C.

Objetivo general del proyecto

Implementar un software que permita el desarrollo de la aplicación Chatbot de manera
eficiente y personalizada e integrarla al sistema de Recursos humanos de la organización
para coadyuvar en la mejora y agilización de la experiencia de los colaboradores de reciente
ingreso, así también proporcione información instantánea, una orientación personalizada y
respuestas practicas a preguntas frecuentes que permitan la integración adecuada,
aumentando la satisfacción y productividad del empleado.

D. Objetivos específicos del proyecto.

1. Automatizar las tareas administrativas para reducir el tiempo invertido en las actividades
repetitivas como captura de información personal, firma de documentos y creación de
perfiles de los colaboradores.

2. Proveer información personalizada a los colaboradores nuevos sobre políticas internas,

beneficios y recursos específicos tropicalizando la información según el puesto y área.

3. Facilitar respuestas precisas a preguntas frecuentes de los empleados nuevos, sobre

políticas, horarios, ubicación de las áreas de influencia directa en sus actividades, entre
otros.

4. Crear una guía interactiva paso a paso para el proceso de incorporación que ayude a los
colaboradores nuevos a comprender de manera práctica las funciones de su puesto.

5. Integración del Chatbot a los sistemas internos de la organización, como el sistema de

recursos humanos para garantizar rapidez en la transferencia de datos y garantizar la
fidelidad de los mismos.

6. Desarrollar funciones en el Chatbot que permitan a los empleados nuevos conectarse con
sus compañeros facilitando su integración social dentro de la empresa.
E. Marco Teórico
1. Chatbot
La relevancia que han tenido los Chatbot desde su concepción es importante conocerla,
especialmente conocer sus orígenes y la como se han ido desarrollando en el transcurso del
tiempo.

Según (Lorente, 2021) los Chatbot son programas informáticos que, mediante la utilización
de una serie de algoritmos (que se aplican mediante la realización de un software), la
obtención de una serie de datos y, en ocasiones, empleando la Inteligencia Artificial, son
capaces de simular conversaciones de carácter humano y resolver las dudas de los usuarios.

El término Chatbot es una combinación acuñada de dos términos anglos que son chat y
bot. Podemos entender la primera como conversar y generalmente se sindica la
comunicación entre varias personas por medio de la herramienta de internet; por su lado,
bot, es asociado con la figura de un robot o un software informático que ejecuta de manera
automática una serie de tareas programadas.

2. Antecedentes del Chatbot

A consideración de (Villar, 2021), el concepto de “Chat”, “Bot” y “Voice” no es un
concepto claro, sino que está difuso, ya que los asistentes virtuales como Siri, Cortana y
demás, son “Voice” pero están categorizados como “Chatbot” ya que hacen uso de la
misma tecnología que estos últimos, pero que simplemente su programación va más allá y
son capaces de reconocer y comunicarse con el usuario también a través de la voz.

Los grandes avances logrados hasta hoy en referencia a la Inteligencia Artificial, ha sido
gracias al pionero como tal, llamado Alan Turing, gracias a sus investigaciones y
desarrollos, al saber humano, ha logrado que la tecnología crezca hasta el punto que las
maquinas son capaces de trabajar por si solas, en las cuales se puede decir que “son
inteligentes” en verdad.

En contexto, los Chatbot fueron desarrollados a raíz de su artículo “Ordenadores e

Inteligencia”) de 1950 y la idea de lo que hoy conocemos como Chatbot nació en el
Instituto Tecnológico de Massachusetts, inspirados por sus investigaciones.
 (Moreno, 2023) explica que los Chatbot son tan antiguos como los equipos de cómputo,
ya que cuatro años después de la creación del primer ordenador, Alan Turing propuso
medir el nivel de inteligencia de los ordenadores mediante conversaciones llamadas Test de
Turing.

Los Chatbot tuvieron su resurgimiento en lo que conocemos como asistentes virtuales,

los cuales están incorporados en los dispositivos móviles, ordenadores y electrónicos
inteligentes, luego de que, en el nuevo siglo, tuvieron un declive por el crecimiento de
nuevas tecnologías de inteligencia artificial que afectó su crecimiento, sin embargo, los
nuevos dispositivos electrónicos inteligentes, lograron integrarlo de manera exitosa,
agregando a su funcionamiento el uso mediante voz.

A criterio de (Lefteris Moussiades, 2020) los Chatbot más famosos son: Siri de Apple,
IBM Watson, Asistente de Google, Cortana de Microsoft y Alexa de Amazon.

Desde el año 2016 los Chatbot tuvieron revivificación de su uso, fecha a partir de la cual
se empezaron a integrar en las redes sociales, dándoles usos nuevos como promoción de
productos y crecimiento de marcas, como ejemplo especial, es importante mencionar que a
opinión de la plataforma Facebook como la plataforma que más hincapié hizo en el uso de
esta herramienta dentro de su aplicación Messenger en la que empleó bots para interactuar
con sus suscriptores lo que la catapultó como líder en uso de Chatbot en redes sociales

3. Integración del personal

Puede entenderse como el conjunto de acciones desarrolladas por las empresas para la
incorporación exitosa del personal nuevo, el objetivo es que los nuevos colaboradores
desarrollen competencias necesarias para desempeñar sus actividades asignadas, con éxito
y en armonía con los valores organizacionales.

En relación a este proceso, (Femcet, 2022) resalta que es muy importante dotar de
recursos y equipo para la integración de personal en el inicio de una contratación, gracias a
una buena integración, el trabajador podrá entender a la compañía y sentir que forma parte
de ella.

Las herramientas informáticas pueden ayudar enormemente a la organización a realizar

tares que para los humanos son repetitivas, en un tiempo menor con mayor éxito en los
resultados, los Chatbot como parte de estas herramientas pueden ayudar a reducir tiempo,
ahorrar dinero y mejorar le experiencia en general del solicitante y del contratante.

Citando a (Páez, 2021) “Las funciones de reclutamiento frecuentemente quedan

enterradas bajo gran volumen de solicitudes, que dificulta la reducción de solicitantes y
proporciona mala experiencia al candidato. Los Chatbot pueden reducir las tareas
rutinarias, solo si los líderes de reclutamiento las implementan adecuadamente”.

4. Chatbot y Reclutamiento
Los Chatbot también son herramientas eficaces en el área laboral y hoy más que nunca
es importante considerarle fundamental sobre todo por su relación costo-eficiencia.

Bajo el contexto anterior, (Páez, 2021) señala que dos tercios de los candidatos que
participan en un proceso de reclutamiento y selección se sienten más cómodos
interactuando con un Chatbot que con un humano, quizás sea el factor nervios, pero
cualquiera se sentiría más relajado contestando sin sentirse observado y evaluado (como
suelen ser las entrevistas).

Con frecuencia suplir una vacante representa una dificultosa labor para los
departamentos de recursos humanos, es una actividad que lleva implícito la recolección,
procesamiento y clasificación de datos en el afán de encontrar el perfil que más se acerca a
lo que la organización requiere, así también, es parte inherente realizar la entrevista laboral
y los exámenes necesarios para evaluar las aptitudes de los participantes.

Todos los procedimientos mencionados implican inversión en tiempo y esfuerzo para

escoger al ideal, sin embargo los sistemas automatizados de conversación o Chatbot han
venido a revolucionar los procesos de reclutamiento.

Estos softwares informáticos, equipados con inteligencia artificial, pueden interactuar en

tiempo real y, absorber información del entorno.

En este sentido, los Chatbot para realizar entrevistas laborales y contratación de personal
están activos las 24 horas, los 7 días de la semana, lo que facilita que el aspirante pueda
acceder al sistema en cualquier momento. (Páez, 2021)
5. Beneficios de implementar Chatbot en inducción de personal.
Previo al año 2020 antes de la pandemia COVID, las empresas en general tenían un
sentido de resistencia al proceso de transición digital y por ende al trabajo remoto o
homework, sin embargo, la misma pandemia propicia la alta necesidad de acelerar el uso de
herramientas digitales para mantener la productividad y sus funciones principales.

En definición de (Rivero, 2018), la inteligencia artificial aplicada a los Recursos

Humanos permite delegar ciertas tareas y centrarse en otras que no se pueden automatizar,
sin embargo se pueden aplicar a más entornos como la captación de empleados, el
acompañamiento en procesos de onboarding y la automatización de procesos como la
reserva de una sala.

En síntesis, los Chatbot en el proceso de inducción permite agilizar, automatizar y

resolver rápidamente dudas a empleados de reciente ingreso, eso ayuda a que su integración
sea más rápido obteniendo respuestas inmediatas.

En el proceso de inducción de colaboradores nuevos, los Chatbot permiten agilizar los

procesos de aprendizaje, optimizar operaciones desde la perspectiva de resolver dudas de
manera inmediata, permite mejorar la comunicación interna en todos los sentidos lo que
permite disponer información importante en tiempo real para los colaboradores, brindan un
registro interno y establece métricas que permitan al departamento de recursos humanos
enviar encuestas para recabar información de manera ágil y sencilla y por último pero no
menos importante, permite impulsar la innovación del empleado nuevo por medio de
medios digitales como los Chatbot.

“La incorporación es una parte esencial de RR.HH. y la IA puede hacer que el proceso
sea más fluido y personalizado. Los Chatbot impulsados por IA pueden guiar a los nuevos
empleados a través del proceso de incorporación, respondiendo preguntas y brindando
información e indicaciones”. (Siocon, 2021)

Los Chatbot impulsados por IA pueden guiar a los nuevos empleados a través del
proceso de incorporación, respondiendo preguntas y brindando información y aviso.
 La incorporación de personal es una parte esencial de RR.HH. y la IA puede hacer que
el proceso sea más fluido y personalizado. Los Chatbot impulsados por IA pueden guiar a
los nuevos empleados a través del proceso de incorporación, respondiendo preguntas y
brindando información e indicaciones.

6. Futuro de los recursos humanos y Chatbot

Mirando hacia el futuro, la IA en el ámbito de los recursos humanos tiene un enorme
potencial de desarrollo puesto que las neo tecnologías están en pleno auge y desarrollo, por
lo que la transformación digital de las empresas es un objetivo inminente.

En opinión de Rouhiainen (2018), los datos son un elemento muy importante en el área
empresarial, ya que aquellas empresas que tienen acceso a grandes cantidades de datos son
las que más poder tienen en todo el mundo. Por ello, las empresas están decidiendo invertir
en la IA, para así poder crecer y obtener una ventaja competitiva ante aquellas que son más
conservadoras en aplicar estas innovaciones.

Se está viviendo la cuarta revolución industrial, inusitadamente están creciendo las

herramientas tecnológicas dentro de las cuales hay específicas que ayudan a las
organizaciones a procesar datos en menor tiempo, reduciendo costos y mejorando
eficiencia, los recursos humanos son parte fundamental de las organizaciones y por
consecuencia debe estar innovando constantemente para acercarse más a los colaboradores.

Jyoti (2022), afirma que "La pandemia mundial ha llevado a la IA a la cima de la agenda
corporativa, potenciando la resiliencia y la relevancia de los negocios", además declara que
"La IA se está volviendo omnipresente en todas las áreas funcionales de un negocio.

El futuro de estas tecnologías en los recursos humanos es en demasía prometedor toda

vez sea gestionada de manera ética y responsable, esta inteligencia tiene el potencial
transformador de la manera en que las empresas atraen, desarrollan y retienen a su talento.

La IA continuará evolucionando en el ámbito de los recursos humanos, y es

imprescindible estar preparado para adaptarse a estos cambios.
F. Propuesta del Proyecto
1. Planificación y alcance
Se sostuvo reunión virtual con representantes de la empresa xxx con el objetivo de
reunir información importante en relación a su actividad económica, antecedentes y
principalmente conocer los procesos que se tienen establecidos actualmente referente al
área de recursos humanos, procurando conocer las formas en que realizan los procesos de
selección específicamente la inducción de colaboradores nuevos y las herramientas
disponibles para ayudar a que su integración sea eficiente en menor tiempo.

Se establecen los objetivos, alcances y las funcionalidades que el proyecto “Chatbot en el

proceso de inducción a colaboradores nuevos” debe tener, adecuado a los perfiles de trabajo
que la empresa persigue.

2. Presentacion de plataformas posibles

Teniendo establecido los pormenores de las actividades del área de recursos humanos y
específicamente las actividades que requieren sean aplicadas por medio del Chatbot, se
sugieren diferentes plataformas que pueden cumplir con lo requerido por la empresa, que su
uso sea de fácil aplicabilidad y comprensión para los colaboradores en el proceso de
inducción y sobre todo el costo-beneficio tenga una razonabilidad adecuada, a modo que la
inversión que represente esté dentro de los parámetros financieros posibles de la
organización.

3. Determinación de plataforma
Se determina la implementación de una plataforma de Chatbot que asista de manera
sencilla al proceso de inducción del colaborador nuevo, que permita respuestas a preguntas
frecuentes sobre sus funciones, políticas, nominas, horarios, propuestas y sugerencias, así
como otros procesos implícitos de conocimientos necesarios.

4. Selección de Ideas finales

Para el fin, se establece que la herramienta a utilizar debe ser compatible tanto con la
plataforma de WhatsApp para que le permita al colaborador interactuar desde su
Smartphone, así como también debe ser compatible con Outlook para que el colaborador
pueda interactuar desde su equipo de cómputo, registrado con sus credenciales de las
cuentas informáticas corporativas
5. Enfoque
El proyecto en general tiene como objetivo ayudar en su integración a los colaboradores
de reciente ingreso, en los diferentes puestos de la organización por medio de la
herramienta digital que les permita conocer información de manera precisa, automática y en
el menor tiempo posible, para garantizar que la inducción sea más interactiva y permita al
colaborador sentirse respaldado en todo momento en cuanto a sus programas de
conocimientos y dudas referentes a su puesto y de la empresa en general.

6. Características de la herramienta Chatbot.

La herramienta adecuada debe estar basada en la oportunidad de preguntas y respuestas
intercambiables con el usuario, deberá también contemplar un menú que disponga de temas
de importancia para el acompañamiento, tales como información de políticas, de procesos,
información de otras áreas de la organización importantes para la labor del colaborador
nuevo, también debe disponer de un buzón de comunicación directa, seguimiento de
tramites en recursos humanos como planillas, horarios, marcaciones, entre otros.

7. Selección final
Basados en las necesidades de la empresa y en especial de su departamento de recursos
humanos, se acuerda el uso de la plataforma de Chatbot “ProcessMaker” impulsado por IA
que le permite ofrecer una experiencia redefinida a sus empleados. Ofrece asistencia en
tiempo real las 24 horas, los 7 días de la semana a los empleados y genera tickets de
recursos humanos que se asignan automáticamente a la persona o departamento adecuado.
Incluso puede cargar datos sobre las políticas de su empresa y los cumplimientos asociados
en ProcessMaker.

Incluso puede generar respuestas contextuales a partir de documentos extensos para

responder consultas.

A continuación se muestra la interfaz para conocer de manera gráfica el diseño de la

plataforma

Ilustracion 2: Plataforma ProccesMaker

Fuente: Elaboración Propia

Ilustracion 3: Menú desplegable

Fuente: Elaboración Propia

Observaciones: La plataforma muestra un menú desplegable en su versión de escritorio,

con temas corporativos de interés para el colaborador nuevo. Cabe resaltar que el Chatbot
será posible utilizarlo en la versión de escritorio o en la versión móvil con las credenciales
corporativas asignadas al colaborador.

Ilustracion 4: Métricas
Fuente: Elaboración Propia

Observaciones; El colaborador podrá ver tanto en la versión de escritorio como la versión

móvil diferentes métricas que le permitan tener conocimiento de forma gráfica sobre sus
interacciones con la herramienta.

Ilustracion 5: Dashboard
Fuente: Elaboración propia

Observaciones: El Dashbord es el control principal del Chatbot que permite al

administrador, ver el detalle de interacciones de los diferentes colaboradores que hacen uso
de la herramienta de inducción.

Ilustracion 6: Version Móvil

Fuente: Elaboración Propia

Ilustración 7: Asistente virtual “Bot”.

8. Ejecución y lanzamiento
El Chatbot estará bajo la dirección del departamento de recursos humanos que hará
conjunción con las diferentes herramientas que controlan para el proceso de inducción.

Se integrará en la intranet corporativa y se establecerán programas de comunicación y

manuales de enseñanza para que el colaborador aprenda a utilizar la herramienta de manera
eficiente.

9. Pruebas piloto
Se determinará un grupo representativo del personal en inducción para presentarles la
herramienta, enseñarles a utilizar y recibir de ellos la retroalimentación correspondiente que
permita corregir desviaciones en el uso. Esta herramienta estará también bajo el cargo del
departamento de capacitación, bajo la supervisión del departamento de recursos humanos
para garantizar que se enseñe su uso de manera adecuada y lograr que todos los
colaboradores en proceso de inducción la utilicen.

10. Ejecución total

Se tiene planificado efectuar un programa de socialización de la herramienta para todos
los colaboradores que tengan la responsabilidad de personal en proceso de inducción. Se
esperará a tener el visto bueno de recursos humanos, confirmando su funcionamiento
correcto y se comunicará por medio de un evento virtual organizado por recursos humanos
para poder poner en marcha el proyecto en la organización.

11. Métricas
Como se indicó anteriormente, la herramienta proporcionará las métricas
correspondientes que permitan ir midiendo su uso, efectividad y relevancia, así como
también dará a conocer la opinión de los usuarios referente a su funcionamiento.
Contenido
C. Objetivo general del proyecto........................................................................................................1
D. Objetivos específicos del proyecto................................................................................................1
E. Marco Teórico................................................................................................................................1
1. Chatbot.......................................................................................................................................1
2. Antecedentes del Chatbot..........................................................................................................2
3. Integración del personal.............................................................................................................3
4. Chatbot y Reclutamiento............................................................................................................4
5. Beneficios de implementar Chatbot en inducción de personal..................................................4
6. Futuro de los recursos humanos y Chatbot................................................................................5
F. Propuesta del Proyecto..................................................................................................................6
1. Planificación y alcance................................................................................................................6
2. Presentacion de plataformas posibles........................................................................................7
3. Determinación de plataforma....................................................................................................7
4. Selección de Ideas finales...........................................................................................................7
5. Enfoque......................................................................................................................................7
6. Características de la herramienta Chatbot.................................................................................7
7. Selección final.............................................................................................................................8
8. Ejecución y lanzamiento...........................................................................................................11
9. Pruebas piloto..........................................................................................................................12
10. Ejecución total........................................................................................................................12
11. Métricas.................................................................................................................................12