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    Actividad 2 Tema 8

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    Este documento proporciona instrucciones para el manejo y control de documentos. Incluye procedimientos para la creación, aprobación, identificación, revisión, almacenamiento y distribución de documentos. También incluye formularios de entrada y salida de documentos para registrar la recepción y envío de documentos. El objetivo es asegurar que la información documentada esté disponible, sea adecuada para su uso y esté protegida.

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    Actividad 2 Tema 8

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    de 8

    Básico de Secretariado

    ACTIVIDAD 2 Tema 8

    Valor: 30 puntos

    Objetivo: Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a


    las reglas.

    Nota: Recurso didáctico de control de documento, visita esta dirección:

    https://es.slideshare.net/RonaldPaulTorrejonInfante/ejemplos-
    controldedocumentos

    Actividad 1
    Elaborar un manual para el manejo de documentos

    Actividad 2
    Objetivo: Aplicar procedimiento para el control del movimiento de los
    documentos
    1. Elabore un Formulario para recepción de documentos.
    2. Elabore un formulario para salida de documentos.

    Objetivo:
    es asegurarse de que la información documentada está disponible, es adecuada para su
    uso y está protegida.
    Alcance:

    Este procedimiento aplica a todos los documentos internos o de fuentes externas tales como
    políticas, reglamentos, normas, otros documentos normativos, libros, esquemas (planos o
    dibujos), software, especificaciones, formatos, instrucciones, planes de calidad, manuales que son
    parte del SGC.
    Desde: Identificar la necesidad de creación, modificación o eliminación de documentos, formatos
    o registros.
    Hasta: Administrar documentos en archivos correspondiente.
    Aplica a todos los laboratorios del grupo, Laboratorio LEBBYAC, Laboratorio IMA y Laboratorio Dra.
    Celia Buceta.

    Referencias:

    Aprobación de los documentos. ...

    Revisión y actualización de la información documentada. ...

    Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos.

    POLITICAS ESPECIFICAS RESPONSABLE

    1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS O FORMATOS

    Cuando se requiera la creación de un documento, se debe analizar la Jefes o


    necesidad, teniendo en cuenta los siguientes criterios, excepto cuando el participantes de
    cambio sea obligatorio por ley ó cuando el cambio sea de forma en los los procesos
    procesos:

    Identificar lo que se quiere hacer con el documento o formato.

    Solicitar la creación del documento o formato justificando el impacto que


    éste genera en el proceso.

    2. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS (FORMULARIOS) Coordinador


    Calidad
    Una vez creado el documento o formato, estos se someten a revisión por
    parte del líder del proceso y/o el Coordinador de Calidad, con el fin de
    garantizar que corresponden a las prácticas del Laboratorio. En cada
    documento, se deja constancia de la persona que Elabora, Revisa y Aprueba
    el Documento (esto no aplica para la elaboración de los formatos)

    El responsable de Gestión de Calidad es el encargado de hacer aprobar los


    documentos.
    3. LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS Coordinador
    Calidad y
    Los documentos elaborados internamente se identifican según el proceso
    Líderes de
    donde se hayan formulado, siguiendo la siguiente estructura:
    proceso

    ABREVIATURA DESCRIPCION OBSERVACIONES

    PG: Procedimiento General

    PT: Procedimiento Técnico

    FT: Ficha Técnica

    Po: Procedimiento

    MA: Manual

    I Instruciones

    INFO información

    REG Registro Frmulario sin


    procedimiento pred.

    MAPG:

    IPo

    IFT

    PTFT

    MAPo

    MAFT

    AAAAXXX-YYYY – Las cuatro letras A identifican locación y tipo , la XXX


    corresponde a la numeración. YYYY es el numero en la norma 15189. Se
    agrega ademas numero MA3

    En caso de requerir la creación de un documento que no se encuentre


    descrito anteriormente, se usarán las iniciales del tipo de documento que se
    requiera.
    Los documentos deben permanecer legibles y en el caso de los formatos,
    todos los espacios deben ser diligenciados claramente.

    REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS Líderes de


    proceso

    Los documentos y formatos deben ser revisados periódicamente para


    garantizar que lo descrito en ellos corresponde a las actividades realizadas
    por el proceso.
    Cada vez que se hagan actualizaciones a los documentos y formatos se debe
    incrementar su número de versión (sin modificar la fecha de emisión) y
    registrar los motivos y fecha de los cambios.
    Es responsabilidad de los encargados de modificarlos, informar a todos los
    participantes sobre los cambios efectuados.

    5. CAMBIOS Y VERSIONES VIGENTES Coordinador de


    Calidad
    Las versiones vigentes de los documentos y formatos son las que aparecen
    en los listados maestros de documentos y la tabla de control de registros.
    Las versiones vigentes de los documentos y formatos están ubicadas en la
    Intranet y en Internet. Las versiones obsoletas se conservan en las carpetas
    correspondientes.

    6. DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS Coordinador


    Calidad y
    Documentos en medio magnético: Los documentos y formatos del SGC se
    Líderes de
    encuentran disponible en la Intranet y en Internet para su consulta y uso.
    proceso
    Documentos en físico: Todos los documentos del SGC que se encuentren
    aprobados, se conservan en la Intranet y en Internet, no hay soporte físico
    salvo excepciones. Los documentos y formatos que sean requeridos por el
    proceso de forma física, permanecerán disponibles en su punto de uso.

    Líderes de
    7. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO proceso

    Los documentos de origen externo que se controlan, son los documentos


    legales (leyes, decretos, resoluciones, normas obligatorias), normas técnicas,
    requisitos de los clientes, planos, licencias, documentos públicos.
    La distribución de los documentos legales no se controla ya que son
    documentos públicos de acceso para todo el personal interesado.
    Estos documentos de origen externos se identifican y controlan a través del
    Listado Maestro de Documentos externos. La responsabilidad por mantener
    actualizados los documentos de origen externo corresponde al Director
    Técnico.

    8. USO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Coordinador


    Calidad y
    Sólo se podrá acceder a los documentos obsoletos a través de Calidad para Líderes de
    realizar alguna consulta. Ningún documento obsoleto podrá ser impreso, ni proceso
    distribuido.

    9. ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS Líderes de


    proceso
    Los documentos originales de todos los procesos son almacenados en
    Calidad. Los formatos donde se recolectan los registros, están almacenados
    según lo descrito en la tabla de control de registros de cada proceso.
    Para los documentos y formatos que se almacenan en medio magnético, se
    realizará Back-up diarios (Ver instructivo de Backup) para la protección y
    recuperación pertinente.

    10. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Coordinador


    Calidad y
    Los registros se conservan según lo estipulado en la tabla de control de
    Líderes de
    registros en el campo de conservación. Los documentos se conservan en la
    proceso
    red mientras sean de utilidad para el proceso.

    11. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

    Con el fin de contribuir a la conservación de los recursos, se deben evitar las Coordinador de
    impresiones de los documentos del SGC, salvo los formatos que se requieran Calidad
    para la operación del proceso. En caso de que sea necesaria la impresión de
    algún documento, ésta será realizada por el Coordinador de Calidad. El
    Coordinador de Calidad debe relacionar las copias controladas en el listado
    de distribución de documentos.

    Las versiones actualizadas de cada documento se enviarán por e-mail a las


    personas que lo requieran y permanecerán en la red para su consulta y uso.

    Descripción del procedimiento:

    ENTRADAS PROVEEDORES actividad que recibe

    Solicitud de creación, Todos los procesos SGC 1. Identificar la necesidad de


    modificación o eliminación creación modificación o
    de documentos. eliminación de documentos,
    formatos o registros.
    Fecha recepción: N° expediente asignado:

    Se recibe del señor(a): Cédula identidad N°:

    Solicitud a nombre de: Cédula (física o jurídica):

    Nombre representante legal: Cédula (física):


    Edad: País

    Ciudad Provincia

    Orden de recesión

    Salida de documentos

    Resumen de revisiones
    Números Fechas Modificaciones
    00 11/5/2021 Edición final

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