Procedimiento Gestion Documental - Ferreteria R - S

Código- PRC-SST-001
PROCEDIMIENTO Versión – 001

CONTROL GESTION Fecha: 05/09/2020
DOCUMENTAL
Página: 1
PROCEDIMIENTO
CONTROL GESTIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Página: 2
1. Objetivo
Establecer condiciones básicas para el control de la información

documental de la Empresa FERRETERIA R & S, dentro del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
2. Alcance
El presente documento aplica para todos los documentos que hacen

parte del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y para
todos los colaboradores que se encargan de realizar control de los
mismos.
3. Términos y Definiciones
Anexo: Información adicional que brinda mayor claridad de en

la información.
Copia controlada: Las copias físicas autorizadas por el
responsable del proceso y las correspondientes a la Lista de
Destinatarios, se le agregará el sello de “COPIA CONTROLADA”.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su
vigencia en fecha o contenido.
Indicadores: herramientas que permiten clarificar y definir de
manera precisa, objetivos e impactos y son medidas
verificables de cambio o resultado de las actividades o acciones
desarrolladas por la empresa.
Lista maestra: matriz donde se relacionan los documentos de
la FERRETERÍA R&S.
Mapa de riesgos: documento para organizar la información en
el cual se describen los riesgos de la entidad, el mapa de
DOCUMENTAL
Página: 3
riesgos representa la probabilidad e impacto de uno o mes

riesgos frente a un proceso.
Objetivos institucionales: son las responsabilidades de la
empresa en el ámbito de sus competencias para ser alcanzadas
de acuerdo a cada área de la empresa.
Plan de Acción: instrumento que articula estratégicamente las
acciones de la empresa Ferretería R & S el cual permite la
identificación de sus acciones a fin de cumplir con los planes
estratégicos.
Plan Estratégico: Instrumento que debe reflejar la misión,
visión, objetivos, indicadores, estrategias y orientaciones
generales de la empresa.
Política: lineamiento general el cual permite orientar las
acciones institucionales y facilitar los procesos para la toma de
decisiones.
Política de Calidad: orientación de una entidad relativa a la
calidad.
Procedimiento: lineamiento que permite orientar en la
ejecución de una actividad o un proceso, define el quien, como,
cuando, donde se realiza.
Proceso: conjunto de actividades relacionadas de manera
articulada que generan un resultado.
Programa: documentos que definen con claridad los objetivos
de la empresa y describen la forma como se alcanzaran los
objetivos.
Registro: documento que proporciona evidencia de las
actividades realizadas.
4. Documentos de referencia:
Decreto 1072
Decreto 2126 de 2012
Resolución 469 de 2013 Tablas de retención documental
ISO 9001 de 2015
DOCUMENTAL
Página: 4
5. Desarrollo
5.1. Estructura Documental:
La estructura documental de gestión de la información de la empresa

FERRETERÍA R&S, se conforma de la siguiente manera:
Política
Manuales
Procedimientos y
fichas de procesos
Instructivos y Guías
Formatos y Registros
Política: proceso en el que se establecen generalidades de la

conducta a seguir para conservar el orden y bienestar de los
colaboradores dentro de la empresa.
Manual: instructivo que explica de forma ordenada los
aspectos necesarios para la ejecución de algún proceso.
Procedimiento: conjunto de acciones que se relacionan entre
sí para obtener un resultado.
Instructivo: instrumento que sirve de guía para el desarrollo
de algún proceso.
Formatos: documento con aspectos o características
establecidas que definen la forma de entrega de alguna
información.
DOCUMENTAL
Página: 5
5.2. Estructura de un procedimiento
A continuación se establece la estructura documental de todos los

documentos de la empresa FERRETERÍA R&S.
Dentro de la estructura de los procedimientos del SG-SST se debe

tener un objetivo claro, el alcance del procedimiento debe estar
claramente definido, con una breve característica de los elementos
importantes del procedimiento y en donde se establezcan los
documentos de referencia normativa que aplican para cada
procedimiento y contener sus respectivos anexos.
5.3. Plantilla de Calidad
Encabezado: cada una de las páginas que conforman los

documentos debe tener un encabezado y sección de control de
cambios según se establecen a continuación.
DOCUMENTAL
Página: 6
Logotipo de la empresa al lado izquierdo de la página.

Título del documento centrado en mayúscula.
Código del documento al lado superior derecho de la página.
Versión actual del documento al lado derecho central de la
página.
Fecha de la versión del documento al lado derecho inferior
Pie de página
Se ubica en la última página del cada documento y se conforma de la

siguiente manera:
Lado izquierdo inferior de la página: firma de la persona que lo

elaboro.
Lado medio inferior de la página: firma de la persona que lo
reviso.
Lado derecho inferior de la página: firma de la persona que lo
aprobó.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

DOCUMENTAL
Página: 7
Identificación de los códigos asignados
En la empresa FERRETERÍA R&S la identificación de los documentos

de gestión de la información documental, se establece por una
combinación de letras Mayúsculas, utilización de guion (-) y números.
PRC: Procedimiento
IN : Instructivo
MA: Manual
RG: Registro
RL: Reglamento
CRO: Cronograma
POL: Política
MAT: Matriz
FTO: Formato
PRO Programa
PLA Plan
GUI Guía
ACT Acta
PEP: Planeación, Ejecución y Entrega
RH: Recursos Humanos
SST: Seguridad y salud en el trabajo
5.4. Distribución:
Los documentos generados se harán llegar a las áreas involucradas

de forma física y digita, manteniendo control de cada documento
oficial.
DOCUMENTAL
Página: 8
5.5. Almacenamiento
Documentos Físicos: La empresa FERRETERÍA R&S asigna un

cuarto de archiva, para los documentos que son de carácter
obligatorio mantenerlos de forma física por un determinado tiempo.
Dicho almacenamiento se ejecuta de la siguiente manera:
Utilizar carpeta propalcolder.

Utilizar gancho legajador plástico.
Foliar cada página del documento.
Cajas de archivo marcadas.
Documentos Digitales: el almacenamiento de documentos digitales

se realizara en una carpeta predeterminada en el escritorio del PC del
área de SST y realización de copia de seguridad diaria en la nube del
correo electrónico utilizado.
Obsoletos: Los documentos obsoletos se encontraran en un espacio

del cuarto de archivo en una caja marcada con el nombre de
Obsoleto, en el cual guardaran con las mismas características de
archivo de documentos activos.
Los documentos obsoletos digitales se archivaran de manera digital
en una subcarpeta en el escritorio del PC del área de SST, con el
nombre de Documentos Obsoletos, y realizando copia de seguridad
diaria en la nube del correo electrónico utilizado.
Control de Cambio: por medio de la siguiente tabla se conserva el

control de las actualizaciones realizadas a los documentos.
Descripción del Versión Versión

No. Fecha
cambio anterior actual
DOCUMENTAL
Página: 9
Conservación y seguridad: La empresa FERRETERÍA R&S establece

para la buena conservación de la documentación copia de seguridad
diaria en la nube del correo electrónico Drive, con acceso exclusivo al
área de SST y contraseña en la parta ubicada en el escritorio del PC.
El acceso al cuarto de archivo será igualmente exclusivo para el área
de SST.
Copias Controladas: se establece un sello con la palabra COPIA,

para utilizar en los documentos físicos en los que se necesite soporte
del documento entregado; al igual que una marca de agua con la
palabra COPIA para los documentos digitales que se tengan que
entregar como soporte del documento realizado.
5.6. Anexos
Listado Maestro de Documentos
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Harold David Parra Rojas

Jacid Montoya Gutiérrez
Laura Yarihtza Ramírez Serrato

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Establecer condiciones básicas para el control de la información

El presente documento aplica para todos los documentos que hacen

Anexo: Información adicional que brinda mayor claridad de en

riesgos representa la probabilidad e impacto de uno o mes

5.1. Estructura Documental:

La estructura documental de gestión de la información de la empresa

Política: proceso en el que se establecen generalidades de la

5.2. Estructura de un procedimiento

A continuación se establece la estructura documental de todos los

Dentro de la estructura de los procedimientos del SG-SST se debe

5.3. Plantilla de Calidad

Encabezado: cada una de las páginas que conforman los

Logotipo de la empresa al lado izquierdo de la página.

Se ubica en la última página del cada documento y se conforma de la

Lado izquierdo inferior de la página: firma de la persona que lo

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Identificación de los códigos asignados

En la empresa FERRETERÍA R&S la identificación de los documentos

Los documentos generados se harán llegar a las áreas involucradas

Documentos Físicos: La empresa FERRETERÍA R&S asigna un

Utilizar carpeta propalcolder.

Documentos Digitales: el almacenamiento de documentos digitales

Obsoletos: Los documentos obsoletos se encontraran en un espacio

Control de Cambio: por medio de la siguiente tabla se conserva el

Descripción del Versión Versión

Conservación y seguridad: La empresa FERRETERÍA R&S establece

Copias Controladas: se establece un sello con la palabra COPIA,

Listado Maestro de Documentos

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Harold David Parra Rojas

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