WORD 2016

• EJERCICIO 10

DOCUMENTOS
LARGOS

Aspectos tratados en este ejercicio

Encabezados y pies de página y numeración
de páginas (ac. 6) Notas a pie de página (ac.7)

Nuevos Orientación del papel (ac. 8) Gráficos SmartArt (ac 8)

Tabla de contenidos (ac.9) Índice terminológico (ac. 10)

Formato de carácter y de párrafo (ac
Separación con guiones (ac. 1)
1)
Ya vistos Estilos (ac. 1) Insertar y configurar imágenes (ac 2)
Reemplazar texto y formato (ac. 3) Crear tablas (ac. 4)
Ortografía (ac. 5)

ACTIVIDAD A REALIZAR

Cuestiones ya vistas (en el ejercicio test o en los demás ejercicios de clase):

1. Descarga el archivo 10w Comunicación empresa del Moodle del módulo en la

car-peta Word de tu pendrive. Ábrelo y aplica al texto las opciones de formato
necesarias (de letra, de párrafo, separación con guiones1, viñetas, márgenes,
etc.)

1
Separación con guiones: explicado en el ejercicio 1, pág 5, aptdo. 3

1
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para que el texto final se parezca lo más posible al modelo adjunto. Para ello, ten
en cuenta que:

o Has de aplicar al título (La comunicación en la empresa) el estilo: Título 1

(no lo has de crear; tanto éste como los estilos Título 2 y Título 3 ya
figuran en la lista de estilos).

o Aplica a los epígrafes o apartados numerados (El proceso de la

comunicación, Las funciones de la comunicación, Las comunicaciones
interna yexterna, Las comunicaciones formal e informal y Formas de
comunicación) el estilo Título 2. Aplica el mismo estilo al texto Ejemplos
de redescomunicativas en la comunicación formal, de la página 6.

o Aplica a los subepígrafes no numerados (La comunicación interna, La

comunicación externa, La comunicación formal y La comunicación
informal)el estilo Título 3.

Aparte de eso, la letra del documento final será: Calibri, 12 ptos, con algunas ex-
cepciones (la letra de encabezado y pie es Cambria, 12 ptos; notas al pie: Calibri, 10 ptos;
celdas de encabezado de la tabla: Calibri, 14 ptos.)

2. Al inicio del documento inserta la imagen del modelo (la encontrarás en la web
del módulo con el nombre Comunicación.wmf) de forma que el texto se ajuste
a la derecha de la misma.

3. Con la utilidad Reemplazar… sustituye:

la expresión los empleados por los trabajadores

el formato de la palabra información de Calibri, 12 ptos, a Microsoft

Sans Serif, 14 ptos, negrita y subrayado.

4. Crea al final del 5º epígrafe la tabla que aparece en el modelo (si queda a caballo
entre una página y otra, inserta un salto de página encima de la tabla). Aplícale
el formato correspondiente, de la lista de formatos de tabla predefinidos de
Word 2010 (Sombreado medio 2 – Énfasis 1; con alguna modificación)

5. Aplica la revisión ortográfica automática. Agrega, si es necesario, al diccionario

de Word aquellas palabras correctas que el programa no reconozca.

Cuestiones nuevas:
6. Crea el encabezado y el pie de página. El número de la página deberá aparecer
en el pie, a la derecha.

7. Inserta las notas a pie de página que aparecen en el modelo.

8. Crea los gráficos que aparecen en el modelo (pág. 6) en una página orientada en
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horizontal. Para ello deberás insertar un salto de sección con cambio de página
después de la tabla.

9. En la penúltima página, crea una tabla de contenidos (índice) con tres niveles (el
título, los epígrafes numerados y los su epígrafes no numerados).

10. Crea en la última página un índice terminológico que incluya los siguientes
términos: comunicación, empresa, función, información, mensaje y
retroalimentación. Para ello tendrás que marcar primero estas palabras tantas
veces como aparezcan en el documento: usa la herramienta Edición, Buscar (se
activa también pulsando Ctrl. + B).

11. Recuerda guardar los cambios realizados cada 5 o 10 minutos (pulsando Ctrl. +
G)

PROCEDIMIENTOS (EN ORDEN DE ACTIVIDAD)

Sólo se explican los procedimientos para realizar actividades sobre aspectos aún
no vistos en ejercicios anteriores (actividades 6 a 10).

Cómo poner a un documento un encabezado y un pie de página (acvdad.

6):

Los encabezados y pies de página son textos que se introducen una vez y se repiten
en todas las páginas de un documento.
A partir de la versión 2007, los encabezados y/o pies y la numeración de páginas
van unidos (no son procesos independientes). Es posible insertar sólo los números de
las páginas pero, si así lo hacemos, ya no podremos insertar encabezado y/o pie, ya que
el número de página actúa de hecho como tal.

Para insertar el encabezado y el pie de página en este ejercicio, sigue los pasos
siguientes:

1. Activa la pestaña Insertar de la cinta de opciones y selecciona Encabezado y pie de

página.

2. Existen numerosos encabezados predefinidos; en caso de no convenirnos ninguno,

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podemos crear uno nuevo seleccionando Editar encabezado. En este caso vamos
a elegir el encabezado Rayas; desciende en la lista hasta encontrarlo y haz clic so-
bre él. El resultado, de momento, es el que se muestra más abajo:

3. Observa que el texto del documento aparece atenuado (en gris); es normal mien-
tras estemos editando el encabezado.
Selecciona la casilla de Título y escribe Comunicación empresarial y atención
al cliente (el tipo de letra no es el mismo que el del resto del documento).
Al acabar, centra el título tal como se centra cualquier texto en Word.

4. Al insertar el encabezado, se ha activado la pestaña Diseño de la cinta de opciones.

Haz clic en el botón

Ir al pie de página

A continuación, pulsa en el botón Pie de

página de la pestaña Diseño; busca y selecciona el
pie que corresponda al encabezado que hemos
insertado (estilo Rayas)

El pie de página es del mismo estilo que el encabezado e incluye ya la

numeración de página, a la derecha. Haz clic sobre Escribir texto y teclea La
comunicación en la empresa. Selecciona todo el encabezado (incluido el nº de
página) y ponlo en cursiva. Luego, borra la palabra Página. El resultado será el que
sigue:

El mismo encabezado y pie aparece en todas las páginas del documento

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Nota: es posible que en un mismo documento aparezcan encabezados

y pies distintos, si bien, para conseguirlo, hay que recurrir a las
secciones, que aún no hemos visto. Además, en este caso, nos interesa
que todo el documento tenga el mismo encabezado y pie.
Cómo insertar una nota a pie de página (acvdad. 7):
Notas al pie son las referencias aclaratorias a un texto que figuran al pie de la
página o al final del documento; no confundir con el pie de página.

Para insertar una nota al pie:

1. Sitúa el cursor en el punto en el que quieres insertar la nota (es decir, no al final
de la página sino a la derecha de la palabra donde aparecerá la referencia a la nota;
p.ej, en la primera nota de nuestro documento, a la derecha de la palabra emisor,
en el primer párrafo)

2. Activa la pestaña Referencias de la cinta de opciones,

y haz clic en Insertar nota al pie.

3. El cursor se sitúa al final de la página (sin contar el pie) y se inserta un número 1

(que indica que se trata de la primera nota insertada). A continuación escribe el
texto de la nota (emisor: sujeto que envía el mensaje al receptor), que aparece en
un tamaño menor al del resto del documento. Una vez escrita la nota, selecciónala
y cambia el tipo de letra a Calibri.

4. Sigue el mismo procedimiento para insertar las demás notas. Para volver al
documento, simplemente haz clic en él.

El botón Insertar nota al pie da como resultado una nota estándar a pie de
página; no obstante, también es posible configurar la nota de otro modo.
Acontinuación, se muestra un ejemplo:

Aquí se muestra una con-

figuración alternativa:
notas al final del docu-
mento, letras mayúsculas
como símbolo y con la in-
Para comprobarlo, dicación de reiniciar la
haz clic en esta fle- numeración (o el alfa-
cha beto, en este caso) a
cada nueva sección

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En nuestro caso, dejaremos las cosas como están.

Cómo orientar una página en horizontal (acvdad. 8)

Por defecto, todas las páginas del documento se orientan en vertical. Aquí hemos
de orientar la página 6 en horizontal. Partimos de la base de que ya has modificado el
formato del documento (interlineado, espacio entre párrafos, etc) y has creado la tabla
de modo que la distribución del texto en páginas coincide más o menos con la del
documento modelo. Como la orientación de la página afecta en principio a todas las
páginas,para evitarlo habrás de insertar un salto de sección (con cambio de página) al
final de lapágina 52.

1. Sitúa el cursor al final de la página 5 (sin contar el pie de página) a continuación de

la tabla.

En la ficha Diseño de pá-

gina de la cinta de opcio-
nes, haz clic en Saltos y
elige Página siguiente

2. Situado el cursor en la página 6, haz clic en el botón Orienta-

ción de la pestaña Diseño y elige la orientación horizontal. La
página adoptará un formato apaisado.

3. Con el cursor en la página 6, inserta un nuevo salto de sección

del tipo Página siguiente. La nueva página también está orientada en horizontal.
Haz clic de nuevo en Orientación y elige Vertical.

2 Determinadas opciones de formato afectan, en principio, a todo un documento (como la orientación de las
páginas, los márgenes, encabezados, etc.). Para que no sea así, es necesario dividir el documento en secciones.
Cada sección de un documento puede tener opciones de formato totalmente distintas: incluyendo márge-

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nes, encabezados y pies, columnas, etc.

Los cambios (saltos) de sección pueden ser con o sin cambio de página.

Creación de los gráficos SmartArt (acvdad. 8) :

Sitúa el cursor en la página 6 y escribe Ejemplos de redes comunicativas en la co-

municación formal. Pulsa un par de INTROS; luego, aplica al texto escrito el estilo Título
2. Baja al último INTRO de la página y sigue pulsando INTRO hasta casi el final de la
página (para hacer espacio).

En el ejercicio 6 faltó ocuparse de un tipo de autoforma que a partir de Word 2007

se modifica y desarrolla notablemente: los gráficos SmartArt. Su utilidad es mostrar grá-
ficamente estructuras, relaciones, jerarquías o procesos. Hay muchas categorías y posi-
bilidades; aquí veremos un pequeño ejemplo.

Con el cursor en la página 6, debajo del texto, activa la pestaña Insertar de la cinta
de opciones y haz clic en el botón SmartArt.

Elige la categoría Ciclo y el mo-

delo Radial básico (2º modelo
de la tercera fila). A la derecha
se muestra la descripción y uti-
lidad. Luego, acepta.

Click succesively on each

point to add the letters

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2º- Close the text box by

clicking on the upper right
cross.. 1º- Reduce the graphic size
clicking on the corner and
dragging the mouse inside.

El SmartArt se ha insertado de modo que funciona como texto; no puede moverse

por el documento; para cambiar eso, selecciónalo con el botón derecho y, en Ajuste de
texto, selecciona Cuadrado o Arriba y abajo.

Ahora vamos a cambiar el formato. Con la figura seleccionada, en la pestaña Di-

seño selecciona el 6º modelo del bloque Estilos SmartArt (se llama Pulido).

Para modificar los colores, haz clic en el botón Cambiar colores

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La combinación elegida en
el modelo es ésta, aunque
también puedes elegir
otra, si lo prefieres.
El resultado se muestra a
la derecha.

En la misma página, inserta y configura los otros dos gráficos SmartArt:

- Tipo Proceso. El tercero de la 1ª fila (Flechas de proceso)

- Tipo Ciclo. El primero de la 1ª fila (Ciclo básico)
En el caso del gráfico tipo Flechas de proceso tendrás que añadir dos círculos al gráfico
(que, por defecto, sólo incluye tres nodos). Para ello:

En la pestaña Diseño haz clic so-

bre el botón Agregar forma y
selecciona Agregar forma de-
trás.
Repite el proceso para el 5º
nodo y luego, escribe el conte-
nido tal como se ha explicado.

Una vez insertados los gráficos SmartArt, inserta autoformas para los rótulos (For-
mas básicas, Rectángulo redondeado; con sombra), cuya letra es Calibri, 14 ptos, negrita
y cursiva (texto centrado).

Finalmente, para dibujar y configurar las flechas, procede así:

- Activa la pestaña Insertar

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Escoge Forma libre del blo-

que Líneas.

- Para dibujar la línea: haz clic en el punto en que deba empezar y suelta el
botón. Arrastra el ratón dibujando una línea recta hasta el punto en que deba
cambiar de dirección y, una vez allí, vuelve a hacer clic y a soltar el botón. Arras-
tra de nuevo el ratón hasta el siguiente punto de cambio y sigue así hasta llegar
al final de la línea; una vez allí, haz doble clic para fijarla (hay que ser cuidadoso
para que la línea no quede torcida)

- Una vez dibujada la línea, selecciónala con el botón derecho y selecciona las
siguientes opciones del mini-menú flotante:

Contorno de trazo: click on

the black colour

Grosor (thickness): ¾ pto.

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Flechas (arrows): this

model

Cómo crear un índice o tabla de contenidos automático (acvdad. 9):

Si hiciste lo que se indicaba en la actividad 1 -aplicar los estilos 1, 2 o 3 a los epí-

grafes de los apartados-, crear una tabla o índice de contenidos es muy sencillo (bastante
más que en la versión 2003)

1. Situado el cursor en la 1ª línea de la pág. 7, activa la pestaña Referencias de la cinta

de opciones

Haz clic en el botón Tabla

de contenido y selecciona
el 2º modelo (Tabla auto-
mática 2)

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En el documento aparecerá un índice-esquema que incluye los apartados a los que

antes hemos aplicado los estilos Título 1, 2 o 3 (en diferentes niveles, según el estilo):

Cambia el texto Tabla de contenido por INDICE GENERAL y el tipo de letra a Calibri.
Pulsa un INTRO al final de la línea, para separar el título del cuerpo del índice. Luego,
selecciona los apartados y números de página y cambia el tipo de letra a Calibri, 12 ptos.

Si luego cambia la distribución de páginas o el texto de los apartados,

bastará con hacer clic en el botón Actualizar tabla… y configurar el cuadro
de diálogo como corresponda para que el índice se adapte al nuevo conte-
nido o distribución.
Por otro lado, si lo que queremos es una tabla de contenidos más per-
sonalizada (p.ej, con 5 niveles en lugar de 3 o con otro tipo de relleno entre
el apartado y el nº de página), al hacer clic en el botón Tabla de contenido
tendremos que elegir la opción Insertar tabla de contenido y configurar las
opciones del cuadro como nos convenga.

Cómo crear un índice de términos (acvdad. 10)

Esta es una herramienta muy útil para documentos de muchas páginas y con gran
uso de términos técnicos.

1. Sitúa el cursor tras la tabla de contenidos creada. Inserta un salto de página.

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En la pestaña Referencias
de la cinta de opciones,
haz clic en el botón Mar-
car entrada.

2. Sin cerrar el cuadro de diálogo emergente, sitúa el

cursor al principio del documento. Selecciona la
palabra comunicación (la primera del índice) y,
luego, haz clic en la casilla del apartado Entrada
del cuadro de diálogo.

Como ves, la palabra apa-

rece en el cuadro Entrada.
Haz clic en Marcar todas.

3. A cada instancia de la palabra comunicación en el documento (salvo las del enca-

bezado y pie) se le añade una marca o código (puede hacerse invisible haciendo

clic en el botón del bloque Párrafo, pestaña Inicio de la cinta de opciones).

Algo así:

Repite el proceso con cada una de las palabras que deba aparecer en el ín-
dice de términos (para buscarlas puedes pulsar Ctrl. + B y utilizar la herramienta
de búsqueda; una vez localizada la palabra, pulsa la tecla Esc para que desaparezca
el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar). Cuando hayas marcado la última, haz
clic en el botón Cerrar (que sustituye a Cancelar tras marcar la primera palabra).

4. Sitúa el cursor al principio de la página 8.

Haz clic en el botón Inser-

tar índice de la pestaña
Referencias.

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5. Configura el cuadro de diálogo como sigue y, luego, acepta:

Coloca el cursor a la izquierda de la letra C mayúscula y pulsa un par de INTROs.

Como título del índice, escribe Índice de términos y aplícale el mismo formato que el del
título de la tabla de contenidos.

Luego, selecciona las palabras del índice y los números de página y aplícales un
tamaño de 12 ptos y estilo negrita.

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Índice de procedimientos

Cómo poner a un documento un encabezado y un pie de página (acvdad. 6): ............ 3

Cómo insertar una nota a pie de página (acvdad. 7):................................................. 5

Cómo orientar una página en horizontal (acvdad. 8) ................................................. 6

Creación de los gráficos SmartArt (acvdad. 8) ........................................................... 7

Cómo crear un índice o tabla de contenidos automático (acvdad. 9): ....................... 11

Cómo crear un índice de términos (acvdad. 10) ....................................................... 12

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