Cerrar ventas en HubSpot

Video 1: Crear y gestionar negocios

En esta clase, analizaremos cómo crear y gestionar registros de negocios. A medida que los prospectos
avanzan por el recorrido donde aprenden más sobre tu empresa y deciden si quieren comprar algo,
puedes ayudarlos a resolver sus dudas y, en definitiva, convertirlos en clientes. Debe ser un recorrido
extraordinario para todos, por eso es fundamental que guíes el progreso de cada uno.

No dejes a nadie por fuera.

Sin embargo, si gestionas varias ventas al mismo tiempo, es muy difícil saber en qué parte del proceso
se encuentra cada comprador. HubSpot CRM está diseñado para ayudarte a hacer un seguimiento del
progreso de todos tus contactos a medida que avanzan de leads a oportunidades de ventas, hasta
convertirse en clientes.

Y una de las herramientas clave para lograrlo es «Negocios».

• Ayuda a monitorear las ventas
• Permite ver y gestionar todas las ventas del pipeline de negocios

Analicemos esta herramienta en detalle.

Para acceder al pipeline de negocios, ve al menú principal, haz clic en «Ventas» y luego selecciona
«Negocios» en el menú desplegable. Notarás de inmediato que esta pantalla es muy diferente a las de
Contactos y Empresas.

Si quieres ver tus negocios en una lista como lo vimos en las páginas de Contactos y Empresas, haz clic
en «Lista». Así, el diseño será exactamente igual. Normalmente, la vista de tablero resulta más útil.

Observa que también aparecen los filtros en la parte superior, pero en lugar de mostrar los negocios en
una lista, los vemos organizados en columnas. Estas columnas representan las diferentes etapas de tu
proceso de ventas. Estas que vemos aquí son las que vienen predeterminadas con HubSpot CRM, pero
tu equipo puede personalizar las etapas para que se adapten a tu proceso de ventas. A medida que una
venta avanza de una etapa a la siguiente, puedes arrastrar y soltar el negocio en la columna correcta.
Puedes ver el valor total de las columnas al final de cada una. Los negocios avanzan de izquierda a
derecha hasta que terminan en ganados o perdidos. Esto te ayuda a visualizar fácilmente el progreso de
tus negocios. Además, si usas la app móvil, puedes ver este panel de negocios desde cualquier lado.

Los registros de negocios son muy útiles para monitorear el progreso de tus ventas potenciales, pero no
te apresures a crearlos. Para garantizar la eficacia de este panel, solo debes incluir los negocios que
tienen una posibilidad real de cierre. Así, puedes ver de inmediato dónde deberías enfocarte. Pero
¿cómo sabes si un negocio tiene una posibilidad real de cierre? Hay dos indicadores básicos. El
primero: ambas partes acordaron programar una reunión.
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Programar una reunión demuestra una clara intención de compra. Si alguien programa una cita contigo
con el enlace de reunión de Sales Hub, crear un negocio para ese contacto es una buena idea, ya que
muestra un interés activo en avanzar en su recorrido.

Otra buena señal de que un negocio tiene altas probabilidades de cierre es que puedes proyectar con
cierta precisión la fecha de cierre y el monto.

Esto no significa que sabes exactamente cuándo se cerrará el negocio ni el monto específico. Pero si
crees que podría cerrarse en una fecha y con un valor determinado, puedes crear el negocio.

Si usas Sales Hub Pro o Enterprise, tendrás acceso a algunas herramientas adicionales para que puedas
aprovechar los negocios al máximo. Usa la plataforma de automatización y la herramienta de productos
de HubSpot para:

• Crear automáticamente un negocio para las personas que usan el enlace de reunión.
• Organizar los productos y servicios que vendes y asociarlos con negocios específicos.
• Crear propuestas excepcionales en unos pocos clics.

Hablaremos más del tema en otro video. Por ahora, echemos un vistazo a los fragmentos destacados y
las guías.

Video 2: Crear esquemas de llamada con fragmentos destacados o

guías prácticas
No deberías pensar en los registros de negocios como información aislada. Al igual que todas las otras
herramientas de HubSpot, los negocios están estrechamente conectados con el resto de las
herramientas a las que tienes acceso.

Supongamos que contactas a una persona con la que intentas comunicarte desde hace un tiempo. La
llamas y sucede la magia: contesta el teléfono.

Esta es una gran noticia, ahora imagina si esa persona te dice que está dispuesta a hablar contigo en ese
momento. Puedes tener este resultado más a menudo con una técnica muy simple:

Cuando recibas una notificación que te informe que alguien abrió uno de tus emails, llámalo de
inmediato.

En ese momento, están leyendo tu correo y están pensando en tu empresa. No hay mejor momento
para empezar una conversación que este. Mientras hablas con el prospecto, necesitas estructurar la
llamada rápidamente. Sales Hub cuenta con una herramienta para ayudarte:
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Fragmentos destacados
Una herramienta que te permite agregar rápidamente frases o párrafos usados regularmente en varios
lugares de HubSpot CRM.

Volvamos a nuestra llamada hipotética y creemos un esquema.

A la izquierda del registro de contacto, vemos información sobre él, que incluye la etapa del ciclo de
vida, que en este caso es “Lead”. Imaginemos que todos los representantes de ventas de tu equipo usan
una misma estructura para las llamadas de descubrimiento. Puedes usar esta estructura como fragmento
destacado e insertarla en las notas de las llamadas.

En este ejemplo, ya hay un fragmento creado, así que lo único que tenemos que hacer es escribir el
símbolo numeral, buscar «llamada de descubrimiento» e insertar el fragmento destacado. Así, podrás
usar la sección de notas de la llamada como guía durante la conversación y registrar lo que es relevante
para ti.

Si usas Sales Hub Enterprise, tienes acceso a una herramienta avanzada:

Guías
Una herramienta que ofrece guiones de ventas competitivos en la interfaz de HubSpot.

Con esta herramienta, puedes definir qué acciones necesitas completar y qué temas deberías tratar en
una llamada determinada. Los gerentes pueden usar estas guías para brindar guiones preelaborados a
los representantes, incluyendo preguntas específicas para hacer y respuestas para documentar. Estos
campos de preguntas y respuestas pueden guardarse automáticamente como propiedades de contacto
en el CRM. Analicemos esta herramienta en detalle.

Regresamos al registro de contacto. En la sección «Guías», selecciona la que quieras abrir. Ahora,
además del marco de calificación, también tienes elementos interactivos, así que, en lugar de escribir
tus notas durante la llamada, solo debes hacer clic en los botones relevantes.

Si usas Slack, puedes acceder a las guías a través de la integración con HubSpot.

Si la llamada va bien y hay una probabilidad real de cierre, es hora de crear un negocio.

En el registro de contacto, buscamos la sección «Negocios» y seleccionamos «Crear negocio». Ponle un

nombre, introduce un monto estimado en el campo “Cantidad” y completa cualquier otro tipo de
información que tu equipo necesite.

El negocio quedará asociado automáticamente a este contacto y a su empresa vinculada, por lo que
crear negocios desde un registro de contacto es una muy buena opción. De lo contrario, tendrías que
asociarlo manualmente. Haz clic en «Crear» y verás la pantalla del registro de negocio que acabas de
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crear. Como puedes ver, la llamada continúa. Cuando guardas las notas de la llamada, se asociarán con
este negocio y se mostrarán en la cronología del negocio y también en la del contacto.

¿Recuerdas que este contacto se clasificaba como «Lead»? Si regresamos al registro, vemos que ahora
se clasifica como «Oportunidad».

Al crear un negocio para este contacto, HubSpot CRM actualiza de manera automática la etapa del ciclo
de vida.

Video 3: Productos, Cotizaciones, Automatización y Video

Si usas Sales Hub Pro o Enterprise, puedes usar algunas herramientas adicionales junto con tus
negocios. Estas herramientas son: Productos, Cotizaciones, Automatización y Video.

La primera herramienta que veremos es:

Productos
• Organizar los productos y servicios que vendes
• Asociarlos a negocios específicos
• Crear propuestas

De nuevo, creamos un negocio desde un registro de contacto. Mientras hablas por teléfono con un
prospecto que te cuenta sus necesidades, puedes asociar los productos al negocio seleccionándolos
desde una lista. Esta lista se extrae de la biblioteca de productos configurada en otra parte de HubSpot
CRM. Puedes cambiar la cantidad de cada producto y hacer que el costo de los productos actualice el
monto del negocio automáticamente. Haz clic en «Crear» para ir al nuevo registro de negocio.

Si usas Productos, tendrás acceso a la herramienta «Cotizaciones».

Cotizaciones
Extraer toda la información vinculada a un negocio para generar cotizaciones profesionales

Incluye los datos de contacto y de producto, y genera cotizaciones profesionales en unos pocos clics.

Si llegas al final de la llamada y el contacto te pide que le envíes una cotización, podrás enviársela de
inmediato.

Regresemos al negocio que creamos. En la sección de cotizaciones, haz clic en «Crear cotización».
Escribe un nombre, selecciona una fecha de vencimiento, agrega un comentario para tu comprador y
define los términos de esta cotización.
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Esta sección es perfecta para usar los fragmentos destacados, así no tienes que escribir los términos
manualmente cada vez que crees una nueva cotización. En la siguiente página, puedes verificar la
información del cliente y de la empresa. Luego, revisa tus propios datos, pues así se mostrarán en el
documento.

A continuación, comprueba las opciones de productos y precios seleccionadas. Si tienes Sales Hub Pro
o Enterprise, podrás usar tu biblioteca de productos. Si usas Sales Hub Starter, debes introducir los
precios de forma manual. Si ofreces algún tipo de descuento, este es el lugar para hacerlo. En la
siguiente página, encontrarás las opciones de firma y pago. Puedes agregar una línea al documento
para una firma impresa.

Si usas Sales Hub Pro o Enterprise, puedes usar la opción de firma electrónica. Así podrás solicitar al
cliente una firma electrónica legalmente vinculante, directamente al enviarle la cotización. También
puedes añadir todos los refrendarios que necesites para aprobarla. Si tienes una cuenta de Stripe,
puedes integrarla y permitir que tus prospectos hagan el pago directamente desde la cotización.

Cuando completes esta página, obtendrás una vista preliminar y podrás generar la cotización. A
continuación, puedes copiar esta URL, que abre una página de destino única donde se aloja la
cotización, y enviarla en un email directamente desde el registro de contacto. Como la envías durante la
llamada con el prospecto, podrán analizarla juntos y responder cualquier pregunta que surja.

Sales Hub Pro y Enterprise también ofrecen otras herramientas que van de la mano de las cotizaciones.
Con la plataforma de automatización de HubSpot, por ejemplo, puedes hacer que las cotizaciones
activen workflows automáticos.

Workflows
• Cerrar negocios cuando se firma o se paga la cotización asociada
• Notificar a tu equipo a través de correo electrónico o mensaje de texto
• Crear tareas con próximos pasos
• Enviar un recibo al cliente por correo

Hay muchas posibilidades de automatización, así que consulta los recursos adicionales para aprender
más sobre workflows.

Por último, hablemos sobre HubSpot Video. Usa la extensión del navegador GoVideo de Vidyard para
grabar tu pantalla, a ti mismo o ambas opciones en simultáneo

Los videos se guardan y almacenan directamente en HubSpot para que puedas agregarlos a tus correos
desde la cronología.

Imaginemos una situación diferente. Una persona con quien has estado interactuando te pide que le
envíes por correo una cotización, pero esta vez no están hablando por teléfono cuando se la envías.
Aquí redactamos el correo con un enlace a la cotización. Este tipo de documento contiene información
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muy importante, por lo cual debemos asegurarnos de que el destinatario entienda todo el contenido.
Este es un gran momento para usar un video. Abrimos el enlace de la cotización en una nueva pestaña,
regresamos al correo y hacemos clic en el botón de insertar video. En este caso, crearemos un video
nuevo. Puedes elegir la opción de grabar con la cámara o grabar la pantalla.

Para una cotización, grabar la pantalla probablemente sea la mejor opción. A continuación, se iniciará la
grabación. Si tienes múltiples pantallas, asegúrate de compartir la correcta. Cuando empieces a grabar,
verás una cuenta regresiva de tres segundos. Usa este tiempo para seleccionar la pestaña que contiene
la cotización y graba un video explicativo. Al finalizar, haz clic en el botón para detener. Cuando el video
termine de procesarse, puedes ponerle un nombre e insertarlo en tu email.

Los correos con videos son ideales para hacer que tus mensajes se destaquen en cualquier momento
del proceso de ventas, desde establecer el contacto inicial con un prospecto hasta agradecer a alguien
con quien cerraste un negocio.

Video 4: Generar informes sobre tus ventas

En este último video de la Certificación del Software de HubSpot Sales, analizaremos los informes, los
cuales están incluidos en todas las versiones de Sales Hub. La plataforma crea algunos informes por
defecto.

Informes de ventas predeterminados

• Previsión de negocios
• Negocios cerrados vs. objetivo
• Rendimiento de ventas
• Productividad

Veamos qué pueden hacer estos informes por ti.

Para acceder al panel de informes, en el menú principal, haz clic en «Informes» y luego selecciona
«Paneles» en el menú desplegable. Estos son los informes que aparecen en el panel de manera
predeterminada.

El informe de previsión de negocios muestra los ingresos previstos de tu pipeline. Cada etapa de
negocio en HubSpot CRM tiene una probabilidad de cierre. Tu previsión de negocios se calcula
multiplicando el monto de cada negocio por la probabilidad de la etapa en la que se encuentra. Tus
negocios aparecerán en este informe si tienen un monto asociado y su fecha de cierre se encuentra en
el período especificado en el panel.
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El informe «Negocios cerrados vs. objetivo» te muestra tu desempeño frente a la cuota. Incluye todos los
negocios que has cerrado como ganados en el rango de fechas seleccionado. Aquí podrás visualizar los
resultados que estás alcanzando este mes.

El informe «Rendimiento de ventas» incluye 5 métricas:

• Contactos creados, que muestra el número total de contactos nuevos que creaste durante el
rango de fechas seleccionado.
• Contactos asignados, que es el número total de contactos que te han sido asignados durante el
período seleccionado.
• Contactos administrados, que muestra el número total de contactos a los que llamaste, enviaste
un email o con los que te reuniste en el rango de fechas seleccionado.
• Nuevos negocios creados, que incluye el número total de negocios que creaste durante el
período especificado.
• Negocios cerrados ganados, que muestra el número total de negocios identificados como
cerrados y ganados con una fecha de cierre dentro del período seleccionado y asignados al
miembro del equipo especificado.

Por último, hablaremos de productividad. Este informe muestra el número total de llamadas, emails,
notas, tareas y reuniones que el equipo realizó en el período seleccionado. Puedes hacer clic en cada
categoría para ver una lista de las interacciones específicas que se registraron. A medida que el mes
avanza, puedes ver cuáles son tus puntos fuertes y dónde deberías esforzarte más.

Si no encuentras la información que necesitas en estos informes, ve a la parte superior derecha de la

página y haz clic en «Agregar informe». Aquí podrás ver una biblioteca completa de informes que
puedes añadir al panel.

Si exploras esta biblioteca, encontrarás una gran cantidad de informes útiles sobre los temas más
comunes de ventas. Si tienes Sales Hub Pro o Enterprise, también puedes crear informes totalmente
personalizados. Consulta los recursos adicionales para más información.

¡Eso es todo! Este fue un resumen de las herramientas de Sales Hub que te ayudarán a cerrar nuevos
negocios. Para terminar, recuerda siempre estas prácticas recomendadas.

Buenas prácticas
• Revisa con frecuencia tus informes
• Asegúrate de no apresurarte en crear negocios
• Registra el progreso de tus negocios de una etapa a otra

Muchas gracias por acompañarme. Espero que puedas aprovechar al máximo todo lo que aprendiste en
esta certificación.