Ensayo Importancia de Los Archivos

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
El estudio de los archivos y su documentació n es tan antiguo y su Sus orígenes podrían

remontarse a la aparició n de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la població n y de la riqueza. Entre las culturas
que má s aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: Los egipcios, ya que éstos
reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría
en China e India. Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y má rmol al igual que los arcadios, sumerios y babilonios
en la edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios delas antiguas civilizaciones
se utilizaban para depositar, los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes
que son recoger, conservar y servir.
Actualmente, en los países má s desarrollados el interés por la investigació n sea poya

en los archivos existentes y de acuerdo con el á rea objeto de estudio, dado que, ya no
se poseen só lo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así
como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo de los archivos
puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte medios
legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de
informació n, en su documentació n se evidencia, en forma original, el desarrollo
histó rico de su misió n, funciones y actividades .Su importancia parte del valor que
tiene para la administració n, investigació n, desarrollo econó mico, social, científico y
tecnoló gico, los archivos recopilan, conservan difunden informació n registrada,
generada o recibida por una entidad grupo o persona en funció n de las actividades
que esta realiza.
Por otra parte tenemos las Cualidades de los archivos Tiene que ver propiamente con
las ventajas que este sistema presta a la organizació n, de manera que su correcta
implementació n adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la informació n generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Características de los documentos que componen un archivo.
Econó micos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
bú squedas de documentació n, simples identifica el contenido de la informació n
De manera sencilla, Funcionales: Permiten la operació n de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente, Exactos: La clasificació n debe ser precisa en el
momento de archivar para evitar equivocaciones, Técnicos: Se registra las situaciones
en la toma de decisió n del responsable, para no delegar equivocadamente al técnico
personal de archivo. Los archivos se clasifican segú n su uso en archivo activo, se mi
activo, inactivo y segú n su organizació n en archivo centralizado, descentralizado con
control descentralizado y descentralizado con control centralizado, segú n su
naturaleza en archivo pú blico, archivo privado de interés pú blico y archivo privado
por ultimo segú n su ciclo en archivo de gestió n, archivo central, archivo histó rico
Segú n su categorizació n se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se

administra, tal y como lo específica el Archivo General de la Nació n, en el artículo7 de
la Ley General de Archivos de Colombia.
Archivo General de la Nació n, es un ente que regula las sanciones y responsabilidades

del archivo, de acuerdo a la pertinencia pú blica de cada una de sus entidades tenemos
archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del
distrito. Territorialidad Segú n el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia,
los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de entidades
del orden nacional, archivos de entidades del orden departamental, archivos de
entidades del orden distrital, archivos de entidades del orden metropolitano, archivos
de entidades del orden municipal, archivos de entidades del orden local, archivos de
las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley, archivos delos territorios
indígenas que se creará n cuando la ley los desarrolle.
Organizació n del Estado, segú n el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia,

los archivos desde el punto de vista de la organizació n del estado, se clasifican en:
Archivos de la rama ejecutiva, archivos de la rama legislativa, archivos de la rama
judicial., archivos de los organismos de orden de control, archivos de los organismos
autó nomos.
Hoy en día la administració n documental permite que los documentos sean vistos de
manera fá cil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios
que necesitan suministrar y acceder a la informació n dando la posibilidad a las
personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios
documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que
construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razó n la
importancia de esta ciencia reposa en la buena administració n conservació n y
disposició n de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia
y para la historia, ademá s de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural
y a su vez una identidad nacional ya definida.
Para finalizar puedo afirmar que los archivos son de suma importancia para nosotros
como persona como para todas las entidades ya que nos permiten encontrar y obtener
informació n de una manera rá pida eficiente y confiable, por ende es necesario darles
el uso adecuado para que así persevere la informació n suministrada en ellos y sea de
testigo para cualquier trá mite necesario.

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