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SOLUCIONES PROFECIONALES
EN TECNOLOGÍA

POLITICA DE ÉTICA EMPRESARIAL.

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 PÓLITICA EMPRESARIAL
Contenido

1.OBJETIVO.................................................................................................................................3
2.ALCANCE..................................................................................................................................3
3.DEFINICIONES..........................................................................................................................3
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTION PARA LA POLITICA DE ETICA EMPRESARIAL
...................................................................................................................................................4
4.1. Junta Directiva.....................................................................................................................4
4.2. Comité Ético.........................................................................................................................5
4.3. Oficial Ético ….......................................................................................................................5
4.4. Equipo Humano....................................................................................................................6
4.5. Control Interno.....................................................................................................................7
5. CONDICIONES GENERALES.......................................................................................................7
5.1. Valores éticos....................................................................................................................7-8
5.2. Conductas No permitidas por la Compañía...........................................................................9
5.3. Interacción con funcionarios o servidores públicos, proveedores, clientes y grupos de
interés. .....................................................................................................................................11
5.3.1. Gastos para regalos, viajes y entretenimiento..................................................................11
5.3.2. Negociaciones con agentes, intermediarios y pagos de facilitación...................................11
5.3.3. Contratos o acuerdos con terceras personas....................................................................11
5.3.4. Donaciones .....................................................................................................................11
5.3.5. Registros contables .........................................................................................................11
5.4. Mecanismos de reporte .....................................................................................................12
5.4.1. Línea de transparencia y Buzón ético...............................................................................13
5.4.2. Conceptos claves de la línea de transparencia..................................................................13
5.5. Responsabilidades laborales...............................................................................................13

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 1. OBJETIVO

SOLUCIONES, Adoptando la normatividad vigente frente al riesgo de fraude, soborno y

corrupción ha creado la política de Ética Empresarial, la cual está encaminada a establecer
metodologías y buenas prácticas para prevenir, identificar, evaluar, medir, monitorear y
minimizar el riesgo de fraude, corrupción o soborno. La política tiene como propósito declarar
el compromiso de la Compañía, en todos sus niveles, a actuar con transparencia y ética,
siguiendo los valores de respeto, confianza, honestidad, lealtad, responsabilidad y solidaridad
que profesa la Compañía, incluyendo cero tolerancia frente a cualquier conducta que se
considere soborno o práctica de corrupción.

2. ALCANCE

La política está dirigida a todos nuestros colaboradores, administradores, accionistas, demás

partes relacionadas y grupos de interés, entendidos como clientes, proveedores,
distribuidores, contratistas y en general todos aquellos que de forma directa o indirecta estén
vinculados con la Compañía.

3. DEFINICIONES
• Alta Gerencia: Son los Administradores los principales ejecutivos de la Compañía, es decir,
Gerentes, directores y Miembros de Junta Directiva, vinculados o no laboralmente a ésta.
• Circular externa 100-000003: Es la guía destinada a poner en marcha programas de ética
empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2° de la Ley 1778 de
2016. Emitida por la Superintendencia de Sociedades. • Conducta irregular: hace referencia a
incumplimientos de leyes, regulaciones, políticas internas, reglamentos o expectativas de la
Compañía respecto a la conducta ética empresarial y comportamientos no habituales.
• Corrupción: se refiere a cualquier actividad deshonesta en la que un Empleado,
Administrador, Accionista, Director o Proveedor actúa de forma contraria a los intereses de la

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 Compañía y abusa de su posición de confianza para alcanzar alguna ganancia personal o
ventaja para sí mismo o para un tercero. También involucra conductas corruptas de
Compañías, o de personas que pretendan actuar en su nombre, con el fin de asegurar una
ventaja directa o indirecta inapropiada para la misma.
• Debida diligencia: Es la revisión al inicio y periódica que ha de hacerse sobre los aspectos
legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o
internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de soborno y corrupción
que pueden afectar a la Compañía, sus sociedades subordinadas y a los contratistas.
• Fraude Interno: actos en los que se comprueba que por lo menos un empleado,
intencionalmente busca obtener beneficios de forma ilegal o mediante el incumplimiento de
normas, haciendo uso de su condición y/o funciones al interior de la Compañía
• Fraude Externo: actos realizados por una persona externa a la Compañía, que buscan
defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la misma y/o hacer uso de su buen
nombre para obtener ganancias ilícitas.

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GESTION PARA LA POLITICA DE ETICA EMPRESARIAL

4.1. Junta Directiva

Como principal órgano de administración de la compañía, la Junta Directiva es responsable de las

siguientes funciones en relación con la política de Ética Empresarial:

• Designar al Oficial de Ética y suministrar los recursos económicos, humanos y tecnológicos que
éste requiera.

• Definir y aprobar las políticas y mecanismos para la prevención del soborno y de otras prácticas
corruptas al interior de la Compañía.

• Poner en marcha la política. • Supervisar y exigir el cumplimiento de la política al representante

legal, oficial de cumplimiento, y demás funcionarios que estime pertinente.

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• Ordenar las acciones pertinentes contra los altos directivos, cuando infrinjan lo previsto en el
Programa de transparencia y ética Empresarial y revisar los informes que presente el Oficial de
Ética, dejando expresa constancia en la respectiva acta.

4.2. Comité Ético

Está conformado por la Gerencia General, Gerencia Financiera, Dirección de Control Interno,
Gerente de Planeación y Abastecimiento, Director de Gestión Humana y Presidente del comité de
convivencia. Presta apoyo al Oficial Ético para el adecuado desarrollo de sus funciones, sus
responsabilidades son:

• Velar por la correcta aplicación de la política de ética empresarial y la implementación de los

correctivos necesarios para garantizar una gestión acorde con los principios de la política.

• Proponer las actualizaciones a esta política y procedimientos cuando se requiera.

• Velar por la divulgación a los funcionarios de la política y procedimientos relacionados.

• Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación para generar cultura de

prevención de actividades Ilícitas, riesgo de fraude, soborno y corrupción.

• Analizar las necesidades de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos para el

cumplimiento de sus funciones.

• Analizar y tomar las medidas necesarias en conjunto con el Oficial de Ética sobre los casos
reportados en la línea y buzón ético.

4.3. Oficial Ético

Es el responsable del seguimiento al cumplimiento de la política de Ética Empresarial, por lo cual

debe:

• Liderar y administrar la implementación y seguimiento de la política.

• Velar por la adecuada articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética
Empresarial.

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• Presentar al comité de Gerencia, cada tres meses, informes de su gestión como Oficial de
Cumplimiento.

• Liderar la estructuración de la política de ética empresarial, cuyo contenido es de obligatorio

acatamiento para todos los administradores, Empleados y Asociados.

• Dirigir las actividades periódicas de evaluación de los riesgos de Soborno, fraude y corrupción
los cuales serán adelantados con Empleados seleccionados por el Oficial de Cumplimiento.

• Informar al comité de ética acerca de las infracciones que haya cometido cualquier Empleado
respecto del Programa de Ética Empresarial, para que se adelanten los correspondientes análisis
y, de ser necesario, los procedimientos sancionatorios conforme lo establezca el reglamento
interno de trabajo.

• Ordenar el inicio de procedimientos internos de investigación, mediante la utilización de

recursos humanos y tecnológicos propios o través de terceros especializados en estas materias,
cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778 o al Programa de Ética
Empresarial.

4.4. Equipo Humano

Todos los colaboradores de la Compañía, deben velar por una gestión transparente en sus
respectivas áreas y en la Compañía en general. Cualquier trabajador que tenga conocimiento
sobre alguna conducta relacionada con soborno, corrupción o fraude, debe reportarlo
inmediatamente al oficial de ética y a su jefe inmediato, o si lo prefiere, a través de los
mecanismos de denuncia definidos por la compañía, es decir la Línea de Transparencia o los
buzones éticos. Si es por medio del Jefe directo, éste debe reportarlo dentro las 24 horas
siguientes al oficial ético, en estos casos, el trabajador goza de las siguientes garantías:

• Confidencialidad sobre la información y las personas.

• Presunción de buena fe. Cuando una persona reporta una conducta debe hacerlo con
responsabilidad, se presume que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales.

4.5. Control Interno

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Establecer mecanismos dirigidos a la ejecución de actividades periódicas de Auditoría de
Cumplimiento y Debida Diligencia para verificar la efectividad del Programa de Ética Empresarial
y, cuando resulte necesario, recomendar su modificación y actualización, de manera que la
Persona Jurídica se adecue a los cambios que acontezcan en su entorno particular.

5. CONDICIONES GENERALES

La Compañía no realizará, facilitará, promoverá ni aceptará conductas que se encuentren por

fuera de la ley y la normatividad vigente, o que vayan en contravía de nuestros intereses, ni en la
de nuestros grupos de interés.

Todas las personas vinculadas deben conocer y cumplir con las políticas y procedimientos que
integran la política de ética empresarial y son corresponsables en la adecuada aplicación del
programa de transparencia y ética empresarial. Los colaboradores que tienen entre sus funciones
realizar compras o negociaciones nacionales e internacionales deben realizar la debida diligencia
para conocer adecuadamente los terceros y en particular si se da, vinculación con entes
gubernamentales o servidores públicos antes de cerrar la compra o negociaciones. La política
define los instrumentos que sirven como referencia para las acciones, actividades,
comportamientos y procesos de la Compañía y nuestros colaboradores, enmarcada en nuestra
filosofía empresarial, buscando garantizar un enfoque de autocontrol para la identificación y
prevención de potenciales conductas que no se ajusten a la legislación ni a las normas internas,
asegurando la transparencia y salvaguardando la reputación y buena imagen de la Compañía.

5.1. Valores éticos

La Compañía tiene definidos los siguientes valores, sobre los cuales se sustenta la aplicación de
esta política a todo nivel:

I. Respeto: es la base fundamental para una convivencia sana y pacífica entre los miembros de
una sociedad. Para practicarlo es preciso tener una clara noción de los derechos fundamentales
de cada persona, entre los que se destacan en primer lugar el derecho a la vida; el respeto abarca
todas las esferas de la vida, empezando por el respeto por nosotros mismos y a la vez por nuestros
semejantes, incluyendo todo el marco de lo social y lo natural. El respeto se debe implementar en

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las opiniones de los demás, por las expresiones, por la familia, por la manera de decir, por la
manera de actuar, por aceptar ser diferentes y únicos.

II. Confianza: es la seguridad firme que se tiene de una persona, por la relación de amistad o la
labor que desempeña. Es creer en el potencial de los demás. La confianza comienza por sí mismo,
cada uno la va construyendo en su tiempo de familia, escuela y vida laboral. La confianza en el
potencial del hombre, en nosotros, en el futuro, en la empresa, en la familia, en lo que creemos,
en lo que hacemos, en lo que construimos, en lo que generamos, en lo que inspiramos.

III. Honestidad: La Honestidad es comportarse de manera íntegra y transparente consigo mismo

y con los demás, con lo que decimos y con aquello que hacemos, con los principios y acuerdos,
con la manera de expresarnos en todos los lenguajes, con el mundo. El ser honestos nos exige
coraje para decir siempre la verdad y obrar en forma recta y clara.

IV. Lealtad: exige un alto sentido de compromiso, lo que permite ser constantes en los actos y a
la vez cumplir siempre con la palabra, la familia, los compañeros y la empresa. Con las normas,
procedimientos o acuerdos, con la naturaleza, con la vida y sus relaciones, con la palabra y las
intenciones, con sus convicciones e ideales, con la esencia de nuestro ser.

V. Responsabilidad: es la conciencia acerca de las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o
dejamos de hacer sobre nosotros mismos o sobre los demás. La responsabilidad involucra la
naturaleza y el medio ambiente, con las acciones, las decisiones, las actitudes y aptitudes. Con la
vida, con la palabra hablada y escrita. Con quienes amamos y nos aman. Con la casa, la ciudad y
el país. Con los seres vivos. Con el presente y el futuro. Con lo que aprendemos y enseñamos.

VI. Solidaridad: es una característica de la sociabilidad que inclina al hombre a sentirse unido a
sus semejantes y a la cooperación con ellos. Es una ayuda mutua que debe existir entre las
personas. Requiere que los individuos reúnan esfuerzos dependiendo unos de otros para que en
la unión de todos estos esfuerzos se construya y se alcancen las metas de progreso que beneficien
a la Sociedad en general. En las situaciones de todos aquellos menos favorecidos. Ante las
necesidades y los problemas. Por una causa en lo que creemos y sabemos que podemos colaborar.
Con entusiasmo, firmes, leales, generosos, compasivos y fraternales.

5.2. Conductas No permitidas por la Compañía

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En aras de cumplir a cabalidad la norma ha de entenderse que el soborno y la corrupción en
general es la voluntad de actuar deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales
ocasionando daños y favoreciendo a pocos injustamente. Este hecho limita la integridad de las
personas y propende a la ineficiencia de otros en la Compañía.

Para facilitar la comprensión, se considera que las siguientes modalidades van en contravía de la
política de transparencia y ética empresarial: Conflicto de interés: Se entiende por conflicto de
interés cuando:

• Existen intereses contrapuestos entre un colaborador y los intereses de la Compañía, que

pueden llevar a aquel, a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de
terceros en detrimento de los intereses de la Compañía.

• Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u objetividad
a la actuación de cualquier trabajador de la Compañía y ello pueda ir en detrimento de los
intereses de la misma. Soborno: Se describe como dar o recibir por parte de una persona algo de
valor (usualmente dinero, regalos, préstamos, recompensas, favores, comisiones o
entretenimiento), como una inducción o recompensa inapropiada para la obtención de negocios
o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar en el sector público (por ejemplo
sobornar a un funcionario o servidor público nacional o extranjero) o en el sector privado (por
ejemplo sobornar a un empleado de un cliente o proveedor). Los sobornos y las comisiones
ilegales pueden, por lo tanto incluir, más no estar limitados a:

• Regalos y entretenimiento, hospitalidad, viajes y gastos de acomodación excesivos o

inapropiados.

• Pagos, ya sea por parte de empleados socios de negocios, tales como agentes, facilitadores o
consultores.

• Otros “favores” suministrados a funcionarios o servidores públicos, clientes o proveedores, tales

como contratar con una compañía de propiedad de un miembro de la familia de un funcionario
público, del cliente o proveedor.

• El uso sin compensación de los servicios, las instalaciones o los bienes de la Compañía.

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Es posible verse inmerso en una situación de soborno. Ante ésta, el Colaborador debe rechazar la
propuesta de manera contundente y poner en conocimiento esta situación a través de los canales
previstos como el buzón ético o informar al Oficial de Ética Empresarial.

Corrupción: Es todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o
para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos
financieros sobre las empresas. Son las acciones que se presenten bajo una de las dos
modalidades:

• Interna: Aceptación de sobornos provenientes de terceros hacia trabajadores de la Compañía,

con el fin de que sus acciones u omisiones beneficien a ese tercero.

• Corporativa: aceptación de sobornos provenientes de empleados de la Compañía hacia

funcionarios gubernamentales o terceros, de manera directa o a través de agentes; con el fin de
que las decisiones del tercero, sus acciones u omisiones beneficien a la Compañía o a un empleado
de ella. Fraude: Se entiende como el acto u omisión intencionada y diseñada para engañar a los
demás, llevado a cabo por una o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse a
un bien ajeno - sea material o intangible - de forma indebida, en perjuicio de otra y generalmente
por la falta de conocimiento o malicia del afectado. Con fundamento en lo anterior, se considera
de manera especial que las siguientes conductas van contra la transparencia y la integridad
corporativa: - Actos intencionales que buscan un beneficio propio o de terceros (material o
inmaterial) por encima de los intereses de la Compañía. - Alteración de información y documentos
de la Compañía para obtener un beneficio particular. - Generación de reportes con base en
información falsa o inexacta. - Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad
intelectual, Información privilegiada, etc.). - Conductas deliberadas en los procesos de
contratación y licitaciones con el fin de obtener dádivas (pagos o regalos a terceros, recibir pagos
o regalos de terceros, etc.). - Destrucción u ocultamiento de información, registros o de activos. -
Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas. - Destinar recursos
para financiación del terrorismo. - Utilización de manera indebida bienes de propiedad de la
Compañía que estén bajo su custodia. - Fraude informático. - Daño de equipos y maquinaria.

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5.3. Interacción con funcionarios o servidores públicos, proveedores, clientes y grupos de interés.

5.3.1. Gastos para regalos, viajes y entretenimiento

Los Colaboradores no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento,

hospitalidad, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular,
con relación a obtener cualquier negocio que involucren a la Compañía. Los regalos, gastos de
entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un tercero no son permitidos. De considerarse
alguna cortesía no debe superar los diez (10) SMDLV, si es mayor a este tope, el colaborador debe
notificar y solicitar aprobación previa a la Gerencia General y Gerencia Financiera. Esta
autorización y tope aplica también a los viajes, que adicionalmente, debe estar relacionado con
las funciones del colaborador en la compañía.

5.3.2. Negociaciones con agentes, intermediarios y pagos de facilitación

En la Compañía no realizará ni utilizará intermediarios o terceras personas para que ellos realicen
pagos inapropiados. Los pagos de facilitación (Pagos dados a una persona de negocios para agilizar
un trámite), están prohibidos. Dichos pagos no deben realizarse, ni siquiera si son una práctica
común en un país determinado.

5.3.3. Contratos o acuerdos con terceras personas

Todos los contratos o acuerdos suscritos por la Compañía, deben contener cláusulas,
declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. Cuando haya lugar a
soportar la negociación por un contrato según procedimiento de compra, los generadores del
gasto son los responsables de incluir dichas cláusulas en todos los contratos. Además de declarar
y garantizar el cumplimiento de este programa y las leyes y regulaciones anticorrupción
aplicables, se debe incluir el derecho a terminar el contrato cuando ocurra una violación a este
programa o cualquier ley o regulación anticorrupción aplicables. En cualquier caso, el responsable
de la negociación debe asegurar que las cláusulas estén incluidas antes de la firma de los contratos
o acuerdos, de no observarse deben de solicitarlas a la Dirección de Control Interno.

5.3.4. Donaciones

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Todas las donaciones realizadas por la Compañía deben tener un fin lícito, deben estar registrados
en la contabilidad.

5.3.5. Registros contables

La Compañía debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa
todas las transacciones realizadas. Los Colaboradores no pueden cambiar, omitir o tergiversar
registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una
transacción registrada. La Compañía tiene controles internos para prevenir que se oculten o
disimulen sobornos u otros pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de
honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva
para ocultar o encubrir la naturaleza impropia del pago.

5.4. Mecanismos de reporte

5.4.1. Línea de transparencia y Buzón ético

En su enfoque preventivo, la Compañía dispone de un correo electrónico y buzones éticos en el

cual todos los colaboradores, sin importar su cargo, y demás grupos de interés pueden comunicar
dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del programa de ética
empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las
modalidades de soborno o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la
confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier
tipo de represalia.

5.4.2. Conceptos claves de la línea de transparencia

El correo electrónico y el buzón ético son diferentes a la línea de servicio al cliente. - No es una
herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra la Transparencia
e Integridad de la Compañía. - No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni
personales. - Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y
verificables.

5.5. Responsabilidades laborales

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Los asuntos relacionados con aspectos de índole laboral sólo se deben gestionar por medio de la
Dirección de Gestión Humana quien a su criterio debe definir si es un asunto de competencia del
Comité de Convivencia. Los casos que involucren potenciales conflictos de interés, deben ser
tratados de acuerdo con las instrucciones emitidas a través la Dirección de Gestión Humana.

Acciones correctivas En los asuntos relacionados con trabajadores vinculados a la Compañía se

debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y el reglamento interno de trabajo de
la Compañía. Proveedores de bienes y servicios y distribuidores deben cumplir con lo pactado
contractualmente y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario.
Autoridades Gubernamentales. Si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de
control competentes.

Divulgación y capacitación La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se

debe realizar mediante la publicación en ISOLUTION (Sistema de administración documental) y la
página web de la Compañía, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.
Las capacitaciones a los empleados en esta materia, se deben realizar por medio de los grupos
primarios, inducciones de ingreso a la Compañía y debe estar a cargo de la Dirección de Gestión
Humana y la Dirección de Control Interno.

Formatos, archivo y conservación El procedimiento de archivo y conservación de los documentos

que estén relacionados con el programa de ética empresarial, deben cumplir con el programa de
gestión documental y las tablas de retención dispuestas por la Compañía.

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