CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02

\ ,i!:....„, PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENT0 GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMAcloN DOCUMENTADA
FECHAAPROBACION:
-Ea. lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 1 de 23
PROCESO

Contenido

OBJETIVO
RESPONSABLE
ALCANCE
GLOSARIO DE TERMINOS
SIGLAS
CONDICIONES GENERALES
lNSTRUCCIONES

DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS

DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

CONTROL DE CAMBIOS
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA VERSION; 02

ia :i.:,` lNFORMACION DOCUMENTADA

FECHA APROBACION:
I-- I.qu
lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023

ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE

DE COTA PAGINA 2 de 23
PROCESO

1. OBJETIVO

Dar las directrices de lo que debe contener el formato de caracterizaci6n de proceso y

explicaci6n detallada de cada item para su correcto diligenciamiento con el fin de mantener
uniformidad en la elaboraci6n de todos los procesos de la alcaldia segtln mapa.

2. RESPONSABLE

Secretaria de Planeaci6n.
Secretarios o Directores (diligenciamiento del proceso con temas de su competencia legal)

3. ALCANCE

lnicia con la instrucci6n del diligenciamiento del objctivo del proceso y finaliza con la
descripci6n de los cambios.

4. GLOSARIO DE TERMINOS

ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de

un proceso, procedimiento, instructivo o formato.

ACTUAR (A): Hace parte del ciclo PHVA del proceso y son las acciones correctivas,
preventivas, de mejora, implementadas resultado de la verificaci6n.

ALCANCE: Parte del documento que describe su campo de aplicaci6n, y su delimitaci6n,

es decir, el evento con el que inicia y con el cual termina.

ANEXOS: lnformaci6n adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensi6n del mismo y aplicaci6n de las actividades descritas. Incluye graficos, fotos,
diagramas, tablas, cuadros u otros.

APR0BAC16N: Autorizaci6n para publicaci6n, distribuci6n y aplicabilidad de un documento

(darle legalidad al documento) por la persona id6nea que tenga la autoridad para poder
implementar las actividades descritas en el documento.

ARCHIVO ELECTR6NICO: Es el conjunto de documentos electtonicos, producidos y

tratados archivisticamente, siguiendo la estructura organico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona a instituci6n ptlblica o privada, en el
transcurso de su gesti6n.

BIEN: Cosas materiales a inmateriales objeto de derecho.

CADENA DE VALOR: lnterrelaci6n de los procesos misionales dirigidos a satisfacer las

necesidades y requisitos de los usuarios
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIM]ENT0 GESTION DE LA VERSION: 02

INFORMACION DOCuMENTADA
¥ =.;y
]EI~
FECHA APR0BACION:
lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAcloN DE
DE COTA PAGINA 3 de 23
PROCESO

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caracteristicas inherentes de un proceso cumple

con los requisitos del cliente.

CLIENTE: Corresponde a una organizaci6n, entidad o persona que recibe un producto, bien
o servicio. El cliente puede ser interno o externo a la entidad.

C6DIGO: ldentificaci6n numerica o alfanumerica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y sub-series respectivas y que debe responder
al sistema de clasificaci6n documental establecido en la entidad.

CONCEPTO: Es el pronunciamiento tecnico, juridico o administrativo sobre un tema en

particular, requerido por solicitud interna o externa.

CONDICIONES GENERALES: Se refieren a aquellos aspectos que son de estricto

cumplimiento para el desarrollo efectivo del proceso, procedimiento, los cuales son
particulares de la Entidad.

CONTROL DE CAMBIO: Cuadro de control que permite hacerle seguimiento a los cambios
realizados al documento en cuesti6n de versiones, fechas de aprobaci6n y raz6n de
creaci6n o modificaci6n.

CONTROL PREVENTIVO: Anticiparse a la ocurrencia de riesgos no deseados antes de

que sucedan.

CONTROL DETECTIVO: ldentificaci6n de riesgos en el momento en que se presentan.

CONTROL CORRECTIVO: Asegurar que las acciones correctivas sean tomadas para
revertir un evento no deseado.

DEFINICIONES: Parte del documento que incluye el significado de los terminos empleados
en el documento que facilitan la comprensi6n del mismo.

DETALLE DE ACTIVIDADES 0 DESARROLLO: Parte del documento que describe la

actividad y da respuesta a las preguntas, 6Que?, cQuien?, 6C6mo?, 6d6nde?, 6cuando?,
6Con que? y 6Por que? Cuando sea aplicable en los procesos o procedimientos, el
desarrollo incluye una tabla que contiene el flujograma, la descripci6n de la actividad, el
responsable, controles y registros relacionados. El detalle de las actividades debe cumpljr
el requisito del PHVA, de tal manera que el producto, bien o servicio cumpla con este ciclo.

DIVULGAR: Publicar, extender, poner al alcance del publico algo.

DOCUMENTO: lnformaci6n escrita o magn6tica y su medio de soporte.

 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
€\eQ,ia:.i„# PROCESO GESTloN DE IVIEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

INFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
et=-gr lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 4 de 23
PROCESO

DOCUMENTO FISICO: Registro que se encuentra de manera tangible en la entidad

DOCUMENTO MAGNETICO: Registro que se encuentra en algdn §istema local y/o

software especifico.

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE PLANEAcloN Y GEST16N -SIPG: Es

la informaci6n contenida en la estructura documental definida para la lnstituci6n.

DOCUMENTOS INTERNOS: Son los generados (elaborados) e implementados dentro de

la entidad para interactuar directamente en el Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n.
Tambi6n hace referencia a documentos tecnicos producidos por la entidad.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Constituyen el grupo de documentos emitidos

por entes externos a la Entidad (partes interesadas) que son utilizados en la ejecuci6n de
los procesos del Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n.

EFECTIVIDAD: Es la capacidad de lograr el efecto que se desea esperar y/o logro de la

mayor satisfacci6n del cliente y los resultados propuestos.

EFICACIA: La capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles y utilizados en un tiempo predeterminado.

EFICIENCIA: Establece la relaci6n entre la producci6n fisica del producto, bien a servicio y
los insumos utilizados para alcanzar el nivel deseado. Usa de los recursos utilizados y la
productividad del proceso.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Corresponde a las interacciones de procesos.

FLUJOGRAMA: Es la representaci6n gfafica del proceso y procedimiento, donde se

esquematiza la secuencia 16gica de las actividades y sus responsables.

FORMATO: Esquema preestablecido, en forma fisica (papel) o magnetica (electr6nica) que

tiene por funci6n recopilar la informaci6n generada para la ejecuci6n de una actividad y/o
documento interno de la Entidad y es empleado como registro de informaci6n.

FRECUENCIA DE CALCULO: Es el tiempo establecido para el reporte del calculo de un

indicador puede ser por evento, diaria, semanal, mensual, bimestral, trimestral, semestral,
anual.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de normas t6cnicas y practicas usadas para

administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organizacion, facilitar
la recuperaci6n de informaci6n desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaci6n a largo plazo de los
documentos mss valiosos, aplicando principios de racionalizaci6n y economia.
 COD'GO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

t,i:..:p lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
- I.`. lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 5 de 23
PROCESO

GLOSARI0 DE TERMINOS: Catalogo alfabetizado de las palabras y expresiones junto con

su significado o algun comentario.

HACER (H): Se relaciona con la parte operacional del desarrollo del proceso y corresponde
a la secuencia 16gica de la materializaci6n de las actividades que garantizan la calidad de
los productos, bienes o servicios de tal manera que se garanticen las caracteristicas de
calidad del mismo y con destino a los usuarios internos o externos debidamente satisfechos.

NDICADOR: Expresi6n cuantitativa o cualitativa observable que permite describir

caracteristicas, comportamientos o fen6menos de la realidad a traves de la evoluci6n de
una variable o de la relaci6n entre algunas variables que comparada con periodos
anteriores o una meta, permite evaluar el desempefio y su evoluci6n en el tiempo.

INFORMAC16N: Datos que poseen significado.

INFORMAC16N DOCUMENTADA: lnformaci6n que una organizaci6n tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

INSTRUCTIVO: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy especfficas (son utilizados para actividades mas especificas
que los procedimientos y muchas veces desarrollan de manera detallada un lineamiento o
actividad).

INTERACC16N: Relaci6n que existe entre dos o mas procesos o procedimientos, la cual
se da a trav6s de las entradas (Partes interesadas) y las salidas (Necesidades y
expectativas de las partes interesadas).

LINEAMIENTO: Documento en el cual se establecen directrices especificas o politjcas

internas asociadas a un tema, proceso o metodo en particular.

LOGRO: Resultado con respecto a la meta establecida.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica y detalla el Sistema lntegrado de

Planeaci6n y Gesti6n, en sus respectivos componentes.

MAPA DE PROCESOS: La representaci6n grafica de los procesos Estrategicos,

Misionales, de Apoyo y de Evaluaci6n.

MEDICION DEL DESEMPENO DEL PROCESO: Todo proceso debe ser inedible a traves
de indicadores, como insumo importante para determinar su rendimiento, bien sea en
t6rminos de resultados y/o de mejoramiento.

META: Objetivo que se fija y al cual se espera llegar.

 COD'GO:PRGM20-PRCO1-lN02
e`t,q:....:„, PROCESO GESTloN DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMACION DOCUMENTADA
Gtd_xp lNSTRUCTIVO DILIGENCIAIvllENTO
FECHA APROBACION:
18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 6 de 23
PROCESO

MODELO DE OPERAC16N POR PROCESOS (MOP): Metodologia que permite gestionar

la entidad como un todo, definir las actividades que generan valor, trabajar en equipo e
identificar los recursos necesarios para su realizaci6n, orientando la Administraci6n hacia
una organizaci6n por procesos, los cuales en su interacci6n, interdependencia y relaci6n
causa-efecto garantizan una ejecuci6n eficiente, y el cumplimiento de objetivos.

MODELO INTEGRAD0 DE PLANEACION Y GESTION (MIPG): herramienta que simplifica

e integra los sistemas de desarrollo administrativo y gesti6n de calidad y los articula con el
sistema de control interno, para hacer los procesos dentro de la entidad mas sencillos y
eficientes.

NORMATIVIDAD: Conjunto de disposiciones de cafacter juridico que permite regular una

materia, actMdad o sector especifico. Incluyen La Constituci6n Nacional, las Leyes,
Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Tecnicos, entre otros.

NORMOGRAMA: Herramienta que permite a las entidades publicas delimitar las normas
que regulan sus actuaciones en desarrollo de su objeto misional

OBJETIVO: Algo ambicionado, o pretendido por los usuarios.

OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido por los usuarios, relacionado

con la calidad de los productos, bienes o servicios.

PARTE INTERESADA: Persona u organizaci6n que puede afectar, verse inmersa, afectada
a percibirse como afectada por una decisi6n.

PLANEAR (P): La planificaci6n es una etapa esencial de un proceso que permite

direccionar el desarrollo de la ejecuci6n, seguimiento, control y evaluaci6n de los resultados
del proceso. Corresponde a la definici6n de los objetivos, recursos (personas,
infraestructura fisica como informatica, conocimientos entre otros), y las politicas de la
organizaci6n. La lso 9001 de 2015 afiade que ademas de los recursos es necesario
identificar los riesgos y las oportunidades asignando los recursos ya mencionados.

PLANTILLA: Estructura o contenido de un documento (Proceso, procedimiento,

instructivo o formato).

POLiTICA DE 0PERAC16N: Son guias de acci6n que definen los limites y parametros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funci6n, planes,
programas, proyectos y politicas de la administraci6n del riesgo, previamente definidos por
la organizaci6n.

PROCEDIMIENTO: Secuencia de actividades derivadas de un proceso que garantizan el

resultado de un producto, bien o servicio, bajo estandares de calidad de los mismos.
 CODIGO:PRGM20-PBC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENT0 GESTION DE LA VERSION: 02

tiALCAL
",I. ;yI.unAMUNICIPALCOTA lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION :18/09/2023
lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO
FORMATO CARACTERIZAC16N DE
PAGINA 7 de 23
PROCESO

PROCESO: Es un conjunto de actividades relacionadas entre si o que interactuan,

transformando elementos de entrada en elementos de salida. En estas actividades
intervienen partes interesadas tanto internas como externas.

PROCESOS DE APOYO: Corresponde a los procesos transversales que suministran

bienes o servicios para el cumplimiento de la misi6n institucional.

PROCESOS DE EVALUACION: Corresponden a los procesos que realizan evaluaci6n

para la mejora de la gesti6n institucional mediante la utilizaci6n de herramientas que provee
la norma lso 9001 DE 2015 dentro del Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n -SIPG.

PROCESOS ESTRATEGICOS: Corresponde a los procesos que direccionan la

planificaci6n, ejecuci6n, control, seguimiento y evaluaci6n de la funci6n misional de acuerdo
con la Constituci6n, leyes y demas normatividad vigente.

PROCESOS MISIONALES: Corresponden a los procesos que transforman las necesidades

y requisitos de los usuarios, clientes y aliados estrat6gicos de la Administraci6n, en
productos y servicios que satisfagan sus necesidades, esto dentro del marco mjsional.

PRODUCTOS: Cosas producidas natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u

operaci6n.

QulEN ELAB0RA: Persona que elabora y edita el documento.

QUIEN REVISA: Es aquella persona que cuenta con la competencia en el tema y que
conoce sobre el proceso, procedimiento, instructivo o formato documentado para asegurar
la conveniencia, la adecuaci6n y eficacia del documento objeto del control, para garantizar
el cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos y se encarga de verificar que lo
documentado coincida con la realidad y viceversa, que sea aplicable, funcional y
corresponda a las necesidades del proceso.

QUIEN APRUEBA: Persona que aprueba el documento por su competencia legal y que
conoce las politicas de la entidad, los objetivos y es responsable de su aplicaci6n y logro,
(Lider del proceso: (Alcalde, Secretarios, Directores). Es quien da la autorizaci6n para la
distribuci6n y aplicabilidad de un documento.

REGISTRO: Es la evidencia soportada en medio fisico, magnetico a virtual.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Cargo de planta de personal que tenga la competencia

legal que le confiere las responsabilidades de representaci6n y liderazgo sobre el mismo.

REVISION: Verificar o validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la

documentaci6n y su contenido, de acuerdo a la tipologia documental.
 CODIGO.PRGM20-PRC01-lN02
aftt,ts:"..r„ PROCESO GESTloN DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBAcloN:
et=_i_gr INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 8 de 23
PROCESO

RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO: Situaci6n o evento que pueda afectar

negativamente una o varias actividades de un proceso y pueden ser de caracter preventivo,
detectivo o correctivo.

RIESC0 PREVENTIVO: Anticiparse a la ocurrencia de eventos no deseados antes de que

sucedan.

RIESGO DETECTIVO: ldentificar los eventos en el momento en que se presentan.

RIESGO CORRECTIVO: Asegurar que las acciones correctivas sean tomadas para revertir
un evento no deseado.

SERVICIO: Es el conjunto de acciones o actividades disefiadas para incrementar la

satisfacci6n del usuario, que le dan valor agregado a las funciones de la entidad.

SIGLAS: Son las abreviaturas -y su significado-, que son utilizadas en las caracterizaciones
de los documentos.

SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION-SIPG: Es una herramienta de

gesti6n compuesta por el conjunto de politicas, procesos, metodologlas e instrumentos que
permiten garantizar el direccionamiento y evaluaci6n del desempefio institucional, el cual
esta compuesto por diversos sistemas.

TRAMITE: Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que deben
efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligaci6n prevista o
autorizada por la Ley.

VERIFICAR (V): Corresponde al seguimiento y a la medici6n del proceso, de resultados

con respecto a las politicas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, asi
coma el informe sobre los resultados. Es la evaluaci6n del desempefio del proceso y otras
evidencias de los resultados. Este seguimiento se hace a trav6s de indicadores, Auditorias;
Encuesta de satisfacci6n a los usuarios de los productos, Bienes o Servicios derivados del
desarrollo del proceso, Revisi6n Gerencial, seguimiento al producto no conforme e
lnformes de quejas y reclamos entre otros.

VERSION: Numero correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado

sustancialmente un proceso, procedimiento, instructivo o formato. La primera edici6n de
creaci6n del documento corresponde a la version 1.

VIGENCIA: Corresponde al periodo de tiempo en el cual se puede ejecutar un documento

(proceso, procedimiento, instructivo o formato) desde la fecha de aprobaci6n hasta la de
finalizaci6n de su aplicaci6n.
 COD'GO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION. 02

t,i!....„,•H- lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION :18/09/2023
INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO
ALCALDIA MUNICIPAL FORMAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 9 de 23
PROCESO

^5. SIGLAS

Son las abreviaturas -y su significado-, que son utilizadas en las caracterizaciones de los
documentos.

FO: Formato
lso: Organizaci6n lnternacional de Estandarizaci6n.
IN: lnstructivo
MIPG: Modelo lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n
MN: Manual
NTC. Norma T6cnica de calidad
PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
PM: Proceso Misional
PR: Proceso
PRC: Procedimiento
SIGC: Sistema lntegrado Gesti6n de Calidad
SIPG: Sistema lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n

6. CONDICIONES GENERALES

El proceso es un conjunto de actividades que estan interrelacionadas y que pueden

interactuar entre si. Estas actividades transforman los elementos de entrada en resultados.
Requiere definir el prop6sito del proceso.

En la elaboraci6n de un proceso, se describen de forma secuencial las actividades u

operaciones teniendo en cuenta elementos de entrada y de salida, clientes y partes
interesadas que tengan necesidades y expectativas en el proceso, los resultados
requeridos y los sistemas de medici6n para proporcionar informaci6n sobre el desempeflo
del proceso.

6.1. ESTRUCTURA DEL PROCESO

6.1.1. REDACC16N:
• Redacci6n preferiblemente en tiempo presente.
• El texto debe ser claro, preciso y coherente.
• La letra del documento para el contenido y titulos sera en Arial 11.
• La letra para los titulos sera en maytiscula sostenlda en Arial No.11 con Negrilla,
sombreado en azul tenue.
• La letra incorporada en tablas y formatos sera en Arial 8, quien quiera conservar la letra
en Arial 11 en esta tipologfa de documentos, puede conservarla.
• Letra de los c6digos y nombres de los documentos en maytlscula sostenida y con
Negrllla.
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
++ ,i!:.....ar, PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

INFORMACION DOCUMENTADA
FECHAAPROBACION:
•EI- INSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 10 de 23
PROCESO

6.1.2. ENCABEZADO:

/ Parte izquierda: Logotipo y la leyenda "Alcaldia Municipal de Cota".

/ En el centro: Titulo del documento en letra Arial No.11 en Negrilla y con maydsculas
sostenidas, registrando los nombres del documento segdn los tres espacios de la
tabla de manera descendente respectivamente como se evidencia en el ejemplo.
/ Parte derecha: Corresponde a la Secretaria de Planeaci6n diligenciar los espacios
en orden descendente, letra Arial No. 8, iniciando de arriba abajo con el C6digo,
Versi6n, Fecha de aprobaci6n y paginaci6n del mismo respectivamente.
Ejemplo..
CODIGO: PRSEC-PRCO1
CARACTERIZAC16N DEL PROCESO
*E!~*` I A H-, VERSION: 01

-*`},tis=~_grALCALDIAMUNICIPALDECOTA FECHA APROBAC16N:

00/00/0000
NOMBRE DEL PROCESO
Paglna 1 do 13

6.1.3. CONTENIDO DEL PROCES0

La tabla de contenido del formato de caracterizaci6n del instructivo es la siguiente:

1. OBJETIVO
2. OBJETIVO(S) DE CALIDAD
3. ALCANCE
4. RESPONSABLE
5. POLITICAS DE OPERAC16N
6. GLOSARIO DE TERMINOS
7. SIGLAS
8. PRODUCTOS, BIENES Y/O SERVICIOS GENERADOS POR EL
DESARROLLO DEL PROCESO
9. RECURSOS INFORMATICOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL
PROCESO Y OTROS REQUERIDOS PARA LA OPERACION DEL PROCESO.
10. ELEMENTOS DEL PROCESO (PHVA) Y SU INTERRELACION CON OTROS
PROCESOS
11. MEDICION DEL DESEMPENO DEL PROCESO
12. RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
13. PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROCESO.
14. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION. 02

E] ``-I.HiJ(J`:";, lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
~ I(.- lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023

ALCALDIA MUNICIPAL FORMAT0 CARACTERIZACI0N DE

DE COTA PAGINA 11 de 23
PROCESO

15. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

16. NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE
17. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE
18. CONTROL DE CAMBIOS

6.1,4. PIE DE PAGINA

/ La elaboraci6n corresponde al responsable de la asignaci6n de la tarea de elaborar

el documento.
/ Revisi6n corresponde a quien tenga la competencia t6cnica y conocimiento legal del
contenido del documento.
/ La aprobaci6n corresponde a quien tenga la competencia legal en virtud del
desarrollo tematico del proceso (A/ca/de, Secrefar/.os de ctespacho y O/.rectores).
/ La tabla que sigue es puesta en la parte final del documento y antes del margen de
finalizaci6n de la hoja.

ELABORO REVISO APR0BO

NOMBRE
CARGO
F'RhIA

Nota: Una vez se diligencie la plantilla de caracterizaci6n de procedimiento, recuerde borrar

las instrucciones de diligenciamiento.

6.2. CODIFICAC16N

La siguiente estructura alfanum6rica corresponde a la codificaci6n documental del Sistema

lntegrado de Planeaci6n y Gesti6n SIPG, Ia cual esta pensada de una manera 16gica
articulada de las actividades que desarrolla la entidad y estructurada a traves de los
Procesos, Procedimientos. Instructivos y Formatos con el prop6sito de generar productos
bienes o servicios que satisfagan las necesidades de la Entidad y las de la comunidad. Esta
representado de la siguiente de manera:

No` de consecutivo

t`t
Codificaci6n General: PRDE -PRCO1-IN01-FO01

Tipo Documental

i ,n'strucT,,i:
Procedimiento
Proceso
 ®`,SEg,J PROCESO GESTION DE MEJORA
CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORIVIACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
I-_gr INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 12 de 23
PROCESO

1. MN01
2. PRDE01
3. PRDE-PRC01
4. PRDE-PRC01-lN01
5. PRDE-PRC01-lN01-FO01

1. MN01 : Estara conformada por el c6digo del documento (MN) y seguida de un consecutivo de (2)
dos digitos que indica el consecutivo.

COD. TIPO
DOCUMENTO DOCuME NTO
MN Manu al
PR Proceso
PRC Procedim ento
lN Instruct VO
FO Formato

COD.pRcreEso PROCESO SEGON MAPA DE F'ROCESOS

DE01 DIRECCIONAMIENTOESTRATEGICO
GDC02 CESTION DE LA COMUNICACION
GDT03 GESTION PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL
GE04 GESTION DE LA EDUCACION
GIOP05 GESTloN DE LA INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PUBLICAS
GSll GESTloN DE SALUD
GDS07 GESTION PARA EL DESARRC)LLO SOCIAL
GCJO8 GESTION DE CULTURA Y JUVENTUDES
GDEO9 GESTloN PARA EL DESARRC)LLO ECONOMICO
GDAG22 GESTION PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO
GDAM23 GESTION PARA EL DESARROLLO AMBIENTAL
GSC10 GESTION PARA LA SEGURIDAO y CONVIVENCIA
GMESV26 GESTION PAf`A LA MOVILIDAD, EDUCIACION Y SEGURIDAD VIAL
GDli2§ GESTloN PARA LOS DERECHOS HUMANOS
GPC24 GESTION PARA LA PARTICIPACION CIUDADANA
GTH06 GESTION DE TALENTO HUMANO
GDP'2 GESTloN DISCI PLINARIA
GF'3 GESTION FINANCIERA
AC14 ATENCION AL CI UDADANO
BS16 GESTIC)N DE BIENES Y SERVICIOS
GJ15 GESTION JURIDICA
GC17 GESTION CONTRACTUAL
GD18 GESTION DOcl/M ENTAL
GT19 GESTIC)N DE TECNOLOGIA E INFORMACIC)N
GM20 GESTION DE IA MEJORA DEI MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
GC'21 GESTION DEL CONTROL INTERNO

2. PRDE01: Estara conformada por el c6digo del proceso (PR) y seguida de un consecutivo de (2)
dos digitos.
No. de consecutivo

Codificaci6n de procesos.. PRDE01

t
'
Proceso
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

i€
a_ ,.i : r,

ALCALDIA MUNICIPAL
lNFORIVIACION DOCUMENTADA

lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAIvllENTO
FORIVIAT0 CARACTERIZAC16N DE
FECHA APROBACION:
18/09/2023

DE COTA PAGINA 13 de 23
PROCESO

3. PRC01: Estafa conformada par el c6digo del procedimiento (PRC) y seguida de un consecutivo
de (2) dos digitos.

No. de consecutivo

t
Codificaci6n de procedimientos: PRDE -PRC07
'
Procedimiento
Proceso

4. IN01.. Estafa conformada por el c6digo del lnstructivo (lN) y seguida de un consecutivo de (2) dos
digitos.

No. de consecutivo
`t
Codificaci6n de lnstructivos: PRjE-ppr:|cce°d:in-,I;i:0::Ct

I Pro+ced,in,I::::uctlvo
Proceso

5. FO01 : Estara conformada par el c6digo del Formato (FO) y seguida de un consecutivo de (2) dos
digitos.
No. de consecutivo

Codificaci6n de Formatos:
t - FO01
t
PRDE - PRCO1 - I
'
Formato
lnstructivo

Procedimiento
Proceso
Ejemplos: No. de consecutivo

Ejemplos formatos de proceso: PRDE -OOOO -OOOO -Foot

t
Formato
se relaciona con ningon instructivo
| N!serF::aT:tn°acon ningun instrut
No se relaciona con mngdn procedimiento
Proceso
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

i+ =,
PROCEDIMIENTO GESTI0N DE LA
lNFORMACION DOCUMENTADA
VERSION: 02

:. . I wUNICIPALOTA FECHA APROBACION:18/09/2023

lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO
ALCA FORIVIATO CARACTERIZAC16N DE
PAGINA 14 de 23
PROCESO

Formato dependiente del Proceso de Direccionamiento Estrat6gico no dependiente de

Procedimiento ni de lnstructivo: PRDE-0000-0000-FO01
No. de consecutivo

Ejemplos formatos de procedimiento:

tt
PROE-PRC07 -OOOO -FOOT

+ Formato
No se relaciona con ningdn instructivo
i N.Ise,e::
Procedimiento
Proceso
Formato dependiente de un Procedimiento y este dependiendo del Proceso de Direccionamiento
Estrategico: PRDE-PRC01 -0000-FO01

7. INSTRUCCIONES

A continuaci6n, se relacionan las instrucciones para el diligenciamiento del formato de

caracterizaci6n de proceso:

RECISTROSRELACIONADOS
NO lNSTRuccloN (DESCRIPC16N) RESPONSABIES

1. OBJETIVO DEL PROCESO

Describlr el prop6sito del proceso documento en terminos del que y el para que. (EI
objetivo debe ser inedible y contemplar las caracteristicas de calidad del Bien (es),
Servjcio(s) y/ o Producto (s))

2. OENETIVO (S) DE CAUDAD DEL PROCESO

Descnbir el o los objetivos de calidad que requieren cumplir el a los Bien (es), Servicio
Se registra elcargodeplantadepersonalque'engalacompetencialegaly/asLsetratade
(s) y/o Producto(s), en t6minos de caracterlsticas de calidad de estos, con las cuales
queda satisfecho el usuano del servicjo tanto lntemo coma extemo.3.ALCANCEDELPROCESO

Soportedocumental enmedloflslcoy/omedios

1.

Especificar la actividad con que inicia el proceso y con cual termina. Asi mismo,
contratistas deprestaci6nde magn6tlco§ y/onedlosvirtuales.
mencione el impacto en terminos de valor agregado con el cual el proceso contribuye
a la gesti6n de la lnstitucidn.
servicios, segdnproductos

4. RESPONSABLE DEL PROCESO contratados.

Descripcidn del cargo del funcionario responsable del proceso, segun manual de
funciones y / o por delegaciones escrita.

5. A POLitlcAS DE 0PERAC16N DEL PROCESO

Describir todas condiciones generales necesarias para el desari.ollo del proceso,

entendido como djrectrices, restncciones. etc.. de tal manera due estas sean
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
.+t,i!:.i„, PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERsloN: 02

lNFORMACION DOCUMENTADA
FECHA APROBACION :18/09/2023
lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 15 de 23
PROCESO

condic iones necesanas para el cumplimiento de los estandares de calidad del

proceso.

6. GLOSARIO DETEENllNOS

Relacionar los teminos y sus definiciones que son utiljzados en el proceso.

7. SIGLAS

Es la relaci6n de las abreviaturas -y su significado-, que son utjlizadas en el proceso.

e: pRODucTos, BiENEs v/osERvicios GENERADos POR EL

DESARROLLO DEL PROCESO

Luego del desarrollo de la secuencla 16gica de activldades resultan, uno o varios

Productos, Bienes y / a Servicios finales que son el deber ser del Desarrollo del
proceso.
OESC"PC16tl ycAFuceRi§TicAs ftE6lsTcOFla'CO ftEGisTro-
pFtomicTos, 8iEREs y/ a
seFMao9 pFtormcos EN Ei
RESAFtROuO eel F.ROcE sO.
ceouneceL
pFtoacTo] tina aSE-
0P-
cesTiRATARio

ImeREsADA
•`--
Rebcoiie Pwhfo. el tcorfu o s.r`co •1

qua se peduce en un pFoceso tx>ma roforeiitae .I nfomnc-

niLrdado de tho7 a catx>fa i adivthiEI nortyre d¢' oo- del
aeiBc". .ri .I wmco 8e&,* tog tdrfe. trirfe
En a a-8 soa.b.ncoqroqito destthatero§ apsrheinte-
F"Lifo` Bien a a7`nei) qu pnchJ cE un pndLct pedudo
6ea mainaal a edmsoti`/a 6e b ca®cterfetd5 coo • ke OLi8k± 6a hr\,I final
E[`tided erL aiapinnto a. a/.
furitmeydelotryd€]gaopdbto.
too ou.ha Ion 6iimisbetos a usqafos
iss qua debe contB/
e}peduco`trirriteo
-p,OantFqu
enng4 .1 •nteoedo 8
prtrdudo, dirty
a -tooupes infroa. a
u-, entrap.dJ B

ml®mol
•1

a
•mrnoi y/oint.rrt)` que ce otfrne de a I a.ftn.I. ro. a, v,k,th ttmo, erfemos,
beFa-deun.o`qT-s.chndadesatmvi}.deI.€ransfoTmaednde
L.5 caoctori.sto5 a Ej= E„mpt,, EJ.giv un
mltedrlee . mfum. (ewhg-blelL d~ puedn rer CELbomdofes. |ha obroIbits cenhada
funo®ilets (ky e|..permenco. u5uengg-onq]esdev,b'. Pu , uneeto7`cionen d®oo-ctotr
Ttfrfe Eie{ conpdo. eero depesas a
ecanif n®utrd-. pof .I Eftedo tive
ddrnrfuigb5`r5u8iusp®roedqury cobrfura.pndin)`
undfecho®ourtyeeau8.®tGg.csa d. ttryo (® el:
canfobar.¢. cosb. coimun`d.I.
pt,bbc-
foclEzeda.
c-o
5]fud,

Eed dfro
un. . ®bi

pqved a autorized. po. 4 L.y pmfu.bEI-d, Entid]da6 onttn

flbepo7temento Adrd3tqti`ro dG dl ci.nfaban. phasl prede Eel
Furicm Pfroha. 2cog) daponRE®d. Proyeedoco de virfu®|
operfundld.a.p.cd.d a. b€Aef a f4pe-afrosaches
Senm: E. el corigivoto de &trmne! a
so"€to` agabed) socatoi. E8ectcon!rol
BF#fadn|#u:: i:uT#::Tveb..gTea-do1b5func-a..deI.erou®d,®ped-rtoAdnrEnistfafrototoF`In56nPubEEiB`2a19`

. REcuRsos iNFORMATicos NECESARlos PARA EL DESAFunoLLO DEL

PROCESO Y 0TROS IREQUERl DOS PARA LA OPERA C16N DEL
PROCESO.(RecurriraPlanes de compras, de contrataci6n, Plan Anual de Adquisiclones,

plan`a de personal entre otros)

. ,..T `=

REcuRso Hurouu xplFPS

 COD'GO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

i,is:...:r, lNFORMACION DOCuMENTADA
FECHA APROBACION.
I I-qu
lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 16 de 23
PROCESO

io. ELEMENTos DEL PRoCEso (prvA) v su iNTERRELAcl N CON 0TRO§

PROCESOS

ldentificacidn de la relaci6n del proceso a traves del ciclo PHVA relacionando los
proveedores lntemce y Extemos con sus respectivas entradas, describiendo las
actividades con sus caracterl'sticas de calldad y generando productos Bienes o
Servicios que satisfacen a los clientes o partes interesadas.

'. I a_i_`'.'.

--
ralvurm§inoctDuun CLunl0trftytwun

--
ce cAnm

--
EmRA PWA
Ermo qmao mu)A

a- -
P
- .
'Thma,)

--1-furtg-- ,
-
co

_ _ -
.
H

Ober)
e,-.unxp"-dub-
4~endd!a!frfroEm±pa
F-.c-cath-,t"4 *-~-\fro-
rTP. JrH I 'dfroB

g-rna--'prch" -a,drepeexpfr EprhaEltem

rfegivt,tin
-
fflFthtioand caGce.ng

(lt-)

eece.

• -
„user)
^--.

dr
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENT0 GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORIVIACION DOCUMENTADA
i¥ ;..:I,,-`I(-
FECHA APROBACION:18/09/2023
lNSTRuCTIVO DILIGENCIAIvllENTO
ALCALDIA MUNICIPAL FORMAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 17 de 23
PROCESO

pehao

11. IVIEDICION DEL DESEMPEilo DEL PROCESO.

Todo proce8o debe ser inedible, coma insumo importante para deteminar el
desempeho del mismo, bien sea en teminos de resultados y/o de mejoramiento:
Para el caso de la medici6n del desempeflo de los procesos pare el Sislema de
Calidad, estos son:

EFICIENCIA: Establece la relaci6n entre la producci6n flsica del producto. bien o

8ervicio y los insumos utilizados para alcanzar el nivel deseado. Uso de los recursos
utilieados y la productividad del proceso.

EFICACIA: La capacldad de lograr los objetivos y meta§ programadas con los

recursos disponibles y utilizados en un tiempo predeterminado.

EFECTIVIDAD: Es la capacidad de lograr el efecto que se desea esperar y/o logro

de la mayor satisfaccidn del cliente y los resiiltados propuestos.
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
6, ,is:.i..„# PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORIVIAcloN DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
-Err INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
PAGINA 18 de 23

iiiii ffi-
DE COTA PROCESO

=-LH=LJ=_ i. in aLirfua-pun'- ,+-`ch- Po' EycoOcoa-hat,e- +--(-)givea,col CamFdd. I-ddcxpedn-dra4-u

Con- . I-~+\-~*1\"~ CmftJKm
qcoc-
-,--FL=Eiftry p-auto ddcowh~cO-
p8| b-cOOtgivo.-de -*~. am qua-® -,olu-®cJJcth-y

2. RIEScOS ASOCIADOS AL PROCESO.

REVENTIVO: Anticipar a la ocurrencia de eventos no deseados antes de qu

ucedan.

ETECTIVO: ldentlficacl6n De los eventos en el momento en que se present n

OF`RECTIVO: Asegurar que lag acciones correctivas sean tomadas para revertir
n evento no seseado.

-ae ex E|-
1,-tr-
- •- --
- C8\ qu
xp ~ no i qu
1xp
a
-,- a jl- a try
a -,
En-~ , rty
T-y-Cp-*'--
---aaqu®qso?, a-`|', , +^1, ,?Cu"m,q-aqe,-,`trl,4- ,

3. PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROCESO.

-
a foma coma se comunican los Productos, Bienes o Servicios del proceso Ios

.
'L., -
respectivos c ientes. (Reciirrir a Plan de Comunjcacjones lnstitucional)

Pa-
a,,--+ t-(3-
q

-_`=ap-as-SOC - in Jco=L=.elm'9eel".1\-,-
Lt8, - -'ulD-1-

4. DOCUMENTOS INTERNOS RELACI0NADOS

Relacionar los dociimentos que son requerldos para el desarrollo de la activ dad, 0
con los que guarda relaci6n directa` Se debe indicar el codlgo y el nombre asignados
n el listado maestro de dociimentos.
 CODIGO.PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

VERSION: 02
PROCEDIMIENTO GESTloN DE LA
t,i.":y, lNFORMAcloN DOCUMENTADA
FECHA APROBACION:
-zz- lNSTRUCTIV0 DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023

ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIAT0 CARACTERIZACION DE

PAGINA 19 de 23
DE COTA PROCESO

FECHAAPF`oEIAcroN
CODK;a NOMBFIE DEL DOCuMENTO VERSION

coangD sc8un Notzu]Tc qu. dcoatica ai P-a. F€chi in L= ouaJ sc u"i veli=co vtgiv
ct.dffid6n mtama ProedinLe ntzL insbictho }./a fomain ouuma a aphar el a.I doumonto
esbbm qu. " aid.ntf iareldoumcato(P©pro-tcldsrfuctfroyi-)` a-¢J,to

15. DOCuMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

Se relacionan los dooumenlos que, sin ser di§posiciones normativas y que tampoco
estan codificados dentro del sistema de gestldn de la Entidad, deben ser tenidos en
cuenta para el desarrollo del instructivo o procedimiento.

..' : 'T EN I .uALi tap I Lu I:rm i I. MtL/U u E. .ul` .ul I A

cOBLXLwh 0vERwh

NCDbTe a.I doniznentD uLam. rscaa ac erpcaicm NomoT€ a e re EBtqaa qo. Lh! u otro .Iemeto a. un
y v8zrfu del dounento Efro ol douzttento docameuto e~ qti.pEmdrnderoutoutt!camcoto.otodocun¢trfua.otr.p.rtodelmDlro

16. N,ORMATIVIDAD EXTERNA VICENTE

Se relacionan las disposiciones nomativas expedidas par cualquier autoridad del

orden nacional y/a departamental, que deben ser tenidas en cuenta en el desarrollo
del procedimiento a manera de orientaci6n o a las que se les debe dar
cumplimiento.

` . -Tr •1. . , ., e-, ,

AKILCuLuS

Dtspoucor. legal F . a, ' a. . -h>t` a. \ , men oo uolcac\en oa+ Ea una concm»On co uno
conaniclch, lay oocaeto, contonldo tom56co ae Lma toy,cocrfu,8cuonsou
- 1' Otro . otra dlspe3Io6n leqal

17. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

Se relacionan las disposiclones nomativas expedidas por cualquier autoridad del

arden intemacional, nacional y/a departamenlal, que deben ser tenidas en ouenta en
el desamcillo del proceso a manera de orientaci6n o a las que se les debe dar
cumplimiento.
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO CESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA
`,i¥:.i:"Gt- lNFORMACION DOCUMENTADA
VERSION: 02

FECHA APROBACION:18/09/2023
lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 20 de 23
PROCESO

NOVA •. AJancuio (a) PARAGRAFO (8)

Lmposlaon roqal , r edia oe oxpe cELcion oo ia uern ce u bicaa on oei E, un. conoiaon oe un a
con!ffluclch.lay,Oeci®to. contchdo te mid co de uns ICY. detfeto, aouerdo u
Aouordo u oto . otra al.poglclch lecel

18. CONTROL DE CAMBIOS

En el control de camblos debe llevarse cada version de manera que se ev ldencien

as mejoras documentales y por ende el contr ol de contenido de las versiones que se
deben aplicar con toda la trayectoria o antecedentes que ha tenido el documento. La
metodologia de in corporaci6n la imparte la secretaria de Planeaci6n-Area de Calidad
o qulen haga sus veces`

NoneRE DELOOCuNENTO FECHAAPROBActoN

c6D'CO VER9Ich DEBCRIPctoN DEL CAMBIO

c6digo sooancodlficocl6nintomae8fablec{dequavaa (Rogiatmr toda8 las verelono8.de3dofami8amoueafamAsroe/onto,®&deci/farrrdsrec{ento

Nonbre quelderrinca®1Procoso,ProcodinOnto ®ofapuhicacl6ndobV®ra6aI (R®biclaru]r fadHniaversl6ny6ddl

C loo adocum®ntoque8eachallza)
Idontjficar ol documento(Pracogo.proeedtmerto.Imatructivoyfomate) dote quedai on dtima fifelneluyBndofade8enpci6n do k)sartocedent®8d®b®ml8mas)
lrfuctve y/atomato docunento quea.actrrauza)

PIE DE PACINA
1. NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS RESPONSABLES DEL INSTRUCTIVO:
/ La elaboraci6n conesponde al responsable de a asignaci6n de la tarea de
elaborar e documento.
/ Revjsi6ncorrespondeaqujentenga la competencia tecnica y cono cimiento
legal de conteniclo de documento.
/ La aprobaci6n coiTesponde a quien tenga la competencia legal en virtud
del desarr ollo tematico del Instructi VO.
Latabla que slgue es puesta en la parte fina del documento y antes del
margen de finalizaci6n de la hoja.

EiABcao Jffmso fu ,A df!Rueo y

C-
Ill--1111111111111-I
FIN
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

lNFORMACION DOCUMENTADA
i¥ :..:I',-I(- FECHA APROBACION:18/09/2023
lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO
ALCALDIA MUNICIPAL FORMATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 21 de 23
PROCESO

~8, DOCUIV]ENTOS INTERNOS RELACIONADOS

FECHAAPROBAC16N
c6D'Go NOMBRE DEL DOCuMENTO VERSION

GEST16N DE LA MEJORA DEL MODEL0 lNTEGRADO

PFiGM20 18/09/2023 05
DE PLANEACION Y GESTION

PRGM20-PRC01 GEST16N DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 13/06/2022 05

PRGM20-PRC01-lN02-FO01 FORMATO CARACTERIZAC16N DE PROCESO 20/08/2021 04

9. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

FECHA DE PUBuCAC16N YVERSION

NOMBRE ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSuLTA

Manual Operativo del modelo Departamento

lntegrado de planeaci6n y DicJembre de 2019 Version 3 Administrativo de la Funcionpubljca.gov.co
aesti6n-MIPG Funci6n Pdblica-DAFP
Organizaci6n lnlemacional deEstandarizaci6n
ISO 9001 :2015 2015 lso
Organizaci6n lntemacional deEstandarizaci6n
lso 9000:2015 2015 lso
DepartamentoAdmlnistrativode laFunci6nPtlblica-DAFP
MEC': 1000 2014 Fiincionpublica.gov.co

10. NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

NORRA ANO ARTICULOS PAFIAGFIAFO

LEY 1753 2015 ARTICULO 133 Por la oval se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos
por un nuevo pals" -lntegracidn de Sistemas de Gesti6n
DECRETO 2015 Incorpora las modificaciones introducidas al Decreto unico
1083 Reglamentario del Sector de Funci6n Pt.bllca a partir de la fecha de su
exoedici6n.
DECRETO 2017 Par media del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto unieo
1499 Reglamentario del Sector Funci6n Publica, en lo relacionado con el
Sistema de Gesti6n establecido en el artieulo 133 de la Ley 1753 de
2015

11. ^NORMAT[VIDAD INTERNA VIGENTE

NORMA Aflo ARTICuLOS PARAGRAFO

Resoluci6n Octubre 29 Por la cual se crea el comite municipal de gesti6n y desempeho
839 de 2018 del municipio cota, Cundinamarca y se establece el reglamento
Dara su fiincionamiento"
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

t,i¥:.i...„,
lNFORMACION DOCuMENTADA
FECHA APROBACION:
-LhTap lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORIVIATO CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 22 de 23
PROCESO

Resoluci6n 29de Por la cual se integra el comife in§titucional de gesti6n y

840 octubre de desempefio de la alcaldia municipal de cota y se establece el
2018 reqlamento Dara su funcionamiento
Resoluci6n Novlembre Por la cual se adopta la versi6n actualizada del manual de
1423 27 de 2019 procesos y procedimientos junto con la informaci6n
documentada del sistema integrado de planeaci6n y gesti6n-
siDo de la alcaldla municipal de cota.
Decreto 046 Mayo 7 de Por la cual se adopta y se reglamenta el Sistema lntegrado de
2018 Planeaci6n y Gesti6n (SIPG) y se dictan otras disposiciones, en
Ia Alcaldia del MiJniciDio de Cota -undinamarca.
Decreto 068 Julio 11 de Por el cual se conforma el equipo de mejoramiento por proceso
2018 del sistema integrado de planeaci6n y gesti6n (SIPG) de la
alcaldTa municipal de cota v se sefialan sus funciones".
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN02
PROCESO GESTION DE MEJORA

PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION: 02

1« ....: , INFORMACION DOCUMENTADA

FECHA APROBACION:
-11. lNSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO 18/09/2023
ALCALDIA MUNICIPAL FORMAT0 CARACTERIZAC16N DE
DE COTA PAGINA 23 de 23
PROCESO

12. CONTROL DE CAIVIBlos

NOMBRE DEL FECHA DESCRIPC[ON DEL

c6DrGO VERSION
DOCUMENTO APROBAC16N CAMBIO
Modificaci6n del nombre delinstructivo,modificaci6ndelc6digodelinstructivo,

I NSTRUCTIVO
PRGM20-PRC01- DILIGENCIAMIENTO actualizaci6n del listado de
lN02 FORMATO 18/09/2023 02 procesos , actualizaci6n de la
CARACTERIZACION documentaci6n intema
DE PROCESO relacionada y actualizaa6ndelesquemadecontroldecambios.

Creaci6n del I nstructivodiligenciamientocaracterizaci6ndeunproceso-PRGD-PRC01-lN02

lNSTRUCTIVOELABORACIONPROCESO
PRGM-PRC01-lN03 24/07/2020 01

Ill
NOWIBRE

CARGO
ELABORO
lvan Roberto P6rez

Contratista Calidad
REVISO
Lucy Hemandez de Le6n
Contratista I lder decalided
„//APROBO
lngt|#|:amHenryAnstkab
Sttrfetarl4deplaneaci6n / _ .i
FIRMA Li \dtry I ;if;i-i.-.!`.\../