Guía de Usuario

Contratista

22 de Septiembre 2023 | Versión 2 | Public

ÍNDICE
1. Proceso Controlar ..................................................................................................................... - 3 -
2. Carga de documentación .......................................................................................................... - 4 -
3.1 Documentación de empresa ............................................................................................ - 5 -
3.2 Contratos.......................................................................................................................... - 6 -
3.3 Documentación de trabajadores ...................................................................................... - 7 -
3.3.1 Registro de trabajadores en la plataforma ....................................................................... - 7 -
3.3.2 Asignar trabajadores a contrato ....................................................................................... - 8 -
3.3.3 Asignar varios trabajadores a un mismo contrato .......................................................... - 10 -
3.3.4 Baja del Trabajador ........................................................................................................ - 11 -
3.3.5 Cargar documentación a trabajadores ........................................................................... - 12 -
3.4 Documentación de Vehículos ......................................................................................... - 15 -
3.4.1 Registro de vehículo en la plataforma ............................................................................ - 15 -
3.4.2 Asignar Vehículo al contrato .......................................................................................... - 15 -
3.4.3 Cargar documentación de vehículos .............................................................................. - 16 -
3.4.4 Baja de Vehículos/Maquinarias ...................................................................................... - 17 -
4. Seguimientos........................................................................................................................... - 17 -
5. Subcontratación ...................................................................................................................... - 18 -
6. Historial de revisiones ............................................................................................................. - 20 -
7. Política de Privacidad .............................................................................................................. - 21 -

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INTRODUCCIÓN

El propósito de esta Guía es facilitarle toda la información necesaria para que pueda completar el
proceso de Gestión documental y canalizar la información para el cumplimiento de la normativa de
prevención de riesgos laborales, así como la gestión de los trabajadores asociados a los contratos
que tiene vigentes con nuestros Clientes. Achilles procesará toda la información y documentación
que nos remitan y la pondrá a disposición del mismo.

IMPORTANTE: Recuerde que Achilles le ofrece soporte sobre el proceso Controlar en los siguientes
canales de comunicación:

País Correo Teléfono

Argentina [email protected] +54 11 5173 9001

1. Proceso Controlar
El punto de partida en Controlar es el momento en que el Cliente le adjudica un
contrato/pedido/trabajo a su empresa y lo considera sujeto al proceso de Controlar. Achilles enviará
a la persona de contacto de su empresa un correo para registrarse en nuestra plataforma. Deberá
seguir el enlace para asignar su contraseña (ocho caracteres mínimos, una mayúscula, un número y
un símbolo).

Una vez haya completado el proceso de registro, deberá ingresar a la página web https://sso-
sela.achilles.com/sso/Home/Login usando su usuario (Correo electrónico) y su nueva contraseña.

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En la pantalla principal, para llevar a cabo el proceso Controlar, deberá realizar básicamente dos
acciones; registro de sus trabajadores y la carga de la documentación requerida por el Cliente. Estas
acciones se realizan a través de los bloques desplegados a la derecha (para verlos, deberá hacer clic
en la esquina superior derecha al botón ).

2. Carga de documentación
La documentación que deberá aportar se divide en tres grupos:

 Documentación EMPRESA
 Documentación CONTRATO
 Documentación RECURSOS (trabajadores, vehículos y/o maquinaría)

NOTA IMPORTANTE: Tenér en cuenta que la documentación dependerá de la naturaleza de los

trabajos que vayan a ejecutar en el Cliente, toda la documentación debe venir en formato PDF con
OCR o JPG.

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En la “Biblioteca Controlar”, podrán consultar el material de apoyo.

3.1 Documentación de empresa

Esta documentación la deberá adjuntar accediendo al bloque “Mi Empresa”, podrá visualizar los
documentos pendientes por cargar con el signo , cliquear en le permitirá examinar y
seleccionar el archivo correspondiente. Seleccionando el icono deberá cambiar el
estado a la visualización de los documentos “Solo básicos” para cargar sólo los
documentos obligatorios para su empresa.
Aquellos documentos que se visualizan con el signo no aplicarán su presentación. Mientras que
los documentos con tilde indica que el documento se encuentra presentado y evaluado.
El icono indicará el documento próximo por vencer (si pone la flecha encima del icono
le indicará la fecha). El icono indicará que podrá visualizar el documento cargado.

Desde el bloque “Mi Empresa” se podrá visualizar los siguientes Iconos:

En cada bloque documental se podrá visualizar los iconos de los semáforos que se traducen en verde
(Satisfactorios), rojo (no satisfactorio), ámbar (próximo a vencer) o gris (sin recursos).

Se usará el color ambar para alertar sobre los próximos documentos a vencer, esto NO
indicará que se encuentran inhabilitados a ingresar o inhabilitados en pagos. Deberán
considerarlo como una alerta antes de que pase a ROJO.

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 El icono “Ver histórico” nos permite visualizar la documentación presentada, qué tipo de
documento se cargó, la fecha en que se cargo y su estado si se encuentra Validado o
Descartado. Al igual que el motivo del descarte.

El icono “Estado del Proveedor” nos permitirá visualizar el detalle de lo adeudado en

general, englobando la documentación de empresa, empleados en relación de
dependencia/autónomos/monotributistas, vehículos y maquinarias. Finalmente podrán descargarlo
en formato Excel.

3.2 Contratos
Para visualizar el/los “Contratos” deberá acceder a dicho bloque. Una vez dentro, el sistema le
mostrará el listado de contratos activos y sus subcontratistas asociadas, deberá seleccionar el
Número de Contrato deseado.

Aclaración: Nivel de Contratación 0 hace referencia a la Contratista, mientras que Nivel de

Contratación 1 hace referencia a las subcontratistas de la contratista.

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Podrá desplegar la información de su contrato (periodo de vigencia, operatoria, ámbito, persona de
contacto), deberá realizar clic sobre el mismo:

3.3 Documentación de trabajadores

3.3.1 Registro de trabajadores en la plataforma
Dentro del Bloque “TRABAJADORES”, seleccionando “AÑADIR” podrá ingresar los datos
personales del trabajador para registrarlo en la plataforma:

Luego de introducir los datos, (CUIL,

Apellido, Nombre y tipo de relación
laboral) deberá hacer clic en Guardar
para finalizar el proceso de registro.
Aclaración: El NIF del trabajador es el
CUIL.

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 3.3.2 Asignar trabajadores a contrato
Una vez que ha introducido todos datos del trabajador, deberá indicar en que contratos va a
trabajar. Creado el trabajador, se visualizará que el recurso no está asignado a ningún contrato y en
el “perfil” del recurso se visualizará en color gris. Una vez asignado el recurso no podrá volver a
desasignarlo del contrato.

Deberá seleccionar de la lista de contratos, este pasará a azul y luego deberá hacer clic en el icono
“Finalizar Asignación”.

De esta forma el recurso quedará asignado a dicho contrato y se podrá visualizar la documentación
a presentar del trabajador.

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El “perfil” del recurso ha pasado de gris a rojo, indicando que ya se encuentra asignado.

También se podrá asignar desde Trabajadores seleccionando el recurso a asignar, si no visualiza el

recurso a asignar recuerde que debe verificar y filtrar el estado Todos los activos.

Deberá hacer clic en el icono “ ” de la sección contrato.

Se despliega una ventana con la lista de contratos donde se encuentra asignado el trabajador (si la
lista está vacía es que no tiene ningún contrato asignado), deberá hacer clic en el botón “ ”.

De la lista de contratos que visualizará, los que tengan fondo blanco, aún no se encuentra asignado
al trabajador. Para asignarlo, deberá hacer clic en la línea del contrato, podrá seleccionar 1 o varios,
dependiendo de la actividad que realizará el trabajador, el fondo del contrato cambiará a azul,
indicando que ya se encuentra asignado:

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Para confirmar los cambios realizados, debe hacer clic en “ ”

3.3.3 Asignar varios trabajadores a un mismo contrato

En la descripcion de contratos, verá habilitadas las secciones de los recursos (trabajadores,
vehículos). Deberá ingresar al contrato y acceder a la seccion Bloques Documentales Trabajadores:

Hacer clic en “ ”

De la lista de trabajadores que visualizará, los que tengan fondo blanco, aún no se encuentran
asignados al trabajador. Para asignarlos, deberá hacer clic en la línea del trabajador (cambiara su
fondo a azul), podrá seleccionar 1 o varios, dependiendo de la actividad que realizará el trabajador,
para guardar los cambios debe clicar en el botón “ ” de esta forma ya se encontraran
asignados.

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 3.3.4 Baja del Trabajador
Para reportar las Bajas definitivas (cuando el recurso ya no está vinculado a la empresa) deberá
acceder al perfil del trabajador que se dará de baja. Haga clic en el icono de edición correspondiente.
Seleccione la opción "En Proceso de baja" e ingrese la fecha de baja, ya sea por despido, renuncia,
etc.

Una vez que registre la fecha de baja, el estado se establecerá como hasta
que se complete la presentación de la documentación requerida. Una vez que esto ocurra, el estado
cambiará automáticamente a
Si necesita rehabilitar al trabajador, deberá modificar su estado a "Alta" y proporcionar toda la
documentación respaldatoria necesaria. Además, cualquier solicitud de cambio en el tipo de
trabajador (por ejemplo, si el recurso pasa de ser un empleado a ser autónomo) se puede realizar
directamente desde el perfil del trabajador.
Las Bajas por rotación (es decir el trabajador sigue prestanado servicios para la empresa,
pero se lo desafecta de la obra/servicio al cliente), deberá ingresar al siguiente icono.

Desde el icono “Añadir” se abrirá la ventana para informar la fecha de inicio de la baja por rotación.

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Una vez creada la baja por rotación, se visualizará al lado del recurso el icono.

Finalmente, en caso de reactivación del trabajador deberá ingresar desde el mismo perfil del recurso
y modificar la fecha de fin desde edición.

3.3.5 Cargar documentación a trabajadores

Para cargar la documentación de los trabajadores deberá acceder al Bloque “Trabajadores”.

Posteriormente, visualizará los recursos declarados (su estado para Accesos y Pagos) y/o podrá
añadir trabajadores. También se visualizará una lista desplegable para filtrar por los diferentes
estados del trabajador (aplicará tambien a dominios y maquinarias):

 Activos con contratos - Trabajadores Asignados a un contrato.

 Todos los activos – Trabajadores asignados a un contrato y sin asignar a contrato.
 De baja – Trabajadores en Baja satisfactoria.
 Todos – Trabajadores Asignados, No asignados, En proceso de Baja y Baja Satisfactoria.

Ingresando y posicionándose sobre el trabajador y su estado, se desplegará la información que tiene

pendiente tanto el proveedor como el trabajador.

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Mientras que posicionados en los iconos de Accesos y Pagos podrán visualizar los documentos
pendientes que inhabilitan cada tipo de Aplicabilidad:

Para cargar la documentación de los trabajadores deberá seleccionar el recurso en el cual quiere
cargar documentación haciendo clic en su nombre:

La documentación obligatoria pendiente estará marcada con un signo de , clicleando en le

permitirá examinar y cargar el archivo correspondiente. Recuerde que deberá tildar y seleccionar
“Solo Básicos” para cargar sólo los documentos obligatorios para el recurso.

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Estará seguro de que el documento quedo cargado cuando el sistema le indique “se encuentra en
proceso de validación” y visualice la fecha y hora de subida del documento.

Existen determinados documentos que podrán cargar de forma múltiple a varios recursos como ser
nóminas de art, svo, póliza y documentación de periodo mensual que por su naturaleza aplica el
mismo archivo a varios trabajadores.

Deberá seleccionar un trabajador,

ir al documento a cargar, subir el
mismo desde los archivos, deberá
indicar periodo y año a presentar.
Seguido deberá verificar que en el
filtro figure “Activos con contratos”
y tildar aquellos trabajadores a
presentar la documentación (el
trabajador seleccionado al inicio ya
figurará tildado).

Deberá seleccionar aquellos

trabajadores o recursos que se
cuenta con el documento a cargar.

Finalmente cuando se acepte, visualizarán el requisito cargado, periodo, estado En proceso de

validación y fecha de subida del documento.

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Si ha tildado un recurso (trabajador/vehículo/maquinaria) que no se encuentra en el documento
cargado, se validará los que se encuentran y los que no les llegará un mail de descarte indicando que
los recursos seleccionados no se encuentran en el documento cargado.

3.4 Documentación de Vehículos

3.4.1 Registro de vehículo en la plataforma
Dentro del bloque “Vehículos”, seleccionando “AÑADIR” podrá registrar los vehículos del contrato:

Deberá completar los datos requeridos para su Alta:

3.4.2 Asignar Vehículo al contrato

Una vez que ha introducido los datos del vehículo, debe indicar en que contratos estarán asignados,
automáticamente se abrirá su “perfil”, deberá hacer clic en el icono “ ” de la sección contrato.

Se va a desplegar una ventana con la lista de contratos donde se encuentra asignado el vehículo (si
la lista está vacía es que no tiene ningún contrato asignado), seguidamente va a hacer clic en el
botón “ ”. De la lista de contratos que visualizará, los que tengan fondo blanco, aún no se
encuentran asignados al vehículo. Para asignarlo, deberá hacer clic en la línea del contrato y el fondo
del contrato cambiará a azul, indicando que ya se encuentra asignado:

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Para confirmar los cambios realizados, debe hacer clic en “ ” y aútomaticamente se
visualizaran los documentos para su presentación.

3.4.3 Cargar documentación de vehículos

Para cargar la documentación de vehículos debe acceder al bloque “Vehículos”.

Seguidamente, visualizará el detalle de los vehículos, deberá seleccionar el recurso en el cual quiere
cargar documentación haciendo clic en su nombre:

La documentación obligatoria pendiente estará marcada con un signo de , cliqueando en le

permitirá examinar y cargar el archivo correspondiente.

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 3.4.4 Baja de Vehículos/Maquinarias
Para informar una baja de un dominio/Maquinaria deberá ingresar a cada bloque correspondiente
y desde el perfil de los mismos editar el estado a “En proceso de baja” y registrar la fecha de baja.

4. Seguimientos
En el perfil de cada recurso (empresa, contrato, trabajador, vehículo o maquinaria), podrá consultar
la documentación pendiente ubicando el cursor del ratón “ ” en el icono, se abrirá un
desplegable indicando toda la documentacion que deberá subir dependiente si se
trata de documentación de acceso, o bien en el icono documentación de Pago. Si el mismo se
visualiza en verde es que no se adeuda documentación para pagos.

Si desea puede exportar a excel el estado de sus recursos (trabajadores, vehiculos, maquinaria)
ingresando a la seccion de recursos que desee consultar y cliqueando el simbolo respectivo:

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Al ingresar a la plataforma, tendrán un icono donde podrán visualizar las diferentes notificaciones,
como por ejemplo alertas de vencimiento, motivos de rechazos y/o notificaciones en general.

Consulte el motivo de rechazado ubicando el cursor en la “X” del documento descartado:

De igual forma, los motivos de descarte también serán enviado vía mail desde la plataforma para
que puedan verificar y subsanarlos.

También podrá ver el % de cumplimiento de los recursos ingresando a “contrato”

5. Subcontratación
Para crear una subcontratación en la plataforma deberá ingresar a contratos, gestión de contratos
y añadir subcontratación:

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Importante: Achilles para aprobar dicha subcontratacion deberá contar con la aprobación del
cliente previamente.
Si el subcontratista es nuevo, deberá incluirlo por la opción añadir y
complementar los datos que solicita la plataforma:

Recuerde que completar con el CUIT y Nombre (Razón Social) de la empresa subcontratista como
está registrado legalmente.
Luego deberá seleccionar al subcontratista de la lista desplegable, toda la demás información será
incluida automáticamente de acuerdo con el contrato principal:

Podrá ajustar:

1. Las fechas de inicio y fin, de acuerdo con el subcontrato, pero asegúrese de que estén dentro
de las fechas del contrato principal.
2. Comentarios, incluir alguna observación relevante del subcontrato.

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3. Y guardar para continuar el proceso de alta, deberá incluir la persona responsable del
subcontratista; diligenciar todos los campos y guardar.
Importante: la persona de contacto es un campor obligatorio que deberán completar.

Una vez guardado, pasará a revisión de Achilles para ser aprobado.

6. Historial de revisiones
Revisión No Descripción Fecha

1 Elaboración del documento 04.08.2023

2 Actualización del teléfono. 22.09.2023
Descripción del Semáfono (verde/ambar/rojo).
Baja de recursos (Definitiva y por rotación).
Descripción del Estado de recursos (Activos, de baja, todos)
Carga de documentación por gestión múltiple.

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7. Política de Privacidad
A través de nuestra web https://www.achilles.com/es/privacy/, consulte nuestra política de
protección de datos.

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