Informe 3.0

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
SEMESTRE A-2023
PARALELO “B”
TRABAJO GRUPAL
GRUPO#10
PARTICIPANTES:
 Genessis López
x PROFESOR:
 Lan Jun Yang Ismael Soza
 Sebastián Rivas
 Diego Tavares
GEAL EMP. 1
INFORME
Contenido
.
I. INTRODUCCIÓN..............................................................................................................3
I.1 PLANTEAMIENTO DE LOS PROBLEMAS.............................................................3
I.2 TÉCNICAS UTILIZADAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN.. .3
I.3 HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA
NATURALEZA Y CONTEXTO DE LA PROBLEMÁTICA.................................................4
II. DESARROLLO..................................................................................................................5
II.1 IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS DEFINIDAS EN
CADA UNA DE LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN
SUPERIOR..............................................................................................................................5
II.2 SOLUCIÓN PROPUESTA..........................................................................................8
GEAL EMP. 2
I. INTRODUCCIÓN.
Somos GEAL EMP., una empresa joven que ofrece diferentes tipos de servicios
tecnológicos, así como también realizamos consultorías para llevar a cabo el análisis e
identificación de las necesidades que puedan existir para mejorar los procesos de las
empresas.
Dentro de los servicios tecnológicos que ofrecemos están:
• Automatización de procesos
• Gestión Documental
• Desarrollo de aplicaciones móviles
• Desarrollo de aplicaciones web
I.1 PLANTEAMIENTO DE LOS PROBLEMAS.

Un representante de una institución de educación superior se ha comunicado
con nosotros para automatizar tres procesos, pero no tiene claro la prioridad de
esos tres procesos, para lo cual, nos solicita lo siguiente:
1. Levantamiento de Información de esos tres procesos, para conocer la
situación actual y la problemática.
2. Revisar la información y presentar al representante un informe con las
sugerencias sobre las prioridades de atención de los tres procesos.
3. Identificar las posibles causas y/o efectos que se presentan en cada uno de
esos procesos.
I.2 TÉCNICAS UTILIZADAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE

INFORMACIÓN.
Para averiguar más información, respecto a los procesos en cuestión a automatizar, se
realizó una reunión con el representante designado por la institución educativa
superior. En dicha reunión, el líder de nuestra empresa, le planteó las siguientes
preguntas:
 ¿Cuáles son los 3 procesos que desea automatizar?
 ¿Cuál es la problemática o situación actual en la que se pasa esta
universidad?
 Especifique la contrariedad del por qué desea automatizar esos 3
procesos.
A lo cual, el representante de la institución educativa, nos otorgó la siguiente
información:
Los procesos y la problemática que conllevan cada uno por el cual desean
automatizarlos son:
o Digitalización de documentos: El gobierno le exige a la institución la
implementación de dicho software/plataforma, los documentos ocupan
demasiado espacio físico, está el deterioro o pérdida de los documentos
físicos, se quiere gestionar los documentos y las personas que tienen acceso
a esta información, la institución puede perder su categoría sin esta
plataforma.
GEAL EMP. 3
o Plataforma 100% virtual: Se busca aprobar la modalidad de carreras en
línea, conseguir mayor ingreso monetario, se pretende mejorar la imagen de la
institución al incorporar más opciones de modalidad para las carreras.
o Plataforma que genere tickets para la atención y ayuda al cliente :

Requieren optimizar recursos humanos, evitar la aglomeración de personas
y/o estudiantes en un lugar cerrado, pretende minimizar costos, busca
gestionar el requerimiento que se genera y precisar, de manera rápida, los
problemas que tengan los clientes/estudiantes.
I.3 HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS PARA LA

IDENTIFICACIÓN DE LA NATURALEZA Y CONTEXTO DE
LA PROBLEMÁTICA.
Para identificar y detallar la problemática de cada proceso, se hizo uso a las siguientes
herramientas metodológicas:
Árbol de problemas
Árbol de objetivos
Diagrama de Ishikawa
Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)
 Utilizamos el árbol de problemas por lo que nos ayuda a una mayor

comprensión al solucionar el problema principal detallando las causas y los
efectos. El problema se puede desglosar en situaciones más manejables y
definibles, representa una visión simplificada que permitirá tener una
información más completa y ordenada de causa, su impacto y ponderación en
el problema.
 Usamos el árbol de objetivos porque nos permite determinar las acciones

necesarias para resolver un problema de la problemática representada en el
árbol de problemas. Nos permite visualizar de medios afines entre las diversas
soluciones posibles para todos los problemas.
 El Diagrama de Ishikawa nos ayuda a identificar el problema de calidad y, de

forma gráfica, representa la solución que involucra la ejecución de un proceso.
 El ciclo del PDCA o también conocido como PHVA, nos lleva a planificar una
acción, la ejecución controlada de lo planificado, la diferencia entre lo
planificado y lo que se hace y, si es necesario, adaptarse. Pero la cosa no
termina allí, el ciclo comienza nuevamente con una nueva planificación y
nunca debería terminar.
II. DESARROLLO
GEAL EMP. 4
II.1 IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS
METODOLÓGICAS DEFINIDAS EN CADA UNA DE LAS
NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN
SUPERIOR.
El orden de prioridad que identificamos es el siguiente:
1) Digitalización de documentos
2) Plataforma que genere tickets para la atención y ayuda al cliente
3) Plataforma 100% virtual
PROBLEMÁTICA 1: Digitalización de documentos
Método
Materiales
Disminución de
la capacidad Deterioro de
analítica. documentos
Pérdida y deficiente
Pérdida de
tiempo en acceso a la
búsqueda de información
documentos Exceso de
costes
Imprimir todos
los documentos
Falta de
digitalización
de
Destrucción de muchos documentos
registros a
consecuencia de no
disponer de una
adecuada gestión de
expedientes
Mucho espacio
físico
Entorno
Durante esta gráfico o método, observamos que el problema principal es la

falta de una digitalización de los documentos existentes de los estudiantes y
GEAL EMP. 5
de la institución educativa. Lo cual puede tener unos efectos negativos en la
institución y a la degradación de su categoría debido a mucha pérdida de
documentos.
También afecta el hecho de que ocupa innecesariamente demasiado
espacio físico y que se va acumulando en gran cantidad, haciendo que sea
complicado el encontrar documentos antiguos, lo que conlleva a una
pérdida de tiempo por buscar documentos que pueden estar a lo último de
la gran aglomeración de datos físicos.
La exigencia de incorporar una digitalización de documentos por parte del
gobierno, nos lleva a priorizar este proceso ya que sin la implementación de
este puede llegar a clausurar a la institución por falta de requerimientos
necesarios.
PROBLEMÁTICA 2: Plataforma E-learning
La implementación de una plataforma de carreras 100% online lo lleva a
Clases por video

conferencia
Implementación Plataforma virtual activa las
de carreras 100% 24 horas
Blibiotecas virtuales
online Recursos de temarios y
modulos de cada materia
Evaluaciones continuas y
personalizadas
PLANIFICA HACER
CIÓN
ACTUAR VERIFICAR
Comprobar
funcionalidad de la Accesibilidad a la
plataforma, biblioteca virtual tanto para
estandarizar la acción loa alumnos como para los
de mejora de forma docentes
generalizada, y Comprobacion de
ejecutarlo en los informacion de cada
modulo
procesos y/o módulos
Verificar que la plataforma
de la institución funcione correctamete
obtener mayores beneficios, tanto en recursos económicos como a la mejora a

la imagen de la institución.
Esta plataforma conviene tanto al alumnado como a los docentes que viven
lejos de la institución y/o se les complica la manera de recibir o impartir clases
en dicha institución.
GEAL EMP. 6
Los alumnos pueden tener la accesibilidad y facilidad de volver a ver las clases
perdidas.
PROBLEMÁTICA 3: Plataforma que genere tickets para la

atención y ayuda al cliente
Demora en trámites de
Efectos formas presencial y en

horarios limitados
Congestión y Desorganización en Percepción negativa

demoras en el las asignaciones de Frustración y de la calidad y
proceso de los estudiantes malestar de los eficiencia de la
matricula estudiantes institución
INCONVENIENTES EN ATENCION Y AYUDA

PROBLEM AL CLIENTE
A
causasAglomeración de Falta de sistemas de

gestión de matrícula y
Limitada
capacidad del Falta de
estudiantes personal plataformas de
registro eficientes
atención y ayuda
Este método nos ayuda a visualizar con mayor facilidad las causas del
problema y los efectos a futuros que puede traer si no se resuelve la
problemática.
La deficiente atención o demora al resolver los problemas de los alumnos
puede llevar a una frustración por parte de los clientes y demora en sus
respectivos trámites que se necesite realizar a tiempo.
Una mala gestión de atención al alumnado puede perjudicar mucho la imagen
de la institución.
GEAL EMP. 7
 Por tanto, recomendamos a la institución que inicie con la
automatización de la documentación digital, esto debido a que es una
exigencia por parte del gobierno y una necesidad para la institución, lo
cual puede ocasionar problemas muchos más grandes como el cierre o
pérdida de esta institución.
 Luego puede automatizar las clases 100% online, por los alumnados
que se les complique el presentarse físicamente a las clases. Además
de que esto puede generar mayor ingreso de estudiantes extranjeros y
ganar mayor reconocimiento como institución educativa superior.
 Por último, la plataforma que genere tickets para la atención y ayuda al

cliente, debido a que por el momento puede hacerse un acomodamiento
a las citas para resolver los problemas o dudas que tengan los alumnos.
II.2 SOLUCIÓN PROPUESTA

La principal prioridad es automatizar la digitalización de los documentos. Esto
con ayuda de un scanner para facilitar la digitalización, y haciendo uso de una
plataforma para poder organizar dichos datos y dar permiso a quienes puedan
acceder a ello.
Esto beneficia de gran manera a la institución debido a que ya no estarían en
peligro de perder la institución por exigencia del gobierno, además de que hay
mayor seguridad de los documentos.
Puede facilitar la búsqueda de varios documentos de una manera más rápida y
eficaz al guardarlos en orden.
GEAL EMP. 8

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I.1 PLANTEAMIENTO DE LOS PROBLEMAS.

I.2 TÉCNICAS UTILIZADAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE

o Plataforma que genere tickets para la atención y ayuda al cliente :

I.3 HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS PARA LA

 Utilizamos el árbol de problemas por lo que nos ayuda a una mayor

 Usamos el árbol de objetivos porque nos permite determinar las acciones

 El Diagrama de Ishikawa nos ayuda a identificar el problema de calidad y, de

PROBLEMÁTICA 1: Digitalización de documentos

Durante esta gráfico o método, observamos que el problema principal es la

PROBLEMÁTICA 2: Plataforma E-learning

La implementación de una plataforma de carreras 100% online lo lleva a

Clases por video

obtener mayores beneficios, tanto en recursos económicos como a la mejora a

PROBLEMÁTICA 3: Plataforma que genere tickets para la

Efectos formas presencial y en

Congestión y Desorganización en Percepción negativa

INCONVENIENTES EN ATENCION Y AYUDA

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 Por último, la plataforma que genere tickets para la atención y ayuda al

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