Sistema de Gestión

de Calidad

Estructura Curricular: GESTION ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: 210601002 - ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES

EMPRESARIALES, TENIENDO ENCUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

RESULTADO DE APRENDIZAJE 277673 - ORGANIZAR EVENTOS DE MANERA

RESPONSABLE, TENIENDO EN CUENTA LA CONFORMACIÓN DE COMITÉS, LA
COORDINACIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES COMITÉS, DE
ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO Y LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

Modalidad (es) de Formación: Presencial y autónomo Horas: 2

TALLER INVESTIGATIVO
“ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COMO ESTRATEGIA EMPRESARIAL”

1. Definir: Evento, plan y presupuesto.

Evento: Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un

determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que
desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo
para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.

Plan:
Un plan es una lista de pasos con detalles de tiempo y recursos, utilizados para
lograr un objetivo de hacer algo. Generalmente se entiende como un conjunto
temporal de acciones previstas a través de las cuales se espera lograr un objetivo.

Presupuesto: Un presupuesto es documento que te permite plasmar tus ingresos y

gastos con el fin de llevar unas finanzas personales organizadas.

2. Definir los objetivos generales y específicos de un evento. De un ejemplo.

Los objetivos generales son metas amplias que se quieren alcanzar al final del
proyecto, esta trata del objetivo en general integrando todo de lo que se habla en
los objetivos específicos. Por otro lado, los objetivos específicos son metas más
específicas y detalladas que se deben cumplir, se dice paso a paso como se quiere
lograr cada uno el objetivo general y las estrategias que nos llevaran al
cumplimiento de estas para lograr los objetivos generales.

Ejemplo: Objetivo general de una fiesta infantil

OBJETIVOS GENERALES: Apreciar y disfrutar de las manifestaciones culturales de
su entorno, mostrando actitudes de respeto, interés y participación hacia las
mismas.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1 generamos las invitaciones
2 contratamos los shows y actos del plan del día
3 preparamos los alimentos y pasabocas que se darán en el transcurso del evento
4 décimos las palabras del cierre del evento y damos un detalle de despedida

3. Identificar las clases de Eventos

 Tipos de eventos a beneficio.
 Nacimientos.
 Casamientos.
 Eventos infantiles.
 Tipos de eventos familiares.
 Aniversarios.
 Fiestas temáticas.
 Recitales de música.
 Eventos artísticos.
 Exposiciones.
 Concursos.
 Mesas de debates.
 Inauguración de espacios culturales.
 Organización de un desfile de moda.
 Torneos internacionales.
 Competencias intercolegiales.
 Encuentros deportivos entre colegas del trabajo.
 Partidos amistosos.
 Entrenamientos.
 Lanzamientos de productos.
 Inauguraciones.
 Exposiciones.
 Cena de fin de año.
 Reuniones efectivas de trabajo para evitar juntas
improductivas.
 Eventos extralaborales y de ocio entre colegas.
 Actos realizados por alguna fiesta patria.
 Apertura o cierre de ciclo lectivo.
 Entrega de medallas o reconocimientos.
 Presentación de notas finales.
 Exposiciones de trabajos académicos en ferias.
 Reuniones internas entre docentes.

4. Enunciar las etapas para la realización de un Evento

Pre-Evento
En esta primera fase, debes fijar los objetivos de la organización, estrategias y
actividades adaptándolas al presupuesto deseado.
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Analizando las necesidades y expectativas de los asistentes, define un listado de

tareas para implementarlas en tu organización, estableciendo un cronograma, junto
con el responsable de las actividades y tiempo de ejecución.

Evento
En esta fase, cuenta con la producción del evento, haciendo la planificación fijada
con anterioridad. Consiste en coordinarlo para que las actividades se ejecuten de
forma correcta, evitando incidentes.

Post Evento
Al finalizar la celebración es necesario hacer actividades de cierre, marcando
indicadores de calidad para evaluar el resultado a través de las encuestas de
satisfacción.

5. Teniendo en cuenta las etapas del evento, realizar un mapa informativo

donde identifiques los aspectos que se determinan para cada una de ellas

Etapas de un evento

Son tres fases

preevento evento postvento

debes fijar los objetivos Cuenta con la producción Actividades de

de la organización, del evento, haciendo la cierre, marcando
estrategias y planificación fijada con indicadores de
actividades anterioridad. Consiste en calidad para evaluar
adaptándolas al coordinarlo para que las el resultado a través
presupuesto deseado. actividades se ejecuten de las encuestas de
de forma correcta, satisfacción:
evitando incidentes:
En esta
podemos En esta
En esta
encontrar podemos debemos
encontrar encontrar
1.Selección de fechas y duración de Contacto con los proveedores de
los actos. 1. Recogida del material del
productos y servicios.
2.eleccion del lugar del evento, evento.
Envío a los hoteles del listado de
valorando los locales para eventos. 2. Desmontaje de stands y salas
invitados.
3.realizar el programa de la 3. Agradecimiento a todos los que
Entrega de merchandising y
celebración. han contribuido con el desarrollo.
documentación a los asistentes.
4.diseño del programa para los 4. Evaluación de cronogramas.
Montaje de stands y salas en los
asistentes. 5. Evaluación de las encuestas de
días previos al acto.
5.planificacion. satisfacción.
Ensayo general con un día de
6.cierre del presupuesto. 6. Se formula el estado de
antelación para que salga perfecto.
cuentas y pago de proveedores
Control de calidad y desarrollo del
7. informe final del evento.
evento, realizando encuestas entre
los participantes.
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6. Cómo se debe realizar la planeación de un evento y qué se debe tener en

cuenta en su organización.

1. definir objetivos: debe haber una razón, un propósito para que nosotros
queramos realizar este evento.
2. establece un presupuesto para el evento: establecer un presupuesto nos ayuda a
evitar sorpresas no deseadas, debemos planificar los precios de los productos o
servicios para comprender como se distribuirá nuestro servicio.
3. crear tu equipo de eventos: es necesario un equipo organizado para ejecutar la
producción, se deben asignar roles desde el inicio y debe haber un líder el cual
debe estar pendiente de que todos los del equipo cumplan con sus deberes para
que el evento sea lo más perfecto posible.
4. elige el lugar y la fecha: esto es muy importante ya que debemos escoger un
lugar que este de acorde a nuestro tipo de evento, dependiendo de la cantidad de
invitados vamos a saber si necesitamos un lugar amplio o pequeño, y debemos
tener en cuenta fechas y escoger una en donde no se presenten tantos eventos
para q así tengamos más lugares para escoger.
5. desarrollar la marca del evento: esto es algo que diferencia este evento de otro
algo que lo hace único, esta marca incluye, el nombre del evento, un tema,
logotipo, colores. Esto es algo que llamara la atención de los invitados.

7. ¿Quién es, y qué función o responsabilidad le corresponde al Coordinador

General de un Evento?

El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de un

evento y el éxito tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes
coordinadores de áreas. Por ello su función principal es la de dirigir y supervisar
que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones.
Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y
número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades
creativas.
Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y
operación, antes, durante y después del evento.
Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
Establecer objetivos y metas. Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y
desarrollo general.
Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación
inicial hasta el término del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que
todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de
calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de
tiempo completo.

8. ¿Cuáles son las actividades, funciones o responsabilidades que se deben

delegar a cada comité en el proceso de la planeación en la realización de un
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evento? (Comité Organizador, Comité de Administración, Comité de

Relaciones Públicas, Comité de Servicios, Comité Académico, Comité de
Secretaría, entre otros…)

1. Comité Organizador: Este comité generalmente se encarga de supervisar y

coordinar todo el proceso de planificación del evento. Sus responsabilidades
podrían incluir la definición de los objetivos del evento, la selección de la ubicación,
la creación de un presupuesto general, la asignación de recursos, la coordinación
con otros comités y la supervisión del progreso general.

2. Comité de Administración: Este comité se ocupa de la logística y las cuestiones

administrativas del evento. Esto podría incluir la gestión del registro de asistentes,
la organización del transporte y el hospedaje, la gestión de proveedores y contratos,
así como la coordinación de servicios generales.

3. Comité de Relaciones Públicas: Este comité se encarga de promover el evento y

gestionar la comunicación con los medios de comunicación, los patrocinadores y el
público en general. Esto puede incluir la creación de estrategias de marketing, la
gestión de redes sociales, la creación de material promocional y la organización de
conferencias de prensa.

4. Comité de Servicios: Este comité se enfoca en proporcionar servicios y

comodidades a los asistentes durante el evento. Esto podría involucrar la
planificación y coordinación de servicios de alimentos y bebidas, instalaciones de
descanso, seguridad, atención médica de emergencia y otros servicios necesarios.

5. Comité Académico: Si el evento tiene un enfoque educativo o académico, este

comité podría ser responsable de desarrollar el programa de conferencias, talleres,
paneles y otras actividades relacionadas con el contenido del evento. También
podría incluir la selección de ponentes y revisores.

6. Comité de Secretaría: Este comité se encarga de la documentación y el registro

durante el evento. Esto podría involucrar la toma de minutos en reuniones, la
gestión de registros, la coordinación de la distribución de materiales y la creación de
informes después del evento.

7. Comité de Finanzas: En eventos de mayor envergadura, este comité podría

encargarse de la gestión financiera, incluida la supervisión del presupuesto, la
recaudación y el manejo de ingresos y gastos, y la presentación de informes
financieros.

8. Comité de Entretenimiento y Cultura: En eventos que tienen un componente de

entretenimiento, arte o cultura, este comité podría encargarse de organizar
actuaciones, exhibiciones, actividades culturales y entretenimiento en general.

9. ¿Cuáles son los elementos de la administración que intervienen en la

realización de un Evento? Justifica tu respuesta
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 Son los encargados de priorizar y realizar un resumen en equipo con el área

administrativa donde consten todos los ítems previstos, una breve descripción y
los valores asignados ¿Qué buscas lograr? ¿Qué objetivos se buscan en la
organización de este? Cuánto dinero se dispone y cuantos materiales, insumos
y costos se van a necesitar en la organización del evento. como la logística, el
tiempo de montaje, los horarios de llegada, actividades, etc., Del diseño u
organización dependerá el éxito del evento.

 Coordinar la ejecución del evento de manera que todo el proceso administrativo

establezca las necesidades que se detectaron y tener un objetivo claro de orden
y programación totalmente creada y distribuida para el protocolo establecido.

 Es aconsejable también separar un 15 /20% extra para gastos imprevistos.

Aunque parezca increíble, estos gastos siempre aparecen.
También hay que tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento
fue exitoso.
Tener estos puntos presentes, harán que los inconvenientes se reduzcan
considerablemente y por lo tanto aumentarán las probabilidades de que tu
inversión en el evento

10. Suponga que usted es el coordinador de un pequeño evento familiar, una

comida, por ejemplo, ¿en orden de prioridad, que sería lo que usted tendría
en cuenta para el desarrollo de la actividad?

Objetivo: Planearía como elaborar el proceso para saber cómo se va hacer, en

donde, y en que horario así mismo teniendo en cuenta la disponibilidad de los
invitados

Genero ideas de como: llevar a cabo esta reunión para que salga de la mejor
manera, ideas como: que actividades preparar para el entretenimiento en la
reunión, la comida que se servirá, la cantidad de invitados para adecuar un
lugar ameno para todos.

Establezco una fecha fija con anterioridad para que todos mis invitados
dispongan de su tiempo para ese día a una hora establecida que esté de
acuerdo con la iniciación del almuerzo, el lugar fijo una dirección correcta y
específica para no tener el desagrado de que no sepan a donde llegar

Les doy una buena bienvenida en un lugar limpio y bien organizado.

11. Teniendo en cuenta lo que representa para cada uno de uds., el termino
Evento en el ámbito empresarial, en qué nos favorece su organización, ¿a
nivel personal y laboral?

 El termino evento y lo que esto implica todo su desarrollo favorece en el

ámbito empresarial como es nuestras relaciones interpersonales bien sea con
compañeros y superiores que nos podrá forjar la manera en que se maneja un
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protocolo dentro de la empresa, voy a saber cómo actuar en un evento

empresarial como comportarme de manera adecuada.

 En el ámbito personal así mismo el comportamiento en cualquier reunión, ya

sea familiar, de entretenimiento o de alguna información, tendré en
conocimiento de los protocolos que se establecen es cualquier tipo de evento
sea pequeño o grande.

12. Teniendo en cuenta las precedencias, en un acto de graduación de

aprendices del Sena, cuál sería la ubicación en la mesa de los directivos; si
invitamos al coordinador académico (2), subdirector, Coordinación de
Formación y coordinador de educación, 3 instructores.

El orden jerárquico de los invitados se establece en función de su importancia

dentro del contexto del evento. En una cena de gala, por ejemplo, los anfitriones
estarán en la presidencia, seguidos por los invitados de honor, ubicados a su
derecha e izquierda.

 Teniendo en cuenta el protocolo la organización seria así:

Coordinación de
Instructora Coordinadores Subdirector formación
académicos

Instructor
Coordinador de
educación
Instructora