Revista Codices 040108

Editorial
En su discurso de posesión como Rector de la Univer- • INFOSID: boletín electrónico informativo di-
sidad de la Salle el 23 de Enero, el Hermano Carlos señado con el objetivo de comunicar a los es-
Gabriel Gómez Restrepo, decía entre otros asuntos: tudiantes, profesores y egresados los eventos
”La Universidad de la Salle ha decido que su misión académico-educativos y las actividades que se
es la educación integral y la generación de conoci- realizan al interior de la Facultad. Permite un
miento que aporte a la transformación social y pro- acercamiento permanentemente con los miem-
ductiva en el país” bros de la Facultad. Tiene una periodicidad tri-
mestral y circula solo al interior del programa.
Lo primero que vino a mi mente fue el pre-
guntarme qué deberíamos entender en la Fa- Página Web de la Facultad: página dinámica que
cultad de Sistemas de Información y Docu- ofrece servicios tanto a profesores como a estudian-
mentación por Educación integral. Me acordé te. A mediano plazo a sus egresados. Se ha tratado
entonces de un escrito de Víctor R. Huaquín Mora de la de poner a disposición del público toda la informa-
Universidad de Santiago de Chile que decía:”la edu- ción relevante a nuestra función de investigación,
cación integral debe entregar metas, fines y propósi- docencia y extensión en el campo de la archivística y
tos educativos, dirigidos a relaciones de sentido con- la bibliotecología. Se puede consultar en la siguiente
ducentes al perfeccionamiento humano. Los valores dirección http://sisinfo.lasalle.edu.co.
educativos más importantes deben orientar la acción
hacia dichas metas.” • CODICE: revista editada como medio para di-
vulgar los resultados de nuestras investigaciones
Teniendo en mente esta tesis y con base en la política tanto formativas como disciplinares. Ya hemos
general de la Universidad y el plan estratégico de la llegado al cuarto año de publicación, lo cual
Facultad, nos hemos dado a la tarea de fortalecer en- nos permite iniciar el proceso para cumplir con
tre otros aspectos, los canales de comunicación, para los requisitos exigidos por Colciencias para la in-
llegar a un mayor cubrimiento de nuestros estudian- dexación de revistas. Este hecho nos llevará a
tes, egresados, profesores, los gremios bibliotecológi- incrementar nuestro reconocimiento nacional
cos y archivísticos, y la comunidad académica nacio- e internacional. El nuevo número de Códice que
nal relacionada con las ciencias de la información. hoy presentamos, continúa con su áreas de Bi-
bliotecología y Archivística. La revista continu-
Algunos de tales proyectos que están desarrollando rá empeñada en dar a conocer la arquitectura de
la idea de la educación integral, son: las diferentes unidades de información, como es
el caso del Archivo Histórico de Boyacá, unidad
que recibió en el 2007, el premio nacional otorga-
do por la Sociedad Colombiana de Archivistas,
como institución destacada,
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Revista Códice Vol. 4 Nº 1: 9-23 / Enero - junio de 2008
Sistemas de Información de Gobierno en línea

e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia
Luis Roberto Téllez Tolosa*
RESUMEN ON-LINE GOVERNMENT INFORMATION

SYSTEMS: COMPARATIVE CASE CHILE
El que un Estado pueda propender por garantizar AND COLOMBIA
una gobernabilidad democrática, implica, entre otras
ABSTRACT
razones, su competitividad para generar procesos de
interacción válidos y eficientes con sus ciudadanos, When a State is able to tend toward guarantee a de-
su capacidad para rendir cuentas de sus acciones y mocratic government, it implies among other rea-
su potencial para facilitarle a la comunidad el ejercer sons, State’s capacity to generate valid and efficient
su ciudadanía plenamente. El uso de las tecnologías interaction processes with its citizens, its capacity
de la información y las comunicaciones se convier- to give an account of its actions, and its capacity
te, por tanto, en una herramienta fundamental en las to facilitate the community exercise completely its
actuales condiciones de desarrollo a nivel mundial citizenship. Regarding the present conditions of de-
y requiere mantener sistemas de información perti- velopment at worldwide level, the use of technolo-
nentes, con acceso amplio y eficiente. Esta investi- gies of information and communications become a
gación propone un análisis comparativo entre dos fundamental tool and it requires keeping appropriate
sistemas de e-gobierno en el entorno Latinoamerica- information systems with wide and efficient access.
no, partiendo de la metodología propuesta dentro de This research proposes a comparative analysis bet-
investigaciones similares por la Unión Europea. ween two systems of e-government in Latin America
from the proposed methodology with similar inves-
Palabras clave: gobierno en línea, acceso a la infor- tigations made by the European Union.
mación pública, sistemas de información públicos,
organización de la información en Internet, norma- Key words: On-line government, access to Public
lización de información en Internet, e-administra- information, Public Systems of Information, organi-
ción. zation of information on the Internet, Information
Standardization on Internet, e-government.
* Bibliotecólogo y Archivista de la Universidad de La Salle. MBA Universidad de los Andes. Docente Facultad de Sistemas de Información y
Documentacion Universidad de La Salle. Jefe de la Sección de Servicios al Público de la Biblioteca Luis Ángel Arango.
Correo electrónico: [email protected]
Fecha de recepción: 11 de enero de 2008.
Fecha de aprobación: 5 de febrero de 2008.
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Revista Códice Vol. 4 Nº 1 / Enero - junio de 2008
INTRODUCCIÓN FUNDAMENTOS TEÓRICOS
La investigación, aunque se tipifica como un estudio Introducirnos en los Sistemas de información gu-
de casos en línea, también puede ser vista como un bernamentales implica necesariamente abordar teó-
benchmark, denominación por la que son más co- ricamente tres aspectos esenciales: el concepto de
nocidos estos tipos de trabajos. Aunque el objetivo gobernabilidad y democracia, ahondando en las de-
básico es evaluar y comparar dos sistemas de infor- bilidades de los sistemas democráticos actuales es-
mación gubernamentales “e-gobierno”, la investiga- pecialmente en Latinoamérica, en la medida que esta
ción va más allá de la simple comparación y basa su es la sustentación para la existencia de los gobiernos
fundamentación en la importancia de estos sistemas en línea, el gobierno en línea o el e-government, como
dentro del actual desarrollo globalizado y específica- objeto mismo de la investigación y la estructura ge-
mente sobre su importancia dentro del desarrollo de neral de un sistema de información, especialmente
un sistema gubernamental cualquiera que sea. de los gubernamentales.
El objetivo fundamental de la investigación se centró GOBERNABILIDAD Y DEMOCRACIA

en comparar la estructura y operatividad de los sis-
temas de información gubernamentales “e-gobierno” Wolfensohn, ex-presidente del Banco Mundial,1 pre-
de dos países Latinoamericanos, Colombia y Chile. cisa que el buen gobierno no es un lujo, es una ne-
Requirió por lo tanto, construir un fundamento teórico, cesidad vital; se requiere de un Estado eficaz para
consolidar parámetros generales de comparación, eva- alcanzar un desarrollo sostenible tanto en el plano
luar la estructura de los sistemas de información y eva- social como en el económico.
luar la operatividad de los sistemas de información.
Buen gobierno es sinónimo de buena gobernabilidad
Toda la comparación se realizó sobre la base de las y en este contexto, es imprescindible iniciar por esta
páginas Web de los gobiernos de Chile www.gobier- definición, que por uno u otro camino nos lleva a la
nodechile.cl y gobierno de Colombia www.gobier- necesidad de información de una sociedad y como
noenlinea.gov.co . Las bases teóricas fundamentales la gobernabilidad no es una responsabilidad de los
en sistemas de e-gobierno provienen de los trabajos gobernantes por sí solos, sino una condición de la
de la ONU y la UE, organismos internacionales que interacción social de los ciudadanos. En este orden
se presentan como las que más han abordado la te- ideas, Prats (2001: 12) quien a propósito la define
mática del e-goverment. La metodología para el com- como un atributo de las sociedades, define la gober-
parativo de los servicios públicos, parte del modelo nabilidad como “la capacidad de una determinada
elaborado por Capgemini para la Dirección general sociedad para enfrentar positivamente los restos y
de información y media de la UE. oportunidades que se le plantean en un momento
determinado”. Otros como Roa Suárez (1999: 15), la
definen como la capacidad del sistema político, para
1 Para mayor información se puede consultar el documento completo: Informe sobre el desarrollo mundial, 1997: El Estado en un mundo en
transformación. Washington: El Banco. 1997: iii.
10 / Luis Roberto Téllez Tolosa

ejecutar políticas públicas, dirigidas a la realización institucionalidad, las organizaciones públicas tanto
de un proyecto, que permita la satisfacción de las como las privadas pueden asumir nuevas expresio-
necesidades fundamentales de la mayoría de la po- nes organizacionales, más descentradas, más des-
blación, asegure la estabilidad de un orden político centralizadas, más participativas, más horizontales
democrático y permita una acción eficiente. y con esquemas institucionales más flexibles que
antes. Se abren nuevos espacios de interacción entre
Sin embargo, la gobernabilidad es amenazada por gobernantes y ciudadanos que dan paso al gobierno
fenómenos producto de las interacciones de sus par- virtual, con expresiones que implican una relación
ticipantes o por el deficiente desarrollo de esas rela- distinta de las autoridades públicas con la ciudada-
ciones, Carrillo (2001: 9 - 41), los define como déficit nía en campos como la prestación de los servicios
de gobernabilidad y para el caso de América Latina, públicos domiciliarios por las vías electrónicas.
vale la pena tomar cuatro de ellos y abordarlo de ma-
nera descriptiva: GOBIERNO EN LÍNEA
El Déficit de ética pública. La corrupción es un pro- En la documentación internacional es más fácil en-
blema ético, económico y político con capacidad contrar la denominación generalizada de e-govern-
para vulnerar las posibilidades de un desarrollo sos- ment, la cual puede sintetizarse2 como la utilización
tenible y equitativo y frenar la consolidación del sis- de las tecnologías de la información y la comunica-
tema político democrático. ción (TIC) en las administraciones públicas, asocia-
das a cambios en la organización y nuevas aptitudes
Las condiciones institucionales de la gobernabili- del personal. El objetivo es mejorar los servicios pú-
dad. La gobernabilidad implica estabilidad política blicos, reforzar los procesos democráticos y apoyar
asociada a condiciones de integración socioeconómi- las políticas públicas.
ca interna, instituciones democráticas fuertes y par-
ticipación de los ciudadanos en el proceso de toma Los organismos internacionales que más han trabajo
de cesaciones. Así mismo, la gobernabilidad supone el tema han sido la ONU, la Unión Europea (UE) y
condiciones de confianza, seguridad. la OEA, fuentes fundamentales en las cuales se ha
basado esta descripción.
Un estado capaz de generar gobernabilidad demo-
crática. La sostenibilidad de la estabilidad política PRINCIPIOS
vendrá de la mano de instituciones democráticas
con disposición a rendir cuentas a sus ciudadanos Un sistema de gobierno en línea, por supuesto, cuen-
(Lowentha, 2000: 41 - 55), de un rol creciente para ta con unas ventajas potenciales sobre un país, persi-
las organizaciones de la sociedad civil y los medios gue unos objetivos, se basa en unos principios y, por
de comunicación social, y de una participación ma- supuesto, se enfrenta a unas barreras y limitantes.
yor de las minorías, las mujeres, los indígenas y los Las naciones unidas (Szeremeta y Kerby, 2007), 3 en
pobres. Aquí, aparecen las TIC generando una nueva su informe del sector público, propone unas líneas
2 El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa [COM (2003) 567]. Comunicación de la Comisión, de 26 septiembre 2003,
al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social Europeo y al Comité de las Regiones - En: http://europa.eu/scadplus/leg/es/
lvb/124226b.html.
3 SZEREMETA, Jerzy and KERBY, Richard. PUBLIC ADMINISTRATION AND DEMOCRATIC GOVERNANCE. Governments Serving Citizens. ST/
ESA/PAD/SER.E/98. 7th Global Forum on Reinventing Government Building Trust in Government. 26-29 June 2007, Vienna, Austria En: http://
unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/UN/UNPAN025063.pdf
Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 11

de trabajo a seguir por los gobiernos, de donde vale • Elimina las estructuras jerárquicas la gerencia gu-
la pena destacar quince principios sugeridos para un bernamental.
sistema de gobierno en línea: • Ampliar la penetración de los servicios en la
comunidad, beneficiar a un mayor número de
• Priorizar las necesidades de desarrollo. personas.
• Los criterios dominantes que debe buscar el go- • Simplifica los procesos del negocio del gobierno,
bierno son la eficacia y la efectividad. reduciendo la burocracia.
• Disponibilidad financiera. • Reducir la corrupción, que existe en muchos go-
• Habilidad y cultura de la función pública. biernos.
• Coordinación y cultura del servicio civil. • Promueve el diálogo centrado en las personas, per-
• Marco jurídico. mitiendo que el público interactué recíprocamen-
• Infraestructura de TIC. te con los responsables de las políticas públicas.
• Dirección política a largo plazo. • Aumentar el grado el cual los responsables escu-
• Contrato público. chan a los ciudadanos, es decir participación.
• Planes para el desarrollo del capital humano y de
la infraestructura técnica. BARRERAS
• Socios.
• Supervisión y evaluación. Existen obstáculos en la implementación de sistemas
• Valor agregado. de información gubernamentales, que se convierten
• Acceso y habilidades. así mismo en cuestiones prioritarias que deben ser
• Seguridad. abordadas por los gobiernos.
PROPÓSITOS • Acceso para todos.

• Confianza de los usuarios.
Es evidente que el ciudadano es el eje central, hacia • Interoperabilidad.
él se dirigen finalmente las políticas públicas, de la • Accesibilidad y usabilidad.
misma manera la búsqueda de una gobernabilidad • Interacción.
más efectiva se constituye en el propósito fundamen- • Recursos.
tal. Aun así, es importante precisar propósitos espe-
cíficos, que dentro de este contexto, caben perfecta- SISTEMAS DE INFORMACIÓN
mente las sugerencias realizadas en el 7º Foro global GUBERNAMENTALES
de la ONU (2007: 168):
La estructura básica de cualquier sistema de infor-
• La participación de los e-ciudadanos tendrá valor mación se compone de entrada, procesamiento y sa-
verdadero solamente si todas las secciones de la lida (Reyes, 2007). La retroalimentación consiste en
sociedad civil pueden participar igualmente. entradas devueltas para ser evaluadas y perfecciona-
• Simplificar la entrega de servicios a la gente. das. Los sistemas de información de e-gobierno, asi-
• Proporcionar el mayor acceso a la información en milándolo a un sistema internacional se componen
línea. de unos subsistemas más o menos comunes a todos.
• Aumenta la responsabilidad del gobierno frente a Osuna (1999) los describe de manera detallada, pero
sus ciudadanos haciéndose más transparente. para los efectos de este documento sólo serán men-
cionados así:

• Subsistema Informativo-efímero. información se realizó específicamente sobre los sis-

• Subsistema de contratación. temas de información, revisado a través de las pági-
• Subsistema de Servicios públicos. nas Web de los gobiernos de Colombia (http://www.
• Subsistema de Política Pública. gobiernoenlinea.gov.co) y Chile (http://www.gobier-
• Subsistema Editorial. nodechile.cl)
• Subsistema Estadístico.
• Subsistema de Bases de datos. Para la construcción de las variables de la compara-
ción, se utilizó en gran parte el modelo, aunque no
METODOLOGÍA en su totalidad, en la medida que requiere contex-
tualización y adaptación al entorno latinoamericano,
La investigación se desarrolla bajo el modelo de estu- realizado dentro de la Unión Europea por Capgemi-
dio de caso en línea (online). En el cual se desarrolla ni (2006) y presentado por la dirección general para
la recuperación a través de los recursos en línea que información y media. Este estudio dedica un capí-
brindan las tecnologías de la información y las co- tulo especial al e-government y define un número
municaciones (TIC). determinado de servicios públicos (20) y diferentes
niveles de sofisticación en cuanto al desarrollo de los
La estructura vertebral de la investigación se desa- servicios online.
rrolló en tres fases de trabajo, así:
Discusión: el análisis e interpretación de los resulta-
Propuesta teórica: el referente teórico se construyó dos permiten debatir los sistemas de e-gobierno de
orientado fundamentalmente al concepto de gober- Chile y Colombia, frente al marco teórico y las bases
nabilidad orientado de manera específica hacia Lati- conceptuales, aun dentro de sí mismos ha permitido
noamérica como objeto relacionado, al e-gobierno y evidenciar un desarrollo y acercamiento al ciudada-
sus implicaciones en la gobernabilidad de un Estado no de diferentes maneras.
y en la descripción general de un sistema de infor-
mación gubernamental. Las tablas 1 y 2 resumen las variables de trabajo y
los parámetros para evaluar el acceso a los servicios
Recuperación y análisis de la Información: por ser públicos.
una metodología de caso en línea, la búsqueda de

TABLA 1. VARIABLES DE COMPARACIÓN
Estructura del sistema Como se presenta organizado a la comunidad
Variables generales Accesibilidad Quienes tienen acceso. Población limitada.
Como Inter-opera el sistema internamente y con

Interoperabilidad
otros organismos del Estado.
1) Pago de servicios públicos 2) Obtención del

pasaporte 3) Pago de impuestos y tasas 4) Cédula
de ciudadanía o tarjeta de identificación 5) Em-
Servicios públicos pleo y capacitación 6) Seguridad social y servi-
cios de Salud 7) Acceso a Archivos y Bibliotecas
públicas o nacional 8) Obtención de licencia de
Variables específicas
conducir 9) Obtención de licencia ambiental o de
construcción 10) Servicio de correos nacional.
Contratación Obtención de información para contratación, con-
tratos disponibles, resultados de contratación.
Políticas públicas Como se hace llegar la información sobre las
políticas públicas del Estado.
Parámetros: en general, las variables a revisar se abor- esquema propuesto en el documento de la Unión Eu-
daran desde una perspectiva meramente descriptiva, ropea, en donde cada servicio, puede encontrarse en
en el caso de servicios públicos, se trabajara con el uno de los cuatro estados siguientes.
TABLA 2. PARÁMETROS PARA EVALUAR SERVICIOS PÚBLICOS
Estado 0 No se encuentra ninguna información, para poder iniciar algún trámite con el Estado.
Estado 1 La información necesaria para iniciar el trámite se encuentra en línea.
El sitio ofrece la posibilidad de acceder a una forma electrónica o no electrónica para

Estado 2
iniciar el trámite del servicio.
Estado 3 Se puede acceder al servicio, requiere alguna forma de autenticación con el sistema.
Incluye la posibilidad de acceder totalmente al servicio, incluyendo resolución del asun-

Estado 4
to, decisiones. No incluye ninguna forma de papel en el proceso.
RESULTADOS tan estructuras generales similares, destacándose la

imagen y el diseño en la de Chile, mientras que la de
ESTRUCTURA DEL SISTEMA

Colombia es plana y con alto contenido textual.
Las páginas principales de los gobiernos de Chile y La estructura de Chile, se da en cuatro bloques clara-
de Colombia (en adelante Chile y Colombia), presen- mente definidos:

• Proyectos y políticas públicas. Describe el estado tante. Es información general sobre proyectos y
de los proyectos presentados por la presidencia. noticias del gobierno, no se encuentra un aspec-
• Presidencia de la República. Destaca de manera to que diferencia de manera rotunda uno u otro
especial la figura presidencial e incluye informa- ítem.
ción textual sobre la constitución política, estruc-
tura del gobierno chileno, pero en general se con- Cada uno los bloques en que se presenta la página
centra en la institución presidencial. colombiana, contempla cinco zonas, que se mantie-
• Noticias y temas de interés. Las noticias hacen nen uniformes para todos los bloques:
referencia, exclusivamente a asuntos guberna- • Zona de destacados: el ciudadano encontrará en
mentales, es decir, no son noticias de contenido esta zona la información más relevante del tema,
general, sino asociadas a aspectos de la adminis- ya sean trámites, entidades o enlaces directos a in-
tración gubernamental. formación publicada en otros sitios web de entida-
• Chile regional y sitios de gobierno. Presenta dos des que pertenecen al sector central del Estado.
desplegables, en los cuales aparecen las diferen- • Zona de entidades: en esta zona el ciudadano en-
tes regiones que integran el país, y los diferentes contrará relacionadas todas las entidades del sec-
organismos del gobierno, las cuales presentan tor central del Estado, con alguna responsabilidad
una estructura similar a la página principal, no sobre el tema que el ciudadano está navegando.
tiene posibilidad de retorno. • Zona de trámites: acá aparecen los trámites relacio-
• Otros. Tiene la página principal, links a fotogra- nados con el tema seleccionado y que se adelantan
fías del ejercicio presidencial, chilenos en el exte- ante entidades del sector central del Estado.
rior, prensa-presidencia, agenda de la presidencia • Zona de Información: aquí el ciudadano encon-
y efemérides. trará enlaces directos a información de interés
(relacionada con el tema que está navegando) y
La estructura de Colombia, se presenta básicamente que se encuentra publicada en otros sitios web
en cuatro partes: administrados por entidades del sector central
• Ciudadanos. Toda la información se encuentra del Estado. Básicamente las últimas políticas pú-
en áreas temáticas, como: turismo y viajes, eco- blicas pertinentes.
nomía comercio e impuestos, medio ambiente y • Zona de normatividad: el usuario verá aquí enla-
agricultura, vivienda y servicios públicos domi- ces a las páginas de normatividad, siempre sobre
ciliarios, justicia, etc. Dentro de cada bloque se el tema que está navegando.
encuentran cinco áreas repetitivas para todos los
temas. Aunque la estructura es similar, es importante preci-
• Empresas. Continua manteniendo la estructura sar como la estructura de la página colombiana co-
temática y dentro de cada uno, textualmente re- rresponde más a las instituciones del Estado, que en
fiere a normalización, desarrollo del sector. el caso chileno en donde corresponde casi exclusiva-
• Servidores públicos. El área de servidores pú- mente a la presidencia de la República.
blicos, Figura 12, mantiene la misma estructura
temática y dentro de ellas las cinco zonas de des- ACCESIBILIDAD
tacados, entidades, trámites, información y nor-
matividad. Entendiendo la accesibilidad como la posibilidad de
• Lo más destacado, noticias, audiencia para el que más ciudadanos puedan usar el sistema, puede
ciudadano, información sobre y lo más impor- precisarse que el sistema de información colombiano

no presenta en ninguna de sus páginas facilidades nalmente, en el caso chileno se accede directamente
para las personas con algún tipo de limitación, situa- desde la página principal a los organismos estatales,
ción diferente presenta el sistema chileno, quien en en Colombia se debe pasar por links adicionales, pri-
cada una de sus páginas permite inicialmente agran- mero ubicando el tema dentro del cual está el orga-
dar el tamaño de la fuente, para personas con dismi- nismo y conectándose por la dirección URL.
nución de la visión, contiene sonido (para personas
ciegas) y video de las noticias principales y posee SERVICIOS PÚBLICOS
una página de interacción de alto contraste para per-
sonas con limitaciones de la visión. El resultado obtenido en el caso de servicios públicos
se puede condensar en la Tabla 3, en la cual se listan
Así mismo, es necesario ver la accesibilidad como la los servicios y la valoración obtenida de acuerdo con
facilidad de obtener servicio de Internet, la cual en el grado de sofisticación determinado en la metodo-
ambos países latinoamericanos es muy baja, 11,5 y 4
logía. Vale la pena realizar una precisión frente al
7,4% respectivamente para Chile y Colombia, frente esquema presentado en los dos sistemas de gobierno
a un 80% México y un 90% de EE.UU. por ejemplo; analizados.
a nada conduce la estructuración de un sistema de
información para el ciudadano, si no se tiene la posi- Para el caso de Colombia se accede a los servicios
bilidad real de usar. suministrados por el Estado directamente desde la
página principal, en ella se da información general
INTEROPERABILIDAD o total sobre como acceder al servicio. Sin embargo,
es necesario, en este caso, ingresar directamente a
En ambos casos, se puede llegar con relativa facili- la institución prestadora del servicio para precisar
dad hacia los diferentes organismos estatales. Sin detalles que permitan realizar una evaluación con
embargo, el funcionamiento no es en red, es decir, la más certeza. En el caso Chileno, se cuenta con una
estructura de cada dependencia es totalmente inde- página exclusiva para trámites, http://www.trami-
pendiente. En el sistema de Chile, por lo menos en el tefacil.gov.cl Este servicio, sin embargo, no aparece
diseño existe mayor uniformidad. mencionado en ninguna de las páginas principales
de presentación del sistema de e-gobierno de Chile.
En el caso colombiano prácticamente en todas las De tal manera que llegar a él requiere de un previo
páginas de ministerios e institutos descentralizados, conocimiento del ciudadano y seguramente de una
hay un retorno al programa de gobierno en línea, si- campaña fuerte de recordación.
tuación poco frecuente en el caso de Chile. Adicio-
4 Para mayor información se puede consultar: http://www.exitoexportador.com/stats2.htm

TABLA 3. BENCHMARK DE SERVICIOS PÚBLICOS CHILE Y COLOMBIA
NIVEL DE SOFISTICACIÓN OBSERVACIÓN

Servicio
http://www.gobiernodechile.cl http://www.gobiernoenlinea.gov.co
En ambos países se puede realizar pago
Pago de servi- electrónico a través de Bancos comer-
1 1
cios públicos ciales. El servicio es ofrecido por los
Bancos
Col. Se puede bajar el formato de soli-
citud.
Chl. Aunque solo da la información para
Obtención del
2 1 la obtención presta servicios adicionales
pasaporte
para bloquear en caso de pérdida y per-
mite bajar documentos preimpreso de
ayuda.
Col. Se puede consultar el estado de
cuenta de impuesto de vehículo. Re-
cientemente, el pago del impuesto de
Pago de im- valorización en la ciudad de Bogotá, se
puestos y tasa 4 1 puede realizar en su totalidad desde la
al Estado plataforma del Instituto de Desarrollo
Urbano.
Chl. Algunos impuestos se pueden pa-
gar totalmente en línea.
Cédula de
ciudadanía Col. Instrucciones para hacer el trámite.
1 1
o tarjeta de Chl. Instrucciones para su solicitud
identificación
Col. Se puede realizar el trámite de soli-
citud en su totalidad, previa autentica-
Empleo/capa- ción. En bolsas de empleo estatales.
4 4
citación Chl. Permite inscribirse, programar ca-
pacitación, e inscribirse a bolsa de em-
pleo estatal
Col. Se puede acceder al registro de sis-
tema de salud y registrarse previamente
Seguridad
para ingresar al sistema. Seguridad so-
social y servi- 3 1
cial solo instrucciones.
cios de salud
Permite inscribirse a salud social del
estado.
Acceso Archi- Col. Chl. Se puede acceder al catálogo
vos y Bibliote- 3 3 bibliográfico de las bibliotecas públicas
cas públicas principales de la ciudad capital
Col. Únicamente se puede consultar si
Licencia de al licencia es genuina o no.
2 1
conducir Chl. Permite consultar trámite y blo-
quear en línea por pérdida
Licencia am- Col.Instrucciones para solicitud
biental o de 4 1 Chl. Permite realizar el trámite completo
construcción para algunas licencias de pesca.
Col. El sistema no reporta información
sobre el correo nacional. Tan sólo men-
ciona la entidad en proceso de liquida-
Servicio de
3 0 ción.
correos
Chl. Permite programar el peso y el costo
de un envío de correo, adicional a ins-
trucciones de uso.

FIGURA 1. BENCHMARK SERVICIOS PÚBLICOS CHILE Y COLOMBIA
4
Sofisticación
3
2
0
Pago de servicios
públicos
pasaporte
Cédula de ciudadanía
o tarjeta de
Obteción de
Pago de impuestos y
tasa al Estado
identificación
Empleo/capacitación
servicios de salud
Acceso Archivos y
Bibliotecas públicas
Licencia de conducir
Licencia ambiental o
de construcción
Servicio de correo
Seguridad social y
Chile
Servicio
Colombia
La comparación entre los servicios públicos de Co- trámite, situación ausente y más bien excepcional en
lombia y Chile deja entrever una deficiencia notoria el caso colombiano.
en términos de eficacia y efectividad del sistema de
información gubernamental. Sobre todo en el caso CONTRATACIÓN Y TRANSPARENCIA
de Colombia, se concentra un 70% de los servicios
en el nivel 1, es decir, tan solo se da la información al En el caso de Chile, tanto en la página principal del
ciudadano para que realice el trámite, pero no tiene gobierno como en cada uno de los organismos cen-
ninguna capacidad de interacción electrónica. En el tralizados y descentralizados, se encuentra la página
caso de Chile, el 30% de sus servicios están en un de gobierno transparente, en la cual se registra infor-
nivel 3 y un 30% en nivel 4, lo cual indica que tiende mación de contratación general de compras, recursos
favorablemente hacia niveles altos de sofisticación humanos y transferencias. En el caso colombiano,
y hacia la construcción de un sistema de prestación igualmente en cada una de las páginas institucio-
de servicios públicos realmente efectivo y que con- nales, se encuentra el link con toda la información
tribuye ciertamente a mejorar la calidad de vida del sobre diferentes contrataciones: directa, licitación
ciudadano. pública, etc.
En el caso de Chile, cuenta con más de 150 servicios En transparencia para el caso el Chile, se hace refe-
en línea (full) en donde el ciudadano puede reali- rencia únicamente a la página de gobierno transpa-
zar el trámite completamente y otro tanto en donde rente, en el caso colombiano, todos los organismos
puede bajar las formas electrónicas para iniciar su del Estado contemplan dentro de sus páginas un ca-

pítulo aparte para rendición de cuentas, el cual se torno al sistema de gobierno en línea y en algunos
denomina así mismo, o reporte de resultados y ges- casos ni siquiera en las páginas principales de los
tión de resultados. mismos. No se entiende por ejemplo como un sub-
sistema neurálgico, como el de servicios públicos, no
DISCUSIÓN se encuentre referenciado de ninguna manera desde
la página principal del sistema y a su vez no tenga
Los sistemas de información de e-gobierno buscan, retorno a la página principal de gobierno en línea,
en conclusión, mejorar las condiciones de vida del como sí lo tienen los ministerios y demás organismos
ciudadano y contar con niveles superiores de infor- Estatales.
mación que le remitirán al Estado tomar mejores de-
cisiones. En el caso de los sistemas de e-gobierno de De la misma manera es importante tener una separa-
Colombia y Chile, vale la pena proponer inicialmen- ción clara entre transparencia y rendición de cuentas.
te una discusión individual y al final comparar los La transparencia en este caso hace referencia a la cla-
dos sistemas de manera general. ridad de las actuaciones gubernamentales informan-
do al ciudadano sobre los trámites, contrataciones y
CHILE políticas públicas. La rendición de cuentas por el con-
trario se orienta más al resultado final de la gestión,
El Sistema de Información gubernamental Gobierno especialmente en lo que compete a uso de los recursos
de Chile responde de manera general a los principios estatales, especialmente presupuestales.
de un sistema de e-gobierno, los subsistemas que le
componen se encuentran desarrollados en una bue- Al respecto de rendición de cuentas, el sistema de
na condición; su estructura, como era de esperarse, información chileno es muy pobre, tan solo se remi-
responde a la organización gubernamental, se desta- te a información de contratación y no a informar al
ca de manera especial, la preponderancia que se da a ciudadano sobre la gestión de cada uno de sus orga-
la figura presidencial dentro de la página. Se consi- nismos componentes.
dera sin embargo, que este aparente realce, obedece a
su inclusión como parte del Estado chileno, es decir, COLOMBIA
como una organización estatal más.
El sistema de gobierno en línea de Colombia, se en-
Los niveles de accesibilidad del sistema chileno, se cuentra estructurado temáticamente respondiendo a
destacan a nivel latinoamericano. Presenta en la ma- las estructuras propias de un sistema de información
yoría de páginas de sus organizaciones sistemas au- gubernamental, es decir, contempla la información
ditivos y visuales, ampliación de los tipos de letras propia de la gestión del Estado, noticias y eventos
y sistema de contraste para limitados visuales. Así de interés y, de manera especial, presenta de manera
mismo y aunque la penetración informática del país clara y específica la información con destino a la em-
es baja a nivel mundial, dentro del contexto si pre- presa privada y a los empleados estatales, situación
senta una buena participación. que no se presenta para el caso chileno.
Es necesario, sin embargo, revisar en el caso chileno El diseño y la presentación de la página web, portal
la interoperabilidad de sus subsistemas administra- del sistema, desde nuestra perspectiva es muy poco
tivos, dado que tan solo en las páginas principales atractiva, se encuentra excesivamente cargada de
de ministerios y organismos estatales, se tiene re- texto y carece de imágenes atractivas para el ciuda-

dano. La estructura temática, aunque es más clara públicos, el pago de impuestos, el trámite de licen-
para el ciudadano y permite un orden más sistémi- cias de conducción, etc., los ha dejado en manos de
co, sí requiere en ocasiones de demasiados links para particulares.
llegar al destino.
El subsistema de contratación la rendición de cuen-
La accesibilidad del sistema colombiano es muy po- tas, opera de manera ejemplar, prácticamente en to-
bre, no cuenta con ayudas auditivas o visuales. En dos los organismos estatales y mantiene la separa-
este caso, las personas con limitaciones visuales, no ción entre los dos ítem de manera clara y oportuna.
tienen ninguna posibilidad de acceder al sistema de
información. De otro lado, es tan bajo el nivel de co- Es clara la diferencia entre el sistema chileno y el
nectividad en Colombia, donde más del 80% de la colombiano, puede precisarse el mayor desarrollo y
población no tiene acceso al sistema de información, preocupación por el ciudadano en el chileno y una
teniendo en cuenta que los porcentajes de penetra- tendencia hacia la rendición de cuentas y la claridad
ción de Internet, además de ser muy bajos, se con- en la contratación en el caso colombiano, puede in-
centran en tres ciudades importantes del país. Así tuirse este fenómeno a dos razones, los altos índices
mismo, la accesibilidad se afecta en el caso colom- corrupción en todos los niveles que conllevan a la
biano, en la medida que pareciera que es un sistema segunda hipótesis y es la necesidad de rendir cuen-
construido para la capital del país. En su estructura tas permanentemente al ciudadano.
y en la mayoría de las páginas de sus organismos,
algunas de las cuales se presentaron en esta inves- CONCLUSIONES
tigación, no aparecen las regiones del país (Departa-
mentos) mencionados para nada. Las iniciativas de gobierno en línea a nivel mundial
se han convertido en una necesidad ineludible para
La interoperabilidad entre sus diferentes organismos, los gobiernos en un mundo globalizado e interconec-
parece aceptable en la medida que prácticamente to- tado como el actual. A los gobiernos les es imposible
das tienen comunicación en doble vía con el sistema ignorar los desarrollos permanentes de las tecnolo-
central. El diseño de las páginas por otro lado, da a gías de la información y las comunicaciones.
entender que es un conjunto de partes y no un con-
junto interactuante de subsistemas. Es algo complejo Un sistema de gobierno en línea, sí contribuye a
de identificar cuál es la interoperabilidad real, cuan- eliminar barreras que afectan la gobernabilidad de
do los organismos tienen subsistemas dinámicos, un Estado. El acceso a la información por parte del
bien diseñados y la página central es más o menos ciudadano ayuda a mejorar la transparencia, a re-
un cartel fijo que no permite interactividad entre el ducir la corrupción y facilita la participación de la
usuario y el sistema. comunidad, en la medida que se puede reducir la
tramitología y mejorar el uso del tiempo de la gente,
El caso de los servicios públicos en línea para el caso indudablemente se mejora la calidad de vida.
colombiano es preocupante en la medida que sólo se
ha limitado a colocar las instrucciones, los requeri- Los países latinoamericanos y específicamente Co-
mientos y los horarios de los diversos servicios que lombia y Chile, debe realizar fuertes inversiones eco-
ofrece el Estado, pero casi en su totalidad no ha pasa- nómicas, si están interesados en mejorar la goberna-
do más allá de sugerir un formulario para imprimir. bilidad de sus países.
Muchos de estos servicios como el pago de servicios

El desarrollo tecnológico y la experticia de los ciu- La brecha digital entre países desarrollados y sub-
dadanos cada día mejoran de tal forma, que no pue- desarrollados o países del primer y tercer mundo, se
den implementarse sistemas de información de baja puede establecer en el desarrollo de sus sistemas de
calidad o con niveles de operabilidad, usabilidad y e-gobierno.
accesibilidad de corto alcance.
En el caso colombiano, no basta con la existencia
La piedra angular de los e-gobierno, se encuentra en de un sistema de información gubernamental, si no
la prestación de los servicios públicos y la brecha es conocido y utilizado por los ciudadano. Más aún
de desarrollo entre uno y otro, se encuentra precisa- cuando el nivel de accesibilidad es bajo y los servi-
mente en lo que se denomina en la Comunidad Eu- cios ofrecidos no son más que informativos. En el
ropea, nivel de sofisticación. país existen otros mecanismos más fáciles de usar
que arrojan la misma información, de manera más
La formación del profesional en Ciencias de la Infor- expedita (Call center, números automáticos, Servi-
mación debe contemplar la obligatoriedad de cono- cios de Información a la comunidad, etc.,).
cer, evaluar y sugerir mecanismos que mejoren la ca-
lidad de los sistemas de información de e-gobierno.
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La propiedad intelectual analizada desde la

economía de la información
Omar Villota Hurtado*
RESUMEN INTELLECTUAL PROPERTY ANALYZED

FROM ECONOMY OF INFORMATION
Investigación-ensayo centrado en cinco preguntas
para inducir el tema fundamental de la propiedad ABSTRACT
intelectual analizando la masa crítica, los costos de
producir información, los estándares, los efectos de Research – essay focused on five questions to lead to
red y el capital de riesgo. Para todos estos cinco as- the fundamental subject of the intellectual property
pectos se considera como tesis central los nuevos pa- analyzing the critical mass, the costs of producing
radigmas relacionados con el negocio electrónico. information, the standards, the effects of network
and the risk capital. For all these five aspects, the
Palabras clave: propiedad intelectual, producción main thesis considered are the new paradigms rela-
de información, paradigmas, negocio electrónico. ted to e-business
Key words: intellectual property, producing infor-

mation, paradigms, e-business.
* Magíster en Comunicación Digital y Especialista en Redes de Información Documental. Correo electrónico: [email protected].
Fecha de Recepción: 10 de enero de 2008.
Fecha de apropiación: 7 de febrero de 2008.
25
Así como las empresas necesitan de un plan estra- órdenes pendientes para darles prioridad a las más
tégico, los negocios requieren de factores críticos importantes e hicimos un estudio online de las con-
de éxito, entendidos como “aquellas cosas que de- figuraciones que podían ser ensambladas y despa-
ben ocurrir necesariamente para que los objetivos se chadas con rapidez”, dice Michael Dell, presidente
cumplan” (Cornella, 1996: 9) y si se busca un am- de la empresa.
biente económico favorable que reduzca costos, ge-
nere nuevos ingresos y ofrezca un mejor servicio a Esta economía de la información, producto de la tec-
los clientes se debe mirar a la Red, como un recurso nología de las comunicaciones, ha logrado, en menos
vital. de diez años, centrar estrategias de comercio elec-
trónico que continúan generando grandes fortunas
Internet en efecto es ese recurso empleado por com- y vastos imperios, a consecuencia de la economía de
pañías con problemas de ventas o con inmanejables escala en red, explotadas por empresarios y por una
inventarios o porque sencillamente debían ofrecer guerra de colosos de la informática iniciada en la dé-
un servicio más eficiente a empleados y clientes. cada de 1990.
Este panorama unido a factores críticos de éxito lle-
varon a la operadora hotelera y de casinos norteame- Producto del desarrollo efectuado por Tim Ber-
ricana Harrah’s Entertainment Inc., tras un descenso ners-Lee, creador de la 3W, “en 1995 Netscape
en más de 25% de sus ventas por el 11-S, a plantear Communication1 revolucionó internet con el lan-
como contraofensiva el envío de correos electrónicos zamiento de su navegador Navegator” (Diario del
a miles de clientes interesados en un viaje de diver- navegante, 2001) debido a la tecnología de ex-
sión y juegos de azar. ploración de la Red, a la imposición de facto de
estándares y a la generación del negocio de los
Philipe Satre, presidente de Harrah’s, sostiene que la servidores. Pero así como Navegator revolucionó
estrategia funcionó para ese septiembre de 2001 pues- internet, Netscape “ofrece un buen ejemplo de
to que la clave de éxito estuvo dada por la conexión cómo los principios económicos pueden servir de
de las bases de datos de la compañía a su website y a aviso” (Shapiro y Varian, 2000: 2) ante la vulnera-
su sistema de mercado por correo electrónico. bilidad por la competencia.
No obstante “seguirán existiendo empresas que bus- Antes de seguir, es necesario determinar la estrategia
quen inversionistas que generen dividendos a corto fundamental que genera un navegador en el negocio
plazo”, sostiene Hal Sirkin, un experto en prácticas de internet. “Los navegadores son programas software
comerciales online del Boston Consulting Group que permiten acceder al World Wide Web y están dis-
(Business Tecnology, 2002: 46). Otro uso inteligen- ponibles para casi todo tipo de ordenador, desde los
te de la Red está en manos del ensamblador Dell portátiles hasta la estación profesional. Los navegado-
Computer Inc., pues su jugada brillante después res pueden acceder a cualquier tipo de servidor web
del ataque a las WTC de New York fue medir sus incluyendo Windows NT, Macintosh y UNIX. Esta ca-
operaciones y determinar en qué puntos se había pacidad de contactar cualquier sitio a partir de cual-
interrumpido la cadena de distribución. “Sirvién- quier ordenador es lo que ha hecho que se designe a
donos del tiempo real de internet, analizamos las los navegadores como “plataforma universal”. El pri-
1 Marc Andreessen, Jim Clark y Jim Barskdale fundaron la empresa que sacó al mercado Navigator, el primer producto masivo para navegar la Web.
Un hito que los llevó a la fama y los enfrentó con Bill Gates.
26 / Omar Villota Hurtado

mer navegador, llamado NCSA Mosaic, fue desarrolla- MASA CRÍTICA

do en el National Center for Supercomputing Applica-
tions en 1990”2. El 8 de agosto de1995 Netscape y sus agentes de emi-
sión fijaron un precio para los cinco millones de ac-
Aquel enfrentamiento en los 1990 entre Netscape ciones a ofertar en la bolsa al día siguiente. Bajo un
Communication y Microsoft Corporation por el mer- análisis previo fijaron como límites “us$12 a us$14,
cado de la información puesta en internet no fue ni rango normal para la mayoría de las ofertas. Si el pre-
será el único que alcanzó los estrados judiciales e cio fuese demasiado bajo, la empresa hubiese pare-
involucró al Departamento de Justicia de los Estados cido poca cosa; si resultara demasiado alto, hubiera
Unidos. Alrededor de 1900 en USA las compañías desalentado a los inversores” (Kaplan, 2000: 291).
telefónicas locales se enfrentaron al sistema Bell por
una dependencia tecnológica: las telefónicas locales Una razón que llevó a los agentes de operación a du-
debían interconectarse a Bell para ofrecer servicios plicar el valor de la acción de Netscape fueron “las
de larga distancia. En la guerra de los buscadores, llamadas sobre la oferta... había informes de prensa
Netscape necesitaba funcionar bajo el sistema ope- industrial de que los inversores estaban dispuestos
rativo de Microsoft, pero esa vulnerabilidad gene- a adquirir cien millones de acciones” (Kaplan, 2000:
rada no la supieron reconocer los inversionistas del 291). Según Jim Barksdale, CEO de Netscape, -narra-
navegador y el resultado concluye con “96% de los do por Kaplan- “la acción la querían poner a 31, lo
usuarios elige Internet Explorer (Microsoft), frente al cual era una locura”. Para ese año 1995, “Netscape
3,4% que opta por Navegator (Netscape) para nave- había logrado unir 12 mil desarrolladores de software
gar por la Red”. 3
al Netscape Development Partners Program, Navigator
1.0 había ganado más de 20 premios, se habían distri-
La razón fundamental de los enfrentamientos por la buido más de 15 millones de navegadores en todo el
tecnología de las comunicaciones estriba en la infor- mundo y el 70% de las empresas integrantes del For-
mación ya que es “un activo intangible de la organi- tune 100 eran clientes suyos” (Tuya, 2002: 1 - 3).
zación” (Cornella, 1996: 14) con valor y la gente está
dispuesta a pagar por ella. Las primeras conclusiones por la emisión de accio-
nes de Netscape Communication que alcanzó los 74
Bajo este marco, el presente ensayo lo centro en cin- 1/4 el 9 de agosto de 1995 se sintetizan así: comparan
co preguntas para inducir el tema fundamental de la delirante emisión pública con la teoría del gran
la propiedad intelectual analizando la masa crítica, idiota: “un maravilloso esquema piramidal, excepto
los costos de producir información, los estándares, para los que compraban acciones en el vértice de la
los efectos de red y el capital de riesgo considerando pirámide” (Kaplan, 2000: 293); la emisión pública de
como tesis central los nuevos paradigmas relaciona- acciones se convirtió en una herramienta de marke-
dos con el e-business. El esquema metodológico obe- ting en sí misma; los inversores compraban la com-
dece a la teoría económica en el sentido de poner pañía Netscape Communication creyendo que otro
precio a la información de acuerdo con su valor y no pagaría aún más; la valuación de las acciones de Net-
con su costo.
2 Los navegadores. Portal vertiocal que demuestra programas software para permitir acceder al World Wide Web y son disponibles para casi todo tipo
de computador.
3 Los navegadores. Portal vertiocal que demuestra programas software para permitir acceder al World Wide Web y son disponibles para casi todo tipo
de computador.
La propiedad intelectual analizada desde la economía de la información / 27

scape no tenían sentido si se la media con cualquier COSTOS DE PRODUCIR INFORMACIÓN

sistema tradicional de apreciación de mercado; la es-
peculación en el valor de la acción no tenía relación Netscape en el último trimestre de 1996 registró in-
con las finanzas del negocio. gresos por us$58.5 millones pero a finales de 1997
los ingresos bajaron a us$18.5 millones. Esta desas-
Barksdale afirma que “no había manera de sostener trosa finanza condujo a Netscape a “despedir a 300
el precio de la acción en us$174. Este precio se ha- empleados y a bajar el valor de la acción 80% por
llaba totalmente desvinculado de la realidad, pues debajo de su valor máximo” (Kaplan, 2000: 326). Al
era una cotización para la tribuna que no tenía nada año siguiente el colapso fue mayor y los contadores
que ver con el negocio” (Kaplan, 2000: 298). ¿Algo ya no podían cobrarle a nadie por el navegador Na-
parecido generó la energética Enron? vegator de Netscape Communication, así que la em-
presa liberó el código fuente. Los ingresos en 1998 de
Para los economistas Shapiro y Varian se compite Netscape fueron cero, por su navegador Navegator.
para lograr una masa crítica o convertirnos en están-
dar. Si se escoge el segundo camino hay que mante- En diciembre de 2000 Netscape ofrecía una línea de
ner el esfuerzo por convencer a los clientes de que negocios y productos profesionales así como herra-
el producto se va a convertir en estándar, lo cual sig- mientas de venta, mercadeo, noticias e información
nifica que los productos incompatibles terminan en para negocios pequeños, cuyo potencial se calcula
islas, sin clientela, como por ejemplo Macintosh. en “28 millones de compañías en los EE.UU. y algu-
nas en América Latina con menos de diez empleados
El empresario que mejor entienda de sistemas de y muchas en busca de ayuda on line para sus nego-
información y de complementariedad de productos cios” (Thorsberg, 2002). A pesar de que Netbusiness.
se sitúa más rápido y avanzará agresivamente en el com es un site informativo, fácil de navegar, lleno de
mercado. “Netscape se apoderó desde el principio servicios útiles, con una amplia gama de negocios no
del mercado de navegadores de la web al regalar su es único.
producto, aun cuando perdía en cada una de las ven-
tas pero lo compensaba con el volumen de ventas La situación de Netscape con la pérdida del mercado
que conseguía” (Shapiro y Varian, 2000: 14). de los navegadores obedeció a la misión de Miscro-
soft en el sentido de entregar software gratuito, de su
La teoría e-económica sostiene que el calendario predominio de la fuerza y de la ley antimonopolio.
de decisiones estratégicas es el más importante de Marc Andreesen, desde junio 1995, pudo haber pen-
los sectores de la información para mantener e in- sado en la lucha antimonopolio, tras la reunión con
crementar la masa crítica y suplir las expectativas los ejecutivos de Microsoft Corporation. Pero los di-
de los consumidores. Es decir, “decidirse a lanzar rectivos de Netscape comienzan a llevar un registro
un producto demasiado pronto significa tener que sobre Microsoft en 1996 con base en lo que Braksda-
hacer concesiones tecnológicas y saltar a la pales- le denominó “diversas acciones exclusorias, restric-
tra sin suficientes aliados” (Shapiro y Varian, 2000: tivas y predatorias de Microsoft”. Por su parte, Jim
15). Actualmente esta estrategia la complementan la Clark escribió “es imposible hacer algo contra Micro-
tecnología DVD: Sony y Phillips se han unido con soft en el contexto comercial, de modo que hubiera
proveedores de contenido -AOL Times Warner- y con ido a la corte” antes que al gobierno ya que “no me
la competencia -Toshiba- para promocionar la tecno- inspira confianza que el gobierno de Estados Unidos
logía, formando masa crítica. intervenga en este asunto”(Kaplan, 2000: 237).

Estas pudieron haber sido las razones de los funda- En la actualidad Encarta igualó el precio de venta de
dores de Netscape Communication para imaginar Enciclopedia Británica pero ofrece reembolsar us$20
una estrategia de cooptación de mercado, a través de por correo. Microsoft estaba convencida de vender
la distribución gratuita de Navegator, pero su calen- su CD multimedia y abarcar todo el mercado debido
dario de decisiones fue ejecutado demasiado tarde. a la calidad de distribución y marketing.
Un axioma sobre el costo de producir información De otro lado, los pronósticos sobre las ganancias ge-
sostiene que la “información es cara de producir neradas por las inversiones en e-business se están
pero barata de reproducir”. Esta estructura soporta calculando sobre el Dividendo de la Inversión -ROI-,
las economías de escala: a mayor producción me- un estudio mediante una calculadora cuyos estima-
nor costo medio. Sin embargo hay que considerar dos los ofrece en diez minutos.4
los costos fijos y los variables para producir infor-
mación, teniendo en cuenta los costos enterrados, El recaudo de información detallada sobre tecnolo-
“costos no recuperables por mucho que se detenga gía no tiene mucha importancia en los empresarios y
la producción” (Shapiro y Varian, 2000: 21), que se por ello la inversión recae en la comercialización de
pagan antes de que ella comience. nuevos productos para atraer la atención de clientes
potenciales, sostienen Shapiro y Varian (2000). Así
Un ejemplo que ilustra la política de fijar precios pues, si se juntan las consideraciones de las econo-
para bienes de información se toma de la Enciclope- mías de escala al liderazgo de costos y el conocer
dia Británica, obra clásica de referencia por más de al cliente se obtiene una gran ventaja para la venta
200 años. En 1992 Microsoft adquiere los derechos de la información: se puede vender una misma cosa
de Funk y Wagnalls para poner en venta la multi- cuantas veces se quiera. De lo contrario que los pro-
media Encarta con el contenido de la enciclopedia ductores de TV lancen las primeras piedras.
de segunda categoría por us$49.95. Su estrategia de
venta fue orientada a los fabricantes de equipos ori- Microsoft disfruta de beneficios brutos del 92% a
ginales (OEM) con precios más atractivos. Para no consecuencia de combinar los costos bajos incre-
perder mercado, la Enciclopedia Británica ofreció mentales y la gran escala de operaciones. Igualmen-
suscripción en línea a us$2.000/año, pero aun perdió te, Reuter le saca provecho a la estrategia de vender
mercado e ingresos por la competencia electrónica. información cuantas veces le soliciten. Pues su ne-
gocio suministra datos a más de 255 mil terminales
En 1995 Enciclopedia Británica reduce el valor de con un control del 68% del mercado de información
la suscripción por internet a us$125/año atrayendo en cambio de divisas, 33% en el de valores y 24% en
pocos clientes. En 1996 vende su contenido en CD renta fija.
por us$200 y tampoco le alcanza para recuperar el
mercado perdido. El financista suizo Jacob Safra al ESTÁNDARES
comprar Enciclopedia Británica disolvió la red de
ventas e implementó una política agresiva de reduc- Netscape intuía en 1995 al emitir acciones, “el alto
ción de precios situando la suscripción en línea a grado de riesgo” (Kaplan, 2000: 317) de que Micro-
us$85 y extendiendo una campaña de marketing por soft creara un navegador competitivo y lo ligara a
correo electrónico. Windows 95.
4 Ver casos ejemplares en Aamin, S. “Cómo medir sus utilidades”. Business Technology (2001): 60.

La rivalidad entre Netscape Communication y Mi- Windows 95; el mercado lo deseaba Microsoft sin
crosoft Corporation a fines de 1990 establecería un competencia y el sobrante era para Netscape. Es de-
nuevo estándar. No obstante, hay que observar dos cir, desarrollar navegadores para los otros sistemas
puntos: uno técnico, en el sentido que Netscape se operativos siempre y cuando no se compitiera para
pudiera convertir en plataforma -según Jim Allchin, la plataforma de Windows 95. Y naturalmente, que el
vicepresidente de primer nivel de Microsoft- si inter- mercado estaba saturado del sistema operativo Win-
net gana aceptación, lo que conlleva a reemplazar al dows 95 en 1996.
sistema operativo Windows 95, que estaba por salir.
Y la otra razón económica, propuesta por Microsoft, Software y Hardware no son nada para la tecnología
de que Netscape desarrollara productos y compitiera de la información si se encuentran independientes,
y Microsoft desarrollara productos. aislados y excluyentes. De tal manera que los siste-
mas de información requieren de diferentes compo-
Netscape deseaba cooperar con Microsoft debido a nentes pero estos son fabricados por distintas em-
la preocupación que mantenía en cuanto a conce- presas que usan variados modelos de producción y
der ventajas competitivas al fabricante de Windows gestión. Por tanto es preciso generar estándares en la
95. Pero en la mitad se interponía también Micro- industria y por ello son necesarias las asociaciones y
soft como desarrollador de aplicaciones. Por ello, cooperaciones empresariales.
las conversaciones en Mountain View entre las dos
compañías no lograron avanzar mucho por cuanto Estas alianzas, según Shapiro y Varian (2000), son
los ejecutivos de Netscape rechazaron la propuesta decisiones comerciales críticas. Un ejemplo, el des-
de la contraparte de asumir el control del código del acuerdo por el navegador de la década de 1990. No
navegador Navegator. Netscape no deseaba renun- obstante, ha habido alianzas clásicas como la gene-
ciar a su franquicia. rada entre Microsoft e Intel, a las extraordinariamen-
te productivas pero inevitablemente tensas entre
Jim Clark le envío un correo electrónico a Dan Ro- Microsoft y el grupo de creadores independientes
sen, director de relaciones estratégicas de Microsoft de software (ISV) con amplios programas de conce-
en diciembre de 1994 antes de la cita en Mountain sión de licencias a fabricantes de equipos originales
View, para “trabajar juntos, ya que podría ser de inte- (OEM).
rés para ambas compañías. Además y dado que exis-
ten preocupaciones sobre el dominio de Microsoft de Cuando se habla de estándar se deben considerar
prácticamente todo, podríamos representar una bue- dos tácticas comerciales: un ataque preventivo y
na manera indirecta de que su empresa logre ingre- una gestión de expectativas. Estos no son otra cosa
sar en el mercado de internet” (Kaplan, 2000: 309). que un liderazgo inicial y unos factores claves en las
decisiones del consumidor, en su orden. En este as-
En junio 1995 el CEO de Netscape, Braksdale de nue- pecto también se presentan tres corolarios: a. “toda
vo abrió conversaciones con Microsoft Corporation y estrategia de ir en solitario implica generalmente
enfatizó sobre “lo importante que sería cobrar por el competir para convertirse en el estándar”(Shapiro y
navegador en el plan de ingresos de la empresa Nets- Varian, 2000: 16). AOL y Microsoft, cada uno en una
cape Comunication, y sobre todo por la versión Win- nueva batalla por convertirse en estándar para las
dows-95 de Microsoft Corporation”. La contraoferta comunicaciones en internet, “incluyeron funciones
de Microsoft, según Braksdale, fue simple: Microsoft y características mejoradas: para AOL 6.0 “AOL por
no quería que Netscape fabricara un navegador para teléfono”, que permite tener acceso por teléfono a

mensajes de correo electrónico y calendarios; Media Windows 95, el sistema operativo iba tomando el as-
Player, para formatos MP3 y RealNetworks; gestión pecto y la forma de comportarse como un navegador
de los servicios y contenido web. Para MSN Explo- web.
rer 6.0 consolidación de accesos a web site como
MoneyCentral, eShop y Hotmail”.5 b. “la participa- En marzo de 1995, Bill Gates redactó el memorando
ción en un proceso formal de fijación de estándar o “Marejada” cuyo propósito fue potenciar comercial-
el acuerdo entre aliados para promover una versión mente a Internet que “está al frente de todo esto y
particular de una determinada tecnología, significa cuyo desarrollo a través de los años siguientes es-
generalmente la competencia dentro de un estándar” tablecerá el curso de esta industria durante un pe-
(Shapiro y Varian, 2000: 16). El proyecto Mozilla de ríodo aún por venir”(Kapaln, 2000: 312). Marejada
AOL que utiliza la tecnología del browser Navegator también definía a Internet como “el desarrollo indi-
no le pertenece a la empresa por cuanto es de domi- vidual más importante que ha tenido lugar desde que
nio público ya que “fue desarrollada en un proyecto fue introducida la PC en 1980. Internet es una gran
de “código fuente abierto”, auspiciado por Netscape, marejada que modifica las reglas” (Shapiro y Varian,
bajo el cual cientos de voluntarios han participado 2000: 313).
en desarrollar un lector de páginas web nuevo que
se apega estrictamente a los estándares oficiales de Gates en la presentación, en diciembre 7 de 1995,
la Internet”.6 c. “una vez que has vendido a todo el anunció en qué consistía la majerada: MNS no sería
mundo, necesitas mejorar tu producto para conse- un servicio de red en línea exclusiva; Microsoft esta-
guir las ventas adicionales” (Shapiro y Varian, 2000: ba facultado para manejar Java, tras un acuerdo con
267). Esta táctica defensiva mejora la tecnología, con- Sun Microsystem; Microsoft incrementó el personal
tribuye a versionar la información, alienta en compe- para desarrollar la tecnología de los navegadores; Mi-
tencia saludable en los productos complementarios, crosoft amplió los frentes de desarrollo para Internet;
favorece al consumidor por “a compatibilidade com Microsoft invirtió millones de dólares en marketing
padrões reduz o aborrecimento de lidar com proble- para su Internet Explorer.
mas de formatação de páginas Web. Também é atrati-
vo para Web designers que não precisarão criar uma Fundamentalmente este ataque afectó a Netscape en
versão diferente de um site para cada navegador”. 7
bolsa, que cerró ese día a 28 1/4 tras alcanzar el día
anterior su record histórico de us$174.
EFECTOS DE RED
En cuanto a la estrategia para aliarse con AOL, se
Microsoft lanza múltiples líneas de ataque para con- puede ver así: Netscape deseaba controlar el merca-
vertir a Internet en un mercado estratégico cuya pie- do intranet y lo logró en 1996, tras alcanzar us$346
za central sería su navegador Internet Explorer: este millones en ventas de intranet. Diversificó su línea
navegador es gratis, disponible para todas las verde productos con la creación de páginas web corpo-
siones de Windows y Macintosh, se descarga desde rativas, con personalización de aplicaciones para In-
la 3W, podría ser integrado con la actualización de ternet y comercio en línea.
5 ¿Nueva guerra de los navegadores? En: Diario TI.com. Hospedado en Internet en www.diarioti.com/noticias/2000/oct2000/15193639.htm
6 ¿Prepara AOL la secuela a la guerra de los navegadores de red? Análisis de Alejandro Piscitelli en su Portal web. Hospedado en Internet en www.
ilhn.com/datos/archives/000056.php
7 Internet Explorer 6.0 trava guerra de recursos com Netscape. en: Portal brasilero hospedado en Internet en www.ocbrasil.com.br/news092001.
htm

Por su parte, Microsoft no quedó satisfecho con la cuando en 1925 introdujo un servicio fotográfico por
ventaja de su Windows 95 y decide en el verano de cable. Internet siguió el mismo proceso: en 1969 se
1996 responder a las coacciones de las empresas con envía el primer correo electrónico, en los años 1985
las que mantenía acuerdos. Así y luego que Compaq el sistema es usado con regularidad por expertos y a
determinara eliminar el icono de Internet Explorer partir de 1995 el crecimiento de usuarios abarca al
en el escritorio de Windows 95 para incorporar el mundo entero.
Navegator porque era reconocido como más popu-
lar, Microsoft la amenazó con rescindir la licencia Para Shapiro y Varian (2000: 166) “las tecnologías
para usar Windows 95. Sin este sistema operativo la sometidas a fuertes efectos de red suelen tener una
ensambladora Compaq quedaría fuera de operación. fase relativamente larga de asentamiento lento y en-
Otros fabricantes de PC recibieron de Microsoft, des- seguida una de crecimiento explosivo. Este feedback
cuentos sobre su software o ventajas de marketing positivo permite que a largo plazo las empresas ge-
mientras los PC mantuvieran Internet Explorer como neren masa crítica y obtengan el mercado. Es decir el
el navegador preferido. feedback positivo, aumento de usuarios a quienes les
merece adoptar la tecnología, hace más fuerte a los
La alianza de Microsoft con AOL fue sellada un día fuertes y más débiles a los débiles”.
después que AOL firmara un acuerdo de licencia con
Netscape ya que ese acuerdo no le otorgaba a Netsca- En la guerra de los browser se “masacró” a Netsca-
pe una posición exclusiva y, por tanto, AOL licenció pe entre agosto 2001 y agosto 2002, pues “Internet
el navegador de Microsoft con la opción predetermi- Explorer aumentó su cuota de mercado elevándose
nada para los usuarios de la empresa de comunica- de 87% a 96%, mientras que Navegator vio bajar sus
ciones. Este acuerdo generó una nueva caída en el seguidores de 13% a poco más de 3% en 2002”.8 El
valor de las acciones de Netscape en bolsa. resultado extremo de un feedback positivo también
tiene acorralado a Apple Macintosh que ve con pre-
A medida que el uso de las tecnologías se realiza en ocupación como su red de usuarios está descendien-
formatos populares se produce el efecto que los eco- do del punto medio de su masa crítica.
nomistas llaman externalidades de red o efectos de
red. Es decir, “cuando el valor que un producto tie- Hacia futuro podría ser que la “tecnología subya-
ne para el usuario depende de cuántos usuarios más cente del programa AOL sea de gran importancia
usen ese producto” (Shapiro y Varian, 2000: 12). El porque dificultaría los planes de Microsoft de crear
paradigma económico está dado por las tecnologías un marco universal para todas las transacciones por
de comunicación y para todos los productos -telex, Internet”.9
fax, teléfono, modem, acceso a internet, correo elec-
trónico- se presentan efectos de red. CAPITAL DE RIESGO
En 1843 el escocés Alexander Bain patentó la tec- Sin duda la aplastante estrategia de marketing for-
nología básica del fax, pero hasta los 1980 y en sólo taleció la investigación de desarrollo con visión de
cinco años se dispara la oferta y la demanda de usua- futuro de Microsoft Corporation. El mismo Gates dijo
rios. Igual ocurrencia con la invención de AT&T, para Financial Times de Londres “nuestro modelo de
8 El 96% de los internautas utiliza el Microsoft Explorer. En lista de distribución del boletín informativo AMAIRU hospedada en Internet en listas.
boletineselectronicos.com/lista/amairu/archivo/indice/1/msg/1/
9 ¿Prepara AOL la secuela a la guerra de los navegadores de red?.

negocios sigue funcionando bien aun en el caso de lugar de paquetes salariales. c. Productos sólidos en
que todo el software de internet se proveyera gratis, desarrollo: Kittu Kolluri, cofundador de la empresa
porque seguimos todavía vendiendo sistemas opera- DanaStreet dedicada a la creación de redes privadas
tivos [...] En el verano de 1996 Internet Explorer como en Internet, se tomó 18 meses para sacar al mercado
Navegator estaban bajo la versión 3.0 y ambos igual su primer producto, mientras que en 1996 la empre-
de buenos en prestaciones y simplicidad”(Kaplan, sa pionera de salud Healtheon estuvo en apuros por
2000: 320 – 321). apresurarse a sacar un nuevo producto en 8 meses. d.
Ventas: para Mike McCue, exvicepresidente de Net-
Para el 2005 Tim Berners-Lee espera comenzar a scape, aprendió como no se debe tratar al cliente y
remplazar la 3W por una Red Semántica, una espe- ahora es presidente de la compañía de procesamien-
cie de red inteligente que finalmente sea capaz de to de voz Tellme cuya estrategia de ventas se orienta
comprender el lenguaje humano y hará que traba- a hacer todo lo necesario para complacer al cliente.
jar con el computador sea tan fácil como trabajar e. Cotización en bolsa: el CEO de la empresa de soft-
con personas de carne y hueso.10 Por esta nueva red ware True Audience, David Morgan, está convencido
mundial surgirá una masa crítica de inversores por que cotizar en bolsa es una alternativa potencial que
cuanto “los empresarios de internet han aprendido se presenta a lo largo del camino en la formación de
de sus éxitos y fracasos y están poniendo en práctica la empresa pero no es el objetivo final.
las nuevas formas de ganar con sus empresas web de
segunda generación”.11 Para terminar, me apropio de una tesis de Shapiro
y Varian (2000) “existen sólidos principios económi-
Para la muestra las siguientes lecciones: 12
a. Capta- cos que pueden guiarnos en el frenético ambiente
ción de capitales: en abril 2000 Charles Ferguson empresarial, pues la tecnología cambia pero las le-
creó Juice Software, empresa dedicada a desarrollar yes económicas no”, no obstante y -como las guías
programas que integran a la Red con aplicaciones de no son de uso obligatorio- estos nuevos paradigmas
PC. Después que la compañía entró en marcha, Fer- construirán en el largo plazo nuevos mercados de
guson pudo captar inversionistas. b. Contratación: capitales apoyados por las empresas punto com in-
Mike Homer, CEO de Kontiki, empresa de videos y teligentes. Esa es la pregunta para quienes siguen el
tecnología, ofreció a sus empleados un número de- camino de lecciones aprendidas.
terminado de acciones restrictas de la compañía en
10 Confróntese Port, O. “La red mundial”. Business Technology. (2002): 36.

11 “La adaptación a un nuevo mundo”. Business Technology. (2001): 46 - 48.
12 Confróntese “Nuevas empresas web”. Business Technology.(2001): 44 – 51.

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[consulta: 10 febrero 2008].

Accesibilidad web a los archivos de la

administración pública en Colombia: un estudio
exploratorio1
Carlos Alberto Zapata*
RESUMEN INTERNET ACCES TO PUBLIC

ADMINISTRATION FILES IN COLOMBIA:
La administración pública cumple funciones de AN EXPLORATORY STUDY
información al ciudadano como parte del mandato
constitucional. En los últimos tres gobiernos se han ABSTRACT
adelantado diferentes iniciativas en Colombia ten-
dientes a mejorar o facilitar el acceso del ciudadano The function of public administration has to do with
a la información. Sin embargo, el papel del profesio- the citizen access to the information, which is part of
nal de información y, particularmente, del archivista a constitutional mandatory. The last three Colombian
en la implementación de dichas políticas no ha sido governments have done big efforts to improve and
activo y es prácticamente inexistente, lo cual se co- facilitate the public access to the information. Ne-
rrobora con el desarrollo de esta investigación. vertheless, the participation of archivists and many
other information professionals in these initiatives is
Palabras clave: accesibilidad Web en archivos, acce- very poor or even inexistent, situation that has been
so a la información pública, archivos públicos, orga- corroborated in this research.
nización de la Información en Internet, normaliza-
ción de información en archivos, e-administración. Key words: On-line government, access to Public
information, Public Systems of Information, organi-
zation of information on the Internet, Information
Standardization on Internet, e-government.
1 El artículo reúne los principales planteamientos y resultados de un trabajo realizado como parte del Doctorado en Metodologías y Líneas de
Investigación en Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca y cuyos estudios cursa el autor actualmente. Sobre este mismo
tema el autor adelanta dos proyectos de investigación, uno sobre Visibilidad de la información de los archivos de la administración pública y otro
sobre Arquitecturas de Información en la e-administración, la primera con la Universidad de La Salle y la segunda con la Universidad de Salamanca,
ambos en etapa inicial de desarrollo.
* Bibliotecólogo y Archivista Universidad de La Salle – ULS. Especialista en Gestión Gerencial Universidad Central. Master en Docencia de la
Universidad de La Salle. Master en Documentacion Digital Universidad Pompeu Fabra. Docente de la Facultad de Sistemas de Información y
Documentación y de la Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la Universidad de La Salle. Asesor Subgerencia
Cultura del Banco de la República. Correo electrónico: [email protected]
Fecha de recepción: 20 de octubre de 2007.
Fecha de aceptación: 13 de diciembre de 2007.
37
INTRODUCCIÓN Desde mediados de la década de los 90 del siglo

XX, diferentes gobiernos de Colombia comenzaron
La introducción de la informática ha sido uno de los a implementar una serie de iniciativas orientadas al
factores de desarrollo que mayor impacto han gene- uso de las nuevas tecnologías de la información y
rado al interior de las organizaciones, mejorando sen- la comunicación (TIC), con el fin de aprovechar al
siblemente la gestión de los negocios y reduciendo máximo los beneficios de la informática en el desa-
barreras que en el pasado afectaban tanto a gerentes, rrollo de las funciones de los diferentes niveles del
como empleados, clientes y proveedores. En la actua- gobierno, potenciar el desarrollo económico y social
lidad, es indiscutible que toda organización basa su e incentivar el aumento de la competitividad del Es-
desarrollo en el manejo de las relaciones con el clien- tado frente al sector privado y frente a los avances de
te y que estas cada vez más se dan a través de medios otros países del hemisferio, dando así los primeros
electrónicos; esta nueva dinámica está caracterizada pasos para dirigir al país hacia la denominada socie-
por el intercambio creciente de información entre la dad del conocimiento.
organización y sus clientes, el cual se da de igual for-

ma entre los diferentes niveles de la organización. En 1997, se crea el Consejo Nacional de Informáti-
ca (Ministerio de Comunicaciones, 2000); en el año
Como complemento del deber que tienen los gobier- 2000, se aprueba el Documento CONPES 3270 bajo
nos de permitir el acceso a la información pública, el título agenda de conectividad, en el cual se sien-
se han venido promoviendo en el ámbito mundial, tan las bases de lo que habría de ser la política del
acciones tendientes a democratizar el acceso de gobierno en cuanto a la aplicación de las tecnologías
cualquier persona a la información que este requie- de la información y la comunicación como estrategia
ra para su desarrollo, producto del cual son varios para mejorar la eficiencia y la transparencia del Esta-
los países de América Latina que han comenzado a do y ampliar el acceso ciudadano a los beneficios de
adoptar políticas que permitan el desarrollo de ac- las TIC. La estrategia que más se viene privilegian-
ciones concretas frente al acceso a la información y do dentro de la agenda política del gobierno, es el
el conocimiento, como una forma de garantizar la Gobierno en Línea (e-goverment), el cual busca que
transparencia de las actuaciones del Estado. los diferentes niveles del gobierno (nacional, depar-
tamental y local) aprovechan las posibilidades de In-
En el caso colombiano, estas iniciativas se han ve- ternet para fortalecer y ampliar las relaciones con los
nido incorporando en las diferentes instituciones ciudadanos. Uno de los objetivos de esta estrategia es
públicas de manera gradual, favoreciendo cada vez el de acercar al ciudadano a sus respectivos gobier-
más las relaciones entre gobierno y ciudadanos. Pro- nos, con el fin de facilitar la realización de trámites,
gramas como la Agenda de Conectividad, Gobierno el acceso a la información pública, mejorar los espa-
en Línea, Democracia Electrónica son un claro in- cios de discusión y asegurar el acceso al conocimien-
dicador de esta nueva posición del Estado y de su to necesario para el desarrollo de las comunidades.
compromiso con las tendencias mundiales de lucha

contra la corrupción y la consolidación de una cultu- Uno de los principales propósitos de la implemen-
ra de transparencia de la gestión pública. tación de un modelo de gobierno en línea, es conso-

lidar una cultura de eficiencia y transparencia de la
38 / Carlos Alberto Zapata

administración pública, que permita que cualquier • Específicos

ciudadano conozca de manera directa las actuacio-
nes de sus gobiernos y de sus gobernantes. 1. Identificar la existencia o no de estándares para la
publicación de la información pública en general
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN y la información de los archivos en particular.
Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 2. Identificar las características de las páginas web
tanto de los ministerios como de los archivos mi-
Teniendo en cuenta lo anterior y ante la falta de es- nisteriales analizados.
tudios que demuestren como ha sido el desarrollo de 3. Determinar las opciones de participación ciuda-
las políticas del Estado en cuanto a acceso a la infor- dana a través de las páginas web de los ministe-
mación, publicación de los actos administrativos y rios analizados.
demás documentos de la administración pública es
necesario, en primer lugar, realizar un análisis pre- METODOLOGÍA
liminar del sector que dé cuenta de los resultados
de dichas políticas y, en segundo lugar que permita Dado que el objeto de este estudio es dar cuenta del
identificar posibles líneas de investigación desde las estado del arte de un fenómeno o ecosistema parti-
ciencias de la información, así como que conlleve a cular, este se define como de tipo observacional des-
la realización de acciones concretas a partir del co- criptivo, ya que “da cuenta de un fenómeno, situa-
nocimiento de las fallas y problemas identificados. ción o individuo para dar idea cabal” (Hernández,
2001); la presente investigación da cuenta, por un
El presente estudio busca identificar, de manera ex- lado, de la visibilidad de los archivos públicos del
ploratoria, la visibilidad de la información de los ar- Estado de la rama ministerial en los sitios Web ins-
chivos de la administración pública en Internet, en titucionales y, por el otro, de la situación actual del
el caso de cinco (5) ministerios, con el fin de deter- acceso a la información pública por parte del ciuda-
minar la calidad de la información publicada, y el dano en desarrollo de las políticas de gobierno en
uso de estándares para su publicación, descripción, línea y agenda de conectividad.
consulta y recuperación y el nivel de desarrollo o
avances de las iniciativas de Gobierno en Línea y De- Debido a que se trata de un sector que se puede de-
mocracia Electrónica. finir como homogéneo, para la selección de las enti-
dades se aplicó el criterio de juicio de expertos como
Así mismo, no existen estudios que permitan cono- resultado del cual un grupo de archivistas del sector
cer si las políticas públicas señaladas han mejorado público recomendó las entidades que deberían ser
el acceso a la información tanto en calidad como en incluidas en la muestra del estudio, dando como re-
cantidad. sultado la siguiente selección:
OBJETIVOS 1. Ministerio de Comunicaciones.

2. Ministerio de Cultura.
General: identificar el nivel de visibilidad de la in- 3. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
formación de los archivos de la administración pú- 4. Ministerio del Interior y de Justicia.
blica en el sector ministerial, a través de Internet. 5. Ministerio de Trabajo y la Protección Social.
Accesibilidad web a los archivos de la administración pública en Colombia: un estudio exploratorio / 39

Para cada uno de los ministerios la investigación se abor- ARCHIVOS Y DERECHO

dó siguiendo las fases que se describen a continuación. A LA INFORMACIÓN
Recolección de información a partir de fuentes se- El acceso a la información ha sido desde hace va-
cundarias: la información secundaria se obtuvo a rios siglos uno de los fundamentos de toda sociedad
través de la consulta de fuentes bibliográficas y dife- igualitaria y democrática; consecuente con esta afir-
rentes clases de documentos, producidos principal- mación, el derecho a la información ha sido ratifica-
mente por las organizaciones reguladoras del sector do por las Naciones Unidas en los diferentes orde-
y organismos no gubernamentales como Transparen- namientos internacionales y foros mundiales sobre
cia por Colombia. derechos humanos, siendo considerado como uno
de los mayores logros de nuestra sociedad. De igual
Análisis de los sitios Web: consistió en la revisión forma, resulta imposible pensar en desarrollo sin in-
y análisis de las páginas web de los Ministerios del formación; los obstáculos que se oponen al acceso a
Interior y de Justicia, Cultura, Hacienda y Crédito la información es tal vez una de las características de
Público, Comunicaciones y de la Protección Social, los gobiernos totalitarios y es hoy en día uno de los
con el fin de determinar qué tipo de información se indicadores de corrupción más evidentes en cual-
publica en desarrollo de las políticas de la Agenda de quier sociedad.
Conectividad y Gobierno Electrónico. Para este fin se
tuvieron en cuenta diferentes elementos tomados de De acuerdo con Palacios Preciado “el derecho a la in-
autores como Raquel Gómez, Pilar Sánchez y Rosa- formación es la columna vertebral en todo sistema
rio Osuna. democrático que pretender garantizar, encauzar y ha-
cer efectivo el derecho de participación y control so-
Análisis e interpretación de la información: los cial”. La Constitución Política de Colombia concibe la
datos obtenidos se analizaron teniendo en cuenta participación ciudadana a partir del acceso a la infor-
los elementos o categorías de análisis contenidos mación, y dentro de este concepto, los archivos están
en los modelos propuestos por Raquel Gómez, Ro- llamados a ocupar un papel fundamental en las insti-
sario Osuna y Pilar Sánchez y se presentan de dos tuciones del Estado para garantizar dicho acceso, no
formas: sólo como memoria del país, sino como instrumento
para la transparencia y la gestión administrativa efi-
1. Presentación de las páginas web de los ministe- ciente. Desde la promulgación de la Ley 80 de 1989
rios analizados con indicación de las característi- que crea el Archivo General de la Nación, el país co-
cas de la información relevante para el estudio. menzó un proceso de modernización de su sistema
2. Comparación de dicho análisis con los modelos archivístico, cuyos resultados se han ido consolidan-
propuestos por Raquel Gómez y Rosario Osuna, do con el paso del tiempo; uno de los mayores avan-
profesoras del doctorado en Investigación en ces en este proceso, es el cambio cultural en cuanto al
Ciencias de la Información de la Universidad de reconocimiento de los archivos como centros estraté-
Salamanca y Pilar Sánchez, Coordinadora del gicos de información para la administración.
Proyecto SIDRA del Principado de Asturias.
3. Presentación de un cuadro resumen de las carac- Con la reforma constitucional de 1991 se crearon
terísticas analizadas con las correspondientes con- nuevos espacios para la sociedad, en los cuales los
clusiones en cada uno de los aspectos evaluados. archivos habrían de tener un papel fundamental
para asegurar el cumplimiento de los principios de la

nueva carta política; uno de ellos fue la consagración formación pública, todo lo cual tuvo y tiene como
de una serie de derechos ciudadanos en cuanto al objetivo central la lucha contra la corrupción. Más
acceso a la información, la publicación de los actos recientemente, mediante el Decreto 3816 (diciem-
administrativos, el derecho de petición y las normas bre del año 2003), el Gobierno del Presidente Álvaro
sobre contratación pública; otras normas como la Ley Uribe creó la Comisión Intersectorial de Políticas de
489 de 1998 y la directiva presidencial sobre conecti- Información y Gestión para la Administración Públi-
vidad desarrollan algunos de dichos principios. ca (COINFO), como ámbito de discusión y toma de
decisiones al más alto nivel para todo lo referente al
Todas estas acciones se fueron fortaleciendo a par- sector de tecnologías de información y la comunica-
tir de la promulgación de una serie de normas y el ción. De acuerdo con Rosa Ospina (2004: 1), algunos
desarrollo de proyectos tecnológicos cuyo objetivo de los principales avances en cuanto a desarrollo de
primario fue el de garantizar la transparencia en las sistemas de información en el Estado, a partir de las
actuaciones del estado y sus funcionarios, el aumen- políticas públicas formuladas como parte del pro-
to de la participación ciudadana y el acceso a la in- ceso de democratización y control ciudadano de la
gestión pública, son:
Estado Asunto Nombre del sistema

Contratación SICE
Con avances en su desarrollado
Gestión por resultados SIGOB- Sistema a metas presupuestales

Empleo público SUIP - Sistema unificado de personal
Regalías SIFA - Seguimiento a proyectos de regalías
Gestión de activos SIGA
Sistema presupuestal ZIF - Sistema integrado de información financiera
Control fiscal SIRI - Sistema de indicadores de riesgo institucional
Control disciplinario Estadísticas sobre sanciones, quejas, sitio, entidades y cargos
Estrategia antitrámites SUIT- Sistema unificado de trámites

Proyectada su
construcción
Activos SIGA - Sistema de gestión de activos

Sistema presupuestal SUIFP - Sistema unificado de inversiones y finanzas públicas
Regulación y control SIROCO - Sistema de información de regulación y control
La importancia de las tecnologías de la información y GOBIERNO

ELECTRÓNICO O
la comunicación es de tal trascendencia para el futuro E-ADMINISTRACIÓN EN COLOMBIA
de nuestra sociedad, que la UNESCO viene promo-
viendo, desde hace más de cinco años, la realización El e-government, e-gobierno o gobierno electróni-
de una Cumbre Mundial de la Sociedad de la Infor- co consiste en el uso de las tecnologías de la infor-
mación, que permita elaborar un enfoque y una visión mación y el conocimiento en los procesos internos
comunes de la sociedad de la información y redactar de gobierno y en la entrega de los productos y ser-
un plan estratégico de actuación para la evolución co- vicios del Estado tanto a los ciudadanos como a la
ordinada hacia la realización del mismo. industria. Muchas de las tecnologías involucradas y

sus implementaciones son las mismas o similares a 1. Hay dificultades en el acceso a la información,
aquellas correspondientes al sector privado del co- 2. La información no está organizada para devolver-
mercio electrónico (e-business), mientras que otras la a la ciudadanía,
son específicas o únicas en relación a las necesida- 3. Hay multiplicidad de sistemas de información
des del gobierno. sin armonización,
4. Hay problemas de calidad, oportunidad, confia-
Aunque en el marco de las diferentes cumbres rea- bilidad y de divulgación a la ciudadanía.
lizadas hasta el momento son muchos los aspec- 5. No hay coordinación entre las entidades para la
tos que se pueden considerar, resulta conveniente producción, organización y uso de la información.
abordar de manera particular el tema del gobierno 6. Los directores se abrogan el derecho de no darla.
electrónico, por ser una de las principales transfor- Como la Procuraduría General de la Nación.
maciones de la actual sociedad de la información. 7. Las entidades ven como agresivo el pedir
La e-administración se desarrolla en cinco etapas a información.
saber (Universidad Externado de Colombia, 2005):
Dicho estudio coincide con uno similar elaborado
1. Etapa de información. por el Departamento Administrativo Nacional de Es-
2. Etapa de interacción. tadística de Colombia (DANE), el cual señala que la
3. Etapa transaccional. información pública tiene deficiencias en la produc-
4. Etapa de transformación. ción, organización, uso y aprovechamiento, y que
5. Etapa de participación ciudadana. hay bajos niveles de coordinación entre entidades y
entre sistemas de información. Por su parte, según la
El desarrollo de un gobierno electrónico se basa en misma autora, los principales problemas de la infor-
los mismos principios que regulan la actuación de la mación del sector público son:
administración pública: la legalidad, la igualdad, la
transparencia, la eficacia, la celeridad, la imparciali- 1. Escasa producción
dad y la publicidad en la gestión administrativa. Aun- 2. Calidad deficiente
que dichos principios se consideran rectores, no exis- 3. Periodicidad irregular
ten estudios desde una perspectiva archivística y de 4. Acceso deficiente
manejo de información, que permitan dar cuenta del 5. Duplicidad
cumplimiento de las diferentes políticas gubernamen- 6. Pocos incentivos para la producción y uso
tales relacionadas con el acceso pleno de los ciudada- 7. Dispersión de sistemas de información
nos a la información y la efectividad de dichas políti- 8. Ineficiencia en inversiones
cas en la lucha contra la corrupción, el mejoramiento
de la percepción de la gente frente a la transparencia Ospina señala además que los resultados prelimina-
de sus gobernantes y la ampliación del acceso al cono- res de un seguimiento que hizo Transparencia por Co-
cimiento y las posibilidades de desarrollo. lombia a 64 entidades del nivel nacional mostraron:
De acuerdo con el estudio realizado por Rosa Ospi- 1. Las entidades no contribuyen con dar informa-
na (2004), se muestran algunas situaciones respecto ción sobre los planes de compra y la ejecución de
del acceso de organismos de control a la información los mismos y los contratos celebrados (contratis-
pública: ta, objeto, productos contratados, valor).

2. Se presentan inconsistencias, para algunas enti- lugar se deben contemplar los avances técnicos de
dades, entre los valores de los planes de compra los países en materia de telecomunicaciones redes,
disponibles en el SICE y los que publican en sus como punto de partida para definir la política; y, fi-
propias páginas web. nalmente, su elaboración no deja de ser una materia
3. Las entidades no están cumplimiento con con- nueva para la administración pública.
sultar los precios indicativos del SICE antes de
adjudicar sus contratos. En este mismo sentido, Egea García (1998) propone
4. Los proveedores no están cumplimiento con el una serie de parámetros para evaluar la accesibilidad
registro de precios en el sistema. de los servicios de la administración pública en la
web. De manera complementaria, resulta necesario
Todos estos resultados evidencian la necesidad de identificar criterios que permitan evaluar el funcio-
revisar nuevamente las políticas frente a su aplicabi- namiento de los portales diseñados dentro del con-
lidad, pero esta vez desde una perspectiva integrado- cepto de e-administración. Otro modelo interesante
ra, que permita correlacionar los diferentes núcleos es el mexicano;3 en el sistema resultante, surge un
de manejo de información del sector ministerial y modelo en el que se identifican cuatro elementos que
proponer estrategias para responder con mayor efi- deben ser considerados a la hora de elaborar y/o eva-
cacia a las iniciativas del Estado, lo cual se pretende luar las políticas de acceso a la información: accesi-
en una investigación más exhaustiva, cuya primera bilidad, conocimiento, eficacia, solidez y evolución.
fase puede ser este estudio exploratorio inicial. Las
iniciativas de gobierno electrónico se basan princi- Sin embargo, se debe tener en cuenta la recomenda-
palmente en la implantación de herramientas como ción que hace el Sistema Internet de la Presidencia
portales ERP’s, que en el caso del sector gubernamen- de México, en cuanto a los peligros de basar la eva-
tal se conocen como GRP’s, CRM’s, y cuyos objetivos luación de la e-administración desde una perspecti-
son buscar una mejora en la eficiencia y eficacia de va únicamente de accesibilidad, sin considerar las
los procesos internos y de vinculación con la socie- necesidades derivadas de disponibilidad de informa-
dad (es.wikipedia.org/wiki/E-gobierno). ción veraz y actualizada y con los requerimientos de
la tele tramitación, en cuanto a la integración de sus
LAS POLÍTICAS DE ACCESO resultados con la tramitación “tradicional”.
A LA INFORMACIÓN
Otra estructura para la divulgación de la información
La elaboración de políticas públicas para fomentar el a través de la web se viene aplicando en el Principa-
acceso a la sociedad de la información ha sido una do de Asturias en lo que se ha denominado Proyecto
preocupación constante del Estado moderno desde SIDRA (Sistema de Información Documental en Red
principios del Siglo XXI. Sin embargo, de acuerdo de Asturias)4 y el cual divide la documentación en
con Cava (2005: 5), la elaboración de dichas políti- tres grupos, según el nivel permitido de acceso (se-
cas es un problema complejo por varias razones; la guridad):
primera es que las políticas se deben implementar de
manera que influyan sobre el mercado, evitando que • Básica, que comprende información de prensa,
provoquen distorsiones en el mercado; en segundo artículos, informes, proyectos, monografías y se-
3 http://www.sip.gob.mx/e_gobierno/recomen.php. (Consultado el 25 de mayo de 2007). Término de Búsqueda: e-government en América Latina.

4 CONSEJERIA DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PÚBLICA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS. Sistema de información documental en red de
Asturias. Memorias 2006. Asturias; Dirección General de Modernización, 2007. Pág.

riadas, normas y patentes, recursos electrónicos y • Finalidad del sistema de información.

materiales gráficos y multimedia. • Usuarios del sistema y necesidades de interac-
• Específica, tales como conferencias, convocato- ción.
rias, materiales de formación, normas ISO. • Selección de contenidos.
• Restringida como sentencias, actas, dossieres, inter- • Organización de la información.
venciones, notas de prensa, noticias y proyectos. • Diseño de navegación.
• Búsqueda y recuperación de la información.
SIDRA permite el acceso a la información mediante
una interfaz de consultas web, tanto por navegación RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
como por buscadores (básico y avanzado).
NIVEL DE NORMALIZACIÓN DE LAS PÁGINAS
Desde la perspectiva del modelo sistémico, un portal WEB DE LOS MINISTERIOS EVALUADOS
e incluso una página web puede ser entendido como
un Sistema de Información, compuesto por varios El objetivo de este análisis fue determinar el grado
subsistemas; siguiendo esta línea de pensamiento, es de normalización de las páginas web de los Ministe-
posible descomponer este sistema aplicando el mo- rios seleccionados en el estudio, así como el cumpli-
delo propuesto por Rosario Osuna (2002: 4), quien miento de estándares mínimos para el diseño de los
divide un sistema de Información en ocho subsiste- sitios web de la administración pública, para lo cual
mas a saber: editorial, medios de comunicación, lin- se tomó como referencia el proyecto de e-administra-
güístico, bases de datos documentales, estadístico. ción del Estado de México.
Archivístico, museográfico y bibliográfico.
La información que presentan los sitios web ofrece
Osuna (2002: 11) identifica igualmente varios niveles tres tipos de información que se presentan en forma
de información (Documentación*) en los sistemas de de columnas en cada sitio web; la información que
información, relacionados a su vez con los niveles de se publica varía entre un ministerio y otro, aunque la
accesos a la misma: plantilla se mantiene fija en cada página, conforme
se va navegando. Cuatro de los ministerios utilizan
• Documentación de difusión confidencial. el mismo color de fondo en las páginas (azul), ex-
• Documentación de difusión restringida. cepto el sitio del Ministerio de la Protección Social
• Documentación de difusión generalizada. que usa un color verde. Ninguna de las páginas hace
mención al uso de estándares de accesibilidad web
Finalmente, desde el punto de vista de la organiza- para personas con discapacidad visual.
ción de la información (Arquitectura) es necesario
definir los elementos que posibilitan el acceso a los No hay uniformidad en la presentación e informa-
usuarios de la información pública, la cual no será ción de las pestañas y de los índices o directorios.
eficiente ni efectiva sino se cuenta con una arqui- Cada ministerio usa un esquema diferente, lo que
tectura de información previamente definida. De supone que los ciudadanos deben familiarizarse con
acuerdo con Bröll Nadal (2007: 13), la arquitectura diferentes formas de acceso y publicación de la in-
de información para el trabajo en red debe compren- formación para interactuar con los respectivos sitios
der los siguientes aspectos con el fin de facilitar la web.
interacción entre los usuarios de un determinado sis-
tema y el sistema propiamente dicho:

TIPOS DE INFORMACIÓN IDENTIFICADOS propone tres tipos de información: básica, específica

y restringida, el resultado fue el siguiente:
Partiendo de las categorías señaladas para el Sistema
de Documentación en Red del Asturias (SIDRA) que
Ministerio Información Básica Información Específica Información Restringida

Ministerio de Cultura
Noticias de prensa, servicios del

Visión, misión, objetivos genera-
ministerio, dependencias, uni- Aparecen los hipervínculos ac-
les, funciones, dependencias de
das adscritas, planes y progra- tivos, pero se requiere de una
cada área, perfil y hoja de vida
mas, información al ciudadano, clave o contraseña para ingreso y
de algunos funcionarios del Mi-
trámites, contratos y licitaciones, por lo tanto no es posible identi-
nisterio y documentos de interés
rendiciones de cuentas, aspiran- ficar el tipo de información.
para al ciudadano.
tes.
Noticias, servicios, información

Ministerio de Comu-
del ministerio, boletines, con- No presenta información res-

Información sobre planes y pro-
vocatorias, aspirantes a cargos, tringida que requiera una con-
nicaciones
gramas, presupuesto, plan de

preguntas frecuentes, trámites, traseña para acceso, excepto para
compras, programas y proyectos
peticiones, quejas y reclamos, ingresar a la intranet en cuyo
de inversión, contratos y conve-
contratación, normas, discursos caso solicita validación de datos
nios, licitaciones.
y presentaciones, programas, del usuario.
atención al ciudadano.
Relacionada con las funciones

Ministerios de la Protección Social
del Ministerio, decretos, leyes,

acuerdos, así como programas
de salubridad, información le- No fue posible acceder al do-
como noticias, boletines, norma-
gal en aspectos como pensiones cumento completo en los casos
tividad, convocatorias, estadís-
y cesantías, régimen de salud, de informes, planes, estudios y
ticas, trámites, licitaciones, pro-
riesgos profesionales, promo- algunos proyectos y programas;
cesos de contratación, contratos,
ción social, estadísticas, aten- en estos casos, sólo se tiene un
plan de compras, planes y metas,
ción a poblaciones especiales sumario del contenido de docu-
presupuesto.
(adulto mayor, discapacitados, mento.
etc.), circulares, boletines, docu-
mentos y publicaciones editadas
por el Ministerio.
Noticias de prensa, boletines, Aunque no está tipificada como

Ministerio del Inte-
rior y de Justicia
quejas y reclamos, trámites y tal, existen apartados con infor-

servicios, rendición de cuentas, Decretos recientes, documentos mación de interés a la cual no es
políticas, presupuesto, plan de de trabajo, estudios e investiga- posible acceder; en estos casos,
compras, licitaciones, contra- ciones y algunas publicaciones sólo se tiene un breve detalle o
taciones, planes y programas, editadas por el Ministerio. comentario acerca de la infor-
informes de gestión, banco de mación pero no se da indicación
proyectos. adicional para su consulta.
Ministerio de Hacienda
Noticias, políticas, estrategias,

Decretos, resoluciones, acuer- No fue posible identificar la exis-
normatividad, convocatorias,
dos, informes y contratos suscri- tencia de esta categoría, aunque
trámites, licitaciones, procesos
tos por el Ministerio y algunos existe en la página un acceso res-
de contratación, contratos, plan
tipos de actas, como por ejemplo tringido mediante el uso de una
de compras, planes de desarro-
las correspondientes al Consejo contraseña y un login de acceso.
llo, planes de acción, planes de
superior de Política Fiscal.
mejoramiento, presupuesto.

CARACTERÍSTICAS DE LAS PÁGINAS WEB zados se hace mediante navegación por los direc-
DEL ARCHIVO torios o índices que se han diseñado en cada una;
adicionalmente, las diferentes páginas web disponen
Como resultado del proceso de análisis llevado a de sistemas de recuperación basados en motores de
cabo en las páginas web de los ministerios mencio- búsqueda internos, los cuales, sin embargo, se com-
nados, se pudo determinar que, con excepción del portan de manera diferente en uno y otro sitio web.
Ministerio de Cultura, en ninguno de los ministerios
analizados el Archivo figura dentro del organigrama Desde el punto de vista de la arquitectura los sitios
de la entidad. web en general no permiten una eficiente recupera-
ción de la información, generando pérdida de tiem-
De igual forma, al verificar mediante procesos de na- po y esfuerzo por parte del usuario o del ciudadano.
vegación y búsqueda por recuperación dentro de la Ciertos tipos de información son más fáciles de recu-
página de cada ministerio no fue posible identificar perar debido a que son más explícitos en las páginas
la existencia de una página web para dichas unida- web, en tanto que otros requieren realizar procesos
des de información. continuos de navegación y, en algunos casos, ni si-
quiera los motores de búsqueda ofrecen un resultado
TIPOS DE INFORMACIÓN QUE PUBLICAN satisfactorio.
LOS ARCHIVOS
CONCLUSIONES
De acuerdo con el análisis realizado, es posible infe-
rir que los archivos no tienen ninguna participación, Aunque se trata de un análisis preliminar, la infor-
o si la tienen es muy escasa, en los procesos de pu- mación recolectada sirve como un primer diagnós-
blicación de la información de los Ministerios. Aun- tico que puede ser de utilidad no sólo para la admi-
que varios de los tipos de documentos que es posible nistración pública colombiana sino para el Archivo
consultar libremente en las páginas web, se deben General de la Nación, así como para el mejoramiento
encontrar en los archivos de la entidad, el proceso de de la práctica archivística en este sector.
publicación no parece estar en manos de los jefes de
archivos de estas entidades. No obstante, el avance en el uso de las TIC dentro del
sector público, persisten los problemas en cuanto al
De otro lado, la forma como se presenta la informa- acceso del ciudadano a la información a través de la
ción no corresponde a estructuras provenientes de utilización de dichas tecnologías; de igual forma, no
la archivística, dado que en ninguna de las páginas obstante los niveles de desarrollo tecnológico obteni-
fue posible identificar por ejemplo la existencia del dos por muchas de las entidades del Estado, particu-
Cuadro de Clasificación Documental. larmente de las entidades del sector central, los cuales
se pueden definir como adecuados en unos casos y
MECANISMOS DE RECUPERACIÓN avanzados en otros,5 no es posible afirmar que dicho
DE INFORMACIÓN avance tenga como consecuencia el mejoramiento de
la relación del Estado frente al ciudadano.
La consulta y acceso a la información y contenidos
de las páginas web de los cinco ministerios anali-
5 Colombia. Archivo General de la Nación. Diagnóstico de la gestión de documentos electrónicos en la administración publica central. Bogotá: Comité
de Gestión de Documentos, 2005.

A pesar que la informática y otras aplicaciones tec- certeza acerca de la información y los contenidos
nológicas han traído beneficios a las organizaciones disponibles en la web, situación que ocasiona
que utilizan dichos adelantos, es cada vez mayor la pérdida de tiempo en la búsqueda de información
tendencia de las empresas a publicar información por parte de los ciudadanos. De igual forma, no
en la web, tanto en intranets como en extranets, de- existe un formato estándar para publicar los do-
sarrollos que en muchos casos no responden a una cumentos, los cuales se pueden encontrar en va-
arquitectura de información basada en estándares así riados formatos como Excel, Power Point, Word,
como tampoco a estructuras de organización de esta html y PDF, por lo que cada organismo divulga la
información digital a partir de modelos bibliotecoló- información utilizando diversos formatos.
gicos y/o archivísticos (Zapata, 2007: 5).
• Los sistemas de búsqueda y recuperación dispo-
El sector público colombiano es uno de los princi- nibles no aplican estándares basados en lenguajes
pales usuarios de los adelantos tecnológicos, es- de marcado (XML), así como tampoco se utiliza
pecialmente en cuanto al campo de la informática dicho formato para la publicación de los docu-
se refiere. Resulta difícil imaginar hoy en día a un mentos. Todos los ministerios evaluados utilizan
ministerio o cualquier entidad de la administración sistemas de búsqueda a través de la navegación
central que no disponga de una infraestructura tec- por directorios y sus sistemas de recuperación
nológica avanzada. A su vez, las diferentes entidades tienen deficientes niveles de precisión.
del Estado tienen el deber constitucional de facilitar
al ciudadano la información que este requiera, siem- • El acceso ciudadano a la información pública
pre que esta sea de carácter público. A pesar de lo está aún en una fase incipiente y no responde a
anterior y de los esfuerzos de diferentes gobiernos los principios constitucionales que dieron origen
por promover una cultura de acceso a la información a las actuales políticas públicas en esta materia.
por parte del ciudadano, el estudio reveló informa-
ción sobre la cual debería profundizarse en una in- • No hay una participación evidente en los procesos
vestigación de mayor envergadura: de publicación de la información para el ciudada-
no de los funcionarios de archivo, lo cual impide
• La aplicación de las políticas de acceso ciudada- una adecuada organización de la información.
no a la información no responden a un proceso
normalizado que facilite la interacción entre el • Los archivos públicos pertenecientes a los minis-
ciudadano y el Estado, representado en los dife- terios son prácticamente invisibles y, por lo tanto,
rentes organismos públicos. inexistentes en la Web, lo cual evidencia el desco-
nocimiento que tanto la administración pública
• Cada entidad funciona de manera desarticulada como el ciudadano tienen acerca de la importan-
entre sí, realizando interpretaciones indepen- cia de los archivos en los procesos de democra-
dientes en lo que tiene que ver con los tipos y tización, transparencia, control social y como
categorías de información que deben publicar fuentes de información para la comunidad.
como parte de las políticas nacionales relativas al
gobierno en línea (e-administración). En general, la información publicada en las pági-
nas de los ministerios analizados se caracteriza por
• No hay uniformidad en la publicación de todos haber sido previamente procesada, es decir que el
los tipos de información, lo cual impide tener documento original no siempre es publicado, prefi-

riendo publicar la información referencial al mismo papel que cumplen los archivos en la época actual.
o un breve detalle de la información. La información Algunos de estos proyectos son:
(contenidos) y documentos relacionados con servi-
cios, trámites, normatividad, presupuesto, licitacio- • La arquitectura de información y la e-administra-
nes y convocatorias tienen una estructura similar, ción.
aparece más destacada en una página que en otra y • Los archivos frente al control social. Estudios de
presenta mayor detalle en unos ministerios que en impacto.
otros. La información que mayor relevancia tiene • Las políticas nacionales de información y el desa-
en los sitios web analizados es la correspondiente a rrollo de los archivos públicos colombianos.
noticias, la cual cambia frecuentemente y se destaca • La gestión documental y los procesos de normali-
de manera subjetiva, teniendo en cuenta el nivel de zación de la información para el ciudadano.
importancia que el webmaster o el responsable de • El desarrollo del software de archivo en Colom-
los contenidos del ministerio le dé. bia. Análisis de casos.
• Metodología para el diseño de páginas web para
Finalmente, este estudio permitió identificar posi- la administración pública en Colombia a partir
bles proyectos de investigación que contribuyan a del uso de estándares archivísticos.
mejorar la comprensión que tiene el Estado sobre el • Estándares de accesibilidad web en los archivos
públicos.
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Salamanca: Universidad de Salamanca, 2007.

La oficina sin papel. ¿Un sueño hecho realidad?

Una reflexión sobre el uso y apropiación de la
tecnología y como esta ha impactado la información
esencial de la Organización
Henry Alexander Rengifo Sánchez*
RESUMEN
En la medida que las organizaciones avanzan en su

desarrollo y crecimiento tecnológico, la producción,
distribución y gestión de información se eleva en
forma exponencial, dado que los medios de procesa-
miento, recibo, envío y distribución de información No hay control sobre las versiones del documento
se han diversificado y masificado en la empresa; (gestión y final) o finalmente donde residirá dicho
dando origen a procesos como: (i) el reemplazo (en documento pasado su tiempo de gestión. (iv) La dis-
parte) de los documentos en papel, que sirven como tribución de la información de la empresa por medio
soporte de las transacciones y operaciones del ne- de Internet sin ninguna consideración o restricción
gocio de la empresa, por bases de datos y medios de en términos de seguridad o confidencialidad. Ante
información estructurada. (ii) El relevo de los medios este panorama, y la masificación de la tecnología en
tradicionales de comunicación al interior y/o exte- la empresa es necesario establecer qué sucede con
rior de la organización por medios de comunicación la información esencial de la organización, indepen-
impersonal e informal como el correo electrónico, o dientemente de consideraciones tecnológicas o pro-
por documentos enviados vía fax. (iii) La publica- cedimentales. ¿Será que la oficina sin papel ahora sí
ción en la intranet de la organización de los docu- es una realidad? ¿Cómo el profesional de la informa-
mentos de trabajo que hacen parte de expedientes. ción puede atacar este crecimiento de información
en la organización?
Palabras clave: gestión documental, documento

electrónico.
* Ingeniero Industrial Universidad Libre 1998. Magíster Ingeniería Industrial 2001. Experiencia profesional de 10 años en Consultoría, Coordinación
e Implementación de Sistemas de Gestión Documental en Organizaciones del Sector Público. Docente Facultad Sistemas de Información y
Documentación, Universidad de La Salle, Colombia 2008. Correo electrónico: [email protected]
51
A PAPERLESS OFFICE. A DREAM COME

TRUE?
A REFLECTION ON THE USE AND
APPROPRIATION OF TECHNOLOGY
AND HOW IT HAS INFLUENCED THE
ESSENTIAL INFORMATION OF ANY • The publication of documents that are part of re-
ORGANIZATION cords at organization intranet. There is no control
over the versions of the document (management
ABSTRACT and final), or where that document will be finally
kept after its management time.
At the same time as organizations advance in their
technological development and growth, production, • The distribution of information in the organiza-
distribution and management of information expo- tion via the Internet without any consideration or
nentially rise because the media of processing, re- restriction in terms of security or confidentiality
ceipt, transmission and distribution of information of information,
get diversified and massive in the organization; crea-
ting processes such as: Regarding this background and the massive use of
technology in the organization it is necessary to es-
• The replacement (in part) of paper documents, tablish what happens with the organization essen-
which are the support of transactions and opera- tial information, independently of technological or
tions of the organization business, for databases procedural considerations. Is it possible that the pa-
and structured media. perless office is now a reality? How the professional
of information can attack this information growth in
• The replacement of traditional means of commu- the organization?
nication inside and outside the organization for
impersonal and informal media as email, or do- Key words: Document management, electronic do-
cuments sent via fax. cument.
52 / Henry Alexander Rengifo Sánchez

INTRODUCCIÓN ción, independiente de su estructura organizacional

o línea en la cual se encuentre, el flujo de informa-
Desde hace más de cuatro décadas se habla del con- ción es el mismo, pues este siempre debe servir para
cepto de la oficina sin papel.1 Concepto arraigado por apoyo a la toma de decisiones, salvaguardar la infor-
la forma como la industria de la tecnología, para el mación corporativa y servir como medio probatorio
manejo y administración de la información, vaticina- en la eventualidad que la empresa lo requiera.
ba la “nueva forma de trabajo en la empresa” gracias

a la acelerada apropiación y participación de la tec- Lo anterior da pie a la idea(s), actualmente concebida(s)
nología en la cultura organizacional y el soporte que con mayor fuerza en la industria, sobre la terminología
esta presta, a la estructura y procesos de negocio. relacionada con la sociedad de la información, gestión
del conocimiento, el saber – hacer empresarial, el co-
Esta “nueva forma de trabajo” indudablemente trajo nocimiento en acción, colaboración de la información,
consigo otras consideraciones, paradigmas y funciona- etc. Todas estas definiciones, conceptos o razonamien-
lidades que finalmente impactaron el trabajo en todas tos, permiten converger en una teoría sobre la cual la
las esferas de las organizaciones, sean estas pymes, pe- industria es consciente que al interior de sus procesos
queñas, medianas o grandes, no sólo por intermedio de la información sufre un análisis, una transformación y,
la oferta de soluciones precisas para las cuales fueron por qué no decirlo, un valor agregado que no necesaria-
desarrolladas sino por aquellas encontradas en su fase mente es fiel copia del resultado presentado en térmi-
de implementación, en la cual se identifican impactos nos de informes, gestión, diseños, documentos, publi-
sobre la operación de la organización y la forma como caciones y demás información que surgen al interior de
está dispuesta. La tecnología, es cierto, brinda solucio- la empresa y que es allí donde estos conceptos toman
nes, pero es innegable que la solución que para una relevancia, ¿cómo documentar, utilizar y capitalizar
empresa ha sido exitosa, muy probablemente no lo sea todo este conocimiento que se encuentra al interior de
para otra, así su estructura organizacional, negocio, cada persona que compone la organización y ponerlo al
sector y características sean similares. beneficio y servicio de la misma, cuándo no es posible

identificar en que momento será necesaria?
Actualmente, la teoría organizacional brinda diferen-

tes modelos o esquemas que aplicados en la empresa LA UTILIZACIÓN DE LA TECNOLOGÍA
brindan características o funcionalidades determi- EN LA EMPRESA
nadas, según corresponda al tipo de industria y al
negocio en el cual se desempeñe; por ejemplo, una Nadie puede negar que el boom y desarrollo agigan-
empresa militar, la cual tiene una estructura emi- tado de la tecnología, ha colaborado para que las
nentemente jerárquica no puede verse beneficiada organizaciones cada día sean más modernas, espe-
de una estructura por procesos en la misma forma cializadas y dinámicas; lo cual también las ayuda a
como sí lo puede hacer para una empresa financiera, que sean más eficientes, poderosas y rentables; sin
que este en el negocio de corredores de bolsa; dado embargo, esto ha sido posible por medio de la inver-
que sus necesidades y características de respuesta y sión de considerables, y nada despreciables sumas
operación son completamente diferentes. Sin embar- de millones de dólares, en desarrollos y productos
go, si hay algo en lo cual tienen similitud, la informa- tecnológicos que soportan o controlan las necesida-
1 Concepto arraigado por la industria de la tecnología, la cual esperaba que con el uso de los sistemas de información que permiten que la información
fluya fácilmente en la organización y obtenga un carácter colaborativo, su impresión disminuya.

Una reflexión sobre el uso y apropiación de la tecnología y como esta ha impactado la información esencial de la Organización / 53
des a nivel funcional, administrativo o colaborativo Ahora, de acuerdo al tema desarrollado en el presen-
presentes en la empresa. te artículo, el anterior diagrama ejecutado en forma
dinámica, organizada, sistemática y reconociendo
Pero en realidad, ¿esta apropiación y uso de la tecno- todas las necesidades puntuales que se dan en cada
logía ha contribuido a desarrollar y acrecentar, o por uno de estos círculos proporcionan una base muy
el contrario revaluar, nuestro concepto de la oficina robusta para que el proceso de implementación de
sin papel? una plataforma tecnológica en la empresa tenga éxi-
to, sin embargo, también es la plataforma especial
No es fácil responder a esta pregunta, pues si bien para incrementar los flujos documentales en forma
cada caso es particular y cada empresa tiene una cul- exponencial al interior de la misma, lo cual empieza
tura organizacional que la caracteriza e identifica, a jugar con aspectos personales de cada integrante
también es cierto que cada empresa debe acompañar en cuanto a necesidad, preferencias de lectura, dis-
sus inversiones con unas políticas y reglas definidas posición de equipos tecnológicos, disponibilidad de
para cada uno de los estamentos donde la tecnología tiempo y espacio, etc., son precisamente estos aspec-
impacte directa o indirectamente, pues finalmente la tos los que mayor relevancia cobran al medir el im-
apropiación, uso y éxito de la inversión en tecnología pacto del uso de las tecnologías sobre el manejo del
que haga la organización dependerá indudablemente papel en la organización.
del recurso humano que decida usarla.
En palabras de Richard Harper (2002), en su libro El
En este momento, es posible delimitar tres actores cla- mito de la oficina sin papel, libro precisamente escri-
ramente definidos en las anteriores líneas, y que defini- to en papel, quien expone en uno de sus capítulos
tivamente juegan un papel definitivo en el auge del uso “… No hace mucho, la oficina sin papel se conside-
de las tecnologías de la información y las comunicacio- raba una posibilidad del futuro. Las tecnologías de
nes y cómo estas han impactado todos los sectores de comunicación electrónica fueron aclamadas como
nuestra sociedad; por un lado está la tecnología como salvadoras de las oficinas - diseñadas para reducir la
generadora y gestora del cambio, por otro está la es- cantidad de papel consumido y agilizar los negocios.
tructura organizacional de la organización y su relación Para los negocios pequeños a medianos el expreso di-
con el entorno, y finalmente está el recurso humano gital se pensó como un boom aún mayor para la línea
como receptor y motivador fundamental del cambio. de base.
Estos tres actores juegan un rol definitivo en el éxito o
fracaso de la absorción y uso de la tecnología en cual- Casi nadie anticipó el inmenso impacto inverso que
quier industria que decida su implementación. la Internet, correo electrónico, asistentes digitales
personales y aún calendarios electrónicos tendrían
LA UTILIZACIÓN DE LA TECNOLOGÍA EN LA EMPRESA en el número de documentos que imprimimos y la
cantidad de papel que usamos. Pero lo impensable
sucedió. Se están creando e imprimiendo más docu-
Procesos Tecnología mentos que antes.
El impacto de estas tendencias sobre la producción

Recurso de impresos es asombrosa:
Humano
• El uso de papel crece de seis a ocho por ciento al

año.

• El correo electrónico aumenta el volumen de im- mentarlo, en fin, lo que cada uno de ellos decida que
presión en 40 por ciento. debe ser el uso más adecuado según su necesidad,
• Los empleados, en promedio, imprimen 33 pági- lo cual multiplica la posibilidad de que el usuario
nas de Internet cada día. decida imprimirlo o reprografiarlo, esto finalmente
lleva a que aumente el uso de papel circulante en la
Lo que sigue constante es que el documento en copia empresa.
impresa es aún una parte crítica de los requerimien-
tos de los negocios pequeños a medianos. Casi todo El auge en la utilización de la tecnología, definitiva-
documento de negocios, ya sea folletos de ventas mente ha modificado y reestructurado la forma de
e información, facturas, o documentos de nómina, “trabajar” en la organización, a nivel de operación,
requieren que se imprima información en hojas de funciones y, por supuesto, flujo y manejo de la infor-
papel”. mación, ya que muchos de los soportes tradicionales
de los procesos, han sido incorporados o reemplaza-
Si bien es cierto, las tecnologías han impactado en dos por sistemas de información corporativos, pero
nuestro quehacer diario, en nuestra forma de vivir ¿por qué las organizaciones invierten en tecnología?
y pensar, este incremento de los flujos informativos Las razones pueden ser muy diversas, además para
acentuado no sólo por las tecnologías de la informa- cada necesidad la industria tecnológica ofrece una
ción, presentes en la empresa, sino por las comunica- variada gama de productos y servicios, que pueden
ciones que hoy por hoy prácticamente han eliminado apoyarse o complementarse en su funcionalidad y
las barreras de tiempo y espacio como por ejemplo operación; sin embargo, podemos resumir las razo-
Internet, el correo electrónico, los celulares, los sis- nes en los siguientes grandes grupos:
temas de localización GPS, etc., los crecimientos en
el consumo del papel también han tenido crecimien- • Optimizar, controlar y administrar los procesos
tos importantes, en efecto, los últimos estudios con- de negocio.
firman que un 95% de los documentos empleados • Internacionalizar la Organización.
en las oficinas actualmente están fijados en papel. • Establecer modelos de negocio a nivel cliente,
Paradójicamente, mientras el empleo de los sistemas empresa o proveedor.
de gestión de datos y de las redes locales se dispara, • Cubrir requerimientos de seguridad y control en
el consumo de papel –al menos en EE.UU– crece un infraestructura tecnológica o procesos de negocio.
20% cada año (Harper, 2002). • Amenazas del mercado.
• Competencia.
Los conceptos de colaboración y compartir infor- • Moda.
mación en el entorno local, por medio de intranet,
o global, por medio de Internet, hacen incrementar Cualquiera sea la razón elegida por la organización
la consulta de los documentos, los bits facilitan la para ampliar su base tecnológica, finalmente lleva
comunicación, pero también es cierto que facilitan embebida una reducción de costos, ya sean estos:
la multiplicación en el uso del papel. laborales, administrativos, funcionales u operativos.
Sin embargo, se observa con sorpresa que a mayor
El formato digital a diferencia del formato impreso, apropiación de la tecnología, no necesariamente el
permite hacer un uso más intensivo de la informa- consumo, generación y gestión del papel en la empre-
ción, más personas pueden acceder a un mismo sa disminuye en forma considerable. Por el contrario,
documento, verlo, modificarlo, compararlo, comple- este sigue siendo parte importante de la gestión do-

cumental en la organización, ya sea como soporte en • La lectura en pantalla es desagradable, el monitor

labores funcionales, procedimentales, operativas, ad- es un emisor de luz parpadeante situada a pocos
ministrativas o de control. Complemento a lo anterior, centímetros de la cara del usuario.
se evidencian problemas asociados a la duplicidad de
la información y poca correlación entre la informa- • La proliferación de software o formatos de archi-
ción electrónica, administrada por los sistemas de in- vo, que finalmente ante la dificultad para domi-
formación y los expedientes físicos elaborados según narlos todos o por lo menos hacerlos compatibles,
las disposiciones administrativas de la organización. se opta por la única herramienta que se domina a
Finalmente, esto conlleva a que los archivos físicos, la perfección, el botón de imprimir.
como: personales, secretariales, gestión y disposición
final crezcan cada día más, así como los costos asocia- El manejo deficiente de los documentos impresos y
dos al mantenimiento y operación de los mismos. electrónicos desacelera el ritmo de los negocios, im-
pactando el servicio a los clientes e incrementando
Sobre este escenario también cabe la pregunta sobre el costo de hacer negocios.
¿qué motiva a la persona a imprimir un documen-
to que tiene en su ordenador, que actualmente lee y Otro de los diferentes aspectos, sobre el cual puede
sobre el cual tiene toda la versatilidad que le ofrece revisarse esta aseveración, es por el crecimiento en
la tecnología para su edición?, sin duda alguna es el la adquisición de dispositivos periféricos como foto-
hábito, lo que lleva a que el consumo de papel en la copiadoras, impresoras y máquinas de fax (con sus
empresa no sea una realidad como ha sido propuesto costos asociados), los cuales, no son utilizados para
por la industria tecnológica. centralizar la información de la organización en una
sola unidad que permitan su control, administración
Las razones para ellos son tan dispersas como las y optimización, sino que se han descentralizado y
personas, sin embargo, y a partir de la experiencia es expandido a cada una de las áreas funcionales que
posible clasificar algunas de ellas como las más rele- compone la organización, para el soporte y gestión
vantes y comunes a todo el universo de posibilidades del día a día documental.
que tiene el ser humano, a saber:
Esta realidad da lugar a nuevos desafíos a los profe-
• El cambio o ambiente generacional, muy proba- sionales de la información, dado que la información
blemente las generaciones venideras, sean los no debe depender de consideraciones tecnologías,
llamados y cuenten con las competencias sufi- o el medio en el que reside o el tipo de soporte en
cientes para trabajar en bits, pero las actuales de- la cual fue generada; sino responder a necesidades
finitivamente no. puntuales para la gestión, operación, memoria y de-
mostración de las actuaciones de la organización en
• El papel es flexible para trabajar: es transporta- el tiempo.
ble, flexible, no requiere cables, Internet, hubs,
switches, periféricos, teclados, electricidad, úni- Lo cierto, es que mucha información esencial de la
camente luz. empresa hoy en día está en medios electrónicos no
estructurados, normados y mucho menos controla-
• El papel es editable, es posible hacer anotaciones, dos; no toda la información de la organización está
recordatorios, tachar información no relevante y en poder de ella, sino en poder de sus colaborado-
subrayar datos de interés. res, en sus computadores personales o buzones de

correo; los custodios de la información no han to- necesidades de uso y recopilación de información
mado parte activa en la normalización, clasificación cambian constantemente, para lo cual los medios
y valoración de estas comunicaciones, ya sea por actualmente más utilizados y que ofrecen esta ver-
desconocimiento, vacíos legales o incredulidad del satilidad son los magnéticos, situación diferente a la
proceso. información esencial de la empresa la cual sus políti-
cas de conservación son las referidas en las tablas de
Los departamentos de sistemas son actualmente, en retención y políticas documentales y que requieren
la mayoría de las organizaciones, los custodios de medios de conservación con características físicas
la información corporativa de la organización, dado que eviten la manipulación y alteración de la infor-
que a través de sus esquemas de copias de respaldo o mación y que garanticen la integridad de la misma
backups, el cual se refiere a la copia de datos que se en el tiempo, papel que actualmente cumple la mi-
hace de un sistema de información de tal forma que crofilmación.
estas copias puedan restaurar un sistema después de
una pérdida de información2 o en una eventualidad BENEFICIOS DE LA OFICINA
de desastre. SIN PAPEL
De acuerdo a la anterior definición estas copias de Las implicaciones de una oficina sin papel, deben ser
respaldo o backups, no ofrecen garantía alguna que vistas mucho más allá que un sueño o una reducción
permita salvaguardar la información esencial cor- en el uso del papel. Realmente esto debe obedecer
porativa de la empresa con criterio archivístico, ni a la implementación de un esquema que impacte la
mucho menos pensar en ser utilizada como valor organización como un todo, que involucre una ar-
probatorio ante un tercero, pues estas copias tienen monía entre la tecnología, la gente y la empresa, de
almacenados datos operativos no estructurados, sa- tal forma que este sistema ayude a incrementar la
lidas de sistemas de información, bases de datos o productividad y a generar sinergias que permitan un
captura de datos en un intervalo de tiempo previa- ahorro sostenido sobre tiempo en las operaciones y
mente definido. Retomando el tema, la función de la dinero en los mantenimientos, así como beneficios
copia de respaldo es precisamente guardar aquellos considerables en el uso, consulta y recuperación de
datos que permitan recuperar un sistema o un pro- la información esencial de la empresa.
ceso en un instante del tiempo con la mínima pér-
dida de información, de igual forma la función del Contar con información digital ayuda a reducir los
departamento u oficina de sistemas es garantizar la riesgos del negocio por situaciones como inundacio-
permanencia del negocio, en ningún momento servir nes, terremotos, asonadas, inundaciones, etc., dado
de custodio de información. que la información puede estar replicada en tantos
sitios y/o medios decida la empresa en respuesta a sus
Esta concepción del uso de las copias de respaldo, en planes de seguridad electrónica y planes de migración
la conservación de información tiene otro agravante de datos para mantener vigente su información.
adicional y es en el uso de los medios de respaldo
para esta información, pues al tratarse de esquemas La seguridad de la información también mejora con-
de respaldo que permitan hacer operativo o funcio- siderablemente pues es posible controlar a nivel de
nal un sistema en una eventualidad de desastre, las usuario quien tiene acceso a los documentos, estable-
2 www.wikipedia.org

cer sistemas de jerarquías para el acceso y la consulta 6. Estandarización y normalización para la identi-
de la información, adjudicar permisos para ver sólo ficación, disposición y almacenamiento de la in-
una parte de información en un documento, ideal para formación electrónica.
información contable o crítica, establecer quién, por
qué y por cuánto tiempo tiene un documento, etc. 7. Revisión de la plataforma tecnológica de la organi-
zación, con el objeto de establecer si el programa
Actualmente se habla de los mercados verdes, la de gestión documental es factible de implemen-
reducción del uso del papel en la empresa, necesa- tar en la organización o en su defecto establecer
riamente tiene un impacto positivo en el medio am- las principales limitaciones y fortalezas.
biente, dado que se está contribuyendo directamente
a evitar la tala de árboles y bosques. 8. Adquisición de componente tecnológico para la
administración y control de los procesos técnicos
¿Cómo lograr, de acuerdo a la luz de nuestro nuevo de la información electrónica.
esquema de operación, identificar, clasificar, valorar
y conservar la información electrónica esencial en 9. Establecer planes de migración de datos por ob-
nuestra organización, de tal forma que logremos con- solescencia de los medios.
servar la información de la empresa independiente
del medio donde resida?, el único camino, es imple- 10. Celebrar contratos de actualización de tecnología
mentar un programa de gestión documental que nos para garantizar actualización y vigencia de ver-
ayude con este objetivo. Para lograrlo es importante siones del software.
contemplar lo siguiente:
La oficina sin papel, más que una utopía, un sue-
1. Conocer la organización. Los objetivo del progra- ño o una historia, realmente debe ser una inversión,
ma de gestión documental, deben ser concordan- puesto que enmarcada en un sistema de gestión
tes con la misión y visión de la empresa. De igual documental debe llevar atados la reducción de im-
forma, es importante incorporar los usuarios fi- presión, despacho y almacenaje de documentos en
nales, dado que el éxito o fracaso del programa papel, así como la prestación de servicios dado que
dependen de la forma como los usuarios reciban es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre
los nuevos conceptos. los clientes.
2. Identificación de procesos de negocio estratégi- Un sistema de gestión documental también debe

cos para la empresa. ayudar en la eliminación de información redundante
o duplicada pues al garantizar el acceso y centraliza-
3. Documentación y normalización de los procesos ción de información requerida y una buena defini-
y procedimientos de la empresa. ción de los permisos de acceso, no hay necesidad que
múltiples departamentos o empleados tengan copias
4. Identificación de la información soporte al proce- impresas del mismo documento. También elimina la
so de negocio. necesidad de distribuir versiones actualizadas, pues
una vez actualizado un documento en un entorno de
5. Relacionar, valorar, clasificar e incorporar en la red, la nueva versión está inmediatamente disponi-
tabla de retención y políticas documentales la in- ble para todos los que tengan acceso autorizado.
formación electrónica.

CONCLUSIONES nico, esta paridad obliga a que el profesional de la

información tome un rol más activo, no sólo como
Esta reflexión no pretende cerrar la posibilidad de custodio de información, sino como observador y re-
que el concepto de oficina sin papel sea una reali- visor de procesos en etapa de gestión, pues solo él
dad, sin embargo, la experiencia del autor ha demos- sabe del valor de la información en el tiempo, adicio-
trado que el éxito de cualquier programa de gestión nalmente la información electrónica es dinámica y
documental nace siempre de un estudio de la organi- generalmente obedece más a conceptos de inmedia-
zación, a la luz de los procesos y procedimientos y, tez que a verdaderas políticas de conservación.
por lo tanto, la información es única y no obedece a
consideraciones como el medio o soporte en el cual La incorporación de tecnología no es mala, ni tam-
se encuentra. poco contraproducente, simplemente debe obedecer
a criterios específicos y sustentados de necesidades
No toda la información electrónica es esencial y no de la organización y obedecer a un plan estructurado
toda la información esencial está en formato electró- de ejecución.
BIBLIOGRAFÍA
Porter-Roth, B. “ROI Considerations for Electronic Zanish-Belcher, T. et al. “The age of the electronic
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(2001): 43 - 56.
Harper, R. y Sellen A. The myth of the paperless offi-

ce. Massachusetts Institute of Technology. 2002.

Desde la loma: un estudio de apropiación

de la lectura y la escritura
José Ignacio Caro*
RESUMEN
Desde la loma: un estudio de apropiación de la lec-

tura y la escritura, pretende poner a consideración FROM THE HILL: A READING AND
la apremiante necesidad de abordar la promoción de WRITING APPROPRIATION STUDY
lectura como una estrategia de intervención social
que, desde la biblioteca pública, debe contribuir a ABSTRACT
posicionar la lectura y la escritura en la vida cotidia-
na de los individuos y las comunidades. Para ello, From the Hill: A reading and writing appropriation
propone una metodología denominada la pregunta study, tries to consider the urgent need to approach
interna, que busca conectar todo lo que puede ofre- the promotion of reading as a strategy of social in-
cer la lectura y la biblioteca pública con un cues- tervention that, from the public library, must place
tionamiento que puede ser formulado por cualquier reading and writing in the daily life of the indivi-
persona, una pregunta trascendental, que responde a duals and the communities. Therefore, it proposes
lo que realmente quiere y necesita leer. a methodology named the internal question, which
tries to connect everything offered by the reading
Palabras clave: práctica social y cultural, interven- and the public library with a question that can be as-
ción social, promoción de lectura. ked by any person, a transcendental question, which
answers what the person really wants and needs to
read.
Key words: Social and cultural practice, social inter-

vention, promotion of reading.
* Profesional en sistemas de informacion, bibliotecologia y archivistica

Correo electrónico: [email protected].
Fecha de recepción: 20 noviembre 2007
Fecha de aprobación: 10 enero 2008
63
INTRODUCCIÓN Sin embargo es necesario decir que la promoción de

lectura ha sido habitada a lo largo de su construc-
La biblioteca pública, de acuerdo a los diferentes ma- ción por distintas tendencias (por lo menos en lo que
nifiestos, es una institución de carácter social encar- respecta a la biblioteca pública) aquellas que la con-
gada, junto con la escuela, de contribuir a la forma- ciben como una acción loable y casi evangelizadora,
ción de comunidades críticas, autónomas, forjadoras otra en la que promoción de lectura puede ser cual-
de su realidad. Para ello la promoción de lectura, quier cosa, manualidades, representaciones teatrales
junto con el acceso a diversas manifestaciones artís- y otra que busca desde la perspectiva de la biblioteca
ticas se erige como las principales estrategias para pública transformar los comportamientos lectores de
forjar una visión propia de mundo. una determinada comunidad y de la población en
general.
Desde la loma: Un estudio de apropiación de la lec-
tura y la escritura es ante todo una apuesta a la ne-
La dinámica de la reflexión entorno a la promoción
cesidad de mirar las prácticas lectoras de las comu-
de lectura ha desembocado también en la creación
nidades para dar cuenta de la transformación de sus
de un papel, el promotor o mediador de lectura, que
comportamientos lectores, pero sobre todo como un
se erige como quien tiene la capacidad de tender un
insumo fundamental para evaluar si la promoción de
puente entre los lectores y la lectura. Este papel ha
lectura desde la biblioteca pública contribuye real-
sido desempeñado por diversos profesionales litera-
mente a la formación de lectores.
tos, biólogos, maestros y, en menor proporción, los
profesionales en las denominadas ciencias de la in-
Para ello se trazará el recorrido lector que desembo-
formación.
có en la propuesta del estudio, para luego poner en
evidencia algunos de los resultados del trabajo de
La promoción de lectura debe ser vista como una es-
campo y el desarrollo de la metodología planteada
trategia de intervención social que busca posicionar
y, finalmente, algunas posibles conclusiones que son
en la vida cotidiana de una determinada comunidad
apenas el inicio del debate de una asignatura pen-
la lectura como una práctica social.
diente en la bibliotecología.
“La promoción de lectura debe entenderse como un

El estudio fue realizado en los barrios Juan Pablo II
trabajo de intervención sociocultural que busca im-
en la localidad de Ciudad Bolívar y en el barrio El
pulsar la reflexión, revalorización, transformación y
Ramajal en la localidad de San Cristóbal en un pe-
construcción de nuevos sentidos, idearios y prácticas
ríodo de intervención de seis meses y participaron
lectoras, para así generar cambios en las personas, en
niños y niñas entre los seis y nueve años y jóvenes
sus contextos y en sus interacciones” (Álvarez y Na-
entre los trece y dieciséis años.
ranjo, 2003).
APROXIMACIÓN CONCEPTUAL
Pero, ¿cómo llevar a la práctica este concepto? ¿cómo
Y METODOLÓGICA
intervenir para transformar desde la mediación y no
El discurso de la promoción de lectura en Colombia de la imposición?
es fruto de la reflexión que organizaciones y personas
del ámbito público y privado han venido elaborando En la promoción de lectura está en juego no solamen-
en no menos de veinte años. Pero, no es objeto de te la bella tarea de mostrar a otros que la literatura y
este artículo dar cuenta de ese contexto histórico. la no ficción es ante todo la representación de todo lo
64 / José Ignacio Caro

que un ser humano puede ser, está también investida a tomar este conjunto de argumentos y llevarlos a la
de poder pues produce en el promotor un haló de práctica.
salvador, porque aquel que sí sabe y le gusta leer, le
dará la oportunidad a otro que no lo sabe. Esto es lo Es precisamente un argumento mucho más abstracto
que Argüelles (2003) denomina el lector ideal, aquel el que sirve de enlace para llevar este conjunto de
que debe leer todas aquellas obras excelsas que la planteamientos al terreno de la intervención:
institución determina que se deben leer.
3. Zuleta (1989) afirma: “… Así como teniendo bue-
Intervenir socialmente una comunidad desde la pro- na o mala vista hay que mirar desde alguna parte,
moción de lectura implica determinar cómo está pre- así mismo hay que leer desde alguna parte, desde
sente la lectura en su cotidianidad, cuál es la visión alguna perspectiva, que no es otra cosa que una
de la comunidad, si está circunscrita a las activida- pregunta abierta, una pregunta aún no contesta-
des escolares o si está puesta en la perspectiva de da, que trabaja en nosotros y sobre la cual noso-
los espacios íntimos y socializantes de la familia o tros trabajamos con una lectura”.
el entorno.
TENDIENDO PUENTES:
Desde la loma es una propuesta metodológica que LA PREGUNTA INTERNA
busca partir de esa visión propia de la lectura y ten-
der un puente que permita a la biblioteca comunicar- La frase de Estanislao Zuleta deriva en la denomina-
se efectivamente con la comunidad. da pregunta interna que tiene como objetivo primor-
dial explorar esa visión propia que tiene un grupo
En este orden de ideas es necesario traer dos concep- de personas determinado acerca de la lectura y la
tos fundamentales que dieron origen a la metodolo- escritura.
gía de intervención:
Se constituye en una estrategia que permite desper-
1. Freire (1984) dice “La lectura del mundo precede tar los reales intereses del grupo, pues pretende ge-
a la lectura de la palabra, de ahí que la posterior nerar un espacio en el que se interactué partiendo de
lectura de ésta no pueda prescindir de la lectura los cuestionamientos fundamentales para los seres
de aquél”. humanos, la vida, la muerte, el amor, el origen del
universo, la guerra, entre otros. En otras palabras, la
2. Ferreiro (1982) afirma “Antes que la escritura apa- pregunta interna sirve de mediación entre lo que tie-
rezca como una tarea escolar ineludible, antes que ne que ofrecer la biblioteca pública a la comunidad
el niño sea iniciado en los rituales de la alfabeti- y las expectativas que ésta tiene de la realidad en la
zación, la escritura existe… existe en múltiples que vive.
objetos físicos en el ambiente que rodea a un niño
urbano (incluso cuando este niño pertenece a los Suscitar la pregunta interna, hacerla visible, tangible
medios más marginados de la sociedad urbana). y proyectar resolverla en un tiempo y en un espacio
determinado es en el fondo lo que posibilita. Así se
Sin embargo aunque se afirme que la lectura y la busca coherencia con lo que el individuo se pregunta
escritura o si se quiere la cultura escrita en general para incitarlo a resolver esa inquietud propia a través
precede a la intermediación de la institución educa- de la lectura y la escritura, para construir con él y para
tiva, sigue existiendo un conflicto en lo que respecta no terminar imponiendo un saber y una visión ideal.
Desde la loma: un estudio de apropiación de la lectura y la escritura/ 65

PERO, ¿QUÉ POSIBILITA LA PREGUNTA terna es el inicio de su mediación para el encuentro

INTERNA? de las personas con el libro y la lectura, la comuni-
cación entre los miembros del grupo y el mediador;
La pregunta interna, como ejercicio, hace posible or- la capacidad de escuchar la palabra, concentrarse
denar las ideas que posteriormente pueden plasmar y hallar un sentido, las sesiones de promoción de
en un ejercicio escrito. En este ejercicio ven como la lectura que pueden programarse a partir de las pre-
pregunta formulada encuentra una respuesta a tra- guntas internas de cada uno de los participantes
vés de una sesión de promoción de lectura y escri- enriquecen el trabajo del mediador y su posterior
tura. Y es este, precisamente, el elemento transfor- resultado.
mador de la visión académica que se tiene frente al
libro, la lectura y la escritura. Los participantes ven Es por esto, que la pregunta interna, metodológica-
la practicidad de estas y su importancia para resolver mente, tiene la potencialidad de hacer realidad el ob-
la pregunta formulada. jetivo de formar lectores partiendo del interés propio
de la comunidad, proporciona al mediador o al pro-
Formular una pregunta, es crear una palabra, es co- motor un conocimiento profundo de la comunidad
dificar una idea a través de la escritura. La pregunta en la que desarrolla su trabajo y sobre todo impone
interna es el resultado de una reflexión que es ali- profundidad temática y pedagógica a las actividades
mentada por la visión propia del ser que la formula. de promoción de lectura y escritura ya que las pre-
guntas, aunque parezcan sencillas, son trascendenta-
La formulación de una palabra, y para este caso una les para la persona que las formuló.
pregunta, es la consecuencia de un diálogo interno.
DE LA TENSIÓN GENERADA
Al respecto Paulo Freire (1971) “Al intentar el aden- POR LAS PREGUNTAS
tramiento en el diálogo, como fenómeno humano, se
nos revela la palabra: de la cual podemos decir que A continuación se presentaran algunas de las pre-
es el diálogo mismo. Y, al encontrar en el análisis del guntas realizadas por los integrantes del grupo en
diálogo la palabra como algo más que un medio para Ciudad Bolívar. No se hablará de las acciones que
que éste se produzca, se nos impone buscar, también, suscitaron estas trascendentales preguntas con la in-
sus elementos constitutivos”. tención vedada de que el lector se situé en el papel
de promotor de lectura y se plantee que haría para
Para el mediador o el promotor de lectura, la formu- tratar de resolverlas.
lación y la búsqueda de respuesta a la pregunta in-

PREGUNTA 1 PREGUNTA 2
PREGUNTA 3
PREGUNTA 4
La fase de la formulación de las preguntas internas también, someterse a los comentarios y los gestos del
está revestida de un momento de gran tensión, tan- colectivo.
to para los participantes, como para el promotor de
lectura. Para el promotor de lectura es la oportunidad de ver
como un concepto teórico es llevado a la práctica.
Exteriorizar una pregunta, plasmarla a través de la Es comprobar, en este caso, como la pregunta inter-
escritura y exponerla en la colectividad del grupo es na originada en la frase de Estanislao Zuleta abre el
un ejercicio complejo. Para cada participante implica camino para desarrollar sesiones de lectura no desde
desnudar un poco de su interior a todo el grupo, es su perspectiva sino desde la necesidad interna, ínti-
ma del conjunto de participantes.

Pero este ejercicio no solamente sirvió para los par- estrategias de intervención que se tomen el tiempo
ticipantes también le generaron al promotor sus pro- necesario para identificar cuáles son sus necesida-
pias preguntas “internas”. des reales. Es decir, casi siempre se desarrollan ins-
trumentos formales de recolección de información
• ¿Cómo diseñar un programa de promoción de como entrevistas, encuestas u observaciones partici-
lectura que pueda verdaderamente responder a pantes o no participantes, con falta de rigurosidad o
las inquietudes de los jóvenes? con muy poco tiempo para realizarlas. La pregunta
interna se constituye en una metodología que necesi-
• ¿Qué recursos requiere la biblioteca pública para ta ser validada en posteriores estudios, con el propó-
generar procesos de intervención social a partir sito de contribuir a que la bibliotecología desarrolle
de la promoción de lectura? estrategias de intervención que le permitan diseñar e
implementar servicios bibliotecarios acordes con las
• ¿Las colecciones con que cuentan las bibliotecas necesidades reales de la comunidad.
públicas pueden dar respuesta a preguntas de
esta naturaleza? En el caso específico del estudio la metodología de
la pregunta interna permitió planear y desarrollar se-
• ¿Los promotores de lectura tienen la formación siones de promoción de lectura que partieron de los
suficiente para llevar a cabo esos procesos de in- intereses propios de los dos grupos participantes. En
tervención social? este mismo sentido, se logró conciliar la visión ideal de
lector que puede tener el mediador, con la representa-
A MODO DE CONCLUSIÓN ción del libro y la lectura de los grupos. Sin embargo, es
necesario que las escuelas de bibliotecología generen al
A continuación se mostraran las conclusiones prin- interior de sus comunidades académicas, espacios de
cipales del trabajo de grado no sin antes mencionar discusión en los que se debata alrededor de lo que sig-
que este trabajo de intervención se desarrolló en seis nifica leer en un contexto social como el colombiano, a
meses y se llevaron a cabo por lo menos 60 sesiones qué le debe apuntar la biblioteca pública como institu-
de lectura. ción y cuáles son las características de la población que
ella debe formar como población lectora.
La apropiación de la lectura y la escritura implica
el acceso a espacios generadores, como la biblioteca En el grupo de jóvenes la pregunta interna permitió
pública, las librerías, los puestos de revistas, la es- conectar efectivamente la trascendencia de sus in-
cuela y por supuesto ésta se construye en la práctica, quietudes con la potencialidad de los recursos pues-
en el día a día, mediante el acceso real y concreto a tos a disposición para desarrollar las sesiones de
estas prácticas culturales y sociales. ¿Y sí los adul- promoción de lectura y escritura, esto es, diferentes
tos, quienes median en el aprendizaje académico y géneros literarios, textos documentales, música y vi-
para la vida, de los grupos objeto de estudio, no posi- deos de películas en formato de video disco digital.
bilitan el acceso a estos espacios generadores, cómo
se pretende formar lectores? Este logro es significativo, por cuanto el grupo pudo
ver como los libros, la lectura y la escritura también
Los proyectos sociales para comunidades residentes cuentan con una utilidad en la vida diaria, en su vida
en barrios periféricos de la ciudad, como las que par- íntima y que no sólo están supeditadas a su relación
ticiparon en este estudio exploratorio, adolecen de con la institución escolar.

“PREGUNTAS INTERNAS” PARA OTROS • ¿Qué estudios de comunidad desarrolla la biblio-

POSIBLES TRABAJOS DE GRADO teca pública, en comunidades como las partici-
pantes en este trabajo de grado, para partir de las
• ¿Qué pasa con las bibliotecas públicas municipa- necesidades reales de la comunidad y no de la
les de Colombia y la promoción de lectura? imposición del lector ideal?
• ¿Los servicios bibliotecarios desarrollados por la • ¿Están los promotores de lectura en capacidad
biblioteca pública responden a la apremiante ne- de generar procesos y hacer efectiva la interven-
cesidad de ver la promoción de lectura como una ción en una comunidad a través de metodologías
práctica cultural? como las propuestas en este trabajo de grado?
• ¿Qué recursos y qué capacidad instalada requiere • ¿Qué estudios ha realizado la biblioteca pública
la biblioteca pública para desarrollar interven- en Bogotá que permitan dar cuenta de la transfor-
ción social en una determinada comunidad a tra- mación de los comportamientos lectores de sus
vés de la promoción de la lectura? usuarios?
BIBLIOGRAFÍA
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1982.

Estrategias para la gestión archivística municipal:

una propuesta de identificación y valoración
documental municipios quinta y sexta categoría
José Efrain Forero Santamaría* / Andrea Carolina Parra Araque**
RESUMEN
El artículo presenta, en primera instancia, el modelo

metodológico empleado para el desarrollo de la in-
vestigación, en el cual se describe el tipo de estudio,
la población y muestra objeto de análisis, así como
los objetivos propuestos. Posteriormente, se estu-
dian los modelos de valoración documental de paí- cuenta para la valoración documental como lo son:
ses como Francia, España, México y Estados Unidos, el análisis de las normas, la frecuencia de consulta
como base teórica para la construcción del trabajo de los documentos, la situación política y social de
de investigación. Por otra parte y con el propósito de la época, así como el conocimiento interno de la Ins-
identificar los diferentes elementos que componen titución y el Desarrollo de las Nuevas Tecnologías.
el proceso de valoración documental, se efectúa un Finalmente, se dan a conocer algunos de los resulta-
análisis e interpretación del concepto de Serie Docu- dos respecto a la ocurrencia de las series y subseries
menta y se presenta un nuevo concepto, como pun- documentales y la aplicación de los criterios meto-
to de partida para la definición de los criterios de dológicos propuestos.
identificación y conformación de series documenta-
les. Luego, se presentan los razonamientos a tener en Palabras clave: serie documental, identificación do-
cumental, valoración de documentos, criterios, mu-
nicipios, Sistema Nacional de Archivos.
* Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle.

Correo electrónico: [email protected]
** Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle.
Correo electrónico: [email protected].
Fecha de recepción: 13 de noviembre de 2007.
Fecha de aprobación: 10 de enero de 2008.
71
STRATEGIES FOR MUNICIPAL ARCHIVE

MANAGEMENT: A PROPOSAL OF
DOCUMENT IDENTIFICATION AND
ASSESMENT IN FIFTH AND SIXTH
CATEGORY TOWNS
ABSTRACT
This article presents, first of all, the methodological

model applied to develop this research, which des-
cribes the type of study, population and the analyzed
sample, as well as the proposed objectives. Then, of regulations, frequency of consultation, political
document assessment models from Spain, France, and social situation of the time internal knowledge
Mexico and the United States are studied as a theo- of the organization and the new technological deve-
retical basis to build the research work. On the other lopment. Finally, it presents some results regarding
hand, in order to identify different elements in the the frequency of the document series and subseries
process of document assessment, an analysis and in- and the application of the proposed methodological
terpretation of the concept of Serie Documenta and criteria.
a new concept is proposed as a starting point to es-
tablish the identification and conformation criteria Key words: document serie, document identifica-
for document series.Later, it presents considerations tion, document assessment, criteria, municipalities,
in terms of document assessment such as: analysis Archive National System.
72 / José Efrain Forero Santamaría / Andrea Carolina Parra Araque

INTRODUCCIÓN tes en Norteamérica, España, Francia y México, por

ser éstos quienes marcaron una influencia normativa
El gobierno colombiano, consciente de la importan- y técnica en la definición de políticas y directrices
cia que tienen los documentos como registros de las para la valoración documental en el país, así como
actividades y actuaciones del Estado, en el año 1989 en el proceso metodológico para la construcción de
mediante la promulgación de la Ley 80, dio origen al la Tabla de Retención Documental, instrumento que
Archivo General de la Nación (AGN), sentando las ba- soporta en gran medida la normalización de la ges-
ses para la formulación y desarrollo de una política tión documental en las entidades del Estado.
nacional de archivos, acorde con las necesidades del
país y los preceptos constitucionales de acceso a la in- En este sentido y como resultado del estudio, se pro-
formación y la preservación del patrimonio cultural. ponen inicialmente los criterios metodológicos para
la identificación de series y subseries documentales
En concordancia con la institucionalidad archivísti- en los municipios de 5ª y 6ª categoría, teniendo en
ca reinante (léase la operatividad del Archivo Gene- cuenta que este proceso constituye la base archivís-
ral de la Nación), el Gobierno Nacional expidió la tica sobre la cual se soporta la actividad intelectual
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), estable- de la valoración documental.
ciendo en su artículo 11, la obligatoriedad del Estado
de crear, organizar, preservar y controlar los archi- Como resultado del análisis de las funciones genera-
vos públicos, conminando de esta forma a los entes les que constitucionalmente deben cumplir los mu-
territoriales, a la conformación y puesta en marcha nicipios colombianos de quinta y sexta categoría y
de los llamados “Archivos Generales de los Munici- acogiendo los criterios metodológicos anteriormente
pios”, como encargados de coordinar y desarrollar la referenciados, se presenta el “Repertorio de Series y
política archivística en el orden municipal, de acuer- Subseries Documentales”, no tan sólo como una pro-
do con los lineamientos que para tal efecto señala el puesta académica sino como una herramienta que
organismo rector en Colombia. facilite a las instancias correspondientes establecer
y normalizar las distintas agrupaciones documenta-
Desde esta perspectiva, es responsabilidad de la Ad- les que se derivan del cumplimiento de su quehacer
ministración Municipal, en cabeza del Alcalde, ga- administrativo.
rantizar la creación y funcionamiento del Archivo
General del Municipio y establecer un Plan Archi- Así mismo y con fundamento en un proceso metodo-
vístico que, de acuerdo con los lineamientos esta- lógico normalizado, se plantean los criterios de valo-
blecidos por el AGN y el Consejo Departamental de ración que deben ser observados por los archivistas
Archivo, involucre la formulación de un Programa municipales en la elaboración de las tablas de reten-
de Gestión Documental, en el que se contemplen los ción y valoración documental, como instrumentos
procesos de valoración documental, a partir de la que garantizan la preservación de la información, en
identificación, denominación, conformación y eva- sus diferentes fases de archivo.
luación de las series y/o subseries, producto de la
gestión gubernamental municipal. Finalmente se presenta un comparativo entre los crite-
rios de valoración propuestos y su aplicabilidad en las
El estudio contextualiza inicialmente la estructura te- tablas de retención documental de los municipios de
rritorial del Estado colombiano y posteriormente des- quinta y sexta categoría de Cundinamarca, previamente
cribe los modelos de valoración documental existen- aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos.
Estrategias para la gestión archivística municipal: una propuesta de identificación y valoración documental municipios quinta y sexta categoría / 73
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO Finalmente se definieron los criterios que se deben

considerar en el proceso de valoración documen-
El estudio realizado, se enmarca como una investi- tal, con el fin de identificar con mayor objetividad
gación de carácter descriptivo, ya que se precisaron el tiempo de conservación de los documentos y, por
inicialmente los diferentes factores de análisis para ende, la preservación de la memoria histórica muni-
la identificación, conformación y denominación de cipal y nacional.
series documentales. Así como los discernimientos a
considerar en materia de evaluación de documentos, Posteriormente, con el objetivo de validar tanto las
aplicables al universo objeto de estudio. series y subseries documentales, como los criterios
de valoración documental propuestos, se revisaron
Así mismo, la justificación de escogencia de la pobla- el 50% de las Tablas de Retención Documental apro-
ción objeto de estudio radica en la preocupación, tanto badas de los Municipios de quinta y sexta categoría
de los investigadores, como del Archivo General de la de Cundinamarca. Información que se encontraba en
Nación y los Consejos Departamentales de Archivo, en los archivos del Consejo Departamental de Archivo.
asesorar y controlar la gestión archivística de los Mu-
nicipios de quinta y sexta categoría, por ser éstos los ANÁLISIS MODELOS DE VALORACIÒN
de mayor presencia en el territorio nacional y porque DOCUMENTAL: ESPAÑA, FRANCIA,
en ocasiones no cuentan con los recursos y el personal MÉXICO Y ESTADOS UNIDOS
idóneo para llevar a cabo labores de organizar de ar-
chivos y, mucho menos, procesos de implementación La valoración documental, como parte del proceso de
de programas de gestión documental y elaboración y organización archivística, es abordada por los diferentes
aplicación de Tablas de Retención Documental. países desde sus propias experiencias y regulaciones.
De acuerdo con lo anterior, la iniciativa de elabora- Por ejemplo, Francia considera dos edades principal-
ción de la investigación, nace desde la experiencia mente: la Prearchivalía o Préarchivage, como la edad
que los autores han podido tener en diferentes mu- del valor primario de los documentos, en la cual los
nicipios de Boyacá y Cundinamarca. expedientes son de uso constante dentro de las ofici-
nas y son esenciales para la gestión; la segunda es la
A partir de la problemática identificada en cuanto a Edad Intermedia, en la que los expedientes son aún
la gestión de archivos a nivel municipal y con el fin susceptibles de ser consultados por recurso conten-
de consolidar la propuesta de valoración documental cioso o verificaciones contables.
para estos entes territoriales, se definió como objeti-
vo general de la investigación, la formulación de una Respecto a los instrumentos archivísticos utilizados en
propuesta de valoración documental aplicada a Mu- el modelo Francés, se encuentran los Cuadros de Se-
nicipios de quinta y sexta categoría específicamente. lección (Tableaux de tri), como la herramienta utilizada
durante el Préarchivage, especialmente en los archivos
Dando alcance a este propósito, inicialmente se de- del orden departamental, municipal y hospitalario.
terminaron los parámetros metodológicos para la
identificación y conformación de series y subseries De otra parte, el modelo español, uno de los más im-
documentales, elementos que sirvieron de base para portantes a nivel mundial, establece cuatro fases de
la elaboración de la Propuesta de Repertorio de Se- archivo, a saber:
ries y Subseries para Municipios objeto de estudio.

• Archivo de Gestión: documentos en fase de tra- En este orden de ideas la vigencia administrativa,
mitación, así como los que son de uso frecuente es el plazo que requiere la institución productora
para la gestión de los asuntos corrientes. Esta do- para dar trámite al asunto que se refiere el docu-
cumentación es responsabilidad de las unidades mento. Por otra parte, la vigencia legal, se refiere
administrativas directamente. al plazo que la legislación establece para la conser-
vación de los expedientes por su calidad probato-
• Archivo Administrativo: etapa de concentración de ria y, por último, el valor fiscal, que corresponde
la documentación que no tiene frecuente consulta. al plazo en que la documentación se conserva, en
obediencia a las disposiciones fiscales, por su uti-
• Archivo Intermedio: a pesar que la documenta- lidad contable.
ción pierde su utilidad, se conserva en el archivo
intermedio para garantizar la instalación masiva Así mismo, la valoración primaria como función es
de los documentos a bajo costo. realizada por la dependencia productora de informa-
ción, puesto que son ellos quienes conocen la nor-
• Archivo Histórico: la documentación que reposa matividad y vigencias de cada una de las agrupacio-
en esta etapa de archivo, fue seleccionada por su nes que generan, consultan y administran.
valor informativo, histórico y cultural.
El modelo mexicano establece los tipos de documen-
tos que se producen por las entidades estatales y que
En España, a diferencia de Colombia, no se utilizan
inciden en el proceso de valoración: documentos
las Tablas de Retención Documental sino los Cua-
sustantivos o misionales, entendidos como aquellos
dros de Clasificación y Calendarios de Conservación,
que soportan la gestión administrativa y los que re-
de tal forma que a través de estas herramientas se
flejan solicitudes y respuestas a trámites.
establecen en primera medida las agrupaciones do-
cumentales producto de la gestión de las Entidades y
Por otra parte, en el modelo norteamericano se in-
los años de permanencia de los documentos en cada
volucran aspectos sobre creación, mantenimiento
fase de archivo. Lo anterior asiente un ahorro consi-
y uso de los documentos, selección, eliminación y
derable de costos, tiempo, trabajo y espacios para el
conservación, así como los instrumentos de control y
almacenamiento de la documentación.
descripción archivística tales como los Schedules.
En México, el panorama sobre la identificación y va- A partir de los estudios y teorías de Rhoads (1983:
loración documental, no difiere considerablemente 46), un programa de gestión de documentos efectivo
a los presentados por Francia y España. El desarro- debe contemplar cuatro aspectos representativos del
llo de la política nacional de archivos, tiene grandes ciclo de vida documental, a saber:
etapas respecto a la identificación y valoración de
fondos documentales acumulados. • Creación de los Documentos.
• Mantenimiento y Uso de los Documentos.
En primer lugar, la valoración responde a las vigen- • Disposición de los Documentos.
cias primarias de la documentación y su carácter • Administración de Archivos.
institucional, es decir a los valores administrativos,
legales y fiscales y, en segunda instancia, a los valo- Como es evidente, los modelos anteriormente mencio-
res orientados a la protección de la documentación nados, aportan diferentes planteamientos al modelo co-
que desarrolla un carácter patrimonial. lombiano, como parte del desarrollo y establecimiento
de políticas en cuanto a la identificación y valoración conformadas por la sucesión de documentos que con-
documental, desde la definición de serie, subserie y tienen información referente a la función que les dio
tipología documental; la metodología para la elabora- origen, en otras palabras, es la reunión de uno o varios
ción y aplicación de Tablas de Retención y Valoración tipos documentales con información de característica
Documental, así como los valores que desarrollan los similar que se ocupan de un tema en particular dentro
documentos y su utilidad para una Entidad. de la administración, los cuales son testimonio de la
acción reiterativa en la ejecución de un proceso, re-
PROPUESTA
NORMALIZACIÓN sultantes del cumplimiento de una función; son ellos
GESTIÓN ARCHIVÍSTICA MUNICIPAL: junto con la razón de ser de las entidades los engra-
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN najes principales y piezas claves para determinar el
DOCUMENTAL PARA MUNICIPIOS DE origen de las series. Entonces, queda claro que las se-
QUINTA Y SEXTA CATEGORÍA ries no son más que los documentos producidos o re-
cibidos por una entidad, agrupados en orden natural
Tal como se puede observar, la falta de estandari- que gestionan un mismo tema, en respuesta de una
zación en cuanto a la identificación y valoración actividad administrativa o misional.
documental en Colombia, específicamente para los
municipios; ha provocado inconsistencias respecto a De acuerdo con lo anterior y como resultado de la
la realidad de la documentación que producen y ges- investigación, se proponen cuatro parámetros bási-
tionan estos entes territoriales, más aún para aque- cos para la identificación de series y subseries do-
llos que por falta de recursos y personal idóneo en cumentales:
materia archivística, no han implementado progra-
mas de gestión documental y elaboración de tablas 1. El órgano o sujeto productor: primer elemento a
de retención documental. considerar dentro del análisis metodológico de la
identificación de series documentales. La Enti-
Uno de los principales aspectos que incide en un dad Productora de la Información es considera-
acertado proceso de valoración documental, lo cons- da como el punto de partida para determinar qué
tituye sin lugar a dudas la identificación de las series, tipo de documentación posee un fondo documen-
entendidas éstas, para el caso colombiano, como el tal, con base en la clase de Institución, su misión,
“Conjunto de unidades documentales de estructu- funciones y objetivos organizacionales.
ra y contenido homogéneos, emanadas de un mis-
mo órgano o sujeto productor como consecuencia 2. Las funciones: otro de los criterios metodológicos
del ejercicio de sus funciones específicas”, alcance establecidos para la identificación, conformación y
conceptual que permite intuir que la producción de denominación de las series y subseries documenta-
documentos en una Entidad, obedece única y exclu- les, es el relacionado con el análisis de las funcio-
sivamente al cumplimiento de sus funciones admi- nes específicas de cada uno de los sujetos produc-
nistrativas y misionales. tores, toda vez que el cumplimiento de las mismas
incide directamente en la producción documental.
No obstante y si se interioriza el análisis de cada uno
de los elementos conceptuales descritos anteriormen- 3. Los procesos y procedimientos: a partir de ellos
te, se puede concluir que una serie documental puede es posible determinar cuál es el trámite que surte
ser considerada como la evidencia de las actividades la documentación y, por consiguiente, quién es el
administrativas y misionales de una organización, responsable de su conservación durante la etapa

de vigencia administrativa. Así mismo, permite de- documentación, a partir de la definición de su dispo-
terminar la secuencia documental del expediente. sición final, es decir, identificar si se debe conservar
De acuerdo con lo anterior estos factores son fun- totalmente, seleccionar una muestra representativa
damentales para la identificación de las tipologías como testimonio de la historia o por el contrario, eli-
documentales que se generan y que conforman las minarlos debido a que no desarrollan ningún tipo de
series y/o subseries documentales. valor secundario.
4. Las normas: el análisis de la normatividad con- A partir de esta concepción, los criterios de valora-
verge como uno más de los factores a considerar ción que se deben considerar son:
dentro de la operación de identificación de series
documentales, en razón a que el organismo pro- 1. El criterio legal: considerado como el primero de
ductor, debe cumplir a cabalidad las disposicio- los factores a tener en cuenta dentro del proceso
nes en ellas consignadas y estas acciones se ven de valoración documental, puesto que de él se de-
reflejadas a través de los documentos. rivan obligaciones y responsabilidades, que desde
la perspectiva normativa y documental, impactan
Es así como, a partir del análisis de los diferentes directamente en la Administración Pública y en
parámetros adoptados, se puede construir un reper- los derechos y deberes de los ciudadanos.
torio de series y subseries documentales, que res-
ponda, en un alto porcentaje, a las necesidades ar- En este orden de ideas, es necesario analizar desde
chivísticas de los municipios colombianos de 5ª y 6ª la legislación general, como la Constitución Políti-
categoría, que más allá de una propuesta académica, ca y demás leyes, a nivel nacional que establecen la
permita su aplicabilidad concreta y a partir de ella, el prescripción de las acciones administrativas, legales,
enriquecimiento metodológico y normalizador de la contables, fiscales y jurídicas.
gestión documental en dichos entes territoriales.
Un claro ejemplo de estas normas es la Ley 962 de
Agotada la fase de identificación y denominación 2005, en la cual se establece diez (10) años contados
de las series y subseries documentales, se deberá a partir de la fecha del último asiento, documento
entonces definir los criterios de valoración, que si o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a
bien algunos de ellos ya han sido considerados por elección del comerciante, su conservación en papel o
el Archivo General de la Nación, su claridad procedi- en cualquier medio técnico, magnético o electrónico
mental y de aplicabilidad no son lo suficientemente que garantice su reproducción exacta.
claras, máxime cuando se trabaja con poblaciones,
que como los municipios de quinta y sexta categoría, Igualmente, se toman en cuenta para este estudio
no poseen una cultura archivística que les permita de valoración documental, las normas aplicables a
apropiarse fácilmente de estos procesos. cada sector económico, social y cultural; así como
los actos administrativos propios de los entes
Así, la definición de los criterios de valoración deben territoriales.
estar estrechamente ligados al ciclo vital del docu-
mento, específicamente en sus dos primeras fases, 2. Frecuencia de consulta: otro de los criterios a con-
los archivos de oficina o de gestión y el archivo cen- siderar dentro de un proceso de valor documen-
tral, puesto que es desde estas etapas en las que se tal, hace referencia a los niveles de consulta que
debe controlar la producción y conservación de la pueda llegar a tener la documentación, depen-
diendo de su utilidad como testimonio o prueba de tal manera que afecta directamente en los valo-
de un hecho administrativo o misional. res que puede llegar a desarrollar un documento,
debido a su importancia como registro de aconte-
En este sentido, se enumeran a continuación algu- cimientos políticos, históricos y sociales.
nos aspectos fundamentales respecto a la frecuen-
cia de consulta de los documentos, que son: 1) la Con el fin de ejemplificar este criterio, es pertinen-
vigencia de los documentos, establecida a través de te mencionar el caso de la parapolítica que actual-
la normatividad; 2) el plazo precaucional, como el mente vive el gobierno colombiano, por ser ésta una
tiempo adicional que es necesario contemplar para etapa que marcará la historia del país y sus ciudada-
la conservación de los documentos, como respues- nos. Por tanto, la documentación que hoy en día se
ta a solicitudes de entes u organismos de control y genera y que está relacionada con esta temática, muy
vigilancia. posiblemente servirá como testimonio para futuras
generaciones.
Para el caso de la vigencia de los documentos, es po-
sible citar por ejemplo la Resolución 1995 de 1999, la 4. Caracterización institucional: el conocimiento
cual en su artículo 15 establece la retención y tiempo de la Entidad, para el caso objeto de estudio, los
de conservación de las Historias Clínicas por un pe- Municipios de quinta y sexta categoría, es fun-
ríodo de 20 años contados a partir de la fecha de la damental en el momento de iniciar el proceso de
última atención al paciente; la cual en el año 2005, valoración documental y está estrechamente rela-
con la promulgación de la Resolución 1715, se redu- cionado con el órgano productor que da origen a
ce su tiempo de conservación a 10 años. No obstante, las series y subseries documentales.
como resultado del trabajo del Archivo General de la
Nación de Colombia, el Comité de los Archivos de Las políticas, objetivos, misión y visión de la Entidad
Historias Clínicas y demás entes territoriales del sec- Productora de la información, brindan un mapa de
tor salud, en enero de 2007 a través de la Resolución navegación fundamental para la evaluación de los
058, derogan la Resolución 1715 del 2005, quedando documentos, su utilidad e importancia tanto para la
nuevamente en vigencia la Resolución 1995 de 1999. administración como para la comunidad en general.
Es así como se puede observar cómo a partir de la
legislación, es posible determinar los tiempos de vi- 5. Evolución y desarrollo tecnológico: por último,
gencia de los documentos, para este caso el de las a pesar que se considere que la valoración es
Historias Clínicas. indiferente al soporte en el cual se encuentre la
información, hoy en día los avances en materia
Mientras tanto, en lo que respecta al plazo precau- tecnológica han provocado que una de las gran-
telativo que se debe asignar para conservación de la des problemáticas sea la producción documental
documentación, se considera éste como el período generada a través de sistemas de información que
de vida útil del documento para fines administrati- conservan datos relevantes del negocio, es por ello
vos, legales, contables, fiscales y jurídicos. que se considera importante el establecimiento
de una política en cuanto a la migración de infor-
3. Condiciones políticas y sociales de la época: como mación conservada en backups que garantice en
tercer aspecto dentro de la valoración documental primera instancia los niveles de seguridad y ac-
se encuentra la situación política, económica y so- ceso a la información, y su disponibilidad, inte-
cial a nivel nacional, departamental y municipal, gridad y accesibilidad a lo largo del tiempo, todo

ello traducido en términos de la definición de la ANÁLISIS DE RESULTADOS:

disposición final de la información, especialmen- COMPARACIÓN CRITERIOS DE
te con el fin de garantizar que la documentación IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN
de carácter histórico que se encuentra en otros DOCUMENTAL
medios esté siempre disponible.
Como primera medida, se presentan los porcentajes

a nivel nacional de cada una de las categorías de mu-
nicipios establecidas por la Ley 196 de 1994, así:
GRÁFICA 1. MUNICIPIOS DE 5 Y 6 CATEGORÍA A NIVEL NACIONAL
0,37 1,29 1,93 3,13 12,68 29,50 51,10
4 14 21 34 138 321 556
Categoría 0 Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4 Categoría 5 Categoría 6
Cantidad Porcentaje
Por otra parte y de conformidad con la división polí- GRÁFICA 2. MUNICIPIOS DE 5 Y 6 CATEGORÍA DEL
tica de Colombia, se presenta a continuación el nú- DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.

mero de municipios de categoría 5 y 6 pertenecien-
tes al Departamento de Cundinamarca, considerados 12,05%
9,35%
como la población objeto de estudio, siendo éstos 30
de categoría 5 y 6 de sexta categoría, según los mues-
tra la siguiente gráfica:
30 67
Categoría 5 Categoría 6
Cantidad Porcentaje
De acuerdo con la información suministrada por el el cumplimiento de los municipios de quinta y sexta
Consejo Departamental de Archivo de Cundinamar- categoría, en lo que respecta a la elaboración de Ta-
ca, se muestran a continuación las estadísticas sobre blas de Retención Documental.
GRÁFICA 3 Y 4. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL MUNICIPIOS DE CATEGORÍA 5 Y 6 DE CUNDINAMARCA
50 50
40 40 49,25% 49,25%
41,79%
30 30
36,67% 50%
20 20
10 13,33%
10
11 11 28 33 33
11
0 0
TRD TRD No TRD No TRD TRD No TRD No
Aprobadas Aprobadas Presentaron Aprobadas Aprobadas Aprobadas
Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje
Con base en la información recopilada, se pudo evi- GRÁFICA 5. MUNICIPIOS CATEGORÍA QUINTA
denciar que la ocurrencia en la aparición de las se-

ries y subseries documentales es:
50 47
Nota: 1 = 0 ocurrencias, 40
2 = 1 ocurrencias;
3 = 2 ocurrencias; 30
30
4 = 3 ocurrencias;
5 = 4 ocurrencias:
6 = 5 ocurrencias. 20
11
8 9
10
4
0
1 2 3 4 5 6

GRÁFICA 6. MUNICIPIOS CATEGORÍA SEXTA
20
18 18
15
12
11
10 9
6 6
5 5
5 4
3 3 3
2 2 2
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Nota: 1 = 0 ocurrencias, 2 = 1 ocurrencias; 3 = 2 ocurrencias; 4 = 3ocurrencias; 5 = 4 ocurrencias: 6 = 5 ocu-

rrencias; 7 = 6 ocurrencias; 8 = 7 ocurrencias: 9 = 8 ocurrencias; 10 = 9 ocurrencias; 11 = 10 ocurrencias; 12
= 11 ocurrencias; 13 = 12 ocurrencias; 14 = 13 ocurrencias; 15 = 14 ocurrencias; 16 = 15 ocurrencias.
El análisis de las gráficas anteriores, permite eviden- de categoría quinta y sexta de Cundinamarca, se rea-
ciar que son pocas las series documentales que se ven lizó la recopilación de la información, arrojando los
reflejadas en todas las Tablas de Retención estudiadas. siguientes resultados respecto a algunos de los crite-
rios de valoración propuestos:
Con el objetivo de verificar los criterios de valora-
ción utilizados en la elaboración de las Tablas de
Retención Documental Aprobadas de los Municipios
GRÁFICA 7. MUNICIPIOS SEXTA CATEGORÍA
60
56
50
38
40
30 Nota: 1 = 0
20 Ocurrencias, 2 = 1
Ocurrencias; 3 = 2
10 5 5 4
1 Ocurrencias; 4 = 3
0
1 2 3 4 5 6 Ocurrencias; 5 = 4
Ocurrencias: 6 = 5
GRÁFICA 8. MUNICIPIOS SEXTA CATEGORÍA
Nota:
30 1 = 0 ocurrencias,
28
24 2 = 1 ocurrencias;
25
5 = 4 ocurrencias;
15
10
6 = 5 ocurrencias;
10 8 7 = 6 ocurrencias;
5 5 8 = 7 ocurrencias;
5 2 2
1 1 1 1 9 = 8 ocurrencias;
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
10 = 9 ocurrencias;
11 = 10 ocurrencias;
12 = 11 ocurrencias;
13 = 13 ocurrencias
Finalmente, con respecto a la valoración documental sarrollo de la Ley el Archivo General de la Nación,
de las series y subseries, las administraciones muni- como organismo rector del SNA, establece a través
cipales no presentan uniformidad de criterios, pu- de actos administrativos como Acuerdos y Circula-
diéndose corroborar dicha situación como resultado res, una serie de directrices para articular y regular la
del estudio adelantado sobre este aspecto en las Ta- gestión documental. De igual forma, plantea la des-
blas de Retención Documental aprobadas por el Con- centralización administrativa y operativa, creando
sejo Departamental de Archivos, para los municipios los Consejos Departamentales de Archivos, órganos
de categoría quinta y sexta. asesores, coordinadores y veedores de la función ar-
chivística de su jurisdicción.
CONCLUSIONES
Bajo este panorama, el Consejo Departamental me-
Colombia, como Estado Social de Derecho y en bús- diante el Comité Evaluador de Documentos, tenía la
queda de garantizar la transparencia administrativa y función de evaluar y aprobar las Tablas de Retención
conservar el patrimonio documental de la Nación, en Documental (TRD) de los municipios y entidades te-
el año 2000 sancionó mediante la Ley 594 Ley Gene- rritoriales del nivel departamental, permitiendo bajo
ral de Archivos para Colombia, en la cual se plantea esta estructura tener un mayor control sobre la acti-
la política integral de gestión de documentos para la vidad archivística, especialmente en lo que se refiere
administración pública y establece la obligatoriedad al cumplimiento de la legislación sobre elaboración
del Estado, de organizar, conservar y custodiar la me- y presentación de las TRD y dentro de éstas la nor-
moria de la Nación. malización en la identificación y valoración de series
documentales.
En la mencionada norma se estructura el Sistema
Nacional de Archivos (SNA) como estrategia de Sin embargo y de acuerdo a los resultados obtenidos
homogenización y normalización de los procesos en la presente investigación, fue posible evidenciar
archivísticos a nivel nacional. Así mismo, en de- que pese a los esfuerzos realizados por el Consejo

Departamental de Archivo de Cundinamarca, en del Consejo Municipal de Archivo, como organismo

conjunto con el Archivo General de la Nación, el por- coordinador de la gestión documental, lo que quiere
centaje de respuesta al requerimiento planteado des- decir que las funciones atribuidas al Consejo Depar-
de el año 2001 a través de la Circular 001 del AGN, tamental fueron heredadas por este nuevo ente, per-
es bajo si se considera que tan sólo el 36,6% de los diendo de esta manera el camino recorrido en cuanto
Municipios de quinta categoría y el 41,7% de sexta a la normalización y control de la política archivís-
categoría, tienen sus Tablas de Retención Aprobadas. tica nacional, departamental y municipal. Lo ante-
No obstante y de conformidad con el análisis de los rior debido a que ahora son los mismos municipios
datos recopilados, se pudo identificar que las series quienes elaboran, evalúan y aprueban las Tablas de
en cuanto a la denominación, conformación y dis- Retención Documental, sin existir una estrategia de
posición final difieren considerablemente, situación control sobre esta gestión.
que no debería presentarse si se tiene en cuenta que
las funciones administrativas y misionales para las Como consecuencia de lo anterior, el proceso de va-
Alcaldías Municipales, se encuentran debidamente loración documental exige el establecimiento de una
reglamentadas a la luz de la Constitución Nacional y serie de directrices emanadas por el Archivo General
demás disposiciones legales. de la Nación de Colombia, como organismo rector de
la disciplina archivística a nivel nacional, en las que
Ahora bien y teniendo en cuenta el panorama pre- se determine claramente el proceso de identificación
sentado anteriormente, parecía imperativo reevaluar y denominación de las series y subseries, así como la
la estructura del Sistema Nacional de Archivo, con vigencia de los documentos dentro de las diferentes
el objetivo de lograr una mayor articulación. Por lo etapas del ciclo vital, elementos que resultan trans-
tanto, mediante el Decreto 4124 de 2004, la veedu- versales para la implementación de un Programa de
ría en materia archivística, pasó del nivel departa- Gestión Documental, en lo que se refiere a la produc-
mental al nivel municipal, por medio de la creación ción y conservación de los documentos.
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Plan de contingencia para el archivo de la

Universidad de La Salle como parte de la
implantación del sistema integrado de conservación
Diana Rocío León López*
RESUMEN CONTINGENCY PLAN FOR THE

UNIVERSIDAD DE LA SALLE ARCHIVE
AS PART OF THE CONSERVATION
Ante la evidente importancia de la información re- INTEGRATED SYSTEM
sulta prioritario el establecimiento de planes de con-
tingencia que permita a las organizaciones manejar, ABSTRACT
de la mejor forma, posibles situaciones que atenten
contra la continuidad del negocio. Para lograrlo es Regarding the importance of information, it is ne-
necesario que las organizaciones identifiquen la in- cessary to establish contingency plans to allow the
formación crítica para el desarrollo de sus funcio- organizations handle possible situations that attempt
nes y actividades e incluyan políticas y controles against the continuity of the business. In order to
específicos para el manejo de esta información. El make it possible, it is necessary that the organiza-
estudio se enmarca dentro del tipo de investigación tions identify the critical information for the develo-
exploratoria, empleando como instrumentos de re- pment of their functions and activities and include
colección de información, la observación de campo, specific policies and controls in order to handle this
observación a las instalaciones del Archivo Central information. The study is framed within the type of
y al Centro de Sistemas e Informática, aplicación de exploratory investigation, using as instruments to
entrevistas y asistencia a las conferencias dictadas collect information, field observation, observation to
por la DPAE (Dirección de Prevención y Atención de the facilities of the Central Archive and to the Center
Emergencias de Bogotá). of Systems and Computers, the application of inter-
views, and attendance to the conferences given by
Palabras clave: plan de Contingencia, plan de con- the DPAE (Direction of Emergency Prevention and
tinuidad del negocio, emergencia, mapa de riesgos, Attention in Bogotá).
prevención.
Key Words: Contingency Plan, Business Continuity
Plan, Emergency, Risk Map, Prevention.
* Profesional en Sistemas de Información y Documentación. Universidad de La Salle. Correo electrónico: [email protected]

85
INTRODUCCIÓN manejo de la información conocer los procedimien-

tos y procesos alternativos que se deben llevar a cabo
Hoy en día la información es considerada como uno en una organización cuando ocurre una catástrofe.
de los recursos más valiosos para cualquier tipo de 4) Definir el papel de los profesionales en Sistemas
organización. Contar con la información apropiada de Información y Documentación, Bibliotecólogos y
en el momento oportuno es trascendental para tomar Archivistas en cuanto a la conservación de los do-
decisiones acertadas. Los avances tecnológicos en cumentos de archivo y su aporte para preservar el
especial los que tienen que ver con el manejo de la patrimonio documental de la nación.
información han facilitado de forma significativa la
labor de las empresas y, en general, el desarrollo de La investigación presenta, en la primera parte, la
los negocios, es por ello que se invierten considera- definición y análisis de los riesgos, la evaluación de
bles recursos económicos y grandes esfuerzos para las necesidades de la Universidad en cuanto a infor-
implementar esta tecnología todo con el fin de ase- mación se refiere y con base en estos aspectos, las
gurar la disponibilidad inmediata de la información medidas preventivas de seguridad, salvamento y re-
y garantizar su protección. cuperación de la documentación. En la última parte,
las conclusiones y recomendaciones.
Dada la importancia del archivo como herramienta
de eficaz soporte a la gestión administrativa es im- ¿QUÉ ES Y CUÁLES SON LAS FASES
portante velar por su preservación y disponibilidad DEL PLAN DE CONTINGENCIA?
en el tiempo evaluando las posibles fuentes de ries-
gos y las causas de su origen para poder prevenirlos. La contingencia es la acción que se realiza cuando se
Existen riesgos que por su naturaleza no pueden evi- activa un factor perturbador. Es por esto que un Plan
tarse, aunque sí puede mitigarse su devastador efec- de Contingencia se constituye como una herramien-
to mediante la adopción de estrictas medidas que ga- ta que ayuda a gestionar la manera de actuar cuando
ranticen que la información de carácter esencial no se activan los escenarios de riesgos. (Ver Ilustración
se pierda de forma definitiva. De las acciones que se 1).
adopten dependerá el poder contar con este invalua-
ble recurso en el futuro. Para responder de forma efectiva ante la activación
de escenarios no deseados que puedan llegar a afec-
El objetivo general del proyecto fue: diseñar un Plan tar la integridad de la información que reposa en el
de Contingencia para el Archivo de la Universidad Archivo de la Universidad, es importante tener un
de La Salle y de esta manera contribuir a la implan- plan en el desarrollo del evento. Para ello se debe
tación del Sistema Integrado de Conservación. Se saber que acción seguir en cada una de las fases del
formularon los siguientes objetivos específicos: 1) plan de contingencia.
Identificar los factores de riesgo a los que se encuen-
tra expuesto el Archivo de la Universidad de La Sa- Se identifican cuatro fases o etapas: prevención, mi-
lle. 2) Precisar las medidas preventivas para evitar la tigación, preparación, respuesta, recuperación (Cip-
pérdida de información ante un desastre o siniestro. ca.org. Perú, 2007).
3) Definir una serie de lineamientos que les permi-
ta a los profesionales en Sistemas de Información y a. Prevención: evitar la ocurrencia de riesgos.
Documentación del Archivo de la Universidad de La b. Mitigar: reducir el impacto de las amenazas
Salle y, en general, a las personas involucradas con el existentes.
86 / Diana Rocío León López

c. Preparación: anticipar medidas para actuar antes en Archivos y Bibliotecas “Un archivo o biblioteca
de la ocurrencia de un evento. constituye un ente vivo, con un pasado resultado de
d. Respuesta inmediata: disminuir los daños des- muchos años de trabajo, un presente sujeto a múlti-
pués de ocurrido un evento. ples influencias y un futuro que está por llegar, con
e. Recuperación: reducir vulnerabilidades y generar una dinámica social y tecnológica de enormes reper-
actividades en una perspectiva de permanencia cusiones” (MAPFRE Estudios, 2000).
en el tiempo.
Es precisamente la propia actividad del archivo y los
UTILIDAD DEL PLAN entornos con los que se relaciona, los que pueden
DE CONTINGENCIA EN UN ARCHIVO llegar a poner en peligro su persistencia y los servi-
cios que presta.
El diseño e implantación del Plan de Contingencia
permitiría: Las deficiencias en las áreas de depósito y la falta de
organización ante una emergencia o catástrofe, son
• Identificar los factores de riesgo que pueden lle- problemas evidentes en la mayor parte de los archi-
gar a amenazar la información que reposa en el vos de las organizaciones de nuestro país. La pérdida
Archivo, en especial los factores que podrían lle- del patrimonio cultural producida por desastres na-
gar a afectar los documentos esenciales. turales y agentes externos tales como: inundaciones,
movimientos telúricos, conflictos armados, robo o
• Analizar la magnitud de cada uno de los factores de vandalismo e incendio, entre otros y por su puesto la
riesgo identificados a través del mapa de riesgos. falta de previsión y el desconocimiento sobre cómo
actuar ante estos eventos ha provocado una gran
• Determinar las medidas de prevención mitiga- preocupación no sólo a nivel gubernamental, sino
ción, preparación, respuesta y recuperación que también a los empresarios y plantea la necesidad de
deben incorporarse en el Programa de Gestión la aplicación de una serie de medidas con el fin de
Documental de la Universidad. salvaguardar nuestro patrimonio documental.
• Optimizar la capacidad de respuesta del personal En este orden de ideas es prioritario que nosotros,
que labora en el Archivo Central y, en general, del los profesionales en Sistemas de Información y, en
personal involucrado con el manejo del Archivo general, las personas involucradas con el manejo de
ante una emergencia. la información establezcamos medidas y controles
que garanticen la perdurabilidad de la información
PAPEL DEL PROFESIONAL en el tiempo. En los archivos reposa información de
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN gran importancia estratégica para el funcionamien-
FRENTE AL PLAN DE CONTINUIDAD to de las organizaciones y no basta con poseer una
DEL NEGOCIO adecuada infraestructura física si esta no se apoya
y fortalece en un sólido Plan de Contingencia que
Tal como lo afirma la Fundación MAPFRE en el permita que el archivo sobreviva ante impredecibles
Manual de Planificación y Prevención de Desastres infortunios.
Plan de contingencia para el archivo de la Universidad de La Salle como parte de la implantación del sistema integrado de conservación / 87
FIGURA 1. PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Riesgo Riesgo
Biológico Físico
Riesgo
Riesgo social
Tecnológico
PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATEGICA
PLAN DE
CONTINGENCIA
Fuente: CIPCA. Centro de investigación y Promoción del Campesinado Piura-Perú. Fenómeno del Niño
CONCLUSIONES Resulta prioritario implementar medidas preventivas

que garanticen la seguridad e integridad de la infor-
Los eventos catastróficos y las diversas situaciones mación y en caso de que ocurra lo inevitable, es decir
de emergencia ocurridas no sólo en nuestro país sino un siniestro o emergencia, conocer el procedimien-
en el mundo entero, demuestran la necesidad de co- to a seguir durante y después. Es importante saber a
nocer los riesgos y peligros a los que se encuentra quién notificar un incidente (Cadena de llamadas) y
expuesto un Archivo y se pone en evidencia la nece- contar con personas entrenadas en primeros auxilios
sidad de contar con un Plan de Contingencia. y evacuación. Cabe resaltar que la prioridad siem-
pre debe ser la seguridad humana, evitar al máximo
A través de la realización de este trabajo, se puede poner en peligro no sólo al personal sino también a
deducir que un Plan de Contingencia para un Ar- otros visitantes y usuarios externos.
chivo es producto de un esfuerzo deliberado y con-

ciente que debe involucrar a todas y cada una de las Es necesario que los profesionales y el personal en-
personas que tienen relación con el Archivo. cargado del área de archivo busquen el respaldo de
las directivas de las empresas para adecuar las insta-
En este orden de ideas, los profesionales en Sistemas laciones e implementar equipos y herramientas que
de Información y Documentación y, en general, las minimicen los efectos que puedan producir situacio-
personas responsables del manejo del Archivo deben nes adversas.
aplicar toda su idoneidad y capacidad para diseñar y

aplicar planes que aseguren la integridad de la infor- Sería ideal que desde la construcción de las instala-
mación ante un evento fortuito. ciones del Archivo el diseño arquitectónico y estruc-
tural se realizara bajo ciertas especificaciones técni-

cas, permitiendo de esta forma controlar elementos ticar los procedimientos establecidos para cada
climáticos como temperatura, humedad relativa, tipo de emergencia, esto se puede lograr a través
ventilación, filtración de aire, iluminación natural y de simulacros.
artificial y así ajustarlos a rangos apropiados, con el
fin de lograr una adecuada conservación de los do- 4. Es importante contar con una lista de direcciones
cumentos en soporte papel, disquete, microfilm o vi- y teléfonos importantes (Jefes de área, brigadistas,
deo. Aunque en la mayor parte de las ocasiones esto agentes de seguros, aseguradoras y otros emplea-
es prácticamente imposible, es importante y necesa- dos y de las entidades que atienden emergencias;
rio adaptar lo mejor posible las instalaciones. Actual- bomberos, policía, Cruz Roja). Se recomienda se-
mente la tecnología pone al alcance los medios para guir las instrucciones que se precisan en el Pro-
hacer estas mejoras con costos razonables. grama de Salud Ocupacional para cada una de las
sedes.
RECOMENDACIONES
5. Es necesario considerar que herramientas se pue-
Principales recomendaciones para la ejecución del de llegar a necesitar después de ocurrida la emer-
plan de atención a emergencias del Archivo Central gencia. Por ejemplo una fuente de energía alterna
de la Universidad de La Salle: o un sistema de comunicaciones de respaldo.
1. Una vez establecido el plan de atención a emer- 6. El personal de la Universidad en general debe
gencias, este se debe difundir y dar a conocer al saber como proceder en caso de que el Archivo
personal que tenga relación con el Archivo, es de- Central sufra un colapso, deben conocer donde
cir quienes tienen a su cargo el Archivo de Ges- se encuentran almacenadas copias de respaldo en
tión y al personal que labora en la “OADI” Oficina especial de los documentos esenciales y cuáles
de Archivo Documentación e Información. Este son los procesos que deben seguir mientras se re-
es un esfuerzo que debe liderar el Archivo Cen- establece la normalidad.
tral con la colaboración de la Oficina de Personal.
Es importante que los funcionarios conozcan las 7. Es importante evaluar los costos e impacto que
medidas de prevención y las medidas correspon- se puede llegar a generar sobre la información en
dientes a la fase de respuesta. caso de ocurrir un siniestro. Es importante anali-
zar las siguientes preguntas ¿Cuánto le costaría
2. Es necesario inspeccionar las instalaciones físi- a la Universidad permanecer cerrado por un día,
cas del Archivo y cuantificar el impacto que un una semana o un período mayor? ¿Cuánto le cos-
desastre podría tener en estas. Las instalaciones taría perder información clave para el desarrollo
deben estar en conformidad con el Código de de sus actividades y trámites?
Construcción Colombiano, en caso contrario de-
ben efectuarse las respectivas reestructuraciones 8. Una de las principales estrategias para asegurar
para darle solidez a la estructura. la perdurabilidad de la información dada una
emergencia consiste en mantener archivos por
3. Se deben asignar responsabilidades para cada duplicado, es decir, archivos de respaldo actua-
empleado en caso de que ocurra una emergencia, lizados (tanto físicos como electrónicos), lo más
es recomendable emplear un lenguaje simple y aconsejable es que estos archivos estén ubicados
sencillo de entender y seguir. Es primordial prac- fuera del Archivo Central, puede ser en otra Sede
Plan de contingencia para el archivo de la Universidad de La Salle como parte de la implantación del sistema integrado de conservación / 89
o Centro de Investigación, o en el banco en cajas costos indirectos de un desastre, no sólo de la ins-

de seguridad. talación sino también de equipos y maquinaria.
Igualmente es importante conocer los límites y
10. Resulta de gran utilidad asegurarse de que se po- deducibles de la(s) póliza(s).
see suficiente cobertura de seguros para pagar los
BIBLIOGRAFÍA
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GAITAN DIDIER, Maria Claudia y MESA
El título V de la Ley 594 del 2000, determino la ACHURY. Ana Rosalba. EL SISTEMA DE
obligación para todas las entidades públicas y pri- GESTION DOCUMENTAL. Modulo I Gene-
vadas que cumplen funciones públicas de elaborar ralidades del Sistema. Bogotá: International
programas de gestión de documentos con el fin de City Work Ltda., 2007.
contribuir al mejor funcionamiento de las estructu-
ras administrativas y asegurar desde la fase inicial El concepto de Gestión de Documentos es tal vez
de la producción la adecuada conservación de los uno de los principales aportes que la Ciencia de la
documentos producidos como resultado de las acti- Administración ha hecho a la Archivística moderna;
vidades de cada entidad. aunque la traducción del término del inglés (Records
Management) al español (Gestión de Documentos) no
El Archivo General de la Nación y el Sistemas Na- es equivalente por cuanto no tiene la misma aplica-
cional de Archivos, a través del Comité de Gestión ción que para la corriente hispana que corriente an-
de Documentos han venido trabajando desde hace glosajona, principalmente debido a la diferencia en
varios años en el estudio y formulación de políticas el alcance del término record en la literatura inglesa
tendientes mejorar los niveles de eficiencia de la ad- y documento en la teoría archivística hispanoameri-
ministración mediante la aplicación de bunas prac- cana, lo cual no deja de plantear dificultades teóricas
ticas documentales, que contribuyan a aumentar la y prácticas a la hora de aplicar este concepto en los
productividad, reducir el papeleo, aumentar los ni- países de habla hispana, su incorporación paulatina
veles de transparencia y contribuir a controlar la co- en los manuales de archivística y en las discusiones
rrupción además de evitar la perdida de la memoria del Consejo Internacional del Archivos, han permi-
de la nación. tido que el concepto sea obligatorio en la enseñanza
de la archivistica y en la elaboración de normas a lo
Esta obra compila en un solo volumen las principa- largo y ancho del mundo, así como su incorporación
les normas que ha expedido el Archivo General de en la practica archivística cotidiana. Por otro lado
la Nación, en relación con los diferentes procesos de para ampliar la discusión, el término record no se
la función archivistica, y por lo tanto se constituye asimila literalmente al concepto de registro prove-
en un documento de obligatoria consulta para todos niente de las teorías de gestión de la calidad, a pesar
los archivistas, funcionario y empelados de archivos de que es frecuente encontrar este error entre quie-
en general y en particular de los organismos respon- nes defienden la tesis de que la gestión de calidad
sables del control del Estado en todos sus niveles, y engloba a la gestión documental.
será sin duda un manual de consulta para quienes
/ 91
En buena medida, las diversas y a veces opuestas obra radica en que aborda el concepto de la gestión
interpretaciones que se hacen del término Gestión de documentos desde una perspectiva sistémica, lo
de Documentos o Gestión Documental, son el resul- cual aunque no es nuevo, pues autores como Rober-
tado de la influencia de diferentes ciencias o disci- gé (2004) y Zapata (2006) ya lo habían planteado, ex-
plinas como la administración, la documentación y pone un visión mas amplia del concepto y lo integra
las ciencias de la computación, o incluso debido a con otros elementos de la gestión de archivos y de la
las diferentes formas de aproximación al mismo con- gestión de la calidad.
cepto en diferentes regiones, de las cuales no han
estado exentos ni siquiera países como Estados Uni- Con la publicación de la presente obra, se cuenta hoy
dos, España, Canadá, Reino Unido, Argentina y por con una nueva fuente de consulta para archivistas,
supuesto Colombia; desde su aparición en el escena- ingenieros de sistemas, administradores, estudiantes
rio mundial, hace casi medio siglo, el concepto de y en general para todos los interesados en conocer y
gestión documental ha recibido diferentes matices, aplicar los conceptos de la gestión de documentos en
cada uno alimentado por interpretaciones locales sus organizaciones, el cual no esta por demás decir-
o regionales; autores como Ricks (Estado Unidos), lo, es cada vez más necesario en la vida institucional
Rhoads (Estados Unidos), Tanodi (Argentina), Szle- de cualquier empresa, sea pública o privada.
jcher (Argentina), Heredia (España); Roberge (Ca-
nadá) y Albertch (España), han formulado diversas BONNEMASON. Bénédicte. GINOUVÉS. Vé-
propuestas acerca del término, el cual es entendido ronique. PÉRENNOU. Véronique. GUIA DE
indistintamente como un proceso, una subdiscipli- ANALISIS DOCUMENTAL DEL SONIDO
na, una disciplina, una actividad gerencial, una teo- INEDITO. Bogotá: Ministerio de Cultura de
ría, un sistema, etc., lo cual denota sin duda la gran Colombia. 2007. 218 páginas. (Editado por la
variedad de definiciones que del mismo existen en la Biblioteca Nacional de Colombia 2007. Im-
teoría archivística. preso por el Archivo General de la Nación,
Colombia 2007, con el apoyo del: IFEA y el
Todo lo anterior tiene como propósito introducir la Instituto Caro y Cuervo)
obra EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ela-
borada por las Archivistas Colombianas Maria Clau- Edición traducida, actualizada, revisada y adaptada
dia Gaitán y Ana Rosalba Mesa como resultado de de la versión original en francés al español realizada
su experiencia profesional y de un largo proceso de en coordinación con los autores originales, el apo-
análisis de la literatura técnica sobre este tema. Esta yo del comité CASAE1 y el acompañamiento que el
obra se suma a otra de reciente publicación elabora- IFEA2. Un documento técnico adaptado al contexto
da por el Archivo General de la Nación de Colombia, andino en el que esperamos aportar al reconocimien-
preparada también por el colega Jorge William Tria- to y la valoración de la memoria inédita sonora de
na y viene a complementar diferentes publicaciones los países andinos y al tejido de redes interandinas
que se han editado en los últimos años en países sobre documentos sonoros inéditos.
como España, Colombia Brasil y Argentina. Aunque
es posible que el lector se encuentre con conceptos Es un documento técnico que recoge el interés ma-
que pueden ser discutibles, la importancia de esta nifiesto por entidades, centros de información, cono-
1 Comité operativo de censo y valoración de Archivos Sonoros y Audiovisuales Etnográficos de los países andinos (CASAE – véase http://casae.org
para más detalles)
2 Instituto Francés de Estudios Andinos – IFEA http://www.ifeanet.org/
92 /
cimiento e investigación en Bolivia, Perú, Ecuador y mentar, se incluyó. Es necesario tener en cuenta que
Colombia, como productores, colectores y poseedo- casi la totalidad de los documentos sonoros inédi-
res de memoria oral sonora en un esfuerzo conjunto tos de la región no han sido objeto de riguroso tra-
por construir una propuesta flexible que se puede tamiento documental y por ello no disponemos de
adaptar a las necesidades particulares de cada colec- todos los ejemplos necesarios que podrían por analo-
ción documental tanto para quienes trabajan en un gía sustituir todos los ejemplos planteados en la guía
formato estándar como para quienes usan formatos original, ello explica porque permanecen en la guía
de tablas. Por ello se ha planteado en esta edición el ejemplos provenientes de la guía en francés con des-
uso un recurso informático de conversión de infor- cripciones explicativas.
mación al formato XML3 que en la actualidad domi-
na el intercambio de información en el mundo. La experiencia que se ha construido en los países an-
dinos a través del comité CASAE, nos ha permitido
En esta edición se han realizado cambios sustancia- conocer la situación actual de los documentos sono-
les al eliminar algunos contenidos e incluir nuevos, ros, la riqueza y magnitud que se mantienen aún sin
actualizar y contextualizar a los países andinos y al analizar y con serias dificultades tanto para recupe-
idioma español, especialmente porque el documen- rar la información como para garantizar la conserva-
to original fue concebido en el contexto Europeo y ción de sus contenidos.
Francés específicamente y el propósito de esta edi-
ción es hacerla útil y aplicable al contexto de los Este es un documento técnico dirigido a todos aque-
países andinos. Sin embargo, toda la información de llos que tienen una relación científica y técnica do-
origen que podía ilustrar, apoyar las descripciones cumental con el sonido inédito, su preservación y su
mejorar la comprensión de los ejemplos y comple- difusión.
3 Lenguaje de balisas para la representación estructurada de los documentos y datos. XML no se encarga de la presentación del documento,
que estará garantizada por un lenguaje de estilo independiente. Así pues, XML permite separar el contenido de la presentación y presentar un
mismo documento sobre aplicaciones o periféricos diferentes sin necesidad crear una versión diferente del documento fuente de acuerdo con las
representaciones que se deseen
/ 93

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Editorial

Sistemas de Información de Gobierno en línea

Luis Roberto Téllez Tolosa*

RESUMEN ON-LINE GOVERNMENT INFORMATION

INTRODUCCIÓN FUNDAMENTOS TEÓRICOS

El objetivo fundamental de la investigación se centró GOBERNABILIDAD Y DEMOCRACIA

10 / Luis Roberto Téllez Tolosa

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 11

PROPÓSITOS • Acceso para todos.

12 / Luis Roberto Téllez Tolosa

• Subsistema Informativo-efímero. información se realizó específicamente sobre los sis-

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 13

TABLA 1. VARIABLES DE COMPARACIÓN

Estructura del sistema Como se presenta organizado a la comunidad

Variables generales Accesibilidad Quienes tienen acceso. Población limitada.

Como Inter-opera el sistema internamente y con

1) Pago de servicios públicos 2) Obtención del

TABLA 2. PARÁMETROS PARA EVALUAR SERVICIOS PÚBLICOS

Estado 1 La información necesaria para iniciar el trámite se encuentra en línea.

El sitio ofrece la posibilidad de acceder a una forma electrónica o no electrónica para

Incluye la posibilidad de acceder totalmente al servicio, incluyendo resolución del asun-

RESULTADOS tan estructuras generales similares, destacándose la

ESTRUCTURA DEL SISTEMA

de Colombia (en adelante Chile y Colombia), presen- mente definidos:

14 / Luis Roberto Téllez Tolosa

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 15

4 Para mayor información se puede consultar: http://www.exitoexportador.com/stats2.htm

16 / Luis Roberto Téllez Tolosa

TABLA 3. BENCHMARK DE SERVICIOS PÚBLICOS CHILE Y COLOMBIA

NIVEL DE SOFISTICACIÓN OBSERVACIÓN

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 17

FIGURA 1. BENCHMARK SERVICIOS PÚBLICOS CHILE Y COLOMBIA

18 / Luis Roberto Téllez Tolosa

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 19

20 / Luis Roberto Téllez Tolosa

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 21

22 / Luis Roberto Téllez Tolosa

United Nations Economic and Social Commission

Sistemas de Información de Gobierno en línea e-gobierno. Caso comparativo Chile y Colombia / 23

La propiedad intelectual analizada desde la

Omar Villota Hurtado*

RESUMEN INTELLECTUAL PROPERTY ANALYZED

Key words: intellectual property, producing infor-

26 / Omar Villota Hurtado

mer navegador, llamado NCSA Mosaic, fue desarrolla- MASA CRÍTICA

La propiedad intelectual analizada desde la economía de la información / 27

scape no tenían sentido si se la media con cualquier COSTOS DE PRODUCIR INFORMACIÓN

28 / Omar Villota Hurtado

La propiedad intelectual analizada desde la economía de la información / 29

30 / Omar Villota Hurtado

La propiedad intelectual analizada desde la economía de la información / 31

32 / Omar Villota Hurtado

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34 / Omar Villota Hurtado