Clase 1 Ra-2

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Politécnico Pedro Francisco Bono

Modulo #2:
Gestión de Datos y Documentos.

Maestras:
Melanny Alt. Vicente Garcia

Unidad de Competencia #2:

RA2.2: Aplicar las técnicas de registro y archivo de información


y documentación en soporte papel, para facilitar su acceso,
consulta, custodia y conservación.

CE2.2.1. Finalidad de organizar la información y los objetivos que se


persiguen.
Organización de la información
La organización de la información constituye actualmente un factor de éxito en las
empresas. La introducción del ordenador en el mundo empresarial revolucionó por
completo el sector. Se desarrollaron más tarde bases de
datos y aplicaciones dedicadas a optimizar la gestión de información, debido a la
relevancia de este aspecto en el mundo empresarial.
Años más tarde fue Internet quien revolucionó el sector empresarial, se pasó a
controlar mucha más información que debía ser organizada. Una buena
organización garantiza disponer de la información precisa al instante, haciéndola
visible sólo a aquellos usuarios con los permisos suficientes. Además, una buena
organización permite una gran coordinación y comunicación entre los miembros.
Otros beneficios de la organización de la información son la reducción de costes y
esfuerzo en proyectos, al tener disponible de una manera más eficaz la
documentación de otros proyectos.
La organización de la información es una estrategia que nos permite mejorar la
capacidad de comprensión y elevar la eficacia al estudiar organizando
la información de manera en que la entiendes, en el orden de mayor significado a
lo que aprendes, para así, poder entender el tema de forma efectiva.

Objetivos de la gestión documental


Mejorar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y
administración de archivos, son algunos de los beneficios que se obtienen al
realizar un correcto manejo de los archivos.

El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le


ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por ello que la importancia de la gestión
documental es tan notoria en diversos espacios. De igual manera, se conserva de
manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el
tiempo.

Los objetivos de este tipo de procesos se enmarcan en la exigencia y necesidad


de mantener un estado de eficacia. Sin embargo, existen otros propósitos que
muestran lo indispensable que puede ser el trabajo documental en los puntos de
control de calidad. Entre ellos están:

 Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el


buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la
planeación hasta su disposición final.
 Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de
gestión documental en la compañía, con el fin de establecer las
necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los
objetivos.
 Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos,
respaldando la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
 Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de
planificación, manejo y organización de la información técnica y
administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electrónico, digital y
magnético.
 Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de
accesos, usuarios con permisos específicos y control de ingresos a la
información física y virtual.
 Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
 Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de
costos, espacios, recurso humano y pérdida de la información.
 Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo
establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al
manejo de los tiempos.
 Organizar jerárquicamente los sistemas de administración
documental, alcanzando una correcta categorización tanto de manera
ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que la matriz de
búsqueda sea óptima. Esto le ayuda al usuario a identificar los registros y la
información de manera más eficiente.
 Establecer políticas de conservación por medio del establecimiento de
valores prioritarios de cada tipo de archivo. Una vez identificada la prioridad
se hace el empalme de la documentación, es decir, se digitaliza para
mantener su control a través del tiempo.

La gestión documental le permite a la empresa crear y mantener un orden


especifico que contribuye a la preservación de los documentos, brindando
beneficios en pro del tiempo de las organizaciones.

De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los


documentos no son archivados correctamente, no podrán ser consultados de
manera oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de los procesos,
que de función.
De esta manera, los objetivos se logran convertir en ventajas para las empresas,
ya que posibilitan el avance en cuestiones de calidad, pues:
 Se evita la pérdida de información de vital importancia.
 Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos.
 Permite control de accesos.
 Establece un ciclo de vida de la documentación.
La gestión documental permite la organización y la eficacia, en pro de los
resultados enfocados en el éxito de las pautas de administración. Por ello sus
objetivos son claros y progresivos. Todo para ofrecer un servicio integral en el
manejo del almacenamiento.

Actividad

Luego de leer el material sobre la organización de la información y los objetivos de


la gestión documental, debes realizar un resumen donde exprese que es la
organización de la información y los beneficios que aportan a las empresas y los
beneficios de la gestión documental.

El escrito debe ser claro y preciso no menos de una página.

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