COR RH P 03 Gestión de Personal v.13.0 24 Ene 23
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COR-RH-P-03 V.13.0
OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer herramientas que permitan gestionar eficazmente el recurso
humano.
ALCANCE
Aplica a la gestión y administración de todo el personal dentro del Sistema de Gestión de Calidad de Imprenta
Edicano, S.A. y Formas Universales, S.A.
RESPONSABILIDADES
Gestor de Calidad
Este es un Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad, por lo que su reproducción total o parcial es solo par a fines didácticos. La versión vigente de este documento se encuentra en el Departamento de Calidad.
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL
COR-RH-P-03 V.13.0
DEFINICIONES
• Competencia: son aquellas características personales del individuo (motivación, valores, rasgos, etc.)
que le permite hacer de forma óptima las funciones de su puesto de trabajo.
DESCRIPCIÓN
Responsable Descripción
1. Deberá conocer y mantenerse actualizado sobre legislación vigente en materia de
personal (reclutamiento, capacitación, competencias, evaluaciones de desempeño,
legislación laboral, etc), así como lo relacionado con el SGC.
Gerente de
Recursos Selección de Personal
Humanos
2. Comunica la gestión de personal (necesidad de ingreso, egreso, promoción, cambio
de posición. ajuste de salario, etc), utilizando el formulario de Gestión de Personal
COR-RH-F-03-22 según aplique, posterior a su diligencia y entrega al Gerente
General, se da inicio al proceso de reclutamiento y selección.
5. Recluta, selecciona y contrata la persona adecuada para una posición solicitada, cuyas
competencias sean fácilmente alineadas con los objetivos de la organización y que
garantice el logro de estos. Aplica para promociones internas y/o externas.
Gerente de 6. Realiza búsqueda a nivel interno como primera instancia al generarse una vacante.
Recursos Cuando se considere que un candidato interno cumple con el perfil, antes de postularlo
Humanos deberá informarse al jefe Inmediato quien deben emitir su aprobación. De no
encontrar el candidato internamente procederá a la búsqueda externa y podrá utilizar
compañías especializadas, universidades o institutos de educación, páginas
electrónicas de búsqueda de personal, publicaciones en redes sociales, grupos de
mensajería instantánea, o plataformas destinadas al reclutamiento virtual.
Gerente de 7. Gestiona las entrevistas a los candidatos preseleccionados, las cuales serán por etapas
Recursos utilizando el formulario Entrevista de Recursos Humanos COR-RH-F-03-02 y
Humanos coordina la aplicación de pruebas (si aplica).
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Gerente de 8. Cuando esta solicitud considere la apertura de una nueva plaza, se cumple con lo
Recursos establecido en el Procedimiento de Gestión del Cambio.
Humanos
10. El tipo de contrato a firmar por el nuevo colaborador y la gerencia dependerá del
tiempo del colaborador en la empresa.
Gerente de 12. Asegura, además, que el nuevo colaborador facilite las evidencias necesarias que
Recursos sustenten su competencia según educación, formación y experiencia, requeridas en el
Humanos descriptor de puesto.
13. El expediente del colaborador deberá contener además de los documentos que
sustentan su competencia, los documentos personales y de contratación:
• Cédula de identidad
• Datos Generales del Colaborador
Gerente de • Récord Policivo
Recursos • Diplomas de estudios realizados
Humanos
• Prueba de embarazo/ antidoping
• Contrato de trabajo
• Aviso de Entrada del Trabajador – Caja del Seguro Social
• Seguros de Vida (si aplica)
Las cuales estarán estipuladas dentro del formulario COR-RH-F-03-24 Check List –
Ingreso de personal
y todo lo referente a herramientas de trabajo, con el objetivo de asegurar el óptimo
rendimiento del personal desde su ingreso.
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15. Para el colaborador que requiera equipo de protección personal, se hará entrega de
Depto. Calidad este, registrando dicha entrega en el formulario de Control de los Equipos de
Protección Personal COR-RH-F-03-14, y comunicando su adecuado uso.
Cambio de la Información Establecida en el Contrato
16. Ante cualquier cambio en el nombre del cargo, responsabilidades de un colaborador,
cambios de apartado u otras actualizaciones que se requieran hacer a un contrato de
trabajo, se describirá estos cambios que la gerencia general ha aprobado, utilizando
los formularios, según corresponda:
• COR-RH-F-03-04 Adenda de Contrato
• COR-RH-F-03-16 Concesión Unilateral y Voluntaria,
• COR-RH-F-03-17 Modificación del Contrato por Mutuo Consentimiento
Gerente de • COR-RH-F-03-18 Movilidad Funcional
Recursos
Humanos 17. Ante el cambio de responsabilidades o cargo del colaborador, se actualizará su
descriptor de puesto realizando la misma gestión de entrega y firma por parte de los
involucrados según lo indicado en el punto 12.
18. Cuando exista una posición sin cubrir, ya sea por vacaciones, despido o renuncia u
otro caso, las responsabilidades de dicho puesto deben ser distribuidas entre el
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20. Identifica las necesidades de formación y las reporta a Gerente General para
aprobación en el formulario Necesidades de Capacitación COR-RH-F-03-23 cuyo
contenido será evaluado por la Gerente General.
Gerente 22. Revisa y aprueba el Plan de Capacitación, además de las modificaciones al mismo en
General el transcurso del año.
23. A partir de la aprobación del Plan, gestiona la puesta en marcha de las acciones de
formación.
Gerente de
25. Cuando se dicten capacitaciones encaminadas a reforzar temas técnicos, operativos o
Recursos
de desarrollo, se registrarán en el formulario de Lista de Asistencia COR-RH-F-03-
Humanos
09.
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27. Los jefes de proceso deberán capacitar al personal en los procedimientos de su área
cada vez que existan modificaciones y dejarán evidencia de estas capacitaciones.
28. Los entrenamientos en procesos que han recibido alguna modificación o que son
procesos nuevos, se darán después de aprobados y antes de ser subidos a la web.
29. En los casos que se hagan capacitaciones internas para preparar al personal en las
funciones de alguna máquina, equipo u otra función diferente a las ya aprendidas por
él, se deberá registrar en el formulario de Capacitaciones internas COR-RH-F-03-27.
31. En los casos que la capacitación fue para el mejoramiento del desempeño, no aplicará
el tiempo de duración de la capacitación, y siempre se le hará una evaluación a dicha
capacitación.
34. Todas las capacitaciones internas deberán ser evaluadas con el fin de medir el nivel
de conocimiento y comprensión a niveles técnicos, reforzamiento de mejoras y área
de oportunidades. Si el resultado no es satisfactorio, la capacitación deberá ser
reprogramada.
35. Deberán notificar a planilla cuando su personal está en capacitación, ya se interna o
externa, y entregarles evidencia de dicha capacitación
Gerente de
Recursos
36. De salir el resultado de la evaluación deficiente, se programarán sesiones de
Humanos
capacitación al colaborador o colaboradores, que aseguren la mejora en la
competencia y la eficacia de esta. Al final se realizará una reevaluación al colaborador
en un lapso no mayor a 6 meses.
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37. Anualmente se evaluará el desempeño a todo el personal que tenga un año o más
laborando de forma ininterrumpida, considerando diferentes criterios, según
ponderación. Igualmente, para el personal de primer ingreso quienes estén
cumpliendo su periodo probatorio establecido dentro de su contrato.
39. Una vez realizada la evaluación, se comunicará a cada colaborador los resultados
considerando la opinión de este. Finalmente, la evaluación deberá ser firmada por
cada colaborador (evaluado) y jefe de área (evaluador).
40. Las solicitudes de permiso, vacaciones, licencias, carta de trabajo, etc., se gestionarán
conforme a lo establecido en el Código de Trabajo de la República de Panamá.
42. Los colaboradores podrán solicitar carta de trabajo, que se hará con el formulario
Carta de Trabajo COR-RH-F-03-15.
43. Analizarán las medidas a tomar para disminuir los riesgos existentes en las diferentes
Depto. de actividades dentro de las instalaciones. Este análisis también se realizará ante un
calidad cambio en el proceso, cambio en una máquina o se utilice un nuevo producto peligroso
de acuerdo con el Procedimiento de Gestión del Cambio.
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44. Gestiona y asegura que el personal cuente con el equipo de protección personal
necesario y adecuado para la realización de sus actividades de manera segura. La
entrega del EPP la registra en el formulario de Control de los Equipos de Protección
Personal COR-RH-F-03-14
Gerencia de
Recursos 45. Igualmente, se gestiona la realización de capacitaciones encaminadas al uso
Humanos adecuado, cuidados y mantenimiento del EPP.
46. En caso de incidente o accidente de trabajo, se hará una investigación formal, donde
Recursos Humanos y los involucrados determinarán las causas para establecer las
acciones correctivas evitando así volver a ocurrir. Los detalles del incidente se
registrarán en el formulario de Investigación de Incidentes COR-RH-F-03-19 y el
Reporte de Accidentes de Trabajos Enfermedad.
47. Reportará cualquier incidente real o sospechoso relacionado con seguridad, fraude,
fuga de información, robo, etc., de propiedades de las empresas o de propiedades del
cliente que estén bajo custodia de Imprenta Edicano y Formas Universales, S.A.
FORMULARIOS RELACIONADOS
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
No. AUTOR DESCRIPCION BREVE DEL CAMBIO SOLICITADO POR:
EFECTIVA
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Se establecen y transfieren
responsabilidades de Gerencia General, Jefes
de área y Asistente de planilla a Gerencia de
Recursos Humanos, en los puntos 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19,
20, 21, 22, 23, 24, 25, 26.
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