GUÍA DE REQUISITOS

PARA PROVEEDORES
Y/O CONTRATISTAS

Código​: GAF-CAM-GU01 Versión​: 4 Vigencia​: 3/04/2019

 CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. Código: GAF-CAM-GU01

GUÍA DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS Versión: 4

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: COMPRAS, ALMACÉN Y

Vigencia: 3/04/2019
MANTENIMIENTO

Divulgar los requisitos que deben tener en cuenta los proveedores y contratistas que suministran
productos y/o servicios a CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S..

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para toda gestión con proveedores y/o contratistas realizada por la
organización.

3. RESPONSABILIDADES

● Jefe de Compras​: Velar por el cumplimiento de la presente guía.

● Gerente SSTA​: Determinar que los requisitos establecidos en la presente guía cumplan con los
términos de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente requeridos por la compañía en
relación a los proveedores y/o contratistas.
● Coordinador SIG​: Apoyar en el cumplimiento de la presente guía.
● Gerencia​: Aprobar la selección y conservación de los proveedores y/o contratistas de la
organización.
● Proveedores y/o Contratistas: ​Comprometerse a cumplir con las normas más estrictas de
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4. DEFINICIONES

● Proveedor: ​Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u otros suministros a la
empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y funcionamiento.
● Contratista: La persona física o jurídica que asume contractualmente ante el promotor, con
medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de
las obras con sujeción al proyecto y al contrato.
● Evaluación y Selección de proveedores y/o contratistas: ​Proceso a través del cual se evalúan
distintos proveedores y contratistas y se elige, de acuerdo con el cumplimiento de los criterios
definidos, la opción que satisfaga en mayor medida las necesidades​ de la gestión.
● Re-evaluación de proveedores y/o contratistas: ​Proceso a través del cual ​se verifica
periódicamente el cumplimiento de proveedores y/o contratistas respecto a los criterios definidos.

5. CONDICIONES GENERALES

● Los proveedores y/o contratistas con relación comercial con CONTACTAMOS OUTSOURCING
S.A.S. deben cumplir con las indicaciones establecidas en la presente guía.

6. DESARROLLO

6.1 Documentos para inscripción como proveedores

Los proveedores y contratistas, deben proporcionar a CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. con el fin
de realizar relaciones comerciales, la siguiente documentación:
● Certificado de Evaluación de estándares mínimos.
● Registro Único Tributario - RUT.
● Certificado de Cámara de Comercio.
● Certificación de Cuenta Bancaria.
● Cédula de Representante Legal.
● FURP: Formato Único de Registro de Proveedores.
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● Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

Es responsabilidad del proveedor actualizar sus datos en el momento en que se presente un cambio o
cuando sea solicitado por CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S..

6.2 Requisitos generales

● El proveedor y/o contratista está obligado a cumplir con las obligaciones legales relacionados con
afiliación y aportes a las entidades de seguridad social y parafiscales​. El proveedor y/o contratista
persona natural debe realizar anexar a la cuenta de cobro el soporte de pago de seguridad social
como independiente.
● El proveedor y/o contr​atista debe garantizar el suministro de dotación y elementos de protección
personal adecuados para el desarrollo de las actividades de sus trabajadores.
● Los EPP serán entregados conforme a los riesgos asociados a las actividades que desempeñen o
los requeridos por CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. o sus clientes.
● Los proveedores y/o contratistas que realicen tareas en las instalaciones de CONTACTAMOS
OUTSOURCING S.A.S. o en nombre de la empresa, deben inculcar respeto por la salud, la
seguridad, y el medio ambiente en todos los aspectos de sus procesos de trabajo; de igual forma,
éstos deben velar por el buen comportamiento de sus empleados.
● Los proveedores y contratistas deberán proteger y conservar los recursos que CONTACTAMOS
OUTSOURCING S.A.S. ponga a su disposición, y deberán utilizarlos solo para los fines
autorizados por la empresa.
● Las formas de actividad ilícita o inapropiada, que incluyen, entre otras, corrupción, declaraciones
falsas, extorsión, malversación o soborno, están estrictamente prohibidas y pueden generar la
rescisión de los acuerdos celebrados con CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. y el inicio de
acciones legales.

6.3 Condiciones comerciales

● La relación comercial inicia con el envío de una cotización especificando descripción, presentación
y costo de los valores ofertados. Se debe adjuntar ficha técnica o fotos del producto en caso que
aplique.
● Por políticas gerenciales, no se firma pagaré en las solicitudes de crédito.
● Los cambios de precio deben ser informados por parte del proveedor con anticipación para su
respectivo análisis y aprobación. No se aceptarán cambios de precio después de generadas las
órdenes de compra.
● La orden de compra es la aceptación del servicio o cotización ofrecida, se debe validar que lo
especificado en ella corresponde con lo ofrecido.
● El proveedor debe confirmar la recepción de las órdenes de compra y la fecha de entrega de la
misma en un tiempo no mayor a 24 horas a través del siguiente link: ​https://goo.gl/qlVdrg​, ​éste
también se encuentra en el cuerpo del correo de la orden de compra.
● En caso que el proveedor no cuente con inventario de la referencia solicitada, debe notificar de
manera inmediata al área de Compras de CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. especificando
la fecha en que se realizaría la entrega, a su vez CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S.
informará si se continúa con el pedido.
● El proveedor y/o contratista debe realizar la entrega de los productos o servicios en forma
oportuna en las direcciones de entrega relacionadas en la orden de compra, llevando consigo 2
copias de la remisión: una que deja en el proyecto y otra que debe conservar firmada.
● En la remisión debe relacionarse el número de la orden de compra a la que aplica la entrega.
● Se puede realizar despachos parciales, pero la factura debe ser emitida al entregar el 100% de la
orden de compra.
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● En nuestras operaciones no se maneja sello de Contactamos; solo deben solicitar nombre legible
de quien recibe y la fecha de recibo.
● En ningún caso se debe entregar factura en las operaciones, éstas deben ser radicadas en las
sedes administrativas de CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S., que se encuentran
localizadas en las siguientes ubicaciones.
- Barranquilla:​ Carrera 51 No. 82 - 26, Alto Prado.
- Bogotá:​ Calle 70 A No. 9 - 46, Chapinero.
● Las facturas radicadas en la ciudad de Bogotá serán despachadas por CONTACTAMOS
OUTSOURCING S.A.S. hasta la sede principal en la ciudad de Barranquilla. Los pagos se realizan
desde la sede principal, por lo que las facturas deben llegar a esta sede para ser canceladas.
● Si realiza facturación electrónica debe enviar la factura al correo electrónico
[email protected]​, importante incluir los soportes de la entrega y orden de compra a
la que aplica.
● Las facturas emitidas por el proveedor y/o contratista deben cumplir con todas las normas
tributarias vigentes​, y deben especificar el número de orden de compra al que hace referencia. Se
debe entregar la factura original anexando orden de compra y remisión firmada u orden de servicio
si corresponde.
● Debe realizarse una factura por cada orden de compra, no se debe realizar factura por entregas
parciales o agrupando varias órdenes de compra.
● El corte de facturación es el día 23 de cada mes. Las facturas deben ser radicadas en las oficinas
de CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. en los siguientes horarios: 8:00 A.M. a 12:00 P.M y
2:00 P.M a 5:00 P.M; el último día del cor te solo se reciben facturas hasta las 12:00 P.M. En caso
que el día 23 sea festivo, se desplazará la fecha al siguiente día hábil.
● Las facturas se cancelan de acuerdo a la fecha de vencimiento o el pla​zo de pago estipulado en la
negociación. Los pagos se realiza los días jueves a través de transferencia bancaria.

6.4. Auditorías

Funcionarios de CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S. podrán realizar visitas a las instalaciones del
proveedor y/o contratista (administrativas y de producción) con el fin de auditar o inspeccionar en cualquier
momento el sitio de trabajo, procesos, personal, requisitos legales y demás elementos que considere
necesario para evaluar el cumplimiento de las normas.

En caso de detectarse no conformidades u oportunidades de mejora, se realizará la respectiva

retroalimentación y deberán generar un plan de acción que debe entregarse en un período máximo de
quince (15) días hábiles.

6.5. Evaluación y Selección de proveedores y/o contratistas

Los proveedores y contratistas seleccionados serán aquellos que obtengan una puntuación igual o
superior a 80%, en una evaluación inicial que cumple los siguientes criterios:

Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3 Criterio 4

REFERENCIAS Y PRESTACIÓN DEL GESTIÓN SEGURIDAD, SALUD EN EL

CERTIFICACIÓN SERVICIO COMERCIAL TRABAJO Y AMBIENTE
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6.5.1 Re-evaluación de proveedores y/o contratistas

La re-evaluación de proveedores y contratistas se realizará anualmente, en ésta se evalúan los siguientes

aspectos:

● Cumplimiento de órdenes de compra en tiempo, calidad, cantidad y garantía (si aplica).

● Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Cuidado al Medio Ambiente.
● Atención de reclamos en términos de tiempo de respuesta.

Los resultados de la re-evaluación definen cuatro tipos de proveedores y contratistas, que se clasifican de
acuerdo a los siguientes criterios:

- Muy confiables:​ Aquellos que obtienen un puntaje mayor o igual a 95%.

- Confiable:​ Aquellos que obtienen un puntaje entre 75% - 95% (<).
- Condicional:​ Aquellos que obtienen un puntaje entre 50% - 75% (<).
- No confiable:​ Aquellos que obtienen un puntaje menor a 50%.

Una vez realizada la re-evaluación de cada uno de los proveedores y contratistas, los resultados serán
comunicados vía correo electrónico, con el fin de que se tomen las medidas necesarias para continuar
mejorando el proceso.
Si se determina que un proveedor es Condicional o No Confiable se someterá a un periodo de prueba
haciendo seguimiento a sus planes de acción para asegurar la sostenibilidad del mismo y su cumplimiento
con los requerimientos establecidos.

6.6 Interacción del proveedor con la organización.

El proveedor y/o contratista podrá enviar observaciones o comentarios con relación al comportamiento de
la organización en lo referente a pagos, envíos oportunos de órdenes, atención a sus solicitudes o
cualquier interacción que considere conveniente con CONTACTAMOS OUTSOURCING S.A.S., dichos
comentarios podrán ser remitidos a través de correo electrónico o comunicación escrita, ésto con el fin de
fortalecer el vínculo comercial existente entre las partes interesadas.

Jefe de Compras: Rebeca Villamil Beleño [email protected]

Asistente de Compras: Kevin Guzmán Vásquez [email protected]
Coordinador HSEQ: Carlos Vega Fernández [email protected]

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

● GAF-CAM-FO03 FORMATO ÚNICO CORPORATIVO DE REGISTRO DE PROVEEDORES -

ADMINISTRACIÓN BARRANQUILLA
● Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
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8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Vigencia Descripción del cambio Elabora Revisa Aprueba

Daylen
Oladis Gamez Carlos Vega
Barrios
1 16/12/2016 Creación del procedimiento Patiño Coordinador
Practicante
Jefe de Compras HSEQ
HSEQ

Alberto
Rebeca Villamil Carlos Vega
Actualización del Baena
2 15/01/2018 Beleño Coordinador
procedimiento Practicante
Jefe de Compras HSEQ
HSEQ

Rebeca Villamil Johon Achipiz Carlos Vega

Actualización del
3 19/10/2018 Beleño Practicante Coordinador
procedimiento
Jefe de Compras HSEQ HSEQ

Rebeca
Se incluye ítem de Rebeca Villamil Carlos Vega
Villamil Beleño
4 3/04/2019 facturación electrónica en Beleño Coordinador
Jefe de
Condiciones Generales Jefe de Compras HSEQ
Compras