La contabilidad

colaborativa

en 5
sencillos pasos
con Holded
Contabilidad
colaborativa en 5
sencillos pasos
con Holded.
Una nueva manera de trabajar
para la asesoría moderna.

2 La tecnología cambia
nuestra manera
de trabajar

9 Beneficios de la
contabilidad colaborativa

12 Cómo empezar

18 Nuevas oportunidades
para las asesorías

20 Conclusión
La tecnología Hoy en día se publican puestos de trabajo
en LinkedIn que no podrían haber existido
cambia nuestra hace quince años y se generan economías

manera de trabajar
alrededor de industrias que hace una
década pertenecían a la imaginación.
La adopción de internet en los hogares
durante los noventa solo ha acelerado
el proceso, hasta el punto que ya no nos
podemos desconectar. Como dice el
filósofo Eudald Espluga:

«… no creo que podamos ver internet

como una herramienta opcional, como algo
externo que puede añadirse o quitarse a
nuestras acciones… Por lo tanto, lo que
podemos hacer es cuestionar qué uso
hacemos de ello, si resulta emancipador
o todo lo contrario, o imaginar estrategias
para reapropiarnos de esa tecnología…».

Si se está conectado o no, ya no es una

opción. La pregunta es: ¿Cómo usamos
esta tecnología?

4 3
EMPRESAS CADA Las pymes españolas van retrasadas en su transformación
VEZ MÁS DIGITALES digital en comparación con grandes empresas. La
incertidumbre sobre normas digitales, los obstáculos
En los últimos años, hemos visto un gran normativos, la falta de recursos financieros y las habilidades
avance en cuanto a la digitalización de digitales son las barreras.
procesos empresariales. De acuerdo con
un estudio publicado por la Comisión Poco más del 20% de las empresas pequeñas cuentan con un
Europea en 2022, España ocupa el séptimo sistema digital de gestión empresarial, pasa a ser un 50% en
puesto a nivel de digitalización entre las medianas, y casi el 70% de las grandes.
estados miembros de la UE.
El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 es una iniciativa
del Gobierno español que busca nivelar estos números. A

20%
través de iniciativas como Acelera Pyme y el Kit Digital, se
busca digitalizar al menos 1.350.000 pymes para el 2025.

Empresas pequeñas
que cuentan con un
sistema digital de gestión
Trabajo remoto
empresarial
La pandemia del 2020 obligó a
muchos negocios a digitalizarse,

50%
independientemente de su tamaño.
El no poder ir a la oficina enseñó
una nueva forma de colaborar a
distancia. También hizo reflexionar
sobre lo que esperamos de
Empresas medianas nuestros trabajos y a revalorizar
que cuentan con un nuestro tiempo libre.
sistema digital de gestión
empresarial
A pesar de que numerosas
empresas están obligando a

70%
regresar a la oficina, siguen siendo
muchos los empleados que esperan
un modelo de trabajo híbrido. O al
menos, tener el poder de acceder a
la información que necesitan desde
Empresas grandes
cualquier lugar.
que cuentan con un
sistema digital de gestión
empresarial

4 5
 1 LA CONTABILIDAD
TRADICIONAL
Usuario Y SUS LIMITACIONES
Transacción
Los modelos de contabilidad
tradicionales se están volviendo
obsoletos debido al avance
tecnológico. Dependen de las
personas que los llevan, lo cual

2
los hace vulnerables a errores
humanos, dando así lugar
a retrasos, imprecisiones y
Banco desajustes.
Tramitación
de pago Además, la alta competencia en el
sector de las asesorías ha llevado
a una situación donde el tiempo

3
dedicado a introducir datos en la
contabilidad ya no es rentable.
Inteligencia artificial automáticamente, comprender
Mazen Kourouche, el director entradas y clasificarlas en los Organización Los procesos lineales no tienen
creativo de Litmus Digital, afirma, al códigos de contabilidad correctos, Emisión de factura la velocidad o la versatilidad para
igual que muchos otros, que «la IA entre otras cosas. ofrecer la información que el cliente
(inteligencia artificial) no reemplazará de hoy necesita. También les falta
nuestros trabajos… Pero alguien que detalle y especialización.
Factura electrónica
sepa usarla lo hará». Desestimar la
IA como solo una tendencia o una Entendemos la factura electrónica Dicho de otra manera, se esperan
herramienta «sobrevalorada» es un
error porque esta se usa desde hace
mucho tiempo, lo que ha cambiado
como aquella en formato digital,
actualmente un XML, que requiere
de una firma electrónica. No es una
4 soluciones para situaciones
específicas y en el momento
oportuno, no dentro de tres meses
Asesoría
ahora es que está al alcance de novedad, desde 2015 es obligatorio o a final de año.
Recolección
todo el mundo. emitirlas a administraciones de facturas
públicas. La diferencia ahora es que,
En un principio parecería que los a raíz de iniciativas como TicketBAI,
afectados serían mayormente ley Crea y Crece y ley Antifraude, la
escritores, programadores e
ilustradores, pero la IA se puede
factura electrónica está empezando
a entrar en el inconsciente colectivo, 5
aplicar a casi cualquier industria. ya que, pronto, todos los autónomos AEAT
Cuando se trata de contabilidad, y pymes deberán facturar Presentación
esta puede cargar documentos electrónicamente. de modelos

6 7
¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD
COLABORATIVA? Beneficios de
Es un modo de trabajar que se enfoca en la
la contabilidad
colaborativa
participación y colaboración entre asesoría y
cliente en el proceso contable de una empresa
u organización. Gracias a la evolución de las La contabilidad
SaaS (Software as a Service) y la tecnología en colaborativa permite
la nube, se pueden compartir responsabilidades proveer información
y colaborar para mantener los registros contable específica
financieros, hacer seguimiento de los gastos, y comprensible de
ingresos y demás. forma inmediata.

EFICIENCIA AUTOMATIZACIÓN
Una de las consecuencias de que el Además de ahorro de tiempo,
cliente tenga acceso a su información la automatización garantiza un alto
contable es que está involucrado nivel de consistencia y calidad en
en el día a día de su contabilidad la realización de servicios. Esto
SA AS
E E SO y eso ayuda al asesor a entender contribuye a la satisfacción del cliente
PR su actividad, además de aligerar y la reputación de la asesoría.
M
R

su carga de trabajo. Los informes

E

D
DA actualizados y el análisis en tiempo Por ejemplo, la contabilidad
LI
real ayudan a las gestorías y a colaborativa permite la creación
I

FI
B
TA

SC

sus clientes a tomar decisiones automática de asientos contables

CON

ALID

informadas, basadas en datos cuando el cliente:

Software de precisos.
contabilidad • Emite una factura.
AD

colaborativa • Registra el pago de una

factura emitida.
BAN

AT

• Registra un gasto para poder

controlar los vencimientos.
AE
CO

FA • Emite una remesa bancaria

CT de cobro o pago.
U R AC I Ó N
• Conecta un banco con
sus credenciales.
CON • Importa las nóminas.
SUMIDOR

8 9
CUMPLIMIENTO SATISFACCIÓN
Y TRAZABILIDAD
Las pequeñas empresas esperan
Con un programa en la nube cada vez tener más visibilidad
se puede registrar cada acción sobre sus finanzas diarias, y la
realizada en el sistema, lo que colaboración en tiempo real con su
permite rastrear quién ha hecho asesoría hace esto posible. Con la
cambios, cuándo y cuáles. Este contabilidad colaborativa, el cliente
nivel de trazabilidad es esencial tiene acceso a su contabilidad
para demostrar el cumplimiento desde cualquier lugar y cualquier
de ciertas regulaciones y para dispositivo. Accediendo así a sus
proporcionar una auditoría completa ventas, gastos y beneficios, entre
de las actividades contables. otros, con solo hacer login.

Por ejemplo, cada cuenta puede Por primera vez, las empresas
disponer de un registro de actividad pequeñas y los autónomos pueden
de cada usuario. Y si hay dudas acceder a su información contable
sobre un asiento, se puede ver la y fiscal hecha por un profesional
factura relacionada, el pago, la ficha en el mismo sistema que utiliza
del cliente, el producto, el albarán para su gestión diaria. El cliente
de envío o cualquier documento puede entender su contabilidad
relacionado. y así implicarse más y hacer más
consultas. Lo que se traduce en una
mejor relación y mayor facturación
para la asesoría.
PRECISIÓN
El asesor dispone de las
herramientas necesarias para
asegurarse de que la colaboración
sea eficaz y que el cliente no pueda
modificar los datos ya revisados.

Por ejemplo, se pueden bloquear

períodos fiscales y contables,
así nadie podrá modificar estos
períodos. También se pueden
puntear los asientos de forma
automática y separar los registros
que se han revisado de los que no.

10 13
Cómo empezar
2
1
Solicita el acceso
al portal del asesor
Una vez tienes creada tu cuenta de
3
Holded, podrás solicitar desde la
Crea la primera
cuenta de tu cliente
EMPIEZA EN
pestaña de Asesorías -> Mi portal,
Crea tu cuenta
el acceso al portal del asesor.
de asesor en Holded
5 SENCILLOS Una vez hayas obtenido el

PASOS
La contabilidad colaborativa es Desde el portal del asesor podrás acceso al portal del asesor,
posible gracias a la tecnología en crear nuevas cuentas para tus podrás crear cuentas para
la nube, ya que permite al cliente clientes o conectar con los más de tus clientes e invitarles
y asesor trabajar sobre el mismo 90.000 usuarios de Holded a través para que puedan trabajar
programa. del Marketplace. colaborativamente con
tu asesoría.
Holded lleva más de 7 años Además, podrás gestionar todos
trabajando para ofrecer un tus clientes con un panel que te
software que no solo cumpla con permite saber de un vistazo qué

4
las necesidades de clientes y cuentas necesitan de tu atención,
asesorías, sino que sea un producto porque tienen nuevas transacciones
aclamado por sus usuarios. Gracias o porque requieren presentar algún
a esto se ha convertido en el formulario, así como comunicarte
programa en la nube número uno con tus clientes a través de un
en España. sistema de mensajería.

El primer paso para empezar es También podrás asignar cada Organiza una sesión de
crear de forma gratuita la cuenta de cliente al asesor encargado, introducción con el cliente
tu asesoría en Holded. Al crear la controlando los accesos y el trabajo
cuenta, debes elegir ‘Asesoría’ en la de tu equipo. Antes de empezar a trabajar
opción de tipo de cuenta. de forma colaborativa, es muy
recomendable organizar una sesión
de introducción con el cliente para
explicarle la nueva forma de trabajar
y sus beneficios.

12 13
Cada asesoría puede elegir el proceso • El cliente realizará los Si es una sociedad: Si es una sociedad:
que más se ajuste a sus necesidades, presupuestos, facturas y demás • El cuadro de cuentas. • Los datos fiscales de
pero desde Holded, y con el objetivo tareas administrativas en Holded. facturación: Nombre, NIF
• Las facturas emitidas
de obtener todos los beneficios • El asesor revisará y actualizará y dirección fiscal.
y el estado de pago.
de la contabilidad colaborativa, la información contable y
• Las facturas recibidas • Elegir y personalizar la plantilla
recomendamos el siguiente: fiscal semanalmente, de forma
y el estado de pago. de factura y subir el logotipo.
• Asesoría y cliente deben que el cliente sabe que cada
• Las nóminas recibidas • Sincronizar las cuentas
realizar la parametrización de la semana su cuenta de Holded
(en caso de tener empleados). bancarias y ponerlas en modo
facturación de forma conjunta, está actualizada y puede
automático.
ya que es algo importante tanto utilizar la información para • Los activos.
para la imagen comercial del tomar decisiones estratégicas. • Crear las formas de pago:
• El libro diario eliminando los
cliente como para la parte legal Además, así se reduce la para poder indicarlas al crear
asientos de facturas, nóminas
del asesor. En el siguiente punto concentración de trabajo a las facturas.
y activos.
detallamos los elementos que final de trimestre y se dispone • Ajustar la numeración de la
hay que parametrizar tanto de de más tiempo para asesorar facturación emitida y poner
a los clientes en el período de ¿QUÉ HAY QUE PARAMETRIZAR? el formato y el último número
forma conjunta como los que son
presentación de impuestos. Si es un autónomo: utilizado.
directamente parte del asesor.
• Los datos fiscales de • Configurar el email del inbox,
facturación: Nombre, NIF donde se enviarán todas las
y dirección fiscal. facturas recibidas.

5
• Elegir y personalizar la plantilla • Definir el período contable.
de factura y subir el logotipo.
Importación y • Definir el número de dígitos
parametrización • Sincronizar las cuentas de las cuentas contables.
bancarias y ponerlas en modo
Por último, una vez realizada la automático. En Holded, existen múltiples guías
sesión con el cliente, hay que hacer • Crear las formas de pago: de uso actualizadas en Academy,
la importación y parametrización para poder indicarlas al crear disponibles online a través de
de la cuenta para poder empezar las facturas. https://help.holded.com/es/ y
a trabajar. • Ajustar la numeración de la desde el menú de ayuda dentro
facturación emitida y poner del software Además, si necesitas
¿QUÉ HAY QUE IMPORTAR? el formato y el último número ayuda personalizada con cualquiera
utilizado. de los pasos anteriores, puedes
Si es un autónomo: ponerte en contacto con nosotros a
• Definir y crear las categorías
• Las facturas emitidas y el estado de ventas y gastos. través de [email protected]. Y
de pago. tras seguir estos sencillos pasos, tu
• Configurar el email del inbox,
asesoría ya está lista para empezar
• Las facturas recibidas y el donde se enviarán todas las
con la contabilidad colaborativa.
estado de pago. facturas recibidas.
• Las nóminas recibidas (en caso
de tener empleados).

14 15
SUPERANDO RETOS

Falta de tiempo Incompatibilidad con

Una de las razones más comunes sistemas existentes
para no adoptar un nuevo software Para evitar una posible
es la falta de tiempo. Si bien es incompatibilidad, hay que
verdad que la implementación de documentar las especificaciones,
nueva tecnología no se hace de un funciones, características y
día para otro, esta debe verse como dependencias de cada sistema,
una inversión. Se debe pensar en e identificar cualquier brecha,
el tiempo que se ahorrará, no en el problema o riesgo que
que se invertirá. puedan tener.

Rechazo por parte Costes de implementación

del equipo y mantenimiento
La mejor manera de lidiar con Por suerte, hoy en día se puede
esta situación es comunicar con conseguir software en la nube
suficiente tiempo los cambios que cuesta solo una fracción de
que se implantarán. Con menos lo que los programas en local
tiempo de anticipación, mayor suelen costar. Generalmente, estos
será la resistencia. También se se pagan a través de una cuota
aconseja hacer partícipe a todos en mensual con diferentes planes
la implementación del programa y que se pueden adaptar a las
empezar a usarlo por partes. necesidades de cada cliente.

Rechazo por parte

de los clientes
Primero, se debe entender la razón
del rechazo para poder dirigir al
usuario al contenido apropiado,
ya sea un webinar o una guía
que explique cómo funciona la
tecnología en la nube. Además,
cuando el cliente empiece a usar el
software, es importante reconocer
el esfuerzo que este está haciendo.

17
Nuevas ASESORAMIENTO
ESPECIALIZADO

oportunidades Aquellos clientes que quieren

para las
proactivamente trabajar en su
contabilidad, necesitan de un apoyo

asesorías
más especializado. Estos servicios
de asesoramiento pueden incluir
optimización fiscal o gestión de
cashflow, análisis estratégico, etc.
Al tener la información compartida
en tiempo real, el asesor puede
contestar a consultas por parte
del cliente de forma inmediata.

Gracias a esta OUTSOURCING

tecnología, las CONTABLE
asesorías pueden
Aquí la asesoría se encarga de
ofrecer nuevos toda la contabilidad de aquellos
servicios a sus clientes que sienten que les falta
clientes. información o no tienen tiempo para
gestionar sus finanzas (saber qué
facturas tienen que pagar, a qué
clientes llamar para cobrar, cuál es
el impacto de un activo, etc.). Las
plataformas en la nube, le permiten NUEVAS MANERAS
al asesor tomar el control y tener un
DE MONETIZAR
rol activo en la gestión.
Los precios de los servicios se
pueden definir en función de
la periodicidad de actualización
de la información, volumen de
transacciones o actividad de
la empresa, por ejemplo.

18 21
Conclusión

La digitalización ya no es solo una herramienta, sino una

parte integral de nuestra vida cotidiana, adaptándose cada
vez más a nuestras necesidades y expectativas. En este
contexto, la contabilidad tradicional muestra limitaciones
ante la demanda actual de información precisa e inmediata.

Como respuesta a estos desafíos, surge la contabilidad

colaborativa que contrasta con métodos tradicionales al
ser específica, comprensible y personalizada según las
necesidades del usuario. Este cambio es fundamental para
adaptarse a una sociedad cada vez más digital y móvil,
donde las expectativas de acceso rápido a la información
son la norma.

Pasarse a la contabilidad colaborativa requiere de visión,

paciencia y planificación. Se deben marcar objetivos y
explorar cuáles son las plataformas que se adaptan a las
necesidades de la asesoría y el cliente.

El proceso puede tomar tiempo y esfuerzo, pero

este se debe ver como una inversión en la eficiencia
del despacho. Como ya han experimentado algunas
asesorías de primera mano, cuando encuentras la
solución adecuada, las recompensas superarán con
creces la inversión inicial. ¡Buena suerte!

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Hazlo simple.