Tema 7 Ejercicios

TEMA 7:
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
1- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE

ORDENACIÓN
 ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada y de
salida?
RECIBIR, IDENTIFICAR,CLASIFICAR,CODIFICAR Y ARCHIVAR
 ¿Qué entendemos por “clasificar”?

 SELECCIONAR SEGÚN EL CRITERIO
 ¿Qué objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

 FACILITAR SU LOCALIZACIÓN
 ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?

 ALFABÉTICOS, NUMÉRICOS, CRONOLÓGICOS, POR TEMA Y
GEOGRÁFICO

 ¿Cuál deberá utilizarse en caso de duda?
 ALFABETICO O CRONOLOGICO
2- ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL

 a) ¿Qué hay que hacer con los documentos una vez que han sido ordenados y
clasificados?
 ARCHIVARLOS Y CONSERVARLOS
 b) ¿Qué es el “archivo” de una empresa?
 ES EL LUGAR Y SITIO DONDE SE GUARDAN DOCUMENTOS
2.1- OBJETIVOS DEL ARCHIVO
Haz un esquema con los objetivos del archivo de la documentación

2.2- ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
 ¿Qué tres tipos de archivo existen?

 ¿En función de qué criterio archivamos un documento en un archivo o en otro?
 EN FUNCIÓN DE LA FRECUENCIA O DE LA CENTRALIZACION
 ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo activo?
 LOS DE USOS DIARIOS
 ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo?
 ARCHIVO FRECUENTE
 ¿Cómo y dónde mantendremos los documentos del archivo activo?
 A LA MANO, EN EL ESPACIO Y EN EL TIEMPO
 ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo semiactivo?

 LOS DE POCAS FRECUENCIAS Y QUE NO HAN PERDIDO VIGENCIA

 ¿Qué documentos se engloban en este archivo? LOS QUE NO HAN PERDIDO
SU CADUCIDAD
 ¿Qué debemos hacer cada cierto tiempo con los documentos del archivo
semiactivo?
 REVISARLOS Y SELECCIONAR LOS QUE HAN PERDIDO VIGENCIA
 ¿Qué tendría que hacer la empresa para asegurar una gestión correcta de este
archivo?
 TENER UNA PERSONA ESPECIALIZADA
 ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?

 DOCUMENTOS QUE HAN PERDIDO SU VIGENCIA ACTUAL Y SE
CONSERVAN POR SU VALOR DOCUMENTAL O HISTÓRICO
 ¿Qué tipos de empresas suelen tener este tipo de archivos?
 EMPRESAS PÚBLICAS, AYUNTAMIENTOS, BIBLIOTECAS
2.3- EL PROCESO DE ARCHIVO
 Enumera las cuatro fases del proceso de archivos

RECEPCIÓN IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y
ARCHIVO,
 ¿Qué es “referenciar” un documento?
 ES LA IDENTIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO
 Explica las cuatro normas generales aplicables a cualquier tipo de archivo para
la extracción y conservación de los documentos
 ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes

documentos?
 Los documentos laborales:5AÑOS
 Los libros de visita y de matrículas:6AÑOS
 Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con

respecto a terceros:3 A 6AÑOS
 Los que derivan derechos de propiedad: PARA SIEMPRES
 Los expedientes del personal:4 AÑOS
 Los libros contables:6 AÑOS
3- NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS
 ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales?

15/1999 13 DE DICIEMBRE
 ¿Qué datos se consideran “datos personales”?
 NIE, CUENTAS BANCARIAS, INFORMACIONES
MÉDICAS,ORIENTACIÓN SEXUAL, POLÍTICO Y RELIGIOSO
 ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas
obligaciones?AEPD AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
 Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento
de sus datos personales

 DERECHO A LA CONFIDENCIALIDAD, INFORMACIÓN AL
TITULAR,CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
 Confecciona una solicitud de cancelación de datos de carácter personal dirigida
a la empresa TUPAC, situada en la C/ Ferrocarril, 21, Villajoyosa. Puedes
encontrar un modelo en la página web de la Agencia Española de Protección de
Datos www.agpd.es
 Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”,

“Derechos”, pincha después en “Principales derechos” y después en “Derecho
de cancelación”, y descarga el modelo pinchando en “Ejercicio ante el
responsable del fichero”
 Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos

contengan datos personales
 Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de

seguridad básico, medio o alto:
 Una infracción administrativa BÁSICO
 Una multa de tráfico BÁSICO
 Una declaración de IVA BÁSICO
 Un expediente médico de un trabajador ALTO
 Una encuesta al personal de la empresa BASICO
 Documentos publicitarios BÁSICO
 Antecedentes penales de un trabajador ALTO
 Afiliación de un trabajador a un sindicato ALTO
 Denuncia por maltrato de género ALTO

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1- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE

 ¿Qué entendemos por “clasificar”?

 ¿Qué objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

 ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?

2- ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL

2.1- OBJETIVOS DEL ARCHIVO

Haz un esquema con los objetivos del archivo de la documentación

 ¿Qué tres tipos de archivo existen?

 ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo semiactivo?

 ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?

2.3- EL PROCESO DE ARCHIVO

 Enumera las cuatro fases del proceso de archivos

 ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes

 Los documentos laborales:5AÑOS

 Los libros de visita y de matrículas:6AÑOS

 Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con

 Los que derivan derechos de propiedad: PARA SIEMPRES

 Los expedientes del personal:4 AÑOS

 Los libros contables:6 AÑOS

3- NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS

 ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales?

 Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”,

 Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos

 Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de

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