MANUAL DE CALIDAD

1. INTRODUCCIÓN
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S, es consciente de la continua necesidad de cumplir y
superar los requisitos del cliente y de lograr un crecimiento empresarial a largo plazo, por
ello ha determinado implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad que dé
respuesta a los desafíos del sector.

De este modo, SOLUCIONES METAL MAX S.A.S ha trabajado para adecuar sus procesos a
los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015, con el objeto de demostrar cómo
orientar sus actividades hacia el logro de los objetivos de Calidad y el cumplimiento de su
filosofía empresarial en los contratos establecidos con un tercero.

Con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad busca mejorar sus resultados
económicos y alcanzar la efectividad en todos sus procesos.

En el proceso de elaboración de este documento se requirió la participación de todos los

niveles organizacionales, con ello se obtuvieron datos de fuentes primarias y secundarias
de información. Se clasificaron y organizaron los procedimientos existentes, elaborando los
requerimientos de la norma técnica para la adecuación del Sistema. De esta forma, se
presenta un trabajo que evidencia el compromiso de la gerencia con el diseño e
implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

CAPITULO 1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL

1.1 Objetivo del Manual

Describir el alcance, las políticas, los objetivos, los procesos, su interacción y la
documentación asociada al Sistema de Gestión de Calidad frente a la norma ISO 9001:2015.

Tiene como propósito promover la mejora continua en las operaciones de diseño,

planeación, construcción y administración de proyectos de ingenieria, con base en la norma
NTC ISO 9001:2015, siendo este el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer
seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la empresa, con el fin de generar resultados
que atiendan los planes estratégicos.

El manual de calidad sirve como carta de presentación de nuestra empresa y proyecta

nuestra imagen ante el mercado. En él se describe todo el proceso del sistema de gestión
de la calidad, acorde con nuestra política y objetivos de. Además, este documento nos sirve
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de apoyo para los programas de entrenamiento del personal que ingrese a la empresa.

El presente Manual está a disposición de todos los empleados de la organización y de

nuestros clientes para servir de guía en todo lo referente al Sistema de Gestión de Calidad.

CAPITULO 2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

2.1. Presentación de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S

Misión
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S., Es una empresa dedicada al diseño, fabricación, montaje
y soluciones en la construcción de estructuras metálicas, proyectando ser una alternativa
en el mercado generando satisfacción al cliente, ofreciendo nuestro servicio con
profesionalismo, calidad, honestidad, disciplina e integridad.

Visión
Queremos posicionarnos como una de las mejores empresas a nivel regional en el diseño,
fabricación y montaje de construcciones de estructuras metálicas, buscando alcanzar altos
estándares de calidad y competitividad, manteniendo un alto grado de satisfacción de
nuestras partes interesadas.

Valores
Valor Corporativo Justificación
Excelencia del servicio Nuestro personal siempre estará dispuesto a una actitud
de servicio frente a todos nuestros clientes buscando
soluciones eficaces.
Compromiso con la Calidad Poder prestar con la mayor calidad nuestros servicios a
todos nuestros clientes, en todos los procesos de nuestra
empresa desde el diseño hasta el montaje
Eficiencia Promover el uso adecuado de nuestros recursos con el fin
de que se el uso pertinente y exista un equilibrio entre la
inversión y el producto
Confianza Buscar de forma permanente relaciones de calidad tanto
como con los clientes como con los colaboradores de
forma que las relaciones sean productivas con ambas
partes.
Transparencia Obrar con honestidad y transparencia cumpliendo con los
requisitos legales y del uso de la información.
Puntualidad Cumplir con los compromisos y tareas en el tiempo
acordado respetando y valorando el tiempo de nuestros
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clientes y colaboradores

Organización
La organización ha establecido un organigrama, donde se definen los niveles de autoridad
de los diferentes cargos y su relación con los niveles inmediatos.

Cabe aclarar que la empresa cuenta con un organigrama general y de acuerdo al objeto del
contrato u obra, se define el organigrama especifico.

2.2. Partes Interesadas

Identificación de partes interesadas

Los grupos de interés pueden definirse como un individuo o un grupo de individuos que
pueden afectar o verse afectados en el logro de los objetivos empresariales. Debido a su
efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente
productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables, la organización ha determinado:

a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión conforme a la

ISO9001:2015;
b) los requisitos, necesidades y expectativas pertinentes de estas partes interesadas para el
sistema de gestión ISO 9001:2015.

Identificar todos los grupos de interés es un proceso abierto, ya que se realiza en un medio
cambiante como es el entorno y los objetivos estratégicos, es por ello por lo que se
considerarán grupos de interés según el estado y el contexto de la empresa.

La organización identificó sus partes interesadas de acuerdo con lo establecido en el

procedimiento determinación del contexto y alcance del sistema

2.3. Productos y servicios.

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S ofrece los siguientes productos y/o servicios:

• Diseño: Somos ingenieros civiles especialistas en estructuras. Hacemos los cálculos para
las necesidades que tengas.
• Fabricación: Contamos con un taller donde realizamos el diseño que tengas en mente.
• Montaje: Nuestro personal tiene años de experiencia en la construcción de estructuras
metálicas.
• Soluciones: La idoneidad de nuestros ingenieros resuelve cualquier problema que
tengas con tu estructura en acero.
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CAPITULO 3. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1. Alcance del Sistema Integrado de Gestión

El alcance de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S es el diseño, fabricación y montaje de
estructuras metálicas.

3.2. Exclusiones
Se considera como exclusión los requisitos correspondientes al numeral 8.3 Diseño y
Desarrollo, puesto que la organización no establece especificaciones para la prestación del
servicio, dado que la organización realiza fabricación y montaje, estructuras y equipos de
acuerdo con los planos o especificaciones dadas por sus clientes.

CAPITULO 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Con el fin de fortalecer el diseño, fabricación y montaje de construcciones de estructuras
metálicas, SOLUCIONES METAL MAX S.A.S establece, implementa, mantiene y mejora
continuamente el Sistema de Gestión de Calidad que se encuentra conforme a la norma ISO
9001:2015.

Para lo anterior se ha determinado al interior de la empresa:

a) Los procesos; para efectos de cumplir este requisito se llevó a cabo la identificación,
caracterización e interacción de los procesos de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S,
que se representan en el Mapa de Procesos, el cual está conformado por procesos
en los niveles: estratégico, misional y de apoyo.
b) Los métodos y criterios necesarios para asegurar la operación efectiva y control de
los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, a partir de: las Caracterizaciones de
los procesos que incluyen descripción detallada de cada proceso, en donde se
establece la relación entre éstos a partir de sus entradas, actividades, salidas e
indicadores.
c) Las políticas del Sistema de Gestión de Calidad y las cuestiones asociadas con el
contexto de la organización, las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
d) La aplicación de un programa de auditoría interna y la revisión periódica de la
Gerencia.
e) Las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
f) El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, que puedan incidir en la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

También se definen el líder del Sistema de Gestión de Calidad, los líderes de los procesos,
así como los roles y responsabilidades de cada uno de los actores con el fin de fortalecer el
sistema de gestión.
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CAPITULO 5. LIDERAZGO
La Gerencia General mediante la definición de la visión, misión y valores encamina a la
empresa hacia el logro de los objetivos establecidos en la planeación estratégica, ejerciendo
un liderazgo que impulse desde el nivel directivo a todos los colaboradores de SOLUCIONES
METAL MAX S.A.S. Teniendo en cuenta lo anterior, el talento humano es la base sobre la
cual se edifica la gestión empresarial y por ello el liderazgo en todos los niveles es una
competencia que se desarrolla y fortalece.

5.1. Liderazgo y compromiso

La Gerencia General a partir de los siguientes aspectos demuestra su liderazgo y
compromiso:

Realiza la revisión gerencial, en las cuales se propician espacios de diálogo y participación

entre los distintos grupos de valor para evaluar, corregir y presentar alternativas de solución
y cualificación frente a la satisfacción de los clientes.

Realiza encuestas anualmente para medir la satisfacción de los clientes, información que es
divulgada y socializada al interior de la empresa en cada uno de los niveles, con el fin de
generar acciones a partir de los resultados para mejorar la percepción.

Asegura que los requisitos legales y otros requisitos se determinen en cada uno de los
procesos, para garantizar el cumplimiento de estos.

Toma decisiones sobre los riesgos materializados de acuerdo con las políticas de operación
Establecidas.

5.2. Políticas de Calidad

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S, ha establecido su policita de calidad, la cual es aprobada
por la Gerencia, socializadas a las partes interesadas, se implementan en cada uno de los
niveles a través de diferentes estrategias de comunicación.

POLITICA DE CALIDAD
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S en sus operaciones de diseño, fabricación y montaje de
construcciones de estructuras metálicas, se compromete a realizar la gestión de sus
procesos, de acuerdo con la orientación estratégica, con el fin de cumplir los objetivos
definidos para el Sistema de Gestión de Calidad y así contribuir al mejoramiento continuo
de la compañía.

Para ello realizamos la gestión efectiva de los requerimientos de nuestros clientes,

buscando satisfacer y superar sus expectativas, a través de personal competente y
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comprometido, suministrando recursos técnicos, tecnológicos, financieros y de

infraestructura que sean requeridos, así como, tomando las acciones necesarias para
gestionar sus riesgos y oportunidades. Así mismo SOLUCIONES METAL MAX S.A. busca
promover el desarrollo profesional, económico y personal de nuestro equipo de trabajo a
través de su formación, fortaleciendo sus competencias y buscando alinear sus necesidades
y expectativas con la compañía.

Nos comprometemos a cumplir la legislación y regulación aplicable y otros compromisos en

materia de calidad.

5.3. Roles, Responsabilidad y Autoridad

La empresa asigna los recursos requeridos para la implementación y mantenimiento del
Sistema de Gestión de Calidad.

Las principales responsabilidades y autoridades relacionadas con el Sistema de Gestión de

calidad están definidas en la Matriz de Autoridad, Responsabilidad y Comunicaciones, y
complementadas en las Caracterizaciones de los Procesos, los procedimientos y los
instructivos.

Adicionalmente se definen algunos roles y responsabilidades específicas para el Sistema de

Gestión de Calidad, los cuales se describen a continuación.

Gerente General:
• Definir estrategias para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad
• Definición de los objetivos y lineamientos en conjunto con los líderes de los procesos
• Asignar recursos tecnológicos, financieros, administrativos y humanos para la
implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.
• Realizar la revisión por la dirección al menos una vez al año del sistema de gestión de
calidad
• Asumir las responsabilidades adquiridas en la política de calidad.

Líderes de proceso:
• Diseño de los indicadores y metas para el proceso.
• Establecimiento de acciones de mejora continua del sistema de gestión de calidad.
• Líder del Proceso, como su nombre lo indica lidera el diseño, ejecución, medición y
mejora continua del proceso
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• Diseño del proceso (objetivo, alcance, reglas, flujograma general, entre otros), con los
actores del proceso.
• Consolidación de los análisis de indicadores de gestión y toma de acciones con base en
los resultados obtenidos en los distintos procesos.
• Establecimiento de acciones de mejora continúa consensuadas con los actores del
proceso.
• Aprobación de la emisión, modificación y retiro de la documentación en el proceso,
previa revisión de los lideres de proceso.
• Promoción del compromiso y la apropiación de los colaboradores que participan en el
proceso con el Sistema de Gestión de la Calidad
• Difusión de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, creando conciencia
sobre la importancia de su interiorización, entendimiento y aplicación.
• Promoción del cumplimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
• Asegurarse de que las personas que realizan el trabajo tomen conciencia sobre las
políticas, objetivos, su contribución a la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y la
importancia del cumplimiento de los requisitos normativos, legales y de la organización.
• Promover la comprensión de la política en los trabajadores
• Analizar y difundir información sobre daños y percances en su área a fin de que se
tengan precauciones, prevención y controles respectivas

Coordinador de Calidad
• Promueve la cultura de calidad y mejora continua a través del despliegue y difusión de
los procesos, indicadores y todos los aspectos relacionados con el Sistema de Gestión
de Calidad
• Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del sistema de Gestión
de Calidad
• Capacitación y entrenamiento en el Sistema de Gestión de Calidad.
• Revisión, análisis y consolidación de la información para revisión por la alta dirección.
• Seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar
los resultados, para la toma de decisiones.
• Promoción del compromiso y la apropiación de los líderes de proceso con el sistema de
gestión de calidad.
• Consolidación de la información referente a mapas de riesgo, consolidado de acciones
de mejoramiento, resultados de indicadores de gestión, salidas no conformes para
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asegurar su publicación oportuna y la toma de acciones con respecto a los resultados

obtenidos.
• coordinar la revisión por la dirección del sistema de gestión de calidad.
• hacer seguimiento al cumplimiento de la legislación vigente.

Colaboradores y contratistas
• Conocer y tener clara la política de calidad
• Participar activamente en las charlas y cursos de capacitación organizadas por la
empresa

CAPITULO 6. PLANIFICACIÓN

6.1. Acciones para abordar los riesgos

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S. estableció el proceso de calidad como uno de sus procesos
estratégicos transversales cuyo objetivo está basado en el enfoque de gestión por procesos
e involucra la administración de riesgos. Lo anterior, permite que la gestión del riesgo en
todos los niveles de la empresa impulse una cultura de evaluación y gestión de la calidad
para el mejoramiento continuo, dónde están implícitos los lineamientos y actividades de la
administración del riesgo, según lo establecido en Procedimiento para abordar riesgos y
oportunidades. La gestión del riesgo en la empresa comprende grandes etapas donde a
partir del contexto organizacional, se identifican y analizan cada uno de los riesgos de
acuerdo con sus características y variables, para realizar una evaluación que permita
establecer planes de tratamiento orientados al control y la mitigación del riesgo, los cuales
son monitoreados y revisados constantemente por los responsables de los mismos
(Gerencia, Líderes de Procesos, Coordinador de calidad) para determinar acciones de
mejora.

6.2. Objetivos de calidad

• Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma
NTC ISO 9001:2015, orientado a la prestación de servicios y fabricación de productos
que cumplan con los requerimientos de nuestros clientes.
• Lograr eficiencia del recurso humano de acuerdo con la programación establecida en
los cronogramas del producto a desarrollar.
• Orientar las acciones de nuestra organización hacia la mejora del Sistema de Gestión de
Calidad, para desarrollar una cultura de servicio al cliente, transmitida e implementada
desde la gerencia.
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Los objetivos de calidad definidos son medibles (a través de indicadores), aportan a la

satisfacción del cliente al buscar incrementar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad,
y han de ser actualizados anualmente. Como recurso, se requiere el suministro del
comportamiento del indicador por cada líder de proceso. Todo lo anterior apunta al
cumplimiento de la norma en su numeral 6.2 Objetivos de Calidad y Planificación para
lograrlos.

6.3. Planificación de los Cambios

Para la gestión del cambio se identifican las situaciones internas y/o externas que afectan
la capacidad para lograr los resultados previstos del sistema de gestión los cuales pueden
estar relacionados con aspectos estratégicos, financieros, tecnológicos, infraestructura,
humanos, asignación de recursos, métodos de trabajo, condiciones de seguridad y salud en
el trabajo, ambientales, políticas y objetivos, requisitos legales y otros requisitos que
suscriba la empresa, normativa, modificación de procesos, entre otros que pueden tener
un impacto de manera positiva o negativa la gestión estratégica de la empresa e incidan en
su alineación con el Sistema de Gestión de Calidad, definiendo acciones para la mejora en
el marco de:

• Planeación: Específicamente para la implementación del Sistema de Gestión, se cuenta

con el Procedimiento planificación del Sistema de gestión de calidad el cual describe la
forma como se planifica la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S
• Ejecución: corresponde a la puesta en marcha de los planes fijados para la
implementación mediante el uso adecuado de los recursos y realizando los ajustes que
sean pertinentes a los procesos;
• Verificación: una vez implementados los cambios, se procede a realizar seguimientos
periódicos con el fin de determinar posibles ajustes.
• Mejora: con la identificación de ajustes se definen planes de mejora.

A través de la Revisión por la Dirección, identifica los cambios que afectan al Sistema de
Gestión de Calidad a partir del contexto interno y externo para los cuales se establece las
posibles acciones y recursos para la toma de decisiones.

De igual manera a partir de la identificación de los requisitos legales se puede planificar los
cambios de acuerdo con la normativa vigente para la gestión de los procesos, según lo
estipulado en el Procedimiento Identificación y Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
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Para gestionar cualquier tipo de cambio estratégico se definió el Procedimiento Gestión de

cambios, en el cual se describen las actividades para implementar los cambios estratégicos
que SOLUCIONES METAL MAX S.A.S decida afrontar desde cada una de las áreas.

6.4. Requisitos Legales y Otros Requisitos

La empresa consiente de la importancia de identificar y evaluar los requisitos legales y otros
requisitos determinados por la empresa para el sistema de gestión, de acuerdo con lo
dispuesto en el Procedimiento Identificación y Evaluación de Requisitos Legales

Tipo de requisito Descripción

Legal Son todas aquellas condiciones dispuestas por la Ley.
Normativo Son todos aquellos requisitos estipulados como “debes” de las Normas
de Gestión implementadas por la empresa.
Organizacional Son todos aquellos estipulados por la empresa para dar cumplimiento a
Documental su misión o razón de ser, objetivos estratégicos y políticas de operación.

Los requisitos legales aplicables y otros requisitos se modifican y/o actualizan según haya
lugar en los siguientes casos:

• Expedición, modificación, adición o derogatoria de normativa interna o externa

aplicable
• Creación o modificación de programas, proyectos y servicios

Se tienen en cuenta los otros requisitos de las partes interesadas relacionados con el
Sistema de Gestión de Calidad, que la empresa tiene que cumplir o decide adoptar. El
análisis de los requisitos legales y otros requisitos hace parte de la revisión por la dirección,
determinando las acciones a desarrollar en el caso que se identifique un incumplimiento.

CAPITULO 7. APOYO

7.1 Recursos
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S determina y proporciona los recursos necesarios para la
implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad con el
fin de aumentar la satisfacción de los clientes y en general de las partes interesadas de
acuerdo con los requisitos establecidos. Para ello cuenta con una estructura de
planificación, entrega y seguimiento de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y
humanos.

La estructura de planificación del Sistema de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S le permite

identificar y definir las actividades, los recursos, las estrategias y los métodos necesarios
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para mantener y mejorar la efectividad de este y con ello alcanzar sus objetivos
estratégicos. La planificación definida garantiza que los cambios generados e identificados
en el Sistema, se realizan en forma controlada y se divulgan al interior de la Empresa para
la mejora del sistema.

7.2. Personas
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S determina la cantidad del personal que requiere para el
desarrollo de sus procesos a través de la magnitud de los contratos.

Se creó el Procedimiento de Selección y contratación de personal. Donde se determinan las

necesidades de contratación.

Empresa contratista: Cualquier actividad o trabajo que desarrolle una empresa externa en
nombre SOLUCIONES METAL MAX S.A.S., debe cumplir la legislación en materia de
seguridad de la organización y de los requisitos de calidad de la empresa.

El documento que detalla la metodología a seguir es el manual para contratistas.

7.3 Infraestructura
La empresa cuenta con oficina en Valledupar, Cesar, se asegura la dotación, el
mantenimiento de la infraestructura necesaria para el cumplimiento de los requisitos del
cliente y establece los recursos necesarios para el sostenimiento de la infraestructura física
y tecnológica (hardware, software), cumpliendo en todo momento con la reglamentación y
normatividad vigente y los requisitos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad.

7.4. Ambiente para la operación de los procesos

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S realiza las actividades encaminadas a la promoción y
prevención de la salud; junto con la seguridad de los colaboradores, mejorando las
condiciones bajo las cuales se realizan los trabajos.

7.5. Recursos de Seguimiento y Medición

7.5.1 Generalidades
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S asigna, ejecuta y monitorea los recursos económicos para
el cumplimiento de las metas organizacionales, como punto de enfoque para desarrollar los
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contratos, el cual a través de su esquema financiero busca brindar los recursos necesarios
(económicos y de inversión) a la empresa para su operación.

7.5.2 Trazabilidad de las Mediciones

Durante el diseño, fabricación y montaje de estructuras metálicas, la empresa realiza
mediciones de calidad para dar cumplimiento a los requerimientos de los clientes. Para ello
emplea instrumentos de medición calibrados y/o verificados, con el fin de garantizar que
los procesos de seguimiento y medición se realicen de manera coherente y asegure la
validez de los resultados, la empresa ha definido el procedimiento de gestión metrológica,
el cual cuenta con las disposiciones para el mantenimiento, manipulación y
almacenamiento de estos equipos de medición.

7.5.3 Conocimiento de la organización – Gestión de Conocimiento

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S en el marco de la ISO 9001 considera el conocimiento
como una herramienta fundamental para la operación de cada uno de los procesos
definidos en el modelo de operación por procesos y el logro de la conformidad de cada uno
de los productos y servicios que presta la empresa. En este sentido, la empresa ha
adelantado esfuerzos para promover en cada uno de los niveles la cultura de Gestión de
Conocimiento.

De este modo, el ciclo de gestión de conocimiento en la empresa inicia con las directrices
dadas en el proceso de Orientación Estratégica, el cual es alimentado por las expectativas
de los grupos de interés y la propia historia de la empresa. Con base en este, se establecen
tanto los recursos para la gestión de conocimiento, los modos de acceso al conocimiento y
las estrategias para su gestión que generan productos de conocimiento, así como la mejora
continua e innovación. Estos resultados retroalimentan y alinean tanto la estrategia como
la respuesta a las expectativas, necesidades y oferta de valor hacia los grupos de interés y
la construcción de la memoria organizacional, gracias a la gestión de información y del
conocimiento.

7.6. Competencias
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S determina las competencias del personal:

• Estableciendo en su manual de funciones el nivel de educación, formación y experiencia,

señalando las competencias funcionales y comportamentales de los colaboradores que
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desarrollan las diferentes actividades de la empresa y que pueden afectar la calidad de

los productos y servicios.
• Estableciendo para los contratistas que desarrollan diferentes actividades de la empresa
y que pueden afectar la calidad de los productos y/o servicios, el nivel de educación,
formación, competencias y experiencia en los estudios previos como requisitos
indispensables para su vinculación, se evidenciará constancia de este cumplimiento en
certificado de idoneidad y experiencia, y finalmente los soportes pueden ser verificados
en las carpetas de los respectivos contratos.
• Proporcionando la capacitación, formación y/o entrenamiento los requerimientos
detectados, mediante plan de capacitación y/o estableciendo requisitos de formación
para los colaboradores y contratistas. Estos se orientan a mejorar las competencias de
los colaboradores y contratistas involucrados para lograr los objetivos de la empresa.
• Evaluando la eficacia, eficiencia o efectividad de las acciones desarrolladas de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento de capacitación asegurándose que los
colaboradores y contratistas de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S conozcan la pertinencia
e importancia de su trabajo y cómo están contribuyendo al logro de los objetivos del
Sistema de Gestión de Calidad. Manteniendo en la historia laboral, los registros de
educación, formación, habilidades y experiencia de los colaboradores vinculados a la
empresa.

7.7. Toma de conciencia

Se difunden las políticas y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad por los diferentes
medios de comunicación establecidos por la empresa, con el fin de apropiar su propósito y
función en el marco del logro de los compromisos, objetivos organizacionales y
cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la empresa.

7.8. Comunicación
SOLUCIONES METAL MAX S.A.S entendiendo la importancia que la comunicación interna y
externa tiene para el buen desempeño de la organización, cuenta dentro de su modelo de
operación con el proceso denominado Planeación Estratégica.

En general SOLUCIONES METAL MAX S.A.S a través de sus medios de comunicación, llega
a sus grupos de interés de manera íntegra, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable;
lo anterior, aplicando estrategias que se definen por medio del Manual de comunicaciones.
En este documento se define a nivel interno y externo, las partes interesadas identificadas
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por la empresa, así como las necesidades de comunicación de cada una, esto con el fin de
garantizar una adecuada comunicación que incluye (qué, cómo, cuándo y a quién
comunicar).

La comunicación dirigida a todas las partes interesadas comprende los diferentes niveles y
funciones SOLUCIONES METAL MAX S.A.S., de esta manera propende por la divulgación de
la gestión organizacional y soporta:
• El desarrollo y la mejora del Sistema de Gestión de Calidad.
• La apropiación de las políticas por parte de los todos los colaboradores.
• El flujo de información asociada al Sistema de Gestión de Calidad para la
correspondiente toma de decisiones por parte de Gerencia.
• La rendición de cuentas por parte de la Gerencia sobre la gestión organizacional a todas
las partes interesadas.

Por otra parte, los diferentes procesos de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S en sus tres
niveles (estratégicos, misionales y de apoyo), divulgan información sobre el Sistema de
Gestión de Calidad.

7.5. Información Documentada

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, comprende
como información documentada la declaración de políticas, objetivos, programas,
lineamientos, manuales operativos, caracterizaciones de procesos y los diferentes
procedimientos documentados, guías e instructivos que orientan la operación de la
empresa.

De igual manera, SOLUCIONES METAL MAX S.A.S establece mediante el procedimiento de

creación, actualización y control de la información documentada, los parámetros de control
para la información documentada (documentos internos y externos) necesaria para la
eficacia de la operación de la empresa, con el fin de asegurar su adecuado uso, control de
cambios, confidencialidad e integridad y garantizar su idoneidad, protección, identificación
y disponibilidad.

Los responsables del diligenciamiento y custodia de los registros se especifican en cada

procedimiento y tienen la obligación de rellenarlos en un formato que sea legible y limpio.
 MANUAL DE CALIDAD

Los registros en formato papel deben ser archivados en un entorno que optimice la
conservación de estos, evitando la degradación, deterioro o extravió. En la medida de lo
posible, se conservará una copia digital de cada uno de los registros.

Como norma general los registros se archivan durante un periodo mínimo de 5 años,
aunque en casos especiales, si se requiere, se pueden conservar por mayor tiempo. Una vez
expirado el periodo de conservación, se procede a la destrucción de los registros.

CAPITULO 8. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

8.1. Planificación de la prestación de servicios

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S, en cada una de sus áreas trabaja de la siguiente manera:

• Determinar las necesidades del cliente

• Determinar los requisitos no establecidos por el cliente
• Ejercer los requisitos legales y reglamentarios para su aplicación
• Cumplir con los requisitos previstos
• Registrar los resultados de la revisión efectuada a dichos requisitos
• Confirmar los requerimientos del cliente previamente a su aceptación
• En caso de existir modificación en la información, se tendrá que asegurar que se realicen
los cambios a dicha información.
• Efectuar una comunicación eficaz con el cliente sobre el desarrollo de la obra

Manuales y/o documentos operativos: se describen el ¿qué y cómo? de cada una de las
áreas de trabajo de la empresa, detallando las etapas y actividades que de manera
articulada deben desarrollarse, así como las condiciones y requisitos de calidad.

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S S ha establecido la aplicación de controles operacionales

para sus actividades con la finalidad de cumplir con la Política de Calidad definida.
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8.2. Requisitos para los productos y/o servicios

8..2.1. Comunicación con el cliente

Los requisitos exigidos por los clientes y por la Organización se encuentran definidos en los
contratos firmados entre las partes.

Todas las necesidades y sus medios de comunicación están definidas en la Matriz de

Comunicaciones Internas y Externas. SOLUCIONES METAL MAX S.A.S garantiza la eficacia
en el uso y retroalimentación de esta información para la mejora continua de los procesos
del Sistema.

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S ha establecido un Manual de Comunicaciones en donde se

establece los medios adecuados de comunicación interna y externa (partes interesadas),
con el fin de asegurar que la información sobre temas contractuales, comerciales, seguridad
y salud en el trabajo, sociales, ambientales, entre otros, lleguen de forma efectiva y se
pueda crear un ambiente de confianza que sirva para generar espacios de
retroalimentación.

8.2.2 Determinación de los requisitos relacionados con los productos y prestación de

servicio
a) Los requisitos de calidad exigidos se encuentran definido en los contratos
b) En los documentos operativos de los procesos misionales, se identifica los requisitos
intrínsecos y organizacionales de igual manera se encuentran la descripción del
producto y/o servicio, características de operación, financiación, personas encargadas
de la operación.
c) La empresa ha establecido el procedimiento de requisitos legales y otros requisitos el
cual permite identificar la normativa aplicable a cada proceso, el seguimiento,
evaluación de su cumplimiento.

8.2.3. Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

De acuerdo con los documentos operativos de los procesos misionales, las etapas de
revisión de los requisitos relacionados con el producto y/ o servicio se realizan desde el
punto de vista estratégico, operativo y de apoyo.
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8.2.4. Cambios en los requisitos para los productos y/o servicios

Cuando se generan cambios en contratos u obras se hace a través de la gerencia como
contacto y se notifica vía correo electrónico a la Dirección de Planta sobre las nuevas
disposiciones a cumplir en función de la modalidad del contrato.

8.3 Diseño y Desarrollo del Producto y/o Servicio

En la etapa de diseño se tiene establecido el sistema de comunicación constante y
planificado del diseñador con el solicitante y el constructor.

Es fundamental que el diseño incorpore la experiencia recogida en la etapa de construcción

de proyectos anteriores, lo cual evita muchos cambios posteriores.

8.4. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

La empresa ha establecido lo siguiente:

a) Para los trabajos realizados por contratistas, se cuenta con contrato objetivo y
transparente para dar cumplimiento al servicio para cumplir la misionalidad de la
empresa.
b) Se tienen definidas las especificaciones técnicas de los contratos para adelantar los
procesos de ejecución, según la actividad a desarrollar.
c) Se tienen definidos los lineamientos y políticas generales que son de obligatorio
cumplimiento en el contrato.
d) Para asegurar la verificación de los servicios contratados y el control de la operación del
servicio, se realiza un ejercicio de supervisión y seguimiento a contratistas, con lo cual
se busca garantizar la calidad de los servicios, de tal forma que se cumpla con las
exigencias contempladas en la Ley, la normativa vigente, Manuales Operativos,
Lineamientos Técnicos Administrativos definidos en los contratos, incluyendo las
cláusulas contractuales del Sistema de Gestión de Calidad

8.5. Producción y provisión del producto

8.5.1 Control de las operaciones de los contratos u obra

El control de los contratos u obras se realiza de acuerdo con lo indicado en los documentos
operativos.
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Se cuenta con instrumentos de medición para llevar a cabo el seguimiento y verificación a

la calidad del producto en cada etapa de los procesos.

Se llevan a cabo auditorías internas y externas para determinar el cumplimiento de la

normativa vigente de acuerdo con lo establecido en el contrato y la norma ISO 9001:2015.

8.5.2. Identificación y trazabilidad

Se cuenta con los registros para asegurar la identificación y trazabilidad del producto, en
cada una de las etapas de las actividades a realizar:

Etapa de estudios preliminares

Etapa de diseño
Etapa de fabricación
Etapa de montaje
Etapa de post-entrega

8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores

Se considera propiedad de clientes, la información o documentos recibidos u obtenidos por
estos y que es utilizada para el cumplimiento de su misión. Esta documentación e
información se administra de acuerdo con las políticas de seguridad de la información y
normativa legal vigente y a través de lo establecido en el procedimiento de control de
documentos y registros.

8.5.4. Preservación
La obra o el desarrollo del contrato se salvaguarda durante todo el proceso hasta la entrega
al cliente.

8.5.5. Actividades posteriores a la entrega

Desde la Gerencia se realiza seguimiento a la entrega de la obra o contrato y en caso de
algún incumplimiento se levanta el respectivo plan de acción o acta y se llegan a acuerdos
con el cliente, para subsanar la situación encontrada.

La supervisión permite la identificación de aquellos aspectos que están incidiendo en la

calidad de la actividad realizada y se toman las diferentes acciones para dar continuidad.
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Otro mecanismo es la retroalimentación del cliente por medio de los diferentes medios
como las peticiones, quejas y reclamos presentados por las partes interesadas.

8.5.6. Control de cambios

En el marco del control, una vez identificados e implementados los cambios, se procede a
realizar seguimientos periódicos con el fin de determinar posibles mejoras, previo análisis
del cambio su impacto y determinación de planes de acción para el desarrollo de este.

A partir de la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales se puede planificar

nuevos cambios de acuerdo con la normativa vigente para la gestión de los procesos.

En esta medida se cuenta con el procedimiento para la Gestión del Cambio donde se
establecen los criterios para la implementación y control de los cambios operativos que
surjan, con el fin de documentar, planificar y controlar los cambios mitigando los efectos y
potencializando los aspectos de mejora.

8.6. Liberación de los productos y servicios

En la planificación de las actividades se consideran las etapas para verificar que se cumple
con los requisitos que se han identificado y definido con el cliente por medio del contrato.

Se comunica a las partes interesadas los cambios en los requisitos, una vez realizadas la
actualizaciones o ajustes en los lineamientos y manuales operativos.

En los procedimientos se identifican los puntos de control que permite que las actividades
cumplan con los parámetros definidos para la operación de los procesos. Se construyen los
diferentes instrumentos de supervisión para implementarlos en los procesos permitiendo
verificar que se cumpla con estos estándares.

8.7. Control de producto y/o servicio no conforme

El producto y/o servicios que no es conforme con los requisitos establecidos por la
organización y/o clientes se identifica y controla de acuerdo con lo estipulado en el
procedimiento de Control de Producto y servicio no Conforme, igualmente la organización
ha definido procedimientos para acciones de mejoramiento.

El estado de los PNC y SNC son analizados anualmente en la Revisión por la Dirección para
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establecer si se requieren acciones de mayor nivel a las implementadas por los Líderes de
los procesos misionales.

CAPITULO 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S busca sostener y mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad
del Sistema de Gestión de Calidad, para lo cual implementa procesos de evaluación tales
como: i) Monitoreo y seguimiento a la gestión, ii) Inspección, vigilancia y control, iii)
Evaluación independiente, a través de los cuales se realiza seguimiento, medición y análisis
de la gestión; con el ánimo de facilitar la toma de decisiones fundamentadas en hechos,
demostrar la conformidad del producto y servicio, asegurar la conformidad del Sistema de
Gestión de Calidad y garantizar su mejora continua.

9.2. Satisfacción del cliente

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S en su preocupación constante por conocer el nivel de
satisfacción de sus clientes externos, entender sus necesidades y obtener la información
necesaria para mejorar sus procesos, implementa herramientas de medición desde
diferentes frentes:

Por un lado, contempla obligaciones contractuales; de otra parte, la empresa también

realiza mediciones y análisis de la satisfacción de los clientes a través de sus canales de
atención, utilizando diversas técnicas de medición. Por tal motivo, anualmente o una vez
culmine la obra se ejecuta la medición del nivel de satisfacción, con el fin de permitir tener
una imagen más objetiva de la visión de los clientes.

9.3. Análisis y Evaluación

El análisis de la información se realiza con el fin de identificar tendencias, guiar decisiones
y evaluar el Sistema de Gestión de Calidad para demostrar su eficacia, eficiencia y
efectividad.

9.4. Auditorías Internas

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S tiene estructurado el procedimiento para la realización de
las auditorías internas el cual establece la planificación y la realización in situ de las
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auditorias, conclusiones de la verificación y el seguimiento a las acciones correctivas

resultado de los hallazgos.

El documento que detalla la metodología a seguir es el Procedimientos de auditoría.

9.5. Revisión por la Dirección

9.5.1. Generalidades
La Gerencia General de SOLUCIONES METAL MAX S.A.S ha establecido la revisión de la
implementación, avance y mejora del Sistema de Gestión de Calidad durante la vigencia con
el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo
con la metodología establecida en el Procedimiento Revisión por la Dirección del Sistema
de Gestión de Calidad, donde se describe el escenario para la realización de la revisión y las
entradas correspondientes.

9.5.2. Entradas para la Revisión por la Dirección

Para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad se trabaja con la información de las
entradas definidas en el Formato para registro de la información de la revisión por la
dirección, del Proceso de planeación estratégica las cuales son suministradas por los
respectivos líderes y responsables de los procesos.

9.5.3. Salidas de la revisión por la dirección

Los resultados de la revisión por la dirección incluyen las decisiones y acciones relacionadas
con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de calidad y sus
procesos; las oportunidades de mejora, necesidad de cambios y recursos para la mejora.

De cada una de las revisiones que se realicen al Sistema de Gestión de calidad se

conservarán registros de las actas evidenciando las decisiones frente a cada una de las
entradas de acuerdo con el procedimiento definido para la Revisión por la Dirección.
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CAPITULO 10. MEJORA

10.1 Generalidades
La empresa mejora la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad
mediante la implementación de sus políticas, objetivos, resultados de auditorías internas,
resultados de indicadores de gestión, resultados de la gestión organizacional, riesgos y
revisiones por dirección, para el seguimiento y medición de los procesos; con el fin de
implementar las acciones correctivas y nuevos controles para la mitigación de riesgos,
orientado a lograr la sostenibilidad y mejora del sistema y el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

Seguimiento y medición de los procesos, productos y servicios

Para el seguimiento y medición de los objetivos organizacionales, los procesos, productos y
servicios, se cuenta con indicadores, el cual facilita monitorear los procesos, permitiendo a
los líderes tomar decisiones para la mejora, así mismo, los resultados de gestión de los
procesos reflejados periódicamente a través de los indicadores son fuente de información
para las partes interesadas.

La empresa realiza seguimiento y medición a los procesos que conforman el Sistema de

Gestión de Calidad, con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir con los resultados
planeados y mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad.

10.2. No conformidad, acción correctiva

La empresa en el marco del Sistema de Gestión de Calidad estableció mediante el
Procedimiento de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora las orientaciones para
identificar No Conformidades y determinar e implementar acciones correctivas, preventivas
y de mejora encaminadas a eliminar su causa raíz, previniendo que éstas vuelvan a ocurrir.
De igual manera el procedimiento garantiza la generación de acciones que permitan
controlar o corregir cuando se pueda la no conformidad, mientras se determina su causa
raíz y el plan de acción que permita su eliminación.

10.3. Mejora Continua

SOLUCIONES METAL MAX S.A.S tiene como objeto fomentar la cultura de la calidad, a
través de la generación de estrategias, metodologías y planes, con un enfoque de gestión
por procesos y pensamiento basado en riesgos que conduzcan a la mejora continua, la
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innovación, la gestión del conocimiento y la excelencia en la construcción de obra y la

prestación del Servicio. Por lo anterior, para garantizar la mejora continua de la empresa se
evalúan y analizan los resultados de los procesos, el estado de las no conformidades,
acciones correctivas, salidas de la revisión por la dirección con el fin de identificar
necesidades de mejora que permitan la consecución de las metas y objetivos
organizacionales.

ELABORO

SILENA RESTREPO CARDONA

INGENIERA INDUSTRIAL
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA DE LA CALIDAD