UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias de La Educación

Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

Ofimática en la administración educativa; una nueva herramienta para mejorar la

efectividad en el registro y control del rendimiento académico en la Escuela
Nacional Central de Ciencias Comerciales, jornada vespertina
(Informe de Práctica Profesional Dirigida)

Julio Cesar Morales Marroquín

Guatemala, mayo 2014

 UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Ofimática en la administración educativa; una nueva herramienta para mejorar la

efectividad en el registro y control del rendimiento académico en la Escuela
Nacional Central de Ciencias Comerciales, jornada vespertina
(Informe de Práctica Profesional Dirigida)

Julio Cesar Morales Marroquín

M.A. Liliana Ventura (Asesora)

M. Sc. Julbia Maricela Ramos de Lezama (Revisora)

Guatemala, mayo 2014

 Autoridades de la Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus

Rector

Dra. HC. Alba Aracely Rodríguez de González

Vicerrectora Académica

M.A. César Augusto Custodio Cóbar

Vicerrector Administrativo

Lic. Adolfo Noguera Bosque

Secretario General

Autoridades de la Facultad de Ciencias de la Educación

Lic. Dinno Marcelo Zaghi García

Decano

M. Sc. Dilia Figueroa de Teos

Vice Decana

M. Sc. Claudia Ruiz Casasola de Estrada

Coordinadora de Sede
 Contenido
Resumen i
Introducción ii
Capítulo 1 1
Marco contextual 1
1.1 Reseña historia de la institución 1
1.1.1 Visión 3
1.1.2 Misión 4
1.1.3 Filosofía 4
1.1.4 Personal 4
1.1.5 Personal presupuestado 4
1.1.6 Personal de contrato 5
1.1.7 Atención al público 5
1.2 Organigrama de la institución educativa 6
1.3 Observación física de la institución educativa 7
1.4 Descripción del establecimiento educativo 8
1.4.1 Archivo 8
1.4.2 Cuenta con un manual de funciones 8
1.4.3 Procesos administrativos 9
1.4.4 Marco legal vigente 9
1.4.5 Comunicación efectiva con el personal 9
1.4.6 Procesos administrativos eficientes 9
1.5 Croquis de la institución educativa 11
1.6 Plano de la oficina 13
Capítulo 2 14
Marco teórico 14
2.1 Gestión administrativa 14
2.2 Elementos fundamentales en la gestión administrativa 14
2.2.1 Planeación 14
2.2.2 Organización 15
2.2.3 Dirección 15
2.2.4 Control 15
2.3 Áreas de gestión en la administración 15
2.3.1 Recursos humanos 15
2.3.2 Recursos económicos 16
2.3.3 Recursos tecnológicos 16
2.3.4 Previsión 16
2.3.5 Atención al cliente 16
2.3.6 Financiero 17
2.3.7 Marketing y publicidad 17
2.3.8 Informática 18
2.3.9 Formación 18
2.2 Referente teórico de la propuesta 19
2.2.1 Ofimática 19
2.2.2 Herramientas de la ofimática 19
2.2.2.1 Procesador de texto 20
2.2.2.2 Hojas de cálculo 20
2.2.2.3 Sistema de gestión de base de datos 20
2.2.2.4 Ofimática en línea 21
2.2.2.5 Correo electrónico 21
2.2.2.6 Suite ofimática o suite de oficina 22
2.2.2.7 Sistemas de procesamiento de transacciones 22
2.2.2.8 Sistemas de automatización de la oficina y sistemas de trabajo de conocimiento 23
Capítulo 3 24
Marco metodológico 24
3.1 Descripción de la metodología aplicada 24
3.2 Diagnóstico FODA 25
3.2.1 Cuadro de análisis FODA 26
3.2.2 Identificación del problema 27
3.2.3 Árbol de problemas 27
3.2.4 Árbol de objetivos 29
3.2.5 Análisis de viabilidad 31
3.2.6 Análisis de participantes y recursos 32
3.2.7 Selección del proyecto 32
3.3 Diseño del proyecto 32
3.4 Matriz de marco lógico 34
3.5 Plan de ejecución 36
3.5.1 Cronograma de actividades 36
3.5.2 Interpretación del proyecto 37
3.5.3 Evaluación de resultados 37
Capítulo 4 38
Informe del proyecto educativo 38
4.1 Descripción del proyecto 38
4.2 Justificación 39
4.3 Objetivos 40
4.4 Objetivo general 40
4.5 Objetivos específicos 40
4.6 Ejecución del proyecto 40
4.7 Descripción del trabajo de campo 41
4.8 Recursos 41
4.8.1 Recursos humanos 41
4.8.2 Recursos materiales 42
4.8.3 Recursos financieros 42
4.9 Incorporación de mejoras a la propuesta como resultado de la implementación o validación
del proyecto 43
Capítulo 5 44
Sistematización del proceso de la práctica 44
Conclusiones 45
Recomendaciones 46
Referencias 47
Anexos 48
Anexo 1 Carta de solicitud de práctica administrativa 48
Anexo 2 Carta de autorización de la práctica administrativa 49
Anexo 3 Constancia de autorización de la práctica administrativa 50
Anexo 4 Ficha informática del estudiante 51
Anexo 5 Control de asistencia de la práctica administrativa 52
Anexo 6 Constancia de temporalidad de práctica y ejecución del proyecto 53
Anexo 7 Sistema ofimático de control del rendimiento académico 54
 Índice de Tablas

Tabla 1 Observación 7
Tabla 2 FODA 26
Tabla 3 Sistematización 44
 Resumen

El proyecto de Ofimática en la Administración Educativa; una nueva Herramienta para Mejorar

la Efectividad del Registro y Control del Rendimiento Académico, surgió de la necesidad de
fortalecer la organización de la Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales, Jornada
Vespertina.

En el primer capítulo se encuentra una reseña histórica del establecimiento educativo, así como la
representación gráfica de su estructura orgánica, su ubicación geográfica, el análisis del estado
físico actual y la descripción del establecimiento contenido en la Visión, Misión y Filosofía que
se maneja internamente.

En el capítulo dos, se puede apreciar un aporte de la investigación que se ha realizado del vínculo
que puede existir entre la tecnología y las gestiones administrativas, para ello fue necesario
consultar la información actual de las diferentes áreas que funcionan dentro de la institución
educativa.

En el capítulo tres se hace referencia a la metodología utilizada para la realización e

implementación del proyecto, comenzando con el diagnostico FODA, se partió en establecer la
problemática de la gestión del rendimiento académico, en base al diagrama de causa y efecto o
árbol de problemas y por los medios y fines se seleccionó el proyecto adecuado, realizándose su
respectivo diseño, plan de ejecución y la implementación, se evaluaron los resultados obteniendo
la factibilidad del proyecto.

En el capítulo cuatro, se justifica la razón por la cual fue seleccionado el proyecto para la
brindar una mejora en el proceso de gestión del control del rendimiento académico, se plantean
los objetivos y la ejecución del proyecto en conjunto a la duración y los diferentes recursos que
fueron utilizados para alcanzar los resultados, dando paso a la sistematización y las lecciones
aprendidas ubicadas en el capítulo cinco, dando a conocer los avances alcanzados y proyecciones
futuras como conclusiones y recomendaciones a este informe.

i
 Introducción

Este informe da a conocer el proyecto de la aplicación de la Ofimática en la Administración

Educativa como una nueva Herramienta para Mejorar la Efectividad en el Registro y Control del
Rendimiento Académico, ejercicio que se realizó durante la Práctica Profesional Dirigida para la
Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales, J.V. que está ubicada en la 10ª av. 9-42 de la
zona 1 en la ciudad capital de Guatemala, institución educativa del sector público.

En la mayoría de los casos el proceso y la gestión de los registros académicos de este centro
educativo se realizan de forma manual, aunque sin precisión ni exactitud, las notas de los
estudiantes pueden llegar a ser manipuladas de tal manera que se puedan cometer errores y en
algunos casos dañar el proceso de formación del estudiante.

Si es de bien tener el conocimiento que dentro cada proceso administrativo lo que se necesita es
que todo proceso se realice con efectividad y eficacia; una posible solución para ésta
problemática podría ser el implementar un sistema tecnológico donde fluya la información de
forma segura y que éstos programas sean amigables para cualquier usuario.

Entonces el objetivo de este proyecto es de mejorar el proceso de la gestión del control de notas
por medio de la implementación de un sistema tecnológico estructurado, para el uso de la
información del rendimiento académico de la institución, pues gracias a la intervención de
algunos conocedores de tecnología se ha comprobado el aumento de mejoras en el manejo de la
información por medio de estas herramientas, innovando la estructura administrativa en el campo
educativo del sector público.

El conocimiento y el manejo adecuado de la Ofimática dentro de las gestiones administrativas del

sistema educativo son imprescindibles y unifica los procesos que son ejecutados manualmente a
una forma eficiente por medio de las diferentes herramientas tecnológicas que están al alcance de
nuestros recursos.

ii
 Capítulo 1

Marco Contextual

1.1 Reseña historia de la institución

La Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales sección Diurna, llamada comúnmente

Escuela de Comercio, fue fundada el 18 de junio de 1942, pero antes de esta fecha funcionó
desde 1920 aproximadamente en la Escuela de Comercio Nocturno, a la cual asistían muchas
personas adultas y en su mayor parte, empleados de oficina; de manera que para algunos
alumnos, especialmente señoritas, era muy difícil hacer sus estudios comerciales en esta escuela,
que en ese entonces impartía planes de estudio correspondiente a Teneduría de Libros, y algunos
cursos libres, principalmente de idiomas. Por lo tanto, el título otorgado en dicho tiempo era el de
tenedor de libros, que más tarde fue cambiado por el de perito contador.

Su primera sede fue el edificio situado en la 11 avenida entre 9ª. Y 10ª. Calles hoy marcada con
el número 9-27 de la zona 1, donde nació el prócer de la independencia doctor Pedro Molina,
habiéndose trasladado al lugar que hoy ocupa en la 10ª avenida 9-42, en el año 1947, edificio que
fue construido más tarde, pues al principio era una casa antigua.

Su fundación trajo consigo el nombramiento de varios directores, quienes hasta la fecha han sido
los maestros siguientes: Profesor Abraham Cintora Funes, cuando aún estaba esta escuela anexa a
la Nocturna; profesora María Luisa Samayoa Lanuza, hasta el 2 de diciembre de 1946, habiendo
pasado a ocupar la dirección la profesora Concha Ávila de Grajeda, quien permaneció hasta el 23
de agosto de 1954, regresando nuevamente a la dirección del establecimiento la profesora María
Luisa Samayoa Lanuza hasta el 14 de mayo de 1958, en que tuvo que retirarse por motivo de
enfermedad.

1
Al iniciarse las labores educativas de este centro de estudios comerciales en 1942, la inscripción
de alumnas fue de 50 en la carrera de Perito Contador y 28 en la Secretariado y
Taquimecanógrafas, pero en los años de 1945 y 1946 el alumnado aumentó en un total de 303.

En 1960 las promociones egresadas fueron de 12 graduados de Peritos Contadores y 10 de

Secretarías y Oficinistas; pero en 1961 el alumnado de Pre vocacional aumentó a 1,500 alumnas
(señoritas) y la sección Mixta de Vocacional a 317, razón por la cual hubo necesidad de
reorganizar este plantel en dos jornadas: la matutina parta las alumnas del ciclo Pre vocacional,
llamado actualmente de Cultura Básica, y la Vocacional o de Ciclo Diversificado, en la jornada
vespertina, donde se imparten hasta la fecha los estudios comerciales de Perito Contador y
Secretaria Oficinista.

Dicha reorganización se hizo con base en la resolución ministerial número 320 del 18 de enero de
1961, quedando la jornada matutina como una sección anexa a la Escuela Nacional de Ciencias
Comerciales; pero en septiembre de 1963, esta jornada se separó
Totalmente de la anterior, para constituir el instituto de Cultura Básica para señoritas “María
Luisa Samayoa Lanuza”, que hasta la fecha funciona en el mismo edificio.

En 1962 la inscripción de los alumnos de la sección Vocacional aumentó a 460, de los cuales 296
correspondían a Perito Contador y 164 a Secretariado, con un total de 11 secciones, y los
egresados al final del ciclo escolar fueron: 46 peritos contadores y 53 secretarias.

En 1963 los cursantes de estudios comerciales fueron 525, de ellos 335 correspondían a Perito y
190 a secretariado, habiéndose graduado 44 contadores y 50 secretarias; y gradualmente fue
aumentado el alumnado, observándose también que crecía el número de varones cursantes, pues
en 1964, de 608 inscritos, 207 eran varones; en 1965 llegó el número de 879, con 338 varones, y
así sucesivamente hasta en la actualidad que el plantel cuenta con 1,658 alumnos, de los cuales
724 son varones cursantes de los estudios de Perito Contador y la organización es de 20
secciones.

2
En la actualidad el plantel es utilizado para tres jornadas el instituto de Cultura Básica para
Señoritas "María Luisa Samayoa Lanuza" Jornada Matutina, La Escuela Nacional Central de
Ciencias Comerciales Jornada Vespertina y la Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales
Jornada Nocturna.

La Escuela de Comercio jornada Vespertina cuenta con 1,552 alumnos, entre hombres y mujeres
ambos cursantes de los estudios de Perito Contador siendo organizados en 34 secciones
distribuidas cuartos de la sección (A a la Ñ), quintos de la sección de (A a la M) y sextos de la
sección (A a la F), los alumnos son guiados por los tres principales valores que se inculcan en el
plantel Ciencia, Cultura y Trabajo.

La Escuela jomada vespertina fue autorizada para su funcionamiento según Acuerdo Gubernativo
No. 34 de fecha 17 de abril de 1942 es administrada por su Director el Licenciado Hugo
Valdemar Rivas Morales que es ex- alumno de dicho establecimiento, la Licenciada Silvia
Patricia Colón Rodríguez, Subdirectora y el Profesor Domingo Salvador López, Secretario
Contador.

En 2010 por primera vez en la historia la Escuela de Comercio se ha visto en la necesidad de

prestar otro edificio educativo debido a la Gratuidad de la Educación impulsado por el Gobierno
de Álvaro Colom el mismo es utilizado como anexo albergando así a su sobre población que con
afán es atendido por dicha administración; en el Instituto Nacional Central para Varones situada
frente al Palacio Legislativo en la 9na. avenida entre 9na. y 10ma. calles de la zona 1

1.1.1 Visión

Ser una institución pública líder en la transformación de Peritos Contadores con nuevos enfoques
y herramientas educativas, que permitan brindar una educación de calidad con base científica y
tecnológica de acuerdo con el momento socioeconómico, cultural y educativo de nuestro país.

3
1.1.2 Misión

Preparar personas competitivas que puedan incorporarse en el mercado laboral con valores que
les permitan vivir en democracia y que ejerzan su ciudadanía con responsabilidad contribuyendo
al desarrollo social, cultural y económico de nuestro país.

1.1.3 Filosofía

Trabajo con disciplina, orden y responsabilidad.

1.1.4 Personal

La selección adecuada del personal recae sobre el Jefe Superior, por ello en la Escuela de
Comercio o en cualquier centro educativo público tan solo se reportan las plazas vacantes;
entonces los encargados de elegir y reclutar son las autoridades del Ministerio de Educación, por
medio de convocatorias administrativas llevadas a cabo en las diferentes supervisiones del país
para docentes de nivel medio, personal administrativo y operativo en donde los renglones de
presupuesto y contrato legalmente se justifican en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias
para el sector público de Guatemala, Acuerdo Ministerial 215-2004 de fecha 30-12-04 del
Ministerio de Finanzas Publicas aplicables por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC),
quien vela por la eficiente operación de los servicios públicos, para afirmar y proteger la dignidad
de los trabajadores del Estado.

1.1.5 Personal presupuestado

La Escuela de comercio cuenta con 43 personas presupuestadas en el reglón 011 hasta el

momento; repartidas de la siguiente manera 01 en Dirección, 01 en Sub-director, 06 en
Administración, 05 Auxiliares, 24 Docentes, 01 Bibliotecaria y 05 Operativos. Siendo entonces

4
trabajadores del Estado que se encuentran dentro de los renglones presupuestarios establecidos en
el Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Publico de Guatemala, Acuerdo
Ministerial 215-2004 del 30 de diciembre de 2004.

1.1.6 Personal de contrato

La Escuela de Comercio cuenta con 09 plazas ocupadas de docencia pertenecientes al reglón 021;
el cual se encuentra en teoría en el Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público
de Guatemala, Acuerdo Ministerial 215-2004 del 30 de diciembre de 2004; personal temporal,
este subgrupo de retribuciones comprende las erogaciones, que por concepto de retribuciones al
puesto, se haga al personal que ocupa puestos temporales en el sector público, para trabajos
especiales y transitorios, por lo tanto se les es aplicado el Reglamento para la Contratación de
Servicios Directivos personal con cargo de renglón presupuestario temporal calificado como
personal por contrato Acuerdo Decreto 628-2007.

1.1.7 Atención al público

La Dirección del establecimiento atiende al público los días miércoles de cada semana en
horarios de 14:00 a 17:00 horas aunque en casos especiales se les da prioridad. No obstante a los
estudiantes se les brinda atención durante la semana de lunes a viernes en la hora del recreo;
tiempo en el cual los alumnos aprovechan para solicitar constancias de estudios, recepción de
documentos faltantes, diálogos con el director; dicha acción se realiza estratégicamente con el fin
de no interrumpir el horario de clase; a no ser que se trate de un caso de suma urgencia en donde
se necesite asistencia médica.

5
1.2 Organigrama de la institución educativa

6
1.3 Observación física de la institución educativa
Nombre de la Institución: Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales, J.V.

Tabla 1 Observación

Observaciones y/o
No. Aspecto observado Respuestas
Comentarios
Según el plano
Dimensiones promedio de la 11 mts. de largo
1 arquitectónico que esta
oficina 09 mts. de ancho
borroso.
Muy buena Esta accesible y visible,
Buena pero no cuenta con rutas de
2 Ubicación
Regular evacuación y salidas de
Mala emergencia.
No cuenta con ventilación
Suficiente
dentro de la oficina y
6 Ventilación : Aceptable
existe la plaga de
No aceptable
mosquitos.
Dentro de la jornada se
Suficiente
cuenta con suficiente
7 Iluminación Aceptable
iluminación para la
No aceptable
atención necesaria.
Únicamente es un sillón
Si
8 Sala de estar ubicado en la entrada de la
No
oficina.
Cuenta con servicio de Si Todas las computadoras
9
internet No tienen un sistema de red.
Cuenta con servicios de Si
Ubicado en el segundo
10 ayudas audiovisuales No
nivel.
Estado
En las instalaciones de la
Tiene suficiente agua Si
11 9na. avenida es
entubada No
insuficiente.
Oficial
12 El edificio es Privado
Municipal
Otros aspectos que no se Dentro del Edificio hay
consideraron en esta guía de tres Direcciones y la
13
observación. ubicada en la 9na. avenida
es la más pequeña.

7
1.4 Descripción del establecimiento educativo

1.4.1 Archivo

Se dispone un archivo que permite la documentación de cada una de las actividades que se
realizan dentro de la institución educativa, brindando un sentido de orden que puede consultarse.

Este archivo tiene como objetivo clasificar los expedientes de los estudiantes, ordenarlos en
grado y sección, así como de registrar su rendimiento académico y su rendimiento afectivo, estos
datos son archivados bajo los principios universalmente aceptados que hacen fácil su
preservación y consulta.

Se cuenta también con un archivo para el personal docente y administrativo, el cual contiene la
hoja de vida de cada uno, en el se colocan los datos destacados de cada uno, así como el registro
de permisos y sanciones que puedan ocurrir, en el resultado de las evaluaciones de desempeño.

También se posee un archivo contable y administrativo que registra los ingresos y egresos de las
diferentes comisiones que maneja la institución.

1.4.2 Cuenta con un manual de funciones

Se reconoce que la Escuela de Comercio posee un manual administrativo general para la

descripción de cada una de las funciones que se realizan, este se encuentra desactualizado y no ha
evolucionado en cuanto a los cambios de los diferentes acuerdos ministeriales como lo es en
Convivencia Pacífica y Evaluación, pero ha sido objeto de ejemplo hacia otras instituciones
públicas debido a que ha brindado la oportunidad de estudiar y gestionar nuevos manuales que
logren el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión.

8
1.4.3 Procesos administrativos

La escuela de comercio es una entidad en pro del cambio administrativo, constantemente ha

realizado gestiones nuevas en cuanto a las exigencias de los avances en la organización del
Ministerio de Educación, es por tal razón que su planeación, organización, coordinación y control
se aplican en un contexto de integración, dando paso a búsqueda de la eficiencia de los resultados
en cuanto a los cambios esperados.

1.4.4 Marco legal vigente

La escuela de comercio aplica el marco legal vigente, pues siendo una institución educativa
publica al servicio de la comunidad guatemalteca toma como base la Constitución política de la
República de Guatemala,, la Ley de Servicio Civil, la Ley de Educación y el Reglamento de
Educación, decretos, acuerdos ministeriales, resoluciones, circulares del Ministerio de Educación
y su reglamento interno y junto al trabajo de las diferentes comisiones integradas por la
comunidad educativa velan por el cumplimiento de estas leyes.

1.4.5 Comunicación efectiva con el personal

Existe poca comunicación entre el personal docente y administrativo en cuanto a los procesos,
proyectos y actualizaciones de los procesos y gestiones administrativas, una solución resultaría
ser el de crear una cultura organización activa y efectiva entre todo el personal para que todos
estén enterados de la importancia de la ejecución y lograr una participación propositiva.

1.4.6 Procesos administrativos eficientes

No existe fluidez de comunicación en cuanto a la línea jerárquica de la organización del

establecimiento, ya que hay instrucciones dadas a los subordinados pero no se les da seguimiento

9
a ellas, una solución planteada es el de implementar la estrategia del acompañamiento durante el
proceso que se esté realizando para garantizar resultados efectivos.

Existe un desconocimiento de las responsabilidades de los procesos por parte de los docentes
dificultando las funciones eficaces y resultados eficientes, una solución planteada es dar a
conocer las estructuras de la organización y promover la participación activa de los docentes para
encontrar soluciones y no observar solo deficiencias.

_________________________________________________________________________

Nombre Firma y sello de autoridad de la institución educativa

Vo. Bo. Catedrática Práctica Supervisada.

10
1.5 Croquis de la institución educativa

11
Oficinas ubicadas en el nivel 2

Firma del/la estudiante-practicante

12
1.6 Plano de la oficina

13
 Capítulo 2
Marco Teórico

2.1 Gestión administrativa

La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y

controlar, desempeñada para determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres
humanos y de otros recursos, entonces la gestión administrativa es el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente
objetivos específicos.

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización,

ejecución y control desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso
de seres humanos y otros recursos.

2.2 Elementos fundamentales en la gestión administrativa

Existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin
ellos es imposible hablar de gestión administrativa, estos son: planeación, organización, dirección
y control.

2.2.1 Planeación

Planificar implica que los gerentes piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan
sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos
de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que
la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.

14
2.2.2 Organización

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organización.

2.2.3 Dirección

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

2.2.4 Control

Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.
El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que la conducen
hacia las metas establecidas.

2.3 Áreas de gestión en la administración

El área de gestión se basa en la colaboración y confianza en las personas, en la autonomía y

capacidad de la autogestión de los involucrados en el proceso administrativo, pero hay otras
gestiones, las cuales se encargan del manejo funcional dentro de una empresa, entre estas están
los recursos humanos, los recursos económicos, los recursos tecnológicos, previsión, atención al
cliente, formación, marketing y publicidad e informática.

2.3.1 Recursos humanos

Es el conjunto de actividades dirigidas a obtener, desarrollar, evaluar, conservar y coordinar los

recursos humanos de que dispone una organización para realizar sus objetivos.

15
2.3.2 Recursos económicos

Manejar los recursos económicos se refiere a la actividad de la administración que se ocupa de la

provisión de fondos monetarios y de su atribución y distribución entre las diversas actividades
educativas y dependencias administrativas. El eje central de esta sección es el presupuesto dado
que es la expresión económica de la política de la administración local durante un ejercicio.

2.3.3 Recursos tecnológicos

Este recurso se consigue mediante la innovación tecnológica. Lo que significa que

la organización debe ser capaz de diseñar y utilizar eficientemente estrategias basadas en
el conocimiento de un conjunto de instrumentos de gestión de los recursos tecnológicos, propios
o adquiridos, que le permitan conocer con la mayor exactitud posible cuáles son los avances
tecnológicos de sus competidores para posicionarse de la mejor manera posible, mediante la
incorporación de nuevas tecnologías a sus procesos.

2.3.4 Previsión

El proceso de supervisar y controlar el trabajo del proyecto se realiza para supervisar los procesos
del proyecto relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre, se adoptan
acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto.

2.3.5 Atención al cliente

Servicio al cliente es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene
la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algún nivel de satisfacción.
Se trata de “un concepto de trabajo” y “una forma de hacer las cosas” que compete a toda la
organización, tanto en la forma de atender a los clientes externos y en la forma de atender a los
Clientes Internos, para diversas áreas de nuestra propia empresa.

16
2.3.6 Financiero

La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del presupuesto de gastos
aprobados. Esta ejecución se realiza a través de distintas fases, iniciándose con la autorización del
gasto y terminando con su pago material.

Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fija, los pagos a
justificar, la contratación administrativa. No obstante también veremos en este apartado cómo los
convenios de colaboración cuando tienen contenido económico pueden dar lugar a gastos de
diferentes tipos. A la contratación administrativa, por su importancia se le dedica un apartado
propio.

2.3.7 Marketing y publicidad

El marketing es una función organizacional y un conjunto de procesos para crear, comunicar y

distribuir valor a los consumidores y para gestionar las relaciones con los clientes de forma que
beneficie a la organización y a sus grupos de interés.

Marketing es la actividad, conjunto de instituciones y procesos para crear, comunicar, distribuir e

intercambiar ofertas que tengan valor para los consumidores, clientes, socios y la sociedad en
general.

El objetivo principal de la mercadotecnia es llevar al cliente hasta el límite de la decisión de

compra. Además la mercadotecnia tiene también como objetivo favorecer el intercambio de valor
entre dos partes (comprador y vendedor), de manera que ambas resulten beneficiadas.

17
2.3.8 Informática

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos,
entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre
una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos
del Cliente.

El Centro de Gestión Informática incluye lo que hasta ahora se denominaba Centro de Cómputo,
como característica está el esfuerzo de mejorar los sistemas y servicios informáticos
institucionales, implementando políticas y estrategias para el desarrollo y utilización de las
personas involucradas con el proceso administrativo.

2.3.9 Formación

La capacitación es una de las funciones clave de la administración y desarrollo del personal en las
organizaciones, por consiguiente, debe operar de manera integrada con el resto de las funciones
de este sistema. Lo anterior significa que la administración y el desarrollo del personal debe
entenderse como un todo, en que las distintas funciones (incluida la capacitación) interactúan
para mejorar el desempeño de las personas y la eficiencia de la organización.

Existe un conjunto de herramientas básicas que se emplean en la administración y el desarrollo

del personal de las organizaciones modernas, las cuales también pueden ser provechosamente
utilizadas para la gestión de la capacitación.

18
2.2 Referente teórico de la propuesta

2.2.1 Ofimática

Ofimática al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en

funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas
relacionadas. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir, almacenar
o parar la información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén
conectadas a una red local y/o a Internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o
ayudada por herramientas ofimáticas: un dictado, mecanografía, fax, gestión de archivos y
documentos, la ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de
escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran mecánicas.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de

información hacia medios electrónicos.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y

procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la
capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos
(gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, entre otras).

2.2.2 Herramientas de la ofimática

 Procesamiento de textos
 Hojas de cálculo
 Herramientas de presentación multimedia
 Base de datos
 Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros
 Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas
19
2.2.2.1 Procesador de texto

Es una aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por

medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a la antigua máquina de escribir,
siendo mucho más potente y versátil que ésta.

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas,
idiomáticas u organizativas, con algunas variantes según el programa de que se disponga. Como
regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letra, formato de párrafo y
efectos artísticos; además de brindar la posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros
objetos gráficos dentro del texto.

2.2.2.2 Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos
y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen
organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y
las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con
fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

2.2.2.3 Sistema de gestión de base de datos

Un sistema de gestión de bases de datos es un conjunto de programas que permiten el

almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además de
proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos.
Los usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de interrogación y
de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto los sistemas de bases de datos
también proporcionan métodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el

20
acceso de usuarios a los datos y para recuperar la información si el sistema se corrompe. Permite
presentar la información de la base de datos en variados formatos.

2.2.2.4 Ofimática en línea

La Ofimática en Línea es una alternativa de solución para muchas empresas que adquiriendo el
software de acuerdo a sus necesidades, pueden agilizar, organizar, gestionar, administrar y
controlar sus procesos de producción. Estos programas están al alcance de todos a través de
Internet.

Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se
pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de
cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que permiten
compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real.

2.2.2.5 Correo electrónico

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente
(también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de
comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que
provee este servicio en Internet.

Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo
de documentos digitales dependiendo del sistema que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo
coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos
habituales.

21
2.2.2.6 Suite ofimática o suite de oficina

Es una recopilación de aplicaciones, las cuales son utilizadas en oficinas y sirve para diferentes
funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son
ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea
asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener
que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.

Generalmente en las suites ofimáticas, al incluir los programas en estas, no hay un estándar sobre
los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un procesador de texto y una
hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un programa de presentación,
un sistema de gestión de bases de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones,
un gestor de información personal y un navegador web.

2.2.2.7 Sistemas de procesamiento de transacciones

Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información computarizada

creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias,
como las nóminas o el registro de rendimiento académico, un TPS elimina el fastidio que
representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez
fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios tendrán que capturar
los datos por pedio de un sistema computarizado.

Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que
le permiten interactuar con entornos externos, es importante para las operaciones cotidianas de un
establecimiento educativo, que estos sistemas funcionen sin ningún tipo de interrupción, puesto
que los administradores recurren a los datos producidos por los sistemas de procesamiento de
transacciones con el propósito de obtener información actualizada sobre el funcionamiento y
resultado de este proceso.

22
2.2.2.8 Sistemas de automatización de la oficina y sistemas de trabajo de
conocimiento

Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización, los sistemas de
automatización de oficinas quienes apoyan a los encargados del proceso de control de
rendimiento académico, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino mas bien
analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna
manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de los actores
del proceso.

Entre los componentes más comunes de un sistema de automatización de oficina están el

procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las
comunicaciones mediante correo de voz, electrónico o simplemente un memo.
Los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los encargados técnicos del proceso
de control de rendimiento académico, como los docentes de informática, ingenieros en sistemas,
en su esfuerzo de mejorar los procesos y crear nuevos conocimientos para ser compartidos por el
resto de los actores del proceso.

23
 Capítulo 3
Marco Metodológico

3.1 Descripción de la metodología aplicada

Durante el proceso de la Práctica Profesional Dirigida, que se realizó en la Escuela de Comercio

ubicada en la zona uno de la ciudad de Guatemala, se observaron los procesos administrativos
que realizan, se analizaron mediante el cuadro de análisis FODA, el cual permitió identificar
fortalezas, debilidades y amenazas que tiene la institución para así poder intervenir en la
problemática del desarrollo de la gestión del control del rendimiento académico.

Con la ayuda del personal responsable de este proceso se acordó que era necesario abrir brechas
tecnológicas, pues con ello podrían mejorarse los resultados y lograr eficiencia en cada una de las
funciones que les son asignadas, con esta intervención se reducirían los errores y se maximizaría
el tiempo de entrega de resultados finales a la dirección del plantel.

Para lograr que se fortaleciera este proceso se hizo necesario plantear un proyecto el cual se dio
por medio de la metodología del marco lógico, se analizaron las causas y los efectos que este
problema puede mostrar, se construyó un árbol de problemas, dando paso a un árbol de
objetivos, encontrando por medio de este los medios y los fines que se requieren para su
elaboración e implementación, también se aplicaron de forma paralela conocimientos del análisis
y diseño de sistemas tecnológicos que dieron una mejor alternativa de solución a la gestión del
control de rendimiento académico.

Se construyó una matriz de marco lógico, que permitió visualizar fácilmente el problema,
identificar el objetivo principal y los objetivos específicos, para determinar el área de
intervención y proponer la mejor solución a este problema, se analizaron diferentes opciones y se
evaluó la viabilidad del proyecto, se plantearon resultados a corto y mediano plazo y se obtuvo

24
una proyección de futuras actualizaciones del proyecto para dar continuidad y mantenimiento a
este.

Así mismo se determinaron las actividades planificadas para la elaboración del proyecto y se
calcularon los insumos y costos que permitieron sufragarlo, se tomaron en cuenta las condiciones
previas y se analizaron las posibles amenazas que podrían encontrarse durante su ejecución e
implementación, se evaluaron los resultados y se observaron las lecciones aprendidas al finalizar
la intervención.

3.2 Diagnóstico FODA

Fase de observación realizada en las instalaciones de la Escuela Nacional Central de Ciencias

Comerciales, J.V. ; se realizaron entrevistas no estructuradas y consultas sobre las diferentes
funciones de cada actor de este proceso, se encontraron necesidades vinculadas a crear un cuadro
de análisis donde se detectaron fortalezas, oportunidades y debilidades que generan deficiencia
en el manejo, registro y control del proceso de rendimiento académico creando posibles
amenazas que pueden llegar a perjudicar a la institución educativa.

En esta fase fue aplicada la herramienta de análisis de situación FODA, se identificó dentro de las
debilidades la falta de un adecuado uso de las funciones administrativas, los docentes no
reconocen la cadena escalar ni la jerarquía de mando, carencia efectiva de la comunicación
efectiva en la ejecución de órdenes superiores y un ineficiente manejo de notas causa de la
desactualización en el registro del rendimiento académico, entre otras debilidades. Así mismo la
necesidad de crear un sistema de procesamiento de transacción de información fue identificada
para mejorar los resultados al final del ciclo escolar.

25
3.2.1 Cuadro de análisis FODA
Tabla 2 FODA
Áreas de
Gestión F O D A
Significativas
Inadecuado uso de las
Docentes capacitados en sus Crecimiento por demanda Deserción escolar por falta de
funciones administrativas en
áreas estudiantil recursos
el establecimiento.
Docentes atienden a los
Acceso a la actualización de Docentes no reconocen la Estudiantes desmotivados por
estudiantes en dudas sobre
información relacionada con cadena escalar ni la jerarquía recibir las mismas
sus notas y encuentran
la educación de mando metodologías de estudio
soluciones
ORGANIZACIÓN

Movimientos y modas
Involucrar a profesionales y Insuficiente personal para la
escolares de otros países que
especialistas como invitados distribución de funciones
influyen negativamente en el
en los proyectos planificados administrativas
rendimiento de los alumnos
Existe duplicidad de mando
Participación activa del entre las personas Comunicación del personal
Procesos se cumplen en un personal docente y responsables de la docente y administrativo sin
tiempo determinado administrativo administración del seguimiento
establecimiento
Carencia de comunicación Inseguridad en la
Mejora en la comunicación y
efectiva al ejecutar órdenes comunicación y
jerarquización de funciones
superiores especificación de funciones

Se desconoce si existe algún

Conocimiento de los Poca participación en la
Realización de reglamentos reglamento de funciones
reglamentos básicos para el elaboración de los
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

internos para los procesos del administrativas adecuadas

cumplimiento de los procesos reglamentos internos del
establecimiento para realizar procesos dentro
educativos establecimiento
del establecimiento
Carencia de actualizaciones
de los reglamentos y
Atención a casos especiales
Acuerdos Ministeriales que
en base a la educación
ayudan a mantener la
integral de los estudiantes Planificación y ejecución de
efectividad del ciclo escolar Ausencia de participantes en
capacitaciones para la
las capacitaciones
Mejoramiento en el actualización en Acuerdos
Personal sin capacidad de planificadas
rendimiento, atención y Ministeriales
orientar casos de evaluación
orientación durante cada
de aprendizajes según el
unidad de estudio
reglamento establecido por el
Ministerio de Educación
Sostenimiento de un flujo Interrupción del flujo de
Ineficiente manejo de notas
directo de información para el información por causa del
causa desactualización en
registro académico de cada mal manejo de la burocracia
registro académico
estudiante dentro de los procesos
Las modificaciones de notas
Adecuada atención en la Creación de un sistema de
de los estudiantes del Equipo inadecuado para
revisión de notas en los cinco control de notas para el
establecimiento no son implementar el sistema de
RECURSOS TECNOLÓGICOS

días hábiles después de la mantenimiento del registro

modificadas en su control de notas
entrega académico de cada estudiante
temporalidad asignada
Planificación de Ausencia de recursos
Resistencia a la
capacitaciones tecnológicas tecnológicos en la
profesionalización
para agilizar el proceso de actualización y registro de
tecnológica
registro de notas notas
Se maneja un consolidado Se implementa un software o Inexistencia y falta de unidad Falta de mantenimiento, uso
individual de notas por cada sistema adecuado a la en el uso del software para el inadecuado, malware y
docente necesidad del registro y manejo de las notas personal incapacitado para el
Cumplimiento en la control de notas Persistencia de errores en la uso del software o sistema
calendarización del proceso entrega de notas a los crea que se retrase el proceso
de registro de notas estudiantes de control de notas

26
3.2.2 Identificación del problema

Al encontrar la necesidad de crear un sistema digital que contribuya al mejoramiento del proceso
del rendimiento académico dentro de la gestión organizativa de la institución educativa, se
estructuró el marco lógico que, con ayuda del ciclo de desarrollo de sistemas se estructuro la
problemática que presenta esta necesidad, para la mejora del registro del control académico se
establecieron objetivos, procediendo a evaluar la viabilidad de solventar cada uno de los
objetivos, priorizándolos de manera que se pudiera analizar la factibilidad de los elementos
necesarios que harían que este proyecto fuera ejecutado de forma eficaz, seleccionando de entre
varias opciones de software el más adecuado para el personal de la institución educativa.

3.2.3 Árbol de problemas

Esta herramienta fue utilizada con el objetivo de estructurar y ordenar las diferentes debilidades,
partiendo de un problema central que es la falta de un sistema de gestión adecuado que afecta la
automatización en el control de notas y dificulta los procesos administrativos correspondientes en
la institución educativa y enfocándolas en causas como la disfunción en la automatización de los
procesos, la ineficacia en los procesos y funciones administrativas y la interferencia dentro de la
cadena de mando.

Consecuencias como la duplicidad de funciones administrativas puede causar un retraso en la

culminación del proceso de control de rendimiento académico, estas pueden perjudicar a la
organización de la institución educativa si no son atendidas en el momento adecuado dándole una
solución efectiva dentro del proceso de registro del rendimiento académico y mejorando sus
resultados.

27
28
3.2.4 Árbol de objetivos

Esta herramienta fue utilizada con el objetivo de estructurar los posibles objetivos que están
vinculados a las causas y efectos del árbol de problemas, estableciendo un objetivo general el
cual es el de implementar un sistema de control de notas que mejore la automatización de los
procesos administrativos correspondientes en la institución educativa, partiendo de medios como
la automatización de los procesos para hacerlos funcionales, el lograr eficacia en los procesos y
funciones administrativas para llegar a la efectividad de comunicación en la cadena de mando.

Al momento de definir los medios también se podrá obtener fines para la mejora del proceso de
control del rendimiento académico, delimitar funciones administrativas adecuadas, el manejo de
una base de datos de estudiantes y control de notas ayudarán a prevenir problemas y evitar el
descontrol en dicho proceso, con ello se podrá beneficiar a la organización de la institución
educativa ya que al ser aplicado este sistema brindará una solución efectiva dentro del proceso de
registro del rendimiento académico y mejorando sus resultados.

29
30
3.2.5 Análisis de viabilidad

Se utilizó la herramienta de análisis de viabilidad con ayuda de un cuadro de lista de cotejo donde
se establecieron criterios para obtener priorizaciones de opción sobre los medios y fines
mencionados en el árbol de objetivos, de acuerdo al análisis realizado se priorizó como primera
opción el mejoramiento de los procesos y funciones administrativas con ayuda de la creación de
una base de datos y sistema de control del rendimiento académico, para dar seguimiento a esta
solución viable se aconseja crear un manual administrativo para el proceso y crear capacitaciones
para los actores del proceso.
 Opción 1: manual administrativo para el proceso de control de notas.
 Opción 2: base de datos de control de notas.
 Opción 3: capacitación de administración, manejo de manuales administrativos.

Opción 1 Opción 2 Opción 3

Criterios para priorización de opciones N
si no si no si
o
¿Se enmarca dentro del proceso de control de notas? X X X
¿Puede obtener el visto bueno de la dirección del establecimiento? X X X
¿Cuenta con la aprobación del Director del establecimiento? X X X
¿Tendrá alta prioridad dentro de los proyectos del establecimiento? X X X
¿Se mantendrá, la ejecución del proyecto si hay cambio de autoridades? X X X
¿Cuenta con experiencia para administrar los recursos humanos, físicos y
X X X
financieros del proyecto?
¿Cuenta con algunos recursos humanos, físicos y financieros propios para
X X X
la ejecución de proyectos?
¿Podrá coordinar con otras funciones la ejecución del proyecto? X X X
¿Las y los beneficiarios aceptan el proyecto? X X X
¿Está preparada la comunidad educativa (docentes y personal
X X X
administrativo) para el proyecto?
¿El proyecto cuenta con un plan de sostenibilidad? X X X
¿Favorece el proyecto el desarrollo educativo del establecimiento? X X X
¿Afecta positivamente los patrones de cultura organizacional del
X X X
establecimiento?
¿Cuenta el proyecto con apoyo administrativo y docente dentro del
X X X
establecimiento?
¿Es urgente para la administración la realización del Proyecto? X X X
¿Beneficia a la mayoría de personas de la organización en el
X X X
establecimiento?
¿Ofrece facilidades en su ejecución? X X X
TOTAL 11 6 16 1 4 13
PRORIDAD 2 1 3

31
3.2.6 Análisis de participantes y recursos

Ya esclarecida la secuencia lógica de la solución viable se procedió a analizar qué participantes y

qué recursos se tomaran en cuenta para la ejecución del proyecto, para ello se tomó en cuenta las
actividades a realizar, que insumos podrían ser utilizados, el recurso humano, el material y el
financiero, determinando los objetivos verificables para medir el avance y los resultados que se
van obteniendo durante el desarrollo del proyecto.

También se contemplaron algunos factores externos o situaciones que pudieron afectar la

temporalidad y el flujo de fases del proyecto, tomando en cuenta las condiciones previas y
caracterizando la lógica encadenada a todos los factores de realidad y posibles resultados
hipotéticos que podrían dar pie a desfasar o encausar correctamente los objetivos y los resultados
esperados.

3.2.7 Selección del proyecto

Un sistema de procesamiento de transacciones de información que controle los resultados del

rendimiento académico, es la herramienta seleccionada para la realización de este proyecto; ya
que de esta manera las gestiones deficientes afectan a la organización de la institución educativa
en materia, por tal razón este sistema podrá ejecutar procedimientos relacionados entre sí para
alcanzar los objetivos establecidos y fortalecer la estructura administrativa.

3.3 Diseño del proyecto

El proyecto fue elaborado en un sistema de base de datos adecuado para el personal

administrativo del establecimiento, el software seleccionado es el de Microsoft Excel, el cual
facilitará el manejo de los campos y registros de datos en el control del rendimiento académico,
teniendo las siguientes fases de ejecución:

32
 Fase 1: registro de los listados de estudiantes, verificación de datos generales de cada
estudiante incluyendo código personal, clave, apellidos, nombres, cursos por grado,
docentes asignados y auxiliar responsable del registro. Para ello se llevara a cabo una
verificación de datos previa.
 Fase 2: entrega del sistema digital (registro para docentes) para todos los docentes, el cual
estará bajo su responsabilidad en cada bimestre, registrando el avance y los resultados del
rendimiento académico de cada estudiante signado, este registro será actualizado antes y
después de cada entrega de informes de rendimiento bimestral.
 Fase 3: revisión de notas por el equipo de control de rendimiento académico, de acuerdo a
lo establecido por este equipo si se encuentran con modificaciones o errores se verificara
con el docente donde se detectó el error o la modificación regresando a la Fase 2.
 Fase 4: si la revisión del registro de rendimiento académico es exitosa se procederá a la
emisión e impresión de boletas que se encuentra en el sistema digital (registro para
auxiliares) para todos los auxiliares de acuerdo a sus diferentes asignaciones de grados y
secciones.
 Fase 5: entrega de informes de rendimiento académico de estudiantes a padres de familia,
estos a su vez tendrán 5 días hábiles (según el reglamento de Evaluación de los
Aprendizajes, Acuerdo Ministerial 1171-2010, artículo No. 15) para solicitar revisiones y
modificaciones respectivas.
 Fase 6: los estudiantes son los encargados de gestionar la modificación de sus resultados
académicos, el docente de cada curso asignado deberá de llenar una boleta digital para
registrar la fecha, alumno, bimestre, nota a modificar y nota modificada, así como el
auxiliar responsable de llevar el registro. Si la modificación es permitida se regresará a la
Fase 2, de lo contrario se continuará con el flujo del sistema.
 Fase 7: el auxiliar responsable llevara un registro general imprimiendo en cada bimestre la
“sabana de notas” para posibles consultas y archivo de la escuela.

33
3.4 Matriz de marco lógico

Esta herramienta de análisis de objetivos y estrategias de implementación de proyectos

específicamente para el control del rendimiento académico de la Escuela de Comercio hizo
posible que se determinaran factores necesarios que intervinieron en la ejecución de principio a
fin, indicando todas las fuentes necesarias para poder alcanzar resultados que se plantean en la
tabla de factores.

La matriz de datos ofrece una variedad de aspectos en los que fue posible complementar el
desarrollo total del proyecto, en donde se detallan objetivos, viabilidad, recursos, resultados y
todas las actividades a realizar, así mismo los medios en los cuales se pueden medir avances y
cambios, también se puede suponer resultados comparables con las acciones a tomar.

34
 INDICADORES
FUENTES O MEDIOS DE
RESUMEN NARRATIVO OBJETIVAMENTE HIPÓTESIS O SUPUESTOS
VERIFICACIÓN
VERIFICABLES

OBJETIVO GENERAL
Informes mensuales cada bimestre y al final del ciclo Actitud positiva del personal docente y
Mejorar el proceso de la gestión del control de notas 100% de docentes actualizados en el manejo de
escolar. administrativo, se mejora el proceso de control de
por medio de la implementación de un sistema ofimática para el proceso de control de notas
Mapeo del sistema en un rango de 5 pasos. notas.
tecnológico estructurado, para el uso de la 90% de personal administrativo para la
Retroalimentación del sistema.
información del rendimiento académico en la Escuela modificación de notas.
Evaluación constante del manejo del sistema. No surgen imprevistos ni retrasos.
Nacional Central de Ciencias Comerciales J.V.

OBJETIVO ESPECÍFICOS

• Impulsar la creación de un sistema digital para el

manejo de información de los estudiantes, notas y
estadística de rendimiento académico. Establecer al 100% el sistema digital para el Se mantiene una actitud positiva y adaptación
Monitoreo y evaluación al personal administrativo
• Implementar el ciclo de desarrollo del sistema manejo de datos de los estudiantes, notas y optima al uso de un nuevo sistema de control de
asignado del conocimiento del proceso de notas por
digital, con una base de datos que actualice el estadísticas de rendimiento académico notas.
medio del sistema de base de datos.
proceso de control del rendimiento académico.
• Capacitar al personal a cargo del control del
rendimiento académico sobre el uso y el manejo
de un sistema ofimático.
RESULTADOS

1. Sesión con personal administrativo, maestros 1.1 El personal administrativo reconoce y sabe  Los participantes crean un Diagrama de Flujo del  El personal administrativo y maestros auxiliares
auxiliares, director y profesores de computación utilizar al 100% el sistema de base de datos de proceso de control de notas, definiendo las funciones manejan las funciones sin duplicidad e
control académico para el control de notas. principales. interrupciones al proceso de control de notas.

2. Implementar un sistema de base de datos de 2.1 El personal docente y administrativo  El personal administrativo reconoce la importancia
control académico basado en el control de notas. maneja al 100% la estructura lógica o flujo  Se detectan las fallas al sistema manual y se del proceso y la participación en las funciones
grama del proceso y subprocesos de gestión de implementó una sistematización del proceso actual asignadas y tecnifica sus funciones.
control académico en la gestión del control de del control de notas.
notas.
3. El personal administrativo asignado y maestros
auxiliares están capacitados según la necesidad 3.1 El personal considera los procesos y  se realiza una lista de cotejo de asistencia y  El personal administrativo manifiestan actitudes
del sistema de base de datos. automatización del control académico en la automatización del propio sistema. positivas y se adaptan adecuadamente a las nuevas
gestión de notas haciéndolo 100% efectivo y exigencias de la tecnología y la eficacia del flujo
eficaz. de información en el control de notas, haciendo
3.2 El 100% del personal administrativo  Se manejan listas de asistencia a cada reunión y cada más exacto el proceso.
seleccionado asiste a la capacitación capacitación así como en la asistencia.  Menos errores en los cálculos matemáticos y
programada estadísticas.
3.3 El 100% de los maestros auxiliares está  Se crean pruebas antes y después de la capacitación,
capacitado para iniciar el ciclo escolar también al inicio del ciclo escolar y al final.
entrante.

4. La escuela tiene el equipo necesario para 4.1 El 100% del personal tiene material  Se firman listados de entrega de papelería de  El material y el equipo de cómputo se encuentra en
implementar el sistema informativo de apoyo sobre el proceso de información del proceso. el mejor estado para hacer funcionar el proceso de
control de notas. control de notas.
 Retroalimentación en informes bimestrales.  Se entregan los informes con el tiempo necesario
5. El personal administrativo y maestros auxiliares 5.1 El 100% de los maestros auxiliares para verificar la eficacia del sistema.
controlan las notas de los estudiantes mediante el muestran cambios positivos en el uso de la
sistema implementado. ofimática.
 Se crean listas de cotejo de verificación del
5.2 el 100% del personal involucrado es
funcionamiento del sistema para crear asistencia y  Los informes y las listas de cotejo contienen
monitoreado en el uso del sistema cada información verifica y consistente para el control
mantenimiento.
bimestre.
del sistema.
6. Crear un sistema de mantenimiento del sistema 6.1 Sostener el mantenimiento de sistema de  Verificar problemas técnicos de errores lógicos y de
de control de notas. usuario, se archivan los datos en forma impresa y  El archivo resultado del control de notas no tiene
control de notas al 100% después de
digital. errores digitales y pueden ser comprobados al final
implementado el sistema.
del ciclo.

ACTIVIDADES INSUMOS Y COSTOS

Humanos Materiales Financieros La Dirección Departamental Norte, la
TOTAL
Resultados Supervisión Educativa y las Autoridades de la
 Identificar a los conocedores de la creación MINEDUC Donante MINEDUC Donante MINEDUC Donante MINEDUC Donante
de bases de datos. Escuela Nacional Central de Ciencias
 Identificar el ciclo de vida del desarrollo del Sesión con personal Comerciales J.V. apoyan el proyecto de control
administrativo, de notas.
sistema. maestros auxiliares, Q. 10,950 Q 50 Q 9,800 Q 10,950 Q 9,850
 Se identifican los problemas director y profesores de
 Se determinan oportunidades y objetivos computación El practicante de administración educativa
recibe todo el apoyo esperando que este
 Se determina los requerimientos de Implementar un implementado al final de su práctica
información sistema de base de datos administrativa.
 Se verifican las necesidades del sistema de control académico Q 692.5 Q 692.5
 Determinación de la viabilidad y basado en el control de
notas. Todo el equipo que conforma el proceso de
administración de las actividades de análisis control de notas se compromete y se
y diseño del sistema El personal responsabiliza en el proyecto para que se
 Se diseña el sistema y se recomienda a administrativo asignado realice adecuadamente y en beneficio de la
dirección y maestros auxiliares
Q 1,000 Q 500 Q 250 Q 1,000 Q escuela.
750
 Se realiza una descripción de las están capacitados según
la necesidad del sistema
especificaciones de procesos y decisiones de base de datos. Los maestros auxiliares están motivados y
estructuradas anuentes a la participar en el proyecto.
 Uso de diagramas de flujo de la información La escuela tiene el
 Se desarrolla y se documenta el sistema equipo necesario para Q 11,200 Q 3,675 Q 14,875 CONDICIONES PREVIAS
 Se realizan las pruebas y mantenimientos del implementar el sistema
sistema El personal No se cuenta con un equipo designado para el
 Implementación y evaluación del sistema y administrativo y sistema de base de datos.
el uso maestros auxiliares
 Verificación del impacto a los usuarios controlan las notas de Q 27,000 Q 2,000 Q 27,000 Q 2,000
los estudiantes mediante Toda la comunidad educativa desconoce del
 Mantenimiento del sistema el sistema proyecto, pero se interesa al conocerlo.
implementado.
Crear un sistema de El proceso de gestión y control de notas se
mantenimiento del elabora de forma manual.
Q 5,000 Q 2,500 Q 9,800 Q 17,300
sistema de control de
notas.

TOTAL Q 43,950 Q 14,392.5 Q 550 Q 13,475 Q 12,050 Q 71,817.5 Q 12,600

35
3.5 Plan de ejecución

Se implementó la cronología para definir las diferentes actividades a realizar, donde se permitió
administrar con mayor facilidad este proyecto, para hacer referencia se estableció en un
cronograma el detalle de los resultados esperados, la descripción de los pasos, las fechas de
ejecución.

3.5.1 Cronograma de actividades

Actividades Cronograma
Agosto (1) Septiembre (2) Octubre (3) Noviembre (4)
 Identificar a los conocedores
de la creación de bases de S1 S2
datos.
 Identificar el ciclo de vida del
desarrollo del sistema.
S2 S3
 Se identifican los problemas S3 S4
 Se determinan oportunidades
y objetivos
S4 S3
 Se determina los
requerimientos de S2 S3
información
 Se verifican las necesidades
del sistema
S4 S1
 Se diseña el sistema y se
recomienda a dirección
S1 S2
 Determinación de la viabilidad
y administración de las
actividades de análisis y
S2
diseño del sistema
 Se realiza una descripción de
las especificaciones de
procesos y decisiones
S3
estructuradas
 Uso de diagramas de flujo de
la información
S4

 Se desarrolla y se documenta
el sistema
S1
 Se realizan las pruebas y
mantenimientos del sistema
S2
 Implementación y evaluación
del sistema y el uso
S2
 Verificación del impacto a los
usuarios
S2 S3
 Mantenimiento del sistema S3 S4

36
3.5.2 Implementación del proyecto

Se realizó una versión del proyecto en diferentes módulos presentados a Dirección y Sub
Dirección del establecimiento, en el plazo de los meses Octubre y Noviembre de dos mil trece,
para efecto de ser puesto a pruebas y continuar ejecutándolo en el siguiente ciclo educativo dos
mil catorce.

3.5.3 Evaluación de resultados

De acuerdo a la implementación del proyecto, los resultados obtenidos en este sistema de control
del rendimiento académico brindaron beneficios en la integración de la organización de la
institución educativa y el registro efectivo del rendimiento académico de los estudiantes, por ello
es necesario que dentro del ciclo de vida del sistema haciendo referencia al mantenimiento de
éste, se ejecute según lo planificado en el proyecto, de igual forma el realizar diferentes
evaluaciones y revisiones durante su uso, si el sistema falla se procederá a actuar en
modificaciones en la estructura del sistema dentro de la fase de actualización y mantenimiento.
Se revisó el costo-efectividad del sistema de control de rendimiento académico, y se determinó
que la mayoría de los gastos financieros por los insumos no puso en riesgo al proyecto en su
diseño y proceso de elaboración e implementación, pues la mayoría de los recursos están
contemplados por la institución educativa, gracias a los fondos que manejan rigurosamente,
gracias a esto se puede indicar objetivamente y verificar su impacto el cual queda contemplado en
los niveles económicos, sociales y educativos necesarios.

37
 Capítulo 4
Informe Del Proyecto Educativo

4.1 Descripción del proyecto

Basándose en el diagnóstico realizado bajo la observación de la institución educativa, se

determinó especial referencia en las áreas de gestión que se trabajaron en esta práctica
administrativa, haciendo énfasis en el proceso del control y manejo del informe de resultados
académicos de los estudiantes, ya que por estar vinculado con otras diferentes responsabilidades
asignadas se pudo detectar la importancia del problema que genera su descentralización en las
funciones.

Debido a estos acontecimientos se planteó el proyecto Ofimática en la Administración Educativa;

una nueva Herramienta para Mejorar la Efectividad en el Registro y Control del Rendimiento
Académico, este es un proyecto creado para apoyar la gestión organizacional enfocado en los
informes de notas bimestrales y finales de los estudiantes, que consiste en un sistema de control
de base de datos en los programas Excel y Access.

El sistema informático de base de datos podrá ingresar los datos específicos de los estudiantes
por medio de campos y registros como lo son los nombres, apellidos, grado, sección, código o
clave personal, estado, cursos y docentes asignados; también otros datos como lo son los
resultados de los bimestres del ciclo escolar, promedio, fecha de registro, responsable,
modificaciones, responsable de las modificaciones, fecha de las modificaciones, entre otros.

El sistema de base de datos permite que se ingresen las notas desde un solo punto por un solo
encargado, ya que cada auxiliar podrá tener un sistema propio que es idéntico y como único
responsable podrá obtener boleta de notas, estadística de resultados, podrá realizar
modificaciones, realizar consultas inmediatas del rendimiento de cada estudiante y obtener un
mejor control del proceso.

38
El sistema de base de datos podrá generar archivos en Excel para cada maestro con sus materias
y sus alumnos, para que ingrese sus notas fuera de línea. Y luego al ser devuelto el archivo el
programa actualiza las notas rápidamente.

El sistema permitirá imprimir el informe para los padres de familia, puede generarse una imagen
con la boleta de notas en caso de emergencia, esto normalmente consume mayor cantidad de tinta
de la impresora, por último este sistema podrá hacer que el proceso sea más rápido y de mejores
resultados de tal manera que los resultados puedan colgarse en una página de internet para que
padres, alumnos y docentes puedan tener acceso a los resultados obtenidos por los estudiantes.

4.2 Justificación

Durante la observación y la descripción del diagnóstico FODA, se detectaron debilidades que

pueden transformarse en fortalezas para la institución, entre ellas la necesidad de implementar un
sistema informático que estructure de forma eficaz el proceso de control del rendimiento
académico.

Implementar control sobre este tipo de proceso genera que se estudie la situación y se identifique
el problema básico en que se ejecutan las funciones actuales, analizando las acciones realizadas
y por realizar con herramientas especiales en la creación de sistemas en el manejo de la
información conocidos como desarrolladores del ciclo del sistema.

Con la creación de un ciclo de sistema y con una adecuada de base de datos que se encargue de
registrar los resultados académicos de los estudiantes, se podrá actualizar el proceso y se abrirá
brecha en el tema de la tecnología entre los actores involucrados para dar paso a la innovación.

39
4.3 Objetivos

4.4 Objetivo general

Mejorar el proceso de la gestión del control de notas por medio de la implementación de un

sistema tecnológico estructurado, para el uso de la información del rendimiento académico en la
Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales, J.V.

4.5 Objetivos específicos

Impulsar la creación de un sistema digital para el manejo de la información de los estudiantes, sus
notas y estadísticas de rendimiento académico.

Implementar el ciclo de desarrollo del sistema digital, con una base de datos que actualice el
proceso de control del rendimiento académico.

Capacitar al personal a cargo del control del rendimiento académico sobre el uso y el manejo de
un sistema ofimático.

4.6 Ejecución del proyecto

El sistema informático de control de rendimiento académico tiene un ciclo de vida especifico, el

cual comienza en su etapa de elaboración e implementación, fue desarrollado durante doce
semanas en las cuales se determinó el inicio de este sistema con la observación, fase de diseño,
fase de construcción del código, fase de desarrollo del sistema, fase de implementación y
documentación y fase de pruebas, evaluaciones y mantenimiento.

Para cada fase fue necesario recolectar la información necesaria, entre ellas entrevistas,
encuestas, evaluaciones cortas, reuniones de trabajo con expertos en informática, se diseñaron
40
bosquejos y diagramas de flujo de información de los datos, se revisaron los procedimientos y se
tomaron en cuenta las opiniones de los involucrados para poder hacer que el sistema fuese
amigable para quien lo utilice.

4.7 Descripción del trabajo de campo

En la Escuela de Comercio se contó con equipo de computación adecuado, de igual forma el

personal a cargo del proceso de control del rendimiento académico fue evaluado con la revisión
de su expediente y con encuestas no estructuradas, se implementó una prueba diagnóstica
tecnológica, se consultó con los docentes de informática para evaluar de acuerdo a los resultados
obtenidos, cuál de los sistemas de software era el más indicado para los usuarios responsables de
este proceso. Se prevé de la creación de manuales interactivos o físicos para el uso adecuado del
sistema y capacitaciones para todos los actores involucrados con el fin de lograr su participación
en la implementación del proyecto.

4.8 Recursos

4.8.1 Recursos humanos

Se dispuso de las personas adecuadas y capacitadas para realizar las diferentes actividades, así
mismo para que la participación y el compromiso de cada uno de los participantes fuera efectivo,
fuera necesario que estuviesen en la disponibilidad de hacerlo.

Se dispone del siguiente recurso humano:

 Director del establecimiento

 Subdirector del establecimiento
 secretaria
 Maestros de computación
 Profesores auxiliares
 Asesores de sistemas
 Alumno practicante

41
4.8.2 Recursos materiales

La implementación del sistema de base de datos estuvo vinculada a contemplar la forma física de
los recursos que se necesitaron para ejecutar el proyecto, sin embargo, este tipo de recursos no
siempre debe ser adquiridos, pero si cubierto, donado o suplido con lo que actualmente se tiene.

Cuando hay suficiente convencimiento o motivación por los participantes se crea una actitud
emprendedora, es importante hacer la motivación adecuada para movilizar los recursos donde
todos puedan aportar, se realizaron los inventarios suficientes para poder obtener el material
necesario para el proyecto, de hecho se contó con recurso material y tecnológico dentro del
establecimiento educativo.

Se dispuso del siguiente recurso material:

 Papel bond  Almohadilla

 Lápices  Borradores
 Lapiceros  Bocinas
 Marcadores  Alimentación
 Fotocopiadora  Bebidas
 Impresora  Computadoras
 Escritorios  Sistemas operativos
 Pizarra  Software

4.8.3 Recursos financieros

El recurso financiero hace referencia al presupuesto que fue necesario para la desarrollo del
proyecto, se reconoce cualquier acción tiene un costo que es asumido por la parte comprometida
con la realización de la práctica administrativa.
Se contempló un presupuesto de trece mil cuatrocientos treinta quetzales para la elaboración de
este proyecto, analizando la depreciación del equipo de cómputo, instalaciones de software,
actualizaciones del sistema operativo, los viáticos, electricidad y asesorías, gastos que en su
mayoría fueros asumidos por la práctica.
42
4.9 Incorporación de mejoras a la propuesta como resultado de la implementación o
validación del proyecto

Al finalizar la implementación del proyecto, entre las distintas herramientas que se utilizaron para
el desarrollo del sistema de base de datos que controla el flujo efectivo de la información del
rendimiento académico de los estudiantes, se descubrieron mejoras al proceso en corto y mediano
plazo, una de ellas es que se pudo agilizar la gestión para registrar notas hasta fin de ciclo.

Se centralizaron las funciones en el proceso para disminuir la cantidad de errores humanos en el

registro de las notas, así también gracias a la capacitación técnica se obtuvo una mejora
significativa en la participación de los involucrados, comprometiéndose con el nuevo sistema.

Se restauró el manejo de los aparatos electrónicos por medio del sistema de base de datos
mejorando la temporalidad del proceso de control del rendimiento académico, siendo este uno de
los más exactos en el registro y actualización de los datos, cumpliendo responsablemente con la
entrega de los informes de cuadros estudiantiles al Ministerio de Educación.

Dentro del establecimiento se detectaron otros problemas que dificultan la funcionalidad del
proceso de control de rendimiento académico y que quizá esté fuera del alcance de la solución
planteada como lo es el sistema de base de datos implementado, para ello se dispone una solución
proyectada para auxiliar el inicio de la innovación tecnológica, la propuesta se muestra sobre un
Manual de Procesos y una Capacitación a los responsables que están vinculados con el proyecto y
que son responsables de otros procesos o funciones administrativas, beneficiando los resultados
para siguientes ciclos escolares.

43
 Capítulo 5
Sistematización del Proceso de la Práctica
Tabla 3 Sistematización

Etapas Logros Dificultades Lecciones aprendidas

La capacidad de estructurar una

metodología adecuada para la
organización de los procesos
La accesibilidad dentro de las Contar con dos instalaciones para administrativos difícilmente
instalaciones de la institución el establecimiento educativo, podrá estar definida, puesto a que
educativa hizo posible que se causa interferencia de la accesibilidad y la
Diagnóstico asistiera la mayoría de las aéreas comunicación efectiva entre las comunicación que se puede
de gestión administrativa, dos coordinaciones académicas, obtener para las diferentes
Institucional logrando unificar los dos muchas ocasiones no se contaba gestiones no se vincula a las
establecimientos y mejorando la con servicio telefónico y estructuras físicas de dos
comunicación de las dos tampoco con servicio de internet, edificios escolares, por lo que las
coordinaciones académicas. llegando la información tarde. necesidades no pueden estar
cubiertas por las diferentes
actividades que se realicen dentro
de la institución.

Al contrario de todos los

La rivalidad y recelo entre
El estudio de casos y aplicación servicios, la asistencia
actores de las diferentes
de normativas establecidas por el tecnológica en el establecimiento
gestiones administrativas
Ministerio de Educación, el puede fortalecer relaciones
condujeron a la desmotivación
liderazgo efectivo y el entre la administración y los
para la asistencia en sus áreas, la
Asistencia involucramiento de las diferentes
falta de comunicación entre
docentes, beneficiándose
áreas de gestión, la solución de mutuamente fomentando el
autoridades causo conflicto para
Técnica conflictos, las consultas técnicas
continuar con las tareas
trabajo en equipo, la
y la actualización de datos a participación y la confianza en
asignadas en la asistencia
formatos digitales mejoraron el la asignación de roles en los
técnica, la sobrecarga de trabajo
flujo de la información dentro de procesos administrativos ya que
genero poco tiempo para el
la Práctica Profesional Dirigida se puede tener un alcance amplio
desarrollo del proyecto y retraso
en la institución educativa. entre la comunicación de doble
su entrega según lo programado.
vía.

El mejoramiento de la
información en el proceso de
Es importante aclarar los roles y
control de rendimiento
La ausencia de los actores la participación de los actores
académico, la centralización de
responsables del control de involucrados en el desarrollo de
las funciones administrativas
rendimiento académico no procesos administrativos, ya que
Proyecto hizo posible que se obtuvieran
permitió que se generara la las experiencias que se generan
mejores resultados al final del
capacitación tecnológica, la hacen posible que cambien
Educativo ciclo educativo.
mayoría de los responsables no paradigmas organizaciones que
La reestructuración del proceso
son “nativos tecnológicos” antes se realizaban , para abrir
de control de rendimiento
rechazando y poniendo en duda brechas en el uso de la
académico mejoró para el
la capacidad del sistema de base herramientas tecnológicas en la
cumplimiento y entrega de
de datos. ejecución de funciones.
informes al Ministerio de
Educación.

44
 Conclusiones

 Impulsar el ciclo de desarrollo de los sistemas digitales estructurará adecuadamente los

procesos administrativos en una entidad educativa, con esta herramienta se ayudará a las
gestiones internas fortaleciendo el control del registro de rendimiento académico de los
estudiantes.

 La creación de un sistema informático que digitalice los datos y controle eficientemente

el manejo de la información del rendimiento académico de los estudiantes es de vital
importancia para la automatización de los procesos de gestión de la organización del
establecimiento educativo.

 Brindar apertura tecnológica e implementar sistemas digitales actualizados para el

desarrollo de los procesos en la administración que fortalecerá a la institución educativa
que dará paso a futuros proyectos como lo es una base de datos que actualice el proceso
de control del rendimiento académico.

 Capacitar al personal encargado de funciones administrativas sobre el uso de la tecnología

y el manejo de un sistema ofimático podrá hacer que mejoren los resultados en tareas
comunes y funciones específicas, donde los responsables de éstas estarán innovando y
aportando nuevas ideas, haciendo posible la comunicación fluida y la identificación de la
cultura organizacional.

45
 Recomendaciones

 Utilizar sistemas digitales y ofimáticos adecuados a las necesidades de cada oficina en la

institución educativa, permitirán que se organicen los diferentes registros convirtiéndola
en un elemento electrónico ofimático.

 Promover una cultura ecológica en la administración podrá mantener los datos y archivos
en forma electrónica y manteniéndolos actualizados para emprender sistemas totalmente
automáticos.

 Generar proyectos de actualización tecnológica a otras gestiones administrativas para la

mejora de la organización, utilizando el proceso administrativo para implementar de
manera inteligente las opciones viables entre tecnología y funciones.

 Calendarizar las capacitaciones al personal responsable de las funciones administrativas

sobre el uso de la tecnología y el manejo de un sistema ofimático como prioridad, donde
se podrá hacer que mejore el resultado del trabajo en tareas comunes y otras funciones,
generando por medio de la cultura organizacional un circulo de información y
actualización entre sus participantes.

46
 Referencias bibliográficas

 JICA, Japón (1999). Guía Básica para la Formulación de Proyectos con Aplicación del
Marco Lógico, Guatemala: Unidad de Cooperación Nacional Internacional del Ministerio
de Educación -UCONIME-. Japón.

 Kendall & Kendall (2005). Análisis y Diseño de Sistemas, (6ª. Ed.). México: Editorial
Pearson Educación. México.

 Franklin Fincowsky, E. (2004). Organización de Empresas, (2da. Ed.).México: Editorial

McGraw Hill. México.

 Guía para la Elaboración del Marco Lógico, Oficina de Planeación y Desarrollo

Institucional (área de proyectos). Guatemala.

 Habraken, Joe (2001). Microsoft Office XP 8 en 1, México: (1ª. Ed.). México: Editorial
Pearson Educación. México.

 Zepeda Chehaibar, Carlos (2004). Informática, Aprender Haciendo, México: Editorial

Grupo Educare. México.

47
 Anexos

Anexo 1 Carta de solicitud de práctica administrativa

48
Anexo 2 Carta de autorización de la práctica administrativa

49
Anexo 3 Constancia de autorización de la práctica administrativa

50
Anexo 4 Ficha informática del estudiante

51
Anexo 5 Control de asistencia de la práctica administrativa

52
Anexo 6 Constancia de temporalidad de práctica y ejecución del proyecto

53
Anexo 7 Sistema ofimático de control del rendimiento académico

SE INGRESAN LAS NOTAS DE ZONA Y EVALUACIÓN, SE

CALCULAN AUTOMÁTICAMENTE Y SE TRANSFIEREN AL
ÁREA DE PROMEDIOS, TAMBIEN SI HAY ALGO QUE
MODIFICAR AL SE CONTROLA CON LA HOJA DE
ATENCIONA A MODIFICACIONES… TODO QUEDA
DOCUMENTADO.

CUANDO SE ARCHIVAN LAS NOTAS EN UN CONSOLIDADO

GENERAL SE AUTOMATIZA LA INFORMACION A MANERA
DE QUE PUEDA CREARSE UNA ESTADÍSTICA DE
RENDIMIENTO ACADÉMICO DE CADA GRADO Y SECCIÓN.

54