1.8 Atributos de los sistemas.

En la composicin de un sistema, al identificar su comportamiento y sus relaciones con el medio ambiente, es necesario que el sistema rena las siguientes caractersticas: a) Retroalimentacin. Es la informacin que continuamente recibe el sistema de su ambiente, la cual permite al sistema realizar su propio reajuste. La retroalimentacin indica al sistema la desviacin que pudiera existir en su camino hacia la satisfaccin del objetivo. E. Retroalimentacin. Todo sistema que se encuentra en la naturaleza cuenta con mecanismos autorregulables que permiten que el sistema no muera y que se mantenga funcionando aceptablemente. La deteccin de la dosificacin de recursos y de las acciones necesarias para que el sistema funcione normalmente permite que el sistema se mantenga informado pues al detectar las fallas que puedan perjudicarlo, puede reactivar acciones que le permitan continuar su existencia.

Atenas

a) Sistemas artificiales, mecnicos o no vivientes Son creados por el hombre, son sistemas adaptables reaccionan ante los cambios ambientales , teniendo en cuenta la finalidad para la que fueron diseados. Ejemplos de estos sistemas son los sistemas polticos, de captacin de recursos, sistemas sociales, sistemas administrativos, sistemas formales planeados y controlados y los informales o espontneos. B. Medio ambiente del sistema. El medio ambiente son las restricciones fijas del sistema, lo que le circunda en donde se encuentra inmerso es decir su entorno. El contexto en donde se encuentra el sistema y que permite la identificacin de sus lmites.
La formulacin actual del concepto de sistemas tiene su origen en las formulaciones de la Teora General de los Sistemas realizadas, durante la dcada de 1950, por el bilogo

Ludwig von Bertalanffy. Su teora parte del hecho de que la mayora de los objetos de la fsica, de la astronoma, de la biologa, de la sociologa formaban sistemas, es decir conjuntos de partes diversas que constituyen un todo organizado. Esta idea, el todo es ms que el conjunto de las partes que lo componen, ya haba sido desarrollada en el pasado y sus orgenes pueden reconocerse desde 1600. A partir de las formulaciones iniciales, y complementada con los aportes de la ciberntica, la teora de von Bertalanffy se ha desarrollado ampliamente y se ha transformado en una metateora, que permite aplicaciones particulares a las ciencias sociales, iniciadas entre otros por Talcott Parsons y Buckley, y en el campo de la administracin, por Chester Barnard.. Kast y Rosenzweig en Administracin de Organizaciones (Edit. Mc Graw Hill) expresan: La teora general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e integracin del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especializacin. En el pasado, el conocimiento tradicional se desarroll a travs de lneas bien definidas. Bertalanffy sugiere que los distintos campos de la ciencia moderna han tenido una evolucin continua hacia un paralelismo de ideas. Este paralelismo permite formular y desarrollar principios, que sustentan a los sistemas en general. En la ciencia moderna, la interaccin dinmica es el problema bsico en todos los campos y se tendrn que formular los principios generales en una Teora General de los Sistemas. La teora general de sistemas suministra el amplio enfoque macroscpico desde el cual se pueden ver a todos los tipos de sistemas. As ha nacido la teora de los sistemas; intentos por desarrollar principios cientficos que ayuden a comprender los sistemas dinmicos que tienen un alto grado de interaccin. Desde esta perspectiva es posible reconocer tres niveles de anlisis para llegar a nuestro objeto de estudio: La aplicacin de la teora de sistemas en el mbito de la administracin permiti a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar los componentes, funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones. Tambin, ayud a disear o redisear a las organizaciones y a comprender y orientar el modo en que stas se gestionan, administran, dirigen o conducen. La aplicacin de la teora general de los sistemas permite otra aplicacin, que es la que se resume a continuacin Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificacin til de los sistemas que establece los siguientes 9 niveles jerrquicos: 1. El primer nivel es el de la estructura esttica. Se le puede llamar el nivel de los marcos de referencia, por ejemplo, la anatoma del universo. 2. El siguiente nivel es el sistema dinmico simple que considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar Reloj de Trabajo o de los movimientos regulares. 3. El tercer nivel es un sistema ciberntico caracterizado por mecanismos de control y

de retroalimentacin automticos, para el que puede usarse el nombre de nivel termostato. Elsistema es autorregulable para mantener su equilibrio. 4. El cuarto nivel es el de sistema abierto o autoestructurado; se acerca a los organismos vivos y los contiene. Es una estructura autosustentable (que se automantiene) y es el nivel en que la vida empieza a diferenciarse de la no vida o inanimacin. Es el nivel de la clula. Exhiben capacidad de rejuvenecimiento, crecimiento y reproduccin. 5. El quinto es el nivel gentico-social. Su tipo es la planta y abarca el mundo emprico de los botnicos. Es el nivel de la sociedad celular, caracterizado por la divisin del trabajo entre clulas. 6. Sigue el nivel animal o del sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleolgico (evidencia del comportamiento orientado hacia objetivo o metas) y su percepcin de s mismo. 7. Este es el nivel humano, que es el del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los smbolos. La mayor diferencia entre este nivel y el animal es que el hombre tiene conciencia de s mismo no slo percepcin. Es decir, es el nivel de interpretacin simblica y de comunicacin de ideas. 8. Este es el nivel del sistema social o sistema de las organizaciones sociales o humanas. En la organizacin social, la unidad importante no es el ser humano per se sino la funcin organizacional que asume la persona. Considera el contenido y significado de los mensajes, la naturaleza y dimensin del sistema de valores, la transcripcin de imgenes en registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la compleja gama de emociones humanas. 9. Los sistemas trascendentales completan los niveles de clasificacin. Estos comprenden verdades ltimas y absolutas e inescapables o ineludibles y desconocidos o incognoscibles en su esencia. Estos tambin presentan estructuras sistemticas e interrelaciones. Los primeros tres niveles de esta jerarqua se pueden clasificar como sistemas fsicos omecnicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias fsicas como la propia Fsica o la Astronoma. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los estudios biolgicos y tienen inters para los bilogos, botnicos y zologos. Los tres ltimos niveles se relacionan con los sistemas humanos y sociales y son los que se refieren a las ciencias sociales as como las artes, humanidades y religin. La teora general de sistemas constituye una base para el entendimiento e integracin del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especializacin. Mediante la determinacin de universales comunes a todos los niveles de organizacin, este enfoque del estudio de los sistemas ofrece sugestivas posibilidades a la Administracin. Por ejemplo, puede arrojarse bastante luz sobre los sistemas sociales si es posible hallar elementos estructuralmente anlogos en sistemas ms simples. Por lo comn, es ms fcil estudiar lo menos complejo, y generalizar, para incluir lo ms complejo. Digamos, a propsito, que los sistemas cibernticos tienen caractersticas que parecen similares a los fenmenos de retroaccin, regulacin y control de las

organizaciones humanas. De tal suerte, ciertas facetas de los modelos cibernticos pueden generalizarse para incluir a las organizaciones humanas. Sin embargo, las analogas mal fundadas encierran considerable riesgo. Las semejanzas superficiales entre los sistemas ms simples y los sistemas sociales son evidentes por doquier. Pero, por ejemplo, las sociedades de hormigas, basadas en instintos, no aportan informacin valiosa para comprender a las organizaciones humanas concebidas racionalmente. Debe ponerse cuidado en que las analogas usadas para vincular niveles delsistema no sean meros recursos de adorno literario. Para que los sistemas sean anlogos deben ofrecer semejanzas estructurales inherentes o principios operativos implcitamente idnticos. Como el espritu de la teora de los sistemas generales es integrador, los tericos de la Administracin no pueden permitirse ignorarlo. PRINCIPALES CONCEPTOS DE LA TEORIA DE SISTEMAS Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que conforman una entidad que persigue algn objetivo identificable o finalidad. Esta entidad puede ser abstracta o concreta, natural o artificial y posee una cierta dinmica real o imaginada y un objetivo o finalidad. Los aspectos relevantes del concepto son: Conjunto de cosas o elementos que se relacionan entre s y con el medio ambiente. La existencia de una estructura que surge de las relaciones entre sus elementos. Poseen cierto ordenamiento. -Cumplen alguna funcin e intentan alcanzar objetivos. La nocin fundamental de un sistema consiste en que es un conjunto de partes interrelacionadas. Lleva implcito un grado de totalidad que convierte al todo en algo diferente de las partes individuales consideradas por separado y en algo ms que ellas. Bueno Campos menciona al ruso Bogdanov que, en forma precursora entre 1912 y 1922- habl de un complejo, donde el todo es mayor que la suma de las partes; aunque siempre sea difcil revelar lo que significa este mayor que; es una idea que subyace en el trmino sistema y que ha sido recogida como un elemento decisivo: la SINERGIA. Se atribuye a Mencius, 500 aos antes de Cristo, el uso del trmino sistema por primera vez, aunque, en la actualidad, entendemos que dicho uso se asocia ms al concepto de mtodo (de meth-odo, camino para obrar) que es otra de las acepciones de esta palabra de tan relevante significado. Mencius deca: Cualquier persona y cualquiera sean los objetivos de una actividad o negocio debera contar con un sistema para operar as como cualquiera usa la regla para trazar un cuadrado o el comps para trazar un crculo. Todo trabajador calificado o no debe tener un sistema. El calificado puede usar la destreza pero el no calificado puede reemplazarla por un sistema. De aqu que cada trabajador, como los artesanos, poseen un sistema como modelo. De la misma manera, el que administra, manda o dirige si no tiene un sistema como modelo ser menos inteligente que el artesano comn. SISTEMAS NATURALES Y ARTIFICIALES

Con el fin de fijar algunos conceptos y hallar razn para la explicacin de ellos por analogas vlidas, conviene ensayar un esquema de clasificacin de los sistemas que no pretende convertirse en una taxonoma definitiva y que comienza por ensayar la idea de localizar a los sistemas en dos grandes grupos: los naturales y los artificiales o creados por el hombre. SISTEMAS NATURALES: La nocin de sistema natural es relativamente sencilla de captar. Se trata de un conjunto de objetos interrelacionados que se presentan en la naturaleza sin que el hombre haya hecho nada para organizarlo. Por ejemplo: El sistema planetario, la va lctea, una colonia de hormigas, un sistema ecolgico no alterado intencionalmente por el hombre, un sistema orgnico como el digestivo, respiratorio, etc. En todos los sistemas naturales, se puede advertir con facilidad la existencia del sistema mismo como real aunque los modelos que de ellos se hagan pueden ser mltiples y muy variados, segn sea el inters o el prejuicio de quien lo estudia. Fue a travs del estudio de estos sistemas (los biolgicos) que se concibi por primera vez la posibilidad de formalizacin de una teora general para el estudio de los sistemas. Tambin pueden identificarse; por lo menos, en los rasgos ms importantes, los elementos que constituyen el sistema y las relaciones ms salientes entre ellos, muchas veces enunciadas en leyes generales de comportamiento. Es probable, sin embargo, que el aspecto de finalidad no sea tan evidente, por ejemplo: Cul es la finalidad o cules los propsitos del sistema solar?. En estos casos, se entiende que la finalidad existe aunque no puede ser determinada al trascender los trminos de referencia de la razn humana. SISTEMAS ARTIFICIALES: Los sistemas artificiales, en cambio, son hechos o diseados por el hombre. Ellos son fruto de la evolucin de la cultura humana. Dentro de estos sistemas, se reconoce la existencia de cuatro importantes clases: los sistemas fsicos, los sistemas sociales, los sistemas de procedimientos y los sistemas conceptuales. 1. Sistemas de procedimientos: Se trata de un conjunto ordenado de principios, reglas y procedimientos que pueden o deben seguirse para resolver algn problema o realizar una tarea. Por ejemplo: sistemas legales, sistemas de control o el sistema de cursadas en una Facultad. Pueden incluir por extensin tambin a las personas y a la tecnologa necesarios para su ejecucin 2. Sistemas fsicos: son aquellos constituidos por un conjunto coordinado y conectado de elementos fsicos, diseados con algn propsito. Generalmente, en su definicin, excluyen al componente humano que lo dise u opera. Por ejemplo: computadoras, mquinas en general, etc. 3. Sistemas sociales: se trata de sistemas definidos como grupos de personas organizados y coordinados, que actan para servir intereses mutuos y/o alcanzar objetivos comunes, incluyendo las relaciones que tienen lugar en su seno. Los adjetivos mutuo y comunes son vlidos slo en trminos generales, puesto que los sistemas sociales tienen como caracterstica esencial, la diferencia entre los grupos para enfocar y valorar los intereses y objetivos. 4. Sistemas conceptuales: Se trata de sistemas definidos como un conjunto de hechos,

principios e hiptesis por medio de los cuales puede ordenarse, explicarse o entenderse algn aspecto de la realidad. Esta es una manera de aproximarse a la realidad pero no son la realidad misma sino modelos o representaciones de sta. Los sistemas reales y ms an los sociales, como un sistema de salud o el sistema educativo o el econmico, son un complejo constituido por sistemas de procedimientos, sociales, fsicos y conceptuales. Para Kast y Rosenzweig en la obra citada, las organizaciones son (o deben considerarse) sistemas artificiales. Tienen estructura, pero de eventos ms que de componentes fsicos, y no pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que sean inventadas por los seres humanos sugiere que stas se pueden establecer para una variedad infinita de fines y objetivos y que no siguen los mismos patrones cclicos de la vida, como el nacimiento, madurez y muerte de los sistemas biolgicos. Citando a Katz y Khan afirman dicen: Las estructuras sociales son sistemas inventados. Son hechos por hombres y, por lo tanto, son sistemas imperfectos. Pueden desaparecer en cualquier instante, pero tambin pueden sobrevivir durante siglos a los organismos biolgicos que los crearon. El vnculo que los mantiene unidos es esencialmente psicolgico ms que biolgico. Los sistemas sociales se basan en las actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hbitos y expectativas de los seres humanos. El reconocimiento de que las organizaciones sociales son sistemas inventados previene en contra de la construccin de analogas exactas entre los sistemas fsicos y los biolgicos. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS Y APORTES DE LA TEORIA DE SISTEMAS 1. ELEMENTOS y COMPONENTES: Los elementos son cosas u objetos que tienen entidad, ya sea espiritual o corporal, natural o artificial, real o abstracta y que pueden ser identificadas. Los elementos pueden ser recursos humanos, recursos mecnicos, recursos fsicos, ideas, informacin, tecnologa de diverso tipo, energa, etc. La interrelacin de los elementos nos conduce al concepto de estructura. Llamamos componentes a los subconjuntos de elementos que tienen algunas relaciones ms estrechas entre ellos y que a su vez se relacionan con otros elementos o componentes. El concepto de componente nos lleva al de Subsistema. Un componente identificado slo por su funcin constituye una caja negra. Esta nocin se usa para simplificar el anlisis de sistemas, ya porque las relaciones entre los elementos o componentes no sean identificables, o porque ello requiere un esfuerzo que no se justifica dado que lo ms importante es conocer la funcin y su contribucin a los objetivos y al fin, propsito, razn de ser o finalidad. 2. ORDENAMIENTO Y ESTRUCTURA La concepcin de sistema se halla ligada a la de un orden constituido por un arreglo o configuracin de los elementos y componentes que tienen alguna estabilidad en el tiempo, o cuya dinmica de cambio es susceptible de ser conocida. En los sistemas sociales, el concepto de orden no excluye la posibilidad de incluir en el mismo a grupos sociales cuyas ideas sean disidentes o cuya accin entraara desorden, pues

se admite que los componentes contribuyen positiva o negativamente, al logro de su finalidad o a su dinmica encaminada al mantenimiento o al cambio. Adems, el hecho de que un sistema se encuentre bien o mal ordenado es cuestin de opinin de quien lo analiza. Tal opinin puede basarse en un juicio de valores en cuanto a la eficiencia con que el sistema alcanza sus objetivos. La estructura corresponde a la disposicin relacional de los elementos y componentes; es decir, a la forma particular en que estn relacionados. Sin embargo, suele reservarse este concepto para definir y explicar las relaciones ms persistentes e importantes del sistema, las que lo identifican y caracterizan. La estructura puede ser material o visible cuando observamos la vinculacin fsica o mecnica (una heladera, por ejemplo). Tambin la estructura puede ser no material entendindola como cualquier forma de relacin no fsica que se puede reconocer como ms estable en el transcurso del tiempo, sin que ello signifique invariabilidad. Por ejemplo: las que surgen de las relaciones de cooperacin entre las personas que realizan un trabajo o las rutinas de comunicacin, sean orales, escritas, formales, informales, jerrquicas, etc. 3. FINALIDAD Y OBJETIVOS La finalidad es el fin ltimo que persigue un sistema, su razn de ser, mientras el objetivo es una especie de fin ms inmediato: el resultado concreto que se quiere obtener. Por ejemplo, la finalidad de un sistema de servicios de salud puede ser concebida como la de preservar y mejorar la salud de la poblacin, mientras que los objetivos pueden concretarse a brindar servicios de salud como, por ejemplo, vacunar contra el sarampin a 100 nios por da en el partido de La Plata. El aspecto de la finalidad adquiere importancia en el anlisis de sistemas sociales y de las organizaciones entendidas como sistemas, Puede ocurrir, y de hecho a veces ocurre, que en el funcionamiento se alteren sus fines u objetivos, de aqu la importancia del estudio de los fines establecidos, estatuidos o aparentes y los fines reales, as como la del proceso por el cual se determinan los fines y objetivos. Es posible que una misma finalidad pueda ser alcanzada con diferentes configuraciones o estructuras. En estos casos es natural imaginar que alguna de ellas puede ser la ptima en el sentido de ser ms eficiente (entendiendo la eficiencia en su acepcin general de relacin entre el beneficio y el costo). Este aspecto es de real importancia cuando se trata de sistemas en que pueden introducirse cambios. Los objetivos pueden: 1. Ser impuestos desde fuera del sistema: por ejemplo, los objetivos de cualquier tipo de mquina o mecanismo tradicional. Aqu, en general, los objetivos se mantienen fijos e invariables a travs del tiempo aunque, en algunos casos, las mquinas requieren una nueva intervencin externa para modificarse o adaptarse a nuevos objetivos. Ser resultado de acciones previas de algunos elementos del mismo sistema: por ejemplo, los objetivos de una empresa, un club, cualquier sistema integrado por seres humanos. El objetivo resultante es, generalmente, un compromiso entre varios objetivos, que podran tener algunos elementos del sistema. En consecuencia, ese objetivo resultante podr variar en el tiempo.

1. COMPORTAMIENTO En teora, se habla del comportamiento o de la conducta de los sistemas como si estos fueran individuos en frases como: El sistema se mantuvo en equilibrio y obtuvo un resultado que se aproxima al previsto, La reaccin del sistema fue favorable a nuestros propsitos, El sistema no resisti tantas presiones y no pudo adaptarse o El sistema se gan la confianza de los clientes, etc. Pero en el caso de los sistemas, lo que calificamos de comportamiento es el conjunto de efectos que ese sistema produce en su contexto, desde la perspectiva del observador. El denominado comportamiento de un sistema, se mide por el mayor o menor grado de predictibilidad del mismo, derivada a su vez, de relaciones causa-efecto. Se entiende por comportamiento determinstico cuando es posible conocer o calcular lo que va a ocurrir. Por ejemplo, si se corta la corriente elctrica deja de funcionar una heladera. Es decir, el comportamiento del sistema fsico heladera se producir dentro de lmites perfectamente conocidos: cantidad de frigoras, capacidad de almacenamiento., etc.. Por otra parte, cuando el sistema es predictible, se habla de comportamiento probabilstico cuando se puede calcular o conocer el valor medio o probable de ocurrencia de un hecho, por ejemplo, los pronsticos meteorolgicos son utilizados por una empresa de aeronavegacin para prever tiempo y velocidad de vuelo y consumo de combustibles. Existen razones, antecedentes, informacin, experiencia, etc. que nos indican qu ocurrir ante un hecho que hemos identificado como causa. Otro ejemplo: si el sistema de transporte no funciona, afectar la asistencia a clase de los alumnos. Por ltimo, es posible hablar del comportamiento autoadaptativo. En este caso, se hace referencia a la posibilidad que tienen algunos sistemas de mantenerse en equilibrio en su bsqueda de logro de los objetivos cuando se modifica algn factor externo. Los sistemas con autoadaptacin pueden cambiar, por s mismos, su estructura, algunos de sus elementos, sus procedimientos, etc. Inclusive, los sistemas pueden redefinir o imponerse otro objetivo por s mismos a travs de mecanismos internos de negociacin y regateo de sus miembros individuales o grupales con cierto poder. El comportamiento autoadaptativo en algunos sistemas, ha sido estudiado por la ciberntica y se aplica al diseo de sistemas automticos como los vehculos teleguiados o las computadoras de control de proceso. Por analoga, muchos autores aplican algunos de sus conceptos para explicar los modos de adaptacin de las organizaciones entendidas como sistemas; por ejemplo, una empresa. 2. CONTEXTO, AMBIENTE, INTEGRANTE, MEDIO AMBIENTE O ENTORNO EXTERNO AL SISTEMA Un sistema no est en el vaco sino que siempre est en funcin de un ambiente, contexto o integrante definido como el conjunto de cosas o fenmenos exteriores al sistema que rodean, contienen, influyen y afectan a ste cuando se produce una modificacin de sus atributos. Richard Hall , define la relacin entre contexto y sistema explicitando que el sistema se

ve afectado cada vez que el contexto modifica sus atributos los que a su vez se alteran segn el comportamiento del sistema. El ambiente impone restricciones o facilita el funcionamiento del sistema. Esta definicin es amplia y podra considerarse ambigua, puesto que no conduce a una determinacin precisa de los elementos que deben ser incluidos en el modelo que se concibe del sistema, o que deben considerarse como parte del ambiente. Puede diferenciarse, sin embargo, una parte que tiene una relacin ms estrecha y directa con el sistema -donde la influencia recproca es muy marcada- a la que se llama ENTORNO o AMBIENTE INMEDIATO o DIRECTO del resto del ambiente donde la relacin no es tan estrecha ni la influencia recproca tan evidente; a ste ltimo se lo llama AMBIENTE GENERAL, MEDIATO o INDIRECTO. Es decir, en la relacin Sistema con el Ambiente Inmediato, los cambios en uno afectan al otro inmediatamente. Debe considerarse muy especialmente que no es fcil efectuar una especificacin completa del ambiente inmediato cuando se trata de sistemas complejos que contienen elementos que pertenecen a varios otros sistemas, tales como los sociales. En ellos el ambiente es prcticamente toda la sociedad. En estos casos y con fines operativos, simplificamos nuestro esquema definiendo un ambiente sustantivo o sea aquel entorno que incluye solamente los elementos que tienen efecto significativo sobre el sistema, as como aquellos elementos que son afectados significativamente por el sistema. El Ambiente General o Mediato es comn a todos los sistemas. All encontramos factores sociales sean culturales, polticos, econmicos, jurdicos, etc. Los cambios en el ambiente general influyen en el ambiente inmediato y, por intermedio de ste, en el sistema al que nos referimos. 3. DINAMICA Y PROCESO La dinmica del sistema est dada por la ocurrencia en el tiempo de cambios y transformaciones en la relacin de los elementos y componentes del sistema, as como entre stos y el ambiente que lo rodea. Podemos as diferenciar una dinmica interna, que constituye la operacin del sistema dirigida al logro de sus objetivos y se denomina proceso del sistema. La dinmica externa, en cambio, est dada por los cambios y transformaciones del sistema en su totalidad y en su relacin con el ambiente. 4. COMPLEJIDAD e INTERRELACION O INTERACCION La complejidad del sistema se mide por la cantidad, la variedad y la multiplicidad de interrelaciones entre sus elementos y componentes. Cuando el nmero de elementos y componentes de un sistema es mayor o sea es de mayor tamao-, se asume, en principio, que el sistema ser ms complejo aunque no siempre los investigadores han podido demostrarlo cientficamente. Esto significa, que el tamao por s solo no determina la complejidad. As, un sistema ser tanto ms complejo cuanto ms difcil sea identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Los sistemas mecnicos son menos complejos que los orgnicos, y mucho ms complejos son los socioculturales, por la inestabilidad e indefinicin de sus relaciones. Interrelacin: como se ha visto, todo sistema est constituido por un conjunto de

cosas u objetos que tienen entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. A estas cosas, que tienen la propiedad de ser identificables se las llama elementos. Los elementos de un sistema pueden ser personas, recursos materiales (dinero, mquinas, tecnologa, bienes diversos), informacin y energa, en sus diversos tipos. Estos elementos o sus atributos, tienen relaciones entre ellos, ya sea cada uno con todos los dems o formando sub-conjuntos que cumplen misiones especficas, llamados componentes y que a su vez se relacionan con otros componentes o con otros elementos. Las relaciones entre los elementos o componentes son tambin tericamente identificables. Cuando el comportamiento de un elemento o su estado depende del estado de otros elementos, se dice que existe una relacin mutua o interrelacin o interaccin. Al aumentar la interrelacin, se incrementa la complejidad de un sistema. 5. TOTALIDAD El conjunto de elementos y componentes, as como su estructura convierten al sistema en una entidad diferente a la simple agregacin de las partes. El concepto de totalidad es fundamental en la utilizacin de la teora de sistemas, pues la existencia de cada una de sus partes tiene sentido slo en funcin de ese todo o entidad. 6. DEFINICION DE UN SISTEMA En la prctica un sistema estar suficientemente definido cuando la salida o producto del proceso se encuentre bien determinada, aunque el sistema pueda en gran parte ser considerado como una caja negra. Sin embargo tendr tanto ms grado de definicin cuanto ms definidos estn el conjunto de sus elementos y componentes, el ambiente y las relaciones internas y externas. 7. DELIMITACION DE UN SISTEMA: Un sistema se encuentra delimitado cuando se cuenta con criterios que permiten establecer sin ambigedad si un elemento pertenece al sistema o a su ambiente. Los sistemas sociales son sistemas bien delimitados pero en general no bien definidos. 8. CENTRALIZACION y CONCENTRACION Un sistema es centralizado cuando posee un ncleo, elemento o componente que comanda a todos los dems desempeando el papel principal o dominante, a partir del cual se originan las decisiones fundamentales y cuyo comportamiento modifica los dems componentes y en consecuencia, el comportamiento global. Es decir, el resto depende del elemento central y sin su activacin y direccin no son capaces de generar ningn proceso o lo que generan es poco relevante. Los sistemas descentralizados son aquellos donde varios subsistemas, componentes o elementos actan como ncleos de comando y decisin. Veamos el siguiente ejemplo: existe centralizacin cuando desde el nivel central de una entidad o sistema se toman todas las decisiones respecto de un tema como es el caso de la aprobacin del plan de estudios de la Licenciatura en Turismo (Carrera universitaria de la Facultad de Ciencias Econmicas de la UNLP con ttulo de validez nacional) que es atribucin y por lo tanto se encuentra centralizado en el Ministerio de Cultura y Educacin de la Nacin. Sin embargo, una vez aprobado el plan, la Facultad puede cambiar el programa anual de dictado de una asignatura, lo que implica que

este ltimo aspecto, decisin o atribucin est descentralizado. En los sistemas sociales, convive la centralizacin con la descentralizacin. Es conveniente diferenciar la centralizacin de la concentracin. Esta ltima se refiere a al lugar o modo de realizacin de actividades (produccin del sistema). Ser tanto ms concentrado cuanto en menos lugares existan componentes encargados de la produccin del sistema o cuando ste tengo un solo modo de obrar ya que aqu se concentra la modalidad de operacin. Por ejemplo, una empresa, entendida como sistema, que posee varias sucursales de venta ubicada en distintos partidos de la Provincia de Buenos Aires y una Gerencia Financiera en la ciudad de La Plata, ha desconcentrado las actividades de venta y concentrando las financieras. Como se ha visto, los fenmenos de centralizacin descentralizacin y concentracin desconcentracin se pueden manifestar en un mismo sistema. 9. LIMITE DE INTERES El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atencin que el analista se fije. Ese foco de atencin, en trminos de sistemas, se llama LIMITE DE INTERES. Determinarlo es fundamental para marcar el foco de anlisis, ya que lo que queda fuera de ese lmite no ser considerado. Es decir, que el analista, considera que los elementos excluidos no tienen un impacto significativo en el funcionamiento sistema. El lmite de inters cambia conforme la perspectiva, preocupacin, problema o enfoque que tiene en cuenta el analista en una circunstancia dada. Sobre este tema, Kast y Rosenzweig, Katz y Khan y Likert explican que el concepto de lmite ayuda a entender la distincin entre sistemas cerrados y abiertos. El sistema cerrado tiene lmites rgidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen lmites permeables entre el propio sistema y el suprasistema general. Los lmites son las lneas o regiones de demarcacin para la definicin de las actividades apropiadas del sistema, para la admisin de miembros dentro del sistema y otros componentes del sistema. Los lmites constituyen barreras para muchos tipos de interacciones entre la gente de dentro y fuera, pero incluyen algunos dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el funcionamiento de la organizacin entendida como un sistema. Los lmites establecen el dominio de las actividades de la organizacin. Se pueden identificar en un sistema fsico, mecnico o biolgico. En una organizacin social, no se pueden definir tan fcilmente ya que principalmente estn determinados por las funciones y actividades de la misma. Esta se caracteriza por sus lmites ms bien ambiguos y de gran permeabilidad. A menudo, en el estudio de las organizaciones sociales, trazar los lmites es un asunto de conveniencia y estrategia. Por tanto, al estudiar un pequeo grupo de trabajo se pueden establecer lmites artificiales para incluir nicamente las actividades del propio grupo, y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos lmites. O bien, se pueden establecer lmites para abarcar un departamento completo, una divisin, una compaa, una industria, o todo un sistema econmico. Los lmites de una organizacin social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo a sus actividades y funciones. Estos son los lmites de inters.

10. JERARQUIA, SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS En la definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas cuando se indica que aquel est formado por partes o conjuntos que conforman un todo o entidad menor que puede delimitarse. Los subsistemas conforman un todo o rango inferior al conjunto o sistema mayor del que forman parte. Este ltimo, a su vez, puede estar comprendido en un sistema mayor que lo contenga (suprasistema) siendo entonces considerado subsistema de dicho sistema mayor. En otras palabras: Hay veces que algunos componentes de un sistema pueden considerarse subsistemas porque las caractersticas de su comportamiento y composicin coinciden con los especificados para un sistema. Asimismo, el sistema que incluye a ste puede considerarse tambin como un subsistema de orden superior. Se puede configurar de esta manera una jerarqua de sistemas. Tambin, puede existir una jerarqua al nivel de las partes, elementos o componentes que integran un sistema. Queda claro, entonces, que cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento comn o en funcin de un mtodo lgico de deteccin. Si se considera al hombre como un sistema se podra reconocer los aparatos digestivo, circulatorio, respiratorio; por ejemplo, como subsistemas de rango o jerarqua inferior. Si se considera a las organizaciones como sistemas, los subsistemas seran, por ejemplo: el sistema de produccin, el de comercializacin, el financiero, etc. O bien, podran considerarse como sistemas menores las reas (gerencias, direcciones, departamentos, secciones, etc.) en que se divida la estructura de la organizacin que se considere; por ejemplo: Gerencia de Personal, Gerencia de Sistemas, etc. o Departamento de Compras, Tesorera, Almacenes, etc.. 11. VARIABLES, OPERADORES Y PARAMETROS Los elementos que existen en cada uno de los sistemas o subsistemas pueden considerarse con la idea matemtica de variables. No todas las variables se desempean en forma idntica. Uno de los comportamientos que asume, es el de parmetro, que sirve para designar a las variables que se mantienen inactivas o fijas ante una circunstancia determinada. No es un elemento esttico, sino una variable dinmica que permanece inactiva en una determinada situacin por su contribucin a algn fin, objetivo o meta. Por ejemplo: En el corto plazo, los metros cubiertos de una planta de produccin o la capacidad de elaboracin de una mquina son un parmetro del sistema. Las variables operadores actan como lderes o como pivotes de influencia con lo cual se sobreentiende que influyan sobre otras variables en mayor medida que las otras sobre ellas. Por ejemplo, para actuar sobre la productividad del personal, se opera sobre el clima laboral a travs de la capacitacin. 12. ENTRADA, PROCESO Y SALIDA La entrada, insumo o in-put son los ingresos al sistema provenientes del contexto. La salida, producto o out-put son los efectos resultantes del proceso interno del sistema que influir sobre el contexto.

Proceso es la secuencia sistemtica de operaciones para producir un resultado especificado. En el proceso los elementos de entrada son transformados en los elementos de salida. Estos conceptos -que complementan cuestiones ya expuestasson claves para comprender la dinmica interna de cualquier sistema. 13. CAJA NEGRA O MODELO DE REPRESENTACION FORMAL DE SISTEMAS La caja negra es slo un elemento de representacin formal, como smbolo y sinnimo de la esencia de los sistemas. Cuando se aplica el concepto de caja negra, se pretende deducir el proceso a partir de la relacin entre las entradas y las salidas del sistema. 17. FEED-BACK O RETROALIMENTACION O RETROACCION O REALIMENTACION Estos trminos aluden a un procedimiento de control que regula el sistema. La realimentacin es la informacin sobre el estado y desempeo del sistema. La retroalimentacin negativa es una entrada informativa acerca de los desvos respecto de los resultados esperados, y permite realizar los ajustes para lograr un nuevo estado estable 18. FEED-FORWARD (Control de Entrada), HOMEOSTASIS Y ENTROPIA En algunos sistemas, por sus caractersticas, existe una corriente de control que funciona como un estmulo para detectar errores en la entrada; es decir, en el in-put del sistema. Este control de entrada acta como filtro o control antes del proceso. Por ejemplo: el control que se hace de cada insumo o materia prima antes de iniciar el proceso de fabricacin o la evaluacin de conocimientos y capacidades del personal previo a su incorporacin a una organizacin. Homeostasis es el nivel de adaptacin permanente del sistema o tendencia a la supervivencia o al mantenimiento de un equilibrio dinmico que le permita seguir funcionando. Entropa es una medida de desorganizacin. Es la propiedad de degeneracin de un sistema o la tendencia a la deformacin funcional por el transcurso de tiempo y por el desgaste que produce la reiteracin de los procesos. A esta tendencia a la destruccin, desorganizacin o muerte tambin se la llama ENTROPIA POSITIVA. No debe confundirse con el concepto de ENTROPIA NEGATIVA que representa la tendencia a acumular energa que le permita a los sistemas vencer a la destruccin. 19. SISTEMAS INDEPENDIENTES E INTEGRADOS. ACOPLAMIENTOS Sistemas independientes son aquellos en los que la modificacin que se produce en un sistema, slo lo afecta a l y no genera encadenamiento alguno en los restantes mientras que sistemas integrados son los aquellos en los cuales su nivel de coherencia interna hace que una modificacin en cualquiera de sus subsistemas o variables desencadene una sucesin de modificaciones en todos los dems elementos, llegando a inducir cambios, inclusive, en el sistema mayor que lo contiene. Estos conceptos se vinculan con el de ACOPLAMIENTO que se ver mas adelante. El concepto de independencia es importante para explicar algunos procesos de evolucin de los sistemas. As puede ocurrir que un sistema integrado pueda perder paulatinamente esta propiedad a lo largo de un proceso llamado de factorizacin progresiva, en el cual se pierden las interrelaciones de sus componentes a lo largo del

tiempo. Este fenmeno puede ocurrir por expansin o por desgaste de algunos componentes. El fenmeno opuesto, de integracin progresiva tambin puede producirse cuando aumentan las interdependencias de sus componentes. Es tambin posible concebir sistemas en que ambos fenmenos se produzcan simultneamente, por debilitamiento de ciertas relaciones y fortalecimiento de otras. Las interacciones entre subsistemas son muchas veces fuente de conflictos porque se dan en un ambiente comn y porque se comparten los recursos escasos. Algunas interacciones surgen como resultado del acoplamiento entre sistemas o subsistemas, porque unos producen las entradas de los otros. Cada sistema o subsistema debe apoyarse en otros para poder cumplir la funcin que le ha sido asignada por la actividad de nivel superior. Los acoplamientos, EN SERIE, EN PARALELO O POR RETROALIMENTACION Ahora bien, no todo acoplamiento ha de ser interno al sistema. Por ejemplo, una decisin de produccin puede afectar las ventas y al resto de la organizacin y, en el entorno, a los clientes. Los agentes externos (clientes, sindicatos, proveedores, organismos del gobierno, competidores, etc.) pueden servir de canales de transmisin de la interaccin entre las unidades de la organizacin entendida como un sistema. Algunas interacciones provienen de la distribucin de recursos comunes escasos. Todo tipo de recursos (capacidad gerencial, mano de obra, materiales, equipos, fondos, etc.) est sujeto a limitaciones, por lo menos, a corto plazo. La asignacin de un recurso a un rea afecta la distribucin de las otras. La fuente de interaccin no exige acoplamiento alguno de las unidades de la organizacin, y an actividades muy independientes pueden abastecerse del mismo conglomerado de recursos generales. Los acoplamientos pueden ser: 1) En serie: Por ejemplo: para la construccin de un automvil, cada proceso puede apoyarse en otras unidades de produccin para que le suministren los materiales intermedios necesarios para el logro del producto final. Insumo A Es decir, el insumo del sistema que sigue en la serie, equivale al producto del sistema precedente. 2) En paralelo: Cuando un sistema recibe insumo de dos o ms sistemas o cuando un sistema se acopla con dos o ms. Por ejemplo: para establecer el clculo del producto bruto interno, (P3), este sistema recibe insumos de los sistemas Industria (1) y Comercio (2). ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Otro ejemplo, los estudiantes egresados de la escuela secundaria (A), sirven de insumo a la Universidad Estatal (B) y Privada (C). ________________________________________ ________________________________________

________________________________________ 3) Con retroaccin realimentacin retroalimentacin feed-back: cuando un sistema utiliza como insumo su producto, o se produce un ciclo cerrado con otro sistema. Por ejemplo: Diario El Da. Ingresan al sistema de produccin (S1) la materia prima original (I0).Su producto: el diario impreso (P1). Este sirve de insumo para la recuperacin del papel; (I2)para el S2. Su producto (P2) es el papel recuperado que servir de insumo al S1, cumplindose el ciclo cerrado.

20. ADAPTACION Y CRECIMIENTO DE LOS SISTEMAS APRENDIZAJE Adaptacin: es el proceso mediante el cual los sistemas introducen modificaciones internas para dar respuesta a las presiones internas o externas Crecimiento: todo sistema est sometido a fuerzas externas e internas que el sistema o bien las incorpora o bien trata de controlarlas (por ejemplo, competencia). Este proceso de cambio continuo en el cual los sistemas estn comprendidos, lo realizan mediante el crecimiento y la expansin. En forma cuantitativa, agregando nuevos subsistemas o ciclos. En forma cualitativa, requiriendo -por ejemplo- subsistemas de apoyo con caractersticas que antes no existan (nueva publicidad) o a travs de cambios analticos (nueva forma de trabajo) por cambios de funciones en los subsistemas (asignacin de nuevas tareas). Aprendizaje: un sistema que ha sido perturbado durante un tiempo y ha efectuado adaptaciones para lograr posteriormente el equilibrio, logra experiencia, aprende y, por consiguiente, puede introducir modificaciones a sus caractersticas internas y anticipar perturbaciones futuras. 21. MORFOGENESIS Y MORFOSTASIS Morfostticos se denominan a aquellos procesos de intercambio complejos entre el sistema y el ambiente que tienden a preservar o mantener una forma, una organizacin -en el sentido de estructura- o un estado dado del sistema. Morfogenticos se refiere a los procesos que tienden a elaborar o modificar una forma, organizacin, estructura o un estado dado del sistema. 22. ARMONIA, ESTABILIDAD Y CONTROL Armona: es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su contexto. Estabilidad y control: el control del sistema es lo que le permite mantener a las variaciones de sus salidas dentro de los niveles de tolerancia. El nivel de estabilidad exige que los sistemas de control se modifiquen y adecuen, tanto en lo que hace a su concepcin como en lo referente a su frecuencia.

23. OPTIMIZACION Y SUBOPTIMIZACION. XITO DE UN SISTEMA Cuando un sistema no alcanza sus objetivos -dadas las restricciones que le impone el contexto o por la existencia de objetivos mltiples y excluyentes, o por la aparicin de problemas o circunstancias no previstas-, debe suboptimizar; es decir, definir un mximo u ptimo menor al esperado o definido originalmente. Suboptimizar significa reducir el alcance de los objetivos o considerar solamente a alguno de ellos, si fueran varios y excluyentes. En la medida que el objetivo del sistema puede alcanzarse, se podr decir que el sistema tuvo xito al ser gestionado. Si no se alcanza el objetivo, el sistema, sus componentes, funcionamiento, relaciones, procedimientos, etc. debern ser revisados. 24. SISTEMAS LINEAL, ESTABLE, ULTRAESTABLE Y MULTIESTABLE Un sistema lineal es aquel en cual se puede establecer una relacin directa entre causa y efecto. Por ejemplo, en un sistema de produccin, partiendo de una cantidad determinada de insumos, se obtiene una cantidad determinada de productos, en el supuesto de que el sistema funcione de acuerdo a lo establecido.. Los conceptos de estable, ultraestable y multiestable se refieren a los distintos niveles de estabilidad que puede lograr un sistema (EQUILIBRIO DINAMICO). Un sistema para ser estable requiere realimentacin. Se refiere a un primer nivel de estabilidad. Se denomina sistema estable a aquel que tiene la capacidad de actuar sobre las variables cuando las mismas se apartan del objetivo perseguido en su intento por mantenerse en equilibrio. Aqu, no se cambian los objetivos ni los planes, slo se toman decisiones para operar o ejecutar de manera distinta. Por ejemplo, si en el sistema de produccin aludido antes al registrar lo producido y controlar con lo previsto advierto que fabrico a un ritmo 10 % menor pero puedo tomar decisiones correctivas actuando sobre las variables de ejecucin mas empleados trabajando, mas horas de trabajo, etc.- y de esta manera intentar alcanzar los objetivos dentro de los ciertos lmites, tal sistema es estable. Obsrvese que se incluy un mecanismo de retroalimentacin y que el control sirvi para actuar sobre las variables ejecutivas e intentar sostener los objetivos y planes concebidos originalmente. Un sistema ultraestable tiene un nivel de estabilidad mayor que el anterior. Posee la capacidad de definir nuevos parmetros, seguir en operacin y restablecer por s mismo el equilibrio del que se haba apartado temporariamente. En el mismo ejemplo anterior, si por ms que acelere la ejecucin no logro alcanzar el objetivo, porque se averi una mquina, pero tengo la capacidad de modificar el plan y/o los objetivos y mantener en equilibrio al sistema, ste posee un nivel mayor de estabilidad denominado ultraestabilidad. Ahora, tengo un nuevo objetivo 700 unidades por da- y se cambi el plan de trabajo pero el sistema contina funcionando dentro de lmites controlables a pesar de las perturbaciones externas y de variables no controlables. Un sistema multiestable es aquel que al variar sus objetivos o planes puede hacer que tambin se adapten otros sistemas relacionados con l para lograr que el SISTEMA

TOTAL O MAYOR QUE LOS CONTIENE A TODOS MANTENGA EL EQUILIBRIO. Esta capacidad de estabilidad es mayor que la del sistema ultraestable. Siguiendo con el ejemplo, existir multiestabilidad si la empresa que ahora produce 700 unidades en lugar de 1000 tiene la capacidad de renegociar las entregas con los clientes. Ello significa, entonces, que el sistema comercial se adapt al problema del sistema de produccin mantenindose toda la empresa, como un sistema mayor, en equilibrio. El sistema empresa, en este caso, demostr que tiene multiestabilidad. Conforme lo explicado al hacerse referencia al concepto de Homestasis, incrementar la estabilidad de un sistema es similar a incrementar su capacidad homeosttica. DINAMICA INTERNA En casi todos los sistemas creados por el hombre y en muchos naturales puede reconocerse un fenmeno dinmico por el cual ingresan al sistema ciertos elementos o entes, materiales o inmateriales, a los que se denomina entrada, as como otros elementos o entes que dejan el sistema una vez transformados o utilizados por ste y que se denominan salida. Al sistema mismo, constituido por sus elementos componentes organizados en una cierta estructura, se acostumbra denominarlo procesador. Segn la naturaleza de la entrada esta puede ser: 1. Como materia 1. Como energa 2. Como informacin Segn la accin sobre el sistema o viceversa, la entrada puede ser de cuatro tipos: 1. Objeto del proceso, es decir como elementos sobre los cuales el sistema debe actuar y que son transformados, elaborados o modificados por el proceso interno del sistema para constituir todo o parte del producto final. Por ejemplo, la leche y el azcar en el proceso de fabricacin de dulce de leche. 1. Factor estructural, o sea elementos que se agregan o que reemplazan a otros elementos y componentes del procesador para conformar su capacidad productiva. Por ejemplo: una mquina que reemplaza a otra deteriorada u obsoleta. 2. Insumo, o sea elementos que se consumen en el proceso ingresando al sistema para proveer energa, consumindose y transformndose. Por ejemplo: el combustible. 3. Condicionante, es decir como elementos que ingresan con funcin de catalizador y que no quedan incorporados al producto final y que no sufren transformacin durante el proceso. Por ejemplo, un envase temporario para moldear una horma de queso. La salida del sistema tambin puede adoptar la forma de materia, energa o informacin y puede ser de los siguientes tipos: 1. Producto: o sea como objeto procesado y que sera objetivo inmediato del sistema. 1. Desecho: elementos de descarte o desgaste de los factores productivos al ser reemplazados por otros. 2. Residuo: restos del objeto o de los insumos que no fueron incorporados al producto. 3. Condicionante: elementos que ingresaron y no fueron transformados en el proceso, pero actuaron como catalizadores o restrictivos de su desempeo.

El proceso: implica la transformacin de las entradas o insumos en salidas o productos. En el proceso los distintos elementos y componentes estn conectados entre s por relaciones de tipo causal y slo se pone en funcionamiento cuando es activado por la energa que entra al sistema y que fluye a travs de sus componentes siguiendo canales de comunicacin que forman parte de su estructura y desencadenan una serie de acciones que se suceden en el tiempo, en la forma ordenada por la estructura y que se denomina proceso del sistema. Dos sistemas cualesquiera, organizados con componentes y estructuras idnticas, para realizar procesos tambin idnticos, pueden tener desempeos diferentes, debido a las peculiaridades del ambiente en que se desenvuelven, del medio interno que generan, o la influencia de otros factores no fcilmente ponderables. Los sistemas ms simples, aquellos en que las relaciones entre los componentes obedecen a leyes concretas de causalidad, en las que a ciertas causas corresponden efectos conocidos, tales como las mquinas y los sistemas llamados determinsticos, presentan desempeos uniformes, dentro de los lmites de variacin relativamente estrechos, explicables ms por las variaciones de las entradas que por diferencia de comportamiento de las partes. En otras palabras, a entradas iguales, salidas iguales. En cambio en sistemas complejos, en los que las relaciones entre los componentes no se encuentran muy definidas, en que las leyes de la causalidad son de tipo probabilstico, debiendo esperarse que a una causa correspondan diferentes efectos, con diversos grados de probabilidad, el desempeo tendr variaciones que sern mayores cuanto menos definidas y precisas sean las relaciones que constituyen el sistema. En otras palabras, a entradas iguales corresponden salidas diferentes, cuyos valores siguen una distribucin aleatoria o probabilstica. SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS Un sistema abierto, es aquel que tiene necesariamente un intercambio con su medio ambiente, es decir aquel cuyas entradas se originan en el ambiente y cuyas salidas se vuelcan a l y que sin este intercambio ms o menos constante no puede funcionar. De este intercambio recproco surge su equilibrio dinmico. El sistema slo es capaz de alcanzar el equilibrio por su intercambio con el ambiente, no lo puede lograr por s. Por ejemplo, una empresa para seguir comprando materia prima que le permita continuar con su produccin necesita ingresos provenientes de las ventas o nuevos aportes de capital (intercambio con el medio). Es decir, del medio obtiene la energa (o los recursos financieros, como en el ejemplo aludido) necesaria para repetir el proceso. Si por alguna razn, no genera nueva energa de entrada en dicho intercambio deber usar la que tenga acumulada para seguir funcionando y si sta se agota y no importa nueva de alguna otra forma, el ciclo se interrrumpir y el sistema desaparecer como tal. Una definicin simple de sistema cerrado sera la de afirmar que se trata de un sistema que no tiene relacin con el medio. Sobre este tema y relacionando con los conceptos de lmites y frontera ya explicados, Kast y Rosenzweig; y Katz y Khan explican que es el concepto de lmite el que ayuda a entender la distincin entre sistemas cerrados y

abiertos. El sistema cerrado tiene lmites rgidos e impenetrables, mientras que los abiertos tienen lmites permeables. Sin embargo, decir que un sistema cerrado no tiene relacin con el ambiente no es correcto en sentido estricto. Es difcil hallar ejemplos de sistemas cerrados en la vida real, ya que siempre un sistema tendr aunque sea un pequeo intercambio de entradas y salidas con su ambiente. Por ejemplo, si pensamos en una heladera la misma, mientras reciba electricidad ms o menos constante del ambiente, funciona y se regula por s misma alcanzando el objetivo de enfriar en los grados que le hemos fijado. Entonces, un sistema cerrado es aquel que aunque tenga algn intercambio con su medio ambiente, funciona como si no lo tuviera porque posee mecanismos que le permiten mantener por s mismo cierto grado de estabilidad al funcionar, mientras se mantenga -constante dentro de ciertos lmites- el flujo de energa que requiere. Oscar Johansen al hablar de sistemas cerrados en Sistemas y Organizaciones, explica: Supngase que se encuentra diseado para manejar ciertas situaciones donde las variaciones que pueden entrar en el sistema son conocidas, pero su ocurrencia no puede ser predicha; es decir, el modelo de las variaciones es desconocido pero la naturaleza de las variaciones es conocida. Este sistema es cerrado, ya que mediante la comunicacin de retroalimentacin el sistema se encuentra capacitado para corregir el proceso o la corriente de entrada, permitiendo as su operacin de acuerdo con los objetivos, estndares o estimaciones. Una vez corregido el sistema, este no recibir mas perturbaciones, al menos de esa variable. Aunque esta pudiera repetirse, siempre estar actuando la comunicacin de retroalimentacin como corrector. Un sistema cerrado se caracteriza por estar regido por las leyes de la fsica aplicada y por la ignorancia de las fuerzas del medio que lo afectan. En el caso de los procesos fsicos, estas fuerzas no existen o pueden ser controladas. Lo que sucede es que los sistemas de controles reciben todas las informaciones pertinentes y son capaces de actuar directamente sobre el proceso para lograr sus objetivos. Un ejemplo clsico de un sistema cerrado, es el caso de la calefaccin controlada por un termostato. Si la temperatura de la habitacin baja un cierto lmite, el termostato, actuando como comunicacin de retroalimentacin, hace funcionar la calefaccin. Cuando la temperatura alcanza cierto lmite mximo, el termostato instruye a la calefaccin para que se detenga. Las variaciones susceptibles en este caso son las variaciones de la temperatura. Estndares son los niveles mximos y mnimos de temperatura dentro de los cuales se desea se encuentre la habitacin. El control est dado por el termostato. La accin correctiva se produce cuando existe discrepancia entre la temperatura de la habitacin y los lmites fijados como estndares. Proceso es la generacin o detencin de la generacin de calor. Corriente de entrada es el insumo de materiales e informacin del sistema. Control de corriente de salida es el mismo termostato que indica la temperatura de la pieza en la medida que se desarrolla el proceso. Corriente de salida es el calor producido. La comunicacin de retroalimentacin es informacin de la lectura del termostato, como unidad de informacin, al termostato, como unidad de control, sobre la temperatura alcanzada en

la habitacin. Kast y Rosenzweig, en obra citada, sealan: Bertalanffy hizo otra contribucin significativa al establecer una distincin entre los sistemas cerrados y abiertos. Los sistemas fsicos y mecnicos pueden ser considerados como cerrados en cuanto a su relacin con el ambiente. Por tanto, los primeros tres niveles de la jerarqua de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los sistemas biolgicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante interaccin con su medio ambiente. Este enfoque del fenmeno social y biolgico como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la teora organizacional. La teora tradicional supone que la organizacin es un sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistema abierto en interaccin con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teora general de sistemas ha permitido vislumbrar un panorama conceptual total para manejar estos tipos de fenmenos (fsicos, biolgicos, sociales..), han existido muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual que han contribuido al desarrollo del enfoque sistmico. Sin embargo no interesa aqu una clasificacin dicotmica, abierto o cerrado, sino la identificacin de un cierto grado de apertura que lleva a la observacin de ciertas caractersticas dinmicas asociadas con l. Podramos referirnos a sistemas ms o menos abiertos, en los cuales podemos reconocer algunas asociaciones ms importantes. PARTE II Las organizaciones consideradas como sistemas y caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos parcialmente autocontrolados Segn Parsons: Parece apropiado definir una organizacin como un sistema obviamente social- que est organizado o estructurado para el logro de objetivos y metas y la prestacin de fines. Tal logro es al mismo tiempo el desempeo de un tipo de funcin en razn de ser parte de un sistema mayor, ms inclusivo,: la sociedad. Dado que a las unidades sociales que llamamos organizaciones podemos verlas tambin como un conjunto de elementos relacionados entre s y con el medio y que contribuyen a uno o varios fines y objetivos, podemos entonces definirlas (entenderlas, considerarlas, describirlas) en trminos de sistemas y reconocer en ellas, subsistemas o sistemas menores. Por ejemplo si consideramos a la organizacin Ministerio de Economa de la Provincia de Buenos Aires como un sistema, la Subsecretara de Ingresos Pblicos sera un subsistema de aquel. Si consideramos a dicha Subsecretara como un sistema, la Direccin Provincial del Registro de la Propiedad o la Direccin Provincial de Rentas seran un subsistema de aquella. O, si al Registro de la Propiedad lo vemos como un sistema, los departamentos que lo integran seran sus subsistemas. Mariasch y Boccardi definen a las organizaciones como sistemas complejos constituidos por diversos rangos de subsistemas que integran sus actividades especficas y configuran su estructura. Segn Katz y Khan, las organizaciones -pueden considerarse- sistemas abiertos en los

cuales la entrada de energa (todo tipo de recursos) y la transformacin del producto en una mayor energa de entrada (ms recursos) consiste en transacciones (intercambios) entre la organizacin y el medio ambiente. En el captulo 1 de Qu es Administracin?, Ediciones Macchi, Bs. As, 2001, 2da. Edicin, Punto VIII, pgina 29 y siguientes, Barcos explica que una de las concepciones, metforas, pticas o paradigmas desde donde se estudian y explican las organizaciones es la de CONCEBIRLAS COMO SISTEMAS VIVIENTES.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS Katz y Khan sugieren nueve caractersticas comunes compartidas por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales. Ellas son: 1. La Importacin de Energa, ingreso de recursos o imputs procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energa entran a la organizacin en forma de personas, informacin, materiales, dinero, distintas formas de energa, etc. Esta energa es proporcionada por otras organizaciones o por el medio general, ser la que se transforme y de origen al producto o salida. 2. El aporte intermedio o proceso interno de transformacin de la energa utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organizacin o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de transformacin de las entradas en salidas. La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas reciben un servicio. 3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios, informacin, etc. Cualquier cosa que provenga de una organizacin es utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio. 4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envan al medio son la base para la fuente de energa que permite repetir la accin. La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al medio. Las entradas que el producto reporta se destinan a la compra de mas materiales y trabajo. Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve a seguir contribuyendo su energa a la organizacin. En ambos casos, la importacin de nueva energa para la organizacin genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo, los ciclos en s son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona como una forma de reenergizacin del sistema provenientes de fuentes del medio ambiente externo. El punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biolgicos o sociales se encuentran en una relacin dinmica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. La recepcin de entradas en la forma de materiales, energa e informacin, permite al sistema abierto eliminar el proceso de entropa. Estos sistemas estn abiertos no nicamente en relacin a su ambiente, sino tambin en relacin a s mismos, o internamente, en aquellas interacciones entre componentes que afectan el sistema

como un todo. El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. Se debe considerar a la organizacin como un sistema abierto que est en interaccin continua con su medio y logra un estado estable o de equilibrio dinmico mientras conserva su capacidad de trabajo o de transformacin de la energa. En efecto, la supervivencia del sistema no sera posible sin un flujo continuo de transformacin y produccin. En el sistema biolgico o social este es un proceso cclico. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operacin, y saca los recursos transformados hacia el medio en cantidad suficiente para que el ciclo contine. Por ejemplo, la organizacin empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e informacin, transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la organizacin para mantener su participacin. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de anlisis para cualquier tipo de organizacin social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teora organizacional mas integrada. 5. Entropa negativa, para contrarrestar la tendencia a la destruccin: Las organizaciones tienden a importar mas energa de la que consumen. La energa puede retenerse en depsito para evitar un gasto de energa superior a la importacin. La entropa negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropa positiva (o entropa, simplemente) es la tendencia a la destruccin y conduce a la desaparicin o muerte. La acumulacin de energa y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrpico de destruccin. 6. Entrada de informacin, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin: La informacin que entra a la organizacin es codificada y seleccionada de manera que la organizacin no rebose con ms de lo que requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan a la estructura del sistema son claves en la composicin del proceso de codificacin. La informacin proporciona seales provenientes del medio, la retroalimentacin negativa indica desviaciones con relacin a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control. 7. Estado constante y homestasis dinmica (Equilibrio dinmico para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carcter bsico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se presentan el crecimiento y la expansin, las caractersticas bsicas del sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansin extremas puede desarrollarse una nueva caracterstica que sirva como base homeosttica. 8. Diferenciacin interna y externa: Las organizaciones como sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciacin externa se manifiesta en el nombre o razn social, fines, funcin social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciacin por reas, departamentos, a la descripcin de funciones diferenciales, a la realizacin de distintos procesos y a la especializacin de oficios.

9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones distintaspero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolucin. En las organizaciones existen mltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el nmero de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habr ms de una forma de llegar a los objetivos. LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA PARCIALMENTE AUTOCONTROLADO Extrado de Oscar Johansen: Sistemas y organizaciones, Edit. INSORA, Chile.1970 Durante los ltimos aos, los tericos de la Administracin han comenzado a hacer germinar la idea de que una organizacin opera como un sistema. La aplicabilidad del concepto de sistemas puede ser observado cuando se consideran los elementos especficos en el trabajo de un administrador o ejecutivo. El ejecutivo desea una gran efectividad global de su organizacin en sus relaciones con el medio y con los sistemas competitivos del cual su sistema es una parte y no poner inters slo en un elemento de la organizacin que puede distorsionar la actuacin total. El ejecutivo debe hacer lo anterior en un medio organizacional que encierre, invariablemente, conflictos entre objetivos de la misma organizacin. La esencia, del punto de vista de sistemas, yace en el hecho que, lo mejor para todo, no es necesariamente lo mejor para cada componente del sistema. Esto, expresado en otros trminos, significa que, para optimizar la conducta del sistema, debemos suboptimizar a los subsistemas. De aqu se desprende la necesidad de cambiar de puntos de vista en las decisiones, tanto de la alta administracin como de la administracin al nivel medio en relacin con la adopcin de decisiones. Supongamos que estamos contemplando una planta siderrgica desde una colina. Esta posee un cerco que encierra una serie de edificios de diferentes dimensiones, los que a su vez cobijan en su interior las mquinas y procesos caractersticos de es industria. Estos son elementos estticos, construcciones fsicas que permanecen all en forma inamovible. Hay otros aspectos que nos llaman la atencin, el cerco que rodea a las instalaciones se encuentra salpicado de puertas. A travs de ellas, vemos un proceso dinmico, de movimiento o flujos que la cruzan continuamente. Este flujo se encuentra compuesto fundamentalmente de personas y de materiales. Se distinguen dos tipos de movimientos, uno de entrada y otro de salida. El movimiento de entrada se encuentra compuesto por individuos (personal encargado de llevar a cabo los procesos), materiales fsicos (carbn, mineral de hierro y maquinarias) y de energa, que va a travs de alambres de alta tensin. Adems y aunque no tan visible, se tiene la entrada de documentos, informacin, etc. que penetran constantemente en el recinto de la fbrica. El movimiento de salida est compuesto, a su vez, por personas (el personal que regresa), productos terminados (planchas de acero, alambre, barras, etc.) y comunicaciones (cartas, telegramas, documentos.). O sea que:

a. Los movimientos de entrada vienen del exterior y penetran en el recinto de la fbrica, edificios y dependencias. b. Los movimientos de salida vienen del interior de esas dependencias y pasan al exterior de la fbrica. Si observamos las puertas, en los movimientos de entrada y salida vemos que los obreros cuando llegan se identifican, algo similar ocurre con los materiales que entran, los choferes de los vehculos ensean ciertos papeles a los guardias. Lo mismo sucede cuando sale de la planta rumbo al exterior el personal y los productos terminados. En resumen, tanto la corriente de entrada como la corriente de salidas son controladas. Esto se hace para saber si aquello que entra es lo que debe entrar y si sale lo que debe salir. De todo esto, podemos deducir que: 1. Toda la fbrica, tanto en la parte visible como en la no visible (interior de los edificios que es donde se hace el proceso), es un conjunto o coleccin y ordenamiento de cosas y objetos conectados o relacionados de tal manera que forman una entidad o un todo o que actan como una unidad. A este conjunto de cosas, llamamos sistemas. 2. Este conjunto de componentes u objetos se encuentra ordenado de tal forma que puede regular, dirigir o mandar a s mismo; es decir, es un sistema controlado. El hecho que, por un lugar, entre una cantidad de elementos humanos, materiales e informacin y que, por otro, salga un producto que es el resultado del procesamiento de lo que entra implica una organizacin y coordinacin dentro de la planta y de la fbrica. El hecho de que se sepa de antemano que y quienes deben entrar y que y quienes deben salir supone lo mismo. La organizacin y coordinacin implican una conducta. Esta conducta se desarrolla con el fin de alcanzar algn objetivo prefijado por alguno de los elementos del sistema o por algn sistema externo. Para que este sistema alcance su objetivo, debe controlar su conducta. Estos controles de entrada y salida estn verificando, regulando o dirigiendo ciertos procesos; por ejemplo, la entrada y salida de materiales. Si definimos el control como el envo del mensaje que efectivamente cambia la conducta de la entidad que los recibe, la accin de control es la entidad o unidad responsable de activar al sistema para producir una corriente de salida. Un sistema abierto es aquel en que la accin de control es independiente de la corriente de salida; es decir, que el control o el cambio de conducta no proviene del resultado. En otros trminos, no ha sido obtenido en la corriente de salida. En cambio, un sistema cerrado es aquel en que la nocin de control depende de la corriente de salida. Es decir, la corriente de salida emite un mensaje de control o retroalimentacin que permite que ella, la corriente de salida, sea comparada con la corriente de entrada del sistema, de modo que se puede tomar una accin de control apropiada. Existe, pues, una autorregulacin o autocontrol. El sistema cerrado cumple plenamente con la idea de sistema controlado. La planta siderrgica parece aproximarse ms a un sistema abierto; por lo menos, a un sistema parcialmente autocontrolado. Es decir, la corriente de salida no regula de inmediato a la corriente de entrada. Fundamentaremos, esta aseveracin :

1. La organizacin es o se considera un sistema complejo, compuesto de una infinidad de partes o subsistemas relacionados entre s. A su vez, cada una de estas partes o subsistemas pueden ser considerados como sistemas relativamente independientes. Estos subsistemas tienden a tratar de cumplir con sus propios objetivos; buscar su maximizacin tomando, hasta cierto punto, una actitud indiferente o competitiva frente a los otros subsistemas. Este hecho tiende, generalmente, a amenazar los objetivos globales del sistema, puesto que no siempre el objetivo global es mantenido durante el proceso de transformacin del sistema. Estos cambios de objetivo dentro del proceso tienden a no hacer comparables las corrientes de salida con las corrientes de entrada. 2. El sistema tiene cierta libertad de seleccin, esto implica que, al menos, algunas de sus partes poseen cursos de acciones alternativas (los humanos) bajo un cierto conjunto de condiciones. Esta libertad no siempre puede ser totalmente controlada dentro de ciertos rangos especficos. En algunos casos, ni siquiera se sabe el rango en que oscila la existencia de otras alternativas, etc. Por lo tanto, la complejidad del sistema, la independencia relativa de los subsistemas, la relativa libertad de seleccin de conducta de los componentes humanos, el tiempo que utiliza la corriente de retroalimentacin y los desvos de aquellos que lo interpretan nos llevan a concluir que la corriente de salida, difcilmente pueda regular a la corriente de entrada en cuando a los componentes humanos del sistema. Los componentes fsicos son ms susceptibles de ser considerados, en las organizaciones, eficientemente controlables. Por lo tanto, es posible pensar que esta organizacin siderrgica es una sistema abierto parcialmente autocontrolado. Esto es vlido para las organizaciones en general. Debido a las diferencias del grado en que se relacionan las mquinas y los hombres en cada subsistema, podemos pensar que, en algunos casos, las comunicaciones de retroalimentacin de un subsistema ser ms efectiva, en cuanto a control, que en otros subsistemas. As, el control del subsistema de produccin o el de un centro de operacin dentro de este subsistema tiende a generar un control ms efectivo que el caso de un subsistema de capacitacin (formacin, entrenamiento o desarrollo). Por lo tanto, la organizacin aunque es un sistema parcialmente controlado puede contener subsistemas ms controlados que el mismo sistema y otros menos controlados. En otras palabras, la organizacin como un sistema abierto posee en su estructura subsistemas cerrados o que funcionan como tales. Este hecho es importante anotarlo ya que la determinacin de estos sistemas facilita el anlisis del sistema total al poder ser considerados como datos y dedicar as ms energa a aquellos sistemas ms abiertos. En cierto sentido, desde este punto de vista, es conveniente disear los subsistemas de tal forma que tiendan a ser ms controlables; es decir, ms cerrados. Mediante la aplicacin del concepto de sistemas podemos esclarecer la interaccin que se desarrolla dentro de la organizacin. Es perfectamente posible dibujar los principales subsistemas de la siderurgia vista, y, mediante una investigacin ms o menos detallada (segn el grado y objetivo del estudio), traducir en lneas de diferente tipo las diferentes interacciones (corrientes de entrada y salida) que sostienen, ms o menos, en forma constante los diferentes subsistemas: Lneas de materias primas,

productos en proceso, lneas de comunicacin, centros de decisiones, etc. Lo expuesto deber servir para una descripcin del sistema, sus subsistemas y las interacciones tanto entre los subsistemas en relacin al sistema como las de ste con su medio (un subsistema dentro de un sistema mayor, como por ejemplo- la empresa siderrgica vista con respecto a la industria siderrgica). Este esquema descriptivo, que puede representar con bastante fidelidad la realidad, es un elemento bsico para el anlisis de la organizacin y deja a la luz, en forma ms o menos clara, las interacciones entre las partes del todo; la dinmica de las piezas de la estructura. Este mtodo reconoce que cada sistema es un todo integrado, aunque se encuentra compuesto por subfunciones y estructuras especializadas y diversas. Mas an, reconoce que cualquier sistema tiene varios objetivos y que el equilibrio entre ellos puede diferir ampliamente de un sistema a otro sistema. El mtodo busca optimizar las funciones del sistema total de acuerdo con los objetivos ponderados y alcanzar una compatibilidad entre sus partes. PARTE III Complejidad de las organizaciones La mayor o menor complejidad de un sistema depende no slo del nmero de elementos y componentes que lo integran, sino de la variedad en las clases y categoras de dichos elementos y componentes y de la multiplicidad de tipos de relaciones que los ligan. Un sistema ser tanto ms complejo cuanto mayor sea la dificultad para identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Los sistemas llamados mecnicos poseen, por lo general, partes o componentes concretos que cumplen funciones bien definidas y estables; por lo tanto, son sistemas menos complejos que los sistemas llamados orgnicos, que tienen una estructura y funcionamiento (organizacin del trabajo) ms compleja, con relaciones afectadas por el fenmeno de la adaptacin al medio ambiente que exigen ciertos cambios en alguna de las caractersticas de sus componentes o de sus relaciones. Los sistemas socioculturales (organizaciones) son sistemas mucho ms complejos, en los que la naturaleza de las relaciones puede ser inestable y menos bien definida. Una organizacin se concibe como un sistema complejo. Poseen complejidad en sus relaciones con el medio ambiente externo especfico y general y tambin son complejas internamente. Por ejemplo y sin agotar la nmina, en las relaciones con el ambiente, es posible mencionar: La interaccin con el entorno donde aparecen un gran nmero no finito- de variables o factores no permite explicarse slo por relaciones causales (o de causaefecto) como en la concepcin tradicional. Exigen herramientas conceptuales nuevas, aunque se trate de una especie de complejidad organizada (segn Bueno Campos, ob. citada). Por otra parte, nuevos factores contingentes, el nivel competitivo del entorno actual, su dinmica y el cambio permanente incrementan la complejidad de las relaciones. Las organizaciones se vinculan de muchas formas, no todas simples y directas, con el

medio, generan cambios, reciben respuestas, continan actuando de la misma manera o se adaptan, responden a requerimientos, etc. Enfrentan sistemas tcnicos cada vez ms sofisticados, cambios en las culturas y subculturas y cambios en las fuerzas dominantes. Administrar el cambio para asegurar la supervivencia o la continuidad organizacional supone enfrentar problemas poltico-estratgicos en un escenario y en situaciones de alta complejidad. La mayor parte de las organizaciones tienen operaciones diversificadas, se orientan hacia campos nuevos y variados, entregan distintos tipos de productos y/o servicios, se integran o relacionan fctica y jurdicamente de distinta manera con otras organizaciones y han aparecido diversas formas de integracin y nuevas formas de hacer negocios. Estas realidades y estos cambios de enfoque han aumentado grandemente la complejidad de las organizaciones. Puesto que los aos noventa representan una dcada de transicin importante en la manera como se dirijan los negocios privados y los asuntos pblicos, es tiempo de conocer y detallar los nuevos paradigmas tecnolgicos, entre ellos: -La productividad de los trabajadores del conocimiento y de servicios -La calidad, en sentido amplio, incluyendo los conceptos de consistencia, predictibilidad, motivacin, compromisos con proveedores, clientes y ciudadanos; medicin del desempeo, subculturas, etc. -La globalizacin de mercados, operaciones y competitividad. -La responsabilidad tica, social y ambiental, y la velocidad de respuesta organizacional. -El nuevo rol de los suministros externos como producto de nuevos modos de integracin vertical y horizontal. -Distintos modos de asociacin para aprovechar nuevas formas de hacer negocios y de implementar programas de colaboracin. Este aspecto tambin es verificable al analizarse las acciones implementadas por los organismos pblicos en los ltimos tiempos y en el cumplimiento de sus funciones, ahora redefinidas por la mayor participacin comunitaria. -La existencia de un nuevo modelo referido a la responsabilidad gerencial y directriz, tanto en la formacin de polticas como en la accin y en la decisin. Tambin, la complejidad se verifica en los subsistemas organizacionales; a saber: 1. En el subsistema psicosocial, el clima y las relaciones humanas tanto al nivel individual como grupal u organizacional y los comportamientos que de ello se deriven no son simples de analizar, sintetiza, comprender, explicar y actuar en consecuencia. Tampoco lo son, las variables, los intereses en juego e incluso las teoras intentan explicarlo ni los estilos de conduccin de quienes, ejerciendo autoridad, poder y liderazgo, administran e influyen sobre dicho clima y dichas relaciones. 2. En el subsistema de metas y valores se observa que los cambios y la crisis de valores de esta poca as como la aparicin de otros que luchan por imponerse, impactan sobre la complejidad organizacional como un todo. Los valores son los puntos de vista normativos que mantienen los seres humanos, consciente o inconscientemente, de lo que es bueno y deseable, proporcionan estndares mediante

los cuales la gente es influenciada en sus preferencias y acciones, reflejando un sistema de creencias compartidas que sirven como normas para la conducta humana. 3. En el subsistema estructural, la estructura o forma de relacin entre las partes presenta, en la mayora de las organizaciones, cierta complejidad. La complejidad de la estructura, como variable, se define o identifica por los siguientes elementos: a. Diferenciacin horizontal (Forma en que las funciones, actividades y tareas se dividen en diferentes reas y responsables; implica la divisin del trabajo, especializacin), b. Diferenciacin vertical o jerrquica (niveles de autoridad, jerarqua, posiciones de mando o decisionales, etc.) c. Dispersin espacial (distribucin fsica de reas de trabajo, oficinas, plantes, sucursales, etc.). La complejidad de la estructura se ve afectada por el tamao, la tecnologa, las caractersticas del personal, las exigencias del medio, el nivel de formalizacin, etc.. 4. En el subsistema tecnolgico, el proceso de trabajo actual es ms complejo que en la antigedad (maquinarias, procesos, materiales, etc.) y se agregan otros factores de complejidad vinculados con la mayor o menor facilidad para entender las tareas o grado de comprensibilidad del trabajo a desempear y con la libertad o discrecionalidad del trabajador en su relacin con las mquinas y dispositivos. 5. En el subsistema administrativo, la propia administracin o gestin de una organizacin (y las decisiones correspondientes) es una tarea de alta complejidad para quienes son responsables de ello, de la prestacin de sus fines y del logro de objetivos. El proceso administrativo en detalle: planes, programas, sistemas y procedimientos simultneos, algunos complementarios otros independientes, estructuras y sistemas superpuestos y con muchas disfuncionalidades y controles de todo tipo tambin lo hacen complejo. A lo que se le suma, la existencia de varios mecanismos simultneos de coordinacin del trabajo, problemas en modelos decisionales, modelos centralizados y descentralizados, diversos mtodos, medios, redes y problemas de comunicacin, conflictos internos de distinta naturaleza, redefinicin de los roles interpersonales, decisionales e informticos, etc. ACERCA DE LA TEORIA DE SISTEMAS Y DE LAS ORGANIZACIONES ENTENDIDAS COMO SISTEMAS Prof. Titular: Lic. Santiago Jos Barcos Profesores Asociados: Licenciadas Norma A. Paolini y Elena M. Denda. Profesores Adjuntos: Licenciados Hctor Eduardo Gonzlez, Nstor Antonio Trabucco, Martn Anbal Lpez Armengol y Ricardo Burry. Indice

4.12. RETROALIMENTACIN
La retroalimentacin es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control. Ofrece la informacin para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeo est dentro de lo

previsto y si se est cumpliendo con los objetivos. La retroalimetnacin generalmente se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y los medios diseados para alcanzarlos. En los sistemas relativamente cerrados, la retroalimentacin es recibida por los seres humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden disear muchos tipos de sistemas de retroalimentacin para facilitar el control. El tipo y la complejidad de la retroalimentacin requerida depende tambin de la interrelacin de los subsistemas de la organizacin. 4.12.1. EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION El control administrativo es en esencia el mismo proceso bsico que se encuentra en sistemas fsicos, biolgicos y sociales. El regulador de una mquina a vapor es un sistema simple de retroalimentacin mecnica; en otras palabras, es un sistema de retroalimentacin para el control. Para controlar el sistema de una mquina bajo diferentes condiciones de carga se hacen rodar pesas (bolas). A medida que aumenta la velocidad, la fuerza centrfuga hace que esas pesas ejerzan una presin hacia fuera, la cual a su vez transmite una presin (un mensaje) para cortar la velocidad de entrada del vapor y, de esta manera, reducir la velocidad. Cuando se reduce la velocidad, ocurre lo contrario. De la misma manera, en el cuerpo humano diversos sistemas de retroalimentacin controlan la temperatura, la presin sangunea, las reacciones motoras y otras funciones orgnicas. Otro ejemplo de retroalimentacin es la calificacin que un estudiante recibe en una prueba parcial. Esta tiene como intencin, por supuesto, proporcionar a los estudiantes informacin respecto a su desempeo; si es menor de lo deseable es una seal que sugiere la necesidad de mejoras. En los sistemas sociales, aun excluyendo las organizaciones formales con administracin, tambin se encuentra la retroalimentacin. Por ejemplo, en el sistema social de bisbol existen estndares como tres strikes y an la inclusin de la sptima entrada, que se produce en esencia por medio de la retroalimentacin de informacin que corrige a quienes de otra manera se desviaran. Por lo general, se percibe el control administrativo como un sistema de retroalimentacin similar al que opera en un termostato casero comn. Este sistema ubica al control con mayor complejidad y realismo que si lo considerara simplemente como un asunto de establecer normas, medir el desempeo y corregir las desviaciones. Pero, entonces, al hacer las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acciones correctivas y ponerlo en prctica con el objeto de lograr el desempeo deseado. 4.12.2. CONTROL CON CORRECCIN ANTICIPANTE La demora en el tiempo del proceso de control de la administracin muestra que, para ser eficaz, el control debe estar dirigido hacia el futuro. Ilustra el problema de utilizar slo retroalimentacin desde el resultado de un sistema y medir este resultado como medio de control. Muestra la deficiencia de datos histricos como los que reciben los informes contables. Una de las dificultades con estos datos histricos es que en noviembre informan a los administradores que perdieron dinero en octubre (o aun en septiembre) debido a un negocio que se llev a cabo en julio. En este ltimo momento, esta informacin es slo un hecho histrico desagradablemente interesante. Lo que los administradores necesitan para un control administrativo eficaz, es un sistema de control que les diga, a tiempo para emprender acciones correctivas, qu problemas ocurriran si no hacen algo acerca de esas cosas en ese momento. La retroalimentacin del resultado de un sistema no es lo suficientemente buena para el control. Esta clase de retroalimentacin no es mucho ms que un dato pstumo y nadie ha encontrado manera de cambiar el pasado. El control dirigido hacia el futuro es en gran medida omitido en la prctica , principalmente a la enorme dependencia de los administradores con respecto a la contabilidad y a los datos estadsticos para propsitos de control. En ausencia de cualquier medio para observar el futuro, el empleo de las referencias historicas, sobre la dudosa suposicin de que el pasado es prlogo, es reconocidamente mejor que ninguna referencia en absoluto.

Figura 27: Control con Correccion Anticipante 4.12.3. LA CORRECION ANTICIPANTE EN ADMINISTRACIN Para dar una idea de lo que la correcin anticipante significa en control administrativo, se observan ejemplos de sistemas de planeacin de efectivo e inventario. Las variables del sistema y su efecto sobre un proceso para obtener un resultado deseado (toda empresa debe disear su propio sistema de acuerdo con las realidades de su situacin) una desviacin en cualquiera de las entradas planeadas puede producir un resultado no planeado a menos que se haga algo acerca de ello a tiempo. Por ejemplo, en el caso de modo de inventarios, si las entregas de compras son mayores que lo planeado, o si la utilizacin de las instalaciones resulta ser menor que lo planeado, el resultado ser un inventario superior al que se plane a menos que se emprendan acciones correctivas. Por supuesto, para hacer que la correccin anticipante funcione debe controlar con cuidado las entradas. El sistema de correcin anticipante puede paracer bastante complejo pero, cuando menos para la principales reas de problemas no debe ser difcil identificar variables de entrada en el sistema para contemplarlas como un sistema interactuante y computarizar el modelo. Desde este punto debe ser sencillo recolectar informacin sobre las entradas y determinar su efecto sobre el resultado final deseado, en forma regular. Ciertamente esto parecera poco aceptable para asegurar un control significativo en vista de su importancia para el control en la administracion. Como es evidente, sera impracticable tomar en consideracin en un modelo todas las entradas que podrian afectar la operacin de un programa por ejemplo. Para una compaa con un largo historial de flujo adecuado de prstamos bancarios para sus necesidades de financiamiento, la posibilidad de que el banco de la compaa necesite sorpresivamente restringir el crdito, puede no haber sido una variable que se introdujo en el sistema de entrada. Asi mismo, la bancarrota de un cliente o un proveedor grande puede ser una variable de entrada no anticipada ni programada. Dado que algunas veces acurren hechos no programados que pueden alterar un resultado deseado, la revisin de las entradas regulares debe ser complementada por la accin de tomar en consideracin alteraciones poco comunes e inesperadas. 4.12.4. LOS REQUERIMIENTOS PARA EL CONTROL CON CORRECCIN ANTICIPANTE

Los sistemas para un sistema de control funcional con correccin anticipante pueden ser resumidos como sigue: 1. Hacer un anlisis completo y cuidadoso del sistema de planeacin y control y las variables de entrada ms importantes que se identifique. 2. Desarrollar un modelo del sistema 3. Tener cuidado de mantener el sistema actualizado; en otras palabras, se debe revisar el modelo con regularidad para ver si las variables de entrada y sus interrelaciones continan representando realidades. 4. Recolectar con regularidad datos sobre las variables de entrada e introducirlos en el sistema. 5. Determinar con regularidad las variaciones de los datos reales de entrada, en comparacin con las entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los resultados finales esperados. Tomar medidas; al igual que cualquier otra tcnica de planeacin y control, todo lo que puede hacerse es mostrar a las personas los problemas; es evidente que deben comprender acciones para resolverlos