Metología de Sistemas Blandos

METOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS
Las necesidades de las organizaciones para conseguir eficacia, eficiencia y mejora continua
en todas sus funciones y actividades, que generalmente requieren el uso de documentos,
conlleva a replantear las estrategias de acción e implementar sistemas de gestión de
calidad que les ayuden a entender su comportamiento, su entorno y sus necesidades de
información, tendientes a la calidad de sus procesos, productos y servicios.
Concepto de sistema. De acuerdo con Felipe Ochoa, “un sistema puede ser concebido
como: 1 Un conjunto de elementos que interactúan y tienen un objetivo común. Un conjunto
ordenado de procedimientos, relacionados entre si, que contribuyen a realizar una función.
Una serie de funciones, pasos o procedimientos, que permiten obtener un resultado
predeterminado. Un conjunto de partes, elementos, componentes o funciones
interrelacionados que conducen a un fin especifico.”
El autor, Peter Checkland, señala que el concepto central de “sistema” “engloba la idea de
un grupo de elementos conectados entre si, que forman un todo, que muestra propiedades
que son propiedades del todo y no sólo propiedades de sus partes componentes.”
La metodología de sistemas blandos.
La metodología de sistemas blandos, aborda los problemas derivados del mundo real,
definidos “como aquellos a los cuales se enfrenta el analista de manera cotidiana, tanto en
las empresas como en cualquier tipo de organización. Son inestructurados, no están
delimitados y tampoco es posible abordarlos bajo condiciones de laboratorio”.7 Su aparición
se debe a la necesidad de representar y administrar sistemas sociales que integran a
individuos en situaciones reales y cambiantes. Por lo anterior, “el pensamiento de sistemas,
entonces, hace uso consiente del concepto particular de integridad que se aprende en la
palabra sistema, para ordenar nuestros pensamientos. La práctica con sistemas, entonces,
implica el uso del producto de ese pensamiento para iniciar y guiar acciones que podemos
llevar a cabo en el mundo.
Principios generales y características de la metodología de sistemas blandos. La

metodología es un acercamiento basado en interpretaciones para comprender y resolver
problemas en una organización, proporciona un esquema para analizar y tomar acciones
definidas, en donde el cambio y el aprendizaje de la organización, ayudan a conseguir
mejoras. Es un enfoque que ayuda a entender, resolver y administrar situaciones
problemáticas asociadas con la generación de información, por ello los documentos y los
archivos, juegan un papel determinante. Los principios generales son los siguientes:
1. Problemas no estructurados. La metodología de sistemas blandos no se ocupa de

problemas determinados y concretos, mas bien tiene que ver con situaciones problemáticas
no estructuradas o no definidas, se trata de situaciones en donde los actores o el personal
interactúa estableciendo relaciones, ante nuevos retos, es decir se ocupa de problemas
complejos e inestructurados, sin embargo es necesario aclarar que la información
organizada ayudara a resolver dichos problemas.
2. Continuidad y el cambio. Los estudios de los sistemas blandos, se basan en los

supuestos de que la realidad social es cambiante, es decir no están determinados como las
matemáticas o la física en las ciencias naturales, por ello las relaciones humanas, crean un
proceso social continuo que a veces es lento y en otras ocasiones puede suceder rápido,
por ello debe explicarse la continuidad y los cambios en las organizaciones.
3. Interpretación y aprendizaje. Mientras la metodología de sistemas duros, a través del

método de las ciencias naturales, genera hipótesis más rigurosas; si se quisiera aplicar este
método a las ciencias sociales, supondría, que la realidad puede ser optimizada, sin
embargo la metodología de sistemas blandos y el pensamiento de sistemas considera un
mundo social en el que existe la continuidad y los cambios simultáneos, por lo cual la
investigación busca mas la interpretación y el aprendizaje de la organización que la misma
optimización.
4. Sistemas con propósito. La razón principal y el punto de partida de los sistemas blandos,
es una situación en la que al menos una persona considere que existe una problemática;
estas situaciones tienen una cosa en común, contiene personas o actores, y estos tratan
de tomar acciones con propósito.
5. La visión del mundo. Para construir un modelo de actividades con propósito que ayude
a resolver una situación problemática, es necesario declarar una visión del mundo (un punto
de vista). Esto quiere decir que el modelo de actividad humana, nunca podrá ser modelos
de actividades con propósito del mundo real. La naturaleza y complejidad del mundo real,
siempre supera a los modelos, sin embargo el realizarlos nos ayudan a explorar, tanto las
situaciones del mundo real, (mediante la construcción de preguntas clave), como realizar
un interrogatorio de manera mas detallada y explicita. Estos principios permiten considerar
a la metodología de sistemas blandos, como un proceso de aprendizaje cuya estructura
formal idealizada se presenta a continuación.
6. Generalidad y particularidad. Para comprender mejor la idea de la metodología de

sistemas blandos, es importante aclarar que es más bien un conjunto de principios que un
método, por lo cual estos principios son adoptados por las personas, tanto para resolver
problemáticas de la situación que viven, como por su propio modelo y actitud ante el cambio.
La experiencia previa de las organizaciones y la suma de las ideas se fundamentan como

principio para crear una metodología de los sistemas blandos en donde:
1 “En cada situación hay personas intentando realizar acciones que tienen sentido para
ellas. Es decir, son sistemas de actividades humanas con un propósito y un objetivo.
2 En el planteamiento de un problema es necesario establecer las interpretaciones y

propósitos que son relevantes para la construcción del sistema de actividades humanas.
Cada una se basa en diferentes puntos de vista. (visiones del mundo)
3 La metodología de sistemas blandos, es un proceso inquisitivo en el cual un grupo de

personas perciben una situación problemática. De ahí, el analista construye modelos
dirigidos a atacar el problema. Al final, se trata de negociar una descripción confortable y
deseable para todos, que pueda ser analizable y factible para el grupo particular de
involucrados.
Etapas de la metodología de sistemas blandos.
A fin de especificar las etapas a seguir en la metodología de sistemas blandos en la

organización, antes de implementar un sistema de gestión de calidad, se describirán a
continuación:
1. Ubicación del sistema. Identificar datos esenciales de la organización como,

antecedentes, organigrama, funciones y actividades, misión, visión, metas, objetivos, roles,
políticas internas, manuales, archivos y documentos, procedimientos, tecnologías,
productos y servicios.
2. Identificación perceptiva de la situación problemática. Se señalará de manera

general, la situación que prevalece en la institución. Para la fase de identificación y
expresión de la situación problemática se proponen los siguientes análisis:
a) Análisis 1: selección de agentes involucrados en el problema (“stakeholders”),

incluyendo a los gestores y los clientes.
b) Análisis 2: análisis de roles, las normas y los valores, así como de sus interacciones con
el sistema social en el que está involucrado el estudio.
c) Análisis 3: análisis de la estructura de poder y de las formas de influencia. Los

stakeholders son el personal que esta involucrado en las situaciones problemáticas,
finalmente son los expertos para que la solución se alcance o no, ellos son la fuente de
información de la organización.
Un stakeholder es áquel que tiene la capacidad para influir o afectar a un problema. Es

decir, son las personas que tienen algo que ganar o perder en el proceso de solución del
problema. El enfoque de los stakeholders afirma que las empresas mejoran su desempeño
en la medida en la que sus actores son tomados en cuenta y se encuentran comprometidos
con las operaciones de la organización.
El pensamiento de sistemas blandos, está enfocado hacia la recolección, construcción e

implantación de sistemas de información a un nivel de detalle más natural; analizando la
situación problemática y con la ayuda de los stakeholders, es posible obtener la información
pertinente y adecuada para resolver problemas. En este contexto es factible elaborar hojas
de control o resultados, incluso mediante diagnósticos o cuestionarios aplicados, entre
otros. Por lo anterior los esquemas se basan en la identificación de percepciones y puntos
de vista de los involucrados que ayudan a describir, resolver o mejorar la situación
problemática.
3. Construcción de la definición raíz. A fin de seguir la propuesta del esquema de

Checkland, basado en la estructuración de la definición raíz, se presentan los siguientes
elementos, basados en el CATWOE, que nos ayudaran a determinar la definición raíz.
C) CLIENTES O BENEFICIARIOS: Comunidad organizacional en general. ¿A quien

beneficia o perjudica?
A) ACTORES: Personal específico involucrado en el manejo de los documentos y archivos,

quienes serán los informantes clave stakeholders, es decir ¿Quiénes ejecutan las
actividades?, a este grupo se les deben aplicar encuestas y entrevistas en sus áreas de
trabajo.
T) PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Considera si existe un sistema de gestión de

calidad en la organización, en donde estén involucrados las personas, los procesos, los
documentos, los archivos, las tecnologías y su interacción, es decir ¿Qué hace el sistema?
W) PUNTOS DE VISTA DE CLIENTES Y ACTORES: En este punto se comparan los

resultados, de la comunidad organizacional en general y los actores en específico
involucrados en los procesos, quienes contribuirán a la flexibilidad para el cambio, es decir
¿desde qué punto de vista se les está considerando?
O) PROPIETARIO DEL SISTEMA: Los directivos de la organización, quienes deberán

participar en este cambio, por lo cual la sensibilización y la conciencia en beneficio de
capitalizar su información es un recurso potencial, es decir identificar ¿Quién decide?
E) MEDIO AMBIENTE Y SUS LIMITACIONES: Considerar los cambios externos que puede
sufrir la organización, así como sus limitaciones que pueden hacer inviable la
implementación del sistema de gestión de calidad, incluyendo los recursos humanos,
materiales y tecnológicos, es decir analizar ¿Qué limitaciones existen?
4. Definición raíz. La definición raíz se consigue definiendo la percepción general
(CATWOE) de la organización como sistema, destacando sus limitaciones y sus ventajas,
con lo cual, teniendo clara cuál es la situación de la organización se podrá comenzar con la
implementación de un sistema de gestión de calidad.
5. Análisis, selección e implementación de alternativas. Se analizarán las problemáticas

de la organización, tratando de comprender sus causas, a fin de prever su impacto como
solución en el sistema de gestión de calidad a corto, mediano y largo plazo. Identificado
esto, podemos analizar y seleccionar alternativas, compararlas con la situación

problemática, identificar los posibles cambios factibles y buscar las estrategias para
implementar acciones de mejora a la situación problemática.
6 Sistema de evaluación. Por último el sistema de evaluación es un mecanismo que

permite comparar la realidad con el modelo propuesto; además ayuda a modificar, adecuar
o cambiar elementos en el sistema de gestión de calidad a fin de corregirlos; ésta evaluación
puede ser mediante técnicas como el diagnóstico, seguimiento y evaluación final de algún
proceso archivístico y de información, entre otros. Por lo cual una manera de evaluar las
operaciones será mediante la definición de las tres “E”: eficacia, eficiencia y efectividad y
en la medida en que se respondan estas interrogantes.

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La metodología de sistemas blandos.

Principios generales y características de la metodología de sistemas blandos. La

1. Problemas no estructurados. La metodología de sistemas blandos no se ocupa de

2. Continuidad y el cambio. Los estudios de los sistemas blandos, se basan en los

3. Interpretación y aprendizaje. Mientras la metodología de sistemas duros, a través del

6. Generalidad y particularidad. Para comprender mejor la idea de la metodología de

La experiencia previa de las organizaciones y la suma de las ideas se fundamentan como

2 En el planteamiento de un problema es necesario establecer las interpretaciones y

3 La metodología de sistemas blandos, es un proceso inquisitivo en el cual un grupo de

A fin de especificar las etapas a seguir en la metodología de sistemas blandos en la

1. Ubicación del sistema. Identificar datos esenciales de la organización como,

2. Identificación perceptiva de la situación problemática. Se señalará de manera

a) Análisis 1: selección de agentes involucrados en el problema (“stakeholders”),

c) Análisis 3: análisis de la estructura de poder y de las formas de influencia. Los

Un stakeholder es áquel que tiene la capacidad para influir o afectar a un problema. Es

El pensamiento de sistemas blandos, está enfocado hacia la recolección, construcción e

3. Construcción de la definición raíz. A fin de seguir la propuesta del esquema de

C) CLIENTES O BENEFICIARIOS: Comunidad organizacional en general. ¿A quien

A) ACTORES: Personal específico involucrado en el manejo de los documentos y archivos,

T) PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Considera si existe un sistema de gestión de

W) PUNTOS DE VISTA DE CLIENTES Y ACTORES: En este punto se comparan los

O) PROPIETARIO DEL SISTEMA: Los directivos de la organización, quienes deberán

5. Análisis, selección e implementación de alternativas. Se analizarán las problemáticas

esto, podemos analizar y seleccionar alternativas, compararlas con la situación

6 Sistema de evaluación. Por último el sistema de evaluación es un mecanismo que

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