Manual Completo MF0233 - Ofimatica

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publicado en el BOE número 10, del 12 de enero de 2009)
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MF0233_2: Ofimática
UF0319: Sistema operativo, búsqueda de la
información: Internet/Intranet y Correo Electrónico
Índice
UA1: Introducción al Ordenador (hardware, software).

Utilización básica de los sistemas operativos habituales .......................................................4
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS................................................................................................................ 4
MAPA CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 8
1.- Introducción al ordenador (hardware, software) .............................................................................. 9
1.1.- Hardware ............................................................................................................................................................. 9
1.1.1.- Tipología y clasificaciones ............................................................................................................................. 9
1.1.2.- Arquitectura de un equipo informático básico .......................................................................................... 10
1.1.3.- Componentes: Unidad Central de Proceso (CPU), memoria central y tipos de memoria .......................... 11
1.1.4.- Periféricos: Dispositivos de entrada y salida, dispositivos
de almacenamiento y dispositivos multimedia.......................................................................................... 17
1.2.- Software ............................................................................................................................................................. 23
1.2.1.- Definición y tipos de Software .................................................................................................................... 23
1.2.2.- Sistemas operativos: Objetivos, composición y operación ........................................................................ 23
2.- Utilización básica de los sistemas operativos habituales ................................................................. 24

2.1.- Sistema operativo .............................................................................................................................................. 25
2.2.- Interface ............................................................................................................................................................. 26
2.2.1.- Partes de entorno de trabajo ..................................................................................................................... 28
2.2.2.- Desplazamiento por el entorno de trabajo ................................................................................................ 30
2.2.3.- Configuración del entorno de trabajo ........................................................................................................ 34
2.3.- Carpetas, directorios, operaciones con ellos ..................................................................................................... 36
2.3.1.- Definición.................................................................................................................................................... 36
2.3.2.- Creación, acción de renombrar, abrir, copiar, mover o eliminar una carpeta ........................................... 37
2.4.- Ficheros, operaciones con ellos ......................................................................................................................... 39
2.4.1.- Definición.................................................................................................................................................... 39
2.4.2.- Creación, acción de renombrar, abrir, copiar, mover o eliminar un fichero .............................................. 40
2.5.- Aplicaciones y herramientas del Sistema operativo .......................................................................................... 41
2.6.- Exploración/navegación por el sistema operativo ............................................................................................. 42
2.7.- Configuración de elementos del sistema operativo .......................................................................................... 43
2.8.- Utilización de cuentas de usuario ...................................................................................................................... 43
2.9.- Creación de Backup............................................................................................................................................ 44
2.10.- Soportes para la realización de un Backup ...................................................................................................... 45
2.11.- Realización de operaciones básicas en un entorno de red .............................................................................. 45
2.11.1.- Acceso....................................................................................................................................................... 45
2.11.2.- Búsqueda de recursos de red ................................................................................................................... 46
2.11.3.- Operaciones con recursos de red ............................................................................................................. 46
RESUMEN .......................................................................................................................................... 47
1
UA2: Introducción a la búsqueda de información en internet.

Navegación por la world wide web ..................................................................................... 48
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS.............................................................................................................. 48
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 52
1.- Introducción a la búsqueda de información en Internet .................................................................. 53
1.1.- ¿Qué es Internet? .............................................................................................................................................. 53
1.2.- Aplicaciones de Internet dentro de la empresa ................................................................................................. 54
1.3.- Historia de Internet ............................................................................................................................................ 54
1.4.- Terminología relacionada .................................................................................................................................. 55
1.5.- Protocolo TCP/IP ................................................................................................................................................ 56
1.6.- Direccionamiento ............................................................................................................................................... 57
1.7.- Acceso a Internet ............................................................................................................................................... 58
1.7.1.- Proveedores ............................................................................................................................................... 58
1.7.2.- Tipos ........................................................................................................................................................... 59
1.7.3.- Software ..................................................................................................................................................... 60
1.8.- Seguridad y ética en Internet ............................................................................................................................. 60
1.8.1.- Ética ............................................................................................................................................................ 60
1.8.2.- Seguridad .................................................................................................................................................... 61
1.8.3.- Contenidos.................................................................................................................................................. 62
2.- Navegación por la World Wide Web............................................................................................... 67

2.1.- Definiciones y términos ..................................................................................................................................... 68
2.2.- Navegación ........................................................................................................................................................ 69
2.3.- El navegador Internet Explorer .......................................................................................................................... 69
2.4.- El navegador Mozilla Firefox .............................................................................................................................. 73
2.5.- Tipos de buscadores .......................................................................................................................................... 78
2.6.- Configuración de la seguridad en Internet Explorer .......................................................................................... 84
RESUMEN .......................................................................................................................................... 85
2
UA3: Utilización y configuración de correo electrónico como

intercambio de información, transferencia de ficheros ftp .................................................. 86
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 90
1.- Utilización y configuración de correo electrónico como intercambio de información ....................... 91
1.1.- Introducción ....................................................................................................................................................... 91
1.2.- Definiciones y términos ..................................................................................................................................... 92
1.3.- Funcionamiento ................................................................................................................................................. 93
1.4.- Gestores de correo electrónico ......................................................................................................................... 98
1.4.1.- Ventanas ..................................................................................................................................................... 98
1.4.2.- Redacción y envío de un mensaje ............................................................................................................ 101
1.4.3.- Lectura del correo .................................................................................................................................... 104
1.4.4.- Respuesta del correo ................................................................................................................................ 106
1.4.5.- Organización de mensajes ........................................................................................................................ 107
1.4.6.- Organización de carpetas ......................................................................................................................... 107
1.4.7.- Impresión de correos................................................................................................................................ 108
1.4.8.- Libreta de direcciones .............................................................................................................................. 110
1.4.9.- Filtrado de mensajes ................................................................................................................................ 114
1.5.- Correo Web ...................................................................................................................................................... 118
2.- Transferencia de ficheros ftp ....................................................................................................... 119

2.1.- Introducción ..................................................................................................................................................... 119
2.2.- Definiciones y términos relacionados .............................................................................................................. 120
RESUMEN ........................................................................................................................................ 121

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 122
ENLACES .......................................................................................................................................... 123
3
UA1: Introducción al Ordenador (hardware, software).

Utilización básica de los sistemas operativos habituales
INTRODUCCIÓN
A lo largo de esta primera unidad de aprendizaje trataremos de ofrecer unas nociones generales
acerca de los elementos que forman un equipo informático (el hardware y el software) y
profundizaremos en los principales conceptos relacionados con ellos.
También presentaremos el concepto de “sistema operativo” y presentaremos las acciones más
comunes dentro de la utilización básica de estos con el fin de garantizar su operatividad.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD FORMATIVA

➢ Conocer el funcionamiento básico de los elementos que conforman el equipo informático
disponible en el desarrollo de la actividad administrativa, con el fin de garantizar su
operatividad.
• Identificar el hardware del equipo informático señalando funciones básicas.
• Diferenciar software y hardware.
• Definir que es el software distinguiendo entre software de sistema y software de
aplicación.
• Utilizar las aplicaciones fundamentales proporcionadas por el sistema operativo,
configurando las opciones básicas del entorno de trabajo.
• Distinguir los periféricos que forman parte del ordenador sus funciones.
• Realizar correctamente las tareas de conexión/desconexión y utilizar los periféricos de
uso frecuente de un modo correcto.
• Distinguir las partes de la interface del sistema operativo, así como su utilidad.
• En un caso práctico, suficientemente caracterizado, del que se dispone de la
documentación básica, o manuales o archivos de ayuda correspondientes al sistema
operativo y el software ya instalado:
- Poner en marcha el equipamiento informático disponible.
- Identificar mediante un examen del equipamiento informático, sus funciones,
el sistema operativo y las aplicaciones ofimáticas instaladas.
- Comprobar el funcionamiento de las conexiones de su equipo de red y acceso
telefónico al iniciar el sistema operativo.
4
- Explicar las operaciones básicas de actualización de las aplicaciones ofimáticas

necesarias utilizando los asistentes, identificando los ficheros y
procedimientos de ejecución.
- Instalar las utilidades no contenidas en las aplicaciones ofimáticas instaladas
por defecto en el equipamiento informático disponible, utilizando los
asistentes, y las opciones proporcionadas.
- Explicar qué herramientas o utilidades proporcionan seguridad y
confidencialidad de la información el sistema operativo, identificando los
programas de antivirus y cortafuegos necesarios.
➢ Utilizar las herramientas de búsqueda, recuperación y organización de la información dentro
del sistema, y en la red –intranet o Internet–, de forma precisa y eficiente.
• Distinguir entre un navegador y un buscador de red –Internet y/o intranet–
relacionando sus utilidades y características.
• Identificar los distintos riesgos y niveles de seguridad de un navegador de Internet
describiendo sus características.
• Identificar los diferentes tipos de buscadores y metabuscadores, comprobando sus
ventajas e inconvenientes.
• Explicar las características básicas de la normativa vigente reguladora de los derechos
de autor.
• Ante un supuesto práctico en el que se proporcionan las pautas para la organización
de la información, y utilizando las herramientas de búsqueda del sistema operativo:
- Identificar las utilidades disponibles en el sistema, adecuadas a cada operación
a realizar.
- Crear los distintos archivos o carpetas de acuerdo con las indicaciones
recibidas.
- Nombrar o renombrar los archivos o carpetas según las indicaciones.
- Crear los accesos directos necesarios a aquellas carpetas o archivos que han
de ser de uso habitual según las indicaciones recibidas.
• Ante un supuesto práctico donde se enumeren las necesidades de información de una
organización o departamento tipo:
- Identificar el tipo de información requerida en el supuesto práctico.
- Identificar y localizar las fuentes de información –intranet o Internet–
adecuadas al tipo de información requerida.
- Realizar las búsquedas aplicando los criterios de restricción adecuados.
- Obtener y recuperar la información de acuerdo con el objetivo de la misma.
5
- Identificar, si fuera necesario, los derechos de autor de la información

obtenida.
- Registrar y guardar la información utilizada en los formatos y ubicaciones
requeridos por el tipo y uso de la información.
- Organizar las fuentes de información desde Internet para una rápida
localización posterior y su reutilización en los soportes disponibles: favoritos,
historial y vínculos.
- Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de la
información que garanticen las normas de seguridad, integridad y
confidencialidad de los datos.
➢ Utilizar las funciones de las aplicaciones de correo y en procesos tipo de recepción, emisión y
registro de información.
• Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de las aplicaciones de correo
electrónico y de agendas electrónicas distinguiendo su utilidad en los procesos de
recepción, emisión y registro de información.
• Explicar la importancia de respetar las normas de seguridad y protección de datos en
la gestión del correo electrónico, describiendo las consecuencias de la infección del
sistema mediante virus, gusanos, u otros elementos.
• Organizar y actualizar la libreta de contactos de correo y agenda electrónica mediante
las utilidades de la aplicación a partir de las direcciones de correo electrónico usadas
en el aula.
• Ante un supuesto práctico, donde se incluirán los procedimientos internos de emisión-
recepción de correspondencia e información de una organización:
- Abrir la aplicación de correo electrónico.
- Identificar el/los emisor/es y el contenido en la recepción de correspondencia.
- Comprobar la entrega del mensaje en la recepción de correspondencia.
- Insertar el/los destinatarios y el contenido, asegurando su identificación en la
emisión de correspondencia.
- Leer y/o redactar el mensaje de acuerdo con la información a transmitir.
- Adjuntar los archivos requeridos de acuerdo con el procedimiento establecido
por la aplicación de correo electrónico.
- Distribuir la información a todos los implicados, asegurando, en su caso, la
recepción de la misma.
-
6
• Ante un supuesto práctico, donde se incluirán los procedimientos internos y normas

de registro de correspondencia de una organización tipo:
- Registrar la entrada/salida de toda la información, cumpliendo las normas de
procedimiento que se proponen.
- Utilizar las prestaciones de las diferentes opciones de carpeta que ofrece el
correo electrónico.
- Imprimir y archivar los mensajes de correo, de acuerdo con las normas de
economía facilitadas y de impacto medioambiental.
- Guardar la correspondencia de acuerdo con las instrucciones de clasificación
recibidas.
aplicación que garanticen las normas de seguridad, integridad y
- Utilizar los manuales de ayuda, disponibles en la aplicación, en la resolución de
incidencias o dudas planteadas.
7
MAPA CONCEPTUAL
8
1.- Introducción al ordenador (hardware, software)

Un equipo informático está compuesto por una parte física y una parte lógica: el hardware y el
software.
Vemos a continuación las principales característica que tiene cada uno.
• El Hardware es la parte física del ordenador, se refiere a la máquina en sí. Conjunto de cables,
circuitos, etc. El hardware representa la parte material o tangible del sistema informática, es
decir, la parte que puede tocarse con las manos (teclado, pantalla, circuitos electrónicos,
memorias, etc.)
• El Software es la parte lógica del ordenador o parte inmaterial. Está constituido por los
programas de ordenador, que indican a la máquina los pasos que ha de ir realizando para
obtener los resultados deseados. El software (también llamado “Logical”) dota al equipo físico
de la capacidad para realizar cualquier tipo de tarea. Algunos tipos especiales de Software son
el Freeware (programas gratuitos), Shareware (programas de evaluación) o el Groupware
(programas para el trabajo en grupo).
• El Firmware es el software que viene grabado de fábrica. se refiere a los programas grabados
en memorias ROM. Dentro de esta categoría está la BIOS (Basic Input Output System), que es
el sistema básico de entrada y salida. Tiene la misión de activar todos los controladores y las
funciones necesarias para el correcto funcionamiento del PC.
1.1.- Hardware
1.1.1.- Tipología y clasificaciones
Existen diferentes organizaciones del hardware.
• Hardware básico: esta clase de hardware está conformada por aquellos dispositivos
imprescindibles para el funcionamiento mínimo de un equipo. El disco duro, las memorias
RAM y ROM son algunos ejemplos.
• Hardware complementario: Incluye todos los elementos de los que existe la posibilidad de
prescindir, y aún así, la funcionalidad de la computadora no se verá afectada. Ejemplos de
hardware complementario son la Webcam o la unidad lectora de disco óptico.
De acuerdo a la función, se clasifica en:
• Hardware de almacenamiento: como su nombre indica estos dispositivos tiene la capacidad

de almacenar datos e información, ya sea de forma temporal o permanente. Ejemplos de
hardware de almacenamiento son: la memoria RAM y la memoria ROM, memoria USB, DVD,
CD, cintas de video, entre otros.
• Hardware de procesamiento: se refiere a aquellos elementos cuyo propósito constituye la

interpretación y ejecución de instrucciones, y el procesamiento de datos. Dentro de este ítem
podemos encontrar a los microprocesadores y a la Unidad Central de Procesamiento (CPU).
9
• Hardware de entrada: Este tipo de hardware es utilizado con el objeto de introducir datos e
información de la CPU. Ejemplos de hardware de entrada son: teclado, escáner, Mouse,
micrófonos, webcams, etc.
• Hardware de salida: incluye a todos los dispositivos capaces de dirigir los datos generados
por la computadora hacia el exterior. Algunos ejemplos de esta clase de hardware son las
impresoras, el monitor, los auriculares, los proyectores, los altavoces, entre otros.
• Hardware de entrada/Salida: reciben esta denominación debido a que combinan las

funcionalidades de los dispositivos de entrada y salida. Es decir, tienen la capacidad tanto de
introducir datos e información, como de dirigirla hacia el exterior. A modo de ejemplo se
pueden mencionar las tarjetas de red, los routers, módems, tarjetas de audio, etc.
1.1.2.- Arquitectura de un equipo informático básico
La arquitectura de Von Neumann, también conocida como modelo de Von NEuman o arquitectura
de Princeton, es una arquitectura de computadores basada en la descrita en 1945 por el
matemático y físico John von Neumann y otros. Ésta describe una arquitectura de diseño para un
computador digital electrónico con partes que constan de una unidad de procesamiento que
contiene una unidad aritmético lógica y registros del procesador, una unidad de control que continen
un registro de instrucciones y un contador de programa, una memoria para almacenar tanto datos
como instrucciones, almacenamiento masivo externo, y mecanismos de entrada y salida.
El diseño de una arquitectura Von Neumann es más simple que la arquitectura Harvard más
moderna, que también es un sistema de programa almacenamiento, pero tienen un conjunto
dedicado de direcciones y buses de datos para leer datos desde memoria y escribir datos en la misma,
y otro conjunto de direcciones y buses de datos para ir a buscar instrucciones.
Un computador digital de programa almacenado es el que mantienen sus instrucciones de
programa, así como sus datos, en memoria de acceso aleatorio (RAM) de lectura- escritura.
Las computadoras de programa almacenado representaron un avance sobre los ordenadores
controlados por programas de la década de 1940, como la Colossus y la ENIAC, que se programaban
ajustando interruptores e insertando parches.
• La unidad aritmético lógica, también conocida como ALU (siglas en inglés de arithmetic logic
unit), es un circuito digital que calcula operaciones aritméticas (como suma, resta,
multiplicación, etc.) y operaciones lógicas (sí, y, o, no).
• La unidad de control (UC), en inglés: control unit (CU), es uno de los bloques funcionales
principales en los que se divide una unidad central de procesamiento (CPU). Su función es
buscar las instrucciones en la memoria principal, decodificarlas (interpretación) y ejecutarlas,
empleando para ello la unidad de proceso.
• Los registros son memorias de alta velocidad y poca capacidad, integradas en la CPU, que
permiten guardar transitoriamente y acceder a valores muy usados o datos relacionados con
el estado de ejecución de los programas.
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• La memoria principal es un espacio de almacenamiento, normalmente de tipo RAM, donde

se almacenan los programas que se encuentran en ejecución, los datos que estos programas
necesitan para su ejecución y los resultados de procesar estos datos.
• Los sistemas de entrada-salida son un conjunto de dispositivos que permite la comunicación

entra la CPU y el exterior (un humano y otro sistema de procesamiento).
1.1.3.- Componentes: Unidad Central de Proceso (CPU), memoria central y tipos de memoria
La estructura básica de un ordenador digital quedó definida básicamente en la década de los 50,
casi a comienzo de la historia de la informática. Desde entonces pocas cosas han cambiada en dicho
diseño (al menos en sus modelos esenciales). Sin embargo sí se han desarrollado muchas mejoras en
la tecnología empleada para llevar a la práctica el diseño teórico.
Cuando hablamos del diseño de un ordenador tenemos que hablar necesariamente de tres bloques
diferentes.
El bloque central es la CPU (Central Procesing Unit) y está compuesta por la Unidad aritmética, la
Unidad de control y la memoria principal.
Estos tres bloques, se comunican entre sí a través de los buses de direcciones, de datos y de control.
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Placa base
Cuando abrimos un ordenador todos los elementos que hay dentro están montados encima de la
placa base con lo cual podemos decir que otro elementos fundamental dentro de los componentes
de los ordenadores es la Placa Base (también llamada, Mainboard, Mother Board o Placa Madre).
Es uno de los elementos principales de cualquier ordenador y donde van insertados los demás
componentes, exceptuando los periféricos. Las Placas Base dependiendo de cómo estén distribuidos
los elementos dentro de ellas se clasifican en Baby AT (actualmente en desuso), ATX y LPX (estas
últimas se distinguen de las anteriores en utilizar un slot denominado RISERCARO).
Los principales elementos situados en la placa base son los siguientes:
• Buses: Conjunto de cables que nos permiten transferir información de un lugar a otro. Existen
tres tipos diferentes:
o Datos: Estos se encargan de llevar la información. Por ejemplo desde la memoria RAM
a la Unidad de control.
o Dirección: encargan de llevar las direcciones del lugar de origen o destino de la
información que circulan por el bus de datos.
o Control: se encargan de llevar señales que sirven para controlar los componentes del
ordenador.
• Slots o ranuras de expansión: este lugar de la placa Base es donde vamos a insertar las
tarjetas que necesitamos en nuestro ordenador. Existen varios tipos dependiendo de la
cantidad de información con la que pueden trabajar y cabe destacar los siguientes: PCI, AGP,
PCIExpress.
• Chipset: es un conjunto de chips que se encargan de controlar la información que fluye a

través de la placa del ordenador. Con lo cual es uno de los elementos más importantes dentro
de la placa. Se denomina Northbridge y Southbridge:
o Northbridge controla las funciones de acceso desde y hasta microprocesador, AGP o
PCI Express, memoria RAM, vídeo integrado (Dependiendo de la placa base).
o Southbridge se encarga de coordinar los diferentes dispositivos de entrada y salida y
algunas otras funcionalidades de baja velocidad dentro de la placa base.
• Memorias Principales (RAM y ROM): estas memorias se verán más detalladamente

posteriormente.
• Microprocesador: elemento encargado de realizar todas las operaciones que llevan a cabo en
el ordenador. También conocido con las siglas de CPU o UCP (aunque no son exactamente lo
mismo, lo veremos en detalle en el siguiente apartado).
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• Disipador y ventilador: elementos que se colocan encima de algunos chips para enfriarlos.
Normalmente siempre lo tendremos como mínimo en el Microprocesador para refrigerar la
CPU. Primero se coloca el disipador y a continuación el ventilador.
La Unidad Central de proceso (CPU o UCP)

También se le denomina CPU (Central Processing Unit). Es el verdadero cerebro del ordenador, ya
que coordina y supervisa el funcionamiento de todo el sistema y procesa las instrucciones que
componen los programas.
Actualmente la CPU está formada por un conglomerado electrónico integrado en un chip
denominado microprocesador.
Los modernos microprocesadores llegan a integrar hasta varios millones de transistores en varios
centímetros cuadrados.
Esta gran complejidad se estructura en varias unidades:
• Varios registros de acceso rápido donde se almacenan datos temporalmente. Memoria Caché
de primer nivel (L1) y de segundo nivel (L2).
• La unidad de control
• La unidad aritmético lógica.
13
Características principales de la CPU
• La velocidad: Indica el número de operaciones básicas que se realizan por segundo. Cada
impresión que ejecute el microprocesador, requiere de un número determinado de ciclos de
reloj, Cuantos más ciclos por segundo se tengan, más rápido será el procesador.
La velocidad de un microprocesador se mide en Megahertzios que son iguales a un millón de
ciclos por segundos o Gigahertzios (mil millones de ciclos por segundo). Como se puede
observar la unidad básica de medida es el Hertzio (Hz) que equivale a una operación básica
por segundo.
• La longitud de palabra: se mide en Bits o valores binarios. La longitud de palabra indica qué
cantidad de información es capaz de manejar el microprocesador cada vez que realiza un
ciclo.
Unidad de control
La unidad de control es el elemento principal de la CPU, toda la información que entra en el
ordenador tiene que pasar este elemento en donde se analiza y en donde se llega a la conclusión de
qué es lo que se tienen que hacer con dicha información.
Los elementos principales de la Unidad de control son Registro de instrucción, Registro contador
del programa, Decodificador, secuenciador y Reloj.
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• La unidad aritmético lógica: También se le conoce con el nombre de ALU (Arithmetic Logic
Unit) o UAL. La ALU realiza todas las operaciones elementales de tipo aritmético: sumas,
restas multiplicaciones y divisiones, además de otras de tipo lógico (comparaciones,
desplazamientos, etc.). La ALU se comunica con el sistema mediante el bus de datos y dispone
de una serie de registros, unidades de memoria interna para almacenar información
temporalmente (registros de operandos, acumulador, registro de estado) y por último
contiene los circuitos operacionales.
• Las memorias del ordenador: Las memorias que existen en un ordenador se pueden clasificar
de muchas maneras pero la principal clasificación es atendiendo a la ubicación de las mismas.
Teniendo en cuenta esto podemos decir que en el ordenador existen dos tipos de memorias,
las que están dentro de la placa base del ordenador (memorias principales) y las que están
fuera de la placa base del ordenador (memorias secundarias o memorias de almacenamiento
masivo).
o La memoria principal o central: Tienen la función de almacenar datos e instrucciones
de programas de forma temporal. Es estación obligada en todas las operaciones de
entrada y salida y, por supuesto, de los resultados parciales o finales del proceso. La
memoria está estructurada en forma de una colección de celdas, en cada una de las
cuales cabe una unidad específica de información: octetos o palabras. El contenido de
cada una de las posiciones de memoria podrá ser bien dato o instrucción, Cada celda
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tiene asignada una posición relativa con respecto a un origen, cuyo valor numérico
constituye la dirección de la misma y que no se encuentra almacenado en ella.
La memoria principal se puede dividir en memoria ROM y RAM.
▪ La memoria RAM: tienen la función de ser el almacenamiento intermedio de
los datos. es una memoria volátil, es decir, en el momento que pierde el
suministro eléctrico pierde los datos que contiene. La lectura en dicha
memoria no es destructiva mientras que la escritura sí que es destructiva. Sus
siglas significa memoria de acceso aleatorio (Random Access Memory).
▪ La memoria caché de segundo nivel L2 es una memoria muy rápida llamada
SRAM (RAM estática) que se coloca entre la memoria principal y la CPU y que
almacena los últimos datos transferidos. El procesador, como en los casos de
caché de disco, primero consulta a dicha memoria intermedia para ver si la
información que busca está allí, en caso afirmativo podemos trabajar con ella
sin tener que esperar a la más lenta memoria principal.
Dicha memoria solo se usa como cache debido a que su fabricación es muy
cara y se emplea en módulos de poca capacidad como 256 o 512 Kb. No hay
que confundir nunca la memoria de Segundo nivel con la de primer nivel (L1)
ya que ésta suele ir integrada dentro del procesador, y suele ser de menor
capacidad, aunque evidentemente dispone de un acceso mucho más rápido
por parte de la CPU.
▪ Memoria ROM: es una memoria permanente, es decir, que no pierde los datos
cuando se apaga con el ordenador. Es de solo lectura con lo cual ni la escritura
ni la lectura son destructivas. Su principal función es contener los programas
de inicialización del ordenador y los programas de chequeo del ordenador
(BIOS).
Suele estar ya integrada en el ordenador. Por ejemplo, en la placa madre del
ordenador se encuentran los chips de la ROM 8105, que es el conjunto de
rutinas más importantes para comunicarse con los dispositivos. O, también, las
tarjetas de vídeo, las tarjetas controladoras de discos y las tarjetas de red
tienen un chip de ROM con rutinas especiales para gestionar dichos
periféricos.
o Otros dispositivos de memoria: PROM, EPROM, EEPROM. Una alternativa a la
memoria ROM son los chips de memoria de solo lectura programables o PROM
(Programmable Read Only Memory). La principal característica de esta memoria es
que se puede escribir una vez en ella, en el momento que escribimos en ella se
convierte en una memoria de solo lectura igual que la ROM.
Por fortuna, la tecnología nos ha traída otra alternativa: los chips de memoria
programables y borrables de solo lectura, las EPROM (Erasable Programmable Read
Only Memory).
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Las EPROM son fáciles de distinguir de los otros chips porque tienen una pequeña
ventana transparente en el centro de la cápsula. Invariablemente, esta ventana está
cubierta con una etiqueta de cualquier clase, y por una buena razón: el chip se puede
borrar por la luz ultravioleta de alta intensidad que entra por la ventana.
La memoria EEPROM es similar en cuanto a comportamiento a la memoria EPROM, la
única diferencia es que el borrado en esta memoria se hace mediante electricidad un
vez de realizarse con rayos ultravioletas.
Aproximadamente todas las computadoras tienen el mismo aspecto. Los
componentes de un ordenador los podemos agrupar en distintas categorías que
veremos en los siguientes apartados.
1.1.4.- Periféricos: Dispositivos de entrada y salida, dispositivos de almacenamiento y dispositivos

multimedia
Se denomina periféricos tanto a las unidades o dispositivos a través de los cuales el ordenador se
comunica con el mundo exterior como a la inversa.
Los dispositivos de entrada transforman la información externa (instrucciones o datos tecleados)
según alguno de los códigos de entrada/salida (E/S). Así el ordenador recibe dicha información
adecuadamente preparada (en binario).
En un dispositivo de salida se efectúa el proceso inverso: la información binaria que llega del
ordenador se transforma de acuerdo con el código de E/S en caracteres escritos inteligibles por el
usuario.
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Dispositivos de entrada
• Teclado.
• Ratón.
• Lápiz óptico.
• Lector óptico.
• Lector de bandas magnéticas.
• Lector de caracteres manuscritos.
• Lector de códigos de barras.
• Reconocedores de voz.
• Joystick.
• Digitalizados o tabla gráfica.
• Pantalla sensible al tacto.
• Escáner.
Periféricos de salida
• Monitores.
• Sintetizador de voz.
• Altavoces.
• Trazador de gráficos o plotter.
Dispositivos de almacenamiento
Los periféricos de almacenamiento se encargan de guardar los datos de los que hace uso la CPU para
que ésta pueda hacer uso de ellos una vez que han sido eliminados de la memoria principal, ya que
ésta se borra cada vez que se apaga la computadora. Pueden ser internos, como un disco duro, o
extraíbles, como un CD.
• Disco duro:
Es un dispositivo de almacenamiento de datos no volátil que emplea un sistema de grabación
magnética para almacenar datos digitales. Se compone de uno o más platos o discos rígidos,
unidos por un mismo eje que gira a gran velocidad dentro de una caja metálica sellada. Sobre
cada plato, y en cada una de sus caras, se sitúa un cabezal de lectura/escritura que flota sobre
una delgada lámina de aire generada por la rotación de los discos.
El primer disco duro fue inventado por IBM en 1956. A lo largo de los años, los discos duros han
disminuido su precio al mismo tiempo que han multiplicado su capacidad, siendo la principal
opción de almacenamiento secundario para PC desde su aparición en los años 60. Los discos
duros han mantenido su posición dominante gracias a los constantes incrementos en la densidad
de grabación, que se ha mantenido a la par de las necesidades de almacenamiento secundario.
18
Los discos duros de hoy, con capacidad de almacenar multigigabytes mantienen el mínimo
principio de una cabeza de Lectura/Escritura suspendida sobre una superficie magnética que gira
velozmente con precisión microscópica.
Pero hay un aspecto de los discos duros que probablemente permanecerá igual. A diferencia de
otros componentes de la PC que obedecen a los comandos del software, el disco duro hace
ruidos cuando emprende su trabajo. Estos ruidos son recordatorios de que es uno de los pocos
componentes de una PC que tiene carácter mecánico y electrónico al mismo tiempo.
• Memoria USB:
Es un dispositivo de almacenamiento masivo que utiliza memoria flash; sirve para guardar
información, la cual pude ser cambiada varias veces.
Se conecta a un puerto USB.
A diferencia del los disquetes, discos compactos y DVD, son resistentes al polvo y algunos al agua.
• Discos Duros SATA:

Un disco duro SATA, es un dispositivo electromecánico que se encarga de almacenar y leer
grandes volúmenes de información con altas velocidades por medio de pequeños electroimanes
(también llamadas cabezas de lectura y escritura), sobre un disco cerámico recubierto de
limadura magnética. Los discos cerámicos vienen montados sobre un eje que gira a altas
velocidades. El interior del dispositivo esta totalmente libre de aire y de polvo, para evitar
choques entre partículas y por ende, pérdida de datos, el disco permanece girando todo el
tiempo que se encuentra encendido.
Los discos duros SATA buscaban reemplazar del mercado a los discos duros IDE pero no se logró
la meta.
Los discos duros SATA han sido descontinuados del mercado y son reemplazados por los discos
duros SATA 2.
SATA significa "Serial Advanced Technology Attachment" ó tecnología avanzada adjunta
serial.
Esta es una nueva especificación que maneja la transferencia de datos de modo serial mejorado
con un cable de datos de 7 conectores y genera una transferencia de datos (Rate) de hasta 150
MegaBytes/segundo (MB/s). Permite la conexión de solo un dispositivo por conector y n máximo
de 1 m de longitud. Este tipo de discos tienen una característica denominada "Hot Swappable",
lo que significa poder conectarlo y desconectarlo sin necesidad de apagar la computadora.
El disco duro SATA puede tener 2 medidas, estas se refieren al diámetro que tiene el disco
cerámico físicamente, por lo tanto el tamaño de la cubierta también variará.
o 3.5 pulgadas (3.5"), para discos duros internos para computadora de escritorio.
o 2.5" para discos duros internos para computadoras portátiles
19
• Dispositivos multimedia:
Los soportes multimedia representan la revolución de los noventa en la informática. La
denominación multimedia alude a su capacidad para integrar de medios informativos: texto,
sonido, imagen, video, etc. Se trata de una tecnología de enorme dinamismo, lo que constituye
su debilidad fundamental debido a la poca consistencia de sus normas.
Existen diversos métodos para el almacenamiento de la información. Los discos duros y
disquetes forman lo que se denomina medios de almacenamiento magnético y hasta hace poco
eran el único modo de almacenar la información. A finales de los años ochenta comienza a
popularizarse el compact disc o CD que representa una alternativa a los tradicionales medios
magnéticos, este nuevo tipo de almacenamiento se conoce como óptico, sus máximos
exponentes son el CD-ROM y en los últimos años el DVD.
o CD-room: Es un pre-prensado disco compacto que contiene los datos de acceso, pero sin
permisos de escritura, un equipo de almacenamiento y reproducción de música, el CD-ROM
estándar fue establecido en 1985 por Sony y Philips. Pertenece a un conjunto de libros de
colores conocido como Rainbow Books que contiene las especificaciones técnicas para todos
los formatos de discos compactos.
La Unidad de CD-ROM debe considerarse obligatoria en cualquier computador que se
ensamble o se construya actualmente, porque la mayoría del software se distribuye en CD-
ROM. Algunas de estas unidades leen CD-ROM y graban sobre los discos compactos de una
sola grabada (CD-RW). Estas unidades se llaman quemadores, ya que funcionan con un láser
que "quema" la superficie del disco para grabar la información.
Actualmente, aunque aún se utilizan, están empezando a caer en desuso desde que
empezaron a ser sustituidos por unidades de DVD. Esto se debe principalmente a las
mayores posibilidades de información, ya que un DVD-ROM supera en capacidad a un CD-
ROM.
o Dvd: Es una de las nuevas tecnologías de almacenamiento, CD y DVD pretende mostrar los
más recientes métodos de almacenamiento de la tecnología óptica así como: características
principales, evolución, tipos de soportes, ventajas ante medios magnéticos, características
y velocidades de lectura y almacenamiento. Comparaciones entre CD Y DVD, modos de
conservación, y otros detalles. Se realizan una serie de comentarios útiles y prácticos.
Conocerá los tipos de discos que existen así como otros formatos. Siendo uno de los
objetivos; que usted sepa que formatos utilizar cuando sea necesario o se requiera.
Hardware y sus conexiones

Llamaremos conectores a los cables que permiten unir dos elementos. Así, tenemos conectores
internos aquellos que unen los puertos que usualmente se encuentran en la parte trasera de una
CPU con la mainboard y los conectores externos aquellos que unen los puertos mencionados con los
periféricos como son el monitor, impresora, scanner, etc. Existe un tercer tipo de conector conocido
como de potencia o de corriente que permite suministrarle corriente al periférico que está
20
conectado. Los puertos son los elementos que usualmente se encuentran alojados en la parte
trasera de la CPU.
El puerto se define como el lugar donde los datos entran o salen o ambas cosas. Se denominan
“puertos de entrada/salida" (o abreviado puertos E/S) y son interfaces para conectar dispositivos
mediante cables. Generalmente tienen un extremo macho con clavijas que sobresalen o tipo hembra
la cual tiene una serie de agujeros para alojar los conectores machos.
Es una arquitectura de bus desarrollada por las industrias de computadoras y telecomunicaciones,

que permite instalar periféricos sin tener que abrir la máquina para instalarle hardware, es decir, que
basta con conectar dicho periférico en la parte posterior del computador.
Características:
Una central USB le permite adjuntar dispositivos periféricos rápidamente, sin necesidad de reiniciar
la computadora ni de volver a configurar el sistema. El USB trabaja como interfaz para la transmisión
de datos y distribución de energía que ha sido introducido en el mercado de PCs y periféricos para
mejorar las lentas interfaces serie y paralelo. Los periféricos para puertos USB son reconocidos
automáticamente por el computador (y se configuran casi automáticamente) lo cual evita dolores de
cabeza al instalar un nuevo dispositivo en el PC.
Un Conector DIN es un conector que fue originariamente estandarizado por el Deutsches Institut für
Normung (DIN), la organización de estandarización alemana. Inicialmente muy utilizado.
21
La RJ-45 es una interfaz física comúnmente usada para conectar redes de cableado estructurado,
(categorías 4, 5, 5e y 6). RJ es un acrónimo inglés de Registered Jack. Posee ocho "pines" o conexiones
eléctricas, que normalmente se usan como extremos de cables de par trenzado
El puerto VGA es el puerto estandarizado para conexión del monitor a la PC, es un puerto hembra
con 15 orificios de conexión en tres hileras de cinco.
Digital Visual Interface: conector de vídeo diseñado para maximizar la calidad visual de los monitores
digitales (monitores de ordenadores y proyectores digitales LCD). Tiene un conector macho y otro
hembra. El del PC es hembra Utilizado para conectar monitores digitales DVI
La sigla HDMI proviene de "High Definition Multimedia Interface", lo que traducido significa interface
multimedia de alta definición. Es un puerto que capaz de transmitir de manera simultánea video de
alta definición, así como varios canales de audio y otros datos de apoyo. Por el hecho de permitir la
transmisión de datos entre un dispositivo externo (periférico), con la computadora, se le denomina
puerto HDMI.
22
1.2.- Software
En este apartado se va a explicar el concepto de software así como las principales características de
los sistemas operativos.
1.2.1.- Definición y tipos de Software
El término software hace alusión a la sumatoria de reglas, programas, datos, documentación e
instrucciones que permiten la ejecución de múltiples tareas en un ordenador.
Es la parte lógica e intangible de un dispositivo, y actúa como nexo entre el usuario y el hardware.
A grandes rasgos se puede decir que existen tres tipos de software:
• Software de aplicación: incluyen todos aquellos programas que permiten al usuario realizar
una o varias tareas específicas. Aquí se encuentran aquellos programas que los individuos
usan de manera cotidiana como: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores,
telecomunicaciones, software de cálculo numérico y simbólico, videojuegos, entre otros.
• Software de Programación: son aquellas herramientas que un programador utiliza para
poder desarrollar programas informáticos. Para esto, el programador se vale de distintos
lenguajes de programación, Como ejemplo se pueden tomar compiladores, programas de
diseño asistido por computación, paquetes integrados, editores de texto, enlazadores,
depuradores, intérpretes, entre otros.
• Software de Sistema: es aquel que permite a los usuarios interactuar con el sistema
operativo así como también controlarlo. Este sistema está compuesto por una serie de
programas que tienen como objeto administrar los recursos del hardware y, al mismo
tiempo, le otorgan al usuario una interfaz. El sistema operativo permite facilitar la utilización
del ordenador a sus usuarios ya que es el que le da la posibilidad de asignar y administrar
los recursos del sistema, como ejemplo de esta clase de software se pueden mencionar a
Windows, Linux y Mac OS X, entre otros. Además de los sistemas operativos, dentro del
software de sistema se ubican las herramientas de diagnóstico, los servidores, las utilidades,
los controladores de dispositivo y las herramientas de corrección y optimización, etc.
1.2.2.- Sistemas operativos: Objetivos, composición y operación
Un sistema operativo (OS del inglés operating System), es
un programa o conjunto de programas de un sistema
informático que gestiona los recursos de hardware y
provee servicios a los programas de aplicación de software,
ejecutándose en modo privilegiado respecto de los
restantes (aunque puede que parte de él se ejecute en
espacio de usuario).
Uno de los propósitos del sistema operativo que gestiona el
núcleo intermediario consiste en gestionar los recursos de
localización y protección de acceso del hardware, hecho que alivia a los programadores de
23
aplicaciones de tener que tratar con estos detalles. La mayoría de aparatos electrónicos que utilizan
microprocesadores para funcionar, llevan incorporado un sistema operativo (teléfonos móviles,
reproductores de DVD, computadoras, radios, enrutadores, etc.). En cuyo caso, son manejados
mediante una interfaz gráfica de usuario, un gestor de ventanas o un entorno de escritorio, si es un
celular, mediante una consola o control remoto si es un DVD y, mediante una línea de comandos o
navegador web si es un router.
2.- Utilización básica de los sistemas operativos habituales

Los sistemas informáticos se componen de tres sistemas: el hardware, el software y los usuarios. El
software se puede clasificar en dos tipos principales, los programas de aplicación y el sistema
operativo. El sistema operativo es el software básico del ordenador, permite al usuario manejar el
ordenador, mediante una interfaz sencilla, sin necesidad de conocer el hardware del sistema.
El hardware y el software de los ordenadores han evolucionado conjuntamente a lo largo de la
historia:
• En los años cuarenta, durante la primera generación de los ordenadores, no existían los
sistemas operativos, se operaba directamente desde una consola. El programador debía
conocer en profundidad el hardware de la máquina para poder realizar los programas y
detectar los fallos en los mismos.
• En los años cincuenta, durante la segunda generación de los ordenadores, surge el primer
sistema operativo, un pequeño programa que se encargaba de secuenciar automáticamente
los trabajos de los distintos usuarios.
• A mediados de los sesenta, ya en la tercera generación de los ordenadores, se empiezan a
introducir los ordenadores en el ámbito empresarial y a desarrollar sistemas operativos que
permitían a los usuarios realizar operaciones científicas y comerciales. Los primeros sistemas
operativos de esta generación eran muy grandes y complejos y generaban muchos errores.
En 1969 surge el sistema operativo UNIX, que rápidamente se popularizó en el ámbito
académico, gubernamental y empresarial. Cuarenta años más tarde se siguen utilizando
versiones del sistema operativo UNIX.
• En los años ochenta, cuarta generación de los ordenadores, la empresa IBM introdujo en el
mercado el ordenador personal (PC) y el sistema operativo MS-DOS.
• Gracias a los avances en el hardware se han podido diseñar sistemas operativos más potentes.
Hasta este momento los sistemas operativos obligaban al usuario a introducir las órdenes
mediante comandos en forma de texto. En el año 1984 el ordenador Macintosh de Apple
poseía un sistema operativo con interfaz gráfica de usuario (GUI). Un año más tarde Microsoft
lanzó al mercado el sistema operativo Windows, también con interfaz gráfica de usuario.
• En 1991 apareció el sistema operativo Linux, derivado de UNIX. Actualmente se está
convirtiendo en una alternativa al sistema operativo Windows para los ordenadores
personales.
24
2.1.- Sistema operativo

Para que un usuario pueda trabajar con un ordenador necesita saber utilizar el sistema operativo
que ejecuta automáticamente al arrancar el ordenador. Sin un sistema operativo, el usuario tendría
que saber manejar el hardware y el lenguaje binario del ordenador.
Un sistema operativo es por tanto un conjunto de programas de control que actúa como
intermediario entre el usuario y el hardware de un sistema, siendo su propósito proporcionar un
“entorno amigable” en el cual el usuario pueda ejecutar operaciones de un sistema informático.
Por tanto el sistema operativo es el software básico que permite al usuario manejar el ordenador,
mediante una interfaz sencilla, sin necesidad de conocer los detalles del hardware del sistema.
Hay diferentes sistemas operativos diseñados para diferentes tipos de ordenadores.
Se puede clasificar las múltiples versiones de Windows en tres grandes grupos:
a) Entornos Operativos: Windows 3.1 no era un sistema operativo en sí mismo, sino un entorno
operativo. Al encender un ordenador donde fuese a utilizarse Windows 3.1 el sistema
operativo que se ejecutaba era el MS-DOS. Windows 3.1 funcionaba a modo de cubierta, pero
su funcionamiento estaba completamente sostenido por MSDOS.
b) Sistema Operativo Monousuario y Multitarea: dentro de esta categoría se agrupan Windows
95, Windows 98 y Windows ME (Millenium edition). Estos sistemas operativos fueron
desarrollados a partir de MS-Dos y muchas de sus características, como el hecho de que
fuesen monousuario, se derivan de esta circunstancia.
c) Sistema operativo Multiusuario y Multitarea: Dentro de esta categoría se agrupan Windows
NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 y
Windows 10. Esta familia de sistemas operativos se desarrolló a partir de un sistema operativo
totalmente nuevo que nada tenía que ver con MS-DOS. Su primera versión fue Windows NT
y a partir de esta fueron desarrollándose las siguientes versiones. El motivo de desarrollar un
sistema operativo nuevo fue liberarse de algunas de las características heredadas de MS-DOS
en las otras versiones y que lastraban al sistema en cuanto a la posibilidad de desarrollo de
nuevas características y funcionalidades.
25
2.2.- Interface
Los sistemas operativos tienen dos objetivos principales:
1. Proporcionar el interfaz para la interacción con los usuarios, las aplicaciones y el hardware.
La mayoría de los sistemas operativos incluyen dos tipos distintos de interfaces:
a. Interfaz de línea de comandos (CLI, Command-Line Interface): el usuario se comunica
con el ordenador escribiendo en pantalla una serie de comandos que proporciona el
sistema operativo. Esta interfaz tiene como desventaja que es difícil de aprender, ya
que hay que recordar el nombre de los comandos y la sintaxis necesaria para que el
ordenador interprete correctamente los comandos.
b. Interfaz gráfica de usuario (GUI, Graphics User interface): el sistema operativo

proporciona una forma gráfica y sencilla de utilización del ordenador. Proporciona
representaciones gráficas de los programas y datos del ordenador. La interfaz gráfica
de usuario más utilizada es la del sistema operativo Windows basado en ventanas.La
interfaz de usuario es el modo en que se establece la comunicación entre el ordenador
y el usuario.
26
2. Gestionar y optimizar recursos hardware y software:

a. Recursos hardware: gestiona los recursos hardware del sistema, la CPU, la memoria
RAM y los dispositivos E/S.
b. Recursos software: se encarga de organizar y gestionar la información en los
dispositivos de almacenamiento.
27
2.2.1.- Partes de entorno de trabajo

El entorno de trabajo principal de Windows es el escritorio. Veamos cómo está constituido.
El escritorio de Windows 7 se hace visible cuando se inicia una sesión. En el veremos iconos, la barra
de tareas y los gatgets.
Nota: los Gadget se han dejado de usar en nuevas

versiones de Windows por problemas de vulnerabilidad.
Los iconos
Los iconos son los pequeños símbolos gráficos que representan objetos. Por lo general el dibujo tiene
relación con su referente.
Con los iconos se pueden realizar operaciones muy diversas.
• Al hacer clic o doble clic sobre éstos, se realizará alguna acción. Si el icono refiere una
ventana, un programa ejecutable o un archivo vinculado a un programa ejecutable, al hacer
doble clic se abrirá.
• Un icono se puede seleccionar haciendo clic sobre el mismo. Una vez seleccionado, puede
moverse de un lugar a otro, copiarse, eliminarse, etc. Es evidente que la operación que se
realiza con el icono es como si se realizara sobre el programa, archivo, objeto o ventana a la
que referencia.
28
• Se pueden seleccionar varios iconos a la vez; para ello, mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras selecciona los iconos que desee. Si queremos seleccionar un conjunto de iconos,
lo haremos manteniendo pulsada la tecla Mayús, haciendo clic sobre el primer icono y el
último de una lista; se seleccionarán el primero, el último y los intermedios. Utilizando estas
mismas teclas, junto con las teclas de edición, podemos movernos por la ventana para
seleccionar los iconos deseados con cada pulsación de la barra espaciadora.
• Un icono se puede renombrar, a excepción de los propios que genera Windows. Éstos no se
pueden renombrar de forma sencilla, aunque sí es posible. Para renombrar un icono, haz
clic sobre su nombre y, después, haz clic de nuevo; el nombre aparecerá seleccionado y un
cuadro a su alrededor, escribe el nombre nuevo o modifica el anterior como desees. Otro
método consiste en hacer clic con el botón secundario sobre el icono y, después, seleccionar
Cambiar nombre en el menú de método abreviado o contextual.
• Para mover un icono, hay que arrastrarlo de una ventana o carpeta a otra utilizando el botón
primario del ratón. Para copiar un icono, lo arrastraremos de una ventana o carpeta a otra,
pero teniendo pulsada durante la operación la tecla CTRL. Liberamos el botón del ratón, a
continuación la tecla, y el icono se habrá copiado.
• Para borrar un icono, lo seleccionaremos y, después, pulsamos la tecla SUPR, y confirmamos
su eliminación. También podemos eliminarlo haciendo clic con el botón secundario del ratón
sobre el icono que se desea eliminar y, en el menú contextual, seleccionando Eliminar.
En Windows, cada vez que eliminamos un archivo, carpeta, icono, objeto, etc., no se elimina de forma
permanente; lo que eliminamos se envía a la Papelera de reciclaje de forma temporal. Si deseamos
recuperar un archivo eliminado, basta con ir a la papelera y restaurarlo. Cuando vaciemos la papelera,
los archivos sí se eliminarán de forma permanente.
Los accesos directos son los iconos especiales vinculados a objetos ya existentes. Los podemos
identificar porque presentan una flecha junto al icono.
La barra de tareas
La barra de tareas está situada en la parte inferior del escritorio
29
2.2.2.- Desplazamiento por el entorno de trabajo

Para operar con la interfaz gráfica del Sistema operativo Windows se puede utilizar tanto el ratón
como el teclado.
Ratón
El ratón es la mejor opción para operar con el sistema Windows puesto que ha sido específicamente
para esta labor. El ratón como ya sabemos mediante sus movimientos sobre la mesa reflejan un
punto en la pantalla del ordenador que recibe el nombre de puntero.
La apariencia del puntero varía en función del lugar de la pantalla en que se coloque:
Forma del
Descripción
puntero
Es la forma habitual del ratón
Cuando el puntero está sobre un vínculo de Internet
Cuando el puntero está sobre el texto de un documento
Cuando el ordenador está ocupado haciendo alguna operación que hemos

solicitado (abrir un programa, etc.) y detiene el trabajo con el usuario.
Cuando el usuario está trabajando con un documento de texto aparece un símbolo llamado “cursor”
que índica el lugar donde va a aparecer el texto que teclee el usuario. Generalmente el cursor se
simboliza como una barra vertical que parpadea. El cursor se pude mover empleando las teclas de
dirección o haciendo clic con el ratón en un determinado lugar del texto.
Las acciones realizadas con más frecuencia con el ratón son:
• Hacer clic con el botón izquierdo: se utiliza para seleccionar un elemento (una carpeta, un
archivo, un programa) o elegir una opción.
• Hacer clic con el botón derecho: para acceder al menú contextual de un objeto, que es un
listado con opciones diferentes que podemos realizar sobre el objeto. Para hacer desaparecer
el menú contextual sin elegir ninguna opción basta con hacer clic en cualquier otro punto del
escritorio o pulsar la tecla Esc.
30
• Hacer doble clic con el botón izquierdo:
- Si el objeto es texto, se señala la palabra sobre la que estamos situados. Y si hacemos

tres veces clic se señala todo el párrafo.
- Si el objeto es un icono, se abrirá una ventana con la

aplicación asociada a ese objeto.
• Arrastrar: consiste en pulsar el botón izquierdo del ratón

sobre un objeto y sin soltar el botón, desplazar el ratón hasta
otro punto de la pantalla y finalmente soltar el botón del
ratón. También permite modificar las dimensiones de una
ventana, arrastrando el ratón desde los bordes de la misma.
Podremos seleccionar varios objetos simultáneamente, haciendo clic
en un punto donde no haya objeto, y sin soltar el botón, desplazar el
ratón trazando un rectángulo que contenga a los objetos que se
desee seleccionar.
• Desplazar: moviendo la rueda central del ratón arriba y abajo

se desplaza el contenido de una ventana, cuando este no cabe
en la ventana.
Teclado
El teclado se va a utilizar principalmente en aquellas acciones en que sea necesario introducir o
modificar textos. Pero también hay que conocer una serie de teclas rápidas (métodos abreviados del
teclado) que permiten al usuario manejar el sistema operativo sin necesidad de utilizar el ratón.
En el siguiente cuadro aparecen los métodos abreviados del teclado de la tecla del logotipo de
Windows. Recuerda que un método abreviado de teclado es una combinación de teclas que ejecuta
alguna acción. Hay que ir pulsando las teclas en el orden indicado, sin dejar de pulsar ninguna. El
símbolo + no hay que pulsarlo, únicamente sirve como separador de las teclas que hay que pulsar.
Tecla Función
Mostrar u ocultar el menú Inicio. También con Ctrl+Esc.
Abrir el Explorador de Windows mostrando el contenido

del equipo (sus dispositivos de almacenamiento).
Minimizar todas las ventanas del escritorio.
31
Restaurar las ventanas minimizadas.
Mostrar el escritorio minimizando las ventanas abiertas en

el escritorio. Si se vuelve a realizar la combinación de teclas
restaura las ventanas minimizadas.
Minimizar todas las ventanas del escritorio, salvo la que

esta activa. Si se vuelve a realizar la combinación de teclas
restaura las ventanas minimizadas.
Obtener una vista previa temporal del escritorio, las

ventanas abiertas se vuelven transparentes.
Desplazarse por los programas de la barra de

tareas. Marca el primero de los programas de la barra
de tareas, si se vuelve a pulsar la T sin dejar pulsar la tecla
de Windows, cambia al siguiente de los programas y así
sucesivamente.
Desplazarse por los programas de la barra de tareas en

orden inverso.
Iniciar el programa anclado a la barra de tareas en la

posición indicada por el número.
Desplazarse por los programas de la barra de tareas

mediante Aero Flip 3D. Con Alt+Tab desplazarse por los
programas de la barra de tareas con Aero Flip 3D.
Usar las teclas de dirección para desplazarse por los

programas de la barra de tareas mediante Aero Flip 3D.
Abrir el Administrador de tareas.
Bloquear el equipo o cambiar de usuario.
Mostrar la ayuda de Windows.
Buscar un archivo o una carpeta.
32
Abrir el cuadro de diálogo Ejecutar.
Desplazarse por los gadgets.
También es conveniente conocer los métodos abreviados de teclado generales, que van a servir para
cualquier aplicación:
Tecla Función
Copiar el elemento seleccionado.
Cortar el elemento seleccionado.
Pegar el elemento seleccionado.
Deshacer una acción.
Rehacer una acción.
Seleccionar todos los elementos de un documento o una

ventana.
Eliminar el elemento seleccionado y moverlo a la papelera de

reciclaje.
Eliminar definitivamente el elemento seleccionado sin pasar

por la papelera de reciclaje.
Cancelar opciones y cerrar menús abiertos.
Copiar toda la pantalla al portapapeles de Windows.
Copiar la ventana activa al portapapeles de Windows.
33
Mostrar la ayuda.
Cambiar el nombre de elemento.
Actualizar la ventana activa.
Activar la barra de menús en el programa activo.
2.2.3.- Configuración del entorno de trabajo

El usuario puede cambiar el Escritorio simplemente para adaptarlo a su gusto o a la manera que
le resulte más práctica. Por ejemplo, es posible elegir los iconos, las imágenes para el fondo, el
protector de pantalla, situar la Barra de tareas en un lugar distinto, modificar la configuración de la
pantalla, personalizar una carpeta, etc.
La resolución de pantalla afecta a la calidad de imagen del monitor.
Los efectos del cambio de resolución de pantalla son:
• Si se aumenta, se verá más información, pero en un tamaño más pequeño.
• Si se reduce, se podrá ver menos información, pero en un tamaño mayor.
Veamos algunos de los entornos de trabajo más frecuentes:
• Ventanas
Las ventanas son las áreas, generalmente rectangulares, que Windows pone al alcance del usuario
para que interactúe con los programas.
Se pueden tener tantas ventanas abiertas como se quiera, siempre que la memoria del ordenador
pueda gestionarlas. De este modo, puede realizarse más de una tarea a la vez.
Para modificar las dimensiones de una ventana se utilizan los bordes de la misma, realizando una
operación de arrastre con el ratón.
Si una ventana no dispone de suficiente espacio para mostrar todo su contenido, ésta incluirá unas
barras de desplazamiento que pueden aparecer vertical en la parte derecha de la ventana u
horizontal en la parte inferior (o ambas a la vez). Estas barras de desplazamiento se utilizan para
desplazar el contenido de la ventana dentro del área que tiene asignada.
A continuación se presenta la ventana Equipo, y se presentan los elementos más comunes en todas
las ventanas.
34
• Los cuadros de dialogo

Los cuadros de dialogo son un tipo especial de ventana diseñada para que el usuario pueda aportar
información cuando es necesaria para la ejecución de alguna operación. Estas ventanas tienen
algunas características distintivas como que no poseen botones de control habituales en el resto de
ventanas.
Generalmente sólo presentan el botón de
Cerrar y un botón de ayuda. También suelen
carecer de bordes que permitan cambian su
tamaño.
Suelen contener elementos como listas
desplegables, botones de opción, casillas de
verificación, etc. Estos objetos reciben el
nombre genérico de controles
35
Otros elementos en un cuadro de diálogo:
- Botones de opción. Son excluyentes entre sí.
- Cuadro de texto. Área para introducir información.
- Indicador de progreso. Muestra el avance de un proceso.
• Los botones de control

En la parte superior derecha de la barra de título aparecen una serie de botones presentes en la
mayoría de los programas de Windows.
- Minimizar: La ventana desaparece de la pantalla y queda representada sólo por un botón en
la barra de tareas.
- Maximizar: la ventana ocupa toda el área de la pantalla.
- Restaurar: La pantalla vuelve al tamaño y posición que tuviese antes de ser maximizada.
- Cerrar: Cierra la ventana, finalizando la ejecución de la aplicación cuando la ventana presenta
la ejecución de un programa.
Los botones maximizar y restaurar se alternan según el estado de la ventana. Cuando ésta ha sido
maximizada se presenta el botón restaurar y cuando ocupa sólo parte de la pantalla se muestra el
botón maximizar.
Botón minimizar (Tamaño) Botón restaurar
2.3.- Carpetas, directorios, operaciones con ellos

2.3.1.- Definición
Una carpeta es una ubicación virtual dentro de la
estructura de archivos del ordenador, en donde
se almacenan archivos de todo tipo, desde los
documentos de usuario como documentos fotos
y videos hasta los archivos necesarios para
ejecutar el sistema operativo y los programas.
También las carpetas tienen la capacidad de
alojar otras carpetas en su interior.
36
En Informática, se designa como directorio o carpeta de archivos, a un sistema que organiza

virtualmente a partir de ciertas informaciones precisas, una serie de ficheros, ordenados por
alfabeto, temas, orden numérico, temporal, etcétera.
2.3.2.- Creación, acción de renombrar, abrir, copiar, mover o eliminar una carpeta
Para crear una carpeta vaya al

destino en el que desea crearla, a
continuación tiene dos caminos:
a) Menú contextual (Botón

derecho del ratón) seleccione
Nuevo → Carpeta
37
b) Si se encuentra dentro de una carpeta, seleccione el botón “Nueva carpeta” que aparece en el
menú de la parte superior.
Una vez creada la carpeta, si desea asignarle

otro nombre:
a) O bien abra el menú contextual (botón

derecho del ratón) y haga clic en “Cambiar
nombre”
38
b) O haga doble clic sobre la carpeta

Con el menú contextual también se pueden realizar las acciones de Abrir,
Copiar, Cortar y Eliminar.
También puede abrir una carpeta haciendo doble clic sobre ella.
Para mover la carpeta emplee la opción cortar y luego vaya al destino de la
misma y en el menú contextual seleccione pegar. También puede arrastrarla
hasta su destino.
Para eliminar la carpeta también puede seleccionarla (haciendo un único clic sobre ella) y luego
pulsar el botón “Supr” o “Del” de su teclado.
No olvide que en el capítulo anterior se vieron los atajos de teclado para copiar (CTRL + C), cortar
(CTRL + X) y pegar (CTRL + C).
2.4.- Ficheros, operaciones con ellos

2.4.1.- Definición
En el caso de la informática, nos referimos a un fichero o archivo como un lugar (naturalmente
virtual) donde se guarda información. Esta información puede ser muy diversa, y puede abarcar
desde apenas un número o una cifra (incluso menos: hay ficheros vacíos) hasta el infinito.
Teóricamente no hay límite para la información que un fichero puede contener, aunque por
comodidad solemos separar los ficheros según el tipo de información que contengan.
Al igual que con las fichas reales, cada fichero tiene un nombre con el cual nosotros o el ordenador
lo podemos identificar y reconocer, pero además suele tener una extensión, que se separa del
nombre por un punto (Ej: datos.txt). La extensión sirve para permitirle al ordenador conocer qué tipo
de datos contiene ese fichero, o que programa puede ejecutar ese archivo o visionarlo. En el ejemplo,
el .txt indica que se trata de un fichero con texto, pero hay extensiones con nombres menos
evidentes, debido sobre todo a que las extensiones originalmente solo podían tener 3 letras y no
había combinaciones suficientes para todos los tipos de datos. Una imagen en informática es pues
un tipo de fichero, lo mismo que un documento, una base de datos, una hoja de cálculo...
simplemente tienen una extensión diferente según su tipo, pero todos ellos son ficheros. Cada uno,
igualmente, tiene sus propias instrucciones para ser leído o abierto, y solo podrá usarse con el
programa adecuado, que interprete esas instrucciones y las ejecute. Es por eso que muchos ficheros,
aunque contengan igual información, pueden ser totalmente distintos al haber sido creados con
programas diferentes, que tratan de modo diferente también la información. Un archivo sólo podrá
ser abierto por un programa si es compatible con este, e incluso en simples archivos de texto no
podrás abrir algunos si no tienes el editor adecuado.
39
2.4.2.- Creación, acción de renombrar, abrir, copiar, mover o eliminar un fichero

Como ejemplo vamos a crear una carta en un fichero en el escritorio.
• Pulsa el botón derecho del ratón en cualquier zona vacía del escritorio.
• Selecciona la opción nuevo
• Fíjate que aparecen muchas opciones (documento de texto, archivo de sonido, imagen de
mapa de bits,…). Cada opción nos permite crear un tipo de archivo nuevo (un texto, un dibujo,
un sonido, etc.)
• Como vamos a escribir una carta, hay que seleccionar Documento de texto
También puedes crear el fichero directamente desde una aplicación determinada, como puede ser
el bloc de notas.
El resto de operaciones con ficheros se realizan de la misma forma que se ha visto en el apartado de
carpetas.
40
2.5.- Aplicaciones y herramientas del Sistema operativo

Herramientas de aplicación:
El sistema incluye un grupo de programas denominado Accesorios, concebidos para ayudar al usuario
en su trabajo.
Para conocer sus prestaciones, selecciona “Menú Inicio”, ve a “Todos los programas” y a
continuación haz clic en “Accesorios”.
Herramientas del Sistema Operativo:
Este sistema operativo incorpora un conjunto de herramientas que facilitan su uso y establecen una
protección de la información superior.
• Desfragmentador de disco: Reúne los fragmentos de un mismo archivo y los escribe de forma
continua en el disco duro.
• Editor de caracteres privados: Se utiliza para editar caracteres y cambiar la forma en la que
se muestra el carácter en pantalla.
• Equipo: Muestra las unidades de disco, bibliotecas y otros dispositivos conectados al
ordenador, entre otros.
• Información del sistema: Facilita las unidades de los componentes, los recursos de hardware,
el entorno de software, la configuración de Internet, las aplicaciones instaladas, etc.
• Informe de Windows Easy Transfer: Muestra un informe sobre las transferencias que se han
realizado a través de Windows Easy Transfer.
• Internet Explorer (Sin complementos): Abre el explorador de Internet Explorer sin controles
ActiveX y sin extensiones
• Liberador de espacio en disco: Elimina archivos innecesarios, que el propio sistema operativo
busca, y calcula el espacio total que puede recuperarse. El usuario puede seleccionar o
deseleccionar los archivos propuestos en una lista.
• Mapa de caracteres: Muestra un cuadro de diálogo que se llama “Mapa de caracteres”.
Podemos ver caracteres especiales y copiarlos para pegarlos en un documento.
• Monitor de recursos: Supervisa el uso y rendimiento de la CPU, discos, red y memoria en
tiempo real.
• Panel de control: Permite cambiar la configuración y personalizar la funcionalidad del equipo.
• Programador de tareas: Ofrece la posibilidad de asignar día y hora para que se ejecute una
tarea determinada de manera automática.
• Restaurar sistema: Permite regresar a una situación anterior después de haber hecho
cambios importantes en el quipo; para ello, el sistema crea automáticamente puntos de
restauración.
• Windows Easy Tranfer: Transfiere archivos y configuraciones de un equipo a otro.
41
2.6.- Exploración/navegación por el sistema operativo

Al abrir el explorador de Windows, se muestra una ventana en la que se muestras las siguientes
partes:
• Botones Atrás y Adelante: Pulsando estos botones se podrá acceder a las carpetas accedidas
anteriormente o bien volver a acceder a las ya visitadas.
• Barra de direcciones: situada en la parte superior de la ventana y muestra el nombre de la

carpeta donde se encuentra el usuario y la ruta para acceder a ella.
Si deseamos localizar un programa o archivo del que no conocemos su ubicación. Podemos emplear
el asistente de búsqueda de Windows.
Hay dos formas de acceder a él:
La primera opción, es seleccionar “Buscar Equipo” en la ventana anterior” y escribir el nombre de
archivo o carpeta deseado.
La segunda opción consiste en ir al “menú Inicio” y en “Buscar programas y archivos” introducimos
el nombre a buscar.
Si hay alguna parte del texto del archivo del que no nos acordamos podemos emplear alguno de
los caracteres comodines siguientes:
• * Sustituye uno o más caracteres en el nombre o en la extensión del archivo buscado
• ? Equivale a un único carácter en el nombre o en la extensión cada vez que se escribe.
42
2.7.- Configuración de elementos del sistema operativo

Para acceder a la configuración de elementos del Sistema Operativo, se debe pulsar el “Botón Inicio”
→ ”Panel de control” y hacer clic sobre “Sistema y seguridad”. De entre las operaciones que
aparecen se debe hacer clic en “Sistema”.
Al hacerlo se muestra una pantalla donde se refleja la información del equipo, la versión del Sistema
Operativo instalado. Asimismo, se pueden acceder a las opciones de configuración, pulsando en el
enlace Configuración avanzada del sistema.
Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades del sistema desde la cual y, a través de las pestañas
Nombre de equipo, Hardware, Protección del sistema y Opciones avanzadas, se pueden configurar
todos los elementos tales como el rendimiento, el perfil de usuario, el nombre del equipo, el grupo
de trabajo, etc.
2.8.- Utilización de cuentas de usuario

Las cuentas de usuario representan a los usuarios que tienen acceso al sistema. las cuentas de
usuario determinan qué privilegios y restricciones tienen otorgados los usuarios. En un equipo que
forma parte de un dominio de red cada usuario debe ser miembro de al menos un grupo. Windows
define dos tipos de usuarios en el sistema. los usuarios administradores son usuarios con privilegios
para la administración del sistema y tienen garantizado el acceso a todo el equipo y a la realización
de cambios que afectan a la configuración del mismo. Los usuarios estándar sólo tienen acceso a sus
43
datos, a la ejecución de las aplicaciones instaladas en el sistema y a realizar cambios en la

configuración que no afecten a otros usuarios del sistema.
Windows exige que exista al menos una cuenta de administrador en el sistema, si bien pueden
existir más de una.
Solamente los administradores del sistema pueden crear nuevas cuentas de usuario o eliminar y
modificar las cuentas que existan.
En el caso de existir varios usuarios administradores, todos ellos tienen garantizados los mismos
privilegios y pueden realizar las mismas operaciones en el sistema.
Existen tres cuentas de usuario en el sistema:
• Administrador: Tienen un control total sobre el equipo, pudiendo realizar instalaciones de

programas o cualquier cambio sobre la configuración del equipo.
• Usuario estándar: Pueden usar la mayoría de las aplicaciones y cambiar la configuración del
sistema que no afecten a otros usuarios ni a la seguridad del equipo. Los usuarios accederán
con un nombre de usuario y contraseña.
• Invitado. No pueden realizar ningún cambio en el equipo y se utilizan normalmente para

personas que utilizan de forma temporal el equipo informático.
2.9.- Creación de Backup

Una Backup es una copia de seguridad. Las copias de seguridad permiten salvaguardar la
información más importante o que pueden ser objeto de pérdidas.
La primera tarea antes de realizar por primera vez una copia de seguridad es configurar sus
condiciones. A modo de ejemplo se va a realizar copia de seguridad de los archivos del usuario
“Focan” que se ha creado en actividades anteriores y se va a guardar en un disco extraíble (pen drive).
Para ello siga las siguientes indicaciones:
1. Abra el menú “Inicio”, y seleccione “Panel de control”, seleccione la categoría “Sistemas y
seguridad” y pulse sobre “Copias de seguridad y restauración”.
2. Active la opción “Configurar copias de seguridad”. Tras unos segundos, podrá elegir una
ubicación para guardar la copia de seguridad. Selecciona en este caso la unidad de disco
extraíble y pulsa siguiente.
3. A continuación, se indicará al sistema de qué se desea hacer la copia de seguridad. Para ello,
existen dos opciones:
4. Dejar a Windows que elija (recomendado)
5. Déjame elegir
6. Elija la segunda opción y pulse “Siguiente”.
44
7. Marca la casilla de verificación “bibliotecas de Focan” y pulsa el botón siguiente. Se abrirá un

resumen de la configuración realizada. En la zona “Programación”, el sistema propone los
parámetros para realizar periódicamente la copia de seguridad. Para cambiar la frecuencia,
día y hora, haz clic en “Cambiar programación”. Después de ajustar dichos valores, pulsa
“Aceptar”.
8. Pulsa el botón “Guardar configuración y ejecutar copia de seguridad” Después de unos
segundos puedes comprobar que la copia de seguridad se ha guardado correctamente; abre
el disco extraíble y observa que hay un archivo nuevo con la copia de seguridad. Realiza una
captura de pantalla de esta copia de seguridad.
2.10.- Soportes para la realización de un Backup

La copia de seguridad no se aconseja guardarla en el mismo disco duro del ordenador.
Los dispositivos recomendados son:
• Servidores: ordenador que tienen un uso exclusivo para realizar ciertas funciones y que no se
utiliza para ejecutar aplicaciones como los equipos informáticos usuales.
• Discos externos: disco similar al disco duro, pero que en lugar de estar en el interior de la
carcasa del equipo informático, es externo al equipo y se conecta a él normalmente a través
de un conector USB.
• CD-R o DVD-R: Dispositivo de almacenamiento que sirve para guardar información. El DVD
suele ofrecer mayores capacidades de grabación.
2.11.- Realización de operaciones básicas en un entorno de red

Una red de equipos informáticos está compuesta por un conjunto de ordenadores y otros
dispositivos (impresora, escáner, servidor) conectados a través de cables o redes wifi, con el objeto
de compartir recursos e información.
2.11.1.- Acceso
Pulsaremos sobre el botón Iniciar y
luego en la opción Equipo, que se
encuentra en la parte izquierda del
menú.
45
2.11.2.- Búsqueda de recursos de red

En la ventana anterior mostrada, en la parte inferior del panel izquierdo se pulsará sobre el icono
Red. Haciendo clic sobre los equipos conectados a la red se accede a las carpetas y recursos
compartidos.
2.11.3.- Operaciones con recursos de red

La operación más habitual es la de compartir recursos. Los recursos que suelen compartirse en la red
son: impresoras, escáneres, unidades de discos y carpetas. Compartir recursos significa que los
usuarios a los que les es permitido podrán acceder a dicho recurso y utilizarlo en función de los
permisos que se les activen.
Para configurar los archivos y

dispositivos que se comparten
en red siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en Inicio → Panel
de Control → Redes e Internet
→ Centro de redes y recursos
compartidos.
2. En este caso la red a la que
se encuentra conectado es
“DAULASGC.LOCAL”.
46
RESUMEN
En esta unidad de aprendizaje se han definido los conceptos de Hardware y Software.
Recordemos que el Hardware se refiere a todas las partes físicas y tangibles de un ordenador, es
decir, todos los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánicos que lo forman.
El hardware de un ordenador se puede clasificar en dos categorías principales:
• Hardware básico: formado por aquellos elementos fundamentales e imprescindibles para

que la computadora funcione (placa base, monitor, teclado, etc.).
• Hardware complementario: formado por todos los dispositivos adicionales que no son
necesarios para el funcionamiento del ordenador (impresora, escáner, webcam, etc.).
El Software de un ordenador es el conjunto de componentes lógicos que hacen posible la realización
de tareas específicas. Se incluyen las aplicaciones informáticas o programas: procesadores de texto,
hojas de cálculo, visores de imágenes, etc.; y el sistema operativo, que es el programa que permite
al resto funcionar de forma correcta, facilitando la interacción con los componentes físicos
(hardware) y el resto de aplicaciones.
El software puede ser de tres tipos:
• Software de sistema.
• Software de programación.
• Software de aplicación.
En cuanto a los sistemas operativos, se ha trabajado fundamentalmente con Windows 7 para la
explicación de este manual. Este sistema operativo es multiusuario y multitarea. Se han definido los
principales elementos que conforman el sistema operativo con el objeto de poder trabajar con él de
la forma más eficaz: ventanas, iconos, botones de control, cuadros de dialogo, herramientas de
aplicación y de sistema, etc.
Además se han dado las pautas para poder realizar adecuadamente las operaciones básicas sobre
carpetas y ficheros (crear, copiar, mover, etc.).
También es necesario configurar cuentas de usuario y darle los permisos correctos a cada uno. Los
perfiles de usuario que se pueden configurar son: Administrador, Usuario estándar e Invitado.
Otro aspecto a tener en cuenta en el uso del sistema operativo es la creación de las copias de
seguridad. Elemento importante para salvaguardar los datos ante posibles amenazas.
47
UA2: Introducción a la búsqueda de información en

internet. Navegación por la world wide web
INTRODUCCIÓN
En esta segunda unidad de aprendizaje nos centraremos en el manejo de Internet. Presentaremos
las principales características y peculiaridades de este entorno, y ofreceremos unas nociones básicas
que permitan navegar por la web de un modo seguro y efectivo.

operatividad.
aplicación.
48

de autor.
a realizar.
recibidas.
49

obtenida.
en el aula.
50

recibidas.
- Utilizar los manuales de ayuda, disponibles en la aplicación, en la resolución
de incidencias o dudas planteadas.
51
MAPA CONCEPTUAL
52
1.- Introducción a la búsqueda de información en Internet

Una vez que ya conocemos los elementos que forman parte de nuestro ordenador tanto a nivel de
hardware como de software, y hemos aprendido a desenvolvernos por nuestro sistema operativo,
vamos a empezar a trabajar con Internet. En este capítulo veremos los principales conceptos sobre
Internet, aprenderemos a trabajar con los buscadores para obtener información y a trabajar con
seguridad en nuestros navegadores.
1.1.- ¿Qué es Internet?

Internet es una red de redes a escala mundial formada por millones de computadoras
interconectadas. Cuando se habla de red de redes se hace referencia a que es una red formada por
otras menores, generalmente con una jerarquía.
Una red de ordenadores es un conjunto de máquinas que se comunican a través de algún medio
(cable coaxial, fibra óptica, radiofrecuencia, líneas telefónicas, etc.) con el objeto de compartir
recursos.
Al contrario de lo que se piensa comúnmente, Internet no es sinónimo de World Wide Web (ni de
“páginas web”). La World Wide Web es uno de los muchos servicios ofertados en la red Internet. La
Web es un sistema de información mucho más reciente (1995) que emplea la red Internet como
medio de transmisión. Una red que conecta los ordenadores de una oficina por ejemplo se denomina
red LAN.
Una red que conecta ordenadores que están separados a larga distancia se denomina WAN.
Internet es un tipo de red WAN ya que incluye ordenadores de todas las partes del mundo, pero
con la diferencia que no sólo se conectan ordenadores individuales, sino que también lo hacen redes
completas.
Por Internet circulan constantemente cantidades increíbles de información, por eso también se le
denomina La Autopista de la Información.
Internet sirve de enlace entre redes más pequeñas y permite ampliar la cobertura al hacerlas parte
de una red global. Esta red global tiene la característica de que utiliza un lenguaje común que
garantiza la intercomunicación de los diferentes participantes; este lenguaje común o protocolo (un
protocolo es el lenguaje que utilizan los ordenadores al compartir recursos) se conoce como TCP/IP.
Así pues, Internet es la red de redes que utiliza TCP/IP
como su protocolo de comunicación.
Internet es un acrónimo de INTERconected NETworks
(Redes interconectadas). Para otros, Internet es un
acrónimo del inglés INTERnational NET, que traducido al
español sería Red Mundial.
53
1.2.- Aplicaciones de Internet dentro de la empresa

Hoy en día Internet se ha convertido en una herramienta que ofrece a las empresas múltiples
posibilidades.
Entre los servicios que podemos encontrar en Internet están:
• Búsqueda de información: Es una de las funciones más empleadas por los usuarios de
Internet.
• Consulta de Servicios Públicos: Podemos visitar a casi todos los estamentos públicos a través
de sus páginas Web accediendo a la información y servicios que nos ofrecen a través de
Internet.
• Videoconferencia: Permite establecer una comunicación a través de Internet utilizando

imágenes de vídeo y sonido en tiempo real.
• Compartir Archivos: Podemos compartir archivos entre los empleados de nuestra empresa
mediante FTP. Este servicio permite transferir ficheros de un ordenador a otro. Se pueden
transferir ficheros de texto, imágenes, sonido, vídeo, etc.
• Publicar Contenido: Podemos construir y publicar una página Web o un blog para nuestra
empresa. Actualmente los principales usos de Internet por parte de una empresa son el
comercio on-line para venta de productos y la publicidad.
1.3.- Historia de Internet

Internet nació a raíz de un proyecto militar llamado ARPANET creado en Estados Unidos a finales de
los años 60. Pretendían conectar entre sí una gran cantidad de ordenadores, de este trabajo nación
el protocolo TCP/IP para facilitar la conexión de diferentes tipos de ordenadores. En 1975, ARPANET
comenzó a emplearse para unir centros de investigación militares y universidades. En 1983 se adoptó
el TCP/IP como estándar principal para todas las comunicaciones, y en 1990 desapareció ARPANET
para dar paso a otras redes TCP/IP a Internet. En ese momento comenzaron a operar organizaciones
privadas en la Red.
En España, Internet comenzó a implantarse a finales de los 80, a través del programa IRIS. En 1990
nació como tal RedIRIS, entidad que obtuvo la condición de red oficial de cara a los estándares
internacionales de Internet, y que fue adoptando poco a poco cada uno de los servicios existentes.
54
1.4.- Terminología relacionada

A continuación se exponen algunos conceptos básicos que hay que conocer para entender el
funcionamiento de Internet:
• Navegador Web: Un Hojeador o web browser es una aplicación de software que permite al
usuario visualizar documentos de hipertexto en la pantalla del ordenador, (“páginas
Web”). Los navegadores actuales permiten mostrar o ejecutar gran cantidad de tipo de
datos: gráficos, secuencias de vídeo, sonido, animaciones, presentaciones y programas
diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. La funcionalidad básica de un
navegador web es permitir la visualización de documentos de texto, posiblemente con
recursos multimedia incrustados. Tales documentos, comúnmente denominados páginas
web, poseen hipervínculos que enlazan una porción de texto o una imagen a otro documento,
normalmente relacionado con el texto o la imagen. El seguimiento de enlaces de una página
a otra, ubicada en cualquier computadora conectada a Internet, se llama navegación, que es
de donde se origina el nombre navegador. Otra denominación es explorador web, inspirada
en uno de los navegadores más populares, el Internet Explorer.
• Páginas web: son un tipo de documento escrito en lenguaje HTML y que los navegadores
interpretan para mostrar los contenidos en la pantalla de los usuarios.
• Hipertexto: Es el lenguaje utilizado en la construcción de páginas web que usa etiquetas para
ubicar elementos (fotografías, texto, animaciones, etc.) en la pantalla. Es un lenguaje estándar
que todos los navegadores visualizan correctamente. Las páginas cuya URL empiecen con
http:// usan el protocolo de hipertexto.
• La Word Wide Web: La Web o WWW (Del inglés, Telaraña Mundial), refleja el dibujo de la
red Internet sobre el globo terráqueo. Es un sistema basado en documentos de hipertexto
que se transmiten de PC a PC en la red Internet. No se debe confundir la Web con Internet,
que es la red física mundial sobre la que circula la información.
• URL: Significa Uniform Resource Locator, es decir, localizador uniforme de recurso. Es una
secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato estándar, que se usa para localizar recursos,
como páginas Web o imágenes en Internet. Podemos decir que todo elemento (fotografía,
página, sonido, etc.) que se encuentre en Internet tiene una URL específica. Por ejemplo: El
formato general de un URL es: Protocolo://máquina/directorio/fichero
• Ancho de banda: Medida de capacidad de comunicación o velocidad de transmisión de datos

de un circuito o línea.
• Dirección IP: Descripción formal de una dirección de Internet estándar, que utiliza números
en lugar de nombres (dominios).
• Dominio: El dominio es la palabra que hace referencia al nombre que tiene una página web
en Internet.
55
• FTP: File Transfer Protocol. Protocolo de transferencia de ficheros. Uno de los protocolos más
comunes para intercambiar ficheros entre ordenadores.
• Host, Servicio de Host, Alojamiento: Es el servidor en que se guarda cualquier información

que estará disponible en Internet.
• ISP: (Internet Service Provider o proveedor) Empresa u organización que brinda el servicio de
conexión a Internet.
• Host: Es un ordenador que está conectado a Internet. También se conoce como cliente, ya
que solicitan ciertos servicios a los servidores. Para poder realizar la solicitud de servicios
necesitan un software denominado cliente.
• Servidor: Ordenador conectado a Internet que provee algún tipo de servicio (correo
electrónico, páginas web o transferencia de ficheros). El software instalado en el servidor se
denomina software y posibilita compartir recursos o información con otros host que solicitan
sus servicios.
• Paquete: La información que se transmite a través de Internet se divide en bloques o trozos

de tamaños que varían entre 1 y 65535 bytes. cada uno de estos bloques se le conoce como
el nombre de paquete.
• Router: Dispositivo hardware que se encarga de conectar equipos informáticos con Internet a
través de medios físicos, tales como cables de red, repetidores, fibras ópticas, etc. Su uso más
común es la de compartir una conexión a Internet con varios equipos
1.5.- Protocolo TCP/IP

Entre cualquier proceso de comunicación se necesitan una serie de normas para asegurar una
correcta comunicación. Un protocolo es un conjunto de reglas que se emplean entre dos equipos
informáticos para establecer y mantener una comunicación a través de la red libre de errores.
Los protocolos de comunicación están asociados a diferentes niveles: nivel físico, nivel de red, nivel
de transporte y nivel de aplicación.
El protocolo TCP/IP ("Transfer Control Protocol / Internet Protocol") sirve para establecer una
comunicación entre dos puntos remotos mediante el envío de información en paquetes (TCP se
encarga de dividir la información en paquetes). La información viaja por muchos ordenadores
intermedios a modo de repetidores (IP encamina, etiqueta cada paquete) hasta alcanzar su destino,
lugar en el que todos los paquetes se reúnen, reordenan y convierten en la información original.
Proviene de los nombres de dos protocolos importantes del conjunto de protocolos, del protocolo
TCP y del protocolo IP. IP es un protocolo de transmisión que asigna a cada máquina que se conecta
un número específico, llamado «número IP».
TCP/IP es la base de todas las máquinas y software sobre el que funciona Internet: los programas de
correo electrónico, transferencia de archivos y transmisión de páginas con texto e imágenes y
enlaces de hipertexto.
56
El protocolo TCP/IP es un protocolo de comunicación que posibilita la comunicación entre dos

equipos informáticos enviando y recibiendo información en forma de paquetes.
Existen otros protocolos complementarios que actúan a otros niveles y que proveen de otra serie de
servicios y que son complementarios al protocolo TCP/IP.
1.6.- Direccionamiento
Los equipos informáticos conectados a la red de Internet deben estar identificados, el sistema con
el que se identifica cada equipo se denomina direccionamiento IP.
Las direcciones de Internet pueden ser simbólicas o numéricas. Una dirección IP es un número que
identifica la red y un host (cliente) específico en esa red. Para facilitar su manejo la dirección IP puede
traducirse como un nombre de dominio y cada dominio tiene que ser único en Internet.
Una dirección IP consta de cuatro números separados por puntos. Cada uno de estos números se
componen de 8 bits, o lo que es lo mismo un valor entre 0 y 255. Ejemplo: IP 125.54.0.16.
El inconveniente que tiene las direcciones IP es que son muy complicadas de recordar y con el fin de
facilitar la memorización de la dirección IP se crearon los dominios. Un dominio sirve para identificar
o nombrar una dirección IP. Está formado por caracteres alfanuméricos para que puedan ser
recordados y utilizados con más facilidad.
Un dominio se compone normalmente de tres partes: Las tres uves dobles (www), el nombre de la
organización y el tipo de organización (com). Existen diferentes tipos de organización; por ejemplo
los dominios de empresas comerciales se llaman .com, los gubernamentales, .gov, los educacionales,
.edu, los centros de soporte de red, .net, las organizaciones sin ánimo de lucro, .org, etc.
Según el país de origen se utiliza otra convención similar, por ejemplo .es, en España, .fr para
Francia, etc. Ya que Internet se basa en direcciones IP, y no en nombres de dominio, necesitamos
traducir las direcciones IP a los nombres, para lo que emplearemos el servidor DNS , es un conjunto
de protocolos y servicios que proporciona traducción automática e instantánea entre nombres de
dominio y direcciones IP.
57
1.7.- Acceso a Internet

Para conectarnos a internet debemos disponer de una serie de elementos.
En términos generales necesitaremos:
• Un servicio de Internet contratado con un proveedor o ISP, lo explicaremos a continuación.
• Un Módem o aparato para establecer la conexión bien por línea telefónica u otro medio como
explicaremos más adelante.
• Un sistema operativo que permita la conexión a Internet.
• Un navegador para acceder a los servicios de Internet, como por ejemplo Internet Explorer.
1.7.1.- Proveedores
Tal y como ya hemos explicado, para conectarnos a Internet debemos contratar un servicio con un
Proveedor (ISP).Dicho proveedor deberá proporcionarnos los datos necesarios para configurar la
conexión, aunque hoy en día los equipos suelen ser autoinstalables.
Es el proveedor o ISP el que asigna a nuestro ordenador un número IP que nos identifica dentro de
Internet. Suele ser una IP dinámica, es decir, que cambia en cada conexión. Los proveedores de IP
más habituales son las propias compañías telefónicas que ofertan este servicio, como por ejemplo
Movistar, Orange, Vodafone, etc.
Debemos comparar qué servicios ofrecen, el tipo de conexión a Internet, etc.
Los ISP ofrecen diferentes tipos de conexión a Internet (línea telefónica básica, ADSL, cable, etc.) que
explicaremos más adelante y también ofrecen diferentes modalidades de tarifas según contratemos
solo la conexión a Internet, o combinada con el teléfono, la televisión de pago y la conexión a Internet
a través de la línea móvil.
Según el tipo de conexión que elijamos necesitaremos un ISP que sea capaz de proporcionárnosla. Al
elegir un ISP también debemos tener en cuenta la rapidez y calidad del servicio que nos ofrece. Las
ofertas de los proveedores varían según el área, en las ciudades hay más ofertas que en las zonas
rurales.
58
1.7.2.- Tipos
Existen diferentes tipos de conexión a Internet. La conexión más básica es la conexión por módem
telefónico, aunque existen muchas más opciones.
Vamos a ver diferentes tipos:
• RTC (Red telefónica conmutada): Es la conexión a través de la línea de teléfono convencional.

Fue hasta hace poco la conexión más empleada, ya que era barata y casi todos los lugares
disponían de línea de teléfono. Un inconveniente es que mientras se está conectado no se
puede emplear el teléfono ya que está ocupada la línea con la llamada del módem al
proveedor de Internet.
• RDSI (Red Digital de Servicios Integrados): Al igual que la anterior, también emplea la línea
telefónica pero el RDSI es más veloz. La diferencia radica en que en la RTB la línea es analógica
y en este caso la línea es digital, lo que se traduce en una transmisión más rápida, segura y
eficaz. Otra ventaja es que dispone de dos canales, por lo que podemos emplear uno para
hablar por teléfono y el otro canal para Internet.
• ADSL (Asymmetric Digital Suscriber): Emplea también la línea telefónica, pero es más veloz
que las anteriores al permitir que los datos se transmitan de forma asimétrica, con lo cual se
aprovecha mejor el ancho de banda disponible. Una ventaja de esta tecnología es que la
conexión es permanente, 24 horas al día y no necesitamos marcar cada vez el número de
teléfono para conectarnos. Además, podemos hablar por teléfono a la vez que navegamos
por Internet. De hecho la mayoría de las tarifas planas de ADSL incluyen las llamadas
telefónicas.
• Cable: En este caso la transmisión no es a través de la línea telefónica sino que se emplea un
cable de fibra óptica para transmitir. El proveedor debe encargarse de instalar el cable coaxial,
hasta el interior del domicilio donde se conecta a un cable-módem y este se conecta a una
tarjeta de red Ethernet que hay que instalar en el ordenador. Otra ventaja es que a través del
cable permite transmitir también señales de televisión. Por eso los proveedores de este tipo
de transmisión ofertan junto con Internet dicho servicio. Al igual que con la ADSL, una vez
encendido el ordenador ya tenemos acceso a Internet, no tenemos que realizar ninguna
llamada telefónica.
Actualmente han aparecido nuevas conexiones, debido al avance en las nuevas tecnologías. Existe la
posibilidad de conectarse a Internet desde diferentes elementos, como los móviles, PDAs, etc.
Otros tipos de conexiones disponibles hoy en día son:
• Vía Satélite: Este acceso se lleva a cabo a través de la antena parabólica digital.
• Redes Inalámbricas: Permiten montar redes sin necesidad de ningún cableado, utilizando
infrarrojos u ondas de radio a frecuencias desnormalizadas (de libre utilización).
59
• LMDS: El LMDS (Local Multipoint Distribution System) es un sistema de comunicación de

punto a multipunto que utiliza ondas radioeléctricas a altas frecuencias. Las señales que se
transmiten pueden consistir en voz, datos, Internet y vídeo.
1.7.3.- Software
A parte de un proveedor y de un medio para acceder a Internet, necesitamos también que nuestro
ordenador disponga del Software necesario para poder conectarnos.
Debemos disponer de un sistema operativo que nos permita configurar una conexión a Internet,
como por ejemplo Windows, Unix, etc.
Otro software necesario es el navegador o browser, que es el encargado de leer la información en
internet y mostrárnosla en la pantalla. El más conocido es Internet Explorer de Microsoft, pero
existen muchos más como por ejemplo Mozilla Firefox, Opera, Chrome, Safari, etc. Todos ellos son
gratuitos y podemos descargarlos a través de Internet.
También necesitaremos gestores o clientes de correo electrónico: programas que realizan la
conexión con el servidor de correo, permiten la descarga de mensajes, su recepción y envío y otras
funciones adicionales. Ejemplo Microsoft Outlook o Thunderbird.
1.8.- Seguridad y ética en Internet

Hoy en día utilizan la red millones de personas, lo que supone un tráfico de información enorme.
Con ese motivo se creó el convenio del Consejo de Europa sobre Ciber crimen, que fue abierto a la
firma por el Consejo de Europa el 23 de noviembre de 2001 en Budapest.
En él podemos diferenciar cuatro categorías:
1. Infracciones contra la confidencialidad.
2. Falsificación y fraude informático.
3. Infracciones relativas a los contenidos.
4. Violaciones de la propiedad intelectual.
1.8.1.- Ética
Si cuando nos comunicamos con otras personas hay que seguir unas reglas de buenas maneras, al
comunicarnos en masa es mucho más necesario.
Existen una serie de normas básicas de comportamiento en Internet denominadas Netiquette o
netiqueta en castellano. Este conjunto de reglas regulan el comportamiento de un usuario dentro
de un grupo de noticias, una lista de correo, un foro de discusiones o al usar el correo electrónico.
Por extensión, se utiliza también para referirse al conjunto de normas de comportamiento general
en Internet.
Por ejemplo, escribir en letras mayúsculas se considera amenazante y ofensivo, ya se interpreta que
emisor del mensaje está gritando.
60
Además de la actitud a la hora de comunicarnos también debemos tener en cuenta los derechos de
autor o de propiedad intelectual .
Se considera autor a la persona natural que crea alguna obra literaria, artística o científica. Son objeto
de propiedad intelectual todas las creaciones originales literarias, artísticas o científicas expresadas
por cualquier medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que se invente en el
futuro. La propiedad intelectual de una obra literaria, artística o científica corresponde al autor por
el solo hecho de su creación.
La condición de autor tiene un carácter irrenunciable; no puede transmitirse "inter vivos" ni "mortis
causa", no se extingue con el transcurso del tiempo así como tampoco entra en el dominio público ni
es susceptible de prescripción.
1.8.2.- Seguridad
Hoy en día, el mundo de los negocios está cada vez más presente en Internet, por lo que la necesidad
de establecer normas de seguridad en la red resulta más prioritaria que nunca. Todo el mundo tiene
derecho a la privacidad y confidencialidad. Además, la mayoría de las empresas guardan su
información y datos en los ordenadores, por lo que es preciso tener una política de seguridad de la
información. Uno de los principales aspectos que tenemos que tener en cuenta a la hora de evaluar
la seguridad es el referente a los virus informáticos. Estos son programas que se instalan en nuestro
ordenador sin que, generalmente, nos demos cuenta y pueden ocasionar grandes desastres. Se
pueden propagar por varias vías, aunque desde que se extendió el uso de Internet y el correo
electrónico o e-mail estas son las más empleadas. Las vías de infección más comunes son:
1. El correo electrónico.
2. Bajarse archivos de Internet por download.
3. Bajarse archivos de Internet por ftp.
4. Copiar pendrives, CD, etc.
5. Visitar páginas web.
6. Uso de grupos de discusión.
7. Uso de redes.
La rapidez de propagación es el aspecto que determina que un virus tenga más o menos éxito. Otro
aspecto a tener en cuenta es el cumplimiento de los derechos de autor, esto hace referencia a que
la propiedad de una obra es de la persona o entidad que la ha producido y que la ha registrado con
un copyright.
Por ejemplo, muchas de las imágenes, texto u otros contenidos de las páginas, disponen de un
copyright, por lo que no podemos descargarnos dicho contenido y emplearlo en un producto que
estemos desarrollando. La mayoría del software viene acompañado de un certificado de autenticidad
y debemos registrarlo adecuadamente. Aunque existe un tipo de software que si se puede distribuir
libremente, denominado freeware o software de libre distribución. Otro formato diferente sería el
61
shareware o software de prueba que ofrecen muchos proveedores de aplicaciones. Se nos

proporciona una licencia durante un tiempo, normalmente 30 días para probar el programa y
transcurrido ese tiempo si queremos seguir utilizando la aplicación debemos comprarla.
Protección de datos
En muchas páginas de Internet, se nos piden datos personales para darnos de alta, pedir información,
etc. Estos datos deben ser tratados de una forma especial, es decir, las empresas que operan a través
de Internet deben cumplir la ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), la
cual establece una serie de obligaciones legales que deben respetar las personas que recopilen y
traten datos de carácter personal, siempre que incorporen estos a ficheros automatizados, por
ejemplo una bases de datos. El incumplimiento de esta ley acarrea sanciones económicas.
1.8.3.- Contenidos
La red es un medio que podemos emplear para formarnos y aprender y es empleada por gran
cantidad de jóvenes y niños. Pero por desgracia, no todos los contenidos son aptos e idóneos de cara
a la protección de menores. Existen páginas que ofrecen contenidos poco idóneos (violencia,
pornografía, etc.) o incluso páginas contrarias a la ley (incitación a la xenofobia, uso de drogas, etc.)
Por ello, se hace necesario un control sobre dichos contenidos. Esta es la razón por la que existen
herramientas que nos permiten controlar el contenido que pueden ver los usuarios. Vamos a explicar
los que incorporan Internet Explorer y Windows.
62
Control parental
Los programas de control parental pueden filtrar el acceso a ciertos contenidos no deseados, gracias
a un análisis minucioso de las palabras clave predefinidas y de los listados con sitios web autorizados
o prohibidos.
Por ejemplo, si trabajamos en Windows 7, podemos realizar un control parental de forma que
establezcamos límites en el uso del equipo por parte de los menores.
Antes de usar el control parental debemos asegurarnos que existe una cuenta creada que vamos a
controlar.
Para ello debemos acceder a través del botón Inicio → Panel de control → Cuentas de usuario y
protección infantil y hacer clic en Configurar el control parental para todos los usuarios.
Elegimos la cuenta sobre la que vamos a

realizar el control parental. SI no tenemos la
cuenta configurada pulsamos en Crear
nueva cuenta de usuario.
Debemos marcar Activado, aplicar
configuración actual y aparecerán activas las
opciones que podemos configurar:
63
• Límites de tiempo: Podemos establecer cuándo puede utilizar el ordenador, es decir, en qué
horarios el equipo estará bloqueado para esta cuenta.
Establecemos los límites de tiempo

que deseamos asignar y hacemos
clic en Aceptar.
• Juegos: Seleccionamos esta opción. Accedemos a la siguiente ventana, desde la que podemos
indicar el tipo de juegos permitidos. Para ello debemos tener marcada la opción Sí.
64
Si pulsamos en la opción Establecer clasificación de juego podemos bloquear o permitir juegos según
su clasificación. Aparece la siguiente ventana:
Elegiremos si queremos permitir o no los juegos sin clasificación y la clasificación máxima de juegos
permitida.
En la parte inferior de esta misma ventana, elegimos los juegos que deseamos bloquear según sus
contenidos.
65
Otra opción es bloquear o permitir juegos específicos, si deseas bloquear juegos por su nombre.
Podemos definir el bloque para los juegos instalados en nuestro ordenador, así como elegir entre
Clasificación de usuario, Permitir siempre o Bloquear siempre.
• Permitir y bloquear programas específicos: Es la última opción que podemos elegir y nos
permite bloquear programas instalados en el ordenador.
Aparece la siguiente ventana, donde marcamos la opción “nombre cuenta usuario” solo puede usar
los programas permitidos.
66
Aparece un lista con diversos programas, podemos elegir alguno de estos programas o añadir más,
empleando el botón Examinar…
• Asesor de contenido
Es una herramienta del navegador, en este caso de Internet Explorer. A diferencia del control
parental, el asesor de contenido se aplica a todos los usuarios.
Para acceder a él, debemos pulsar en Herramientas → Opciones de Internet → Contenidos
Para habilitar el asesor de contenido debemos pulsar el botón Habilitar… de la sección Asesor de
contenido.
Después de confirmar la ventana que aparece, se muestra la siguiente ventana:
Aparecen las categorías o temáticas de contenidos que Internet Explorer limitará, aunque podemos
personalizar cada categoría seleccionándola y empleando el control deslizante.
Si lo movemos hacia la derecha estamos aumenta el permiso de Internet Explorer.
Otra opción a nuestro alcance nos permite restringir el acceso a los sitios Web que consideremos
oportuno. Debemos pulsar la ficha Sitios aprobados.
En esta ventana podemos indicar la URL del sitio a bloquear y pulsaremos el botón Siempre.
Podemos configurar más opciones desde la ficha General.
2.- Navegación por la World Wide Web

Es usual identificar Internet con “la web”. Pero la denominación World Wide Web tiene un origen
mucho más reciente (comienzo de los años 90). La web es un conjunto de documentos de hipertexto
(páginas web) que contienen texto, imágenes y enlaces entre sí. Estos documentos se transmiten a
través de un protocolo de la familia TCP/IP situado en la capa de aplicación, un protocolo
denominado HTTP (Hipertext Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Hipertexto).
67
2.1.- Definiciones y términos

Algunos términos importantes a tener en cuenta son:
• Página web: es un documento tal que se accede a través de un navegador utilizando como
medio de acceso Internet. las páginas web se crean utilizando unos estándares y un lenguaje
específico, concretamente HTML.
• Sitio web: es un conjunto de páginas web que se encuentran interrelacionadas y a las que se
accede a través de enlaces o hyperenlaces, utilizando un mecanismo de comunicación
llamado hipertexto que permite navegar entre páginas web. Se inserta dentro de la página
web enlaces asociados a texto, imágenes, o cualquier otro elemento. Esto es posible gracias
al lenguaje HTML, mediante el cual se inserta la instrucción correspondiente que enlaza a la
nueva página al hacer clic en el enlace.
• Portal Web: Es un sitio que actúa como punto de entrada estructurado a un conjunto de sitios
web relacionados por un tema común.
• Documento hipertexto: es un documento en el que cualquier palabra contenida en el mismo

puede ser un enlace a otros documentos o páginas, que nos llevarán a obtener más
información sobre el objeto correspondiente al enlace.
• Documento hipermedia: Es un documento hipertexto que incluye además de texto, objetos

multimedia.
• Hipervínculos o enlaces: proveen un modo que facilita la navegación o movimientos entre

distintas páginas web o dentro de zonas dentro de la misma página. Se distinguen dos tipos
de enlaces: Enlaces a otras zonas de la misma página, o enlaces a otras páginas.
68
2.2.- Navegación
Un navegador es un programa que interpreta los códigos HTML, que es el lenguaje utilizado para
escribir las páginas web. Este programa nos va a permitir manejar correctamente y acceder a toda la
información contenida en una página web.
De los varios navegadores disponibles en el mercado, en este capítulo vamos a estudiar dos de los
más importantes:
• Internet Explorer.
• Mozilla Firefox.
Sus características y su funcionamiento son similares. Sin embargo, tienen una diferencia
fundamental:
• Internet Explorer es el navegador que incorpora por defecto cualquiera de las versiones
Windows y, por lo tanto, suele estar ya instalado en el ordenador, aunque la legislación actual
ha obligado a Microsoft a permitir que el usuario elija qué navegador prefiere instalar.
• Mozilla Firefox es un navegador de última generación. Es gratuito y hace que la navegación

sea más sencilla. Si no has optado por él desde un principio, lo tienes que buscar e instalar en
el ordenador; más adelante te enseñaremos cómo hacer esto.
Después de instalar Windows 7 en un ordenador, la primera vez que intentamos navegar por Internet
el sistema operativo nos da la posibilidad de elegir qué navegador o navegadores queremos instalar.
Una vez realizada la opción, dispondremos en nuestro ordenador de los navegadores elegidos,
pudiendo optar en cada momento por utilizar el que prefiramos, o más de uno simultáneamente,
que irán actualizándose, con nuestro permiso, cada vez que los utilicemos y detecten que existen
versiones más recientes.
Cada navegador tiene diferentes versiones, unas más actualizadas que otras, pero su utilización
básica es muy similar en todos los casos.
También es importante que sepas que en tu ordenador podrás tener instalados varios navegadores
simultáneamente. No se interfieren unos con otros y así se puede utilizar en cada momento el que
prefiera el usuario.
2.3.- El navegador Internet Explorer

Es, todavía hoy, el más habitual en los ordenadores y, para utilizarlo, tenemos que arrancar el
programa y, para ello, tenemos dos posibilidades:
• Posibilidad 1: Localizarlo en la Lista de programas del menú Inicio.
69
• Posibilidad 2: Hacer clic sobre el icono que encontraremos en la barra de tareas. Podría
suceder que en el ordenador que estés utilizando no tengas este icono en ese lugar; eso no
significa que el programa no esté instalado, así que búscalo en el menú Inicio y puedes
arrastrarlo hasta la barra, donde se quedará para próximas ocasiones. Esto mismo puedes
hacerlo con aquellos programas que desees tener más a mano.
Al poner en marcha el programa nos mostrará una pantalla como ésta:
Para ver una página determinada, escribiremos su dirección en la barra de direcciones. Mientras la
escribimos, el programa intenta ayudarnos sugiriéndonos las posibles direcciones, basándose en las
direcciones que se han visitado anteriormente; estas sugerencias aparecerán listadas tal y como se
muestra en el ejemplo de la figura.
70
Podemos elegir una de las direcciones que se nos sugieren, para lo que bastará con hacer clic sobre
ella con el ratón o continuar escribiendo la dirección que nos interese y pulsar Intro cuando la
hayamos completado.
Con ello pedimos al navegador que:
• Busque en Internet la página a la que corresponde esa dirección.
• Copie esa página en nuestro ordenador, para que nosotros podamos inspeccionarla.
Elementos de la pantalla inicial de Internet Explorer
Al arrancar Internet Explorer se abre una ventana como esta:
El área de la página web es la zona donde reside el contenido; la ventana de Internet Explorer se
puede variar de tamaño, sólo tenemos que hacer clic en el botón Restaurar de la esquina superior
derecha y ajustar el tamaño arrastrando desde los márgenes de la ventana.
Hemos de recordar que cuando la ventana es tan pequeña que algunas imágenes ya no caben
aparecen automáticamente unas barras de desplazamiento horizontales que permiten mover la
ventana a izquierda/Derecha para ver el contenido; las barras de desplazamiento verticales suelen
estar siempre presentes.
Las pestañas nos permiten abrir más de una página web en la misma ventana; cada pestaña indica el
título y el logo de la web que muestra.
Podemos abrir una página web en una pestaña de distintas formas:
• Al hacer clic sobre un enlace es posible que, automáticamente, éste se abra en una nueva
pestaña.
71
• También podemos hacer que un determinado enlace se abra como una nueva pestaña,
simplemente haciendo clic con el botón derecho sobre él seleccionado Abrir en una nueva
pestaña.
• Evidentemente también es posible abrir una pestaña nueva en blanco y a continuación

introducir la dirección deseada; lo haremos haciendo clic en el pequeño recuadro que queda
junto a la derecha de la última pestaña.
Al abrir una pestaña en blanco aparecerá un resumen de las páginas que más visitamos, y también
las podremos escoger.
Si abrimos tantas pestañas que no caben en la ventana, aparecerán unos botones en forma triangular
en los extremos derecho e izquierdo para ir desplazándote entre ellas.
El botón Atrás permite volver a la última página visitada, con cada clic sobre él se vuelve un paso más
atrás. Con el botón Adelante podemos avanzar lo que antes hayamos retrocedido.
La barra de direcciones contiene la dirección URL de la página actual, y en ella podemos escribir la
URL deseada, para cambiar de una página a la otra, basta con borrar la dirección actual y escribir
otra. Para ir a la página que hayamos escrito deberemos pulsar la tecla Intro o hacer clic en el botón
con forma de flecha hacia la derecha, que aparecerá al escribir.
Las páginas visitadas se almacenan en un historial, de modo que si queremos acceder a una web
que ya habíamos visitado anteriormente no es necesario que escriba toda la dirección:
• Por una parte, tenemos el botón en forma de triángulo que hay junto a la lupa en la barra, y
al hacer clic aparece una lista desplegable con las últimas direcciones tecleadas.
• Asimismo, existe la característica de autocompletar, que consiste en que al teclear las

primeras letras de una dirección te presenta automáticamente una lista con las dirección que
Internet Explorer tienen almacenadas y se parecen a esas primeras letras; si hay alguna que
nos interesa basta con hacer clic para seleccionarla.
El icono en forma de lupa en la barra de direcciones anteriormente mencionado, convierte la barra
de direcciones en una caja de búsqueda, es decir, podemos introducir cualquier palabra sobre la que
necesitemos información el resultado no será mostrar una página en concreto, sino una lista de
posibles páginas relacionadas que nos propondrá un buscador. Al pulsar el botón de búsqueda
también se muestran las sugerencias de autocompletar.
La barra de direcciones contiene dos botones más: Detener y Actualizar.
El botón Detener (X) tiene forma de aspa y detiene la carga de la página; es útil cuando una página
tarda mucho en cargarse. El botón Actualizar vuelve a cargar la página actual, y puede ser utilizado
cuando:
• En ocasiones, durante el proceso de carga de una página se produce un error, o la página no

acaba nunca de cargarse, en estos casos hay que pulsar el botón Detener y luego Actualizar
para iniciar la carga de nuevo.
72
• Si hemos pulsado el botón Detener por error, debemos pulsar Actualizar para cargar la
página.
• En ocasiones, bien por la sobrecarga de la red o de los servidores, nuestro navegador no

consigue cargar la página buscada y nos devuelve un error parecido a “Página no
encontrada”; pero debemos asegurarnos que realmente esta página no existe pulsando
Actualizar, y si el problema estaba en la red puede que ahora aparezca la página.
2.4.- El navegador Mozilla Firefox

Mozilla Firefox es un navegador web de última generación y pionero en muchas de las innovaciones
que presentan los navegadores actuales. Es programa de libre distribución y por lo tanto gratuito.
Tiene una serie de características que hacen la navegación mucho más cómoda que con otros
navegadores.
Mozilla ha sido el primero en facilitar la configuración para que no se abran popups. Esto hace la
navegación mucho más sencilla y no hay que preocuparse de estar cerrando estas ventanas
continuamente. Las páginas web se ven igual que en Internet Explorer, pero Mozilla es más rápido
que Internet Explorer, aproximadamente un 15% más.
El hecho de ser open source se traduce en que
tiene muchos menos fallos y los que pueda
tener son encontrados y reparados
rápidamente. Una característica muy útil de
Mozilla es que se pueden tener varias páginas
abiertas en la misma ventana del navegador, en
distintas pestañas. De este modo, la barra de
tareas no se llena de ventanas.
También dispone de la posibilidad de no
almacenar la información de la navegación, en
lo que denomina Navegación Privada, que borra
toda la información de las visitas a páginas,
formularios cumplimentados, cookies y demás
“rastro” de navegación que se deja en el
ordenador.
Esta opción es muy útil si entramos en páginas privadas, como cuentas de bancos o realizamos
compras, desde algún ordenador que no es nuestro, y no deseamos que puedan recuperar esa
información.
Mozilla es fácil de configurar y personalizar. Las opciones están claramente organizadas y utiliza
términos fáciles de entender.
73
Para obtener Mozilla Firefox accede a la siguiente dirección:

https://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/
Selecciona Descarga gratuita, se abrirá una ventana preguntándonos donde deseamos guardar el
archivo de instalación. Selecciona por ejemplo, Descargas.
A continuación selecciona Guardar y espera a que termine la descarga. Una vez se haya completado
ésta, ejecuta el archivo de instalación “Firefox Setup Stub 54.01” que encontraras en la carpeta de
Descargas.
Al hacer doble clic sobre el archivo ejecutable, se abre una ventana preguntándonos si deseamos
ejecutar el archivo.
74
Histórico
Cuando se accede a las distintas páginas web a
través de cualquier navegador, éste guarda
información sobre las páginas visitadas o
accedidas en los últimos días (dependiendo de la
configuración). Esta información se guardará de
forma automática y reflejará información relativa
a la dirección de la página, fecha y hora en la que
se realizó la visita. El histórico también guarda
información relativa a formularios y contraseñas.
Dependiendo del navegador seleccionado, la
forma de acceso al histórico variará; por ejemplo
en Internet Explorer, vaya a Favoritos en la parte superior derecha de la ventana del navegador.
A continuación seleccione la pestaña “Historial”.
Manejar imágenes
En este apartado se van a exponer las principales acciones que se pueden realizar con las imágenes
que nos podemos encontrar en la web. Pero antes es necesario conocer los diferentes tipos de
imágenes que existen.
Formatos de imagen:
• BMP (Mapa de bits): La imagen se forma con píxeles. Son archivos de gran tamaño porque
guardan gran cantidad de información de la imagen.
• GIF (Formato de Intercambio Gráfico): La imagen es comprimida y por ello se pierde cierta
calidad, pero ocupan menos espacio.
• JPG-JPEG: La imagen también se comprime, pero sufre una pérdida de calidad menor porque
utiliza una paleta de muchos más colores.
• TIF-TIFF (Formato de Archivo de Imagen Etiquetada): Es uno de los formatos de mayor
calidad, pero ocupan mucho espacio.
• PNG (Gráfico Portable para la Red): Formato similar al GIF, aunque emplea una paleta de
colores superior.
Una vez localizada la imagen que nos hace falta las acciones que podremos realizar son:
• Guardar.
• Copiar la URL de la imagen.
• Copiar la imagen.
• Abrir la imagen en una nueva ventana.
• Imprimirla.
75
Para poder realizar estas acciones, selecciona una imagen de internet, y abre el menú contextual
(botón derecho del ratón).
Guardado
El navegador, también permite realizar el guardado de las páginas y la búsqueda de páginas visitadas.
• Guardar una página completa: El texto de la página web se guardará en un archivo con
extensión htm. Los gráficos y enlaces se guardan en una carpeta independiente que tiene el
mismo nombre que el archivo
• Guardar la página completa en un solo archivo: Se guarda la página en un solo archivo con
extensión htm
• Guardar exclusivamente el texto de la página en un archivo TXT

Búsqueda
Los navegadores vienen con características que nos permiten realizar búsquedas directamente desde
el navegador. Para ello sólo tendremos que escribir en la barra de direcciones el tema a buscar, e
inmediatamente se abrirá el buscador predeterminado por el navegador.
Desde la barra de direcciones podemos buscar directamente en Internet, y para ello escribimos en
ella las palabras clave que deseamos luego si hacemos clic en la lupa se nos desplegarán una serie de
sugerencias antes de mostrársenos los enlaces a la página.
En cambio si le damos a Intro, se nos mostrarán directamente los enlaces a páginas relacionadas con
nuestras palabras clave.
Aunque por defecto se busca en Google, se puede cambiar el motor de búsqueda (Google, Bing,
Yahoo, etc.). El motor de búsqueda es una herramienta que permite a usuarios localizar información
en Internet utilizando palabras clave que arrojan una lista de resultados
Si lo que deseamos es buscar una palabra en concreto en la página actual, tenemos que ir al menú
Herramientas → Archivo → Buscar en esta página, conforme vayamos escribiendo se irán resaltando
las coincidencias den la página, y se seleccionará la primera ocurrencia, y podemos seleccionar las
siguientes pulsando la tecla Intro.
Cambiar el motor de búsqueda en el ordenador, dependerá del navegador que este empleando.
Veamos como realizar este
cambio en Internet Explorer. Para
ello escriba cualquier concepto a
buscar en la barra de direcciones,
se abrirán las sugerencias del
motor de búsqueda que tenga
instalado (el motor de búsqueda
por defecto es Bing):
76
Haga clic en el botón Agregar.
Una vez localizado el motor de búsqueda que desee emplear seleccione Add. Se abrirá una ventana
qué se pedirá que confirmemos que vamos a agregar el proveedor de búsquedas.
Hacemos clic en Agregar.

Una vez agregado el motor de búsqueda tendremos que configurarlo como predeterminado. Vaya a
Herramientas en su explorador.
Una vez agregado el motor de búsqueda tendremos que configurarlo como predeterminado. Vaya a
Herramientas en su explorador.
77
A continuación seleccione Administrador de complementos

En la ventana que se abre, seleccione en el menú de la izquierda “Proveedores de búsqueda”.
Seleccione en nuevo motor de búsqueda que ha instalado y a continuación pulse el botón
Predeterminado, a partir de ahora todas las búsquedas que realice emplearán Google como motor
de búsqueda.
2.5.- Tipos de buscadores

Normalmente los buscadores utilizan varios de los métodos que se van a describir:
• Buscadores por palabra clave: introducimos una palabra clave y el motor del buscador
examina su basa de datos para mostrar las páginas encontradas; ejemplo son Google, Yahoo
y Bing.
• Buscadores por categoría: al elegir un tema, el buscador nos muestra otra pantalla con más
temas sobre el tema que hemos elegido, y así sucesivamente podemos llegar a ver las páginas
que existen sobre un tema muy concreto. Es como un árbol de categorías, se empieza por la
raíz y se va avanzando hacia las hojas. Por ejemplo, Cardiología → enfermedades del corazón
→ Infartos → Infartos de miocardio.
78
• Metabuscadores: realizan búsquedas simultáneas en los demás buscadores y muestran los

resultados ordenados por buscador.
• Buscadores específicos: sólo contienen información sobre un tema concreto, por ejemplo,
buscadores de formación, buscadores de software.
El buscador de Google es el buscador más utilizado, simplemente tecleamos www.google.com en la
barra de direcciones del navegador y se nos mostrará su página inicial.
Con el botón “Configuración” podemos entrar en la Configuración de búsqueda, o del historial.
Vínculos
Uno de los elementos más utilizados en cualquier navegador es la barra de vínculos. Se suele situar
debajo de la barra de direcciones donde se teclea la dirección de la página web. La barra de vínculos
es un conjunto de iconos que representan las páginas visitadas frecuentemente para que al hacer clic
sobre el icono se cargue la página sin necesidad de tener que escribir la dirección.
En cualquier navegador para agregar un vínculo a la barra se deberá pulsar sobre el icono que aparece
a la izquierda de la dirección de la página y sin soltar el ratón, arrastrarlo hasta la barra de vínculos
(en el área que no contenga otro vínculo). El puntero adquiere este aspecto | y entonces se soltará
el botón del ratón quedando anclada la página a la barra de vínculos.
En Mozilla Firefox para activar esta barra, tendremos que seleccionar con el botón derecho del ratón
en la zona libre junto a la pestaña activa, y a continuación seleccionar Barra de herramientas de
marcadores.
79
En Internet Explorer a esta barra se la conoce como barra de favoritos.
Favoritos
La opción Favoritos incluye cualquier navegador y permite guardar un listado de páginas web
seleccionadas por el usuario, porque las visita con frecuencia o bien porque desea tener fácil
accesibilidad a una determinada dirección.
La diferencia entre la opción de favoritos y el historial es que para agregar una página a Favoritos es
necesario marcar o incluir la página pulsando sobre el icono, que suele ser una estrella, y el historial
muestra todas las páginas visitadas de forma automática.
Veamos como añadir una página a favoritos empleando Mozilla Firefox. En primer lugar selecciona
el icono Favoritos . Te preguntará en qué carpeta desea guardar la página. Se recomienda hacer
el uso de carpetas para separar los distintos temas que pueda guardar en Favoritos.
80
Si selecciona la opción “Elegir”, podrá crear una nueva carpeta:
Impresión
Otra de las opciones que permite realizar cualquier navegador es la impresión de las páginas que se
visitan.
Para imprimir una página web utilizando el navegador de Internet Explorer se deberá pulsar el botón
derecho del ratón sobre cualquier zona de la página. En el menú contextual que se muestra se
escogerá la opción “Imprimir”. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir.
81
Caché
En informática, el caché es la memoria de acceso rápido de una computadora, que guarda
temporalmente las últimas informaciones procesadas. Sirve para recuperar páginas web sin
necesidad de acceder a Internet.
Cookies
Los cookies son archivos de texto que permiten identificar a los usuarios cada vez que se accede a
una página. Los servidores web guardan estos archivos de texto con la finalidad de que los sitios web
puedan conocer las preferencias de los usuarios.
Las cookies guardan, además de información sobre los contenidos o temas visitados, las búsquedas
realizadas. El conjunto de información obtenida permite la confección de un perfil de cada usuario
que, posteriormente, será utilizada para presentar de forma automática información, sobre todo
publicidad relacionada con las búsquedas realizadas y que se estiman que puedan interesar al
usuario.
Las cookies se almacenan normalmente en el disco duro y ocupan muy poco espacio.
Para eliminar las Cookies de su ordenador vaya a Botón Inicio → Panel de Control → Redes e Internet
→ Opciones de Internet.
En Historial de exploración seleccione “Eliminar…”
Asegúrese de dejar marcada la opción Cookies y datos del sitio web.
82
Niveles de seguridad.
Los niveles de seguridad del navegador se configurarán de forma distinta dependiendo del navegador
que emplee.
Las zonas sobre las que se pueden establecer distintos tipos de niveles son: Internet, Intranet Local,
Sitios de confianza (sitios web que se sabe que no van a perjudicar el equipo) y sitios restringidos
(sitios web que pueden dañar el equipo).
Las zonas sobre las que se pueden establecer distintos tipos de niveles son: Internet, Intranet local,
Sitios de confianza y Sitios restringidos. Los niveles a establecer para la zona de Internet son los
siguientes:
• Alto: medida de seguridad máxima

que se aplica a aquellos sitios web
con posible contenido perjudicial.
• Medio-alto: pregunta antes de

descargar contenido que pueda ser
considerado no seguro.
• Medio: también pregunta antes de

descargar pero no es tan seguro
como el anterior
Veamos como configurar el nivel de
seguridad de forma general. Vaya al botón
Inicio → Panel de Control → Redes e
Internet → Opciones de Internet y
seleccione la pestaña Seguridad.
En la ventana que se abre podemos
observar que en la parte superior hay
cuatro iconos, según queramos configurar
el acceso a Internet, a una Intranet local,
definir sitios de confianza y restringidos.
Podemos personalizar cada una de estas opciones haciendo clic en el botón “Nivel personalizado”,
por ejemplo, podemos desactivar las “cookies” si no queremos que los sitios web las utilicen
(recuerde que las “cookies” son una pequeña cantidad de información que se graba en nuestro disco
duro para mantener los datos de la sesión, y así, por ejemplo, un sitio web puede saber si ya lo has
visitado anteriormente; es necesario saber que algunos sitios web no dejan acceder a sus páginas si
están desactivadas.
Observe que el nivel de seguridad aplicado en este caso para Internet es el Medio- alto.
En cambio si hacemos clic en Intranet local, se observa que el nivel de seguridad es Medio-Bajo.
83
2.6.- Configuración de la seguridad en Internet Explorer

Internet Explorer ofrece las siguientes opciones de seguridad:
• Exploración de InPrivate:
Los navegadores almacenan cierta información (como el historial de búsqueda) para ayudar a
mejorar tu experiencia en Internet. Cuando usas la exploración de InPrivate, cierta información, como
las contraseñas, el historial de búsqueda y el historial de páginas, se elimina en cuanto cierras la
pestaña.
- Para abrir una sesión de exploración de InPrivate, en la barra de tareas, haz clic con el botón
derecho en Internet Explorer y selecciona Iniciar la exploración de InPrivate.
- Para desactivar complementos en las sesiones de exploración de InPrivate
- Abre el escritorio y selecciona el icono de Internet Explorer de la barra de tareas.
- Selecciona el botón Herramientas y Opciones de Internet.
- En la pestaña Privacidad, activa la casilla Deshabilitar barras de herramientas y extensiones
cuando se inicie la exploración de InPrivate y selecciona Aceptar.
• Protección de rastreo:
La Protección de rastreo ayuda a impedir que se envíe información sobre tu actividad de exploración
en los sitios que visitas a proveedores de contenido de terceros. Las listas de Protección de rastreo
son similares a las listas de "no llamar". Internet Explorer bloquea el contenido de terceros de los
sitios que figuran en la lista y limita la información que dichos sitios pueden recopilar sobre ti.
• No realizar seguimiento (Do not Track):
Cuando la característica No realizar seguimiento de Internet Explorer está activada, Internet Explorer
envía una solicitud de No realizar seguimiento a los sitios que visitas y a los proveedores cuyo
contenido se almacena en esos sitios. La solicitud de No realizar seguimiento informa a estos sitios y
proveedores de contenido de qué prefieres que tu actividad de navegación no se rastree.
• Filtrado ActiveX:
Los controles ActiveX son pequeñas aplicaciones que permiten a los sitios web proporcionar
contenido, como vídeos y juegos. También te permiten interactuar con contenido como barras de
herramientas y tableros de cotizaciones mientras navegas por Internet. A veces, estas aplicaciones
pueden producir errores o proporcionar contenido no deseado. En algunos casos, estas aplicaciones
pueden usarse para recopilar información de tu PC o pueden dañar tu información, instalar software
sin tu consentimiento o permitir que otra persona controle el equipo de forma remota.
El filtrado ActiveX de Internet Explorer impide que los sitios instalen y usen estas aplicaciones. Esto
puede ayudar a mantener la seguridad durante la navegación, pero también puede afectar al
rendimiento de determinados sitios. Por ejemplo, si el filtrado ActiveX está activado, es posible que
algunos vídeos, juegos u otro contenido interactivo no funcionen.
84
RESUMEN
Debemos tener clara la diferencia entre Internet y Web.
La Web solo es uno de los múltiples servicios que se ofertan por Internet. Internet es el medio por el
que se comunica la información, mientras que la Web es una información concreta (por ejemplo de
una empresa) que podemos consultar gracias a Internet.
En esta unidad de aprendizaje se ha aprendido la diferencia entre Navegador y Buscador, son
conceptos de uso cotidiano que la mayoría de la gente tiende a confundir.
Un navegador es un programa que interpreta los códigos HTML, que es el lenguaje utilizado para
escribir las páginas web. Mientras que un buscador o motor de búsqueda es una herramienta que
permite a usuarios localizar información en Internet utilizando palabras clave que arrojan una lista
de resultados.
85
UA3: Utilización y configuración de correo electrónico como

intercambio de información, transferencia de ficheros ftp
INTRODUCCIÓN
La unidad restante de la presente unidad formativa estará orientada a la utilización del correo
electrónico, su configuración y el dominio de las posibilidades que ofrece a la hora de recibir, emitir
y registrar la información.

operatividad.
aplicación.
86

de autor.
a realizar.
recibidas.
87

obtenida.
en el aula.
88

recibidas.
- Utilizar los manuales de ayuda, disponibles en la aplicación, en la resolución
de incidencias o dudas planteadas.
89
MAPA CONCEPTUAL
90
1.- Utilización y configuración de correo electrónico como intercambio de

información
El correo electrónico o e-mail es uno de los servicios más usados en Internet. Consiste en un servicio
que permite enviar y recibir mensajes electrónicos entre usuarios de una red o Internet usando
distintos terminales o dispositivos de comunicación. Se asemeja a enviar una carta por correo postal,
pero de una forma más rápida y económica. Además, incluye la ventaja de poder enviar una gran
variedad de contenido digital a través de este canal.
1.1.- Introducción
La utilización del correo electrónico es anterior a la aparición de Internet y se remonta a los
primeros superordenadores, los cuales, por su tamaño y su precio, estaban limitados a grandes
empresas e instituciones – había por lo general una máquina o procesador central que se comunicaba
con otros a los que accedían los usuarios; cada uno de estos usuarios disponía a menudo de un buzón
de correo que se usaba principalmente para la mensajería interna dentro del propio servidor. Hacia
1965 su uso se había extendido considerablemente en esta clase de redes informáticas. La aparición
de la arroba @ en las direcciones de correo electrónico se remonta a 1971, cuando comenzó a usarse
para separar el nombre del usuario del nombre del ordenador al que este usuario pertenece.
La arroba @ es la abreviatura inglesa de at (en), con lo que una dirección de correo como, por
ejemplo: “Miguel@tutor” se referiría al “buzón de correo del usuario Miguel en el ordenador
denominado tutor”.
La aparición de ARPANET, la antecesora de Internet, supuso una gran innovación, pues se separaban
los mensajes que se comunicaban a través de la red en paquetes de datos, con dos ventajas
principales: primero que un mismo canal de comunicación (por ejemplo, una línea telefónica entre
dos ciudades distantes) podría emplearse para comunicar muchos ordenadores a la vez, y, segundo,
al separarse en paquetes la información podía encaminarse por vías diferentes, haciendo así la
comunicación más segura e independiente del estado de las líneas de transmisión de la información.
El desarrollo de ARPANET hizo posible comunicar muchos ordenadores distantes unos con otros de
modo relativamente barato y fiable. la transmisión de la información ya no estaba limitada a los
usuarios de un mismo superordenador, ni tampoco a los de unos pocos ordenadores conectados a
través de una Red de Área Local.
Hasta aquí un poco de historia, pero pasemos a aclarar conceptos.
El correo electrónico es una de las herramientas que más usan los usuarios de Internet; ha ido
remplazando paulatinamente cada vez más al correo ordinario, debido a su inmediatez, facilidad de
uso, gratuidad y prestaciones complementarias.
En la actualidad, prácticamente todos los usuarios de Internet tienen una cuenta de correo ya que es
muy útil para comunicarse, por otro parte, casi siempre es imprescindible para darnos de alta en
otros servicios de la web como son las redes sociales o los blogs.
91
A continuación se enumeran una serie de características que debemos conocer acerca del correo
electrónico, también llamado Email (del inglés “electronic mail”):
• Todas las direcciones de correo llevan una arroba “@” entre el nombre de usuario que
hayamos elegido y el nombre del proveedor que estemos utilizando. Si vemos
[email protected], quiere decir que el usuario “tutor” tiene una cuenta de correo electrónico
en el dominio focan.es.
• Para enviar un email a alguien, debemos conocer su dirección electrónica y escribirla en el

campo “Para” que aparece en nuestro mensaje.
• En un mensaje de correo electrónico, se puede incluir el texto que deseemos y, además,

cualquier archivo que tengamos en el disco duro de nuestro ordenador: fotos, documentos,
audio.
• Al igual que en casa tenemos un buzón, en Internet tenemos también buzones (servidores) o
bandejas de entrada. Ese es el lugar donde veremos quién nos ha escrito.
• Hay proveedores de correo gratuitos (Hotmail, yahoo, gmail…), pero también existen de pago,
que nos permiten personalizar la segunda parte de nuestra dirección de email, la que va
detrás de la @.
1.2.- Definiciones y términos

Algunos términos importantes a tener en cuenta son:
• Dirección de correo electrónico: conjunto de palabras que identifican a un usuario (contacto)

que envía y recibe mensajes de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico son
únicas.
• Remitente: Usuario que envía el correo.
• Destinatario: persona/s o usuario/s al que van dirigido el correo electrónico.
• Asunto: Este campo refleja de forma breve y concisa el tema sobre el que se trata en el correo
electrónico.
• Mensaje: contenido del correo electrónico
• Archivos adjuntos: además del texto incluido en el mensaje, se puede enviar otro tipo de
información que complemento o que se refiera a dicho mensajes. Se pueden adjuntar a un
correo electrónico diferentes tipos de archivos y formatos: texto, PDF, hojas de cálculo,
imágenes, vídeos, etc.
• Servidor de correo electrónico: software de red instalado en un servidor y que tiene la

funcionalidad de realizar los procesos necesarios para el transporte e intercambio de
mensajes de correo electrónico de forma correcta utilizando los protocolos correspondientes.
92
• Cliente de correo electrónico: aplicación que permite la gestión de mensajes y otras

funciones. Ofrece la ventaja, con respecto a Webmail, de un mayor control sobre los mensajes
de correo y un mejor funcionamiento sin conexión a Internet. Ejemplo: Microsoft Outlook y
Thunderbird (de Mozilla)
• Buzón de correo: A los usuarios que tienen cuenta con un proveedor de correo se les asigna
un espacio de disco en la máquina que aloja el servidor denominado buzón, dónde se
almacenan los mensajes hasta nuestra recepción.
• POP3 Post Office Protocol (Protocolo de la oficina de correo). Es uno de los protocolos de
comunicación en Internet. Nos permite la recepción y acceso a nuestros mensajes de correo,
almacenados en un servidor remoto.
• SMTP Simple Mail Transfer Protocol (Protocolo Simple de Transferencia de Correo).

Protocolo de red usado para el intercambio de correos electrónicos entre dispositivos. Nos
permite enviar correos electrónicos que posteriormente serán gestionados por un servidor.
• IMAP Internet Message Access Protocol (Protocolo de acceso a mensajes de Internet). Es un

protocolo de red de acceso a mensajes electrónicos almacenados en un servidor. Mediante
IMAP se puede tener acceso y coordinar o sincronizar el correo electrónico desde cualquier
equipo que tenga una conexión a Internet
• Correo Web Describe la posibilidad de enviar y recibir correo electrónico desde una ubicación
Web destinada a tal efecto. Nuestro cliente de correo electrónico sería por tanto un
navegador Web.
• CC Significa Copia Carbón. Es una de los apartados de todo mensaje de correo electrónico.
Sirve para que toda persona incluida en este apartado, reciba una copia del mensaje original.
Los demás destinatarios del mensaje, podrán comprobar quién más lo ha recibido.
• CCO Significa Copia Carbón Oculta. Se diferencia de CC, en que los destinatarios incluidos en
este apartado serán invisibles para el resto.
• SPAM Son mensajes no solicitados o no deseados y habitualmente de remitentes

desconocidos
1.3.- Funcionamiento
Para explicar el funcionamiento del correo electrónico distinguiremos dos niveles según se examine
su funcionamiento desde el punto de vista de un usuario o si por el contrario, lo que se pretende es
entender el funcionamiento de todo el sistema en la red.
Funcionamiento del correo electrónico desde el punto de vista del usuario
Los mensajes de correo electrónico se pueden enviar entre dos usuarios conectados a una red con
un dispositivo de acceso determinado (ordenador de sobremesa, portátil, teléfono móvil).
93
Cuando un emisor tiene la intención de comunicarse a través del correo electrónico, lo primero que
debe tener en cuenta es que necesita una dirección electrónica de correo del tipo.
[email protected]
Una vez disponemos de nuestra cuenta de correo electrónico, debemos configurar un cliente de
correo electrónico con los parámetros necesarios que nos ha proporcionado el proveedor de nuestra
cuenta.
Los clientes de correo actuales disponen de utilidades integradas que permiten una configuración
prácticamente automática de nuestra cuenta de correo.
De no ser así, la información requerida puede variar dependiendo de las circunstancias pero lo más
habitual es que se nos pida al menos:
• Un nombre completo.
• Nuestra dirección de correo electrónico.
• La contraseña de acceso al buzón.
• Servidor de correo POP o IMAP.
• Servidor de correo SMTP.
94
Una vez hayamos configurado en el cliente de correo nuestra cuenta, ya estaremos en disposición
de enviar un mensaje a cualquier receptor.
95
Como se puede comprobar en la imagen superior, existen varios cuadros de texto que debemos
rellenar con la información necesaria.
• En el cuadro Para, listaremos el o los destinatarios principales a los que queremos hacer llegar
el mensaje. Realmente esta, es la única información obligatoria para poder enviar un mensaje
de correo electrónico.
• En el cuadro CC (copia carbón), listaremos los destinatarios secundarios o aquellos a los que
queremos hacer también partícipes de nuestra comunicación.
• En el cuadro CCO (copia carbón oculta), anotaremos los destinatarios a los que también
haremos llegar nuestro mensaje pero no queremos que figuren en la lista global de
destinatarios.
• En Asunto, describiremos brevemente el motivo o tema de la comunicación.
• El cuadro inferior o cuerpo del mensaje, será el lugar en el que redactaremos el mensaje.
No debemos olvidar la posibilidad que nos brinda el correo electrónico de adjuntar ficheros a
cualquier mensaje con la correspondiente opción de adjuntar archivo.
Finalmente, ya estaremos en disposición de enviar el mensaje pulsando en la opción de envío
correspondiente.
Para la recepción de nuevos mensajes, bastará con seleccionar la opción correspondiente a la
recepción en nuestro programa cliente de correo electrónico para que los mensajes pendientes de
recibir se apilen en la Bandeja de entrada.
96
Funcionamiento del correo electrónico desde el punto de vista del sistema

Cuando se envía un correo electrónico, el mensaje se distribuye en la red, desde el servidor de correo
del emisor, hasta llegar al servidor de correo electrónico del receptor.
Un posible esquema de este funcionamiento podría ser el siguiente:
Cuando se envía un correo electrónico, por ejemplo desde el cliente de correo A, el mensaje se enruta
a través de la red, hasta llegar al servidor de correo electrónico del receptor usando el protocolo
SMTP y por lo tanto se los llama servidores SMTP(o a veces servidores de correo saliente).
Luego el servidor del destinatario almacena el correo electrónico mientras espera que el usuario lo
descargue. Ésta es la razón por la que los destinatarios no tienen por qué estar conectados para que
puedan recibir un correo electrónico.
Para la recepción tal y como ya hemos visto existen dos protocolos:
• POP 3 (Post Office Protocol [Protocolo de Oficina de Correo])
• IMAP (Internet Message Access Protocol [Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet])

Por esta razón, los servidores de correo entrante se llaman servidores POP o servidores IMAP, según
el protocolo usado.
Finalmente sólo restará que el cliente de correo B realice un acceso al buzón de su servidor para
disponer de todos los correos almacenados desde el último acceso.
97
1.4.- Gestores de correo electrónico

Los gestores de correo, son programas que nos permiten gestionar y trabajar con varias cuentas de
correo electrónico a la vez.
Son herramientas muy completas que ofrecen funcionalidades para administrar mensajes de
correo electrónico, gestión de agenda y contactos. La interfaz de cualquier gestor de correo
electrónico permite la visualización de mensajes de correo para su lectura, de forma rápida y sencilla,
eligiendo la opción de abrir una nueva ventana. También nos permite redactar y enviar mensajes,
organizarlos, imprimirlos, etc. Incluso se pueden identificar de forma clara a través de iconos o
colores la prioridad de los mensajes, si se han leído o no, etc.
Dentro de los gestores de correo electrónico hay una opción llamada libreta de direcciones que
contiene un listado con información sobre contactos, que nos permite enviar un correo a un contacto
sin tener que escribir su dirección cada vez que se envía.
Además existe otra opción que se conoce como filtrado de mensajes que nos permite mostrar sólo
ciertos mensajes de correo electrónico de una carpeta seleccionada dependiendo del criterio elegido,
como por ejemplo, elementos no leídos o marcados.
Nos centraremos en explicar el gestor de correo Microsoft Outlook, aunque existen numerosos
gestores de correo, como pueden ser, Thunderbird, IncrediMail.
1.4.1.- Ventanas
El aspecto inicial de Outlook al abrirlo es el siguiente:
98
Explicaremos a continuación algunos de los elementos en los que se divide la ventana de Outlook.
• La barra de título:
Aparecen los botones para cerrar, minimizar o restaurar el programa y el título del programa
abierto.
• Barra de menús:
Contiene divididos en menús desplegables todas las operaciones que podemos hacer con
Outlook, alguna de estas opciones se pueden hacer también a través de los iconos de la barra
de herramientas que explicamos a continuación.
• Barra de herramientas Estándar:

En esta barra, aparecen algunos iconos que nos permiten realizar de forma inmediata algunas
de las operaciones más habituales. Podemos mostrarla u ocultarla desde el menú Ver-Barras
de herramientas, marcando o desmarcando Estándar. Existen otras barras de herramientas
que sólo están disponibles según la pantalla en la que estemos, por ejemplo la barra del
calendario.
• Barra avanzada:
Esta barra nos permite visualizar las carpetas que hemos visto anterior o posteriormente y
cambiar el modo de visualización entre otras cosas.
Para acceder a ella emplearemos el menú Ver-Barras de herramientas y seleccionamos
Avanzadas.
• El panel Exploración:
Ubicado a la izquierda de la pantalla de Outlook nos sirve para acceder a los diferentes
apartados y opciones de Outlook.
Los apartados en los que se dividen son: Correo, Calendario, Contactos, Tareas.
En la parte inferior derecha aparecen tres iconos que también son accesos directos, a Notas,
Gestión de carpetas y Accesos directos a diario.
Dependiendo de la opción seleccionada, la parte superior del panel cambiará.
Podemos configurar este panel a través del menú Ver, eligiendo si queremos que aparezca
Normal, Minimizada o que no aparezca.
También podemos emplear las flechas para ocultar o mostrar el panel.
99
• Área de trabajo:
Ubicada en la parte central, es dónde se visualizan los correos, calendarios, etc., cambia de
aspecto y contenido dependiendo de la opción seleccionada en el panel exploración.
• Outlook para hoy:

Cuando accedemos al Outlook, aparece en la parte central la bandeja llamada Outlook para
hoy, que muestra la información pendiente del día. Es posible ver un resumen de las citas,
una lista de las tareas y el número de mensajes de correo electrónico que tenemos.
Podemos acceder a ella en cualquier momento pulsando en el botón de la barra de

herramientas avanzada.
100
1.4.2.- Redacción y envío de un mensaje
Para crear un nuevo mensaje debemos pulsar en el botón de la barra de herramientas

estándar o acceder al menú Archivo y seleccionar Nuevo, dentro del submenú elegimos Mensaje.
Se abre la siguiente ventana:
En la zona central, debemos escribir el texto del mensaje, lo que se denomina cuerpo del mensaje.
En el campo debemos indicar la dirección electrónica del usuario al que va dirigido el

mensaje.
Si disponemos de una lista de direcciones podemos emplearla para escoger las
direcciones, para ello pulsaremos en el botón Libreta de direcciones.
Aparece la siguiente ventana:
101
Podemos seleccionar uno de los contactos de la lista e indicar en la parte inferior de la ventana si
queremos añadirlo a Para->, CC-> y/o CCO-> pulsando encima de la opción elegida.
Explicaremos más adelante cómo añadir nuevos contactos.
En el campo indicaremos direcciones de otros usuarios a los queremos hacer llegar una copia
del mensaje. Al igual que para el apartado anterior podemos acceder a la lista de contactos.
Existe otro campo , que nos permite indicar más direcciones de destinatarios a los que enviar
copias del mensaje, pero estos no sabrán a qué otros usuarios se les ha enviado. Al igual que las
otras dos opciones, podemos escribir la dirección o acceder a la lista de contactos.
Este campo no aparece por defecto, debemos indicarlo a través de la ficha Opciones,
pulsando en el botón Mostrar Cco. En Asunto: Debemos indicar el título del
mensaje que describe el contenido del texto a enviar.
En la parte superior de la ventana podemos acceder a diferentes fichas:
La ficha que se abre por defecto es la ficha Mensaje, desde esta ficha accedemos a las acciones más
frecuentes en la creación de mensaje.
102
Desde la ficha Insertar, accedemos a los elementos que podemos insertar en un mensaje, archivos
adjuntos, tablas, imágenes, etc.
Desde la ficha Opciones, accedemos a diferentes opciones para modificar ciertas características del
mensaje.
Desde la ficha Formato de texto, accedemos a las opciones para dar formato al texto del mensaje.
Vamos a explicar a continuación como adjuntar un archivo antes de enviar el mensaje.

Para ello bastará con pulsar en el botón Adjuntar archivo o Adjuntar elemento del grupo Incluir de la
ficha Mensaje.
Con la primera opción adjuntaremos un archivo y con la segunda opción adjuntaremos un elemento,
que no es más que una entidad básica de Outlook, un mensaje de correo, citas, contactos, etc.
Una vez finalizada la redacción y preparación del mensaje nos quedaría enviarlo. Para
ello pulsamos en el botón Enviar que aparece a la izquierda de los campos Para y CC.
En el caso de que no quisiésemos enviar el correo todavía, podemos salir sin enviar y
Outlook nos preguntará si queremos guardarlo. Si decimos que sí, guardará el mensaje
en la carpeta Borrador, de este modo podemos volver a editarlo o enviarlo.
103
1.4.3.- Lectura del correo

Una vez accedemos a Outlook, si estamos conectados a Internet, automáticamente recibe los
mensajes nuevos, que se almacenan en la carpeta Bandeja de entrada, por lo que pulsaremos en
esta carpeta para acceder a los mensajes recibidos.
Si no estamos seguros de haber recibido los mensajes nuevos podemos emplear la opción Enviar y
recibir de la barra de herramientas Estándar, que actualizaría las bandejas.
Se abre la siguiente ventana que nos muestra el progreso del envío y recepción de mensajes.
Los mensajes aparecen en la bandeja de entrada junto al icono del sobre, abierto o cerrado,
dependiendo de si hemos leído o no el mensaje. También aparece el nombre del remitente.
Debajo aparece el asunto y a la derecha, la hora de envío, si el mensaje es de hoy, y la fecha si es
anterior.
En el caso de que el mensaje tenga un archivo adjunto aparecerá el siguiente icono identificando
al archivo adjunto.
104
Normalmente Outlook viene con la opción de Panel de lectura activada que permite ver en el panel
central el cuerpo de los mensajes. Para activar o desactivar esta opción debemos acceder al menú
Ver - Panel de lectura y elegir una de las opciones que aparecen:
Podemos desactivar la opción o mostrarlo a la derecha o en la parte inferior. Por motivos de

seguridad, se recomienda tener la opción de vista previa desactivada ya que algunos virus se activan
con solo leer el mensaje. Si la tenemos desactivada, para leer el mensaje debemos pulsar dos veces
sobre el titulo del mensaje para que se abra, o emplear el menú contextual del mismo eligiendo la
opción Abrir. Aparece la siguiente ventana:
105
Si lo que queremos hacer es ver o guardar el archivo adjunto no necesitamos abrir el mensaje. Para
guardar el archivo emplearemos el menú contextual sobre el correo de dicho archivo y elegimos la
opción Ver datos adjuntos.
Nos aparece la siguiente ventana:
Debemos indicar qué queremos hacer, si abrir o guardar el

archivo.
1.4.4.- Respuesta del correo

Una vez leído un correo, podemos querer responder dicho mensaje, para ello emplearemos
diferentes opciones: Podemos emplear las opciones de la barra de herramientas Estándar o las
opciones que aparecen al abrir el mensaje.
Responder: Esta opción responde el mensaje al remitente que te ha enviado el correo.
Responder a todos: Envía la respuesta a todas las direcciones que se encuentren en el mensaje.
En cualquiera de estas dos opciones el campo Para y Asunto estarán cumplimentados. En el caso del
asunto aparecerá el original precedido del texto RE:, que indica que es una respuesta al correo con
el nombre que le sigue.
Reenviar: Envía el mensaje a otro destinatario o destinatarios que nosotros indiquemos.
En este caso debemos indicar un valor para el campo Para y además en el Asunto aparecerán las
letras RA, de reenviar.
106
1.4.5.- Organización de mensajes

Los mensajes recibidos en la bandeja de entrada pueden ordenarse siguiendo diferentes criterios,
que gestionaremos empleando la siguiente barra.
Podemos ordenar por las diferentes columnas que aparecen. Pulsando encima de la columna se
realizará la ordenación.
Por ejemplo podemos ordenar por: Importancia , por la dirección del remitente empleando
De, por la fecha y horade recepción empleando Recibido, por tamaño, etc.
Al pulsar una vez la ordenación será Ascendente, si pulsamos otra vez cambiará la ordenación a
Descendente.
1.4.6.- Organización de carpetas

Existen una serie de carpetas que incorpora el Outlook, para poder organizar los mensajes, aunque
podemos crear carpetas personalizadas.
Entre las carpetas de Outlook, están:
• La Bandeja de entrada: Tal y como hemos explicado, contiene los mensajes recibidos.
• Borrador: Tal y como ya hemos explicado contendrá aquellos mensajes redactados pero
todavía no enviados.
• Correo electrónico no deseado: En esta carpeta colocaremos los mensajes que el filtro
considere como no deseado, lo que es una medida para prevenir el spam. A veces algunos
mensajes que no son Spam van a esta carpeta, por lo que si no nos llega un mensaje que
estamos esperando, debemos revisar si está en
esta carpeta.
• Elementos eliminados: Contiene todo lo que se

ha eliminado en Outlook.
• Elementos enviados: Contiene los elementos

enviados.
Crear una carpeta: Si queremos organizar nuestros
mensajes en diferentes carpetas, por ejemplo una
carpeta para los mensajes de trabajo, otra para los
amigos, etc., podemos emplear diferentes carpetas.
Para crear una carpeta nueva, debemos acceder al
menú Archivo-Carpeta y elegir Nueva carpeta...
Aparece la siguiente ventana:
107
Pondremos un nombre a la carpeta e indicaremos lo que contendrá dicha carpeta, notas, correos,
etc. Debemos indicar también la ubicación de dicha carpeta.
Podemos organizar y editar las carpetas empleando
las opciones que aparecen en el menú contextual al
pulsar con el botón derecho encima de las mismas.
• Abrir o Abrir en ventana nueva: nos permite
abrir la carpeta eligiendo si queremos ver el
contenido en el panel central o en otra
ventana nueva de Outlook.
• Mover “carpeta”: Nos permite mover la
carpeta a otra ubicación que indiquemos.
• Copiar: Crea una copia de la carpeta en la
ubicación indicada.
• Nueva carpeta: Nos permite crear una carpeta
nueva dentro de la que estamos situados.
• Eliminar: Elimina la carpeta, otra forma de hacerlo es seleccionar la carpeta y pulsar la tecla
SUPR, o emplear el botón de la barra de herramientas.

• Cambiar nombre: Nos permite renombrar la carpeta.
• Agregar a Carpetas favoritas: Crea un acceso directo de la carpeta en la zona de carpetas
favoritas.
1.4.7.- Impresión de correos

Podemos imprimir diferentes elementos en
Outlook; contactos, calendarios, etc., pero
vamos a explicar cómo imprimir los mensajes
de correo electrónico. Antes de nada
debemos abrir el mensaje que queremos
imprimir, una vez abierto, si el mensaje se
abre en el panel de lectura iremos al menú
Archivo-Imprimir.
Se abre la siguiente ventana:
108
En la sección Impresora, aparece el nombre de la impresora seleccionada para imprimir por defecto,
es decir, la impresora que esté marcada como predeterminada en nuestro ordenador. Podemos
cambiarla abriendo la lista desplegable de Nombre:
La opción Imprimir a archivo, guarda el documento en un archivo con el formato utilizado por
Windows para imprimir. De esta forma se puede imprimir el documento sin tener que abrir Outlook.
Mediante el botón Propiedades podremos
cambiar algunas características de la impresora
seleccionada.
En la sección Estilo de impresión: Podemos elegir
entre los dos estilos que nos aparecen Tabla o
Memorando.
Si pulsamos en el botón Configurar página... aparece la siguiente ventana:
Empleando las pestañas de esta ventana

podemos configurar el formato del papel, los
encabezados y pies de página, el formato del
texto, etc. Si pulsamos en Definir estilos...,
aparece la siguiente ventana:
Desde ella podemos modificar los estilos, y
accedemos a la ventana vista anteriormente,
para configurar el estilo, copiar o restablecer
los valores predefinidos.
109
En la sección Copias:
Indicaremos la cantidad de copias en el apartado en Número de
copias.
Si es un mensaje de varias páginas y marcamos la casilla
Intercalar copias, se imprimirán en orden. Si no está marcada,
podría suceder el siguiente caso: por ejemplo, si se tenemos dos
páginas y hemos puesto tres en el campo Número de copias,
primero se imprimirán las tres copias de la página 1 y luego las
de la página 2.
Para imprimir los datos adjuntos debemos marcar la casilla de verificación Imprimir archivos
adjuntos, que se muestra en la siguiente imagen.
1.4.8.- Libreta de direcciones

En Outlook podemos tener organizados los contactos en función de la información de los mimos.
Para ello emplearemos el acceso directo Contactos del panel Exploración, donde aparecerán en la
pantalla central los contactos que tenemos.
Añadir nuevos contactos:
Si queremos añadir un contacto nuevo podemos hacerlo de varias formas:
• Empleando el botón
Nuevo de la barra de
contactos.
• Añadiendo una dirección
de un mensaje recibido.
Vamos a explicar la primera
opción:
Una vez pulsado el botón Nuevo,
se abre la siguiente ventana:
110
Existen gran variedad de datos que podemos incluir y se

encuentran divididos en diferentes grupos a los que podemos
acceder desde el grupo Mostrar.
Si marcamos General, que se corresponde con la ventana
mostrada con anterioridad, nos permite introducir los datos
más comunes del contacto. Si marcamos Detalles, podemos
añadir datos más personales.
Si marcamos Actividades, podemos introducir las actividades relacionadas con el contacto.
Si marcamos Certificados,
podemos configurarlo para que
cuando enviemos mensajes a este
contacto se use un certificado que
nos asegure enviar correo cifrado.
111
Una vez introducidos los datos nos quedaría guardar el contacto.

En este caso, podemos emplear dos opciones de la ficha
Contactos del grupo Acciones:
• Guardar y cerrar, que guardará los datos y se cerrará la
ventana contactos.
• Guardar y nuevo, guardará los datos y abrirá la ventana para crear otro contacto.
• Si queremos añadir contactos desde la bandeja de entrada, seleccionaremos un mensaje del
contacto a añadir y lo arrastraremos al botón Contactos. Se abrirá la ventana creación de
contactos.
• Si en algún momento queremos modificar los datos del contacto, podemos hacerlo
directamente en el panel de lectura, pulsando encima del dato a cambiar. Sin embargo, si
queremos añadir más información, debemos abrir el contacto pulsando dos veces sobre él o
empleando la opción Abrir del menú contextual.
• Para eliminar un contacto es suficiente con seleccionarlo y pulsar Supr, o emplear la opción
Eliminar del menú contextual.
Existe otra forma de añadir contactos, las denominadas listas de distribución, que son grupos de
direcciones con alguna característica en común, como pueda ser una lista de amigos/as, de
compañeros/as de trabajo, etc. Empleando las listas podemos enviar el mismo mensaje a todo el
grupo.
Para crear una lista de distribución, debemos desplegar las opciones del botón Nuevo de la ventana
de Contactos y elegir Lista de distribución.
112
Se abrirá la siguiente ventana:
En el cuadro de texto Nombre:, escribimos el nombre para la lista. Debemos añadir los contactos que
formarán parte de la lista, que se denominan integrantes.
Para añadir integrantes a la lista existen dos formas:
Si ya son contactos creados, emplearemos el botón Seleccionar Integrantes y se
abrirá la ventana para elegir los contactos de nuestra lista.
113
Si no tenemos el contacto creado, emplearemos Agregar Nuevo, la ventana que se abre es distinta,
debemos introducir los d atos del contacto.
Una vez creada la lista podemos modificarla, abriéndola desde el panel de lectura, pulsando dos
veces sobre ella. Una vez abierta podemos realizar varias operaciones, empleando las diferentes
opciones de los grupos de la ficha Lista de distribución.
Podemos Agregar o quitar integrantes, empleando las opciones del grupo Integrantes. Otra
posibilidad que nos ofrece es la de enviar un correo electrónico a todos los integrantes de la lista,
empleando Correo electrónico. También es posible suprimir la lista empleando la opción Eliminar;
otra forma de hacerlo sin necesidad de abrir la lista es seleccionarla en el panel de lectura y pulsar
Supr.
1.4.9.- Filtrado de mensajes

En algunas ocasiones nos puede interesar que en cuanto
llegue un mensaje a la bandeja de entrada, se mueva
directamente a otra carpeta, se envíe a un destinatario en
concreto, etc., es decir, que Outlook realice una acción ya
predeterminada con los mensajes de ciertos contactos.
Para ello emplearemos las reglas, que nos permiten dicha
opción. Para crear una regla en Outlook, debemos
acceder a Reglas y alertas dentro del menú Herramientas.
114
Aparece la siguiente ventana.
En la ventana que aparece podemos

crear una nueva regla empleando el
botón Nueva regla...Crearemos la
regla a través de un asistente.
Antes de nada, debemos seleccionar la
plantilla que queremos utilizar; estas
indican las condiciones que queremos
comprobar. Hemos elegido la primera
opción, Mover a una carpeta los
mensajes de una persona. En la
siguiente pantalla del asistente,
debemos indicar qué es lo que
queremos hacer con los mensajes
recibidos de esa persona.
115
En la siguiente pantalla,
podemos indicar algunas
excepciones, es decir, que
aunque se cumpla la regla, no se
aplique a un mensaje si cumple
cualquiera de las excepciones
especificadas.
116
Para finalizar indicaremos el nombre de la regla. Si queremos aplicar la regla a los mensajes que se
encuentran en la carpeta emplearemos Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que se encuentren
en "Bandeja de entrada" o si queremos activar o no la regla, emplearemos Activar esta regla.
La nueva regla se añade a la lista de reglas.
Si queremos que se aplique o no la regla marcaremos o

desmarcarmos la casilla de verificación de la regla en
concreto.
Podemos realizar modificaciones en las reglas creadas,
empleando Cambiar regla... Si queremos realizar una copia
de la regla, emplearemos Copiar...Con Eliminar...,
suprimimos dicha la regla. Otra forma de crear reglas
supone emplear el menú contextual de los mensajes,
eligiendo la opción Crear regla.
117
Podemos crear la regla basándonos en las condiciones del mensaje: Remitente, destinatario y
asunto. Podemos agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla empleando el botón
Opciones avanzadas.
En Outlook, disponemos tambien de un filtro de correo electrónico no deseado, que analiza cada
mensaje en función de su contenido y estructura, para detectar si es probable o no que se trate de
correo no deseado. Podemos configurar el nivel de protección que queramos aplicar al correo no
deseado, por defecto está configurado como Bajo. Para ello accedemos a la ventana Opciones de
correo electrónico no deseado a través del menú Acciones-Correo electrónico no deseado-Opciones
para el correo no deseado...
En la ventana que aparece, elegimos la ficha Opciones.
Es conveniente revisar la carpeta correo electrónico no deseado, para borrar los mensajes y poder
recuperar algún mensaje que no debería haber entrado ahí. Si esto ocurre podemos pasar este
correo de nuevo a la bandeja de entrada, empleando la opción Correo electrónico no deseado-
Marcar como correo que desea recibir.
También puede suceder el caso contrario, que recibamos mensajes en la bandeja de entrada que
nosotros queramos enviar a la carpeta correo electrónico no deseado, para ello, emplearemos el
menú Acciones-Correo electrónico no deseado.
1.5.- Correo Web

Correo WEB o Webmail es un tipo concreto de cliente de correo electrónico basado en interfaz Web.
De este modo, para acceder al cliente de correo WEB, debemos introducir en nuestro navegador la
página de acceso. Tras esto, ya podremos introducir nuestro identificador y contraseña que nos dará
acceso a gestionar nuestro correo.
La principal ventaja de este tipo de cliente de correo es que permite la posibilidad de gestionar
nuestro correo electrónico desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Además la recepción
de mensajes no ocupa espacio en ningún equipo propio y sí en un servidor externo.
118
Toda la información referente a nuestro correo es almacenada en el servidor y por tanto

independiente de la máquina desde la que nos conectamos. Además de no ser necesario realizar,
prácticamente, ningún tipo de configuración en nuestro programa cliente de correo.
Cabe mencionar además, que, con frecuencia, una cuenta de correo puede ser gestionada a través
de un cliente de correo convencional al mismo tiempo que se permite la gestión mediante un cliente
WEB.
Algunos de los proveedores más populares que prestan este tipo de servicio y además permiten de
forma gratuita el alta de una cuenta de correo son, Gmail, Hotmail o Yahoo.
En cualquier caso, multitud de empresas proporcionan a sus empleados esta clase de clientes de
correo para poder acceder a sus cuentas desde cualquier punto con acceso a Internet.
2.- Transferencia de ficheros ftp

Además de por Internet, la información se puede compartir a un nivel más restringida empleando los
protocolos de Transferencia de Archivos FTP. Veamos a continuación en qué consisten.
2.1.- Introducción
El protocolo de Transferencia de Archivos (FTP, File Transfer Protocol) es un protocolo que sirve para
transferir archivos a través de Internet. Por lo general, FTP se usa para poner archivos a disposición
de otras personas para que puedan descargarlos, pero también se puede usar para cargar páginas
web durante la creación de un sitio web o para poner fotografías digitales en un sitio de uso
compartido de fotografías.
• Descarga: también llamado "download", consiste en la descarga de un servidor remoto a un

equipo informáticos
• Carga: también llamado "upload", consiste en transferir un archivo desde el equipo

informático a un servidor
En 1985, quince años después de la primera propuesta, se termina el desarrollo del aún vigente
protocolo para la transmisión de archivos en Internet, basado en la filosofía de cliente-servidor.
El gran boom de Internet se produce en 1995. Este año puede ser considerado como el nacimiento
de las redes comerciales. Desde ese momento, su crecimiento ha superado todas las expectativas.
En este año World Wide Web supera a FTP, transformándose en el servicio preferido de la red,
después de que el año anterior superase en popularidad a Telnet.
Con la llegada de World Wide Web y los navegadores, ya no es necesario conocer los complejos
comandos de FTP.
Este protocolo se puede utilizar escribiendo la URL, del servidor al que se quiera conectar en el
navegador web, indicando /con ftp://) que va a contactar con un servidor FTP y no con un servidor
web (que sería http://).
119
Aunque los usuarios hayan encontrado formas más sencillas para acceder a diversos contenidos, ya
sea a través de la propia Web, de programas P2P de intercambio de servicios web (Flickr, Youtube,
etc.), todavía hoy en día existen servidores FTP abiertos (cuyo acceso no se restringe con ningún tipo
de contraseña) y que funcionan como repositorios de diversos contenidos, entre ellos programas de
ordenador.
De esta manera, los usuarios disponen de una alternativa a las descargas directas vía web, sobre todo
en el caso de programas de código libre. Entre los servidores FTP españoles en abierto, se encuentran
el del Centro Superior de Investigaciones Científicas , los de diversas universidades o el de RedIRIS;
mientras que entre los numerosos extranjeros, se puede mencionar el de la Fundación Mozilla o los
de la distribuciones GNU / Linux.
2.2.- Definiciones y términos relacionados

Veamos algunas definiciones relacionadas con la transferencia FTP.
• Servicio FTP: servicio que se vale de Internet para transferir información almacenada en
archivos de una máquina remota a una local, o al contrario. Para poder realizar esta
operación, será preciso conocer la dirección IP del servidor al que se realiza la transferencia.
• Cliente FTP: Un cliente FTP emplea un protocolo FTP para conectarse a un servidor FTP para
transferir archivos, sin embargo, hay disponibles clientes con más funcionalidades,
habitualmente en forma shareware/freeware para Windows. Por nombrar algunos tenemos:
FileZilla, CuteFTP, WSS FTP, Coffe Cup, CoreFTP, WorldWidw FTP, FTP Now, Shuttle FTP…
• Máquina local: es un equipo informático desde el cual se ejecuta el servicio FTP para realizar
la transferencia de archivos.
• Máquina remota: se trata de un servidor al que se realiza la transferencia de información. Los

servidores FTP controlan el acceso de usuarios que deseen realizar cualquier tipo de
transferencia, ya sea carga o descarga.
• Servidor FTP: Software que tiene instalado la máquina remota, para hacer posible la
transferencia de ficheros. Hay tres tipos de FTP:
- FTP Anónimo: se permite realizar la descarga de cualquier archivo sin tener que
proporcionar usuario ni contraseña, pero es necesario utilizar un servidor FTP.
- FTP Autenticado: permite realizar cargas o descargas de archivos, siendo obligatorio
la identificación mediante usuario y contraseña
- FTP Embebido: se considera un FTP anónimo que se realiza entre navegadores web
• Ficheros comprimidos: Es un archivo que, mediante la utilización de alguna aplicación o

software específico, comprime o reduce el tamaño del archivo. La compresión de archivos se
lleva a cabo para reducir tanto el tiempo de transferencia de los archivos que ocupan mucho
espacio como la ocurrencia de posibles errores.
120
RESUMEN
El correo electrónico permite el envío y la recepción de mensajes mediante un sistema de
comunicación telemático.
El primer requisito para poder usarlo es poseer una dirección de correo electrónico, que nos
identificará como emisores y destinatarios de los mensajes.
Son numerosos los gestores de correos electrónicos, con sus particularidades, aunque todos
permiten almacenar direcciones de correo, escribir, enviar, guardar y leer mensajes, como principales
posibilidades.
Otra opción es emplear el correo web, que presenta la gran ventaja de ser fácilmente configurable
además de que los correos enviados y recibidos no ocupan espacio en el disco duro de nuestro
ordenador.
El protocolo de transferencia de Archivos (FTP) se usa para transferir archivos a través de Internet.
Su principal utilidad es facilitar la disposición de archivos par que otras personas puedan
descargarlos.
Existen servidores gratuitos de FTP y variados programas para utilizar estos.
121
BIBLIOGRAFÍA
• Word 2007 para opositores. Iván Rocha Freire y Silvia Rodríguez Seoane. Editorial MAD.
• Windows 7. Fácil y Rápido. Jaime Blanco y Edgar D´Andrea. Editorial Inforbooks Ediciones.
• Operaciones Auxiliares de montaje de componentes informáticos. Editorial Eduforma.
• Mecanografía para Oposiciones. Curso completo de mecanografía. Editorial MAD.
• Office 2007. José Carlos Nicolás Rivas. Editorial Anaya Multimedia.
• Redes Locales Edición 2008. J. Félix Rábago. Editorial Anaya Multimedia.
• Internet Edición 2008. Penélope Coronado Ruíz. Editorial Anaya Multimedia.
• Introducción a la informática Edición 2008. Zoe Plasencia López. Editorial Anaya Multimedia.
• Diccionario de términos informáticos e Internet. Edición 2007. Editorial Anaya Multimedia.
• Trucos y Recursos para Word 2007. Rosario Peña. Editorial Inforbooks Ediciones.
• Tu PC guía práctica para conocer y entender el ordenador. Antonio Corral. Editorial Lulu.
• Access 2007 Fácil y Rápido. Santiago Travería y Enric Mora. Inforbooks Ediciones.
• Aprender Las novedades de Windows 7 con 100 ejercicios prácticos. Editorial Marcombo
ediciones técnicas.
• Todo sobre Google. Computer Hoy Libros de Bolsillo.
• Internet Explorer 8 Guía Práctica. Zoe Plasencia López. Editorial Anaya Multimedia.
• Aprender Word 2007 con 100 ejercicios prácticos. Editorial Marcombo ediciones técnicas.
• Excel 2007 Iniciación a las tablas Dinámicas. Luis Muñiz. Editorial Inforbooks ediciones.
• Internet Fácil y Rápido. Jaime Blanco. Inforbooks Ediciones.
• Office Word 2007 Guía práctica para usuarios. Antonio Ortiz Ortega y José Luis Salguero
Romero. Editorial Formación Alcalá.
• Aplicaciones informáticas. Eduardo Alcalde Lancharro, Félix García Merayo y Santiago Boceta
Martínez. Editorial Thomson Paraninfo.
• Equipos microinformáticos y Terminales de Telecomunicaciones. Isidoro Berral Montero.
Editorial Thomson Paraninfo.
• Repare, Configure y Amplíe su PC básico. Carlos Higinio Cernuda. Editorial Starbook.
• Internet básico. María Ángeles González Pérez. Editorial Starbook.
• El PC Hardware y Componentes Edición 2008. Juan E. Herrerías Rey. Editorial Anaya
Multimedia.
122
• Los mejores trucos para Internet. Francisco Charte Ojeda. Editorial Anaya Multimedia.
• Gestión financiera y de inversiones con Excel. Peter G. Aitken. Editorial Anaya Multimedia.
• Tratamiento informático de la información. Purificación Aguilera y María Morante. Editorial
Editex.
• Aplicaciones informáticas. Miguel moro Vallina. Editorial Paraninfo.
• Redes Edición 2010. Uyless Black. Editorial Anaya Multimedia.
• Aplicaciones informáticas. Jesús Diéguez Nanclares. Editorial Santillana.
• Conoce Microsoft Office Excel 2007. Manuela González Barbero, Francisco Javier Sánchez-
Bote del Rosario y Gema Martín Benito. Editorial Paraninfo.
• Mi PC Curso de Iniciación introducción a la informática, Windows e Internet. Jaime Blanco.
Editorial Inforbooks Ediciones.
• Aplicaciones informáticas y operatorias de teclados. Javier Arranz Sacristán. Editorial
Thomson Paraninfo.
• Aprender Internet Explorer 8 con 100 ejercicios prácticos. Editorial Marcombo ediciones
técnicas.
• Aplicación informática y operatoria de teclados grado superior. José Manuel López
Guerrero. Editorial Algaida.
• Aplicaciones informáticas y operatorias de teclados. Francisca Montañez Muñoz. Editorial
Mc Graw Hill.
ENLACES
http://office.microsoft.com/es-es/
123
UF0320: Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos
Índice
UA1: Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento

de textos. Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto
del documento. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y
operaciones con ellos. Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador
de textos para mejorar el aspecto del texto ____________________________________________ 5
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS ____________________________________________________________ 5
MAPA CONCEPTUAL ___________________________________________________________________ 8
1.- Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos _____ 9
1.1.- Entrada y salida del programa _______________________________________________________________ 9
1.2.- Descripción de la pantalla de tratamiento de textos (interface) ____________________________________ 10
1.3.- Ventana de documento ___________________________________________________________________ 12
1.4.- Barra de estado __________________________________________________________________________ 13
1.5.- Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos _______________________________________________ 14
1.6.- Barra de herramientas estándar _____________________________________________________________ 15
2.- Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del documento ___ 15
2.1.- Generalidades ___________________________________________________________________________ 15
2.2.- Modo insertar texto. Modo de sobrescribir ____________________________________________________ 16
2.3.- Desplazamiento del cursor _________________________________________________________________ 17
2.4.- Diferentes modos de seleccionar texto _______________________________________________________ 19
2.5.- Opciones de copiar y pegar_________________________________________________________________ 20
2.6.- Uso y particularidades del portapapeles ______________________________________________________ 21
2.7.- Inserción de caracteres especiales ___________________________________________________________ 22
2.8.- Inserción de fecha y hora __________________________________________________________________ 24
2.9.- Deshacer y rehacer los últimos cambios ______________________________________________________ 25
3.- Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos ______ 25
3.1.- Creación de un nuevo documento ___________________________________________________________ 25
3.2.- Apertura de un documento ya existente ______________________________________________________ 25
3.3.- Guardado de los cambios realizados en un documento __________________________________________ 26
3.4.- Duplicación de un documento con guardar como _______________________________________________ 28
3.5.- Cierre de un documento ___________________________________________________________________ 28
3.6.- Compatibilidad de los documentos de distintas versiones u aplicaciones ____________________________ 28
3.7.- Menú de ventana. Manejo de varios documentos ______________________________________________ 29
4. Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para

mejorar el aspecto del texto ___________________________________________________________ 29
4.1.- Fuente _________________________________________________________________________________ 29
4.2.- Párrafo _________________________________________________________________________________ 34
4.3.- Bordes y sombreados _____________________________________________________________________ 39
4.4.- Numeración y viñetas _____________________________________________________________________ 42
4.5.- Tabulaciones ____________________________________________________________________________ 45
RESUMEN __________________________________________________________________________ 47
1
UA2: Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar.

Visualización del resultado antes de la impresión. Creación de tablas como medio
para mostrar el contenido de la información, en todo el documento o en parte de él.
Corrección de textos con las herramientas de ortografía y gramática, utilizando las
diferentes posibilidades que ofrece la aplicación _______________________________________ 48
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS ___________________________________________________________ 48
MAPA CONCEPTUAL __________________________________________________________________ 51
1.- Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando
las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión __________________ 52
1.1.- Configuración de página ___________________________________________________________________ 52
1.2.- Márgenes _______________________________________________________________________________ 52
1.3.- Orientación de página _____________________________________________________________________ 54
1.4.- Tamaño de papel _________________________________________________________________________ 55
1.5.- Diseño de página _________________________________________________________________________ 55
1.6.- Uso de la regla para cambiar márgenes _______________________________________________________ 56
2.- Visualización del documento ________________________________________________________ 57

2.1.- Modos de visualizar un documento __________________________________________________________ 57
2.2.- Zoom __________________________________________________________________________________ 57
2.3.- Vista preliminar __________________________________________________________________________ 58
3.- Encabezados y pies de páginas. Creación, eliminación y modificación ________________________ 58

4.- Numeración de páginas _____________________________________________________________ 60
4.1.- Numeración automática de las páginas de un determinado documento _____________________________ 60
4.2.- Eliminación de la numeración _______________________________________________________________ 61
4.3.- Cambiando el formato del número de páginas _________________________________________________ 61
5.- Bordes de página __________________________________________________________________ 61

6.- Inserción de saltos de página y de sección ______________________________________________ 63
7.- Inserción de columnas periodísticas ___________________________________________________ 64
7.1.- Creación de columnas con distintos estilos ____________________________________________________ 64
7.2.- Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento ____________________________________ 66
8.- Inserción de notas al pie y al final _____________________________________________________ 66

9.- Creación de tablas como medio para mostrar el contenido de la información en
todo el documento o en parte de él______________________________________________________ 68
9.1.- Inserción o creación de tablas en un documento _______________________________________________ 68
9.2.- Edición dentro de una tabla ________________________________________________________________ 70
9.3.- Movimiento dentro de una tabla ____________________________________________________________ 71
9.4.- Selección de celdas, filas, columnas, tabla _____________________________________________________ 71
9.5.- Modificando el tamaño de filas y columnas ____________________________________________________ 72
9.6.- Modificando los márgenes de las celdas ______________________________________________________ 72
9.7.- Aplicando formato a una tabla (bordes, sombreado, autoformato) _________________________________ 75
9.8.- Cambiando la estructura de una tabla (insertar, eliminar, combinar y dividir celdas, filas y columnas)_____ 75
9.9.- Otras opciones interesantes de tablas ________________________________________________________ 77
2
10.- Corrección de textos con las herramientas de ortografía y gramática, utilizando las diferentes
posibilidades que ofrece la aplicación. ___________________________________________________ 84
10.1.- Selección del idioma _____________________________________________________________________ 84
10.2.- Corrección mientras se escribe_____________________________________________________________ 84
10.3.- Corrección una vez se ha escrito, con menú contextual _________________________________________ 85
10.4.- Corrección gramatical ____________________________________________________________________ 85
10.5.- Opciones de Ortografía y gramática _________________________________________________________ 86
10.6.- Uso del diccionario personalizado __________________________________________________________ 87
10.7.- Autocorrección _________________________________________________________________________ 88
10.8.- Sinónimos _____________________________________________________________________________ 91
10.9.- Traductor ______________________________________________________________________________ 91
RESUMEN __________________________________________________________________________ 92
UA3: Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes como

sobres y etiquetas. Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y
documentos modelo para creación y envío masivo. Inserción de imágenes y autoformas
en el texto para mejorar el aspecto del mismo. Creación de estilos que automatizan
tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas.
Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de plantillas
propias basándose en estas o de nueva creación. Trabajo con documentos largos. Fusión
de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático utilizando la
inserción de objetos del menú Insertar. Utilización de las herramientas de revisión de
documentos y trabajo con documentos compartidos. Automatización de tareas repetitivas
mediante grabación de macros _____________________________________________________ 93
INTRODUCCIÓN ______________________________________________________________________ 93
MAPA CONCEPTUAL __________________________________________________________________ 96
1.- Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes
como sobres y etiquetas _______________________________________________________________ 97
1.1.- Impresión (opciones de imprimir) ___________________________________________________________ 97
1.2.- Configuración de la impresora ______________________________________________________________ 98
2.- Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos

modelo para creación y envío masivo ____________________________________________________ 99
2.1.- Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres,
etiquetas o mensajes de correo electrónico _______________________________________________________ 99
2.2.- Selección de destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos ______________________ 99
2.3.- Creación de sobres y etiquetas, opciones de configuración ______________________________________ 104
2.4.- Combinación de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrónico _______________ 106
3.- Inserción de imágenes y autoformas en el texto para mejorar el aspecto del mismo ___________ 106
3.1.- Desde un archivo ________________________________________________________________________ 106
3.2.- Empleando imágenes prediseñadas _________________________________________________________ 107
3.3.- Utilizando el portapapeles ________________________________________________________________ 107
3.4.- Ajuste de imágenes con el texto ____________________________________________________________ 107
3.5.- Mejoras de imágenes ____________________________________________________________________ 108
3.6.- Autoformas (incorporación y operaciones que se realizan con la autoforma en el documento) _________ 109
3.7.- Cuadros de texto, inserción y modificación ___________________________________________________ 109
3
4.- Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos

con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas ________________________________ 110
4.1.- Estilos estándar _________________________________________________________________________ 110
4.2.- Asignación, creación, modificación y borrado de estilos _________________________________________ 112
5. Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación

de plantillas propias basándose en éstas o de nueva creación _______________________________ 113
5.1.- Utilización de plantillas y asistentes del menú archivo nuevo ____________________________________ 113
5.2.- Creación, guardado y modificación de plantillas de documentos __________________________________ 114
6.- Trabajo con documentos largos _____________________________________________________ 114

6.1.- Creación de tablas de contenidos e índices ___________________________________________________ 114
6.2.- Referencias cruzadas _____________________________________________________________________ 116
6.3.- Títulos numerados_______________________________________________________________________ 118
6.4.- Documentos maestros y subdocumentos ____________________________________________________ 118
7.- Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático

utilizando la inserción de objetos del menú Insertar _______________________________________ 120
7.1.- Con hojas de cálculo _____________________________________________________________________ 122
7.2.- Con base de datos _______________________________________________________________________ 122
7.3.- Con gráficos ____________________________________________________________________________ 123
7.4.- Con presentaciones ______________________________________________________________________ 126
8.- Utilización de las herramientas de revisión de documentos y
trabajo con documentos compartidos ___________________________________________________ 127
8.1.- Inserción de comentarios _________________________________________________________________ 127
8.2.- Control de cambios de un documento _______________________________________________________ 128
8.3.- Comparación de documentos ______________________________________________________________ 129
8.4.- Protección de todo o parte de un documento _________________________________________________ 129
9.- Automatización de tareas repetitivas mediante grabación de macros _______________________ 131

9.1.- Grabadora de macros ____________________________________________________________________ 132
9.2.- Utilización de macros ____________________________________________________________________ 134
RESUMEN _________________________________________________________________________ 135
BIBLIOGRAFÍA ______________________________________________________________________ 136
ENLACES __________________________________________________________________________ 137
4
UA1: Conceptos generales y características fundamentales del

programa de tratamiento de textos. Introducción, desplazamiento
del cursor, selección y operaciones con el texto del documento.
Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y
operaciones con ellos. Utilización de las diferentes posibilidades que
ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto del texto
INTRODUCCIÓN
Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa
Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office. Originalmente fue
desarrollado por Richard Brodie para el ordenador personal de IBM bajo sistema operativo DOS en
1983. Se crearon versiones posteriores para Apple Macintosh en 1984 y para Microsoft Windows en
1989, siendo para esta última plataforma la versión más difundida en la actualidad.
En este apartado se va a dar una visión general de la aplicación de tratamiento de textos,
concretamente se ha decidido desarrollar este manual basándose en la aplicación Microsoft Word,
que se encuentra contenida en el paquete Microsoft Office.
El alumno que lea este manual y no tenga muchos conocimientos de aplicaciones ofimáticas no se ha
de preocupar, ya que se ha desarrollado para explicar los contenidos desde un nivel básico y de forma
que el alumno al final de las distintas unidades de aprendizaje pueda disponer de los conocimientos
avanzados de Word.

• Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración
de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la
misma u otras aplicaciones.
o Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de los procesadores de
textos y de autoedición describiendo sus características y utilidades.
o Utilizar los asistentes y plantillas que contiene la aplicación, o a partir de
documentos en blanco generar plantillas de documentos como informes, cartas,
oficios, saludas, certificados, memorandos, autorizaciones, avisos, circulares,
comunicados, notas interiores, solicitudes u otros.
o Explicar la importancia de los efectos que causan un color y formato adecuados, a
partir de distintos documentos y los parámetros o manual de estilo de una
organización tipo, así como en relación con criterios medioambientales definidos.
5
o Ante un supuesto práctico debidamente determinado elaborar documentos usando

las posibilidades que ofrece la herramienta ofimática de procesador de textos.
- Utilizar la aplicación y/o, en su caso, el entorno que permita y garantice la

integración de texto, tablas, gráficos, imágenes.
- Utilizar las funciones, procedimientos y asistentes necesarios para la

elaboración de la documentación tipo requerida, así como, en su caso, los
manuales de ayuda disponibles.
- Recuperar la información almacenada y utilizada con anterioridad siempre

que sea posible, necesario y aconsejable, con objeto de evitar errores de
trascripción.
- Corregir las posibles inexactitudes cometidas al introducir y manipular los

datos con el sistema informático, comprobando el documento creado
manualmente o con la ayuda de alguna prestación de la propia aplicación
como, corrector ortográfico, buscar y reemplazar, u otra.
- Aplicar las utilidades de formato al texto de acuerdo con las características

del documento propuesto en cada caso.
- Insertar objetos en el texto, en el lugar y forma adecuados, utilizando en su

caso los asistentes o utilidades disponibles, logrando la agilidad de lectura.
- Añadir encabezados, pies de página, numeración, saltos, u otros elementos

de configuración de página en el lugar adecuado, y estableciendo las
distinciones precisas en primera página, secciones u otras partes del
documento.
- Incluir en el documento los elementos necesarios para agilizar la

comprensión de su contenido y movilidad por el mismo (índice, notas al pie,
títulos, bibliografía utilizada, marcadores, hipervínculos, u otros).
- Aplicar el resto de utilidades que presta la aplicación del procesador de

textos con eficacia y oportunidad.

- Conocer la importancia de la postura corporal ante el teclado (posición de los

brazos, muñecas y manos), para conseguir una mayor velocidad en el manejo
del teclado y prevenir riesgos ergonómicos, derivados de una postura
inadecuada.
6
o A partir de impresos, documentos normalizados e información, convenientemente

caracterizados, y teniendo en cuenta los manuales de estilo facilitados:
- Crear los estilos de formato apropiados y autotextos a aplicar a cada parte

del documento.
- Construir las plantillas de los impresos y documentos normalizados

guardándolas con el tipo preciso.
- Aplicar las normas de seguridad e integridad de la documentación generada

con las funciones de la aplicación apropiadas.
- Insertar en las plantillas generadas o disponibles en la aplicación la

información y los datos facilitados, combinándolas, en su caso, con las
fuentes de información a través de los asistentes disponibles.
7
MAPA CONCEPTUAL
8
1.- Conceptos generales y características fundamentales del programa de

tratamiento de textos
1.1.- Entrada y salida del programa

Para poder acceder al entorno de Microsoft Word nos desplazamos al botón inicio de Windows.
Escribimos en el cajetín: Word
Windows encontrará la aplicación, hacemos clic y ya podremos acceder.
9
1.2.- Descripción de la pantalla de tratamiento de textos (interface)

Cuando se arranca Word aparece una pantalla similar a la siguiente:
Veamos con detalles cada uno de los elementos:
10
• Minimizar: Reduce la ventana de una aplicación o un documento a un icono

• Maximizar: Aumenta el tamaño de la ventana de una aplicación o un documento hasta llenar
la pantalla.
• Cerrar: Cierra la aplicación o el documento. Muestra un mensaje pidiendo que se guarden los
cambios no guardados antes de cerrar.
La barra de menús contiene todas las opciones disponibles en Word. Puedes acceder, bien usando el
ratón, o con atajos de teclado. Para conocer los atajos de teclado nos basta con pulsar la tecla ALT y
Word nos mostrará las teclas a pulsar para cada opción. Observe como se vería Word tras pulsar ALT.
Por ejemplo, si pulsamos ALT + C accederemos al menú de Diseño de página. Para volver atrás, nos
bastará con pulsar la tecla escape (“ESC”).
11
1.3.- Ventana de documento

Podemos ajustar los márgenes y sangrías de nuestro documento, para ello, nos desplazamos al menú
“Vista” y a continuación activamos la opción “Regla” (opción activada por defecto).
Las barras de desplazamiento, también llamadas barras de scroll, se utilizan para desplazarse por el
documento de arriba abajo o de izquierda a derecha. Son muy útiles sobre todo cuando el documento
sobrepasa el tamaño de la pantalla.
12
Cuando nuestro documento supera el ancho de nuestra

pantalla, ya sea porque hemos hecho zoom o porque se
trate de una página formateada en apaisado (horizontal)
aparecerá la barra de desplazamiento horizontal.
1.4.- Barra de estado

En la parte inferior de la aplicación encontraremos la barra de estado. En ella se muestra información
que nos puede ser útil, como cuántas páginas tiene el documento, en qué página nos encontramos,
cuántas palabras hay en el documento y el diccionario de revisión que nos avisará si el documento
necesita una revisión ortográfica.
13
La barra de estado se
puede personalizar
haciendo clic con el
botón derecho del
ratón sobre la misma.
1.5.- Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

Siempre que se quiera utilizar la ayuda de Word el alumno podrá usar la tecla “F1” con lo que se le
abrirá el siguiente menú:
Observe que abriendo el

menú de ayuda podremos
buscar por temática o
escribir directamente lo
que necesitemos.
14
1.6.- Barra de herramientas estándar

La forma más fácil y rápida de realizar una tarea con Word es utilizando las Estas barras las
encontramos debajo de la barra de menús y serán distintas para cada uno de los menús, por ejemplo
para el menú “Inicio”.
La barra de herramienta de acceso rápido se encuentra situada en la parte superior, y se puede

personalizar añadiéndole iconos. Para ello habrá que hacer clic en el desplegable “Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido” y seleccionar los comandos que deseemos añadir.
2.- Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del
documento
Ahora que el alumno ya sabe cómo abrir la aplicación de Tratamiento de texto, se van a explicar
algunas nociones básicas sobre como desplazarse por el documento, ya sea empleando el ratón o
únicamente con el teclado.
Además se explican las operaciones de selección, copiado, pegado, etc. de texto. Y por último se
explica cómo insertar en un documento caracteres especiales como son símbolos, fechas y horas,
etc.
2.1.- Generalidades
En todo trabajo siempre hay que realizar una serie de tareas que por su sencillez o por su repetición
resultan monótonas; Microsoft Word sin embargo nos facilita el trabajo pudiendo hacer algunas
tareas de forma rápida y eficaz.
15
2.2.- Modo insertar texto. Modo de sobrescribir

Nada más acceder a la aplicación de procesamiento de textos podemos comenzar a introducir
caracteres. Debemos tener en cuenta para ello algunas reglas de escritura básicas:
1. El lugar donde se inserta lo que escribamos viene determinado por la posición del cursor, una
línea vertical negra parpadeante. (El cursor no debe confundirse con el puntero del ratón,
puesto que ambos pueden estar situados en posiciones totalmente diferentes del
documento). Si se desea introducir texto en un determinado lugar del documento, basta
desplazarse hasta ese lugar (con el ratón o con el teclado, como veremos más adelante) y
escribirlo.
2. Existen dos modos de escritura de texto: el más habitual es el modo insertar; en él, cuando
introducimos un texto los caracteres situados en el sentido de nuestra escritura (hacia la
derecha y hacia abajo) se van desplazando. En el modo sobrescribir, los caracteres
introducidos sustituyen a los que hay en el punto en el que se sitúa el cursor. Si el cursor está
al final del documento, ambos modos de escritura se comportan igual.
3. Si queremos borrar texto, podemos hacerlo de dos modos distintos: pulsando la tecla
Retroceso borramos los caracteres situados a la izquierda del cursor. Pulsando Supr, los
situados a su derecha.
4. Para insertar un carácter en
mayúscula se pulsa la
combinación Mayúsc +
(carácter). Si queremos
introducir varias palabras en
mayúsculas, hay una
alternativa más sencilla:
pulsar Bloq Mayúsc (se
encenderá la luz
correspondiente en el teclado), introducir el texto y, a continuación, volver a pulsar Bloq
Mayúsc, para desactivar dicha opción.
5. Algunas teclas disponen de dos o tres caracteres asociados a ellas, que obtendremos pulsando
diversas combinaciones. Así, por ejemplo, en la tecla de la imagen, escribiendo las comillas
(“) pulsando Mayúsc + 2 y el símbolo de la arroba (@) pulsando AltGr + 2.
16
Para introducir vocales acentuadas, se pulsa primero el acento y luego la vocal correspondiente. Si
se quiere introducir una diéresis (por ejemplo, en “antigüedad”), se “escribe” primero el símbolo en
combinación con mayúsc y luego se escribe la “u”.
2.3.- Desplazamiento del cursor

Desplazarse por un documento es sencillo si se emplea el ratón. Si quiere situarse en un lugar
concreto, bastara con efectuar un clic y el ratón se situará automáticamente en ese lugar. Si el
documento es muy extenso puede utilizar las barras y los botones de desplazamiento para
desplazarse rápidamente. Observe que si pulsa la rueda del ratón aparecerá el siguiente símbolo en
el centro de la pantalla:
Sin dejar de presionar la rueda del ratón desplace el

ratón hacia abajo si desea desplazarse hacia abajo en el
documento, y mueva el ratón hacia arriba si desea
desplazarse hacia arriba. Cuanto más separado del
símbolo anterior sitúe el ratón, más rápido se desplazará
por el documento.
17
En cambio si desea utilizar el teclado puede emplear las teclas que aparecen detalladas a
continuación:
TECLA OPERACIÓN
Desplaza el cursor una

posición hacia la derecha
posición hacia la izquierda
posición hacia arriba
posición hacia abajo
palabra hacia la derecha
palabra hacia la izquierda
Coloca el cursor en el
párrafo anterior
Coloca el cursor en el
párrafo siguiente
Se desplaza a la
pantalla siguiente
Se desplaza a la
pantalla anterior
Sitúa el cursor al principio
de la siguiente página
Sitúa el cursor al principio
de la página anterior
Sitúa el cursor al
principio de la línea
Sitúa el cursos al
final de la línea
Se sitúa al principio
del documento
Se sitúa al final
del documento
Se desplaza al
final de la ventana
Se desplaza al
principio de la ventana
18
2.4.- Diferentes modos de seleccionar texto

La operación de seleccionar texto permite seleccionar en un solo paso un fragmento de texto sin
importar si está formado por una letra, una palabra, un grupo de palabras, un párrafo, un grupo de
párrafos o todo un documento.
La selección de un elemento se puede realizar de diferentes formas:
• Empleando el teclado: Sitúe el cursor en la posición a partir de la cual quiera iniciar la
selección. Pulse la tecla “Mayús” y sin soltarla pulse las teclas del cursor (flechas) en la
dirección que desee. Las combinaciones de teclas descritas en el “Desplazamiento del cursor”,
también son válidas para seleccionar texto empleando el teclado.
TECLA OPERACIÓN
Selección de un carácter hacia

la derecha o la izquierda
Selección de una palabra hacia la izquierda
Selección de una palabra hacia la derecha
Selección hasta el principio de la línea
Selección hasta el comienzo del documento
Selección hacia arriba de pantalla en pantalla
Selección hacia debajo de página en página
Selección de una línea hacia

arriba o hacia abajo
Selección de un párrafo hacia
Selección de un párrafo hacia
Selección hasta el final de la línea
Selección hasta el final del documento
Selección hacia abajo de pantalla en pantalla
Selección hacia arriba de página en página
19
• Empleando el ratón: Sitúe el cursor en la posición a partir de la cual quiera iniciar la selección.
Realice un clic y sin soltar arrastre el ratón en el sentido que crea adecuado para seleccionar
el texto. Suelte el ratón.
Si deseamos seleccionar todo el documento, tendremos que introducir en el teclado Ctrl+e.
También se pueden seleccionar varias áreas diferentes, no contiguas del documento, para ello lo
primero será seleccionar una parte del texto con cualquiera de las opciones anteriores. A
continuación habrá que pulsar la tecla CTRL y manteniéndola pulsada seleccionar el resto del
secciones que interesen.
2.5.- Opciones de copiar y pegar

Estas opciones permiten copiar o trasladar documentos enteros o trozos del mismo de un sitio a
otro, bien sea en el mismo documento o en otro distinto e incluso entre distintas aplicaciones,
aunque en el caso que se describe nos referiremos solamente a Word.
Para copiar un documento se pueden emplear diferentes métodos:
• Una vez seleccionado el texto, pulse las teclas CTRL+c.
• Una vez seleccionado el texto, vaya al menú contextual con el botón derecho del ratón.
Nótese que el ratón ha de estar situado sobre el texto que desea copiar. A continuación
seleccione la opción “Copiar”.
Para pegar el texto copiado, hacer clic en el lugar donde se desea insertar el texto, a continuación
emplee uno de los siguientes métodos:
• Pulse las teclas CTRL+v.
• Vaya al menú contextual con el botón derecho del ratón, seleccione la opción “Pegar”.
Recordemos que todo texto copiado se guarda previamente
en el portapapeles y ahí se conserva hasta que elijamos el
lugar donde lo queremos pegar. Word nos pone por defecto
4 opciones de pegado de documentos que veremos a
continuación.
• Mantener formato de origen: Esta opción conserva los estilos de carácter y el formato directo
que se aplicaron al texto copiado. En el formato directo se incluyen características como el
tamaño de fuente, cursiva o cualquier otro formato que no se incluya en el estilo de párrafo.
• Combinar formato: Esta opción descarta la mayor parte del formato que se aplicó
directamente al texto copiado, pero conserva el formato que se considera de énfasis (como
negrita y cursiva) cuando se aplica solo a una parte de la selección. El texto adoptará las
características de estilo del párrafo donde se pegue. El texto también adoptará cualquier
propiedad de estilo de carácter o formato directo del texto que preceda inmediatamente al
cursor cuando se pegue el texto.
20
• Conservar solo texto independientemente de la fuente: Esta opción descarta todos los
elementos de formato y que no sean texto (como imágenes o tablas). El texto adoptará las
características de estilo del párrafo donde se pega y las propiedades de formato directo o
estilo de carácter del texto que preceda inmediatamente al cursor al pegar el texto. Los
elementos gráficos se descartan y las tablas se convierten en una serie de párrafos.
Además de la opción de “Copiar”, que mantiene el texto original en su lugar, también podemos
emplear la opción “Cortar”, que nos permite desplazar un texto de una posición a otra, eliminándose
de su posición original.
Para poder emplear la opción “Cortar” podemos emplear alguno de los métodos siguientes:
• Pulse las teclas CTRL+x.
• Vaya al menú contextual con el botón derecho del ratón, seleccione la opción “Cortar”.
2.6.- Uso y particularidades del portapapeles

Si se desea copiar, cortar o pegar varios elementos, tendremos que seleccionar el elemento que
deseamos copiar, a continuación tendremos que abrir el menú desplegable del portapapeles.
Se abrirá de esta forma una ventana con todos los objetos
que hayamos copiado. Se pueden copiar un máximo de 24
elementos simultáneos. A medida que vaya cortando o
pegando elementos en el Portapapeles se irán añadiendo
uno detrás de otro independientemente de si ya había sido
copiado con anterioridad.
Una vez seleccionados todos los elementos, sitúese en el
lugar donde quiera pegar cada uno de los elementos.
Realice un clic sobre el elemento de la barra de
herramientas portapapeles que desee pegar. Si quiere
pegar de una sola vez todos los elementos copiados en el
Portapapeles realice un clic sobre el botón “Pegar todo”. Si
desea eliminar el contenido del portapapeles, efectúe un
clic sobre el botón “Borrar todo”.
Si realiza un clic sobre “Opciones” del Portapapeles, aparecerá un cuadro mostrando las opciones
que puede activar o desactivar del mismo.
21
2.7.- Inserción de caracteres especiales

Puede usar el cuadro de diálogo Símbolo para insertar símbolos (como ¼ y ©) o caracteres
especiales, como un guion largo (—) o puntos suspensivos (…), que no aparecen en el teclado, así
como caracteres Unicode.
Los tipos de símbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes elegidas. Por
ejemplo, algunas fuentes pueden incluir fracciones (¼), caracteres internacionales (Ç, ë) y símbolos
de moneda internacionales (£, ¥). La fuente integrada Symbol incluye flechas, viñetas y símbolos
científicos. También puede tener fuentes de símbolos adicionales, como Wingdings, que incluye
símbolos decorativos.
➢ Insertar un símbolo
Imagine que en un documento Word tiene que insertar el símbolo infinito (∞). Veamos cómo hacerlo:
• Inserte el símbolo infinito en la siguiente frase:

En matemáticas se emplea mucho el operador infinito (Insertar aquí el símbolo)
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el símbolo.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en Símbolo.
3. Siga uno de estos procedimientos:
a. Haga clic en el símbolo que desee en la lista desplegable.
b. Si el símbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Más símbolos. En
el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el símbolo que desea insertar y,
por último, haga clic en Insertar.
4. Haga clic en Cerrar.
➢ Insertar un carácter especial
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el carácter especial.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en Símbolo y, después, haga clic en Más
símbolos.
3. Haga clic en la ficha Caracteres especiales.
4. Haga clic en el carácter que desea insertar y haga clic en Insertar.
22
➢ Insertar un carácter Unicode

Puede insertar un carácter Unicode en un documento seleccionando un carácter en el cuadro de
diálogo Símbolo o escribiendo el código del carácter directamente en el documento.
1. Seleccionar un carácter Unicode en el cuadro de diálogo Símbolo
Al seleccionar un carácter Unicode en el cuadro de diálogo Símbolo, el código de carácter aparece en
el cuadro Código de carácter.
2. Haga clic en el lugar donde desee insertar el carácter Unicode.
símbolos.
4. En la pestaña Símbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que quiere usar.
5. En el cuadro de, haga clic en Unicode (hex).
6. Si está disponible el cuadro Subconjunto, haga clic en un subconjunto de caracteres.
7. Haga clic en el símbolo que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar.
➢ Utilizar el teclado para insertar un código de carácter Unicode en un documento
Si conoce el código de carácter, puede escribirlo en el documento y después presionar ALT+X para
convertirlo en un carácter. Por ejemplo, presione 002A y después ALT+X para insertar el carácter *.
El procedimiento también funciona a la inversa. Para mostrar el código de carácter Unicode de un
carácter que ya se encuentra en el documento, coloque el punto de inserción directamente a
continuación del carácter y presione ALT+X.
1. Buscar un código de carácter Unicode
Al seleccionar un carácter Unicode en el cuadro de diálogo Símbolo, el código de carácter aparece en
el cuadro Código de carácter.
símbolos.
3. En la pestaña Símbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que quiere usar.
4. En el cuadro de, haga clic en Unicode (hex).
5. En el cuadro Código de carácter se muestra el código de carácter Unicode.
23
➢ Espacio de no separación
Un espacio de no separación (o espacio duro) es un carácter especial que permite evitar que un salto
de línea separe dos palabras cuando se encuentran al final de la línea. De este modo, si dos palabras
son separadas por un espacio de no separación, se situaran siempre una al lado de la otra.
Para insertar un espacio de no separación en Word, basta con colocar el cursor en el lugar donde se
desea añadirlo, luego apretar simultáneamente las teclas Ctrl + Mayús + Espacio.
El espacio de no separación es añadido y de ahora en adelante las dos palabras son inseparables.
Si por alguna razón o por otra no logras hacer la secuencia con las teclas Ctrl + Mayús + Espacio,
puedes añadir el espacio de no separación mediante la inserción de caracteres especiales. Para ello,
haz clic en la pestaña Insertar > Símbolo > Más símbolos > Caracteres especiales > Espacio de no
separación.
2.8.- Inserción de fecha y hora

1. Haga clic en el lugar en que desee
insertar la fecha o la hora.
2. En el grupo Texto de la ficha Insertar,
haga clic en “Fecha y hora”.
3. Haga clic en el formato de fecha y
hora que desee utilizar, por ejemplo,
12/2/2008 9:45 p.m. o 12 de febrero
de 2008.
24
2.9.- Deshacer y rehacer los últimos cambios

Con estos dos comandos podrá deshacer o rehacer cualquier acción realizada con anterioridad. El
comando deshacer irá eliminando paso a paso todas las acciones realizadas en el documento. En
cambio el comando rehacer recuperará todas las acciones que haya realizado el comando deshacer.
Cada vez que realice un clic sobre el botón (Deshacer), se deshará una de las acciones que haya
realizado hasta el momento de forma que si por ejemplo ha tecleado la palabra “Word” y quiere
suprimir las dos últimas letras, deberá pulsara dos veces el botón deshacer. En cambio si el número
de acciones que quiere deshacer es mayor podrá realizar un clic sobre la flecha situada a la derecha
de dicho botón y aparecerá una lista con todas las acciones que puede deshacer. El funcionamiento
del botón rehacer es el mismo que el botón deshacer.
También puede realizar la función deshacer, tecleando “Ctrl+z". La función rehacer se puede realizar
también tecleando “Ctrl+y”.
3.- Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones

con ellos
Una vez que sabemos introducir texto y símbolos en la aplicación, vamos a ver cómo crear
documentos y las distintas operaciones que se pueden realizar con estos. Quizás este sea uno de los
apartados más importantes de esta unidad de aprendizaje, ya que introducir texto es relativamente
fácil, pero controlar dónde se encuentra el documento y disponer de herramientas para recuperarlo
hay que practicarlo.
3.1.- Creación de un nuevo documento

Al iniciar un nuevo documento lo primero que se muestra es una página en blanco. En ella podremos
empezar a escribir nuestro texto, que puede ser tan largo o corto como se necesite.
3.2.- Apertura de un documento ya existente

Si se desea abrir un documento ya existente tendremos que seleccionar el “Menú de Archivo” y a
continuación “Abrir”. Se abrirá entonces una ventana similar a la siguiente:
25
Empleando el menú central, podremos “Examinar” nuestro ordenador en busca del documento
deseado. Una vez encontrado sólo tendremos que hacer clic sobre este y luego sobre el botón
“Abrir”, situado en el margen derecho inferior.
3.3.- Guardado de los cambios realizados en un documento

Una vez hayamos creado nuestro documento tendremos que proceder a guardarlo, ya que si no
realizamos este paso perderemos todo lo que hayamos hecho.
Existen varias formas de guardar un documento:
1. Pinchando directamente sobre el botón guardar rápido.
2. Clic en menú “Archivo” -> “Guardar” o “Guardar Como”.
3. También podemos usar el atajo de teclado CTRL + G.
Accediendo desde el menú archivo, al igual que cuando deseamos abrir un documento a través del
menú central, podemos buscar
la carpeta donde deseemos
guardar el archivo creado.
Observe que si seleccionamos
la opción ocultar carpetas
(margen inferior izquierdo), la
ventana anterior adquirirá la
siguiente forma:
26
En ocasiones, puede ocurrir que el ordenador se apague antes de que se hayan guardado los cambios.
En estos casos no se perderán todos los cambios realizados desde la última vez que se guardó el
documento, ya que Word incorpora una utilidad que permite que el documento con el que está
trabajando se almacene automáticamente cada cierto tiempo. El tiempo en el que el documento se
guarda automáticamente puede ser definido por el usuario. Para ello iremos a menú archivo y nos
desplazamos a opciones.
En el menú que se abre seleccionamos “Guardar”.
Observe que puede definir cada cuanto se realizará el guardo de Autorrecuperación, dónde se
ubicará dicho archivo y donde se guardarán los archivos por defecto.
27
3.4.- Duplicación de un documento con guardar como

Si se desea duplicar un documento existente, conservando el original, se tendrá que desplazar a
menú archivo y a continuación hacer clic en guardar como.
De esta forma se abrirá el navegador donde, cambiando el nombre de nuestro documentos,
podremos guardar una copia del mismo.
3.5.- Cierre de un documento

Para cerrar un documento lo más cómodo es emplear el botón “Cerrar documento”. Recuerde que
se representa por una “X” y se encuentra en la parte superior derecha de la aplicación.
Si al seleccionar el botón “Cerrar documento” no se habían guardado los últimos cambios, se abrirá
un cuadro de diálogo como el siguiente:
Si se selecciona “Sí” se guardarán los cambios realizados en caso de ser un documento ya existente,
y si se trata de un documento nuevo, se abrirá el cuadro de dialogo “Guardar”.
Si se selecciona “No” el documento se cerrará y no se guardarán los últimos cambios realizados desde
la última vez que se guardó el documento, en caso de ser un documento que nunca se ha guardado
se perderá toda la información.
Si se selecciona “Cancelar”, el archivo no se cerrará, y no se realizará ninguna acción.
3.6.- Compatibilidad de los documentos de distintas versiones u aplicaciones

El comprobador de compatibilidad enumera los elementos de un documento que no son
compatibles o que mostrarán un comportamiento diferente en el formato de Word 2007 o Word 97-
2003. Algunas de estas características se modificarán de manera permanente y no se convertirán en
elementos de Microsoft Word 2016 incluso si posteriormente se guarda el documento con el formato
de Word 2016.
Para hacer la comprobación nos desplazaremos a Menú Archivo -> Información -> Inspeccionar
documento -> Comprobar compatibilidad.
En el siguiente enlace se pueden comprobar todos los problemas de compatibilidad que suelen
aparecer entre las distintas versiones de Word:
28
3.7.- Menú de ventana. Manejo de varios documentos

Word ofrece la posibilidad de trabajar con más de un documento a la vez, visualizando cada uno de
ellos en una ventana, dividir una ventana, ver el mismo documento en dos ventanas, o visualizar más
de un documento a la vez.
Veamos cómo hacer para ver dos ventanas simultáneamente y en paralelo.
• Abra los dos documentos Word que desee ver en paralelo.

• Vaya a la pestaña “Vista” y seguidamente pincha en “Ver en paralelo”. Observe que se
mostrarán las dos ventanas una al lado de la otra, y que si inicialmente se desplaza por uno
de los documentos a otra página, el otro documento se moverá simultáneamente.
• Para desactivar ese movimiento síncrono, haga clic en “Desplazamiento sincrónico” justo
debajo de la opción, “Ver en paralelo”.
4. Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para

mejorar el aspecto del texto
Siguiendo con el desarrollo del manual, pasamos a explicar cómo se puede configurar un texto para
que tenga un aspecto más estético, que contribuya a mejorar la comprensión de los contenidos
expuestos en el documento.
Dentro de las operaciones que se pueden realizar nos encontramos con la opción de cambiar el tipo
de fuente, su tamaño, su color, etc. Además vamos a ver como cambiar el estilo de todo un párrafo.
4.1.- Fuente
Las fuentes son los distintos tipos de letra que usted puede utilizar cuando escriba un texto. Sin
embargo el número de fuentes no es el mismo en todos los equipos debido a que algunas
aplicaciones incorporan sus propios tipos de fuente.
29
4.1.1.- Tipo, estilo, tamaño, color, subrayado y efecto de fuente

En el menú “Inicio”, podemos encontrar el menú “Fuente”:
Entre otras, podemos definir las siguientes propiedades de las fuentes:
• Fuente o tipo de letra. Con esta opción podemos modificar el tipo de letra del texto;
seleccionaremos uno de entre los instalados en nuestro sistema operativo.
• Tamaño de letra. El tamaño de las fuentes puede oscilar desde 1 hasta 1638 puntos
dependiendo del tipo de letra que haya seleccionado.
• Estilo de fuente. En las tipografías más habituales, cada una de las letras y símbolos viene en
diversas representaciones: la normal o redonda, la cursiva o itálica y la negrita. Cada estilo
corresponde, en realidad, a una definición de carácter distinta en su forma y grosor.
• Efecto de la fuente. A los caracteres se les puede aplicar diversos efectos: si el procesador de
textos les añade una línea en la parte inferior obtendremos un subrayado. Una línea que cruce
los caracteres en la parte central dará lugar a un tachado (tachado); disminuyendo el tamaño
del carácter y desplazándolo hacia arriba o hacia debajo de la línea base generará los efectos
superíndice y
subíndice; las versales o tipografía versalita son caracteres en mayúsculas con el
tamaño de una minúscula. (Suele emplearse en la maquetación profesional para representar
siglas y siglos, y evitar así que el carácter
en mayúscula resalte visualmente en
exceso en la página).
• Color de la fuente y color resaltado.

Con el color de fuente especificaremos
la “tinta” de las letras; con el color de
resaltado, el fondo de la línea, de modo
similar a si usásemos un marcador
fosforescente.
Haciendo clic en el menú desplegable de la
fuente, o con el botón derecho del ratón
seleccionando “Fuente” o con el atajo de
teclado “CTRL+M”, podemos abrir el menú
contextual de formato de fuente que nos
presenta más opciones de edición.
30
En estilo de subrayado podemos seleccionar varias opciones diferentes de líneas con las que
subrayar:
A continuación se presentan ejemplos de cada uno de los distintos efectos
Tachado Sombra VERSALITAS

Doble tachado MAYÚSCULAS
Superíndice
Subíndice
4.1.2.- Espaciado entre caracteres

El espaciado entre caracteres ofrece la posibilidad de ampliar o disminuir el espacio existente entre
los caracteres. Como usted habrá podido comprobar el espacio ocupado por el carácter “i” no es el
mismo que el ocupado por el carácter “m”. Sin embargo gracias a esta característica de Word, usted
podrá hacer que ocupen el mismo espacio.
Para acceder al menú “Espaciado entre caracteres”, se accede a través del menú desplegable
“Fuente”.
El cuadro “Escala” Expande o comprime
horizontalmente la escala de los caracteres
con un porcentaje que oscila entre 1 y 600
su tamaño actual.
Por medio de la opción “Espacio” puede
expandir o comprimir el espacio entre los
caracteres según la cantidad que escriba en
el cuadro “De”.
El cuadro “Posición” eleva o disminuye el
texto seleccionado en relación a la línea
base.
La opción “Interletraje para fuentes”
ajusta automáticamente el espacio entre
caracteres o la cantidad de espacio entre
ciertas combinaciones de caracteres de
forma que la palabra completa aparezca
con un espaciado más uniforme. En el cuadro puntos o más debe introducir el menor tamaño de
fuente a partir del cual desea ajustar el espacio entre caracteres.
31
A continuación se presentan algunos ejemplos de diferentes espaciados entre caracteres.
Línea de texto normal

Línea de texto con escala 50%
Línea de texto con escala 200%
Línea de texto con espa cio expandido 1 punto
Línea de texto con espacio expandido en 4 puntos
Línea de texto con espacio comprimido en 1 punto
Línea de texto normal Línea de texto elevado
Línea de texto normal Línea de texto disminuido
4.1.3.- Cambio de mayúsculas a minúsculas

En Word se puede haber escrito un texto empleando únicamente las minúsculas y luego pasarlo todo
a mayúsculas. Para ello pruebe a escribir la palabra “ofimática” en minúsculas. A continuación,
seleccione toda la palabra con el ratón (o teclado), en el menú fuente seleccione el menú desplegable
“Cambiar mayúsculas a minúsculas”.
Se abrirá el siguiente menú:
Seleccione “MAYÚSCULAS”. El texto debería

haber quedado escrito todo en mayúsculas.
En el cuadro de dialogo anterior puede

distinguir cinco opciones:
• Tipo oración: Pone en mayúsculas la primera letra de la primera de las frases seleccionadas.
• Minúsculas: Cambia el texto seleccionado a minúsculas.
• Mayúsculas: Cambia el texto seleccionado a mayúsculas.
• Poner en mayúsculas cada palabra: sirve para poner en mayúsculas la primera letra de cada
una de las palabras seleccionadas.
• Alternar MAY/min: Cambia las mayúsculas a minúsculas dentro de la frase seleccionada y
viceversa.
32
Letra capital
La letra capital es la primera letra de un párrafo y puede aparecer en el margen izquierdo o integrado
desde la primera línea del párrafo. Consiste en dar formato a una letra, palabra o texto seleccionado
con esta letra inicial de mayor tamaño o una letra mayúscula caída de mayor tamaño.
Ejemplo:
C
uando yo tenía seis años vi en un libro sobre la selva virgen que se titulaba "Historias
vividas", una magnífica lámina. Representaba una serpiente boa que se tragaba a una
fiera. En el libro se afirmaba: "La serpiente boa se traga su presa entera, sin masticarla.
Luego ya no puede moverse y duerme durante los seis meses que dura su digestión".
Para poder introducir una letra capital vaya al menú “Insertar” y seleccione “Letra capital”.
Aparecerá un desplegable como el siguiente:
Observe que puede elegir el formato en que aparece la

letra capital (al margen del párrafo o integrada en el
párrafo). Si selecciona “Opciones de letra capital…” se
abrirá la siguiente ventana:
Aquí podrá seleccionar la fuente que desea para la letra capital, así como el número de líneas que
desea que ocupe y la distancia que desea dejar entre la letra capital y el resto del texto.
33
4.1.4.- Teclas rápidas asociadas a estas operaciones

Las funciones más habituales del formato de carácter poseen sus correspondientes accesos rápidos
de teclado:
4.2.- Párrafo
Con el formato de párrafo controlamos la presentación de los párrafos del documento. Recordemos
que un párrafo finaliza cuando introducimos una marca de Fin de párrafo, habitualmente pulsando
la tecla Enter.
Se puede acceder al menú “Párrafo”

desde distintas vías. En el menú “Inicio”,
seleccionando el “menú desplegable”, o
haciendo clic en el párrafo en cuestión con
el botón derecho del ratón y
seleccionando “Párrafo”.
Se abrirá entonces el siguiente cuadro:
34
Se describen a continuación las diferentes opciones:

• Alineación: Establece la posición de los párrafos seleccionados (Izquierda, Centrada, Derecha,
y Justificada) respecto a las sangrías. Para alinear el texto en relación con los márgenes
izquierdo y derecho, elimine cualquier forma de sangría.
• Nivel de esquema: Permite seleccionar el nivel de esquema que desea asignar a los párrafos
seleccionados (Este apartado se explicará mejor más adelante).
• Sangría: La sangría es la distancia que existe entre los márgenes del papel y los extremos del
párrafo.
• Anterior: Establece el espacio por encima de cada párrafo seleccionado.
• Posterior: Establece el espacio por debajo de cada párrafo seleccionado.
• Interlineado: Establece el espacio en sentido vertical que se inserta entre las líneas de texto.
• En: Especifica el espacio en sentido vertical que desea insertar entre las líneas de texto. Este
valor sólo es válido si en el apartado “Interlineado” selecciona “Mínimo”, “Exacto” o
“Múltiple”.
4.2.1.- Alineación de párrafos

Un párrafo puede estar alineado a la izquierda (o “en bandera”, como se dice comúnmente en la
jerga del diseño gráfico), centrado, alineado a la derecha o justificado. En un párrafo justificado,
todas las líneas están alineadas a la izquierda y a la derecha. El procesador de textos logra este efecto
estirando y encogiendo en la medida necesaria los espacios entre las palabras.
A continuación se presentan diferentes tipos de alineación:
Alineación izquierda:
La locura de Babbage
Charles Babbage (1793-1871), visionario inglés y catedrático de Cambridge, hubiera podido
acelerar el desarrollo de los ordenadores si él y su mente inventiva hubieran nacido 100 años
después. Adelantó la situación del hardware para cómputo al inventar la "máquina de
diferencias", capaz de calcular tablas matemáticas. En 1834, cuando trabajaba en los avances de
la máquina de diferencias Babbage concibió la idea de una "máquina analítica". En esencia, ésta
era un ordenador de propósito general. Conforme con su diseño, la máquina analítica de
Babbage podía sumar, restar, multiplicar y dividir en secuencia automática a una velocidad de
60 sumas por minuto. El diseño requería miles de engranajes y mecanismos que cubrirían el
área de un campo de fútbol y necesitaría accionarse por una locomotora. Los escépticos le
pusieron el sobrenombre de "la locura de Babbage". Charles Babbage trabajó en su máquina
analítica hasta su muerte. Los trazos detallados de Babbage describían las características
incorporadas ahora en los modernos ordenadores electrónicos.
35
Alineación centrada:
Si Babbage hubiera vivido en la era de la tecnología electrónica y de la fabricación mecánica de
precisión, hubiera adelantado el nacimiento del ordenador varías décadas. Irónicamente, su
obra se olvidó a tal grado, que algunos pioneros en el desarrollo de los ordenadores
electrónicos ignoraron por completo sus conceptos sobre memoria, impresoras, tarjetas
perforadas y control de programa secuencial.
Alineación derecha:
LA PRIMERA TARJETA PERFORADA. El telar de tejido, inventado en 1801 por el Francés Joseph-
Marie Jackard (1753-1834), usado todavía en la actualidad, se controla por medio de tarjetas
perforadas. El telar de Jackard opera de la manera siguiente: las tarjetas se perforan
estratégicamente y se sitúan en una cierta secuencia para indicar un diseño de tejido en
particular. Charles Babbage quiso aplicar el concepto de las tarjetas perforadas del telar de
Jackard en su motor analítico. En 1843 Lady Ada Augusta Lovelace sugirió la idea de que las
tarjetas perforadas pudieran adaptarse de manera que propiciaran que el motor de Babbage
repitiera ciertas operaciones. Debido a esta sugerencia algunas personas consideran a Lady
Lovelace la primera programadora.
Alineación justificada:
LAS MAQUINAS ELECTROMECANICAS DE CONTABILIDAD.
Los resultados de las máquinas tabuladoras tenían que llevarse a los libros de contabilidad por
medios manuales, hasta que en 1919 la Computing-TabulatingRecording-Company anunció la
aparición de la impresora. Esta innovación revolucionó la manera en que las Compañías
efectuaban sus operaciones hasta entonces. Para reflejar mejor el alcance de sus intereses
comerciales, en 1924 la Compañía cambió el nombre por el de International Bussines Machines
Corporation (IBM) Durante décadas, desde mediados de los cincuenta la tecnología de las tarjetas
perforadas se perfeccionó con la implantación de más dispositivos con capacidades más
complejas.
4.2.2.- Utilización de diferentes tipos de sangrías desde menú y desde la regla

Las sangrías se utilizan para establecer instrucciones especiales sobre cómo se debe espaciar
horizontalmente un párrafo con respecto a los márgenes.
Existen tres tipos de sangría que se pueden utilizar:
• Sangrías especiales:
o La sangría de primera línea es la separación entre el extremo izquierdo de la primera
línea del párrafo y el margen.
o La sangría francesa es la separación de todas las líneas exceptuando la primera.
36
o En: Permite especificar la distancia que desea para la sangría de “Primera línea” o para
la “Francesa”. Si selecciona la opción (ninguna) en el cuadro “Especial”, Word la
desactiva.
• La sangría izquierda es la separación izquierda de todas las líneas del párrafo. Si desea que el
texto aparezca en el margen izquierdo tiene que introducir una medida negativa
• La sangría derecha es la separación derecha con todas las líneas del párrafo. Si desea que el
texto aparezca en el margen derecho, especifique un número negativo.
La sangría cumple diversas funciones. Una de ellas es la introducción de citas textuales en el
documento.
Las sangrías se pueden realizar desde el menú “Párrafo” que se vio anteriormente, o empleando la
regla de Word. Para activar la visualización de la regla, tiene que ir al menú “Vista”, y marcar la casilla
“Regla”.
Se visualizará entonces la regla en el lateral izquierdo y en la parte superior del Word.
4.2.3.- Espaciado de párrafos y líneas

Los pasos a realizar para sangran un párrafo empleando la regla son:
1. Colocar el cursor en cualquier lugar del párrafo que se desee sangrar.
2. Realice un clic sobre si desea realizar un sangrado de primera línea y arrastrar hacia la
derecha o hacia la izquierda dependiendo si desea realizar un sangrado positivo o negativo.
3. Realice un clic sobre si desea realizar una sangría francesa y arrastrar hacia la derecha
o hacia la izquierda dependiendo si desea realizar un sangrado positivo o negativo.
4. Realizar un clic sobre si desea realizar una sangría izquierda y arrastrar hacia la derecha
o hacia la izquierda dependiendo si desea realizar un sangrado positivo o negativo.
También se puede realizar el sangrado de los párrafos empleando los botones de acción directa:
• Reducir sangría: Reduce la sangría del párrafo seleccionado hasta la tabulación anterior
o aplica una sangría a la izquierda al contenido de los elementos seleccionados, equivalente
al ancho de un carácter en fuente estándar.
• Aumentar sangría: Aumenta la sangría del párrafo seleccionado hasta la tabulación

siguiente o aplica una sangría a la derecha del contenido de los elementos seleccionados,
equivale al ancho de un carácter en fuente estándar.
Si no hay establecida ninguna parada de tabulación, el texto se desplaza 1,25 cm hacia la derecha o
izquierda que es el valor por defecto.
Cuando nos indiquen que un párrafo posee un doble sangrado se refiere a que éste se realiza tanto
por el margen derecho como por el izquierdo.
37
4.2.4.- Teclas rápidas asociadas a estas operaciones

Word dispone asimismo de una serie de atajos de teclado para las funciones más comunes del
formato de párrafo:
Definir el interlineado
Acción Presione
Líneas de espaciado simple.
Líneas de espaciado doble.
Definir un espaciado de 1.5 líneas.
Agregar o suprimir un espacio de una línea

antes de un párrafo.
Alinear párrafos
Acción Presione
Cambiar la alineación de un párrafo de
centrada a alineada a la izquierda.
justificada a alineada a la izquierda.
alineada a la derecha a alineada a la izquierda.
Alinear un párrafo a la izquierda.
Aplicar sangría a un párrafo a la izquierda.
Quitar la sangría a la izquierda de un párrafo.
Crear una sangría francesa.
Reducir una sangría francesa.
Quitar el formato de párrafo.
38
Aplicar estilos de párrafo
Acción Presione
Abrir el panel de tareas Aplicar estilos.
Abrir el panel de tareas Estilos.
Iniciar Autoformato.
Aplicar el estilo Normal.
Aplicar el estilo de Título 1.
Cerrar el panel de tareas Estilos

1. Si el panel de tareas Estilos no está seleccionado, presione F6 para seleccionarlo.
2. Presione CTRL+BARRA ESPACIADORA.
3. Utilice las teclas de dirección para seleccionar Cerrar y, a continuación,

presione ENTRAR.
4.3.- Bordes y sombreados

Gracias a esta utilidad se pueden colocar bordes y sombreados en una letra, palabra o párrafo. Se
utiliza principalmente para destacar títulos o apartados de un texto o documento.
En el menú “Inicio”, en la pestaña “Párrafo” se encuentran los iconos con los que podremos activar
estas opciones.
39
Haciendo clic en el menú desplegable a lado del icono de bordes , se abrirá el siguiente menú:
La última opción de este menú es “Bordes y sombreado…”
haciendo clic en este vínculo se abrirá la siguiente pestaña:
Los diferentes tipos de bordes que se pueden seleccionar son:

• Ninguno: Quita los bordes de la selección.
• Cuadro: Inserta un borde de cuadro alrededor de la selección, con el formato de los valores
“Estilo”, “Color” y “Ancho” seleccionados.
• Sombra: Inserta un borde de cuadro alrededor de una selección y aplica al borde el formato
de sombreado preestablecido con los valores de “Estilo”, “Color” y “Ancho” de líneas
seleccionadas.
• 3D: Inserta un borde de cuadro alrededor de la selección y le aplica un formato de borde 3D
preestablecido, dando al borde un aspecto de ventana o marco.
• Personalizado: Crea un borde personalizado con las opciones que seleccione en el diagrama
“Vista Previa”.
40
El cuadro “Estilo” permite seleccionar el estilo de la línea que desea aplicar al borde. El cuadro
“Color” permite elegir un color para las líneas del borde. Con el cuadro “Ancho” podrá seleccionar el
ancho de línea que desea aplicar al borde.
En la “Vista previa” puede seleccionar el lugar donde desea colocar los bordes (superior, inferior,
derecha o izquierda). El cuadro “Aplicar a” permite seleccionar a qué desea aplicar el estilo (texto o
párrafo).
Si se ha seleccionado aplicar a párrafo, se puede abrir el menú “Opciones…”, con lo que se tiene
acceso a un menú de edición que nos permitirá seleccionar la distancia del texto a los bordes de los
cuatro laterales. Las siguientes vistas previas presentan diferentes opciones de distancia de texto a
los bordes.
Si se desea añadir una línea horizontal en el documento, se tendrá que elegir en el menú de bordes
y sombreados, la opción de línea horizontal:
De esta forma se añadirá una línea divisoria horizontal.

Si se desea editar las propiedades de esta línea habrá
que hacer clic sobre la misma y luego con el botón
derecho del ratón seleccionar “Dar formato a la línea
horizontal”. Por ejemplo cambiar el color y grosor de la
línea.
41
4.3.1.- Sombreado de párrafo y texto
Para sombrear un texto hay que hacer clic

en el botón “Sombreado”. Se abrirá
entonces el siguiente menú en el que
podremos seleccionar el color a aplicar al
sombreado:
A continuación se expone un
ejemplo de un texto sombreado:
El señor y la señora Dursley, que vivían en el número 4 de Privet Drive, estaban orgullosos de decir
que eran muy normales, afortunadamente. Eran las últimas personas que se esperaría encontrar
relacionadas con algo extraño o misterioso, porque no estaban para tales tonterías. El señor Dursley
era el director de una empresa llamada Grunnings, que fabricaba taladros. Era un hombre corpulento
y rollizo, casi sin cuello, aunque con un bigote inmenso. La señora Dursley era delgada, rubia y tenía
un cuello casi el doble de largo de lo habitual, lo que le resultaba muy útil, ya que pasaba la mayor
parte del tiempo estirándolo por encima de la valla de los jardines para espiar a sus vecinos. Los
Dursley tenían un hijo pequeño llamado Dudley, y para ellos no había un niño mejor que él.
4.4.- Numeración y viñetas

Las listas numeradas con viñetas o con números organizan la información en series para que sean
más fáciles de comprender. En las listas con viñetas puede utilizar una imagen pequeña en lugar de
las viñetas.
42
4.4.1.- Viñetas
Word permite introducir listas con viñetas, es decir, con símbolos cuya única función es hacer más
atractivo el texto. Para introducir una lista de viñetas, seleccione el botón viñetas, si desea
personalizar el símbolo de la viñeta seleccione del menú desplegable “Definir nueva viñeta…”.
En el menú que se abrirá podrá seleccionar el tipo
de viñeta que quiera insertar, así como el tamaño
de la misma por medio de los botones situados en
el apartado “Símbolo”. También se puede
seleccionar una imagen como viñeta.
4.4.2.- Listas numeradas

Las listas numeradas se pueden utilizar para llamar la atención
sobre los distintos puntos importantes de un párrafo, es decir,
enumerarlos en orden ascendente.
Para realizar una lista numerada tendremos que hacer clic en el
botón “Numeración” situado el menú “Párrafo” de la

ficha “Inicio”. Cuando se haya escrito todos los elementos de
nuestra lista, se pulsará de nuevo el botón “Numeración” o bien
se hará un doble “Intro” con el teclado.
Si hacemos clic en el menú desplegable de “Numeración”
podemos ver el siguiente cuadro de diálogo:
43
En este cuadro aparecen los estilos por defecto que Word

nos presenta. También se puede optar por definir un nuevo
formato de número. Si deseamos elegir esta opción, se
abrirá el siguiente cuadro de dialogo de la derecha.
Aquí se podrá seleccionar el “Estilo de número” de entre
una lista de posibles opciones. También se podrá seleccionar
el tipo de fuente y la alineación. El formato de número, el
texto que vemos subrayado en gris, es el texto que iremos
numerando, mientras que todo lo que se ponga y no esté
marcado en gris será fijo.
Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre una
lista numerada se abrirá el siguiente cuadro de dialogo:
•
• Ajustar sangría de lista: Permite introducir la posición en la que se introducirá la lista.
• Continuar numeración: En muchas ocasiones escribimos el primer elemento de nuestra lista
numerada y a continuación escribimos un texto descriptivo, cuando volvamos a introducir un
nuevo elemento de numeración se puede seleccionar la opción “Continuar numeración”.
• Establecer valor de numeración: Word permite seleccionar que número o parámetro
deseamos que tenga el elemento de lista introducido.
4.4.3.- Esquema numerado

Un esquema numerado muestra los elementos de la lista con distintos niveles de sangría.
Ejemplo:
Para crear una lista numerada o lista multinivel siga los siguientes
1. Inicio pasos:
1.1. Portapapeles
1.2. Fuente 1. Seleccione “Lista multinivel”, en el menú desplegable
1.3. Párrafo seleccione el tipo de lista multinivel que desea añadir.
1.4. Estilos
2. Escriba la lista, presione “Intro” después de cada elemento.
2. Insertar
2.1. Páginas Si desea cambiar el nivel de lista, seleccione “Disminuir o
2.2. Tablas aumentar sangría” para moverse a izquierda o derecha del
2.3. Ilustraciones nivel de lista respectivamente. También se puede introducir
2.4. Vínculos con teclado “Tab” para desplazar la lista a la derecha y “Shift
+ Tab” para desplazar la lista a la izquierda.
44
Si desea cambiar el formato de numeración del esquema:

1. Haga clic en el elemento de la lista cuyo formato quiere cambiar. Te en cuenta que si cambia
el formato de un elemento en una lista de esquema numerado, ese cambio afecta a todos los
elementos de lista en ese nivel.
2. En la pestaña Inicio, en Párrafo, haga clic en Lista multinivel y luego en Definir nueva lista
multinivel.
3. Seleccione las opciones que quiera.
4. Repita este procedimiento para cada elemento que desee cambiar.
4.5.- Tabulaciones
4.5.1.- Tipos de tabulaciones
Word dispone de 7 tipos de tabuladores: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de
tabulaciones, sangría de primera línea y sangría francesa. El aspecto de cada uno de ellos es el
siguiente:
Alinea el texto introducido en esta parada

Tabulación izquierda
de tabulación por la izquierda.
Centrar tabulación
de tabulación por el centro.
Tabulación derecha
de tabulación por la derecha.
Alinea el texto introducido en esta parada de tabulación con
Tabulación decimal
respecto a un separador decimal, en nuestro caso la coma (,).
Barra vertical Inserta una línea vertical en la parada de tabulación.
Sangría de Desplaza hacia la derecha o hacia la izquierda

primera línea la primera línea de cada párrafo.
Desplaza hacia la derecha o hacia la izquierda
Sangría francesa
todas las líneas del párrafo.
La siguiente tabla muestra un ejemplo de cada una de las tabulaciones (faltan las sangrías):
Derecha Izquierda Centrada Decimal
Word Word Word 1,234
Excel Excel Excel 12,345
Access Access Access 123,456
Powerpoint Powerpoint Powerpoint 12345,6
45
4.5.2.- Manejo de los tabuladores desde el cuadro de diálogo de tabuladores

Si queremos establecer tabulaciones empleando el cuadro de dialogo tendremos que abrir el menú
“Párrafo” y seleccionar la tecla “Tabulaciones…”. Se podrán elegir las siguientes opciones:
1. Posición: En este cuadro se deberá introducir la medida de la nueva tabulación. En cambio, si

desea modificar una existente, deberá realizar un clic sobre ella en la lista que aparece abajo
e introducir la nueva medida.
2. Tabulaciones predeterminadas: Establece el espacio predeterminado entre las tabulaciones.
3. Alineación: Permite seleccionar la alineación que desea aplicar al texto con respecto a la
tabulación existente, selecciónela de la lista del cuadro “Posición” y a continuación efectúe
un clic en la nueva opción de “Alineación”.
4. Relleno: Rellena el espacio situado a la izquierda de la tabulación seleccionada. Si desea
eliminar un rellene haga clic en la opción “1 Ninguno”.
5. Establecer: Establece una tabulación utilizando los valores actuales.
6. Eliminar: Borra la tabulación seleccionada en el cuadro de posición. Word enumera las
tabulaciones que se van a borrar en la parte inferior del cuadro de diálogo y las borra al hacer
clic en el botón “Aceptar”.
7. Eliminar todas: Borra todas las tabulaciones personalizadas de la lista posición.
Para mover una tabulación desde el cuadro de dialogo, seleccionamos de la lista de cuadro de
posición la tabulación que deseamos mover y pulsamos el botón “Eliminar”, introducimos la nueva
posición del tabulador en el cuadro “Posición”, el tipo de alineación y pulsamos “Establecer”.
46
4.5.3.- Uso de la regla para establecer y modificar tabulaciones

Para insertar las tabulaciones se puede emplear la regla y el ratón. Los pasos a seguir son los
siguientes:
1. Seleccionar el tipo de tabulación que desea añadir efectuando los clics necesarios en el
“Marcador de tipo de tabulación” situado a la izquierda de la regla superior.
2. Efectuar un clic en el lugar de la regla donde quiere insertar el tabulador.
3. Repetir los dos pasos anteriores para insertar el resto de tabulaciones.
Si deseamos mover una tabulación ya creada, la mejor opción es usar el ratón. Los pasos a seguir son
los siguientes:
1. Situar el puntero del ratón sobre el punto de tabulación que desea mover.
2. Efectuar un clic y sin soltar arrastrar el punto de tabulación a la nueva posición.
3. Soltar el botón del ratón.
4. Repetir los pasos anteriores con el resto de puntos de tabulación que desea mover.
Para eliminar una tabulación primero hacemos clic sobre la marca de tabulación y a continuación la
arrastramos por encima o por debajo de la regla superior.
RESUMEN
Las aplicaciones de tratamiento de texto permiten muchas opciones de edición de texto que
permiten presentar la información de forma más clara y concisa. En esta primera unidad de
aprendizaje se ha aprendido las funcionalidades básicas de la aplicación de tratamientos de texto:
desde cómo crear un nuevo documento hasta como introducir texto y darle formato.
Son básicas las funciones que permiten al usuario cambiar el tipo de Fuente, desde aplicarle efectos
como tachado, negrita y sombreado, hasta cambiar el tamaño y color de la fuente.
También se ha visto las propiedades de los párrafos. En concreto es importante que el lector aplique
conceptos básicos como la sangría y el interlineado así como el tipo de alineación de cada párrafo.
47
UA2: Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar.

Visualización del resultado antes de la impresión. Creación de tablas como
medio para mostrar el contenido de la información, en todo el documento o en
parte de él. Corrección de textos con las herramientas de ortografía y
gramática, utilizando las diferentes posibilidades que ofrece la aplicación
INTRODUCCIÓN
En esta ocasión se va a explicar cómo preparar una página en el procesador de texto, para que tenga
las medidas y orientación deseada.
Es muy importante establecer los márgenes de la página, de esta forma no se cometerán errores a la
hora de imprimir un documento y encuadernarlo.
Otro aspecto importante es identificar un documento o página del mismo sólo con verlo, para ello
hay que definir su encabezado y su pie de página.


48


trascripción.




documento.




inadecuada.


del documento.
49



50
MAPA CONCEPTUAL
51
1.- Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando

las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión
1.1.- Configuración de página

La configuración de una página permite entre otras cosas establecer los márgenes y la orientación de
cada página, seleccionar el tamaño del papel y determinar dónde debe comenzar cada sección nueva.
También se pueden agregar números de línea y bordes de página.
El menú “Configurar página” lo podemos encontrar en la pestaña “Disposición”. Desde allí podremos
especificar los márgenes, la orientación, el tamaño de papel y el diseño del mismo.
1.2.- Márgenes
Los márgenes de página son el espacio en blanco

alrededor de los bordes de una página.
Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en
el área de impresión dentro de los márgenes. No
obstante, algunos elementos pueden colocarse en
los márgenes: por ejemplo, los encabezados y pies
de página y los números de página.
52
Existen varias formas de establecer los márgenes de página:

• Utilizar los márgenes de página predeterminados o especificar otros.
• Utilizar márgenes simétricos de páginas opuestas: Utilizar márgenes simétricos para
configurar páginas opuestas en documentos de doble cara, como libros o revistas. En este
caso, los márgenes de la página izquierda son una imagen simétrica de los de la derecha; es
decir, los márgenes interiores y exteriores son del mismo ancho en las dos páginas.
• Establecer márgenes de documentos encuadernados: Utilizar un margen de encuadernación
para agregar espacio adicional a los márgenes lateral y superior de un documento que se va
a encuadernar. Un margen de encuadernación evita que se oculte texto al encuadernar un
documento.
Si seleccionamos la opción “Márgenes personalizados…” se abre el siguiente menú:
Dentro de “Márgenes” se encuentran
las opciones:
• Superior: Establece la distancia
entre la parte superior de la página y
la parte superior de la primera línea
de cada página.
• Inferior: Establece la distancia
entre la parte inferior de la página y la
parte inferior de la última línea de
cada página.
• Izquierdo: Establece la distancia
entre el borde izquierdo de la página y
el borde izquierdo de la líneas sin
sangría.
• Derecho: Establece la distancia
entre el borde derecho de la página y
el final derecho de una línea sin
sangría a la derecha.
• Encuadernación: Especifica el espacio adicional que desea agregar al margen de
encuadernación.
• Posición del margen interno (Izquierda/arriba): establece la posición del margen interno en
ambas caras del papel (interno) o en la parte superior del mismo (Arriba).
53
En la sección “Páginas”:
• Varias páginas: Establece opciones para varias páginas (Normal, Márgenes simétricos, Dos
páginas por hoja o Libro pegado).
En la sección “Vista previa”:
• Aplicar a: Se selecciona la parte del documento en la que desea aplicar los valores actuales
del cuadro diálogo.
1.3.- Orientación de página

En “Orientación”:
• Vertical: Imprime el
documento de modo que
el lado más corto del papel
sea la parte superior.
• Horizontal: Imprime el
documento de modo que
el lado más largo del papel
sea la parte superior.
54
1.4.- Tamaño de papel

Para cambiar el formato de una página no basta con modificar los márgenes de la misma, puede
darse el caso que además tenga que cambiar el tamaño del papel debido a que el documento que
usted vaya a realizar necesite imprimirse en un tipo de papel con unas medidas determinadas y que
no es el tipo estándar que Word ofrece por defecto.
Las diferentes opciones que encontramos en esta pestaña son:
• Tamaño del papel: Permite seleccionar las

dimensiones del tipo de papel que va a utilizar
para imprimir el documento.
• Ancho: Muestra el ancho del tipo del papel
seleccionado. Si eligió “Tamaño personal”
escriba el ancho del papel que va a utilizar.
• Alto: Muestra el alto del tipo del papel
seleccionado. Si eligió “Tamaño personal”
escriba el alto del papel que va a utilizar.
Además se puede seleccionar la impresora
desde la que imprimir la primera página y el
resto de páginas.
1.5.- Diseño de página
En esta última pestaña se puede elegir el diseño

que se quiere dar a la página pudiendo incluir
bordes, elegir diferentes tipos de encabezados
y pies diferentes según se trate de una página
par o impar, etc.
55
Las diferentes opciones que se pueden seleccionar son:

• Empezar sección: Permite indicar el lugar donde va a comenzar la nueva sección activa.
• Pares e impares diferentes: Crea un encabezado o un pie de página para las páginas pares y
otro encabezado o pie de página diferente para las páginas impares.
• Primera página diferente: Crea un encabezado o pie de página diferente para la primera
página de una sección o documento.
• Encabezado: Establece la distancia desde el borde superior del papel hasta el borde superior
del encabezado.
• Pie de página: Establece la distancia desde el borde inferior del papel hasta el borde inferior
de la página.
• Alineación vertical: Permite seleccionar el modo en que desea alinear verticalmente el texto
con respecto a los márgenes superior e inferior.
• Aplicar a…: Permite seleccionar la parte del documento en la que desea aplicar los valores
actuales del cuadro de diálogo “Configurar página”.
• Números de línea: Agrega o quita la numeración de líneas
de la parte del documento actualmente seleccionada en el
cuadro “Aplicar a”. En el cuadro menú que se abre puede
establecer la numeración de las mismas indicando el
número de línea en el que debe comenzar, así como el
intervalo y el modo en que debe reiniciarse la numeración
(en cada página o en cada sección).
• Bordes: Permite establecer un borde alrededor de cada
página del documento.
1.6.- Uso de la regla para cambiar márgenes

Si desea modificar los márgenes empleando la regla siga las siguientes instrucciones:
1. Coloque el puntero del ratón en un límite de
los márgenes (izquierdo o derecho) de
cualquiera de las reglas (vertical u horizontal) y
cuando éste se transforme en una flecha de
dos puntas, efectúe un clic y arrastre hasta el
lugar deseado.
2. Suelte el botón del ratón una vez lo haya
configurado.
56
2.- Visualización del documento

Las aplicaciones de procesamiento de textos disponen de diversas opciones de visualización para
adaptarse a nuestras necesidades e intereses: quizás queramos visualizar el documento tal como se
va a imprimir, o quizá tengamos una pantalla pequeña en la que lo interesante sea que el texto que
estamos editando ocupe el mayor espacio posible; también puede que necesitemos una escala de
visualización o zoom mayor o menor según el tamaño de nuestra pantalla y el estado de nuestra
vista.
En el grupo de botones Mostrar u ocultar podemos seleccionar, entre otras cosas, si queremos
visualizar las Reglas (arriba y a la izquierda de la página) o las Líneas de la cuadricula. Por último, con
los botones de zoom especificaremos la escala de visualización del documento; se puede modificar
dicha escala mediante el control situado en la esquina inferior derecha o bien manipulando la rueda
de desplazamiento del ratón mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl.
2.1.- Modos de visualizar un documento
En la ficha “Vista” disponemos de una serie de opciones que

nos permitirán ajustar el tipo de visualización a nuestras
necesidades. Disponemos, en primer lugar, de varias Vistas
de documento; las principales de ellas son:
• “Diseño de impresión”: es adecuada para el trabajo con el documento (elaboración de texto,

aplicación de formato, inserción de imágenes, tablas, etc.).
• “Modo de lectura”: el documento pasa a ocupar toda la pantalla del ordenador, con lo que
es óptima cuando queremos leer el documento disponiendo del máximo espacio para ello.
2.2.- Zoom
El zoom nos permite reducir o aumentar la presentación del
documento con variaciones entre un 10 y un 400 %. Si hacemos
clic en el icono “100 %” el documento se presentará en tamaño
real en función de la dimensiones de página que se hayan
seleccionado.
57
• “Una página”, gradúa la vista de modificación de modo que pueda ver toda la página en la
vista normal.
• “Varias páginas”, gradúa la vista de modificación de modo que se puedan ver dos páginas en
paralelo.
• “Ancho de página”, amplia el documento hasta que ocupe toda la pantalla.
2.3.- Vista preliminar

El menú vista preliminar hace referencia a la opción “Diseño de impresión”. En las versiones actuales
de Word (Word 2010/2016) esta opción viene activada por defecto y permite visualizar el documento
tal y como se verá al imprimirlo.
3.- Encabezados y pies de páginas. Creación, eliminación y modificación
Un encabezado es el texto o imágenes que se

coloca en la parte superior de un documento por
encima del texto y suele aparecer en todas las
páginas del mismo.
Un pie de página es el texto que se coloca en la

parte inferior de un documento por debajo del
texto y suele parecer en todas las páginas del
mismo; pudiendo estar formado por texto y/o
gráficos.
Estos textos se añaden en el documento a título
informativo o decorativo para mejorar el aspecto del
mismo.
Hay que tener en cuenta que si el valor del encabezado
es mayor que el margen Superior, Word imprime el
texto independiente debajo del encabezado. Mientras
que si el pie de página es mayor que el margen inferir,
Word NO imprime el texto independiente encima del
pie de página.
Para insertar un encabezado, vaya al menú “Insertar”
y a continuación seleccione “Encabezado”.
Se abrirá el siguiente menú desplegable:
58
Se puede elegir un formato de encabezado de los preestablecidos o crear un encabezado nuevo, para
lo que tendremos que seleccionar la opción “Editar encabezado”.
El proceso es idéntico si deseamos insertar un pie de página.
Para editar un encabezado o un pie de página existente, hay que hacer doble clic sobre el
encabezado en cuestión. De esta forma se abrirá el siguiente menú contextual:
Veamos a continuación las diferentes opciones:

• Encabezado y pie de página: Estas tres opciones se han
explicado con anterioridad y son las que nos permiten
elegir los formatos de Encabezado, pie de página y
número de página.
• Insertar:
o El botón fecha y hora: Permite insertar una fecha y/u hora. Estos valores se pueden
actualizar automáticamente o pueden configurarse para que tengan un valor fijo que
se corresponderá con el valor de la fecha y/u hora de creación.
o Elementos rápidos: Permiten seleccionar algunos campos para añadir a nuestros
encabezados o pies de página:
o Imagen e imágenes prediseñadas, permite incorporar imágenes a los encabezados o
pies de páginas.
• Navegación: En caso de que tengamos varias

secciones en el documento, podemos editar
los encabezados y pies de páginas de cada una
de las secciones de diferente forma. Para
poder permitir esta acción, tendremos que no
tener marcada la opción “Vincular al
anterior”. Las opciones “Sección anterior” y “Sección siguiente” nos permite ver el
encabezado o pie de página anterior y siguiente respectivamente.
59
• Opciones:
o La opción “primera página diferente” nos permite crear la primera página del
documento con un encabezado diferente a las demás.
o “Páginas pares e impares diferentes”, permite darle un tipo de encabezado diferente
a las páginas pares o impares.
o La opción “Mostrar texto del documento”, muestra el texto del documento mientras
se trabaja en el área del encabezado o del pie de página.
• Posición: Con este cuadro de dialogo se pueden

modificar las posiciones de los encabezados y
pie de página con respecto al texto
independiente. Además se podrá definir
marcadores de tabulación en caso de ser
necesarios.
4.- Numeración de páginas

Existen dos métodos para poder numerar las páginas de un documento, la automática y la manual.
4.1.- Numeración automática de las páginas de un determinado documento

La numeración automática es la que hemos visto en el apartado
anterior pulsando el botón “Número de página”.
Se abrirá entonces el siguiente menú:
60
Observe que el número de página no tiene porqué ir en el pie de página, se puede colocar en el
encabezado (principio de página), en el pie de página (final de página), en los márgenes de página,
o incluso en la posición actual.
Este menú permite además seleccionar el formato con el que deseamos ver los números de página.
4.2.- Eliminación de la numeración
Para eliminar la numeración de una

sección, tendremos que seleccionar un
número de página de esta sección y a
continuación seleccionar en el menú
anterior “Quitar números de página”.
4.3.- Cambiando el formato del número de páginas
Con esta opción se podrá incluir en la página el

número del capítulo de un documento junto con el
número de página al mismo tiempo que les podrá
aplicar un estilo determinado. Además se podrá
elegir si se desea continuar la numeración de páginas
desde la sección anterior o bien comenzar una nueva
numeración con un valor definido por el usuario.
5.- Bordes de página

Puede colocar un borde alrededor de una sola página si esa página está al principio de un documento
o una sección. Si la página está en medio del documento, primero Inserte un salto de sección.
61
• En la pestaña Diseño, seleccione Bordes de página.
• En el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado, diseñe el borde:

o En Valor, elija el estilo de borde que desee.
o En Estilo, seleccione el estilo de línea que prefiera.
o En la lista Color, seleccione un color del borde.
o En la lista Ancho, seleccione el ancho de línea que prefiera.
o Si quiere usar un borde de imagen prediseñada en su lugar, en la lista Gráficos,
seleccione un gráfico de borde.
• En la lista Aplicar a, seleccione Esta sección: solo la primera página. (esta configuración solo
funciona si va a agregar el borde a la primera página del documento).
62
• En el panel de vista previa, haga clic en el borde que desea eliminar.
Para cambiar en qué parte de la página aparece el

borde, seleccione Opciones y ajuste la
configuración de márgenes.
6.- Inserción de saltos de página y de sección

Los saltos de página permiten pasar automáticamente a la página siguiente y no permiten insertar
texto en el espacio en blanco que quede en la página actual.
Para insertar un salto de página vaya al menú “Insertar” y seleccione “Salto de página”. También
puede realizar esta acción desde el menú “Diseño de página” seleccionando “Saltos” y a
continuación seleccione el salto de página que desee.
También se puede introducir un salto de página desde el teclado pulsando “Ctrl + Intro”.
Las secciones proporcionan una manera de dividir el documento para que se pueda trabajar con
diferentes formatos de página. Puede colocar una portada de informe en una sección, el texto en
otra y los apéndices en otra.
Al crear un documento nuevo sólo hay una sección, si se desea crear nuevas secciones se tendrán
que seguir los siguientes pasos:
1. Situar el cursor en el lugar donde desea que comience la nueva sección.
2. Seleccionar en el menú “Diseño de página” la opción “Saltos”.
63
3. Seleccionar el salto de sección que

desea añadir.
Las diferentes opciones que aparecen en el
menú “Salto” son:
• Salto de página.
• Salto de columna.
• Salto de ajuste de texto.
• Página siguiente.
• Continuo.
• Página par.
• Página impar.
Para visualizar donde hay saltos de sección en
nuestro documento, podremos utilizar el botón
“Ver todo” que se encuentra en el menú
“Párrafo”.
La siguiente imagen presenta como se vería un
salto de página al activar este menú:
7.- Inserción de columnas periodísticas

Seguramente, alguna vez cuando ha tenido que realizar un trabajo o presentar un informe, y le
hubiese gustado presentarlo como si se tratara de un periódico, en su totalidad o en alguno de sus
apartados para hacerlos destacar sobre el resto.
En este apartado veremos cómo conseguir presentar esta apariencia.
7.1.- Creación de columnas con distintos estilos

Cuando trabajamos con columnas periodísticas podemos optar porque sea el propio Word quien las
gestione, de modo que cada vez que llegue al final de la página sea él mismo quien realice el salto de
columna y pase a la siguiente columna situada a la derecha, o bien forzar usted mismo el salto de
columna cuando lo crea necesario.
64
Para crear columnas podremos ir al menú “Disposición” y seleccionar “Columnas”.
Con esta opción se abrirá el menú desplegable que

aparece en la imagen de la izquierda. Observe que
puede elegir la cantidad de columnas que desea que se
vea en el documento.
Si seleccionamos la opción “Más columnas” se abrirá el siguiente menú:
Con este menú se podrá elegir el número de columnas personalizado y los anchos y espacios entre
columnas.
El número de columnas vendrá limitado por las restricciones que existen dependiendo de la
orientación del papel.
Si se desea que el ancho de las columnas no sea el mismo para todas habrá que desactivar la opción
columnas de igual ancho. Si esta opción está activada los valores de Ancho y Espacio de la columna
1 se aplican al resto de columnas.
65
Gracias a la opción “Línea entre columnas” podrá insertar líneas verticales entre cada una de las
columnas. En el cuadro “Vista previa” podrá visualizar en todo momento cuál será el aspecto del
texto encolumnado.
Por último, el cuadro combinado “Aplicar a” le permitirá indicar en qué parte del documento desea
utilizar las columnas.
7.2.- Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento

Si se precisa un diseño de página más sofisticado, se puede variar el número de columnas de una
página o sección del documento. Para cambiar el número de columnas, es preciso insertar
previamente un salto de sección (en menú Insertar/Salto) de tipo continuo, para conseguir que la
siguiente sección comience a partir de la sección actual, en la misma página que esta.
Al insertar cambios de sección se está efectuando una división del documento en diferentes
secciones. Tras ello, cada sección puede tener un formato de manera totalmente independiente.
8.- Inserción de notas al pie y al final

Puede usar las notas al pie y notas al final en
documentos para explicar, comentar o hacer referencia
a un elemento determinado mencionadas en un
documento. Normalmente, las notas al pie aparecen en
la parte inferior de la página y notas al final aparecen al
final del documento o la sección.
Para agregar una nota al pie:
Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la nota al pie en la parte inferior de la
página.
1. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al pie.
2. Haga clic en Referencias > Insertar nota al pie.
SUGERENCIA: También puede presionar Ctrl + Alt + F para insertar una nota al pie.
3. Escriba el texto de nota al pie.
Si desea insertar una nota al final:
Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la nota al final al final del documento.
1. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al final.
2. Haga clic en Referencias > Insertar nota al final.
SUGERENCIA: También puede presionar Ctrl + Alt + D para insertar una nota al final.
3. Escriba el texto de nota al final.
66
Cambiar la forma en que aparecen las notal al pie y notal al final:

Después de agregar las notas al pie y notas al final,
puede cambiar la forma en que aparecen. Por
ejemplo, puede cambiar el formato de número o
donde aparezcan en su documento.
1. En la ficha referencias, haga clic en el
selector de cuadro de diálogo notas al pie.
2. En el cuadro de diálogo Nota al pie y notas
al final, seleccione las opciones que desee:
- En ubicación, elija notas al pie o notas

al final y haga clic donde desee la nota
al pie o nota al final que aparezca.
- En formato, elija un formato de

número, establecer el número al que
desea Iniciar en y, a continuación, elija
si Numeración es continua, reiniciar en
cada sección o reiniciar en cada página.
Puede convertir notas al pie en notas al final o notas al final en notas al pie.
1. En la ficha referencias, haga clic en el selector de cuadro de diálogo notas al pie.
2. Elija notas al pie o notas al final > convertir.
3. Elija una opción de conversión.
4. Elija Aceptar > Insertar.

Para ver todas las notas al pie o notas al final a la vez, elija Ver > Borrador y, a continuación, haga clic
en referencias > Mostrar notas. En el panel de notas en la parte inferior del documento, haga clic en
la flecha situada junto a las notas al pie, haga clic en Todas las notas al pie o Notas al final y, a
continuación, haga clic en las notas al pie o notas al final que desea convertir.
67
Si desea eliminar una nota al pie o al final:

No elimine la nota al pie con una línea de separación en la parte inferior de la página o una nota al
final al final del documento. Es el número de referencia o marca en el cuerpo del texto que se elimina.
Y si elimina un número de referencia de nota al pie o nota al final, Word vuelve a numerar las notas
existentes.
1. Abra el documento.
2. En la ficha referencias, en el grupo notas al pie, elija Nota al pie siguiente (opción
predeterminada) o elija la flecha desplegable y seleccione Nota al final siguiente.
3. Seleccione la nota al pie o nota al final y, a continuación, presione la tecla Suprimir.
9.- Creación de tablas como medio para mostrar el contenido de la información en

todo el documento o en parte de él
El uso de tablas permite organizar la información mediante el uso de cuadrículas. Aprovechando
todas las posibilidades de las tablas se puede realizar cualquier tipo de trabajo.
9.1.- Inserción o creación de tablas en un documento

Antes de crear una tabla es necesario realizar un diseño previo de la misma para tener una idea de
cuál será su aspecto final. De este modo ahorrará tiempo. Existen dos formas de crear una tabla: de
forma automática o de forma manual.
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Creación de tablas de forma automática:
Seleccione el menú “Insertar” y a continuación escoja la

opción “Tabla”.
En el menú desplegable aparecen una serie de cuadros que
representan las celdas de la tabla, desplazando el cursor
por encima podremos elegir el número de filas y columnas
que necesitemos. Observe que el número máximo de
columnas que se pueden elegir es 10 mientras que el
número máximo que se pueden escoger de filas es 8.
También se puede insertar la tabla eligiendo la opción “Insertar tabla…”.

Observe que con esta opción se puede seleccionar cualquier número de columnas y de filas. En el
apartado “Autoajuste” puede elegir entre tres tipos, los cuales pasamos a describir a continuación:
• Ancho de columna fijo: Todas las columnas de la tabla tienen el mismo ancho.
• Autoajustar al contenido: Ajusta automáticamente el ancho de las columnas de la tabla según
el texto que se escriba.
• Autoajustar a la ventana: Cambia
automáticamente el tamaño de la tabla para
que quepa en la ventana de un explorador Web.
Cuando el tamaño de la ventana del explorador
Web varíe, el tamaño de la tabla se ajustará
automáticamente para que quepa en la
ventana.
• Recordar dimensiones para tablas nuevas:
Guarda el número actual de filas y columnas, la
configuración de Autoajuste y el formato de la
tabla como la configuración predeterminada
para la creación de nuevas tablas.
Creación de una tabla de forma manual:

Para dibujar una tabla de forma manual tendremos que seleccionar la opción “Dibujar tabla…” del
menú desplegable “Tabla”.
Al realizar esta acción comprobaremos que el puntero del ratón se transforma en un lápiz. Para
definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo con el lápiz (haga clic en una esquina
de la tabla y arrastre hasta la esquita opuesta de la tabla). A continuación dibuje las líneas de las
columnas y de las filas dentro del rectángulo.
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Observe que al seleccionar esta opción se abre el siguiente menú en la barra de herramientas:
En el apartado “Bordes” nos encontramos el tipo de línea que podemos usar, el grosor y color de la
misma, así como la opción copiar borde que permite copiar cualquier estilo de borde elegido.
9.2.- Edición dentro de una tabla

En una tabla se puede editar un texto de la misma forma que ya se ha visto en este manual. Dentro
de las posibles opciones de edición encontramos:
1. Sangría dentro de una celda.
2. Establecer un punto de tabulación en una celda.
De manera predeterminada, los puntos de tabulación de Word están configurados como intervalos
demedia pulgada, pero puede configurar sus propios puntos de tabulación. Cuando establece un
punto de tabulación en un documento, en la parte superior de la ventana, en la regla horizontal,
aparece un marcador de punto de tabulación.
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9.3.- Movimiento dentro de una tabla

Nos podemos mover en una tabla empleando las teclas de posición de nuestro teclado.
Observe que si usa la tecla “Intro” seguirá dentro de la celda en la que se encuentre.
9.4.- Selección de celdas, filas, columnas, tabla

Para poder dar formato a una tabla, es necesario saber seleccionar filas, columnas y celdas de la
tabla ya que esta tarea nos ahorrará trabajo.
➢ Para seleccionar una celda:
1. Sitúe el puntero del ratón en la parte izquierda de la celda que quiera seleccionar.
2. Cuando el puntero se convierta en una flecha con el relleno negro efectúe un clic
y la celda quedará seleccionada.
3. Si desea seleccionar más de una celda cuando el puntero tome la forma de la flecha con el
relleno negro, efectúe un clic y arrastre el ratón hasta haber seleccionado las celdas que
desee.
➢ Para seleccionar una fila:
1. Sitúe el ratón en la parte izquierda de la fila que quiera seleccionar.
2. Cuando el puntero adopte la forma de una flecha sin relleno, efectúe clic y la fila
quedará seleccionada.
3. Si desea seleccionar más de una fila, cuando el puntero tome la forma de una flecha sin
relleno, efectúe un clic y arrastre el ratón hasta haber seleccionado las filas que desee.
➢ Para seleccionar una columna:
1. Sitúe el puntero del ratón en la parte superior de la columna que quiera seleccionar.
2. Cuando el puntero adopte la forma de una flecha con el relleno negro hacia abajo
efectúe un clic y se seleccionará toda la columna.
3. Si desea seleccionar varias columnas, cuando el puntero tengo la forma de una flecha vertical
hacia abajo y con relleno negro, efectúe un clic y arrastre el ratón hasta seleccionar todas las
columnas deseadas.
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➢ Para seleccionar toda la tabla:

Existen diferentes formas: utilizando el ratón y utilizando el teclado.
• Utilizando el ratón1: Sitúe el puntero del ratón en la parte izquierda de la primera fila de la
tabla, efectúe un clic y sin soltar arrastre el ratón hasta la última fila de la tabla.
• Utilizando el ratón2: pase el ratón por encima de la tabla

hasta que aparezca en la esquina superior izquierda una
flecha de cuatro puntas, haga clic sobre ella y la tabla
quedará seleccionada.
• Utilizando el teclado: Sitúe el cursor en cualquier celda de la tabla, desactive la tecla “Bloq
Num” del teclado, pulse simultáneamente las teclas “Alt” y el número 5 del teclado numérico.
9.5.- Modificando el tamaño de filas y columnas

Para modificar el tamaño de una columna:
1. Seleccione la columna que quiera modificar.
2. Sitúe el puntero del ratón sobre uno de los lados (derecho o izquierdo) de la celda hasta que
adopte la siguiente forma. Efectúe un clic y arrastre hasta donde desee.
3. Si realiza un doble clic sobre el símbolo anterior, la columna se ajusta al contenido.

Para modificar el tamaño de una fila el procedimiento es similar al anterior pero en este caso nos
situaremos en el borde superior o inferior de una fila y aparecerá el símbolo.
9.6.- Modificando los márgenes de las celdas

Puede cambiar el tamaño de una tabla entera para mejorar la legibilidad o para mejorar el efecto
visual del documento. También puede cambiar el tamaño una o más filas, columnas o celdas
individuales de una tabla.
Realice una de las siguientes acciones:
➢ Cambiar el tamaño de una tabla
1. En el menú Vista, haga clic en Diseño de impresión o en Diseño de publicación.
2. Haga clic en la tabla.
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3. Sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la tabla hasta que aparezca y, a

continuación, arrastre el límite de la tabla hasta que la tabla tenga el tamaño que desea.
➢ Cambiar el alto de fila de una tabla

2. Sitúe el puntero en el borde de la fila hasta que aparezca y, a continuación, arrastre el

límite hasta que la fila tenga el tamaño que desea.
Si tiene texto en la celda de una tabla, la fila debe ser del mismo alto o más que el texto.
➢ Cambiar el ancho de columna de una tabla

2. Sitúe el puntero en el borde de la columna hasta que aparezca y, a continuación, arrastre

el borde hasta que la columna tenga el tamaño que desea.
Si tiene texto en la celda de una tabla, la columna debe ser del mismo ancho o más que el texto.
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➢ Cambiar el espacio entre las celdas en una tabla

1. Haga clic en la tabla y, a continuación, haga clic en la pestaña Diseño de tabla.
2. En Configuración, haga clic en
Propiedades. (También puede abrir
este menú empleando el botón
derecho del ratón).
3. Seleccione la pestaña “Tabla”, y a
continuación “Opciones”.
4. Permitir espacio entre celdas y,
a continuación, introduzca la
medición que desea.
Observe que en este cuadro puede
definir los márgenes de las celdas.
Si deja marcada la opción “Ajustar
automáticamente el tamaño al
contenido”, la celda tomará el tamaño
dependiendo del texto introducido.
➢ Cambiar el alto en función del contenido que escriba:

Microsoft Word suele ajustar el texto de las celdas de las tablas automáticamente. Sin embargo, si
se ha definido para las celdas un alto fijo, las celdas no se expandirán para agregar más contenido.
Si desea que el alto cambie en función del contenido que escriba, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la tabla.
2. Haga clic en el controlador de movimiento de la tabla para seleccionar la tabla.
3. Haga clic con el botón secundario en la tabla, haga clic en Propiedades de tabla y, a
continuación, haga clic en la ficha Fila.
4. Seleccione la casilla de verificación Especificar alto.
5. Haga clic en la flecha junto a Alto de fila y, a continuación, haga clic en Mínimo.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Para que el texto quede visible, haga clic con el botón secundario en la tabla seleccionada y,
a continuación, haga clic en Distribuir filas uniformemente.
74
9.7.- Aplicando formato a una tabla (bordes, sombreado, autoformato)

Word presenta una serie de formatos de tabla por defecto.
Para poder seleccionarlos tendremos que abrir el menú
“Herramientas de tabla”, para ello sólo tenemos que
posicionarnos encima de la tabla. En la pestaña “Diseño”,
podemos observar los formatos por defecto en “Estilos de
tabla”.
Si los estilos por defecto no cumplen con los requisitos que necesitamos, se puede sombrear celdas
(previa señalización) o cambiar el tipo de borde de la tabla.
9.8.- Cambiando la estructura de una tabla (insertar, eliminar, combinar y dividir celdas,
filas y columnas)
Para insertar cualquier elemento tenemos dos métodos:
➢ Con el menú del botón derecho del ratón:

Si por ejemplo quiere insertar una fila, seleccione una fila de la tabla, a continuación haga clic con el
botón derecho del ratón, seleccione insertar y la posición donde desea insertar.
Observe que esta opción también permite insertar únicamente una celda.
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➢ Con el menú “Herramientas de Tabla”:

Sitúese en cualquier celda de la tabla, a continuación en el menú herramientas de tabla seleccione
la pestaña presentación.
El submenú “Filas y Columnas” permite insertar filas o columnas así como eliminarlas.
También se puede modificar una tabla combinando celdas o dividiendo celdas, esta opción será útil
sobre todo cuando se tenga un título que ocupe más de una celda.
La combinación de celdas se puede realizar de dos formas diferentes:
• Combinar celdas empleando el menú del botón derecho del ratón:

Seleccione las celdas que desea combinar, a continuación seleccione la opción “Combinar
celdas”.
• Combinar celdas empleando el menú “Herramientas de tabla”:

El procedimiento es igual que el anterior, pero en este caso, después de haber seleccionado
las celdas, abrimos el menú “Herramientas de tabla” a continuación la pestaña presentación
y en el submenú “Combinar” seleccionamos “Combinar celdas”.
Observe que con este menú también podemos dividir una celda en varias o dividir incluso
una tabla.
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9.9.- Otras opciones interesantes de tablas

9.9.1.- Alineación y dirección del texto
En las tablas en numerosas ocasiones nos interesa colocar el
texto en una forma determinada. Para modificar la alineación del
texto, tendremos que seleccionar la celda que deseamos
modificar, a continuación en el menú “Herramientas de tabla”,
seleccionamos la pestaña “Presentación”, y a continuación en el
submenú “Alineación” seleccionamos la posición del texto.
También se puede acceder a esta función con el menú del botón derecho del ratón. Seleccione la
celda o celdas de las que desee modificar la alineación, luego haga clic con el botón derecho del
ratón, seleccione “Alineación” y a continuación elija la alineación deseada.
Si además se desea cambiar la Dirección con la que el texto aparece escrito, pulsamos el botón
derecho del ratón, seleccionamos “Dirección del texto”, y se abrirá un menú donde podremos elegir
la dirección del texto dentro de cada celda.
9.9.2.- Convertir texto en tabla y viceversa
Es posible que en ciertas ocasiones desee mostrar párrafos y listas en tablas que resulten
visualmente atractivas. Word permite convertir el texto en tabla con gran facilidad.
En primer lugar, haga clic en Inicio y a continuación en “Mostrar todo” para ver las marcas de
párrafo y tabulación en el documento.
➢ Convertir texto en una tabla
1. Inserte caracteres separadores, como comas o
tabulaciones, para indicar dónde desea dividir el texto en
columnas.
2. Use marcas de párrafo para indicar dónde desea comenzar
una nueva fila de la tabla y seleccione todo el texto que
desea convertir en tabla.
Este ejemplo muestra dos tabulaciones insertadas para crear una

tabla de tres columnas, y una marca de párrafo también insertada
para crear una segunda fila.
3. Haga clic en Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla.
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4. Elija las opciones que desea del cuadro Convertir texto en tabla. La tabla tendrá la apariencia
siguiente:
Asegúrese de que el número de Número de columnas es el que usted desea.

En Autoajuste, elija la apariencia para la tabla:
Word elige automáticamente el ancho de las columnas de la tabla. Para cambiarlo, elija un número
en el cuadro Ancho de columna fijo, o bien, haga clic en Ajustar automáticamente al contenido
(como en este ejemplo) si desea que Word cambie el tamaño de las columnas para ajustarlas al texto.
Autoajustar a la ventana cambia el tamaño de la tabla de forma automática si se modifica el ancho
del espacio disponible (por ejemplo, orientación horizontal o diseño web).
En Separar texto en, elija el carácter separador que usó en el texto.
➢ Convertir una tabla en texto

1. Seleccione las filas o la tabla que desee convertir
en párrafos.
2. En Herramientas de tabla, haga clic en
Presentación > Datos > Convertir en texto.
3. En el cuadro Convertir en texto, en Separar texto
en, haga clic en el carácter separador para usarlo
en lugar de los límites de las columnas.
Las filas se separan con marcas de párrafo.
Si no aparece el número de columnas esperado, puede
que falte algún carácter separador en una o varias líneas
del texto.
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9.9.3.- Ordenar una tabla

Otra de las funcionalidades que presenta Word es el poder ordenar el contenido de una tabla, ya
sea alfabéticamente (de la A la Z o de la Z a la A) o numéricamente (de mayor a menor o de menor
a mayor).
Vaya al menú “Herramienta de tabla”, “Presentación” y seleccione “Ordenar”. Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo.
• En “Ordenar por” aparecen todas las columnas por las cuales se puede realizar la ordenación.
• En “Tipo” aparecen los tipos de datos que puede ordenar (Texto, Numérico y Fecha). También
puede indicarle si quiere ordenar de mayor a menor (Descendente) o de menor a mayor
(Ascendente).
• A continuación hay dos apartados llamados “Luego por”. En ellos se ofrece la posibilidad de
ordenar hasta tres campos a la vez, claro está que esta segunda ordenación sólo se realizará
en caso de que el primer campo de dos o más filas distintas fuera el mismo. Pasaría
exactamente lo mismo si elige ordenar por un tercer campo y los dos primeros son iguales.
• El último apartado, “La lista será” permite especificarle al ordenador si en la tabla que se ha
seleccionado existe encabezado de columnas (Con encabezado ignora la primera fila de la
tabla cuando ordena) o no (sin encabezado).
• Si selecciona el campo “Opciones”, podrá seleccionar el tipo de separador para los campos
de la tabla, así como el idioma de ordenación. Además se puede especificar la ordenación de
sólo las columnas (Ordenar sólo columnas) y que haga distinción entre las letras mayúsculas
y minúsculas al ordenar (Distinguir mayúsculas de minúsculas).
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Veamos un ejemplo con la tabla siguiente. En ella se va a ordenar por orden alfabético la segunda
columna.
Unidades Artículo Precio Unitario Total

12 Lápiz Staedtler 0,60 €
12 USB 8 GB 5,2 €
15 Pegamento Imedio 1,75 €
Tabla original Subtotal

I.G.I.C. (7%)
Total

12 Lápiz Staedtler 0,60 €
15 Pegamento Imedio 1,75 €
12 USB 8 GB 5,2 €
Tabla ordenada Subtotal

I.G.I.C. (7%)
Total
9.9.4.- Introducción de fórmulas

Word permite introducir fórmulas sencillas en una tabla de forma que se pueda trabajar con ella
como si fuese una hoja de cálculo. De este modo podrá efectuar sumas, porcentajes, promedios, etc.
Veamos a continuación un ejemplo:

12 Lápiz Staedtler 0,60 € 7,20 €
15 Pegamento Imedio 1,75 € 26,25 €
12 USB 8 GB 5,2 € 62,40 €
Subtotal
I.G.I.C. (7%)
Total
80
Para ingresar la fórmula que realiza el cálculo del importe total a pagar de cada artículo, sitúese en
la casilla correspondiente, vaya al menú “Herramientas de tabla”, “Presentación” y seleccione la
opción “Fórmula”.
El cuadro “Fórmula” presenta de forma predeterminada la fórmula “=SUM(LEFT)” (suma todas las
columnas que hay a la izquierda). Es aquí donde se deberá introducir la fórmula que se necesite para
realizar el cálculo.
Para nombrar las diferentes columnas, Word nombra la primera columna de la izquierda con la letra
A, la siguiente por B y así sucesivamente. En cambio las filas las enumera numéricamente, así por
ejemplo, en la tabla anterior el elemento C2 sería 0.60 €.
Algunos ejemplos de operaciones que puede realizar son:
➢ Producto:
• Si desea realizar el producto de todos los elementos de la izquierda de la celda seleccionada:

PRODUCT(LEFT)
• Si desea realizar el producto de elementos concretos de la tabla: A2*C2

➢ Suma:
• Si desea realizar el producto de todos los elementos de la izquierda de la celda seleccionada:

SUM(LEFT)
• Si desea realizar el producto de elementos concretos de la tabla: A2+C2
En formato número seleccionaremos el formato

que necesitemos según la operación que se vaya a
realizar:
Se ha marcado en azul, la opción que en este caso
nos interesa.
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En el cuadro “Pegar función”, puede seleccionar cualquiera de las funciones que incorpora Word y
automáticamente se pegará en el cuadro Fórmula.
El cuadro “Pegar Marcador” permanece inactivo puesto que en el documento que está editando no
ha colocado ninguno.
Conociendo estas funciones se puede rellenar la tabla.

12 Lápiz Staedtler 0,60 € 7,20 €
15 Pegamento Imedio 1,75 € 26,25 €
12 USB 8 GB 5,2 € 62,40 €
Subtotal 95,85 €
I.G.I.C. (7%) 6,71 €
Total 102,56 €
En la siguiente tabla se ha presentado los valores que se han introducido en la casilla fórmula en la
tabla anterior:

12 Lápiz Staedtler 0,60 € =PRODUCT(LEFT)
15 Pegamento Imedio 1,75 € =PRODUCT(LEFT)
12 USB 8 GB 5,2 € =A4*C4
Subtotal =SUM(ABOVE)
I.G.I.C. (7%) =(D6)*0,07
Total =D6+D7
9.9.5.- Fila de encabezados

Cuando se trabaja con una tabla de gran tamaño, se dividirá en varias páginas. Puede realizar ajustes
en la tabla para que los títulos de la tabla aparezcan en cada página.
Los encabezados repetidos de tabla solo se muestran en vista Diseño de impresión o al imprimir el
documento.
➢ Método 1:
1. Seleccione la fila de encabezado o filas que desea repetir en cada página. La selección
debe incluir la primera fila de la tabla.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Datos, haga clic en Repetir
filas de título.
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➢ Método 2:
1. En la tabla, haga clic en la fila que desea repetir y, a continuación, haga clic en Propiedades
de tabla.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de tabla, en la pestaña de la fila, seleccione la casilla
de verificación Repetir como fila de encabezado en la parte superior de cada página.
➢ NOTAS:
• Si cambia el título de una tabla en la primera página, el encabezado en todas las demás
páginas también cambia. Solo puede modificar el título de la tabla en la primera página: las
filas de encabezado en las páginas siguientes están bloqueadas.
• Aunque Word repite automáticamente el título de tabla en las páginas resultantes de saltos
de página automáticos, no repite el título si inserta un salto de página manual dentro de una
tabla.
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10.- Corrección de textos con las herramientas de ortografía y gramática, utilizando

las diferentes posibilidades que ofrece la aplicación.
Hay que recordar que el diccionario que incorpora Word es limitado, por lo cual no todas las palabras
que se escriban mal se corregirán o aparecerán en el cuadro de “Ortografía y Gramática” como
sugerencia.
Cuando Word considera que una palabra es errónea, la muestra subrayada en rojo. Si considera que
existe un error gramatical la palabra en cuestión aparecerá subrayada en verde o con doble
subrayado.
10.1.- Selección del idioma

Es importante elegir adecuadamente el idioma
para que Word pueda realizar las correcciones
ortográficas y gramaticales.
Para seleccionar el idioma del texto, vaya a la
pestaña “Revisar”, seleccione “Idioma” >
“Establece idioma de corrección”, se abrirá el
siguiente cuadro contextual:
En el cuadro “Marcar texto seleccionado
como” debe especificar el idioma en que está
escrito el texto seleccionado. Si activa la
opción “No revisar la ortografía ni la
gramática”, Word ignorará estos dos tipos de
errores en el texto que tenga seleccionado,
pero no en el resto del documento.
La opción “Detectar el idioma automáticamente”, realiza la acción de detectar el idioma del texto
de un documento que contenga palabras en más de un idioma y Word utilizará el diccionario
apropiado para cada caso.
El botón “Predeterminar” cambia el idioma de edición predeterminado del texto a los nuevos
documentos.
10.2.- Corrección mientras se escribe

La mayoría de los programas de Office automáticamente comprueban posibles errores ortográficos
y gramaticales mientras escribe, por lo que no es necesario hacer nada para mostrar los errores
mientras trabaja. Sin embargo, si prefiere esperar para revisar la ortografía y gramática hasta que
haya terminado de escritura, puede desactivar la revisión ortográfica y gramatical.
Si no se marcan los errores ortográficos o gramaticales, comprobación automática puede estar
desactivada.
84
10.3.- Corrección una vez se ha escrito, con menú contextual

Para corregir una palabra mal escrita con el menú contextual, sitúese sobre ella con el ratón y haga
clic con el botón derecho del ratón, se abrirá una lista con las palabras sugeridas como correctas.
En la parte central se mostrarán las opciones de “Omitir todas”, “Agregar al diccionario”,
“Autocorrección”, “Idioma” y “Ortografía”.
También se mostrará la opción de autocorrección con la lista de palabras de las cuales puede
seleccionar una para incluirla en la lista de Autocorrección.
Si selecciona la opción “Idioma” podrá seleccionar el idioma de la palabra que está comprobando.
Si selecciona la opción “Definir idioma”, podrá designar el idioma del texto seleccionado en un
archivo que contenga más de un idioma. El corrector ortográfico utiliza automáticamente el
diccionario del idioma designado.
10.4.- Corrección gramatical

En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Ortografía y gramática.
Si tienes algún error ortográfico o gramatical, se
abrirá un panel al lado derecho de la ventana
indicando el error y las diferentes opciones que tienes
para cambiarlo u omitirlo.
Word te mostrará uno por uno los errores que
encuentre en tu documento hasta que no detecte
más.
La revisión de ortografía y gramática de Word es una herramienta muy útil de Word, pero no te
confíes plenamente de las correcciones que haga. Es conveniente que releas tu texto varías veces
para asegurarte que la ortografía es correcta.
85
10.5.- Opciones de Ortografía y gramática

Las opciones de ortografía y gramática se pueden configurar según las preferencias de cada persona,
para ello deberá realizar los siguientes pasos:
1. Vaya al menú “Archivo” y seleccione “Opciones”.
2. Abra la pestaña “Revisión”.
El cuadro de dialogo anterior se divide en cuatro grupos:

1. Opciones de Autocorrección: Se explicará en apartados siguientes.
2. Para corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office: Se permite activar algunas
opciones del comportamiento del corrector ortográfico para todos los programas de Office.
• Omitir palabras con Mayúsculas: Pasa por alto las palabras escritas en mayúsculas
durante una revisión ortográfica.
• Omitir palabras que contienen números: Ignora las palabras que contienen números
durante una revisión ortográfica.
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• Omitir archivos y direcciones de internet: Pasa por alto las direcciones de Internet, los
nombres de archivo y las direcciones de correo electrónico durante la revisión
ortográfica.
• Marcar palabras repetidas: esta opción marcará subrayadas en rojo aquellas palabras
que se repitan en el texto.
• Permitir mayúsculas acentuadas en francés.
• Sólo el diccionario principal: No permite el uso de diccionarios personalizados.
• Diccionarios personalizados: Activa, crea, modifica, agrega o quita diccionarios

personalizados.
3. Para corregir ortografía y gramática en Word: Se muestran las siguientes opciones:
• Revisar ortografía mientras escribe: Revisa la ortografía automáticamente y marca los

errores mientras escribe.
• Utilizar ortografía contextual: Si la casilla está activada, revisará la ortografía, de

acuerdo al contexto en que se encuentre la palabra.
• Marcar errores gramaticales mientras escribe: Si está opción no está activada, no se

mostrarán los errores gramaticales subrayados en verde.
• Revisar gramática con ortografía: Desactive esta casilla si desea revisar la ortografía
pero no la gramática.
• Estadísticas de legibilidad: Muestra el cuadro de diálogo del mismo nombre después

de ejecutar el corrector gramatical.
• Estilos de escritura: Permite seleccionar el estilo de escritura que desee que Word
utilice para la revisión gramatical.
• “Configuración”: Personaliza el estilo de escritura y las reglas gramaticales que Word

utiliza para la revisión gramatical.
• Volver a revisar documento: Revisa la ortografía y la gramática de nuevo, después de

cambiar las opciones de ortografía y gramática o de abrir un diccionario personalizado
o especial. El botón tendrá escrito “Revisar documento” si todavía no se ha ejecutado
el corrector ortográfico y gramatical durante la sesión de Word.
10.6.- Uso del diccionario personalizado

En el apartado anterior se ha visto que Word ofrece la posibilidad de emplear diccionarios
personalizados. A continuación se describen las opciones del cuadro de dialogo:
A la izquierda se pueden observar todos los diccionarios personalizados que se poseen. Si la casilla
de verificación está activada quiere decir que ese diccionario se está utilizando para la revisión.
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Word utiliza todos los diccionarios personalizados que estén activados para un idioma determinado
cuando revisa el texto con formato de dicho idioma.
La función de cada uno de los botones de esta ventana es:

• Editar lista de palabras…: Abre el diccionario personalizado seleccionada en Word, de forma
que pueda modificarlo.
• Cambiar predeterminado: Cambia el diccionario predeterminado por el que seleccione en la
lista de diccionarios
• Nuevo…: Crea un nuevo diccionario personalizado
• Agregar…: Añade un diccionario personalizado existente a la lista de modo que pueda
utilizarlo para revisar la ortografía
• Quitar: Quita el diccionario seleccionado de la lista Diccionarios personalizados pero no lo
elimina del equipo.
10.7.- Autocorrección
La autocorrección es una característica disponible en Word donde el texto escrito es reemplazado
automáticamente por la palabra correcta. Hay que decir que no todas las palabras se corregirán
automáticamente ya que Word no incorpora un diccionario de todas las palabras existentes, sin
embargo existe la posibilidad de ir añadiendo palabras de autocorrección.
Para configurar las opciones de autocorrección siga los siguientes pasos:
Vaya a la pestaña “Revisar”, a continuación seleccione “Revisar documento”, en el menú que se
abrirá seleccione “Opciones”, se abrirá una nueva pantalla en la que tendrá que elegir “Opciones de
autocorrección”.
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Como podrá observar en el cuadro de “Autocorrección” aparecen cinco pestañas, pero en este
apartado sólo se explicará la pestaña de “Autocorrección”.
Las opciones que se pueden editar en esta ventana son:
• Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección: Muestra el botón de opciones de

Autocorrección que se pueden utilizar para deshacer una corrección, o para activar y
desactivar, las opciones de Autocorrección.
• Corregir dos mayúsculas seguidas: Si escribe dos letras seguidas en mayúscula al principio de
una palabra, la segunda se cambia a minúscula.
• Poner en mayúscula la primera letra de una oración: Pone en mayúscula la primera letra de
cada frase.
• Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas: Pone en mayúscula la primera letra
escrita en las celdas de la tabla.
• Poner en mayúscula los nombres de días: Pone en mayúscula la primera letra de los días de
la semana.
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• Corregir el uso accidental de Bloq Mayus: Si escribe accidentalmente una palabra en tipo
Título con la tecla Bloq Mayus activada, corrige las mayúsculas de las palabras escritas y
desactiva esta tecla.
• Reemplazar texto mientras escribe: Reemplaza el texto automáticamente mientras escribe.
• Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico: Sustituye errores mientras
escribe de forma automática por palabras del diccionario de corrección ortográfica.
En el cuadro “Reemplazar” deberá escribir una abreviatura o palabra que Word reemplazará
automáticamente mientras escribe.
En el interior de cuadro “Con” se escribirá el texto o los gráficos que desee que Word inserte
automáticamente en lugar de la palabra o abreviatura del cuadro “Reemplazar”.
Si selecciona la opción “Texto con formato” podrá copiar en cuadro de texto un texto con el formato
que desee.
Si hace clic en el botón “Excepciones” podrá guardar las abreviaturas que no desea que se corrijan
automáticamente cuando realice la corrección ortográfica.
En este cuadro de diálogo podrá editar las siguientes excepciones:

• Letra inicial: Contiene la lista de palabras, después de las cuales Word no pone en mayúscula
la letra inicial.
Si activa la opción “Agregar automáticamente palabras de la lista”: añade palabras a la lista
de excepciones de Autocorrección para no volver a corregirlas automáticamente.
Cuando Word corrige automáticamente una palabra que no desea corregir, la palabra se
agrega a la lista de excepciones si se pulsa la tecla “Retroceso” y se vuelve a escribir la palabra
corregida. Si quiere que la palabra no se añada a la lista de excepciones deberá efectuar un
clic en el botón deshacer después de corregir automáticamente la palabra.
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Si desea añadir una nueva abreviatura o palabra a la lista de excepciones, bastará con
introducirlas en el cuadro de texto y después pulsar el botón “Agregar”.
En cambio si desea eliminar una de las que hay en la lista deberá seleccionarla y pulsar el
botón “Eliminar”. El funcionamiento de estos botones es el mismo en todas las pestañas.
• Mayúscula Inicial: Sirve para introducir todas aquellas palabras que tengan las dos primeras
letras en mayúsculas y no desee que Word las corrija automáticamente, dejando sólo la
primera en mayúsculas.
• Otras correcciones: Se utiliza para casos especiales de palabras o abreviaturas que no desea
que Word las corrija automáticamente.
10.8.- Sinónimos
El uso de sinónimos es muy útil para evitar la repetición de una
misma palabra. La posibilidad de cambiar una palabra por otra menos
vulgar, o más apropiada para el contexto es siempre interesante.
Para usar esta opción vaya a “Revisar” > “Sinónimos”.
En buscar escriba la palabra de la que desea obtener los sinónimos e
introduzca “Intro”.
Observe que aparece una lista con todos los sinónimos, si hemos
accedido a este menú a través del menú contextual (seleccionando
previamente una palabra), los sinónimos mostrados en la lista se
adaptarán al contexto de la palabra.
Si Word no encuentra sinónimos, muestra una lista alfabética de las
entradas cuya ortografía sea similar a la palabra.
Cuando se haya decidido que sinónimo se desea añadir, seleccione la
palabra y en el menú desplegable elija “Insertar”.
10.9.- Traductor
Con Microsoft Office se puede traducir el texto escrito en otro
idioma, como, por ejemplo, frases, párrafos o palabras
individuales (mediante el Minitraductor) o traducir todo el
archivo. Para traducir texto a determinados idiomas, también es
posible que deba cumplir los requisitos del sistema operativo
para los idiomas.
También puede crear un documento en un idioma y luego usar
un servicio de traducción automática para traducirlo a otro
idioma diferente. Para más información, consulte la sección
Traducir un archivo completo.
91
RESUMEN
A la hora de emplear procesadores de texto para preparar documentos de impresión, es
imprescindible tener en cuenta el formato de encuadernación que se va a emplear, para de esta
forma poder definir el tamaño y márgenes de la página.
La aplicación de procesador de texto Microsoft Word también permite, insertar encabezados y pies
de página que se pueden repetir en todas las páginas o sólo en las que interese en un determinado
momento.
En los textos, se pueden introducir Notas, que se mostrarán al final del párrafo u hoja dependiendo
de la configuración que se haya seleccionado.
Las tablas son una herramienta que permite presentar la información de forma más comprensible y
cercana al lector. Word ofrece muchas posibilidades de edición de tablas, desde configurar el formato
de la misma hasta definir operaciones aritméticas sencillas para realizar con los datos de las mismas.
Por último, en esta unidad, se ha visto cómo usar las funciones de revisión, que permiten comprobar
tanto la ortografía como la gramática del texto introducido. Además permite traducir texto y usar un
diccionario de sinónimos.
92
UA3: Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes

como sobres y etiquetas. Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres,
etiquetas y documentos modelo para creación y envío masivo. Inserción de imágenes y
autoformas en el texto para mejorar el aspecto del mismo. Creación de estilos que
automatizan tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de
índices y plantillas. Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y
creación de plantillas propias basándose en estas o de nueva creación. Trabajo con
documentos largos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del
paquete ofimático utilizando la inserción de objetos del menú Insertar. Utilización de
las herramientas de revisión de documentos y trabajo con documentos compartidos.
Automatización de tareas repetitivas mediante grabación de macros
INTRODUCCIÓN
La unidad restante de la presente unidad formativa estará orientada, en primer lugar, a la
configuración de impresión de documentos, así como la impresora. Aprenderemos a crear sobres y
etiquetas para su envío masivo y a insertar imágenes y formas en el texto para mejorar el aspecto
del mismo. También se tratará la creación de plantillas a partir del asistente que incorpora la
aplicación.
Aprenderemos también a crear diferentes tablas de contenidos para trabajar con documentos largos,
y fusionar en nuestro editor de textos, documentos procedentes de otras aplicaciones.
Por último, veremos cómo utilizar las herramientas para la revisión de documentos y la
automatización de tareas repetitivas a partir de la herramienta de grabación de macros.

93




trascripción.




documento.




94

inadecuada.


del documento.



95
MAPA CONCEPTUAL
96
1.- Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes

como sobres y etiquetas
En la unidad de aprendizaje dos se vio como configurar el Diseño de página para que se ajuste al
formato en el que se vaya a encuadernar el documento tras imprimirlo. En este apartado se va a ver
como configurar la impresión del mismo: seleccionar la impresora y configurar la misma.
1.1.- Impresión (opciones de imprimir)

La impresión de un documento se puede realizar utilizando la barra de menús de Word o empleando
los botones de la barra herramientas (previa activación).
Si empleamos los menús los pasos a realizar
son:
• Vamos a menú > Archivo y a

continuación “Imprimir”.
Si lo desea también puede acceder a este
menú de dialogo con las teclas de acceso
rápido “Ctrl + p”.
Dentro de las distintas opciones de
impresión tenemos:
Impresora: Haga clic en esta opción para
mostrar una lista de todas las impresoras
conectadas al equipo y elegir aquella con la
que desea imprimir.
Configuración: Dentro de este apartado
nos aparecen distintas opciones:
Haciendo clic, aparece el menú de modo

impresión, donde podremos elegir entre varias
opciones:
• Imprimir el documento completo.
• Imprimir página actual.
• Personalizar impresión: Donde podemos

elegir el intervalo de páginas a imprimir.
• Imprimir solo páginas pares o impares.
97
Esta opción nos permite elegir entre

la impresión del documento a una
cara o a dos caras de forma manual.
Aquí podemos elegir el

intercalado de las páginas.
Aquí tenemos la opción de

elegir la orientación del
documento para su impresión.
En este menú podemos

elegir el tamaño del papel a
utilizar para la impresión.
Aquí podemos determinar los

márgenes que utilizaremos en las
páginas de nuestro documento.
Con los parámetros anteriores configurados y

atendiendo a estos, con esta última opción
podemos decidir si queremos imprimir el
documento atendiendo a otras necesidades
como las páginas que se imprimirán por hoja.
1.2.- Configuración de la impresora
Word dispone de un cuadro de dialogo para

configurar las opciones de impresión, este cuadro
se visualiza eligiendo menú Archivo > Opciones.
Se abre una nueva ventana, hacemos clic en
“Presentación” y allí encontraremos las opciones
de impresión extras.
98
2.- Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos

modelo para creación y envío masivo
Word incorpora la función combinar correspondencia que permite crear documentos iguales
dirigidos a diferentes personas de una forma rápida y eficaz.
Será necesario tener un fichero de datos y un documento en el cual se combinen estos datos.
2.1.- Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres, etiquetas o
mensajes de correo electrónico
Para poder crear un documento combinado, en primer lugar tendremos que crear el documento
modelo que nos servirá de referencia para enviar luego todas las cartas. Para ello abra un nuevo
documento de Word, si lo desea puede emplear alguna de las plantillas de las que dispone Word
para la creación de cartas.
No olvide ser formal en la creación de las cartas comerciales u oficiales.
Al diseñar la carta deje alguna marca en los lugares donde desea introducir los campos que serán
variables para cada destinatario.
El motivo por el que se aconseja crear primero la carta de presentación es que así se planifica
previamente los campos que serán necesarios de cada uno de los destinatarios.
Se recomienda dejar un hueco para la línea de saludo que podremos generarla automáticamente,
como se verá en el siguiente epígrafe.
2.2.- Selección de destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos

Los datos de los destinatarios tendrán que estar recogidos en una base de datos. La fuente de datos
contiene la información variable en cada versión de una carta modelo, como nombres y direcciones.
Podrá abrir una fuente de datos existentes o crear unas fuentes de datos nueva e introducir la
información de los destinatarios.
99
Para ello vaya a la pestaña “Correspondencia”, seleccione “Iniciar combinación de correspondencia”

y a continuación seleccione “Cartas”.
Para crear la lista de destinatarios se

puede optar por usar el asistente para
combinación de correspondencia que
se abrirá en un menú a la derecha en su
pantalla.
• En el primer paso le piden que seleccione en

qué tipo de documento se está trabajando. En
el ejemplo, se está creando una carta
comercial.
• En el paso 2, podemos elegir si la carta la

tenemos escrita en el documento actual o si
deseamos empezar a partir de una plantilla pre
elaborada por Word, o si lo tenemos guardado
en otro documento diferentes.
100
• En el paso 3 podemos seleccionar de donde

podemos obtener los datos de los destinatarios,
elija escribir una nueva lista si no tiene creada
previamente la base de datos de los
destinatarios. A continuación seleccione el
icono “Crear…”.
En el cuadro de dialogo aparece una lista de campos que puede utilizar como referencia. De este
modo no tendrá que introducir todos los campos que deban aparecer en la carta y puede suprimir
los que no desee que aparezcan.
• Nueva entrada: Agrega un nuevo registro de datos vacío al final del origen de datos.
• Eliminar entrada: Elimina el registro de datos seleccionado
• Buscando: Busca información en un campo de datos específico.
• Personalizar columnas: Permite personalizar la lista de direcciones agregando, cambiando el
nombre o eliminando campos.
101
Como podrá observar en personalizar lista de direcciones aparecen una serie de campos por defecto.
Se aconseja que elimine aquellos campos que no sean necesarios y que emplee los nombres de los
campos que mejor se ajusten a sus necesidades.
También se puede acceder al cuadro de dialogo de creación de destinatarios directamente haciendo

clic en “Seleccionar destinatarios” y a continuación “Escribir una nueva lista”.
Creada la lista de todos nuestros destinatarios el siguiente paso consistirá en indicar en qué parte de
nuestra carta se tendrá que rellenar con estos campos.
Para ello se puede seguir empleando el asistente o se pueden emplear los campos que
encontraremos en “Escribir e insertar campos”.
• Resaltar campos de combinación: Coloca un fondo con los campos de combinación de

correspondencia en un documento principal para que pueda encontrarlos fácilmente.
102
• Bloque de direcciones: Proporciona una lista de formatos de dirección para insertar en el

documento principal a fin de combinar correspondencia.
• Línea de saludo: Proporciona una

lista de formatos de línea de saludo
que puede insertar en el
documento principal para
combinar correspondencia.
• Insertar campo combinado: Inserta campos de

combinación del origen de datos o de una lista de
campos estándar de dirección en el documento
principal para combinar correspondencia.
103
2.3.- Creación de sobres y etiquetas, opciones de configuración

La opción sobre se empleará si se desea imprimir los datos de destinatarios directamente en los
sobres. Para ello tendremos que colocar los sobres en su impresora y ésta se encargará de
imprimirlos.
Veamos el menú “Opciones…”
En “Opciones de sobre” aparecen las siguientes opciones:

• Tamaño de sobre: Aquí se seleccionará el tipo de sobre que se pretende usar.
• En Fuente, tanto en el apartado Dirección como Remitente aparecerá un cuadro de dialogo
donde podrá modificar los estilos de las fuentes.
• También puede modificar la posición donde desee que aparezcan la dirección y el remite. Para
ello basta seleccionarla por medio de las opciones “Desde la Izquierda” y/o “Desde arriba”.
En la pestaña opciones de impresión:
1. El controlador de la impresora indica a Word en qué posición deben cargarse los sobres en
la impresora. Esta información se muestra en la ficha Opciones de impresión del cuadro de
diálogo Opciones de sobre.
104
• El método de alimentación
determina la posición del sobre (a la
derecha, centrado, a la izquierda) y si
se introduce en la impresora por el
borde largo o por el corto.
• El sobre puede estar orientado boca
arriba o boca abajo. La cara del sobre
es el lado sobre el que se imprime la
dirección del destinatario.
• Si el sobre se introduce con el borde
corto en primer lugar, es posible que
sea necesario girar el sobre para
evitar que el texto aparezca invertido
en la cara del sobre.
2. Cargue el sobre como se indica en

el cuadro de diálogo.
Si selecciona la opción “Agregar al documento”, se agregará una hoja al principio con el tamaño del
sobre que haya seleccionado donde usted podrá editar la apariencia del sobre. Se aconseja para
poder usar esta opción haber creado los campos de registro correspondientes a las direcciones de
los destinatarios.
Se recomienda crear un cuadro de texto en el interior del cual se colocará el campo de direcciones.
A continuación seleccione “Bloque de direcciones” para que se inserten los campos que deseamos
que aparezcan del destinatario.
Al emplear esta opción usted ya puede editar el sobre e incluirle el logotipo de su empresa así como
los datos del remitente (siempre y cuando los sobres no estén xerografiados previamente).
Otra opción similar que no conlleva imprimir directamente sobre el sobre, es el uso de etiquetas que
luego se pegarán en los sobres.
El primer paso será acceder al menú “Etiquetas” que se encuentra situado en la pestaña
“Correspondencia”. A continuación seleccione “Opciones de etiqueta”.
En la opción “Marcas de etiqueta” se puede seleccionar algunas marcas que vienen por defecto en
Word. Puede ocurrir que la medida de la etiqueta que estemos empleando no se ajuste exactamente
a las medidas que Word presenta, para comprobarlo podemos hacer clic en el botón “Detalles” y a
continuación editar la medida que no coincida. Al modificar una medida se activará el cuadro
“Nombre de etiqueta” para darle un nuevo nombre a la etiqueta que se posee.
105
Si la marca que deseamos incorporar no se encuentra en el menú podremos crear una “Nueva
etiqueta”. Si en la pestaña de “Etiquetas” se selecciona “Nuevo documento” se abrirá un nuevo
documento de Word con las cuadriculas de las etiquetas.
Al igual que al crear los sobres, podemos añadir el “Bloque de direcciones” de un fichero de combinar
correspondencia.
2.4.- Combinación de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrónico

Al hacer clic en Finalizar y combinar, nos aparecen varias opciones:
• Editar documentos individuales: Con esta opción se creará un nuevo documento de Word, con
todos los documentos relativos a cada uno de los registros.
• Imprimir documentos: Como su nombre indica, imprime todos los documentos asociados a cada
uno de los registros
• Enviar mensajes de correo electrónico: Combina el documento principal y los campos de
combinación en mensajes de correo electrónico. Deberá especificar un campo de combinación
que contenga direcciones de correo electrónico.
3.- Inserción de imágenes y autoformas en el texto para mejorar el aspecto del

mismo
3.1.- Desde un archivo

Las imágenes son gráficos que se crearon a partir de otro archivo. Incluyen mapas de bits, imágenes
y fotografías digitalizadas e imágenes prediseñadas.
Para insertar una imagen desde un archivo se tendrá que hacer clic en el menú “Insertar” y
seleccionar el icono “Imágenes”.
Una vez seleccionada la imagen se ha de pulsar en el botón insertar.
106
3.2.- Empleando imágenes prediseñadas

Además de poder utilizar nuestras propias imágenes, Word posee una amplia galería de imágenes.
Al pulsar en el botón “Imágenes prediseñadas” aparece una barra lateral en la que se puede buscar
cualquier concepto. La galería es aún más amplia si permitimos al programa conectarse a la web de
Office para buscar contenidos.
Los dibujos de la galería suelen ofrecerse en el formato WNF (metarchivo de Windows). Se trata de
un formato de gráficos vectoriales cuya ventaja es que resiste los cambios de tamaño y forma sin
perder definición.
3.3.- Utilizando el portapapeles

Si la imagen la tenemos en otro archivo se puede seleccionar y copiar para luego pegarla en la parte
del documento que se desee.
3.4.- Ajuste de imágenes con el texto

La imagen que insertemos se podrá ajustar al estilo de edición que se desee. Para ello habrá que
seleccionar la imagen e ir al menú “Formato de la imagen”, y dentro del menú “Organizar”,
seleccionar algunas de las siguientes opciones:
• Posición: Coloca el objeto seleccionado en la página. Si seleccionamos “Más opciones de

diseño…” Se abrirá un cuadro de texto que nos permitirá seleccionar la posición absoluta de
la imagen.
• Ajustar texto: Permite elegir diferentes tipos de ajuste de la imagen con respecto al texto del
documento. Pudiendo elegir entre:
o En línea con el texto o Delante del texto
o Cuadrado o Arriba y abajo
o Estrecho o Transparente
o Detrás del texto o Modificar puntos de ajuste
• Traer adelante: Trae el objeto seleccionado al frente, para que ningún otro objeto lo pueda
tapar.
• Enviar atrás: Envía el objeto seleccionado al fondo, detrás del resto de objetos.
107
• Alinear: Alinea los bordes de varios objetos seleccionados.

• Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar un único objeto
• Girar: Gira el objeto seleccionado según nuestras necesidades
3.5.- Mejoras de imágenes

Lo normal, es que una vez seleccionada la imagen ésta no posea las dimensiones que se desean. Para
editar las propiedades de la imagen hacemos clic sobre ella y a continuación abrimos el menú de
formato de la imagen:
Las opciones con las que nos encontramos son:

• Correcciones: Mejora el brillo, el contraste o la nitidez de la imagen.
• Color: Cambia el color de la imagen para mejorar la calidad o coincidir con el contenido del
documento.
• Efectos artísticos: Agrega efectos artísticos para que la imagen parezca un boceto o una
pintura.
• Transparencia: Ajusta la transparencia de la imagen para permitir que se vea lo que está
detrás de ella.
• Comprimir imágenes: Muestra el cuadro de diálogo que contiene opciones para reducir el
tamaño del archivo de imagen.
• Cambiar imagen: Cambia a una imagen diferente, manteniendo el formato y tamaño de la
imagen actual.
• Restablecer imagen: Quita los recortes de la imagen seleccionada y devuelve la configuración
original del color, brillo y contraste.
En estilo de imágenes se puede seleccionar los diferentes estilos prediseñados para el marco o
contorno de nuestra imagen.
• Borde de imagen: Permite elegir el color, ancho y estilo de línea para el contorno de su forma.
• Efectos de la imagen: Aplica un efecto visual a la imagen, como una sombra, un iluminado,
un reflejo o una rotación 3D.
• Diseño de imagen: Convierte las imágenes seleccionadas en un elemento gráfico SmartArt
para organizar, poner título y cambiar el tamaño de las imágenes con facilidad.
• Recortar: Restaurar o recorta partes de la imagen. Haga clic en el botón y arrastre un
controlador de tamaño por encima de la imagen.
• Alto y ancho: Especifican las dimensiones de la imagen.
108
3.6.- Autoformas (incorporación y operaciones que se realizan con la autoforma en el

documento)
Son formas ya dibujadas que se puede utilizar en documentos para crear gráficos o diagramas de
flujo, así como elementos más decorativos. Puede situar las autoformas en cualquier lugar de la
página, girarlas, voltearlas, darles color o combinarlas con otras formas. Así mismo, es posible agregar
texto a cualquier autoforma haciendo clic en la autoforma y escribiendo.
Las autoformas incluyen diversas categorías de formas entre las que se encuentran las líneas, las
formas geométricas, las flechas y los gráficos de diagramas de flujo.
También existen tres tipos de herramientas de dibujo de línea que se pueden utilizar para dibujar
formas propias.
Una vez insertada una autoforma se abrirá el menú “Formato de forma” que nos permitirá editarla.
• Editar forma: Cambia la forma de este dibujo, la convierte en una forma libre o edita los
puntos de ajuste para determinar cómo se ajusta el texto alrededor del dibujo.
• Estilos de forma: Permite darle formato de color, estilo de línea, formato de relleno a nuestra
forma.
• Los menús organizar y tamaño se explicaron en el menú de inserción de imágenes.
3.7.- Cuadros de texto, inserción y modificación

Los cuadros de texto se pueden utilizar para complementar las autoformas o cualquier otra imagen
que haya importado a su documento.
Para insertar un cuadro de texto haga clic en Insertar, y en el menú “Texto” seleccione “Cuadro de
texto”.
Luego haga clic y arrastre el cursor hasta tener las medidas aproximadas del cuadro de texto que
desee.
Además de las propiedades que se pueden modificar para cualquier autoforma, para los cuadros de
texto también se puede: seleccionar la dirección del texto dentro de la autoforma, crear un vínculo
(un enlace externo o interno al que se redirecciones cuando se haga clic sobre él), o eliminar dicho
vínculo.
Los cuadros de texto permiten colocar el
texto libremente en la página a la vez
que los mantiene separados del resto
del texto del documento.
109
3.8.- Inserción de WordArt

Otra opción para insertar texto es la de emplear el WordArt. Con esta herramienta se puede
introducir texto con efectos de movimiento.
Con esta opción se puede elegir el tipo de letra el tamaño y el formato negrita o cursiva. En caso de
que se deseen modificar más propiedades, tendrá que hacer clic sobre el WordArt y seleccionar las
propiedades que se deseen editar.
4.- Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos con estilo
repetitivo y para la creación de índices y plantillas
4.1.- Estilos estándar

Los estilos son una de las capacidades más importantes de un procesador de textos. Gracias a ellos
es relativamente fácil dar formato a un documento, y más fácil aún modificar ese formato.
Los estilos definen el aspecto de los diversos elementos del texto del documento, como los
encabezados, los títulos y el texto principal. Cuando se aplica un estilo a un párrafo o a una palabra,
se puede aplicar un grupo completo de formatos de carácter o de párrafo, o bien ambos en una sola
operación. Cuando se desee cambiar el formato de todo el texto de un elemento en particular a la
vez, se puede cambiar el estilo aplicado a dicho elemento. Los estilos facilitan la asignación de
formato al documento. Además, sirven como base para la creación de esquemas y tablas de
contenido.
Los estilos permiten cambiar todo el texto y su formato volviendo a definir el estilo aplicado. Por
ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial de 14 puntos, alineación a la izquierda y
en negrita y, posteriormente, se desea modificarlo a fuente Arial de 16 puntos y centrado, no es
necesario volver a dar formato a todas las apariciones del título. Simplemente tendrá que cambiar
las propiedades de dicho estilo.
110
Otra posibilidad que brinda el trabajar con estilos, es

que Word detecta las alteraciones en el formato del
texto que contiene un estilo y lo actualiza. Cuando
Word actualiza un estilo automáticamente, todo el
texto al que se ha dado formato con dicho estilo
cambia para coincidir con el formato del texto que se
acaba de modificar.
Los estilos también sirven como base para crear
esquemas y tablas de contenido. Por ejemplo, Word
crea automáticamente una tabla de contenido basada
en los títulos al ejecutar el comando Tabla de
contenido del menú Referencias.
Los estilos son conjuntos de características de formato
que se aplican a determinados caracteres o párrafos.
Cada estilo tiene un nombre bien determinado.
Aunque existen estilos predefinidos por Word, el usuario puede modificarlos a su gusto e incluso
crear tantos estilos nuevos como desee.
Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los estilos se abrirá un cuadro de
diálogo que permite realizar las siguientes operaciones:
• Actualizar “Nombre del estilo” para que coincida con la selección: En este caso aplica el
formato del texto subrayado a todas fuentes que posean dicho estilo (En el ejemplo,
“Normal”).
• Modificar…: Esta opción nos permite modificar el estilo actual para que tenga el formato que
se necesite en el documento.
• Seleccionar las “Número” veces que aparece: Permite seleccionar en el documento todas las
veces que aparece este estilo.
• Cambiar nombre: Muy útil cuando se desee crear un estilo personalizado
• Quitar de la galería de estilos rápidos: Con esta opción se eliminará un estilo previamente
elaborado.
111
4.2.- Asignación, creación, modificación y borrado de estilos

➢ Aplicar a un texto un estilo existente
Para poder aplicar un determinado estilo a un texto, primero seleccione dicho texto y a continuación
haga clic sobre el Estilo que desea aplicarle.
Se puede aplicar estilo a un carácter, a varios, a un párrafo o a cualquier tipo de bloque que se
seleccione previamente.
Para aplicar un estilo a varios elementos a la vez hay que hacer antes una selección múltiple, esto
se consigue seleccionando uno, pulsando la tecla Control (Ctrl) y seleccionando los demás mientras
se mantiene pulsada la tecla.
Selección múltiple de varios elementos.
➢ Creación de estilos
Para crear un estilo nuevo la fórmula más simple es seleccionar un texto, asignarle el formato que
queremos y cuando ya lo tenemos con el aspecto deseado, convertir este conjunto de formatos en
un estilo.
Primero debe seleccionar el párrafo que contiene el
conjunto de <<formatos>>. Para seleccionar un
párrafo basta con situarse sobre él y pulsar 3 veces
seguidas, triple clic, o llevar el cursor a la izquierda
del párrafo hasta que adopte la forma de una flecha
ladeada y hacer doble clic, o pulsar antes del primer
carácter y arrastrar hasta el último a seleccionar (son
distintas formas de hacer lo mismo).
Una vez seleccionado el texto, vaya a la lista de Estilos y abra el menú desplegable. Ahí seleccione
“Crear un estilo”.
➢ Modificación de estilos existentes

Podemos modificar un estilo existente
haciendo clic derecho sobre el mismo y a
continuación seleccionar modificar.
➢ Borrado de estilos
Cuando desee eliminar un estilo que no va
a necesitar, puede hacer clic con el botón
derecho del ratón sobre el estilo y a
continuación seleccionar “Quitar de la
galería de estilos”.
112
5. Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de

plantillas propias basándose en éstas o de nueva creación
Una plantilla es un documento maestro con un diseño de página, fuentes, márgenes y estilos
predefinidos que se usa para crear documentos nuevos con el mismo formato básico.
Puede trabajar de manera más eficiente si crea muchos de sus documentos nuevos con las plantillas
proporcionadas por Word.
Puede elegir entre muchas categorías de plantillas diferentes, tales como cartas, currículum vítae,
faxes, etiquetas, tarjetas, calendarios y mucho más.
El uso de plantillas evita que tenga que volver a crear el diseño y el formato de documentos
periódicos como, por ejemplo, cartas y memorandos entre oficinas.
Las plantillas son reutilizables, incluso si ha guardado el documento con un nombre de archivo
diferente.
5.1.- Utilización de plantillas y asistentes del menú archivo nuevo

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde Archivo, aparecerá una ventana
con Nuevo Documento que permite abrir un documento en blanco o a partir de otro ya existente.
Una vez abierta la plantilla está se ha de guardar como cualquier documento de Word para así
conservar los cambios que hayamos realizado. La plantilla original quedaría tal cual para otro
momento o caso.
113
5.2.- Creación, guardado y modificación de plantillas de documentos

Las plantillas y los documentos Word son distintos tipos de documentos, para crear una plantilla a
partir de un documento Word bastará cambiar el tipo de documento, sin embargo para crear
plantilla a partir de documento es necesario:
1. Diseñar el documento Word para darle aspecto de plantilla, se le puede incluir distintos
campos de estilos y se puede partir de un nuevo documento en blanco.
2. Guardar como plantilla con clic en Guardar como y en Tipo de documento seleccionar
Plantilla de documento, darle un nombre y Aceptar.
3. Elementos que se guardan en una plantilla: se guardan todas las características del formato
así como los estilos que definen la plantilla, si se modifica la barra de herramientas añadiendo
o quitando iconos, las modificaciones también se guardan en la plantilla. Si creamos o
modificamos autotexto, macros o ventanas también se guardará en la plantilla.
4. Hay que tener en cuenta que Word guarda por defecto las plantillas creadas por los usuarios
en la carpeta Plantillas. Darle nombre a esa plantilla y Aceptar a partir de ese momento
podemos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
6.- Trabajo con documentos largos

Una vez que haya creado los diferentes estilos, las tablas de contenido le permitirán presentar índices
de documentos que son grandes. Estos índices presentan la particularidad de que permiten acceder
directamente a la página donde se encuentra el contenido.
6.1.- Creación de tablas de contenidos e índices

Para crear una tabla de contenido que podrá mantener actualizada con gran facilidad, en primer
lugar deberá aplicar los estilos de título (por ejemplo, Título 1 y Título 2) al texto que desea incluir
en dicha tabla.
Word buscará estos títulos y los usará para crear la tabla de contenido. Word actualizará la tabla de
contenido siempre que usted cambie el nivel, la secuencia o el texto de título.
Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del
documento.
114
Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y,

a continuación, elija una Tabla automática de la
galería de estilos.
Si selecciona Tabla manual, Word insertará el
texto de marcador de posición y creará una
imagen de la tabla de contenido. Las Tabla
manual no se actualizan automáticamente.
También puede personalizar el aspecto de la
tabla de contenido. Por ejemplo, puede cambiar
la fuente, especificar el número de niveles de
título que desea mostrar y si debe incluir líneas
de puntos entre las entradas y los números de
página.
Cuando crea una tabla de contenido en Word, puede

modificar su aspecto. Por ejemplo, puede seleccionar el
número de niveles de títulos que desea incluir y si desea
insertar líneas de puntos entre las entradas y los números
de página. También puede cambiar el formato del texto,
que Word conservará independientemente de cuántas veces se actualice la tabla de contenido.
➢ Cambiar el diseño de la tabla de contenido
En la menú referencias de la
cinta de opciones, haga clic en
Tabla de contenido --> Tabla de
contenidos personalizada.
Realice los cambios que desea
en el cuadro de diálogo Tabla de
contenido. Puede ver el aspecto
de la tabla en las áreas Vista
preliminar y Vista previa de
web.
Para agregar un punto de inicio
o la línea de puntos, entre las
entradas y su número de página,
haga clic en la lista de caracteres
de relleno y, a continuación,
haga clic en la línea de puntos.
Puede elegir un líder guion o
115
quitar el coordinador por completo y tiene un espacio en blanco.

Para cambiar el aspecto general de la tabla de contenido, haga clic en la lista Formatos y, a
continuación, haga clic en el formato que desee.
Para cambiar el número de niveles de la tabla de contenido, haga clic en Mostrar niveles y en el
número de niveles que desea mostrar.
Haga clic en Aceptar.
➢ Dar formato al texto de la tabla de contenido
Para cambiar el aspecto del texto en la tabla de contenido, cambie el estilo para cada nivel de la
tabla de contenido.
En la ficha referencias de la cinta de opciones, haga clic en Tabla de contenido > Insertar tabla de
contenido. En el cuadro de diálogo Tabla de contenido, haga clic en Modificar. Si el botón Modificar
aparece atenuado, establezca Formatos en Estilo personal. Use el cuadro de diálogo tabla de
contenido para personalizar la apariencia de la tabla de contenido.
En la lista Estilos, haga clic en el nivel que desea cambiar y en Modificar.
El cuadro de diálogo Modificar estilo le permite actualizar el aspecto que tendrá el texto en la tabla
de contenido. Realice los cambios de formato que desee y haga clic en Aceptar.
6.2.- Referencias cruzadas

Una referencia cruzada le permite vincular a otras partes del mismo documento. Por ejemplo,
puede usar una referencia cruzada para crear un vínculo a un gráfico que aparece en otra parte del
documento. La referencia cruzada aparece como un vínculo que lleva al lector al elemento al que se
hace referencia.
Si desea crear un vínculo a un
documento independiente puede
crear un hipervínculo.
Cree el elemento al que está
haciendo la referencia cruzada. No
se puede hacer referencias
cruzadas a algo que no existe, así
que asegúrese de crear el gráfico, el
título, el número de página, etc.,
antes de intentar establecer el
vínculo.
116
➢ Creación de la referencia cruzada

Haga clic en Referencias y a continuación en referencia cruzada.
Al insertar la referencia cruzada, verá un cuadro de diálogo que muestra todo lo que está disponible
para vincular a.
En el cuadro “Tipo”, haga clic en la lista desplegable para elegir lo que desea vincular. La lista de los
elementos que están disponibles depende del tipo de elemento (título, número de página, etc.) que
esté vinculando.
En el cuadro “Referencia a”, haga clic en la información que desea insertar en el documento. Las
opciones dependen de lo que eligió en Tipo.
En el cuadro Para qué, haga clic en el elemento específico que desea hacer referencia.
Para permitir a los usuarios que vayan al elemento al que se hace referencia, seleccione la casilla
Insertar como hipervínculo.
Si la casilla “Incluir más adelante o más atrás” está disponible, compruébela para incluir la posición
relativa específica del elemento al que se hace referencia.
Haga clic en Insertar.
Las referencias cruzadas se insertan en el documento como campos. Un campo es un conjunto de
información que indica a Word que inserte texto, gráficos, números de página y otros materiales
en un documento de forma automática. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.
La ventaja de usar campos es que el contenido que se inserta (fecha, número de página, gráficos,
etc.) se actualiza siempre que exista un cambio. Por ejemplo, si está escribiendo un documento
durante un período de días, la fecha cambiará cada día al abrir y guardar el documento. De forma
similar, si actualiza un gráfico que está almacenado en otro lugar pero al que se hace referencia en
el campo, la actualización se detectará automáticamente sin tener que volver a insertar el gráfico.
Si ha insertado una referencia cruzada con una apariencia similar a {REF _Ref249586 \*
MERGEFORMAT}, Word muestra los códigos de campo en lugar de los resultados de los campos. Al
imprimir el documento u ocultar códigos de campo, los resultados de campo reemplazan a los
códigos de campo. Para ver los resultados de campo en lugar de los códigos de campo, presione ALT
+ F9, o haga clic con el botón derecho en el código de campo y, luego, haga clic en Activar o desactivar
códigos de campo en el menú contextual.
117
6.3.- Títulos numerados

Puede aplicar un esquema de numeración a los títulos del documento mediante plantillas de listas
con varios niveles y estilos de título integrados en Word (Título 1, Título 2 etc.).
Por ejemplo, puede numerar los títulos para que los de nivel superior (Título 1) se numeren con 1, 2,
3, los de segundo nivel (Título 2) se numeren con 1.1, 1.2, 1.3, y así sucesivamente.
IMPORTANTE: Antes de comenzar, asegúrese de que los títulos usen los estilos de título integrados.
• Haga clic en el primer Título 1 del documento.
• En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Lista multinivel.
• En Biblioteca de listas, haga clic en uno de los estilos que incluya la palabra Título o Capítulo en
texto gris.
• Por ejemplo, haga clic en 1 Título 1, 1.1 Título 2, 1.1.1 Título 3.
6.4.- Documentos maestros y subdocumentos

Si desea hacer referencias cruzadas a elementos que residen en un documento independiente, pero
no desea usar hipervínculos, tendrá que combinar primero los documentos en un documento
maestro y, luego, insertar las referencias cruzadas.
Un documento maestro es un contenedor para un conjunto de archivos separados (o
subdocumentos).
Puede usar un documento maestro para configurar y administrar un documento con varias partes,
como un libro con varios capítulos.
Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:
1. Crear un esquema de un documento maestro
Esta opción sirve cuando tenemos muy clara la organización, estructura y el desarrollo del
documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el
documento e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos
individuales.
Imaginemos que tenemos la planificación de un
libro bien estructurado y sabemos el número de
capítulos con sus títulos, entonces podemos
hacer el documento maestro con un esquema y
destinar cada título de un capítulo a un
subdocumento.
118
Para crear un documento maestro:

• Abrimos un documento nuevo.
• Y escribimos los apartados que los
compondrá. Para ello pulsamos el botón
Esquema, de la ficha Vista.
Una vez creado nuestro índice, vamos a generar
los distintos subdocumentos situándonos en
cada punto del índice y pulsando Documento
Maestro /Mostrar documento. A continuación
seleccionamos crear.
Al guardar generaremos tantos ficheros de Word (subdocumentos) como entradas hayamos marcado
en el índice. A continuación podemos redactar el contenido de los subdocumentos. Con el resto de
capítulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por
cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el
documento maestro.
2. Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en
un único documento maestro sin tener que estar cortando y pegando.
Además, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo,
cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes
pasos:
- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista > Esquema.

- Pulse el botón Mostrar documento del grupo Documento maestro para activar el
modo Documento maestro y poder ver las opciones correspondientes en la pestaña Esquema.
Para insertar un subdocumento, haga clic, si fuera necesario, en el párrafo en el que debe ser
insertado y luego haga clic en el botón Insertar. A continuación, seleccione el documento que desea
insertar y luego haga clic en Abrir.
Si el subdocumento utiliza estilos predefinidos que existen ya en el documento maestro (los estilos
predefinidos de Word son Título, Título 1, Título 2, etc.), aparecerá un mensaje que le ofrece volver a
nombrar los estilos del subdocumento para evitar conflictos.
119
7.- Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático

utilizando la inserción de objetos del menú Insertar
Las aplicaciones de Microsoft Office, nos permiten insertar objetos dentro de ellas.
Estos objetos, puede ser:
• Archivos creados.
• Nuevos archivos.
En el término objeto, se incluyen prácticamente toda la
variedad de tipos de archivo que existen.
Para acceder a esta funcionalidad de Word tiene que ir a la pestaña “Insertar” y a continuación
seleccionar “Objetos”.
Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo que incluye todos los tipos de archivos que se pueden
insertar.
120
Si desea crear un vínculo dinámico entre el contenido del documento y el contenido de una
presentación de Microsoft Office PowerPoint, o un documento de Microsoft Office, inserte el
contenido como un objeto.
A diferencia de cuando pega contenido (por ejemplo, presionando CTRL + V), cuando lo inserta como
un objeto vinculado o incrustado, puede seguir trabajando con él en el programa original.
Las diferencias principales entre objetos vinculados e incrustados son dónde se almacenan los datos
y cómo se actualizan después de colocarlos en el archivo de destino.
Coloque un vínculo al objeto o una copia de éste en el documento. Puede insertar contenido de esta
forma desde cualquier programa que sea compatible con la tecnología de vinculación e incrustación
de objetos (OLE, object linking and embedding).
Por ejemplo, un informe de estado mensual puede contener información que se mantiene de manera
independiente en una presentación de PowerPoint. Si vincula el informe a la diapositiva, los datos
del informe se pueden actualizar cada vez que se actualice el archivo de origen. Si incrusta la
diapositiva en el informe, éste contiene una copia estática de los datos.
• Objetos vinculados
En el caso de los objetos vinculados, la información se puede actualizar si se modifica el archivo de
origen. Los datos vinculados se almacenan en este archivo. En el archivo de Word solamente se
almacena la ubicación del archivo de origen y se muestra una representación de los datos vinculados.
Utilice objetos vinculados si debe tener en cuenta el tamaño del archivo.
Vincular también es útil para incluir información cuyo mantenimiento se realice
independientemente, como los datos obtenidos por un departamento distinto, y cuando se deba
mantener esa información actualizada en un documento de Word.
• Objetos incrustados
En el caso de incrustar un objeto de PowerPoint, la información del archivo de Word no cambia si
se modifica el archivo de PowerPoint de origen.
Los objetos incrustados se convierten en parte del archivo de Word y,
una vez insertados, ya no forman parte del archivo de origen.
Puesto que la información está contenida en su totalidad en un documento de Word, la incrustación
es útil cuando no desee que la información refleje los cambios del archivo de origen ni que los
destinatarios del documento se preocupen por actualizar la información vinculada.
121
7.1.- Con hojas de cálculo

Imagine que necesita insertar una hoja de Excel (objeto), dentro de un documento de Word. Los
pasos a realizar son los siguientes:
1. Colóquese en el punto de inserción de Word donde quiera insertar el objeto.
2. Haga clic en Pestaña/Insertar.
3. En el grupo Texto, selecciono Objeto.
4. Se despliega la ventana Objeto.
5. Seleccione el origen del objeto: Crear nuevo o Crear de un archivo.
6. Selecciono el Tipo de objeto.
Como resultado se ha insertado un objeto de Excel dentro de Word.
Para trabajar sobre ese objeto insertado de Excel:
1. Haga doble clic en el objeto.
2. La Cinta de opciones de Word se cambia para desplegar la Cinta de Opciones de Excel.
3. Ingrese la información.
4. Para terminar, haga clic afuera del objeto.
5. La Cinta de opciones de Excel se cambia para desplegar la Cinta de Opciones de Word.
6. Continúe trabajando en Word.
7.2.- Con base de datos

Si disponemos de una consulta en Access cuyos datos queremos reflejar en un documento de Word
podemos optar también por incrustar o vincular ambos documentos.
Para insertar datos de Access en Word seguiremos los pasos que vienen a continuación.
1. Abrimos Microsoft Word y hacemos clic en el botón desplegable de la barra de herramientas
de acceso rápido, en la parte superior izquierda de la ventana. Elegimos la opción Más
comandos...
2. En la ventana Opciones de Word que se nos abrirá seleccionamos la opción Todos los
comandos, en la casilla de “Comandos disponibles”. Seguidamente elegimos la opción
"Insertar base de datos" y pulsamos el botón "Agregar". Aceptamos.
3. Hacemos clic en el lugar del documento donde deseamos incluir la tabla o consulta de Access
y pulsamos el botón "Insertar base de datos" que acabamos de añadir a la barra de
herramientas de acceso rápido.
122
Se nos abrirá una ventana donde pulsaremos en el botón "Obtener datos". Seleccionamos la
consulta de base de datos. Haga clic en "Aceptar". Haga clic en "Abrir".
Clic en el botón "Insertar datos". Marque la casilla junto a "Insertar datos como campo".
Haga clic en "Aceptar".
7.3.- Con gráficos

Para insertar un gráfico con esta
opción vaya a la pestaña “Insertar”,
seleccione “Objeto” y a continuación
en la lista desplegable seleccione
“Gráfico de Microsoft Graph” o
“Gráfico de Microsoft Office Excel”.
123
Gráfico de Microsoft Graph

Cuando cree un gráfico mediante Microsoft Graph, éste aparecerá en una tabla denominada "hoja
de datos". La hoja de datos facilita información de ejemplo que muestra dónde pueden escribirse los
rótulos de filas y columnas así como los datos.
• En el programa en que desee insertar el gráfico, elija Objeto en el menú Insertar y, a
continuación, haga clic en la ficha Crear nuevo.
• En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Microsoft Graph Chart y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
• Para reemplazar los datos del ejemplo, escriba la información que desee en la hoja de datos.
• Para regresar al programa en que se ha insertado el gráfico, haga clic en la ventana del
documento de ese programa.
Puede cambiar el tipo de gráfico para una sola serie de datos o para todo el gráfico.
100
80
60 Este
Oeste
40
Norte
20
0
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
124
Gráfico de Microsoft Excel

Al seleccionar la opción Gráfico de Microsoft Excel, se nos abrirá una pestaña de Word con las
herramientas de edición.
Observe que en la ventana del gráfico tiene dos pestañas:
• Gráfico
35
30
25
20 Comida
Transporte
15
Alojamiento
10
0
Ene Feb Mar Abr May Jun
• Datos – Hoja 1
Comida Transporte Alojamiento

Ene 12 17 10
Feb 17 11 21
Mar 22 29 14
Abr 14 10 17
May 12 17 10
Jun 19 15 20
125
Con esta opción también se puede insertar un gráfico o tabla que haya sido previamente creada en
Excel.
Para ello siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el punto de inserción del documento Word.
2. Seleccione la pestaña Insertar y allí selecciona el comando Objeto.
3. Seleccione la pestaña “Crear desde un archivo” y a continuación “Examinar”.
4. Se abrirá el explorador de archivos. Seleccione el archivo deseado y haga clic en el botón
Insertar.
5. Una vez seleccionado el archivo aparecerán dos opciones: Marque el cuadro vincular al
archivo, de esta forma los cambios realizados en el documento original también se
realizarán en Word.
6. Haga clic en “Aceptar”.
Una vez que inserte el cuadro, tenga cuidado de no borrar o mover el archivo original de Excel. Si el
documento no está en el mismo lugar, tendrá que insertar el cuadro nuevamente para que funcione
correctamente.
7.4.- Con presentaciones

Si inserta la presentación en el documento como objeto de PowerPoint, Microsoft Office Word
ejecuta PowerPoint cuando haga doble clic en la diapositiva y puede usar los comandos de
PowerPoint para trabajar en ella.
Al insertar toda una presentación de PowerPoint como un objeto, el documento muestra sólo una
diapositiva. Para mostrar distintas diapositivas, haga doble clic en el objeto de PowerPoint y, a
continuación, presione ENTRAR para ejecutar la presentación con diapositivas.
Puede vincular o incrustar una o varias diapositivas. O bien, puede incrustar una presentación
completa.
Cuando incrusta un objeto de presentación de PowerPoint en el documento, Word ejecuta la
presentación de PowerPoint cuando haga doble clic en el objeto de la presentación en el documento.
No puede modificar la presentación en el documento. El objeto de la presentación sólo se puede
incrustar, pero no vincular.
• Abra el documento de Word y la presentación de PowerPoint que contiene las diapositivas a
partir de las que desee crear un objeto vinculado o incrustado.
• Cambie a PowerPoint y, a continuación, seleccione toda la presentación o las diapositivas
que desee.
126
NOTA: Para seleccionar diapositivas, en la vista Clasificador de diapositivas, haga clic

en la diapositiva que desee. Para seleccionar un intervalo de diapositivas, mantenga
presionada MAYÚS mientras hace clic en la primera diapositiva y en la última del
intervalo. Para seleccionar varias diapositivas que no estén una al lado de la otra,
mantenga presionada CTRL mientras hace clic en las diapositivas que desee.
• Presione CTRL+C.
• Cambie al documento de Word y, a continuación, haga clic en el lugar donde desee que
aparezca la información.
• En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y,
después, en Pegado especial.
• En la lista como, seleccione objeto de Microsoft Office PowerPoint.
• Haga clic en Pegar para insertar un objeto incrustado, o bien en Pegar vínculo para insertar
un vínculo al objeto.
8.- Utilización de las herramientas de revisión de documentos y trabajo con

documentos compartidos
En los trabajos de oficina es común que muchas personas trabajen con un mismo documento. En
estos casos el uso de comentarios permite que los diferentes usuarios se comuniquen entre ellos
indicando las partes que han modificado y los motivos. Además se puede ver un control de cambios
realizados para poder llevar un mayor seguimiento del documento.
8.1.- Inserción de comentarios

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar algún
concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que
comparte el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la
hora de imprimir.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
2. Acceder a la pestaña “revisar” y hacer clic en el botón “Nuevo comentario”.
De esta forma se resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento
unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En este globo es donde podemos
introducir el texto del comentario.
127
Si estamos en la vista Esquema o Borrador, el texto aparece resaltado pero para poder ver los
comentarios deberemos abrir el “panel de revisión”.
En el panel de revisiones se puede escoger donde queremos
mostrar las revisiones, en la zona inferior de forma horizontal o
a la izquierda del texto de forma vertical.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una
persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo “Ir a” mediante la pestaña “Inicio”
desplegando el botón “Buscar”, y seleccionando “Ir a…”.
Si deseamos ocultar un comentario, para ello tendremos que ir al menú “revisar” y deseleccionar
“Mostrar Comentario” en el menú “Comentarios”.
8.2.- Control de cambios de un documento

Para activar el control de cambios, tendremos que ir a la pestaña “Revisar” y seleccionar “Control de
cambios”, en el menú desplegable aparecerá la opción “Control de cambios”. Al hacer clic el icono
adquirirá un color amarillo.
Todo el texto que se añada a partir de este momento aparecerá en color rojo, y los cambios de
formato se mostrarán con un globo a la derecha del documento.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de la siguiente manera:
• Anterior: Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos anterior cambio.
• Siguiente: Nos permite desplazarnos al cambio siguiente.
• Aceptar: Aplicar el cambio propuesto. Si desplegamos el menú
aceptar nos permite “Aceptar todos los cambios propuestos”.
128
8.3.- Comparación de documentos

Es posible que cuando ya hayas aceptado los cambios y comentarios que te hayan hecho a un
documento, olvides las modificaciones que realizaste y quieras recordarlas. Con la función Comparar
de Word puedes hacer esta tarea de forma muy sencilla, ya que te permite confrontar dos
documentos a la vez.
1. Haz clic en la ficha Revisar y luego, en la opción Comparar. En el menú desplegable que allí
aparece, escoge esta misma opción.
2. Un cuadro de diálogo aparecerá. Elige el documento original haciendo clic en la flecha
desplegable y seleccionando el documento de la lista. Si el documento no está en la lista, haz
clic en el botón Examinar para buscarlo.
3. Elige el documento revisado de la misma manera como elegiste el documento original.
Finalmente, haz clic en Aceptar.
En este punto, Word compara los dos documentos para determinar qué cambios se hicieron, y se
crea un nuevo documento que podrás guardar, si así lo deseas.
Como podrás observar, todos los cambios se muestran como marcas de color.
8.4.- Protección de todo o parte de un documento

Cuando quiera permitir cambios solo en determinadas partes de un documento, puede marcar el
documento como de solo lectura y, a continuación, seleccionar las partes del documento donde
quiera permitir los cambios.
Estas partes no restringidas pueden estar disponibles para cualquier persona que abra el documento,
o bien puede conceder permiso a individuos específicos para que solo ellos puedan cambiar las partes
no restringidas del documento.
129
Agregar protección a un documento y marcar las partes que se pueden cambiar

En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición.
En el área Restricciones de edición, active la casilla Permitir solo este tipo de edición en el
documento.
En la lista de restricciones de edición, haga clic en Sin cambios (solo lectura).
Seleccione la parte del documento donde quiera
SUGERENCIA: Para seleccionar más de una
permitir los cambios. Por ejemplo, seleccione un
parte del documento al mismo tiempo,
bloque de párrafos, un título, una frase o una
seleccione el elemento que desee y, a
palabra.
continuación, presione CTRL y seleccione otras,
En Excepciones, siga uno de estos manteniendo siempre presionada la tecla CTRL.
procedimientos:
• Para permitir que cualquiera que abra el documento pueda editar la parte seleccionada,
active la casilla Todos en la lista Grupos.
• Para permitir que solo determinadas personas puedan editar la parte seleccionada, haga clic
en Más usuarios y, a continuación, escriba los nombres de usuario.
Incluya su nombre si quiere poder modificar esa parte del documento. Separe los nombres con un
punto y coma.
Haga clic en Aceptar y, a continuación, active las casillas junto a los nombres de las personas a las
que quiera permitir la edición de la parte seleccionada.
Siga seleccionando partes del documento y asignando permisos de usuario para modificarlos.
En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
130
Para asignar una contraseña al documento para que los usuarios que conocen la contraseña puedan
quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y,
a continuación, confirme la contraseña.
Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En
las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan.
• Contraseña segura: Y6dh!et5
• Contraseña no segura: Casa27
Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la
que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre
cómo proteger la información personal con contraseñas seguras.
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las
contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.
Para cifrar el documento de forma que solo los propietarios autenticados del documento puedan
quitar la protección, haga clic en Autenticación de usuario.
9.- Automatización de tareas repetitivas mediante grabación de macros
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse
automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por
el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
• Automatizar una serie de pasos.
• Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
131
• Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la
empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro.
Consultar la lista de comandos existentes en Word
Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos:
• Accede a la pestaña “Vista”, a continuación seleccione “Macros” y luego “Ver macros”.
• Se abrirá entonces el cuadro de diálogo “Macros”.
• En “Macros en” seleccione “Comandos de Word” para poder visualizar los macros que Word
posee por defecto. Estos comandos únicamente se pueden ejecutar de forma normal o si
están compuestos de una serie de pasos ejecutarlos “Paso a paso”.
9.1.- Grabadora de macros

Crear macros con la grabadora
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos
a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos
realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué
ejecutarse siempre con la macro que estemos creando, estas acciones serán guardadas en la macro
y posteriormente al ejecutarla se llevarán a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué tipo de macro
vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro, para que así salga sin
ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón
para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no
podremos utilizarla para posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña “Macros” y desplegar el menú en el
que seleccionaremos “Grabar macro”.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Grabar macro”.
Guardar la macro
Desde el menú tenernos la posibilidad de “Pausar” la grabación si queremos efectuar alguna acción
que no deseamos que guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la
opción de “Detener” (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro.
La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón “Detener”.
132
Insertar la macro en la barra de acceso rápido

Para insertar la macro en la barra de acceso rápido una vez la hemos creado y le hemos dado un
nombre:
• Accedemos al “Menú archivo”, seleccionamos “Opciones”.
• Aparece el cuadro de dialogo “Opciones de Word” en el que seleccionamos “Personalizar”.
• En “Comandos disponibles en” seleccionamos “Macros” y aparecerá listada todas las macros
que hayamos grabado.
• Seleccionamos la macro y pulsamos el botón “Agregar >>” para que se añada a la barra de
herramientas.
La macro se añadirá al listado de comandos en barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá seleccionándola y haciendo clic en el
botón “Modificar”. Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que
puedas seleccionar uno y además puedas modificar el nombre.
Asignar una combinación de teclas a la macro
Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón “Personalizar”, se abrirá el cuadro de diálogo
que vemos en esta imagen.
También se abrirá este diálogo si al crear la macro, en el diálogo “Grabar macro”, pulsamos el icono
del teclado.
Este diálogo “Personalizar teclado”, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de
teclas.
Si colocamos el cursor en el cuadro “nueva tecla de método abreviado” y pulsamos una combinación
de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.
133
Editar el código de la macro

Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además puede servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programación en “Visual Basic” si se han encontrado errores
al ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT +F11 y dentro del diálogo “Macro”
seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos “Modificar”.
Se abrirá así el editor de Visual Basic con la macro seleccionada.
9.2.- Utilización de macros

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
• Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.
• Seleccionar la macro de la lista.
• Pulsar Ejecutar.
O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente
con pulsar sobre la opción indicada, tenemos suficiente.
También podemos crear macros que se auto ejecuten, disponemos de diversas opciones de auto
ejecución.
• AutoExec: Se ejecuta al abrir Word.
• AutoExit: Se ejecuta al cerrar Word.
• AutoNew: Se ejecuta cuando se crear un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos
la macro.
• AutoOpen: se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde
tenemos la macro.
• AutoClose: Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre
anterior a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento
ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y
pulsar sobre “Eliminar”.
134
RESUMEN
En las unidades de aprendizaje anteriores se han explicado funciones básicas de la aplicación de
tratamiento de textos. En esta unidad en cambio, se han expuesto algunas características más
avanzadas del manejo de textos.
Repasemos algunas de las más importantes en los trabajos de oficina:
• El manejo de correspondencia puede hacerse un trabajo muy arduo ya que habría que
introducir los datos de cada destinatario y crear documentos de Word independientes. El uso
de la herramienta de Correspondencia de Word permite automatizar esta labor y por lo tanto
ahorrar tiempo en su elaboración.
• Si trabajamos con documentos de gran extensión será necesario crear índices para acceder
directamente a la información deseada. Los índices se crean con las tablas de contenidos que
incluirán la información de los estilos que el usuario haya configurado para que aparezcan en
los mismos.
• Por último, y como un uso más avanzado de la aplicación tenemos la posibilidad de crear
macros cuya función es automatizar las funciones más usuales que se realicen con un
documento.
135
BIBLIOGRAFÍA
• Repare, Configure y Amplie su PC básico. Carlos Higinio Cernuda. Editorial Starbook.
Multimedia.
136
Editex.
Thomson Paraninfo.
técnicas.
Mc Graw Hill.
ENLACES
137
UF0321: Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo
Índice
UA1: Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja

de cálculo. Desplazamiento por la hoja de cálculo. Introducción de datos en la hoja
de cálculo. Edición y modificación de la hoja de cálculo. Almacenamiento y recuperación
de un libro. Operaciones con rangos .............................................................................................5
MAPA CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 7
1.- Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo .................. 8
1.1.- Instalación e inicio de la aplicación .................................................................................................................... 8
1.2.- Configuración de la aplicación ............................................................................................................................ 8
1.3.- Entrada y salida del programa ............................................................................................................................ 9
1.4.- Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo ........................................................................ 10
1.5.- Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo ........................................................................................................ 12
1.6.- Opciones de visualización (Zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.) ...................... 12
2.- Desplazamiento por la hoja de cálculo ........................................................................................... 13

2.1.- Mediante teclado .............................................................................................................................................. 13
2.2.- Mediante ratón ................................................................................................................................................. 14
2.3.- Grandes desplazamientos ................................................................................................................................. 15
2.4.- Barras de desplazamiento ................................................................................................................................ 15
3.- Introducción de datos en la hoja de cálculo .................................................................................... 15

3.1.- Tipos de datos ................................................................................................................................................... 15
3.1.1.- Numéricos .................................................................................................................................................. 16
3.1.2.- Alfanuméricos ............................................................................................................................................ 17
3.1.3.- Fecha/hora ................................................................................................................................................. 17
3.1.4.- Fórmulas .................................................................................................................................................... 18
3.1.5.- Funciones ................................................................................................................................................... 19
4.- Edición y modificación de la hoja de cálculo ................................................................................... 21
4.1.- Selección de la hoja de cálculo ......................................................................................................................... 21
4.1.1.- Rangos ........................................................................................................................................................ 21
4.1.2.- Columnas ................................................................................................................................................... 21
4.1.3.- Filas ............................................................................................................................................................ 22
4.1.4.- Hojas .......................................................................................................................................................... 22
4.2.- Modificación de datos....................................................................................................................................... 22
4.2.1.- Edición del contenido de una celda .......................................................................................................... 22
4.2.2.- Borrado del contenido de una celda o rango de celdas ........................................................................... 23
4.2.3.- Uso del corrector ortográfico .................................................................................................................... 23
4.2.4.- Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo ....................................................................................... 24
4.3.- Inserción y eliminación ..................................................................................................................................... 26
4.3.1.- Celdas ......................................................................................................................................................... 26
4.3.2.- Filas ............................................................................................................................................................ 26
4.3.3.- Columnas ................................................................................................................................................... 26
4.4.4.- Hojas de cálculo ......................................................................................................................................... 27
4.4.- Copiado o reubicación de celdas y hojas .......................................................................................................... 27
4.4.1.- Celdas o rangos de celdas .......................................................................................................................... 27
4.4.2.- Hojas de cálculo ......................................................................................................................................... 28
1
5.- Almacenamiento y recuperación de un libro .................................................................................. 29

5.1.- Creación de un nuevo libro ............................................................................................................................... 29
5.2.- Abrir un libro ya existente ................................................................................................................................ 29
5.3.- Guardado de los cambios realizados en un libro ............................................................................................. 30
5.4.- Creación de una copia de un libro .................................................................................................................... 30
6.- Operaciones con rangos................................................................................................................. 30

6.1.- Relleno rápido de un rango .............................................................................................................................. 30
6.2.- Selección de varios rangos ................................................................................................................................ 33
6.3.- Nombres de rangos ........................................................................................................................................... 33
RESUMEN .......................................................................................................................................... 35
2
UA2: Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo. Fórmulas. Funciones.

Inserción de gráficos, para representar la información contenida en las hojas de
cálculo. Inserción de otros elementos dentro de un hoja de cálculo ............................................. 36
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 38
1.- Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo...................................................................... 39
1.1.- Formato de celda .............................................................................................................................................. 39
1.1.1.- Número ...................................................................................................................................................... 40
1.1.2.- Alineación .................................................................................................................................................. 41
1.1.3.- Fuente ........................................................................................................................................................ 43
1.1.4.- Bordes ........................................................................................................................................................ 44
1.1.5.- Relleno ....................................................................................................................................................... 44
1.1.6.- Proteger ..................................................................................................................................................... 45
1.2.- Anchura y altura de las columnas y filas .......................................................................................................... 45
1.3.- Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo ............................................................................. 47
1.4.- Formato de la hoja de cálculo ........................................................................................................................... 48
1.5.- Cambio de nombre de una hoja de cálculo ...................................................................................................... 48
1.6.- Formatos condicionales .................................................................................................................................... 48
1.7.- Autoformatos o estilos predefinidos ................................................................................................................ 52
2.- Fórmulas ....................................................................................................................................... 54
2.1.- Operadores y prioridad ..................................................................................................................................... 54
2.2.- Copia y escritura de fórmulas ........................................................................................................................... 55
2.3.- Referencias relativas, absolutas y mixtas......................................................................................................... 55
2.4.- Referencias externas y vínculos ........................................................................................................................ 56
2.5.- Resolución de errores en las fórmulas ............................................................................................................. 57
2.5.1.- Tipos de errores ......................................................................................................................................... 57
2.5.2.- Herramientas de ayuda en la resolución de errores ................................................................................ 58
3.- Funciones ...................................................................................................................................... 59

3.1.- Reglas para utilizar las funciones predefinidas ................................................................................................ 61
3.2.- Utilización de las funciones más usuales .......................................................................................................... 61
3.3.- Uso del asistente para funciones ...................................................................................................................... 62
4.- Inserción de Gráficos, para representar la información contenida en las hojas de cálculo ................ 63
4.1.- Elementos de un gráfico ................................................................................................................................... 63
4.2.- Creación de un gráfico ...................................................................................................................................... 64
4.3.- Modificación de un gráfico ............................................................................................................................... 65
4.4.- Borrado de un gráfico ....................................................................................................................................... 67
5.- Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo ........................................................... 67

5.1.- Imágenes ........................................................................................................................................................... 68
5.2.- Autoformas........................................................................................................................................................ 69
5.3.- Textos artísticos ................................................................................................................................................ 69
5.4.- Otros elementos ................................................................................................................................................ 70
RESUMEN .......................................................................................................................................... 70
3
UA3: Impresión. Trabajo con datos. Utilización de las herramientas

de revisión y trabajo con libros compartidos. Importación desde otras
aplicaciones del paquete ofimático. Plantillas y macros .............................................................. 71
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 73
1.- Impresión ...................................................................................................................................... 74
1.1.- Zonas de impresión ............................................................................................................................................ 74
1.2.- Especificaciones de impresión ........................................................................................................................... 75
1.3.- Configuración de página .................................................................................................................................... 76
1.3.1.- Márgenes .................................................................................................................................................... 77
1.3.2.- Orientación ................................................................................................................................................. 77
1.3.3.- Encabezados, pies y numeración de página ............................................................................................... 78
1.4.- Vista preliminar .................................................................................................................................................. 79
2.- Trabajo con datos .......................................................................................................................... 80

2.1.- Validación de datos ............................................................................................................................................ 80
2.2.- Esquemas ........................................................................................................................................................... 84
2.3.- Creación de tablas o listas de datos ................................................................................................................... 90
2.4.- Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos .................................................................................... 91
2.5.- Uso de filtros ...................................................................................................................................................... 92
2.6.- Subtotales .......................................................................................................................................................... 93
3.- Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos .................................. 94
3.1.- Inserción de comentarios .................................................................................................................................. 94
3.2.- Control de cambios de la hoja de cálculo .......................................................................................................... 95
3.3.- Protección de una hoja de cálculo ..................................................................................................................... 96
3.4.- Protección de un libro ........................................................................................................................................ 97
3.5.- Libros compartidos ............................................................................................................................................ 97
4.- Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático .......................................................... 98

4.1.- Con bases de datos ............................................................................................................................................ 98
4.2.- Con presentaciones ........................................................................................................................................... 99
4.3.- Con documentos de texto .................................................................................................................................. 99
5.- Plantillas y macros ....................................................................................................................... 100

5.1.- Creación y uso de plantillas ............................................................................................................................. 100
5.2.- Grabadora de macros ...................................................................................................................................... 102
5.3.- Utilización de macros ....................................................................................................................................... 103
RESUMEN ........................................................................................................................................ 104

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 105
ENLACES .......................................................................................................................................... 106
4
UA1: Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación

de hoja de cálculo. Desplazamiento por la hoja de cálculo. Introducción de
datos en la hoja de cálculo. Edición y modificación de la hoja de cálculo.
Almacenamiento y recuperación de un libro. Operaciones con rangos
INTRODUCCIÓN
La hoja de cálculo es una herramienta básica para realizar operaciones aritméticas de una forma
rápida y sencilla. Asimismo permite la presentación de los datos de manera gráfica.
A través de este manual recorreremos paso a paso todas las funciones de este programa, desde su
instalación e inicio hasta la creación de fórmulas completas, macros, y tablas para uso en Internet,
potenciando la aplicación de las numerosas funciones del programa.
De este modo, aprenderemos a identificar las funciones principales de una hoja de cálculo, conocer
el funcionamiento de los elementos más habituales, saber crear una hoja de cálculo aplicando
formatos y aplicar fórmulas y funciones sencillas para cálculos.
En esta primera unidad de aprendizaje profundizaremos en los conceptos generales de la
aplicación, cómo desplazarnos por la hoja de cálculo, cómo introducir datos y modificar y editar
la hoja de cálculo, cómo almacenamos y recuperamos los libros y por último aprenderemos las
operaciones con rangos.

➢ Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas
actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de
datos e información, así como su presentación en gráficos.
• Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo

• Describir las características de protección y seguridad en hojas de cálculo.
• En casos prácticos de confección de documentación administrativa, científica y

económica, a partir de medios y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el
ámbito empresarial:
- Crear hojas de cálculo agrupándolas por el contenido de sus datos en libros

convenientemente identificados y localizados, y con el formato preciso a la
utilización del documento.
5
- Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de

información que contienen facilitando su tratamiento posterior.
- Aplicar fórmulas y funciones sobre las celdas o rangos de celdas, nombrados

o no, de acuerdo con los resultados buscados, comprobando su
funcionamiento y el resultado que se prevé.
- Utilizar títulos representativos, encabezados, pies de página y otros aspectos

de configuración del documento en las hojas de cálculo, de acuerdo con las
necesidades de la actividad a desarrollar o al documento a presentar.
- Imprimir hojas de cálculo con la calidad, presentación de la información y

copias requeridas.
- Elaborar plantillas con la hoja de cálculo, de acuerdo con la información

facilitada.
- Confeccionar gráficos estándar y/o dinámicos, a partir de rangos de celdas de

la hoja de cálculo, optando por el tipo que permita la mejor comprensión de
la información y de acuerdo con la actividad a desarrollar, a través de los
asistentes disponibles en la aplicación.
- Filtrar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo.
- Aplicar los criterios de protección, seguridad y acceso a la hoja de cálculo.
- Elaborar y ajustar diagramas en documentos y utilizar con eficacia todas

aquellas prestaciones que permita la aplicación de la hoja de cálculo.
- Importar y/o exportar datos a las aplicaciones de procesamiento de texto,

bases de datos y presentaciones.
- Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de

ficheros que garanticen las normas de seguridad, integridad y
- Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de

6
MAPA CONCEPTUAL
7
1.- Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de

cálculo
La hoja de cálculo es la herramienta que utilizará con más frecuencia. En ella realizará cálculos para
crear facturas, tablas de datos, control de stocks, tablas de amortización, etc.
En el desarrollo de esta unidad formativo se va a explicar la hoja de cálculo de Microsoft Excel.
1.1.- Instalación e inicio de la aplicación

Si quiere acceder al programa office, vaya al botón “Inicio” de Windows (dependerá de la versión
que tenga instalada tendrá una forma u otra). En la opción “Todos los programas” busque Microsoft
Office y a continuación seleccione Microsoft Excel.
Se abrirá una ventana similar a la siguiente:
1.2.- Configuración de la aplicación

Los documentos de hoja de cálculo se denominan Libros, en alusión a los libros de contabilidad. Cada
libro a su vez se puede componer de una o más hojas.
En el área de trabajo de Excel encontramos los siguientes elementos:
• En la parte superior de la pantalla observamos los nombres de las diversas fichas disponibles,
fichas que nos permiten acceder a las diversas funciones de la aplicación. Cuando pulsamos
en una de ellas, se abren diversos botones en una cinta de opciones situada bajo los nombres
identificativos de las fichas. Dichos botones se agrupan en bloques con una cierta lógica. Así,
por ejemplo, en la ficha Inicio disponemos de los bloques Portapapeles, Fuente, Alineación,
etc. Se puede especificar que la cinta de opciones permanezca siempre visible o que se oculte
pulsando con el botón derecho del ratón sobre ella y desactivando o activando la opción
“Minimizar cinta de opciones”.
8
• La zona de trabajo está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, la tabla a la que
hemos hecho referencia antes. Rodeando a la tabla hay una serie de celdas con las letras que
identifican cada columna y los números que identifican cada fila. Fíjese que cuando el puntero
del ratón se sitúa en la zona de trabajo, se convierte en una cruz.
• A la derecha y debajo de la hoja de cálculo encontramos sendas barras de desplazamientos

con las que podremos movernos por la hoja de forma vertical y horizontal.
• En la misma línea que la barra de desplazamiento horizontal encontramos varias pestañas
que nos permiten acceder a las distintas hojas del Libro con el que estemos trabajando.
• En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas informaciones
y cálculos de nuestra hoja. A su derecha disponemos de un control de zoom con el que
podemos ajustar la escala de visualización del documento y de varios botones para activar los
diversos modos de visualización disponibles en la aplicación. Al igual que en Word, podemos
modificar fácilmente la escala de visualización pulsando la tecla Ctrl y a la vez moviendo la
rueda de scroll del ratón.
1.3.- Entrada y salida del programa

Veamos cómo se accede a la aplicación de Excel y como se cierra la misma.
ENTRAR EN EXCEL
Ya hemos visto anteriormente cómo ejecutar la aplicación mediante la ruta: Botón Inicio (Windows)
> Microsoft Excel.
Cabe recordar que también se ha creado un acceso directo en el escritorio donde, haciendo doble
clic con el ratón sobre él, podremos acceder al programa.
9
SALIR DE EXCEL
Podemos salir del programa pulsando el icono en forma de "X" situado en la parte superior izquierda.
A diferencia de salir si pulsamos el botón Cerrar (dentro del menú archivo), dejamos de trabajar con
el libro sin salir de la aplicación. Antes de salir o cerrar el libro, si no hemos guardado los cambios
realizados en alguna de sus Hojas de cálculo, preguntará si deseamos guardarlos. Seleccionar:
• Sí: para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.
• No: para finalizar sin guardar los cambios.
• Cancelar: para seguir trabajando sin salir de Excel.
1.4.- Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo

La pantalla principal de Excel es un ambiente de trabajo diferente a versiones anteriores, donde
desaparecen las barras de herramientas, los menús desplegables, el panel de tareas y se transforma
la forma de trabajo, concentrándose al uso del ratón y el manejo de iconos.
1.- Barra de herramientas de acceso rápido. 14.- Cuadro de contenido.

2.- Barra de título. 15.- Columnas.
3.- Datos de usuario. 16.- Filas.
4.- Botón de opciones de presentación de la 17.- Celda activa.
cinta de opciones
18.- Barra de navegación de hojas.
5.- Botón de minimizar.
19.- Hoja activa.
6.- Botón de restaurar.
20.- Indicador de hojas.
7.- Botón de cerrar.
21.- Barra de desplazamiento horizontal.
8.- Barra de menús principales.
22.- Barra de desplazamiento vertical.
9.- Botón compartir.
23.- Barra de estado.
10.- Cinta de opciones.
24.- Modos de presentación de la hoja de
11.- Cuadro de nombres. cálculo
12.- Barra de fórmulas. 25.- Zoom.
13.- Botón de insertar función.
10
Algunos aspectos que hay que tener en cuenta son:

• Las filas de la hoja de cálculo van numeradas y las columnas están indicadas con una letra. La
intersección de una fila con una columna representa una celda.
• Una base de datos está formada por un conjunto de fichas que se denominan registros. Cada
registro consta de una serie de campos que contienen la información.
• Las fichas que forman las bases de datos se pueden modificar, eliminar, consultar u ordenar
para trabajar con los datos de una forma eficaz y práctica.
• Las filas componen los registros y las columnas los
campos.
• Las bases de datos permiten extraer unos
registros determinados en cualquier lugar de la
hoja.
• Los autofiltros permiten seleccionar unos
registros determinados de forma rápida
ocultando temporalmente las filas que no se
tienen que mostrar.
11
1.5.- Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo
A partir del Excel 2003, Office ofrece un sistema de ayuda muy

potente y fácil de utilizar.
Tienes varias formas de acceder a la ayuda:
a) Opción rápida de teclado: Pulse la tecla F1.
b) En la barra de menús, seleccione "Ayuda".
1.6.- Opciones de visualización (Zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo,

etc.)
En el manejo cotidiano de Excel, se pueden utilizar distintas opciones que permiten ver la hoja de
cálculo de la manera que más se ajuste a las necesidades y preferencias personales. A continuación
verás algunas opciones de visualización de Excel.
ZOOM
El zoom permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de cálculo. Para aplicar el zoom:
1) Hacer clic en el botón de la ficha Vista.
2) Elegir el grado de aumento o reducción que queramos y pulsar Aceptar.
12
INMOVILIZAR PANELES
Las primeras filas y columnas de una hoja de cálculo suelen utilizarse para colocar rótulos y títulos. Y
al desplazarnos por la hoja hacia la derecha o hacia abajo, dichos títulos no los vemos. Para evitar
esto, es decir, para poder tener los títulos siempre visibles, es preciso situarse en la celda que esté
justo debajo y a la derecha de los títulos, y elegir en la ficha Vista, grupo Ventanas, el botón
Inmovilizar paneles. Indicar si deseamos inmovilizar columnas o filas (seleccionar inmovilizar fila
superior o inmovilizar primera columna) Cuando queramos desbloquearlos, seleccionar en la ficha
Vista > Movilizar paneles.
2.- Desplazamiento por la hoja de cálculo

En Excel existen dos maneras de desplazarse por la hoja: mediante el ratón y con el uso de diversas
teclas y combinaciones de teclado.
2.1.- Mediante teclado

Mediante el teclado, existen una serie de combinaciones que nos permitirán desplazarnos
rápidamente al punto deseado:
13
Tecla Operación
←,→,↑,↓ Desplazamiento de la celda activa en la dirección de la flecha.
Desplazamiento de una celda hacia abajo e introducción en la celda de los
Enter
datos que hayamos escrito.
Tab Desplazamiento de una celda hacia la derecha.
Mayúsc + Tab Desplazamiento de una celda hacia la izquierda.
Desplazamiento hasta la siguiente entrada de una fila o columna; cuando
Excel encuentra varias entradas consecutivas, se desplaza hasta la última
Ctrl + ←
celda; en el caso de que en la fila o columna actual no haya entradas, se
desplaza hasta la siguiente fila o columna.
Inicio Desplazamiento hasta la primera celda de la fila.
Ctrl + Inicio Desplazamiento hasta la celda A1.
Ctrl + Fin Desplazamiento hasta la entrada situada en el extremo inferior derecho.
RePág Desplazamiento hacia arriba de pantalla en pantalla.
AvPág Desplazamiento hacia debajo de pantalla en pantalla.
Alt + RePág Desplazamiento hacia la derecha de pantalla en pantalla.
Alt + AvPág Desplazamiento hacia la izquierda de pantalla en pantalla.
2.2.- Mediante ratón

Con el ratón, el método es visualmente intuitivo: nos desplazamos por el documento mediante las
barras de desplazamiento hasta visualizar la celda que deseamos activar y hacemos clic sobre ella.
14
2.3.- Grandes desplazamientos
Además de estos modos de desplazamiento, en Excel

contamos con la opción “Ir a”, cuadro de diálogo que se
activa mediante la tecla de función F5 y que nos permite
acceder rápidamente a una determinada celda sin más
que escribir su referencia.
2.4.- Barras de desplazamiento
Al igual que sucedía con Word, en Excel podemos

desplazarnos por el documento ayudados por las barras de
desplazamiento que podemos encontrar en el lateral
derecho y en la parte inferior de nuestra pantalla.
Las barras de desplazamiento llamadas también barras de
scroll, se utilizan para desplazarse por el documento de
arriba abajo o de izquierda a derecha. Son muy útiles sobre
todo cuando el documento que tienen en pantalla no cabe
en ella, ya sea por su extensión (muchas líneas de texto) o
por su anchura (por ejemplo si la página se encuentra en
posición horizontal.
3.- Introducción de datos en la hoja de cálculo

Existen una gran variedad de datos con los que se pueden trabajar en Excel, a continuación se
explicarán los principales tipos de datos, así como sus principales características.
3.1.- Tipos de datos

En una hoja de cálculo, la información que introduzcamos debe tener una cierta estructura. Antes
de comenzar a introducir datos, por tanto, conviene como paso previo saber cuál va a ser la
distribución de la información.
15
En una hoja de cálculo tenemos la posibilidad de introducir diversos tipos de datos:

• Numéricos.
• Alfanuméricos.
• Fecha/hora.
• Fórmulas.
• Funciones.
3.1.1.- Numéricos
Valores o números: son entradas numéricas a las que, se les pueden aplicar diversos formatos.
Para seleccionar que una celda tiene formato numérico, haga clic con el botón derecho del ratón
sobre ella y seleccione “Formato de celdas”, a continuación se abrirá una ventana como la siguiente:
Observe que puede seleccionar cuantos decimales desea que aparezcan en la celda y si desea que se
interprete el punto como un separador de miles.
Algunas reglas que se siguen a la hora de introducir números son:

• Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales
+ - ( ) / % E e . €.
• Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo (-).
16
• Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual
es típico en contabilidad.
• El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000
(3 por 10 elevado a 5).
• Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
• Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
• Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
• Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
• Si introduce fracciones tales como 1/4, 6/89 , debe escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha.
• Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
anotación científica. En caso de que esta opción no sea posible, en la celda aparece el número
de la siguiente forma: (######).
• Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
• Si quiere que Excel utilice un valor numérico o fecha como si de un texto se tratara tiene que
incluir delante una comilla simple (‘).
3.1.2.- Alfanuméricos
Textos: los textos se emplean generalmente como títulos y encabezamientos de filas o columnas;
cualquier conjunto de caracteres que no se identifique como un número o alguno de los otros tipos
de datos que se describen seguidamente será tratado por Excel como texto.
Para introducir texto como una constante, seleccione una celda y escriba el texto. El texto puede
contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha
para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
3.1.3.- Fecha/hora
En Excel podemos distinguir entre fechas y tiempos, es decir, entre días y horas.
• Fechas: Son combinaciones de números, y en ocasiones, textos que especifican un día
determinado del calendario.
• Tiempo: se trata de una entrada numérica que especifica una determinada hora del día.
17
Para introducir una fecha u hora, no tiene más que

escribirla de la forma en que desea que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo
son), las fechas y las horas también aparecen
alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzca una fecha comprendida entre
los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin
embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente
deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
3.1.4.- Fórmulas
Fórmulas: Una fórmula es un conjunto de operaciones que serán efectuadas con datos, estos pueden
ser constantes o referencias a celdas donde están contenidos estos datos. Cuando se introduce una
fórmula en la hoja de cálculo, en la celda se muestra el resultado de la fórmula.
Una fórmula se introduce con el signo ’=’ seguido de una serie de símbolos que pueden ser: valores
numéricos, operadores, referencias de celda, funciones, nombres de libros y hojas de cálculo, etc.
Ejemplos:
• =3.14*A4
• =PROMEDIO(A3:A25)
• =B5*suma(A$3:A$100)
En las fórmulas y funciones se puede usar los siguientes operadores matemáticos.
➢ Operadores aritméticos:
• + Suma = 4+5 • * Multiplicación = A3*B4
• Resta = 5-A3
• % Porcentaje = (A5+56)%
• Signo negativo = -4
• ^ Potencia = 2^12
• / División = 3/B3
18
➢ Operadores de comparación:
• = Igual a • >= Mayor o igual
• < Menor • <= Menor o igual
• > Mayor • <> Distinto
3.1.5.- Funciones
Las funciones son fórmulas abreviadas que realizan una cierta operación matemática.
Por ejemplo, si en una celda escribe =suma (rango de datos) el programa realiza la suma de todos los
valores del rango de datos.
Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una función porque su funcionamiento
está programado dentro de Excel.
En el siguiente enlace podrás encontrar una lista de las funciones más empleadas agrupadas por
temas:
https://exceltotal.com/funciones/
Algunas de las funciones más empleadas son:
▪ Función SUMA
Use esta función para agregar los valores de las celdas.
▪ Función SI
Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa. Aquí
puede ver un vídeo acerca del uso de la función SI.
▪ Función BUSCAR
Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posición en una segunda fila o columna.
▪ Función CONSULTAV
Use esta función cuando necesite encontrar elementos en una tabla o en un rango por filas. Por
ejemplo, busque los apellidos de un empleado por su número de empleado, o encuentre su número
de teléfono mediante la búsqueda de sus apellidos (como en un listín telefónico) Vea este vídeo
acerca del uso de la función BUSCARV.
▪ Función COINCIDIR
Use esta función para buscar un elemento en un rango de celdas y después devolver la posición
relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 7 y 38,
la fórmula =COINCIDIR(7,A1:A3,0) devuelve el número 2, porque 7 es el segundo elemento del rango.
19
▪ Función ELEGIR
Use esta función para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento
índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días
cuando se usa un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.
▪ Función FECHA
Use esta función para devolver el número de serie secuencial que representa una fecha determinada.
Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes y el día se proporcionan mediante
fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en
un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD.
Use la función SIFECHA para calcular el número de días, meses o años entre dos fechas.
▪ Función DIAS
Use esta función para devolver el número de días entre dos fechas.
▪ Funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena. Devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer
carácter de la segunda.
▪ Función INDICE
Use esta función para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango.
20
4.- Edición y modificación de la hoja de cálculo

Para comenzar a trabajar con la hoja de cálculo hay que aprender a seleccionar los distintos
elementos que conforman la hoja de cálculo, de esta forma se podrán realizar operaciones básicas
como son inserción y eliminación de elementos, o el copiado o desplazamiento de estos elementos.
4.1.- Selección de la hoja de cálculo

A continuación se explican la forma de realizar la selección de los distintos elementos que forman
parte de la hoja de cálculo.
4.1.1.- Rangos
Un rango de celdas es un conjunto de
celdas en el cual centramos nuestro
trabajo y la introducción de datos. En
Excel podemos crear un rango de
celdas manteniendo pulsada la tecla
“Mayusc” y empleando las flechas de
desplazamiento del teclado para
abarcar las celdas deseadas. En el
ejemplo que ve a continuación, el
rango de celdas seleccionadas delimita la introducción de datos a las celdas elegidas. Cuando nos
movemos por el rango de celdas introduciendo datos, al llegar a la última celda y validar el dato con
Tab o Enter, el cursor regresa a la primera celda del rango.
A los rangos de celdas se les puede proporcionar
también (introduciéndolo en el cuadro de nombres)
un nombre que permita identificarlos. Así, en el
ejemplo que ve a continuación, se ha denominado
“Compras” al rango seleccionado. Ello nos permitirá
como más adelante comprobaremos facilitar las
operaciones matemáticas que realicemos con las
celdas de dicho rango.
Al igual que con los rangos de celdas, a las celdas
individuales podemos asignarles un nombre propio introduciéndolo en el cuadro de nombres. A esa
celda, entonces, nos podemos referir tanto por su referencia como por el nombre que le hayamos
asignado.
4.1.2.- Columnas
Haga clic en el borde superior del encabezado de la columna o en la
columna en la tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente para indicar
que al hacer clic se seleccionará la columna.
21
También puede hacer clic en cualquier punto de la columna de tabla y, a continuación, presionar
CTRL + BARRA ESPACIADORA. O bien, puede hacer clic en la primera celda de la columna de tabla y,
a continuación, presionar CTRL + MAYÚS + FLECHA ABAJO.
4.1.3.- Filas
Haga clic en el borde izquierdo de la fila de tabla. Aparecerá la flecha de
selección siguiente para indicar que al hacer clic se seleccionará la fila.
Puede hacer clic en la primera celda de la fila de tabla y, a continuación,
presionar CTRL + MAYÚS + FLECHA DERECHA.
4.1.4.- Hojas
Si necesita seleccionar todo el contenido de una hoja:
Seleccione una celda en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.
Para seleccionar toda la hoja de cálculo, presione Ctrl + E + E. O bien use el
botón Seleccionar todo de la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo
para seleccionar toda la hoja de cálculo.
4.2.- Modificación de datos

4.2.1.- Edición del contenido de una celda
Para introducir un dato en una determinada celda, simplemente nos desplazamos a ella y lo
escribimos con el teclado, para la introducción de datos numéricos lo más rápido es el uso del teclado
numérico, al introducir el dato, este rellena la celda y se muestra asimismo en la caja de texto situado
encima de la tabla.
Una vez escrito un dato de cualquiera de los tipos vistos anteriormente, este debe validarse o
confirmarse por alguno de los siguientes métodos:
a) Pulsando la tecla Enter.
b) Pulsando la tecla Tab.
c) Pulsando cualquiera de las teclas de desplazamiento.
Recuerde que, por tanto, las flechas de

desplazamiento no sirven para desplazarse
por los caracteres del dato de una celda,
sino solo para pasar de una celda a otra.
22
4.2.2.- Borrado del contenido de una celda o rango de celdas

Modificar el contenido de una celda es una tarea sumamente fácil; basta desplazarnos hasta ella e
introducir el nuevo contenido. Cuando escribimos, el anterior contenido de la celda se verá sustituido
completamente por el nuevo. Si lo que queremos es “editar” lo que había en la celda, podemos
hacerlo, bien haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la zona de introducción de datos
situado encima de la tabla o bien pulsando sobre la tecla F2 y editamos el contenido en la misma
celda.
Para borrar el contenido de una celda, nos movemos hacia ella y pulsamos en la tecla “Supr”. Si se
quieren eliminar varias celdas, deberán previamente haberse seleccionado mediante algunos de los
métodos que ya conocemos.
Además, existe alguna forma de hacerlo más elegante:
En la ficha Inicio, Edición, Borrar, hay un menú que nos permite borrar el contenido, el formato de
la celda o los comentarios de la misma (o también un grupo de ellas) previamente seleccionada/as.
4.2.3.- Uso del corrector ortográfico

Para cerciorarse de que un libro no contiene ningún error ortográfico es muy conveniente utilizar el
corrector que incorpora Excel.
Comprobemos el funcionamiento de este corrector creando un libro de trabajo en el que se incluyan
errores ortográficos.
Por ejemplo:
Para activar el corrector, puede hacerlo de dos formas:
• Pulsar la tecla de función F7.
• Seleccionar el menú Revisar y hacer clic en la opción Ortografía.
23
El corrector ortográfico se ha detenido

en la palabra Benefisios. Observe que en
el cuadro Ortografía existe una sección
denominada Sugerencias en la que tiene
que aparecer la posible palabra
correcta.
Los botones que contiene el cuadro
Ortografía se detallan a continuación:
• Omitir una vez. No cambia el
contenido de la celda.
• Omitir todas. Mantiene sin
cambios en la hoja de cálculo
todas las apariciones de la
palabra mostrada.
• Agregar al diccionario. Añade al diccionario la palabra de la celda activa.
• Cambiar. Cambia el contenido de la celda por la palabra seleccionada en el cuadro
Sugerencias.
• Cambiar todas. Cambia el contenido de todas las celdas que tengan el mismo contenido de
la celda activa por la palabra seleccionada en el cuadro Sugerencias.
• Autocorrección. Añade la palabra que seleccione en el cuadro Sugerencias a la opción
Autocorrección.
4.2.4.- Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo
➢ BUSCAR Y REEMPLAZAR
En ocasiones, resulta muy útil localizar fragmentos de texto o fórmulas en la hoja. Excel dispone de
opciones de búsqueda y sustitución avanzadas que permiten efectuar este tipo de operaciones.
➢ BUSCAR
En la ficha Inicio seleccionar botón Buscar y seleccionar> Buscar... Excel presentará el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar que permite localizar contenidos en las celdas de las hojas.
Para buscar un texto deberemos hacer clic sobre el botón “Buscar y seleccionar” de la ficha Inicio.
Ese botón abre un menú en el que seleccionaremos “Buscar”; con ello aparece el cuadro de diálogo
“Buscar y reemplazar” en el que introduciremos el texto o dato numérico a buscar. Si seleccionamos
previamente un grupo de celdas, la búsqueda se ceñirá a las celdas seleccionadas; si no lo hacemos,
Excel buscará en toda la hoja. Pulsando en el botón de “Opciones” desplegamos una serie de
opciones de búsqueda adicionales, con las que podemos, por ejemplo, buscar el dato introducido en
todo el libro, no sólo en la hoja actual. Este cuadro diálogo también se puede activar con la
combinación de teclas Ctrl+B.
24
Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

1. Introducir en el cuadro Buscar lo que deseamos buscar.
2. Pulsar el botón Opciones << (en caso de estar activado aparecerá “Opciones >>”) y, en el
apartado Dentro de: indicar si se trata de la búsqueda en un libro o en la hoja activa.
3. Seleccionar Por filas o Por columnas, para determinar la dirección de búsqueda.
4. En Buscar dentro de: seleccionar dónde queremos buscar, en Fórmulas, Valores o
Comentarios.
5. Si deseamos que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, activar la casilla
de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Si deseamos buscar contenidos completos
(no fragmentos), activar la casilla de verificación Coincidir con el contenido de toda la celda.
6. Hacer clic en el botón Buscar Siguiente para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.
Podemos pulsar este botón tantas veces como queramos. Para dejar de buscar, pulsar el
botón Cerrar.
Si queremos reemplazar un determinado texto o dato numérico por otro en nuestra hoja, pulsaremos
el botón “Buscar y Reemplazar” y a continuación la opción “Reemplazar”, también podemos hacer
esto mediante la combinación de teclas Ctrl+L. En el cuadro de diálogo incluiremos el texto o dato a
buscar y el texto o dato con el que debe reemplazarse. Existe la opción de efectuar el reemplazo de
modo supervisado (pulsando el botón “Buscar Siguiente” y si el texto que encuentra decide
reemplazarse pulsando el botón “Reemplazar”) o bien de modo automático (pulsando el botón
”Reemplazar Todos” sustituyendo entonces todas las apariciones del dato introducido por el texto
indicado).
25
4.3.- Inserción y eliminación

4.3.1.- Celdas
Para eliminar celdas:
1) Seleccione la celda que queremos eliminar con el botón
derecho del ratón y activar el comando Eliminar….
2) Aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite elegir entre:
desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia arriba
(podemos incluso elegir eliminar toda la fila o toda la
columna).
4.3.2.- Filas
Para insertar filas:
1) Seleccionar la cabecera de la fila que está inmediatamente
detrás del lugar donde queremos insertar una nueva.
2) Con el botón derecho del ratón en el menú contextual, elegir
Insertar.
Si necesitamos insertar varias filas en el mismo lugar, en vez
de seleccionar una fila debemos seleccionar varias (por
ejemplo, si necesitamos insertar tres filas, seleccionar tres).
Para eliminar filas:
1) Seleccionar las filas que queremos eliminar.
2) Ficha Inicio, grupo Celdas, botón Eliminar, o bien ,
seleccionar la cabecera de fila(s) con el botón derecho del
ratón y en el menú contextual activar Eliminar.
4.3.3.- Columnas
Para insertar columnas:
1) Selecciona la cabecera de columna que está inmediatamente detrás del lugar donde
queremos insertar una nueva.
2) Con el botón derecho del ratón en el menú contextual, elegir Insertar.
Si necesitamos insertar varias columnas en el mismo lugar, en vez de seleccionar una columna
debemos seleccionar varias. También en la ficha Inicio, grupo Celdas, el botón, nos permite insertar
filas y/o columnas a través de los comandos Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.
26
Para eliminar columnas:

1) Seleccionar las columnas que queremos eliminar.
2) Ficha Inicio, grupo Celdas, botón Eliminar , o bien, seleccionar la cabecera de columnas(s) con
el botón derecho del ratón y en el menú contextual activar Eliminar.
4.4.4.- Hojas de cálculo
Excel, por defecto, presenta 1 hojas dentro del mismo libro. Si por algún motivo necesitamos trabajar
con más, es posible añadirlas de dos formas:
• Mediante un clic en la pestaña

• Pulsando Mayúsc + F11
Al igual que hemos creado hojas, estas se pueden eliminar.
Para ello:
1) Activar la hoja u hojas a eliminar (hacer clic sobre la etiqueta, si son varias seleccionarlas con
la tecla y un clic del ratón en cada una de ellas).
2) Y a continuación, podemos eliminarlas del siguiente modo: Elegir la opción Eliminar hoja en
la ficha Inicio, grupo Celdas, Eliminar hoja.
4.4.- Copiado o reubicación de celdas y hojas

4.4.1.- Celdas o rangos de celdas
En Excel las principales operaciones de edición y la forma de realizarlas son las siguientes:
• Para copiar una celda nos moveremos hasta ella y hacemos clic sobre el botón “Copiar” de la
ficha “Inicio” en el grupo “Portapapeles”, seguidamente nos movemos hasta el lugar donde
queremos situar el contenido de la celda que hemos copiado y pulsamos en el botón
“Pegar”. Las mismas acciones se pueden llevar a cabo con los atajos de teclado Ctrl + C
(Copiar) y Ctrl + V (Pegar). Si queremos copiar varias celdas, las seleccionaremos previamente,
copiaremos y pegaremos, Excel reproducirá el bloque o bloques de celdas seleccionadas a
partir de la celda en la que peguemos dicha selección, observaremos que al pulsar el Copiar,
la celda o celdas se rodean de una línea de puntos en movimiento. Cuando pegamos una celda
o grupo de celdas aparece junto a ellas un pequeño icono. Pulsando sobre él se abre un menú
con diversas opciones de pegado.
• Para mover una celda o grupo de celdas, efectuamos las mismas operaciones que para
copiarlas, pero en lugar de hacer clic sobre el botón “Copiar”, lo hacemos sobre el botón
“Cortar” (Ctrl + X), al pegar las celdas en su nueva ubicación estas desaparecerán del lugar en
el que estaban originalmente.
27
• Otra opción para mover y copiar datos es el uso del ratón, al seleccionar una celda o rango de
celdas y situar el puntero del ratón sobre el borde de dicha selección, el puntero adquiere la
apariencia de una “cruceta” (dos flechas de doble cabeza con bordes perpendiculares entre
sí), basta arrastrar moviendo el ratón manteniendo pulsado el botón izquierdo para llevar
este grupo de celdas a la ubicación deseada, si
lo que queremos hacer es copiar los datos en
vez de moverlos mantendremos pulsada la tecla
“Ctrl” mientras arrastramos el bloque de celdas.
• Excel y las demás aplicaciones del paquete

Office nos ofrecen una utilidad muy práctica
para las operaciones de “copiar, cortar y pegar
datos”: el portapapeles. Este instrumento es un
lugar donde se recogen todos los elementos que
copiamos o cortamos en cualquiera de las
aplicaciones de Office. Podemos activarlo
pulsando en la flechita situada en la esquina
inferior izquierda del grupo Portapapeles de la
ficha Inicio. Haciendo clic sobre cualquiera de
los elementos situados en el mismo pegaremos
dicho elemento en nuestra hoja.
4.4.2.- Hojas de cálculo
Si queremos mover o copiar hojas dentro del mismo libro, podemos hacerlo con el ratón:
• Para mover: Primero seleccionar la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta). Después
pinchar sobre dicha etiqueta y arrastrarla a la nueva posición. (Mientras arrastramos la
etiqueta, junto al puntero del ratón muestra el icono de una hoja).
• Para copiar: Realizar el mismo proceso que para mover, pero manteniendo pulsada la tecla
mientras arrastramos la etiqueta. El nombre que le asigna por defecto a la nueva hoja, es el
mismo que tiene la hoja que hemos copiado añadiéndole un número entre paréntesis. Por
ejemplo, si copiamos Hoja 1, a la copia la llamará Hoja 1 (2), y si la volviéramos a copiar sería
Hoja1 (3), etc. Luego sería conveniente renombrarlas.
Si queremos mover o copiar hojas a otro libro distinto,
debemos tener previamente abiertos tanto el libro del
que vamos a mover o copiar hojas como aquel al que la
queremos llevar. Para ello:
• Para mover: Primero seleccionar la hoja a mover

(haciendo clic sobre su etiqueta). Después elegir Mover o
copiar... en el menú contextual, o bien ficha Inicio, grupo
Celdas, Formato>Mover o copiar hojas...
28
5.- Almacenamiento y recuperación de un libro

El trabajo fundamental de Excel es el de un libro que contiene una o más hojas de cálculo cuya
información se basa en texto, números y cálculos con funciones o fórmulas que permitan procesarla.
5.1.- Creación de un nuevo libro

El trabajo fundamental de Excel es el de un libro que contiene una o más hojas de cálculo cuya
información se basa en texto, números y cálculos con funciones o fórmulas que permitan procesarla.
En la barra de menú, seleccionamos "Archivo" para que nos aparezcan todas las opciones. Al
seleccionar "Nuevo", se podrán seleccionar diferentes plantillas preconfiguradas de Excel.
5.2.- Abrir un libro ya existente

Para abrir un libro de trabajo ya existente puede utilizar varios métodos:
• Desde el menú Archivo, seleccionado la opción Abrir.
• Pulsar simultáneamente las teclas Ctrl + A.
29
5.3.- Guardado de los cambios realizados en un libro

Un libro de trabajo puede tener múltiples hojas, pero el libro solo se guarda en un archivo. A cada
libro se le debe asignar un nombre que siempre será único en la carpeta donde se almacene.
5.4.- Creación de una copia de un libro

Si queremos mover o copiar hojas dentro del mismo libro podemos hacerlo con el ratón:
➢ Para mover:
1. Seleccionar la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta).
2. Pinchar sobre dicha etiqueta y arrastrarla a la nueva posición. (Mientras arrastramos la
etiqueta, junto al puntero del ratón muestra el icono de una hoja).
➢ Para copiar:
Realizar el mismo proceso que para mover, pero manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras
arrastramos la etiqueta. El nombre que le asigna por defecto a la nueva hoja es el mismo que tiene
la hoja que hemos copiado añadiéndole un número entre paréntesis. Por ejemplo, si copiamos Hoja
1, a la copia la llamará Hoja 1 (2), y si la volviéramos a copiar sería Hoja1 (3), etc. Luego sería
conveniente renombrarlas.
5.5.- Cerrado de un libro

En la creación de algunas hojas de cálculo que realizará con Excel, trabajará a la vez con varios libros
de una misma sesión de trabajo. En este caso tiene que saber cerrar el libro activo y abrir otro distinto
o nuevo.
Los métodos que puede utilizar para cerrar un libro son:
• Hacer clic en el botón del libro.

• Desde el menú Archivo, seleccionado la opción Cerrar.
6.- Operaciones con rangos

Excel permite asignar nombres a los distintos conjuntos de datos, de forma que sea más fácil trabajar
con ellos. A continuación se explica cómo rellenar los datos de un rango de forma rápida y sencilla.
6.1.- Relleno rápido de un rango

Cuando introducimos datos de texto en una columna, Excel verificará todas las entradas efectuadas
en dicha columna anteriormente y tratará de “deducir” el contenido que estamos tratando de
escribir; si se encuentra alguna entrada similar la función “Autocompletar” propondrá introducirla,
podemos aceptar esta propuesta pulsando la tecla Enter, pero si la deducción que ha efectuado Excel
no es correcta, bastará seguir escribiendo la entrada y el autocompletado se desactivará en cuanto
encuentre la primera diferencia entre el texto escrito y el de la entrada propuesta.
30
Existe otra manera de agilizar la entrada de datos

y es mediante la función Autorrellenar. Para los
datos de texto, esta función permite introducir
una secuencia de datos en un rango de celdas
contiguas. Fíjense, que cuando una celda está
activa el recuadro negro que la rodea no es
continuo, sino que en su esquina inferior derecha
hay un pequeño cuadradito; cuando situamos el
puntero del ratón encima de él, el puntero del ratón se transforma en un signo “+”.
Por ejemplo, escribimos “Título 1” en la celda A1
y a continuación “extendemos” dicha celda
llevando el puntero del ratón hasta la esquina
inferior derecha de la celda, y cuando el puntero
adquiere la apariencia de un signo “+” movemos
el ratón hacia abajo con el botón izquierdo
pulsado.
Veremos cómo, si vamos bajando hasta la celda
A10 y soltamos el botón, en las celdas A1 a A10
han aparecido los textos “Título 1”, “Título 2”,
etc.
En Excel, junto a ello, aparece un icono que al pulsarlo despliega un menú con opciones de
autorelleno. En el menú desplegable tenemos la opción de “Copiar las celdas” en lugar de “rellenar
la serie”, esto haría que el texto “Título 1” se repitiese exactamente en las diez celdas.
Para la introducción de datos o de otros tipos actuaremos
de la forma ya mencionada, escribiremos el dato y
pulsaremos Enter o Tab para validarlo, veremos como, por
defecto, Excel cuando se introduce un dato que no sea texto
alinea dicho valor a la derecha, cuando introducimos
cualquier carácter no numérico en un dato numérico (por
ejemplo un guion, un símbolo de dos puntos, etc.), Excel
interpreta todo el dato como texto y no como número.
Debemos tener en cuenta estos errores, porque pueden
hacer que las fórmulas que hagamos referenciadas a estas
celdas no funcionen adecuadamente.
Para introducir fechas u otros tipos de datos, será necesario
previamente haber formateado las celdas donde van a
ir datos de ese tipo.
31
Esta operación de relleno puede suponer copiar el contenido de la celda seleccionada a las celdas
sobre las que hemos arrastrado. Pero también puede identificar y repetir secuencias. Cualquier dato
que comience por un carácter alfabético e incluya un número, permite crear distintas series (Ej. Trim
1, Año 1990, Ventas 2005, etc.). Es posible rellenar varios tipos de series de esta forma. Si una
selección contiene un número, una fecha o un período de tiempo, se puede extender la serie. Para
ello:
1. Seleccionar la celda que contiene el valor
inicial del rango y al menos la siguiente
celda (pues la diferencia entre ellas
determina el incremento de la serie).
2. Arrastrar el controlador de relleno sobre el
rango que queramos rellenar:
• Si se arrastra hacia abajo o hacia la
derecha: rellenará en orden
ascendente.
• Si se arrastra hacia arriba o hacia la
izquierda: rellenará en orden
descendente.
También podemos utilizar, para rellenar series, la ficha Inicio, grupo Edición y la opción Rellenar, y a
continuación elegimos Series...
En Tipo, haga clic en una de las opciones siguientes:
• Lineal: Crea una serie que agrega el valor del
cuadro Incremento a cada valor de celda.
• Geométrica: Crea una serie que multiplica el
valor del cuadro Incremento por cada valor de
celda.
• Cronología: Crea una serie que rellena valores
de fecha incrementalmente por el valor del
cuadro Incremento y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo.
• Autorrellenar: Crea una serie que produce los mismos resultados que arrastrar el controlador
de relleno.
Para establecer el modelo de la serie, escriba los valores que desee en los cuadros Incremento y
Límite.
32
6.2.- Selección de varios rangos

Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda
superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo,
el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir esta forma de hacer
referencia solemos decir ‘desde A1 hasta C2’.
Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Es decir, que una celda
por sí misma ya representa un rango en Excel.
Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:
• Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada hasta que todas las
celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón.
• Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas
deseado.
• Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Intro. La dirección
introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.
En ocasiones necesitamos aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para
poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realizamos la selección del primer rango e
inmediatamente después pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la
selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.
6.3.- Nombres de rangos

El cuadro de nombres se puede utilizar para asignar un nombre a una celda o a un rango. Para ello:
1º) Seleccionar la celda o rango al que queremos asignar un nombre. 2º) Situarse en el cuadro de
nombres, escribir el nombre que queremos darle y pulsar Intro.
33
Una vez asignado el nombre, podemos utilizarlo para seleccionar la celda o rango (eligiendo su
nombre en la lista desplegable del cuadro de nombres) o para introducirlo en fórmulas o funciones
en lugar de la referencia a la celda o rango, de forma que se entienda mejor qué cálculo se está
realizando.
Veamos un ejemplo de cómo emplear los rangos en las fórmulas:
Suponga que en la siguiente tabla se desea conocer el total de compras realizadas en el primer
trimestre por el almacén 1.
Para ello, se puede definir en primer lugar el rango de valores “Almacén1”:

Observe que si selecciona el nombre de la fila, este se tomará automáticamente como el nombre del
rango.
Para poder realizar la suma lo que tendremos que hacer es escribir:
34
RESUMEN
En esta primera unidad de aprendizaje de Excel se ha visto como crear una hoja de Excel y como
introducir datos en la misma. Recuerde que en una hoja de cálculo no protegida pueda insertar
columnas y filas siempre que lo necesite.
Para desplazarse por el contenido de la hoja de cálculo puede emplear tanto el teclado como el ratón.
Es muy importante tener en cuenta que no todos los datos con los que se pueden trabajar en una
hoja de cálculo son del mismo tipo, estos pueden ser por ejemplo, números, porcentajes, fechas,
monedas, texto, etc. Además puede crear rangos que permitan automatizar el trabajo con una serie
de datos.
35
UA2: Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo. Fórmulas.

Funciones. Inserción de gráficos, para representar la información contenida en
las hojas de cálculo. Inserción de otros elementos dentro de un hoja de cálculo
INTRODUCCIÓN
En esta segunda unidad de aprendizaje se va a explicar cómo modificar la apariencia de una hoja de
cálculo, desde el formato que se puede aplicar a las celdas o a la hoja de cálculo en general, hasta los
autoformatos o estilos predefinidos de los que dispone el programa.
También trataremos la fórmulas y funciones que podemos aplicar e insertar en nuestra hoja de
cálculo y se abordará la inserción de gráficos para representar la información contenida en las hojas
de cálculo, así como la inserción de otros elementos como imágenes, autoformas, etc.







36

copias requeridas.

facilitada.





37
MAPA CONCEPTUAL
38
1.- Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo

Las tablas de Excel se pueden modificar para que tengan una apariencia que permita al usuario
identificar visualmente la información que necesite. Se puede dar formato a una celda, o a un
conjunto de celdas como tabla. Estos formatos pueden aplicarse de forma manual o se pueden
automatizar para las celdas que cumplan unas condiciones preestablecidas.
1.1.- Formato de celda

Es necesario realizar cambios en los formatos de un Libro para que éste presente un aspecto
profesional.
Para asignar el formato de una celda, haga clic en dicha celda y con el
botón derecho del ratón seleccione “Formato de celdas”.
También puede acceder a este menú a partir de la ficha Inicio en el
grupo Celdas, seleccionamos Formato, y a continuación
seleccionamos Formato de celdas.
El cuadro “Formato de celda” presenta seis pestañas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno
y Proteger, que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas. También podemos
acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas pulsando Control + 1.
39
1.1.1.- Número
En el menú Formato de celdas, la primera pestaña que se abre es “Número”, también podemos
acceder a esta opción en la ficha Inicio, en el grupo “Número”.
Esta opción permite cambiar la apariencia de los números mediante opciones de formato. Estas son:
• General. Es el formato que se utiliza por defecto, la alineación es a la derecha.
• Número. Este formato permite presentar los números con el separador de miles, asignar el
color rojo a los números negativos o indicar el número de decimales que debe contener un
valor.
• Moneda. Formato monetario en el que puede asignar los decimales que desee y el cambio de
color para valores negativos.
• Contabilidad. Es un tipo de formato que alinea las columnas que contengan símbolo de
moneda.
• Fecha. Se utiliza para celdas que muestran fechas, permitiendo elegir varios formatos para
este tipo de datos.
• Hora. Igual que el formato fecha, contiene varios tipos de formato que representan valores
de tipo Hora.
• Porcentaje. Este formato multiplica por 100 y automáticamente muestra el resultado con el
signo de porcentaje.
• Fracción. Fracciona el valor de la celda pudiendo seleccionar varios tipos de fracciones.
• Científica. Si el número tiene muchos dígitos, los muestra en notación exponencial.
• Texto. Permite utilizar el valor de las celdas numéricas como si fueran de texto.
• Especial. Es una biblioteca de formatos que contiene varios modelos de utilidad.
• Personalizada. Permite crear formatos propios.
Ejemplo:
1. Haga clic en la categoría Moneda.
2. Seleccione el rango. En nuestro

ejemplo: B3:B8
3. Haga clic en el botón (Euro).
40
1.1.2.- Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
• Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
• Aparecerá la ficha de la imagen:
• Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
41
Las opciones de la ficha son:
• Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir, respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones:
- GENERAL: Es la opción de Excel por defecto. Alinea las celdas seleccionadas

dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
- IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de

éstas independientemente del tipo de dato. Observe cómo a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
- CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
- DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de

éstas, independientemente del tipo de dato. Observe cómo a la derecha aparece un
recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
- RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación, sino que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito *
y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la
anchura de la celda.
- JUSTIFICAR: Con esta opción, el contenido de las celdas seleccionadas se alineará

tanto por la derecha como por la izquierda.
- CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las

celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que
contiene datos.
- DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha y, además, trata

de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea
necesario.
• Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción solo tendrá sentido si la altura de las
filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir entre una de las siguientes opciones:
- SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de

éstas.
42
- CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.
- INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
- JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
- DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las

colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
• Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se
fije explícitamente la altura de ésta.
• Ajustar texto: Por defecto, si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará
la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
• Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
• Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
• Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro. Por ejemplo, árabe,
hebreo, etc.
1.1.3.- Fuente
Permite aplicar distintas opciones de
formato a la celda o rango de celdas
seleccionadas. Dentro de las opciones de
configuración, permite aplicar efectos al
texto como son el Tachado, Superíndice y
Subíndice. Además se pueden aplicar
distintos estilos de subrayado.
43
1.1.4.- Bordes
Otro formato que permite mejorar
notablemente el aspecto de las hojas de
cálculo son los Bordes. Mediante esta
opción, se puede encuadrar celdas o
aplicar bordes inferiores, superiores, o
laterales. Dichos bordes podrán ser de
distintos colores, estilos y grosores.
Para aplicar bordes:
1. Seleccionar la celda o rango de
celdas a las que deseamos aplicar
los bordes.
2. Elegir en el grupo fuentes,
alineación o número, el menú y la
pestaña Bordes.
3. Elegir el tipo de borde que queremos aplicar. Seleccionar previamente en el apartado Línea:
el estilo y el color. Y una vez seleccionados estos, ya podemos indicar los bordes que
necesitamos.
1.1.5.- Relleno
Permite definir el color de fondo de las celdas y su tramado. Para aplicar el sombreado:
1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que queremos aplicarles un sombreado.
2. Elegir en el grupo fuentes, alineación o número el menú y la pestaña Relleno y en la ficha
Color de trama elegir un color y/o un Estilo de trama.
44
1.1.6.- Proteger
Para impedir que un operador pueda
introducir datos en cualquier parte,
eliminar títulos, cambiarlos o modificar los
formatos simplemente tenemos que
proteger la hoja. Por defecto, todas las
celdas de la Hoja de cálculo tienen un
atributo que las bloquea. Pero dicho
atributo no entra en acción hasta que se
protege la hoja.
Por tanto, para proteger la hoja:
1. Eliminar el atributo de Bloqueada
en aquellas celdas que sí pueden
ser modificadas. Para conseguirlo,
seleccionar dichas celdas o rangos,
en la ficha Inicio activar cualquier
menú, o bien, con el botón derecho del ratón el comando Formato de celdas…. Pulsar en la
pestaña Proteger , y desactivar la casilla Bloqueada.
2. Proteger la hoja: Seleccionar en la ficha
Proteger, dentro del grupo Cambios, el botón
Proteger hoja, aparece una ventana que
permite elegir los elementos a proteger, y
opcionalmente, podemos establecer una clave
que impida la modificación en el cuadro de
texto Contraseña para desproteger la hoja.
Pulsar Aceptar para proteger la hoja. Automáticamente el botón Proteger hoja es sustituido por el
botón Desproteger hoja para desactivar la protección de una hoja, si hemos introducido una
contraseña nos pedirá insertar la misma.
En resumen se puede bloquear toda una hoja de cálculo, o se puede configurar para que algunas
celdas permitan ser modificadas.
1.2.- Anchura y altura de las columnas y filas

La anchura por defecto de todas las columnas es de 10,71 caracteres
(80 píxeles).
Si al introducir los textos observamos que éstos exceden en tamaño
el de la columna, Excel nos permite aumentar el ancho de las
columnas de la hoja. Para ello:
45
Modificación de la anchura de la columna
• Mediante el botón Formato:

1. Seleccionar la columna que queremos modificar.
2. Ficha inicio, grupo Celdas, botón Formato y a continuación podemos especificar las
opciones apropiadas que permitirán graduar con precisión la anchura de la columna,
poner una anchura predeterminada, ocultarla o mostrarla:
Ancho de columna: Para establecer la anchura de las columnas se introducirá un número
comprendido entre 1 y 255 en el recuadro de texto correspondiente al Ancho de Columna. Si
especifica 12, por ejemplo, cada columna podrá mostrar un máximo de doce caracteres
numéricos en el tipo de letra por defecto.
Autoajustar ancho de columna: Se ajustará cada columna al tamaño de su entrada más ancha
Ancho predeterminado: Todas las columnas se ajustarán a la anchura de columna por defecto
que definamos (salvo las que hayamos indicado ya un ancho específico o autoajustar a la
selección).
Ocultar: Oculta la columna seleccionada.
Mostrar: Muestra la columna oculta seleccionada.
• Mediante el ratón:
1. Situar el puntero del ratón sobre el borde derecho de la cabecera de columna que
contiene la letra identificadora de la columna. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma
de una flecha de dos puntas (sentido oeste-este).
2. A continuación, podemos:
Arrastrar el ratón hacia la derecha (o hacia la izquierda para estrecharla) hasta que la columna
adquiera la anchura conveniente.
Doble clic para que la columna se ajuste al tamaño de su entrada más ancha (autoajustar ancho
de columna)
La altura de las filas es 15,00 por defecto, pero también se puede variar utilizando el menú o el
ratón.
Modificación de la altura de una fila
• Mediante el botón Formato:

1. Seleccionar la fila que queremos modificar.
2. Ficha inicio, grupo Celdas, botón Formato y a continuación podemos especificar las
opciones apropiadas que permitirán graduar con precisión la altura de la fila, poner una
altura predeterminada, ocultarla o mostrarla:
46
Alto de fila: Para establecer la altura de las filas se introducirá un número comprendido entre
1 y 409 en el recuadro de texto correspondiente al Alto de Fila.
Autoajustar alto de fila: Se ajustará cada fila al tamaño de su entrada más alta.
Ocultar: Oculta la fila seleccionada.
Mostrar: Muestra la fila oculta seleccionada.
• Mediante el ratón
1. Situar el puntero del ratón sobre el borde inferior de la cabecera de fila que contiene el
número identificador de la fila. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma de una flecha de
dos puntas (sentido norte-sur).
2. Y a continuación, podemos:
Arrastrar el ratón hacia abajo (o hacia arriba) hasta que la columna adquiera la anchura
conveniente.
Hacer doble clic para que la fila se ajuste al tamaño de su entrada más alta (autoajustar alto de
fila).
1.3.- Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo

Seleccione las hojas de cálculo que desee ocultar.
Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la
que va a usar y, a continuación, haga clic en la ficha correspondiente.
En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.
En Visibilidad, haga clic en Ocultar y Mostrar y,

después, haga clic en Ocultar hoja.
47
1.4.- Formato de la hoja de cálculo

Excel es una hoja de cálculo que además de ser muy eficiente desde el punto de vista numérico,
resulta también muy útil para mejorar la presentación. Cuando se introduce un dato en una celda,
Excel le aplica el formato general, que consiste en alinear los números y fechas a la derecha de la
celda y los textos a la izquierda.
1.5.- Cambio de nombre de una hoja de cálculo

En la barra de la ficha Hoja, haga doble clic en la pestaña de hoja que desea cambiar
automáticamente aparecerá el nombre marcado en negrita, preparado para que inserte el nombre
deseado.
1.6.- Formatos condicionales

En general, los formatos se aplican a rangos de celdas para que presenten los datos de forma
homogénea, pero a veces interesa que ese formato cambie según unos criterios. Para aplicarlo:
1. Seleccionar en la ficha Inicio, grupo Estilos, el botón desplegable Formato condicional.
2. Veremos un listado de acciones como son:
• Resaltar reglas de celdas. • Y tres comandos:
• Reglas superiores e inferiores. - Nueva regla.
• Barra de datos. - Borrar reglas.
• Escalas de color. - Administrar reglas.
• Conjuntos de iconos
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A) Resaltar reglas de celdas, opciones:
Antes de insertar un formato condicional, seleccionar el rango previamente.

➢ Es mayor que…: Introducir el criterio en el cuadro de texto (texto, valor, fecha) y en el apartado
con, indicar el formato deseado.
Ejemplo: Imagine que tenemos una hoja de cálculo con las calificaciones de una clase, y
deseamos que aparezca marcada en verde las notas de los alumnos que sean superiores a 8.
➢ Es menor que…: Introducir el criterio en el cuadro de texto (texto, valor, fecha) y en el apartado
con, indicar el formato deseado.
➢ Entre…: Introducir los criterios en ambos cuadros de texto (texto, valor, fecha) y en el apartado
con, indicar el formato deseado. (por ejemplo, entre dos fechas o entre dos importes o entre dos
apellidos o letras de un texto)
➢ Es igual a…: Introducir el criterio en el cuadro de texto (texto, valor, fecha) y en el apartado con,
indicar el formato deseado.
49
➢ Texto que contiene…: Introducir el criterio en el cuadro de texto (texto, valor, fecha) y en el
apartado con, indicar el formato deseado.(por ejemplo, una cantidad, fecha o letra de un apellido
o título, una palabra)
➢ Una fecha…: Seleccionar en la lista desplegable de fechas el criterio deseado.
➢ Duplicar valores: Seleccionar Duplicar o único para aplicar un formato a los valores que están
duplicados o únicos.
➢ Más reglas…: Muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato para insertar un tipo de regla
de la lista. Estas reglas son aplicables a los distintos formatos condicionales.
B) Reglas superiores e inferiores, opciones:

Antes de insertar un formato condicional,
seleccionar el rango previamente.
Antes de insertar un formato condicional,
seleccionar el rango previamente.
1) 10 superiores…: Introducir un valor en el
cuadro de texto para establecer los máximos
valores de un rango de celdas.
2) 10% de valores superiores…: Introducir
un valor en el cuadro de texto para
establecer el porcentaje de los valores
máximos.
3) 10 inferiores…: Introducir un valor en el
cuadro de texto para establecer los mínimos valores de un rango de celdas.
50
4) 10% de valores inferiores…: Introducir un valor en el cuadro de texto para establecer el porcentaje
de los valores mínimos.
5) Por encima del promedio…: Introducir un formato para establecer los valores que están por
encima de la media aritmética.
6) Por debajo del promedio…: Introducir un formato para establecer los valores que están por debajo
de la media aritmética.
C) Barras de datos, opciones:
D) Escalas de color, opciones:
E) Conjuntos de iconos, opciones:
Si seleccionamos administrar reglas, podremos definir reglas

más complicadas empleando incluso funciones de Excel.
51
1.7.- Autoformatos o estilos predefinidos

Permite dar formato automáticamente a una celda o
rango de celdas, para convertirlas en una tabla
seleccionando un estilo de tabla predeterminado.
Para ello:
1. Seleccionar el rango a formatear.
2. Seleccionar en la ficha Inicio, grupo Estilos, el
botón Dar formato como tabla.
3. Veremos el cuadro de diálogo Dar formato como

tabla, si las celdas que hemos seleccionado
previamente son las deseadas pulsar Aceptar, en
caso contrario suprimir el rango del cuadro de texto ¿Dónde están los datos de la tabla? Y
activar el botón , nos dejará en la hoja de cálculo para que seleccionemos el nuevo rango,
una vez seleccionado pulsar en el botón y Aceptar. Activar la casilla de verificación. La
tabla tiene encabezados para indicar si los datos contenidos en la primera fila de la selección
son las categorías o campos que describen las columnas de la tabla.
4. Seleccionar un formato.
52
Al activar la opción Dar formato como tabla, se visualizan las herramientas de tabla que permiten
trabajar con la tabla como si fuese una base de datos, cada una de las categorías de la tabla aparece
con un indicador de lista para insertar filtros y ordenar los datos, veamos algunas opciones:
a) Estilos de tabla: Permite aplicar un nuevo estilo de tabla.
b) Opciones de estilo de tabla: Modifica el formato de las filas y/o columnas de la tabla.
c) Datos externos de tabla:
• Exportar.- exporta los datos de la tabla a una lista de

SharePoint.
• Actualizar.- actualiza los datos que provengan de una fuente

externa.
d) Herramientas:
• Quitar duplicados.- busca duplicados

por el campo indicado, permitiendo
eliminar la duplicidad de datos.
• Convertir en rango.- desactiva la

utilidad de la tabla para convertir los
datos en un rango común.
• Resumir con tabla dinámica.- permite llevar a cabo resúmenes por determinadas
variables utilizando las opciones de una tabla dinámica.
e) Propiedades:
• Nombre de la tabla.- asigna un nombre a la tabla.
• Cambiar tamaño de la tabla.- modifica el tamaño del
rango seleccionado.
53
2.- Fórmulas
Una vez conocida la estructura de la Hoja, y sabiendo movernos por ella, podemos comenzar a
trabajar. Introducir los textos descriptores de los diferentes conceptos, y los datos correspondientes
a los mismos. En este capítulo se va a ver como introducir las fórmulas básicas así como editar las
operaciones matemáticas para que realicen la operación correctamente.
2.1.- Operadores y prioridad

Excel se usa principalmente para realizar operaciones matemáticas. Algunas de las operaciones que
se pueden hacer son muy complejas, por lo que además de fórmulas, el programa da la oportunidad
de usar funciones que simplifican el trabajo. El uso de fórmulas o funciones requiere conocer bien
los elementos que las forman para que no se produzcan errores.
Los operadores de Excel se pueden clasificar en las siguientes categorías: operadores matemáticos
(solo aplicables a datos numéricos), operadores lógicos (aplicables a datos numéricos y de texto),
operadores de texto (como el operador concatenar que une varias cadenas de texto) y operadores
de referencias (se combinan varias referencias de celda en una sola).
Cuando se crea una fórmula en Excel, lo habitual es usar varios operadores, de manera que es
importante conocer las prioridades que se producen entre ellos.
Esta diferencia se debe a las
prioridades que se dan entre los
operadores, que se ordenan en
el siguiente esquema de mayor
a menor preferencia en las
operaciones.
Cuando en una fórmula hay
varios operadores con la misma
prioridad, Excel realizará las
operaciones en orden de
izquierda a derecha. Para
controlar que las operaciones se
realizan en el orden correcto se
pueden usar paréntesis debido a
que hacen que una operación
tenga prioridad sobre el resto.
54
2.2.- Copia y escritura de fórmulas

En ciertas ocasiones, nos puede interesar
copiar un valor obtenido a través de una
fórmula sin copiar por ello dicha fórmula.
Pasos:
1) Seleccionar el rango o celda que
contiene el dato obtenido a través de
una fórmula a copiar y pulsar botón
.
2) Desplazarnos a la nueva celda donde
queremos pegar el valor y seleccionar el
botón desplegable de Pegar, activar el
comando Pegar valores.
2.3.- Referencias relativas, absolutas y mixtas

Si copiamos una celda que contiene una fórmula, Excel actualiza automáticamente las celdas a las
que se hace referencia en dicha fórmula para hacer referencia a las nuevas posiciones de las celdas.
Esto resulta muy útil cuando deseamos reproducir partes de una hoja de cálculo, o cuando nos
interesa copiar una fórmula para añadir cifras en cada columna. Sin embargo, esto no nos resulta útil
cuando deseemos que las referencias a las celdas se mantengan inalteradas. Esto ocurre si usamos
las referencias relativas para hacer referencia a las celdas.
Hay tres tipos de referencias a celdas:
• Referencia relativa.
• Referencia absoluta.
• Referencias mixtas.
La diferencia entre los distintos tipos de referencias a celdas es su comportamiento al copiar
fórmulas, es decir, si varían o no dichas referencias a celdas en la celda destino.
Generalmente, las referencias a celdas más utilizadas en una fórmula son las relativas. Esto significa
que Excel sigue la pista de cada una de las referencias a celdas al recordar su posición con respecto a
la celda en la fórmula y no su dirección. Es decir, al copiar una fórmula, actualiza las referencias a las
celdas. Si no deseamos que Excel ajuste las referencias a celdas cuando copiemos una fórmula, se
debe especificar las celdas en la fórmula utilizando las referencias absolutas.
Una referencia absoluta de celdas siempre se refiere a la dirección original de la celda o rango de
celdas, independientemente del lugar donde se copie la fórmula.
55
También se puede especificar una parte de la referencia a celda como relativa y la otra parte como
absoluta. Estas son las referencias mixtas. En este caso, al copiar una fórmula, Excel actualiza solo
una parte de la referencia a celda, solo la columna o solo la fila, y la otra parte queda fija.
Para fijar una celda simplemente insertar el signo "$" delante de las coordenadas que queremos
mantener fijas. También se puede utilizar la tecla F4 en modo Introducir, Modificar, o Señalar para
simplificar la inserción de signos "$" que permiten fijar una referencia a celda. Si después de
introducir una referencia a celda en una fórmula, pulsamos una vez, se consigue que la dirección de
la celda sea absoluta. Si la pulsamos una segunda vez solo la fila será absoluta, si se pulsa una tercera
vez solo la columna será absoluta, y si pulsamos una cuarta vez se consigue que la dirección sea
nuevamente relativa.
Ejemplo:
• Si se escribe en una fórmula =A$3 / $A$5
• Se está indicando que al arrastrar la

columna:
1. A$3: La columna puede variar
mientras que el número de la fila
permanecerá constante.
2. $A$5: Se tomará la celda como
un valor fijo ya que ni la columna
ni la fila varían.
2.4.- Referencias externas y vínculos

Las referencias a celdas dentro de una fórmula podemos escribirlas de dos maneras:
• Escribiendo las coordenadas de las celdas mediante el teclado.
• Haciendo clic sobre la celda a la que nos queremos referir. Excel introduce de forma
automática las direcciones de celda en la fórmula hacia la cual apuntamos. Lo único que
debemos introducir son los operadores y la puntuación.
Por ejemplo, para introducir la fórmula =B2/(B4-2) en la celda D6 debemos seguir estos pasos:
1. Situarse en la celda D6.
2. Pulsa la tecla = para comenzar a introducir la fórmula. En la línea de estado muestra
Introducir.
3. Hacer clic sobre la celda B2 (se añade la referencia a dicha celda a la fórmula que estamos
introduciendo). En la línea de estado muestra Señalar.
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4. Pulsar la tecla / para introducir el signo de la división.

5. Pulsar la tecla ( para abrir paréntesis.
6. Hacer clic sobre la celda B4.
7. Pulsar la tecla - para introducir el signo de la resta.
8. Pulsar la tecla 2 para introducir dicho número.
9. Pulsar la tecla ) para cerrar paréntesis.
10. Finalmente pulsar para aceptar la fórmula editada.
Como un rótulo, un número puede ser más largo que el ancho de una celda. En ese caso Excel lo
mostrará como una fila de “###########”, dependiendo del formato numérico de la celda. El
número aparecerá completo, si ampliamos el ancho de la columna lo suficiente como para dar cabida
a todos los caracteres de los números que contiene la celda (hacer doble clic en la cabecera de la
columna que contiene el valor).
2.5.- Resolución de errores en las fórmulas

2.5.1.- Tipos de errores
Excel muestra error cuando una
fórmula o función contiene valores
numéricos que no son válidos.
Esto sucede con frecuencia cuando se
escriben valores numéricos con un tipo
de datos o un formato de número no
compatible con la sección del
argumento de la fórmula. Por ejemplo,
no se puede escribir un valor como
$1,000, en formato de moneda
estadounidense, porque en las
fórmulas se usa el signo de dólar como
indicador de referencia absoluta y las
comas como separadores de
argumentos. Para evitar el error
#¡NUM!, escriba los valores como
números sin formato (por ejemplo,
1000).
57
2.5.2.- Herramientas de ayuda en la resolución de errores

➢ Auditoría de cálculos
Se puede utilizar esta herramienta cuando una celda que contiene una fórmula devuelve un error.
Excel precede todos los mensajes de error con el carácter # (por ejemplo, #VALOR!). La auditoría nos
ayudará a encontrar la causa de dicho error.
Tenemos dos opciones:
A) Ayuda sobre el error , activar la lista desplegable y obtendremos un listado de opciones
B) Seleccionar ficha Fórmulas, grupo Auditoría de fórmulas, herramientas de detección de errores:

1. El botón Comprobación de errores , busca errores en las fórmulas.
2. El botón Evaluar fórmula , permite depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula.
3. El botón Rastrear precedentes mostrará flechas que partiendo de otras celdas van a parar a
la que contiene el error.
4. El botón Rastrear dependientes.
Los precedentes son las celdas que intervienen en el resultado de una celda concreta, y los
dependientes son las celdas afectadas por dicha celda.
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3.- Funciones
Una función es una fórmula abreviada que efectúa varias operaciones simultáneamente,
devolviendo el resultado. Las funciones pueden utilizarse independientemente o como operadores
dentro de una fórmula e incluso dentro de otra función (funciones anidadas). Excel tiene más de 300
funciones predefinidas que permiten efectuar desde los cálculos más sencillos hasta los más
complejos.
SUMA
=SUMA(número1;número2;...)
Suma todos los números especificados en los argumentos.
▪ =SUMA(3; 5) = 8
▪ =SUMA(D2:D7)
▪ =SUMA(2;D4;4*F5;ENTERO(F2);D6:D8
SUMA CONDICIONAL
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. El rango son las celdas que
queremos evaluar. El criterio puede ser un número, texto o una expresión, y determina qué celdas
deben sumarse. El rango_suma son las celdas que se van a sumar (si se omite, usará las celdas en
el rango).
PRODUCTO
=PRODUCTO(número1;número2;...)
Multiplica los números proporcionados como argumentos.
▪ =PRODUCTO(10; 100; 2) = 2.000
POTENCIA
=POTENCIA(número;potencia)
Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia.
▪ =POTENCIA(3;2) = 9
VALOR ABSOLUTO
=ABS(número)
Calcula el valor absoluto de un número.
▪ =ABS(-345) = 345
59
PARTE ENTERA
=ENTERO(número)
Calcula la parte entera de un número, es decir, lo redondea hasta el entero inferior más próximo.
▪ =ENTERO(456,78) = 456
REDONDEO
=REDONDEAR(Número;Número_de_decimales)
Redondea el Número al Número_de_decimales especificado.
▪ =REDONDEAR(345,88;1) = 345,9
FUNCIÓN SI
=SI(prueba lógica; valor si verdadera, valor si falso)
Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa
FUNCIÓN BUSCAR
= BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparación,[vector_resultado]) = BUSCAR(valor_buscado,
matriz
=BUSCARV(Valor que desea buscar, rango en el que quiere buscar el valor, el número de columna
en el rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada
indicado como 0/FALSO o 1/VERDADERO).
Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posición en la segunda fila o columna.
HOY
=HOY()
Devuelve la fecha del día actual
AHORA
=AHORA()
Devuelve la fecha y hora actual
En el siguiente enlace puede consultar las funciones disponibles en Excel.

https://support.office.com/es-es/article/Funciones-de-Excel-por-
categor%C3%ADa-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-63f26a86c0eb
60
3.1.- Reglas para utilizar las funciones predefinidas

Para introducir una función existen dos procedimientos:
• El manual: es el método más directo.
• Mediante el Asistente para funciones: es el modo más cómodo si no conocemos el nombre
de la función o no sabemos exactamente los argumentos que necesitamos.
Procedimiento manual:
1) Situarse (hacer clic) en la celda a
introducir la función. (También nos
podemos situar en la barra de fórmulas
una vez seleccionada la celda.)
2) Introducir =NOMBREFUNCION
(automáticamente aparece un listado de
funciones que comienzan por el primer
carácter introducido, seleccionar la que
necesitemos o bien introducir de forma
manual la función y señalar las celdas
que constituyen el argumento de la
función.
3) Introducir ) y terminar pulsando <Intro>.
3.2.- Utilización de las funciones más usuales

El formato estándar de una función es el siguiente: =NOMBRE(ARGUMENTO)
• Símbolo =.
• NOMBRE de la función.
• ARGUMENTO. El argumento va entre paréntesis y es la información que se proporciona para
realizar el cálculo.
Algunas funciones no llevan argumentos (como la función HOY), y otras tienen un número variable
de argumentos (como la función SUMA), de los cuales algunos pueden ser opcionales. Cuando una
función necesita varios argumentos, cada uno se separa del siguiente mediante un punto y coma.
Ejemplos de funciones:
• =ABS(-63) • =ENTERO(A1)
• =SUMA(A2:B6) • =PROMEDIO(DATOS)
• =SI(A2<A3;B2;C1*A2) • =SUMA(A4;6;D4*2;PROMEDIO(A2:A4))
61
3.3.- Uso del asistente para funciones

Usando el Asistente para funciones:
1) Situarse (hacer clic) en la celda a introducir la función. Hacer clic en el botón Insertar función
situado en la barra de fórmulas, o bien en la ficha Fórmulas>Insertar función
Excel dispone sus funciones en distintas categorías, así tenemos; funciones financieras, lógicas, fecha
y hora, matemáticas y trigonométricas, de búsqueda y referencia, estadísticas, ingeniería, de texto y
más funciones para que el usuario seleccione la que le interese.
2) Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función.
3) Para seleccionar la función podemos llevar a cabo uno de los siguientes procedimientos:
a) Escribir un nombre de función en el cuadro de texto Buscar una función:
b) Seleccionar una categoría en el desplegable. O seleccionar una categoría:
62
4) Una vez seleccionada la

función en la lista Seleccionar
una función: hacer clic en el
botón Aceptar. Se desplegará
una ventana en la que habrá
tantos apartados como
argumentos necesite dicha
función.
5) Hacer clic en los diferentes
argumentos, y a continuación
podemos seleccionar
directamente en la hoja de cálculo el rango de datos que queremos colocar en cada
argumento.
A medida que vamos introduciendo los argumentos, en la parte inferior de la ventana
aparecerá destacado en negrita el siguiente argumento, junto a una descripción. Y más abajo
podemos ver el resultado que devolvería la función en ese momento.
6) Hacer clic en Aceptar.
4.- Inserción de Gráficos, para representar la información contenida en las hojas de

cálculo
Excel ofrece una gran variedad de gráficos que nos permiten representar la información de nuestras
tablas, para presentarla de una forma más clara y concisa.
En este tema vamos a ver los distintos tipos de gráficos que existen y vamos a aprender a modificarlos
según nuestras necesidades.
4.1.- Elementos de un gráfico

Un gráfico es una representación de la
relación existente entre uno o varios
grupos de valores. Los gráficos ofrecen
información acerca de los valores
numéricos con más rapidez y
efectividad que los propios números.
Los gráficos se pueden mejorar
añadiéndoles texto u otros objetos,
como líneas, flechas o rectángulos, y
modificando aspectos como el tipo de
letra y color.
63
4.2.- Creación de un gráfico

1) Seleccionar los datos que queremos representar gráficamente. Se pueden seleccionar rangos
discontinuos. Para ello, seleccionar un primer rango y para escoger el resto fijar la tecla
<<Control>> y arrastrar con el ratón.
2) Seleccionar la ficha Insertar y dentro del grupo Gráficos elegir aquel que mejor represente la
información de nuestra hoja de cálculo. También podemos seleccionar el menú del grupo
Gráficos , veremos el cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Se muestran la mayor parte de los tipos de gráficos, seleccionar un tipo y pulsar Aceptar.
64
3) Una vez seleccionado el tipo de gráfico se muestra la barra de herramientas de gráficos que
contiene dos fichas llamadas Diseño y Formato con las distintas opciones para el tipo de
gráfico seleccionado.
4.3.- Modificación de un gráfico

Independientemente del modo que hayamos utilizado para crear un gráfico, el gráfico resultante se
puede modificar completamente: el tipo de gráfico, los datos que representa, las opciones (título del
gráfico y de los ejes, si se muestran rótulos de datos o líneas de división...), su ubicación y su formato
(color de fondo, escala, fuente y tamaño de la fuente,...).
Para modificar un gráfico, una vez seleccionado, utilizaremos fundamentalmente uno de los
siguientes métodos:
• La barra de herramientas Gráfico,
• Una vez seleccionado un elemento del gráfico: doble-clic sobre dicho elemento o elegir en el
menú contextual las opciones de dicho elemento.
Si el gráfico está incrustado como objeto dentro de una hoja, se cambia el tamaño, se mueve, se
copia y se elimina como cualquier objeto:
• Para modificar el tamaño de un gráfico: seleccionarlo, apuntar con el ratón sobre uno de los
cuadros de selección (el puntero del ratón se muestra como dos flechas) y pinchar y arrastrar
para aumentar o disminuir su tamaño.
• Para moverlo: seleccionarlo (el puntero del ratón se muestra con cuatro flechas) o pinchar
(no sobre los cuadros de selección) y arrastrar hasta dejarlo donde queramos.
• Para copiarlo: podemos hacer la misma operación que para moverlo, pero teniendo pulsada
la tecla <<Ctrl>>.
65
Añadir o eliminar datos (series de datos) a los gráficos

➢ Introducir nuevos datos
Para introducir nuevos datos:
1) Seleccionar el gráfico con el botón derecho del ratón y activar la opción Seleccionar datos...
Se visualizará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
2) Si queremos cambiar el gráfico original y su rango de datos por otro nuevo; borrar el rango
que aparece en el cuadro de texto Rango de datos del gráfico. Posteriormente pulsar en el
botón para acceder a la hoja y llevar a cabo la nueva selección.
3) Para agregar determinadas series al gráfico, pulsar el botón , aparece el cuadro

de diálogo Modificar serie.
• Escribir el nombre o etiqueta de la serie o pulsar en el botón para seleccionarlo en

la hoja.
• Introducir el rango de datos numérico en el apartado Valores de la serie:, o pulsar en el
botón para seleccionarlos de la hoja. Pulsar Aceptar para acabar.
• Para editar de nuevo una serie y modificar su nombre o rango de datos pulsar el botón
, para eliminar una serie y su nombre pulsar .
4) El botón permite
intercambiar los títulos del eje de abscisas (X) por
la leyenda y viceversa.
5) Hacer clic en Aceptar.
66
4.4.- Borrado de un gráfico

Seleccionarlo y pulsar la tecla . Si el gráfico está en una hoja de gráfico, para eliminarlo simplemente
debemos eliminar la hoja, y para copiarlo tenemos que copiar dicha hoja.
5.- Inserción de otros elementos dentro de una hoja de cálculo

Excel también permite trabajar con imágenes para incorporar por ejemplo un logo a una factura.
Veamos a continuación como realizar esta tarea.
67
5.1.- Imágenes
Excel permite insertar una amplia variedad e imágenes en sus hojas, ya sea para ofrecer un efecto
visual más atractivo o un mayor impacto y evitar la monotonía de solo números.
Para ello nos vamos al menú insertar.
Ahí encontraremos dentro del apartado de ilustraciones
el botón imágenes.
Al hacer clic en él se nos abrirá una ventana que nos
permitirá seleccionar una imagen que tengamos en
nuestro disco de almacenamiento. Bastará con
seleccionarla y darle al botón de insertar.
El botón a la derecha del anterior llamado imágenes en línea, nos abrirá una ventana para buscar
imágenes en la red o en nuestro OneDrive si tenemos uno.
68
5.2.- Autoformas
En el menú Insertar, dentro de "Ilustraciones"
también tenemos la opción “Formas”. Al hacer
clic en dicho botón, podremos disponer de una
variedad de tipos de formas que permitirán
utilizar líneas, rectángulos, formas básicas,
flechas de bloque, formas de ecuación,
diagramas de flujo, cintas y estrellas y llamadas.
Además de poder escoger una de las formas,
podemos editarlas según sea el caso.
Para usar alguna de estas autoformas, el usuario
debe seleccionar la que desee y hacer clic sobre
ella, enseguida deberá volver a la hoja de cálculo
y hacer otro clic para que aparezca la forma
elegida, luego podrá establecer el tamaño que
tendrá la forma.
5.3.- Textos artísticos

Permiten incluir titulares llamativos y efectos especiales a los caracteres en nuestras hojas, se pueden
utilizar para crear títulos llamativos.
Para activar WordArt, en el menú Insertar, dentro
de "Texto" también tenemos la opción “WordArt”.
• Seleccionar un estilo de la lista, escribir el
texto y pulsar Aceptar.
Aplicar un diseño utilizando los grupos Insertar
forma, Estilos de forma, Estilos de WordArt,
Organizar y Tamaño.
69
5.4.- Otros elementos

Listas gráficas: gráficos Smartart. Se utilizan para insertar listas gráficas, diagramas de procesos y
organigramas diversos.
- Seleccionar botón SmartArt dentro de "Ilustraciones" de la ficha Insertar, veremos el cuadro de
diálogo Elegir un gráfico SmartArt:
RESUMEN
En esta unidad de aprendizaje se ha profundizado el uso de la hoja de cálculo. La propiedad que las
hace tan valiosas para las empresas es que permiten realizar cálculos de forma automática y
relativamente sencilla. Las fórmulas de Excel son variadas y permite la combinación de ellas. Por
ejemplo, dentro de una función SI se puede incluir un buscarv. El usuario debe tener muy claro que
operaciones quiere realizar para conseguir usar adecuadamente estas funciones.
Tanto en el caso de fórmulas como de funciones se pueden aplicar a más de una fórmula para lo que
será necesario definir las referencias absolutas y relativas que vayamos a emplear en las mismas.
También es muy importante la representación de la información en gráficos. Excel posee muchos
tipos de gráficos y permite editarlos según las necesidades.
70
UA3: Impresión. Trabajo con datos. Utilización de las herramientas

de revisión y trabajo con libros compartidos. Importación desde otras
aplicaciones del paquete ofimático. Plantillas y macros
INTRODUCCIÓN
La unidad restante de la presente unidad formativa estará orientada, en primer lugar, a la
configuración de impresión de documentos, así como la impresora. Aprenderemos como Excel
facilita la introducción de datos, y una vez introducidos permite ordenarlos, filtrarlos, totalizarlos,
etc.
Aprenderemos también a utilizar las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos, así
como la importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático
Por último, veremos cómo utilizar las plantillas como ayuda para la realización de hojas de cálculo
de una forma más sencilla y rápida y la automatización de tareas repetitivas a partir de la
herramienta de grabación de macros.






71


copias requeridas.

facilitada.





72
MAPA CONCEPTUAL
73
1.- Impresión
Encontrarás la función Imprimir en la vista Backstage. Para acceder a ella, haz clic en la pestaña
Archivo y, después, en el menú de Backstage, haz clic en Imprimir. Se abrirá un panel donde
encontrarás:
• Botón imprimir: Haz clic en ese botón para enviar a imprimir el documento.
• Copias: En este espacio podrás indicar cuantas copias del documento quieres imprimir.
• Imprimir hojas activas: Al hacer clic sobre está opción se desplegará un menú donde podrás
seleccionar si quieres imprimir la hoja desde donde estás trabajando, imprimir todo el libro
de cálculo o imprimir solo las celdas seleccionadas con anterioridad.
• Intercalar: Esta opción te permite establecer en que orden quieres imprimir las páginas del
archivo. Por ejemplo, si te quedas con la opción Intercaladas, se imprimirá el archivo completo
repetitivamente hasta que se impriman todas las copias que solicitaste. Si seleccionas la
opción Sin intercalar, primero se imprimirá la primera página cuantas copias hayas solicitado
y así sucesivamente.
• Orientación: Con esta opción podrás establecer si quieres imprimir la hoja de cálculo de forma
horizontal o forma vertical.
• Tamaño de hoja: Aquí podrás seleccionar el tamaño de la hoja en que imprimirás el archivo.
• Márgenes: Esta opción te permite establecer el tamaño de las márgenes que tendrá el
documento.
• Escalar: Esta opción te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que quieres imprimir.
1.1.- Zonas de impresión

No siempre interesa imprimir todo el contenido de
una hoja que cálculo, en esas ocasiones es necesario
definir el área (rango de celdas) que queremos
imprimir. Una vez definido el área/rango de
impresión las celdas de la hoja que no forman parte
no se imprimen ni se exportan. Además, las hojas sin
un intervalo de impresión definido no se imprimen
ni se exportan a un archivo PDF, a menos que el
documento tenga formato Excel.
En el caso de archivos que se abren en formato
Excel, se imprimen todas las hojas que no disponen
de un intervalo de impresión definido. Lo mismo
ocurre al exportar hojas de cálculo con formato de
Excel a un archivo PDF.
74
Definir un intervalo/rango de impresión

Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas que desea imprimir.
2. Seleccionar Diseño de página y en el grupo Configurar página, seleccionar Área de impresión →

Establecer área de impresión.
1.2.- Especificaciones de impresión

Excel permite establecer distintas opciones de impresión para la hoja de cálculo, se encuentran en la
ficha Diseño de página, en los grupos Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de
hoja. También se pueden especificar estas opciones pulsando en el menú que aparece en los
respectivos grupos, las opciones son las siguientes:
• Establecer los márgenes.
Seleccionar de la lista (normal, ancho u estrecho) o activar márgenes personalizados..., introducir los
valores y activar casillas horizontalmente y/o verticalmente para justificar al centro
• Seleccionar la orientación horizontal o vertical.
• Ajustar la hoja al tamaño de la página. Seleccionar Más tamaños de papel...
75
Área de impresión, permite seleccionar lo que queremos imprimir.
- Resaltar el rango de celdas previamente y pulsar botón Área de impresión>Establecer área

de impresión. Para desmarcar el área de impresión, seleccionar en el mismo botón Borrar
área de impresión.
- Establecer saltos de página. Pulsar el botón Saltos>Insertar salto de página para iniciar una
nueva página o pulsar el botón Vista previa del salto de página en la barra de estado y arrastrar
con el ratón para indicar las dimensiones de nuestra página.
- Poner una imagen de fondo a las páginas de una hoja.
- Imprimir títulos, imprimir en todas las páginas los títulos de las filas y columnas que
indiquemos.
- Especificar si queremos imprimir las líneas de cuadrícula de celdas y los encabezados de filas
y columnas (grupo opciones de hoja).
- Ajustar el área de impresión para reducir el ancho y alto de las páginas a un número máximo
de páginas. La escala aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje del
tamaño real, para ello el alto y ancho deben estar seleccionados en automático.
1.3.- Configuración de página

Con el menú del grupo Configurar página se pueden definir los márgenes, el tamaño del papel, la
orientación de la página... Si estamos en Vista preliminar, también se puede acceder al mismo cuadro
de diálogo pulsando el botón Configurar página de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo
que muestra Excel encontraremos cuatro solapas que describimos a continuación. Para ver el efecto
de las distintas opciones se puede utilizar el botón de la Vista preliminar en cualquier momento.
76
1.3.1.- Márgenes
En la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página se pueden establecer:
• Los márgenes superior e inferior.
• Los márgenes izquierdo y derecho.
• Si queremos centrarlo horizontal y/o verticalmente en la página.
• En Encabezado indicar la distancia que queremos desde el borde superior de la página hasta
el encabezado, y en Pie de página la distancia desde el borde inferior de la página hasta el pie
de página.
Dichas distancias deben ser inferiores a las que figuran en los márgenes superior e inferior.
1.3.2.- Orientación
En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página se pueden establecer las siguientes
opciones:
• Orientación de la página: Puede ser vertical u horizontal.
• Escala: podemos...
- Cambiar el porcentaje, de forma que al imprimir los datos aparezcan expandidos o comprimidos.
- Ajustar el contenido a un determinado número de páginas horizontal y verticalmente.
• Tamaño del papel
• Calidad de impresión
• Primer número de página: por defecto las páginas se numerarán a partir del 1.
77
1.3.3.- Encabezados, pies y numeración de página

En la ficha Encabezado y Pie de página del cuadro de diálogo Configurar página se puede elegir en
las listas desplegables un encabezado y un pie de página entre los ya predefinidos, e incluso podemos
crear nuestro encabezado y pie de página pulsando los botones Personalizar encabezado... o
Personalizar pie de página...
Si optamos por personalizar encabezado o pie de página, Excel mostrará un cuadro de diálogo con
tres secciones. Lo que escribamos en la sección izquierda estará alineado a la izquierda, en la sección
central estará centrado y en la sección derecha estará alineado a la derecha.
También se pueden agregar los encabezados directamente desde la vista “Diseño de página”. Para
ello vaya a la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, seleccione Diseño de página.
78
En el ejemplo anterior tendríamos:
Observe que tanto la zona de encabezado como de pie de página se ha dividido en tres secciones, en
las que podrá agregar el texto que se necesite para cada caso.
1.4.- Vista preliminar

Puede evitar resultados inesperados y desperdiciar papel realizando una vista previa de su hoja de
cálculo antes de imprimirla.
Cuando seleccione una o más hojas y, a continuación, haga clic en Archivo > Imprimir, verá una vista
previa de cómo aparecerán los datos en la copia impresa.
• Seleccione las hojas de cálculo que desea obtener una vista previa.
• Haga clic en archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir para mostrar las opciones de
impresión y la ventana de vista previa.
• Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, haga clic en las flechas
Página siguiente y Página anterior en la parte inferior de la ventana de Vista previa de
impresión, o escriba el número de página.
• Para salir de la Vista previa de impresión y volver al libro, haga clic en la flecha situada en la
esquina superior izquierda de la ventana de Vista previa de impresión de cualquier.
• Para ver los márgenes de página, haga clic en el botón Mostrar márgenes en la esquina
inferior derecha de la ventana de Vista previa de impresión.
79
2.- Trabajo con datos

Excel puede facilitar la introducción de datos, y una vez introducidos permite ordenarlos, filtrarlos,
totalizarlos, etc.
2.1.- Validación de datos

Cuando trabajemos con una tabla de datos conviene tener en cuenta asegurar la validez de los datos,
es decir, que no se introduzcan datos erróneos, que no se escriba en los títulos ni fuera del área de
datos. Para ello se aplica la validación de datos.
Para establecer la regla de validación:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que vamos a aplicar la
misma regla de validación.
2. Elegir en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos,
seleccione Validación de datos.
Aparecerá una ventana con tres pestañas mediante las cuales podemos establecer la regla de
validación, el mensaje de entrada y el de error.
a) En la ficha Configuración
• En Permitir indicar el tipo de

dato que podemos introducir en
la celda o rango.
Por ejemplo, si seleccionamos Número entero no podremos introducir un texto o un número con
decimales en dicha celda o rango. De forma similar se puede permitir solo la entrada de una fecha,
de un valor de una lista, etc.
• En la lista desplegable Datos hay una serie de opciones que permiten limitar aún más los
valores a introducir.
Por ejemplo, en el caso de los números enteros podemos establecer unos valores límite, un
máximo, mínimo, etc.
80
Una aplicación interesante es la de creación de listas desplegables.

• Para ello en Permitir selecciones “Lista”,
• En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por punto y coma.
También puede crear entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra
parte del libro. La manera más eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de
Excel (desde la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de tabla
que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos de la tabla, que es la
parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de la tabla (en este caso, Departamento), y
proporciónele un nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la columna A.
81
En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación de datos, agregue el
nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).
Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la lista, su lista de
validación de datos se actualizará automáticamente.
Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
b) Ficha Mensaje de entrada:
Mediante el título y el mensaje que escribamos aquí indicamos al operador el dato que debe
introducir.
Hay una opción activada por defecto
para mostrar el mensaje al seleccionar la
celda.
Por ejemplo, si en una casilla deseamos
introducir el número de litros de agua
que pueden haber en una piscina, y está
entre 0 y 50000 litros, podemos poner
un mensaje indicando que en esa casilla
se tiene que introducir el volumen de la
piscina que tiene que estar entre 0 y
50000 litros:
82
c) Ficha Mensaje de error:

Escribir el título y el mensaje que
mostrará Excel si el dato que
introduce el operador en la celda
no cumple la regla de validación
definida.
También podemos elegir un icono
de aviso en la lista desplegable
Estilo.
Veamos el ejemplo de la piscina
que antes se exponía:
Cuando introducimos datos en las
celdas, el mensaje entrante lo
mostrará en una pequeña ventana
flotante cerca de la celda. Si el dato
introducido en una celda incumple la regla de validación impuesta, Excel mostrará el mensaje de
error y tenemos dos opciones: cancelar la introducción del dato o reintentarlo otra vez.
Se pueden visualizar los datos erróneos mediante círculos siempre que pulsemos el botón en el
desplegable del botón Validación de datos de la ficha Datos y /o desactivar esta opción mediante el
botón.
Cuando introducimos datos en las celdas, el mensaje entrante lo mostrará en una pequeña ventana
flotante cerca de la celda. Si el dato introducido en una celda incumple la regla de validación
impuesta, Excel mostrará el mensaje de error y tenemos dos opciones: cancelar la introducción del
dato o reintentarlo otra vez.
83
Se pueden visualizar los datos erróneos mediante círculos siempre que pulsemos el botón
en el desplegable del botón Validación de datos de la ficha Datos y /o desactivar esta opción
mediante el botón
2.2.- Esquemas
La configuración de esquemas la encontramos en la Ficha Datos, en el grupo Esquema:
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un
esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno,
que está representado por un número superior de símbolos del
esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior,
representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un
esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien
para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema
de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y
columnas.
1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic
en los símbolos de esquema
adecuados.
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de
todas las filas de detalle.
3. El nivel 2 contiene las ventas totales
para cada mes en cada región.
4. El nivel 3 contiene las filas de detalle —
en este caso, las filas 11 a 13.
5. Para expandir o contraer datos en el
esquema, haga clic en los símbolos de
esquema y .
Crear un esquema de filas

1. Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo
en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas
en blanco.
2. Asegúrese de que las filas de detalle también tengan una fila de resumen: un subtotal. Haga lo
siguiente:
84
- Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal

Use el comando Subtotal que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de
cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para más información sobre
la función SUBTOTAL, vea Función SUBTOTAL.
- Insertar sus propias filas de resumen

Inserte sus propias filas de resumen, con las fórmulas, inmediatamente encima o debajo de cada
grupo de filas de detalle. Por ejemplo, debajo (o encima) de las filas de datos de ventas de marzo
y abril, use SUMA (función SUMA) para obtener el subtotal de las ventas para esos meses. En la
tabla que aparece más adelante en este tema se muestra un ejemplo.
3. Especifique si las filas de resumen están encima o debajo de las filas de detalle. En el grupo
Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Esquema.
4. Si las filas de resumen están encima de las filas de detalle, desactive la casilla Filas resumen
debajo del detalle. Si no lo están, deje la casilla tal cual.
5. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:
- Aplicar un esquema a los datos automáticamente

a) En caso necesario, seleccione una celda del rango de celdas del que desea crear un
esquema.
b) En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en la flecha de Agrupar y, a
continuación, haga clic en Autoesquema.
85
- Aplicar un esquema a los datos manualmente
Importante: Cuando agrupe manualmente niveles de

esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para
evitar agrupar las filas incorrectamente.
a) Aplique un esquema al grupo externo.

Cómo aplicar un esquema al grupo externo
▪ Seleccione todas las filas de resumen subordinadas y sus filas de detalle

relacionadas.
Por ejemplo, en los datos siguientes, la fila 6 contiene el subtotal para las filas 2 a
5, y la fila 10 contiene el subtotal para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene el total
general. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas
2 a 10.
86
▪ En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga

clic en Agrupar, en Filas y, a continuación, en
Aceptar.
Los símbolos del esquema aparecen en la
pantalla al lado del grupo.
b) Opcionalmente, aplique un esquema a un grupo interno anidado: las filas de detalle

de una sección determinada de los datos.
Cómo aplicar un esquema a grupos internos anidados (grupos de filas detalladas)
▪ Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que
contiene la fila de resumen.
En el ejemplo anterior, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6,
seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen
10, seleccione las filas 7 a 9.
▪ En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
▪ Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los
niveles que desee en el esquema.
▪ Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de

la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en cuadro Signo o en cuadro Signo -
del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic
en Desagrupar.
IMPORTANTE: Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle

están ocultos, las filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los
datos, desplácese por los números de fila visibles adyacentes a las filas
ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato,
elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.
87
Crear un esquema de columnas

1. Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene una etiqueta
en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni
columnas en blanco.
2. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la
izquierda de cada grupo de columnas de detalle. La tabla mostrada en el paso 4 siguiente le
muestra un ejemplo.
NOTA: Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener
columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias
a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo.
3. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las

columnas de detalle. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de
cuadro de diálogo Esquema.
a. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo
Esquema.
b. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles,
desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para
especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la
casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.
c. Haga clic en Aceptar.
4. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:
Aplicar un esquema a los datos automáticamente
a. En caso necesario, seleccione una celda del rango.
b. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en la flecha de Agrupar y en
Autoesquema.
Aplicar un esquema a los datos manualmente
IMPORTANTE: Cuando agrupe manualmente niveles

de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados
para evitar agrupar las columnas incorrectamente.
a. Aplique un esquema al grupo externo.
88
Cómo aplicar un esquema al grupo externo (todas las columnas excepto el total
general)
▪ Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de
detalle relacionados.
En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B
a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J
contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la
columna J, seleccione las columnas B a I.
IMPORTANTE: No incluya en la selección la columna

resumen J (los totales generales) para dicho grupo.
b. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado (grupos

individuales de columnas detalladas).
Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado (grupos de columnas detalladas)
▪ Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la

columna que contiene la fila de resumen.
89
En el ejemplo anterior, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna
resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene
una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

5. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.
6. Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la
pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada
la tecla Mayús mientras hace clic en el o para el grupo y, a continuación, en el
grupo esquema de la pestaña datos , haga clic en Desagrupar.
Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle
permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles
adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic
en Formato, elija Ocultar y mostrar y, después, haga clic en Mostrar columnas.
2.3.- Creación de tablas o listas de datos

Una lista es una estructura de datos, es decir, contiene una información y además esa información
es estructurada, y esto permite tratar los datos de modo que sea posible obtener información
relativa a los mismos. Para crear una lista de datos en Excel no se debe hacer nada especial.
No obstante es recomendable seguir las siguientes normas:
1. No situar más de una lista en cada hoja.
2. Dejar al menos una columna en blanco entra una lista y cualquier otro dato que haya en la
hoja. Esto ayuda a Excel a localizar automáticamente la lista.
3. Evitar el poner datos a la izquierda o a la derecha de la lista, porque pueden ser ocultados
durante los procesos de filtrado de información.
4. Poner etiquetas en la primera fila de la lista que identifiquen los contenidos de cada
columna.
5. Asignar un nombre a la lista. Esto facilita mucho la tarea de formulación de operaciones
contra la lista. También se pueden asignar nombres a las distintas columnas de la lista.
90
Formularios para la introducción y mantenimiento de datos

Para introducir datos en una lista podemos hacerlo de dos formas: rellenando las filas de datos una
a continuación de otra, o utilizando el formulario de Excel. Para utilizar el formulario seguir el
siguiente proceso:
1. Debemos iniciar la introducción de los datos en las celdas tecleando, al menos, la primera
fila de títulos (las cabeceras de las columnas) y una primera fila de datos.
2. Situarse (hacer clic) en cualquier celda de la lista o tabla de datos.
3. Seleccionar la ficha Insertar → Tabla, veremos el cuadro de diálogo Crear tabla. Excel
preguntará ¿Dónde están los datos de la tabla?, seleccionar los datos de la tabla pulsando
en el botón o simplemente aceptar el rango por defecto y activar la casilla. La tabla tiene
encabezados (si en la primera fila se han introducido etiquetas descriptivas).
4. Excel inspecciona la tabla y crea un área definida a modo de formulario que tiene tantos
campos como columnas tiene la tabla (y los rótulos de los campos son las cabeceras de las
columnas). En cada campo se visualiza una flecha (lista desplegable) para insertar filtros,
útiles para discriminar la información, además se puede ordenar la información contenida
en cada columna. Cada vez que introduzcamos un dato para cada campo, pulsar la tecla
<<Tab>> (tabulador), se van creando nuevas filas (registros). Para desactivar los filtros ir a la
ficha Datos y pulsar el botón Filtros.
2.4.- Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos

El comando ordenar lo encontramos en la ficha Inicio, en el grupo Modificar. También la podemos
encontrar en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar.
Ordenar una lista de datos significa cambiar el orden de las
filas. Para ello tenemos dos opciones:
A) Seleccionar una celda de la columna por la que deseamos
ordenar la lista y hacer clic en el botón Orden ascendente
para ordenar de menor a mayor, o en el botón Orden
descendente si deseamos ordenarlos de mayor a menor.
91
B) Si queremos efectuar ordenaciones por varios criterios proceder de la siguiente forma:

1. Seleccionar una celda de la tabla que deseamos ordenar.
2. Seleccionar en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, el botón Ordenar. Se visualizará
el cuadro de diálogo Ordenar.
3. Indicar el campo(s) objeto de la ordenación en el apartado Ordenar por, pudiendo agregar
nuevos campos pulsando en el botón Agregar nivel.
4. En el apartado Ordenar según, por defecto seleccionar valores (salvo que utilicemos algún
criterio de color).
5. En el apartado Criterio de ordenación, indicar ascendente, descendente o personalizada.
2.5.- Uso de filtros

Permiten seleccionar determinada información en un rango de celdas.
En la ficha Datos, activar el botón Filtro, en cada
columna se visualiza una flecha desplegable que
muestra toda la información, pudiendo mostrar u
ocultar dicha información desactivando la casilla de
verificación correspondiente. La columna(s) que tengan
introducido un filtro se destacan con un icono
característico .
Para borrar el criterio de selección o filtro pulsar el botón Borrar. Si añadimos nuevos datos a una
tabla que incluye un filtro, a la nueva información no se le aplica dicho filtro, para ello es preciso
pulsar el botón Volver a aplicar. Si queremos dejar de trabajar con filtros, pulsar de nuevo el botón
Filtro.
92
2.6.- Subtotales
Cuando queremos agrupar datos para calcular totales o subtotales, se deben ordenar previamente
los datos por la columna que tiene los datos que queremos agrupar. Y estando situado en cualquier
celda de la tabla de datos, seleccionar Subtotal de la ficha Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Subtotales.
a) En el apartado Para cada cambio en elegir la columna que tiene los datos por los que
queremos agrupar.
b) En el cuadro Usar función seleccionar la operación a realizar.
c) En la lista Agregar subtotal a: marcar las columnas a totalizar.
d) Si dejamos activada la casilla de verificación Resumen debajo de los datos, aparte de los
subtotales por grupo, Excel añadirá un total general.
Para eliminar los subtotales ya creados,

elegir en la ficha Datos, Subtotal y en el
cuadro de diálogo Subtotales pulsar el botón
Quitar todos.
93
3.- Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos

La ficha revisión permite comprobar la ortografía y gramática de la hoja, usar los comentarios, los
cuales son de utilidad en el trabajo colaborativo, y controlar los cambios que nos permitirá controlar
que celdas pueden o no modificar los otros usuarios del Excel.

Para explicar los datos de las celdas se usan los títulos de las filas y las columnas, pero esto no siempre
es suficiente. En dichas ocasiones se puede asociar un comentario a una celda para aclarar o incluso
para explicar el porqué de un cambio a otro usuario de la hoja de Excel. Para insertar un comentario
podemos:
• Pulsar el botón derecho del ratón sobre la celda, y en el menú contextual elegir Insertar
comentario. Escribir el comentario o bien.
• Ficha Revisar, grupo Comentarios, Nuevo comentario:
Aparecerá una ventana flotante en la que
podemos escribir el comentario. Una vez
introducido, al pulsar sobre cualquier otra celda
la ventana flotante desaparece.
Para ver los comentarios:

En principio, en las celdas con comentario solo aparece una marca roja, pero se puede configurar. En
el botón Archivo > Opciones > Avanzadas >
Presentación, marcamos Sólo indicadores y
comentarios al mantener el mouse (indica
que hay un comentario mediante la marca,
pero no lo leemos), o bien, Comentarios e
indicadores (muestra siempre el comentario).
94
Cuando hacemos clic sobre una celda con comentario, mostrará dicho comentario.
Modificar comentarios: Si vemos los comentarios, nos situamos en el que deseemos modificar y
aplicamos el cambio que necesitemos. Si no los vemos, nos situamos en la celda y elegir Modificar
comentario en el menú contextual.
Eliminar comentarios: Nos situamos en la celda y seleccionar en la ficha Revisar, grupo Comentarios,
el botón Eliminar o bien, Eliminar comentario en el menú contextual.
3.2.- Control de cambios de la hoja de cálculo

El control de cambios de la hoja de cálculo permite almacenar un historial, registrar los cambios o
ediciones que se realizan dentro del libro por varios usuarios. Al activar el control de cambios, se
podrán aceptar o rechazar los cambios propuestos.
Para activar el control del cambios se debe seguir el siguiente procedimiento (solo para las últimas
versiones de Excel):
Agregar botones de libro compartir a la barra de herramientas de acceso rápido
Haga clic en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
Abra la lista Comandos disponibles en: y seleccione Todos los comandos.
Desplácese por esa lista y selecciona y agregue los
siguientes elementos: Compartir libro (heredado),
Control de cambios (heredado), Proteger uso
compartido (heredado) y Comparar y combinar
libros.
Haga clic en Aceptar.
Compartir el libro pulsando el botón "Compartir libro", situado en la barra de acceso rápido.
Pulsar en el botón "Control de Cambios" y seleccionar la opción "Resaltar cambios" para resaltar
cambios a medida en que se está trabajando en la hoja de cálculo. Se muestra el cuadro de diálogo
"Resaltar cambios" donde se deberá marcar la casilla de verificación "Efectuar control de cambios al
modificar". Asimismo, se deberá marcar la casilla de verificación "Cuándo" y se podrá seleccionar en
el desplegable diferentes opciones. También se puede especificar qué usuarios podrán visualizar los
cambios marcando la casilla de verificación "Quién". La casilla de verificación "Dónde" permite
especificar sobre qué área de la hoja de cálculo se resaltarán los cambios.
En el cuadro de diálogo "Resaltar cambios" debe estar marcada la casilla de verificación "Resaltar
cambios en pantalla". Los cambios de formato no se mostrarán, únicamente los cambios de edición
de las celdas.
95
3.3.- Protección de una hoja de cálculo

Para impedir que un operador pueda introducir datos en cualquier parte, eliminar títulos, cambiarlos
o modificar los formatos simplemente tenemos que proteger la hoja. Por defecto, todas las celdas
de la Hoja de cálculo tienen un atributo que las bloquea. Pero dicho atributo no entra en acción hasta
que se protege la hoja. Por tanto, para proteger la hoja:
1) Eliminar el atributo de Bloqueada en aquellas celdas que sí pueden ser modificadas. Para
conseguirlo, seleccionar dichas celdas o rangos, en la ficha Inicio activar cualquier menú, o
bien, con el botón derecho del ratón el comando Formato de celdas…. Pulsar en la pestaña
Proteger, y desactivar la casilla Bloqueada.
2) Proteger la hoja: Seleccionar en la ficha Revisar, dentro del grupo Cambios, el botón Proteger
hoja , aparece una ventana que permite elegir los elementos a proteger, y opcionalmente,
podemos establecer una clave que impida la modificación en el cuadro de texto Contraseña
para desproteger la hoja. Pulsar Aceptar para proteger la hoja. Automáticamente el botón
Proteger hoja es sustituido por el botón Desproteger hoja para desactivar la protección de
una hoja, si hemos introducido una contraseña nos pedirá insertar la misma.
Al proteger una hoja no podemos introducir ni modificar nada que esté fuera del rango
desbloqueado. Además, al pulsar la tecla <<Tab>>, Excel nos sitúa directamente en la siguiente celda
que no esté bloqueada.
96
3.4.- Protección de un libro

Restringe el acceso al libro impidiendo cambios tanto a nivel de contenidos como de creación de
nuevas hojas y otorga permisos a determinadas personas. Para proteger un libro, pasos:
1. Activar la ficha Revisar > grupo Cambios>Proteger libro.
2. Restringir edición > Proteger
estructura y ventanas (por
defecto el acceso al libro no
tiene restricciones).
3. Aparece el cuadro de diálogo
Proteger estructura y
ventanas, activar las casillas de
verificación y escribir una
contraseña para proteger el
libro y realizar futuras
modificaciones.
4. Repetir la introducción de la
misma contraseña y pulsar
Aceptar.
5. Para desproteger el libro pulsar
el botón Proteger libro >
desactivar Proteger estructura
y ventanas. Introducir la
contraseña y aceptar.
3.5.- Libros compartidos

La funcionalidad de libros compartidos permite que varias personas trabajen en un libro al mismo
tiempo. Para ello, el libro debe ser guardado en una ubicación de red donde varias personas puedan
abrirlo.
Normalmente, cuando un libro compartido es abierto por otro usuario se informa de tal hecho y es
el propietario del libro el que puede controlar los accesos y aprobar o no los cambios que se estén
realizando.
Para compartir un libro se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Pulsar sobre el botón "compartir libro" (se encuentra situado en la barra de acceso rápido).
97
- Se muestra el cuadro de diálogo "Compartir libro" que consta de dos pestañas:

"Modificación" y "Uso avanzado". En la pestaña "Modificación" se marcará la casilla de
verificación "Use la característica anterior de los libros compartidos.....". En la pestaña "Uso
avanzado" se deberá marcar y configurar las opciones de control y actualización de cambios
en función de las necesidades o preferencias del autor o propietario del libro.
Nota.- Los libros que contienen tablas o

listas de datos no se pueden compartir.
4.- Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático

La ficha revisión permite comprobar la ortografía y gramática de la hoja, usar los comentarios, los
cuales son de utilidad en el trabajo colaborativo, y controlar los cambios que nos permitirá controlar
que celdas pueden o no modificar los otros usuarios del Excel.
4.1.- Con bases de datos

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las
características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño
de los datos o la infinidad de funciones que no están disponibles en Access.
Copiar datos de Access en Excel:
Desde Access, puede copiar datos de una vista de hoja de datos y después pegarlos en una hoja de
cálculo de Excel.
98
1. Inicie Access y abra la tabla, la consulta o el formulario que contiene los registros que desea
copiar.
2. En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista Hoja de datos.
3. Seleccione los registros que desea copiar. Si desea seleccionar columnas específicas, arrastre
los encabezados de las columnas adyacentes.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar
5. Inicie Excel y abra la hoja de cálculo en la que desea pegar los datos.
6. Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo en la que desea que
aparezca el primer nombre de campo. Para evitar que los registros copiados reemplacen los
datos existentes, asegúrese de que la hoja de cálculo no contiene datos bajo la celda en la
que va a hacer clic, ni a su derecha.
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
4.2.- Con presentaciones

1. Abrir el archivo Excel que desee vincular a la presentación en PowerPoint. Seleccione
Microsoft Excel desde el menú de inicio para abrirlo. Una vez que haya abierto Excel podrá
elegir abrir un archivo existente o crear uno nuevo.
2. Elija en donde quiere insertar el archivo Excel. En la presentación de PowerPoint, haga clic en
el campo de texto que desee insertar el archivo Excel, luego haga clic en la pestaña Insertar,
en la parte superior izquierda de la ventana para visualizar la barra de herramientas de
insertar.
3. Haga clic en Objeto. Se abrirá una pequeña ventana Insertar Objeto.
4. Haga clic en el botón “Crear desde Archivo”. Esto le permitirá insertar un archivo existente
en su presentación PowerPoint, en este caso el documento en Excel.
4.3.- Con documentos de texto

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando
Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra
de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto
(por ejemplo, .txt o .csv).
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. Seleccione Archivos de texto en el cuadro de diálogo Abrir.
3. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él. Si el archivo es un archivo
de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importación de texto. Cuando termine de realizar
los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.
99
5.- Plantillas y macros

Una macro es una serie de instrucciones de Excel que se agrupan como un único comando y permite
automatizar tareas repetitivas.
Cuando vayamos a crear una macro grabando las acciones que el usuario va realizando, debemos
tener en cuenta que solo se graban los comandos que ordena el usuario, la grabadora de macros no
registra cualquier movimiento y acción del ratón.
Si usamos el ratón para desplegar menús de los
grupos de una ficha o hacer clic en los botones de
las fichas, estas acciones sí se registran, pero si
las acciones que realizamos con el ratón son, por
ejemplo, seleccionar o mover texto u objetos en
un documento, estas acciones no las registra
(para esto podríamos utilizar una combinación
de teclas). Además, en caso de pulsar un botón
de una barra de herramientas que solo tiene dos
posibilidades, como por ejemplo cursiva, la
macro grabará que ha habido un cambio de
estado pero no sabrá si se ha activado o
desactivado, por tanto en estos casos es
conveniente desplegar el menú correspondiente
en vez de pulsar el botón de la barra de
herramientas.
5.1.- Creación y uso de plantillas

Una plantilla es un modelo predefinido que se utiliza para ayudar a realizar las Hojas de cálculo de
una forma más sencilla y rápida. Toda hoja de cálculo está basada en una plantilla obligatoriamente.
Posee los diferentes formatos, estilos, y un sinfín de particularidades. Existen muchos tipos de
documentos, tales como facturas, pedidos, informes de gastos, etc. Cada uno de estos tipos tienen
ciertas características que deben mantenerse al confeccionarlos, y una plantilla permite estandarizar
los documentos del mismo tipo además de conseguir crearlos más rápida y fácilmente.
¿Cómo utilizar las plantillas?
Las plantillas de hojas de cálculo están almacenadas en archivos con extensión .XLTX, o bien .XLTM
(plantillas con macros) en el subdirectorio de Plantillas. Las hojas de cálculo están todas basadas por
defecto en una plantilla concreta, es decir, cuando creamos una hoja de cálculo nueva siempre lo
realizamos a partir de los formatos, textos, etc., definidos en dicha plantilla. Es posible también, crear
nuevas plantillas y a su vez hojas de cálculo basadas en esas plantillas. Para utilizar las plantillas,
seleccionar el menú Archivo, comando Nuevo. Se visualizan las plantillas existentes.
100
Por defecto la primera opción es Libro en blanco, pero podemos seleccionar cualquier plantilla
disponible, ya sean Plantillas instaladas, o almacenadas en línea. Dentro del menú Nuevo tenemos
un buscados de plantillas por categorías.
¿Cómo crear una nueva plantilla?
Si usa a menudo los mismo datos o el mismo diseño en un libro, guárdelo como plantilla de manera
que pueda usar la plantilla para crear más libros en lugar de comenzar desde el principio.
Puede usar una de sus propias plantillas para crear un nuevo libro, o puede usar una de las muchas
plantillas predefinidas que puede descargarse desde Microsoft Office Online.
Guardar un libro como plantilla
1. Si guarda un libro en una plantilla por primera vez, empiece por establecer la ubicación de
plantillas personales predeterminada:
a. Haga clic en Archivo > Opciones.
b. Haga clic en Guardar y, en Guardar libros, escriba la ruta de acceso a la ubicación de
plantillas personales en el cuadro Ubicación de plantillas personales predeterminada.
c. Haga clic en Aceptar.
Una vez establecida esta opción, todas las plantillas personalizadas que guarde en la carpeta
Mis plantillas aparecen automáticamente en Personales en la página Nuevo (Archivo >
Nuevo).
2. Abra el libro que desee usar como plantilla.
3. Haga clic en Archivo > Exportar.
4. En Exportar, haga clic en Cambiar el tipo de archivo.
5. En el cuadro Tipos de archivo de libro, haga doble clic en Plantilla.
101
6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
7. Haga clic en Guardar y cierre la plantilla.
Crear un libro nuevo basado en la plantilla
Con la plantilla que ha creado anteriormente, puede crear un nuevo libro.
Nota: Como alternativa, puede buscar varias plantillas en línea en Excel y usarlos en su lugar.
1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
2. Haga clic en Personal.
3. Haga doble clic en la plantilla que acaba de crear.
Excel creará un nuevo libro basado en la plantilla.
5.2.- Grabadora de macros

Para crear una macro, seguir los siguientes pasos:
1. En el menú Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones > Pestañas principales,
activar la casilla Programador.
Seguidamente aparecerá un nuevo menú y seleccionamos el menú Programador el botón
Grabar macro.
2. Escribir el nombre de la nueva macro.

Una macro creada en un libro determinado solo puede ser usada en dicho libro. Si queremos
tener la macro siempre disponible, para cualquier libro, elige Libro de macros personal (en
vez de Este libro) en la lista desplegable Guardar macro en. Pulsar Aceptar.
En el grupo Código aparece un nuevo botón para detener en cualquier momento la macro y
otro botón , este segundo botón activa o desactiva el uso de referencias relativas. Si usamos
referencias absolutas, los pasos que vayamos dando al grabar la macro se realizarán siempre
en la misma posición de la hoja al ejecutar la macro. Activando las referencias relativas,
cuando reproduzcamos la macro, usará unas celdas relativas a las que hemos utilizado
durante su grabación.
3. Realizar las acciones que queramos grabar en la macro (por ejemplo, escribir una secuencia
de nombres).
4. Hacer clic sobre el botón Detener grabación del grupo Código.
102
5.3.- Utilización de macros
Para ejecutar una macro:

1. Seleccionar en el grupo Código el botón Macro
2. Elegir el nombre de la macro y pulsar Ejecutar.
Para eliminar una macro:

1. Seleccionar en el grupo Código el botón Macro .
2. Elegir el nombre de la macro y pulsar botón Eliminar.
103
RESUMEN
En esta unidad de aprendizaje se han visto todas las herramientas que nos faltaban para poder
manejar adecuadamente una hoja de cálculo.
En muchas ocasiones nos interesará imprimir una hoja de un libro de Excel. Para ello deberemos
tener muy claras las ideas de qué partes de la hoja de Excel se quiere imprimir así como la apariencia
que queremos que tenga la hoja al imprimirla. Hay que definir para ello el área de impresión y los
saltos de página, para asegurarnos de que el contenido que queremos que se vea en cada página sea
el correcto.
También se ha aprendido a trabajar con datos, marcando pautas para configurar las celdas de forma
que sólo un cierto rango de datos se puedan introducir en ella (creando reglas de validación de datos),
insertando filtros para ver resúmenes de datos y configurar la vista esquema.
Si queremos compartir la hoja de Excel con otros usuarios podemos emplear las herramientas de
revisión que permiten incorporar comentarios, proteger la hoja de cálculo para que sólo se puedan
modificar unas celdas específicas.
Por último se han dado pautas para crear las macros que permiten realizar una serie de tareas de
forma automática.
104
BIBLIOGRAFÍA
Multimedia.
105
Editex.
Thomson Paraninfo.
técnicas.
Mc Graw Hill.
ENLACES
106
UF0322: Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales
Índice
UA1: Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos.

Creación e inserción de datos en tablas ........................................................................................4
MAPA CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 7
1.- Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos .............................................. 8
1.1.- ¿Qué es una base de datos? ................................................................................................................................ 8
1.2.- Entrada y salida de la aplicación de base de datos .............................................................................................. 9
1.3.- La ventana de la aplicación de base de datos .................................................................................................... 10
1.4.- Elementos básicos de la base de datos .............................................................................................................. 15
1.4.1.- Tablas.......................................................................................................................................................... 15
1.4.2.- Vistas o consultas ....................................................................................................................................... 15
1.4.3.- Formularios................................................................................................................................................. 17
1.4.4.- Informes o reports ...................................................................................................................................... 17
1.5.- Distintas formas de creación de una base de datos .......................................................................................... 18
1.6.- Apertura de una base de datos .......................................................................................................................... 20
1.7.- Guardado de una base de datos ........................................................................................................................ 21
1.8.- Cierre de una base de datos .............................................................................................................................. 22
1.9.- Copia de seguridad de la base de datos............................................................................................................. 22
1.10.- Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos ............................................................ 22
2.- Creación e inserción de datos en tablas .......................................................................................... 23

2.1.- Concepto de registros y campos ........................................................................................................................ 23
2.2.- Distintas formas de creación de tablas .............................................................................................................. 24
2.2.1.- Elementos de una tabla .............................................................................................................................. 24
2.2.2.- Propiedades de los campos ........................................................................................................................ 24
2.3.- Introducción de datos en la tabla ...................................................................................................................... 30
2.4.- Movimientos por los campos y registros de una tabla ...................................................................................... 32
2.5.- Eliminación de registros de una tabla ................................................................................................................ 32
2.6.- Modificación de registros de una tabla ............................................................................................................. 34
2.7.- Copiado y movimiento de datos ........................................................................................................................ 34
2.8.- Búsqueda y reemplazo de datos ........................................................................................................................ 35
2.9.- Creación de filtros .............................................................................................................................................. 36
2.10.- Ordenación alfabética de campos ................................................................................................................... 38
2.11.- Formatos de una tabla ..................................................................................................................................... 39
2.12.- Creación de índices de campos ........................................................................................................................ 40
RESUMEN .......................................................................................................................................... 43
1
UA2: Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones.

Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas.......................................................... 44
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 47
1.- Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones ..................................... 48
1.1.- Modificación del diseño de una tabla ................................................................................................................ 48
1.2.- Cambio del nombre, eliminación y copiado de una tabla ................................................................................. 49
1.3.- Exportación de una tabla a otra base de datos ................................................................................................. 50
1.4.- Importación de tablas de otra base de datos .................................................................................................... 53
1.5.- Creación de relaciones entre tablas................................................................................................................... 54
1.5.1.- Concepto del campo clave principal ........................................................................................................... 56
1.5.2.- Tipos de relaciones entre tablas ................................................................................................................. 57
2.- Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas ............................................................. 58

2.1.- Creación de una consulta ................................................................................................................................... 58
2.2.- Tipos de consulta ............................................................................................................................................... 62
2.3.- Guardado de una consulta ................................................................................................................................. 62
2.4.- Ejecución de una consulta ................................................................................................................................. 63
2.5.- Modificar el diseño de una consulta .................................................................................................................. 63
2.6.- Consultas con parámetros ................................................................................................................................. 67
2.7.- Las consultas de resumen .................................................................................................................................. 69
2.8.- Las consultas de referencias cruzadas ............................................................................................................... 73
2.9.- Las consultas de acción ...................................................................................................................................... 80
2.10.- Consulta de datos anexados ............................................................................................................................ 84
2.11.- Consulta de eliminación ................................................................................................................................... 87
2.12.- Modificación de registros, estructura de la tabla o base de datos .................................................................. 88
2.13.- Modificación de los criterios de consulta ........................................................................................................ 90
2.14.- Eliminación de una consulta ............................................................................................................................ 90
2.15.- Impresión de resultados de la consulta ........................................................................................................... 90
RESUMEN .......................................................................................................................................... 91
2
UA3: Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas

o resultados de consultas. Creación de informes o reports para la impresión de
registros de las tablas o resultados de consultas ......................................................................... 92
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 95
1.- Creación de formularios para introducir y mostrar
registros de las tablas o resultados de consultas ................................................................................. 96
1.1.- Creación de formularios de tablas y consultas .................................................................................................. 96
1.2.- Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño ................................................... 100
1.3.- Creación de subformularios ............................................................................................................................. 103
1.4.- Almacenado de formularios ............................................................................................................................. 104
1.5.- Modificación de formularios ............................................................................................................................ 104
1.6.- Eliminación de formularios .............................................................................................................................. 104
1.7.- Impresión de formularios ................................................................................................................................ 104
1.8.- Inserción de imágenes y gráficos en formularios ............................................................................................ 106
2.- Creación de informes o reports para la impresión de

registros de las tablas o resultados de consultas ............................................................................... 107
2.1.- Creación de informes sencillos de tablas o consultas ...................................................................................... 107
2.2.- Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño ....................................................... 111
2.3.- Creación de subinformes ................................................................................................................................. 115
2.4.- Almacenado de informes ................................................................................................................................. 120
2.5.- Modificación de informes ................................................................................................................................ 121
2.6.- Impresión de informes ..................................................................................................................................... 128
2.7.- Inserción de imágenes y gráficos en informes ................................................................................................. 131
2.8.- Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto................................ 132
RESUMEN ........................................................................................................................................ 134

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 135
ENLACES .......................................................................................................................................... 136
3
UA1: Introducción y conceptos generales de la aplicación de

base de datos. Creación e inserción de datos en tablas
INTRODUCCIÓN
A lo largo de esta primera unidad de aprendizaje trataremos de ofrecer una visión amplia y clara
acerca de las opciones básicas de Microsoft Access, como son la creación de bases de datos y
configuración del programa, el diseño, gestión o la introducción de datos en tablas.
➢ Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que
permitan presentar y extraer la información.
• Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de los programas que manejan

bases de datos relacionales, refiriendo las características y utilidades relacionadas con
la ordenación y presentación de tablas, y la importación y exportación de datos.
• Identificar y explicar las distintas opciones existentes en una base de datos relacional
para la creación, diseño, visualización y modificación de las tablas.
• Describir los conceptos de campo y de registro, así como su funcionalidad en las tablas
de las bases de datos relacionales.
• Diferenciar los distintos tipos de datos que pueden ser albergados en una tabla de una
base de datos relacionales, así como sus distintas opciones tanto generales como de
búsqueda:
• Diferenciar las características que presenta el tipo de relación de una tabla, en una
relación uno a uno, uno a varios o varios a varios.
• Diseñar consultas utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.
• Conocer los distintos tipos de consultas, su creación y su uso:
• Ejecutar consultas, teniendo en cuenta las consecuencias que pueden conllevar, tales
como pérdida de datos, etc…
• Identificar la utilidad de los formularios, en el ámbito empresarial, a través de las

funciones de introducción y modificación de datos e imágenes.
4
• Crear formularios utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.
• Diferenciar los distintos tipos de formatos en los formularios en función de su uso.
• Utilizar las herramientas y elementos de diseño de formularios creando estilos

personalizados.
• Describir la importancia del manejo adecuado de la opción de informes, como una

funcionalidad de la base de datos relacionales para la presentación de datos, por la
amplia gama de posibilidades de adaptación a las necesidades del usuario o de la
entidad.
• Crear informes utilizando los diferentes métodos existentes de la aplicación.
• Diseñar los informes, según la ordenación y el agrupamiento de datos: así como su

distribución:
• Utilizar las herramientas y elementos de diseño de informes creando estilos

personalizados.
• Distinguir y diferenciar la utilidad de los otros objetos de una base de datos relacional:
• A partir de un caso práctico bien diferenciado para la creación de un proyecto de base

de datos relacional:
- Crear las tablas ajustando sus características a los datos que deben contener y
al uso final de la base de datos referencial.
- Crear las relaciones existentes entre las distintas tablas, teniendo en cuenta:
Tipos de relaciones y/o integridad referencial.
- Realizar el diseño y creación de los formularios necesarios para facilitar el uso

de la base de datos relacional.
- Realizar el diseño y creación de las consultas necesarias para la consecución

del objetivo marcado para la base de datos relacional.
- Realizar el diseño y creación de los informes necesarios para facilitar la

presentación de los datos según los objetivos marcados.
• En casos prácticos de confección de documentación administrativa, a partir de medios

y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el ámbito empresarial:
- Ordenar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo.
5
- Utilizar los manuales de ayuda disponibles en la aplicación en la resolución de

• A partir de documentos normalizados e información, convenientemente

- Combinar documentos normalizados con las tablas de datos o bases de datos

proporcionadas.
- Combinar sobres o etiquetas con las tablas o bases de datos propuestas y en

el orden establecido.

6
MAPA CONCEPTUAL
7
1.- Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos

En informática se conoce como dato a cualquier elemento informativo que tenga relevancia para
un usuario. Desde su nacimiento, la informática se ha encargado de proporcionar herramientas que
faciliten la manipulación de los datos. Antes de la aparición de las aplicaciones informáticas, las
empresas tenían como únicas herramientas de gestión de datos los ficheros con cajones, carpetas y
fichas de cartón. En este proceso manual, el tiempo requerido para manipular estos datos era
enorme. Pero la propia informática ha adaptado sus herramientas para que los elementos que el
usuario utiliza en cuanto a manejo de datos se parezcan a los manuales. Por eso se sigue hablado de
ficheros, formularios, carpetas, directorios,….
La clientela fundamental del profesional informático es la empresa. La empresa se puede entender
como un sistema de información formado por diversos objetos: el capital, los recursos humanos, los
inmuebles, los servicios que presta, etc.
Los sistemas de información actuales se basan en bases de datos (BD) y sistemas de bases de datos
(SGBD) que se han convertido en elementos imprescindibles de la vida cotidiana de la sociedad
moderna.
1.1.- ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de información relacionada y organizada con una finalidad. Unos
ejemplos típicos de datos serían una agenda de contactos con teléfonos y direcciones, un control de
almacén de productos, las ventas de loso clientes o los pedidos realizados a los proveedores.
En este manual se va a describir la creación y modificación de bases de datos empleando Access.
La ventaja de este tipo de aplicaciones es que permite en un solo archivo de bases de datos donde
se almacena todos los datos divididos por partes, denominándose a éstas Tablas. Por ejemplo, la
tabla clientes y la tabla ventas se pueden relacionar de forma que se pueda obtener información
sobre los pedidos de éstos.
Se recomienda crear una tabla para cada tipo de

información y definir las relaciones existentes entre cada
tabla, así se podrá ver los datos de varias tablas al hacer
consultas, formularios de presentación o informes.
Algunas definiciones básicas que conviene conocer antes de empezar con la unidad son:
• Tablas: Es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que
contiene normalmente una determinada categoría de información como por ejemplo,
empleados, clientes, etc.
• Consulta: La utilidad de las consultas radica en poder seleccionar registros de una o varias
tablas que cumplan unas condiciones determinadas por nosotros mismos. Por ejemplo, crear
una consulta de la tabla para mostrar los registros de una población.
8
• Formularios: Los formularios son muy útiles a la hora de introducir, mostrar o modificar los
registros de las tablas de modo que la información se vea de una forma más clara y concisa.
Por ejemplo, un formulario de la tabla con una distribución de los datos establecida por el
usuario.
• Informes: Un informe se utiliza para presentar los datos de las tablas de una manera
determinada al imprimirlos. Por ejemplo, realizar un informe para resumir e imprimir los
datos de la tabla.
• Páginas: Permite publicar datos en un tipo especial de página web para verlos y trabajar con
ellos desde Internet o Intranet.
• Macros: Una macro supone la posibilidad de automatizar de una forma rápida y sencilla una
serie de acciones que realizadas de modo normal comportarían varias acciones. Por ejemplo,
podría crear una macro para abrir un informe desde un formulario.
• Módulos: Los módulos son el lenguaje de programación de Visual Access, básicamente

contiene procedimientos, declaraciones e instrucciones que se almacenan en una sola unidad.
Es una opción para usuarios avanzados.
1.2.- Entrada y salida de la aplicación de base de datos

Para abrir la aplicación de Microsoft Access tendrá que situarse en la barra de tareas de su escritorio
y seleccionar el botón “Inicio” a continuación, selecciones “Todos los programas” y busque la carpeta
“Microsoft Office”, al hacer clic sobre ella podrá seleccionar “Microsoft Office Access”.
Al iniciarse Access se abrirá una ventana como la siguiente:
En esta ventana se puede elegir la manera de empezar a trabajar, puede ser desde una plantilla o
una base de datos en blanco.
9
Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
• Hacer clic en el botón cerrar
• Pulsar la combinación de teclas ALT + F4.

En versiones superiores a Microsoft Access 2007, se ofrece la posibilidad de ver los títulos Recientes,
los últimos archivos utilizados. Si necesitamos tener alguna base de datos siempre a la vista, podemos
anclarla a esta lista. Para esto, posicionamos el curso del mouse sobre el archivo y seleccionamos el
icono que se encuentra a la derecha. La lista admite un máximo de 25 elementos, pero podemos
especificar la cantidad que queremos visualizar.
1.3.- La ventana de la aplicación de base de datos

A continuación se reconocen los principales elementos que componen la pantalla inicial de Microsoft
Access:
En esta ventana, llamada Base

de datos, aparecen los distintos
objetos que se pueden emplear,
tablas, consultas, formularios,
informes, páginas, macros y
módulos.
10
Los elementos que podemos encontrar en esta ventana son:

Menú archivo:
Haciendo clic en el menú archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir...
Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del botón Office.
Este menú contiene dos tipos
básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se
ejecutan de forma inmediata al
hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha
del nombre del comando no
aparece nada. Por ejemplo, la
opción Guardar para guardar el
documento actual. O también, al
hacer clic en la opción puede
aparecer un cuadro de diálogo
donde nos pedirá más
información sobre la acción a
realizar como la opción abrir.
Opción con otro menú
desplegable. Por ejemplo, la
opción Imprimir para acceder a las
opciones de impresión.
Barra de acceso rápido:

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar,
Imprimir o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes
para elegir.
Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones
que iremos viendo a lo largo del curso:
11
Barra de título:
La barra de títulos muestra el nombre de la base de datos activa. Esta barra contiene en el extremo
derecho unos botones que permiten cambiar la presentación de las ventanas:
• Minimizar: Reduce al mínimo el tamaño de la ventana.
• Maximizar: Amplia al máximo el tamaño de la ventana.

• Restaurar: Devuelve al máximo el tamaño que tenía la ventana antes de ser maximizada o
minimizada.
• Cerrar: Cierra la ventana.
12
Banda de opciones:
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic
en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos
menús.
Las distintas opciones se pueden activar tanto con el teclado como con el ratón:
• Para activar una opción con el teclado, tiene que mantener pulsada la tecla “Alt” y a
continuación pulsar la letra subrayada que aparece en las distintas opciones. Por ejemplo,
pulsando “Alt + C” se abrirá la pestaña “Crear”. Para salir del modo de acceso por teclado
vuelve a pulsar la tecla ALT.
• Para realizar la operación con el ratón, sólo tiene que señalar con el puntero sobre la opción
que desea y a continuación hacer clic con el botón derecho.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
Otro tipo de menú que se pueden emplear son los menú contextuales, se activan haciendo clic, con
el botón derecho del ratón sobre algún objeto. Estos tipo de menús contienen las opciones que se
pueden utilizar con el objeto seleccionado.
Panel de objetos:
Se muestran los objetos que pertenecen a la base de datos.
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Barra de estado:
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el
estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada
momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que
estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica,
Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
Para configurar las opciones que queremos visualizar en esta barra, basta con hacer clic con el botón
derecho del mouse en un lugar vacío de esta, y activar las opciones del menú. Cuando las opciones
no están precedidas por una tilde, significa que están desactivadas.
Botón de ayuda:
Se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Introduciendo una pregunta en el cuadro de diálogo, Access
facilitará temas de ayuda relacionados.
14
1.4.- Elementos básicos de la base de datos

En este apartado se definirán con algo más de detalle los principales elementos que componen la
base de datos.
1.4.1.- Tablas
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva
toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla
Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los
números de teléfono.
En resumen, las bases de datos de Access utilizan las tablas
relacionadas para almacenar los datos sobre un tema o una
categoría determinada.
1.4.2.- Vistas o consultas
En Access existen dos tipos de vistas: “Vista hoja de datos” y
“Vista Diseño”.
Vista hoja de datos:
La Vista Hoja de datos, es similar a una hoja de cálculo de
Excel, y muestra los datos ordenados en una cuadrícula
formada por filas y columnas. Las columnas representan los
campos de la tabla, mientras que las filas son los registros de
datos almacenados en la tabla. Las tablas no son los únicos objetos que disponen esta vista. Las
consultas, y formularios disponen también de la Vista Hoja de datos.
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Movernos por la hoja de datos

Para movernos por la hoja de datos, podemos usar el ratón o el teclado. Con el ratón, hacemos clic
en cualquier celda de la hoja de datos para activarla. Con el teclado pulsamos Tab (Tabulador), o
Mayús (Shift) + Tab (Tabulador), para pasar de un campo a otro. Cuando llegamos al último campo
de la fila actual y pulsamos de nuevo Tab (Tabulador), pasamos al primer campo del siguiente
registro. Lo mismo se aplica para la combinación Mayús (Shift) + Tab (Tabulador), pasamos al último
campo del registro anterior. También podemos utilizar las teclas de movimiento (flechas) para
movernos de un campo a otro.
Para moverte entre los registros usa las teclas de navegación que se encuentra en la parte inferior de
la ventana tabla.
Añadir texto en un campo

Para añadir texto en un campo resaltado, pulsamos F2. Otra alternativa es hacer clic en el campo que
queremos modificar. Para resaltar todo el contenido del campo, pulsamos F2 de nuevo. La tecla F2
sirve como conmutador entre los modos Editar, y Resaltar. Para seleccionar todo un registro
completo, haremos clic sobre su selector de registro, que es la columna más a la izquierda de la fila
de ese registro, es decir, la columna situada justo a la izquierda del botón de expansión (el símbolo "
"). Después podríamos cortar, copiar o eliminar todo el registro de datos.
Añadir un nuevo registro
Para añadir un nuevo registro a la tabla de la base de datos, hacemos clic en la última fila de la hoja
de datos, en la que aparece la palabra (Nuevo), e introducimos los datos apropiados. También
podemos agregar una nueva fila copiando otra fila existente y seleccionando, a continuación, el
comando Pegar datos anexados dentro del comando Pegar, en el grupo Portapapeles, que se
encuentra en la Ficha Inicio.
Vista diseño:
La vista diseño nos permite crear tablas. De hecho al
seleccionar esta opción nos permite añadir los
campos de la tabla que deseemos crear.
En la ficha “Inicio”, en el submenú Ver,
seleccionamos “Vista Diseño”. De esta forma lo
primero que nos preguntará es si deseamos guardar
una tabla siempre y cuando no la hayamos guardado
antes.
A continuación se podrán añadir los campos, indicando en cada caso el tipo de datos y en caso de
que sea necesaria se podrá indicar una breve descripción de los mismos.
16
Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave
debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botón Clave principal que se encuentra
en la ficha Diseño.
1.4.3.- Formularios
Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para
una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es uno que está conectado
directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y a continuación, puede usarse para
especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos.
Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no se vincula directamente a un
origen de datos, pero que todavía contiene botones de comando, etiquetas u otros controles que
necesita para trabajar con la aplicación.
1.4.4.- Informes o reports
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base
de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de
teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de
tiempo.
17
1.5.- Distintas formas de creación de una base de datos

Las bases de datos las podemos crear como una base de datos en blanco o a partir de una plantilla,
a continuación vamos a explicar los dos procedimientos.
Para crear una nueva base de datos en blanco:
• Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en
la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
• Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
• Selecciona la opción Base de datos en blanco.
• En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de
datos basada en ella.
• Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
• Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar
ubicación.
• Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos
que estamos creando y el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde
vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el
archivo.
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Para crear una base de datos a partir de una plantilla:

Otro modo de crear una base de datos es a través de las plantillas situadas en la ventana de inicio
rápido o en la categoría Nuevo de la vista Backstage.
Al pulsar sobre una de ellas, se generará una nueva base de datos con un contenido predeterminado,
según la plantilla elegida. Cada una tiene diferentes elementos (tablas, consultas, formularios o
informes) enfocados en la tarea que gestionará.
Algunas plantillas disponibles son las siguientes:
Activos: permite registrar detalles de los activos (como, por ejemplo, la fecha de
adquisición) a través de varias tablas, informes y formularios que se crean
automáticamente. imagen por cada evento.
Contactos: posee opciones para registrar datos personales, incluyendo imágenes.
Problemas: hace posible registrar cuál es el problema, su prioridad y quién es la persona

asignada, entre otras especificaciones.
Eventos: esta plantilla es de utilidad para registrar fechas de reuniones, direcciones e,

inclusive, una imagen por cada evento.
Proyectos de marketing: posee las opciones necesarias para el registro de la entrega

de proyectos de marketing.
Administración de proyectos: permite registrar presupuestos de proyectos.
Administración de ventas: para realizar un seguimiento de las ventas.
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Tareas: permite listar las tareas pendientes, incluyendo a la persona encargada, la fecha
de comienzo y de finalización.
Alumnos: esta plantilla, como su nombre lo indica, es ideal para gestiones educativas,
ya que permite registrar datos de alumnos.
Luego de seleccionar la plantilla elegida, ingresamos un nombre y una ubicación para guardar la base
y pulsamos el botón Crear. La aplicación se conectará con Office Online para descargar la plantilla.
Este procedimiento requiere conexión a Internet y el tiempo que demore dependerá de la velocidad
de conexión. Cuando se abra la plantilla, aparecerá una advertencia de seguridad debajo de la cinta
de opciones, esto se debe a que es contenido descargado de la Web, solo debe pulsar el botón
Habilitar contenido para continuar.
Una vez descargada la plantilla, esta se convertirá en una plantilla local, y entonces podremos volver
a utilizarla aunque no tengamos acceso a Internet. En este último caso, en la ventana de inicio rápido
o al pulsar el comando Nuevo y acceder a la vista Backstage, solo se mostrarán las plantillas
disponibles sin conexión.
1.6.- Apertura de una base de datos

Hasta el momento, hemos visto cómo crear nuevas bases de datos. Ahora aprenderemos a visualizar
bases de datos existentes, para esto debemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos:
• Al seleccionar algunos de los archivos del listado Recientes, situado en la ventana de inicio
rápido, sobre el panel derecho.
• Al pulsar la opción Abrir otros archivos, situada en la ventana de inicio rápido, debajo de los
archivos recientes.
• Con el botón Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido.
• Con la opción Abrir de la vista Backstage. En el panel derecho, al pulsar Equipo/Examinar,
podremos buscar en alguna ubicación de la computadora la base de datos que necesitamos.
• Mediante un doble clic sobre el archivo de la base de datos en la ubicación donde se
encuentre guardado.
Si bien es posible abrir bases de datos creadas en versiones anteriores a la 2013, probablemente no
las visualicemos en la lista de archivos de la ventana Abrir, que aparece al pulsar el botón Examinar.
Para ver todos los archivos que se pueden abrir en el programa, debemos elegir la opción Todos los
archivos, en lugar de Microsoft Access, situada en la parte inferior del cuadro de diálogo. Por otro
lado, a través del botón Cambie la vista o Más opciones, ubicado en el extremo superior derecho del
cuadro, es posible elegir la manera en la que deseamos visualizar la lista de archivos.
20
Debemos tener en cuenta que solo podemos tener abierta una base de datos en cada instancia del
programa, es decir que no podemos abrir otra sin cerrar la que se encuentra previamente abierta.
Sin embargo, es posible abrir varias veces el programa y, en cada una de sus ventanas, abrir una base
de datos diferente.
1.7.- Guardado de una base de datos

Como vimos, al crear una base de datos es necesario asignarle un nombre y guardarla. Si después la
modificamos y queremos guardar una copia de esta, debemos ir a la ficha Archivo y seleccionar
Guardar como. Luego, en el panel derecho, presionamos Guardar base de datos como/Base de
datos de Access/Guardar como. Se abrirá un cuadro de diálogo que nos informa que se deben cerrar
todos los objetos abiertos antes de continuar y nos pregunta si queremos que Access lo haga,
respondemos Sí. En la ventana Guardar como, ingresamos un nombre para el archivo, elegimos la
ubicación donde guardarlo y pulsamos Guardar. De este modo obtenemos una copia del archivo.
Guardar objetos de una base de datos:
Los objetos de una base de datos son los diferentes elementos que permiten trabajar con la
información, como tablas, informes, formularios. Para guardarlos, dentro de la opción Guardar
como, en el panel derecho seleccionamos Guardar objeto como/ Guardar como. En el cuadro de
diálogo que se abre, elegimos la ubicación y el formato del objeto y pulsamos Aceptar. Otra
posibilidad es utilizar el comando Guardar de la barra de acceso rápido, que siempre guardará el
objeto que tenemos abierto y no la base de datos completa. También podemos almacenar el objeto
como PDF o XPS, para eso seleccionamos la opción disponible y luego, Guardar como. Ingresamos
un nombre y una ubicación y presionamos Publicar.
21
1.8.- Cierre de una base de datos

Para cerrar una base de datos podemos ingresar a la ficha Archivo y presionar la opción Cerrar.
También podemos utilizar el botón Cerrar de la ventana principal para salir por completo del
programa.
Al salir, se guardan automáticamente todos los cambios realizados en la base de datos, pero si existen
modificaciones en el diseño de un objeto desde la última vez que lo guardamos, Access nos
preguntará si deseamos guardar los cambios antes de salir. Siempre es conveniente cerrar de forma
correcta el archivo, ya que de lo contrario se pueden producir daños en la información de la base de
datos.
1.9.- Copia de seguridad de la base de datos

Debe realizar periódicamente copias de seguridad de todas las bases de datos activas para impedir
que se pierdan datos y para proteger su inversión en el diseño de la base de datos.
Si dispone de una copia de seguridad, podrá restaurar fácilmente una base de datos completa u
objetos de la base de datos seleccionados.
Si el número de registros de la base de datos aumenta con frecuencia, puede considerar la
posibilidad de archivar los datos antiguos. Archivar es un proceso que consiste en mover
periódicamente registros antiguos de una tabla de una base de datos activa a una base de datos de
archivo. En este artículo no se explica cómo archivar datos antiguos.
Si desea automatizar la creación de copias de seguridad de archivos de base de datos, puede utilizar
un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un
software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de
seguridad.
1.10.- Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos

Para restaurar una base de datos, debe disponer de una copia de seguridad de la base de datos.
Una copia de seguridad recibe a menudo el nombre de "copia válida conocida" de un archivo de
base de datos, es decir, una copia de la que está seguro de su diseño y de la integridad de sus datos.
Debe usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos de Microsoft Office Access
para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia válida conocida para restaurar una
base de datos.
Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo
USB externo de copia de seguridad.
Puede restaurar toda la base de datos o algunos de sus objetos.
Si no dispone de una copia de seguridad, existe el peligro de que se pierdan datos, se efectúen
cambios no deseados o se dañe el diseño de la base de datos. Por este motivo, debe hacer copias de
seguridad periódicamente.
22
2.- Creación e inserción de datos en tablas

Las tablas son el elemento fundamental de almacenamiento de datos en una base de datos, por ello
de su correcto diseño y organización de datos depende en gran parte el rendimiento y funcionalidad
de la base de datos.
Una tabla debe contener datos relativos a un mismo tema (P.Ej.: datos de clientes, datos de
proveedores, datos de empleados, etc.) y su estructura se divide en diferentes campos, cada
uno de los cuales recogerá una categoría de información específica que, en su conjunto,
definirán inequívocamente a cada elemento concreto.
2.1.- Concepto de registros y campos

Las tablas están compuestas por Campos y registros:
• Se puede definir el concepto “Campo” como cada uno de los elementos que componen un
registro, por ejemplo la ficha de un cliente: nombre, apellidos, domicilio, población, teléfono,
etc.
• Un Registro es el conjunto de campos relacionados entre sí, por ejemplo los datos personales
pertenecientes a un cliente forman un registro, los de otro cliente forman otro registro, etc.
• La Tabla de datos está formada por la unión de todos los registros.
23
2.2.- Distintas formas de creación de tablas

2.2.1.- Elementos de una tabla
Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son
el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que
funcionen correctamente.
En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos
por el tipo de información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo
"correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.
Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa
de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si
tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo
electrónico, dirección, teléfono, etc. (cada uno en una celda diferente).
Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de
identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario
eliminar todo el registro.
2.2.2.- Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características
generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos
para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.
24
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato y otro mientras que las
propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber
introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
Tamaño del campo:

Los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
• Byte (equivalente a un carácter) sirve para almacenar valores enteros entre 0 y 255
• Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
• Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
• Simple: para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E28 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308
• Doble para valores comprendidos entre -1.79769313486231E308 y -4.9406564541247E-324
para valores negativos, y 1.79769313486231E308 y 4.9406564541247E-324 para valores
positivos.
• ID. De réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Decimal para almacenar
valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1 (si estamos en base de datos .accdb).
Los campos Autonumérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar
tamaño.
Formato del campo:
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
25
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
Para los campos numérico y moneda, las opciones son:
• Número general: presenta los números tal como fueron introducidos
• Moneda: Presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como ser €.
• Euro: Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro
• Fijo: Presenta los valores sin separador de millares
• Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%)
• Científico: Presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/hora tienen los siguientes formatos:
• Fecha general: Si el valor es sólo una fecha no se muestra ninguna hora; si el valor es solo una
hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplo: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
• Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes
21 de agosto de 2000.
• Fecha mediana: presenta el mes con tres tipos de caracteres Ejemplo 21-Ago-2000
• Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los años 2000 y 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y
31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
• Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo 17:35:20.
• Hora mediana: Presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo 12:35 PM
• Hora corta: Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo 17:35
Los campos Si/No disponen de los formatos predefinidos Si/No. Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
• Si, Verdadero y Activado, son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
• El control predeterminado para un dato Si/No es la casilla de verificación por lo que en la
vista hoja de datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve
el efecto de la propiedad formato. SI queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control
predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad
Mostrar control elegir el cuadro de texto.
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Los campos texto y memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrán
que crear formatos personalizados.
Lugares decimales.
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Número o Moneda.
Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para
controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un
número nuevo.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón … que aparece a la derecha de la
propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad
Título. en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en
el campo si no introducirnos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor. se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la
mayoría de clientes son de la provincia Valencia. se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes.
Automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
Regla de validación: Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que
se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para
que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté
comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar
la condición puedes utilizar el generador de expresiones. Se puede utilizar esta propiedad para todos
los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico. Para ayudamos a escribir la regla de
validación tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece
a la derecha de la propiedad cuando hacernos clic en ella.
Personalizar máscaras de entrada de los campos:
Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo.
Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática mediante
el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.
La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto
y coma (:).
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Sección Descripción
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, ¡(999) 999-9999.

Primera Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la máscara de
entrada, mira la tabla que aparece a continuación.
Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al

introducir datos, Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización
Segunda literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de
teléfono) se almacenan con el valor, si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo
se almacenan los caracteres introducidos de control.
Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe
escribir u n carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puedes utilizar
Tercera
cualquier carácter: para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre
comillas (“ “).
Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción
de determinados datos (por ejemplo. el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y
que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el
tipo de datos, como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter de la máscara de
entrada.
Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres.
Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más (+) y menos (-) no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signo más y menos no permitidos).
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco

# en el modo edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más
y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

¿ Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra (A a Z, entrada opcional).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.
< Hace que todos los caracteres se conviertan en minúsculas.
28
> Hace que todos los caracteres se conviertan en mayúsculas.
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar

de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la
¡
máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo
de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por
\
ejemplo. \A se muestra sólo como A).
El Generador de Expresiones
Definición: El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir cualquier
expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos.
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La única clave
que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.
Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos será esta
pantalla:
Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validación. Así que,
normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos incluidos en la botonera de comparación.
Como puedes ver los símbolos que introducirán en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión
final) son Igual, Mayor que, Menor que y Diferente; de todas formas podemos ayudamos de los
cuadros más abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar:
Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando
la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento
seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el elemento se pegará en el campo de
texto de la Expresión.
29
Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso aún más.
Echémosle un vistazo a la carpeta Funciones.
Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que queremos que nos aparezca en
pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en
la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de
introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
Requerido: Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor sí. En caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para
todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
Permitir longitud cero: Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que
no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacios.
Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las
operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo
llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
• No: Sin índice
• Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados
(dos filas con el mismo valor en el campo).
• Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.
2.3.- Introducción de datos en la tabla

Para agregar datos en nuestra tabla tendremos que ir a la “Vista Hoja de datos”.
30
Una tabla en la vista Hoja de datos es similar a una hoja de cálculo de Excel, y puede escribir o pegar
datos en uno o varios campos, el equivalente de una celda en una hoja de cálculo.
Recuerde los siguientes puntos durante el proceso.
No es necesario guardar explícitamente los datos. Access confirma los cambios en la tabla cuando se
mueve el cursor a un nuevo campo en la misma fila o cuando se mueve el cursor a otra fila.
De forma predeterminada, los campos en una base de datos se establecen para aceptar un tipo
específico de datos, como texto o números. Debe escribir el tipo de datos que el campo está
configurado para Aceptar. Si no, Access muestra un mensaje de error:
Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de
caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir datos en un formato específico.
Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, puede escribir un único registro en la
mayoría de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede comprobar las
propiedades del campo. Para ello, consulte los pasos de Ver las propiedades de un campo de tabla,
más adelante en este artículo. Siempre puede identificar una lista multivalor porque Access muestra
una casilla de verificación junto a cada elemento de lista.
Introducir datos en una tabla
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee usar. De forma
predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos: una cuadrícula que se parece
a una hoja de cálculo de Excel.
2. Haga clic en o en caso contrario, sitúe el foco en el primer campo que desee usar y, a
continuación, escriba los datos.
3. Para desplazarse al campo siguiente en la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de
flecha derecha o izquierda o haga clic en la celda en el siguiente campo.
Al presionar TAB, de forma predeterminada, Access usa la configuración regional de Windows para
determinar si se mueve el cursor a la izquierda o hacia la derecha. Si el equipo usa un idioma que se
lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo usa
un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.
Para mover a la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección derecha o haga clic en
la celda que desee.
31
2.4.- Movimientos por los campos y registros de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. El
recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo
clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
• Para ir al primer registro de la tabla.
• Para ir al registro anterior en la tabla.
• Para ir al registro siguiente en la tabla.
• Para ir al último registro de la tabla.
• Para crear un nuevo registró que se situará automáticamente al final de la tabla.
Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
• Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
• Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.
• También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
• La tecla Tabulación traslada el cursor al campo siguiente.
• La combinación de teclas Mayúsculas + Tabulación traslada el cursor al campo anterior
• La tecla de Inicio traslada el cursor al primer campo del registro.
• La tecla Fin traslada el cursor al último campo del registro.
• Las teclas Re Pag y Av Pag trasladan el cursor al primer registro y al último de la página.
2.5.- Eliminación de registros de una tabla

La eliminación de datos obsoletos o incorrectos puede hacer que la base de datos más rápida y fácil
de usar. Por ejemplo, si se mueven datos del calendario anterior o trimestre fiscal a un conjunto de
tablas de almacenamiento en otra base de datos, puede reducir el tamaño de la base de datos de
trabajo y ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si quita datos duplicados o incorrectos, puede
reducir los costos de empresa.
32
Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Puede eliminar datos de puntos
de datos individuales de un registro, puede eliminar registros completos de una tabla y, también
puede eliminar tablas completas.
Eliminar valores individuales cuando desea que algunos o todos los puntos de datos en un espacio
en blanco de registro pero dejar de seguir el propio registro (fila) en lugar de la tabla. Eliminar un
valor de datos es relativamente fácil: seleccione el elemento o todos los datos en el campo y
presione SUPRIMIR.
Cuando se elimina un registro completo, quitar todos los datos en cada campo, así como el valor de
clave que hace que el registro sea único. Este proceso quita toda la fila de la tabla. Puede eliminar
registros individuales manualmente o puede crear consultas de eliminación quitar grandes
cantidades de registros a la vez. Si los registros que desea eliminar no están relacionados con otros
datos de la base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo.
Puede seleccionar una fila completa y presione la tecla Suprimir, o puede crear y ejecutar una
consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se va a eliminar están relacionados con
otros datos y si residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, debe realizar algunos pasos
adicionales, porque de forma predeterminada, Access no permite eliminar datos relacionados.
Además, recuerde que una vez que elimine un registro completo, no puede deshacer la eliminación.
Por este motivo, debe siempre una copia de la base de datos antes de eliminar datos.
Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar
registros completos, pero recuerde que al eliminar una tabla completa, puede romper la
funcionalidad de algunas — y posiblemente todos, de la base de datos si se quita incorrectamente la
33
tabla. Además, se pierden todos los datos de la tabla eliminada permanentemente. Por estas razones,
debe siempre una copia de la base de datos antes de eliminar una tabla.
Por último, puede eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de
base de datos relacional.
Para más información sobre cómo eliminar los registros consulte el siguiente enlace:
https://support.office.com/es-es/article/formas-de-agregar-editar-y-eliminar-registros-5e90a80c-
106d-4c55-996e-07d7200980ce?redirectSourcePath=%252fes-es%252farticle%252fEliminar-uno-o-
varios-registros-de-una-base-de-datos-002b850d-1efa-473d-9297-0994ce46c66a&ui=es-ES&rs=es-
ES&ad=ES
2.6.- Modificación de registros de una tabla

Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista formulario.
Siga uno de estos procedimientos:
• En Microsoft Office Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para agregar un nuevo
registro, elija Ir a en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Nuevo registro. Escriba los
datos y, a continuación, presione TAB para ir al siguiente campo. Al final del registro, presione
la tecla TAB para ir al siguiente registro.
• En Microsoft Office Access 2007 y posteriores, para agregar un nuevo registro, haga clic en
la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en nuevo en el Grupo de registros.
Para modificar datos de un campo, haga clic en el campo que desea editar y, a continuación, escriba
los datos.
Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que el
puntero se convierta en puntero más y, a continuación, haga clic en. Escriba los datos.
Nota: Para corregir un error de escritura, presione RETROCESO. Para cancelar

los cambios realizados en el campo actual, presione ESC. Para cancelar los
cambios en todo el registro, vuelva a presionar ESC antes de salir del campo.
Cuando se mueve a otro registro, Microsoft Access guarda los cambios.
2.7.- Copiado y movimiento de datos
El copiado y movimiento de datos ser realiza utilizando la opción

Copiar y Mover, respectivamente. Ambas están situadas en la
Ficha Inicio, Grupo Portapapeles.
34
2.8.- Búsqueda y reemplazo de datos

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access
2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja
de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer
clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio:
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge
el campo donde tenemos el cursor en ese momento. si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones.
• Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado
coincida exactamente con el valor introducido en el campo.
• Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene
por qué coincidir exactamente con él.
• Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle Buscar:
• Todos: para buscar en todos los registros de la tabla.
• Arriba: para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos
situados.
• Abajo: para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y
minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
35
Hacemos click sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el
primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda. Hacer clic
sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente
hacer clic en el botón Reemplazar del marco Buscar de la pestaña Inicio.
O bien hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña Reemplazar. Se
abrirá el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para
introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza
el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos
los valores encontrados por el de sustitución.
Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados
inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.
2.9.- Creación de filtros

El filtrado resulta útil para ver únicamente los datos que desee mostrar. Puede usar los filtros para
mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir
únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta. Mediante la aplicación de un filtro,
podrá limitar los datos de una vista sin que haya que cambiar el diseño del objeto subyacente.
Utilidad de los filtros:
La vista que se obtiene tras aplicar un filtro contiene solo aquellos registros que incluyen los valores
seleccionados, mientras que el resto de los datos permanece oculto hasta que se borra el filtro.
NOTA: Las columnas de hojas de datos y los

controles de formularios e informes enlazados
a expresiones no admiten los filtros.
Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos se aplican y se quitan fácilmente. Access 2010
contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro
depende del tipo y de los valores del campo.
36
Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado,
haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.
1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.

2. El filtro Todas las fechas del período omiten la parte correspondiente al día y al año de los
valores de fecha.
En esta vista filtrada, se verán únicamente los registros donde la parte
correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea
el mes de diciembre.
1. Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la
vista actual está filtrada por la columna Fecha de nacimiento.
2. En la vista Hoja de datos, al desplazar el mouse sobre el encabezado de columna, verá el

criterio de filtro actual.
NOTA: Al aplicar un filtro a una
columna ya filtrada, el filtro anterior
se quita automáticamente. Si bien un
campo solo puede tener un único
filtro aplicado simultáneamente, es
posible especificar un filtro diferente
para cada campo de la vista.
37
2.10.- Ordenación alfabética de campos

La forma en que están ordenados los datos puede desempeñar un papel importante a la hora de
crear un informe o formulario eficaz y fácil de utilizar. Por ejemplo, un catálogo de productos que
muestra los productos en orden alfabético o por precio de la unidad es mucho más fácil de usar que
uno que muestra los productos en un orden aleatorio.
Muchas de las listas que vemos en la vida cotidiana ya están ordenadas o nos permiten ordenarlas.
Un calendario o una agenda vienen ordenados por fecha. Por otro lado, al buscar billetes de avión o
explorar las entradas del buzón de entrada del correo electrónico, tenemos la opción de ordenar por
uno o varios campos. Podemos ordenar los billetes de avión por precio, hora de salida o línea aérea,
y las entradas del buzón del correo electrónico las podemos ordenar por remitente, asunto o fecha.
Una lista ordenada ayuda a los usuarios a revisar y encontrar lo que están buscando sin tener que
buscar en todos los datos.
Los registros de una tabla, una consulta, un formulario o un informe se pueden ordenar por uno o
varios campos. Con un trabajo de diseño mínimo, los usuarios del formulario o informe pueden elegir
cómo desean ordenar los registros.
NOTA: Una vista se puede ordenar por cualquier

campo que se muestre en la vista, excepto los
campos que contienen datos adjuntos u objetos OLE.
1. Identifique los campos por los que desee ordenar.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en alguna parte de la columna o del control
correspondiente al campo más oculto y haga clic en uno de los comandos de ordenación. Los
comandos varían según el tipo de datos del campo seleccionado.
NOTA: Al ordenar los datos de un campo que es del tipo de datos Sí/No, un valor "Sí",
"No" o "Activado" se considera "Seleccionado" y un valor "No", "Falso" o "Desactivado"
se considera "Borrado". La pantalla predeterminada de este tipo de campo es una
casilla de verificación pero puede configurarlo para que muestre un cuadro de texto o
un cuadro combinado. Si cambia la pantalla de este tipo de campo por un cuadro de
texto o combinado, se sigue ordenando aun así como "Seleccionado" o "Borrado".
38
2.11.- Formatos de una tabla

De forma predeterminada, el fondo de cada fila en una tabla de Access, es de un tono distinto a el
fondo del resto de la tabla.
El alternar el color de fila, hace que tu tabla sea más fácil de leer ofreciéndote una distinción visual
entre cada registro, y los registros directamente encima o debajo de la misma.
Cambiar el color de fila alternativo

1. Selecciona la pestaña inicio y
busca el grupo formato de texto
2. Haz clic en la flecha desplegable de
la opción “Alternar color de fila”
3. Selecciona un color en el menú
desplegable o selecciona “Sin
color”, para eliminar la alteración
del color de fila.
Modificar líneas de la cuadrícula

Otra manera en la que Access hace que tus tablas sean más fáciles de leer es añadiendo líneas de
cuadrícula que marcan los bordes de cada
celda, éstas son líneas que aparecen entre
cada celda, fila y columna de tu tabla.
Por defecto, las líneas de cuadrícula son
de color gris oscuro y aparecen en cada
lado de una celda, pero puedes cambiar
su color o esconder las líneas de
cuadrícula que desees.
Selecciona la pestaña Inicio y ubica el
grupo Formato de texto.
Haz clic en la flecha desplegable de la
opción Líneas de la cuadrícula.
39
Selecciona las líneas de la cuadrícula que te gustaría incorporar. Puedes optar por líneas de cuadrícula
horizontales entre las filas, líneas de cuadrícula verticales entre las columnas, ambos tipos de líneas
de cuadrícula o ninguna.
Opciones adicionales de formato
Para ver las opciones de formato adicionales, haz clic la flecha Formato de hoja de datos, situada en
la esquina derecha del grupo Formato de texto.
El cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, ofrece muchas opciones de formato avanzadas,
incluyendo la capacidad de modificar el color de fondo, de cuadrícula; las fronteras y el estilo de línea.
También incluye la posibilidad de ver una muestra de la tabla con las opciones de formato, para que
puedas probar distintas opciones de formato hasta que tengas tu tabla luciendo como lo deseas.
2.12.- Creación de índices de campos

Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la
página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices
internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de
cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no. Un índice es una
estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de
proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla.
Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas. y las filas se ordenarán según
los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna
40
población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden
alfabético de población.
Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna.
Dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así
sucesivamente. Por ejemplo si definimos un índice sobre las columnas provincia y población se
ordenarán los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por población. Aparecerían los
de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona. VALENCIA Benetússer, y finalmente los de VALENCIA
Oliva .
El orden de las columnas dentro de un índice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y
definimos el índice sobre población y provincia, aparecerían los de VALENCIA Benetússer, seguidos
de los ALICANTE Denia. VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado
por población y los clientes de la misma población se ordenan por el campo provincia.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas:
• Si una tabla tiene definido un índice sobre una columna Access puede localizar mucho más
rápidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna.
• Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestión también será
mucho más rápido.
Inconvenientes:
• Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco más de espacio en
disco.
• Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los
índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor.
Por estas razones no es aconsejable definir índices de forma indiscriminada.
Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la
columna sobre la cual se define el índice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u
ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir índices sobre columnas
que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla.
El Access de hecho crea automáticamente índices sobre las columnas claves principales y sobre los
campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar
filas concretas.
Cómo definir un índice
Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista
Diseño de tabla.
41
Si el índice se basa en un sólo campo

Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.
Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
• No: no tiene índice.
• Sí (Con duplicados): se define un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos
tener varias filas con el mismo valor en esa columna.
• Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos
tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
Si el índice se basa en varios campos.

Tenemos que abrir la ventana Índices con haciendo clic en el botón Índices que se encuentra en la
pestaña Diseño:
Al hacer clic sobre el aparecerá una
ventana como ésta:
En la primera columna se pone el
nombre del índice, en la segunda
columna el nombre del campo sobre
el que se basa el índice, y en la tercera
columna podemos indicar el orden (si
queremos que las filas de la tabla se
ordenen de forma ascendente o
descendente).
Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el
primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que forman el
índice.
En nuestro ejemplo tenemos dos índices definidos sobre la tabla, el índice Primary Key lo ha creado
Access cuando hemos definido el campo código como clave principal.
42
Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el índice se
podrá utilizar para recuperar los daros por orden alfabético de provincia y dentro de cada provincia
por localidad empezando por la letra z.
Para definir el índice basta realizar la misma operación que para crear campos, posicionarse en una
fila de la columna Nombre de Índice, escribir el nombre del índice, pasar a la siguiente columna y
escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega
la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado. Lo mismo para la columna
Orden (esta columna. como solo tiene dos valores posibles. Haciendo doble clic se pasa de
Ascendente a Descendente y viceversa.)
En la parte inferior tenemos las propiedades del índice:
• Principal: indica si el índice es el de la clave principal o no.
• Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Única admite valores
duplicados. Sí significa que no
• Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en el campo serán excluidas
del índice.
Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos índices utilizar la misma mecánica
que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
RESUMEN
Los sistemas de información actuales se basan en bases de datos (BD) y sistemas de bases de datos
(SGBD) que se han convertido en elementos imprescindibles de la vida cotidiana de la sociedad
moderna.
Una base de datos es un conjunto de información relacionada y organizada con una finalidad. Unos
ejemplos típicos de datos serían una agenda de contactos con teléfonos y direcciones, un control de
almacén de productos, las ventas de loso clientes o los pedidos realizados a los proveedores.
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva
toda la información o los datos.
Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para
una aplicación de base de datos.
Las tablas están compuestas por Campos y registros.
La forma en que están ordenados los datos puede desempeñar un papel importante a la hora de
crear un informe o formulario eficaz y fácil de utilizar.
43
UA2: Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de

relaciones. Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas
INTRODUCCIÓN
En la anterior unidad hemos visto cómo modificar los registros existentes y añadir otros nuevos.
Hemos trabajo tanto en Vista de datos como Vista Diseño, pero ¿cómo podemos modificar la
estructura de una tabla?
De la misma forma, hemos dicho anteriormente que Access es una base de datos relacional, que
permite crear relaciones entre diversas tablas para después obtener información de todas ellas.
¿Cómo se crean estas relaciones?
Todo esto es lo que aprenderemos en este apartado.

búsqueda:
44


personalizados.

entidad.

distribución:

personalizados.




45




proporcionadas.


46
MAPA CONCEPTUAL
47
1.- Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones
1.1.- Modificación del diseño de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo. añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una
modificación en su diseño:
• Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
• Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el
menú contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.
• Para modificar la definición de un campo:
- Posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
• Para añadir un nuevo campo:
- Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo. Situarse en uno de los
campos ya creados y hacer clic en el botón Insertar filas de la pestaña Diseño, en este
último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
• Para eliminar un campo:
- Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, o bien.
- Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo die en su extremo izquierdo

y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición
de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.
• Por último, guardar la tabla.
48
1.2.- Cambio del nombre, eliminación y copiado de una tabla

Para cambiar el nombre de una tabla tiene que hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la
tabla en cuestión, y a continuación seleccionar “Cambiar nombre”.
Antes de realizar la acción “Cambiar nombre” hay que cerrar la tabla, ya que en caso contrario nos
aparecerá el siguiente mensaje:
Si deseamos eliminar una tabla el procedimiento es similar al anterior:

1. Cerrar la tabla
2. Clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar
En el caso de querer copiar la tabla, no será necesario cerrar la tabla previamente.
49
1.3.- Exportación de una tabla a otra base de datos

Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario de una base
de datos a otro. Copiar y pegar un objeto son más fáciles, pero exportar un objeto permite más
opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de tabla y los datos de la tabla o exportar
únicamente la definición de tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los
detalles de la operación como una especificación de exportación para usos futuros.
Prepararse para la exportación
Si no está ya abierta, abra la base de datos de origen. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB.
Si el archivo está en formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o
una macro. No puede exportar formularios, informes y módulos de un archivo MDE o ACCDE.
NOTA: Si la base de datos es de solo lectura, o no tiene permisos para realizar cambios en la base de
datos, puede completar la operación de exportación, pero no puede guardar la especificación de
exportación.
Identificar el objeto que desea exportar. Si es la primera vez que va a exportar datos a una base de
datos de Access, recuerde lo siguiente:
Elemento Descripción
Puede exportar un solo objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita
Un objeto por
la operación de exportación para cada objeto o realice una operación de
operación
importación de la base de datos de destino.
Cada operación de exportación, crea un nuevo objeto en la base de datos

de destino. Si ya existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir
sobrescribir el objeto existente o especifique un nombre diferente para el
Nueva tabla nuevo objeto.
NOTA: Una operación de exportación no puede agregar registros a una
tabla existente. Para agregar registros, considere la posibilidad de crear una
consulta de datos anexados.
Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de

exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino.
Los vínculos de la tabla vinculada de nuevo a la tabla de origen original.
Exportar una tabla Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la
vinculada base de datos de ventas está vinculado a la tabla empleados en la base de
datos de nómina, la operación de exportación crea una tabla vinculada en
la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada vincula directamente
a la tabla empleados en la base de datos de nóminas.
No puede exportar una parte de un objeto o unos pocos registros

Exportar parcial
seleccionados.
50
Dado que solo puede exportar una tabla a la vez, la operación de

Relaciones exportación no copia las relaciones. Si desea importar varias tablas y sus
relaciones, abra la base de datos de destino e importe los objetos.
Puede exportar una tabla completa o simplemente la tabla definición.

Definición de tabla Exportación de la definición, crea una copia en blanco de la tabla en la base
de datos de destino.
Exportar una consulta, formulario o informe no exporta automáticamente

los orígenes de registros subyacentes. Debe exportar los orígenes de
Origen del registro
registros subyacentes; en caso contrario, la consulta, formulario o informe
no funcionarán.
Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta,

debe exportar la tabla o consulta relacionada si desea que el campo de
Campos de búsqueda destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no exportar la tabla o
consulta relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores
de búsqueda.
Al exportar un formulario o informe, subformularios y subinformes

Subformularios y incluidos en el formulario o informe no se exportan automáticamente.
subinformes Tiene que exportar cada subformulario o subinforme y subyacente a su
origen de registros por separado.
1. Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También
puede ser un archivo MDE o ACCDE. Asegúrese de que no es de solo lectura y que tiene
permisos para modificarlo.
NOTAS: Si no puede abrir la base de datos, otro usuario puede tener la base de datos abierta
en modo exclusivo. Normalmente, debe buscar ese usuario y solicitar que cerrar y volver a
abrir la base de datos en el modo normal (multiusuario).
Si la base de datos está protegida con contraseña, le pedirá que escriba la contraseña cada
vez que ejecute el Asistente para exportación o la especificación guardada.
Si desea exportar el objeto a una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco
(que no contiene las tablas, formularios o informes) antes de iniciar la operación de
exportación. Haga clic en el menú Inicio y a continuación, haga clic en nuevo.
2. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de
destino, debe decidir si desea sobrescribir la versión existente o especifique un nombre
diferente para el nuevo objeto.
Ya está listo para iniciar la operación de exportación.
51
1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en más y, a continuación, haga
clic en Base de datos de Access.
NOTA: Los comandos Exportar están disponibles

sólo cuando se abre una base de datos.
2. En el cuadro nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
52
3. En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del nuevo objeto si no desea sobrescribir
un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.
4. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar definición de la tabla y
los datos o sólo la definición.
5. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Si existe un objeto con el mismo nombre en la base de datos de destino, se le pedirá si
desea sobrescribir o especifique un nombre diferente. Haga clic en Sí para sobrescribir o
haga clic en No para volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifique un nombre que no
está en uso en la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Access exporta los objetos. Si se ha producido un error, Access muestra un mensaje de
error. En caso contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para
crear una especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.
1.4.- Importación de tablas de otra base de datos

La importación de tablas de otra base de datos es un proceso que consiste en copiar una o varias
tablas de otra base de datos. Mediante la importación se ahorra mucho tiempo, ya que no es
necesario ni realizar el diseño, ni la creación de la tabla e incluso las tablas se pueden importar ya
con datos.
Para importar tablas de otra base de datos se debe realizar el siguiente procedimiento:
• Hacer clic sobre el botón Nuevo origen de datos > desde una base datos > "Access" de la
sección "Importar y vincular" de la pestaña “Datos externos".
• Se abre el cuadro de diálogo "Obtener datos externos: Base de datos de Access". En el cuadro
deberá aparecer el "Nombre del archivo" que contiene la base de datos de la cual se
importará la tabla. Pulsando sobre el botón "Examinar", se accede a un explorador que
permite navegar hasta la carpeta que contiene dicho archivo. También, se deberá seleccionar
la opción "Importar tablas, consultas, formularios, macros y módulos en la base de datos
actual". Y a continuación, se pulsará sobre el botón "Aceptar".
53
• A continuación, se muestra el cuadro de diálogo "Importar objetos", en el que se muestran

las pestañas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Al pulsar sobre la
pestaña "Tabla", se mostrarán las tablas que contiene la base de datos. Se deberá seleccionar
la tabla que se desee "Importar" y a continuación pulsar en el botón "Aceptar".
• A continuación, se muestra un cuadro de diálogo en el que se informa del resultado correcto
o no y, en caso correcto, se pregunta si se desean guardar los pasos de importación. Si desea
guardar los pasos, porque se realice la importación de la tabla de forma regular, se marcará
la casilla de verificación "Guardar pasos de importación". En caso contrario, no se marcara.
Para finalizar el proceso, se pulsará sobre el botón "Cerrar" y se podrá visualizar en el panel
de navegación las tabla/s importadas, tanto su estructura como sus datos.
1.5.- Creación de relaciones entre tablas

Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas. En una
base de datos de escritorio de Access puede crear una relación en la
ventana “Relaciones”.
1. En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo
relaciones, haga clic en “Relaciones”.
2. Si aún no definió ninguna relación, aparece automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y las consultas de la base
de datos. Para ver únicamente las tablas, haga die en Tablas.
3. Seleccione una o varias tablas y luego haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas,
haga die en Cerrar.
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4. Arrastre un campo (normalmente, la clave principal) de una tabla al campo común (clave
externa) de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla Ctrl, haga die en cada
uno de los campos y luego arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
1. Compruebe que los nombres de campo que se muestran sean de los campos comunes de la
relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo
apropiado en la lista.
2. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad
referencial.
55
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas.

Si activó la casilla Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos.
Además, solo si activó la casilla Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa
de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo
de la línea.
Notas:
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (por lo general, los campos de clave
principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado
de estos campos debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice
único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo de un lado (por lo general, la clave principal) de la
relación debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
estar establecida en Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no deben
tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que
la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en No o Sí (Con duplicados). Cuando
un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Si quieres modificar o eliminar una relación aconsejo seguir el siguiente enlace:

https://support.office.microsoft.com/client/dfa453a7-0b6d-4c34-a128-
fdebc7e686af?redirectSourcePath=%252fclient%252fModificar-una-
relaci%2525C3%2525B3n-1387f02d-7469-4244-ad87-25abd693c0d8
1.5.1.- Concepto del campo clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona
un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos
definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un
campo.
Asignar una clave principal a un campo.
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal
Hacer clic sobre el botón Clave principal en la ficha Diseño en el grupo herramientas
Nota: Tiene que estar en la vista diseño.
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A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla. SI queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el botón Clave principal.
Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no
puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el capo/s
clave principal. Cuando intentemos insertar una fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un mensaje de error.
1.5.2.- Tipos de relaciones entre tablas

Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla
Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente
representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos.
Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal
del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado
"varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla
Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de
identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir
varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto,
para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además,
para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo
de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes
de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, que divide la relación
de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las
dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la
relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se
define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un
pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
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Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente
en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la
información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno
a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
2.- Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
2.1.- Creación de una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear
También se puede usar el “Asistente para consultas” para poder crear
la consulta con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como elegimos en el
apartado anterior.
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Veamos el proceso de creación de consulta con el Asistente:
Seleccionar la/s tabla/s de la/s que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Siguiente.
Finalmente hacer clic sobre el botón Finalizar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
Al entrar en la Vista Diseño la consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los
datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
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Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si queremos
sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre
el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadricula QBE
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadricula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos
profundizando en la explicación:
• Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
• Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
• Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
• Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero
no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos
saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para seleccionar los
alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la
misma población.
• Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por
lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y
(AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
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Añadir campos y encabezados de columna

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
• Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadricula.
• Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón
del ratón arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el botón cuando estemos sobre la
columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
• Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la
flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona
de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando
primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la
tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna
vacía de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos
utilizar el asterisco *.
Definir campos calculados: Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una
expresión o de una función.
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos
cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo
y seguido de dos puntos (:). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadricula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos
mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la
columna y cuando aparece la flecha ↓ hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo
arrastrar la columna hasta la posición deseada.
Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo
superior de la columna y cuando aparece la flecha ↓ hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la
pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl + X), desaparecerá la columna.
61
A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que
hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño. Seleccionar esa columna y
hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl + V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla
May pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas
las columnas que se encuentren entre las dos.
2.2.- Tipos de consulta

Las consultas pueden ser:
• Consultas de selección:
Son las consultas que extraer o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla
lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador
y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
• Consultas de acción:
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
• Consultas específicas de SQL:

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que
definir directamente en SQL, cosa que no es objeto de este curso.
2.3.- Guardado de una consulta

Podemos Guardar la consulta:
• Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,
• Seleccionando la opción Guardar de la pestaña Archivo .

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .
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2.4.- Ejecución de una consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien
desde el Panel de navegación.
• Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.
• Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón

Ejecutar de la pestaña Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la
tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones).
2.5.- Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
En el menú contextual seleccionar.
Ordenar las filas
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la
flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es numérico, por
orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora,
etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas
por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de
ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y así
sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir si queremos
ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad debemos tener en la
cuadrícula primero la columna provincia y después la columna localidad.
El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación distinta para
cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna,
descendente por la segunda columna.
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Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de búsqueda es una
condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los
alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia".
Para escribir esta condición en la cuadrícula debemos tener en una de las columnas de la cuadrícula
el campo población y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condición o sea
="Valencia".
Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente
el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos
campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo
queremos poner la condición precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que
poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio
= "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el
registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200,
aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el registro
aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador
Y.
Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros.
Las condiciones: A continuación te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una
condición.
Operadores de comparación:
Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra. Independientemente del
operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni
falso).
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Los operadores de comparación que podemos utilizar son:

OPERADOR SIGNIFICADO
= igual que
<> distinto que
< menor que
<= menor o igual
> mayor que
>= mayor o igual
El operador entre:
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresión Entre valor1 Y valor2
Examina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y
valor2. Normalmente la expresión será un nombre de campo.
Ejemplo:
[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrícula QBE se pondría:
Tiene la siguiente sintaxis:

Expresión In (valor1, valor2, ...)
Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre
paréntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podríamos poner la
condición Población In (’Alicante’; ’Elche’; ’Elda’; ’Onda’)
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El operador como:
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar.
Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en ’o’. En este caso hay que utilizar
el comodín * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodín y no como
el carácter asterisco. La condición sería nombre como ’*o’.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre comillas
(simples o dobles).
La sintaxis es la siguiente:
Expresión Como ’patrón’
En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrón y su
significado.
CARACTERES EN PATRÓN SIGNIFICADO
? Un carácter cualquiera
* Cero o más caracteres
# Un dígito cualquiera (0-9=
[ListaCaracteres] Un carácter cualquiera de listacaracteres
[¡ListaCaracteres] Un carácter cualquiera no incluido en listacaracteres
ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carácter,
incluyendo dígitos, los caracteres se escriben uno detrás de otro sin espacios en blanco ni comas. Por
ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrón sería: ’[agrv]*’
Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogación ?, almohadilla # y asterisco * dejan
de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres
que contienen un asterisco, el patrón sería: ’*[*]*’ en este caso el segundo * dentro del patrón no
actúa como comodín sino como un carácter cualquiera porque va dentro de los corchetes.
Si no se encierra entre corchetes, la exclamación ! representa el carácter exclamación.
El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carácter independiente
pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrón ’a]*’ permite encontrar
nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre.
La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero ("").
Se puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un guión - para
separar los límites inferior y superior del intervalo.
Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrón representa cualquier carácter comprendido en el intervalo
de la A a la Z.
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Cuando se especifica un intervalo de caracteres, éstos deben aparecer en orden ascendente (de
menor a mayor).[A-Z] es un intervalo válido, pero [Z-A] no lo es.
Se pueden incluir múltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.
El guión - define un intervalo únicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos
caracteres, en cualquier otro caso representa el carácter guión.
Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un código
postal que empieza por 46 seguido de tres dígitos cualesquiera, la condición podría ser [código
postal] como ’46###’
2.6.- Consultas con parámetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino
que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos
hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Población, la población la
introducirá el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.
Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo
introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access
considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor
del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:
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En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que
especifique que la Fecha de salida es igual al Valor a introducir, de esta manera:
¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante

escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y
no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros
de la pestaña Diseño.
En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta
donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.
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La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón

Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automáticamente el
tipo del valor introducido por el usuario.
2.7.- Las consultas de resumen

Definición:
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas
del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de resumen, también se conocen
como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza
distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de
la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta
’no resumen’ corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola
fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de
varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que
sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta
no permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan
las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila del resultado se
corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta
resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo die sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.
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En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le
indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo.
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada
a la celda como puedes ver en la imagen.
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores
contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta
de resumen ya que obtienen un ’resumen’ de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo, de la cuadrícula
como veremos más adelante pero podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en
la fila Total, de la cuadrícula la opción correspondiente a la función.
A continuación describiremos esas opciones.
• La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman
deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado será
del mismo tipo aunque puede tener una precisión mayor.
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• La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores contenidos en el
campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el tipo de dato del resultado
puede cambiar según las necesidades del sistema para representar el valor del resultado.
• La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna

indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el
resultado es nulo.
• La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el

argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
• Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no
consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto
en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los mismos con valores 0 que
con valores nulos.
• Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la
columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado
de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numérico
Mín devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mín
devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Mín devuelve
la fecha más antigua y Max la fecha más posterior.
• Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro del grupo
sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden cronológico en el que se
escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre estas opciones.
• La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos de la
columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número entero. Si la
columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un
valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de
filas por lo tanto contará también los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opción
Expresión y escribirlo así:
Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen
una única fila resultado.
• La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin
columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se realizan sobre todos
los registros del origen.
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Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los registros que
tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así formado genera una fila en el
resultado de la consulta y además todos los cálculos definidos se realizan sobre los registros de cada
grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos que indicar que
queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupándolos por el campo
Población. De esta manera la función cuenta() la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos
de la misma población).
La consulta quedaría así:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación.
• Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que
contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.
• Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar un único
grupo.
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Incluir expresiones
La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna.
Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener operandos que sean funciones de
agregado (las funciones que acabamos de ver suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...)
valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opción AgruparPor.
En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar
funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras)
pero no Max(suma(nºhoras)).
Incluir criterios de búsqueda

La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la
consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos de
Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando
previamente los de Valencia, esto se definiría de la siguiente forma:
También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde, en
este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la consulta.
Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de condición que en una
consulta normal, también se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR,
AND, NOT), existe una limitación, en la fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta
columna no es una columna de agrupación.
2.8.- Las consultas de referencias cruzadas

Introducción
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen
con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las
columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos
vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los
pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
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La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más
compacto como el siguiente:
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen
(hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para
definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la
intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la
función de agregado (la suma de importes).
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botón
Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear:
74
Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
75
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde cogerá los
datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las
Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla
utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal
para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de
referencias cruzadas. Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente
> para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente imagen.
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de
las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas,
si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la
primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botón . Al
pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cómo
quedará la consulta.
76
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habrá en el resultado de la
consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos existen en el
origen de la consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aquí sólo podemos
elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generará una columna con el valor
como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado, vemos que al seleccionar
el campo Código del libro, aparecerá en el resultado de la consulta una columna por cada valor que
se encuentre en la columna Código del libro de la tabla Editorial.
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada
fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qué tipo de
agrupación queremos.
77
Por ejemplo si hemos seleccionado el intervalo Mes, en el resultado aparecerá una columna por cada
mes del año en vez de por cada fecha distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona
inferior de la ventana.
Después de pulsar el botón Siguiente > pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la
lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuará la función de agregado. Por ejemplo hemos
seleccionado Numero Curso y la función Cuenta, por lo tanto en cada intersección tendremos el
número de cursos iniciados en ese mes con ese nº de horas.
El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta
columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me daría
el número total de cursos con el nº de horas de la fila. Para que el asistente añada esta columna
tenemos que activar la casilla Sí, incluir suma de filas.
Después de pulsar el botón Siguiente> llegamos a la última ventana del asistente que puedes ver en
la siguiente imagen:
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre también será su
título.
78
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
• Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta
• Modificar el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de consulta

donde podremos modificar la definición de la consulta.
La vista diseño
La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen
con una fila añadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente
nosotros no tendremos que cambiar el diseño, si acaso el título de las columnas que no sean
encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
79
2.9.- Las consultas de acción

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en
una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra,
modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar
la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.
A continuación te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de acción:
Consultas de creación de tabla
Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de
una consulta de selección.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada
tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y
que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También
puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de
nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creación de tabla:
• Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
• Añadimos la tabla o
las tablas de donde
vamos a sacar los
datos a grabar en la
nueva tabla.
• Diseñamos la
consulta como una
consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan
exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
• Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
• Aparecerá el
cuadro de diálogo
Crear tabla:
80
• Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base
de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará
la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de
datos con el botón Examinar....
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:
La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de
selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de
título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las
propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón de la pestaña Diseño
veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de
datos de destino la base de datos donde se creará:
81
Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver),
ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción
Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.
Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta
creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la
nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos
de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no
heredan propiedades como clave principal, índices, etc.
Consultas de actualización
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una
tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los
registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.
Para crear una consulta de actualización:
• Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
• Añadimos la tabla que queremos actualizar.
• Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula

cambia de aspecto, han desaparecido las
filas Orden: y Mostrar: por carecer de
sentido aquí y en su lugar tenemos la fila
Actualizar a: como puedes ver en el
ejemplo que te ofrecemos a continuación:
82
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas.
• En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios
de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.
• En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada
en campos del origen, también podría ser un parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando.
• Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica, el valor que
se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición de búsqueda.
Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar
los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si no se incluye criterio de búsqueda se
actualizarán todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de
búsqueda [Código postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código postal] hemos puesto nulo,
lo que significa que actualizará el campo código postal al valor nulo en los registros donde código
postal sea igual a cero.
• Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna se podrá
actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6)
• Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic
sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
• Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono ! . Al ejecutar la consulta se realizará la
actualización de la tabla.
• Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila
Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto
o las # # si el campo es de tipo fecha.
• Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa
misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo
confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por ejemplo, supongamos que
hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en él la
provincia del alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia
queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el
nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no
coincida con la provincia.
En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la fila Actualizar a:
poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo
Población.
83
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos
actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizará,
para calcular la expresión, los valores antes de la actualización. Por ejemplo queremos subir un 5%
el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería
[precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
• Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la
consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que
contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo supongamos que hemos añadido
un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el número de horas que le
quedan al alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese
campo con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les
quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que
contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que está matriculado el
alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:
2.10.- Consulta de datos anexados

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos
de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen (la tabla o tablas de donde
cogerá los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de
la consulta de creación de tabla ya que definimos una consulta de selección que permite obtener los
datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos en qué columna del destino queremos
almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de
esa consulta aparezcan los datos a insertar.
84
Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los
nuevos registros.
Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos
tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos:
y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la
tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos
con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el
árbol de carpetas la base de datos que queremos.
Por último hacemos clic sobre
el botón Aceptar y volvemos a
la ventana Diseño de consulta.
85
La ventana de diseño será parecida a la de una

consulta de selección, en ella definimos la consulta
de selección para obtener los datos a grabar en la
nueva tabla, la única diferencia es que tiene una
nueva fila Anexar a:
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo
clic sobre el botón de la
pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de
destino el nombre de la tabla destino y en Base de
datos de destino la base de datos donde se
encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en
qué campo de la tabla destino queremos dejar el
valor definido en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos
se grabe en el campo destino, este valor puede ser
un campo del origen, un valor fijo, o cualquier
expresión válida.
Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán
en el destino.
Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el valor que tenga en su
propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial
y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna
para que el sistema le asigne el valor que le toque según el contador, si por el contrario queremos
que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor
nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da un mensaje de error de
’infracciones de clave’. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Número Curso el valor de la
expresión [Código Curso] + 1000 para que no se generen códigos duplicados que ocasionarían errores
(suponiendo que los códigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en
la tabla también devuelve el mismo error.
Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de integridad referencial.
86
2.11.- Consulta de eliminación

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el
criterio de búsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminación:
• Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
• Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
• Hacemos clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y
Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el
ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se utiliza
una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la
otra tabla para el criterio de búsqueda.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de
búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qué
tabla queremos eliminar los registros. En este caso también debemos cambiar las propiedades de la
consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botón Hoja de propiedades de la
pestaña Diseño, y cambiando la propiedad Registros únicos a Sí.
87
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica un criterio de
búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa
columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia
(Dónde Población = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo
de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón ! . Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación
de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros
podemos cancelar esa eliminación.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros
siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas
las filas que tenía que borrar nos manda un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas
filas por infringir esas reglas.
2.12.- Modificación de registros, estructura de la tabla o base de datos

Usar consultas de actualización para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros
existentes. Puede considerar que las consultas de actualización como un formulario eficaz del cuadro
de diálogo Buscar y reemplazar.
Similitudes y diferencias entre buscar y reemplazar y una consulta de actualización
Igual que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización le permite:
• Especifique un valor que desea reemplazar.
• Especifique el valor que servirá como reemplazo.
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A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización le permite:
• Utilizar criterios que no dependen del valor que se va a reemplazar.
• Actualizar un gran número de registros de una sola vez.
• Cambiar registros en más de una tabla al mismo tiempo.

Restricciones en los campos que pueden actualizarse.
No se pueden usar una consulta de actualización para actualizar los datos en los siguientes tipos de
campos:
• Campos calculados: Los valores de los campos calculados no residen permanentemente en

tablas. Existen únicamente en la memoria del equipo temporal después de que Access los
calcule. Porque calcula los campos no tienen una ubicación de almacenamiento permanente,
que no puede actualizar.
• Campos de una consulta de totales o de una consulta de tabla de referencias cruzadas: Los
valores de estos tipos de consulta se calculan y no se pueden actualizar mediante una consulta
de actualización.
• Campos Autonumeración: Por diseño, los valores de campos Autonumeración cambian

únicamente cuando se agrega un registro a una tabla.
• Campos de consultas de valores y registros únicos: Se resumen los valores de dichas

consultas. Algunos de los valores representan un único registro y otros representan más de
uno. La operación de actualización no es posible que ya no se puede determinar qué registros
se han excluido como duplicados y, por tanto, no actualizar todos los registros necesarios.
• Esta limitación se aplica si utiliza una consulta de actualización o intente actualizar datos
manualmente especificando valores en un formulario o una hoja de datos.
• Campos en una consulta de unión: No puede actualizar los datos de los campos de una
consulta de unión, cada registro que aparece en dos o más orígenes de datos solo aparece
una vez en el resultado de la consulta de unión. Dado que algunos de los registros duplicados
se quitan de los resultados, Access no puede actualizar todos los registros necesarios.
• Campos que son claves principales: En algunos casos, por ejemplo, si el campo de clave
principal se usa en una relación de tabla no se puede actualizar el campo mediante una
consulta a menos que establece primero la relación que se actualicen automáticamente en
cascada.
NOTA: Cuando se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los

valores de clave externa al cambiar un valor de clave principal en una tabla
primaria. Para obtener más información sobre las actualizaciones en cascada,
vea el artículo crear, modificar o eliminar una relación.
89
2.13.- Modificación de los criterios de consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
• Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
• En el menú contextual seleccionar.
2.14.- Eliminación de una consulta

Para eliminar una consulta vaya al “panel de objetos”, seleccione la consulta que desea
eliminar(Asegúrese que la consulta está cerrada), y a continuación abra el menú contextual (botón
derecho del ratón) y seleccione la opción eliminar.
2.15.- Impresión de resultados de la consulta

Puede imprimir datos de una tabla, consulta, formulario o informe en la base de datos de Microsoft
Access. Veamos como imprimir una consulta.
1. Abra la consulta que desea imprimir.
2. En el menú archivo seleccione la opción Imprimir
3. Seleccione la impresora y establezca las opciones de impresión que necesite. A continuación
pulse el botón aceptar.
90
Con esto se imprimirá la consulta que ha seleccionado únicamente.
RESUMEN
Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario de una base
de datos a otro.
Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al
cual identifica.
Existen tres tipos de relaciones de tabla:
• Relación uno a varios.
• Relación de varios a varios.
• Relación uno a uno.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Las consultas pueden ser:
• Consultas de selección.
• Consultas de acción.
• Consultas específicas de SQL.
91
UA3: Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las

tablas o resultados de consultas. Creación de informes o reports para la
impresión de registros de las tablas o resultados de consultas
INTRODUCCIÓN
En esta última unidad de aprendizaje aprenderemos a crear, almacenar, modificar y eliminar
formularios sencillos de tablas y consultas, así como personalizarlos utilizando diferentes elementos
de diseño.
Por otro lado, veremos cómo crear, almacenar, modificar y eliminar informes o reports para la
impresión de registros de las tablas o resultados de consultas.

búsqueda:
92


personalizados.

entidad.

distribución:

personalizados.




93




proporcionadas.


94
MAPA CONCEPTUAL
95
1.- Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o

resultados de consultas
Aunque se pueden visualizar los datos de muchas maneras, un formulario proporciona la mayor
flexibilidad para ver e insertar información. Se pueden crear hasta seis tipos básicos de formularios:
1. De columnas (o de pantalla completa).
2. Tabulares.
3. Hojas de datos.
4. Formulario principal / subformulario.
5. Formularios de tabla dinámica.
6. Gráficos.
Los formularios se diferencian de las hojas de datos en que ofrecen mucha más flexibilidad para la
entrada de datos. No solamente se pueden añadir campos calculados, sino validación de datos
mejorada y controles de edición, tales como cuadros combinados, de lista o botones de comando.
Una vez generado el formulario con controles o validación mejorada de datos, se puede pasar a Vista
Hoja de datos para utilizar reglas de validación y controles tales como listas desplegables.
1.1.- Creación de formularios de tablas y consultas

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener
los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los
que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si
son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos
formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.
Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña
Crear:
96
• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el
diseño de un formulario.
• Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de
abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista
ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta,
informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del formulario.
• Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura

típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.
Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente
Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos siga los siguientes pasos:
1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del
formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
97
Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar
cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.
Creación de formularios a partir del asistente

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario.
Esta es la primera ventana:
98
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir
en él.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar
datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego
crear el formulario sobre ella.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y
pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción
de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
99
Si pulsamos en siguiente, nos solicitará el título de la tabla:
Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:
• Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edición de registros
• Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.
1.2.- Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño

El botón ver del menú vistas nos permite pasar de una vista a otra.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que se va a
describir a continuación) y la Vista Formulario que nos presenta los
datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseño.
Además disponemos de la Vista Presentación que nos permite
trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño
pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a
tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea
aproximada de cómo será su aspecto final.
100
Seleccionando la vista Diseño, el formulario tendrá la siguiente apariencia:
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio
del formulario.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno
sólo por pantalla según el tipo de formulario.
La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opción Encabezado o Pie del formulario
del menú contextual de los mismos (botón derecho del ratón).
101
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula
respectivamente, que también puedes ver en la imagen anterior del menú contextual del formulario.
A partir de la versión de Access 2010, uno de los primeros botones de diseño que podemos encontrar
es la elección del tema, en el que encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al
formulario.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles
para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. También
encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que
hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del
origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más
adelante.
Veamos con más detalle el grupo controles:

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que
llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un
botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.
102
En el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se
pueden añadir al formulario. En caso de que no veas automáticamente todos los controles, puedes
verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro que los contiene.
Controles versión
Access 2016
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic
con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú contextual elegiremos Colocar varios
controles.
A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad
de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el
botón o volvemos a seleccionar la opción del menú contextual para desactivarla.
• El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en

la imagen) al crear determinados controles se abrirá un asistente para guiarnos.
Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón .
1.3.- Creación de subformularios
Existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario principal . Una
combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una
relación uno a varios.
103
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el
subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario
principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).
1.4.- Almacenado de formularios

Para guardar un formulario sólo tendrá que seleccionar el botón guardar, de la barra de accesos
rápidos o del menú contextual clicando con botón derecho sobre la pestaña del formulario a guardar.
1.5.- Modificación de formularios

Una vez abierto un formulario podrá realizar las modificaciones que necesite desde la vista diseño
del mismo. Una vez realizadas las modificaciones no se olvide de guardar los cambios.
1.6.- Eliminación de formularios

Al igual que en el caso de las consultas, la eliminación de formularios es una actividad muy sencilla.
Sólo tiene que asegurarse de que el formulario se encuentra cerrado, a continuación, en la barra de
objetos seleccione el formulario que va a eliminar, en el menú contextual seleccione Eliminar.
1.7.- Impresión de formularios

Para imprimir un formulario siga los siguientes pasos:
• Abra el formulario que desea imprimir
• Vaya al menú archivo y después a imprimir
• Seleccione la impresora y establezca las opciones de impresión que necesite.
• Pulse aceptar.
104
En caso de que sea necesario configurar la página siga los siguientes pasos:
Use el cuadro de diálogo Configurar página para cambiar una serie de opciones de impresión,
incluidos el margen superior e inferior y si Access solo imprime los datos del informe. Access tiene
dos maneras de mostrar el cuadro de diálogo Configurar página. Puede abrirlo desde el cuadro de
diálogo Imprimir, o puede abrirlo desde la ficha Vista preliminar, que aparece al ejecutar la Vista
preliminar.
Los pasos de esta sección explican cómo mostrar el cuadro de diálogo Configurar página. Si desea
obtener ayuda sobre los comandos y opciones que incluye el cuadro de diálogo, haga clic en el botón
Ayuda y, a continuación, haga clic en el comando u opción.
Iniciar el cuadro de diálogo Configurar página desde el cuadro de diálogo Imprimir

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que
desee cambiar y haga clic en Vista preliminar.
Access abrirá el informe en la Vista preliminar.
2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño
de página, haga clic en el botón Configurar
página, situado en la esquina inferior izquierda o
derecha del grupo. La posición del botón
dependerá de la Configuración regional y de idioma de Windows.
105
3. Establezca o cambie las opciones del cuadro de diálogo, según sea necesario.
Para obtener ayuda sobre una opción, haga clic en el botón Ayuda y, a continuación, haga clic en el
campo o control para el que necesite ayuda.
1.8.- Inserción de imágenes y gráficos en formularios

La inserción de imágenes y gráficos en formularios se realiza a través de la "Vista Diseño" del
formulario:
• Para insertar imágenes se pulsará sobre el control de inserción de imágenes. Se mostrará

entonces el cuadro de diálogo "Insertar imagen", que permite navegar hasta la carpeta que
contiene el archivo en formato imagen que se insertará en la sección del formulario sobre la
que se haya hecho clic. Una vez insertada la imagen, se puede redimensionar (haciendo clic y
arrastrando con el puntero del ratón) hasta que se adapte al tamaño apropiado.
• Para insertar gráficos se deberá pulsar sobre el control de inserción de gráficos. Se ejecutará
el asistente para gráficos que va guiando paso a paso en la creación del gráfico. En la primera
pantalla se debe seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos a graficar y pulsar en
el botón "Siguiente". En la siguiente, se eligen los campos que se incluirán en el gráfico y se
pulsa sobre el botón "Siguiente". En la tercera pantalla, se selecciona el tipo de gráfico,
haciendo clic sobre el más adecuado de entre las categorías de gráficos que se muestran.
Pulsando en el botón "Siguiente", se muestra una vista previa del gráfico sobre el que se
puede realizar una redistribución de los datos que se muestran, arrastrando los campos. En
la última pantalla se tecleará el nombre del gráfico y se pulsará sobre el botón "Finalizar".
106
2.- Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o

resultados de consultas
Un informe es un elemento de la base de datos que permite organizar y presentar los datos
contenidos en tablas en un formato atractivo y de fácil compresión.
Además, los informes posibilitan la realización de cálculos y resúmenes de los datos seleccionados o
filtrados a través de consultas.
Normalmente, los informes se realizan con la finalidad de imprimirlos o distribuirlos en formato .pdf.
2.1.- Creación de informes sencillos de tablas o consultas

Conoceremos las diversas maneras de crear informes que nos brinda Access. Para comenzar,
aprenderemos a realizar informes rápidos y, luego, analizaremos cada uno de los pasos del asistente
que permite crear estos elementos en una base de datos.
En ambos casos tenemos que ingresar en la ficha Crear y utilizar las opciones del grupo Informes:
• Informe: permite crear, de forma rápida y sencilla, informes con base en el elemento
seleccionado en el Panel de navegación, ya sea una tabla, una consulta o un formulario.
• Diseño de informe: permite crear informes en su Vista Diseño.
• Informe en blanco: crea informes completamente vacíos.
• Asistente para informes: inicia el asistente mediante el cual creamos informes paso a paso.
• Etiquetas: abre el Asistente para etiquetas, que nos guiará en el proceso de creación de
etiquetas.
Informes rápidos
Access 2016 permite crear informes rápidos, que se realizan con un solo clic y se basan en la
información de la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación.
Tienen la ventaja de generarse de forma rápida y sencilla, sin tener que elegir ningún componente.
Para esto, su diseño se fundamenta en elementos predeterminados, que luego podemos modificar,
como veremos más adelante.
Para crear un informe rápido, primero seleccionamos la tabla o consulta base en el Panel de
navegación y luego pulsamos Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. Se creará un informe
sencillo, que mostrará la información del objeto seleccionado.
107
El informe creado se muestra en la Vista Presentación, para que el usuario pueda hacerle las
modificaciones necesarias.
Como mencionamos, los informes rápidos basan la distribución de la información en un estilo
predeterminado, sin embargo, podemos cambiarles la estructura y el diseño, como hicimos con otros
objetos.
Para guardarlo, pulsamos Guardar, de la barra de acceso rápido, indicamos el nombre que deseamos
asignarle y presionamos Aceptar.
Informes con el uso del asistente
Otra posibilidad para crear informes en una base de datos es mediante el asistente que nos guía
durante todo el proceso, de manera que solo debemos elegir los datos que queremos mostrar. Esto
nos ofrece una forma veloz y simple de trabajo ya que el proceso se vuelve sistemático: luego de
seleccionar las opciones requeridas en cada paso, pulsamos Siguiente para continuar, hasta llegar al
último paso, donde presionamos Finalizar y tenemos listo el informe.
Para comenzar, pulsamos Asistente para informes en la ficha Crear; se abrirá un cuadro de diálogo y
tendremos que seguir los pasos que detallamos a continuación.
1. Origen de datos
En el primer paso del asistente debemos seleccionar el origen de los datos y de los campos que se
mostrarán en el informe. Desplegamos la lista Tablas/Consultas y elegimos uno de los elementos
disponibles.
108
En Campos disponibles se mostrarán todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada.
Para agregar un campo en un informe, lo seleccionamos y pulsamos >. Si queremos añadir todos los
campos del informe, presionamos >>. Cada campo agregado se muestra en la lista Campos
seleccionados y, de esta forma, sabemos cuáles aparecerán en el informe. Si queremos eliminar
alguno de la lista, lo seleccionamos y, luego, pulsamos <.
También es posible agregar campos de diferentes tablas o consultas, es decir, podemos elegir campos
de diferente origen para añadirlos en el formulario y, de esta manera, mostrar en un solo informe los
datos de diferentes tablas o consultas. Luego, pulsamos Siguiente, para continuar con el próximo
paso.
2. Nivel de agrupamiento
El segundo paso del asistente se refiere a la posibilidad de crear niveles de agrupamiento. Podemos
agrupar la información con base en un criterio y, de esta manera, lograr una mejor visualización y
comprensión de los datos que se exponen. Por ejemplo, agrupar todas las ventas producidas por
mes; es decir, visualizaremos la ventas del mayo, junio, etcétera. Así, la información resultará más
comprensible para el usuario.
Con el botón >> agregamos todos los campos de una sola vez, como nivel de agrupamiento. Sin
embargo, recomendamos utilizar un solo campo, para que la información se muestre de manera clara
y explícita al lector.
Con el botón Opciones de agrupamiento… establecemos criterios para delimitar la manera en que
se deben agrupar los datos. Por ejemplo, cuando el campo que se usa como nivel de agrupamiento
es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir si la agrupación será por semanas, meses, años, etcétera.
109
Cada tipo de dato posee diferentes intervalos de agrupamiento. Luego de seleccionar la opción
deseada, pulsamos Aceptar.
Si necesitamos eliminar los niveles de agrupación existentes, hacemos clic en el botón <, ya que
también es posible crear informes que no posean ningún nivel de agrupamiento. Presionamos
Siguiente para continuar con el próximo paso.
3. Criterios de ordenación
A través de los criterios de ordenación, indicamos que los datos se muestren ordenados en forma
ascendente o descendente según uno, dos, tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los niveles
de agrupamiento, es decir que, si definimos un nivel de agrupamiento con base en un campo
determinado, en el paso siguiente podremos organizar la información del resto de los campos. Aplicar
criterios de ordenación es una manera de organizar la información con base en criterios de carácter
lógico.
Luego de seleccionar los campos que se utilizarán como criterios de ordenación, pulsamos los
botones Ascendente o Descendente, situados junto a cada una de las listas, para establecer el orden
de cada campo. Para continuar hacia el próximo paso, pulsamos Siguiente.
4. Distribución de datos
El próximo paso consiste en la elección de la distribución que tendrán los datos en el informe, es
decir, la manera en la que se presentarán.
En el apartado Distribución, encontramos diferentes opciones que explicamos a continuación:
• En pasos: los datos se muestran en diferentes filas con respecto al campo que se utiliza como
nivel de agrupamiento, diferenciando los datos secundarios del campo principal.
• Bloque: todos los datos se muestran en el mismo nivel, sin importar qué campos estén
establecidos como nivel de agrupamiento.
• Esquema: el campo establecido como nivel de agrupamiento se presenta en una fila sobre los
datos correspondientes a cada registro.
Al seleccionar una de las opciones, obtendremos una previsualización de la manera en que se
distribuyen.
En la misma ventana, encontramos el apartado Orientación, para establecer la orientación de la hoja
del informe. Podemos elegir las opciones
• Vertical u Horizontal. Debemos tener en cuenta que la orientación se refiere a la hoja del
informe y no a su contenido, es decir que los datos que presente el informe siempre estarán
en la misma orientación. Para continuar con el asistente, presionamos Siguiente.
110
5. Finalización del asistente

En el último paso del asistente, tenemos que ingresar el nombre que le asignaremos al informe para
identificarlo y la vista en la cual lo crearemos. Podemos elegir entre la vista previa o en la Vista
Diseño, la primera nos presentará el informe y la segunda nos permitirá realizar modificaciones en la
estructura y el formato del elemento.
Presionamos Finalizar y se creará el informe con todas las características elegidas en cada uno de los
pasos.
Al activar la opción Vista previa del informe, visualizaremos el informe y se activará la ficha Vista
preliminar.
2.2.- Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño

Una vez que hayamos creado un informe podemos editarlo desde la vista diseño en la que podremos
darle la apariencia que deseemos al informe.
Vistas de los informes
Al igual que el resto de los elementos de una base de datos, los informes poseen diferentes vistas, a
la que podemos acceder desde Inicio/Ver o desde la Barra de tareas.
• Vista Informes: se muestran los datos

del informe con la fecha de creación y
el número de páginas, es posible
seleccionar los datos.
• Vista Preliminar: presenta el informe

tal cual será impreso y posee la ficha
Vista Preliminar, para configurar la
impresión del informe.
• Vista Presentación: posibilita acceder

a los controles que conforman el
informe y a los datos en forma
simultánea.
• Vista Diseño: permite acceder a

todos los controles del informe para
modificar o personalizar su diseño.
111
Secciones de un informe
A través de la Vista Diseño, podemos realizar modificaciones en cada uno de los controles del informe
o en cada una de sus secciones.
Al igual que los formularios, los informes se componen de diferentes controles que se crean de
manera automática y que muestran, de forma predeterminada, seis secciones:
• Encabezado del informe.
• Encabezado de página.
• Encabezado Fecha de la venta.
• Detalle.
• Pie de página.
• Pie del informe.
La sección Encabezado Fecha de la venta se refiere al campo asignado como nivel de agrupamiento.
La modificación de los tamaños de cada control se realiza igual que en los formularios (Capítulo 9),
de manera que también podremos acceder a sus propiedades y personalizarlos: insertar logotipos,
elegir la fuente de los controles, modificar los colores, etcétera. Con respecto al ancho y alto de cada
sección, debemos hacer clic sostenido sobre cada borde inferior o derecho para modificarlos, al igual
que hicimos con los formularios.
Por otra parte, tanto los formularios como los informes poseen la ficha contextual Diseño, que desde
la Vista Presentación, permite insertar controles y cambiar su apariencia.
Desde la Vista Diseño podemos modificar el tamaño de los controles y de las secciones.
112
Encabezado de informe
El Encabezado de informe se ubica en la parte superior de la primera página. En él se encuentran los
datos que se mostrarán una sola vez en el informe. De manera predeterminada, se presenta el
nombre de la tabla o consulta que le dio origen, pero podemos realizar modificaciones sobre él. Para
cambiar el texto que muestra el control etiqueta, hacemos doble clic sobre ella o utilizamos la
propiedad Título de la Hoja de Propiedades.
Cuando los informes poseen muchos registros, se distribuyen en diferentes páginas, con el objetivo
de mostrar todos los datos almacenados en los campos que elegimos durante su creación.
En cambio, todos los elementos del Encabezado de informe solo se presentarán en la primera de las
páginas. Por lo tanto, la información que contiene esta sección suele ser la carátula del contenido del
informe.
Encabezado de página
En el Encabezado de página se colocan los datos que se deben mostrar al comienzo de cada página.
Por lo tanto, su contenido se repite en todas las páginas que forman parte del informe y esto permite
que el lector pueda reconocer fácilmente la ubicación de una página a lo largo de un informe extenso.
Uno de los usos más frecuentes de esta sección es la inclusión del nombre de cada campo que
participa en el informe, ya que esto hace que el usuario visualice y comprenda mejor los datos que
preceden a los títulos de los campos.
Para quitar un elemento de esta sección, debemos tener en cuenta que cada nombre del campo está
relacionado con la información a la cual se refiere. Por lo tanto, al borrar un controletiqueta, también
se eliminarán los controles que tenga asociados. Por ejemplo, si suprimimos una etiqueta llamada
Fecha de la venta, también se borrará el cuadro de texto que muestra los datos referentes al campo
Fecha de la venta. Lo mismo sucederá al modificar el ancho de los controles de esta sección: cambiará
el ancho de los demás controles asociados.
Detalle
La sección Detalle es la que ocupa la mayor parte de un informe y posee todos los controles
referentes a los datos que se muestran. Los elementos que la integran se repetirán tantas veces como
registros existan en la tabla o consulta que le dio origen al informe. La distribución de los controles
dependerá de la organización elegida durante el proceso de creación.
En la Vista Diseño, veremos solo una fila que se corresponde con los campos que participan en el
diseño del informe, cuando vamos a la Vista Presentación, Preliminar o Informe, veremos cada uno
de estos controles repetidos tantas veces como sea necesario, es decir, tantas veces como registros
existan en el origen de los datos.
Pie de página
En la sección Pie de página de los informes, debemos colocar aquellos controles que deseamos que
se muestren al final de cada una de las páginas. Por lo general, se utiliza para insertar números de
página y la fecha actual, ya que esta información se crea de manera predeterminada al realizar el
113
informe. En la sección Vista Preliminar podemos observar la fecha actual y el número de página, que
se insertan por defecto.
La función =Ahora() se refiere a la fecha actual, configurada en el sistema en el momento de abrir el
informe. Es posible aplicar esta función a otro control que no sea una etiqueta. Por ejemplo, podemos
hacer un cuadro de texto que muestre la misma información. Para ello, creamos el control,
accedemos a sus propiedades y escribimos la función en la propiedad Origen del control. Por ejemplo,
si queremos mostrar la hora actual, tenemos que emplear =Hora().
Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma predeterminada presenta el número de página actual
y número de páginas totales.
Sin embargo, podemos escribir la función =[Page] para mostrar solo el número de la página actual o
si deseamos mostrar solo el número total de páginas, escribimos =[Pages].
Todo el texto que queramos mostrar de forma literal en un control deberá estar encerrado entre
comillas (“”) y unido con el signo ampersand (&). Por ejemplo, para mostrar el texto La fecha actual
es seguido de la fecha actual, tenemos que ingresar la siguiente sintaxis en la propiedad
Origen del control: =”La fecha actual es” & Ahora().
Por último, debemos tener en cuenta que la propiedad Origen del control es la que representa el
contenido que mostrarán los controles.
Por esta razón, en la Vista Diseño visualizaremos la función que hemos asignado al control mientras
que, en el resto de las vistas, encontraremos el dato actualizado, es decir el resultado de la función.
Pie del informe
En el Pie del informe debemos colocar toda la información que se mostrará al final de la última
página. Es decir que no se repetirá en cada una, sino que únicamente se presentará en la última. Su
funcionamiento es similar al encabezado de página, con la diferencia de que se ve al final del informe.
Access no muestra un espacio que
se corresponda con esta sección,
solo presenta su título; sin
embargo, podemos situar el cursor
sobre el borde inferior de la
sección y luego hacer un clic
sostenido con el botón principal
del mouse hacia abajo para
visualizarla. A continuación,
podremos agregarle diversos
elementos o controles como
hicimos en el encabezado.
114
2.3.- Creación de subinformes

Cuando trabaja con datos relacionales (donde los datos relacionados están almacenados en
diferentes tablas), a menudo necesita ver información de más de una tabla o consulta en el mismo
informe. Por ejemplo, desea ver los datos del cliente y también desea ver la información sobre los
pedidos del cliente. Los subinformes son una herramienta útil porque permiten mostrar de manera
lógica y legible la información de los pedidos en el informe con la información del cliente. Microsoft
Office Access incluye muchas formas de ayudar a crear rápidamente subinformes.
Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos
debe servir como informe principal que contiene el otro informe. Un informe principal es
dependiente o independiente. Un informe dependiente es que puede mostrar datos y tiene una tabla
consulta o instrucción SQL especificada en la propiedad Origen del registro . Un informe
independiente es uno que no está basado en una tabla, consulta o instrucción SQL (es decir, la
propiedad Origen del registro del informe está vacía).
Ejemplo de un informe principal independiente con dos subinformes no relacionados

Un informe principal independiente no puede mostrar datos propios, pero puede servir como
informe principal para los subinformes no relacionados que se van a combinar.
1. El informe principal independiente

contiene dos subinformes.
2. Uno de los subinformes resume las
ventas por empleado.
3. El otro subinforme resume las
ventas por categoría.
115
Ejemplo de un informe principal y subinforme enlazados al

mismo origen de registros
Puede utilizar el informe principal para mostrar registros de
detalle, como cada venta de un año y, a continuación, utilizar
un subinforme para mostrar información de resumen, como las
ventas totales de cada trimestre.
1. El subinforme resume las ventas anuales por trimestre.
2. El informe principal muestra las ventas diarias.
Ejemplo de un informe principal y subinforme enlazados al

mismo origen de registros
Puede utilizar el informe principal para mostrar registros de
detalle, como cada venta de un año y, a continuación, utilizar un
subinforme para mostrar información de resumen, como las
ventas totales de cada trimestre.
1. El subinforme resume las ventas anuales por trimestre.
2. El informe principal muestra las ventas diarias.
Pasos para crear un subinforme
Si el subinforme se puede vincular al informe principal, asegúrese de que los orígenes de registros
subyacentes están relacionados antes de utilizar el procedimiento siguiente.
Utilizar el Asistente para subinformes para crear un subinforme
1. Abra el informe que desee utilizar como informe principal en la vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo controles, asegúrese de que de Utilizar asistentes para

controles está seleccionada.
3. En la ficha Diseño, en el grupo controles, haga clic en Subformulario/subinforme .

4. En el informe, haga clic en el lugar donde desee colocar el subinforme.
5. En la primera página del Asistente para subinformes, si desea crear un nuevo subformulario
o subinforme y basarlo en una tabla o consulta, haga clic en Usar tablas y consultas existentes.
Si hay un informe o formulario existente que desee utilizar como subinforme, haga clic en
Usar un formulario o informe existente, seleccione el informe o formulario en la lista y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
116
6. Si eligió Usar un formulario o informe existente en la página anterior del asistente, omita
este paso y vaya directamente al paso 7. De lo contrario, en la lista Tablas/Consultas,
seleccione la tabla o consulta que contenga los campos que desee incluir en el subinforme y,
a continuación, haga doble clic en los campos que desee en la lista Campos disponibles para
agregarlos al subinforme.
117
Si piensa vincular el subinforme al informe principal, no olvide incluir los campos que se van a utilizar
para crear el vínculo, incluso si no desea que se muestren. Normalmente, el campo de vinculación es
un campo Id. En la ilustración anterior, la tabla Pedidos es el origen de registros del subinforme, y la
tabla Clientes es el origen de registros del informe principal. Dado que la tabla Pedidos está
relacionada con la tabla Clientes por el campo Id. de cliente, ese campo se agrega a la lista Campos
seleccionados.
NOTA: Puede incluir en el informe campos de varias tablas y

consultas. Cuando termine de agregar campos de una tabla,
seleccione la siguiente tabla o consulta en la lista Tablas/Consultas
y, a continuación, agregue los campos que desee.
Haga clic en Siguiente para continuar.

7. En esta página del asistente, se determina cómo se va a vincular el subinforme al informe
principal. Si Access encuentra campos que parecen apropiados para vincular el subinforme al
informe principal, el asistente mostrará una lista de posibles sugerencias de vinculación.
Puede seleccionar la sugerencia de vinculación que más se ajuste a su caso, o bien, si no desea
vincular el subinforme al informe principal, seleccione Ninguno. Si desea vincular el subinforme al
informe principal pero ninguna de las sugerencias parece apropiada, haga clic en Definir la mía
propia.
118
NOTA: Si el asistente no encuentra campos apropiados para la

vinculación, no proporcionará una lista de sugerencias de vinculación y
seleccionará automáticamente la opción Definir la mía propia.
Cuando está seleccionada la opción Definir la mía propia, el asistente muestra dos conjuntos de
listas.
• Bajo Campos del formulario/informe, seleccione los campos del informe principal que desee
utilizar para vincular el informe principal al subformulario o subinforme. Puede seleccionar
hasta tres campos y cada campo seleccionado debe coincidir con un campo relacionado en el
origen de datos del subformulario o subinforme.
• Bajo Campos del subformulario/subinforme, seleccione los campos correspondientes del

subformulario o subinforme que están vinculados a los campos seleccionados del informe
principal.
• Para no vincular el subformulario o subinforme al informe principal, asegúrese de que todas

las listas estén vacías.
Haga clic en Siguiente para continuar.
119
8. En la última página del asistente, escriba un nombre para el subformulario o subinforme, o

bien, haga clic en Finalizar para aceptar el nombre predeterminado.
Access agrega un control de subinforme al informe y enlazar el control (es decir, Establece la
propiedad del control Objeto de origen ) como sigue:
• Si seleccionó Usar un formulario o informe existente en la primera página del asistente, Access
enlaza el control de subinforme al informe o formulario que haya especificado.
• Si seleccionó Usar tablas y consultas existentes en la primera página del asistente, Access crea
un nuevo objeto de informe en el panel de exploración y, a continuación, enlaza el control de
subinforme a ese objeto. El nombre del nuevo objeto de informe es igual que el nombre
escrito en la última página del asistente.
2.4.- Almacenado de informes

El almacenado de informes es el proceso mediante el cual se guarda un informe tras su creación.
Para proceder a guardar un informe por primera vez (o bien después de realizar alguna modificación),
se deberá pulsar sobre el botón "Guardar" que se
encuentra en la barra de herramientas de acceso
rápido. Se mostrará el cuadro de diálogo "Guardar
como". En el cuadro de texto "Nombre del
formulario" deberemos teclear el nombre del
formulario.
120
2.5.- Modificación de informes

Los informes se pueden modificar tanto desde la vista presentación como desde la vista diseño.
2.5.1.- Modificación de informes desde la vista presentación
Vista presentación es la vista más intuitiva para modificación de informes y se puede usar para casi
todos los cambios que desee realizar en un informe en Access.
En la vista Diseño, el informe se está ejecutando, para que pueda ver los datos como aparecerá al
imprimirlo. Sin embargo, también puede realizar cambios en el diseño del informe en esta vista. Dado
que puede ver los datos mientras está modificando el informe, es una vista muy útil para establecer
el ancho de columna, agregar niveles de agrupamiento, o realizar casi cualquier otra tarea que afecta
a la apariencia y legibilidad del informe.
Cambiar el ancho de columna o campo:

1. Haga clic en un elemento de la columna que desee ajustar.
Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.
2. Arrastre el límite derecho o izquierdo del borde hasta que la columna tenga el
ancho que desea.
121
Cambiar el alto de fila o campo:

1. Haga clic en un elemento de la fila que desee ajustar.
2. Arrastre el límite superior o inferior del borde hasta que la fila tenga el alto que
desea.
Agregar un campo:
• En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. En

la ficha formato, en el grupo controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Se muestra la lista de campos disponibles. Si hay campos disponibles en otras tablas, éstos se
mostrarán con mostrar todas las tablas.
• Arrastre un campo de Lista de campos sobre el informe. Al mover el campo, un área resaltada
indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.
Descripción de los diseños de controles:
Los diseños de controles son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para
proporcionar a los informes un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseño de controles es
como una tabla donde cada celda contiene un control. Los siguientes procedimientos le indican cómo
se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los diseños de controles.
Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados.
• En los diseños de controles tabulares, los controles están organizados en filas y columnas, al
igual que en una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles
tabulares siempre se expanden en dos secciones de un informe; en cualquier sección que
haya controles, las etiquetas estarán en la sección de arriba. En la siguiente ilustración se
muestra un diseño de control tabular básico.
122
• En los diseños apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver
en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños
apilados están siempre incluidos en una única sección del informe. En la siguiente ilustración
se muestra un diseño de control apilado básico.
Puede contar con varios diseños de controles de distintos tipos en un informe. Por ejemplo, puede
tener un diseño tabular para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseños apilados
debajo donde se incluyan más datos del mismo registro.
Crear un nuevo diseño de control:
Access crea automáticamente diseños de control en columnas en las siguientes circunstancias:
• El usuario crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear.
• El usuario crea un informe nuevo haciendo clic en Informe en blanco en el grupo Informes de
la ficha Crear y por último, arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el informe.
En un informe existente, puede crear un nuevo diseño de controles siguiendo este procedimiento:
1. Seleccione un control que desee agregar al diseño.
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y
proceda a seleccionarlos.
• En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Tabular o en Apilado.
• Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y haga clic
en Tabular o Apilado.
123
Cambiar un diseño de controles del formato tabular al apilado y viceversa

Para cambiar un diseño entero de un tipo de diseño a otro:
• Seleccione el diseño de controles haciendo clic en el selector de diseño naranja situado en la

esquina superior izquierda del diseño.
Se seleccionarán todas las celdas del diseño.
• Siga uno de estos procedimientos:
- En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, elija el tipo de diseño que desee
(Tabular o Apilado ).
- Haga clic con el botón secundario en el diseño de controles, elija Diseño y, a
continuación, haga clic en el tipo de diseño que prefiera.
Access reorganiza los controles en el tipo de diseño que usted seleccione.
Dividir un diseño de controles en varios diseños
Puede dividir un diseño de controles en varios diseños siguiendo este procedimiento:
1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los controles que desee mover hasta el
nuevo diseño de controles.
• En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño que
desee para el nuevo diseño (Tabular o Apilado).
• Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y, a
continuación, haga clic en el tipo de diseño que prefiera para el nuevo diseño.
Access crea el nuevo diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.
Organizar los controles en un diseño de controles
• Puede mover un control dentro de un diseño de controles arrastrándolo hasta la ubicación
que desee. A medida que arrastra el campo, una barra horizontal o vertical indica dónde se
colocará la columna al soltar el botón.
• Puede mover un control de un diseño de controles a otro del mismo tipo.
Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseño de control existente:
Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Una barra horizontal
o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón.
124
Para agregar controles existentes a un diseño de controles existente:

1. Seleccione el primer control que desee agregar al diseño de controles.
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y
proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños
de controles.
• Si el informe está abierto en la Vista Diseño, arrastre los campos seleccionados hasta el
diseño. Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el
botón.
• Si el informe está abierto en la Vista Presentación:
o En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño
al que está realizando la adición. Si la adición la efectúa a un diseño tabular, haga
clic en Tabular; en cambio, si es a un diseño apilado, haga clic en Apilado.
Access crea el nuevo diseño y le agrega los controles seleccionados.
o Arrastre el nuevo diseño hasta el diseño existente. Una barra horizontal o vertical
indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.
Eliminar controles de un diseño de controles
Eliminar un control de un diseño de controles permite colocarlo en cualquier parte del informe sin
que ello repercuta en la posición de los demás controles.
• Seleccione el control que desee eliminar del diseño. Para seleccionar varios controles,
mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione los controles que desee
eliminar. Para seleccionar todos los controles del diseño, haga clic en el cuadro del selector
del diseño situado en la parte superior izquierda del diseño.
• Siga uno de estos procedimientos:
o En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Eliminar .

o Haga clic con el botón secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseño y,
después, haga clic en Eliminar.
Access elimina los controles seleccionados del diseño.
SUGERENCIA: Para evitar que un control que se inserta en un

diseño de control al moverlo, mantenga presionada la tecla
CTRL y, a continuación, arrastre el control hasta donde desee.
125
Eliminar un campo o una columna

1. Haga clic en el campo o en la columna que desea eliminar, o bien haga clic en la etiqueta o
encabezado de columna.
Access dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que está seleccionado.
2. Presione SUPRIMIR.
Cambiar la configuración de la página
Use el grupo Diseño de página de la ficha Configurar página para cambiar el tamaño, la orientación,
los márgenes, etc.
1. Haga clic en la ficha Página.
2. En la etiqueta configurar página haga clic en Tamaño para seleccionar un tamaño de
papel diferente.
3. Haga clic en Vertical u Horizontal para cambiar la orientación del papel.
4. Haga clic en Márgenes para realizar ajustes en los márgenes del informe.
Cambiar el formato de un campo
1. Seleccione el campo al que desea dar formato.
2. En la ficha formato, use las herramientas del grupo fuente para aplicar el formato que desee.
Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control)
1. Haga clic en la columna o en el campo en el que desea cambiar el origen del control.
2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla.
3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad OrigenDelControl
(ControlSource)en el nuevo campo. Puede seleccionar el campo en la lista desplegable o bien
escribir una expresión en el cuadro.
126
Cambiar el origen de registros del informe

1. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
2. En la lista desplegable de la parte superior de la hoja, haga clic en Informe.
3. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Datos.
4. En la lista desplegable Origen de registros, seleccione la tabla o consulta que desea utilizar
para el origen de registros o bien haga clic en para mostrar el Generador de consultas.
2.5.2.- Modificación de informes desde la vista diseño

Agregar números de línea
1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto .

2. Haga clic en un área abierta de la sección donde desea que aparezcan los números de línea.
En la mayoría de los casos, se trata de la sección de detalles. El cuadro de texto se moverá a
su ubicación final más adelante.
Al hacer clic en el informe, Access crea un cuadro de texto independiente nuevo.
3. Haga clic en la etiqueta (justo a la izquierda del cuadro de texto nuevo) y presione SUPRIMIR.
4. Haga clic una vez en el cuadro de texto nuevo para seleccionarlo y, a continuación vuelva a
hacer clic para situar el cursor en el cuadro de texto.
5. Escriba = 1 y, a continuación, presione ENTRAR.
6. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
7. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Suma continua en Sobre
todo.
NOTA: Si es un informe agrupado y si desea que la numeración

comience en 1 en cada grupo, establezca la propiedad en Sobre grupo.
8. Vuelva a cambiar el tamaño del cuadro de texto a un ancho más pequeño colocando el
puntero sobre el controlador de tamaño en el borde derecho del cuadro de texto y
arrastrándolo a la derecha. Deje espacio suficiente para el número de línea mayor que espera
ver en este informe.
127
9. Si es necesario, deje espacio para el cuadro de texto en el margen exterior izquierdo de la

sección Detalle arrastrando los controles existentes de esa sección a la derecha o cambiando
el tamaño del control más a la izquierda de esa sección.
10. Arrastre el nuevo cuadro de texto a la ubicación que desee en el informe.
11. Cambie a vista Informe, Vista preliminar o a vista Presentación para ver los números de línea.
Crear un encabezado de grupo para que aparezca en la parte superior de las páginas
En aquellos grupos que abarcan varias páginas, resulta útil hacer que el encabezado de grupo
aparezca en la parte superior de cada página, para que pueda ver fácilmente en qué grupo están los
datos. Debe seleccionar un encabezado de grupo en la vista Presentación, pero es más fácil hacerlo
en la vista Diseño.
1. Haga doble clic en el selector de sección de encabezado del grupo (la barra horizontal sobre
la sección de encabezado del grupo).
2. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Repetir sección en Sí.
Abrir un subinforme en su propia ventana de la Vista Diseño
Cuando se abre un informe en la Vista Diseño, cualquier subinforme incluido en el informe se abre
también en la Vista Diseño. No obstante, cada subinforme se muestra dentro de su control de
subinforme, no en una ventana separada. Puesto que el control de subinforme es a menudo
demasiado pequeño para trabajar con facilidad, suele ser más cómodo abrir el subinforme en su
propia ventana para editarlo. Para abrir un subinforme en una ventana nueva, realice una de estas
tareas:
• Seleccione el subinforme y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, elija
Subinforme en nueva ventana .
• Haga clic una vez fuera del control del subinforme para asegurarse de que no esté
seleccionado y, después, haga clic con el botón secundario dentro del control del subinforme
y elija Subinforme en nueva ventana.
2.6.- Impresión de informes

El objetivo final de los informes es poder realizar una impresión correcta y atractiva de los datos.
Por eso, existen ciertas configuraciones que debemos establecer antes de llevarla a cabo. En esta
sección, aprenderemos a configurar las diferentes opciones de impresión, para lograr resultados
óptimos que satisfagan nuestras necesidades de información y comunicación.
Tamaño y orientación del papel
Una de las configuraciones más importantes a la hora de realizar la impresión de los informes es el
tamaño del papel en el cual se imprimirán los datos. Este procedimiento es fundamental porque si
no coinciden los tamaños del informe y de la hoja, no se visualizarán todos los datos o se mostrarán
de forma incorrecta. Por lo tanto, siempre debemos configurar el tamaño del informe para que
128
coincida exactamente con el tamaño de la hoja en la cual

se imprimirá. Para esto, debemos ingresar en la Vista
Diseño y, luego, en la ficha Configurar Página. Aquí,
encontraremos el botón Tamaño, en el grupo Diseño de
página, que posee la lista de los disponibles.
Después de indicar el tamaño de la hoja, debemos elegir
la orientación que tendrá. Para ello, disponemos de los
botones Vertical y Horizontal, del grupo Diseño de
página de la misma ficha. Tengamos en cuenta que, al
seleccionar una orientación, estamos configurando su
apariencia en la impresión del informe y no su
visualización en pantalla. Es decir que no veremos
cambios en el diseño porque la orientación hace
referencia a la hoja y no a su contenido.
Los tamaños del papel son universales.

Por lo tanto, las medidas que se
identifican con cada nombre serán
siempre iguales.
Opciones de impresión
Para finalizar la configuración de la impresión de informes, debemos establecer ciertas características
y, dentro de ellas, se encuentran los tamaños de los márgenes. Cada informe tiene cuatro: superior,
inferior, izquierdo y derecho, que representan la distancia entre el borde de la hoja y el contenido
que será impreso. Access posee una lista con tres tipos de valores predeterminados, para cada una
de ellas. Para seleccionar uno debemos desplegar las opciones del botón Márgenes del grupo
Tamaño de página.
Si bien cada una de estas opciones tiene valores para cada uno de los márgenes del informe, podemos
modificarlos para adaptarlos a lo que queremos. Para esto, debemos pulsar el botón Configurar
página del grupo Diseño de página. Se abrirá un cuadro y en la ficha Opciones de impresión podemos
establecer los márgenes. Sobre la derecha del cuadro, obtenemos una previsualización de los datos
que introducimos en dichas casillas. Para finalizar, presionamos Aceptar.
129
Además de establecer los márgenes, disponemos de tres opciones adicionales para configurar la
impresión. Se encuentran en la ficha Configurar página y las explicamos a continuación:
• Mostrar márgenes: cuando esta casilla se encuentra desactivada, no se mostrarán los

márgenes ni en la impresión, ni en el resto de las vistas que posee el informe.
Imprimir solo los datos: si activamos esta casilla, Access realizará solamente la impresión de los datos,
sin tener en cuenta las secciones de encabezado y pie del informe.
• Columnas: al pulsar este botón se abre el cuadro de diálogo Configurar página y se muestra
la ficha Columnas, cuyas características explicamos en la siguiente guía visual.
130
Configurar página/columnas:
1. Número de columnas: aquí, debemos indicar la cantidad de columnas en las que se
imprimirán los registros. De forma predeterminada, se presenta una sola, sin embargo,
podemos modificar este número para dividirlos en la cantidad de columnas deseadas.
2. Espacio entre filas: con esta opción, señalamos la cantidad de centímetros que separarán
cada fila de registros en cada una de las columnas.
3. Espacio entre columnas: cuando indicamos más de una columna, se activa esta opción, que
permite elegir el espacio entre ellas.
4. Tamaño de la columna: las opciones de este apartado se refieren a las dimensiones de las
columnas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centímetros que le corresponderán al
ancho de cada columna. Alto: aquí, señalamos el alto que tendrán.
5. Igual que en detalle: si activamos esta casilla, los valores de Ancho y Alto se adaptarán a la
sección Detalle del informe.
6. Diseño de columna: permite indicar la forma en que se distribuirán los registros en las
columnas. Hacia abajo y después a lo ancho: se distribuirán de arriba hacia abajo y luego
pasarán a la próxima columna. A lo ancho y después hacia abajo: ocuparán la primera fila,
luego pasarán a la siguiente y así sucesivamente, hasta completar todos los registros.
2.7.- Inserción de imágenes y gráficos en informes

La presentación de los datos recogidos en una base de datos de una manera clara y sencilla es
fundamental para que se considere que se está llevando a cabo el trabajo de una manera eficiente.
Por tanto no se deben descuidar detalles visuales que apoyen la presentación de los datos en
informes.
La inserción imágenes y gráficos en informes mejorará el aspecto visual de estos y logrará que
adopten un aspecto más profesional.
El procedimiento para la inserción de imágenes y gráficos en un informe es exactamente igual al de
inserción de imágenes y gráficos en formularios.
Una vez que ha generado un informe diríjase al Panel de Exploración y haga clic en el nombre de
informe con botón derecho del ratón. Elija Vista Diseño.
Aparecerá la cinta de Controles donde encontrará los botones que le permitirán la incorporación
tanto de imágenes y gráficos de la misma forma que en apartados anteriores.
131
2.8.- Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto

La compatibilidad entre los distintos programas del paquete Microsoft Office es total. Por esto puede
mejorar fácilmente el aspecto visual de sus informes aprovechando las múltiples posibilidades de
edición que le ofrece esta aplicación, con el editor de texto.
Para llevar a cabo la exportación de un informe a fin de mejorar su aspecto, acceda a la ficha Datos
Externos.
En el grupo Exportar haga clic sobre el Icono "Más" y pulse sobre el botón Word.
132
Aparecerá la ventana de exportación.

Por defecto la exportación se realiza en formato RTF. Por tanto este formato permitirá la visualización
del archivo resultante en múltiples procesadores de textos y no exclusivamente en Microsoft Word.
En primer lugar, el asistente solicita que indique el nombre y el lugar en el que desea almacenar el
archivo resultante.
Además si selecciona la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación exportación, el
archivo RTF se abrirá de forma automática cuando el proceso finalice.
Pulse Aceptar y la exportación se llevará a cabo.
En la siguiente y última pantalla, el programa le permite guardar los pasos de exportación a fin de
que pueda repetir esta operación rápidamente sin tener que usar el asistente.
Pulse Cerrar y el archivo de texto generado se situará en la ubicación seleccionada y se abrirá
automáticamente si así lo indicó en el asistente.
Ahora puede usar las herramientas del procesador de textos para dar fácilmente un aspecto más
visual a su informe.
133
RESUMEN
Aunque se pueden visualizar los datos de muchas maneras, un formulario proporciona la mayor
flexibilidad para ver e insertar información.
El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan,
editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una
relación uno a varios.
Un informe es un elemento de la base de datos que permite organizar y presentar los datos
contenidos en tablas en un formato atractivo y de fácil compresión.
Una vez que hayamos creado un informe podemos editarlo desde la vista diseño en la que podremos
darle la apariencia que deseemos al informe.
La compatibilidad entre los distintos programas del paquete Microsoft Office es total. Por esto puede
mejorar fácilmente el aspecto visual de sus informes aprovechando las múltiples posibilidades de
edición que le ofrece esta aplicación, con el editor de texto.
134
BIBLIOGRAFÍA
Multimedia.
135
Editex.
Thomson Paraninfo.
técnicas.
Mc Graw Hill.
ENLACES
136
UF0323: Aplicaciones informáticas para presentaciones: gráficas de información
Índice
UA1: Diseño, organización y archivo de las presentaciones.

Introducción y conceptos generales. Acciones con diapositivas .....................................................4
MAPA CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 6
1.- Diseño, organización y archivo de las presentaciones ....................................................................... 7
1.1.- La imagen corporativa de una empresa............................................................................................................... 7
1.1.1.- Importancia .................................................................................................................................................. 7
1.1.2.- Respeto por las normas de estilo de la organización ................................................................................... 9
1.2.- Diseño de las presentaciones .............................................................................................................................. 9
1.2.1.- Claridad en la información ......................................................................................................................... 10
1.2.2.- La persuasión en la transmisión de la idea ................................................................................................. 11
1.3.- Evaluación de los resultados .............................................................................................................................. 11
1.4.- Organización y archivo de las presentaciones ................................................................................................... 12
1.4.1.- Confidencialidad de la información ............................................................................................................ 12
1.5.- Entrega del trabajo realizado ............................................................................................................................. 12
2.- Introducción y conceptos generales ............................................................................................... 13

2.1.- Ejecución de la aplicación para presentaciones................................................................................................. 13
2.2.- Salida de la aplicación para presentaciones ...................................................................................................... 14
2.3.- Creación de una presentación ........................................................................................................................... 14
2.3.1.- Abrir una presentación ............................................................................................................................... 15
2.3.2.- Normas generales para creación de presentaciones ................................................................................. 15
2.4.- Grabación de una presentación ......................................................................................................................... 16
2.4.1.- Guardado automático ................................................................................................................................ 17
2.5.- Apertura de una presentación ........................................................................................................................... 18
2.6.- Cierre de una presentación ................................................................................................................................ 19
2.7.- Estructura de la pantalla .................................................................................................................................... 19
2.8.- Las vistas de la aplicación para presentaciones ................................................................................................. 20
2.8.1.- Normal ........................................................................................................................................................ 21
2.8.2.- Clasificador de diapositivas ........................................................................................................................ 21
2.8.3.- Esquema ..................................................................................................................................................... 22
2.8.4.- Vista página de notas ................................................................................................................................. 22
3.- Acciones con diapositivas .............................................................................................................. 22

3.1.- Inserción de una nueva diapositiva ................................................................................................................... 22
3.2.- Eliminación de diapositivas ................................................................................................................................ 23
3.3.- Duplicación de diapositivas ................................................................................................................................ 23
3.4.- Ordenación de diapositivas................................................................................................................................ 24
RESUMEN .......................................................................................................................................... 25
1
UA2: Trabajo con objetos ........................................................................................................... 26

MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 28
1.- Introducción .................................................................................................................................. 29
2.- Selección de objetos ...................................................................................................................... 29
3.- Desplazamiento de objetos ............................................................................................................ 30
4.- Eliminación de objetos................................................................................................................... 30
5.- Modificación del tamaño de los objetos ......................................................................................... 31
6.- Duplicación de objetos .................................................................................................................. 32
7.- Reubicación , alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva ..................................... 32
7.1.- Activación de las guías ....................................................................................................................................... 33
7.2.- Girar ................................................................................................................................................................... 34
7.3.- Reubicación de objetos ...................................................................................................................................... 35
7.4.- Ordenar objetos ................................................................................................................................................. 35
8.- Trabajo con textos ......................................................................................................................... 37
8.1.- Inserción de textos (desde la diapositiva, desde el esquema de la presentación) ............................................ 37
8.2.- Agregar texto a un marcador de posición .......................................................................................................... 38
8.3.- Agregar texto a un cuadro de texto ................................................................................................................... 38
8.4.- Agregar texto que es parte de una forma .......................................................................................................... 38
8.5.- Agregar texto que es independiente de una forma ........................................................................................... 39
8.6.- Modificación del formato del texto ................................................................................................................... 39
9.- Formato de párrafos ...................................................................................................................... 40

9.1.- Alineación .......................................................................................................................................................... 40
9.2.- Interlineado........................................................................................................................................................ 41
9.3.- Espacio entre párrafos ....................................................................................................................................... 41
9.4.- Listas numeradas ............................................................................................................................................... 41
9.5.- Viñetas y estilos ................................................................................................................................................. 42
10.- Tablas ......................................................................................................................................... 44
10.1.- Creación de tablas............................................................................................................................................ 44
10.2.- Bordes de una tabla ......................................................................................................................................... 45
10.3.- Operaciones con filas y columnas .................................................................................................................... 46
10.4.- Alineación horizontal y vertical de las celdas .................................................................................................. 47
11.- Dibujos ........................................................................................................................................ 48
11.1.- Líneas ............................................................................................................................................................... 48
11.2.- Rectángulos y cuadrados ................................................................................................................................. 49
11.3.- Círculos y elipses .............................................................................................................................................. 49
11.4.- Autoformas ...................................................................................................................................................... 49
12.- Imágenes..................................................................................................................................... 50
12.1.- Prediseñadas e insertadas ............................................................................................................................... 50
12.2.- Imágenes propias almacenadas ....................................................................................................................... 50
13.- Gráficos ....................................................................................................................................... 50

13.2.- Creación de gráficos ......................................................................................................................................... 50
2
14.- Diagramas, organigramas y SmartArt ........................................................................................... 53

14.1.- Creación de organigramas y diferentes estilos de diagramas ......................................................................... 53
14.2.- Agregar un cuadro ........................................................................................................................................... 55
14.3.- Eliminar un cuadro ........................................................................................................................................... 56
15.- WordArt o texto artístico ............................................................................................................. 56

16.- Inserción de audios y vídeos ........................................................................................................ 58
16.1.- Inserción de audios .......................................................................................................................................... 58
16.2.- Inserción de vídeos .......................................................................................................................................... 58
17.- Formato de objetos ..................................................................................................................... 59

17.1.- Rellenos............................................................................................................................................................ 60
17.2.- Líneas ............................................................................................................................................................... 60
17.3.- Efecto de sombra o 3D ..................................................................................................................................... 61
RESUMEN .......................................................................................................................................... 62
UA3: Documentación de la presentación. Diseño y estilos de presentación.

Impresión de diapositivas en diferentes soportes. Presentación de diapositivas
teniendo en cuenta lugar e infraestructura ................................................................................. 63
MAPA CONCEPTUAL ........................................................................................................................... 66
1.- Documentación de la presentación ................................................................................................ 67
1.1.- Inserción de comentarios .................................................................................................................................. 67
1.2.- Preparación de las notas del orador .................................................................................................................. 68
2.- Diseños o estilos de presentación .................................................................................................. 69

2.1.- Uso de plantillas de estilos................................................................................................................................. 69
2.2.- Combinación de colores..................................................................................................................................... 71
2.3.- Fondos de diapositivas ....................................................................................................................................... 74
2.4.- Patrones ............................................................................................................................................................. 75
3.- Impresión de diapositivas en diferentes soportes ........................................................................... 77

3.1.- Configuración de la página ................................................................................................................................ 77
3.2.- Encabezados, pies y numeración ....................................................................................................................... 77
3.3.- Configuración de los distintos formatos de impresión. Opciones de impresión ............................................... 79
4.- Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura ........................................ 80

4.1.- Animación de elementos ................................................................................................................................... 80
4.2.- Transición de diapositivas .................................................................................................................................. 82
4.3.- Intervalos de tiempo .......................................................................................................................................... 82
4.4.- Configuración de la presentación ...................................................................................................................... 83
4.5.- Conexión a un proyector y configuración .......................................................................................................... 86
4.6.- Ensayo de la presentación ................................................................................................................................. 87
4.7.- Proyección de la presentación ........................................................................................................................... 87
RESUMEN .......................................................................................................................................... 87
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 88
ENLACES ............................................................................................................................................ 89
3
UA1: Diseño, organización y archivo de las presentaciones.

Introducción y conceptos generales. Acciones con diapositivas
INTRODUCCIÓN
A lo largo de esta primera unidad de aprendizaje trataremos de ofrecer una visión amplia y clara
acerca de las presentaciones gráficas y de la importancia de su uso en el ámbito empresarial como
un medio idóneo para la transmisión de la imagen de una entidad.
También aprenderemos nociones generales acerca del diseño, la organización, la elaboración y el
archivo de las presentaciones en el ámbito empresarial, y a continuación profundizaremos en los
principales conceptos que necesitaremos conocer si vamos a enfrentarnos por primera vez a la
elaboración de una presentación gráfica.
➢ Establecer el diseño de las presentaciones teniendo en cuenta las características de la

empresa y su organización.
• Explicar la importancia de la presentación de un documento para la imagen que
transmite la entidad, consiguiendo que la información se presente de forma clara y
persuasiva, a partir de distintas presentaciones de carácter profesional de
organizaciones tipo.
• Advertir de la necesidad de guardar las presentaciones según los criterios de
organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de las
normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
• Señalar la importancia que tiene la comprobación de los resultados y la subsanación
de errores, antes de poner a disposición de las personas o entidades a quienes se
destina la presentación, así como el respeto de los plazos previstos y en la forma
establecida de entrega.
• En casos prácticos, debidamente caracterizados, en los que se requiere elaboración y
presentación de documentación de acuerdo con unos estándares de calidad tipo:
- Seleccionar el formato más adecuado a cada tipo de información para su
presentación final.
- Elegir los medios de presentación de la documentación más adecuados a cada
caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y sistema
de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).
4
- Comprobar las presentaciones obtenidas con las aplicaciones disponibles,

identificando inexactitudes y proponiendo soluciones como usuario.
presentación que garanticen las normas de seguridad, integridad y
➢ Utilizar las funciones de las aplicaciones de presentaciones gráficas presentando
documentación e información en diferentes soportes, e integrando objetos de distinta
naturaleza.
• Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de un programa de
presentaciones gráficas describiendo sus características.
- Aplicar el formato más adecuado a cada tipo de información para su
- Utilizar los medios de presentación de la documentación más adecuados a
cada caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y
sistema de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).
- Utilizar de forma integrada y conveniente: Gráficos, textos y otros objetos,
consiguiendo una presentación correcta y adecuada a la naturaleza del
documento.
- Utilizar eficazmente y donde se requiera, las posibilidades que ofrece la
aplicación informática de presentaciones gráficas: animaciones, audio, vídeo,
otras.
• A partir de información suficientemente caracterizada, y de acuerdo con unos
parámetros para su presentación en soporte digital facilitados:
- Insertar la información proporcionada en la presentación.
- Animar los distintos objetos de la presentación de acuerdo con los parámetros
facilitados y utilizando, en su caso, los asistentes disponibles.
- Temporalizar la aparición de los distintos elementos y diapositivas de acuerdo
con el tiempo asignado a cada uno de ellos utilizando los asistentes
disponibles.
- Asegurar la calidad de la presentación ensayando y corrigiendo los defectos
detectados y, en su caso, proponiendo los elementos o parámetros de mejora.
- Guardar las presentaciones en los formatos adecuados, preparándolas para
ser fácilmente utilizadas, protegiéndolas de modificaciones no deseadas.
5
MAPA CONCEPTUAL
6
1.- Diseño, organización y archivo de las presentaciones

Una presentación gráfica es un conjunto de elementos – denominados a menudo “diapositivas”- con
texto, imágenes y, en ocasiones, videos y sonido, que se visualizan en pantalla y se suceden con unas
ciertas transiciones entre ellas.
Gracias al abaratamiento de los proyectores de vídeo, su uso es cada vez más frecuente en cualquier
tipo de presentación pública: una ponencia, una charla, una intervención ante una junta o un grupo
de clientes. El empleo de las presentaciones gráficas se ha extendido también como forma de
compartir información, esquemas y conocimientos a través de internet.
Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado para sistemas operativos
Microsoft Windows y Mac OS; ampliamente usado en distintos campos como en la enseñanza,
negocios, etc. Según las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de presentaciones son
realizadas con PowerPoint cada día.
Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de
productos relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para las
personas asistentes a una presentación, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas
estándar de 35 mm.
1.1.- La imagen corporativa de una empresa

La imagen corporativa es actualmente uno de los elementos más importantes que las compañías
tienen a su disposición para hacer comprender a su público quiénes son, a qué se dedican y en qué
se diferencian de la competencia.
Es especialmente interesante, porque en el caso
de la imagen existen múltiples factores a analizar,
no solo lo que se comunica o la forma de
presentar los productos y servicios, llega el
momento de tener en cuenta las experiencias
que se aportan al consumidor, los colores
relacionados con la empresa, así como las
personas asociadas a la misma.
1.1.1.- Importancia
La imagen corporativa se puede definir como una evocación o representación mental que conforma
cada individuo, formada por un cúmulo de atributos referentes a la compañía; cada uno de estos
atributos puede variar, y puede coincidir o no con la combinación de atributos ideal de dicho
individuo.
Por tanto, se trata de una representación mental, es decir, algo que se manifiesta intensamente.
Cada persona puede tener una imagen única de una empresa, debido a los múltiples contactos que
ha tenido con ella a través de diferentes vías: la publicidad, las experiencias personales, la
7
presentación del producto, etc. Estos atributos pueden estar relacionados, además, con precios y
calidad.
Para conseguir una buena imagen corporativa, el punto de partida debe ser siempre la realidad de
la empresa; es inútil intentar obtener una imagen que no refleje lo que la empresa es. Esa realidad
debe proyectarse de forma global, teniendo en cuenta todo lo que la compañía hace.
Una compañía preocupada por su imagen la tendrá en cuenta en todas las estrategias corporativas,
alcanzando a todo tipo de políticas empresariales. Es así como se conseguirá poner en marcha una
estrategia común de imagen corporativa.
En definitiva, una buena imagen corporativa añade valor a la empresa de la siguiente forma:
• Aumenta el valor de sus acciones
• Tienen más posibilidades de obtener buenas negociaciones en la adquisición de otros
negocios y empresas.
• Mejora la imagen de sus productos y servicios, las marcas que ofrece al mercado, etc.
• En mercados muy saturados, una empresa con buena imagen se diferencia mejor y logra ser
recordada sin problemas.
• Cuando la empresa tiene que lanzar nuevos productos, las actitudes del consumidor son más
favorables.
• Ante cualquier adversidad, el público objetivo actúa mejor y confía en mayor medida en la
empresa que tiene una imagen positiva
• Los mejores profesionales quieren trabajar en compañías cuya imagen corporativa es positiva
• Los empleados se sienten orgullosos de trabajar en una empresa con buena imagen, sobre
todo si el esmero de conseguirla no solo se refiere a los públicos externos, sino también
internos.
Todos estos aspectos deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar una presentación de diapositivas
en el ámbito empresarial.
8
1.1.2.- Respeto por las normas de estilo de la organización

La imagen corporativa se puede manifestar en multitud de elementos relacionados con la empresa,
que deben ser cuidados y respetados:
• Edificios o entornos: Los edificios corporativos son fundamentales desde el punto de vista de
la imagen, ya que su aspecto externo puede asociarse con la tradición, la modernidad o con
el prestigio de la empresa. También tiene importancia la situación o zona de ubicación.
• Los productos y su presentación: Son factores muy importantes,

ya que tanto el producto en sí como su presentación tienen una
gran influencia en las decisiones de compra y consumo de los
usuarios.
• Logotipos y colores corporativos: Definen de forma clara e

inconfundible la imagen de la empresa. No olvide estos dos
últimos factores a la hora de llevar a cabo una presentación
profesional. Logotipos, tipografía, colores, etc., deben ser
cuidados para conseguir un vínculo total de su exposición con la
empresa en cuestión.
• Personalidades: Trabajan o son puntos de referencia de la

empresa.
• Iconos corporativos: Son elementos visuales, cuyo atractivo y connotaciones sirven para
identificar a una compañía o marca.
• Comunicación: Es un elemento fundamental para formar la imagen. Es una de las áreas en

que las compañías invierten mayor presupuesto, y tradicionalmente ha servido para dar a
conocer cambios en las empresas, lanzamientos de productos, etc.
1.2.- Diseño de las presentaciones

En los documentos impresos, el lenguaje ha sido el elemento principal, y los factores visuales se han
considerado como secundarios o de soporte. Actualmente, en los medios de comunicación prima lo
visual, y lo verbal simplemente complementa. Nuestra cultura verbal se ha movido hacia lo icónico,
al punto de que la mayoría de lo que sabemos y aprendemos, lo que compramos y en lo que creemos,
lo que reconocemos y deseamos, está determinado por la imagen fotográfica que hace eco en la
psiquis humana.
Por todo ello, la elaboración de una correcta propuesta de presentación debe cumplir una serie de
pautas que favorecen la transmisión de un mensaje directo, evitando elementos distractores:
• Reconocer la audiencia, la finalidad de la presentación, el método de presentación (personal
o automática) y los recursos de los que se dispone.
• Establecer un diseño acorde a la presentación que se va a realizar, se puede emplear o no
plantillas.
9
• Desarrollar antes que nada el contenido, a continuación acomodar los elementos visuales y
multimedia.
• Considerar la posibilidad de dar
información impresa a la audiencia y
que pueda ayudar a la presentación.
• Ensayar, ensayar y ensayar
• Presentar.
1.2.1.- Claridad en la información
A la hora de elaborar una presentación, a fin de que consiga comunicar de una forma clara el mensaje
deseado, debe tener en cuenta las siguientes normas básicas:
• Debe promover la simplicidad a lo largo de toda la presentación.
• Preste atención al tipo de letra, su tamaño y formato. Use un tipo de letra clara y fácil de leer,
como Arial, Tahoma o Verdana. De igual forma, haga uso de fondos sencillos.
• Tenga presente que todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del lugar
de exposición. Es una buena práctica combinar mayúsculas y minúsculas, ya que conseguirá
que el texto sea más legible.
• Las viñetas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar
con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta categoría.
• Todas las viñetas pueden comenzar con un verbo, o las frases con sujeto. Esta estructura hará
que la presentación fluya más fácilmente de un punto a otro.
• Seis palabras en cada viñeta, seis viñetas en cada diapositiva y no más de seis diapositivas de
texto seguidas es una buena práctica. Seis diapositivas de texto seguidas quiere decir que el
presentador habla por lo menos diez minutos sin ninguna ayuda visual.
• Varíe la apariencia de las diapositivas: intercale gráficos con frases listados, con fotos. Una
impresión en papel de la presentación permite asegurarse de que hay variedad visual.
• Una buena elección de colores es un punto crítico para la transmisión del mensaje. Por
ejemplo, la utilización del rojo en presentaciones que contengan resultados numéricos debe
hacerse con cuidado, ya que este color significa valores negativos.
• Asegúrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan
colores muy oscuros para el texto y pasteles pálidos para el fondo, como amarillo claro,
aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro.
• Los diseños muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje.
10
• Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más
fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones,
pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.
• La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos

deben reservarse para dar mayor énfasis a los puntos importantes.
• No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y anaranjado,

etc.).
• No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e
incluso pueden ocasionar problemas de visión para algunos asistentes.
• Los dispositivos de proyección pocas veces producen los mismos colores que un monitor.
Asegúrese de verificar que todas las tonalidades de la presentación se vean bien cuando son
proyectadas.
1.2.2.- La persuasión en la transmisión de la idea
➢ Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas, recuerde que lo principal es
usted y su mensaje.
➢ Los asistentes a una presentación desean escucharle a usted, no contemplar un espectáculo
de diapositivas en una pantalla, por muy bien realizadas que estas estén.
➢ Construya argumentos sólidos con los que poder convencer al auditorio, exponga ideas
contundentes que logren persuadir, y conseguirá así realizar una presentación con éxito.
➢ Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de comprender,
con no más de cinco líneas de texto por diapositiva.
➢ No sature de información una diapositiva ni incorpore accesorios que no sean
imprescindibles.
➢ Lo más importante e imprescindible es su discurso, no lo que aparece en la pantalla.
1.3.- Evaluación de los resultados

Para poder evaluar los resultados, debe existir una evaluación a priori y otra a posteriori.
La primera tienen que ver con el proceso de la creación de la presentación, una presentación no
termina cuando está realizada, ya que cuando se está en el proceso de creación se puede perder de
vista los objetivos de la misma.
Esta evaluación debe estar contrastada con la evaluación final, la que realizaremos al final de todo
el proceso y en la que evaluaremos:
• Eficacia del medio para la consecución de objetivos. Si no ha sido el adecuado, deberemos

plantearnos por qué y buscar otras opciones.
11
• Los recursos utilizados y si han sido útiles. ¿Hemos cargado mucho la presentación?
¿Demasiada información o tal vez poca? ¿Muchas animaciones que han hecho perder al
público la atención principal? Etc.
1.4.- Organización y archivo de las presentaciones

Una vez terminado el proceso de confección de la presentación se procederá a su organización y
archivo. El proceso de organización y archivo de las
presentaciones implica por un lado organizar y archivar los
elementos multimedia insertados en la presentación y por
otra parte, determinar el formato de archivo de la
presentación. Esto dependerá de varios factores, entre ellos si
la presentación se va a compartir o no. En este caso se deberán
comprobar si existen datos contenidos en la presentación que
representan información confidencial.
1.4.1.- Confidencialidad de la información
Durante el proceso de evaluación de los resultados es importante comprobar que se cumple con la
normativa con respecto a la confidencialidad de los datos empresariales. Existen funcionalidades
dentro de las aplicaciones de presentación de información que permiten limitar el acceso a ciertas
diapositivas que puedan incluir información reservada.
En algunas ocasiones las presentaciones son compartidas o
publicadas en una página web. En estos casos se aconseja revisar
la presentación para encontrar posibles datos personales o
información confidencial que pueda revelar detalles sobre la
organización o simplemente información que no se desee mostrar
públicamente. También es aconsejable comprobar la
accesibilidad y la compatibilidad.
1.5.- Entrega del trabajo realizado

La entrega del trabajo debe realizarse en un formato adecuado, para que no exista ningún problema
en el momento de la reproducción de la presentación.
Ejemplos de
formatos de entrega
12
2.- Introducción y conceptos generales

A la hora de trabajar con presentaciones existen una gran variedad de aplicaciones que permiten
crearlas y editarlas según las necesidades. En este manual se va a trabajar con la aplicación de
Microsoft PowerPoint, que pertenece a la suite de Office.
En este apartado se van a dar las nociones básicas de cómo se accede a la misma y las distintas formas
de visualizarlas, entre otros aspectos.
2.1.- Ejecución de la aplicación para

presentaciones
En este manual se va a trabajar con la aplicación para
creación de presentaciones PowerPoint. Para
acceder a esta aplicación tendrá que ir al menú Inicio
de Windows, (seleccionar “Todos los programas”
para Windows 7) y localizar el icono de PowerPoint.
13
2.2.- Salida de la aplicación para presentaciones

Para salir de la aplicación tiene tres caminos:
1. Botón de acceso rápido “Cerrar” que se
encuentra en la esquina superior derecha
de la aplicación:
2. Vaya al menú “Archivo” y seleccione
“Cerrar”.
3. Pulsar en el teclado “ALT + F4”
En las tres opciones el programa nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en caso
de no haberlos guardado con anterioridad.
2.3.- Creación de una presentación

Al iniciar PowerPoint, se puede empezar a crear la presentación directamente o bien empleando
asistentes y plantillas que le harán el trabajo más sencillo.
Si desea crear una nueva presentación, vaya al menú "Archivo" y seleccione “Nuevo”.
14
2.3.1.- Abrir una presentación

Para abrir una presentación debemos ir al menú “Archivo” y
seleccionar la opción “Abrir” o pulsar la combinación de
teclas “CTRL + A”.
Vemos que se muestran los nombres de las últimas presentaciones abiertas. Si la presentación que
se desea abrir se encuentra entre estas, hacemos clic sobre el nombre y se abrirá. Este listado se va
generando a medida que usamos PowerPoint.
Si alguno de estos archivos se usa con frecuencia, desearemos que aparezca siempre en este listado,
para ello haremos clic sobre y el archivo quedará fijado en la lista, de modo que siempre que
utilice la opción "Abrir" podrá encontrarlo rápidamente.
Si pulsa “Examinar” podrá buscar el archivo a través de las carpetas.
2.3.2.- Normas generales para creación de presentaciones
Las normas que de forma general se deben seguir a la hora de crear una presentación son las
siguientes:
1. Tener en consideración el grupo al que se hará la presentación, de esto dependerá si es una
presentación sobria o divertida.
2. Establezca un equilibrio entre las imágenes presentadas y el texto en cada diapositiva. Una o
dos imágenes en cada diapositiva sería suficiente.
3. La fuente debe tener un tamaño justo para leerla desde cualquier parte del salón donde se
hará la presentación y en formato legible. Use “Fuentes de 48 o 44 ppp para los títulos y 24 o
28 ppp para los textos. Procure que sean fuentes estándar, que no sean raras o poco
frecuentes en el sistema operativo Windows.
4. No ponga demasiado texto en cada diapositiva. Aburre y consume tiempo.
5. Cada diapositiva debe llevar un título y, si se considera adecuado, un subtítulo.
6. Seguir un mismo patrón de colores en el contenido.
7. No abusar de las animaciones con mucho sonido o efectos, pues puede distraer la atención
de los participantes.
8. Evitar hacer una presentación muy cargada de diapositivas. Se ha de transmitir las ideas a
través de una presentación clara, precisa y ordenada. Un número razonable de diapositivas
para la presentación es de 20. 15 son pocas, 30 son demasiadas.
9. Firme con su nombre a pie de página todas las diapositivas (existe una opción en PowerPoint
para hacer esto). Además es conveniente poner un número a cada diapositiva.
10. La primera diapositiva debe incluir: Título de la presentación, foto, nombre y apellidos del
autor.
15
2.4.- Grabación de una presentación

Se aconseja que antes de guardar una presentación se asegure que está en la vista “Normal” de
diapositiva.
Para guardar la presentación puede emplear uno de los tres métodos siguientes:
1. En el menú “Archivo” seleccione “Guardar” o “Guardar como”.
2. En el menú de acceso rápido seleccione el icono de “Guardar”.

3. Introduciendo con el teclado “Ctrl + g”.
Las diferencias entre “Guardar” y “Guardar como”, radica en que a pesar de que las dos opciones
almacenan la presentación en la unidad y carpeta que se indique, la primera opción, almacenará la
presentación con el mismo nombre y en la misma carpeta donde esté la presentación original,
mientras que la segunda opción, permite modificar el nombre de la presentación y el lugar donde se
quiere almacenar.
Observe que dentro del menú “guardar como” se pueden seleccionar varias formas de guardar el
documento. La imagen siguiente nos presenta estas opciones.
Al seleccionar guardar como, se abrirá el siguiente menú:
16
Los pasos para guardar un archivo son:

1. Seleccionar la carpeta donde se desea guardarlo.
2. Introducir en “Nombre de archivo”, el nombre elegido para el proyecto.
3. En “Tipo” seleccionar la opción de almacenamiento que PowerPoint pone a su disposición.
2.4.1.- Guardado automático
Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación
para que en caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles. Cada cierto tiempo
se irán guardando los cambios y si por cualquier motivo el documento se cierra, se podrán recuperar
los últimos cambios que hayamos realizado.
Los pasos a seguir para configurar el guardado automático son:

1. En el menú “Archivo” seleccione “Opciones”.
2. Haga clic sobre la categoría “Guardar” de la ventana opciones de PowerPoint.
17
3. Active la casilla “Guardar información de Autorrecuperación cada” y seleccione cada cuantos

minutos desea guardar el archivo.
4. Pulse “Aceptar”.
En la ventana anterior también es importante la “ubicación de archivo con Autorrecuperación”. Ahí

se podrá seleccionar la carpeta donde se guardarán por defecto los archivos, es la carpeta que
aparece en el cuadro “Guardar en” de la ventana “Guardar como”.
2.5.- Apertura de una presentación
Es importante realizar una introducción al comienzo de la presentación. Esta introducción tendrá el

objetivo de captar la atención del público desde el principio. Suele ser aconsejable comunicar a la
audiencia qué índice se va a seguir. Plantear la cuestión o los problemas a tratar y transmitir qué
orden se va a seguir para que el público tenga un esquema mental claro desde el principio.
Esto se consigue con la primera y última diapositiva.
A continuación irá del desarrollo, se trata de la parte extensa en donde se analizan las cuestiones
de modo ordenado. Por ejemplo comenzando con los aspectos más generales para pasar a los más
concretos. Y agrupando los aspectos a tratar por temas.
18
Dicho de otra forma, empezaría a partir de la tercera diapositiva hasta la penúltima y consiste
simplemente en ir desglosando el índice.
2.6.- Cierre de una presentación
Algunos conferenciantes parece que no saben cuándo terminar, ni en que parte del discurso. Se debe
tener previsto cómo se desea terminar la exposición. Lo normal es exponiendo las conclusiones
finales.
En nuestro caso sería nuestra última diapositiva en donde exponemos de forma clara un resumen de
lo que se ha visto.
La elaboración de las transparencias que acompañan la exposición verbal sirve de ayudas visuales y
facilitan la comunicación. El seguir unas reglas o normas simples facilitarán el éxito de nuestras
presentaciones.
2.7.- Estructura de la pantalla

Al acceder a la aplicación podrá ver la siguiente pantalla:
En la parte superior de la pantalla observamos los nombres de las diversas fichas disponibles, con las
que accederemos a las diferentes funciones de PowerPoint. Cuando pulsamos en una de ellas, se
abren diversos botones en una cinta de opciones situada bajo los nombres identificativos de las
fichas. Dichos botones se agrupan en Grupos con una cierta unidad lógica.
Así por ejemplo, en la Ficha “Inicio” disponemos de los grupos “Portapapeles”, “Diapositiva”,
“Fuente”, “Párrafo”, “Dibujo”. Se puede especificar que la cinta de opciones permanezca siempre
19
visible o que se oculta pulsando con el botón secundario del ratón sobre ella y desactivando o
activando la opción “Contraer la cinta de opciones”.
La zona de trabajo está ocupada por la diapositiva actual o activa, en la que, según el diseño o
formato de la misma, aparecen indicados los lugares en los que se pueden insertar texto u objetos.
A la izquierda de la diapositiva aparece una lista vertical con las miniaturas de todas las diapositivas
de la presentación; esta lista resulta muy útil para acceder a ellas de manera rápida. Si el número de
diapositivas es grande, aparecerá en esta lista de miniaturas una barra de desplazamiento vertical
para movernos por ella.
Cuando la diapositiva actual no cabe en la parte de la ventana reservada para ella, aparecerán a su
derecha y bajo ella sendas barras de desplazamiento con las que podremos movernos por la
diapositiva vertical y horizontalmente.
Debajo de la diapositiva disponemos de un área de notas para agregarle anotaciones. Estas notas
son específicas para cada diapositiva y no se muestran cuando proyectamos o visualizamos el
documento como presentación. Si no podemos ver la zona para poner las notas, podemos pinchar
en la opción Notas de la barra de estado.
En la parte inferior de la ventana, la barra de estado nos proporciona diversas informaciones de la

presentación (entre otras, en número de diapositiva). A su derecha disponemos de un control de
zoom con el que podemos ajustar la escala de visualización del documento y de varios botones para
activar los diversos modos de visualización disponibles en la aplicación. Al igual que en Word y en
Excel, podemos modificar fácilmente la escala de visualización pulsando “CTRL + movimiento la
rueda scroll del ratón”.
A partir de este momento ya estamos en disposición de empezar a crear nuestra presentación

agregando a la misma los objetos que se deseen.
2.8.- Las vistas de la aplicación para presentaciones
Manejar los distintos tipos de vistas con los que se puede trabajar en PowerPoint es básico ya que de
esta forma se podrá tener una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas
las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.
En la barra de estado disponemos de tres botones para controlar las vistas de la presentación:
20
También puedes acceder a la ficha “Vista” para ver las diferentes opciones de presentación.
2.8.1.- Normal
La vista normal es la que se usara con mayor frecuencia para crear las diapositivas. Muestra
miniaturas de diapositivas a la izquierda, una ventana grande central que muestra la diapositiva
actual y una sección inferior donde se pueden escribir las notas de orados para cada diapositiva (si
no se visualiza el cuadro para escribir las notas, basta con pulsar en el icono Notas de las barras de
estado.
2.8.2.- Clasificador de diapositivas
Puede ir a la vista Clasificador de diapositivas desde la barra de tareas de la parte inferior de la

ventana de diapositiva o desde la pestaña Vista de la cinta de opciones.
La vista Clasificador de diapositivas muestra todas las diapositivas de la presentación en diapositivas
en miniatura en secuencia horizontal. Se trata de una vista muy práctica para reorganizar las
diapositivas; solo tiene que hacer clic y arrastrar las diapositivas a una nueva ubicación o agregar
secciones para organizar las diapositivas en grupos significativos.
21
2.8.3.- Esquema
La vista esquema se usa para crear un esquema o una secuencia gráfica para la presentación. Hay
que tener en cuenta que solamente se muestra el texto de las diapositivas.
2.8.4.- Vista página de notas

Permite mostrar u ocultar la sección para escribir las notas de orador. Las notas de orador son
anotaciones que se realizan en la misma presentación, pero que solamente pueden verse en la
pantalla del ordenador y no en la proyección.
Son muy útiles para ayudar a recordar datos concretos, a desarrollar las diapositivas y a tener la
seguridad de que la persona que realiza la presentación no se quedará en blanco ni olvidará
mencionar algún dato relevante.
3.- Acciones con diapositivas

Una diapositiva no es un elemento estático, sino que permite realizar actividades básicas como
eliminar, duplicar e incluso ordenar según unos criterios establecidos.
3.1.- Inserción de una nueva diapositiva

Para añadir una nueva diapositiva a una presentación en la ficha
“Inicio” seleccione “Nueva diapositiva”. De esta forma se generará
una nueva diapositiva que tendrá el mismo formato que la
diapositiva anterior. Si desea que tenga otro diseño, tendremos que
abrir el submenú y seleccionar el tipo de diseño de diapositiva que
desee.
22
3.2.- Eliminación de diapositivas

En el panel de la izquierda, haga clic con el botón derecho en la miniatura de diapositiva que quiere
eliminar (mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar varias diapositivas o mantenga
presionada MAYÚS para seleccionar varias diapositivas seguidas) y, después, haga clic en Eliminar
diapositiva.
3.3.- Duplicación de diapositivas

Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de una diapositiva ya existente en una
presentación, puede duplicar la diapositiva.
1. Seleccione las diapositivas que desee copiar. Para seleccionar más de una diapositiva tiene
dos opciones:
- Diapositivas no correlativas: Seleccione la primera diapositiva que desee copiar, a

continuación con la tecla “CTRL” pulsada, seleccione el resto de diapositivas.
- Diapositivas correlativas: Seleccione la primera diapositiva que desee copiar, con la

tecla “Shift” pulsada selecciona la última diapositiva de la serie que desee copiar.
2. En la ficha Inicio, abra el menú desplegable “Nueva diapositiva” y seleccione “Duplicar
diapositivas”.
Las diapositivas duplicadas son insertadas directamente debajo de la diapositiva más baja que haya
seleccionado.
También puede duplicar las diapositivas copiándolas y pegándolas en el lugar deseado de la
presentación. Para ello siga los pasos 1 y 2 anteriores, a continuación copie las diapositivas (botón
23
secundaria del ratón o “CTRL + c”), en la ficha “Diapositivas” localice el punto en el que desea pegar
las diapositivas, y pega la selección.
3.4.- Ordenación de diapositivas

En ocasiones una vez creada las diapositivas, deseamos reestructurar el orden de estas.
Para poder realizar esta acción, en el panel de la izquierda, haga clic en la miniatura de la diapositiva
que desea mover y, a continuación, arrástrela a la nueva ubicación.
24
RESUMEN
La imagen corporativa es actualmente uno de los elementos más importantes que las compañías
tienen a su disposición para hacer comprender a su público quiénes son, a qué se dedican y en qué
se diferencian de la competencia.
Es especialmente interesante, porque en el caso de la imagen existen múltiples factores a analizar,
no solo lo que se comunica o la forma de presentar los productos y servicios, llega el momento de
tener en cuenta las experiencias que se aportan al consumidor, los colores relacionados con la
empresa, así como las personas asociadas a la misma.
A la hora de trabajar con presentaciones existen una gran variedad de aplicaciones que permiten
crearlas y editarlas según las necesidades.
Una diapositiva no es un elemento estático, sino que permite realizar actividades básicas como
eliminar, duplicar e incluso ordenar según unos criterios establecidos.
25
UA2: Trabajo con objetos
INTRODUCCIÓN
En esta segunda unidad de aprendizaje nos centraremos en la utilización del programa PowerPoint,
puesto que constituye uno de los recursos más sencillos y generalizados para la elaboración de
presentaciones gráficas de información. Aprenderemos las diferentes funciones y posibilidades que
ofrece esta aplicación informática de presentaciones gráficas, como el uso de diferentes objetos
como pueden ser imágenes, animaciones, audio, vídeo, etc.

organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de
las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
- Elegir los medios de presentación de la documentación más adecuados a
26

naturaleza.
documento.
otras.
- Animar los distintos objetos de la presentación de acuerdo con los
parámetros facilitados y utilizando, en su caso, los asistentes disponibles.
- Temporalizar la aparición de los distintos elementos y diapositivas de
acuerdo con el tiempo asignado a cada uno de ellos utilizando los asistentes
disponibles.
detectados y, en su caso, proponiendo los elementos o parámetros de
mejora.
27
MAPA CONCEPTUAL
28
1.- Introducción
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico,
una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con
más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas,
es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.
Los principales elementos que se pueden incluir en una diapositiva son:
• Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas de columnas.
• Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de

líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel.
• SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan
sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus
elementos jerarquizados.
• Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador.
• Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de

Microsoft.
• Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en
nuestro ordenador.
• Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
• Texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto.
2.- Selección de objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él.
• Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
• Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el
ratón selecciona los objetos.
• Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo
pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
29
3.- Desplazamiento de objetos

Existen dos opciones para mover un objeto, o moverlo arrastrando o moverlo cortándolo.
• Mover arrastrando
Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él,
verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el
marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto, pulsa el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el
botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.
• Mover cortando
Si quieres mover un objeto de una
diapositiva a otra tendrás que seleccionar el
objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar
Ctrl + X para cortar el objeto, después
situarte en la diapositiva a la que quieres
mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V
para pegar el objeto.
En este caso el objeto habrá desaparecido de
su posición original.
Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar de la pestaña Inicio y del menú
contextual. Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva
original quede una sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado.
4.- Eliminación de objetos

Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla
SHIFT.
Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero la sección reservada a estos objetos se
mantiene aunque vacía.
Si quieres también borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando estamos
eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la
última operación realizada.
Para Deshacer la última operación realizada podemos:
• Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
• O con las teclas Ctrl + Z.
30
Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas.
Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.
Para Rehacer la última operación realizada podemos:
• Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
• O con las teclas Ctrl + Y.
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcándolas de la lista
desplegable asociada al botón.
5.- Modificación del tamaño de los objetos

Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el
marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o
puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas
verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán
modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo
cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el
tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar
a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el
ancho del objeto.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el
alto del objeto.
31
6.- Duplicación de objetos

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él
2. Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:
• con las teclas (Ctrl + C),
• con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),
• o con el icono copiar de la banda de opciones.
3. A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el
objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.
4. Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas:
• con las teclas (Ctrl + V),
• con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),
• o con el icono de la banda de opciones.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima
del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva.
La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos
que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s.
Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, después desplegar el menú Copiar de la
pestaña Inicio y seleccionar la opción Duplicar.
También puedes utilizar las teclas Ctrl + Alt + D.
Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima, que podremos mover para colocar en la posición
deseada.
7.- Reubicación , alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva

PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un
objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva, etc.)
Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guías.
Verás que al activar las guías aparecen en la diapositiva dos líneas (una horizontal y otra vertical) que
dividen la diapositiva en 4 partes iguales.
Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón
toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del
32
ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la
tecla Shift, verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el
primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.
7.1.- Activación de las guías

Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones
iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la información mejor.
Estas guías son imaginarias ya que no
aparecerán al imprimir o visualizar la
presentación.
Para mostrar las guías despliega el menú
contextual, haciendo clic derecho sobre la
diapositiva, y selecciona la opción Cuadrícula
y guías.
Si quieres que se visualicen las guías marca la
opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla.
El resultado es el siguiente:
33
7.2.- Girar
PowerPoint permite aplicar otros
cambios a los objetos, puedes cambiar
su orientación (por ejemplo girar un
dibujo 30 grados hacia la derecha para
dejarlo inclinado), también puedes
voltear los objetos (cuando volteas un
dibujo por ejemplo hacia la derecha lo
que obtienes es la imagen que
aparecería en un espejo puesto de forma
vertical frente al objeto original).
No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos Autoforma son
algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear.
Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el
menú Girar de la pestaña Formato.
A continuación selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los que te propone.
• Si seleccionas la opción Girar 90º a la izquierda automáticamente el objeto experimenta un
giro de 90 grados a la izquierda.
• Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha automáticamente el objeto experimenta un
giro de 90 grados a la derecha.
• Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su simétrico
cogiendo como eje de simetría la vertical.
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• Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su simétrico

cogiendo como eje de simetría la horizontal.
Observa, que manteniendo el cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para que veamos el
resultado. Pero el cambio no será real si no pulsamos.
7.3.- Reubicación de objetos

PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la diapositiva
e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.
• Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya
la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical.
• Alinear objetos consiste en
hacer que todos se ajusten a
una misma línea imaginaria.
En los dos casos hay que seleccionar
primero los objetos y desplegar el
menú Alinear de la pestaña Formato.
Después elegimos el tipo de
alineación o distribución que
deseamos de la lista siguiente.
Podemos marcar la casilla “Alinear
con la diapositiva” si queremos que la
alineación se haga en función de la
diapositiva y así los objetos de la
diapositiva y la diapositiva guarden la
misma distancia.
7.4.- Ordenar objetos

En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de
otros (por ejemplo insertar una imagen y después insertar un rectángulo) y que alguno de ellos
oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opción ordenar que te permitirá
mover los objetos a planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrás
de otro y que por eso no se veía.
Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden.
Una vez seleccionado haz clic en la pestaña Formato y despliega uno de los dos menús: Traer adelante
o Enviar atrás.
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A continuación selecciona el tipo de orden que quieras realizar.

• Si seleccionas la opción “Traer al frente” el objeto que tengas seleccionado pasará a ser el
primero por lo que si los pones encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo.
• Si seleccionas la opción “Traer adelante” el objeto
que tengas seleccionado pasará una posición hacia
adelante.
• Si seleccionas “Enviar al fondo” este objeto pasará a
ser el último por lo que cualquier objeto que haya
encima de él lo tapará.
• Si seleccionas “Enviar atrás” este objeto pasará una posición atrás.
Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenación de elementos es utilizar el
panel Selección y visibilidad, para ello haz clic en “Panel de selección”.
Puedes esconder los objetos haciendo clic en su correspondiente botón “Visibilidad”.
Con los botones “Mostrar todo” y “Ocultar todas” esconderás o volverás a mostrar todos los
elementos.
Utiliza las flechas Reordenar para cambiar el orden de los objetos en la diapositiva.
Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor haciendo clic sobre su texto o seleccionándolos
y pulsando la tecla F2.
36
8.- Trabajo con textos
8.1.- Inserción de textos (desde la diapositiva, desde el esquema de la presentación)

Observe que al seleccionar una nueva diapositiva, nos aparecerán unos cuadrados en los que ya se
han establecido por defecto una serie de características, como son la fuente, tamaño, alineación,
tamaño y color. Además nos aparecerá el mensaje “Haga clic para agregar texto”. Si hacemos clic en
ese cuadro podremos insertar el texto deseado en la diapositiva.
Puede agregar texto a las siguientes áreas de una diapositiva:
• Marcadores de posición de texto
• Cuadros de texto
• Formas
NOTAS: Es importante que tenga en cuenta que hay una diferencia con cómo usar un marcador de
posición de texto y el cuadro de texto en la vista patrón de diapositivas. Esto es la diferencia:
Agregará un marcador de posición de texto dentro de la vista patrón de diapositivas, cuando desee
pedir a los usuarios de la plantilla que ingresen un nuevo texto. El texto de mensaje personalizado en
un marcador de posición de texto desaparece cuando empiece a escribir.
Agregará un cuadro de texto desde la vista Patrón de diapositivas cuando desee que contenga texto
permanente que no se pueda modificar.
Cuando se agrega un cuadro de texto en la vista Normal, cualquier usuario puede modificar el texto.
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8.2.- Agregar texto a un marcador de posición

Observe que los marcadores de texto aparecen con un borde punteado.
Para agregar texto a un marcador de texto en una diapositiva, haga lo siguiente:

• Haga clic dentro del marcador de posición y, a continuación, escriba o pegue el texto.
NOTA: Si el texto excede el tamaño del marcador de posición,

Microsoft Office PowerPoint reduce el tamaño de fuente y el
interlineado mientras escribe para ajustar el texto.
8.3.- Agregar texto a un cuadro de texto

Usaremos cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva. Por ejemplo,
para agregar un título a una imagen, cree un cuadro de texto y colóquelo cerca de la imagen.
Cuando agrega un cuadro de texto en la vista Normal, el texto es editado por cualquier usuario.
Cuando agrega un cuadro de texto en la vista patrón de diapositivas, el texto que agregue a él se
convertirá en permanente y no se pueden editar fuera del patrón de diapositivas.
Para agregar texto a un cuadro de texto que cualquier usuario puede modificar, en la vista Normal,
haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba o pegue el texto.
Para agregar texto a un cuadro de texto que contienen permanente y no modificables en la vista
Patrón de diapositivas, haga clic dentro del cuadro de texto y, a continuación, escriba o pegue el
texto.
8.4.- Agregar texto que es parte de una forma

Las formas como cuadrados, círculos, globos de llamada y flechas de bloque pueden contener texto.
Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma y se mueve y gira junto con ella.
Para agregar texto que es parte de una forma, seleccione la forma y, a continuación, escriba o pegue
el texto.
38
8.5.- Agregar texto que es independiente de una forma

Un cuadro de texto es útil si desea agregar texto a una forma, pero no desea que el texto vaya adjunto
a la forma, es decir, se modifique con la forma. Puede agregar un borde, relleno, sombra o un efecto
tridimensional (3D) al texto en un cuadro de texto.
Para agregar texto que se mueve independientemente de una forma, agregar un cuadro de texto y,
a continuación, escriba o pegue el texto.
En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto.
Haga clic en la diapositiva, y después arrastre el puntero para dibujar el cuadro de texto.
8.6.- Modificación del formato del texto

PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el
tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello
tenemos la sección Fuente en la pestaña Inicio o
utilizando el cuadro de diálogo Fuente.
Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto.
Para abrir el cuadro de diálogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección.
Se abrirá una ventana similar a la siguiente:
39
En la sección “Fuente para texto latino”: selecciona de la lista el tipo de letra que quieras aplicar.
También lo puedes hacer desde la barra de formato con el cuadro:
En “Estilo de fuente”: indícale si quieres que sea cursiva, negrita, negrita y cursiva, etc.
En “Tamaño” selecciona las dimensiones de la letra o desde . Puedes también utilizar los
botones para aumentar o disminuir el tamaño de la letra.
Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado, sombras, relieve, etc. Estos efectos
podrás combinarlos como mejor prefieras.
También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable “Color de fuente”
selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no te gusta ninguno, pulsa en el botón.
Esto lo puedes hacer también desde la barra de formato con el icono .
Utiliza la pestaña “Espaciado entre caracteres” o el botón para establecer el kerning del texto
(la separación entre cada letra o carácter).También se le puede dar sombra al texto seleccionado.
Para ello emplee el botón .
9.- Formato de párrafos
9.1.- Alineación
Los párrafos se pueden alinear a la izquierda , centrado o a la derecha .
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9.2.- Interlineado
Por defecto, se establece un espaciado determinado entre párrafos, la aplicación permite aumentarlo
o disminuirlo en función del espacio de la diapositiva .
9.3.- Espacio entre párrafos

El espacio entre párrafos indica la distancia que existe entre dos párrafos consecutivos, se puede
seleccionar una distancia con el párrafo anterior o con el párrafo posterior.
Sangrías
Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un
formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus
subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangría se
aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría.
Para aplicar una sangría sigue los siguientes pasos:
• Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría.
• A continuación pulsa el botón “Aumentar sangría” . Cuando se aplica la sangría

observaras que también disminuye el tamaño de la letra.
• Si deseas reducir la sangría, pulsa el botón “Reducir sangría” .
9.4.- Listas numeradas

En ocasiones puede ser necesario establecer niveles en el texto para indicar que unos puntos
pertenecen a un nivel superior.
Puede ubicar listas numeradas en el texto de una diapositiva utilizando el botón de la barra de
herramientas o bien desde el menú formato (botón derecho del ratón).
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Para crear listas le aconsejo que escriba primero toda la lista, y que emplee los botones de sangría
de párrafo para que se creen los distintos niveles de lista.
Ejemplo:
A continuación seleccione todos los elementos de la lista y pulse el botón lista numerada.
Observe que al insertar el texto de esta forma, los dos niveles de lista tienen la misma tipología de
numeración, si desea que el segundo nivel sea diferente, vuelva a seleccionar el texto
correspondiente al segundo nivel, y a continuación seleccione el tipo de numeración deseada.
9.5.- Viñetas y estilos

Las viñetas le permiten incluir delante del párrafo un carácter para indicar un punto que pueda ser
de interés.
Puede ubicar viñetas en el texto de una diapositiva utilizando el botón de la barra de herramientas
o bien desde el menú formato (botón derecho del ratón).
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Si seleccionamos “Numeración y viñetas”, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
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En este cuadro de diálogo podrá elegir la viñeta, el tamaño, el color, e incluso seleccionar una imagen
para que haga la función de viñeta. Si desea que como viñeta aparezca un carácter seleccione el
botón personalizar, con lo que se abrirá un cuadro de diálogo con las fuentes que tenga disponibles
y los diferentes tipos de caracteres que tiene cada fuente.
10.- Tablas
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas que nos
permitirán organizar mejor la información. Las tablas de PowerPoint funcionan igual que en
Microsoft Word.
10.1.- Creación de tablas

Tienes dos formas de insertar una tabla en una presentación.
La primera es a partir de la opción Insertar tabla, de esta forma aparecerá una ventana en la que
podrás indicar el número de columnas y filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva
junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla.
Otra opción para crear la tabla es desplegar el menú que encontraras en la pestaña “Insertar” y que
se llama “Tabla” y establecer su estructura utilizando la rejilla.
Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado.
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Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el
cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto anteriormente.
Por ejemplo, se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.
10.2.- Bordes de una tabla

Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por ejemplo el color,
los bordes, etc.
A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los bordes de una tabla.
Para poder modificar una celda primero deberemos hacer clic sobre ella o seleccionar varias a la vez.
En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en Estilos de tabla, puedes elegir qué bordes
quieres mostrar desplegando el menú “Bordes”.
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Puedes establecer el formato de estos bordes desde la sección “Dibujar bordes”.

Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla utilizando el segundo desplegable.
Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta del cuadro
desplegable “Color de la pluma”.
En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o Borrador para crear nuevos
bordes de tabla o borrarlos.
10.3.- Operaciones con filas y columnas

Eliminar una tabla, fila o columna
Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y
pulsar SUPR.
Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaña Presentación
selecciona la opción Eliminar filas.
Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que
pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaña
Presentación selecciona la opción Eliminar columnas.
Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo
tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus)
y después elegir Eliminar filas o Eliminar columnas.
Insertar filas o columnas
Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas
en una tabla ya creada y que tenemos que ampliar.
Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla,
después nos situaremos en alguna celda de la fila más próxima al lugar donde queremos insertar la
nueva fila, a continuación utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de
la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que
nos encontramos).
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Para insertar una nueva columna el proceso es similar.

Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras
insertar la nueva columna, después selecciona una opción de la
pestaña Presentación: Insertar columnas a la izquierda o
Insertar columnas a la derecha según donde quieras situar la
nueva columna.
Color de relleno
Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos:
• Selecciona una celda o más y despliega el menú Sombreado de la pestaña Diseño.
• De la lista desplegable selecciona el color que más te guste, en el caso de no encontrarlo pulsa
en Más colores de relleno... y elige el que te guste, después pulsa Aceptar.
• Puedes hacer que no tenga color de relleno seleccionando la opción Sin relleno.
• Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imágenes como fondo, Degradados
o Texturas.
Combinar
Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde
de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para
utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las
celdas de la primera fila en una sola.
Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.
• Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, después pulsa
en el botón Combinar celdas de la pestaña Presentación.
• Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón Dividir
celdas.
10.4.- Alineación horizontal y vertical de las celdas

El contenido de una celda se puede alinear tanto horizontal como verticalmente. Para ello vaya a la
ficha alineación del menú “Disposición”.
Los tres primeros botones representan la alineación

horizontal de las celdas. Mientras que los tres botones
siguientes representa la alineación vertical de la
celda.
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11.- Dibujos
Para dibujar una forma en la presentación, se tiene
que seleccionar la forma deseada, para ello
tendremos que ir a “Inicio” y seleccionar la forma
deseada del menú “Formas” que encontramos en
“Dibujo”.
11.1.- Líneas
La sección líneas nos permite dibujar líneas rectas,
curvas, flechas.
También se pueden seleccionar conectores. Si
acercamos un conector a otra forma, aparecen unos
puntos rojos, si unimos el conector a estos puntos,
este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En líneas también disponemos de las herramientas de

dibujo forma libre y mano alzada .
Forma libre, que nos permite trazar líneas rectas
consecutivas para formar una figura personalizada. A
cada clic se creará un vértice y la figura estará
finalizada cuando se cierre, es decir, cuando el principio de la línea se una con el final. Si necesitamos
crear una figura que no esté cerrada podemos finalizar haciendo doble clic.
Mano alzada, que nos permite trazar

una línea libremente por la diapositiva
como si de un lienzo se tratara.
48
11.2.- Rectángulos y cuadrados

Los rectángulos y cuadros son una herramienta muy empleada para conseguir una presentación
vistosa, ya que permiten incorporar texto en ellos. Para incluir texto en una forma, se abre el menú
contextual (botón derecho del ratón) y se selecciona “Añadir texto”.
Los cuadrados y los rectángulos se emplean sobre todo para añadir texto de gran tamaño.
11.3.- Círculos y elipses
Para dibujar círculos y elipses selecciona el botón de la barra de dibujo , después haz clic sobre
un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrástralo hasta donde quieras.
Para cambiarles el color haz doble clic sobre la que
quieras y después en la ventana Formato de autoforma
podrás cambiarle el color de relleno, el estilo de los
bordes (en el apartado línea) o añadir transparencia al
fondo.
11.4.- Autoformas
PowerPoint te permite dibujar formas ya prediseñadas,
como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas
formas, etc.
Para insertar alguna forma prediseñada tienes que
desplegar el menú Autoformas de la barra de Dibujo,
elegir el estilo que más te guste y después el dibujo en
concreto. Haz clic sobre la diapositiva con el botón
izquierdo del ratón y arrástralo hasta conseguir la forma
deseada.
Una vez dibujada nuestra autoforma podremos cambiar

sus características haciendo doble clic sobre ella y
después en la ventana Formato de autoforma que
aparecerá, seleccionar el color de relleno o color del
borde, etc.
En las versiones actuales de PowerPoint (desde la 2007)
en vez de encontrar el menú autoformas, lo que se tiene es el menú “Formas básicas”.
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12.- Imágenes
12.1.- Prediseñadas e insertadas

Cuando desee hacer la presentación PowerPoint más interesante, puede insertar imágenes,
fotografías, imágenes prediseñadas u otras imágenes a la presentación con diapositivas desde el
equipo o desde Internet.
Insertar una imagen en la diapositiva desde la web
Haga clic en la ubicación de la diapositiva en la que quiere insertar la imagen.
En la ficha Insertar, en el grupo de imágenes, haga clic en Imágenes en línea.
En la pestaña Insertar, haga clic en Imágenes en línea.
En el cuadro de Búsqueda de imágenes de Bing, escriba lo que está buscando y presione ENTRAR.
Use los filtros de tamaño, tipo, color, diseño y licencia para ajustar los resultados según sus
preferencias.
Haga clic en la imagen que quiere insertar y, luego, en Insertar.
12.2.- Imágenes propias almacenadas

Si la imagen que deseamos añadir la tenemos guardada en nuestro ordenador o en algún dispositivo
conectado a éste, tendremos que seleccionar el botón “Imagen” de la ficha “Insertar” en el submenú
“Imágenes”.
Se abrirá una ventana como la siguiente, en la que tendrá
que seleccionar la ruta de acceso a la imagen deseada.
Una vez seleccionada la imagen pulse “Abrir” y la imagen
se insertará en su diapositiva.
En caso de que la imagen no tenga el tamaño deseado una
vez insertada, se puede aumentar o reducir pinchando y arrastrando por una de las cuatro esquinas.
13.- Gráficos
Los gráficos sirven para visualizar gran cantidad de información de una forma esquematizada.
13.2.- Creación de gráficos

SI deseamos insertar un gráfico en la diapositiva tendremos que ir al botón “Gráfico” de la ficha
“Insertar” en el submenú “Ilustraciones”.
Se abrirá entonces una ventana como la siguiente:
50
Seleccione el tipo de gráfico que desea insertar y pulse “Aceptar”.
Suponga que ha elegido el primer gráfico del menú “Línea”, se abrirá una ventana de Excel donde
introduciremos los datos.
Con la palabra “Categoría” se
tendrán que seleccionar los valores
que queremos que aparezcan en el
eje x (eje horizontal) de nuestro
gráfico. Con la palabra “Serie”,
seleccionamos los valores
correspondientes a cada una de las
líneas que se desean representar
(son los valores que aparecerán en
el eje vertical o eje y de la gráfica).
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Una vez introducidos los datos de la tabla, cerramos el documento “Excel”.
De esta forma se habrá generado el gráfico en nuestra presentación y tendrá una apariencia similar
a la siguiente:
Si desea realizar alguna modificación en el gráfico, haga clic sobre el mismo con el botón derecho del
ratón, y seleccione “Modificar datos…”.
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14.- Diagramas, organigramas y SmartArt

Un organigrama es un esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea.
En cambio, un diagrama es un dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver
un problema o representar de una manera gráfica la ley de variación de un fenómeno.
Un diagrama es general para representar algo, mientras que un organigrama es la representación de
la conformación de los puestos de una empresa, el organigrama tiene niveles, líneas de autoridad y
el diagrama no necesariamente. El diagrama también suele denominarse gráfico y se utiliza para
mostrar valores numéricos.
14.1.- Creación de organigramas y diferentes estilos de diagramas

Los gráficos SmartArt son una representación visual de información e ideas. Normalmente se
emplean los gráficos SmartArt para presentar texto mientras que se emplean los gráficos para
representar números.
Para insertar un gráfico SmartArt, tendremos que ir a la ficha “Insertar” y seleccionar el botón
“SmartArt” que se encuentra en el submenú “Ilustraciones”.
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En la ventana que se abrirá nos permitirá seleccionar distintos estilos de gráficos en función del
diseño que mejor se ajuste a nuestras necesidades.
Si deseamos añadir un organigrama, tendremos que elegir “Jerarquía” en el menú de la izquierda, y
luego seleccionar el primer gráfico del submenú central. (Observe que a la derecha nos aparece una
descripción de para que se aconseja emplear cada uno de los gráficos).
Una vez seleccionado el gráfico deseado tendremos que pulsar “Aceptar”. El gráfico una vez
insertado tendrá la apariencia siguiente:
54
Para añadir texto, tenemos dos opciones: seleccionar casilla a casilla y agregar el texto deseado o
abrir el menú de edición de información del gráfico. Esta segunda opción presenta la ventaja de
permitir insertar más niveles dentro del gráfico (o menos) en función de nuestras necesidades.
Pulsaremos en el botón y la ventana adquirirá la siguiente presentación:
14.2.- Agregar un cuadro

Haga clic en el elemento gráfico SmartArt al que desea agregar un cuadro.
Haga clic en el cuadro existente que esté más cerca del lugar donde desea agregar el nuevo cuadro.
En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo “Crear gráfico”, haga clic en la flecha
que hay bajo de “Agregar forma” y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para insertar un cuadro al mismo nivel que el cuadro seleccionado pero después, haga clic en
“Agregar forma detrás”.
• Para insertar un cuadro al mismo nivel que el cuadro seleccionado pero antes, haga clic en
“Agregar forma delante”.
• Para insertar un cuadro encima del cuadro seleccionado, haga clic en “Agregar forma
superior”. El cuadro nuevo toma la posición del cuadro seleccionado, y el cuadro seleccionado
y todos los que haya directamente debajo de este bajan un nivel.
• Para insertar un cuadro un nivel por debajo del cuadro seleccionado, haga clic en “Agregar
forma debajo”. El cuadro nuevo se agrega detrás de los otros cuadros del mismo nivel.
• Para agregar un cuadro de asistente, haga clic en “Agregar asistente”. El cuadro de asistente
se agrega encima de los demás cuadros que están al mismo nivel en el elemento gráfico
SmartArt, pero se muestra en el panel Texto detrás de los otros cuadros que están al mismo
nivel.
55
14.3.- Eliminar un cuadro

Para eliminar un cuadro, haga clic en el borde del cuadro que desee eliminar y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
En el siguiente enlace puede encontrar más información sobre como editar los gráficos SmartArt para
conseguir la apariencia deseada:
https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-organigrama-9b51f667-11b7-4971-a757-
a08a36684ee6
15.- WordArt o texto artístico

WordArt permite crear texto estilizado con texturas, sombras y mucho más. Esto puede ser aplicado
al texto de cualquier diapositiva. Puede usar WordArt para crear textos estilizados, lo cual es
atractivo y profesional. Sin embargo, con tantos estilos y opciones, puedes terminar haciendo algo
que no es tan apropiado para tu presentación: poco legible o que simplemente no se vea bien.
Para crear un estilo de WordArt tiene que introducir el texto que
desea modificar. Después seleccionar “Herramientas de dibujo”,
y seleccione la pestaña “Formato”.
A continuación seleccione el estilo de WordArt que mejor se
adapte a sus necesidades. Verá que podrá previsualizar los
diferentes estilos.
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Una vez seleccionado el estilo, podrá seleccionar el tipo de “Relleno de texto”, que encontrará en el
grupo “Estilos”.
Observe que puede seleccionar las siguientes opciones:
• Sin relleno: Esta opción dejará el texto de WordArt sin relleno, es decir, su color va a ser el
mismo que lleve el fondo de la dispositiva.
• Más colores de relleno: Abre una ventana con opciones de color que usar como color de
relleno.
• Imagen: Abre la ventana “Insertar imagen”. Desde allí, puedes seleccionar una imagen de tu
ordenador para usarla como fondo de relleno.
• Degradado: Despliega un submenú de varias texturas para aplicar al texto WordArt.
Se recomienda que el alumno investigue sobre las opciones de cambiar el “Contorno del texto” o de
aplicar un “Efecto de texto”.
57
16.- Inserción de audios y vídeos

El PowerPoint permite que se inserten en las presentaciones tanto audios (música o sólo sonidos) o
vídeos. Esta herramienta puede ser muy necesaria si queremos realizar una presentación entretenida
y original.
16.1.- Inserción de audios

Para insertar un audio en una presentación despliega la pestaña
“insertar” y elija la opción “Audio”.
El audio podrá ser uno que tenga almacenado en su ordenador
o grabar su propio audio.
Si desea cambiar las propiedades de un sonido puede utilizar la
pestaña “Opciones de sonido” que se abrirá una vez haya
insertado el sonido en la diapositiva.
La casilla “repetir la reproducción hasta su interrupción” implica que el sonido no parará hasta que
se cambie de diapositiva.
También se puede seleccionar cuando se reproducirá el sonido:
La opción automáticamente implica que el sonido se reproducirá automáticamente al llegar a la

diapositiva. Si selecciona “Reproducir en todas las diapositivas” tendremos que el sonido sonará
mientras dure la presentación.
16.2.- Inserción de vídeos

Insertar un vídeo almacenado en su equipo
En la vista Normal, haga clic en la diapositiva en la que desea que aparezca el video.
En la pestaña Insertar, haga clic en la flecha situada debajo de Video y luego en Video en Mi PC.
En el cuadro de diálogo Insertar vídeo,
haga clic en el vídeo que desea y a
continuación, haga clic en Insertar.
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Insertar un vídeo almacenado en OneDrive

En PowerPoint haga clic en la diapositiva en la que quiere agregar un vídeo.
En la pestaña Insertar, haga clic en Vídeo > Vídeo en línea.
En el cuadro de diálogo Insertar vídeo, haga clic en OneDrive y, luego, vaya a la ubicación donde se
ha cargado el vídeo.
Haga clic en Insertar.
Vínculo a un vídeo almacenado en su equipo
Para evitar vínculos rotos, se recomienda copiar el vídeo en la misma carpeta que la presentación y
vincularlo a ella allí.
En la vista Normal, haga clic en la diapositiva en la que quiere que aparezca el vínculo al vídeo.
En la pestaña Insertar, haga clic en la flecha situada debajo de Vídeo y luego en Vídeo en Mi PC.
En el cuadro Insertar vídeo, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vínculo, haga clic
en la flecha abajo situada junto al botón Insertar y luego en Vincular al archivo.
17.- Formato de objetos

Para cambiar el estilo de una forma sigue los
siguientes pasos:
1. Selecciona la forma.
2. En la cinta de opciones selecciona
“Formato”.
3. En el grupo estilos de forma, abre el menú
desplegable “Más” para ver más estilos.
4. A continuación selecciona el estilo que
mejor se adapte a tus necesidades:
59
En "Otros rellenos" de formas se abrirá el siguiente cuadro de opciones, que permitirá definir un
degradado para la forma:
17.1.- Rellenos
Para modificar el relleno de una forma, selecciona primero la forma, a continuación, selecciona
“Relleno de forma” y la opción de relleno que mejor se adapte a tus necesidades.
A la forma de la izquierda se le ha cambiado el color del relleno y a continuación se le ha añadido un
degradado. A la forma de la derecha se le ha añadido un relleno con textura.
17.2.- Líneas
En la opción “Contorno de forma” se podrá cambiar el color del contorno, eliminar el contorno, el
grosor de la línea de contorno y el tipo de línea.
Forma con sombreado

Forma sin efecto
y cambio de color
60
17.3.- Efecto de sombra o 3D

Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...). El estilo que hay
disponible por defecto cambia en función del tema aplicado a la diapositiva.
Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña Formato.
Sólo destacar que las formas de flechas y líneas, se pueden modificar desde su Contorno de forma
para que muestren una dirección distinta. Además, obviamente este tipo de formas no permitirá la
aplicación de un relleno.
61
RESUMEN
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico,
una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Existen dos opciones para mover un objeto, o moverlo arrastrando o moverlo cortándolo.
Usaremos cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva. Por ejemplo,
para agregar un título a una imagen, cree un cuadro de texto y colóquelo cerca de la imagen.
Los párrafos se pueden alinear a la izquierda, centrado o a la derecha.
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. También podemos insertar tablas que nos
permitirán organizar mejor la información.
Cuando desee hacer la presentación PowerPoint más interesante, puede insertar imágenes,
fotografías, imágenes prediseñadas u otras imágenes a la presentación con diapositivas desde el
equipo o desde Internet.
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UA3: Documentación de la presentación. Diseño y estilos de

presentación. Impresión de diapositivas en diferentes soportes.
Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura
INTRODUCCIÓN
La unidad restante del presente Módulo estará orientada, en primer lugar, al uso de las notas y
comentarios que podemos agregar a la presentaciones. También veremos los diferentes diseños y
estilos que podemos utilizar en nuestras presentaciones, utilizando diferentes plantillas de estilos
con una combinación de colores adecuada.
Por otro lado, veremos cómo se configuran las presentaciones para su posterior impresión y
profundizaremos en la presentación de diapositivas teniendo en cuenta el lugar y la infraestructura.



organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de
las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.



63
- Elegir los medios de presentación de la documentación más adecuados a



naturaleza.





documento.

otras.


- Animar los distintos objetos de la presentación de acuerdo con los

parámetros facilitados y utilizando, en su caso, los asistentes disponibles.
64
- Temporalizar la aparición de los distintos elementos y diapositivas de

acuerdo con el tiempo asignado a cada uno de ellos utilizando los asistentes
disponibles.

detectados y, en su caso, proponiendo los elementos o parámetros de
mejora.

65
MAPA CONCEPTUAL
66
1.- Documentación de la presentación

Las presentaciones permiten que el orador inserte una serie de notas o comentarios que le servirán
tanto de apoyo cuando vaya a exponer como en el proceso de edición.

Un comentario es una nota que puede adjuntar a una letra o palabra de una diapositiva completa.
Utilice los comentarios cuando desee que los usuarios proporcionen y revisen la información sobre
una presentación creada, o cuando los compañeros pidan información sobre una presentación.
Agregar un comentario de revisión
Seleccione Revisar > Nuevo comentario. O bien, seleccione nuevo si se abre el panel de comentarios.
En el panel Comentarios, escriba su mensaje en el cuadro y pulse ENTRAR.
67
Editar un comentario de revisión
Seleccione el icono de comentario en la diapositiva.

El panel Comentarios se abre y puede ver los comentarios de esa diapositiva.
Seleccione Responder para responder a un comentario.
Seleccione los botones Siguiente o Atrás para desplazarse por los comentarios y las diapositivas.
Eliminar un comentario de revisión
En el panel de comentarios, seleccione el comentario que desea eliminar y seleccione la X.
En la diapositiva, haga clic en el icono de comentario y seleccione Eliminar comentario.
1.2.- Preparación de las notas del orador

El panel de notas es un cuadro que aparece debajo de cada diapositiva.
Un panel de notas vacío mostrará el texto que dice, haga clic para agregar notas.
Escriba sus notas.
Si no ve el panel de notas o completamente está minimizado, haga clic en notas en la barra de tareas
en la parte inferior de la ventana de PowerPoint.
68
2.- Diseños o estilos de presentación

Todas las aplicaciones de diseño de presentaciones poseen temas y plantillas predefinidas que
ayudan a diseñar una presentación y hacerla más visual según el objetivo de la presentación.
2.1.- Uso de plantillas de estilos

Los temas de PowerPoint son las plantillas que podríamos encontrar en versiones anteriores al Office
2007.
A partir de la versión de Microsoft Office 2007 se ha simplificado la forma en la que se da color y
estilo a tablas, gráficos, formas, diagramas. Con las nuevas versiones de PowerPoint no es necesario
darle el formato a cada elemento por separado, sino que se puede elegir el tema que permitan
unificar e identificar todas las comunicaciones de la organización de un vistazo con su marca.
Para poder seleccionar un tema vaya a la ficha “Diseño” y ponga el ratón sobre cada uno de los temas
para obtener una vista previa.
69
Al aplicar un tema nuevo, se cambian los detalles principales del documento:

• Los efectos de WordArt se aplican a los títulos en PowerPoint.
• Tablas, gráficos, gráficos SmartArt, formas y otros objetos se actualizan y complementan
entre sí.
Además, en PowerPoint, incluso los diseños y fondos de las diapositivas se pueden modificar
considerablemente de un tema a otro. Si desea personalizar aún más la presentación, puede cambiar
los colores del tema, fuentes del tema o efectos del tema.
Puede usar temas integrados o personalizar sus propios temas en PowerPoint.
Diferencia entre temas y plantillas

Los temas son lo que ve en la Galería de temas. Aunque un tema puede ser un tipo de archivo
independiente (.thmx), todas las presentaciones que se creen tienen un tema aplicado, incluso las
presentaciones en blanco. Los temas integrados no contienen texto o datos, pero si poseen colores
del tema, fuentes del tema, o efectos del tema que se aplican a todas las partes del documento,
incluidos texto y datos.
Una plantilla de PowerPoint es un tipo especial de archivo "de partida" (.potx). Al abrir una plantilla,
se abre una nueva presentación con el contenido, el diseño, el formato, los estilos y el tema aplicados
a esa plantilla.
Cuando se crea y guarda una plantilla, más tarde se podrá tener acceso a ella desde el cuadro de
diálogo Nueva presentación. Cuando se crea y guarda un tema, éste se agrega a la galería Temas.
Personalizar temas
Puede crear temas diferentes personalizados a partir de los temas integrados de núcleo. La
personalización de los colores del tema, fuentes del tema y efectos del tema está situada en el
desplegable "Más" de la sección "Variantes". Puede elegir un tema, cambiar su configuración o
definir sus efectos y, a continuación, guardar la configuración como un tema nuevo en la galería.
También puede Eliminar un tema personalizado que ya no necesite.
70
2.2.- Combinación de colores

Colores del tema
Cambiar los colores de un tema es la
modificación más drástica que se puede hacer en
una presentación de Office, con excepción de
cambiar el tema. Con un solo clic puede cambiar
el tono de una presentación de informal a formal,
o viceversa, cambiando los colores del tema.
Los colores del tema tienen 12 ranuras de color.
Los primeros cuatro colores horizontales son de
texto y fondos.
El Texto que se crea con los colores de luz siempre
será legible sobre los colores oscuros y texto que
se crea con colores oscuros siempre será legible
sobre los colores de luz. Los seis siguientes son los
colores de énfasis que son siempre visibles sobre los cuatro posibles colores de fondo. Los dos
últimos colores, están reservados para los hipervínculos e hipervínculos visitados.
71
Los colores del tema combinan igualmente bien con fondos claros u oscuros. Los temas tienen
integradas reglas de visibilidad que permiten cambiar los colores en cualquier momento sin que el
contenido pierda legibilidad o deje de verse bien. PowerPoint usa texto grande, a veces de color claro
sobre fondo oscuro.
Al hacer clic en colores en el grupo temas, los
colores que aparecen junto al nombre del tema
representan los colores de énfasis y de
hipervínculo para ese tema. Si cambia alguno de
estos colores para crear su propio conjunto de
colores del tema, los colores que se muestran en
el botón colores y junto al tema nombre se
actualizará en consecuencia.
En la galería Colores del tema se muestran
todos los conjuntos de colores de los temas
integrados. Para crear sus propios colores de
tema personalizados, en el grupo Temas, haga
clic en Colores y luego haga clic en Personalizar
colores.
Fuentes del tema
Los diseñadores de documentos profesionales saben que usar un tipo de fuente para todo el
documento siempre es una opción de diseño elegante y segura. El uso de dos fuentes es una opción
mejor, si se utilizan con cuidado para dar contraste. Todos los temas de Office tienen dos fuentes:
una para los encabezados y otra para el texto. Pueden ser la misma fuente (utilizada en todas partes)
o dos fuentes diferentes. Microsoft PowerPoint utiliza estas fuentes para crear estilos de texto
automáticos. Asimismo, las galerías Estilos rápidos para el texto y los WordArt utilizan estas mismas
fuentes de tema.
Al cambiar las fuentes del tema, se actualiza todo el texto de los títulos y las viñetas de la
presentación. En las versiones anteriores de PowerPoint, este tipo de cambio global se hacía en un
patrón de diapositivas.
Al hacer clic en Fuentes
en el grupo Temas,
debajo del nombre del
tema aparecerán los
nombres de la fuente de
encabezado y de la
fuente de texto principal
usados para cada fuente
del tema.
72
Además, el cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes del tema se ha actualizado y ahora muestra las
fuentes del tema que se utilizan.
Efectos del tema
Los efectos del tema especifican cómo se aplican los efectos a los gráficos SmartArt, formas,
imágenes, tablas, WordArt y texto. Mediante el uso de la Galería de efectos del tema, puede
reemplazar diferentes conjuntos de efectos para cambiar rápidamente el aspecto de estos objetos.
Aunque no puede crear su propio conjunto de efectos del tema, puede elegir el efecto que desea
usar en su propio tema.
En cada tema, hay una matriz de efectos que sirve para generar el efecto del tema. La matriz de
efectos tiene tres niveles de estilo de línea, relleno
y efectos especiales, como efectos de sombra o
tridimensionales (3D). Los diseñadores
profesionales llaman a estos niveles de estilo
"trazo", "tono" y "profundidad". Combinando las
tres dimensiones de formato (líneas, rellenos y
efectos), puede crear efectos visuales que coincidan
con los mismos efectos de tema.
Ésta es la matriz de efectos del tema Office (el
tema predeterminado).
Cada tema tiene una matriz de efectos diferente que proporciona un aspecto distinto. Por ejemplo,
un tema puede tener un aspecto metálico y otro puede imitar el aspecto del cristal esmerilado.
73
Estilos rápidos
Mientras que los temas cambian los colores, fuentes y efectos generales utilizados, los Estilos rápidos
(o estilos) cambian el modo en que se combinan los colores, fuentes y efectos, y el color, fuente y
efecto predominante. Al situar el puntero en una miniatura de estilo rápido, verá cómo éste afecta
a la tabla, gráfico SmartArt, gráfico o forma.
La descripción del diseño de los temas
(colores para temas, fuentes de tema y
efectos de tema) proporciona galerías de
estilos rápidos que siempre combinan con
el tema del documento. Los temas y los
estilos rápidos han sido creados por
diseñadores gráficos para que todos los
documentos creados tengan un aspecto
profesional. Cuando elija alguna de las
galerías de estilos rápidos, el contenido
quedará perfectamente combinado con el
tema general del documento.
En Microsoft PowerPoint, los colores, las
fuentes y los efectos del tema son como
una lista de ingredientes de formato, y cada
estilo rápido es como una receta.
2.3.- Fondos de diapositivas

Puede usar el nuevo modelo de color de tema que
define dos colores oscuros y dos colores de luz que
se usará para texto y fondos. Los colores de luz son
siempre visibles sobre los colores oscuros y
viceversa, como cuando se utiliza el texto de color
oscuro sobre fondo claro. Hay seis colores de
énfasis que tienen un buen aspecto sobre
cualquiera de los cuatro colores de fondo posibles.
Además, dentro de cada tema hay tres definiciones
de relleno de fondo: sutil, moderado e intenso. Al
combinar los cuatro colores de fondos con los tres
fondos del tema, se obtienen 12 estilos de fondo
posibles.
74
En los temas integrados, la fila superior de la galería Estilos de fondo siempre es un relleno sólido.
Para tener acceso a la galería Estilos de fondo, en la ficha Diseño, en el grupo Variantes, dentro del
desplegable "Más", haga clic en Estilos de fondo.
Si aplica los estilos de fondo de la segunda fila de la galería mostrada en la ilustración anterior,
obtiene las cuatro variaciones que se muestran en la ilustración siguiente.
Observe cómo cambia automáticamente el texto oscuro y claro y los colores del fondo en función del
fondo seleccionado. Muchos proyectores de diapositivas muestran mejor el texto claro sobre fondo
oscuro que el texto oscuro sobre fondo claro. Puede utilizar los estilos de fondo como una forma
rápida de transformar la presentación y obtener una mejor proyección.
SUGERENCIA: Para aplicar un estilo de fondo o tema sólo a algunas

diapositivas de la presentación, haga clic con el botón secundario
del mouse en el estilo de fondo o tema y, a continuación, haga clic
en Aplicar a las diapositivas seleccionadas en el menú contextual.
2.4.- Patrones
Un patrón de diapositivas es la diapositiva superior en una jerarquía de diapositivas, donde se
almacena información sobre el tema y los diseños de diapositiva de una presentación, incluidos el
fondo, el color, las fuentes, los efectos, los tamaños de los marcadores de posición y el
posicionamiento.
Toda presentación contiene al menos un patrón de diapositivas. La principal ventaja de modificar y
usar patrones de diapositivas es que permiten realizar cambios de estilo globales para todas las
diapositivas de la presentación, incluidas las que se agreguen más adelante. Los patrones de
diapositivas permiten ahorrar tiempo, ya que hacen innecesario escribir la misma información en
más de una diapositiva. Los patrones de diapositivas resultan especialmente útiles cuando se tienen
presentaciones extremadamente largas, con muchas diapositivas.
Dado que los patrones de diapositivas afectan a la apariencia de toda la presentación, para crear y
editar los patrones de diapositivas o los diseños correspondientes se trabaja en la vista Patrón de
diapositivas.
• Un patrón de diapositivas en la vista Patrón de diapositivas.
• Diseños asociados con el patrón de diapositivas que se encuentra por encima de ellos.
Cuando se modifican uno o más de los diseños asociados a un patrón de diapositivas, básicamente
se está modificando el patrón de diapositivas. Aunque el diseño de cada diapositiva se configura por
separado, todos los diseños asociados con un patrón de diapositivas dado contienen el mismo tema
(combinación de colores, fuentes y efectos).
75
La imagen de la derecha muestra un

único patrón de diapositivas al que se
ha aplicado el tema Espiral y dos
diseños asociados. Observe cómo cada
uno de los diseños asociados que se
muestran refleja una versión diferente
del tema Espiral, con la misma
combinación de colores, pero en una
disposición de diseño diferente.
Además, cada diseño ofrece cuadros de
texto y pies de página en diferentes
ubicaciones dentro de la diapositiva, y
diferentes tamaños de fuente en los
diversos cuadros de texto.
Si quiere que la presentación contenga
dos o más estilos o temas diferentes
(como fondos, combinaciones de
colores, fuentes y efectos), tendrá que
insertar un patrón de diapositivas para
cada tema.
Cuando active la vista Patrón de diapositivas, verá que cada patrón de diapositivas tiene asociados
varios diseños predeterminados. Lo más probable es que no se usen todos los diseños provistos, sino
que se elegirán de entre los diseños disponibles aquellos que sean más útiles para la presentación de
la información.
Puede crear una presentación que contenga uno o más patrones de diapositivas, guardarla como
archivo de plantilla de PowerPoint (.potx o .pot) y luego usarla para crear otras presentaciones.
Recomendaciones para crear y usar patrones de diapositiva
Es aconsejable crear el patrón de diapositivas antes de comenzar a crear las diapositivas individuales,
en lugar de hacerlo después. Si crea primero el patrón de diapositivas, todas las diapositivas que
agregue a la presentación se basarán en ese patrón de diapositivas y en los diseños asociados.
Cuando comience a hacer cambios, asegúrese de hacerlos en el patrón de diapositivas.
Si crea un patrón de diapositivas después de crear diapositivas individuales, es posible que algunos
de los elementos de las diapositivas no se ajusten al diseño del patrón de diapositivas. Puede
reemplazar algunas de las personalizaciones del patrón de diapositivas en diapositivas individuales si
usa las características de fondo y de formato de texto, pero otras (como los pies de página y los
logotipos) solo se pueden modificar en la vista Patrón de diapositivas.
76
3.- Impresión de diapositivas en diferentes soportes
3.1.- Configuración de la página

Cambiar el tamaño y la orientación de la diapositiva
1. En la ficha Diseño, en el grupo Personalizar en el extremo

derecho, haga clic en Tamaño de diapositiva.
2. Haga clic en tamaño de diapositiva personalizado.
3. En tamaño de diapositivas para la lista, haga clic en el tamaño que desee usar o usar los
cuadros alto y ancho para seleccionar tamaños personalizados.
4. En "Orientación", podemos elegir para nuestras diapositivas entre vertical u horizontal.
3.2.- Encabezados, pies y numeración

En la ficha “Insertar” en el grupo “Texto”, haga clic en "Encabezado y pie de página".
En el cuadro de diálogo “Encabezado y pie de página”, en la ficha “Diapositiva”, seleccione la casilla
de verificación “Pie de página” y, luego, escriba el texto que desea ver en el botón del centro de la
diapositiva.
Para evitar que el texto del encabezado aparezca en la diapositiva
de título, seleccione la casilla de verificación “no mostrar en
diapositiva de título”.
Si estos cambios desea aplicarlos solo a la diapositiva
seleccionada, haga clic en “Aplicar”. Si en cambio desea que se
aplique a todas las diapositivas, haga clic en “Aplicar a todas”.
77
Observe el cuadro “Encabezado y pie de página”, en la ficha “Notas y documentos para distribuir”,
seleccione la casilla de verificación “Encabezado” o “Pie de página”, o ambas, y a continuación
escriba el texto que desea mostrar en el botón centrar superior (Encabezado) o en el botón central
(pie de página) de cada página de notas o documento.
A continuación haga clic en “Aplicar a todas”.
78
Para agregar un número a una diapositiva vaya a la ficha “Vista”, seleccione “Normal” en grupo
“Vistas de presentación”.
En el lateral izquierdo de la pantalla asegúrese de encontrarse en la pestaña “Diapositivas” y, luego
haga clic en la primera vista en miniatura de la presentación.
A continuación en el grupo “Texto” de la ficha “Insertar”, haga clic en “Número de diapositiva”.
Se abrirá nuevamente la ventana “Encabezado y pie de página”. Puede agregar números de
diapositiva (en la pestaña “Diapositiva”), o números de página de notas (en la pestaña “Notas y
documentos para distribuir”).
Si desea cambiar el número de inicio de la diapositiva: haga clic en “Configurar página” de la ficha
“Diseño” y en el cuadro “Numerar las diapositivas desde” introduzca el valor deseado.
Para agregar la “Fecha y hora” vaya al grupo “Vistas de Presentación", de la ficha “Vista” y seleccione
“Normal”.
En el grupo “texto” de la ficha “Insertar” seleccione “Fecha y hora”. Se abrirá nuevamente la ventana
“Encabezado y pie de página”.
Seleccione dónde desea insertar la fecha y hora (Diapositiva o notas y documentos para distribuir”.
La fecha y hora la puede establecer fija o que se actualice automáticamente.
3.3.- Configuración de los distintos formatos de impresión. Opciones de impresión

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Imprimir.
2. En Impresora, haga clic en la flecha abajo y elija una impresora.
3. En Configuración, haga clic en la flecha abajo situada junto a Imprimir todas las diapositivas
y después elija las diapositivas que quiere imprimir:
79
4. Haga clic en la flecha abajo situada junto a Diapositivas de página completa y, a continuación,
elija un diseño de impresión. Las siguientes imágenes en miniatura muestran una vista previa
del aspecto que tendrán las páginas cuando se impriman.
5. Haga clic en la flecha abajo situada
junto a Imprimir a doble cara y
luego elija un formato de página.
6. Haga clic en Intercaladas y después
elija una preferencia para organizar
la copia impresa. Si la impresora no
ofrece intercalación, esta opción
puede aparecer atenuada.
7. Haga clic en Escala de grises y elija
una combinación de colores para la
copia impresa.
8. En el cuadro Copias, escriba el
número de copias que quiera y
luego haga clic en Imprimir.
4.- Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura

PowerPoint dispone de una serie de efectos de animación que permiten mejorar visualmente las
presentaciones. Cuando ha ejecutado alguno de los ejemplos que ha ido realizando, habrá observado
que las visualizaciones de las diapositivas resultaban monótonas, aunque tuvieran distintos tipo de
letra, diferentes tamaños, colores, gráficos, imágenes, etc. Además, era el presentador el que
haciendo clic con el ratón establecía la transición entre diapositivas, lo cual no permitía dejar una
presentación ejecutándose de forma automática, siempre tenía que haber alguien haciendo clic.
En este apartado aprenderá a mejorar sus presentaciones incluyendo efectos de salida para cada
diapositiva, efectos para el texto que éstas contengan y podrá incluir un temporizador variable para
cada diapositiva, logrando una animación en la
presentación le permitirá captar mejor la atención de
los asistentes.
4.1.- Animación de elementos

En las presentaciones podemos dar movimiento a los
objetos que forman parte de ellas e incluso al texto
haciéndolas así más profesionales o divertidas,
además de conseguir llamar la atención de las
personas que la están viendo.
80
Animación de textos y objetos

Puede animar el texto, imágenes, formas, tablas, gráficos SmartArt y otros objetos de la presentación
de PowerPoint para darle efectos visuales, incluidas las entradas y salidas de los elementos, el
cambio de tamaño o de color y el movimiento.
La animación es una excelente forma de centrarse en los puntos importantes, controlar el flujo de
información y aumentar el interés del Visor de la presentación. Puede aplicar efectos de animación
a texto u objetos de diapositivas individuales, texto y objetos en la vista patrón de diapositivas o los
marcadores de posición en los diseños de diapositiva personalizados.
En PowerPoint hay cuatro tipos diferentes de efectos de animación:
• Los efectos de entrada hacen que un objeto aparezca gradualmente, que entre volando
desde un lado de la diapositiva o que aparezca con un efecto de rebote.
• Los efectos de salida implican hacer que un objeto salga volando de la diapositiva,
desaparezca de la vista o salga de la diapositiva siguiendo una trayectoria en espiral.
• Los efectos de énfasis incluyen hacer que un objeto reduzca o aumente su tamaño, cambie
de color o que gire sobre su centro.
• Puede usar las trayectorias de la animación para que un objeto se desplace hacia arriba, hacia
abajo, a la izquierda o a la derecha, o siguiendo un recorrido con forma de estrella o de círculo
(entre otros efectos). También puede dibujar su propia trayectoria.
Los efectos de animación se pueden usar solos o en combinación con otros. Por ejemplo, para que
una línea de texto se desplace hacia arriba al mismo tiempo que aumenta de tamaño, aplique el
efecto de entrada Desplazar hacia arriba y el efecto de énfasis Aumentar y hundir. Haga clic en
Agregar animación para agregar efectos y use el panel de animación para configurar que el efecto
de énfasis se inicie con la anterior.
Aplicar una animación

Selecciona el objeto o texto de la diapositiva que
quieras animar.
En la pestaña Animaciones de la cinta, haga clic
en Agregar animación y elija un efecto de
animación.
81
4.2.- Transición de diapositivas

Se entiende por transición entre diapositivas, el efecto y la forma en que se pasará de una diapositiva
a otra.
Para configurar la transición entre
diapositivas vaya a la ficha
“Transiciones” y observe el grupo
“Transición a esta diapositiva”. Hace
referencia a la forma en que se pasa de
la diapositiva anterior a la actual.
En primer lugar seleccione como desea
realizar la transición. Si desea ver todas
las posibilidades de transición, abra el
menú desplegable.
Puede definir un sonido de transición. Para ello en el cuadro de dialogo “Sonido de transición”
seleccione el sonido que desea aplicar a la transición de las diapositivas.
Observe que existe la opción “repetir hasta el próximo sonido” con lo que el sonido se reproducirá
hasta que se ejecute otro.
También puede configurar cuando “Avanzar a la dispositiva”
siguiente, El avance de la transición de esta diapositiva a la
siguiente se realizará mediante un clic con el ratón o
automáticamente después de los segundos que se establezcan o
bien por estos dos métodos.
Si desea que los cambios que ha realizado se apliquen a todas las diapositivas. Seleccione “Aplicar a
todas las diapositivas”.
4.3.- Intervalos de tiempo

Ensayar intervalos de tiempo permite calcular el tiempo que se necesita para ver cada diapositiva sin
prisas.
Para calcular el tiempo que necesita hay que ir a la pestaña “Presentación con diapositivas” y elegir
la opción “Ensayar Intervalos”.
82
Al hacer esto la presentación comenzará a reproducirse

mientras aparece en la parte superior izquierda un contador
de tiempo que cronometra el tiempo que se tarda en pasar
toda la diapositiva y pasar la diapositiva siguiente pulsando
algún botón del ratón.
En el recuadro blanco se muestra el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que
aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que ha
transcurrido desde la primera diapositiva. La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el
botón pausa el ensayo de intervalos y repite la diapositiva (pone a cero el cronómetro de la
diapositiva). Una vez terminado el ensayo PowerPoint pregunta si quiere conservar esos intervalos
para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contesta que sí vera que aparece una pantalla
en la que se muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado
para ver cada una de ellas.
4.4.- Configuración de la presentación

Para crear una presentación automática y lograr que tu portafolio de productos se reproduzca sin
que estés presente, debes acceder a la configuración de diapositivas.
• Selecciona la ficha Presentación con diapositivas y luego,
haz clic en el comando Configuración de la presentación con
diapositivas.
• Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar presentación que
contiene las opciones disponibles para la creación y
reproducción de diapositivas para una presentación. Revisa
83
las diferentes opciones que tienes y si es necesario, prueba las opciones para ver cómo se
comporta tu presentación.
• Haz clic en Aceptar para aplicar la configuración de la presentación.
Tipo de presentación
• Realizada por un orador: Verás las diapositivas en pantalla completa y tu controlarás la
exposición.
• Examinada de forma individual: Verás la presentación en una ventana.
• Examinada en exposición: Verás las diapositivas en pantalla completa, pero ésta será
autoejecutable. De esta forma no tendrás el control sobre la reproducción.
Mostrar diapositivas
Establece las diapositivas que deseas mostrar. La opción Todas, es naturalmente, el valor por defecto.
Sin embargo, puedes elegir mostrar sólo ciertas diapositivas o puedes optar por mostrar los
programas personalizados que hayas creado a partir de la presentación original.
Opciones de presentación
• Repetir el clic hasta presionar la tecla “Esc” significa hacer un bucle continuo.
• Mostrar sin narración y sin animación es desactivar las mismas durante la presentación.
• Cambiar el valor predeterminado de pluma y colores del puntero láser.
84
Avance de diapositivas
Si has determinado duraciones para que la presentación se reproduzca automáticamente, aquí
podrás activar o desactivar esa opción.
Varios monitores
Los expositores suelen utilizar un ordenador portátil y un proyector para mostrar la presentación. Si
deseas verla en el ordenador, elige la opción Monitor principal y si quieres verla en el proyector,
entonces selecciona la opción Mostrar vista del moderador.
4.4.1.- Presentación con orador
Los oradores pueden incluir notas en su presentación. Para ello tiene que habilitar la opción vista
moderador.
Requisitos previos para usar la vista moderador
Antes de usar la vista Moderador, haga lo siguiente:
Asegúrese de que ese equipo que se usa para la presentación es compatible con el uso de varios
monitores. La mayoría de equipos de escritorio estos días tienen compatibilidad con varios monitores
integrada, pero si no, deberá requerir dos tarjetas de vídeo.
PowerPoint sólo admite el uso de dos monitores para una presentación. Sin embargo, puede
configurarlo para ejecutar una presentación en tres o más monitores que están conectados a un
equipo.
Configurar PowerPoint para usar la vista moderador
En la pestaña Presentación con diapositivas, en el grupo Monitores, active la casilla Usar la vista del
moderador.
En el cuadro de diálogo Configuración de pantalla, en la pestaña Monitor, haga clic en el icono del
monitor que desee usar para ver las notas del orador y, a continuación, seleccione la casilla de
verificación Éste es el monitor principal.
Si la casilla de verificación “Éste es el monitor principal” está activada y no disponible, el monitor ya
está designado como monitor principal. Puede seleccionar a un único monitor principal a la vez. Si
hace clic en un icono de monitor diferente, la casilla de verificación “Éste es el monitor principal”
está desactivada y vuelve a estar disponible.
Haga clic en el icono del monitor para el segundo monitor que la audiencia va a ver, active la casilla
“Extender el escritorio de Windows a este monitor” y, a continuación, haga clic en “Aceptar”.
En la ficha presentación con diapositivas, en el grupo monitores, asegúrese de que el monitor en el
que desea que el público vea la presentación, aparece en la lista “Mostrar”.
85
Enviar la presentación en dos monitores

En la pestaña “Presentación con diapositivas”, en el grupo “Configuración”, haga clic en
“Configuración de la presentación con diapositivas”.
En el cuadro de diálogo “Configurar presentación”, haga clic en las opciones que desee y en Aceptar.
No se olvide seleccionar la casilla “Mostrar vista del moderador”.
Para comenzar a realizar la presentación, en la pestaña “Vista”, en el grupo “Vistas de presentación”,
haga clic en “Presentación con diapositivas”.
Para desactivar la compatibilidad con varios monitores, en
el cuadro de diálogo Configuración de pantalla, en la
pestaña Monitor, seleccione el segundo monitor y, a
continuación, desactive la casilla Extender el escritorio de
Windows a este monitor.
4.5.- Conexión a un proyector y configuración

Conectaremos el equipo a un proyector cuando queramos que la presentación sea visualizada en
público por este medio. Estos equipos se pueden conectar de varias maneras, lo más habitual es a
través de un cable de video (VGA) o a través de la salida HDMI en equipos más actuales.
Si conectamos el proyector a un PC de sobremesa, normalmente debemos apagar el ordenar,

conectar el cable correspondiente, conectar el proyector y volver a encender el equipo.
Si nuestro equipo permite visualizar la
presentación en el monitor y en la pantalla de
proyección, podremos activar la casilla “Usar
vista de moderador", de la ficha “Presentación
con diapositivas”. De esta forma podremos
visualizar en el monitor la vista de trabajo, el
esquema del documento, las notas asociadas,
etc. Mientras se proyecta la presentación con
el proyector.
86
4.6.- Ensayo de la presentación

Antes de realizar la presentación, se recomienda ser profesional y ensayar la presentación
previamente. De esta forma se comprobarán todas las animaciones, las transiciones, los intervalos
de tiempo, el tipo de letra, el tamaño, etc.
En gran parte, el éxito de la presentación dependerá de esto.
4.7.- Proyección de la presentación

Para proyectar la presentación, vaya a la ficha “Presentación con diapositivas”, en el grupo “Iniciar
presentación con diapositiva” encontraremos diferentes botones para iniciar el modo de la
presentación, podremos escoger presentar desde el principio o desde la diapositiva actual. En
“Presentación personalizada” podremos escoger que solo se muestre un subconjunto de
diapositivas o establecer el orden de las diapositivas.
Si pulsamos la tecla F5 se inicia el modo “Presentación de diapositivas”.
RESUMEN
Las presentaciones permiten que el orador inserte una serie de notas o comentarios que le servirán
tanto de apoyo cuando vaya a exponer como en el proceso de edición.
Todas las aplicaciones de diseño de presentaciones poseen temas y plantillas predefinidas que
ayudan a diseñar una presentación y hacerla más visual según el objetivo de la presentación.
PowerPoint dispone de una serie de efectos de animación que permiten mejorar visualmente las
presentaciones.
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al
texto haciéndolas así más profesionales o divertidas, además de conseguir llamar la atención de las
personas que la están viendo.
Antes de realizar la presentación, se recomienda ser profesional y ensayar la presentación
previamente. De esta forma se comprobarán todas las animaciones, las transiciones, los intervalos
de tiempo, el tipo de letra, el tamaño, etc. En gran parte, el éxito de la presentación dependerá de
esto.
87
BIBLIOGRAFÍA
Multimedia.
88
Editex.
Thomson Paraninfo.
técnicas.
Mc Graw Hill.
ENLACES
89
Bravo Murillo, 38 35003 Las Palmas de Gran Canaria (Gran Canaria) 928 380 012
Juan Pablo II, 30 38004 Santa Cruz de Tenerife (Tenerife) 922 286 114
Avda. Rey Juan Carlos I, 38 38650 Arona (Tenerife) 922 630 255
Mástil, 23-25 35509 San Bartolomé (Lanzarote) 828 609 005
Calvario,17 38760 Los Llanos de Aridane (La Palma) 922 462 648
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UA1: Introducción al Ordenador (hardware, software).

2.- Utilización básica de los sistemas operativos habituales ................................................................. 24

UA2: Introducción a la búsqueda de información en internet.

2.- Navegación por la World Wide Web............................................................................................... 67

UA3: Utilización y configuración de correo electrónico como

2.- Transferencia de ficheros ftp ....................................................................................................... 119

RESUMEN ........................................................................................................................................ 121

UA1: Introducción al Ordenador (hardware, software).

OBJETIVOS DE LA UNIDAD FORMATIVA

- Explicar las operaciones básicas de actualización de las aplicaciones ofimáticas

- Identificar, si fuera necesario, los derechos de autor de la información

• Ante un supuesto práctico, donde se incluirán los procedimientos internos y normas

1.- Introducción al ordenador (hardware, software)

• Hardware de almacenamiento: como su nombre indica estos dispositivos tiene la capacidad

• Hardware de procesamiento: se refiere a aquellos elementos cuyo propósito constituye la

• Hardware de entrada/Salida: reciben esta denominación debido a que combinan las

• La memoria principal es un espacio de almacenamiento, normalmente de tipo RAM, donde

• Los sistemas de entrada-salida son un conjunto de dispositivos que permite la comunicación

• Chipset: es un conjunto de chips que se encargan de controlar la información que fluye a

• Memorias Principales (RAM y ROM): estas memorias se verán más detalladamente

La Unidad Central de proceso (CPU o UCP)

• La unidad aritmético lógica.

Características principales de la CPU

1.1.4.- Periféricos: Dispositivos de entrada y salida, dispositivos de almacenamiento y dispositivos

• Discos Duros SATA:

Hardware y sus conexiones

Es una arquitectura de bus desarrollada por las industrias de computadoras y telecomunicaciones,

2.- Utilización básica de los sistemas operativos habituales

2.1.- Sistema operativo

b. Interfaz gráfica de usuario (GUI, Graphics User interface): el sistema operativo

2. Gestionar y optimizar recursos hardware y software:

2.2.1.- Partes de entorno de trabajo

Nota: los Gadget se han dejado de usar en nuevas

2.2.2.- Desplazamiento por el entorno de trabajo

Es la forma habitual del ratón

Cuando el puntero está sobre un vínculo de Internet

Cuando el puntero está sobre el texto de un documento

Cuando el ordenador está ocupado haciendo alguna operación que hemos

• Hacer doble clic con el botón izquierdo:

- Si el objeto es texto, se señala la palabra sobre la que estamos situados. Y si hacemos

- Si el objeto es un icono, se abrirá una ventana con la

• Arrastrar: consiste en pulsar el botón izquierdo del ratón

• Desplazar: moviendo la rueda central del ratón arriba y abajo

Mostrar u ocultar el menú Inicio. También con Ctrl+Esc.

Abrir el Explorador de Windows mostrando el contenido

Minimizar todas las ventanas del escritorio.

Restaurar las ventanas minimizadas.

Mostrar el escritorio minimizando las ventanas abiertas en

Minimizar todas las ventanas del escritorio, salvo la que

Obtener una vista previa temporal del escritorio, las

Desplazarse por los programas de la barra de

Desplazarse por los programas de la barra de tareas en

Iniciar el programa anclado a la barra de tareas en la

Desplazarse por los programas de la barra de tareas

Usar las teclas de dirección para desplazarse por los

Abrir el Administrador de tareas.

Bloquear el equipo o cambiar de usuario.

Mostrar la ayuda de Windows.