DOCUMENTO INFORME DE TÉCNICAS DE ELICITACIÓN GA1-220501092-AA2-

EV01.

Docente:

Alexander Mosquera Aguirre

Estudiante:

Lina Gabriela Camacho Boada

Juan Gabriel Holguín

Cristian Camilo Cortez Parra

Julián David Ríos Herrera

Servicio Nacional de Aprendizaje

Programación De Aplicaciones y Servicios Para La Nube

Inducción Titulada Virtual

Octubre 2023
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Contenido
1. INTRODUCCION ............................................................................................................ 2

2. Objetivo de Aprendizaje ................................................................................................... 3

3. entrevista ........................................................................................................................... 4

entrevistas. ................................................................................................................................... 4

4. encuesta........................................................................................................................... 13

BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 14

1. INTRODUCCION

La elicitación de requisitos es un proceso crucial en el desarrollo de sistemas de software, ya

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que implica la recopilación de información esencial para comprender las necesidades y expectativas de

los usuarios. En el contexto de una plataforma de archivo contable con alertas de plazos para la DIAN

(Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), las técnicas de elicitación desempeñan un papel

fundamental.

La entrevista y la encuesta son dos técnicas clave para recopilar requisitos en este escenario. La

entrevista permite una interacción directa entre el analista y los stakeholders, como contadores y usuarios

finales, lo que facilita la comprensión de sus necesidades específicas y brinda la oportunidad de aclarar

dudas. Durante las entrevistas, se pueden explorar temas como los requisitos funcionales y no

funcionales de la plataforma, las expectativas de notificación de plazos para la DIAN y cualquier otra

característica relevante.

Por otro lado, las encuestas son útiles para recopilar información de un grupo más amplio de

personas de manera eficiente. Pueden incluir preguntas relacionadas con la experiencia pasada,

preferencias y prioridades en el uso de la plataforma, lo que ayuda a obtener una visión más amplia de

las necesidades y expectativas de los usuarios.

En resumen, la elicitación de requisitos a través de entrevistas y encuestas es esencial para

comprender a fondo los requerimientos de una plataforma de archivo contable con alertas de plazos para

la DIAN. Estas técnicas permiten recopilar información valiosa que servirá como base para el diseño y

desarrollo de un sistema que cumpla de manera efectiva con las demandas de los usuarios y las

regulaciones de la DIAN.

2. OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Objetivo General.

Claridad en el proceso formativo del aprendiz en la creación de requisitos para la elaboración de

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un software.

Objetivos específicos

- Creación de requisitos de software.

- Obtención de información útil para el desarrollo de la plataforma.

- Manejo de las diferentes técnicas de elicitacion.

3. ENTREVISTA

Para el desarrollo de la actividad impuesta en los integrantes del proyecto denominado se inclinó

por dos técnicas para la elicitacion de requisitos ya que de este modo se podría recopilar los datos

necesarios para el planteamiento base de la plataforma que denomina bajo el nombre de ACSE.

En esta primera parte del documentos anexaremos las entrevistas realizadas, se ejecutaron bajo

los parámetros establecidos por el entrevistador que se buscaba diferentes puntos de vista por lo que uno

de los parámetros principales fue realizarla a los diferentes integrantes del grupo denominado

“ACTIVOS FIJOS” la decisión se tomó ya que los integrantes se manejan en diferentes ámbitos por lo

cual la perspectiva son diferentes partiendo con una estudiante pasando por un profesional en el área de

sistemas y finalizando con personas con experiencia en el área de contabilidad.

De acuerdo a los últimos mencionados también se realizó entrevista a externo que pueden dar

una visión objetiva y clara de lo que quiere el equipo de “ACTIVOS FIJOS” solventar con la plataforma

ACSE ya que son las fuentes interesadas y quienes son la materia prima en cuanto a los requisitos nos

referimos.

Otro de los paramentos que se tuvo en cuenta fue que el contexto de las entrevistas fuera el

mismo para los entrevistados, pero con variación en las preguntas formuladas para obtener un amplio

espectro del tema tratado bajo esta técnica.

ENTREVISTAS.

Entrevistador: Cristian Camilo Cortes Parra

Entrevistado: Lina Gabriela Camacho Boada

Contexto de la entrevista: la presente entrevista se realiza para buscar a profundidad los criterios

técnicos y funcionales para contemplar los parámetros necesarios que necesitaría la plataforma con el
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objetivo de tener un archivo contable en la nube y que además con base en los tiempos emitidos por la

DIAN pueda emitir alertas a sus usuarios y de esta manera se cumpla con las obligaciones que

corresponda a cada usuario.

¿Cuáles son las principales funciones y características de este archivo contable?

Las principales funciones de la plataforma son el almacenamiento seguro de documentos

digitales y datos según ISO/IEC 27001, garantizando su confidencialidad y organización adecuada, y un

calendario editable con alertas para la presentación de obligaciones tributarias.

¿Qué desafíos enfrentas al crear este archivo contable y cómo lo superaras?

Tal vez el principal desafío es la usabilidad, al depender de factores como la velocidad del

internet y el dispositivo, para lo cual lo ideal es una plataforma liviana y adaptable. Sin embargo, el

realmente preocupante es la seguridad, puesto que últimamente se han visto bastantes hackeos en

Colombia (en comparación a años anteriores), para esto existen aplicativos en los cuales nos veremos en

la necesidad de invertir

¿Cuál es el valor agregado que este archivo contable ofrece a los usuarios o empresas?

Las características más destacables son la actualización del software según nuevas normativas

que se presenten; el largo periodo de almacenamiento tanto de los archivos como de las obligaciones

inscritas en el calendario, puesto que se basará en el almacenamiento en la nube; sincronización entre

dispositivos y cuentas, y confidencialidad de los archivos al ser una plataforma dinámica; como punto

final, se espera su alta usabilidad obedeciendo a la efectividad, gracias a la facilidad de aprendizaje y

memorabilidad, junto con una baja tasa de errores, resultando en la satisfacción del usuario.

¿Cómo gestionarías las actualizaciones de los plazos de la DIAN en el archivo contable?

La plataforma recibiría revisiones técnicas cada cierto corto periodo de tiempo con el fin de

mantenerla actualizada, ya que no estará conectada con la página de la DIAN. Esto se tomaría como

parte de la sincronización manual rigurosa e importante.

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¿Qué planes tienes para mejorar o expandir este archivo contable en el futuro?

Sin adelantarme mucho, una conexión directa con la DIAN ayudaría a la eliminación de

procesos tediosos de sincronización manual y serían cambiados por la sincronización automática entre la

entidad y la plataforma, agregaría eficiencia a la usabilidad para completar el framework de ISO 9241-

11, mejoraría el sistema de alarmas agregando automáticamente las obligaciones generales.

¿Cómo te mantienes al tanto de los cambios en las regulaciones de la DIAN para asegurarte de

que el archivo esté actualizado?

Por medio de seminarios, la misma página de la DIAN y páginas contables como Actualícese, se

muestran los cambios de regulaciones de la DIAN. La plataforma deberá ser actualizada constantemente

según nuevas normativas, así como para verificar su correcto funcionamiento.

¿Qué necesitaría la plataforma para personas que no tuvieran mucho conocimiento en el área

contable?

La plataforma está dirigida únicamente al equipo contable, sin embargo, en las PYMES es

común que no haya un contador público profesional o, cuando lo hay, que carezca de auxiliares

contables y al no poder el contador hacer de juez y parte, una persona no capacitada hace el trabajo para

ser posteriormente revisado por el contador. La plataforma no se hace cargo de la incompetencia

contable de la persona, más sí pretende facilitar el manejo del software mediante capacitación y soporte

constante por medio de líneas de atención por medio de un chatbot y asesores puestos en chat o en línea

telefónica, los cuales podrían ayudar entrando directamente a la aplicación personalizada a la empresa

con Any Desk. Con esto se pretende mantener una curva de aprendizaje, productividad y precisión de los

riesgos contables positivas.

Entrevistador: Cristian Camilo Cortes Parra

Entrevistado: Julián Ríos

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Contexto de la entrevista: la presente entrevista se realiza para buscar a profundidad los criterios

técnicos y funcionales para contemplar los parámetros necesarios que necesitaría la plataforma con el

objetivo de tener un archivo contable en la nube y que además con base en los tiempos emitidos por la

DIAN pueda emitir alertas a sus usuarios y de esta manera se cumpla con las obligaciones que

corresponda a cada usuario.

¿Cuáles son los desafíos técnicos más comunes al implementar una plataforma de archivo

contable que emite alertas de acuerdo con los plazos de la DIAN?

Tener pleno conocimiento de contabilidad, así como de las fechas que la DIAN dispone para la

presentación de dichos documentos, esto es fundamental para el desarrollo de la plataforma.

¿Cómo contribuye la automatización de alertas de plazos fiscales en una plataforma a la

eficiencia de los contadores y empresas en Colombia?

En la actualidad la automatización es una herramienta fundamental, en el ámbito profesional y

laboral tendemos a dejar todo para última hora y a veces olvidamos las coas una plataforma que nos

alerte sobre las fechas de presentación de documentos ante la DIAN sería muy eficiente para miles de

contadores que a veces pasan cosas por alto debido a su carga laboral.

¿Qué aspectos técnicos consideras esenciales en una plataforma de archivo contable para que sea

efectiva?

Dominio y conocimiento del tema

Planeación y Comunicación asertiva

Uso adecuado del recurso

Mejora y actualización constante

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¿Cómo se asegura la seguridad y la integridad de los datos archivados en una plataforma de este

tipo, especialmente considerando la información financiera confidencial?

El software debe ser parame trizado bajo La norma ISO 27001 es un estándar internacional que

establece los requisitos para la implementación, mantenimiento y mejora continua de un Sistema de

Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Este sistema se utiliza para proteger la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. La norma proporciona un marco para la

seguridad de la información que ayuda a las organizaciones a identificar y gestionar sus riesgos de

seguridad de la información de manera efectiva.

¿Qué tecnologías o metodologías son fundamentales para garantizar la exactitud y la puntualidad

de las alertas de plazos de la DIAN?

La metodología seria la creación de un plan digital que contenga las fechas exactas de

presentación de documentos ante la DIAN para emitir alertas en verídicas en tiempo real, El lenguaje de

programación será el asignando por institución tecnológica.

¿Cuáles son los retos en términos de compatibilidad y adaptación que se pueden presentar al

integrar esta plataforma con los sistemas existentes de una empresa?

Incompatibilidad por lenguaje de programación utilizado, y base de datos utilizada.

¿Puedes mencionar ejemplos de cómo la inteligencia artificial o la automatización contribuyen a

la mejora de la gestión contable y fiscal en este contexto?

La utilización de chatbots es un gran ejemplo de como la inteligencia artificial contribuye al

mejoramiento de la gestión de las organizaciones en sus diferentes campos.

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¿Qué consideraciones técnicas y de desarrollo son clave para adaptar una plataforma de archivo

contable a los requisitos cambiantes de la DIAN?

Las actualizaciones periódicas de la información basadas en capacitadores frecuentes de los

desarrolladores mediante los requisitos de la DIAN.

Entrevistador: Cristian Camilo Cortes Parra

Entrevistado: Juan Gabriel Holguín

Contexto de la entrevista: la presente entrevista se realiza para buscar a profundidad los criterios

técnicos y funcionales para contemplar los parámetros necesarios que necesitaría la plataforma con el

objetivo de tener un archivo contable en la nube y que además con base en los tiempos emitidos por la

DIAN, pueda emitir alertas a sus usuarios y de esta manera se cumpla con las obligaciones que

corresponda a cada usuario.

¿Puedes explicar brevemente en qué consiste este archivo contable y cómo funciona?

El archivo contable son los documentos físicos y/o digitales que se almacenan como soportes de

cada una de las transacciones que se realizan dentro de una empresa. Dichos soportes deben ser

conservados, de acuerdo a su naturaleza, por un determinado tiempo que puede oscilar entre 3 hasta 10

años

¿Qué te llevó a plantear este sistema de alertas para los plazos de la DIAN?

La necesidad de optimizar el tiempo y aprovechamiento de los recursos empresariales, ya que

hay empresas que manejan muchos clientes, y el notificar uno por uno de forma manual sobre el

vencimiento de sus obligaciones, se hace desgastante. Es por ello que se pensó en un sistema que se

pueda alimentar con los datos de cada cliente y, con base en el calendario tributario anual, emita alertas

personalizadas a cada uno sobre el vencimiento de sus obligaciones.

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¿Qué opinión tienes sobre la importancia de mantener un archivo contable organizado y al día en

el cumplimiento de las obligaciones fiscales en Colombia?

El archivo contable de una empresa representa el cumplimiento acertado de cada una de sus

obligaciones financieras, tributarias, fiscales, laborales…; de ahí la importancia de mantenerlo siempre

organizado y al día. Además, ante una auditoría o revisión por parte de algún ente de control, se hará más

fácil dar razón de lo requerido.

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentas al gestionar los plazos y documentos

relacionados con la DIAN en tu labor?

Hay muchas ocasiones en que los clientes (personas naturales o jurídicas) no entregan a tiempo

la información y documentación necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias u otras, lo

que hace que se acumule el trabajo, y que los formularios oficiales se presenten muy sobre la fecha

límite de vencimiento.

¿Cómo te beneficiaría una plataforma de archivo contable que emite alertas automáticamente

sobre los plazos de la DIAN?

Pienso que sería de gran ayuda en el ejercicio de las labores del contador y de los auxiliares, ya

que, al ser procesos automatizados, permitirían una mayor fluidez en la realización de las tareas

contables.

¿Qué tareas específicas podrían ser automatizadas o simplificadas mediante una plataforma que

emite alertas de acuerdo con los plazos de la DIAN?

Específicamente la notificación personalizada a cada cliente que, en mi caso particular, es una de

las tareas que más me demanda tiempo, pues es una tarea que actualmente la realizo de forma manual.

¿Cuáles son los riesgos o consecuencias de no cumplir con los plazos establecidos por la DIAN

en la presentación de documentos fiscales?

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El principal riesgo es la imposición de sanciones pecuniarias o sellamiento de establecimientos

comerciales.

¿Has tenido experiencia previa con plataformas similares? Si es así, ¿qué aspectos positivos o

negativos destacarías de esas experiencias?

Hasta la presente no conozco alguna plataforma similar

¿Cuál es tu opinión sobre la importancia de la tecnología en la gestión de archivos contables y el

cumplimiento de plazos fiscales en Colombia?

Hoy, cuando el mundo avanza hacia la digitalización de todo, es muy importante que también

desde el área contable se busque la utilización de las nuevas tecnologías, ya que ello puede hacer más

fácil la realización y ejercicio de la profesión.

¿Cuáles son los desafíos técnicos más comunes al implementar una plataforma de archivo

contable que emite alertas de acuerdo con los plazos de la DIAN?

En mi experiencia laboral, uno de los desafíos es la falta de capacidad de almacenamiento en la

nube de algunas plataformas. Así mismo, la conectividad a internet, la cual en algunos lugares

geográficos es deficiente.

Entrevistador: Cristian Camilo Cortes Parra

Entrevistado: Ángela Patricia Ávila Junco

Cargo: Directora contable

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Empresa: STAND ILUMINACIONES SAS

Contexto de la entrevista: la presente entrevista se realiza para buscar a profundidad los criterios

técnicos y funcionales para contemplar los parámetros necesarios que necesitaría la plataforma con el

objetivo de tener un archivo contable en la nube y que además con base en los tiempos emitidos por la

DIAN pueda emitir alertas a sus usuarios y de esta manera se cumpla con las obligaciones que

corresponda a cada usuario.

¿Qué opinión tienes sobre la importancia de mantener un archivo contable organizado y al día en

el cumplimiento de las obligaciones fiscales en Colombia?

Fuente de alta importancia para poder consultar para revisión y análisis de las operaciones

pasadas, y el cumplimento de la norma para no incurrir en sanciones.

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentas al gestionar los plazos y documentos

relacionados con la DIAN en tu labor como contador?

El buen almacenaje de la información, con la adecuada organización y clasificación, para su fácil

consulta.

¿Cómo te beneficiaría una plataforma de archivo contable que emite alertas automáticamente

sobre los plazos de la DIAN?

organización en la entrega de presentación de obligaciones sin incurrir en sanciones.

¿Qué características consideras esenciales en una plataforma de archivo contable para satisfacer

las necesidades de los contadores en Colombia?

fecha, tercero, tipo documento, prefijo, valor, observaciones.

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¿Cuáles son los riesgos o consecuencias de no cumplir con los plazos establecidos por la DIAN

en la presentación de documentos fiscales?

sanciones según la normatividad vigente

¿Qué aspectos legales y de cumplimiento se deben tener en cuenta al utilizar una plataforma de

archivo contable para fines fiscales?

ser cronológico, ser legible y tener la información quesea relevante de lo soportado en cada

documento

¿Cómo crees que una plataforma de este tipo podría mejorar la eficiencia de tu trabajo como

contador?

para planificación de las fechas para poder cumplir con todas las obligaciones en los plazos

establecidos

¿Has tenido experiencia previa con plataformas similares? Si es así, ¿qué aspectos positivos o

negativos destacarías de esas experiencias?

Hasta el momento no he tenido ningún tipo de experiencia con plataforma como la que se

plantea en esta entrevista,

4. ENCUESTA

Bajo esta técnica de elicitación de requisitos se plantearon una serie de preguntas a un grupo de

personas que dan de manera más compacta lo que se espera de la plataforma el resultado de la misma se

deja en el archivo Excel que se relaciona junto a este documento al momento de realizar la carga de

evidencias.
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BIBLIOGRAFÍA

https://sena.territorio.la/content_secure/1256/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/2

28122/Contenido/DocArtic/Modulo1/GUI1/Guia_aprendizaje_1_v2.pdf

WEBGRAFÍA:
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colaboradores de Wikipedia. (2023). ISO/IEC 27001. Wikipedia, la enciclopedia libre.

https://es.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001

Mercadeo. (2023, 13 octubre). Cuáles son los problemas más comunes de un software contable -

Unión Soluciones. Unión Soluciones. https://unionsoluciones.com/2023/07/21/cuales-son-

los-problemas-mas-comunes-de-un-software-contable/

Enríquez, J. G., & Casas, S. (2014). Usabilidad en aplicaciones móviles. Informes Científicos y

Técnicos (Universidad Nacional de la Patagonia Austral), 5(2), 25-47.

https://doi.org/10.22305/ict-unpa.v5i2.71