ASISTENCIA EN LOS PROCESOS CONTABLES DE LA EMPRESA

EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.

Jorge Enrique Gomez Guerra

Informe de prácticas curriculares

Docente. Armando Diaz

Universidad popular del Cesar

Facultad de ciencias administrativas contables y económicas
Contaduría publica
Valledupar-Cesar
2023-2
 DEDICATORIA

A la mi directora financiera y a Jeiner Hurtado contador de la empresa Equipartes

de la costa SAS, que me han impulsado aprender todo lo relacionado con el área
financiera, y en cuanto a los procesos que se dan en esta, para mi crecimiento
profesional, y también me impulsan a crecer como persona, y a saber tomar
decisiones en cuanto las diferentes situaciones que se pueden presentar
diariamente.

A mi madre, ya que he sido afortunado de contar con su sólido sistema de apoyo

que ha sido fundamental para mi desarrollo personal y académico. Este apoyo
proviene de esa persona extraordinaria que ha sido una fuente constante de
inspiración.
 AGRADECIMIENTOS.

A la universidad popular del cesar, que me ha dado la oportunidad de presentar mis

pasantías en esta excelente empresa, donde he podido desarrollar mis habilidades,
y donde espero seguir teniendo un crecimiento tanto personal como profesional.

Al profesor Armando Diaz, que me asesorado en la realización de este proyecto, y

que con dedicación me ha guiado para finalizarlo.
 TABLA DE CONTENIDO

Pag

INTRODUCCIÓN 5
1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA 6
1.1. RESEÑA HISTORICA 7
1.2. ACTIVIDAD ECONOMICA QUE DESARROLLA LA
EMPRESA
1.3. MISIÓN 8
1.4. VISIÓN 8
1.5. POLÍTICAS 8
1.6. VALORES 9
1.7. ORGANIGRAMA 10

2. ACTIVIDADES 11
2.1. NOMBRE DEL TRABAJO 11
2.2. DIAGNOSTICO 11
2.2.1. ANALISIS FODA 12
2.3. JUSTIFICACION 13
2.3.1. Desde el punto de vista práctico 13
2.3.2. Desde el punto de vista social 13
2.4. OBJETIVOS 13
2.4.1. Objetivo General 13
2.4.2. Objetivos Específicos 13
2.5. PLAN DE ACTIVIDADES 14
2.6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 14
2.6.1. Objetivo Especifico 1 14
2.6.2. Objetivo Especifico 2 15
2.6.3. Objetivo Especifico 3 16

3. CONCLUSION 21
4. RECOMENDACIONES 22
5. BIBLIOGRAFIA 23
INTRODUCCION.

La empresa Equipartes de la costa SAS, es una iniciativa en cuanto a las

necesidades de los dueños de maquinaria pesada de toda la costa caribe e
incluso de Colombia, puesta para servir a las personas que tengan un
requerimiento y dar atención oportuna y eficaz, en donde personas capacitadas
ofrezcan una asesoría confiable y convincente.

La intención del presente trabajo es dar a conocer lo que es Equipartes de la costa

SAS, y su amplia línea de productos que tiene para ofrecer, el aporte que hace al
sector de la construcción y agrícola colombiano, el impulso que le ofrece a los
estudiantes de poder desempeñarse y desarrollar habilidades.

4
 1. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA.

EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S. es la respuesta a las necesidades del sector

de la construcción en el departamento del cesar, ya que es una empresa muy
completa en cuanto a los servicios y productos que ofrece, pues esta le da la
oportunidad al cliente de poder elegir, y esto se debe a su gran inventario de
repuestos con el cual cuenta actualmente.

EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S actualmente reside y realiza sus operaciones

en la Cra 7A #20B-103 Barrio Kennedy, cuenta con una gama de empleados no
mayor a 30 personas para desempeñar funciones administrativas, atención al
cliente, almacén y área técnica.

Edwin Alfonso Diaz Herrera Gerente general y representante legal a fecha 2 de

septiembre del 2023 identificado con la cedula 72.237.175, de profesión ingeniero
mecánico y contador público, que cuenta con todos los conocimientos y
capacidades de guiar a su personal para poder lograr las metas trazadas.

1.1. RESEÑA HISTORICA.

La empresa Equipartes de la costa SAS nace por la necesidad de emprender por

parte del Ing. Edwin Diaz y la falta de una empresa que abarque todas las líneas
de productos en cuanto a la maquinaria pesada y no solo eso, sino que también
ofrece servicios mecánicos especializados para los equipos, esto con el fin de que
el cliente en u solo lugar pueda encontrar todo lo que necesita para su maquinaria.

La iniciativa de crear la empresa fue el impulso que le dieron personas allegadas

al ingeniero, pues el especialista en el tema y con un recorrido amplio en este
sector y con la necesidad de una empresa tan completa en el cesar y toda la
costa, fue en ese momento donde el Ingeniero tomo la iniciativa y empezaron el
trámite de la creación de la empresa en el año 2017, Equipartes nació en la sala
de la casa del ingeniero, donde todas las operaciones se empezaron a través de

5
su computador, pues gracias a los mas cercanos del ingeniero que también se
mueven dentro de este sector, empezaron a promocionar la empresa, desde sus
inicios, la empresa siempre mostro buenos indicios de ventas.

1.2. ACTIVIDAD ECONOMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA.

La empresa ofrece una línea de productos así:

o Repuestos
o Filtros
o Lubricantes
o Llantas
o Rodaje
o Herramientas de corte
o Servicio Técnico
o Miscelánea

EQUIPARTES DE LA COSTA SAS, realiza las siguientes actividades económicas:

4530 comercio de partes, piezas (autopartes) y accesorios (lujos) para vehículos

automotores

4653 comercio al por mayor de maquinaria y equipo agropecuarios

3312 mantenimiento y reparación especializado de maquinaria y equipo

4732 comercio al por menor de lubricantes (aceites, grasas), aditivos y productos

de limpieza para vehículos automotores

6
 1.3. MISION.
Ser una empresa posicionada a nivel nacional, reconocida por dar respuestas
oportunas para las necesidades inmediatas de nuestros clientes en cuanto a
repuestos y servicios técnicos ofreciendo calidad en nuestra labor.

1.4. VISION.
Equipartes de la costa S.A.S. es una empresa dedicada a la comercialización de
repuestos y servicios técnicos especializados, para maquinaria de los sectores de
la construcción, energía, y agricultura.

1.5. POLITICAS.

 La empresa cumplirá con los requisitos acordados con los clientes

 Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes en sus llamadas, en sus
solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a
la comunidad.
 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento
ético.
 Nuestros productos cumplen con todos los estándares de calidad.
 Los empleados deberán asistir a un curso de capacitación al momento de su
contratación
 Las Facturas de contado serán pagadas en el momento de la entrega del
producto. En caso de la Factura a Crédito, se entregará copia de la misma
con la firma de recibido del cliente
 Fomentar el espíritu de trabajo desde los líderes hacia los trabajadores
 Brindar a los empleados de la empresa un entorno amigable, divertido y
reconfortante para sus labores cotidianas

7
1.6. VALORES.

o Honestidad
o Integridad
o Comunicación Asertiva
o Trabajo en equipo
o Proactividad
o Desarrollo permanente

8
 1.7. ORGANIGRAMA.

FUENTE: ELABORACION PROPIA

9
2. ACTIVIDADES

2.1. NOMBRE DEL TRABAJO.

Asistencia en los procesos contables de la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA

S.A.S.

2.2. DIAGNOSTICO.

La empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S. dentro de su estructura

organizativa cuenta con un departamento de contabilidad, donde se organiza y
registra la información contable. La contabilidad se desarrolla de acuerdo con los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia,
contemplados la ley 1314 de 2009, este establecimiento de comercio cumple con
todas las obligaciones tributarias legales, mercantiles y administrativas.

El departamento de contabilidad para el desarrollo normal de sus funciones está a

cargo de un coordinador administrativo y financiero, además cuenta con
elementos y equipos suficientes e indispensables para realizar las actividades
cotidianas, como son: muebles y equipos de oficina, equipos de computación; toda
la información se lleva sistematizada, utilizando un software contable, que es el
receptor de toda la información contable generada en el área contable.

Para Serna (2014) Un análisis DOFA, es aquel que identifica frente al entorno y el
sector las Oportunidades, Riesgos, Fortalezas y Debilidades de la empresa, como
punto de partida para definir la estrategia y luego formular el plan estratégico, los
planes de acción y los indicadores que permitirán evaluar y medir los logros en la
ejecución del plan. Para determinar el diagnóstico inicial del área contable de la
empresa, se realizó la estrategia matriz DOFA. Por lo anterior, se plantea lo
siguiente, en la que se dan a conocer las oportunidades y amenazas, debilidades
y fortalezas que tiene esta área de la empresa.

10
2.2.1 ANALISIS FODA.

Tabla 1 Matriz FODA

FACTORES FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

INTERNOS 1. Cuenta con un gran 1. No tener al dia los cierres
respaldo financiero y de diarios de caja y contables
recursos humano 2. Falta de comunicacion al
2. Constante capacitacion gestionar procesos del area
en todas las areas de la de servicios con el area
empresa. administrativa y comercial.
3. Disponibilidad de 3. Poco seguimiento a las
equipos tecnologicos remisiones pendientes por
FACTORES
4. Manejo de software facturar, lo cual provoca un
EXTERNOS
contable Siigo Pyme / Nube acumulado y un retrabajo

OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)

1. Contar con un 1. Realizar planeaciones 1. Realizar contabilizaciones
software contable financieras y tributarias diarias de manera efectiva
completo, que permite para ampliar la capacidad 2. Realizar politicas de manejo
manejar todas las areas operativa de nomina y seguridad social.
de la empresa 2. Capacitar al personal 3. Enviar de manera diaria las
2. Constantes en el area contable remisiones pendientes por
capacitaciones en el area facturar y no dejarlas libre en
el sistema por mas de 15 dias

AMENAZAS (A)
ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA) 1.
1. Subida del solar por los
1. Mantenerse Reunion del area financiera
costos de los repuestos
actualizados en diaria antes de empezar
2. Competencia de
normativa contable y labores, y definir prioridades
locales en el mismo area
tributaria para no atrasar los procesos
dedicados a la misma
2. Provisionar el 2. Enseñarle a todo el
actividad comercial
inventario para no sufrir personal las operaciones que
3. Constantes reformas
las subidas del solar se deben hacer diarias para
tributarias
que se puedan ayudar en los
procesos

Fuente: Elaboración propia

11
2.3 JUSTIFICACIÓN.

Las prácticas curriculares son de gran importancia en las empresas, dado a que
con el apoyo de los practicantes se agilizan los respectivos procesos y se optan
por opciones de mejora, además para el estudiante el hecho de desarrollarse en
las empresas le permite enfrentarse al mundo laboral real y desarrollar los
conocimientos adquiridos en el aula de clase.

2.3.1 DESDE EL PUNTO DE VISTA PRACTICO.

El desarrollo de las prácticas curriculares brinda la oportunidad de interactuar y

ejercer los conocimientos impartidos por los docentes en el transcurso de la
carrera profesional, permitiendo adquirir experiencia con todo lo relacionado en el
área contable dentro de una organización legalmente constituida, a su vez, le
abren un espacio al estudiante para que conozca de cerca como es el entorno
empresarial desde el punto de vista práctico, y entregarle la opción de mostrar las
capacidades adquiridas dentro de su formación académica. En la vida es muy
importante tener ganas y disposición ante los diferentes retos y uno de ellos es
aprender los diferentes conductos que se realizan en EQUIPARTES DE LA
COSTA S.A.S. y ser correcto en las diferentes actividades, algo esencial para los
logros que se quieren obtener en el campo laboral.

2.3.2 DESDE EL PUNTO DE VISTA SOCIAL.

La empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S., permitió que se ejecutara las

prácticas curriculares de la carrera de Contaduría Pública con el objeto de que se
aporten los conocimientos e ideas innovadoras para el desarrollo y crecimiento de
la Empresa; donde estos y los practicantes pueden alcanzar los objetivos
propuestos.

Cabe resaltar que las empresas contribuyen a que el talento humano de la

Universidad Popular del Cesar adquiera conocimientos empresariales permitiendo
desarrollar sus futuras actividades profesionales, ajustadas a la realidad laboral, lo
cual se ve reflejado en más oportunidades a nuevos estudiantes para realizar sus
prácticas y promueve nuevos convenios institucionales.

12
2.4 OBJETIVOS

2.4.1 OBJETIVO GENERAL.

Asistir los procesos contables de la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.

2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.

 Contabilizar transacciones diarias para la elaboración de informes fiscales

en la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.
 Asistir en la elaboración de Facturas electrónicas y Notas crédito para llevar
un control en las transacciones diarias en la empresa EQUIPARTES DE LA
COSTA S.A.S.
 Contribuir en la preparación de cierres mensuales y anuales de la empresa
EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.

13
 2.5 PLAN DE ACTVIDADES
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Inducción a la empresa
EQUIPARTES DE LA
COSTA SAS

Contabilizar transacciones
diarias para la elaboración de
informes fiscales en la
empresa EQUIPARTES DE
LA COSTA SAS
Contribuir en la preparación
de cierres mensuales y
anuales de la empresa
EQUIPARTES DE LA
COSTA SAS
Elaborar las facturas
electrónicas, las notas crédito
y las notas debito en la
empresa EQUIPARTES DE
LA COSTA SAS

14
2.6. DESARROLLO DE LA PRACTICA

El día 01 de agosto del 2023 iniciaron las prácticas Curriculares en la empresa

EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S. donde la primera semana se recibió por
parte de funcionarios la inducción sobre cada proceso que se realizaba, teniendo
en cuentaque es una empresa donde las funciones son varias y complejas. Esta
inducción lepermitió al practicante tener mayor claridad sobre las actividades por
medio del software contable SIIGO PYME Y SIIGO NUBE, el manejo del sistema
contable que es una herramienta fundamental durante todo el tiempo de las
prácticas en la empresa. Por otra parte, se realizó un recorrido con el objetivo de
conocer las diferentes instalaciones, el personal administrativo, de ventas, área
técnica, y de almacén.

15
2.6.1. Objetivo 1: Contabilizar transacciones diarias para la elaboración de
informes fiscales en la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S

Elaboración de recibos de caja

El recibo de caja es un documento que se utiliza con el fin de registrar y

comprobar todas las entradas de dinero en efectivo que se reciben en una
empresa o negocio. Es decir, cada vez que un cliente paga en efectivo por un
producto o servicio, se emite este recibo que sirve como comprobante de dicha
transacción. Este documento es ideal para llevar una documentación de
manera ordenada y un control detallado de las finanzas de la empresa y así
cumplir de manera efectiva con las obligaciones tributarias. Además, este
documento permite identificar rápidamente cualquier posible error o
irregularidad en las transacciones en efectivo.
La redacción de los recibos de caja es muy importante, ya que debe ser
clara y precisa para evitar confusiones y malentendidos. A continuación, te
mostramos algunos de los elementos importantes que debe contener un
recibo de caja:

 Nombre o razón social de la empresa

 Número de recibo y fecha de emisión
 Nombre del cliente
 Dirección del cliente
 Detalles de la transacción (Producto o servicio y su valor en efectivo)
 Firma y sello de la persona encargada de emitir el recibo

Es muy importante que el este documento contable esté enumerado de

manera consecutiva para así llevar un control ordenado de las
transacciones de la organización. Además, es aconsejable guardar una
copia del recibo para futuras referencias o auditorías.
Es importante llevar un control y una realización de recibos de caja, ya que:
 A nivel contable un recibo contable de caja es un registro de una
transacción financiera que se puede utilizar para mantener un registro
preciso y ordenado de las operaciones financieras de la organización.

16
  A nivel de control interno los recibos de caja son una herramienta
importante para el control interno y la gestión de riesgos. Ayuda a
asegurar que todas las transacciones sean precisas y estén
debidamente documentadas, lo cual puede reducir los riesgos y
fraudes.
 A nivel de auditoría y revisión estos documentos también pueden ser
útiles durante una auditoría o revisión financiera, ya que proporcionan
una evidencia documental de las transacciones financieras.

En la empresa el proceso para realizarlos es de la siguiente manera:

 En siigo pyme nos ubicamos desde el buscador de menú o ingresamos por

la ruta DOCUMENTOS - RECIBO DE CAJA
 Al momento de ingresar esta opción, el sistema habilita una pantalla
en la cual es necesario seleccionar el tipo de recibo a elaborar.
 Una vez seleccionado el tipo de recibo a elaborar, el sistema te
habilitara una pantalla, donde podrás empezar a elaborar el recibo, el
sistema te solicitara unos datos generales del cliente al cual le vas a
elaborar el revivo de caja
 Una vez diligenciados los datos, si el cliente tiene facturas
pendientes, el sistema te las traerá, para que se hagan abonos o
pagos totales sobre esas facturas, sino tiene facturas pendientes,
simplemente se le generara un anticipo, para el cruce con una futura
factura (Siigo en el recibo de caja permite trabajar dos tipos de
contabilizaciones que son: 1. Contabilización tipo A – abono o pago
de factura. 2. Contabilización tipo O – Anticipo u otros)
 Ya habiendo realizado estos pasos grabas la información, labor que se
realiza con la tecla de función F1. El sistema automáticamente el numero
de recibo de caja, ya lo que prosigue es que el sistema te permite que el
documento sea enviado a vista preliminar o a impresora.

17
2.6.2. Objetivo 2: Asistir en la elaboración de Facturas electrónicas y Notas
crédito para llevar un control en las transacciones diarias en la empresa
EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor,

que el vendedor/comprador entrega al comprador/vendedor y que acredita que ha
realizado una compra o venta por el valor y productos relacionados en la misma.
La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la
mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio
unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al
comprador/vendedor y los valores correspondientes a los impuestos a los que
esté sujeta la respectiva operación económica.
Los requisitos de la factura para que sea legalmente valida, y que pueda constituir
un título valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos:
 La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo
673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de
vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los
treinta días calendariossiguientes a la emisión.
 La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o
identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según
lo establecido en la presente ley.
 El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar
constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio
o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la
misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya
transferido la facturas
 No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la
totalidadde los requisitos legales señalados en el presente artículo.
Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos no
afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.
 En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene
derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación
y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con
indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere
sido cancelada.

 La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas

distintas a las señaladas en el presente artículo no afectará la
calidad de título valor de lasfacturas.

18
Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos
contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario y adicionalmente, quien
expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración
respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.
No podrá generarse una factura si no existe un intercambio que corresponda a
bienes entregados y servicios efectivamente prestados; además, el vendedor o
prestador del servicio debe emitir un original y dos copias de la factura. Una de
las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para
sus registros contables.

Es así, de esta manera como se puede lograr hacer registro de las operaciones de
venta de ente económico, y debido a que, esta es una actividad que se realiza
constantemente y deben ir acompañados de un recibo de caja ya que, estos
hacen parte del flujo de efectivos diarios necesarios para el buen desempeño de la
empresa.

Este procedimiento en la empresa se realiza de la siguiente manera:

 Para elaborar la factura de venta en el software contable Siigo Pyme, vas

por la ruta DOCUMENTOS – FACTURA DE VENTA
 El sistema habilita una pantalla donde debes seleccionar el tipo de factura a
elaborar
 Se hala la remisión que previamente ya se ha hecho para traer las
referencias a facturar, la cual al halarla te trae todos los datos generales del
cliente, y se prosigue a darle enter y a asegurarse de que las referencia que
se remisionaron son las mismas que se van a facturar, al igual se debe
asegurar que los precios que aparecen en cada referencia son los mismos
valores que se registraron en la cotización inicialmente.
 Ya una vez diligenciado esos campos, el sistema te habilitara una nueva
ventana donde se incluye la información de como el cliente va a cancelar la
factura, la forma de pago si es de contado o si es a crédito, se pone a 30
días, algunos clientes se les puede dar el beneficio de 60 días
 Ya al haber realizado esa parte el sistema automáticamente te traerá el
numero de la factura de venta, el documento puede ser enviado a vista
preliminar y/o impresora, después se abre una ventana donde puedes
agregar comentarios

19
 Ya una vez revisada la factura y que todo esta ok, prosigues a darle al
icono de la nube, para que esta pueda ser subida a la DIAN, y enviada al
cliente.

20
 2.6.3. Objetivo 3: Contribuir en la preparación de los cierres mensuales y
anuales de la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA SAS.

El cierre mensual es el informe financiero mensual de la empresa. Implica revisar

y conciliar datos contables y ayudar a las empresas a mantener registros
precisos durante todo el año.
En contabilidad, el proceso de cierre mensual ayuda a su organización a
mantener la coherencia de los informes financieros y mejorar la transparencia
financiera, manteniendo a su empresa cumpliendo con las regulaciones legales y
financieras.
Pero los cierres mensuales tienen más ventajas de las que parece,
mencionemos algunos de estos a continuación:
 Disposición de información financiera, en cuanto a reportes actualizados
que permitan tomar las decisiones adecuadas para el funcionamiento de
la empresa.
 Facilita todo en cuanto a los procesos de la declaración de los diferentes
impuestos a los cuales esta obligada la empresa.
 Permite hace una comparación más clara, analizándola con el mismo mes
del año anterior, de esta manera podemos hacer una evaluación de la
evolución de la empresa.
 Nos permite hacer un análisis muy acertado en cuanto a los indicadores
del volumen de ventas, ratios de liquidez, periodos medios de cobro y
pago, etc. Todo esto para conocer de mejor forma el estado de la empresa
en general, con esto se puede determinar si la empresa tiene o no
problemas de liquidez, o si su margen bruto es razonable.
Los cierres mensuales optimizados pueden reducir los errores en los informes
financieros, aumentando así la precisión de los cierres anuales. Prestar más
atención a este proceso sólo puede traer beneficios a largo plazo a su
organización. Para beneficiarse de él, es fundamental incorporar algunos pasos
clave para lograr la máxima eficiencia y cierres mensuales exitosos.
Además, supone un apoyo a la hora de presionar a los diferentes departamentos a
presentar documentación importante, ya que existiría una fecha límite al mes y no
se tendría que buscar todo a final de año. Existen una serie de factores que se
deben analizar cuando queremos desarrollar el cierre contable mensual, a pesar
de que cada empresa puede decidir que procesos quiere que se cierren en una
fecha determinada y el día del mes que elegirán para hacerlo, existen aspectos
básicos que deben controlarse, y son los siguientes:

21
 Facturas de clientes, ventas e ingresos. Tanto si se factura
sólo al final de mes, como si se van emitiendo facturas
continuamente, se debe dar aviso al área comercial y a quien
corresponda, que los productos o servicios pendientes a una fecha
concreta deben ser facturados.

 Facturas de proveedores. Lo más conveniente será que tus

proveedores estén informados previamente de que las facturas
correspondientes a un periodo determinado deben emitirse y
enviarse antes de un día en específico.

 Facturas, recibos y cargos periódicos. Es necesario llevar un

control de las facturas recurrentes y su periodicidad. Hay dos formas
de llevar dicho control, una es registrando cada factura o cargo que
va llegando, y la otra consiste en sacar un listado de la contabilidad
unos días antes del cierre con las facturas recibidas.

 Gastos de personal. En este punto de tu cierre contable mensual,

no solo entrarían los sueldos de la plantilla de la empresa, sino
también las comisionesal departamento comercial, los finiquitos y los
gastos en Seguridad Social de cada empleado.

 Pago de impuestos. El pago de ciertos impuestos a las

Administraciones Públicas que se han empezado a contabilizar estos
últimos meses, como las liquidaciones del IVA o algunas otras
retenciones.

 Arqueo de caja. Este consiste en el análisis y recuento de los bienes

y dinero de la empresa durante un periodo de tiempo, con el objetivo
de comprobar que todo lo que se ha contabilizado se encuentre “en
caja”.

 Conciliación de cuentas bancarias. Debemos identificar todos los

cargos que se hacen a las cuentas bancarias de la empresa, con el
fin de detectar errores de contabilidad, problemas en facturas que no
han llegado, o pagos no identificados.

22
3. CONLUSIONES.

Durante el desarrollo de las prácticas curriculares en la empresa EQUIPARTES

DE LA COSTA S.A.S., se logró un profundo entendimiento de los procesos
contables y financieros que son fundamentales para el buen funcionamiento de la
organización. A través de la contabilización de transacciones diarias, la
elaboración de facturas electrónicas y notas crédito, y la contribución en los cierres
mensuales y anuales, se pudo apreciar la importancia de mantener registros
precisos y actualizados.
La empresa, bajo la dirección del Ing. Edwin Diaz, ha demostrado ser un referente
en el sector de la construcción, energía y agricultura, ofreciendo una amplia gama
de productos y servicios. La iniciativa de crear EQUIPARTES DE LA COSTA
S.A.S. surgió de la necesidad de cubrir un vacío en el mercado, y con el tiempo,
se ha consolidado como una empresa completa y confiable.
El análisis FODA permitió identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas que enfrenta la empresa en su entorno. La misión y visión de la
organización reflejan su compromiso con la calidad en la labor que desempeña y
su aspiración a ser reconocida a nivel nacional.
Las políticas y valores establecidos por la empresa, como la honestidad,
integridad, comunicación asertiva, trabajo en equipo, proactividad y desarrollo
permanente, son fundamentales para mantener un ambiente ético y productivo.
Además, se evidenció un enfoque claro en brindar un trato justo y esmerado a los
clientes, lo que contribuye al servicio a la comunidad.
En resumen, las prácticas en EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S. han sido una
experiencia enriquecedora que ha contribuido al crecimiento profesional y
personal. La empresa se presenta como un modelo a seguir en su sector,
destacando por su compromiso, visión clara y valores éticos.

23
4. RECOMENDACIONES

Al culminar las prácticas en esta empresa, en el departamento de contabilidad ser

realizan una serie de recomendaciones importantes para su mejoramiento según
cada objetivo específico, teniendo en cuenta las debilidades encontradas en el
análisis “FODA”, para unas recomendaciones más completas, de la siguiente
manera:
Objetivo 1: Contabilizar transacciones diarias para la elaboración de
informes fiscales en la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S
Se recomienda hacer los soportes debidos al momento de la transacción, y no
dejarlos para después, ya que se olvidad documentos por hacer y no cuadran
cuando se hagan los respectivos informes.
3.1.2 Objetivo 2: Asistir en la elaboración de Facturas electrónicas y Notas
crédito para llevar un control en las transacciones diarias en la empresa
EQUIPARTES DE LA COSTA S.A.S.
Se recomienda llevar un control en bodega de todas las facturas que sean
recibidas, y sean entregadas al departamento contable en la brevedad posible,
con el fin de llevar contablemente una información al día.
3.1.1 Objetivo 3: Contribuir en la preparación de los cierres mensuales y
anuales de la empresa EQUIPARTES DE LA COSTA SAS.
Se recomienda a la coordinación financiera elaborar los cruces de los soportes de
los recibos con las facturas, para que la información al momento de descargar los
informes esté al día y no presentar retrasos.

24
5. BIBLIOGRAFIA

Actualícese (2016) Comprobantes de contabilidad: ¿sabe cuáles son?

https://actualicese.com/comprobantes-de-contabilidad-sabe-cuales-son/
Actualícese (2018) Notas débito y crédito: relación con clientes y proveedores.
https://actualicese.com/notas-debito-y-credito-relacion-con-clientes-yproveedores/
https://repository.uniminuto.edu/bitstream/handle/10656/6090/UVDTCP_AlvaradoC
astanedaNohoraYaneth_2018.pdf?sequence=1&isAllowed= y Brito, E.
(1993) Diccionario Jurídico Elemental, editorial heliasta s.r.l. I.S.B.N.: 950-9065-
98-6 tomado en línea de:
http://www.pensamientopenal.com.ar/system/files/2015/01/doctrina34261.pdf
Código de comercio (2020) art 774 Requisitos de la factura. Disponible en:
https://leyes.co/codigo_de_comercio/774.htm
Klippa. (2023) Que es el cierre mensual y porque elaborarlo?
https://www.klippa.com/es/blog/informativo/proceso-cierre-
mensual/#:~:text=En%20contabilidad%2C%20el%20proceso%20de,las%20regula
ciones%20legales%20y%20financieras.

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