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    GOR F 084FormatodeActaV01

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    LISETTE SALOME ORTIZ GALLARDO
    Este documento es un acta de reunión que resume la información clave de la misma. Indica que la reunión se llevó a cabo en la ciudad de X el día Y a las Z horas. Los puntos tratados en la agenda incluyeron 1, 2. El objetivo principal de la reunión fue lograr X. Se establecieron compromisos y decisiones que deberán cumplirse para las fechas indicadas y fueron aceptadas por los asistentes que firmaron el acta.

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    Este documento es un acta de reunión que resume la información clave de la misma. Indica que la reunión se llevó a cabo en la ciudad de X el día Y a las Z horas. Los puntos tratados en la agenda incluyeron 1, 2. El objetivo principal de la reunión fue lograr X. Se establecieron compromisos y decisiones que deberán cumplirse para las fechas indicadas y fueron aceptadas por los asistentes que firmaron el acta.

    Descripción original:

    Actas

    Título original

    GOR-F-084FormatodeActaV01

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    Este documento es un acta de reunión que resume la información clave de la misma. Indica que la reunión se llevó a cabo en la ciudad de X el día Y a las Z horas. Los puntos tratados en la agenda incluyeron 1, 2. El objetivo principal de la reunión fue lograr X. Se establecieron compromisos y decisiones que deberán cumplirse para las fechas indicadas y fueron aceptadas por los asistentes que firmaron el acta.

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    Este documento es un acta de reunión que resume la información clave de la misma. Indica que la reunión se llevó a cabo en la ciudad de X el día Y a las Z horas. Los puntos tratados en la agenda incluyeron 1, 2. El objetivo principal de la reunión fue lograr X. Se establecieron compromisos y decisiones que deberán cumplirse para las fechas indicadas y fueron aceptadas por los asistentes que firmaron el acta.

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    ACTA No.

    NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA REUNIÓN:

    CIUDAD Y FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:

    LUGAR Y/O ENLACE: DIRECCIÓN / REGIONAL / CENTRO:

    AGENDA O PUNTOS PARA DESARROLLAR:


    1.
    2.
    OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:
    1.
    2.
    DESARROLLO DE LA REUNIÓN
    1.
    2.
    CONCLUSIONES

    ESTABLECIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE COMPROMISOS Y/O DECISIONES


    ACTIVIDAD /DECISIÓN FECHA RESPONSABLE FIRMA

    ASISTENTES
    (Incorporar evidencias asistentes. Ver Instructivo)

    GOR-F-084 V01
    Instrucciones (Favor eliminar)

    Generalidades:

     Quién(es) lo diligencian: El formato de Acta debe ser diligenciado por la(s) persona(s), o el área
    responsable de la actividad, o en su defecto por la(s) persona(s) que citan a la reunión.
     Cuando se diligencia: El acta debe ser diligenciada durante el desarrollo de la reunión para ser firmada y
    comunicada a los participantes en el menor tiempo posible.
     Frecuencia de diligenciamiento: N/A pues se diligencia cada vez que se desarrolla una reunión de trabajo
    y se deban registrar las actividades, acciones y decisiones tomadas.
     Qué trámite surte el formato una vez diligenciado: El formato una vez diligenciado debe surtir los efectos
    relacionados con el proceso o procedimiento de las áreas, y posteriormente pasar a conformar sus
    respectivos expedientes.
     Si se requiere imprimir (en lo posible no): Se debe imprimir en caso de que se trate de un documento que
    haga parte de un expediente del área, salvo que se gestione como un documento electrónico en los
    sistemas de información adecuados que cumplan los requisitos de documento electrónico y permita la
    conformación de los expedientes electrónicos o híbridos.
     Quién lo guarda: Las actas deben ser guardadas en sus respectivos expedientes.
     Otros, según se considere necesario.

    Campo del formato Instrucción Tener en cuenta

    SOLICITAR PERMISO PARA GRABAR LAS


    Se debe solicitar permiso para grabar las
    REUNIONES
    reuniones Especialmente para las
    reuniones virtuales donde no se puede
    incluir la firma de estos participantes. La
    aprobación se puede registrar en la
    columna junto a la firma.

    ACTA No. Se inicia un consecutivo por vigencia, Se archiva en orden cronológico,


    iniciando desde N° 1 hasta N° veces. del más antiguo al más reciente
    NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA Verificar si el comité convocado esta
    REUNIÓN:
    creado por acto administrativo para
    registrar su nombre o en su defecto
    nombrar colocar la temática a desarrollar.

    CIUDAD Y FECHA: Registre el nombre de la ciudad y el día en

    GOR-F-079 V01
    que se celebra la reunión.

    HORA INICIO /HORA FIN Registre la hora de inicio de la reunión y la


    hora de finalización

    DIRECCIÓN / REGIONAL / CENTRO Registre el nombre del lugar en el que se


    celebra la reunión.

    LUGAR Y/O ENLACE Registre el lugar donde se lleva a cabo la Solicitar permiso para grabar las
    reunión y el enlace si se trata de una reuniones
    reunión virtual y/o si la reunión fue
    grabada registre el enlace de la grabación.
    Puede registrar el lugar y el enlace al
    tiempo si se trata de una reunión con
    participación presencial y virtual al tiempo.

    AGENDA O PUNTOS PARA DESARROLLAR Listar las temáticas centrales del comité o Si es un comité incluir un punto
    de la reunión. relacionado con la verificación
    de quorum

    OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: Iniciando con un verbo en infinitivo indicar


    el propósito o finalidad de la reunión

    DESARROLLO DE LA REUNIÓN Realizar descripción del desarrollo de la Si es un comité es importante


    reunión conforme con la agenda o los verificar el quorum indicando los
    puntos a desarrollar. roles que desempeña cada uno.

    CONCLUSIONES Resumen de las decisiones y aspectos más


    importantes tratados.

    ESTABLECIMIENTO Y ACEPTACIÓN DE Se registran las actividades y/o decisiones Realice revisión compromisos
    COMPROMISOS Y/O DECISIONES
    asignadas, las fechas de cumplimiento y se anteriores
    incluye la firma de aceptación.

    ASISTENTES Para el caso de participación presencial, se


    debe incluir la firma manuscrita utilizando
    el formato GOR-F-078 - Registro de
    Asistencia; para el caso de participación a
    través de medios electrónicos, incluir la
    imagen o captura de pantalla y de ser el
    caso descargar y adjuntar el listado
    generado por el medio electrónico, además
    se debe incluir en el campo LUGAR Y/O
    ENLACE del formato acta el enlace que
    direccione a la grabación evidencia de la
    GOR-F-084 V01
    reunión.

    LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE DEBE CLASIFICAR COMO

    PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

    DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que


    pueda asociarse a una o varias personas
    naturales determinadas o determinables

    ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o


    privada, que por sí misma o en asocio con
    otros, realice el Tratamiento de datos
    personales por cuenta del responsable del
    Tratamiento

    RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Persona natural o jurídica, pública o


    privada, que por sí misma o en asocio con
    otros, decida sobre la base de datos y/o el
    Tratamiento de los datos

    TITULAR Persona natural cuyos datos personales


    sean objeto de Tratamiento

    TRATAMIENTO Cualquier operación o conjunto de


    operaciones sobre datos personales, tales
    como la recolección, almacenamiento, uso,
    circulación o supresión

    FINALIDAD La utilización de los datos debe sujetarse a


    una finalidad legítima de acuerdo con la
    Constitución y la ley. La finalidad de la
    utilización de los datos debe ser informada
    al titular de la información previa o
    concomitantemente con el otorgamiento
    de la autorización, cuando ella sea
    necesaria o en general siempre que el
    titular solicite información al respecto

    GOR-F-079 V01

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