CENTRO DE EDUCACION ALTERNATIVA

CEA CARLOS BROWN

CARRERA: SISTEMAS INFORMATICO

NIVEL: AUXILIAR

FERIA EXPOSITIVA – CARRERA TECNICA

“COMBINACION DE
CORRESPONDECIA”

DOCENTE: LIC. WILLIAN TELLEZ A.

INTEGRANTES:

SANTA CRUZ - BOLIVIA

 COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia en Word es una de las herramientas más utilizadas del

programa, ya que permite combinar una carta con una base de datos, y esto da como
resultado muchas cartas con los datos de cada persona de la base de datos utilizada.
Este proceso es muy utilizado en muchos sectores, tanto para que
una secretaria cree invitaciones para un evento, un administrativo envíe cartas a sus clientes en
sus cumpleaños, o que un banco envíe diferentes recordatorios a los deudores con cuentas
pendientes o los famosos estados de cuentas de las diferentes tarjetas de créditos que
recibimos mes a mes. De ahí que esta herramienta puede resumir todo el trabajo de una jornada
completa en pocos minutos.

El proceso se resume en tres componentes:

Carta + Base de datos = Carta combinada

Es importante aclarar que si bien el proceso se utiliza para cartas o invitaciones, también lo podes
utilizar para mails, y además les podemos agregar los datos al sobre o etiquetas. Lo que hace este
proceso muy completo para el trabajo administrativo.

Veamos como son los pasos para realizar el procedimiento. Lo primero o lo ideal es tener la carta
modelo pronta. Tanto si la tenemos que escribir o bien abrirla para iniciar el proceso.
 Todo el proceso lo podemos realizar con o sin ayuda del asistente que trae el programa para este
proceso. Si es la primera vez, te recomiendo utilices el asistente que trae Word para ayudarte
durante el proceso, es bastante sencillo en los 6 pasos que consiste la combinación.

Luego iremos a la pestaña Correspondencia => Iniciar combinación

de correspondencia => Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

Combinar dos documentos para obtener un tercero

Para combinar correspondencia en Word intervienen tres documentos distintos, se combinan un
documento modelo con un origen de datos para obtener un documento combinado:
 Origen de datos: Es una lista con los datos de los destinatarios. Puede ser un archivo de
Excel, una tabla en un documento de Word o cualquier otro archivo permitido.
 Documento modelo: Es el documento de Word que utilizaremos como plantilla, se
combinará con el origen de datos para agregar los campos combinados.
 Documento combinado: Es el destino de la combinación y puede ser una de las siguientes
tres opciones: a) un documento de Word en el que se tiene una carta personalizada para
cada destinatario, b) la impresión de las cartas personalizadas o c) el envío por email a cada
destinatario de su correspondiente carta.

Documento modelo
En Word podemos crear tres tipos de combinaciones de correspondencia según sea el objetivo o
finalidad de la combinación. En consecuencia, hay tres tipos de documento modelo
diferentes: cartas, sobres o etiquetas.

 Sobres: Cuando queramos imprimir los datos de nuestros destinatarios en sobres.

 Etiquetas: Cuando queramos imprimir los datos de nuestros destinatarios en folios con
etiquetas adhesivas que luego se pegan como: direcciones en sobres, carátulas de CD /
DVD, etiquetas de archivadores, etc.

 Carta: Cualquier otro tipo de documento que queramos personalizar con los datos de
nuestros destinatarios.

Hay algunos pasos a realizar en el proceso de combinación de correspondencia que son distintos en
función del tipo de documento modelo. En el video de hoy nos centramos en la carta como
documento modelo.
Origen de datos
Partimos de nuestra carta modelo, un texto en el cual en algún momento vamos a hacer alusión a
diferentes nombres, ciudades, fechas de altas y cuotas mensuales.

Establecer y Elegir un Tipo de Documento

Para comenzar el proceso de combinar correo, primero es necesario elegir qué tipo de
documento se desea crear.

1. Hacer clic en la pestaña Correspondencia.

2. Hacer clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia.
3. Seleccionar Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

El panel Combinar correspondencia aparece a la derecha, listo para guiarnos por la

combinación de correspondencia.

4. Seleccionar un tipo de documento a crear.

5. Hacer clic en Siguiente: Inicie el documento.

El asistente para Combinar correspondencia avanza al siguiente paso.

Seleccionar un Documento
Este paso siguiente es para seleccionar un documento inicial.

1. Seleccionar un documento inicial.

Es posible utilizar el documento actual como base para la combinación de

correspondencia, o es posible seleccionar una plantilla o documento existente.

2. Hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso 3.

Seleccionar Destinatarios
Ahora, es necesario elegir de donde se obtendrá la lista de direcciones. Este ejemplo usa
una lista existente de una base datos, pero es posible seleccionar contactos de Outlook o
crear manualmente una lista propia.

1. Seleccionar Utilizar una lista existente.

2. Hacer clic en Examinar.
3. Seleccionar un archivo de datos.

Un archivo de datos de combinación de correspondencia puede encontrarse en una

base de datos como una hoja de cálculo de Excel, otro documento de Word u otro tipo
de archivos de datos.

4. Hacer clic en Abrir.

 El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra las
direcciones que serán usadas. Si se utiliza una hoja de cálculo de Excel como fuente
de datos, es posible se solicite seleccionar una hoja de cálculo que contenga las
direcciones.

Si hay una dirección que no se desea utilizar, puede desactivarse.

5. Asegurarse de que los destinatarios correctos estén seleccionados y hacer clic

en Aceptar.
6. Hacer clic en Siguiente: Escriba la carta.
El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso 4.

Escribir la Carta
Después de que se configura el documento principal, y la lista de destinatarios está
conectada y editada, es posible insertar los campos combinados en el documento. Los
campos combinados son marcadores en el documento para información única de la lista de
destinatarios.

Cuando se pone un campo combinado en el documento principal, la información de ese

campo aparecerá en el documento que es único para ese destinatario.

1. Hacer clic donde se desea que aparezca la información.

2. Seleccionar una de las opciones de los marcadores.

 Es posible agregar campos combinados desde el asistente o desde el grupo Escribir e
insertar campos en la cinta de opciones.

 Bloque de direcciones:Esta es una combinación de campos para insertar los

nombres y direcciones de los destinatarios.
 Línea de saludo:Esta es una combinación de campos para insertar el nombre del
destinatario en la línea de saludo.
 Insertar campo combinado:Al hacer clic en este botón aparece una lista de
campos adicionales combinados que se pueden insertar.
3. Personalizar el marcador.

4. Hacer clic en Aceptar.

5. Es opcional, repetir pasos para agregar cada campo combinado que se desea incluir.

6. Hacer clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.

El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso 5.

Vista Previa de la Correspondencia Combinada

En ocasiones, es útil ver como se ven los datos una vez que se han insertado en un
documento, en vez de solo ver los campos combinados de nombres.

Es posible tener una vista previa de la correspondencia combinada antes de terminarla. Esto
es recomendado para asegurarnos que los resultados aparezcan como se desea.

1. Usar los botones de flechas en el panel Combinar correspondencia para tener una vista
previa del documento.
También es posible usar los botones de fflechas en el grupo Vista previa de resultados
en la cinta de opciones.
Hacer clic en el botón Buscar destinatario en el grupo Vista previa de resultados o en el
panel para Combinar correspondencia para buscar un destinatario específico.
2. Hacer clic en Siguiente:Complete la combinación.
 El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso final.

Completar la Combinación
Una vez que se ha agregado la lista de destinatarios y llenado un documento con campos
combinados, el último paso es terminar la combinación haciendo una versión separada del
documento

Hay un par de formas para terminar con la combinación de correspondencia:

 Editar documentos individuales:Pone los resultados de la correspondencia combinada en un

nuevo documento. Se es libre de editar los resultados de la correspondencia combinada, y
guardarlos e imprimirlos, como con cualquier otro documento.

 Imprimir Documentos:Combina los registros y los envía directamente a la impresora.

1. Seleccionar la opción que se desea usar para terminar de combinar la
correspondencia.

También es posible hacer clic en el botón Finalizar & combinar en la cinta de opciones.
 También se tiene la opción de elegir cuáles registros combinar. Es posible combinar
todos los registros en la lista, solo el registro actual mostrado o un rango específico.

2. Seleccionar los registros que se desean combinar.

3. Hacer clic en Aceptar.

Word combina los documentos principales y la información de la fuente de datos en un nuevo

documento de Word, o lo combina y envía a la impresora, basado en la opción que se elija.