MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL

SERVICIO FARMACÉUTICO

Droguería FARMA-LIFE
 INTRODUCCIÓN

El presente manual de la Droguería FARMA-LIFE ha sido elaborado con el

propósito de establecer una guía de referencia para todo el personal involucrado
en el servicio farmacéutico, buscando minimizar los errores y riesgos en la
ejecución de los procesos, fomentando la mejora continua en la calidad de los
servicios prestados; incluyendo indicadores de desempeño y criterios de
evaluación que permitan monitorear, estimar la eficacia de los mismos,
identificando puntos críticos para tomar acciones correctivas y preventivas cuando
sean necesarias.

El manual de procesos y procedimientos establecido por la resolución 1403 del

2007 para las funciones del servicio farmacéutico, se constituye en el principal
mecanismo de solución a los problemas que afectan el uso de medicamentos y
dispositivos médicos. En el presente manual se describen aspectos como:
Direccionamiento estratégico, organización administrativa y responsabilidades en
la ejecución de los procesos.

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 1- OBJETIVOS

1.1 - Objetivo General.

Documentar los procesos de selección, adquisición, recepción, dispensación y

almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, para su correcta
aplicación y ejecución cumpliendo con las normas y regulaciones aplicables,
garantizando la seguridad y calidad de los productos en todo momento.

1.2 - Objetivos específicos.

• Promover la consistencia y la uniformidad del manual asegurando que todo

el personal siga los mismos estándares y enfoques en la prestación del
servicio farmacéutico.

• Estandarizar los procedimientos, identificando puntos de mejora.

• Optimizar los procedimientos, garantizando una atención eficiente y

oportuna a los usuarios

3
 2. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES

Estos procedimientos inician desde el proceso de selección, incluyendo la solicitud

de los pedidos, y la recepción de los diferentes productos contemplados en este
documento, la entrega a los usuarios, la administración segura, el monitoreo
respectivo y en la disposición final de los mismos.

El regente de farmacia o el técnico auxiliar de la farmacia son los responsables de

cumplir las acciones aquí descritas referentes a la recepción, organización,
limpieza y almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos.

3. DEFINICIONES

4
Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que
se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o
rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques
hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad,
estabilidad y uso adecuado.

Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de

acondicionamiento o de un producto que posee las especificaciones de calidad,
elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo
condición(es) constante(s).

Almacén. Sección dedicada a la conservación ordenada y protegida de productos

farmacéuticos y materiales relacionados, en espera de ser distribuidos.
Cuarentena. Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios,
productos a granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros
medios eficaces mientras se espera una decisión acerca de su autorización,
rechazo o reprocesamiento.

Denominación Común Internacional (DCI). Es el nombre recomendado por la

Organización Mundial de la Salud (OMS) para cada medicamento. La finalidad de
la Denominación Común Internacional (DCI) es conseguir una buena identificación
de cada fármaco en el ámbito internacional.

Eficacia. Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuesto

determinada por métodos científicos.
Establecimiento farmacéutico. Es el establecimiento dedicado a la producción,
almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o
aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las
materias primas necesarias para su elaboración demás productos autorizados por
ley para su comercialización en dicho establecimiento.

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Evento adverso. Es cualquier suceso médico desafortunado que puede
presentarse durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene
necesariamente relación causal con el mismo.
Fármaco. Es el principio activo de un producto farmacéutico.
Farmacovigilancia. Es la ciencia y actividades relacionadas con
la detección, evaluación, entendimiento y prevención de los eventos adversos o
cualquier otro problema relacionado con medicamentos.

Forma farmacéutica. La disposición individualizada a que se adaptan los

principios activos y excipientes para constituir un medicamento. Es la presentación
final de un producto, definida de acuerdo con su forma farmacéutica y grado de
esterilidad.
Medicamentos de venta libre. Son los medicamentos que el consumidor puede
adquirir sin la mediación del prescriptor y que están destinados a la prevención,
tratamiento o alivio de síntomas, signos o enfermedades leves que son
reconocidos adecuadamente por los usuarios.

Perfil farmacoterapéutico. Es la relación de los datos referentes a un paciente,

su tratamiento farmacológico y su evolución, realizada en el servicio farmacéutico,
con el objeto de hacer el seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y
eficaz de los medicamentos y detecte los problemas que surjan en la
farmacoterapia o el incumplimiento de la misma.

Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM). Es cualquier suceso

indeseable experimentado por el paciente que se asocia o se sospecha asociado
a una terapia realizada con medicamentos y que interfiere o potencialmente
puede interferir con el resultado deseado para el paciente.
Los Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM), se clasifican en:

a) Relacionados con la necesidad.

b) Relacionados con la efectividad.
c) Relacionados con la seguridad.
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Esta clasificación está sujeta a los avances de las ciencias farmacéuticas,
especialmente, en el área de la prestación de servicios.

Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos (PRUM).

Corresponden a causas prevenibles de Problemas Relacionados con
Medicamentos, asociados a errores de medicación (prescripción,
dispensación, administración o uso por parte del paciente o cuidador), incluyendo
los fallos en el Sistema de Suministro de Medicamentos, relacionados
principalmente con la ausencia en los servicios de procesos administrativos y
técnicos que garanticen la existencia de medicamentos que realmente se
necesiten, acompañados de las características de efectividad, seguridad,
calidad de la información y educación necesaria para su uso correcto.
Estos problemas se pueden clasificar de la manera siguiente:
a) Relativos a la disponibilidad.
b) Relativos a la calidad.
c) Relativos a la prescripción.
d) Relativos a la dispensación.
e) Relativos a la administración.
f) Relativos al uso.

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo

aquello que está en consideración en un medicamento, especialmente lo
relacionado con el origen de los materiales, el proceso de elaboración y la
localización del producto después de salir del sitio de elaboración. Seguridad. Es
la característica de un medicamento según la cual puede usa sin mayores
posibilidades de causar efectos tóxicos no deseables. La seguridad de un
medicamento es una característica relativa.

Uso adecuado de medicamentos. Es el proceso continuo, estructurado y

diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por cada

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institución, y que busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera
apropiada, segura y efectiva.

4. BASES LEGALES

Resolución 1403 de 2007 determinar los criterios administrativos y técnicos

generales del Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y adoptar el Manual
de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio Farmacéutico.

Decreto 2200 del 2005. Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico

programas de farmacovigilancia. Ministerio de la protección social.

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Resolución 1043 de 2006. Manuales de estándares y procedimientos se exigen
programas de farmacovigilancia y tecnovigilancia. Ministerio de la protección
social.

Ley 485 de 1988 se reglamenta la profesión del tecnólogo en regencia de

farmacia.

Decreto 2330 del 2006 crease el modelo de gestión de los servicios farmacéuticos
como el conjunto de condiciones esenciales, técnicas de planeación y gestión del
servicio.

Resolución 2955 de 2007 por la cual se modifican algunos numerales del manual
de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacéutico adoptado
mediante Resolución 1403 de 2007 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 780 de 2016 tiene por objeto unificar y actualizar las reglas de afiliación al
Sistema General d Seguridad Social en Salud.

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

5.1 Misión

Satisfacer las necesidades de los usuarios con productos farmacéuticos de alta

calidad, garantizando eficiencia y un excelente servicio para bienestar de los
clientes. destacamos por el profesionalismo y la amabilidad del personal con el
propósito de una buena relación de forma confiable, segura, oportuna y así
mejorar el bienestar de la comunidad.

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5.2 Visión

En el año 2028 DROGUERIA FARMA-LIFE se consolidará como una cadena

farmacéutica líder, reconocida por su trayectoria y seriedad, donde los clientes
pueden encontrar la satisfacción de sus necesidades relativas a salud, calidad y
bienestar de los usuarios.

5.3 Valores

5.4 Políticas de calidad

Las personas que integran DROGUERIA FARMA-LIFE se comprometen con la

mejora de la salud de todos los usuarios, demostrando el compromiso que tiene
con ellos. La satisfacción de los clientes se fundamenta en la búsqueda constante
del mejor servicio de gestión, que genere confianza y fidelidad, superando sus
expectativas a través de una asesoría personalizada, comunicación eficaz y el
compromiso de todo el equipo de trabajo.

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Aparte de los clientes, se quiere compartir también esta política de calidad con
“otros públicos” que impactan como consecuencia del desarrollo de las
actividades: clientes internos(empleados), proveedores, vecinos, organizaciones
civiles y administración pública.

Prestando los servicios e informando a los usuarios con la calidad de servicio

adecuada y el mejor trato posible. Todo ello teniendo en cuenta el cumplimiento de
los requisitos sanitarios, legales y éticos de la profesión.

Mejorar continuamente permite, en muchas ocasiones, prevenir posibles fallos del

sistema, pero si estos ocurren se aprenderán de ellos y así mejorara la
organización y la productividad de esta.

Está política de calidad es un compromiso con los servicios que se ofrecen a los
usuarios para que sean cada vez mejores y para conseguir los objetivos de calidad
que permitan ganar más eficacia.

5.5. Estructura Organizacional (organigrama)

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6. PROCESOS GENERALES DEL SERVICIO FARMACEÚTICO

6.1. SELECCIÓN

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,

multidisciplinaria y participativa se realiza en una institución de salud o en un
establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos
médicos con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos,

12
teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo. En el proceso de
selección toma parte activa el servicio farmacéutico.

Se refiere a la selección de medicamentos propiamente dicha, pues es el proceso

a través del cual se eligen los medicamentos necesarios para una institución entre
las alternativas farmacoterapéuticas existentes en el mercado de cada región,
contemplando los beneficios terapéuticos, económicos y administrativos.

La selección de medicamentos se constituye, junto con la información y la

distribución racional, en uno de los pilares básicos de la farmacia, constituyéndose
en uno de los objetivos fundamentales del servicio farmacéutico.

6.1.1 OBJETIVO DEL PROCESO

Determinar las cantidades y necesidades en el surtido de los medicamentos que

se agoten, dependiendo de sus existencias en estantería, por medio del registro
de faltantes y la observación de la demanda histórica y la oferta del mercado.

6.1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO

El responsable de esta labor es el DIRECTOR TÉCNICO, ADMINISTRADOR o la
persona que se delegue

6.1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

El proceso consiste en establecer las condiciones para la selección de productos

farmacéuticos cubriendo las necesidades de los clientes atendidos en la droguería,
realizando listados de medicamentos y emitiendo solicitudes de compra y así
poder garantizar la oportunidad y el acceso de ellos a una terapia adecuada.

Criterios a tener en cuenta:

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Seguimiento de ventas: este criterio permite generar informes y análisis del
consumo histórico, mostrando patrones de consumo, medicamentos y cantidades
más vendidas y ventas por periodo de tiempo.

Faltantes: Se considera que hay faltantes de inventario cuando en el momento de

practicarse una prueba selectiva se determine que el número de medicamentos es
inferior a los que se reflejan en el sistema de información. Esta menor cantidad se
relacionará en el informe de inventario, determinando la causal que los ocasionó y
para lo cual el responsable elaborará en forma inmediata el respectivo
comprobante de la baja por faltante (Acta de baja).

Rotación: hace referencia al número de veces que se renuevan las existencias

almacenadas durante un determinado periodo de tiempo, es decir se trata de la
regularidad con la que la farmacia es capaz de vender el stock.

Pedidos específicos de productos por parte de clientes: Debe revisarse el

pedido sugerido con el fin de evaluar si se deben pedir todos los productos y/o las
cantidades registradas, teniendo en cuenta el presupuesto de la orden de compra
y las existencias de los productos.
El pedido aprobado debe enviarse por sistema o Teléfono a Distribuidores
mayoristas. En las compras a distribuidores se tendrán en cuenta las políticas de
facturación y despacho de cada depósito.

Los siguientes son factores cruciales para considerar al

seleccionar medicamentos:
- Efectividad y eficacia: Es fundamental elegir medicamentos que se hayan
demostrado clínicamente efectivos y seguros en estudios y ensayos clínicos. La
eficacia está respaldada por la evidencia científica y garantiza que el medicamento
cumpla su propósito terapéutico.
- Calidad y seguridad: Es importante seleccionar medicamentos de alta
calidad para garantizar que contengan los ingredientes activos en la cantidad y
14
forma correctas, y que se hayan producido siguiendo estándares y regulaciones
de calidad. Esto es crucial para evitar la presencia de impurezas o contaminantes
que puedan ser perjudiciales para la salud del paciente.

La selección de medicamentos basada en el precio, la calidad y la eficacia

garantiza que los pacientes reciban tratamientos seguros y efectivos, al tiempo
que se considera la accesibilidad económica. Es importante buscar un equilibrio
entre estos factores para tomar decisiones informadas y asegurar el mejor
resultado terapéutico posible.

6.1.4 REGISTRO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

- Formato de solicitud de medicamentos y dispositivos médicos

15
 SOLICITUD DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

ITEM MEDICAMENTO, PRESENTACIÓN CANTIDAD LABORATORIO

CONCENTRACIÓN Y
FORMA
FARMACEUTICA

Responsable:

6.1.5 FLUJOGRAMA

16
6.2 ADQUISICIÓN

17
 Es el conjunto de actividades que realiza la institución que permite adquirir los
medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de
compras, con el fin de tenerlos disponibles para el servicio.

6.2.1 OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos requeridos

para la prestación y desarrollo de los servicios del establecimiento con eficacia,
calidad y oportuno para la buena optimización de los recursos disponibles para el
buen funcionamiento y minimizar los riesgos asociados con este proceso.

6.2.2 RESPONSABLE DEL PROCESO

Administrador o director técnico (Químico Farmacéutico o tecnólogo en regencia

de farmacia).

6.2.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

- Programa de necesidades:

El servicio farmacéutico determinará la cantidad de los medicamentos y

dispositivos médicos que se requieran para cierto periodo, teniendo en cuenta el
perfil epidemiológico, la población usuaria y/o consumo promedio mensual ara con
el servicio farmacéutico.

- Consumo histórico:

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 Es la recopilación de la información de las cantidades dispensadas en
promedio en un periodo de tiempo. Con base a esta información se
establece el consumo promedio mensual (cpm) de cada producto. Con
base en el consumo promedio mensual, el tiempo que trascurre entre el
momento que se inicia el proceso de adquisición en el que llega el
medicamento al establecimiento farmacéutico (tiempo de reposición); se
determina los niveles mínimos y máximos de existentes; el punto de
reposición (cantidad de existencia a la cual se le debe iniciar el proceso de
adquisición y la cantidad a pedir). Criterios que son fundamentales para la
programación y ejecución de estos.

- Consumo promedio mensual (cpm): Para conocer este dato se debe

obtener el consumo de cada insumo durante los últimos seis meses (tres
meses como mínimo, en caso de no contar con información de seis meses),
datos que se obtienen directamente las cuales deben ser actualizadas
constantemente con información veraz. Para calcular el consumo promedio
mensual, se suman los consumos de los meses analizados y se divide por
el número de éstos, Este proceso consiste en la compra de los insumos de
acuerdo con las necesidades para atender la demanda. Como apoyo
permanente al proceso de adquisición, mediante la consideración de los
siguientes aspectos: calidad del producto, precio, plazo de entrega,
condiciones de pago, calidad del servicio, cumplimiento del proveedor,
exclusividad, oportunidad en la entrega y otros. Una vez realizado el
proceso de adquisición pasamos al proceso de recepción.

Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso

económico de cada medicamento dentro del total (Clasificación ABC/VEN
de los medicamentos) o cualquier otro método idóneo para tal fin.

- Identificación de proveedores: identificar claramente los proveedores de

suministros con los cuales el servicio o establecimiento farmacéutico tiene
relaciones comerciales permanentes.

19
- Evaluación de proveedores: se evalúan los seguimientos en las
cotizaciones con los proveedores semestralmente o trimestral o cuando se
estime lo necesario teniendo en cuenta las variables definidas en el formato
de evaluación y el seguimiento de estos mismos.
• Evaluación administrativa.
• Evaluación técnica y de calidad.
• Evaluación logística y comercial.

- Negociación de proveedores: una vez escogido el administrador se da

comienzo al proceso de negociación con sus cláusulas o requisitos del
proveedor- cliente de compra teniendo en cuenta el importe, fecha límite,
seguridad en calidad de los productos y detalles de estos. Una vez el
acuerdo, se radica y se fomenta el acorde para concretar la adquisición de
los medicamentos y dispositivos médicos.

- Cotización: La cotización proporciona una idea clara de los costos y los

términos bajo los cuales se ofrece y adquiere un producto o servicio.
Además, puede servir como base para negociaciones y comparaciones con
otras ofertas o proveedores. Es importante destacar que una cotización no
implica una obligación contractual, y que puede ser aceptada o rechazada
según las necesidades y preferencias. La cotización suele incluir
información como:
• Descripción del producto o servicio: Se detalla el producto o
servicio ofrecido, incluyendo características, especificaciones
técnicas o cualquier detalle relevante.
• Precios: Se indica el costo unitario del producto o servicio, así como
cualquier otro cargo adicional, impuestos o descuentos aplicables.
• Cantidad: Se especifica la cantidad de productos o servicios
incluidos en la cotización.

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 • Condiciones de pago: Se establecen las condiciones de pago,
como plazos, métodos de pago aceptados o cualquier otro término
relacionado con la facturación.
• Validez de la cotización: Se indica la fecha de validez de la
cotización, después de la cual los precios y condiciones pueden
cambiar.
• Términos y condiciones: Se incluyen cualquier otra condición o
requisito relevante, como garantías, políticas de devolución, tiempos
de entrega o cualquier otra información importante para el cliente.

- Orden de compra: Después de conocer al proveedor y tener claro las

especificaciones técnicas, la forma de pago, entre otras actividades
administrativas se procede a realizar la orden de compra de acuerdo con la
cotización. La cual debe tener al menos los siguientes datos:
• Nombre del producto
• Forma Farmacéutica
• Cantidad
• Valor Unitario
• Valor Total
• Plazos de entrega
• Condiciones de pago (plazos con descuento financiero y/o de pago neto).
• Condiciones especiales (marcación, entregas parciales, etc.)
Es importante que el servicio haga seguimiento a los medicamentos que
está comprando, para esto es importante tener una buena comunicación
con los proveedores, el cumplimiento de lo acordado es un punto relevante
para la calificación de los proveedores.
- Factura: la emisión de una factura es importante tanto para el proveedor
como para el comprador, ya que es un respaldo documental que respalda la
transacción y puede ser utilizado para fines contables y fiscales.
la factura proporciona información detallada sobre la transacción,
incluyendo los productos o servicios adquiridos, la cantidad, el precio

21
unitario, los impuestos aplicables, los descuentos, el total a pagar y los
datos tanto del proveedor como del comprador.

22
6.2.4 FLUJOGRAMA

23
6.2.4 Registro de procesos de Adquisición.

- FORMATO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

FECHA NOMBRE DEPOSITO CONTACTO

PROVEEDOR

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FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores serán seleccionados luego de evaluar los siguientes aspectos.

ORDEN DE COMPRA
Nombre de la empresa: _______________________________ Fecha: _______
Dirección: _______________
Ciudad: _________________ N° de Orden: _______
25
Vendedor: Enviar a:
Empresa: Empresa:
Contacto: Contacto:
Dirección: Dirección
Teléfono: Teléfono:

PRECIO PRECIO
ITEM CANTIDAD UNIDAD DETALLE DE PRODUCTO SOLICITADO UNITARIO TOTAL

SUBTOTAL: _____________
DESCUENTO (%): ________
SUBTOTAL MENOS DESCUENTOS: ____________
IVA: _________________
TOTAL: ______________

COTIZACIÓN

26
PRESUPUETO N°: ________________________ FECHA:
DIRECCIÓN: _____________________________
CIUDAD: ________________________________ N° DE CLIENTE:
TELEFONO: _____________________________
METODO DE PAGO:

SOLICITADO POR:

PRODUCTO CANTIDAD DESCRIPCIÓN UNIDADES

TOTAL: _______________

6.3 RECEPCIÓN

Es el proceso mediante el cual se reciben, verifican y registran los medicamentos y

dispositivos médicos que llegan a una institución de salud o establecimiento
farmacéutico; garantizando que los productos farmacéuticos ingresen de manera

27
adecuada al inventario y estén listos para ser utilizados de manera segura y
eficiente.

En este proceso es fundamental mantener la trazabilidad de los medicamentos y

dispositivos médicos, evitando la entrada de productos falsificados o adulterados,
garantizando así que los productos almacenados sean seguros y efectivos para los
usuarios. Es importante llevar a cabo este proceso de manera cuidadosa y
siguiendo las normas y regulaciones establecidas, con el objetivo de proteger la
salud de los usuarios finales y garantizar una atención de calidad.

6.3.1 OBJETIVO DEL PROCESO

Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos que ingresan a la

farmacia sean recibidos, verificados, almacenados y registrados de manera
adecuada y segura; asegurando la calidad, seguridad y eficiencia de estos.

6.3.2 RESPONSABLE DEL PROCESO

El responsable de esta labor es el DIRECTOR TÉCNICO o la persona que se

delegue

6.3.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

El procedimiento para la recepción de medicamentos y dispositivos médicos es una

serie de pasos tanto administrativos como técnicos que se deben seguir para para
verificar su recepción y posteriormente registrarlos en el sistema contable del lugar;
y así asegurar que los productos farmacéuticos ingresen de manera adecuada al
inventario y estén listos para ser utilizados de manera segura y eficiente

Este proceso tiene dos momentos importantes:

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RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
antes de recibir los productos en el almacén o servicio farmacéutico, se realizará
un estudio previo de la documentación para garantizar las siguientes condiciones:

1- La entrada al almacén desde el punto de vista contable incluirá tres

informaciones importantes: el producto que ingresa, el valor de compra y el
proveedor del producto (factura).

2- El responsable del inventario verificará estas variables y asegurará que los

productos se reciban de acuerdo con lo acordado en el momento de la
compra.

3- Para que el responsable pueda verificar estas variables, es esencial haber

recibido oportunamente la orden de compra de los productos que se
ingresarán al almacén o servicio farmacéutico.

El estudio previo de la documentación y la verificación adecuada de las variables

de entrada al almacén son fundamentales para garantizar un control preciso del
inventario y asegurar que los productos recibidos se ajusten a lo acordado en las
compras realizadas. Esto contribuye a mantener una gestión efectiva de los
recursos farmacéuticos y a garantizar el cumplimiento de los procesos contables y
de recepción en el servicio farmacéutico.

RECEPCIÓN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ENTREGA EL

PROVEEDOR
es un paso esencial en el proceso de recepción de medicamentos y dispositivos
médicos Esta documentación proporcionada por el proveedor siendo clave para
garantizar la trazabilidad y la calidad de los productos recibidos. A continuación, se
describen los aspectos clave de este proceso:

29
 1- Recepción física de los productos: El personal del servicio farmacéutico
recibe físicamente los medicamentos y dispositivos médicos que han sido
entregados por el proveedor.

2- Verificación de la documentación:

 Factura de compra: Se verifica que la factura de compra sea correcta y

coincida con los productos entregados, incluyendo la cantidad, descripción y
precio unitario.
 Guía de remisión: Se comprueba que la guía de remisión o documento de
transporte corresponda a los productos recibidos y que la información sea
completa y precisa.
 Certificados de calidad u otros documentos: Si corresponde, se verifica
la existencia de certificados de calidad, registros sanitarios o cualquier otro
documento requerido para la recepción de los productos.

3- Condiciones de entrega:

 Se verifica que los productos sean recibidos en el estado y las condiciones

acordadas en el momento de la compra.
 Se inspecciona visualmente el empaque y etiquetado para asegurarse de
que no haya daños o irregularidades.

4- Comprobación de requisitos legales:

Se verifica que los productos recibidos cumplan con las regulaciones y normativas
locales relacionadas con la importación, transporte y almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos.

5- Notificación de incidentes:
Si se detecta algún problema en la documentación o en los productos recibidos, se
notifica al proveedor y se toman las acciones correctivas necesarias.

30
El estudio detallado de la documentación proporcionada por el proveedor es
esencial para asegurar la correcta trazabilidad de los productos y para garantizar
que los medicamentos y dispositivos médicos ingresen al servicio farmacéutico de
acuerdo con lo pactado en el momento de la compra. Además, esto contribuye a
mantener un control adecuado del inventario y asegurar la calidad y seguridad de
los productos farmacéuticos que se dispensarán a los usuarios.

RECEPCIÓN TÉCNICA (INSPECCIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS)

Esta etapa tiene como objetivo verificar la calidad, integridad y conformidad de los
medicamentos y dispositivos médicos que han llegado al almacén o
establecimiento farmacéutico. A continuación, se describen los aspectos clave de
la recepción técnica:

1- Inspección visual
 Se realiza una revisión visual detallada de los productos recibidos
para detectar cualquier daño en el embalaje o empaque, como
rasgaduras, abolladuras o signos de manipulación inadecuada
durante el transporte.
 Se verifica que las etiquetas sean legibles y estén correctas,
incluyendo el nombre del producto, dosis, número de lote y fecha de
vencimiento.
 También se revisa la información adicional requerida, como
instrucciones de uso, precauciones y contraindicaciones.

2- Verificación de cantidad: Se asegura que la cantidad de medicamentos o

dispositivos médicos recibidos coincida con la cantidad especificada en la
factura de compra y la guía de remisión.
3- Requisitos específicos: Para productos que requieren condiciones
especiales de almacenamiento, como medicamentos termolábiles, se verifica
la temperatura de los productos para asegurar que se han mantenido dentro
de los rangos recomendados durante el transporte.
31
4- Registro y documentación:
 Se registra detalladamente los resultados de la inspección técnica en
un sistema de control de inventario o en un registro de recepción.
 Se documentan cualquier observación, hallazgo o incidente relevante
durante la inspección técnica.

La recepción técnica es esencial para garantizar que los productos

farmacéuticos recibidos sean seguros, efectivos y estén en
condiciones óptimas para su dispensación. Un riguroso proceso de
inspección técnica contribuye a asegurar la calidad y la integridad del
inventario del servicio farmacéutico.

5- Análisis organoléptico: es un análisis de las características que se pueden

percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto.

6- Reportar al proveedor los productos que no cumplen con las condiciones

tanto administrativas como técnicas, indicando la inconsistencia encontrada,
el tipo de defecto y la categoría: critico (CR), mayor (M), menor (m); y
solicitar de forma escrita, al proveedor la información, aclaraciones o análisis
pertinentes sobre la inconsistencia, para determinar su aprobación o
rechazo, a la menor brevedad posible y acordando las devoluciones y
consideraciones sobre las unidades o lotes rechazados.

7- Los productos con inconsistencias deben manejarse como productos

pendientes por aprobación y ubicarse en área “cuarentena “.

8- Ingresar al modulo de inventarios los productos que cumplen con las

especificaciones técnicas y administrativas.

9- Almacenar los productos aprobados en los lugares correspondientes.

32
33
 6.3.4 REGISTRO DEL PROCESO DE RECEPCIÓN

FORMATO DE RECEPCIÓN TECNICO-ADMINISTRATIVA

PROVEEDOR: FECHA:
NIT: N° FACTURA:

MEDICAMENTO / DISPOSITIVO PRESENTACIÓN/ FORMA CANTIDAD EN

CONCENTRACIÓN LABORATORIO LOTE VENCIMIENTO REG. INVIMA
. MEDICO DETALLE FARMACEÚTICA UNIDADES

OBSERVACIONES:
6.3.5 FLUJOGRAMA
6.4 ALMACENAMIENTO

Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación

de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y
dispositivos médicos.

6.4.1 OBJETIVO:

garantizar la conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos

conservando su calidad, seguridad y eficacia hasta el momento de su
dispensación.

6.4.2 RESPONSABLE DEL PROCESO:

Los responsables de este proceso son el director técnico y el técnico de farmacia

6.4.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta básicamente los

siguientes aspectos:

- Selección del sitio

- Diseño de instalaciones
- Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la
conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.
- Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de
los medicamentos y dispositivos médicos.

 CONDICIONES DE LAS ÁREAS DE ALMACENAMIENTO:

36
El procedimiento para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
se adelantará básicamente de conformidad con las siguientes disposiciones:

Las áreas de almacenamiento deben cumplir básicamente con las siguientes

especificaciones:

a) Estar alejadas de sitios de alta contaminación: Estar alejadas de sitios

de alta contaminación, para conservar adecuadamente los dispositivos
médicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.

b) Facilitar la circulación de personas y objetos: Estar situadas

preferiblemente en el primer piso o en un mismo piso de las edificaciones.
Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la circulación de
personas y de objetos.

c) Pisos: Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y

sistema de drenaje que permita la fácil limpieza y sanitización.

d) Paredes: Tener paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil limpieza y

sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y
temperatura.

e) Techos y cielo rasos: Contar con techos y cielo rasos resistentes,

uniformes y de fácil limpieza y sanitización.

f) Iluminación: Contar con luz natural y/o artificial que permita la

conservación adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos
médicos y el buen manejo de la documentación.

g) Ventilación: Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que

garantice la conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos
37
médicos. No debe entenderse por ventilación natural las ventanas y/o
puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los
medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del exterior.

h) Rayos solares: Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos médicos.

i) Condiciones de temperatura y humedad: Contar con mecanismos que

garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por
el fabricante. Se llevarán registros de control de estas
variables con un termohigrómetro adecuado y calibrado.

j) No contacto con el piso: Los medicamentos y dispositivos médicos no

deben estar en contacto directo con el piso. Se ubicarán en estibas o
estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.

k) Mantenimiento de la cadena de frío: Los medicamentos que requieran

refrigeración serán almacenado en cuartos fríos, refrigeradores o
congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de la cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía
eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos que registren
la temperatura. La cantidad de medios de refrigeración será determinada
por las necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad
territorial de salud, quien podrá disponer el aumento del número de los
mismos.

l) Medidas de seguridad: En las áreas de almacenamiento de medicamentos

y dispositivos médicos se contará con alarmas sensibles al humo y
extintores de incendios. En éstas no se podrán acumular residuos.

• DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DE ALMACENAMIENTO:

38
Las instalaciones de la droguería , donde se almacenan los productos
farmacéuticos, medicamentos, biológicos e insumos (dispositivos médicos) para su
dispensación, está localizada, protegida, construida, adaptada y mantenida de
forma adecuada de acuerdo con las operaciones que se llevan a cabo, para
minimizar el margen de error, cumpliendo con los protocolos de limpieza y
desinfección, así como el mantenimiento correspondiente, con el fin de evitar
contaminación o cualquier factor que pueda afectar la calidad de los medicamentos
e insumos ( dispositivos médicos).

Tener la dotación necesaria con la que se debe contar para facilitar la

identificación, ubicación y acceso a los medicamentos teniendo en cuenta las
siguientes dotaciones:

- Estanterías.
- Estibas preferiblemente plásticas.
- Termómetro de nevera y/o Termo higrómetro, con certificado de calibración.
- Gabinetes
- Control de Temperatura de cadena de frio
- Control de Temperatura y Humedad Relativa de áreas
- Control de limpieza y desinfección de áreas y superficies.
- Control de limpieza de nevera.
- Control de vencimientos.
- Extintores.
- Computadores (con sistema software).
- Papeleras.

Estos equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos
en un plan de mantenimiento.
• SELECCIÓN DE SITIOS:

39
Las áreas identificadas y señalizadas son las siguientes:

• Área de Recepción.
• Área de cuarentena.
• Área de almacenamiento
• Área de Rechazo.
• Área de devoluciones.
• Área de cadena de frío.
• Área administrativa.

• ÁREAS DE ALMACENAMIENTO.

- Área de estanterías: es donde se organizan y se colocan los

medicamentos para su fácil acceso, seguimiento y dispensación segura.

- Área de medicamentos de gran volumen: hace referencia a aquellos

medicamentos que se producen y distribuyen en grandes cantidades debido a su
tamaño y volumen, por ende, se deben almacenar de forma diferente.

- Área de inflamables: esta área se refiere a la zona designada para el

almacenamiento y manipulación de medicamentos o productos farmacéuticos que
son inflamables o altamente combustibles, esta área está diseñada con medidas
de seguridad especiales para prevenir riesgos de incendios o explosiones.

- Área de fotosensibles: es aquella área designada a almacenar los

medicamentos que son sensibles a la luz, la cual se requiere un ambiente
controlado y protegido para su conservación adecuada.

 CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO

- organización de los medicamentos:

40
Los medicamentos se almacenarán de acuerdo con la clasificación farmacológica,
orden alfabético y según su frecuencia de uso, siempre y cuando se garantice el
orden, se minimicen los eventos de confusión, perdida y vencimiento durante su
almacenamiento.

Los sistemas más comunes de clasificación son:

- Orden alfabético de nombre genérico: Es la clasificación más antigua y

utilizada, se ordena por orden alfabético de la A a la Z, sin tener en cuenta ninguna
clasificación del medicamento solo su nombre.

- Clasificación por grupo farmacológico según (clasificación ATC):

agrupa los medicamentos según su categoría terapéutica o tipo, como analgésicos,
antibióticos, antiinflamatorios, antipiréticos, antihistamínicos, entre otros. Esta
clasificación nos permite facilitar la búsqueda de medicamentos específicos para
un tratamiento determinado.

- Orden según la frecuencia de uso: son los productos de gran demanda,

que salen rápidamente o con frecuencia del almacén, deben colocarse en la parte
delantera del local donde sean visibles al público.

• CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES EN EL

ALMACENAMIENTO:

Se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y

humedad relativa recomendadas por el fabricante, así mismo se debe llevar los
registros permanentes de estas variables y utilizando para ello termómetros,
higrómetros o instrumentos que cumplan con dichas funciones.

Se debe realizar diariamente el registro de la temperatura y humedad con la ayuda

de las lecturas que da el termohigrómetro, el cual deberá estar debidamente
41
calibrado por la compañía certificada para tal fin. Las lecturas se realizarán a
primera hora de la mañana y tarde.

El registro se realizará en el formato diseñado para tal fin el cual se denominará en

adelante FORMATO REGISTRO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD
RELATIVA, de forma tal que a fin de mes se observe una grafica que nos muestre
la tendencia y comportamiento de estas dos variables y así poder tomar decisiones
en cuanto al almacenamiento como tal, teniendo en cuenta los siguientes rangos
de temperatura:

Plan de Contingencia
Condición Rango recomendado
Mínimo Máximo
Temperatura ambiente 15°C - 30°C 25°C 30°C
Refrigeración 2°C - 8°C 8°C 13°C
Congelación 0°C - 2°C 0°C 2°C

Humedad relativa 40% - 70% 35% 70%

 ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CADENA DE FRIO

estos medicamentos deben llegar a la farmacia empacados en neveras de icopor

con pilas de enfriamiento o hielo sintético, una vez sean recibidos y verificados de
inmediato deben almacenarse en la nevera.

• TÉCNICAS DE MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

es esencial para asegurar que los medicamentos y productos estén disponibles

para los clientes cuando los necesiten y para evitar pérdidas financieras debido a
productos caducados o robos. Aquí hay algunos pasos importantes para
implementar un control efectivo de inventario en una farmacia:

- Sistema de gestión de inventario: Utilizar un sistema informático de

gestión de inventario es fundamental para llevar un seguimiento preciso de los
42
productos. Estos sistemas pueden ayudar a realizar un seguimiento de las
existencias, las fechas de vencimiento y las ventas, lo que facilita la identificación
de problemas y la toma de decisiones.

- Clasificación de productos: Organizar los productos por categorías y tipos

(medicamentos, productos de cuidado personal, suplementos, etc.) facilitará la
gestión y el acceso rápido a los artículos.

- Registro de entradas y salidas: Registrar todas las entradas y salidas de

productos en el sistema de gestión de inventario. Esto incluye recibir nuevos
suministros de proveedores, ventas realizadas y cualquier otro movimiento de
productos.

- Revisión de inventario: Realizar Kardex regulares del inventario para

asegurarse de que las cantidades físicas coincidan con las cifras registradas en el
sistema. Esto puede hacerse de manera cíclica (mensual, trimestral) o según sea
necesario.

- Rotación de existencias: Utilizar el principio de Sistema FEFO (First

Expired- First out) para organizar los productos en los estantes, En este tipo de
almacenamiento se tiene en cuenta la fecha de vencimiento del producto, el que
primero expira primero debe salir del almacén, Colocando los artículos con fechas
de vencimiento más cercanas en la parte delantera para evitar pérdidas debido a la
expiración.

- Punto de reorden: Establecer puntos de reorden para los productos que

indican cuándo es necesario realizar nuevos pedidos para evitar quedarse sin
existencias.

- Análisis de datos: Utilizar los datos recopilados en el sistema de gestión de

inventario para analizar tendencias, identificar productos de baja rotación o

43
aquellos con alta demanda, y tomar decisiones informadas sobre las compras
futuras.

El control de inventario requiere diligencia y precisión para garantizar una gestión

eficiente de los productos y una atención óptima a los clientes. Al implementar
estos pasos, se puede mejorar la rentabilidad, evitando pérdidas innecesarias y
proporcionando un mejor servicio a los usuarios.

 INGRESO AL SISTEMA

Una vez verificado el pedido se debe ingresar en el software con el número de

traslado o remisión, se ingresa la cantidad, precios de compra, fecha de
vencimiento, numero de lote, registro de INVIMA y laboratorio.

Antes de actualizar el nuevo ingreso al sistema se debe revisar con la remisión o

traslado, porque una vez se actualice no dejara hacer modificaciones. Luego de
actualiza para que el inventario quede con los saldos reales y no presente
negativos.

• SEMAFORIZACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS

Una vez se realiza la recepción se clasifican los medicamento o insumos

(dispositivos médicos) según su fecha de vencimiento, se identifican con cinta
adhesiva, según código de color y se almacenan de acuerdo con lo definido en el
proceso de almacenamiento, diligenciando el Registro de Control de Fechas de
vencimiento.

La semaforización se realiza de la siguiente manera:

44
 COLOR TIEMPO F.V
Medicamentos con fecha
ROJO de vencimiento menor a 3
meses.
Medicamentos con fecha
NARANJA de vencimiento menor a 6
meses.
Medicamentos con fecha
AMARILLO de vencimiento entre 6
meses a 12 meses.
Medicamentos con fecha
VERDE de vencimiento mayor a un
año.

• CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD: en un inventario es crucial para

proteger los productos farmacéuticos y garantizar el cumplimiento de las
regulaciones legales relacionadas con la venta y almacenamiento de
medicamentos.

algunas medidas importantes que se deben implementar son:

1- Acceso restringido: Limitar el acceso al área de almacenamiento del

inventario solo al personal autorizado. Esto se puede lograr mediante cerraduras,
sistemas de control de acceso con tarjetas o códigos, y asegurando que las llaves
se mantengan bajo control estricto.

45
2- Vigilancia y monitoreo: Instalar cámaras de seguridad en el área de
almacenamiento y en lugares estratégicos de la farmacia para disuadir robos y
proporcionar una vigilancia constante.

3- Inventario periódico: Realizar inventarios periódicos para verificar la

exactitud de las existencias y detectar cualquier discrepancia que pueda indicar
robo o pérdida no autorizada.

4- Control de acceso a datos: Limitar el acceso a la información del inventario

en el sistema de gestión a personas autorizadas, utilizando contraseñas seguras y
medidas de seguridad adicionales.

5- Manejo de devoluciones y productos caducados: Establecer un

procedimiento claro para el manejo de productos caducados y devoluciones de
productos vencidos, asegurando así que sean retirados adecuadamente del
inventario.

El control de acceso y seguridad en un inventario protege la integridad de los

productos y garantiza el bienestar de los clientes, el personal y el negocio en
general. Al implementar estas medidas, se puede reducir el riesgo de pérdidas y
asegurar el cumplimiento de las regulaciones aplicables.

46
6.2.4 REGISTRO DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO.

FORMATO DE CONTROL DE FECHA DE VENCIMIENTO

NOMBRE DEL FECHA DE

PROVEEDOR N° DE FACTURA PRODUCTO VENCIMIENTO

47
Fecha_______________________ tipo de inventario____________
responsable____________________________

48
 FORMATO REGISTRO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

13

T 14

E 15

M 16

17
P 18

E 19

R 20

A 21

22
T 23

U 24

R 25

A 26

27

28

°C 29

30

FORMATO REGISTRO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA

 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

66

65

64

63

62

61

H
60

59

U 58

57

M 56

E 55

54

D 53

52

A 51

D 50

49

48

% 47

46

45

44

43

42

41

40

50
 FORMATO REGISTRO CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

N
E 3

V 4

E 5

R 6

A
7

8
 GRUPO NOMBRE NOMBRE FECHA DE REGISTRO
FARMACOLOGICO GENERICO COMERCIAL VENCIMIENTO LOTE INVIMA PRESENTACIÓ AD
N

FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS

6.4.4 FLUJOGRAMA

53
6.5 DISPENSACIÓN

Es la entrega de uno o mas medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y

la información sobre su uso adecuado realizada por el personal de la salud
encargada de su utilización.

6.5.1 OBJETIVO

Garantizar el acceso a la población a medicamentos y dispositivos médicos, y a su

vez proporcionar información para que el usuario conozca en forma correcta la
utilización de los productos farmacéuticos; usos y efectos secundarios.

6.5.2 RESPONSABLES DEL PROCESO

Los responsables de este proceso son el director técnico y el técnico de farmacia.

6.5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS SIN PRESCRIPCIÓN MÉDICA

La dispensación sin fórmula médica se refiere a la práctica de proporcionar

medicamentos que no requieren una receta médica para su adquisición. Estos
medicamentos se conocen comúnmente como "medicamentos de venta libre" o
"medicamentos sin receta". A diferencia de los medicamentos que solo se pueden
obtener con una receta médica, los medicamentos sin receta están disponibles
para su compra directa en farmacias y establecimientos autorizados sin la
necesidad de que un médico emita una prescripción.

Es importante que los pacientes sigan las instrucciones en el envase de los

medicamentos sin receta y consulten con un profesional de la salud si tienen dudas
o si los síntomas persisten o empeoran. Además, es esencial que los
medicamentos sin receta se utilicen de manera responsable y de acuerdo con las

54
indicaciones, ya que pueden tener efectos secundarios o interacciones que deben
ser considerados.

El proceso de dispensación sin fórmula médica, que implica la adquisición de

medicamentos de venta libre en una farmacia o establecimiento autorizado,
generalmente es más sencillo que la dispensación de medicamentos con receta
médica. A continuación, se describe el proceso típico de dispensación de
medicamentos sin receta:

1- Llegada del Cliente a la Farmacia:

Al llegar el cliente a la farmacia se le recibe con un cordial saludo y se le da
la bienvenida; la intención del cliente es comprar medicamentos de venta
libre para tratar síntomas menores o condiciones autolimitadas que
presente en el momento.

2- Estimar las Necesidades del Cliente:

El primer paso es interactuar con el cliente para comprender por qué están
visitando la farmacia. Puede que tenga una variedad de necesidades tales
como: comprar medicamentos de venta libre, recoger una receta médica,
buscar asesoramiento sobre salud o preguntar sobre productos específicos.

3- Recopilar Información:
El farmacéutico verificará la existencia de embarazo/lactancia, alergias,
posibles contraindicaciones, o si está tomando múltiples medicamentos que
puedan ocasionar posibles interacciones con el respectivo tratamiento que
se le está recomendando, evitando así un posible efecto secundario y
reducción de la eficacia del mismo, también se tendrá en cuenta
información relevante sobre el cliente, tales como su situación y síntomas
actuales, edad y peso actual.

4- Consulta o asesoramiento por parte del Farmacéutico:

55
 Si el cliente tiene preguntas o dudas sobre algún medicamento el
farmacéutico le proporcionara la información necesaria para garantizar que
el cliente sepa para qué va a utilizar
el medicamento, cuánto ha de usar, durante cuánto tiempo, cómo ha de
utilizarse y otra información sobre seguridad, efectividad y conservación

5- Explicación de Efectos Secundarios:

Se debe informar al cliente sobre los posibles efectos secundarios más
comunes asociados con el medicamento, instruyendo así al cliente sobre
cómo monitorear y registrar cualquier efecto que experimente, y a su vez
ofrecerle concejos sobre como minimizarlos o gestionarlos los cuales son
tomar el medicamento exclusivamente con agua, tomar la dosis
recomendada y mantener el buen almacenamiento de los medicamentos.

6- Confidencialidad y privacidad:
Es crucial mantener la confidencialidad y la privacidad, protegiendo así la
información del paciente y garantizando que se sientan seguros y cómodos
al buscar asesoramiento y tratamiento, especialmente cuando se trata de
cuestiones médicas sensibles.

7- Evite realizar diagnósticos médicos:

Es importante destacar que los farmacéuticos no están autorizados para
hacer ningún tipo de diagnóstico, es función exclusivamente del profesional
de la salud, si el cliente sospecha de una condición médica que requiere
evaluación y diagnóstico médico recomendar que consulte con un
profesional de la salud.

8- Facturación o registro de la venta:

en la medida de lo posible, se realizará el registro
electrónico de todo el procedimiento de los medicamentos y dispositivos
médicos adquiridos por el cliente.

56
9- Entrega del medicamento:
Esta etapa nos ayuda a garantizar que el cliente obtenga el medicamento
correcto de manera segura y oportuna, haciendo la respectiva verificación
de que el medicamento dispensado sea el correcto, que no haya ningún
daño en el envase y que su fecha de vencimiento sea la adecuada.
recordándole al cliente sobre la importancia de la adherencia al tratamiento
para así asegurar su eficacia.

 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS CON PRESCRIPCIÓN MÉDICA

Este proceso es por el cual se proporciona medicamentos a un paciente de
acuerdo con una prescripción médica válida. Este proceso es fundamental
para garantizar que los pacientes reciban los medicamentos adecuados, en
las dosis correctas y según las indicaciones médicas. Aquí se describe el
proceso de dispensación con fórmula médica:

-Recibir la formula medica u orden medica :

Se verificará que la fórmula médica cumpla con todas las características y
requisitos establecidos en el decreto 2200 de 2005; Esto es esencial para
asegurarse de que el paciente reciba el medicamento adecuado
garantizando la seguridad y efectividad del tratamiento médico.

-prescripción de los medicamentos: Cumplir con los siguientes

requisitos es esencial para asegurarse de que la formula médica sea válida
y pueda ser despachada correctamente:

1-la prescripción médica Solo podrá hacerlo el personal de salud

debidamente autorizado.
2-La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones
necesarias.
3-Debe estar en español, ya sea impresa o en formato electrónico.
4-No debe tener enmendaduras, tachaduras ni símbolos químicos no
aprobados.
57
5- la prescripción Debe permitir la confrontación entre el medicamento
prescrito y el dispensado/administrado.
6-Debe permitir la correlación entre los medicamentos y el diagnóstico.
7-Las dosis deben expresarse en sistema métrico decimal o unidades
internacionales cuando sea necesario.
8-Para preparaciones magistrales, se deben especificar claramente los
componentes y cantidades.

-Contenido de la prescripción médica: la formula debe contener la

siguiente información:

1-Nombre de la entidad prestadora de salud o profesional de salud que

prescribe, dirección y número telefónico o correo electrónico.
2-Lugar y fecha de la prescripción.
3- Datos del paciente: Nombre completo, fecha de nacimiento y número de
identificación.
4-Nombre del medicamento expresado en DCI (nombre genérico).
5-Concentración y forma farmacéutica.
6-Vía de administración del medicamento (oral, intravenosa, tópica, etc.).
7-Dosis y Frecuencia de administración.
8-Duración del tratamiento.
9-Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento,
expresado en números y letras.
10-Indicaciones adicionales, como tomar con comida, evitar ciertos
alimentos o actividades, etc.
11-Vigencia de la prescripción.
12-Nombre y firma del médico o profesional de la salud que emite la
prescripción.

58
-Prohibiciones del dispensador: El Decreto 2200 de 2005 establece una
serie de prohibiciones y restricciones para los dispensadores de
medicamentos con el fin de promover prácticas seguras y éticas en la
dispensación de medicamentos:

1-Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

2-Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de
administración, frecuencia, cantidad, y dosis prescrita.
3-Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
4-Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que
desempeña.
5-Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
6-Tener muestras medicas de medicamentos.
7-Tener envases y empaques vacíos en el servicio farmacéutico o en
aquellos establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para
realizar los procesos de reenvase o reempaque de medicamentos.
8-Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que
reemplace o sustituya al prescrito o al solicitado.

-brindar información sobre el uso adecuado del medicamento:

Informar al cliente sobre el uso adecuado del medicamento es importante
ya que ayuda a contribuir significativamente a la seguridad y eficacia del
tratamiento.

-Ser claro y comprensible: Utilizar con el cliente un lenguaje claro y

sencillo expresando cómo se debe tomar el medicamento, garantizándose
de que el cliente comprenda completamente las instrucciones.

59
-Revisar la formula médica: Comenzar revisando la formula médica con
el cliente; Asegurándose de que él conozca el nombre del medicamento, la
dosis prescrita, la frecuencia de administración y la duración del
tratamiento.

-informar la razón de uso del medicamento: Explicarle al cliente del

porqué se le ha enviado el medicamento y cuál es su propósito,
recalcándole la importancia de la adherencia al tratamiento

-Dar instrucciones de dosificación: especificarle cómo debe tomar el

medicamento, ya sea con comida o con el estómago vacío, con agua, o si
hay restricciones dietéticas específicas. Asegurándonos de que el paciente
comprenda cuántas dosis tomar y en qué momentos del día.

-Informarle sobre Posibles efectos secundarios: Informar al cliente

sobre los posibles efectos secundarios del medicamento, Esto le ayudara a
estar alerta ante cualquier reacción inesperada y saber cuándo
comunicarse con el médico.

-Explicarle al cliente que hacer en caso de olvido de una dosis: si el

cliente se da cuenta de que ha olvidado una dosis y no es hora de tomar la
siguiente puede tomar la dosis olvidada de inmediato y Luego continuar
con su horario regular de dosificación; estas instrucciones pueden variar
según el medicamento, por lo que se debe aclarar si es necesario tomar la
dosis olvidada o si debe omitirse.

-No comparta medicamentos: Advertir al paciente sobre la importancia de

no compartir sus medicamentos con otras personas y de no tomar
medicamentos recetados por otros.

-Interacciones con otros medicamentos: Si el paciente está tomando

otros medicamentos, recordarle sobre las posibles interacciones con ellos,
60
indicándole que debe informar a su médico sobre todos los medicamentos
que están tomando, incluyendo los de venta libre y los suplementos.

-Advertencias y precauciones: hacerle saber al cliente de que al

momento de iniciar con el tratamiento no debe consumir ninguna bebida
alcohólica ni otro tipo de sustancia los cuales pueden ocasionar una falla
terapéutica.

-Almacenamiento adecuado: Aconsejar al cliente de que almacene los

productos de acuerdo con las instrucciones en el envase y evite exponerlos
a condiciones extremas de temperatura, humedad o luz, ya que esto puede
acelerar el proceso de deterioro.

-Fecha de vencimiento: Antes de dispensar o vender un producto, es

importante que el cliente revise la fecha de vencimiento en el envase y se
asegure de que el producto aún no ha caducado, así podrá utilizarlo
durante el período necesario.

-Seguimiento y consultas: Animar al cliente a hacer preguntas si tiene

alguna duda y a programar un seguimiento con el médico si experimenta
efectos secundarios o problemas con el medicamento.

-Entregar información por escrito: Proporcionarle al cliente un folleto o

una hoja de información que resuma las instrucciones claves para el uso
del medicamento. Ayudándole así a recordar la importancia de la
adherencia al tratamiento.

Es importante asegurarse de que el cliente comprenda completamente

cómo usar el medicamento y que se sienta cómodo haciendo preguntas.
Esto contribuirá a un uso seguro y efectivo del medicamento y a una mejor
adherencia a él.

61
 6.6 PROCESOS ESPECIALES DEL SERVICIO FARMACEUTICO

NORMA DE PROCEDIMIENTO DE INYECTOLOGIA PARA LA DROGUERIA

FARMA-LIFE

6.6.1 OBJETIVO

Ofrecer a la comunidad en general el servicio de inyectología

permitiéndose realizar una adecuada técnica en la administración de
medicamentos por vía intramuscular; contando con altos estándares de
calidad y con el mínimo margen de error, llevando a cabo una serie de
lineamientos y normas de procesos en inyectología, cumpliendo con la
normativa vigente y documentos técnicos de las autoridades sanitarias.

6.6.2. RESPONSABLE DEL PROCESO

Los responsables de este proceso son el director técnico y el técnico de

farmacia (personal certificado en el procedimiento).

6.6.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

 INFRAESTRUCTURA Y DOTACIÓN.

62
 El establecimiento farmacéutico cumplirá con las siguientes condiciones
esenciales.
• Contar con una sección especial e independiente, que ofrezca la
privacidad y comodidad para el administrador y el paciente, que cuente con
un lavamanos en el mismo sitio o en un sitio cercano.
• contar con una camilla, escalerilla y mesa auxiliar.
• Contar con jeringas desechables, agujas, recipiente algodonero y
cubetas, toallas desechables, guantes, alcohol y su respectivo guardián.

Prohibiciones: no se podrán administrar medicamentos por vía

intravenosa ni practicar pruebas de sensibilidad.

 limpieza y desinfección del área de inyectología

periocidad: diariamente, este procedimiento también puede emplearse

para limpiar la camilla si esta es de vinil, y las repisas o muebles que haya
en él

- la camilla de vinil debe contar con una sábana desechable y

descartarla semanalmente.
- Los desechos generados luego de la aplicación de un inyectable
deben ser clasificados y descartados en el recipiente adecuado (guardián)
el cual debe estar en el mismo cuarto de inyectología; Para lo que se debe
seguir el protocolo de manejo de residuos.
- El piso del cuarto de inyectología, así como el resto de la farmacia
debe limpiarse diariamente o incluso en forma mas regular dependiendo del
flujo de personas al interior del establecimiento, primero debe barrerse para
eliminar el polvo y luego se debe pasar un trapeador limpio y humedecido
para retirar el polvo residual.

63
El establecimiento debe documentar y cumplir las normas de limpieza y
desinfección de áreas y demás elementos, como práctica segura para
prevenir las infecciones asociadas con el procedimiento de inyectología.

1.2 Sistema de precauciones universales.

Las precauciones estándar de bioseguridad son un conjunto de medidas y

procedimientos destinados a proteger al personal de salud de posibles
infecciones mientras realizan su trabajo con pacientes o manipulan fluidos
y tejidos corporales. Estas precauciones se enfocan principalmente en
prevenir la exposición a agentes infecciosos como el VIH, la Hepatitis B, la
Hepatitis C, entre otros.

A) Evitar contacto de piel o mucosas con sangre y otros líquidos.

B) Lavado de manos.
C) Uso de elementos de protección personal (EPP).
D) Manejo cuidadoso de elementos cortopunzantes.
Establecer los lineamientos necesarios para el adecuado manejo de
elementos cortopunzantes y guardianes de seguridad, con el fin de
prevenir incidentes de trabajo durante el manejo y disposición final de
cortopunzantes generados en las instalaciones de la Droguería farma-Life.
E) Manejo de residuos.
F) Manual de procedimientos técnicos.
- Verificación del paciente y el medicamento.
- Obtención del consentimiento informado.
- alistamiento de los materiales a utilizar.
-Preparación del medicamento.
64
 -Verificación de los cinco correctos, confrontando la información en la
Formula médica.
-Administración del medicamento.

 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN INYECTOLOGIA

▪ Preparación del entorno:

-- Lavar las manos cuidadosamente con agua y jabón o usar desinfectante
de manos.
-- Reunir todos los suministros necesarios, incluyendo jeringas, agujas,
medicamentos, algodón y alcohol.
--- verificar que el área este limpia y bien iluminada a la hora de realizar el
procedimiento.

▪ Verificación de la prescripción:
--Asegurarse de que el cliente tenga la formula médica o una orden médica
válida para administrar la inyección.
--Revisar la fórmula para asegurarnos de que tenga la dosis y el
medicamento correctos.

▪ Preparación de la medicación:
--Verificar que la dosis correcta y el medicamento a administrar sea el que
corresponde al de la formula médica.
--Preparar la jeringa de acuerdo con las indicaciones médicas, incluyendo la
extracción de la cantidad adecuada de medicamento del vial o ampolla.

▪ Preparación del paciente:

65
--Explicar el procedimiento al paciente, obteniendo el consentimiento
informado y respondiendo sus preguntas, preocupaciones o dudas

▪ Lavado de manos y preparación del área a inyectar:

--Lavar sus manos nuevamente y usar guantes estériles.

--Con cuidado, encuentre el lugar en el que aplicará la inyección.
--Limpiar la piel en ese punto con un algodón con alcohol, Dejándolo secar.

▪ Administración de la inyección:
--Administrar la inyección de acuerdo con la técnica apropiada para la vía
de administración específica (intramuscular).
--Tomar la tapa de la aguja.
--Agarrar el músculo en el área con los dedos pulgar e índice; y
Con firmeza colocar la aguja en el músculo recto hacia arriba y abajo en un
ángulo de 90 grados, Empuje el medicamento en el músculo
Administrándolo lentamente y con cuidado, evitando burbujas de aire en la
jeringa.

▪ Retiro de la aguja y aplicación de apósito:

--Retirar la aguja con cuidado y colocar una pequeña cantidad de algodón o

una gasa estéril en el sitio de la inyección para detener cualquier sangrado.
--Tape el sitio con una venda adhesiva (curita) si es necesario.

▪ Cómo deshacerse de las agujas y jeringas usadas:

--NO colocar la tapa en la aguja, Ponga la jeringa en el contenedor de
objetos punzantes de forma inmediata.
--NO es seguro poner las agujas y las jeringas en la basura.
--La jeringa tiene que encajar justo en la abertura.

66
 --cuando el recipiente (guardián) ya esté lleno, sellarlo y llamar al recolector
de residuos especiales para que se encargue de su recolección y así darle
su disposición final.

▪ Educación al paciente:
Brindar al paciente información sobre posibles efectos secundarios a tener
en cuenta.

6.6.4 FORMATO DE CONSENTIMIENTO INFORMADO

FORMATO CONSENTIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE

MEDICAMENTOS

CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS

(INTRAMUSCULAR)

Ciudad: ____________ Fecha: _____________________

Yo (paciente y/o usuario) __________________________________ Identificada(a) con C.C.____ TI ____RC ____

No___________________ y/o _______________________________________ con identificación____________________________
en calidad de cuidador primario del (paciente y/o usuario), quien acepto la aplicación del medicamento _________________ con
número de teléfono ___________________.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

OPERATIVA: Por medio de la presente constancia, en pleno uso de mis facultades mentales autorizo a la Droguería J&L para que el
personal técnico de farmacia ______________________________________________ para que en ejercicio legal de su profesión y
de acuerdo al procedimiento establecido, me practique la administración de medicamento por vía __________, en cumplimiento al
tratamiento farmacológico indicado por el Médico _______________________________________. Entiendo que este
procedimiento hace parte del tratamiento ordenado por el profesional tratante, para el manejo de mi enfermedad y que tanto el
médico como el personal técnico en farmacia poseen la idoneidad y el entrenamiento suficiente para su realización.

BENEFICIOS: La rápida circulación de cierto tipo de medicamento que no puede inyectarse por la vía intramuscular. Es fácil de
aplicar y no requiere de instrumentos especiales, como catéteres o trípodes.

RIESGOS Y/O COMPLICACIONES

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 Pueden ser desde una reacción alérgica leve hasta anafilaxis, inflamación, dolor local, abscesos, lesión neurovascular, necrosis
muscular, fracturas de agujas, pigmentación cutánea, celulitis, hemorragia, gangrena, atrofia local, periostitis, quistes, aplicar la
vacuna en una articulación

ALTERNATIVAS TERAPEUTICAS
- No aplica

ACEPTACION: Declaro que conozco que la actividad médica no puede garantizar los resultados, teniendo en cuenta los múltiples
factores que inciden en la recuperación del estado de salud. Me han sido explicadas con lenguaje sencillo y he comprendido la
posibilidad de ocurrencia de las complicaciones descritas anteriormente, reitero mi consentimiento, una vez leído y entendido el
presente documento y he tenido la oportunidad de recibir explicaciones satisfactorias y en constancia de ello lo f i r m o .

______________________________ __________________________ _____________________

FIRMA DELPROFESIONAL FIRMA DEL CUIDADOR PRIMARIO FIRMA DEL PACIENTE

6.6.5 FORMATO DE DESINFECCIÓN DEL AREA DE INYECTOLOGIA

AREA A DESINFECTAR:
DIA MES AÑO DESINFECTANT CANTIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
E
UTILIZADO

68
69
6.7 BIBLIOGRAFIA

https://www.calameo.com/read/005262996d7e606f9a938

https://www.calameo.com/books/005262996f4c7aad30dd5

https://es.scribd.com/document/501028112/MANUAL-DE-PROCESOS-
Y-PROCEDIMIENTOS-SERVICIO-FARMACEUTICO-cedmi-ips

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https://www.studocu.com/co/document/universidad-del-magdalena/
farmaceutica/procedimiento-de-control-de-temperatura-y-humedad-en-
farmacia/32478106

https://es.slideshare.net/PROYECTOCENAL/taller-almacenamiento-de-
medicamentos-y-dispositivos-medicos

https://es.slideshare.net/alexanderrojaspatino/recepcin-tecnica-y-
administrativa-de-medicamentos?next_slideshow=40624438

70
https://es.scribd.com/document/470646835/1-MANUAL-DE-
PROCESOS-Y-PROCEDIMIENTOS#

https://es.slideshare.net/edwinabedoya3/buenas-practicas-de-
almacenamiento-78982183

BBPP_dispensaciondemedicamentosyproductsosanitarios.pdf

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