Software Attendance Management System.
Índice
• Información importante. 2
• Inicio del Programa. 3
• Conexión con el reloj checador. 4
• Descarga de eventos . 5
• Tipos de permiso. 6
• Generar Reportes. 8
• Alta de Empleados. 18
• Baja de Empelados. 22
Manual del programa Attendance
Management System
Información importante sobre el programa Attendance Management System.
Cuando se instale el programa Attendance Management System este ya estará configurado con los parámetros
necesarios para su uso, como el registro del personal hasta ese momento, lista de días festivos y los tipos de permisos.
Esta instalación y configuración del programa se realizara por medio de “NetMeeting” o de “Asistencia Remota”.
Antes de usar el programa habrá que registrar las huellas digitales lo cual se hará cuando el reloj checador este instalado,
conectado a la corriente y a la red lo cual se explica en la guía de “Manejo del Reloj Checador”.
Attendance Management System es el programa que descargará los registros del reloj checador, con los cuales se
podrán hacer los reportes, dar de alta o de baja al personal, registrar los tipos de permiso, entre otras funciones que se
explicaran en los siguientes pasos.
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1.-Inicio del Programa.
Para iniciar el programa haga doble clic al icono llamado “Attendance Management”.
Aparecerá una ventana para poder acceder al sistema en donde hay que poner el nombre de usuario y la contraseña que
se les asigno, después haga clic al botón “Acceso”.
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2.-Conexión con el reloj checador.
Se abrirá la siguiente ventana la cual es la principal del programa, para comenzar a utilizar el programa hay que
establecer la conexión entre el programa y la terminal del reloj checador, en la lista de dispositivos seleccioné el nombre
del reloj checador y haga clic en el botón “Conecta”.
Si la conexión se llevo a cabo de forma exitosa se mostrará en el lado izquierdo inferior el mensaje de “Éxito con
conexión”, se mostraran una flecha verde y naranja que intercambian posiciones a lado del nombre del reloj checador lo
que indica que la conexión esta activa.
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3.-Descarga de eventos.
Establecida la conexión con la terminal del reloj checador vaya al menú y haga clic en “Admin Equipos”, en las opciones
que se muestran seleccione “Descargar Eventos” con lo cual se descargarán en el programa todos los registros de
checadas que contiene el reloj checador.
Aparecerá una ventana de color amarillo como la que se muestra abajo la cual indica el número de registros descargados
y desaparecerá automáticamente cuando la descarga termine.
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4.-Tipos de permiso.
Una vez terminada la descarga de los registros se podrá registrar los tipos de permiso del personal ya sea por vacación,
incapacidad o baja esto por medio de la opción de “Asistencia” que se encuentra en el menú de la ventana principal del
programa, seleccioné y haga clic en la opción “Inasistencia Justificada/Licencia/Comisiones”.
En la ventana que aparece busque el nombre del trabajador al cual se le registrara uno de los tipos de permiso, para
facilitar la búsqueda vaya a la opción “Dep” seleccione el departamento en el que esta asignado el trabajador, en la
opción “Nombre” solo hay que seleccionar el nombre del trabajador, después tiene que asignar el rango de tiempo que
durara el tipo de permiso, terminado estos pasos haga clic en el botón “Añadir” como se muestra en la imagen de abajo.
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En la siguiente ventana solo elija el tipo de permiso en donde dice “Elija el tipo de Licencia” y haga clic en el botón
“OK”, en la ventana anterior de “Inasistencia Justificada/Licencia/Comisiones” solo haga clic en el botón de cerrar
que esta en la esquina superior derecha para que se grabe o repita los anteriores pasos para añadir mas tipos de
licencias para otros empleados.
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5.-Generar Reportes.
El Primer reporte a generar es el reporte de registros que muestra todas las checadas que se realizan en el día, para
generarlo solo haga clic en el botón “AC Reg” que se encuentra en la ventana principal.
En la siguiente ventana seleccione el departamento en donde dice “Dep” y en “Nombre” seleccione el nombre del
trabajador o elija la opción “Todo” para sacar un reporte de todo el personal, después seleccione el rango de tiempo en la
opción “Rango Tiempo” de acuerdo a los días que se quiere tomar para el reporte, luego solo haga clic al botón
“Buscar”, a la derecha de la ventana seleccione “Soporta Simple Calc” y haga clic en la pestaña “Simple Calc”,
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Haga clic en el botón “Previo” con lo cual se abrirá otra ventana donde se mostrara el reporte parecido a este ejemplo:
Haga clic en el botón guardar y se abrirá la ventana “Guardar como” solo seleccione una carpeta donde lo quiera guardar
y como nombre escriba “ACreg” y el periodo de tiempo que comprende el reporte, ejemplo (ACreg 01-15 Septiembre
2012) y haga clic en el botón “Guardar”
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Este mismo reporte también se enviara en formato Excel para lo cual realizamos los mismo pasos que en el anterior solo
que en vez de dar clic en el botón “Previo” haga clic en el botón “Export Avanzada”.
En la siguiente ventana verifique que la opción “Open file alter export” este palomeada y seleccione la opción “MS
Excel” y haga clic en el botón “Start Export”.
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Una vez hecho clic a “Start Export” se abrirá el archivo en Excel el cual solo tendrá que guardarlo con la opción de
“Guardar como…” del mismo Excel.
Cambie el nombre que aparece y escriba el mismo nombre que en el anterior archivo por ejemplo ( ACreg 01-15
Septiembre 2012), guárdelo en la misma ubicación donde guardo el anterior archivo.
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El segundo reporte que hay que mandar al departamento de contabilidad es el de “Movimientos” para generarlo solo
haga clic en el botón “Reporte” que se encuentra en la ventana principal.
En la siguiente ventana llamada “Cálculos de Asistencia” seleccione el departamento principal en donde dice “Dep” y
en “Nombre” seleccione el nombre del trabajador o elija la opción “Todo” para sacar un reporte de todo el personal,
después seleccione el rango de tiempo en la opción “Rango Tiempo” de acuerdo a los días que se quiere tomar para el
reporte, luego solo haga clic al botón “Calcular”.
Solo hay que esperar a que termine de calcular el sistema y que desaparezca automáticamente el cuadro amarillo para
después ver los resultados del cálculo.
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Una vez finalizado el calculo haga clic en la pestaña “Movimientos” donde se mostrar la información de los empleados y
de las checadas que realizaron en ese periodo de tiempo.
En la pestaña “Movimientos” solo se necesitan las siguientes columnas:
AC-No Falta
No Excepcion
Nombre Departamento
Dia NDias
Marc-Ent FinSemana
Marc-Sal TiemAsist
Para quitar las demás columnas solo hay que dar clic derecho dentro de alguna columna como se
muestra en el ejemplo de la imagen de abajo, una vez hecho esto se mostrará un menú en el cual hay
que seleccionar la opción “Columnas” con lo cual se desplegaran todas las columnas que son posibles
mostrar, en este caso solo verifique que las columnas que se mencionaron arriba este seleccionadas
con una paloma, quite la paloma de las demás columnas haciendo clic izquierdo sobre el nombre de la
columna,
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Ejemplo de cómo seleccionar las columnas necesarias para el reporte de “Movimientos”.
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Una vez verificado que solo están las columnas requeridas haga nuevamente clic derecho dentro del
área de las columnas y haga clic en la opción “Guardar Actuales” para que la próxima vez que realicé
un reporte no tenga que quitar o agregar columnas.
Haga otra vez clic derecho dentro del área de las columnas y seleccione “Crear Reporte de Actual
Pantalla”.
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En la siguiente ventana solo haga clic en el botón “Ok”.
Se abrirá otra ventana donde se podrá observar el reporte en el cual solo tenemos que hacer clic en el
botón “Guardar”.
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Se abrirá la ventana “Guardar como” solo seleccione una carpeta donde lo quiera guardar y como
nombre escriba “Movimientos” y el periodo de tiempo que comprende el reporte, ejemplo
(Movimientos 01-15 Septiembre 2012).
Terminado esto podrá mandar al departamento de contabilidad los dos archivos del reporte “ ACreg“ y el
archivo de “Movimientos“ con los cual serán en total 3 archivos que se tendrán que mandar al correo:
[email protected] y [email protected].
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6.-Alta de Empleados.
Para dar de alta a nuevos trabajadores tanto en el programa como en el reloj checador solo haga clic en
el botón “Empleados”.
En la ventana “Lista Empleados” primero seleccione el departamento en donde se dará de alta al
nuevo trabajador, después haga clic en el botón “Añadir” con lo cual se creara una nueva fila al final de
la lista de empleados, automáticamente en el campo “AC-No.” nos asignara el número consecutivo que
sigue solo hay que verificar que ese consecutivo corresponde a personal administrativo o mecánicos.
Los campos obligatorios que tiene que llenar son: “AC-No” (es el numero interno solo para este
programa),”Sexo”, “Nacionalidad”, “Tit” (aquí va el puesto del empleado), Nombre (empezando por
apellidos) y “No.” (es el ID del empleado), los demás campos es recomendable dejarlos como están.
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Una vez llenado los campos con la información del trabajador haga clic en el botón “Grabar”,
Una vez grabada la información podrá registrar las huellas digitales del trabajador, ese proceso se
realiza en la parte inferior derecha de la ventana donde dice “Adm. FP (requiere sensor U are U)”, en
el cuadro que tiene una flecha seleccionamos el nombre del reloj checador y haga clic en el botón
“Disp.Conectado”.
Si el programa se conecta correctamente con el reloj checador se mostrar el siguiente mensaje y haga
clic en “Aceptar”.
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Conectado el reloj checador por medio del programa se habilitará el botón “Enrola”.
Se abrirá otra ventana llamada “Registro de la FP”, en dibujo de la mano haga clic al dedo que se le
registrará la huella en este caso es el dedo “índice” de cada mano el que se registrará, el dedo se
pondrá de color amarillo los que indica que esta listo para ser registrado.
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En el reloj checador aparecerá una ventana parecida a la siguiente en la cual indica que el trabajador
podrá poner su dedo “índice” en el lector del reloj checador, lo tiene que colocar en una posición en la
cual la huella del dedo toque por completo el cristal del lector y presionar el dedo levemente durante un
segundo y levantarlo cuando se escuche un “bip”.
En la izquierda superior de la pantalla del reloj checador se iluminara de color verde uno de los
rectángulo, hay que color el mismo dedo otra dos veces de la misma forma para iluminar de color verde
los 3 rectángulos, este es el requisito para que una huella se registre correctamente, el mismo
procedimiento se debe de realizar con el otro dedo “índice” para tener en total una huella registrada de
cada mano, en dado caso que no se pueda registrar correctamente la huella del dedo “índice” se
puede escoger otro dedo.
Cuando se registra correctamente una huella en la pantalla del reloj checador solo se mostrará la hora
del registro, en la ventana “Registro de la FP” del programa se iluminara de color verde el dedo, solo
haga clic en e botón “OK”, terminado esto el trabajador podrá empezar a checar en la terminal del reloj
checador.
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7.-Baja de Empelados.
En la ventana “Lista Empleados” podrá dar de baja a un trabajador, solo seleccione en la lista al
trabajador y haga clic en el botón que tiene a letra “L” (Empleados despedidos), el único usuario que
no se debe de borrar o dar de baja es el del usuario “Administrador” ya que es parte del sistema.
Después de dar clic en el botón “L” aparecerá una ventana en donde debe de confirmar si quiere
despedir al trabajador seleccionado, con lo cual solo haga clic en el botón “Si”, haciendo esto el
trabajador dejara de aparecer en los reportes pero sus datos y checadas seguirá en el sistema para ser
consultadas posteriormente si se requiere.
(Cualquier duda sobre el uso del programa Attendance Management System llamar al
Departamento de Contabilidad o al Departamento de Sistemas de Multiservicios Nieto.)
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