TEMA III. MICROSOFT EXCEL 2010.

INTRODUCCIÓN.
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios, ya sean sencillos o complejos. También nos va a
permitir realizar y trabajar con gráficos, nos proporcionará herramientas para el tratamiento y
organización de datos, etc.

1. INICIAR EXCEL 2010.

Hay varias formas de abrir Excel:

a) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor sobre la opción Todos los programas, coloca el puntero
del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel 2010.

b) A través de un acceso directo que encontremos en el escritorio.

c) A través de la barra de inicio rápido:

2. ENTORNO
2.1. Barra de título
Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana. En esa barra aparece en el
centro el nombre del libro abierto y el nombre del programa. El nombre del libro es Libro1, que
es el que Excel asigna al archivo por defecto hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos.
 En el extremo de la derecha están los botones para minimizar (dejar como un botón en
la barra de tareas), maximizar (poner a pantalla completa) y cerrar (para cerrar la
ventana).

2.2. Barra de acceso rápido.

Se encuentra situada en la parte izquierda de la barra de título y agrupa botones de uso muy
común para facilitarnos su acceso.

En la parte izquierda, el primer icono que nos encontramos es el logotipo de Excel, si

pulsamos sobre él se desplegará el menú de control de la ventana: minimizar, maximizar,
tamaño, etc.

A continuación se visualizan los botones de acceso rápido. Esta barra de herramientas se

puede personalizar y añadir los botones con las funciones que más utilizamos.
El primer botón de esta barra de herramientas es Guardar . Al pulsar este botón se
abre el cuadro de diálogo Guardar como, con todas las opciones para guardar un archivo.
A continuación están los botones de Deshacer y Rehacer . El primero deshace la
última acción realizada. Y el segundo repite la última acción.
El último botón despliega un menú con un listado de comandos, en el cual podemos
seleccionar cualquiera de ellos para que se muestren en la barra de acceso rápido.

2.3. La cinta de opciones.

Debajo tenemos la cinta de opciones, que es uno de los elementos más importantes de
Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Está
dividida en diferentes pestañas y además los botones correspondientes a cada pestaña están
organizados en Grupos, donde cada uno de ellos realiza una acción diferente. Si vamos pasando
el cursor por encima de estos botones se irá mostrando una etiqueta que nos indica la función
que realiza cada uno de ellos.

Si vamos pulsando en las diferentes pestañas que aparecen en la parte superior de la cinta
de opciones, Inicio, Insertar, Diseño de página… podremos ir visualizando los diferentes
grupos de botones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de
más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón
con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .

2.4. Barra de fórmulas.

En la primera parte de la Barra de fórmulas nos indica el nombre de la celda activa, es
decir, la celda donde está situado el cursor, y a continuación el contenido de ésta.

2.5. Barra de etiquetas.

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

2.6. Barras de desplazamiento.

 En la parte derecha e inferior de documento aparecen las Barras de desplazamiento.
Sirven para desplazarse por la hoja de cálculo; la barra vertical verticalmente y la horizontal
horizontalmente.

2.7. Barra de estado.

Es la barra que aparece en la parte inferior de la ventana. Indica en qué estado se encuentra
el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo,
desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para
cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

2.8. Hoja de cálculo.

En el centro vemos la hoja de cálculo. Está formada por filas y columnas que forman
casillas. Cada una de estas casillas se llama Celda.

Cada columna se nombra con una letra y cada fila con un número, de tal forma que cada
celda tiene su propio nombre, A1, B6, etc. La letra siempre antes que el número.

Al principio de cada columna aparece el nombre que se le da a cada una de ellas, la letra, a
esta parte se llama Cabecera de columna, y para la fila se muestra el número que le
corresponde a cada una y se llama Cabecera de fila.

Cada archivo de Excel, es decir, cada Libro, puede tener una o varias hojas de cálculo. En
la parte inferior, se muestran las pestañas de las hojas que contiene el Libro para poder ir
pasando de una hoja a otra.

3. CONCEPTOS BÁSICOS.
Un libro de Excel está formado por Hojas, que son las pestañas que aparecen en la parte
inferior de la pantalla de Excel. Aunque inicialmente se muestran tres hojas de cálculo, es
posible añadir nuevas hojas o eliminar las ya existentes.
Una hoja de cálculo está formada por 1.048.576 filas y las columnas que se nombran con
letras van desde la letra A hasta las XFD, es decir, una de cálculo es muy extensa y es difícil
que rellenemos todas sus celdas.

3.1. Introducción de datos.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
siguientes:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el
valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma
celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el
valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

3.2. Cambiar fácilmente alto y ancho de filas y columnas.

Podemos hacer más grandes o más pequeñas las filas y columnas de nuestra hoja de
cálculo.

En el ejemplo anterior, situamos el cursor en la cabecera de columna, entre A y B, el

cursor se mostrará como una flecha de doble dirección, en ese momento, arrastramos hacia la
derecha para hacer más ancha la columna y poder visualizar su contenido completo. Si
queremos hacerla más estrecha arrastramos hacia la izquierda. En el caso de las filas es
exactamente igual, arrastrando hacia arriba para hacerlas más pequeñas o hacia abajo para
hacerlas más grandes.

Una forma rápida de autoajustar el ancho de la columna al contenido de las celdas es hacer
doble clic en la intersección de la columna que queremos ajustar, en este ejemplo entre A y B,
en la cabecera de columna.

3.3. Modificar el contenido de las celdas.

Para modificar el contenido de las celdas basta con hacer doble clic sobre la celda que
deseamos modificar, se edita su contenido y podemos hacer las modificaciones oportunas.
 Si directamente nos situamos sobre la celda y sin hacer doble clic escribimos, lo que
estamos haciendo es sustituir el dato nuevo por el anterior.

3.4. Tipos de datos.

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

3.5. Errores en los datos.

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

 Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar
al siguiente:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más
sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro
u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo
aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las
demás sumas).
 Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no,
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede

ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.

3.6. Seleccionar.
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel
2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la
operación.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del
puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal
como se ve a continuación:

Para seleccionar podemos hacerlo con el ratón o con el teclado.

a) Con el ratón:

 Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

 Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en
la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra
hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
 También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la
celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayus (Shift) y luego pulsa la otra.

 Selección de celdas no adyacentes: si queremos seleccionar celdas que no estén

seguidas o diferentes rangos, mantendremos la tecla CTRL pulsada mientras
seleccionamos todas las celdas.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.

 Selección de una columna: Hacer clic en la cabecera de la columna a seleccionar.

 Selección de una fila: Hacer clic en la cabecera de la fila.

 Selección de una hoja de cálculo entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre la columna A y la
fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.

b) Con el teclado:
Mantenemos pulsada la tecla Mayus y pulsamos las teclas direccionales o de cursor, según
la dirección en la que queramos seleccionar.

3.7. Mover celdas.

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Podemos
mover el contenido de las celdas de dos modos muy sencillos:

a) Utilizando el ratón.
 Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda

y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quieres
mover el rango.
 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso
de soltar el botón del ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a dónde quieres dejar las celdas.

 Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda

y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero
del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que
hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar
las celdas.

b) Utilizando el Portapapeles.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La
operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y
Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

 Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una
única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

 Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de
éstas últimas.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a

la celda que movemos.

3.8. Borrar celdas.

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla.
 Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

 Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar del grupo de opciones Modificar, entonces aparecerá otro
submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

 Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios

ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura
de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de
escribir sin formato.

 Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro
de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado
el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

 Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no

fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda
con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato
anterior, es decir 23.000 €.

 Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los
comentarios no es objeto de este curso.

 Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato

que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el
formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar
hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar
hipervínculos.
  Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se
borrará el contenido de la celda.

3.9. Desplazamientos.

Movimiento rápido en la hoja.

Podemos utilizar el ratón para situarnos en cualquier celda de la hoja de cálculo. Y con las
teclas direccionales o teclas de cursor podemos desplazarnos fila hacia arriba, fila hacia abajo y
columna a la izquierda o a la derecha.

Además con los conjuntos de teclas que enumeramos a continuación, también podemos
realizar desplazamientos rápidos por la hoja de cálculo:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera fila CTRL+FLECHA ARRIBA
Última fila CTRL+FLECHA ABAJO
Primera columna CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Última columna CTRL+FLECHA DERECHA
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Cuando en la hoja de cálculo no hay datos estos conjuntos de teclas nos desplazan por la
hoja de cálculo completa, pero si hay datos, la primera y última columna y primera y última fila
se referirán al rango de datos escritos.

 Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la
izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro.

 Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro

del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

4. TRABAJANDO CON ARCHIVOS.

4.1. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina
Abrir.

Para abrir un archivo ya existente seleccionamos la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

 Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y
después pulsa el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos,
puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas
escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres
introducidos. Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que
utilices.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente.

Selecciona Reciente en el menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se
mostrarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente
utilizado.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic
sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo
vuelvas a desactivar.

4.2. Guardar un libro de trabajo.

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar.
 Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se

guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir

un archivo, sobrescribiéndolo.

 Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de

archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear
otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento
original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

 Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También
puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.
 Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el
cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde
lo vamos a guardar.

4.3. Cerrar un libro de trabajo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el
nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo.

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,

Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres
opciones:

 Cancelar: El archivo no se cierra.

 Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había

guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

 No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez
que guardamos.

 Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo
debajo del botón que cierra Excel.
Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el botón Cerrar
, se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con
más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se
mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

4.4. Crear un nuevo libro.

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero
supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo.
Esta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

 Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

 O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones como las de la imagen:

 Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer
clic en Crear, en el panel situado más a la derecha.

5. FORMATO DE CELDAS.
El formato de una hoja de cálculo es tan importante como las operaciones que contiene.

Para dar formato a las celdas previamente tenemos que seleccionarlas.

Una vez hecho esto, tenemos en la pestaña inicio tres grupos de opciones que agrupan las
características más comunes de formato:

En cualquiera de los tres grupos podemos hacer clic en la esquina inferior derecha para
acceder al cuadro de diálogo de formato completo.

Este cuadro de diálogo está dividido en diferentes pestañas, cada una de las cuales nos va
permitir cambiar un aspecto de la celda.

5.1. Pestaña Número.

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.

2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la
sección Número o hacer un botón derecho sobre las celdas seleccionadas y elegir
en el desplegable Formato de celdas.
 Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

3. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:

 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coge por completo en la celda.

 Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.

 Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.

 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

 Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
  Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

 Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger

el número de decimales.

 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.

 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.

 Personalizada: nos permite crear nuestros propios formatos de celdas.

En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán
modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la
configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

5.2. Pestaña Alineación.
Lo primero que encontramos en este cuadro de diálogo es la alineación Horizontal donde
tenemos las opciones para colocar el texto de izquierda a derecha. Debajo se encuentra la
alineación Vertical, con opciones para la colocación del texto en la parte superior, inferior o
centro de la celda.

También disponemos de una casilla donde podemos aplicar sangría para el texto
introducido en la celda.

En la parte derecha del cuadro de diálogo tenemos las opciones de Orientación del texto.
En la casilla donde aparece el semicírculo, pulsando en el punto rojo y arrastrándolo hacia
arriba o abajo podemos modificar su inclinación. También podemos elegir la casilla anterior,
que nos pondrá el texto en vertical.
 En la sección Control del texto encontramos las siguientes opciones:

 Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro
de la celda.

 Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se

reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

 Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.

 Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones, concretamente en el grupo Alineación de la pestaña Inicio

disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma más rápida, como:

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en

una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

La opción para ajustar el texto en la celda que amplía la celda si el texto no cabe.

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas

para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña
flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.
 5.3. Pestaña Fuente.
En este cuadro de diálogo encontramos todas las opciones de formato para el texto: Tipo
de letra, Tamaño, Color para el texto, Subrayado y Efectos.
Casi todas estas opciones aparecen en el grupo de opciones Fuente, con lo cual,
simplemente tendríamos que seleccionar las celdas a las cuales queremos darle alguna de estas
características y pulsar el botón que corresponde a la opción que queremos aplicar.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un
texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes
encontrar los botones para:

 Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar

el tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el
tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.

 Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

 O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). Respectivamente. Al

hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.
 Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:

5.4. Pestaña Bordes.

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

La cuadrícula de las hojas de cálculo, en principio, no se imprime. Por lo que, a través de

este cuadro de diálogo, podemos dibujar las líneas que nos interesen. En la sección Estilo
elegimos el tipo de línea que vamos a utilizar, debajo el Color y en el área Borde, pulsando
sobre los botones que hay alrededor podemos ir poniendo las líneas que nos interesan.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

5.5. Pestaña Relleno.

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
5. Aparecerá la ficha de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

 En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno

de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

6. FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS.

En la pestaña Inicio, podemos observar el grupo de opciones Celdas. Dentro de este grupo
de opciones hay un botón llamado Formato. Si lo pulsamos se despliega un menú como el
siguiente, donde las primeras opciones corresponden al formato de filas y columnas.
 6.1. Alto de fila.
Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra
más grande utilizado en esa fila.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

2. En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Elegir la opción Alto de fila...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila,
para indicar decimales utilizar la coma ",".
 Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por
defecto.

3. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme
movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

4. Al final soltar el botón del ratón.

6.2. Autoajustar alto de fila.

Con esta opción vamos a ajustar la altura de la fila al dato más grande que haya en ella.

Para ello:

1. Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.
2. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se

convertirá en una flecha de dos puntas, tal como:

3. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

6.3. Ancho de columna.

Al igual que para las filas, ya vimos cómo podíamos variar el ancho de columna
directamente con el ratón. Para hacerlo a través de esta opción, seleccionamos las columnas
para las que queremos cambiar el ancho, y al pulsar en Ancho de columna se despliega un
cuadro de diálogo similar al de las filas, donde vamos a indicar el ancho de columna, en este
caso medido en caracteres.

6.4. Autoajustar ancho de columna.

A través de esta opción ajustamos el ancho de columna al ancho del dato que esté
seleccionado.
Para ello:

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la

cabecera de la columna.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas, tal como:

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que
hayas introducido en la columna.
 6.5. Ancho predeterminado.
Excel 2010 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la
hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho predeterminado...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura estándar deseada y pulsar el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.

6.6. Ocultar y mostrar filas y columnas.

Estas opciones se encuentran en el botón Formato.

Se pueden ocultar filas o columnas, lo único que tenemos que hacer es seleccionar
previamente las filas o columnas a ocultar. Una vez hecho esto pulsamos en formato/Ocultar y
mostrar/Ocultar filas o columnas. De forma automática desaparecen de la hoja de cálculo.

Para volverlas a visualizar, pulsamos en formato/Ocultar y mostrar/Mostrar filas o

columnas.
7. FORMATO DE HOJAS.
Tenemos varias opciones para dar formato a la hoja de cálculo completa. Pulsaremos en
Formato y nos desplazamos hasta la sección Organizar hojas.

En este menú vamos a encontrar tres opciones relativas a las hojas:

7.1. Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y
gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
 Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del
apartado Organizar hojas.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

7.2. Mover o copiar hoja.

Nos da las opciones necesarias para mover la hoja a lo ancho del libro o a otro libro.

Si deseamos mover la hoja en el mismo libro a un libro diferente, podemos utilizar los
siguientes métodos:

a) Mover la hoja a una nueva posición en el mismo libro de trabajo.

Mover la hoja a una nueva posición en el mismo libro utilizando el ratón.

 Clic a la hoja a mover.
 Sin soltar el ratón arrastramos la hoja hasta su nueva ubicación o posición.

Mover la hoja a una nueva posición en el mismo libro utilizando el menú Formato.

 Clic a la hoja a mover.

 Botón derecho del ratón o clic al botón Formato del grupo celdas y elegir mover o
copiar hoja.
  Elegir la posición que ocupará la hoja y aceptar.

b) Mover la hoja a otro libro.

 Clic a la hoja a mover.
 Botón derecho del ratón o clic al botón Formato del grupo celdas y elegir mover o
copiar hoja.
 Elegir el libro y aceptar.

7.3. Cambiar el color a las etiquetas de hoja.

Excel 2010 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas
de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.

2. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
3. Seleccionar el color deseado.
Aquí te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de las hojas.

Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa.
Selecciona otra para ver los cambios aplicados.
 Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en vez
de elegir un color, elegimos la opción Sin color.

Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia
etiqueta. En el menú contextual encontrarás la opción Color de etiqueta.

Tenemos una opción más que está situada en el mismo menú, pero en la opción Ocultar y
mostrar. Se llama Ocultar hoja, y a través de ella podemos ocultar o mostrar cualquier hoja
del libro.

8. FORMATO RÁPIDO PARA TABLAS.

Excel proporciona un gran número de estilos rápidos de tabla predefinidos que puede
utilizar para dar formato rápidamente a una tabla.

Los estilos de tabla los tenemos en la pestaña Inicio, dentro del grupo de opciones Estilos,
hacemos clic en Dar formato como tabla.

Seguiremos estos pasos:

1. Seleccionar la tabla a la cual queremos darle un estilo predeterminado.

2. Hacemos clic en Dar formato como tabla, se visualizarán todos los formatos entre los
cuales podemos elegir. Una vez seleccionado el formato a aplicar se muestra una
pequeña ventana para confirmar el rango de datos a los que se va a aplicar el formato
elegido, e indicar si la tabla tiene títulos o no.
 3. Pulsar Aceptar.

Se visualiza una nueva pestaña Diseño, en la cual hay un grupo de opciones llamado
Opciones de estilo de tabla donde vamos a poder activar o desactivar algunas características
para el formato de la tabla, simplemente activando o desactivando la casilla de verificación.

9. INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS.

Cuando estamos trabajando con hojas de cálculo, es muy común encontrarnos con
situaciones donde vamos a tener que insertar o eliminar celdas, filas o columnas, e incluso hojas
de cálculo completas.

Los botones para realizar estas operaciones se encuentran en la pestaña Inicio, dentro del
grupo Celdas.

9.1. Insertar filas.

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que
nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir o insertar una fila tenemos varios métodos:

a) Empleando el menú Formato.

1. Seleccionar la fila sobre la que queremos añadir la nueva, ya que las filas siempre se
añaden por encima de la seleccionada.
1. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
2. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

b) Con el ratón.
 1. Seleccionar la fila sobre la que queremos añadir la nueva.
2. Botón derecho sobre la fila seleccionada.
3. Elegir la opción Insertar.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el
cursor como fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas
como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán
habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas.
Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el
botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen
desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba,
que la de abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al

seguir trabajando con la hoja de cálculo.

9.2. Insertar columnas en una hoja.

Excel 2010 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir o insertar una columna tenemos varios métodos:

a) Empleando el menú Formato.

1. Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

b) Con el ratón.

1. Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra.

2. Botón derecho sobre la columna seleccionada.
 3. Elegir la opción Insertar.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde
estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer
paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe,
seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como
columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas
columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al

seguir trabajando con la hoja de cálculo.

9.3. Insertar celdas.

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

1. Situar el cursor donde queremos insertar las nuevas celdas.

2. Pulsar el menú Insertar.
3. Elegir la opción Insertar celdas. Al pulsar esta opción se visualiza la siguiente ventana
para elegir cómo queremos desplazar el resto de la hoja de cálculo al insertar las nuevas
celdas.

4. Elegimos la opción que corresponda y hacemos clic sobre Aceptar.

 9.4. Insertar hoja.
Cuando creamos un nuevo libro, de forma predeterminada se crea con tres hojas. Podemos
ir añadiendo nuevas hojas a medida que van siendo necesarias.

Para añadir o insertar una nueva hoja podemos proceder de varias formas:

La primera forma es con el menú Formato.

1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a
la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar.

3. Elegir la opción Insertar hoja.

Se añade una nueva hoja al libro.

La segunda forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.

En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.

La tercera forma es:

1. Hacer clic a la hoja posterior a nuestra nueva hoja.
2. Botón derecho del ratón.
3. Elegir Insertar y se abre un cuadro de diálogo con varias opciones.
4. Elegimos Hoja de cálculo y pulsamos aceptar.

O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

9.5. Eliminar filas y columnas.

Para eliminar filas podemos utilizar dos métodos:

La primera forma tendría los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

La segunda forma tendría los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

 2. Clic con el botón derecho del ratón.
3. Elegir la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o

columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se añaden al
final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

9.6. Eliminar hojas.

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la hoja a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Eliminar hoja.
La hoja se elimina del libro.

9.7. Eliminar celdas.

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas y despliega el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elige la
opción Eliminar celdas....

O bien seleccionar las filas y pulsa la combinación de teclas Ctrl + -.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el

desplazamiento. Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.

Por último, hacer clic sobre Aceptar.