GPICit0001 - Adm y Almacen Documentos PIC - V01

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Sistema de Gestión Integrado SMCV

Administración y Almacenamiento de Documentos en la Gerencia de


Proyectos Ingeniería y Construcción
GPICit0001

A D M I N I S T R A C I Ó N Y A L M A C E N A M I E N T O D E

D O C U M E N T O S E N L A G E R E N C I A D E

P R O Y E C T O S , I N G E N I E R Í A Y C O N S T R U C C I Ó N

1. Cambios realizados en este Documento


El presente instructivo reemplaza al GTpr0010 – Control de documentos de la Gerencia Técnica (Ene-15)

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CONTENIDO

1. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3
3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................... 3
3.1. Superintendente de Planeamiento y Control de Proyectos .................................... 3
3.2. Jefe de Planeamiento y Control de Proyectos......................................................... 3
3.3. Ingeniero de Planeamiento y Control de Proyectos ................................................ 3
3.4. Administrador del Proyecto ...................................................................................... 3
3.5. Usuario del Documento............................................................................................. 4
3.6. Revisores de Documentos ........................................................................................ 4
3.7. Administrador de Documentación Técnica ............................................................. 4
3.8. Control Documentario ............................................................................................... 4
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .................................................................................... 4
4.1. DEFINICIONES ........................................................................................................... 4
4.2. ABREVIATURAS ........................................................................................................ 7
5. DESCRIPCIÓN ..................................................................................................................... 8
5.1. CODIFICACION .......................................................................................................... 8
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ..................................................................................... 14
6.1. Tablas ........................................................................................................................15
7. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DOCUMENTARIO ...................... 21
7.1. Inicio ..........................................................................................................................21
7.2. Ejecución...................................................................................................................22
7.3. Cierre .........................................................................................................................27
7.4. Archivo de Documentos ...........................................................................................28
8. SOFTWARE Y HERRAMIENTAS AUTORIZADAS ............................................................ 29
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..................................................................................... 29
10. REGISTROS ....................................................................................................................... 29
11. ANEXOS ............................................................................................................................. 30

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1. OBJETIVOS

 Establecer los criterios para identificar, emitir, recibir, controlar, almacenar y


posteriormente recuperar adecuadamente los documentos elaborados por la Gerencia de
Proyectos Ingeniería y Construcción y sus contratistas.

 Describir el proceso de tramitación y almacenamiento y control de documentos mediante


el uso de las herramientas tecnológicas implementadas en el área.

2. ALCANCE

 Este instructivo es aplicable para todas las etapas, de todos los proyectos administrados
por la Gerencia de Proyectos Ingeniería y Construcción.

 Los Contratistas, Consultores y/o Proveedores administrados por la gerencia deben


cumplir con los lineamientos descritos en el presente instructivo

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Superintendente de Planeamiento y Control de Proyectos

 Garantizar que los criterios y procesos descritos en este instructivo se implementen


adecuadamente en cada uno de los proyectos del área

3.2. Jefe de Planeamiento y Control de Proyectos

 Asignar la carga de trabajo a los DC de acuerdo al portafolio de proyectos e informar


sobre los nuevos contratos; así como ejecutar verificaciones a la gestión de cada uno.

3.3. Ingeniero de Planeamiento y Control de Proyectos

 Informar a los DC sobre los cambios en el portafolio de proyectos y convocarlos a las


reuniones de inicio de cada nuevo proyecto..

3.4. Administrador del Proyecto

 Establecer la Matriz de Responsabilidades y Distribución de Documentos del Proyecto


así como el Plan de Comunicaciones.

 Entregar al inicio de cada proyecto el DMI (Gestión del Cambio), ODM según
corresponda.

 Verificar que la documentación recibida corresponda con el alcance del proyecto.

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 Indicar cuáles son los documentos de acuerdo a la lista de entregables técnicos y


gestión para el cierre OTM. Se debe utilizar el Anexo 01- Requerimiento de
entregables técnicos y gestión para el cierre

3.5. Usuario del Documento

 Cumplir con lo dispuesto en este instructivo y coordinar con los DC para obtener la
documentación en última revisión antes de ser utilizada.

3.6. Revisores de Documentos

 Comentar y/o firmar cada uno de los documentos que se les ha ruteado; estos
revisores pueden ser los ingenieros de disciplina, administradores de proyectos, el
personal de control de proyectos, dibujantes y cualquier colaborador de la gerencia.

3.7. Administrador de Documentación Técnica

 Revisar periódicamente este instructivo, el proceso y la gestión de control de


documentos en la Gerencia de Proyectos de Ingeniería y construcción.

3.8. Control Documentario

 Tramitar la documentación desde los contratistas hacia SMCV y viceversa según el


presente instructivo, son el canal de comunicación autorizado entre el área de
proyectos SMCV y sus contratistas.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1. DEFINICIONES

Cliente: Empresa que contrata los servicios de un Contratista para que ejecute parte o la
totalidad de un proyecto o servicio.

Contratista: Para el caso del área de proyectos, es toda empresa que ejecuta un proyecto o
está encargada de un servicio o compra.

Contrato Marco: Acuerdo establecido entre SMCV y sus contratistas de Ingeniería,


Construcción, Topografía y/o Control y Aseguramiento de Calidad, mediante el cual los
contratistas ofrecen servicios a diversos proyectos, generando dos tipos de documentos:
Documentos de Contrato Marco y Documentos de Proyecto.

Documento de Contrato Marco: Documento que contiene información de gestión y de


trámite correspondiente a un contrato marco y no a un proyecto específico.

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Documento de Proyecto: Documento que contiene información específica de un


determinado proyecto y que debe ser administrado y controlado con los lineamientos de este
instructivo. Estos documentos se agrupan en :

 Documento de Gestión y/o Construcción

 Documento Técnicos del Proyecto (Factibilidad, Ingeniería Básica y/o detalle)

 Documentos de Trámite

Documento de Trámite: Documento que se utiliza para dejar constancia de un trámite


realizado entre el DC del área de proyectos SMCV y el DC de la contratista o viceversa. Se
consideran documentos de trámite:

Solicitud de Información (RFI): Formato que debe ser llenado por la contratista para
realizar consultas técnicas de construcción y diseño. Tomar en cuenta que si la respuesta
tiene un impacto en el costo o cronograma, es responsabilidad del emisor comunicar de
inmediato para generar el documento de cambio correspondiente y para que el
Administrador del Proyecto realice el seguimiento. El formato se establece dentro del
GTit0002 – Instructivo para el EPMS.

Transmittal (TR): Formato que puede ser llenado por el DC de SMCV, Contratistas,
Proveedor y/o Consultor para formalizar la entrega de documentos técnicos y de gestión
presentados con carácter informativo. Sirve para dejar constancia de haber entregado los
documentos. El formato se establece dentro del GTit0002 – Instructivo para el EPMS.

Submittal (SUB): Formato que debe ser llenado por las contratistas para formalizar la
entrega de documentos que requieran revisión y/o aceptación por parte del área de
proyectos de SMCV. El formato se establece dentro del GTit0002 – Instructivo para el
EPMS.

Documentos Especiales.-

Reportes Diarios del Contratista (RDC): Formato en el que se registra las actividades
realizadas en campo diariamente, debe contener datos sobre horas hombre, equipos y
materiales así como preocupaciones del día. Debe ser presentado diariamente antes de
las 10 a.m. según lo establecido en el GTpr0006 – Control del proyecto del contratista.

Reportes de No-Conformidad (RNC): Formato que se utiliza para documentar los


incumplimientos o desviaciones respecto de un requisito, procedimiento o plan de trabajo.
Se debe utilizar el Anexo 02 -Formato Reporte de No conformidad

Planos Red Line (Línea Roja): Planos de construcción que muestran en color rojo todos
los cambios realizados durante la construcción, serán presentados por la contratista para
aprobación por parte de proyectos de SMCV y finalmente darán origen a los planos AS

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BUILT. También se debe considerar los planos del proveedor y/o consultores. Para la
codificación y versionamiento referirse al GTpr0012 - Procedimiento CAD .

Planos As Built (Conforme a Obra): Planos que reflejen la realidad de la construcción,


se originan a partir de lo plasmado y aprobado en los planos red line. Para la codificación
referirse al GTpr0012 - Procedimiento CAD

Deben ser presentados en archivo nativo y en físico en formato A3 (02 copias) con las
firmas del ingeniero colegiado incluyendo su certificado de habilidad, en caso la copia A3
no fuese legible considerar la presentación en formato A1.

Referirse al Alcance del Proyecto para que no existan contradicciones, lo estipulado en él


tendrá prioridad sobre este procedimiento.

Para los planos eliminados, cancelados anulados, se usaran las siglas VOID, el contratista
debe emitir una TR con cada documento anulado, colocando. estas siglas en vez del
número de revisión.

Instrucciones de Obra (IO): Formato que se utiliza para registrar algún cambio en el
alcance del Contratista, este documento debe estar firmado por el Contratista y aceptado
por el administrador del proyecto de SMCV. Se debe utilizar el Anexo 03- Formato de
Instrucciones en Obra

Cambio de Alcance del Contratista (CAC): Formato que se utiliza para registrar y
cuantificar el cambio que afectan a la línea base del cronograma y/o costo del contrato. El
cambio puede ser positivo o negativo. El CAC puede ser el resultado de cambios iniciados
por el cliente, la aplicación de ingeniería de campo por el equipo del proyecto, o el
resultado del cambio de condiciones de seguridad, constructivas o legales. Se debe
utilizar el Anexo 04 Formato de Cambio de Alcance. Deben Gestionarse los cambios por
fase de proyecto.

Valorización (EDP): Formato que se utiliza para aprobar y/o validar los avances del
Contratista por un periodo establecido, deberá mostrar el monto actual a valorizar, monto
acumulado anterior y el saldo por valorizar además debe contener sustento respectivo.
Para la tramitación de este documento es necesario presentar los requisitos legales
previamente.

EPMS: Aplicación corporativa online de SMCV diseñada para el trámite y el


almacenamiento de la información de un proyecto, en el área de Proyectos, Ingeniería y
Construcción.

Estándar: Requerimientos de tipo técnico, legal u operacional que deben cumplir los
elementos componentes de un sistema productivo, administrativo o de servicio (personas,
áreas, instalaciones, equipos y/o materiales), para garantizar resultados operacionales
satisfactorios.

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Los estándares contemplan entre otras: especificaciones técnicas, normas de diseño y de


construcción.

Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el
formato contiene datos se convierte en un registro.

Metadatos.- Datos estructurados que describen el contenido y las características de los


documentos (código, título, disciplina, área, revisión, tipo de documento, entre otros).

Proyecto: Actividades interrelacionadas que desarrollan ingeniería o construcción de


infraestructura así como adquisición e instalación de equipamiento para clientes internos
de GPIC, está identificado por un código único y pueden ser:

 Proyectos de Capital (CAP)

 Proyectos de Gasto (MIP)

 Proyectos de Factibilidad (PRE)

Proyectos de Capital (Capex: Capital Expenditure): Aquellos que son financiados por
el presupuesto de inversiones de SMCV los cuales a su término deben ser capitalizados
pasando a formar parte de los activos fijos de SMCV.

Proyectos de Gasto (Opex Operative Expenditure): Aquellos que son financiados por
el presupuesto de operaciones de SMCV.

Proyecto de Factibilidad: Aquellos estudios previos aún proyecto capital o de gasto.

4.2. ABREVIATURAS

DCA : Administrador de Documentación Técnica

DC : Control Documentario (Document Controller)

MRD : Matriz de responsabilidades y distribución.

EPMS : Engineering Project Management System.

REDCV : Repositorio electrónico de documentos electrónicos para SMCV.

(Actualmente este repositorio es EPMS)

GPIC : Gerencia de Proyectos, Ingeniería y Construcción.

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5. DESCRIPCIÓN

5.1. CODIFICACION

Para una adecuada codificación debemos tener en cuenta la siguiente agrupación de


documentos:

 Documentos de Contrato Marco

 Documentos de Trámite

o Documentos de Contratistas y/o Proveedores

o Documentos de Cerro Verde

 Documentos de Gestión

o Documentos de Contratistas y/o Proveedores

o Documentos de Cerro Verde

 Documentos de Proyecto

 Documentos de Trámite

o Documentos de Contratistas y/o Proveedores

o Documentos de Cerro Verde

 Documentos de Gestión y/o Construcción

o Documentos de Contratistas y/o Proveedores

o Documentos de Cerro Verde

 Documentos Técnicos (Ingeniería/Factibilidad)

o Documentos de Contratistas y/o Proveedores

o Documentos de Cerro Verde


Nota.- Ver Anexo 13 .- AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU CODIFICACIÓN

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5.1.1. Documentos de Trámite

5.1.1.1. Contratista y/o Proveedor

UUUU – VVVVVVVV – C/OC XXX - YYYY


Correlativo

Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Siglas de contratista
Ejemplos:

 SKAN-CAP10115-1302262-TR-0013

 BISA-CAP13027-1302262-SUB-0512

 ABB-CAP13027-1202768-RFI-0512

Detalle de la codificación:
Siglas de la razón social de la contratista con un promedio
UUUU de 04 caracteres.
8 primeros dígitos del código SAP del proyecto (excluyendo
“1703”) seguido de un guion y los 7 últimos dígitos del
VVVVVVVV – C/OC
número de contrato para las contratistas o los 7 últimos
dígitos de la orden de compra para los proveedores.

XXX Siglas del tipo de documento de trámite. Máximo de 03


caracteres. Ver Tabla 5.- Documentos de Trámite
YYYY
Número correlativo de cuatro dígitos iniciando con “0001”.

Los documentos contractuales de un proveedor deben tratarse directamente con el Área


de Abastecimientos.

5.1.1.2. Cerro Verde

VVVVVVVV – C/OC
UUUU – XXX - YYYY
-
Correlativo

Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato

Siglas
Superintendencia

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Ejemplos:

 PE-CAP10115-1302262-TR-0013

 PC-CAP13027-1302262-SUB-0512

 HMA-CAP13027-1202768-RFI-0512

Siglas que corresponden a las superintendencias en un máximo de


UUUU
04 caracteres. Ver Tabla 3.-

8 primeros dígitos del código SAP del proyecto (excluyendo “1703”)


VVVVVVVV seguido de un guion y los 7 últimos dígitos del número de contrato
– C/OC para las contratistas o los 7 últimos dígitos de la orden de compra
para los proveedores.

Siglas de tipo de documento de trámite.


XXX
Máximo de 03 caracteres. Ver Tabla 5.- Documentos de Trámite

YYYY Número correlativo de cuatro dígitos. Iniciando en “0001”

5.1.2. Documentos Gestión y/o Construcción del Proyecto

Todos los documentos de gestión y/o construcción (Ver Tabla 2.- Tipos de Documentos)
propios del proyecto deben codificarse de acuerdo a los siguientes lineamientos.
La numeración de las versiones de estos documentos inicia en “0” (cero) y continúa con
el siguiente correlativo hasta su aprobación.

5.1.2.1. Contratista y/o Proveedores

UUUU – VVVVVVVV – C/OC - XXX - YYY


Correlativo

Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Siglas de contratista
Ejemplos:

 SKAN-CAP10115-1301890-MOM-013
 SKAN-CAP10115-1301890-INF-012

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Detalle de la codificación:

UUUU Siglas de la razón social de la contratista en un máximo de 04


caracteres.

8 primeros dígitos del código SAP del proyecto (excluyendo


“1703”) seguido de un guion y los 7 últimos dígitos del número
VVVVVVVV – C/OC
de contrato para las contratistas o los 7 últimos dígitos de la
orden de compra para los proveedores.

XXX Tipo de documento de trámite (TR, SUB, RFI). Máximo de 03


caracteres.

YYY Número correlativo de tres dígitos. Iniciando en “001”.

5.1.2.2. Cerro Verde

VVVVVVVV – C/OC
UUUU – XXX - YYY
-
Correlativo

Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato

Siglas del Área de


operación

Ejemplos:

 PE-CAP10115-1404567-EDP-013

 PC-CAP13027-1407891-CL-512

 PH-CAP13027-1407654-CAC512

Siglas que corresponden a las áreas de operación en un máximo


UUUU
de 04 caracteres. Ver Tabla 3.-

8 primeros dígitos del código SAP del proyecto (excluyendo “1703”)


seguido de un guion y los 7 últimos dígitos del número de contrato
para las contratistas o los 7 últimos dígitos de la orden de compra
VVVVVVVV
para los proveedores.
– C/OC
En la administración de Contratos Marco (Ingeniería, Topografía,
Construcción) el código del proyecto se rellenará con 8 ceros.

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p.e. = PE-00000000-1404567-EDP-001

El código del contrato u orden de compra se rellenará con 7 ceros,


para aquellos documentos generales a un proyecto (Minutas de
Reunión, Reportes de No Conformidad y otros )

p.e. = PE- CAP10115-0000000-MOM-001

Siglas de tipo de documento de trámite.


XXX
Máximo de 03 caracteres. Ver Tabla 5.- Documentos de Trámite

YYY Número correlativo de cuatro dígitos. Iniciando en “001”

5.1.3. Documentos Técnicos del Proyecto

Aplicable a toda la documentación técnica desarrollada para el proyecto a excepción de


planos (para codificar planos referirse al “GTpr0012 Procedimiento CAD para proyectos”).

La numeración de las versiones de estos documentos inicia en la letra “B” y continua con
el siguiente carácter alfabético hasta su aprobación, luego de haber sido aprobados serán
presentados en versión numérica iniciando en 0 (cero)

5.1.3.1. Contratista y/o Proveedores

5.1.3.2. Etapa de Ingeniería básica y/o de detalle

VVVVVVVV WWWW D XXX YYY


Correlativo
Tipo de
documento
Disciplina
Área
Código de
Proyecto

Ejemplo:

 CAP10115-000-7-LI-101 (Lista de Instrumentos)

8 primeros dígitos del código SAP del proyecto


VVVVVVVV
(Excluyendo “1703”).

Área del proyecto, en función a la Tabla N° 06 y 08 del


WWWW
procedimiento CAD para proyectos (GTpr0012)

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D Disciplina en función a la Tabla 07 y 09 del procedimiento


CAD para proyectos (GTpr0012)
Tipo de documento de trámite de acuerdo a la Tabla 1 de
XXX
este procedimiento (Máximo de 03 caracteres.)
Número correlativo de tres dígitos. En la etapa de
Ingeniería básica el rango de numeración es de 001 a 099;
en la etapa de Ingeniería de Detalle el rango de
YYY
numeración es de 100 a 999. En la etapa de construcción
continuar con el correlativo siguiente a la Ingeniería de
Detalle.

5.1.3.3. Cerro Verde

5.1.3.4. Etapa de Factibilidad

VVVVVVVV - XXX - YYY


Correlativo

Tipo de documento

Código de Proyecto
Ejemplo:

 CAP10115-DA-001 (Alcance del Proyecto)

8 dígitos del código del proyecto


VVVVVVVV
(excluyendo “1703”código SAP)

Tipo de documento de trámite de acuerdo a la Tabla N° 03 de este


XXX
procedimiento (Máximo de 03 caracteres).

YYY Número correlativo de tres dígitos. La numeración inicia en: “001”.

5.1.3.5. Etapa de Ingeniería básica e Ingeniería de detalle

VVVVVVVV GG WWWW D XXX YYY


Correlativo
Tipo de
documento
Disciplina
Área
Diferenciador

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Código de
Proyecto

Ejemplo:

 CAP10115-C2-3700-70-LI-101 (Lista de Instrumentos)

8 primeros dígitos del código SAP del proyecto


VVVVVVVV
(excluyendo “1703”).
Área del proyecto, en función a la Tabla N° 06 y 08 del
procedimiento CAD para proyectos (GTpr0012) o WBS
WWWW proporcionado en la reunión de inicio del proyecto; si el
documento es transversal a todo el proyecto el área será igual a
“0000” considerado área general.
Diferenciador de Planta y puede ser C,C2 o H.
C = Concentradora (Proy PSP108)
GG C2 = Concentradora (Proy CVPUE-240k)
H = Hidro, Mina y Administración
Disciplina en función a la Tabla 07 y 09 del procedimiento CAD
D
para proyectos (GTpr0012)
Tipo de documento de trámite de acuerdo a la Tabla 2 de este
XXX
procedimiento (Máximo de 03 caracteres.)
Número correlativo de tres dígitos. En la etapa de Ingeniería
básica el rango de numeración es de 001 a 099; en la etapa de
YYY Ingeniería de Detalle el rango de numeración es de 100 a 999. En
la etapa de construcción continuar con el correlativo siguiente a la
Ingeniería de Detalle.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Siendo el único canal de comunicación directo entre proyectos SMCV y sus contratistas, el
Control Documentario es responsable de velar por el cumplimiento del presente
procedimiento.

Algunas de actividades que se deben realizar son:

• Asistir a las reuniones de inicio de cada proyecto y entregar al Contratista todos los
formatos y documentos necesarios para la adecuada tramitación y control de la
información con proyectos SMCV.

• Recibir, verificar y distribuir la documentación del contratista de acuerdo a la matriz de


responsabilidades y distribución así como el plan de comunicaciones.

• Preparar un reporte semanal sobre el estatus de los documentos.

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• Informar en la reunión semanal del proyecto sobre dicho estatus el cual se incluirá en
minuta de reunión.

• Solicitar a las contratitas la presentación de los sustentos del pago de sus obligaciones
laborales y tributarias antes de la presentación de su Valorización.

• Informar mensualmente sobre los KPI´s de Control Documentario.

• Mantener un listado actualizado de los documentos.

6.1. Tablas

Tabla 3.- Siglas de Área de operación

DESCRIPCION CODIGO
Gerencia de Proyectos, Ingeniería y GPIC
Construcción
Proyectos Hidrometalurgia PH
Proyectos Concentradora C1 PC1
Proyectos Concentradora C2 PC2
Proyectos Presa Enlozada PE
Proyectos Presa Linga PL

Tabla 4.- Disciplina para Documentos Técnicos (Excepto Planos)

CODIGO CODIGO
DESCRIPCION
HIDRO CONCENTRADORA*
Proceso 0 25
General 1 N.A.
Arquitectura 2 20
Civil 2 10
Estructuras 3 15
Mechanical Services N.A. 35
Mecánica 4 55
Tuberías 5 50
Eléctrica 6 65
Instrumentación y sistemas de control 7 70
Telecomunicaciones 8 N.A.
Material Handling N.A. 59

Tabla 5.- Documentos de Trámite

DESCRIPCION CODIGO
Transmittal TR
Submittal SUB
Request for Information RFI

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Tabla 6.- Tipos de Documentos

N° DESCRIPCIÓN CÓDIGO EPMS OBSERVACIÓN AGRUPACIÓN

Acta de Recepción de Servicio del Al cierre del


1. ARS Executed Agreement GESTIÓN
Proyecto proyecto
Al inicio del
2. Acta de Entrega de Terreno AET Executed Agreement GESTIÓN
proyecto
3. Alcance de Proyecto DA Engineering - Scoping FACTIBILIDAD
4. Alcance de Trabajo SW Scope of Work INGENIERÍA
5. Alcance, Costo y Cronograma ACC Scope of Work Aprobado FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD
6. Análisis de Alternativas OT Technical Evaluation / Trade Off
INGENIERÍA
7. Cambio de Alcance del Contratista CAC Aprobado GESTIÓN
Correspondence From: (de SMCV) Entregar a
8. Carta CAR Correspondence To: (del Contratista) GESTIÓN
contratos
9. Catálogo CAT List CONSTRUCCIÓN
10. Certificado CER Certifications CONSTRUCCIÓN
11. Contrato CT Contract / Agreement GESTIÓN
12. Criterio de Diseño DC Desing Criteria INGENIERÍA
Cronograma de Ejecución del
13. CEC Contracts - Schedule GESTIÓN
Contratista
14. Cronograma de utilización de equipos CUE Schedule GESTIÓN
15. Cronograma del Proyecto CP Project Controls - Master Schedule Nativo FACTIBILIDAD
16. Curriculum Vitae CV Documentation GESTIÓN
17. Curva “S” del Proyecto CSA Construction - Progress Inicial GESTIÓN
18. Desviación de Alcance DEV Client Variation GESTIÓN
19. Diseño Mezcla DM Documentation CONSTRUCCIÓN

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N° DESCRIPCIÓN CÓDIGO EPMS OBSERVACIÓN AGRUPACIÓN

INGENIERÍA/CONT
20. Documento General OT Documentation Others Documents
/GESTIÓN
21. Dossier de Calidad DCC Closure Escaneado CONSTRUCCIÓN
22. Ensayo ENY Test Data CONSTRUCCIÓN
Lista de Entregables
23. ETG List GESTIÓN
Finales Técnicos y Gestión
Construction INGENIERÍA
24. Especificación Técnica CS Specification
Specification / CONSTRUCCIÓN
Especificación Técnica de Equipment INGENIERÍA
25. SP Specification
Equipos/Sistemas Specification / CONSTRUCCIÓN
26. Valorización EDP Pay Application GESTIÓN
27. Estimación Orden de Magnitud ODM Estimate FACTIBILIDAD
28. Estimado de Costo de Capital ECC Estimate Nativo FACTIBILIDAD
29. Estudio EV Survey Study/Investigation INGENIERÍA
30. Evaluación Técnica EV Technical Evaluation / Trade Off Evaluation INGENIERÍA
31. Filosofía de Control OT Control Philosophy INGENIERÍA
32. Filosofía de Operación OT Control Philosophy INGENIERÍA
33. Flujo de caja (ACC) FLC Estimate FACTIBILIDAD
Flujo de Desembolso (Forecast) FCT
34. Estimate GESTIÓN
Formato FOR
35. Hoja de Datos DS Data sheet INGENIERÍA
Hoja de seguridad de Productos
36. MSDS MSDS
Químicos

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N° DESCRIPCIÓN CÓDIGO EPMS OBSERVACIÓN AGRUPACIÓN

Supplier Drawing
37. Información Técnica SD Technical Data and Data INGENIERÍA
Commitment Form
38. Informe Final IFI Reports GESTIÓN
39. Informe General INF Reports GESTIÓN
PM/Admin - Project Monthly Report -
40. Informe Mensual IME GESTIÓN
Detail
PM/Admin - Project Weekly Report-
41. Informe Semanal ISE GESTIÓN
Detail
42. Informe Técnico OT Technical Data INGENIERÍA
43. Instrucción de Obra IO Work Instruction Aprobado GESTIÓN
44.
45. Lista de Cables LS List INGENIERÍA
46. Lista de Contactos CLI Contact List Físico GESTIÓN
47. Lista de Equipos LS Equipment List INGENIERÍA
INGENIERÍA
48. Lista de Materiales LS Bill of Materials
CONSTRUCCIÓN
INGENIERÍA
49. Listado LS Lists
CONSTRUCCIÓN
50. Listado de Instrumentos LS Instrument List INGENIERÍA
Manual
51. MO Manual CONSTRUCCIÓN
(Instalación/Operación/Mantenimiento)
52. Matriz de comunicaciones MRD Matrix GESTIÓN
53. Matriz IPECR IPECR Matrix GESTIÓN
54. Memorándum TDM Technical Decision Memorandum INGENIERÍA
55. Memoria de Cálculo CAL Calculation INGENIERÍA

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N° DESCRIPCIÓN CÓDIGO EPMS OBSERVACIÓN AGRUPACIÓN

56. Memoria Descriptiva SW Scope of Work INGENIERÍA


INGENIERÍA
57. Metrados MTO Material Take Off
CONSTRUCCIÓN
58. Minutas de reunión MOM Meetings Minute Firmada GESTIÓN
59. Narrativa de Control OT Control Narrative INGENIERÍA
60. Notificación de Cambio Potencial NCP Potencial Change Notification GESTIÓN
61. Orden de Compra OC Purchase Order GESTIÓN
62. Orden de Servicio OS Request for Contract GESTIÓN
63. Orden de Trabajo Calidad OTC Work Order GESTIÓN
64. Orden de Trabajo Ingeniería OTI Work Order GESTIÓN
65. Orden de Trabajos Misceláneos OTM Work Order GESTIÓN
66. Organigrama ORG Org Chart GESTIÓN
67. Plan de Calidad del Contratista PCC Plan GESTIÓN
68. Plan de comunicaciones del Proyecto PL Plan GESTIÓN
69. Plan de Inspección y Ensayos PL Inspection and Test Plan GESTIÓN
70. Plan de Procura y Contrataciones PDP Plan GESTIÓN
71. Plan PL Project Plan GESTIÓN
72. Programa PG Plan GESTIÓN
73. Presupuesto del Contratista PGC Budget GESTIÓN
74. Procedimiento PR Procedure/Standar CONSTRUCCIÓN

75. Punch List PLI Punch List CONSTRUCCION

76. Propuesta Técnica OT Proposal INGENIERÍA


77. Protocolos PTC Register CONSTRUCCIÓN

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N° DESCRIPCIÓN CÓDIGO EPMS OBSERVACIÓN AGRUPACIÓN

Proveedor Único
78. SS Purchase Requests GESTIÓN
(Sole Source y PR)
79. Reporte RPT Reports GESTIÓN
80. Reporte de Inspección de Materiales RIM Material Receiving Reports CONSTRUCCIÓN
81. Reporte de No conformidad RNC Reporte de No conformidad GESTIÓN
82. Reporte Diario del Contratista RDC PM/Admin - Project Daily Report - Detail GESTIÓN
Request for Proposal / Quotation
83. Solicitud de Presupuesto SDP GESTIÓN
(RFP/RFQ)
Welding
Procedimiento de Especificación de
84. WPS Procedure CONSTRUCCIÓN
Soldadura
Specification

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7. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DOCUMENTARIO

En el proceso de administración de documentos se ha identificado 4 etapas.

7.1. Inicio

El ADC debe asegurar que al inicio de cada proyecto existan los documentos
correspondientes al tipo de proyecto.

Para proyectos de gastos de capital (Capex) los principales documentos requeridos son:

 ACC, AR, DMI, (Gestión del Cambio), ODM y EIA (de ser necesario) aprobados.

Para proyectos de gastos de operación (Opex) los principales documentos requeridos son:

 ACC, DMI (Gestión del Cambio), ODM aprobados.

El DC registra y distribuye la MRD (Matriz de Responsabilidad y Distribución- Anexo 05 y/o el


Plan de Comunicaciones, elaborada por el Administrador del Proyecto y aprobada por el
superintendente del área.

Para cada proyecto el DC debe definir un repositorio físico o electrónico para la disposición
de la documentación.

El CDA participa en la reunión de inicio (Kick Off Meeting) y entrega:

 El Procedimiento: GPICit0001 - Instructivo para Administración y Almacenamiento de


Documentos en la Gerencia de Proyectos, Ingeniería y Construcción.

 El Procedimiento: GTpr0012 – Procedimiento CAD.

 El Procedimiento: GTpr0006 – Control del proyecto del contratista

 Instructivo de EPMS

 Otros de interés que el administrador entregue previo a la reunión.

Luego de realizada la visita a campo, el DC de SMCV hace llegar al contratista el “Acta de


entrega de terreno” entregada previamente por el Adm., Se debe utilizar el Anexo 06- Formato
de Acta de Entrega de Terreno.

El DC del área de proyectos de SMCV realiza una reunión con el DC de la Contratista, en la


cual se detalla los criterios indicados en el presente procedimiento y realiza un intercambio
de la Lista de Contactos – Ver Anexo 07, la MRD – Ver Anexo 05, la Lista de Entregables
Técnicos y de Gestión de inicio de Proyecto y de Cierre – Ver anexo 01, que debe presentar
la contratista en un periodo de dos semanas después de la reunión de inicio.

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Una se reciba la información del KOM, (instructivos, formatos, especificaciones, planos de


Ing. y otros de interés) la contratista y/o proveedor tiene 1 semana para revisar toda la data
entregada y emitir comentarios sobre cualquier documento que haya o no haya sido
entregado.

7.2. Ejecución

Durante la ejecución del proyecto de ingeniería o construcción el DC debe tramitar


adecuadamente la información, haciendo uso de los documentos de trámite (Submittals,
Transmittal o RFI) y de acuerdo a las siguientes indicaciones:

7.2.1. Emisión de Documentos (CV o Contratista)

 Recibir los documentos elaborados por los ingenieros de disciplina.

 Verificar los metadatos en los documentos electrónicos (Titulo, Disciplina,


Área, etc.).

 Verificar que el Nombre del documento en copia electrónica sea un código de


acuerdo a la codificación

 Verificar que los documentos en formato PDF o formato nativo contienen la


firma de los responsables de la elaboración de dichos documentos.

 Verificar que en su interior la documentación emitida este completa en forma,


revisa índices, pies de página, anexos y de ser necesario que los respectivos
sustentos este completos y que correspondan a la información.

 Verificar que l documento sea emitidos con su respectivo formato de tramite


(SUB, TR, RFI)

 El CD debe informar al revisor sobre cualquier desviación que presenten los


documentos con respecto al presente instructivo y de existir discrepancia entre
ambos se debe informar a la jefatura del CD.

7.2.1.1. Transmittal (TR)

 La emisión de un transmittal corresponde al envío de documentación con


carácter informativo, este documento no requiere de respuesta.

 Emitir el transmittal codificado de acuerdo a lo indicado en el apartado “0


Nota.- Ver Anexo 13 .- AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU
CODIFICACIÓN

 Documentos de Trámite” y detallando la lista de los documentos que adjunta.

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 la herramienta a utilizar para el trámite de este documento es EPMS, ver el


detalle de su emisión en el instructivo: GTit0002 - Instructivo para el uso de
EPMS.

7.2.1.1. Submittal (SUB)

 La emisión de un submittal corresponde al envío de documentación con


carácter de revisión y/o aprobación; este documento requiere respuesta, en
EPMS la respuesta es directa en el mismo formato de submittal,

 Emitir el submittal codificándolo de acuerdo a lo indicado en el apartado “0


Nota.- Ver Anexo 13 .- AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU
CODIFICACIÓN

 Documentos de Trámite” y detallando las lista de los documentos que adjunta.

7.2.1.1. Request for Information (RFI)

 La emisión de un RFI corresponde a una consulta de carácter técnico,


constructivo o de diseño, este documento requiere respuesta.

 Emitir el RFI codificándolo de acuerdo a lo indicado en el apartado “0 Nota.-


Ver Anexo 13 .- AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU
CODIFICACIÓN

 Documentos de Trámite”.

 Un RFI debe contener una consulta clara y específica sobre un sólo tema y
sobre una sola disciplina.

 Si EPMS es la herramienta de trámite, la emisión y distribución del RFI se


realiza de manera directa entre el personal de la Contratista y el Administrador
de Proyecto.

 En caso la consulta presentada con RFI tenga impacto en el costo o en el


cronograma de proyecto, este debe ser direccionado al ingeniero de Control
de Proyectos, si el RFI se tramita vía EPMS, este direccionamiento debe
hacerlo el Administrador de Proyecto.

7.2.2. Recepción y Distribución de Documentos

 Verificar que los documentos presentados cumplen con lo indicado en el presente


procedimiento.

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 Distribuir los documentos de acuerdo a la matriz de responsabilidades y


distribución, utilizando las herramienta informática (EPMS).

 En caso que la documentación tengan carácter contractual coordinar con el


Administrador del Proyecto para su envío al Área Legal de SMCV para revisión.

7.2.3. Revisión de Documentos

El Revisor recepciona una comunicación con los documentos que le han sido asignados,
abre los documentos y coloca sus observaciones devolviendo la asignación al DC.

Para dar respuesta a un documento se tiene siete (07) días calendarios, contados a partir
de la fecha de recepción, tomando en cuenta también que la documentación haya sido
emitida en horario de oficina

Los documentos técnicos y planos una vez aprobados en Rev. literal (B.C.D, etc) serán
emitidos por la contratista en Rev. 0 en formato PDF y NATIVO mediante un TR.

El administrador del proyecto firma en el sello denominado “Revisión de documentos del


contratista” y marca el estatus del documento de acuerdo a los comentarios registrados
por los revisores.

El sello denominado “Revisión de documentos del contratista” contiene los siguientes


niveles de aceptación del documento:

1. Aceptado. El trabajo puede proceder.

Esta calificación aplica cuando el revisor (o el total del grupo de revisores) no tiene
comentarios ni observaciones y acepta técnica y formalmente el entregable en su
totalidad. Esta calificación puede aplicarse a una revisión literal previa (B, C, etc.) o a la
propia revisión 0 (cero). Aceptar totalmente un entregable implica que los formatos,
estándares, redacción, codificación, etc. utilizados son correctos.

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Cuando un entregable en revisión literal es sellado con esta calificación, significa que el
consultor o contratista debe enviar nuevamente el mismo entregable sin modificaciones
en revisión 0 (cero) para su aceptación definitiva.

Cuando un entregable en revisión 0 (cero) es sellado con esta calificación significa que el
entregable es aceptado definitivamente, procediendo el consultor o contratista a enviar
inmediatamente después los archivos nativos u otros según bases de contrato.

Si por temas propios de la ejecución de la ingeniería del proyecto, el consultor o contratista


identifica, que en un entregable en revisión literal (B,C, etc.) ya aprobado por el cliente
con este sello, necesita incluir mayor información o cambiar el contenido del entregable,
no puede pasar a la revisión 0 (cero) y debe emitir el documento en la siguiente revisión
literal y enviarla para realizar el proceso de revisión nuevamente.

La revisión 0 (cero) sólo puede emitirse cuando la totalidad de la información que implica
el entregable incluyendo la proveniente de terceros o de entregables de otras disciplinas
haya sido completada, esto es responsabilidad del consultor o contratista. Si para
formalizar algunas definiciones del proyecto requieren emitir entregables que no contienen
toda la información del proyecto, estos deben ser emitidos en revisiones literales
únicamente.

2. Aceptado con comentarios. El trabajo puede proceder siempre y cuando se


incorporen los cambios indicados.

Esta calificación aplica cuando el revisor (o el total del grupo de revisores) tiene
observaciones “menores”, limitadas en número y/u observaciones que sobre todo son de
forma y dónde la solución técnica o los detalles mostrados en el entregable son aceptados.
Cuando se utiliza este sello, el revisor (o el total del grupo de revisores) debe indicar
claramente las observaciones y puntualizarlas en el entregable, de tal manera que el
consultor pueda levantarlas con facilidad.

Cuando un entregable en revisión literal es calificado con este sello, el consultor levantará
las observaciones y procederá a emitir la revisión cero (0) la misma que someterá al
proceso de revisión de levantamiento de observaciones, habiéndose verificado el
levantamiento de estas observaciones se confirmará la aprobación de esta revisión con el
Sello “Aceptado. El trabajo puede proceder”.

Excepcionalmente puede suceder que el cliente tenga observaciones sobre el contenido


asociado al levantamiento de observaciones previas, en este caso y si la observación es
técnicamente válida, el consultor debe emitir la siguiente revisión numérica 1 (uno) sin
costo adicional para el cliente.

Si las observaciones realizadas al documento no están de acuerdo a lo antes mencionado


el CD devolverá el documento para que el revisor le coloque el sello correspondiente.

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3. Revisar y volver a entregar el trabajo no procede.

Esta calificación se utiliza para calificar los entregables que están en pleno proceso de
desarrollo y es muy útil para establecer el primer criterio de revisión del entregable por
parte del cliente. Cuando un entregable (revisión B, 0B, etc.) es calificado con este sello,
significa que existen algunas observaciones de fondo o numerosas observaciones de
forma que deben ser levantadas previamente y ser sometidas nuevamente para
aprobación por el cliente, por lo tanto el consultor considerando el levantamiento de
observaciones, debe emitir una nueva revisión literal del entregable y volver a enviar al
cliente para su revisión.

4. No es necesario una nueva revisión. El trabajo puede proceder.

Esta calificación se utiliza para documentos de tipo informativo que son enviados vía
sistema como referencia (por ejemplo un organigrama del equipo de proyecto), durante el
proceso de ingeniería o ejecución del proyecto y su utilización supone que su contenido
es aceptado. Este sello no supone una aprobación o desaprobación técnica y no debe ser
utilizado para entregables propios del alcance del servicio de ingeniería.

Si la herramienta a utilizar para el trámite de este documento es EPMS, ver el detalle de


su emisión en el instructivo: GTit0002 - Instructivo para el uso de EPMS.

7.2.4. Devolución de Documentos

Registrar el estatus del documento en función al sello de revisión del estado.

Devolver los documentos al emisor en copia electrónica de acuerdo a la Lista de Contacto


y/o MRD y utilizando la herramienta informática disponible (EPMS).

Archivar el documento físico si corresponde y el documento electrónico en el repositorio


definido al inicio del proyecto y utilizando la herramienta informática disponible (, EPMS).

Notificar de acuerdo a la MRD sobre las actualizaciones de los documentos y cada vez
que se aprueben nuevas revisiones.

Una vez emitido y descargado el documento la contratista deberá esperar a que CD de


respuesta formal para emitir una revisión si es necesario,

7.2.5. Verificación de Control Documentario SMCV y Contratistas

Mantener un control actualizado con las últimas revisiones de los documentos técnicos y
de gestión utilizando la herramienta informática disponible (EPMS).

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Los planos y documentos obsoletos y/o superados deben ser retirados de todos los
archivos físicos. Las copias de los documentos reemplazados serán retenidas por DC para
ser utilizados como referencia a menos que el Administrador del Proyecto indique lo
contrario. Todo documento reemplazado o superado deberá estar claramente sellado con
un sello de color rojo que indique SUPERADO o CANCELADO, en el caso de que exista
un archivo físico de la documentación. Para el EPMS los documentos superados o
cancelados debe llevar las siglas VOID en el campo de revisión y debe ser informado por
el CD de la contratista con el envío del documento via TR.

La verificación al DC del Contratista será realizada por DCA de SMCV. Se debe utilizar el
Anexo 08- Formato de Verificación al DC de la Contratista

El Ingeniero Jefe de Planeamiento y Control de Proyectos realiza una verificación al DC


de SMCV , se debe utilizar el Anexo 09 - Formato de Verificación al DC SMCV

7.3. Cierre

Para el cierre del Proyecto el Administrador del Proyecto sostiene una reunión con el Contratista
para indicar cuales son los documentos de cierre de acuerdo a la lista de entregables técnicos y
gestión para el cierre del Proyecto. Se debe utilizar el Anexo 01 -Formato Requerimiento de
entregables técnicos y gestión para el cierre

El CD documentario debe cerciorarse de que cada uno de los informes finales y dossier, se hayan
cumplido según planes entregados al inicio del proyecto, la contratista debe demostrar con
documentos de sustento el cumplimento de cada punto en los planes presentados.

DC verifica que en el cierre del Proyecto, no exista ningún documento pendiente de levantamiento
de observaciones y/o conciliación, siendo los más importantes

 Planos As Built en archivo físico y digital (Verificar de acuerdo al alcance).

 Dossier de Calidad físico y digital de acuerdo a las disciplinas ejecutadas. Este debe incluir
también todo los manuales de operación y mantenimiento de los equipos montados en el
proyecto.

Master Punch List caminata amarrilla, naranja y verde ( según Procedimiento de caminatas de
entrega List) debe ser presentado debidamente firmado y observaciones superadas. Se debe
utilizar el Anexo 10 – Master Punch List

 Acta de Recepción de Servicio del Proyecto firmada (Formato 3P, Según SGIpr0017 –
Procedimiento Administración de Contratos)

 Informe Final de Obra físico y digital. (cierre)

 Informe Final de Seguridad físico y digital.

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 Informe Final de Medio Ambiente físico y digital. (según SGIre0004- Reglamento Ambiental
para Operaciones de SMCV

 Informe Final de Calidad físico y digital.

 Informe Final de Control Documentario (listado de documentos de trámite y entregables)

 Cierre de Planillas y AFP.

 Carta de garantía.

 Ultima valorización – Se debe utilizar el Anexo 11 – Valorización

7.3.1. Transferencia al usuario

El DC asiste conjuntamente con el administrador del proyecto a una reunión con el


representante del área usuaria para coordinar la entrega de la información de cierre del
proyecto.

Entre los principales documentos a entregar están:

 Dossier Final del Proyecto.

 Manuales, catálogos.

 Planos As Built.

7.4. Archivo de Documentos

Los documentos en copia física (si fuese requerimiento legal), serán archivados de acuerdo al N°
de Proyecto, Contrato en vigencia u Orden de compra correspondiente. El DC mantiene este
archivo de referencia completo y actualizado. Una vez concluida la transferencia de documentos
al usuario, se archiva todo en el contenedor que el área de proyectos de SMCV disponga para el
archivo central.

La conservación en el tiempo de esta información será de 05 años.

Asimismo para los documentos en copia digital, el DC deberá registrar toda la información en el
repositorio que se haya definido al inicio del proyecto (EPMS).

Una vez culmine el proyecto, la información este en los repositorios, el DC debe informar a DCA
(responsable de la data histórica) la ubicación de todos los documentos del proyecto cerrado,
tanto en físico como en digital.

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8. SOFTWARE Y HERRAMIENTAS AUTORIZADAS

 Acrobat Professional

 EPMS.

 SharePoint.

 AutoCAD 2000.

 Office 2010.

 Microsoft Project.

 Primavera.

 WinZIP.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

GTpr0012 Procedimiento CAD para proyectos

GTpr0006 Procedimiento para el control del Proyecto del Contratista.

GTit0002 Instructivo para el uso de EPMS

SGIpr0001 Control de Documentos y Registros

SGIre0004 Reglamento Ambiental para Operaciones de SMCV

10. REGISTROS

Tiempo Mínimo de
Nombre del Registro Responsable del Control
Conservación
Administrador de Control 5 años después de
Reporte de No conformidad
Documentario culminación del Proyecto
Administrador de Control 5 años después de
Instrucción de Obra
Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Acta de Entrega de Terreno
Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Minuta de Reunión del Proyecto
Documentario culminación del Proyecto

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Requerimiento de entregables Administrador de Control 5 años después de


técnicos y gestión de cierre Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Cambio de alcance
Documentario culminación del Proyecto

Matriz de Responsabilidades y Administrador de Control 5 años después de


distribución Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Valorización
Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Lista de Contactos
Documentario culminación del Proyecto

Verificación al DC de la Administrador de Control 5 años después de


Contratista Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Verificación de la DC de SMCV
Documentario culminación del Proyecto

Administrador de Control 5 años después de


Master Punchlist
Documentario culminación del Proyecto

11. ANEXOS

 Anexo 01- Requerimiento de entregables técnicos y gestión de cierre

 Anexo 02 – Reporte de No Conformidad

 Anexo 03 – Instrucciones de Obra

 Anexo 04 – Cambio de Alcance

 Anexo 05 – Matriz de Responsabilidad y Distribución

 Anexo 06 – Acta entrega de terreno

 Anexo 07 – Lista de Contactos

 Anexo 08 – Verificación al DC de la contratista

 Anexo 09 – Verificación al DC de SMCV

 Anexo 10 – Master Punch List

 Anexo 11 – Valorización

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 Anexo 12 – Minuta de Reunión

 Anexo 13 – Agrupación de documentos para su codificación

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Anexo 13 .- AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU CODIFICACIÓN

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