Creación de comprobantes fiscales digitales para Liverpool

1. Instalación del sistema Aspel-SAE 4.0

a. Instalar la versión 4.0 de Aspel-SAE y corroborar el acceso al sistema.

b. Actualizar al último re-instalable 3.0, esto se corrobora desde la opción Ayuda/Servicio de
actualización en línea.

2. Respaldo de Información

a. Realizar un respaldo de su base de datos que se encuentra en producción y copiarla a una

carpeta de prueba.

3. Ubicando el certificado digital

a. Se deberá contar con los certificados de prueba que otorga el SAT, para obtenerlos, se
pueden descargar en la siguiente dirección:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_6580.html
b. Desompactar el archivo descargado en el punto anterior y copiar los archivos del
certificado de sello digital de prueba en un directorio del disco duro. Sugerencia, crear la
carpeta: “Certif” en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Comprobantes\ y ahí
depositar los archivos del certificado, los cuales son:
• Llave privada (*.key )
• Certificado (*.cer)
• Archivo de texto con la contraseña (*.txt)

4. Configuración de Aspel-SAE

Ruta de Acceso: Utilerías/Configuración

¾ En la sección de facturas

Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales, hay que definir los siguientes
parámetros:

a. Sellos digitales: se deberá de indicar la ruta donde se almacenaron los archivos del
certificado de sello digital y su contraseña.

Archivo del
certificado *.cer
Vigencia de los
certificados Archivo de la llave
privada *.key

Contraseña

Anotar la dirección
fiscal detallada

RFC de la empresa

Figura 4-1. Configuración del sello digital

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 b. Dirección fiscal detallada: Definir los datos fiscales de la empresa y del lugar de
expedición.

Figura 4-2. Datos fiscales de la empresa.

c. Definición de folios digitales: En la sección de “Por documento”, definir los folios que

se van a utilizar, pulsando el botón de e indicar la serie que se utilizará como digital,
Aspel-SAE permite convivir las dos formas de facturación, la digital con la tradicional:
• Serie
• Tipo de comprobante digital (al pulsar esta opción, mostrará una ventana en
donde se definirán los siguientes puntos).
o Formato de impresión
o Número de aprobación
o Año de aprobación
o Número de folios solicitados

Figura 4-3. Definición de folios.

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 Figura 4-4. Definición de datos para folios digitales.

¾ En la sección de Inventarios:

Quitar los impuestos que no se manejen, por ejemplo:

Figura 4-5. Quitando impuestos que no se van a utilizar.

5. Definición de datos comerciales

¾ Datos de clientes

Ruta de Acceso: Módulos/Clientes y CxC y/o el icono

Hoy en día, Liverpool solicita información adicional para su addenda, la cual vamos a
distribuir en algunos campos que tradicionalmente no se ocupan, en este caso, vamos a
localizar al cliente Distribuidora Liverpool, S.A. de C.V. (en caso de no tenerlo, se debe dar
de alta con toda la información como dirección, días de crédito, etc.), y anotar en el campo
libre 2, el número de GLN del cliente (por ejemplo, el 7504000107903, que corresponde al
centro de distribución de Liverpool en Tultitlán, salvo que se confirme directamente con
Liverpool uno distinto).

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 Se activa la
GLN del carpeta de
Cliente Adicionales

Figura 5-1. Escribiendo el GLN del cliente en el campo libre 2.

¾ Datos de Inventarios

Ruta de Acceso: Módulos/Inventarios y/o el icono .

En los productos que se venden a Liverpool, hay que agregar los datos que nos piden,
como son:
• Código EAN/UPC
• Código SKU
Para dichos datos, se debe:
o Identificar si se encuentra registrada dicha información y en dónde, o bien,
o Capturar esos datos y se recomienda capturarlos en los campos de CLAVE
ALTERNA y CAMPO LIBRE 2 respectivamente como se muestra en la siguiente
imagen:

Ejemplo de
un Código
EAN/UPC
Ejemplo de un
código SKU

Figura 5-2. Escribiendo el código EAN/UPC y el SKU.

Nota: La descripción del producto, no debe ser mayor a 35 caracteres, ya que así lo requiere
Liverpool, por ello, si tenemos descripciones muy largas, hay que abreviarlas.

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6. Personalización de la plantilla

¾ Obtención y almacenamiento de la plantilla

Dependiendo del cliente es la plantilla, en nuestro caso, la plantilla se llama

Addenda_Liverpool.xml y se envía anexo a estas instrucciones.
Después de haber descargado el archivo anterior, éste se debe:
a. copiar al directorio donde se tenga la base de datos y
b. renombrar a la clave del cliente. Por ejemplo, supongamos que el cliente
Distribuidora Liverpool S.A. de C.V. en nuestro catálogo de SAE tiene la clave 15,
entonces, el archivo se deberá llamar 15.xml y se almacenará en el directorio en
donde se encuentra la base de datos del sistema.

Figura 6-1. Renombrando la plantilla con el nombre de la clave del cliente.

¾ Modificando la plantilla

El siguiente paso, es editar la plantilla, esto se puede hacer con el block de notas y
capturando directamente en ella la información de 2 campos:
• GLN del proveedor (se los asigna la AMECE).
• Número de proveedor en Liverpool
Normalmente los datos anteriores no varían, por ello, se pueden anotar directamente en la
plantilla como se muestra en las siguientes figuras:

Sustituyendo
el GLN del
Proveedor

Figura 6-2. Personalizando el GLN del Proveedor.

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 Sustituyendo
el número de
proveedor

Figura 6-3. Ejemplo de la modificación de la plantilla.

7. Elaboración del pedido

Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono .

Para poder hacer la factura electrónica, el procedo debe de iniciar por un pedido, ya que en
la addenda solicita datos que aparecen en dicho documento, para ello, vamos a darlo de
alta como normalmente lo haríamos, tomando en cuenta sólo los siguientes campos:

a. Fecha Pedido: Anotar la fecha en que se está solicitando la mercancía por parte
de Liverpool. Es decir, esta fecha debe coincidir con la fecha de la Orden de
compra.
b. Condición: En este campo, se debe anotar el número Orden de compra que
Liverpool coloco en el portal o les hizo llegar a través de un tercero.
c. Su pedido: Aquí se deberá anotar el número de departamento al que va la
mercancía, generalmente son 4 dígitos.
d. Desc. Fin.: Anotar el descuento respectivo para ese cliente.
e. Posteriormente, se deberá de anotar el resto de la información ya conocida

Núm. De
Pedido

Núm. de
departa-
mento

Figura 7-1. Ejemplo de un pedido.

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El pedido anterior, se puede imprimir para control interno, para entregar la mercancía Liverpool
requiere la remisión, por lo que se debe hacer una remisión enlazándola al pedido, con lo cual ya
no se debe capturar más información más que la Fecha de entrega de mercancía.

8. Facturando el pedido

Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono .

Para la elaboración de la factura, se enlaza el pedido o la remisión generada

Figura 8-1. Enlace de documentos.

Si se manejan folios impresos y digitales, se deberá de seleccionar el tipo de folio con la

tecla F9 ó pulsando el ícono . Si sólo se va a utilizar el folio digital, se puede configurar

el sistema para que sólo permita la emisión de dicho folio, dicha configuración se realiza en
la opción de Utilerías/Perfiles de Usuario.
Posteriormente, se revisará la información que aparece en los campos de la factura y
sólo se agregará 1 dato, el número de contra-recibo (número del documento con el
que se realiza la entrega de mercancía a Liverpool), dicho valor se anotará en el
campo ENVIAR A, como se muestra en el ejemplo:

Num. De
contrarecibo

Figura 8-2. Ejemplo de una factura.

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Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde permite verificar la información
fiscal del cliente, ésta deberá de ser revisada, para verificar que está en el campo correcto (con el
botón Modificar puede corregirse alguna diferencia), al momento de pulsar el botón grabar, los
posibles cambios quedarán almacenados en los campos correspondientes.

Figura 8-3. Verificando la información del cliente.

9. Visualización del CFD con el visor de Aspel.

Al finalizar, podemos ver el resultado de la factura con el visor de Aspel, seleccionando la

factura y pulsando el botón .

Figura 9-1. Resultado del CFD con el visor de Aspel.

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10. Visualización del CFD desde el archivo xml.

Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión xml y se almacenan

generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en
donde: nn=número de empresa, aaaa=año, mm=mes y dd=día), desde ahí se pueden
tomar para subirlos al portal de Liverpool ó a donde se requiera, sólo hay que renombrar el
archivo a como lo pide dicha cadena comercial: serie.folio.xml, por ejemplo, A.31.xml.

Figura 10-1. Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo xml.

Si se abriera el archivo generado, se mostraría algo como en la siguiente figura:

CFD
regulado
por el SAT

Addenda

Figura 10-2. Detalle del archivo xml.

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Cabe destacar, que la factura electrónica se puede imprimir y entregar a los clientes que no
soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que
marca el SAT. La imagen siguiente, es un ejemplo de una factura electrónica impresa desde Aspel
SAE 4.0:

Figura 10-3. Ejemplo de una factura electrónica impresa.

Al finalizar el procedimiento, sólo basta enviar el archivo por e-mail a la persona que los atiende en
Liverpool y esperar sus comentarios, de ser positivos, el mismo procedimiento se haría ya en el
servidor con los datos reales y la base que se maneja en producción.

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