PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO

E INDUCCIÓN

1. Objetivo:

Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación entrenamiento, inducción, re-

inducción de acuerdo con los criterios establecidos y las necesidades en cada proceso, en
cuanto al SG-SST, PESV y respectivas actualizaciones de esta norma, de manera que tenga
el nivel de competencia suficiente para las exigencias del cargo.

2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e
indirectamente con la operación y el SG-SST.

3. Definiciones:

Capacitación: Actividades planeadas para desarrollar en sus funcionarios y colaboradores,

nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que les permitan desempeñarse
eficientemente en sus cargos actuales y futuros.
Inducción: Información específica al cargo, dada a un nuevo funcionario de
OPERADORA DE TRANSPORTE DE COLOMBIA TAXI CUPOS para realizar
satisfactoriamente las funciones asignadas.
Instructor Interno: Funcionario con la competencia, conocimiento y calificación requerida
para ejecutar una capacitación al interior de la empresa.
Instructor externo: Persona, ajena OPERADORA DE TRANSPORTE DE COLOMBIA
TAXI CUPOS, con la competencia, conocimiento y calificación requerida para ejecutar
una capacitación al interior de la empresa.
Funcionario: Toda aquella persona trabajadora de planta, que desempeña y realiza labores
especificas propias del objeto social de. TAXI CUPOS.
Entrenamiento: Es la educación profesional que busca adaptar a la persona a determinado
cargo o puesto de trabajo. Su objetivo es buscar en el trabajador los elementos esenciales
para ejecutar un cargo de manera adecuada y acorto plazo.
Programa de inducción: Corresponde a un plan de actividades diseñado e implementado en
un tiempo definido, que facilita la incorporación y adaptación de las personas a un nuevo
cargo.
Re-inducción: Continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de capacitación o
profundización de la inducción primera, y una vez al año.

4. Responsabilidad y Autoridad.

Alta Dirección: Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de capacitación, así

como de la aprobación del presupuesto requerido para la realización de las mismas.
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Fecha
25/07/2022

Responsable del SGSST: Responsabilidad de la gestión y coordinación de la detección de

necesidades de capacitación, el desarrollo y seguimiento de las mismas los registros
asociados a su realización y las medidas a que haya lugar.
Gerente de Operaciones: Responsabilidad por la detección de necesidades de capacitación
del grupo humano a su cargo, la realización de las capacitaciones propias de su área y el
seguimiento a la aplicación del conocimiento en el puesto por parte del funcionario, de la
información impartida dentro del plan de capacitación.

Funcionarios: Responsabilidad con cumplir con los horarios determinados para las
capacitaciones, previendo con anticipación aspectos laborales o personales que interfieran,
interrumpan o suspendan su participación.

5. Contenido.

5.1. Detección de Necesidades de Formación.

Inducción y re inducción corporativa.

El programa de inducción o re-inducción SST se presenta con una presentación de power-
point y se identifican las siguientes necesidades: generalidades de la empresa, aspectos
generales y legales SST, COPASST, comité de convivencia, reglamento de higiene y
seguridad industrial, plan de emergencias, factores de riesgo del puesto de trabajo,
derechos y deberes dentro del sistema general de riesgos profesionales, procedimientos de
seguridad, etc.; dejando constancia en el FORMATO DE CAPACITACION Y
ENTRENAMIENTO EN SST - SST-F-02.

Formación, Capacitación y Entrenamiento.

La Responsable del SGSST y PESV llevara a cabo anualmente la detección de necesidades
de entrenamiento y capacitación, para esto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
Perfil del cargo, matriz de peligros, reporte de actos y condiciones inseguras, reuniones del
COPASST y COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL, evaluaciones del periodo de prueba,
auditorias anteriores, teniendo identificada ya las necesidades se registra la información en
el formato contemplando los siguientes mecanismos para la obtención de la información.

Observación
Las directivas, Gerentes y Supervisores identificaran en los equipos de trabajo que
lideran, necesidades de capacitación formación y entrenamiento inherente a la labor
allí desarrollada.

Solicitud Directa
El funcionario solicitara a su jefatura inmediata incluir su requerimiento de
capacitación, siempre y cuando esté relacionado con el cumplimiento de los
objetivos del cargo y tenga incidencia directa con la calidad de su trabajo.
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Modificación del trabajo

Las directivas y Gerentes evaluaran las necesidades de modificaciones totales o
parciales en las rutinas de trabajo, métodos, procesos o procedimientos, que afecten
o tengan incidencia directa en la Seguridad y Salud en el Trabajo. En esta categoría
aplicaran las actualizaciones a que haya lugar de acuerdo a las actividades
desarrolladas en cada área.

Modernización de equipos
Las directivas y Gerentes evaluarán la necesidad de capacitación y entrenamiento a
todo el personal involucrado, cada vez que se efectué renovación tecnológica o
nuevos equipos propios de la operación.

Evaluación de desempeño
Las directivas, gerentes y supervisores, evaluaran y determinaran la necesidad de
capacitación y entrenamiento, producto de los resultados grupales o individuales de
la evaluación de desempeño.

Evaluación SST
La responsable de SST, revisara la matriz de peligros, reunión del COPASST,
normatividad vigente en SST y programara la capacitación para informar y
actualizar a los funcionarios en estos temas.

Al recolectar la información del perfil del cargo, matriz de peligros, reporte de actos
y condiciones de seguridad, reuniones del COPASST, evaluación de desempeño, la
responsable de SST, priorizaran los resultados obtenidos y elaborara el cronograma
en el formato “Cronograma de Capacitaciones en SST / SST-F04”

5.2. Establecimiento plan de capacitación.

La Responsable del SGSST y PESV recibirá las necedades de capacitación y las

presentaran a la Alta Dirección el Cronograma de Capacitaciones.

5.3. Planeación de Capacitación.

De acuerdo al Cronograma de Capacitaciones aprobado por la alta dirección a cada uno de

las áreas, se establecerán los contactos y la logística para su coordinación y ejecución.
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Es responsabilidad buscar la reducción de costos dando prioridad a la utilización de medios

y recursos internos y realizando alianzas con las entidades de seguridad social, cajas de
compensación y demás entidades con las que se tenga contacto.

5.4. Organización y Ejecución de la Capacitación.

Es responsabilidad de la responsable de SGSST, la administración integral del Plan

institucional de capacitación de cada una de las áreas de la empresa, teniendo en cuenta el
tipo de capacitación (interna o externa), se siguen unos lineamientos de la siguiente manera.

Capacitación interna.

Cada director determinara y asignara cuando se requiere al o los funcionarios, responsables

de impartir capacitación al interior de la empresa.

El funcionario responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo con cinco

días de anticipación a la responsable de SGSST y PESV la administración la gestión de
recursos físicos y técnicos necesarios para su ejecución, quienes serán responsables de
gestionarlos y suministrarlos oportunamente.

Es responsabilidad de todos los funcionarios, cumplir con los horarios determinados, para
las capacitaciones, previendo con anticipación aspectos laborales o personales que
interfieran, interrumpan o suspendan su participación.

El funcionario responsable de impartir la capacitación, remite a la responsable del SGSST y

PESV los registros de asistencia y evaluación de la capacitación, así como las memorias
físicas y en medio magnético si existiese, haciendo entrega a su vez de los elementos y
material utilizado para el desarrollo de la misma.

Capacitación Externa.

Es responsabilidad del responsable de SST, recibir y evaluar las diferentes ofertas o

cotizaciones de capacitación, orientadas al cumplimiento del Cronograma de
Capacitaciones

La alta dirección determinara de acuerdo a las políticas de la empresa, si aplica o no la

elaboración de un documento, clausula u otrosí que garanticen la permanencia o tiempo de
vinculación del empleado a capacitar.

La responsable del SGSST elaborara y tramitara los documentos adicionales, clausulas u

otrosí a los funcionarios que reciban capacitación externa, así como comunicación formal
de su designación, asistencia y objetivos a cumplir en esta; documentos que serán remitidos
debidamente diligenciados a la asistente de personal para incorporarlos a la carpeta hoja de
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vida del funcionario, así mismo es responsable de tramitar la(s) inscripción(es) y demás
elementos a tener en cuenta para la asistencia de los funcionarios de la empresa a
capacitaciones externas.

Cada funcionario al recibir capacitación externa se compromete. Ser divulgador de ser

necesario de los conocimientos e información aprendida. Aplicar dentro del ejercicio de sus
funciones los conocimientos y/o información adquirida.

5.5. Registro de Capacitaciones.

La responsable de SGSST es responsable de la recepción, archivo, actualización y manejo

de los registros de capacitación de todo la empresa, entregar material necesario para el
control de asistencia, con el fin de dejar el registro de personal que toma la formación,
capacitación y/o entrenamiento, igualmente se deja copia del contenido de los cursos,
certificaciones o diplomas remitiendo al área de personal a quien corresponda para ser
adjuntadas a las hojas de vida.

La responsable del SGSST, es responsables de mantener actualizadas las estadísticas de

capacitación, áreas, temas e instituciones, preparando y presentando a la alta dirección los
resultados.

Nota. Los formatos a utilizar son los avalados por la empresa si el proveedor del servicio lo
requiere, se utilizaran los formatos que pertenecen a su empresa y para efectos de validez se
dejara una copia

5.6. Evaluación de la Capacitación.

Sera responsabilidad de cada director, jefe o supervisor de acuerdo al área capacitada,

realizar la evaluación de validación del conocimiento aprendido de la información
impartida en la capacitación interna, a cada una de los funcionarios. Para garantizar la
asimilación del conocimiento adquirido.

Se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por encima del 70%
de ser así se considera optimo el proceso de calificación dada al funcionario y se procederá
con los registros generales de resultado de las capacitaciones; caso contrario s deberán
identificar actividades de refuerzo con el o los funcionarios que aplicase.

Nota. Los resultados de las capacitaciones, entrenamientos o inducción e re inducción

serán medidos por sus indicadores correspondientes.
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Programación y ejecución de actividades de refuerzo a la capacitación.

Cuando el resultado de la evaluación de la capacitación no supere el 70% promedio de su

calificación, será responsabilidad del jefe o coordinador del área respectiva a la cual
pertenece el funcionario, programar y ejecutar junto a este, actividades de refuerzo y
seguimiento a la información relacionada con la capacitación impartida, garantizando el
cumplimiento de los objetivos propuestos de formación y entrenamiento.

5.7. Consolidación y Presentación de Resultados de Capacitación.

Es responsabilidad del responsable de SGSST consolidar el resultado de las capacitaciones

y entrenamiento impartido en la empresa o gestionado con organismos externos, presentar
los informes a que haya lugar.

Semestralmente se realizara la evaluación del programa del programa teniendo en cuenta

los siguientes criterios:

 Cumplimiento del programa frente a funcionarios beneficiados, cubrimiento,

intensidad y asistencia de funcionarios.

 Aplicación de conocimientos en el puesto de trabajo o al interior de las actividades

de la empresa.

6. Formatos

Cronograma de Capacitaciones

7. Control de Cambios.

Numeral Cambio Responsable Fecha

Se ha rediseñado el documento, Responsable
Todos 25/07/2022
actualizando criterios y definiciones. SST

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