PROCESOGESTION DE MEJORA DEL coDiGo:MODELOINTEGRADODEPLANEACIONYPRGM2o-PRCol-lNo4-GESTIONFoolPROCEDIMIE

I-
=,:.J;I,,EZ-UN'CIPALOTA
i iALCA NT0 GESTION DE LAlNFORMACIONDOCUIVIENTADA VERSI N:03

FECHA APROBACION18/09/2023
FORMATO CARACTERIZACION DE
lNSTRUCTIVO Pagina 1 de 7

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. RESPONSABLE

3. ALCANCE

4. GLOSARIO

5. SIGLAS

6. CONDICIONES GENERALES

7. INSTRUCCIONES

8. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS

9. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

10. NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

11. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

12. CONTROL DE CAMBIOS

13. CONTROL DE CAMBIOS

 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN04-FO01VERSIN.03
PROCESO GESTION DE MEJORA DELMODELOINTEGRADODEPLANEACION YGESTloN
a ,``+ng,,
PROCEDIMIENTO GESTION DE LA
lNFORMACION DOCUMENTADAFORMATOCARACTERIZACIONDE
FECHA APR0BAcloN18/09/2023

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ALCALDIA MUNICIPALDECOTA INSTRUCTIVO

1. OBJETIVO

Describirlaintenci6ndeldocumentoenterminosdelqu6yelparaqu6.Importantedisefia[
obietivosmediblesyqueincluyanlascaracteristlcasdecalldaddelproducto,bienoservicioa
proveer, bien sea para usuarios externos o internos.

2. RESPONSABLE

Especificar el cargo del responsable funcional del desarrollo de la eiecuci6n de las activldades
descritas en el documento.

3. ALCANCE

Especlficar con qu6 actividad inlcia el instructivo y d6nde termina Asi mismo, mencionar la
aplicabilidad del documento.

4. GLOSARIO

Relacionarlosconceptos-ydefinirlos-requeridosparalalecturaoeldesarrollodeldocumento.

5. SIGLAS

Indicar las abreviaturas -y su significado-, que son utilizadas en el documento.

6. CONDICIONES GENERALES

lndicarlasgeneralidadesquepermitandarmayorclaridadyespecificidadrespectoalinstructivo.

7. INSTRUCCIONES

Describir el paso a paso las instrucciones requeridas - que hacen parte del despliegue de una
actividad del procedimiento- bajo las caracteristicas de calidad, de tal manera que se consolide
un buen producto, bien o servicio. Incluir los responsables de cada una de las instrucciones, los
soportes documentales y su forma de producci6n -tanto manual como virtual- soportada
principalmente en sistemas de informaci6n.
REGISTROSRELACIONADOS ,
lNSTRUCCION(DESCRIPCION) RESPONSABLES
NO1.2.
I
I

3.4.
I
PROCESOGESTION DE MEJORA DEL coDiGo:MODELOINTEGRADODEPLANEACIONYPRGM2o-PRCol-INo4-

GESTloNPROCEDIMIENT0GESTION DE LAlNFORMACIONDOCUMENTADA FO01

` ) prq,iss...;z,,-zx-ALCALDIAMUNICIPAL
VEF`SI N:03

I-
FECHA APROBACION18/09/2023
FORMAT0 CARACTERIZACION DE
DE COTA lNSTRuCTIVO Pagi.na 3 de 7

NO
(DESCRIPCI0N) F`ESPONSABLEs REG] STROS
RELACIONADOS
5.6.7.8.9.10.
111111_
I
I

I
FIN
I
I
8. DOculvIENTOS INTERNOS RELAcloNADOS

" DOCUMENTOS SEGON TIPOLOGIA DOCUMENTAL DEL MODELO INTEGRAD0 DE

PLANEACION Y GESTION-MIPG.
Relacionarlosdocumentosrequeridosparaeldesarrollodelaactlvldad,oconlosquelaactMdadguarda
relaci6ndirecta.Sedebeindicarelc6djgoyelnombreasignadosenellistadomaestrodedocumentos.

CODIGOC6digosegl]n
B883EENDTE5 FECHADEAPROBACI N vERsioNNombr.d.
e que I entifica elProceso,Procedimiento Fecha en la cual se comienzaaaplicareldocumento
codjficaci6n interna Ultima
establecida que va a instructivo y/o formato. versi6n
identificar el vigente del
documento(Proceso,procedjmiento,::::::;,.vO y documento

IIIIIIIIIIliiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii-
8.2. OTROS DOCuMENTOS INTERNOS QUE HACEN PARTE DEL PROCESO.. Son los documentos
producidosinternamentedlstlntosalosdefinldosseguntlpologladocumentalyquesonrequerldospara
dar cumplimiento a los prop6sltos del proceso, Ejemplos Manuales, Programas, Planes, Gulas, Pol'ticas
entre otros, Ios cuales son de estricta responsabilidad en contenido y actualizaci6n de los temas all'
referidosporelresponsabledelprocesoquegeneraraelrespectivom6tododecontrol.

C D'GO NOMBRE DELDOCUMENTO TIPO DEDOCUMENTO VERSION

1111-
FECHA DE
EXPEDICION
 CODIGO:PRGM20-PRC01-lN04-FO01VERSIN.03
PROCESO GESTION DE MEJORA DELMODEL0lNTEGRADODEPLANEACION YGESTION
aI
PROCEDIMIENTO GESTION DE LA
lNFORMACION DOCUMENTADAFORMATOCARACTERIZACIONDE
`1 :...?',eB||rd FECHA APROBACION18/09/2023

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ALCALDIA MUNIC IPALDECOTA INSTRUCTIVO

11111111111''''1''- 1111111111111111111-_

9. DOCUMENTOS EXTERNOS RELAcloNADOS

Relacionar los documentos externos tenidos en cuenta en la elaboraci6n del instructivo, que sin
ser disposiciones normativas ni estar codificados dentro del sistema de gesti6n de la Entidad,
deben ser tenidos en cuenta para el desarroHo del instructivo.

ENTIDAD t LUGAR DE LINK DE CONSULTAL.kuotroelementode un

NOMBRE FECHA DEL
QUE+OEMltE ^uBICACIONMediofisico,magneticoovirtualen
DOCuMENTO

Nombre de laEntidadqueemiteel lndocumento electr6nico que

Nombre Ultima fecha de
deldocumento expedici6n yversi6ndel
perm ite acceder
documento donde se automaticamente a otro
documento

lIIIIII-I--
encuentra. documento a a otra parte delmismo

10. NORMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

Relacionarlasdisposicionesnomativasexpedidasporcualquierautoridaddelordennacional
y/o departamental, que deben ser tenidas en cuenta en el desarrollo del instructivo a las que
se les debe dar cumplimiento.

ARTICULOSItemdeubicaci6n del PARAGRAFOS AEsunacondici6ndeunaley,decreto,

NORMA ANO
D.lspconstituci6n, ley,
osici6n legal Fecha de expedicion
de la norma contenido tematico
de una norma acuerdo u otra
Decreto, Acuerdo uOtro dis osici6n le al
I

111111111111111111111-_

11. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

1 I-
I-
EE=
PROCESO GESTION DE MEJORA DELMODELOINTEGRADODEPLANEACION YGESTIONPROCEDIIVI ENT0GESTI0NDELAINFORIVIACIONDOCUMENTADAFORMATOCARACTERIZACI0NDE
CODIGO:
PRGM20-PRC01-lN04-FO01

VERSI N:03

FECHA APROBACION
ALCALDIA MUNICIPAL 18/ograo23
DE COTA INSTRuCTIVO Pagina 5 de 7

Relacjonar las djsposicioencuentaeneldesarroll nes normativas expedidas por la autoridad local,odeljnstructivoyalasqueselesdebedarcump

Hullu qeunstructlvo y a las que se |es debe dar cump|imjento.que deben ser tenidaslimjento.
Its"'uasMAANo

NOR
Djsposicj6n legaconstituci6n,ley, ARTICuLOSterndeubicaci6n delcontenidotematicodeunanorma PARAGRAFOSEsunacondici6nde
I Fecha de expedici6ndelanorma

Decreto, Acuerdo uOtro una ley, decreto,acuerdouotradjsosjci6nleI

12. CONTROL DE CAIVIBIOS

EnelcontroldecambjossereglamentaDebellevarsecadaversl6ndemaneraqueseevidencien
lasmejorasdocumentalesyporendeelcontroldecontenidodelasversionesquesedeben
pplicarcontodalatrayectorlaoantecedentesquehatenidoeldocumento.Lametodologiade
lncorporaci6n la imparte la Oficina de calidad y/o quien haga sus veces.

c6DIGo NOMBRE DELDOCUMENTO

AEE8HADE
BACION(DelaVersiondel vERsi6N DE SCRIPC16N DEL CAMBlo(Registrartodaslasversiones,desdelamasantiguaalamssrec't

(Relacionar ladltimavers`6n
(Relacionar elc6djgodel
(Registrar el nombre len e, es decir la mas recientedebequedarentlltimafila
del documento) documento que seactualiza) y c6digo deldocumento
documento)
ql'e Seactualiza) incluyendo todos los antecedentesdelasmismasyunabrevedescrici6ndeloscambios.

Nota: Una vez se diligencie e•_B^?rr?rlas.instruccioni:sdedil;g

presente formatnciamiento recuerde:
• Ap,ruos:?5,:'iencfodg3st!6nvedresi,dan,-nidne*3'g,;En3k^n!p_t_e_n!s?qo en cuenta ,o estab,ec|do en e|Procedimiento6esrfi6nd;I;.|nf-i;fins:i%;'38%m`ee::ea3=.

PIE DE PAGINA
NOMBRES,CARGOSYFIRMASRESPONSABLESDELPROCESO:

/ La elaboracl6n corresponde al responsable de la asignacl6n de la tarea de elaborar

documento.
/ Revlsl6n corresponde a quien tenga la competencia t6cnica y conocimlento legal
contenido del documento.
 CODIGO:PRGM20-PRC01-`N04-FO01VERSIN.03
PROCESO GESTION DE MEJORA DELMODELOINTEGRADODEPLANEACION YGESTION

PROCEDIMIENTO GESTION DE LAlNFORMACIONDOCUMENTADAFORMATOCARACTERIZACIONDE

=ngEREB7 FECHA APROBACION18/09/2023

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ALCALDIA MUNICIPALDECOTA lNSTRUCTIVO

/ La aprobacl6n corresponde a quien tenga la competencia legal en virtud del desarrollo

tematico del lns/Latablaqueaptructivo.areceabajo se pone en la parte final del documento y antes del margen

de finalizaci6n de la hoja.
 PROCESO GESTION DE MEJORA DELMODELOINTEGRADODEPLANEACION YGESTloNPROCEDIIvllENTOG
+++q--E`H:. :I, -z¥-ALCALDIAMUNICIPALDECOTA13.CONTROLDECAM COD'GO:PRGM20-PRC01-lN04-F001

ESTI0N DE LAlNFORMAcloNDOCUME VERSI N:03

NTADAFORMATOCARACTERIZACIONDEINSTRUCTIVO
FECHA APR0BACION18/09/2023

Pag`na 7 de 7

BIOS

c6DIGo NOMBRE DELDocurvlENTo FECHA DEAPR,

OBACION1810912023 VERSION
IIIIIIiiiiiiiiiiiii_ DESCRIPC16N DEL CAMBIOModificact6n.S.
PRGM20.PRC01-lN04-FO01 FormatoCaracterizaci6ndelnstructi

03
VOFormatoCarcterizac6nde'struci.voFrmato . e a/usta el codigo del documento&#:&':Zrazc::r6%:::X:t:u°£:::.C:6RnGd;'2fi&T€:°o,.lN04.FO01:

: T: ag:;6epd;: dfse:n:I , :#: cg€de2n;to oftnr:e g r: oDeDocumentoslntemosqueHacenPartedelProceso:Sonlosdocumentosproducidosintemamentedjstjntosalosdefinjdos egun: e:|=pgba: #nE: t:; rgoru: pa3;: r:e i:nrp: so: su;: ,entreotros,Ioscuales onde strictaresponsabjl dadencontenl.doyactualjzaci6ndelostemasal irefendosporelresponsabledel: #o:?quegeneraraelrespectjvometododeCreacj6ndelf"
PRGM20-PRC01-'N04-FoolPRGM20-

23/o3rao2i 02

PRC01-lN04-FO01 Caracterizacl.6ndelnstructivo ormato Caracterizacj6n deinstructivo-PRSEG-PRCO1-lN04-FO01"deacuerdoalanuevametodologiaestablecida en elredi.sefioderocesos.

24/o7rao2o 01

NOMBRE Juana Marl.a Ramos Bare.asContratistaMIPG& REVISOLucHornan6nContratistaG

CAFiGOFIRMA
A PROB.WilliamHenr Aris . abalctoDep'

...i:.,,.
/#Zj:6
//