P-Procedimiento de Información Documentada

FUMIGACIÓN Y SANIDAD
Código: PRO
PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 01
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I OBJETIVO.
- Establecer los lineamientos para documentar el SGC desde su creación,
actualización, destrucción y control.
II ALCANCE.
- Toda información que sea necesaria para la implementación y mantenimiento del
SGC
III POLÍTICAS Y DEFINICIONES

- Información documental: Cualquier documento, registro externo ó interno que tenga
injerencia en el SGC; la información puede estar contenido en cualquier medio
(físico, electrónico, video, WhatsApp, etc.)
- Toda información documentada del SGC será administrada por el controlador de
documentos.
- La creación de documentos será llevada a cabo por los responsables de cada área
con el apoyo del Controlador de Documentos.
- Para la aprobación de documentos de las diferentes áreas se llevará a cabo por
Gerencia General.
- El manual de primer nivel será aprobado por el responsable de la Dirección
- Los documentos cuyo diseño y uso se realicen en plantillas de plataformas
electrónicas públicas podrán exceptuar los lineamientos establecidos en el diseño
de encabezado, logo, etc.
V DESARROLLO
Paso Responsable Descripción

1 Todos los Creación de información documentada revisión 00 se estratificará en niveles y tipo de
miembros de documento de acuerdo con la Tabla I del presente Procedimiento, todos los documentos
la se escribirán en tipo de letra Arial.
Organización
2 Todos los Para la creación de documentos se colocará en el encabezado un cintillo con la

miembros de siguiente información:
la - .
organización
3 Todos los Para la creación de Procedimientos se indicará con números romanos las siguientes
miembros de secciones:
la - Objetivo
organización - Alcance
- Políticas y definiciones
- Desarrollo
- Documentos y Registros de Referencia
- Historia de cambios (Incluye número de revisión, descripción del cambio)
- Anexos ó Tablas (Opcional)
Al calce del procedimiento se escribirá la leyenda “La impresión de éste documento sin
sello de copia controlada se considera como de referencia”
La impresión de este documento sin sello de copia controlada se considera como de referencia.
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4 Todos los Para la creación de instrucciones de trabajo, ayudas visuales y formatos en general se
miembros de colocará el encabezado de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del presente
la procedimiento. El tamaño de letra podrá ser variable tomando en cuenta la naturaleza
organización del documento.
5 Todos los Para realizar cualquier cambio de la información documentada se realizará utilizando el
miembros de formato Solicitud de Alta, Baja ó Cambio de Información Documentada -40, la cual será
la entregada al controlador de documento una vez que haya sido aprobada considerando
organización la integridad de los procesos del SGC.
Una vez aprobada la solicitud, el controlador de documentos registrará las

modificaciones en el Listado maestro del control de la información documentada
Los documentos dados de baja y/o obsoletos serán dispuestos en base a su periodo de
retención y tipo de disposición señalado en el Listado maestro del control de la
información documentada, para aquellos que requieran algún periodo de tiempo en
almacenamiento en archivo se les colocará sello en color rojo con la leyenda con letra
mayúscula de “OBSOLETO”.
En el Listado Maestro del Control de la Información Documentada -07, se registrará los

siguientes campos:
- Código
- Nombre del documento
- Número de revisión
- Tipo de documento (Electrónico / Físico)
- Ubicación
- Periodo de Retención
- Tipo de Disposición (D=Destrucción, P=Permanente)
6 La información documentada se controlará asignándole un código de acuerdo con el

nivel de documento de acuerdo con la Tabla I, la cual indica las primeras abreviaturas el
nivel de documento espaciado con guion ortográfico la palabra “FUMYSA” espaciado
con guion ortográfico el número consecutivo de acuerdo con nivel de documento.
Con la finalidad de que la información documentada se tenga disponible, idónea para su

uso y protegida (confidencialidad, pérdida de integridad) se tiene controlado de
almacenamiento de acuerdo con lo establecido en el Listado Maestro del Control de la
Información Documentada
La información documentada electrónica como certificados de servicio, cotizaciones,

reportes de servicio, etc. se registrará en la nube electrónica Drive de
[email protected].
Las copias impresas de la información documentada del SGC llevarán la impresión de

sello en tinta color verde con fondo sin color la leyenda con letra mayúscula de “Copia
Controlada”.
7 Cuando se actualice información documentada controlada, el controlador de

documentos intercambiará el nuevo ó documento actualizado por el documento
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obsoleto, al cual se le colocará con sello en tinta color rojo en letra mayúscula la
leyenda “OBSOLETO”.
El registro de la creación y actualización de la información documentada física se

registrará en la bitácora de control de la información documentada física
Para la información documentada en medio de soporte electrónica se almacenará por el
controlador en una carpeta denominada “OBSOLETOS”, los documentos electrónicos
cuales sean factibles contendrán gota de agua la leyenda con letra mayúscula en color
rojo “OBSOLETO”.
8 La destrucción de la información documentada se llevará a cabo de acuerdo con los

criterios establecidos en el Listado Maestro del Control de la Información Documenta
La destrucción de la información documentada impresa se realizará de manera manual

asegurándose romper la papelería antes de disponerse; para la información soportada
de manera electrónica se destruirá borrando los archivos electrónicos de las carpetas
electrónica donde se encuentran respaldados, así mismo se borrarán los archivos de la
carpeta electrónica “Papelera de Reciclaje”.
VI DOCUMENTOS Ó REGISTROS DE REFERENCIA
VII HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión Descripción de cambios Fecha de
Cambio
00 Creación 09-Mar-2022

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III POLÍTICAS Y DEFINICIONES

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2 Todos los Para la creación de documentos se colocará en el encabezado un cintillo con la

Una vez aprobada la solicitud, el controlador de documentos registrará las

En el Listado Maestro del Control de la Información Documentada -07, se registrará los

6 La información documentada se controlará asignándole un código de acuerdo con el

Con la finalidad de que la información documentada se tenga disponible, idónea para su

La información documentada electrónica como certificados de servicio, cotizaciones,

Las copias impresas de la información documentada del SGC llevarán la impresión de

7 Cuando se actualice información documentada controlada, el controlador de

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