Contratos informáticos: características, tipos y cumplimiento

En el mundo empresarial moderno, la tecnología de la información (TI) es un

recurso indispensable para impulsar el crecimiento económico de las
organizaciones. De allí que los contratos informáticos ganen cada vez más
relevancia en el ámbito de la gestión de negocios.
Si bien las grandes corporaciones suelen contar con sus propios
departamentos de TI, es común que las pequeñas y medianas empresas
contacten con proveedores informáticos externos para obtener asesoría,
soporte técnico, equipos o un servicio específico.
Por ejemplo, cuando se trata de automatizar procesos administrativos, los
responsables de la compañía pueden solicitar a los proveedores soluciones
digitales como firmas electrónicas, un nuevo software de ventas o
computadores de alto rendimiento.
En ese sentido, los contratos informáticos tienen un valor estratégico para la
compañía porque regulan las condiciones de los servicios requeridos,
convirtiéndose en la piedra angular de los nuevos procedimientos.
Pero, ¿qué características tienen los contratos informáticos y qué papel
cumplen en la protección de los intereses de las empresas? A continuación,
profundizaremos en la importancia de este instrumento legal corporativo.
¿Qué son los contratos informáticos?
Los contratos informáticos son acuerdos legales celebrados entre dos o más
partes con el objeto de regular operaciones comerciales relacionadas con
bienes, suministros y/o servicios informáticos.
Los bienes informáticos incluyen el hardware y el software, es decir, los
elementos materiales que componen el sistema informático y los programas
que permiten el funcionamiento de dicho sistema.
Es importante tener presente que, a pesar de formar parte de los bienes
informáticos, el software suele recibir un tratamiento diferente al que reciben
otros componentes en el contrato, debido a que está protegido por
derechos de autor.
De allí que al mencionarlo en el acuerdo sea preciso identificar al titular de
los derechos, la licencia o condiciones de uso, la instalación de mejoras
posteriores (actualizaciones) y la posibilidad de introducir modificaciones,
entre otros aspectos.
También son considerados bienes informáticos el CPU, computadores de
escritorio y portátiles, scanners, tablets, impresoras, switches,
módems, clusters, plotters, equipos relacionados y periféricos (mouse,
micrófonos, cámaras web, teclados, entre otros).
Por otra parte, los suministros informáticos son productos y herramientas
necesarios para registrar información, abastecer equipos, realizar tareas de
programación y mantener en funcionamiento los componentes materiales.
Un ejemplo de suministros informáticos son los cartuchos de tinta o de tóner
que son utilizados por diferentes tipos de impresoras para transferir imágenes
y textos al papel.
En cuanto a los servicios informáticos, podemos calificarlos como el
conjunto de actividades que sirven de apoyo para optimizar el
funcionamiento de los sistemas y sus componentes. Entre ellos destacan:
• Programación web.
• Instalación y configuración de redes.
• Desarrollo y hospedaje de sitios web.
• Servicios de certificación digital.
• Soporte técnico.
• Seguridad informática.
• Creación de bases de datos.
Importancia de los contratos informáticos
Para las empresas, los contratos informáticos representan una mayor
garantía sobre la inversión realizada en equipos, programas, suministros y
servicios destinados a optimizar la productividad de la organización.
Los acuerdos que involucran bienes informáticos permiten a las compañías
disponer de componentes y software de última generación capaces de
acelerar los procesos de automatización internos y mejorar el tiempo de
respuesta operativo.
Igualmente, los contratos informáticos que comprenden servicio técnico y
soporte aseguran el correcto funcionamiento de los sistemas TI y la
prevención de problemas técnicos, reduciendo el número de equipos fuera
de servicio.
Protección de intereses y prevención de conflictos
Al igual que otros instrumentos legales, los contratos informáticos incorporan
cláusulas concretas para definir los deberes y responsabilidades de las
partes involucradas, en el marco de la legislación vigente.
Este tipo de disposiciones proporciona una base legal para resolver
malentendidos y conflictos, en caso de que los haya, protegiendo los
intereses de la empresa contratante en estas situaciones.
Sin embargo, para que esta garantía se cumpla es preciso que los contratos
informáticos estén redactados con términos jurídicos y técnicos claros,
incorporando citas, glosarios y anexos para facilitar la comprensión del
texto.
Es aconsejable que el responsable de la entidad contratante tenga
conocimientos sobre las áreas de informática y tecnología o, en su defecto,
cuente con el apoyo de especialistas en la materia.
El objetivo de los grupos de asesores es evitar que la elevada tecnicidad de
los temas tratados en este tipo de contratos genere confusión, malas
interpretaciones u otras situaciones que perjudiquen los intereses de la
empresa, atenten contra la buena fe en las negociaciones o coloquen en
riesgo información confidencial.
Aseguramiento de la calidad de productos y servicios
La precisión de los términos utilizados en la redacción de los contratos
informáticos es un aspecto crítico para asegurar la calidad de los productos
y servicios contratados.
Las partes involucradas deben implementar procesos de verificación y
estándares de calidad para los componentes materiales, los programas
informáticos y las actividades de prestación de servicios.
Asimismo, tendrán que incorporarse al contrato cláusulas de garantía y
compensación en caso de que haya incumplimiento de los estándares de
calidad, o las inspecciones identifiquen algún tipo de problema.
No está de más incorporar evaluaciones de riesgo a los procesos de
verificación para desarrollar una respuesta apropiada ante eventos como
incendios, desperfectos eléctricos, fugas de agua, destrucción de la
propiedad, robo y otros.
Clases de contratos informáticos
Los contratos informáticos pueden clasificarse bajo distintos criterios: según
el objeto del acuerdo, de acuerdo al tipo de operación que realizarán las
partes, o en función de la actividad contratada en sí misma.
En el primer caso, encontramos los convenios por:
• Bienes informáticos.
• Suministros.
• Servicios.
En base al segundo criterio de clasificación, podemos encontrar contratos
informáticos de:
• Compraventa.
• Arrendamiento.
• Arrendamiento con opción a compra (leasing).
• Préstamo.
• Prestación de servicios.
La tercera categorización posee mayor especificidad y está enfocada en
la actividad contratada o proyectos informáticos a efectuar. Bajo esta
clasificación encontramos contratos de:
• Material y sistemas.
• Hosting (alojamiento de página web).
• Outsourcing (tercerizar servicios).
• Compaginación de equipos y programas.
• Suministro de materiales y componentes de repuesto.
• Licencia de uso de software.
• Análisis y tratamiento de datos.
• Desarrollo, instalación y adquisición de programas.
• Mantenimiento.
• Escrow de código fuente (garantía de acceso al código fuente del
programa).
• Auditoría.
 • Asesoría.
• Formación, capacitación y estudio.
Cada uno de los contratos informáticos mencionados tiene sus propias
características, cláusulas y condiciones que deben ser comentadas y
aceptadas por las partes, de manera consensuada, antes de suscribir el
acuerdo.
Elementos esenciales de un contrato informático
Los contratos informáticos cuentan con elementos esenciales en su
composición, a saber:
1. Identificación de las partes
Tal y como su nombre lo indica, se trata de la mención de las entidades
involucradas en el contrato y sus representantes acreditados, siendo
identificados como el proveedor (fabricante, distribuidor, vendedor o
prestador de servicios) y el usuario o cliente (quien requiere de los productos
o servicios).
En este apartado deben incluirse las obligaciones y derechos de ambas
partes, con el propósito de atribuir responsabilidades, proteger los intereses
del cliente y garantizar el correcto desenvolvimiento de las interacciones
entre proveedores y clientes, en las condiciones pautadas.
2. Categoría del contrato
En la categoría del contrato, las partes tendrán que identificar con la mayor
precisión posible el tipo de acuerdo celebrado, considerando las diferentes
modalidades: objeto del acuerdo, tipo de operación o actividad
contratada.
3. Contenido
El cuerpo del instrumento legal comprende elementos generales y
específicos. La primera clasificación se refiere al objeto del contrato
(descripción detallada), su duración, las condiciones de su anulación
(rescisión), precios, métodos de pago y facturación, garantías, obligaciones
y disposiciones adicionales.
Por otra parte, los elementos específicos giran en torno a definiciones
(preámbulos, cláusulas, anexos y glosarios para clarificar los conceptos
jurídicos y técnicos utilizados) y las pautas de control, supervisión y acceso
de los usuarios.
También se califican como elementos específicos de los contratos
informáticos las cláusulas de vigencia territorial, instalación, entrega y
recepción, asistencia y formación, titularidad del software, propiedad
intelectual de la información y datos procesados, confidencialidad,
extinción, legislación aplicable y apartados especiales.
4. Individualización de las etapas contractuales
La individualización o identificación de las etapas contractuales es
fundamental para determinar tanto el ciclo de vida de los contratos
informáticos como los aspectos que validan el éxito de la operación.
Generalmente, se distingue dos etapas: la precontractual y la contractual.
La fase precontractual hace énfasis en la preparación previa a la
celebración del convenio, lo que implica el análisis de oportunidades, la
identificación de los productos y servicios requeridos, y los estudios de
viabilidad y rentabilidad.
Por otro lado, la etapa contractual alude al desarrollo y ejecución del
acuerdo, con la participación activa de proveedores y clientes en las
subetapas de recepción del contrato, verificación y conformidad.
Firma electrónica para contratos informáticos
La firma electrónica es una de las soluciones digitales más utilizadas para
acelerar los procesos de verificación, conformidad y suscripción de
los contratos informáticos, debido a la practicidad y confiabilidad de la
herramienta.
La validez jurídica de la firma electrónica en México la convierte en un
recurso de gran valor para gestionar de manera eficiente y segura los
acuerdos celebrados en el país, asegurando la autenticidad e integridad
del documento.
En ese sentido, las firmas electrónicas utilizan distintos métodos de
protección de datos y de identificación de los firmantes.
En definitiva, tanto para firmar contratos informáticos como cualquier otro
tipo de acuerdos, las soluciones de firma electrónica permiten optimizar la
gestión contractual y acortar los tiempos de firma.