Evidencia 3

INFORME ADMINISTRATIVO PASO APASO PARA LA RECEPCION
DE DOCUMENTOS
FICHA: 2925201
LINA ANDREA BELTRAN CORDOBA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA

CURSO VIRTUAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
PASO A PASO LA RECEPCION O RADICACION, REGISTRO,
DISTRIBUCION O EMBALAJE EN DIFERENTES DOCUMENTOS
1. RECEPCION
El proceso de recepción es un conjunto de operaciones de verificación y control
que una entidad debe realizar, en el cual se lleva a cabo mediante una ventanilla
única para la admisión de los documentos, estos son emitidos por personas
jurídicas o naturales; en este tipo de procesos se administra los documentos
teniendo en cuenta su registro, radicación y distribución para forma parte de la
Gestión Documental.
 Identificación de medios de recepción: Mensajería, fax, correo

electrónico, página web entre otros.
 Constancia de recibo.
 Recibo de documentos oficiales
 Verificación de folios, copias, anexos y firmas
Las comunicaciones oficiales recibidas deben de ser recibidas para verificar la
competencia, anexos, destino y los datos de origen del ciudadano o la entidad que
los remite, por lo tanto deben elaborar plantillas, formatos y controles que permitan
certificar la recepción de los documentos.
2. RADICACIÓN
Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero (14 dígitos)
consecutivo a los documentos recibidos o producidos, teniendo en cuenta los
términos establecidos en el articulo 2 del acuerdo 060 del 2001, que señala la
constancia de fecha y hora de recibido o envió con el fin de oficializar el trámite; su
importancia se debe a que con esta información se ubica el documento dentro de
la empresa; en el caso que la documentación no cumpla con los requisitos, es
decir sin firma, este se tomara como anónimo por lo tanto será remitida sin
radicación.
Cuando se anulan los números o existen errores de radicación se debe dejar

constancia por escrito con la respectiva firma del jefe de la unidad de
correspondencia.
 Sello radicador: su función es registrar la fecha en la que se recibió la
documentación, es de carácter automático que permiten a las empresas
organizar el registro de su información, ya sea comercial, financiera, legal o
administrativa
 Impresión de rótulo de la radicación: según la guía técnica colombiana
es el espacio para poner el sello radicador cuando se elaboran cartas o
comunicaciones oficiales, luego se registra y se procede a escanear el
documento para subirlo a la base de datos correspondiente y después se
radica, este automáticamente asigna su número de radicación del
documento, finalmente se imprime el rotulo que garantiza la transparencia
administrativa.
3 REGISTRO
Es el procedimiento por el cual las entidades ingresan la correspondencia

de acuerdo al sistema asignado todas las comunicaciones producidas o
recibidas, para ello son indispensables los siguientes aspectos:
 Nombre de la persona y/o entidad remitente

 Nombre o código de la dependencia
 Numero de radicación
 Nombre del funcionario responsable del tramite
 Anexo y tiempo de respuesta (si es necesario)
4. DISTRIBUCIÓN
La distribución es el flujo de documentos en la empresa que tienden a

garantizar que los documentos lleguen a su destino, cuenta con
mecanismos de control, verificación y recepción y envío de los mismos. Se
hace la debida entrega de documentos por medio de un mensajero interno
con el documento y el formulario para su debida distribución, cuando llega a
su destino entrega los documentos, quien recibe firma el formulario para la
verificación y control de recibido.
 Marco normativo del proceso: para llevar a cabo la distribución de

documentos es indispensable lo siguiente:
 Decreto 229 de 1995, señala los servicios postales y

resoluciones reglamentarias.
 Decreto 2150 de 1995, señala la utilización del correo para el
envío de la información.
 Acuerdo 060 del 2001, señala la centralización de los
servicios de distribución de comunicaciones oficiales.
 Distribución de documentos internos: encargado de repartir los

documentos solo procede cuando estos están radicados, para
establecer la correcta distribución de los documentos internos se
tienen en cuenta lo siguiente:
 Identificación de la dependencia
 Registro de control y entrega de los documentos
 Enrutamiento de los documentos a la dependencia
correspondiente
 Distribución de documentos externos: después de haber repartido

los documentos con sus respectivos requerimientos se cumplen con
las siguientes funciones:
 Identificación de la dependencia destinataria

 Clasificación de los documentos
 Organización de los documentos
 Enrutamiento de las comunicaciones a la dependencia
 Reasignación de los documentos mal asignados/dirigidos
 Registro de control y entrega de los documentos recibidos
5. TRAMITES
Es el curso de documentos desde restricción hasta el cumplimiento del tiempo
administrativo, cada dependencia genera los documentos con el fin de trámites
administrativos, luego se entregan en sus respectivas series documentales.
CONCLUCSION
Podemos entender la importancia y la responsabilidad que conlleva el cargo de
archivista o administrador dentro de una empresa publica o privada, puesto que es
en este rol que se organiza el proceso desde un comienzo y se hace necesario su
ejecución de una excelente manera para que todos los tramites sean posibles,
cumpliendo con la ley en su totalidad.
BIBLIOGRAFIA
 https://sites.google.com/site/cadlfrm/recepcion
 https://prezi.com/_2et2tdpzwmo/la-radicacion-de-documentos/
 https://impresosfenix.com.co/sello-radicador-medellin/
 https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de2001/
 https://sites.google.com/site/manualgestiondocumentalmipmes/4-trazabilidad-
documental/4-3-distribucion
 https://es.slideshare.net/isabelatorres29/informe-administrativo-del-paso-a-paso-
para-la-recepcin-de-documentosdocx

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