GPICit0001 - Adm y Almacen Documentos PIC - V01
GPICit0001 - Adm y Almacen Documentos PIC - V01
GPICit0001 - Adm y Almacen Documentos PIC - V01
A D M I N I S T R A C I Ó N Y A L M A C E N A M I E N T O D E
D O C U M E N T O S E N L A G E R E N C I A D E
P R O Y E C T O S , I N G E N I E R Í A Y C O N S T R U C C I Ó N
CONTENIDO
1. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3
3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................... 3
3.1. Superintendente de Planeamiento y Control de Proyectos .................................... 3
3.2. Jefe de Planeamiento y Control de Proyectos......................................................... 3
3.3. Ingeniero de Planeamiento y Control de Proyectos ................................................ 3
3.4. Administrador del Proyecto ...................................................................................... 3
3.5. Usuario del Documento............................................................................................. 4
3.6. Revisores de Documentos ........................................................................................ 4
3.7. Administrador de Documentación Técnica ............................................................. 4
3.8. Control Documentario ............................................................................................... 4
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .................................................................................... 4
4.1. DEFINICIONES ........................................................................................................... 4
4.2. ABREVIATURAS ........................................................................................................ 7
5. DESCRIPCIÓN ..................................................................................................................... 8
5.1. CODIFICACION .......................................................................................................... 8
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ..................................................................................... 14
6.1. Tablas ........................................................................................................................15
7. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DOCUMENTARIO ...................... 21
7.1. Inicio ..........................................................................................................................21
7.2. Ejecución...................................................................................................................22
7.3. Cierre .........................................................................................................................27
7.4. Archivo de Documentos ...........................................................................................28
8. SOFTWARE Y HERRAMIENTAS AUTORIZADAS ............................................................ 29
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..................................................................................... 29
10. REGISTROS ....................................................................................................................... 29
11. ANEXOS ............................................................................................................................. 30
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable para todas las etapas, de todos los proyectos administrados
por la Gerencia de Proyectos Ingeniería y Construcción.
3. RESPONSABILIDADES
Entregar al inicio de cada proyecto el DMI (Gestión del Cambio), ODM según
corresponda.
Cumplir con lo dispuesto en este instructivo y coordinar con los DC para obtener la
documentación en última revisión antes de ser utilizada.
Comentar y/o firmar cada uno de los documentos que se les ha ruteado; estos
revisores pueden ser los ingenieros de disciplina, administradores de proyectos, el
personal de control de proyectos, dibujantes y cualquier colaborador de la gerencia.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1. DEFINICIONES
Cliente: Empresa que contrata los servicios de un Contratista para que ejecute parte o la
totalidad de un proyecto o servicio.
Contratista: Para el caso del área de proyectos, es toda empresa que ejecuta un proyecto o
está encargada de un servicio o compra.
Documentos de Trámite
Solicitud de Información (RFI): Formato que debe ser llenado por la contratista para
realizar consultas técnicas de construcción y diseño. Tomar en cuenta que si la respuesta
tiene un impacto en el costo o cronograma, es responsabilidad del emisor comunicar de
inmediato para generar el documento de cambio correspondiente y para que el
Administrador del Proyecto realice el seguimiento. El formato se establece dentro del
GTit0002 – Instructivo para el EPMS.
Transmittal (TR): Formato que puede ser llenado por el DC de SMCV, Contratistas,
Proveedor y/o Consultor para formalizar la entrega de documentos técnicos y de gestión
presentados con carácter informativo. Sirve para dejar constancia de haber entregado los
documentos. El formato se establece dentro del GTit0002 – Instructivo para el EPMS.
Submittal (SUB): Formato que debe ser llenado por las contratistas para formalizar la
entrega de documentos que requieran revisión y/o aceptación por parte del área de
proyectos de SMCV. El formato se establece dentro del GTit0002 – Instructivo para el
EPMS.
Documentos Especiales.-
Reportes Diarios del Contratista (RDC): Formato en el que se registra las actividades
realizadas en campo diariamente, debe contener datos sobre horas hombre, equipos y
materiales así como preocupaciones del día. Debe ser presentado diariamente antes de
las 10 a.m. según lo establecido en el GTpr0006 – Control del proyecto del contratista.
Planos Red Line (Línea Roja): Planos de construcción que muestran en color rojo todos
los cambios realizados durante la construcción, serán presentados por la contratista para
aprobación por parte de proyectos de SMCV y finalmente darán origen a los planos AS
BUILT. También se debe considerar los planos del proveedor y/o consultores. Para la
codificación y versionamiento referirse al GTpr0012 - Procedimiento CAD .
Deben ser presentados en archivo nativo y en físico en formato A3 (02 copias) con las
firmas del ingeniero colegiado incluyendo su certificado de habilidad, en caso la copia A3
no fuese legible considerar la presentación en formato A1.
Para los planos eliminados, cancelados anulados, se usaran las siglas VOID, el contratista
debe emitir una TR con cada documento anulado, colocando. estas siglas en vez del
número de revisión.
Instrucciones de Obra (IO): Formato que se utiliza para registrar algún cambio en el
alcance del Contratista, este documento debe estar firmado por el Contratista y aceptado
por el administrador del proyecto de SMCV. Se debe utilizar el Anexo 03- Formato de
Instrucciones en Obra
Cambio de Alcance del Contratista (CAC): Formato que se utiliza para registrar y
cuantificar el cambio que afectan a la línea base del cronograma y/o costo del contrato. El
cambio puede ser positivo o negativo. El CAC puede ser el resultado de cambios iniciados
por el cliente, la aplicación de ingeniería de campo por el equipo del proyecto, o el
resultado del cambio de condiciones de seguridad, constructivas o legales. Se debe
utilizar el Anexo 04 Formato de Cambio de Alcance. Deben Gestionarse los cambios por
fase de proyecto.
Valorización (EDP): Formato que se utiliza para aprobar y/o validar los avances del
Contratista por un periodo establecido, deberá mostrar el monto actual a valorizar, monto
acumulado anterior y el saldo por valorizar además debe contener sustento respectivo.
Para la tramitación de este documento es necesario presentar los requisitos legales
previamente.
Estándar: Requerimientos de tipo técnico, legal u operacional que deben cumplir los
elementos componentes de un sistema productivo, administrativo o de servicio (personas,
áreas, instalaciones, equipos y/o materiales), para garantizar resultados operacionales
satisfactorios.
Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el
formato contiene datos se convierte en un registro.
Proyectos de Capital (Capex: Capital Expenditure): Aquellos que son financiados por
el presupuesto de inversiones de SMCV los cuales a su término deben ser capitalizados
pasando a formar parte de los activos fijos de SMCV.
Proyectos de Gasto (Opex Operative Expenditure): Aquellos que son financiados por
el presupuesto de operaciones de SMCV.
4.2. ABREVIATURAS
5. DESCRIPCIÓN
5.1. CODIFICACION
Documentos de Trámite
Documentos de Gestión
Documentos de Proyecto
Documentos de Trámite
Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Siglas de contratista
Ejemplos:
SKAN-CAP10115-1302262-TR-0013
BISA-CAP13027-1302262-SUB-0512
ABB-CAP13027-1202768-RFI-0512
Detalle de la codificación:
Siglas de la razón social de la contratista con un promedio
UUUU de 04 caracteres.
8 primeros dígitos del código SAP del proyecto (excluyendo
“1703”) seguido de un guion y los 7 últimos dígitos del
VVVVVVVV – C/OC
número de contrato para las contratistas o los 7 últimos
dígitos de la orden de compra para los proveedores.
VVVVVVVV – C/OC
UUUU – XXX - YYYY
-
Correlativo
Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Siglas
Superintendencia
Ejemplos:
PE-CAP10115-1302262-TR-0013
PC-CAP13027-1302262-SUB-0512
HMA-CAP13027-1202768-RFI-0512
Todos los documentos de gestión y/o construcción (Ver Tabla 2.- Tipos de Documentos)
propios del proyecto deben codificarse de acuerdo a los siguientes lineamientos.
La numeración de las versiones de estos documentos inicia en “0” (cero) y continúa con
el siguiente correlativo hasta su aprobación.
Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Siglas de contratista
Ejemplos:
SKAN-CAP10115-1301890-MOM-013
SKAN-CAP10115-1301890-INF-012
Detalle de la codificación:
VVVVVVVV – C/OC
UUUU – XXX - YYY
-
Correlativo
Tipo de documento
Código de Proyecto
y Número de Contrato
Ejemplos:
PE-CAP10115-1404567-EDP-013
PC-CAP13027-1407891-CL-512
PH-CAP13027-1407654-CAC512
p.e. = PE-00000000-1404567-EDP-001
La numeración de las versiones de estos documentos inicia en la letra “B” y continua con
el siguiente carácter alfabético hasta su aprobación, luego de haber sido aprobados serán
presentados en versión numérica iniciando en 0 (cero)
Ejemplo:
Tipo de documento
Código de Proyecto
Ejemplo:
Código de
Proyecto
Ejemplo:
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Siendo el único canal de comunicación directo entre proyectos SMCV y sus contratistas, el
Control Documentario es responsable de velar por el cumplimiento del presente
procedimiento.
• Asistir a las reuniones de inicio de cada proyecto y entregar al Contratista todos los
formatos y documentos necesarios para la adecuada tramitación y control de la
información con proyectos SMCV.
• Informar en la reunión semanal del proyecto sobre dicho estatus el cual se incluirá en
minuta de reunión.
• Solicitar a las contratitas la presentación de los sustentos del pago de sus obligaciones
laborales y tributarias antes de la presentación de su Valorización.
6.1. Tablas
DESCRIPCION CODIGO
Gerencia de Proyectos, Ingeniería y GPIC
Construcción
Proyectos Hidrometalurgia PH
Proyectos Concentradora C1 PC1
Proyectos Concentradora C2 PC2
Proyectos Presa Enlozada PE
Proyectos Presa Linga PL
CODIGO CODIGO
DESCRIPCION
HIDRO CONCENTRADORA*
Proceso 0 25
General 1 N.A.
Arquitectura 2 20
Civil 2 10
Estructuras 3 15
Mechanical Services N.A. 35
Mecánica 4 55
Tuberías 5 50
Eléctrica 6 65
Instrumentación y sistemas de control 7 70
Telecomunicaciones 8 N.A.
Material Handling N.A. 59
DESCRIPCION CODIGO
Transmittal TR
Submittal SUB
Request for Information RFI
INGENIERÍA/CONT
20. Documento General OT Documentation Others Documents
/GESTIÓN
21. Dossier de Calidad DCC Closure Escaneado CONSTRUCCIÓN
22. Ensayo ENY Test Data CONSTRUCCIÓN
Lista de Entregables
23. ETG List GESTIÓN
Finales Técnicos y Gestión
Construction INGENIERÍA
24. Especificación Técnica CS Specification
Specification / CONSTRUCCIÓN
Especificación Técnica de Equipment INGENIERÍA
25. SP Specification
Equipos/Sistemas Specification / CONSTRUCCIÓN
26. Valorización EDP Pay Application GESTIÓN
27. Estimación Orden de Magnitud ODM Estimate FACTIBILIDAD
28. Estimado de Costo de Capital ECC Estimate Nativo FACTIBILIDAD
29. Estudio EV Survey Study/Investigation INGENIERÍA
30. Evaluación Técnica EV Technical Evaluation / Trade Off Evaluation INGENIERÍA
31. Filosofía de Control OT Control Philosophy INGENIERÍA
32. Filosofía de Operación OT Control Philosophy INGENIERÍA
33. Flujo de caja (ACC) FLC Estimate FACTIBILIDAD
Flujo de Desembolso (Forecast) FCT
34. Estimate GESTIÓN
Formato FOR
35. Hoja de Datos DS Data sheet INGENIERÍA
Hoja de seguridad de Productos
36. MSDS MSDS
Químicos
Supplier Drawing
37. Información Técnica SD Technical Data and Data INGENIERÍA
Commitment Form
38. Informe Final IFI Reports GESTIÓN
39. Informe General INF Reports GESTIÓN
PM/Admin - Project Monthly Report -
40. Informe Mensual IME GESTIÓN
Detail
PM/Admin - Project Weekly Report-
41. Informe Semanal ISE GESTIÓN
Detail
42. Informe Técnico OT Technical Data INGENIERÍA
43. Instrucción de Obra IO Work Instruction Aprobado GESTIÓN
44.
45. Lista de Cables LS List INGENIERÍA
46. Lista de Contactos CLI Contact List Físico GESTIÓN
47. Lista de Equipos LS Equipment List INGENIERÍA
INGENIERÍA
48. Lista de Materiales LS Bill of Materials
CONSTRUCCIÓN
INGENIERÍA
49. Listado LS Lists
CONSTRUCCIÓN
50. Listado de Instrumentos LS Instrument List INGENIERÍA
Manual
51. MO Manual CONSTRUCCIÓN
(Instalación/Operación/Mantenimiento)
52. Matriz de comunicaciones MRD Matrix GESTIÓN
53. Matriz IPECR IPECR Matrix GESTIÓN
54. Memorándum TDM Technical Decision Memorandum INGENIERÍA
55. Memoria de Cálculo CAL Calculation INGENIERÍA
Proveedor Único
78. SS Purchase Requests GESTIÓN
(Sole Source y PR)
79. Reporte RPT Reports GESTIÓN
80. Reporte de Inspección de Materiales RIM Material Receiving Reports CONSTRUCCIÓN
81. Reporte de No conformidad RNC Reporte de No conformidad GESTIÓN
82. Reporte Diario del Contratista RDC PM/Admin - Project Daily Report - Detail GESTIÓN
Request for Proposal / Quotation
83. Solicitud de Presupuesto SDP GESTIÓN
(RFP/RFQ)
Welding
Procedimiento de Especificación de
84. WPS Procedure CONSTRUCCIÓN
Soldadura
Specification
7.1. Inicio
El ADC debe asegurar que al inicio de cada proyecto existan los documentos
correspondientes al tipo de proyecto.
Para proyectos de gastos de capital (Capex) los principales documentos requeridos son:
ACC, AR, DMI, (Gestión del Cambio), ODM y EIA (de ser necesario) aprobados.
Para proyectos de gastos de operación (Opex) los principales documentos requeridos son:
Para cada proyecto el DC debe definir un repositorio físico o electrónico para la disposición
de la documentación.
Instructivo de EPMS
7.2. Ejecución
Documentos de Trámite”.
Un RFI debe contener una consulta clara y específica sobre un sólo tema y
sobre una sola disciplina.
El Revisor recepciona una comunicación con los documentos que le han sido asignados,
abre los documentos y coloca sus observaciones devolviendo la asignación al DC.
Para dar respuesta a un documento se tiene siete (07) días calendarios, contados a partir
de la fecha de recepción, tomando en cuenta también que la documentación haya sido
emitida en horario de oficina
Los documentos técnicos y planos una vez aprobados en Rev. literal (B.C.D, etc) serán
emitidos por la contratista en Rev. 0 en formato PDF y NATIVO mediante un TR.
Esta calificación aplica cuando el revisor (o el total del grupo de revisores) no tiene
comentarios ni observaciones y acepta técnica y formalmente el entregable en su
totalidad. Esta calificación puede aplicarse a una revisión literal previa (B, C, etc.) o a la
propia revisión 0 (cero). Aceptar totalmente un entregable implica que los formatos,
estándares, redacción, codificación, etc. utilizados son correctos.
Cuando un entregable en revisión literal es sellado con esta calificación, significa que el
consultor o contratista debe enviar nuevamente el mismo entregable sin modificaciones
en revisión 0 (cero) para su aceptación definitiva.
Cuando un entregable en revisión 0 (cero) es sellado con esta calificación significa que el
entregable es aceptado definitivamente, procediendo el consultor o contratista a enviar
inmediatamente después los archivos nativos u otros según bases de contrato.
La revisión 0 (cero) sólo puede emitirse cuando la totalidad de la información que implica
el entregable incluyendo la proveniente de terceros o de entregables de otras disciplinas
haya sido completada, esto es responsabilidad del consultor o contratista. Si para
formalizar algunas definiciones del proyecto requieren emitir entregables que no contienen
toda la información del proyecto, estos deben ser emitidos en revisiones literales
únicamente.
Esta calificación aplica cuando el revisor (o el total del grupo de revisores) tiene
observaciones “menores”, limitadas en número y/u observaciones que sobre todo son de
forma y dónde la solución técnica o los detalles mostrados en el entregable son aceptados.
Cuando se utiliza este sello, el revisor (o el total del grupo de revisores) debe indicar
claramente las observaciones y puntualizarlas en el entregable, de tal manera que el
consultor pueda levantarlas con facilidad.
Cuando un entregable en revisión literal es calificado con este sello, el consultor levantará
las observaciones y procederá a emitir la revisión cero (0) la misma que someterá al
proceso de revisión de levantamiento de observaciones, habiéndose verificado el
levantamiento de estas observaciones se confirmará la aprobación de esta revisión con el
Sello “Aceptado. El trabajo puede proceder”.
Esta calificación se utiliza para calificar los entregables que están en pleno proceso de
desarrollo y es muy útil para establecer el primer criterio de revisión del entregable por
parte del cliente. Cuando un entregable (revisión B, 0B, etc.) es calificado con este sello,
significa que existen algunas observaciones de fondo o numerosas observaciones de
forma que deben ser levantadas previamente y ser sometidas nuevamente para
aprobación por el cliente, por lo tanto el consultor considerando el levantamiento de
observaciones, debe emitir una nueva revisión literal del entregable y volver a enviar al
cliente para su revisión.
Esta calificación se utiliza para documentos de tipo informativo que son enviados vía
sistema como referencia (por ejemplo un organigrama del equipo de proyecto), durante el
proceso de ingeniería o ejecución del proyecto y su utilización supone que su contenido
es aceptado. Este sello no supone una aprobación o desaprobación técnica y no debe ser
utilizado para entregables propios del alcance del servicio de ingeniería.
Notificar de acuerdo a la MRD sobre las actualizaciones de los documentos y cada vez
que se aprueben nuevas revisiones.
Mantener un control actualizado con las últimas revisiones de los documentos técnicos y
de gestión utilizando la herramienta informática disponible (EPMS).
Los planos y documentos obsoletos y/o superados deben ser retirados de todos los
archivos físicos. Las copias de los documentos reemplazados serán retenidas por DC para
ser utilizados como referencia a menos que el Administrador del Proyecto indique lo
contrario. Todo documento reemplazado o superado deberá estar claramente sellado con
un sello de color rojo que indique SUPERADO o CANCELADO, en el caso de que exista
un archivo físico de la documentación. Para el EPMS los documentos superados o
cancelados debe llevar las siglas VOID en el campo de revisión y debe ser informado por
el CD de la contratista con el envío del documento via TR.
La verificación al DC del Contratista será realizada por DCA de SMCV. Se debe utilizar el
Anexo 08- Formato de Verificación al DC de la Contratista
7.3. Cierre
Para el cierre del Proyecto el Administrador del Proyecto sostiene una reunión con el Contratista
para indicar cuales son los documentos de cierre de acuerdo a la lista de entregables técnicos y
gestión para el cierre del Proyecto. Se debe utilizar el Anexo 01 -Formato Requerimiento de
entregables técnicos y gestión para el cierre
El CD documentario debe cerciorarse de que cada uno de los informes finales y dossier, se hayan
cumplido según planes entregados al inicio del proyecto, la contratista debe demostrar con
documentos de sustento el cumplimento de cada punto en los planes presentados.
DC verifica que en el cierre del Proyecto, no exista ningún documento pendiente de levantamiento
de observaciones y/o conciliación, siendo los más importantes
Dossier de Calidad físico y digital de acuerdo a las disciplinas ejecutadas. Este debe incluir
también todo los manuales de operación y mantenimiento de los equipos montados en el
proyecto.
Master Punch List caminata amarrilla, naranja y verde ( según Procedimiento de caminatas de
entrega List) debe ser presentado debidamente firmado y observaciones superadas. Se debe
utilizar el Anexo 10 – Master Punch List
Acta de Recepción de Servicio del Proyecto firmada (Formato 3P, Según SGIpr0017 –
Procedimiento Administración de Contratos)
Informe Final de Medio Ambiente físico y digital. (según SGIre0004- Reglamento Ambiental
para Operaciones de SMCV
Carta de garantía.
Manuales, catálogos.
Planos As Built.
Los documentos en copia física (si fuese requerimiento legal), serán archivados de acuerdo al N°
de Proyecto, Contrato en vigencia u Orden de compra correspondiente. El DC mantiene este
archivo de referencia completo y actualizado. Una vez concluida la transferencia de documentos
al usuario, se archiva todo en el contenedor que el área de proyectos de SMCV disponga para el
archivo central.
Asimismo para los documentos en copia digital, el DC deberá registrar toda la información en el
repositorio que se haya definido al inicio del proyecto (EPMS).
Una vez culmine el proyecto, la información este en los repositorios, el DC debe informar a DCA
(responsable de la data histórica) la ubicación de todos los documentos del proyecto cerrado,
tanto en físico como en digital.
Acrobat Professional
EPMS.
SharePoint.
AutoCAD 2000.
Office 2010.
Microsoft Project.
Primavera.
WinZIP.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. REGISTROS
Tiempo Mínimo de
Nombre del Registro Responsable del Control
Conservación
Administrador de Control 5 años después de
Reporte de No conformidad
Documentario culminación del Proyecto
Administrador de Control 5 años después de
Instrucción de Obra
Documentario culminación del Proyecto
11. ANEXOS
Anexo 11 – Valorización