MATERIAS EN MODALIDAD A DISTANCIA IMPARTIDAS POR EL

PROFESOR: JORGE SÁNCHEZ VEGA.

MATERIA: FUNDAMENTOS DE INGENIERÍA DE SOFTWARE.

GRUPO (A)

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: “DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA A

TRATAR EN LA PROPUESTA DE SISTEMA QUE SE VA A REALIZAR”

NOMBRE DEL EQUIPO

“OB”

NOMBRE CORTO DEL PROBLEMA

“Deficiencia de atención e información en TECNM Morelia”

INTEGRANTES

LÍDER DEL PROYECTO. Rafael Alejandro Contreras Avalos [email protected]

DOCUMENTADOR. David Guido Rodríguez [email protected]

ANALISTA. Leonardo Franco Pérez [email protected]

DISEÑADOR. Gabriel Zaid Pérez Pérez [email protected]

CONTENIDO
Contenido de ilustraciones .................................................................................................. 3
Descripción breve del problema. ........................................................................................ 4
Introducción ........................................................................................................................ 5
Historia de la problemática. ................................................................................................ 5
Burocracia y sus afectaciones al tiempo útil de trabajo. ..................................................... 7
Descentralización en el proceso de trámite. ........................................................................ 8
Gastos y perdidas en el manejo de tramites. ....................................................................... 9
Manejo del problema en otras universidades o instituciones............................................ 13
Implementaciones actuales para solución del problema. .................................................. 15
Análisis del problema en el tecnológico de morelia. (Revisión pendiente) ...................... 16
Encuestas y resultados. ..................................................................................................... 17
Conclusiones. .................................................................................................................... 22
Tabla de identificación de problemática. .......................................................................... 24
Referencias ........................................................................................................................ 27
CONTENIDO DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Horas necesarias para completar un trámite, por país ...................................... 9

Ilustración 2. Porcentaje de tramites que requirieron tres interacciones o más para su resolución
............................................................................................................................................... 11
Ilustración 3. Costo de prestar un trámite, por canal, países seleccionados (en dólares de EE.UU.)
............................................................................................................................................... 12
Ilustración 4. Portal web UNAM, tramites universitarios que se realizan ............................ 13
Ilustración 5. Portal web gobierno de México, Tramitaciones ............................................. 15
Ilustración 6. Grafica problemas con tramite estudiantil ...................................................... 19
Ilustración 7. Índole de inconvenientes en los tramites ....................................................... 20
Ilustración 8. Tipos de problemas al realizar un tramite ....................................................... 20
Ilustración 9. Acceso a información de tramites por parte de los estudiantes ...................... 21
Ilustración 10. Aspectos para mejorar de la atención de tramites......................................... 21
DESCRIPCIÓN BREVE DEL PROBLEMA.

“Una constante en el funcionamiento de las organizaciones en cualquier parte del mundo es la

presencia de procesos o fenómenos administrativos que obstaculizan la capacidad de ejecución de

los individuos” (Solares, 2021). Los tramites y formalidades burocráticas presentan un problema

de ineficiencia constante en la época moderna, cada vez son más las actividades que requieren de

una formalización en su desarrollo mediante la entrega de documentos a diferentes instituciones

que las avalen, lo cual provoca procesos cada vez más largos y descentralizados, esto ocasiona un

problema debido a la poca practicidad de estas entregas debido a la deficiente información que

estos presentan como: documentos requeridos, mala explicación de los mismo, desorientación de

a quién o donde acudir. Sin embargo, las problemáticas no solo terminan allí, sino que puede

conllevar a complicaciones en el trámite con la parte humana debido a la dependencia directa de

un burócrata.

La burocracia impera en gran cantidad de sectores en nuestra sociedad incluidos el educativo en

el cual las formalidades y entrega de documentos son una necesidad para un correcto seguimiento

del alumnado, así como una enseñanza y certificación satisfactoria. Por lo tanto, dentro del

Instituto Tecnológico de Morelia, todos los estudiantes se encuentran de frente con problemáticas

comunes en el ámbito estudiantil, ya sea para manejar algún trámite, como para encontrar alguna

oficina en específico o edificio de interés. Dado que en ocasiones un estudiante acude a realizar

algún trámite y al llegar a ventanilla se topa con el problema que no estaban todos los requisitos
y/o documentos que necesitaba para realizar dicho trámite, por lo tanto, se perderá más tiempo en

conseguir los documentos necesarios debido a la deficiente información respecto a los mismos.

INTRODUCCIÓN

Para el estudio e investigación del tema que nos compete el cual es referido con el término

“burocracia” se puede definir como la implementación y apego a sectores jurisdiccionales regidos

por aspectos normativos así como formales con la finalidad de generar un control y regimiento del

estado, estos deberes se diversifican entre un organismo jurídico con distintas escalas de autoridad

de acuerdo a las funciones que realizara el individuo; los trabajadores encargados de esta labor se

conocer por el denominativo “burócratas “encargados de manejar y administrar los tramites

oficiales que la ciudadanía en general necesita realizar para llevar un control de por ejemplo: pago

de impuestos, registro civil, solicitud de apoyo gubernamental, transferencia o compra de bienes

inmuebles entre muchos otros tramites más.

Con los constantes cambios en la modernidad y el aumento desenfrenado de la población es

completamente necesario que esta organización de registros y solicitudes sea implementada en

diversos sectores de la población. Sin embargo, la burocratización es provocada en base a el

aumento de las tareas administrativas y su creciente complejidad y no al aumento cuantitativo de

la población, es por esta razón que en una modernidad cada vez más exigente y profesional esta

práctica se extiende a muchos sectores de la población entre ellos el educativo, el cual será

analizado en este documento.

HISTORIA DE LA PROBLEMÁTICA.

Podemos rastrear los orígenes de la necesidad de un sistema burocrático a Egipto ya que el

ordenamiento público de los bienes de la nación era inevitable a causa de factores económicos y

sociales de una nación en crecimiento, si bien a lo largo de la historia mediante las expansiones

territoriales del mediterráneo muchos reinos han surgido, evolucionado, perecido y desaparecido

solo los más notables han necesitado de un estado que necesite de una regulación constante que

administre sus riquezas, esta organización surge principalmente como medio de gestión de los

ejércitos de naciones como Roma, Inglaterra o Mesopotamia debido a la importancia del poderío

militar para extender sus conquistas se requiere de un control de la recaudación de impuestos, la

provisión de bienes y alimentos así como el control de que ciudadanos pertenecientes al ejército

otorgando la posibilidad de gozar de ciertos privilegios; es notable que la burocratización de las

naciones aumenta su poderío y las ayuda a evolucionar independientemente de la terminación

inminente de su imperio por tanto es necesaria su mejora constante apoyándose de las nuevas

tecnologías que surgen conforme a la época como lo fue la invención de la imprenta hace no más

de 5 siglos la cual permitió guardar los registros en papel para sus posteriores consultas así como

otorgar permisos, oficializar ventas u promover decretos a los ciudadanos que así lo requiriesen,

es así como la sociedad moderna fue cimentando sus esfuerzos y avances en el papel impreso ya

que como podemos comprobar la base de la sociedad moderna se asienta sobre montañas de

documentos aun a día de hoy con la implementación de las TIC (Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones) es notable el requerimiento de documentos impresos para los diversos

trámites de cualquier índole en toda institución estatal alrededor del planeta lo cual podría tornarse
ineficiente desde el punto de vista de nuestra huella de carbono así como la inseguridad del formato

físico.

BUROCRACIA Y SUS AFECTACIONES AL TIEMPO ÚTIL DE TRABAJO.

La burocracia establece un sistema ordenado y estricto para el seguimiento de las actividades

universitarias, es necesario ya que otorga formalidad, competencia, una constante actualización en

la gestión del conocimiento y proporciona una correcta vinculación con la academia. Así mismo

genera un correcto funcionamiento de la democracia en las instituciones que permite a los

estudiantes y docentes permanecer activos en las conversaciones y la toma de decisiones de la

institución. La burocracia tiene características positivas ya que como menciona Muñoz “su ética

no discrimina a quien hace trámites, responde puntualmente a las demandas, es confiable e

imparcial en cada asunto, suprime los favoritismos y, en suma, vela por el buen ejercicio del

gobierno.” (Muñoz, 2019) Por tanto podemos concluir que la burocracia en instituciones

educativas forma parte del sistema de poder universitario siendo este último completamente

necesario.

La burocracia administrativa no solo es un asunto que compete a los estudiantes sino también a los

profesores debido a que el día a día de los profesores se ha convertido en una interminable fila de

trámites burocráticos lo cual limita considerablemente el tiempo de preparación de clases y temas

que necesita un docente “Más horas de burocracia implican menos tiempo para actualizar el

temario o para buscar materiales nuevos para los alumnos”, asegura Francisco Cabezuelo, profesor

de la Universidad Complutense de Madrid. (Villasante, 2019) La implementación de estos

mecanismos de gestión de la docencia y el alumnado suponen un gasto para las universidades,

tanto en contratación de personal burocrático como en el tiempo del alumnado para realiza sus

labores estudiantiles obligadas, esto debido a la complicación de tramites cada vez más exigentes

con tiempos de respuesta que pueden llegar a ser lentos y tediosos, según menciona Joaquín

Goyache, rector de la UCM “Perdemos mucho dinero por la burocracia a la que nos someten en

las universidades una práctica que, en su opinión, ha llegado hasta límites difícilmente tolerables

en una institución que pretende evolucionar hacia la sencillez y la eficacia de los procesos”

(Villasante, 2019) .

DESCENTRALIZACIÓN EN EL PROCESO DE TRÁMITE.

El proceso de descentralización surge por la necesidad de realizar los trámites de una manera más

eficiente, dividiendo en sectores un conjunto de actividades, en las que al ser descentralizadas se

da a la facilidad de repartir equitativamente tareas y responsabilidades, y así poder crear

organismos autónomos dentro del poder central, más, sin embargo, esto conlleva a diversos

inconvenientes, dado que se presta a la desinformación de los distintos organismos.

Algunas de las problemáticas a las que se enfrenta la descentralización es el aumento de la

población escolar mayor al estimado, que corresponde con la oferta de la calidad de la enseñanza

como de atención. De modo que el problema es el compaginar los retos de educación para todos y

educación de calidad para todos, como también la atención en dicho cazo.

Como también, no existe un consenso nacional o internacional sobre las estrategias y medidas para

frenar el fracaso escolar, teniendo así el paradigma basado en teorías de experiencias

predominantes, afectadas en un concreto contexto nacional, social, económico y político.

Antonio Royo Villanova menciona que “La descentralización administrativa es la técnica de

organización de un ente público, que integra una personalidad jurídica a la que se le asigna una

limitada competencia territorial o aquella que parcialmente administra asuntos específicos, con

determinada autonomía o independencia, y sin dejar de formar parte del - Estado, el cual no

prescinde de su poder político regulador y de la tutela administrativa”, (A. Royo). 1

GASTOS Y PERDIDAS EN EL MANEJO DE TRAMITES.

Ilustración 1. Horas necesarias para completar un trámite, por país

1
A. Royo Villanova. Elementos del Derecho Administrativo. 23/a. Edic. Tomo I. Lib. Santorén, Valladolid, p. 393.
(Citado por Serra Rojas, Ob. cit. p. 483).
Los tramites en general son un proceso costoso y que consume bastante tiempo. México siendo

uno de los más afectados por este problema, estando en 4to lugar de toda América latina en cuanto

al tiempo necesario para completar un trámite, superando por casi hora y media el promedio de

5.4 horas. Esto también se extiende a la comunidad universitaria, tanto alumnos como profesores

pierden una gran cantidad de tiempo teniendo que realizar estos procesos, que podría ser mejor

aprovechados en otras actividades que puedan tener.

Otra problemática que tienen los alumnos al realizar un trámite es la complejidad de estos procesos,

Roseth et al. (2018) señalan que “La complejidad de un trámite no se mide solo a partir del número

de horas necesarias para completarlo, sino que además factores como la cantidad de viajes a las

oficinas gestoras, los requisitos múltiples, la necesidad de dejar papeles en persona y la falta de

claridad con respecto a la información contribuyen a que los ciudadanos tengan que ir a la oficina

pública (o a varias oficinas públicas) más de una vez para obtener lo que buscan” (p. 20). En

México, durante el año 2017, más de un cuarto de los tramites a realizar requirieron acudir a las

oficinas un mínimo de 3 ocasiones, causando esto un aumento significativo en tiempos de viaje.

Esta cuestión se puede extrapolar al ámbito estudiantil ya que, enfocándonos en este último, la

problemática se ve todavía más agraviada debido a la falta de direcciones concisas dentro del

plantel, puesto que el alumno se tendrá que estar trasladando entre distintas oficinas múltiples

ocasiones, y el no saber a donde tiene que acudir ocasionara que el tiempo que necesita para

realizar sus trámites se alargue todavía más. Debido a la insuficiencia de información acerca de la

burocracia universitaria lo que podemos mencionar de su gestión en el Tecnológico de Morelia

habla de una realidad que puede ser observada y descrita solo hasta cierto punto a un nivel de
profundidad mínimo, las estructuras de organización en la institución están dadas por diferentes

secciones ya que como menciona Humberto Muñoz “la burocracia en la universidad está dada por

la distribución del personal entre unidades de la institución, subunidades, dependencias,

departamentos, en cada una de las cuales hay posiciones ocupadas para realizar un trabajo

mediante procedimientos estándar. La complejidad y la diversificación de tareas en una

universidad se vincula a la diferenciación del sector burocrático.” (Muñoz, 2019) Esta subdivisión

de los asuntos escolares provoca que se necesite acudir a diferentes oficinas dentro de la misma

institución para llevar a cabo tramites que deberían pertenecer a la misma índole burocrática; por

ejemplo, en la tramitación de créditos correspondientes a actividades complementarias se debe

acudir a las oficinas respectivas a actividades artísticas y deportivas estando separadas en su

gestión una de la otra.

Ilustración 2. Porcentaje de tramites que requirieron tres interacciones o más para su resolución
Otro punto que tomar en cuenta es la cantidad de procesos que requieren estar presente para la

entrega de documentos, “en América Latina y el Caribe el 89% de los tramites se hacen de forma

presencial” (Roseth et al., 2018). La pandemia de Covid-19 en todo el mundo obligo a que se

tuviera que reducir la cantidad de personas que podían acudir a las oficinas de la institución,

ocasionando esto que los horarios de atención se vieran limitados de manera drástica y que por

consecuencia el tiempo de espera de los estudiantes para realizar sus trámites haya incrementado

considerablemente.

El hecho de que los tramites se desarrollen de manera deficiente también trae consigo una perdida

monetaria, tanto al ciudadano que pierde casi un día laboral para completar sus trámites (6.9 horas

en promedio en México), como a la institución que debe prestar el servicio. El prestar un trámite

en México tiene un costo de aproximadamente $9.1 dólares (un poco más de $180 pesos), esto

debido a la falta de información y los largos tiempos de espera, que hace necesario contratar una

mayor cantidad de funcionarios que se encarguen de la revisión de documentos, resolver dudas y

rechazar aplicaciones. De acuerdo con estudios con información de México y otros países, el

prestar un trámite de manera presencial es entre 20 y 42 veces más costoso que por otros medios

como el digital o a través de teléfono.

Ilustración 3. Costo de prestar un trámite, por canal, países seleccionados (en dólares de EE. UU.)

Tomando en consideración que durante el año pasado hubo 6263 inscritos en la institución 2, y que

es probable que cada haya tenido que realizar múltiples tramites durante el ciclo escolar, se puede

deducir que el proporcionar estos trámites a los alumnos tuvo un costo bastante elevado, y que

proporcionar alguna alternativa más eficiente generaría un ahorro significativo, el cual podría ser

aprovechado para otras actividades, como mejorar la infraestructura del plantel.

MANEJO DEL PROBLEMA EN OTRAS UNIVERSIDADES O INSTITUCIONES.

Diferentes universidades manejan sus trámites con múltiples plataformas, pero la gran mayoría las

maneja mediante páginas web, como es el caso de la UNAM. Ellos manejan los tramites con total

claridad3 sin mucha ambigüedad, por secciones detalladas como son: a los usuarios que van

dirigidos cada tramite, las modalidades en que se puede realizar el trámite, vínculos que llevan a

la lista de documentos necesarios para realizar sus trámites con cada excepción que se pueda

2Instituto Tecnológico De Morelia. (s/f). Data México. Recuperado el 15 de septiembre de 2022, de

https://datamexico.org/es/profile/institution/instituto-tecnologico-de-morelia
3Trámites universitarios que se realizan. (s. f.). Recuperado 15 de septiembre de 2022, de
http://transparencia.unam.mx/obligaciones/consulta/tramites-universitarios
presentar, tiempos de respuesta y plazos, así como las áreas a las que están dirigidos.

Ilustración 4. Portal web UNAM, tramites universitarios que se realizan

No solo la UNAM maneja de esta manera los tramites, actualmente el Tecnológico de Morelia

maneja gran parte de sus trámites mediante la plataforma de Mindbox, la cual va dirigida a

estudiantes, para las personas externas tienen la página web oficial del tecnológico de Morelia sin

embargo, aun con la existencia de estas plataformas presentan ambigüedad e información

deficiente para llegar a una conclusión de lo que se necesita para hacer cualquier trámite, no

presentan muchas opciones para poder dar solución a los problemas que se puedan generar, al igual

que no muestran cuan vigente es la información proporcionada.

En otras instituciones como las de gubernamentales la forma en que manejan sus trámites es similar

a la de las universidades, es decir, se manejan en una página web, la cual contiene la información

de todos los sectores de gobierno, SAT, salud, becas, pasaportes, entre otros.

Aunque contiene la información de todos los tramites, esta no presenta claridad en su manejo, se

mantiene desactualizada constantemente, con mucha incertidumbre respecto al proceso del

trámite, además carece de lista de documentos que se ocupan o necesita para hacer los tramites

entre otros inconvenientes 4.

En la mayoría de ocasiones el hacer un trámite en una institución ya sea pública o privada

representa un dolor de cabeza, debido a la incertidumbre, tiempo de espera y falta de

comunicación, los puntos que más sobresalen de dichos tramites es el manejo de estos, si la

dependencia no cuenta con una buena organización respecto al proceso que requiere, difícilmente

se llegara a una buena atención en la institución.

Ilustración 5. Portal web gobierno de México, Tramitaciones

4
Gobierno de México. (s. f.). Tramites. Recuperado 15 de septiembre de 2022, de https://www.gob.mx/tramites
IMPLEMENTACIONES ACTUALES PARA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA.

“Todo lo que es comunicación es sociedad (...) La comunicación se instaura como un sistema

emergente, en el proceso de civilización. Los seres humanos se hacen dependientes de este sistema

emergente de orden superior, con cuyas condiciones pueden elegir los contactos con otros seres

humanos. Este sistema de orden superior es el sistema de comunicación llamado sociedad”

(Luhmann, 1993)5

Un aspecto importante es el tiempo, aquella unidad de medida que por más esfuerzo que tratemos

de hacer no podemos frenar su continuidad, es un factor altamente valorado por la sociedad y en

algunos casos los tramites que las personas necesitan hacer los prolongan porque ese trámite

requiere de tiempos de espera extensos los cuales podrían ahorrarse sin la intervención de terceros.

Una de las principales intervenciones a la problemática de la burocracia es la aplicación de las TIC

en el ámbito de realizar un trámite, es así como podemos observar que cada vez más instituciones

cuentan con página web, aplicaciones de escritorio o la implementación del correo electrónico para

la resolución de los mismo. Sin embargo, como se ha expuesto anteriormente estos cuentan con

notables carencias debido a que su implementación llega a ser parcial y no total ocasionando una

dependencia del trámite presencial en el proceso o contado con una información deficiente

ocasionando confusión en el usuario de la plataforma lo cual reduce las posibilidades de éxito del

trámite en cuestión.

5
El Camino Hacia la “Nueva Comunicación”. Breve Apunte Sobre las Aportaciones de la Escuela de Palo Alto.
(s. f.). Recuperado 15 de septiembre de 2022, de http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n40/mrizo.html
En los casos que el trámite es correctamente realizado en la plataforma en cuestión, dependiendo

de la naturaleza burocrática del mismo puede generar incertidumbre en el usuario si el trámite

conlleva un largo proceso de evaluación para ser completado debido a la nula notificación del

avance de aceptación y revisión del documento por lo cual no se conoce por parte del usuario si

este está en proceso de aceptación o directamente se le negó la autorización de este.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA EN EL TECNOLÓGICO DE MORELIA.

Enfocando la problemática en el Instituto Tecnológico de Morelia no existe una documentación

oficial que muestre los tiempos de atención, tramites, oficinas ni los gastos administrativos en

cuanto al desarrollo de las funciones burocráticas por lo cual el análisis realizado en la siguiente

redacción no tiene más opción que parecer superficial y poco avalado.

En algún punto de la carrera universitaria se requiere de tramitación de documentos necesarios

para la continuación de la misma llevando un seguimiento y registro de cada estudiantes las cuales

están ligadas mayoritariamente a actividades complementarias como es la asistencia a talleres,

conferencias, materias o actividades optativas como la artística y la deportiva las cuales requieren

de un registro debido a la mecánica de créditos complementario necesaria para el egreso del

alumnado, igualmente la correcta gestión del servicio social, residencias profesionales, vinculación

externa son otro de los tramites obligados de la institución que permiten un apoyo de egresar

mejores profesionistas. Sin embargo, la solicitud de estos documentos es complicada de tramitar

debido a la necesidad de dar varias vueltas a diferentes oficinas en las cuales no están para nada

claros los documentos que se necesitan llevar para poder hacer un trámite, para personas de nuevo
ingresos se les dificulta enterarse tanto de donde se pueden hacer los trámites de su carrera como

de su gestión durante la extensión de esta.

ENCUESTAS Y RESULTADOS.

Para conocer más a detalle la problemática dentro del Instituto Tecnológico de Morelia, se dio a

la tarea de realizar un formulario donde la finalidad es que los mismos estudiantes expresen en que

aspectos han tenido alguna situación no prevista al momento de realizar algún trámite dentro de

las instalaciones de este instituto.

El acceso al formulario se puede realizar mediante el siguiente URL:

https://docs.google.com/forms/d/1GP38ypPZyJPtYz7h28PNZWvmaX_4ADC0gVZZ1iXL0E/ed

it?usp=sharing

En este nos dimos a la tarea de seleccionar las preguntas cruciales en cuanto a las problemáticas

que se puedan o han topado dentro del instituto, las cuales son las siguientes:

1. ¿Has presentado problemas con un trámite, convocatoria o información a lo largo de tu

carrera referente al ámbito universitario?

2. En caso de que la pregunta anterior sea afirmativa, agrega la índole del problema.

3. ¿Cuál fue el problema?

4. ¿Consideras que los problemas anteriormente mencionados son frecuentes?

5. ¿Qué aspectos considerarías deben mejorar?

6. ¿Cuál es tu medio principal para obtener información de trámites y actividades del Tecnm?
 7. ¿Has tenido problemas en localizar donde debes realizar el trámite correspondiente?

8. ¿Consideras necesaria una mejor comunicación respecto a reportes de mal funcionamiento

del mobiliario?

9. ¿Consideras pertinente el desarrollo de un software que ayude a la localización de oficinas

y sus trámites correspondientes.?

10. ¿Perteneces a alguna actividad extraescolar como natación, danza, equipo futbol, club de

lectura, etc.?

Con dichas preguntas el enfoque está en ubicar en que sección es donde más problemas tiene el

alumnado, y en qué condiciones son las que se encuentran al momento de realizar cualquier

actividad burocrática, con lo cual se obtuvieron los siguientes resultados.

Al realizar el cuestionamiento si algún compañero ha presentado alguna problemática al realizar

un trámite, se obtuvo el resultado que el 83.7% de los encuestados SI ha presentado inconvenientes

con los mismos.

Ilustración 6. Grafica problemas con tramite estudiantil

De los compañeros que afirmaron haber tenido inconvenientes con sus trámites, el mayor

porcentaje está en cuanto a los créditos complementarios con un 63.9%, siguiéndole actividades

extraescolares como natación, danza, etc.

Ilustración 7. Índole de inconvenientes en los tramites

A su vez de dicho inconveniente el 58.3% es causado por una comunicación deficiente entre el

personal del instituto con el alumnado, dando respuestas vagas o nulas en cuanto a dudas y/o

seguimiento de este, ocasionando así una falta de información para realizar dichos tramites

respecto a los documentos y requerimientos necesarios.

Ilustración 8. Tipos de problemas al realizar un tramite

Se solicito también a los compañeros que indicaran porque medio es que se informan sobre las

distintas actividades que hará el instituto, como se convocatorias de interés del alumnado,

obteniendo que el 48.8% suele obtener esa información en redes sociales. Siguiendo con un 25.6%

el informarse con compañeros de clase.

Ilustración 9. Acceso a información de tramites por parte de los estudiantes

Teniendo en cuenta los resultados anteriores, sobre las causas de dichos inconvenientes, se solicitó

mencionar cuales serían algunas de las soluciones necesarias para evitar estos problemas tan

frecuentes que persisten entre la comunidad estudiantil.

Obteniendo así los siguientes resultados.

Ilustración 10. Aspectos para mejorar de la atención de tramites

Con un mayor aporte fue la incorporación de la información completa y concisa en dichas

convocatorias, avisos, entre otros, que sean realizados por la institución al momento de necesitar

hacer algún trámite, obteniendo el 65.1%.

CONCLUSIONES.

La burocracia es una actividad que ha existido desde la antigüedad, surgiendo por la necesidad de

las naciones de administrar sus riquezas, ayudándoles a tener una mejor organización en sus

civilizaciones y aumentar su poderío. En la era actual la burocracia es una herramienta

fundamental de cualquier institución, ya sea una escuela, un consultorio médico o una institución

gubernamental, todas ellas requieren llevar un estricto control de las personas con las que tratan,

así como de las actividades que estas realizan dentro de la organización. Sin embargo, aunque la

burocracia haya surgido como una herramienta eficaz para la gestión de instituciones, al pasar de

los años ha estado evolucionando, trayendo consigo algunos cambios que en vez de ser

beneficiosos terminaron siendo perjudiciales, tanto para las organizaciones como para los

individuos.

Una de las problemáticas actuales de la burocracia es la ineficiencia de los procesos que requiere

para funcionar. Actualmente, en nuestro país, una persona requiere de aproximadamente 6.9 horas

para concluir con tan solo uno de los múltiples tramites que se le exigen en su día a día, generándole

esto una enorme pérdida de tiempo. Además, las instituciones también se ven afectadas, esto

debido a que requieren de contratar una mayor cantidad de personal para resolver las dudas y

revisar los documentos de los interesados, creando esto un mayor costo de operación.
Enfocándonos en nuestra institución, dentro del Instituto Tecnológico de Morelia los alumnos

tienen que cumplir con una gran cantidad de tramites durante su periodo de estudio: servicio social,

créditos complementarios, practicas profesional, becas, por solo nombrar algunos. Y aunque estos

son procesos que se tienen que realizar constantemente, y a este punto deberían ser eficientes y

sencillos, la población estudiantil expone todo lo contrario. La mayoría de alumnos admite haber

tenido algún tipo de problema al realizar estos trámites, siendo los más comunes la falta de

información, comunicación deficiente y largos periodos de espera. Esto genera un desperdicio de

tiempo considerable a los alumnos, agraviado por el hecho de contar un mapa deficiente, al que le

hacen falta una gran cantidad de ubicaciones y señalamientos, ocasionado que tengan que estar de

un lado a otro buscando la oficina a la que requieren acudir. Todo esto demuestra la necesidad de

buscar una solución que alivie las necesidades de los estudiantes, mejorando a la vez la reputación

de la institución.
TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMÁTICA.

No. del Prioridad NOMBRE CORTO DESCRIPCIÓN COMPLETA DEL

problema DEL PROBLEMA PROBLEMA

1 5 Falta de información y Al solicitar cualquier trámite primeramente se

manejo deficiente de la busca la información de los documentos que
misma se ocupan para poder llevar a cabo esos
trámites, pero la información que nos brindan
de cuáles son esos documentos que se ocupan
es muy deficiente y confusa. Al no tener claro
los documentos que se ocupan muchas veces
se piensa que es muy difícil hacer los trámites
y por ende menos público es participante en
los tramites y/o actividades.

2 5 Ineficiencia de Muchas veces por diferentes cuestiones las

procesos de tramite cuales no mencionan los procesos no se lleva
a cabo eso deja en mala reputación a la
institución como en descontento al afectado

3 5 Poca promoción de Se tiene por costumbre publicar todos los

extraescolar. anuncios en la página de Facebook, pero con
tanta publicación se llegan a perder las
actividades extra escolares y en cuanto el
alumnado se entera ya se acabaron las
vacantes.

4 5 Comunicación Cuando los tramites están en proceso, puede

deficiente en medio haber algunos inconvenientes. Los cuales se
digitales pueden llegar a reportar por medio de correo
electrónico, sin embargo, algunos pueden
tardar en ser recibidos. he incluso ser
 confusos, por lo que resulta complicado
conocer el estatus del trámite. Retardar el
proceso o no atenderse de manera adecuada.

5 4 Dificultad de a que Existe confusión para aquellas personas

oficina acudir nuevas al querer hacer un trámite, algunas
veces los mandan de edificio en edificio sin
solucionarles nada

6 4 Dificultades de Para personas externas al plantel les es

personas externas al complicado llegar a una oficina/edificio
localizar áreas del especifico porque no están bien señalados
campus

7 4 Incertidumbre en el No es claro cómo se maneja cada tramite como

progreso del tramite tampoco se tiene y/o se sabe cómo va dicho
trámite, esto genera incertidumbre en la
persona que desea el trámite y por esa misma
puede hasta cancelarlo

8 4 Información de costos Habitualmente se publican muchas

actividades extraescolares y escolares, pero
casi nunca se informa que costo tendrá, por
ello son pocos los participantes en dichas
actividades

9 3 Poca información de En ocasiones las actividades complementarias

complementarias al igual que las actividades extraescolares se
publican en Facebook, pero al igual que las
mismas estas se llegan a perder por
información irrelevante, como es de esperarse
muchos alumnos pierden estas oportunidades
de adquirir puntos complementarios por la
falta información y falta de promoción de
estas.
10 3 Validación de créditos Cuando se publica las actividades
complementarias rara vez especifican para que
carreras estas son válidas, lo cual puede ser un
problema por la pérdida de tiempo que se
genera, como también hay muy poca
información sobre donde se debe llevar los
puntos complementarios y donde recogerlos

11 3 Complicación en Los trámites relacionados a prácticas,

vinculación externa servicios, intercambios etc. Rara vez se
enteran la mayoría de los alumnos acerca de
cómo pueden participar en ellas o que se ocupa
para hacerlo, existe ciertas complicaciones
como falta de comunicación para poder ir de
intercambio, para las practicas muchas veces
les cuesta a los alumnos saber dónde poder
darlas.

12 3 Dificultad en la Para el alumnado les es complicado llegar a

localización de áreas una oficina/edificio especifico porque no están
específicas. bien señalados a pesar de que tiene los
nombres no siempre son claros

13 2 Horarios reducidos Gran parte del alumnado tiene horarios

diversos y muchas veces les es difícil acudir a
algún edificio en los horarios reducidos que
los mismos tienen

14 1 Susceptible a Como los procesos no son del todo claro puede

desinformación suceder que entre el alumnado se entienda mal
y esa información incorrecta sea transmitida
entre los mismo
REFERENCIAS

❖ Roseth, B., Farias, P., Porrúa, M., Peña, N., Reyes, A., Acevedo, S., Villalba, H., Estévez,
E., & Lejarraga, S. (2018). El fin del trámite eterno: Ciudadanos, burocracia y gobierno
digital. Inter-American Development Bank. Recuperado 13 de septiembre, de
https://publications.iadb.org/es/el-fin-del-tramite-eterno-ciudadanos-burocracia-y-
gobierno-digital

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