento contratación directa y mínima
cuantía
Minuta de proyecto de pliego de
Selección abreviada por subasta
40 condiciones - Sel abreviada Precontractual Documento
inversa
subasta inversa
Minuta de proyecto de pliegos de
Selección abreviada de menor
41 condiciones- Sel. Abreviada de Precontractual Documento
cuantía
menor cuantía
42 Precontractual Documento Concurso de méritos
condiciones- Concurso de Méritos
43 Precontractual Documento Licitación pública
condiciones- Licitación pública.
Selección abreviada por subasta
44 Minuta de actas de audiencia. Precontractual Documento
inversa, licitación pública.
adjudicación
cuantía
declaratoria de desierto
cuantía
Minuta de carta de aceptación de
47 Contractual Contrato Mínima cuantía
ofertas
48 Contractual Acto administrativo Cualquier modalidad
aprobación de garantias
49 aprobación de ampliación de Contractual - Poscontractual Acto administrativo Cualquier modalidad
garantías
Minuta de memorando de
50 Contractual Oficio Cualquier modalidad
supervisión
Minuta de acta de inicio de
51 Contractual Documento Cualquier modalidad
contrato
52 Contractual - Poscontractual Oficio Cualquier modalidad
publicación
cumplimiento parcial
Minuta de informe de supervisión
parcial
Minuta de acta de aclaración del
contrato
Minuta de concepto favorable para
trámites
57 Todas las etapas Oficio Cualquier modalidad
trámites.
Minuta de oficio de aprobación de
trámite
Minuta de modificación de
contratos
Minuta de concepto para trámite
de modificación del DAPD
61 Minuta de cesión de contratos Contractual Documento Cualquier modalidad
62 Minuta de suspensión del contrato Contractual Documento Cualquier modalidad
63 Minuta de reinicio del contrato Contractual Documento Cualquier modalidad
Minuta de terminación y
64 Contractual - Poscontractual Documento Cualquier modalidad
liquidación anticipada de contratos
65 Poscontractual Documento Cualquier modalidad
cumplimiento final
Minuta de informe de supervisión
66 Poscontractual Documento Cualquier modalidad
final
67 Minuta de acta liquidación bilateral Poscontractual Documento Cualquier modalidad
Minuta de acta de cierre de
68 expediente con pérdida de Poscontractual Documento Cualquier modalidad
competencia para liquidar
Minuta de acta de cierre de
69 expediente posterior a la
liquidación
Minuta de informe de
incumplimiento contractual.
Minuta de auto de aplazamiento
71 Contractual Auto Cualquier modalidad
de audiencia
72 apertura de proceso sancionatorio Contractual Acto administrativo Cualquier modalidad
contractual
73 Minuta de citación a audiencia Contractual Oficio Cualquier modalidad
Minuta de acta de asistencia a
audiencia
Minuta de resolucion de archivo
75 de proceso sancionatorio Contractual Acto administrativo Cualquier modalidad
contractual
decisión que declara la existencia
76 Contractual Acto administrativo Cualquier modalidad
de incumplimiento contractual
parcial
77 decisión que declara la existencia Contractual Acto administrativo Cualquier modalidad
de incumplimiento contractual total
Minuta de Oficio de comunicación
remoción, variación y/o
modificación de la supervisión del
contrato
Minuta de Memorando de
remoción/variación de supervisión.
80 de designación de nuevo Contractual Oficio Cualquier modalidad
supervisor.
Minuta de Acta de entrega por
cambio de supervisor.
Minuta de Memorando de
asignación aditiva de supervisión.
83 de designación de adición de Contractual Oficio Cualquier modalidad
supervisor.
84 de designación de nuevo Contractual Oficio Cualquier modalidad
supervisor.
85 Minuta de acto adición de CDP Contractual Acto administrativo contratación directa y mínima
cuantía
86 Precontractual Acto administrativo Contratación directa
fortalecimiento HSAM
justificación de contratación
directa ante la no existencia de
pluralidad de oferentes
88 justificación de contratación Precontractual Acto administrativo Contratación directa
directa del PIC
89 justificación de contratación Precontractual Acto administrativo Contratación directa
directa SEIP
ampliación de cronograma
Minuta de prórroga y adición de
91 contratos de prestación de Contractual Documento Contratación directa de personal
servicios de personal
Minuta de oficio de adición al
92 Contractual Documento Contratación directa de personal
contrato de personal
Resolución de corrección de Cualquier modalidad excepto
93 Precontractual Acto administrativo
yerros contratación directa

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CONTENIDO

No obstante lo anterior, y dentro de las apuestas institucionales, en un proceso propio de mejoramiento

Finalmente, el Manual Integrado de Contratación, Supervisión e Interventoría de la Gobernación del

TÍTULO I- ASPECTOS GENERALES.

1. CLÁUSULA GENERAL DEL MANUAL.

1) ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el Supervisor y el Contratista en el cual se estipula la

2) ACTAS PARCIALES: En este escrito se dejan registrados el reconocimiento cuantificado de los

5) ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los datos

6) ACTA DE TERMINACIÓN: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el contratista

9) ACTA ACLARATORIA: Documento suscrito entre el Ordenador del Gasto y el contratista, o de

16) BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN

17) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP: Documento que emite el

18) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS -CDR: Documento que emite el Consorcio

19) CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación presupuestal mediante la cual

24.1.) Contrato de arrendamiento: (Art. 1973 Código Civil). El arrendamiento es un contrato en

24.3) Contrato de compraventa: (Art. 905 Código de Comercio). La compraventa es un contrato

25) CLÁUSULA Y PODERES EXCEPCIONALES Y/O EXORBITANTES: son potestades unilaterales

28) COMITÉ DE RECLAMACIONES Y DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Comité competente para

29) COMITÉ DEPARTAMENTAL DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES: Comité asesor y

31) CONTRATANTE: Refiere de manera exclusiva a la Gobernación del Departamento de Vaupés.

34) CAPACIDAD RESIDUAL O K DE CONTRATACIÓN: Es la aptitud de un oferente para cumplir

36) CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas

45) INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de

62) SMMLV: Es el salario mínimo mensual legal vigente.

64) URGENCIA MANIFIESTA: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la

65) VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas de conformidad con

3.1. PRINCIPIO DE PLANEACION.

Es necesario que previamente a la contratación se haya realizado un proceso de planificación y la decisión

3.2. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.

Se refiere a la etapa de formación del contrato y busca la imparcialidad, la igualdad de oportunidades, la

El Proceso de Contratación debe propender por la trazabilidad de todo el proceso de compras y

3.3. PRINCIPIO DE ECONOMÍA.

3.4. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD.

3.5. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA.

3.6. PRINCIPIO DE IGUALDAD DE LOS PROPONENTES.

3.7. PRINCIPIO DE LEGALIDAD.

3.8. PRINCIPIO DE SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL.

En todo contrato y proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En

3.9. PRINCIPIO DE CELERIDAD.

3.11. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO.

3.12. PRINCIPIO DE VIGILANCIA Y CONTROL.

3.13. PRINCIPIO DE EFICIENCIA.

En los procedimientos administrativos contractuales de la Gobernación del Departamento de Vaupés, los

3.14. PRINCIPIO DE CELERIDAD.

3.16. PRINCIPIO DE LA BUENA FE.

TÍTULO II- ASPECTOS INSTITUCIONALES GENERALES.

1. ORDENACIÓN DEL GASTO Y DELEGACIÓN DE COMPETENCIA EN MATERIA DE

Directivo/Etapa Modalidad de Precontractual Contractual Poscontractual

Entonces, y conforme a la estructura administrativa planteada en el Departamento de Vaupés, se tiene que

Nivel Facultades delegadas Facultades delegadas

2. COMITÉS PARA LA ACTIVIDAD DE CONTRATACIÓN ESTATAL APLICABLE EN EL

2.1. COMITÉ ORIENTADOR Y DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL.

2) CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: estará conformado obligatoriamente por:

3) ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ: Son atribuciones y competencias del Comité

2.2. COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR.

3) CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: El Comité estará conformado obligatoriamente por:

1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales,

1) El/la Director (a) Administrativo de la Dirección Departamental de Asuntos Jurídicos y Judiciales:

5) COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES DEL COMITÉ: El Comité tendrá las siguientes competencias