Ing.

Alexis Valderrama Wong

Administración General

Ing. Alexis Valderrama Wong

MODULO III
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LA ORGANIZACION

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

La organización es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de

respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La
organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos
y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos
propósitos.

FUNCIONES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Eficiencia. Debido a que este sistema de organización permite conocer los recursos y
características de operación de las empresas, resulta más sencillo organizar las
responsabilidades con base en tal información, así como de las necesidades de los clientes y
proveedores, permitiendo un ejercicio más sano y provechoso.

Facilitar la toma de decisiones. Lo anterior deriva en una concepción más clara de los
requerimientos de la empresa y la totalidad de sus miembros, por lo que tomar decisiones se
volverá cada vez más sencillo y rápido ya que se elegirán considerando el panorama real de la
organización.

Impulsar la comunicación. Ya sea que se trate de una corporación grande o pequeña, esta
gestión de los recursos humanos y administrativos, permite realizar un mejor flujo de
comunicación jerarquizando no solo la relevancia de la información que debe compartirse,
sino de los departamentos que requieren ciertos detalles en determinado momento y de
manera específica.

Mejorar el control operacional y administrativo. Siguiendo el punto anterior, los líderes de

área podrán tener una mejor idea del personal que tienen a cargo en sus distintas divisiones
para que la supervisión de las actividades y funciones sea más eficiente.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

El término organización está compuesto por muchos elementos básicos:

1. Estructura: Implica el establecimiento del marco fundamental en la que opera el grupo

social, ya que establece la disposición y la afinidad de las funciones, jerarquías y las actividades
necesarias para lograr los objetivos planteados.

2. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse

racionalmente al fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Este simplemente ayuda

agrupando y asignando a favorecer la especialización.

4. Jerarquía: Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro

de la empresa.

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5. Simplificación de funciones: establecer los métodos más sencillos para realizar trabajos de
la mejor manera posible.

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Una estructura puede variar en función de varios aspectos, por ejemplo el número de
integrantes de las empresas, la naturaleza del servicio o producto, el modelo directivo, los tipos
de procesos, entre otros. Veamos algunos de ellos y los rasgos principales que las hacen más
atractivas en un caso o en otro.

Estructura funcional:

Su objetivo es cubrir las necesidades de distintos niveles jerárquicos, al frente de cada uno de
los cuales está un especialista o jefe de sección.

Dentro de este sistema de empresa, prima la especialización y el trabajo enfocado a objetivos

concretos. Es decir, combate la multiplicidad de funciones.

Sin embargo, eso no evita que los integrantes de los equipos reciban órdenes de varios jefes o
encargados, con lo cual la comunicación puede hacerse difícil. De hecho, uno de los riesgos de
este modelo es la creación de ambientes poco estables.

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Organización divisional

Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus
mercados. Utiliza la departamentalizacion en base a productos, áreas o clientes. Y esos
departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para
tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica.

Cada división realiza todas las funciones necesarias para servir correctamente a su producto, a
su mercado o a sus áreas geográficas. Y el director de división es un semi-director general de la
empresa.

La sede central controla la actuación de todas las divisiones normalmente a través de

normalización de resultados.

Realiza además funciones de apoyo centralizadas y se suele encargar de nombrar y sustituir a

los directores de cada división.

Ventajas e inconvenientes:

 Se suele señalar que presenta las siguientes ventajas respecto a la organización lineal:
 Mejora la asignación de capital, dispersa el riesgo.
 Reacciona estratégicamente ante los cambios y ayuda a preparar a directivos generales.
 Ahora bien, estos mismos cuatro elementos pueden ser inconvenientes si la comparamos con
organizaciones independientes.
 Puede llevar a que las divisiones maximicen sus objetivos y no los de la organización.
 Además, como se mide a cada división por los resultados que obtiene, hay una tendencia a
minusvalorar todo lo que no sean objetivos cuantificables.
 La separación y autonomía de las divisiones puede crear conflictos y dificultar la reasignación
de recursos.
 Suele ser más costosa en el ámbito directivo económicamente.

Regional

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Estructura matricial:

Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o

proyectos. Una vez finalizados, la estructura suele disolverse.

Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la organización. Tienen dos jefes: uno
general y otro que ejerce como responsable de la labor específica.

La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los recursos. Además, es un
ingrediente para la motivación y el fortalecimiento de los equipos.

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SISTEMAS BUROCRATICOS O MECÁNICOS Y ORGÁNICOS

Sistemas burocráticos

Una organización burocrática es una con procedimientos rígidos y ajustados, políticas y

limitaciones, y la empresa reacciona con controles estrictos, así como con renuencia a
adaptarse o cambiar. Las burocracias son muy organizadas con un alto grado de formalidad en
la manera en que opera. Los organigramas existen para cada departamento, y todo el mundo
entiende quién está a cargo y cuáles son sus responsabilidades para cada situación. Las
decisiones se toman a través de un proceso organizado y un orden estricto, y una estructura
de control está presente en todo momento.

Estructura jerárquica lineal:

Es una de las más utilizadas, tanto en medianas como en grandes empresas. Consiste en la
creación de pequeñas dependencias que son supervisadas por uno o varios cargos superiores;
en éstos recae la toma de decisiones.

Es ideal para organizaciones que carezcan de unidad de mando. Pero cuidado: puede dar lugar
a una excesiva concentración de la autoridad y el poder.

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SISTEMAS ORGÁNICOS

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ORGANIGRAMAS

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Organigramas generales
Son aquellos que se limita únicamente a las unidades o procesos de mayor importancia.

Organigramas específicos
Son aquellos en los que se refleja un nivel más de desagregación de los procesos de trabajo.

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Organigramas estructurales

Son aquellos que tienen por objeto la presentación grafica de la estructura procesal (Unidades
Administrativas) de una institución, así como de las relaciones que se dan entre sus órganos.

Organigramas funcionales

Son llamados también “organigramas de funciones”, y tienen por objeto indicar en el cuerpo de
cada unidad o proceso, el nombre y las principales funciones vitales que deberán desempeñar
cada una de ellas. Esto facilita el análisis y comprensión de todo lo que se lleva a cabo en dichas
áreas orgánicas que conforman a la organización.

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Organigramas verticales:

Son aquellos En la que la más alta jerarquía8 se coloca en la parte superior y la ramificación de
los órganos se presenta de arriba hacia abajo, ubicando las unidades en renglones, cuyo
distinto nivel representa su rango.

Organigramas horizontales:

Son aquellos en los que el área de más alta jerarquía se coloca a la izquierda y la ramificación
de las unidades de izquierda a derecha. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas, sin olvidar
que las áreas que se encuentran en la parte superior son los que responde a la razón de ser de
la Unidad Orgánica y las áreas de que se encuentren hacia la parte inferior, serán órganos de
apoyo.

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Organigramas mixtos:

Son aquellos que se combinan entre el formato vertical para algunos niveles y el horizontal
para otros.

Organigramas circulares:

Son aquellos que tienen en el centro del organigrama el órgano de más alta jerarquía y sus
relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma con sus unidades orgánicas de diferentes
niveles; con ello, forman círculos concéntricos alrededor de la más alta jerarquía. Sin embargo
no es recomendable utilizarlo para utilizarse en estructuras de la administración pública dado
que visualmente es más complejo y es de difícil interpretación.

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Relación con Órganos Descentralizados y Desconcentrados

Es aquella que tiene por objeto representar a los órganos descentralizados y desconcentrados
con que cuenta la institución.

Descentralizados.- Este tipo de órgano son aquellos que tienen patrimonio propio y
personalidad jurídica.

Desconcentrados.- Son aquellos órganos que están jerárquicamente subordinados a una

entidad y que tienen autonomía operativa por función para resolver sobre la materia dentro del
ámbito regional.

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Relación de coordinación

Este tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas
de la organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien entre el
órgano central y las unidades técnico-administrativas desconcentradas. La relación de
colaboración se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo.

Relación de asesoría (Línea staff)

Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos
especializados. Las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada
de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea, las
medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes. En todo
caso, pueden canalizar a través de un órgano superior, para que éste, a su vez, la gire con
carácter de orden o mandato.

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MANUALES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información
de una organización.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar

con que tipos de manuales se debe contar.

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como MOF por sus siglas, es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización
que han adoptado, y que sirve como guía para todo el
personal. El MOF contiene esencialmente la estructura
organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la
descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suele incluir en la descripción de cada
puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día
se hace mucho más necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo,
aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos
como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Partes:

 Introducción
 Estructura organizacional (Organigrama)
 Alcances
 Base legal
 Objetivos
 Marco conceptual
 Cuadro de cargos
 Manuales de funciones

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Manual de funciones

Descripción del puesto

Misión del puesto

Función del puesto

Requisitos del puesto

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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (RIT)

Es un documento orientador que contiene las obligaciones, deberes y derechos de los

trabajadores que integran la empresa. Como tal, es un documento extractado de las diversas
normas legales sobre la materia. En el caso de las empresas con 100 o más
trabajadores, este documento debe ser obligatorio y de conocimiento de
la autoridad de trabajo de la jurisdicción.

Debe contener como derechos a las vacaciones, licencias, remuneraciones,

permisos, estímulos, ascensos, la capacitación y bienestar en general, en
tanto que en el rubro de obligaciones se deben precisar, además de las
responsabilidades propias del cargo, ítems referentes al registro y control
de asistencia, la jornada y horarios de trabajo, las tardanzas, faltas y sus
respectivas justificaciones. Un aspecto importante lo constituye las obligaciones, así como el
régimen disciplinario indicando las faltas y sanciones respectivas y sus mecanismos de
aplicación, aunque esta última característica ya no sea necesaria hoy en día dada la falta de
estabilidad en el empleo.

Los aspectos básicos que debe contener el reglamente interno de trabajo son:

 Admisión o ingreso de los trabajadores;

 Las jornadas y horarios de trabajo; tiempo de la alimentación principal;
 Normas de control de asistencia al trabajo;
 Normas de permanencia en el puesto conteniendo: permisos, licencias e inasistencias;
 Modalidad de los descansos semanales;
 Derechos y obligaciones del empleador;
 Derechos y obligaciones del trabajador;
 Normas tendientes al fomento y mantenimiento de la armonía entre trabajadores y
empleadores;
 Medidas disciplinarias;
 Persona o dependencia encargada de atender los asuntos laborales y la tramitación de
los mismos;
 Normas elementales sobre seguridad e higiene en el trabajo;
 Las demás disposiciones que se consideren convenientes de acuerdo a la actividad de la
empresa.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO (MAPRO)

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más
de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

FINALIDAD

El MAPRO responde a la necesidad de mejorar el funcionamiento de las unidades orgánicas de

la entidad. Busca desarrollar la prestación de los servicios públicos y administrativos que la
entidad brinda a los ciudadanos. El proceso de formulación del MAPRO parte del análisis de la
situación de los procedimientos que realiza la entidad. Estos procedimientos deben ser
revisados a la luz de las normas generales y específicas que las regulan. El MAPRO comprende,
además, el diseño de flujogramas que grafican las actividades, tareas, responsables y plazos.

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Elaboración de flujogramas

Los agramas de flujo o flujogramas de una empresa son representaciones gráficas que emplean
elementos geométricos para representar secuencias de un proceso, de igual modo permiten
describir la secuencia y su interacción de las distintas etapas de un procedimiento.

Figuras

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