MODULO 5 OFIMÁTICA Y PROCESO DE LA INFORMACIÓN

Ciclo Formativo Grado Superior Administración y Finanzas

Indice de contenidos
Unidad Formativa 1
Parte 1 Mantenimiento básico de equipo, aplicaciones y redes
Parte 2 Instalación y actualización de aplicaciones
Parte 3 Escritura de textos según la técnica mecanográfica
Parte 4 Gestión de correo y agenda electrónica

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 UNIDAD FORMATIVA 1

PARTE 1 Mantenimiento básico de equipo, aplicaciones y redes

1. La informática y los ordenadores. Sistemas de representación interna de datos.

El buen estado de nuestro equipo informático puede marcar la diferencia entre
tener una jornada productiva, o ser una fuente de frustración y “tapones” de
trabajo.
Por este motivo, en el ámbito del sector administrativo, es básico disponer de
conocimientos sobre cómo gestionar los equipos y las herramientas informáticas para
poder desarrollar todas nuestras tareas laborales digitales sin limitaciones técnicas.
Además, debemos tener control sobre la conectividad de nuestro equipo informático
en dos ámbitos trascendentales hoy día: en las redes locales internas de nuestra
organización y respecto a aquellos servicios que se encuentren en la nube.
Podemos clasificar los elementos de cualquier equipo informático en dos categorías:
• Elementos físicos o hardware.
IMPORTANTE
• Elementos lógicos, aplicaciones o software.

Teniendo en cuenta que el objetivo primario de un ordenador es la gestión óptima de

la información, estos dos tipos de componentes constituyen la base para así sea:
• El hardware: hace referencia a todos los componentes que podemos “tocar”,
aquellos elementos materiales que en conjunto componen el equipo informático tal y
como lo percibimos a “simple vista”.
• El software: alude a todos los elementos de información, código, programación,
aplicaciones, etc. que permiten la interacción humana con el equipo informático. Es
aquella parte del equipo que permite recibir, clasificar, ejecutar y almacenar los
procesos e información que nos comunican con nuestro ordenador.

2. Elementos de hardware: componentes del equipo, periféricos y accesorios.

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Aunque han ido evolucionando con el tiempo (por ejemplo, a finales de los años
1970 los equipos informáticos aún no contaban con ratones de manera
extendida), actualmente encontramos en un equipo informático los siguientes
componentes básicos:
• Unidad central: contiene los dispositivos internos y puede ser de caja, de
sobremesa o portátil.
• Monitor: es un dispositivo externo. Se trata de una pantalla que nos permite
interactuar a nivel visual con el equipo, independiente en equipos de caja y
sobremesa e integrada en portátiles y equipos “todo en uno”.
• Teclado: es uno de los dispositivos externos que nos permite interactuar con el
equipo para introducir datos mediante caracteres.
• Ratón: dispositivo externo que constituye otra fuente de introducción de datos
en el equipo, pero en este caso de modo gráfico.
• Cableado: conjunto de elementos que permiten la conexión de dispositivos,
datos y entrada de electricidad.
Existen además una serie de componentes internos y externos que se enumeran a
continuación:
Internos: Placa base, CPU, Memoria, Fuente de alimentación, Disco duro,
unidades de almacenaje, Tarjeta de Red...
Externos: Teclado, ratón, escáner e impresora.
IMPORTANTE

IMPORTANTE
No tiene las mismas necesidades informáticas un perfil administrativo del área de
RRHH que utiliza aplicaciones ofimáticas y herramientas de navegador, que una
persona que trabajará con un programa contable gestionando amplios volúmenes
de datos, herramientas de análisis y de representación gráfica, etc.

2.2. Tipos de dispositivos y periféricos.

Como ya hemos expuesto anteriormente, los dispositivos pueden distinguirse en

3 23
internos y externos. Pero también existe otra clasificación establecida en función
de las acciones que estos dispositivos realizan respecto a la entrada y salida de
información y que distingue entre periféricos de dos tipos:
• Periféricos de entrada: son aquellos que facilitan el acceso de información a
nuestro ordenador, como pueden ser el ratón, el teclado, cámara web, una tableta
de edición gráfica con lápiz, etc.
• Periféricos de salida: son los que reciben datos del ordenador para mostrarnos
los resultados de nuestras interacciones con los periféricos de entrada.
Encontramos un ejemplo en los monitores, impresora, altavoces, etc.

IMPORTANTE

RECUERDA
Existen periféricos que cumplen las dos funcionalidades: memorias USB
(Universal Serial Bus), discos duros externos, cámaras de fotos, monitores
táctiles, etc. Todos son capaces de introducir datos en el ordenador para
interactuar con ellos y, de igual manera, el equipo puede devolver información a
todos ellos.
Accesorios
En el mercado existe una gran variedad de accesorios para ordenadores. De
hecho, se trata de un mercado en el que la innovación es incesante y podemos
encontrar accesorios de todo tipo: lectores de DNI electrónico; lámparas de
trabajo con conexión en un puerto USB del ordenador; lectores de tarjetas SD;
ventiladores o calentadores de tazas con conectividad USB, y un extenso etcétera.
IMPORTANTE
3. Elementos de software.
El software es el conjunto de datos, información y programas que, mediante el
lenguaje de código fuente del sistema operativo que tengamos instalado en
nuestro equipo informático, permite conectar e interactuar con el hardware.

3.1. Tipos de software.

Atendiendo a una clasificación estandarizada, se distinguen 4 tipos de software

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•1 Software según su funcionalidad.
Los programas, según su funcionalidad, se pueden dividir en tres categorías
fundamentales:
- Sistema: es el sistema operativo. Se encarga de interpretar los datos enviados
por los dispositivos para generar un entorno de trabajo “comprensible” para los
usuarios. Gestiona los recursos y soporta los programas instalados por el usuario.
- Aplicación: los programas especializados para la realización de tareas por parte
de los usuarios: ofimática, edición multimedia, comunicación, etc.
- Programación: lenguajes de diferentes tipos que interpretan el “código o
lenguaje máquina” que sirve para la creación de nuevas funcionalidades o
herramientas
•2 Software según el tipo de licencia.
- Software libre
Es un tipo de software que es patentado o registrado por el propietario, en el
momento de su creación, con una licencia especial que generalmente permite la
copia y uso de este de manera libre. Tanto los programas como su código fuente
están a disposición libre, para ser modificados, actualizados y mejorados por
cualquier persona que disponga del mismo Uno de los casos más conocidos de
software libre es el sistema operativo Linux, o los paquetes ofimáticos LibreOffice
y OpenOffice
Software propietario:
Es el software que ha sido patentado y es propiedad de su creador. Es ilegal
utilizarlo sin licencia de pago y el código de este no está a disposición del usuario.
Por ejemplo Microsoft Windows y MacOS. Es habitual ver en este tipo de
software, que la propia compañía ofrezca periodos de prueba gratuito como
gancho para después comprar el producto.
•3 Software según su importancia en el funcionamiento del sistema.
Esta clasificación se centra en el grado de importancia que tiene la aplicación para
hacer que nuestro equipo funcione bien.
•4 Software según el uso que realizamos del mismo.
Es decir un uso doméstico o un uso profesional. En función de nuestro grado de
conocimientos podremos acceder a programas personales o corporativos, con
diferencias de permisos, usos, aplicaciones en cada caso, siendo más completo
uno de uso profesional.

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3.2. Configuración, aplicaciones y utilidades esenciales.
Para poder utilizar una aplicación, ya sea instalada en local o accesible online,
debemos tener en cuenta los requerimientos de configuración y ejecución del
software
Para ello, cuando realicemos la instalación local de un software, debemos
consultar la documentación que aporta la empresa fabricante ya que esta
facilitará unas especificaciones mínimas que nuestro equipo informático debe
igualar o mejorar
Por ejemplo, cuando utilicemos aplicaciones en el navegador web, a menudo nos
van a recomendar utilizar un determinado navegador, que será más compatible y
funcional.
Algunas de las funciones esenciales o utilidades de las aplicaciones informáticas
en el ámbito administrativo son las siguientes:
* Procesador de texto
* Hojas de calculo IMPORTANTE
* Presentaciones multimedia
* Bases de datos

4. Sistemas operativos
Recuerda, el sistema operativo es vital para el software
Las tareas más comunes de un sistema operativo son las siguientes:
• Controlar el hardware del equipo.
• Gestión de aplicaciones y procesos de sistema. IMPORTANTE

• Gestión de usuarios.
• Gestión de comunicaciones y redes.

RECUERDA

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El sistema operativo es el “intérprete” entre el hardware, los programas instalados
y el usuario. Si en algún punto del proceso no existe una buena configuración o
comunicación con los diferentes dispositivos, el acceso al sistema para poder
ejecutar aplicaciones quedará anulado.
Para gestionar la información, los sistemas operativos requieren que se asignen
cuentas a los usuarios que utilizarán el equipo informático.
IMPORTANTE
Los tipos de cuentas de usuario más habituales son:
• Administrador o root : un usuario con permiso de administrador tiene privilegio
de acceso total a los recursos del sistema.
• Usuario estándar: un usuario con permiso estándar puede acceder a los
programadores y a sus documentos
• Invitado: un usuario con permiso o cuenta de invitado tendrá limitaciones de
acceso por razones de seguridad. Por ejemplo, podrá acceder a archivos
compartidos, podrá conectar a internet, etc.

4.1 Clasificación sistemas operativos

Distinguiremos entre los sistemas para uso personal, o doméstico, y lo sistemas
para uso corporativo y en red.
A continuación, vamos a mencionar los que podemos encontrar en un entorno de
trabajo habitual:
* Linux: este sistema operativo opera por todo el mundo, siendo el ejemplo más
claro y conocido del software libre
* Windows: es el sistema operativo con más presencia tanto en equipos
personales como de empresa
* Mac os: Posee licencia propietario, alto grado de experiencia al usuario, de
manejo atractivo.
* Chrome os: tras el auge de las aplicaciones web, Google creó, un sistema
operativo exclusivo para utilizar únicamente con una aplicación instalada: el
navegador Chrome
* Android: es un sistema Linux adaptado por Google para ser sistema operativo
de dispositivos móviles y tabletas
* Ios: a versión de MacOS para dispositivos móviles e iPads. Igual que su hermano
mayor, es un sistema robusto y fiable

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4.2 Instalación.
Teniendo en cuenta los tres principales sistemas operativos que trataremos (Linux,
Windows, MacOS), podemos decir que el proceso de instalación es bastante
similar entre cada uno de ellos, apareciendo solo pequeñas diferencias en cuanto
al contenido gráfico que aparece en alguna pantalla y algunas opciones de
configuración del usuario.

IMPORTANTE
Convivencia de sistemas operativos.
Por último, debemos tener en cuenta que, no tenemos por qué limitarnos a tener
un solo sistema operativo instalado en nuestro equipo. Linux puede convivir en un
mismo equipo con Windows o Mac.
Mac puede reservar parte de su disco a instalar una partición de Windows. Es
decir, mediante la división del disco, podemos realizar este tipo de combinaciones.
En el arranque del disco elegiremos que sistema operativo utilizar. Para
modificarlo, bastaría con reiniciar el equipo.
En este sentido, las aplicaciones de virtualización han ayudado mucho a realizar
este tipo de convivencias de sistemas operativos en el mismo equipo informático
sin tocar las particiones de discos duros.

5. Herramientas del sistema.

El primer concepto que tenemos que definir a la hora de hablar del proceso de
instalación de un sistema operativo es el de configuración: que es el conjunto de
reglas que definen la instalación y uso de un software en nuestro equipo.
La configuración de sistema, y por extensión de sus herramientas, puede ser
predeterminada o personalizada. En caso de tener un nivel de usuario bajo o
inicial, la más recomendable es la primera.
IMPORTANTE

• Configuración predeterminada: es la que el fabricante recomienda por defecto

para poder instalarse y ejecutarse con una interacción del usuario mínima.
Configuración personalizada: este tipo de instalación permite modificar los
parámetros del programa (por ejemplo, uso de RAM, de disco duro, lugar de
instalación, opciones de guardado, etc.) para poder “tunearlo” según la capacidad

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de hardware de nuestro equipo o nuestras propias rutinas del software de este.

5.1 Instalación y desinstalación

La instalación de herramientas y aplicaciones la realizaremos mediante los paneles
de configuración del sistema operativo o de los archivos de ejecución de los
programas que queramos instalar.
Podemos descargar los programas desde la página web o también podremos
hacerlo desde la herramienta de “Tienda” instaladas en los diferentes sistemas
operativos: Ubuntu Software (Linux), App Store (Mac) o Microsoft Store
(Windows), parecida a la que podemos realizar desde un dispositivo móvil
mediante Google Play o App Store.
Normalmente, una vez descargado el archivo de instalación, éste se ejecutará
automáticamente.

6. Ayuda y soporte técnico

El soporte técnico de un sistema operativo, o cualquier tipo de software, viene
definido en un primer momento por los manuales que el fabricante elabora para
el conocimiento del usuario y que describen protocolos de actuación a seguir en
caso de encontrar algún tipo de error que pueda ser subsanado por el propio
usuario siguiendo las instrucciones indicadas
Si este protocolo no fuese suficiente para resolver el error, tenemos diversas
alternativas que nos permitirían solucionar problemas técnicos mediante la ayuda
en línea:
• Consultando las FAQs (Frequently Answered Questions).
• Documentación guiada o vídeo disponible en su página web.
• La ayuda con chats línea.
• Atención telefónica personalizada.
En algunos casos, es posible utilizar programas de gestión remota para que los
técnicos puedan acceder a nuestro equipo y solucionar los problemas sin
necesidad de desplazamientos, siempre y cuando la conectividad de red esté
operativa. Por último también está la posibilidad de ir al taller o servicio técnico.

Incidencias en nuestro equipo.

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En líneas generales, los principales problemas que podamos tener en nuestro
equipo se pueden clasificar en dos tipos: amenazas externas por software
malintencionado (malware), o procesos anómalos en nuestro ordenador
• Amenazas externas por software malintencionado (malware):
Phishing: Consiste en intentar obtener datos confidenciales del usuario como
contraseñas, cuentas bancarias, números de tarjeta de crédito, identidades, etc.
engañando a través de correos electrónicos, o suplantando la imagen de una
empresa u organización pública para hacer creer a la posible víctima que los datos
son solicitados por un lugar “oficial” cuando en realidad no es así.
Troyano: Es el tipo más numeroso. Tiene como objetivo infiltrarse en un sistema y
garantizar el acceso remoto para llevar a cabo diferentes acciones sin
conocimiento del usuario.
Spyware: Tiene como objetivo conseguir información del sistema que infecta
(contraseñas, direcciones de correo, identificaciones bancarias, etc.) y transmitirla
a los creadores.
• Procesos anómalos en nuestro ordenador:
El sistema va más lento para cualquier operación.
- Aparecen errores del sistema con mucha frecuencia.
- El sistema se auto reinicia.
- El sistema se bloquea sin ninguna razón aparente
IMPORTANTE

7. Redes locales.
Las redes de comunicación permiten trasladar la información gestionada de
manera interna en un equipo informático, hacia otro dispositivo, red u ordenador
con el que se puede intercambiar espacios de información, impresoras,
servidores, acceso a redes iguales o superiores, aplicaciones
RECUERDA
Las redes, no solo incluyen a equipos, dispositivos digitales de red y servidores. En
el caso de una red LAN cableada, las canalizaciones, rosetas, cables interiores y
exteriores, armarios de dispositivos de red, etc. son considerados parte de la
misma red.

Principales componentes

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• LAN
Local Area Network o redes de área local. Este tipo de red comprende desde la
concepción mínima, que es conectar dos equipos informáticos, hasta todos los
recursos y servicios imaginables dentro de un área restringida, generalmente un
edificio. Permite tanto acceso a recursos compartidos como a redes de banda
ancha conectando a otras LANs o internet.
• MAN:
Metropolitan Area Network o red de área metropolitana. Es una red que es
compartida por usuarios de una misma localización geográfica, siendo el puente
entre las diferentes LANs y la red de redes (internet) como, por ejemplo, las sedes
y redes LAN de una compañía.
• WAN:
Wide Area Network o redes de banda ancha. Son redes de titularidad pública
compartidas por un número masivo de usuarios y que abarcan áreas de acción de
país o incluso a nivel mundial.

IMPORTANTE

Tipos de redes en función de su propiedad.

Clasificación de redes según a quién pertenecen, personas o entidades públicas o
privadas:
• Privadas:
Son aquellas redes creadas por una persona o administrador para un uso reducido
o a pequeña escala; sea para una persona o entidad.
• Públicas:
Incluyen a un conjunto de usuarios y son de servicio público, como por ejemplo
las redes de fibra óptica o ADSLs ofrecidas por compañías de telecomunicaciones.
Tipos de redes en función del medio de transmisión.
Respecto a las redes cableadas, el modelo que se ha impuesto por ser el más
operativo es el de estrella, basado en un punto central que va repartiendo la red
en los dispositivos conectados. En los niveles más bajos encontraremos HUBs
(concentradores), y en los niveles con un tráfico de red intenso encontramos
SWITCHES (conmutadores). En cuanto a las redes inalámbricas, su funcionamiento
es el mismo que encontramos en las cableadas, pero en lugar de tener cables
encontramos frecuencias de transmisión. Emisión desde un dispositivo, recepción

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desde otro dispositivo.
Con esta clasificación distinguimos las redes según el medio de transmisión a
través del cual se encuentran conectadas: cableado (cobre y fibra), o
radiofrecuencia (ondas electromagnéticas)
IMPORTANTE
La dirección IP es la matrícula que se asigna a cada dispositivo que está conectado
a una red LAN convirtiéndose, de este modo, en un elemento único e irrepetible
dentro de la red. Así se facilita el proceso de envío y recepción de paquetes de
información (demanda identificada).
Dirección IP: el número identificativo que no se puede repetir dentro de nuestro
plan y que es el DNI de nuestro ordenador para salir de la red LAN
IMPORTANTE

PARTE 2 Instalación y actualización de aplicaciones

1. Identificación de las herramientas de software para trabajar la información

Los paquetes de oficina, o suites ofimáticas, son conjuntos de programas
destinados a cubrir las necesidades operativas de una oficina: manejo de
información textual como redacción de documentos; gestión de grandes
conjuntos de números o datos; creación de presentaciones;manejo y edición de
archivos de imagen, audio o vídeo, etc.
En todo este recorrido del software ofimático podemos definir los siguientes
grandes hitos: la aparición del paquete Microsoft Office (1989); la del proyecto
LibreOffice (2001); y, por supuesto, la aparición de Google Workspace en 2006.
• Microsoft Office: el paquete Microsoft Office ha marcado la línea de creación y
diseño de los programas ofimáticos durante casi tres décadas. Microsoft Office se
basa en una licencia de pago y, además de sus versiones de instalación local en el
equipo informático, cuenta con la versión online de todos sus programas cuyas
primeras versiones surgieron en 2010.
• LibreOffice: LibreOffice cubre un amplio espectro de las aplicaciones ofimáticas
ofrecidas por Microsoft Office, pero con la característica de que es un programa
bajo licencia de software libre. Recordamos que esto quiere decir que para
acceder a su uso basta con que descarguemos el programa desde internet a

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nuestro equipo y podremos utilizarlo sin ningún tipo de limitación.
• Google Workspace: la aparición de Google Workspace ha supuesto la auténtica
revolución del software ofimático en este nuevo siglo. Empezando por programas
básicos como el editor de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. ha ido
aumentando su catálogo hasta convertirse en una opción muy seria para satisfacer
tanto al usuario particular como empresarial. Debido a que se ejecuta desde el
navegador de nuestro equipo, podemos simplificar al máximo el proceso de
puesta en marcha, ya que bastará con tener acceso a internet, un navegador web
y una cuenta de Google.
Principales funciones de estas herramientas:
1 Procesador de textos:
• Escritura y edición de texto (tipo de fuente, tamaño, color, etc.).
• Revisión y corrección ortográfica y gramatical.
2 Hoja de cálculo:
• Procesamiento de datos en una o más hojas.
• Inserción de fórmulas de todo tipo
• Automatización de cálculos repetitivos.
3 Herramienta de presentación multimedia:
• Diseño de diapositivas como base para presentaciones.
• Incluye el editor de texto para dar formato a la pieza escrita.
• Posibilidad de incluir imágenes, gráficos, sonido, vídeo, etc.
• Efectos de animación tanto en la transición de diapositivas como en su
contenido
4 Base de datos:
• Creación y mantenimiento de tablas.
• Posibilidad de incluir consultas automatizadas.
• Formularios para la introducción de datos.
• Informes de datos.
5 Edición de vídeo:

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• Apertura de archivos multimedia: foto, sonido, vídeo.
• Edición de archivos de sonido y vídeo.
IMPORTANTE

IMPORTANTE
Las licencias definen si el uso del software es mediante compra o uso durante un
periodo determinado de tiempo; si es libre (informando acerca de los términos en
que puede ser utilizado); así como si es de uso individual o corporativo.
Para poder utilizar una aplicación, ya sea instalada en local o accesible online,
debemos tener en cuenta el estado de nuestro equipo informático, Para ello,
cuando realicemos la instalación local de un software, debemos consultar la
documentación que aporta el fabricante ya que este facilitará unas
especificaciones mínimas que nuestro equipo informático debe igualar o mejorar
en relación con el hardware esencial para la instalación y uso de la aplicación,
como es el procesador, la RAM y el disco duro.
Recuerda, que estos requisitos mínimos los encuentras también si vas a usar la
versión web u online, ya que suelen estar basadas en un navegador concreto que
debes utilizar.

2. Procedimientos de instalación, configuración y actualización de aplicaciones.

Los procesos de instalación de los diferentes softwares ofimáticos en local o
mediante acceso online son diferentes, aunque comparten ciertas similitudes.
Por ejemplo, una vez descargado(desde la página web que corresponda)
ejecutamos el programa de instalación. Si no tenemos mucha experiencia en este
tipo de acciones, ejecutamos la instalación por defecto. En caso contrario
podríamos ejecutar la instalación personalizada y elegir entre diferentes opciones
la instalación que deseemos.
Acceso online
El caso más reconocible es el de Google, Su principal ventaja es que siempre que
contemos con una conexión a Internet y un dispositivo informático con navegador
web, podremos hacer uso tanto de la aplicación como de los archivos que
tengamos almacenados en nuestra nube. Además, contaremos con la ventaja de
poder guardar en la nube y, al igual que Google, contaremos con la herramienta
de autoguardado del archivo. Este creará un historial que permite recuperar
cualquier versión del archivo desde que se creó, siempre y cuando esté
almacenado en la nube.

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2.1 Actualización de software.
Una actualización de software es una mejora en el código utilizado en la aplicación
que sirve para cubrir un posible error, mejorar el rendimiento o simplemente
aportar nuevas funcionalidades en el mismo.
Las actualizaciones más comunes son las de nuestro sistema operativo, ya que
cada proveedor de software automatiza dichas actualizaciones para que, previo
consentimiento del usuario, se realicen desde el primer momento de instalación
en el equipo.
Generalmente se trata de actualizaciones que responden a la resolución de
incidencias comunicadas por los usuarios, que se acumulan y se incluyen en cada
actualización programada, en caso de tratarse de problemas menores.
Tanto Linux, como MacOS y Windows cuentan con un sistema de actualización
que conecta periódicamente con los servidores de cada sistema operativo.
Actualización de software de uso en la nube.
Una vez ejecutada la actualización, el usuario se verá beneficiado de la
misma(actualización) en el momento que ingrese de nuevo en ella desde su
acceso personal.
La principal ventaja es que se actualizan automáticamente, ya que se realiza desde
el proveedor directamente.

3. Diagnóstico y resolución de problemas. Comprobación de integridad.

A la hora de instalar un software de oficina puede surgir una serie de problemas,
podemos encontrar las siguientes dificultades :
• Hardware del equipo:
O bien no cumplimos los requisitos de hardware demandados por el fabricante o
bien nuestro equipo tiene un problema con alguno de los dispositivos de
hardware necesarios para hacer funcionar el software ofimático correctamente.
(Por ejemplo, si nuestro software ofimático recomienda 4GB de memoria, pero
solo tenemos 2,)
• Problemas de software:
Nuestro equipo no solamente puede fallar por problemas físicos de hardware,
sino que también puede ocurrir que el sistema operativo, el software principal,
puede tener algún tipo de problema que impedirá la correcta instalación y/
ejecución del nuevo software a instalar.

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• Adaptación de personas con deficiencias físicas o sensitivas:
En caso de encontrarnos con personas que presentan deficiencias visuales o
auditivas, debemos adaptar a las necesidades de este tipo de usuarios tanto el
sistema operativo como el nuevo software a instalar
• Problemas de versiones:
Aun no teniendo problemas en nuestro equipo a la hora de instalar nuevas
aplicaciones, sí que debemos tener en cuenta las versiones con las que contarán
compañeros, clientes y todos nuestros círculos de intercambio de información,Si
cuentan con versiones de software anterior, debemos tener en cuenta que
podemos generar documentos no soportados por dichas versiones, aunque sean
del mismo fabricante.
Otras maneras de encontrar solución a nuestros problemas en caso de no contar
con la ayuda de profesionales de soporte técnico, es recurrir a los servicios de
“helpdesk” de la entidad proveedora de software que hemos implementado en
nuestro equipo,servicios de atención telefónica, vía correo electrónico, chat desde
la página del fabricante o incluso videoconferencias o software de gestión remota.
También resulta positivo, en muchas ocasiones, consultar experiencias anteriores
registradas en la documentación FAQ (Frequently Asked Questions)

4. Realización de copias de seguridad del sistema informático de la empresa.

En este punto, las copias de seguridad nos facilitan una manera de que,
independiente del problema que nos podamos encontrar, tengamos la
información protegida de incidencias de hardware o software.
La copia de seguridad protege los datos que tenemos almacenados en nuestro
equipo, mientras que la copia de la imagen fija de nuestro sistema realiza una
copia del sistema operativo, incluyendo en ella aplicaciones instaladas y datos del
usuario. Todos los sistemas operativos cuentan con aplicaciones que permiten
hacer copias de seguridad de nuestro sistema.
Recuerda, que debes y puedes realizar copias de seguridad completas o parciales
en la nube. Incluso puedes externalizar este servicio a terceras empresas.
Copias de seguridad en sistemas ofimáticos online:
Todo trabajo realizado desde la creación hasta el más mínimo cambio queda
guardado de manera automática en nuestro espacio de almacén de información
(Drive o OneDrive) en menos de 10 segundos. Gracias a este sistema, denominado
historial de versiones, podemos contar con un “diario de modificaciones”

16 23
5. Manuales técnicos sobre incidencias informáticas.
El manual técnico tiene como objetivo describir las características de una
aplicación, su estructura, procesos, qué es necesario hacer en caso de error.
Ante una dificultad o problema, el protocolo de actuación que se recomienda es,
en primer lugar,consultar la documentación existente, el manual de uso y/o la
ayuda on-line.
Si con estas acciones no fuese suficiente y no se consigue resolver el problema,
será necesario recurrir al servicio técnico informático adscrito al programa y dar
reporte de la incidencia, fallo o avería.
6. Software de seguridad.
El software de seguridad es útil para escanear periódicamente nuestro sistema y
detectar posibles vulnerabilidades. Existen los antivirus, los anti espiás y los
cortafuego(Programa que filtra y bloquea las comunicaciones en red no deseadas,
tanto a través de Internet como a través de la red local)
7. Normas de seguridad básicas para evitar infecciones por virus u otras
intrusiones. Malware, phishing y DOS
A continuación, se enuncian una serie de recomendaciones útiles para “evitar
infecciones de virus e intrusiones” en nuestro sistema informático:
* No abras los mensajes de correo electrónico de remitentes desconocidos, o los
archivos adjuntos de correo electrónico que no reconoce.
* Usa una aplicación antimalware.
Las aplicaciones antimalware buscan virus, spyware y otros tipos de malware que
intentan entrar en tu correo electrónico, sistema operativo o archivos
* Mantén tu sistema operativo actualizado.
* Usa un firewall.
Un firewall puede ayudar a notificarte sobre actividades sospechosas si un virus o
gusano intenta conectarte a tu PC. También puedes bloquear virus, gusanos y
atacantes que envíen aplicaciones potencialmente dañinas a tu PC.

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PARTE 3 Escritura de texto según mecanografía
1. Postura corporal ante el terminal.
El uso extendido de los equipos informáticos ha aportado grandes beneficios en el
ámbito laboral. Sin embargo, también es bien cierto que la utilización prolongada
a lo largo de la jornada laboral de los equipos informáticos nos obliga a adquirir
ciertas habilidades y prestar atención a determinados hábitos que, de no tenerlos
en cuenta, pueden hacer peligrar nuestra integridad física y mental.
Una de las habilidades que debemos adquirir es la escritura mediante teclado
IMPORTANTE
La ergonomía es una disciplina que analiza el modo de adaptar los utensilios de
trabajo (mobiliario, maquinaria, herramientas, etc.) de modo que su utilización
sea lo más eficaz y cómoda posible para las personas.
RECUERDA
Es recomendable poder iniciar los periodos de pausa antes de llegar al punto en el
que tenemos síntomas de cansancio o fatiga ya que, de lo contrario, resulta más
difícil la recuperación. Debemos realizar una planificación del trabajo y de tareas
de manera que podamos tener espacios de pausa entre los mismos. Por este
motivo es recomendable que, con una tarea que dure una hora o una mañana,
planifiquemos pequeños periodos de 10 minutos de pausa cada 50 minutos.
Por lo que respecta a la postura, debemos tener en cuenta dos factores:
 Conseguir una correcta postura ergonómica en los espacios de trabajo.
 Potenciar los cambios de postura durante el transcurso de la jornada de
trabajo.
La relajación visual, por último, se considera un elemento vital en un sector en el
que la pantalla ocupa casi más del 90% de nuestra jornada de trabajo. Respetar
los periodos de descanso no solamente ayudan a recuperar fatiga de nuestro
cuerpo y extremidades, sino también de nuestros ojos.
Uno de los principales objetivos de la ergonomía es asegurar que los elementos
utilizados en nuestro espacio de trabajo se adapten a la persona que hará uso de
ellos, con el fin de mejorar su calidad de vida en el espacio de trabajo y fuera de
él.

RECUERDA

18 23
Para prevenir posibles problemas de riesgos laborales derivados del trabajo frente
a PVD procura adoptar las siguientes medidas generales:
* Adaptar las instalaciones y el espacio de trabajo para permitir unas buenas
condiciones ambientales.
* Adecuar el equipamiento y mobiliario basándonos en recomendaciones
ergonómicas.
* Realizar una organización de trabajo y tareas que respeten los tiempos de
descanso necesarios
* Formar de manera continua al personal.
A continuación, ofrecemos una serie de recomendaciones respecto a los tres
elementos principales: pantalla, teclado y ratón.
Pantalla o La Pantalla de Visualización de Datos (PVD)
Se encuentra conectada a un equipo informático y con la que podremos
interactuar mediante el teclado o mediante acciones táctiles en la propia pantalla.
 Posición: La pantalla ha de ser orientable para cambiar su ángulo de inclinación
y/o su altura respecto a la vertical de la base.
La distancia de nuestros ojos a la pantalla no ha de ser inferior a 40 cm., ni
superior a 90 cm
Debemos encontrar una situación de nuestra PVD que evite los reflejos originados
por iluminación natural o artificial. Para ello intentaremos evitar dirigir los focos
iluminación artificial hacia los espacios de trabajo, así como colocar persianas.
EL teclado.
Siendo hasta ahora el principal elemento introducción de datos, el uso del teclado
resulta fundamental para un correcto cuidado de nosotros mismos en el espacio
de trabajo.
La presión que debemos ejercer sobre las teclas es mínima, por eso no debemos
caer en el vicio de “mamporrear” el teclado, ya que esto nos supondrá un gasto
de energía y tensión innecesaria que incidirá en nuestro desgaste físico y mental.
El ratón.
El ratón nos permite interactuar dentro de la pantalla por lo que, al igual que el
teclado, haremos uso de él durante toda nuestra jornada.

19 23
2. Conocimientos del teclado
Encontramos tres principales tipos de teclados según la distribución de sus teclas:
QWERTY: es el tipo de teclado más popular. La organización de las teclas estuvo
condicionada en su día a la disposición mecánica de una máquina de escribir
creada hace casi dos siglos.
AZERTY: es la variante francesa del teclado QWERTY
DVORAK: intentando ser una versión más moderna y mejorada del QWERTY
Colocación de dedos.
es necesario cuidar:
 La postura corporal: el ángulo entre brazo y antebrazo debe ser de 90 grados y
los brazos deben estar situados tan cerca del cuerpo como sea posible.
 Los brazos se han de mover lo menos posible: son los dedos los que deben
tener movilidad y, como mucho, las muñecas.
Las Manos
 Los dedos de las manos se deben apoyar en la fila central del teclado.
 Una vez alcanzada la postura correcta hacemos una división mental de teclado
en dos bloques, el que usará la mano derecha y el que utilizará la mano izquierda
Desarrollo de la destreza mecanográfica.
La práctica es el único camino que nos va a permitir adquirir destreza con la
técnica mecanográfica. Practicando ejercicios progresivos podremos ir adoptando
y asimilando la postura y movimientos de los dedos en las diferentes filas para dar
lugar a las palabras.
IMPORTANTE
Al teclear, no se debe desplazar la mano sino el dedo que sea necesario.
IMPORTANTE
Cuando se hacen ejercicios de mecanografía, es necesario cuidar la postura
corporal y se debe intentar no mirar el teclado.
3. Escritura de textos en inglés o en otros idiomas:
Es recomendable, antes de escribir textos en inglés, o en cualquier otro idioma,
haber alcanzado un aprendizaje de las técnicas mecanográficas expuestas en
nuestra lengua materna.

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4. Detección de errores tipográficos. Correctores automatizados en diversos
idiomas.
Para detectar y corregir errores tipográficos y ortográficos en un texto, es útil
recurrir a correctores automáticos o automatizados. Este tipo de herramientas
analiza el texto detectando errores de tipografía, de ortografía y/o de gramática y
ofreciendo la alternativa correcta. Se trata de programas o aplicaciones de
software informático. Estos correctores habitualmente van realizando la revisión
del texto de forma automática, aunque hay algunos que requieren de la acción
manual del usuario para activar la revisión.
Recuerda que puedes cambiar el idioma del corrector ortográfico y que debes, en
la medida de lo posible hacer tu mismo la revisión.

Parte 4. Gestión de correo y agenda

1. Tipos y configuraciones de correo electrónico
El correo electrónico es un sistema de mensajería que sirve para enviar textos
escritos, así como adjuntar y enviar archivos. Actualmente podemos encontrar
servicios de correo electrónico a nivel generalista (ya sean gratuitos o de pago)
como pueden ser Gmail u Outlook, pero también existen multitud de proveedores
que ofrecen los mismos servicios
IMPORTANTE

IMPORTANTE Una cuenta de correo estará sujeta a un dominio donde está

almacenada (gmail.com, outlook.es, mixmail.com, etc.) y a un nombre de correo
que no puede repetirse en toda la red Internet.
Una vez creada nuestra cuenta de correo podemos acceder a ella a través de los
dos tipos fundamentales de sistemas de correo:
1. WEBMAIL:
consiste en la apertura del correo desde un navegador web, como Chrome,
Firefox, Edge. Etc. Y todas las funcionalidades de correo nos aparecerán desde una
página web, como cualquier otra página web.
2. CLIENTE DE CORREO:
Es un software que instalamos en nuestro equipo informático, especializado en la
lectura y gestión de los correos.
El envío o recepción de correo electrónico se realiza mediante unos protocolos de
servicio. A título informativo, los protocolos que encontramos relacionados con

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esta gestión son:
* Protocolo SMTP
* Protocolo IMAP
* Protocolo POP
* Protocolo SSL
Para gestionar el correo electrónico tanto enviado como recibido es muy útil
recurrir a la creación de carpetas, como se denomina en programas de cliente de
correo, o crear etiquetas en el caso de aplicaciones webmail.

Crear una nueva cuenta de correo

Dentro del ámbito laboral, nos solemos encontrar con cuentas nominativas(con
nombre y apellidos) o cuentas generalistas.
En cualquier caso, una vez completado el registro y validado, se nos solicitará un
usuario y una contraseña, que habrá que introducir en el navegador que
utilicemos cuando accedamos al correo.
RECUERDA
Cualquier cliente de correo webmail cuenta con una serie de herramientas de
productividad que vienen asociadas con el envío de correos, la programación de
avisos y de eventos en el calendario, la agenda de citas, etc
IMPORTANTE
Al gestionar el correo desde un dispositivo móvil podemos detectar que algunas
funciones no están disponibles. Esto sucede porque las aplicaciones de gestión de
correo están adaptadas a una pantalla táctil de pequeñas dimensiones
Plantillas y firmas corporativas
El uso de plantillas y firmas nos ayudará a personalizar nuestros mensajes y
comunicaciones conforme a nuestra marca personal o conforme a la imagen corporativa
de nuestra organización
En el caso de Google Gmail, debes seguir los siguientes pasos para activar la plantilla, ya
que no se activa por defecto:
* Abre Gmail.
* Arriba a la derecha, haz clic en Configuración. Ver todos los ajustes.

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* En la parte superior, haz clic en Configuración avanzada.
* En la sección Plantillas, selecciona Habilitar.
IMPORTANTE
* En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Firmas de correo
Las firmas son un elemento básico en cualquier organización para afianzar el branding
corporativo a la hora de realizar comunicaciones. Son como las plantillas de correo, pero
únicamente se aplican insertándose en el pie de cada correo que redactamos.

3. Foros de noticias
Los RSS-Atom son parte de la familia de los formatos XML (lenguaje de marcas o
hashtags) y están diseñados para la distribución de noticias o información
contenidas en sitios web.
Esta tecnología genera un archivo que contiene los titulares de la noticia, un
resumen breve de dicha noticia y enlace hacia esta.
IMPORTANTE

La tecnología RSS-Atom permite estar al día y navegar entre toda la información

que nos ofrece la red Internet, seleccionando únicamente la que nos interesa. No
es el usuario quien va a la información, sino que la información llega al usuario
directamente

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