PASOS EN TEATRO DE PLANIFICACIN DEL PROYECTO por Janis A. Barlow 1.

0 Introduccin al proceso de planificacin TEATRO DEL PROYECTO Los pasos siguientes son un breve resumen de las etapas de un proyecto de teatro. Se trata de un marco para la planificacin de teatro basada en el negocio convencional y los modelos de gestin de proyectos. El plan en s mismo es una herramienta, una instantnea en el tiempo, que es la base para la accin, la comunicacin y la nueva planificacin del proyecto que sea necesario. El plan debe ser inherentemente flexible y sensible a las condiciones cambiantes siempre. El progreso no es siempre consecutivo, ms a menudo que es cclico y con cada paso las fases anteriores pueden ser revisados. Histrico teatro de preservacin, restauracin y reutilizacin de adaptacin son todas las especialidades del diseo del proyecto de teatro. Un teatro histrico, inevitablemente, requiere ms investigacin, tiempo y experiencia para producir y poner en prctica un plan de rehabilitacin con xito, pero los pasos siguientes se aplican ya sea a un proyecto de teatro edificio nuevo o antiguo. 2.0 PLANIFICACIN PRELIMINAR - el potencial del proyecto 2.1 INVESTIGACIN y ajuste de la meta Quin o qu est impulsando la demanda de un teatro? Se trata de un usuario en la bsqueda de un espacio, un espacio en busca de un empleo, o una respuesta a una brecha en la infraestructura cultural de la comunidad? Es muy importante centrarse en la misin de la organizacin y para documentar los supuestos de gua. Son sus objetivos de los proyectos del patrimonio cultural, o econmica? Es su enfoque estratgico de las artes o de entretenimiento? Existen objetivos especficos y condiciones del programa? Cul es el negocio principal - Va a producir, presentar o alquilar para cumplir con sus objetivos? Construccin previa o estudios de programacin debe ser revisado y crnica de la historia de la demanda. Toda la documentacin de sitios existentes debe ser montado. Complementaria en el sitio de investigacin y las pruebas se requiere durante el desarrollo de los planos de diseo. Muchas de estas consultas pueden ser realizadas de manera informal, aprovechando los recursos profesionales disponibles a nivel local, a travs de las agencias gubernamentales o por medio del Programa de Asesoramiento para el Desarrollo de la LHAT. 2.2 Profesional y consultas a la comunidad Consultas preliminares con profesionales con experiencia debera proporcionar una evaluacin superficial de su viabilidad. Consultas con las partes interesadas clave de la comunidad (clientes y formadores de opinin), usuarios de las instalaciones (clientes), y algn tipo de investigacin en el mercado (clientes) debera ser realizada por estos expertos objetivos e independientes en el teatro de la planificacin, gestin y diseo. 2.3 Planificacin Financiera Principales fuentes de financiacin deben ser identificados, y un flujo de caja bruto proyectado para la administracin de proyectos de capital y gastos operativos. En esta etapa del proyecto, es importante identificar las fuentes de todos y cada uno de los fondos para la planificacin o la asistencia tcnica para su proyecto.

2.4 Seleccin del sitio o de estabilizacin y de seguridad Idoneidad de un lugar se mide por varios factores: el tamao, el acceso, visibilidad, ubicacin, servicios pblicos y servicios de proximidad son algunos de los criterios. Antes de que haya ningn tipo de compromiso para adquirir, construir o rehabilitar en el lugar, debe haber una serie de evaluaciones de sitios especficos de ingeniera realizadas. Si la reutilizacin de adaptacin o rehabilitacin de edificios existentes estn involucrados, la estabilizacin y la seguridad deben ser considerados. 2.5 El Plan de Gestin de Proyectos Si el proyecto parece potencialmente viable, el siguiente paso es una serie de tareas para estudiar con mtodo, volver a planificar y documentar el proyecto. Con la ayuda de expertos independientes, profesionales, todos los elementos de una empresa de xito se puede definir, evaluar, analizar, extrapolar, seleccionadas e implementadas. La gestin de proyectos proceso de planificacin de direcciones, en detalles muy especficos, las preguntas bsicas de organizacin: Cules son los objetivos del proyecto? Cmo van a lograr? En las pginas siguientes, las tareas de planificacin de proyectos, incluyendo el estudio de factibilidad, se describen con mayor detalle. Una vez que el proceso de planificacin se ha completado, el proyecto entra en los pasos de implementacin que incluyen: La seleccin de consultores Encuesta de usuarios de grupo Programa de Construccin, Desarrollo de diseo, especificaciones y licitaciones Financieros Re-Planificacin Recaudacin de fondos, marketing, programacin y construccin APERTURA! .... Programacin de Operaciones (Planificacin y Finanzas ....) 3.0 EL PROYECTO DE PLAN DE GESTIN 3.1 Establecer un Comit Directivo del proyecto e identificar un director de proyecto El Comit de Direccin, que puede convertirse en el ncleo de un Consejo de Administracin o Gestin del teatro, debe estar compuesto por representantes de los propietarios o representantes de la comunidad que tienen un inters en el teatro y se puede dirigir el progreso del proyecto. El Comit Directivo tambin puede ser conocido como un edificio o el Comit Asesor de diseo dependiendo de la situacin de la organizacin que lidera el proyecto. Tambin es importante que en un momento dado, hay una persona responsable de la gestin de proyectos, coordinacin y enlace, y las expectativas son claras. 3.2 Llevar a cabo un Taller de Planificacin Estratgica Con la ayuda de un facilitador objetivo, experimentado, el Comit debera elaborar una declaracin de misin preliminar para el teatro. Esta declaracin puede incluir el propsito del teatro, los objetivos del programa y los supuestos, y en esta fase, el

esquema de un conjunto de objetivos del proyecto, las condiciones y criterios de diseo para el edificio. La direccin del proyecto se regir por la misin y objetivos, pero el proyecto tiene que definir su propio conjunto de condiciones, objetivos y estrategias para servir a la misin. Un consultor de teatro que puede facilitar la planificacin y las siguientes tareas pueden ser contratados hasta que el personal se mantienen, o el taller puede llevarse a cabo como parte del estudio de viabilidad. 3.3 Desarrollar trminos de referencia para un estudio de viabilidad Para que la comunidad de estar seguros de la viabilidad del proyecto, y para calificar para financiamiento a travs de las agencias gubernamentales o fundaciones privadas, un estudio de viabilidad debe ser realizado por un profesional objetivo. Una serie de cuestiones son evaluadas y analizadas con el fin de desarrollar un programa de construccin y propuesta de diseo. Estos suelen incluir: Necesidades de la comunidad y la demanda del mercado Instalacin de propiedad y la gestin Capital semilla financiera y de gestin de flujo de caja Posicionamiento del proyecto - la credibilidad y la urgencia Fondo de campaa de recaudacin potencial, regalo de plomo Naturaleza de las subvenciones futuras Estudios de impacto econmico Las fases tpicas de un estudio de factibilidad se describen a continuacin. Los trminos de cada estudio de viabilidad puede ser modificado para adaptarse a las necesidades de toma de decisiones del proyecto y los recursos disponibles. CUATRO FASES DE LA EVALUACIN DE VIABILIDAD Fase I: Investigacin y Evaluacin Preliminar 1. Demografa Resumen 2. Los datos locales de actividad 3. Datos del medio ambiente y arquitectura 4. Opciones de sitio (para establecer costo / beneficio) 5. Los datos de suministro (inventario de las instalaciones de la competencia) 6. El anlisis demogrfico de la demanda 7. Posibles grupos de usuarios 8. Estudio de Mercado y Evaluacin de Necesidades 9. Resumen y sugerencias Programa Preliminar Fase II: Programa de Anlisis 1. Programa de Uso, Polticas, Gestin, Calendario de Eventos 2. Revisin de la misin, los criterios de diseo, Programa de Construccin 3. Muebles, enseres y equipos 4. Los dibujos conceptuales 5. Las estimaciones del costo probable Fase III: Anlisis de los recursos 1. Opciones de financiamiento 2. Propiedad / Gobierno / Opciones de gestin 3. Plan de Operaciones

4. Presupuestos anuales 5. Anlisis del Impacto Econmico Fase IV: Fase de Sntesis 1. Plan de Accin 2. Critical Path 3. Condiciones preliminares de la Propiedad compra, arrendamiento o licencia 4. La gestin de las estructuras organizativas 5. Plan de mercado El primer estudio de viabilidad puede ser seguido por un estudio de viabilidad o plan maestro de arquitectura y un estudio de viabilidad de recaudacin de fondos, en funcin de las necesidades especficas del proyecto.

3.4 Escribir el Plan de Negocios de Teatro Extradas del proceso de planificacin de misiones y estudio de viabilidad, un plan de negocios para el teatro se puede extrapolar, a lo siguiente: Declaraciones de misin y perfil de empresa Necesidades de la Comunidad / Tendencias de la Industria Plan de Marketing Polticas de operacin Recursos Humanos Plan Financiero Las declaraciones de misin son la base para el Plan de Negocios y programas en curso. Un Plan de Negocios breve que resume la viabilidad del proyecto ser requerido por muchos individuos y fundaciones, como un requisito previo para hacer una donacin. (El Plan de Gestin de Proyectos es una variacin de un plan de negocio que se centra en la entrega de un proyecto.) 3.5 Ratificar Metas del proyecto y la estructura operativa Inicialmente, el plan de gestin de proyectos es una gua regido por las declaraciones de misin, que incluyen los objetivos del proyecto, las condiciones, criterios de diseo y una estructura organizacional diseado para cumplir los objetivos del proyecto. Las condiciones del proyecto deben incluir plazos (si procede) y las limitaciones presupuestarias. Una estructura de gestin propuesta (para el diseo y la construccin slo) se adjunta. El Comit Directivo es responsable de la gestin del proyecto, mientras que el proyecto y los equipos de diseo estn a cargo de Project Manager. El organigrama debe ser ampliada para incluir un proyecto de investigacin, comercializacin, recaudacin de fondos y personal administrativo / consultores y notas sobre la poltica de operacin y la rendicin de cuentas. 3.6 Desarrollar Trminos integral de los criterios de referencia y la seleccin para el personal de proyecto y consultores Proporcionar condiciones claramente definidas de referencia para todo el personal del proyecto es la mejor manera de estar seguro de que el Comit Directivo est recibiendo el mejor valor posible por el dinero gastado. Una bien organizada, bien informados y equipo altamente calificado de forma ms eficiente y estar ms motivados para generar opciones y soluciones creativas para alcanzar los objetivos del proyecto. 3.7 Elaborar un Plan de Accin Integrado para el proyecto El Plan de Accin debe integrar el paso a paso, la ruta crtica de los aspectos de construccin del proyecto para alcanzar su objetivo de apertura, as como actividades concurrentes con respecto a la administracin, recaudacin de fondos, marketing, reservas, planificacin de eventos especiales y otros hitos. Produce 3,8 preliminar del flujo de caja Sobre la base de toda la informacin recopilada y la planificacin ratificado hasta la fecha, as como las estimaciones de ingresos del proyecto, los gastos y la programacin,

hacer proyecciones de flujo de caja para el capital y los costos de administracin de proyectos para su revisin por el Comit. Opciones de flujo de efectivo puede incluir la realizacin del proyecto en un "dinero en efectivo en, dinero en efectivo", base, o prendas puede ser utilizado para garantizar prstamos. Una vez que el enfoque de financiamiento es aprobado, el plan de gestin de proyectos puede ser montado. RESUMEN DE LOS COMPONENTES DEL PLAN DE GESTIN DE PROYECTOS Misin y Objetivos del Programa Objetivos del proyecto y los criterios de diseo Condiciones (plazos, presupuestos, temas a resolver) Estrategias de Marketing (derivado del Informe de Recaudacin de Fondos) Estructura de funcionamiento (Organigrama) Equipo del proyecto (descripciones de trabajo) Plan de accin (y Ruta Crtica) Plan de financiamiento (proyecciones de flujos de tesorera) Programa de Construccin y el Plan de Arquitectura (por elaborar) Planificacin y replanificacin continuar a travs de la vida del proyecto y el edificio, pero su aplicacin se inicia con el compromiso con el desarrollo del diseo y la construccin. 3,9 Consultores contrato del proyecto Las tareas anteriores deben ser completados para que el Comit Directivo y el personal de gestin de proyectos estn en la mejor posicin para seleccionar su equipo de diseo y dirigir su trabajo ms eficientemente. El Plan de Negocios del teatro y el Plan de Gestin de Proyectos son informacin esencial para los consultores. Algunos del equipo de diseo pueden ser los mismos profesionales que han colaborado en la preliminar de viabilidad y estudios de planificacin y tareas. La continuidad es importante, pero tambin puede ser en inters del cliente de tener contratos separados con sus asesores para cada fase. 4.0 APLICACIN 4.1 seleccin de consultores Como regla general, el Comit Directivo tendr la garanta de los servicios de consultora, que sirven mejor a las necesidades del proyecto, si el Comit sigue los siguientes pasos: prepara un conjunto de trminos de referencia; prepara un proyecto de contrato; precalifica una seleccin de los candidatos propuestos; invita a presentar propuestas que tienen bases cuantificables y cualitativas para la comparacin; tres entrevistas a candidatos calificados; investiga las referencias; los jueces sobre la base de las calificaciones en lugar de cuota ms baja, y selecciona un candidato condicionada a la negociacin exitosa del contrato. El equipo de diseo de teatro puede estar formado por dos o ms arquitectos (el Director de Diseo y arquitecto del proyecto), Gestin de la Construccin y Restauracin de un consultor o diseador de interiores. El primer consultor a contratar debe ser el director de diseo arquitectnico.

El director de diseo debe tener una formacin especfica y experiencia en proyectos de teatro, (y la restauracin en su caso). Consultores especializados, como el teatro y consultores acsticos deben ser nombrados como parte del equipo de la directora de Diseo. En muchas comunidades, no hay arquitectos con conocimientos altamente especializados en la planificacin y diseo de salas de gran capacidad profesional. Cuando un director de diseo exterior se mantiene, el director general, busca un arquitecto del proyecto de la comunidad en lugar de nombrar a uno de su propia firma. El arquitecto del proyecto local debe ser seleccionado por el propietario, el Comit Directivo y / o el director de diseo y debe basarse en la zona. Idealmente, su experiencia debe incluir los edificios pblicos de la Asamblea. Que debe ser una firma de servicio completo con un conocimiento amplio de los cdigos locales, autoridades competentes, comercios locales, proveedores y recursos. Consultores normales de ingeniera tales como estructurales, mecnicos y elctricos pueden ser nombrados en el equipo del Director de Diseo, junto con los consultores especializados o seleccionado junto con el arquitecto del proyecto local. El arquitecto Comit, Diseo y Proyecto Principal debe seleccionar la Gestin de la Construccin. Gestin de la Construccin debe ser una empresa contratista con experiencia en la construccin, la programacin, la aceleracin y la eliminacin gradual de proyectos complejos. Es til si la empresa es local y con experiencia en los edificios de reunin pblica. El diseador de interiores es un especialista en decoracin con experiencia especfica en el interior de los teatros. Este consultor puede ser seleccionado por el Arquitecto recomendar esquemas de colores, patrones y telas. En un histrico proyecto de teatro, un consultor de restauracin puede ser contratado para investigar, analizar y recomendar un plan de decoracin de acuerdo a la filosofa de la rehabilitacin del proyecto. 4.2 Encuesta de usuarios de grupo El siguiente paso requiere que los Arquitectos lienzo grupos de usuarios para sus necesidades especficas de la construccin, que se reunirn en un programa de construccin regir por las declaraciones de la misin de programas y proyectos y criterios de diseo desarrollados por el Comit Directivo. 4.3 Programa de Construccin, Desarrollo de diseo, especificaciones y licitaciones Los consultores se encargar de la investigacin del sitio y desarrollar planes conceptuales suelo y los costos estimados para su aprobacin por el Comit antes de proceder con dibujos esquemticos, el desarrollo del diseo, planos y documentos de licitacin, y las estimaciones de los costes. 4.4 financieros Re-Planificacin Con el perfeccionamiento de los planos y especificaciones y la imposicin de condiciones reales del mercado en el momento de la licitacin, las estimaciones ms precisas del costo total del proyecto se puede montar junto con una construccin ms precisos y calendario de flujos de efectivo. Revisiones financieras y re-planificacin se requiere sobre una base regular.

4.5 Recaudacin de fondos, marketing, programacin y construccin Estas cuatro funciones de gestin continuar al mismo tiempo, aunque con el cambio de nfasis en las diferentes etapas, a travs de la vida del proyecto y del edificio. 4.6 APERTURA! .... Programacin de Operaciones (y Planificacin Financiera ....) 4.7 La Ultima Palabra "No importa cunta sabidura puede entrar en la planificacin, ... la medida de su xito estar siempre en el espritu y el temple de las personas que participan en su ejecucin. No importa cunto tesoro puede apoyar un proyecto, o cmo elaborar su organizacin, o el grado de detalle y con visin de futuro de su esquema operativo, el elemento humano es siempre el centro. " - Dwight D. Eisenhower

5.0 TEATRO DE DISEO Y DESARROLLO - PRIMERA FASE 5.1 Propuesta de Proyecto de organigrama