COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES EN EL PROCESO

DE DOCUMENTACIÓN EN EL TRABAJO AUDITOR

LAURA CATALINA FERNÁNDEZ MORENO

NEIDY LILIANA MÉNDEZ ORTIZ

KELLY MAYERLY MONTAÑEZ ROJAS

JONATHAN ALBERTO MORA PULIDO

JAVIER ALONSO RODRIGUEZ NIVIA

PRESENTADO A:

Dr. JAVIER RODRÍGUEZ SALINAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADTIVAS, ECONÓMICAS Y

FINANCIERAS

ESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA FORENSE

DOCUMENTOS DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORMES DE RESULTADO

2020
 Contenido

Introducción..........................................................................................................................................3

Desarrollo.............................................................................................................................................4

Conclusiones......................................................................................................................................13

Bibliografía.........................................................................................................................................14
 Introducción

La responsabilidad de un auditor en el proceso de documentación, no solo es para que sirva de

soportes de los hallazgos que generó el proceso de auditoría, las competencias desarrolladas por

el auditor deben estar en un nivel de profesionalismo, donde deja la construcción de su trabajo en

los documentos que evidencian desde el inicio el proceso, que encontró en el desarrollo de sus

actividades y determinar los hallazgos, generando conclusiones objetivas e independientes,

brindando información material y relevante para el mejoramiento continuo de la compañía

siendo oportunos con el fin de que si existe algún tipo de desviación se pueda elaborar planes de

acción que las corrijan.

 Desarrollo

Presentación de la Empresa

El Consorcio Metalúrgico Nacional S.A.S más Conocido Como Tubos Colmena se fundó en 1957,

ubicada en la ciudad de Bogotá, distinguida por la estructura emblemática de “ La Bola Amarilla” de

Venecia; con un trayecto en el mercado de 63 años la empresa líder en la fabricación y comercialización

de productos de Acero con los más altos estándares de calidad, principalmente tuberías soldadas mediante

el proceso de electro fusión, y una amplia gama de perfiles, cubiertas, entrepisos, productos bajo normas

internacionales como ASTM e ISO, con alta calidad garantizada a sus clientes.

Soluciones integrales en acero para los sectores de la construcción y metalmecánico, con la calidad y el

respaldo, que posicionan a COLMENA como la mejor alternativa para nuestros clientes de los mercados

nacionales e internacionales.

La compañía está conformada por la Gerencia, Producción, Tesorería, Comercio Internacional, Compras,

Servicio y Atención al Cliente, Técnica, Comercial, Contabilidad y Cartera. Se tiene que hacer claridad

que algunas áreas son manejadas directamente desde el corporativo del grupo G & J, esto hace que el área

de cartera de las 5 empresas del grupo presenten dificultades en la creación de clientes, en la aplicación de

pagos, en la asignación de cupos en generar la aplicación de la Política de Cartera y Crédito.

El área de cartera de Colmena está conformada por un auxiliar, un conciliador y una asistente de cartera

que depende del jefe de cartera centralizada en el corporativo.

Lista de chequeo documental de Auditoría área cartera

De acuerdo a la necesidad generada por el área de cartera en la compañía Tubos Colmena SAS, se

presenta el listado de documentación con el objeto de ejecutar la auditoría, como una herramienta para

contribuir al proceso de normalización, ya que es un instrumento de apoyo para orientar las labores en los

procedimientos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, esto en busca de garantizar la

integridad, buen uso de los documentos y la rentabilidad de la organización en el manejo de los

documentos en cada una de las dependencias.

Lista de chequeo documental de Auditoría área cartera 2019 Aplica Ir Observaciones

Estado de situación financiera Si Ver

Estado de resultados y otro resultado integral Si Ver

Presentación de información a revelar de operaciones Si Ver

Cambios en el patrimonio Si Ver

Estado de flujos de efectivo Si Ver

Notas de los estados financieros Si Ver

Medición del valor razonable Si Ver

Estados financieros consolidados y separados Si Ver

Estados financieros separados Si Ver

Combinaciones de negocios Si Ver

Conversión a moneda extranjera y economías hiperinflacionarias Si Ver

Políticas contables, errores y estimaciones Si Ver

Hechos ocurridos después del período de reporte Si Ver

Auxiliar de las cuentas por cobrar de clientes comerciales, de

Si Ver
partes relacionadas, anticipos y otros importes

Edades de la Cartera con cierre Si Ver

Corte documental 5 últimos y 5 primeros del periodo auditado Si Ver

Deterioro de la cartera del periodo auditado Si Ver

Auxiliar de las provisiones registradas por el área Si Ver

Conciliaciones periódicas del 2019 Si Ver

Clientes bloqueados Si Ver

Clientes con cheques posfechados Si Ver

Evidencia Válida y Competente de la Auditoría

En la ejecución del trabajo de auditoría se obtendrá evidencia válida y suficiente por medio del análisis de

los procesos, observación, confirmación, interrogación y otros procedimientos de auditoría para reunir

bases razonables que soporten el dictamen sobre los estados financieros sujetos de la revisión y auditoría.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Ya entrando en la realización de la auditoría, se puede comenzar con el análisis de los estados financieros.

En el Balance general se verificará la existencia de estos, que estén dentro de las fechas de corte, del

periodo que se audita, y que se encuentren firmados por representante legal, revisor fiscal y contador.

Se auditará sobre las partidas individuales y partes relacionadas sobre cada cuenta contable y su valor

razonable presentado en los estados financieros, como por ejemplo la caja comprobando por medio de los

arqueos de caja efectuados por la auditoría interna.

ESTADO DE RESULTADOS Y OTROS RESULTADO INTEGRAL:

En las cuentas de estado de resultados se auditará los ingresos con relación a los informes de los

impuestos presentados a los entes de control como son la DIAN y la secretaría de hacienda,

En las cuentas de bancos se verifica los saldos presentados contra los extractos bancarios expedidos por

los bancos. (Estupiñan, Papeles de Trabajo en la auditoria financiera, 2007)

ESTADO DE CARTERA Y EDADES DE CARTERA

En las cuentas de clientes y proveedores con saldos a la fecha de corte, se realizará una circularización a

cada cliente y cada proveedor para evidenciar si es real la deuda presentada al corte de la auditoría.

Con respecto a la cartera se verificará si se han realizado auditorías internas de la vigencia que se está

auditando de la cartera y si existen no conformidades dentro del proceso de recolección de cartera y si han

realizado las mejoras o las acciones correctivas a la evidencia encontrada.

Se auditará la cartera por periodos de 60, 90 y más de 180 días, y si existen más de 360 días que políticas
existen dentro de la organización para dar de baja a estos clientes o si se llevan órdenes de control, para

futuros pagos de recuperación de estos.

La determinación de la Muestra de Auditoría para la revisión documental y de aspectos operativos en la

evaluación de los procedimientos objeto de auditoría se solicitó al responsable la base de datos de la

cartera vigente con corte al 31 de diciembre de 2019 del periodo auditado, en la cual se registran 209

carteras correspondientes a un valor en portafolio de $1,799,447,264,226.55, de la cual de manera

aleatoria se escogió una muestra de 26 carteras correspondientes al 24% del total.

Verificado el procedimiento para la asignación del portafolio de clientes a los diferentes gestores y

aliados, se identificó que no existe en la normatividad interna un procedimiento para desarrollar esta

actividad, así mismo se indago con el responsable de la distribución del portafolio quien manifestó que el

procedimiento es realizado de forma manual, el cual no está descrito ni formulado en la Circular

Normativa 100. (Circular básica contable y financiera, 1995)

Localización de Clientes, la circular normativa 100 en su numeral 6.1 establece el procedimiento para la

localización de los clientes; en el cual se observa que las actividades descritas en este no se están llevan a

cabo, de acuerdo con la información suministrada por los gestores entrevistados, indican no tener

instrucciones para realizar actividad de localización, tal como lo establece la actividad 2 del

procedimiento, así mismo la actividad 13 indica que para la cartera con garantía real, se deben realizar

“visitas de inspección” por parte del gestor para validar la existencia y el estado de la garantía, actividad

que no es conocida y por lo tanto no se lleva a cabo por este personal.

Acuerdos de pagos Para las vigencias analizadas se registraron en promedio 4.700 acuerdos de pago que

fueron aprobados por los comités respectivos, de los cuales se presenta el siguiente comportamiento de

pago, Es de resaltar el nivel de acuerdos incumplidos que corresponden al 30% de los acuerdos suscritos

por vigencia, del análisis realizado a la muestra se pudo evidenciar que no se realiza seguimiento

constante a los acuerdos por parte de los gestores, a su vez según lo informado por los funcionarios
entrevistados, al no realizar la aplicación del pago a las obligaciones de manera directa o en línea, se

pierde la gestión realizada toda vez que cuando el gestor evidencia el incumplimiento ya han pasado entre

10 y 15 días de retraso, lo que evidencia.

Recaudo v/s costos y gastos, El recaudo de cartera durante el primer trimestre de la vigencia 2019,

presenta un cumplimiento del 116% frente al presupuesto, los gastos presentan una disminución de 8%

frente para el mismo periodo lo que refleja una gestión satisfactoria en el proceso, no obstante se observa

que la provisión de cartera surge un incremento frente al presupuesto del trimestre ocasionado por un

124%, dado que el modelo de valoración contempla las provisiones individuales y el recaudo no se genera

de forma homogénea en la totalidad de los clientes. (CISA, 2017)

Ya en la técnica de la auditoría que se va a realizar será de pruebas sustantivas las cuales consisten en

comprobaciones diseñadas para obtener evidencia de la validez y propiedad de las transacciones y saldos

que van formando los estados financieros y de cartera del ente económico; incluye comprobaciones de

detalles, como las aplicaciones de muestreo o pruebas selectivas, y procedimientos analíticos, diseñados

para detectar errores e irregularidades en la información financiera y sus acumulaciones. (Estupiñan,

Información jurídica. tributaria y Empresarial, s.f.)

Describa las principales hallazgos deficientes en la revisión y gestión documental evidenciada en el

proceso de auditoría.

Se han evidenciado diferentes falencias en el cumplimiento de la política en los siguientes procesos,

producto de informes de auditoría interna realizados en la vigencia 2019:

Los Estados financieros son muy generales y no se evidencian notas de revelación de dicha cuenta.

Solo entregan Estados Financieros consolidados, los Estados Financieros por Separado no fueron

entregados al equipo auditor

Las políticas contables presentadas al equipo auditor están desactualizadas y poco seguras en lo que se

refiere a clientes.

La creación de clientes se realiza sin contar con los requisitos mínimos que la política exige con el fin de

minimizar la pérdida de cartera (Exigencia de documentos legales y Firma de Pagaré y carta de

instrucciones).

La asignación de cupos no es coherente con la capacidad de endeudamiento de los clientes reflejada en

los estados financieros presentados por los mismos.

La rotación de la cartera se incumple porque más de 80% de la cartera tiene una rotación de 68 días

promedio cuando debería ser de 50 días.

No se han bloqueado los clientes con cartera mayor a 60 días para evitar el despacho de mercancía.

El conciliador presenta dificultad a la hora de aplicar los pagos, aumentado el riesgo de Jineteo de

Cartera.

La política de recibir cheques posfechados no está actualizada, no se lleva registro de los mismos, lo que

representa retraso en el recaudo de cartera.

La provisión de cartera no está de acuerdo con la realidad de la compañía

El auxiliar de provisiones de cartera no está actualizado, se presenta un retraso contable injustificado

La última conciliación de cartera entregada al grupo auditor no corresponde a diciembre de 2019.

Cree un organizador gráfico donde se evidencien las competencias e irregularidades de los

auditores en la gestión documental deficiente, así como, las consecuencias en las que incurriría una

empresa a la hora de no adoptar y ejecutar prácticas adecuadas en relación a los documentos

soporte.
Ilustración 1. Competencias e irregularidades de los auditores en la gestión documental deficiente
 Conclusiones

● Es importante poseer un adecuado conocimiento del cliente así como de sus transacciones

que permita dar al equipo auditor un panorama de lo que se espera encontrar en el

encargo de auditoría.

● A pesar de contar con documentación suficiente la compañía presenta falencias en su

gestión de cartera permitiendo que se aumenten los saldos en cartera de difícil cobro y

que su recaudo tenga un mayor plazo.

● Reducción de capital de trabajo al aumentar la cartera y reducir el cobro con mayor plazo.

● Una eficiente gestión documental permite aumentar la efectividad, reducir tiempos de

producción, mejorar los procesos y que se tenga una mayor comunicación así como evitar

la duplicación de archivos y pérdida de los mismos de igual forma proporciona al auditor

una base sólida para una planeación correcta y la emisión de su dictamen sea clara y

precisa.
 Bibliografía

Circular básica contable y financiera, Circular Externa 100 de 1995 (Superintendencia Financiera de

Colombia 1995).

CISA. (06 de 2017). Gestión Inegral de Activos de Cartera. Recuperado el 10 de 2020, de

https://www.cisa.gov.co/PortalCISA/media/1718/informe-de-auditor%C3%ADa-interna-de-gesti

%C3%B3n-cartera.pdff

Estupiñan, R. (2007). Papeles de Trabajo en la auditoria financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones.

Estupiñan, R. (s.f.). Información jurídica. tributaria y Empresarial. Obtenido de

https://doctrina.vlex.com.co/vid/pruebas-sustantivas-58156950#:~:text=Las%20pruebas

%20sustantivas%20consisten%20en,o%20pruebas%20selectivas%2C%20y%20procedimientos

Process OnLine . (Julio 2015)¿Cuáles son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión

documental?. Obtenido de https://www.pol.com.co/cuales-son-las-consecuencias-

de-no-tener-en-cuenta-la-gestion-documental/.

AUDITOOL. (Marzo 2015). Documentación inadecuada. Auditor de Información Financiera,

tienes un riesgo importante. Obtenido de https://www.auditool.org/blog/auditoria-

externa/3267-documentacion-inadecuada-auditor-de-informacion-financiera-

tienes-un-riesgo-importante