MICROSOFT ACCESS 2010

Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional que forma parte del conjunto de
herramientas ofimáticas de Microsoft.

Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí. Las bases de
datos se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente. Por Ejemplo:

Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos impresos e indexados para su Consulta. La información contenida en una base de
datos puede ser recuperada o almacenada mediante Consultas que ofrecen una amplia
flexibilidad para administrar la información.

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

TIPO DESCRIPCIÓN
Son los objetos básicos, en los que se almacena la información. Sobre ellas
Tablas actúan el resto de los objetos.
Consultas A través de ellas podemos obtener la información deseada de las tablas de
forma selectiva (como por ejemplo, los clientes desde el código 1 al 48 o los
pedidos realizados en tal fecha por nuestros clientes).
Formularios Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma
más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informes Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS 2010

Abrimos Microsoft Access 2010 y nos encontramos con la ventana principal del mismo:
Para crear una base de datos, en la pestaña Archivo hacemos clic en Base de datos en blanco
y después en Crear. En la parte inferior derecha de la ventana se nos indica el nombre que se
le dará por defecto y en qué carpeta será creada.

Podremos darle otro nombre antes de guardarla, y haciendo clic en el icono se nos
mostrará un cuadro de diálogo en el que podremos seleccionar otra carpeta para guardarla, así
como especificar la versión de base de datos con la que deseamos trabajar.

Los archivos de base de datos de Microsoft Access 2010 tienen extensión .accdb. Una vez
creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access 2010.
CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Access 2010 se hace un clic en la pestaña Crear y a continuación en
Diseño de tabla.

En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de los campos y su tipo, entre otras
propiedades.
Al guardar la base de datos introduciremos un nombre para la tabla creada:

CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE LA TABLA

Desde el icono Ver de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio podemos

cambiar entre las posibles vistas de una tabla.

CLAVE PRINCIPAL O PRIMARIA

Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca
cada registro de una tabla de Access 2010. Así, si por ejemplo hay un cliente con el código 10,
no podrá haber otro con el mismo código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave
principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas
relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra
con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo código también clave principal.

Para crear una clave principal, en Vista Diseño elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea
único para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y haremos clic
con el botón derecho sobre él.

A continuación, en el menú contextual se selecciona Clave principal o se hace clic en el icono

de la pestaña Diseño.

Para crear una clave principal con varios campos se debe mantener pulsada la tecla Control e
ir haciendo clic en el cuadradillo a la izquierda del nombre de cada campo, y después (con la
tecla Control aún presionada) hacer clic con el botón derecho y seleccionar Clave principal en
el menú contextual.

GUARDAR UNA TABLA

Se hace clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o en la pestaña Archivo -

Guardar, se introduce un nombre para la tabla y un clic en Aceptar.

Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, a la hora de guardarla se nos
mostrará el siguiente aviso.
 En caso de que pulsemos en Sí, se creará automáticamente un campo de tipo Autonumeración
llamado Id.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA EN ACCESS 2010

Para modificar una tabla haremos clic en Ver y a continuación seleccionaremos la Vista Diseño,
en la que podremos añadir y eliminar campos, renombrarlos, etc:

INTRODUCIR UN REGISTRO EN UNA TABLA

Estando en la vista Hoja de Datos nos situaremos en el último registro, que estará en blanco y
lo editaremos. También podremos insertar un registro haciendo clic en el icono NUEVO de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.

MODIFICAR REGISTROS

Para modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a modificar y lo
editamos. Los cambios se aplicarán al cambiar de registro o hacer clic en GUARDAR, pudiendo
usar el icono DESHACER o la combinación de teclas Control + Z para deshacer los cambios.
ELIMINAR REGISTROS

Para borrar un registro lo seleccionaremos haciendo clic sobre el cuadradito a la izquierda del
nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Suprimir: se mostrará un cuadro de diálogo
pidiéndonos confirmación para ello. Para eliminar a la vez varios registros consecutivos
arrastraremos hasta seleccionarlos todos.

RELACIONES ENTRE TABLAS

Las relaciones entre tablas (pueden relacionarse dos o más tablas) de una base de datos son
usadas para mantener una integridad en los datos denominada integridad referencial. Para
explicarlo de forma muy básica y sencilla, cuando se crean relaciones entre tablas se impide
entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no existen también en otra tabla de
la que depende.

Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se halla en la
pestaña Herramientas de bases de datos:

Veremos un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos las tablas que queremos relacionar,
y haremos clic en Agregar: veremos los campos contenidos en cada una de las tablas.
Para relacionar dos tablas, se hace clic en el campo sobre el que vamos a hacer la relación y
arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla. Cabe aclarar que ambos campos
han de ser del mismo tipo (si uno es numérico entero, el otro lo deberá ser también).

Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una LLAVE a su izquierda. En la
imagen de ejemplo relacionamos el campo idProvincia de la tabla Clientes con el campo id de
la tabla Provincias.

La casilla Exigir integridad referencial permitirá según el ejemplo, que cuando introduzcamos
un código de cliente en la segunda tabla, deberá estar previamente también en la primera. Por
ejemplo, no podremos introducir un registro en Clientes si el valor que introduzcamos en el
campo idProvincia no existe en la tabla Provincias.

Una vez hechas las relaciones veremos una línea que muestra los campos relacionados, tal y
como vemos en la imagen de la derecha.

MODIFICAR UNA RELACIÓN Y ELIMINAR UNA RELACIÓN

Para que Access 2010 nos muestre la ventana Modificar relaciones se hace clic con el botón
derecho sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y se selecciona Modificar
relación.

Para eliminar una relación tan sólo se hace clic sobre la línea que muestra la relación entre las
tablas, y pulsar la tecla Suprimir.

CONSULTAS

Hay dos tipos de consultas en Access 2010: consultas de selección y consultas de acción. Las
consultas de selección nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las
consultas de acción podemos además operar sobre los datos seleccionados. En este caso solo
vamos a profundizar en las Consultas de Selección.

CREAR CONSULTAS DE SELECCIÓN

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc. Para crear una consulta de selección, haremos clic en el icono Diseño de
consulta que se halla en la pestaña Crear:

A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y haremos
clic en el botón Agregar (de igual modo que al relacionar tablas).
Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos
mostrar. Situándonos en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un
campo de la lista que aparece al pinchar en

Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer el
Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede
definir un máximo de 10 ordenaciones).

FORMULARIOS

Los formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción, modificación y
eliminación), pudiéndose ser usados tanto con tablas como con consultas.

CREAR UN FORMULARIO USANDO EL ASISTENTE

Para crear un formulario usando el Asistente haremos clic en la opción de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Crear. Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el que
seleccionaremos los campos de las distintas tablas que usaremos en el formulario y
pincharemos en Siguiente.

En la siguiente pantalla seleccionaremos la distribución que deberá tener, y haremos clic en

Siguiente.

En este punto daremos un nombre al formulario, seleccionaremos una de las dos opciones
disponibles y pulsaremos el botón Finalizar.
Si en la pantalla anterior habíamos seleccionado la opción Modificar el diseño del formulario se
abrirá el formulario creado en Vista Diseño.

Si habíamos seleccionado la opción Abrir el formulario para ver o introducir información se

cerrará el Asistente y se abrirá el formulario que hemos creado. Para movernos por los
registros del formulario, en la parte inferior izquierda del mismo veremos:
Esto nos muestra información sobre la tabla o consulta que estemos usando a través del
formulario: según la imagen de ejemplo hay siete registros en total, y estamos situados en el
tercero.

Para buscar y reemplazar un dato haremos clic en los iconos Buscar y Reemplazar
respectivamente, y en el cuadro de diálogo que nos aparece seleccionaremos las opciones
deseadas.

Para modificar un registro tan sólo debemos situarnos en él y después de editarlo pasar al
siguiente, o hacer clic en el icono GUARDAR.

Si después de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que contenía antes,
haremos clic en el icono DESHACER o pulsaremos la combinación de teclas Control + Z.

Para eliminar un registro en un formulario haremos clic en el icono Eliminar y seleccionaremos

la opción Eliminar registro.

NOTA: DESPUÉS DE BORRAR UN REGISTRO NO PODREMOS RECUPERARLO.

INFORMES
Para crear un informe haremos clic en el icono Diseño de informe de la pestaña Crear.

Veremos el área del informe está dividida en tres partes: encabezado de página, detalle y pie
de página.

Del mismo modo que sucedía con los formularios también podemos redimensionar los
informes pinchando y arrastrando de sus esquinas. Asimismo también podemos ampliar y
reducir las diferentes áreas del mismo situándonos en el borde de la barra.
Después asociaremos una tabla al informe: para ello haremos doble clic con el botón izquierdo
en el icono situado en la esquina superior izquierda del mismo, o bien clic con el botón
derecho para después seleccionar Propiedades o Propiedades del informe.

En la pestaña Datos, dentro de Origen del registro seleccionaremos la tabla deseada.

En la cinta de opciones vemos los controles disponibles para insertar en el informe. Para
insertarlos primeramente los seleccionamos y después hacemos clic en el informe (con algunos
es necesario arrastrar hasta darles las dimensiones deseadas):

El proceso para crear un informe es exactamente el mismo usado para crear los formularios:
creamos los controles, asociamos campos de tablas o consultas a ellos y le damos el formato
deseado. También podemos insertar controles desde el icono Agregar campos existentes de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño: en la parte derecha de la ventana se
mostrará el panel Lista de campos, y para insertarlos en el informe tan sólo hemos de
arrastrarlos al mismo.

Un ejemplo de informe en Vista Diseño sería el mostrado en la siguiente imagen:

Para crear informes disponemos también de un Asistente, al que accederemos haciendo clic en
el ASISTENTE PARA INFORMES.