Universidad Veracruzana

Facultad

Facultad de Ciencias Administrativas y Sociales

Programa Educativo

Administración de negocios internacionales

Experiencia Educativa

Sistemas de información y sociedad del conocimiento

Docente
Agustín Jaime García Banda

Titulo

Análisis Web en la Empresa.

Autor

Balcázar Rodríguez María Fernanda (representante)

García Hernández Rosa
Iglesias García Alicia

Bloque y Sección

201

Xalapa, Ver a 29 de Marzo de 2016

Contenido
1. ANALISIS PRELIMINAR.......................................................................................................1
I. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................1
II. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.........................................................................................1
III. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................1
IV. PROPUESTA.......................................................................................................................2
2. ANALISIS DE AMBIENTE DEL USUARIO.........................................................................2
I. OBJETIVO GENERAL........................................................................................................2
II. ORGANIGRAMA.................................................................................................................2
III. POLÍTICAS GENERALES..................................................................................................3
IV. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ACTUAL...............................................................3
V. DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS..............................................................................3
 Fase de contratación....................................................................................................4
 Fase de trato con proveedores..................................................................................7
 Fase de actividad mercadológica..............................................................................9
VI. GUÍA DE ENTREVISTAS.............................................................................................12
 Guía de las entrevistas aplicadas para el análisis..............................................12
 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la fase de trato
con los proveedores...........................................................................................................15
 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la
contratación..........................................................................................................................16
 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la actividad
mercadológica.....................................................................................................................17
 1

1. ANALISIS PRELIMINAR.
I. INTRODUCCIÓN.
La cadena de tiendas de conveniencia X24, ubicada en Av. Lázaro Cárdenas 521,
Col. Siete de noviembre, Xalapa, Ver. Es una empresa dedicada a satisfacer las
necesidades de conveniencia del mercado a través de un servicio práctico, amable
y rápido, generando confianza en sus consumidores.
Inicia en mayo de 1997 con su primera sucursal en la avenida Américas.
Comienza como un pequeño depósito de cerveza y licores, con el concepto de
Boutique de artículos promocionales de la Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma. Al
principio se dio a conocer bajo el nombre de Súper Sol, meses después se abren
2 sucursales más, Castillo y Coatepec, ya en el año 2000, se cambia el concepto
a tiendas de conveniencia, bajo el nombre de Súper Xtra, para el 2002 ya eran 15
sucursales, y es ahí donde se forma la estructura actual de la empresa, y sigue
creciendo. Hace 14 años cambia nuevamente a su nombre actual: Súper X24.
II. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.
Se tienen problemas operativos y de recursos humanos que repercuten en la
capacidad de satisfacción al consumidor, se batalla con los abastos, esto quiere
decir con los proveedores. En cuanto a problemas de comunicaciones es el
presupuesto uno de los principales limitantes, se trata de coordinar con los
proveedores para que sean ellos los que destinen los recursos para su publicidad
y no sea la empresa quien pague por estas.
III. JUSTIFICACIÓN.
La falta de interés y conocimiento de lo que sucede dentro de la empresa por parte
del área de recursos humanos ha llevado a distintos conflictos de abastecimiento,
lo cual ha generado la ausencia de contratación de personal adecuado que haga
los pedidos correctos y que atienda al consumidor como se espera, esto provoca
que se comiencen a perder ventas y los consumidores acudan a otra tienda que
les proporcione lo que ellos necesiten de la manera que ellos desean. En base a
esto se busca que el área de recursos humanos mejorare las relaciones con los
proveedores y desarrolle al personal de manera adecuada, apoyándose con las
estrategias de publicidad que se manejan actualmente en la empresa.
 2

IV. PROPUESTA.
Se propone hacer el análisis, diseño, implantación de una página Web bajo la
estructura de un BLOG, basado en computadora la cual proporcione la publicidad
adecuada de todos los productos de la empresa, así como información relevante
de estos, con lo cual proporcionará datos estadísticos y financieros que apoyen la
toma de decisiones de los directores de la empresa, ayudándoles a ver qué tan
recomendable es el uso

2. ANALISIS DE AMBIENTE DEL USUARIO

I. OBJETIVO GENERAL.
Publicitar todos los productos para su venta en cada una de las sucursales dentro
de Xalapa, Ver, es decir, proporcionar información de la empresa, ubicación de las
sucursales, promociones, formas de pago, entre otros
II. ORGANIGRAMA.

Socios

Direccion
general

Departamento Departamento
Departamento Recursos
economico de Compras
de marketing humanos
administrativo operaciones
 3

III. POLÍTICAS GENERALES.

a) La Administración de X24 priorizará los proyectos orientados a incrementar
el valor de la compañía, manteniendo en lo posible la rentabilidad de las
promociones que se ofrecen y fomentando el desarrollo de nuevos
productos y/o servicios, que permitan a X24 ampliar su cartera de ingresos,
maximizando la rentabilidad de su infraestructura.
b) Mantener de manera constante un mejoramiento de los procesos de ventas
para adaptarse a los nuevos desarrollos tecnológicos.
c) Brindar especial atención y prioridad a los clientes logrando así que estos
regresen y se genere el mayor porcentaje de ingresos en la empresa.
d) Con el objeto de mantener competitivo a X24 frente a la competencia la
administración presentará para aprobación los precios y porcentaje de
descuentos para los distintos servicios que ofrece la empresa en función del
mercado siempre y cuando se asegure una adecuada rentabilidad para
esta. Se deben exceptuar aquellos precios de servicios regulados por los
proveedores, promociones de socios, considerando las disposiciones
regulatorias que existan al respecto.
IV. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ACTUAL.
El sistema actual de control de proveedores, contratación y marketing de Súper
X24 funciona de la siguiente manera:
 Fase de contratación de personal.- Se realiza cuando la empresa no
cuenta con el suficiente número de empleados en sus sucursales.
 Fase de trato con los proveedores.- se realiza para monitorear los
negocios que ya se tienen y la adquisición de nuevos proveedores.
 Fase de actividad mercadológica.- Se realiza cuando la empresa desea
dar a conocer los productos o servicios que ofrece, de forma que genere
ventas a corto o mediano plazo.
V. DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS.
En esta sección, se describen en forma detallada todas las tareas que se
desarrollan en los procedimientos administrativos que integran las 3 distintas
 4

fases, lo cual permitirá detectar la generación y manipulación de los datos

originados en estos procesos.

 Fase de contratación
Está integrada por los siguientes procesos:
1) Lanzamiento de la convocatoria de solicitud de empleados
2) Recibimiento de solicitudes de empleo y entrevistas de trabajo
3) Selección y capacitación de posibles empleados mejor capacitados (con
experiencia)
4) Contratación del personal seleccionado

Cabe mencionar que la simbología utilizada en la presentación de los diagramas,

está de acuerdo a los estándares establecidos por la Organización Internacional
de Estandarización (The International Organization for Standardization)
international standard 1028.

Nombre del procedimiento: Contratación de personal

Objetivo: Contratar personal adecuado que haga los pedidos correctos y que
atienda al consumidor como él lo espera.

Descripción: En este procedimiento se ejecutan las siguientes tareas:

1) Se lanza la convocatoria de solicitud de personal.

2) Se reciben los currículums.
3) Se realizan las entrevistas en las sucursales en donde se seleccionan a los
más experimentados.
4) Se hace un reclutamiento en donde se les aplica un examen del cual se
desprenderá el puesto que desempeñarán.
5) Después se les da una capacitación adecuada según el trabajo a
desempeñar.
6) Se firma el contrato.

Duración: Entre 2 y 3 días

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Comentarios: Este procedimiento es variable en cuanto a su duración, ya que

depende del número de solicitudes recibidas y del tiempo invertido en las
entrevistas, selección, reclutamiento y capacitación.

Personal involucrado: Recursos humanos y personal potencial.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de personal.

Recursos Humanos Personal potencial

Inicio

Recibe contrato
Lanzamiento de la
convocatoria de
solicitud de personal

Recibimiento de
currículums Firma contrato

1
Realización de las
entrevistas Fin

¿Tiene experiencia?
Si No

Se selecciona No se selecciona

Se archiva
Reclutamiento y documentación
aplicación de examen
para posicionamiento
1

Se proporciona Contrato
Capacitación un contrato
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 Fase de trato con proveedores.

Está integrada por los siguientes procesos:
1) Entrevistas
2) Juntas de trabajo
3) Firma de acuerdos.
4) Desarrollo de los acuerdos o planes.
Nombre del procedimiento: Trato con proveedores.

Objetivo: Desarrollar un esquema que permita garantizar el abasto a las tiendas

por un costo bajo.

Descripción: En este procedimiento se ejecutan las siguientes tareas:

1) Se realizan las entrevistas con los proveedores.

2) Después se hacen juntas de trabajo con los proveedores que se
escogieron de las entrevistas previas
3) En las juntas se exponen las necesidades de ambas empresas.
4) Se discuten las necesidades de cada una de las partes.
5) Se negocian los acuerdos a firmar.
6) Comienzan a desarrollar: planes de entrega, políticas de
devoluciones y pagos.

Duración: Se realiza anualmente, dura aproximadamente de 2-3 horas.

Comentarios: Con los proveedores prestablecidos se hacen revisiones anuales y

con los nuevos se agenda citas diariamente.

Personal involucrado: Área de finanzas, de operaciones y el departamento de

compras.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trato con proveedores

Área de operaciones. Área de Finanzas Área de compras

(almacén)

Inicio Se negocian los

acuerdos a
firmar

Se hacen Entrega de
entrevistas mercancía.

Es un buen
no Fin.
proveedor?

No
Realizan
cumple si
juntas de
con los
trabajo para
requeri
exponer las
mientos
necesidades
.
de la
empresa

Se discuten
necesidade
s de ambas
partes.
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 Fase de actividad mercadológica

Está integrada por los siguientes procesos:
1) Llega la solicitud.
2) Se elabora una estrategia de marketing
3) Se definen cuáles son los productos que se quieren a lanzar.
4) Se propone la oferta que se quiere llevar a cabo
5) Se evalúa la propuesta de oferta comercial
6) El departamento de marketing se encarga de enviar la propuesta a los
proveedores y negociarla
7) Si aceptan se cierra el trato.

Nombre del procedimiento: Actividad mercadológica.

Objetivo: Satisfacer las necesidades de conveniencia del mercado a través de un
servicio práctico, amable y rápido, generando confianza en nuestros
consumidores.

Descripción: En este procedimiento se ejecutan las siguientes tareas:

1) Llega la solicitud del proveedor

2) Se elabora una estrategia de marketing
3) Se genera un listado de precios
4) Se definen cuáles son los productos que se quieren a lanzar.
5) Se obtiene información de mercado de acuerdo al producto en cuestión.
6) Se busca información sobre otras cadenas que manejen el mismo producto
y como lo están llevando.
7) Se definen los precios, condiciones de entrega, servicios y opciones de
pago.
8) Se propone la oferta que se quiere llevar a cabo
9) El departamento de operaciones evalúa la propuesta de oferta comercial
10)La dirección general evalúa la propuesta y hace sus propias investigaciones
de mercado y de la competencia, en base a la propuesta presentada.
11)Se analizan las opciones de pagos y entregas.
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12)Si todo se aprueba se hace elabora la propuesta comercial.

13)El departamento de marketing se encarga de enviar la propuesta a los
proveedores y negociarla
14)Si aceptan se cierra el trato y se lanzan los productos.

Duración: Entre 1 y 2 semanas.

Comentarios: Este procedimiento es variable en cuanto a su duración, ya que

depende del proveedor con el que se estén haciendo acuerdos y también de los
productos que se quieran lanzar.

Personal involucrado: Departamento de marketing, departamento de

operaciones y dirección general.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actividad mercadológica.

Departamento de marketing Departamento de operaciones Dirección general

Inicio Solicitud

Estrategia de
marketing

Listado de precios

Definir mezcla
de productos

Información del
mercado

Información de la
competencia

Definir precios, condiciones

de entrega, servicios y
opciones de pago.

Proponer oferta Evaluar propuesta de oferta Evaluar propuesta

1
comercial comercial.

Proponer condiciones de Informe de mercado

Propuesta comercial
entrega y opciones de pago
Informe de
competencia
Enviar oferta comercial
Elaborar oferta comercial Condiciones de entrega y
opciones de pago
Oferta comercial
Oferta comercial
Si No
Acepta 1
Se negocia la oferta

No Acepta Si Se cierra el trato y lanzan

los productos.
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VI. GUÍA DE ENTREVISTAS.

 Guía de las entrevistas aplicadas para el análisis.

FECHA: 14 de Marzo de 2016
NOMBRE DEL DIRECTOR/GERENTE: Alejandro Valencia Grayeb.

1. ¿CUANDO FUE FUNDADA LA COMPAÑÍA?

Nació en mayo de 1997

2. ¿CUAL FUE LA IDEA INICIAL DE FUNDAR ESTA COMPAÑÍA?

Comienza como un pequeño depósito de cerveza y licores, con el concepto
de Boutique de artículos promocionales de la Cervecería Cuauhtémoc
Moctezuma

3. ¿COMO HA EVOLUCIONADO LA COMPAÑÍA DESDE SU FUNDACION

HASTA HOY?
Inicia originalmente con su primera sucursal en la avenida Américas, en
donde se dio a conocer bajo el nombre de Súper Sol, meses después se
abren 2 sucursales más, Castillo y Coatepec, ya en el año 2000, se cambia
el concepto a tiendas de conveniencia, bajo el nombre de Súper Xtra, para
el 2002 ya eran 15 sucursales, y es ahí donde se forma la estructura actual
de la empresa, y sigue creciendo. Hace 14 años cambia nuevamente a su
nombre actual: Súper X24.

4. ¿SE TIENEN PLANES FUTUROS DE EXPANSION O MODIFICACION

IMPORTANTE?
Si, se tienen planes de crecimiento normal de las sucursales, que crecen a
razón de entre 12 –15 sucursales al año en Xalapa y la región (Perote,
Martínez de la torre, Cardel, Rinconada, Coatepec), además se está
tratando de aumentar las ventas a través de dispositivos electrónicos.
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5. ¿CUÁLES SON LOS PROBLEMAS DE MERCADOTECNIA O

PUBLICIDAD QUE SE TIENEN ACTUALMENTE?
Problemas operativos y de recursos humanos que repercuten en su
capacidad de satisfacción al consumidor, se está batallando con abastos,
esto quiere decir con los proveedores, ya que se trata que la experiencia
del consumidor sea perfecta desde la perspectiva que encuentre todo lo
que busca y al precio que él quiere. En cuanto a problemas de
comunicaciones es el presupuesto uno de los principales limitantes, se trata
de coordinar con los proveedores para que sean ellos los que destinen los
recursos para su publicidad y no sea X24 quien pague por estas.

6. ¿CUÁL ES LA CAUSA DEL PROBLEMA?

Recursos Humanos

7. ¿CÓMO AFECTA EL PROBLEMA EN LAS VENTAS DE LA EMPRESA?

Afecta de manera considerable, ya que si no se tiene al personal adecuado
que haga los pedidos correctos y que atienda al consumidor como él lo
espera, se comienza a perder ventas y estos se van a otra tienda que les
proporcione lo que ellos necesiten.

8. ¿CUAL CREE QUE SEA LA SOLUCION AL PROBLEMA?

Mejorar las relaciones con los proveedores y desarrollar al personal.

9. ¿QUIÉN PUDIERA AYUDAR A ENCONTRAR UNA SOLUCION AL

PROBLEMA?
Toda la organización debe trabajar, cada uno de los departamentos debe
enfocarse correctamente en su labor y realizarla adecuadamente, no hay
una sola persona responsable, se necesita coordinar a toda la empresa.

10. ¿DE QUE MANERA APOYARIA LA DIRECCIÓN A LA SOLUCION DEL

PROBLEMA?
El director debe coordinar las acciones y supervisar a cada uno de los
departamentos para que se cumplan las cosas en tiempo y forma.
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11. ¿CUÁL ES EL PROCESO ACTUAL PARA DIFUNDIR LA INFORMACIÓN A

LOS CLIENTES?
Se utiliza la publicidad conocida como “en punto de venta”, carteles y
publicidad impresa dentro de las sucursales, así como la información
persuasiva.

12. ¿QUÉ PROBLEMA HAY EN ESTE PROCESO?

En este proceso no se encuentran problemas sobresalientes.

13. ¿CREE QUE SEA POSIBLE MEJORAR LAS VENTAS CON PUBLICIDAD
POR MEDIOS ELECTRONICOS, POR EJEMPLO CREAR UNA PÁGINA
WEB?
Si. Estoy convencido, específicamente no se puede relacionar la publicidad
con las ventas de manera directa, es un error pensar que el objetivo
publicitario es aumentar las ventas, porque hay muchos otros que
aumentan las ventas, pero si se puede aumentar el conocimiento de una
marca, que puede dar un aumento de ventas.
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 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la fase de

trato con los proveedores.
NOMBRE DEL ENTREVISTADO: Alejandro Valencia Grayeb.

1. ¿CUAL ES EL OBJETIVO BASICO DE LA ACTIVIDAD?

Desarrollar un esquema que permita garantizar el abasto a las tiendas por un
costo bajo.

2. ¿CUÁLES SON LOS PASOS QUE SE REALIZAN EN ESTA ACTIVIDAD?

 Se entrevista.
 Después se hacen juntas de trabajo con los proveedores donde se exponen
las necesidades de la empresa.
 Se discuten las necesidades de cada una de las partes
 Se negocian los acuerdos a firmar.
 Comienzan a desarrollar: planes de entrega, políticas de devoluciones y
pagos.
3. ¿DÓNDE SE REALIZAN LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?
En las oficinas generales de la empresa.
4. ¿QUIEN EJECUTA LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?
El encargado del departamento de compras y almacén.

5. ¿CUANTO TIEMPO SE REQUIERE PARA DESARROLLAR LOS PASOS

DE LA ACTIVIDAD?
Depende del proveedor, ya que no todos son locales. Se acuerdan citas con las
empresas de fuera y esto lleva tiempo por la negociación o los procedimientos
burocráticos que tengan las empresas externas.

6. ¿CON QUE FRECUENCIA SE EJECUTAN LOS PASOS DE LA

ACTIVIDAD?
Revisión anual con cada uno de los proveedores con los que ya se trabajan y
diariamente hay citas con proveedores que quieren entrar a la cadena.

7. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REGISTRA O SE ALMACENA?

Periodicidad de pago, límites de crédito que se otorga, tiempo de entrega de los
productos.
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8. ¿QUIEN UTILIZA LA INFORMACION PRODUCIDA POR ESTA

ACTIVIDAD?
El área de finanzas para realizar los pagos y el área de operaciones ya que es la
que esta con trato diario con el proveedor.

9. ¿EXISTE ALGUNA POLITICA QUE AFECTE LA REALIZACION DE LA

ACTIVIDAD?
Si hay muchas políticas, por ejemplo: -si el precio que lleva el handhel del
proveedor no es exactamente que el de mi sistema, falla la compra y las tiendas
se quedan sin producto.

 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la

contratación.
NOMBRE DEL ENTREVISTADO: Alejandro Valencia Grayeb.

1. ¿CUAL ES EL OBJETIVO BASICO DE LA ACTIVIDAD?

Contratar personal adecuado que haga los pedidos correctos y que atienda al
consumidor como él lo espera.

2. ¿CUÁLES SON LOS PASOS QUE SE REALIZAN EN ESTA ACTIVIDAD?

 Lanzan las convocatorias.
 Se reciben los curriculums.
 Se realizan las entrevistas en las sucursales en donde se selecciona a los
más experimentados.
 Se hace un reclutamiento en donde se les aplica un examen del cual se
desprenderá el puesto que desempeñaran.
 Después se les da una capacitación adecuada según el trabajo a
desempeñar.

3. ¿DÓNDE SE REALIZAN LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?

La contratación se lleva a cabo en las oficinas centrales de la empresa.

4. ¿QUIEN EJECUTA LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?

Recursos humanos.
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5. ¿CUANTO TIEMPO SE REQUIERE PARA DESARROLLAR LOS PASOS

DE LA ACTIVIDAD?
De dos a tres días.
6. ¿CON QUE FRECUENCIA SE EJECUTAN LOS PASOS DE LA
ACTIVIDAD?
Una vez a la semana.

7. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REGISTRA O SE ALMACENA?

Todos los datos personales dentro del curriculum, esta se almacena aunque no se
contrate a la persona, para tenerlo como un posible candidato.

8. ¿QUIEN UTILIZA LA INFORMACION PRODUCIDA POR ESTA

ACTIVIDAD?
Recursos humanos.

9. ¿EXISTE ALGUNA POLITICA QUE AFECTE LA REALIZACION DE LA

ACTIVIDAD? R.- Ninguna

 Guía de la entrevista para entender los procesos básicos de la

actividad mercadológica.
NOMBRE DEL ENTREVISTADO: Alejandro Valencia Grayeb.

1. ¿CUAL ES EL OBJETIVO BASICO DE LA ACTIVIDAD?

Satisfacer las necesidades de conveniencia del mercado a través de un servicio
práctico, amable y rápido, generando confianza en nuestros consumidores.

2. ¿CUÁLES SON LOS PASOS QUE SE REALIZAN EN ESTA ACTIVIDAD?

 Llega la solicitud del proveedor
 Se elabora una estrategia de marketing
 Se genera un listado de precios
 Se definen cuáles son los productos que se quieren a lanzar.
 Se obtiene información de mercado de acuerdo al producto en
cuestión.
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 Se busca información sobre otras cadenas que manejen el mismo

producto y como lo están llevando.
 Se definen los precios, condiciones de entrega, servicios y opciones
de pago.
 Se propone la oferta que se quiere llevar a cabo
 El departamento de operaciones evalúa la propuesta de oferta
comercial
 La dirección general evalúa la propuesta y hace sus propias
investigaciones de mercado y de la competencia, en base a la
propuesta presentada.
 Se analizan las opciones de pagos y entregas.
 Si todo se aprueba se hace elabora la propuesta comercial.
 El departamento de marketing se encarga de enviar la propuesta a
los proveedores y negociarla
 Si aceptan se cierra el trato y se lanzan los productos.

3. ¿DÓNDE SE REALIZAN LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?

En las oficinas centrales de la empresa o en alguna sala de juntas del proveedor
en cuestión.

4. ¿QUIEN EJECUTA LOS PASOS DE LA ACTIVIDAD?

El departamento de mercadotecnia.

5. ¿CUANTO TIEMPO SE REQUIERE PARA DESARROLLAR LOS PASOS

DE LA ACTIVIDAD?
De una a dos semanas, pero las campañas son planeadas con un mes de
anticipación como mínimo.
6. ¿CON QUE FRECUENCIA SE EJECUTAN LOS PASOS DE LA
ACTIVIDAD?
Dos veces al mes en cuanto a los precios y a la parte promocional se hace de
manera mensual o bimestral.

7. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REGISTRA O SE ALMACENA?

Ventas, número de tickets impresos, ticket promedio.
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8. ¿QUIEN UTILIZA LA INFORMACION PRODUCIDA POR ESTA

ACTIVIDAD?
Departamento de mercadotecnia y operaciones.

9. ¿EXISTE ALGUNA POLITICA QUE AFECTE LA REALIZACION DE LA

ACTIVIDAD? R.- No